Como Medir Las Cargas de Trabajo

COMO MEDIR
PLANIFICAR Y CONTROLAR
LA CARGA DE TRABAJO
Introducción
¿Para que se mide la carga de trabajo?

Para mantener en equilibrio, la capacidad
y la eficiencia de un proceso con la mano
de obra requerida.
¿Que se requiere para medir la carga de trabajo?

información detallada y adecuada sobre el proceso que
se va a estudiar.
¿Quién debe medir la carga de Trabajo?

Un equipo de trabajo competente.
ANALISIS DE LA
PRODUCTIVIDAD
DEL TRABAJO
¿Que es la matriz
Supra?
Sistema Unificado de Productividad Administrativa
EJEMPLO: ANALISIS DE CARGA DE TRABAJO
Indicadores
Secuencia de
del Levantamiento CON “SUPRA“
Desequilibrio en las
1
UNIDAD DE GESTION : PROYECTOS ESTRATEGICOS
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Cargas de Trabajo
PROCESOS POR
DEPEDENCIA Y
NIVEL Y
REQUISITOS DE LA
CANTIDAD
PROMEDIO DE
VECES QUE SE
TIEMPO DE
TRABAJO POR
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES DE CADA
TAREA DISTRIBUIDO POR NIVELES Y DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
TOTAL TOTAL
PROMEDIO MES- PROMEDIO MES-
ETAPA O FASE TAREA DENOMINACIÓN DEL
NUMERO DE TAREA REPITE LA CADA TAREA HORAS HOMBRE HORAS HOMBRE
CARGO DIRECTIVO PROFESIO. TÉCNICO ADTIVO.
PRODUCTOS TAREA EN EL (TIEMPO) POR ACTIVIDAD POR PROCESO
MES
DIRECTOR ANALISTA TÉCNICO SECRETAR
REMITIR AL
DETERMINAR TEMA BACHILLERATO
PROFESIONAL ASISTENTE 92 0,006 0,552 0,552
DE CONSULTA TECNICO
RESOLVER ASIGNADO
CONSULTAS DE
TODOS LOS TITULO 139,472
PROCESOS 92 POR PROFESIONAL EN
ATENEDEDER
MES RESOLVER CONSULTA ANALISTA ADMON. ING. 92 1,51 138,92 138,92
CONSULTA
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ENTREGAR BACHILLERATO
ASISTENTE 13 0,057 0,741
DOCUMENTACIÓN TECNICO
TITULO
UNIVERSITARIO AFIN
ASIGNAR PROYECTOS DIRECTOR 13 0,057 0,741
DEFINIR Y ESPECIALIZACIÓN
ELABORAR EXPERIENCIA 1 AÑO 307,37
PROYECTOS
TITULO
PROFESIONAL EN
ELABORAR
ANALISTA ADMON. ING. 13 23,53 305,89
PROYECTOS
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ELABORACIÓN TITULO
PROYECTOS PLAN EVALUACIÓN PROFESIONAL EN
PROYECTOS Y ANALISTA ADMON. ING. 13 0,5 6,50 322,19
ESTRATEGICO 13
POR MES CAMBIOS INDUSTRIAL,
ECNOMIA
TITULO
APROBACIÓN O UNIVERSITARIO AFIN
EVALUAR Y DIRECTOR 13 0,5 6,50
CONCEPTO ESPECIALIZACIÓN
APROBAR EXPERIENCIA 1 AÑO 14,82
PROYECTOS
BACHILLERATO
RADICAR
ASISTENTE COMERCIAL Y 1 AÑO 13 0,057 0,741
DOCUMENTACIÓN
DE EXP EN ARCH
BACHILLER Y 2
ARCHIVO DOCUMENTO TECNICO ARCHIVO AÑOS DE 13 0,083 1,079
EXPERIENCIA
12 TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, ETAPAS Y PROCESOS 7,241 451,310 1,079 2,034 461,66 461,66
13 TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DE EMPLEO Y TOTAL PERSONAL 0.0433 3 0,0064 0,012 2,76 2,76
Enfoque en
procesos
Entradas PROCESOS ENTREGABLES

PROVEEDOR
Insumos ACTIVIDADES ETAPAS PRODUCTOS CLIENTES
Indicadores TAREAS SERVICIOS
CARGOS EFICACIA
3 2 1 Satisfacción
Insumos EFICIENCIA
Tiempo de transformación
Costos
¿Cómo
Indicadores
diligenciar
de
Desequilibrio
las columnas 1y2
en las
de
Cargas
la matriz
de Trabajo
supra?
Establezca con precisión:

El proceso o los procesos en los cuales se presenta el
desequilibrio.
1.llene la columna 1 con el nombre del proceso y la cantidad

promedio mes de productos o servicios que generan dicho
proceso
2. llene la columna 2 articulando los proceso en etapas o faces
con enfoque sistémico
Secuencia del Ejemplo
Indicadores
Levantamientode DILIGENCIAMIENT O DE LA “SUPRA”
UNIDAD DE GESTION: PROYECTOS ESTRATEGICOS columnas 1,2,3 y 4 FECHA:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Cargas de Trabajo CANTIDAD

EMPLEO
PROMEDIO DE TIEMPO DE
NIVEL Y TOTAL TOTAL
PROCESOS POR REQUISITOS DE LA VECES QUE SE TRABAJO POR
ETAPA O FASE TAREA DENOMINACIÓN DE PROMEDIO MES- PROMEDIO MES-
DEPEDENCIA TAREA REPITE LA CADA TAREA
EMPLEO HORAS HOMBRE HORAS HOMBRE
TAREA EN EL (TIEMPO)
MES
DETERMINAR TEMA
DE CONSULTA
RESOLVER
CONSULTAS DE
TODOS LOS
PROCESOS 92 POR ATENDER LA
MES CONSULTA
DEFINIR Y
ELABORAR
PROYECTOS
ELABORACIÓN
PROYECTOS PLAN
ESTRATEGICO 13
POR MES
EVALUAR
PROYECTO
APROBAR
PROYECTOS
12 TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, ETAPAS Y PROCESOS
13 TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DE EMPLEO Y TOTAL PERSONAL
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
3. Tareas
Consulte el Manual de procedimientos y
determine para cada etapa las tareas y
escríbalas en la columna No. 3 de La SUPRA.
Ejemplo:
Para la etapa Evaluar :
a. Evaluación proyectos y cambios
b. Aprobación para implantación
Para la etapa Aprobar Proyectos, las tareas son:

a. Radicar documentación
b. Archivo documentos
Indicadores
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

EMPLEO
NIVEL Y TOTAL TOTAL
MES
REMITIR AL
DETERMINAR TEMA
PROFESIONAL
DE CONSULTA
RESOLVER ASIGNADO
CONSULTAS DE
TODOS LOS
MES RESOLVER CONSULTA
CONSULTA
ENTREGAR
DOCUMENTACIÓN
ASIGNAR PROYECTOS
DEFINIR Y
ELABORAR
PROYECTOS
ELABORAR
PROYECTOS
ELABORACIÓN
PROYECTOS PLAN EVALUACIÓN
ESTRATEGICO 13 PROYECTOS Y
POR MES CAMBIOS
EVALUAR
PROYECTO
APROBACIÓN O
CONCEPTO
RADICAR
APROBAR DOCUMENTACIÓN
PROYECTOS
ARCHIVO DOCUMENTO
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
4. Denominación del Cargo

Coloque en la columna No. 4 de La SUPRA la
denominación del cargo que debe realizar la tarea.
De acuerdo con las categorías o jerarquías que la
compañía tenga especificadas
Ejemplo: Para la tarea “Elaborar Proyectos”

La denominación del cargo que debe realizarla es:
Profesional Analista
Indicadores
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

EMPLEO
NIVEL Y TOTAL TOTAL
MES
REMITIR AL
DETERMINAR TEMA
PROFESIONAL ASISTENTE
DE CONSULTA
RESOLVER ASIGNADO
CONSULTAS DE
TODOS LOS
MES RESOLVER CONSULTA ANALISTA
CONSULTA
ENTREGAR
ASISTENTE
DOCUMENTACIÓN
ASIGNAR PROYECTOS DIRECTOR

DEFINIR Y
ELABORAR
PROYECTOS
ELABORAR
ANALISTA
PROYECTOS
ELABORACIÓN
ESTRATEGICO 13 PROYECTOS Y ANALISTA
POR MES CAMBIOS
EVALUAR
PROYECTO
APROBACIÓN O
DIRECTOR
CONCEPTO
RADICAR
ASISTENTE
PROYECTOS
ARCHIVO DOCUMENTO TECNICO ARCHIVO
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento Ejemplo del
Cargas de Trabajo
Análisis
Tarea
Estructurado
Proceso Actividad
Recibir requisición
OBTENER
Radicar requerimiento
REQUISICIÓN
Identificar Proveedores
Solicitar cotización
HACER Analizar ofertas
TRAMITAR PEDIDOS Elegir proveedores
COMPRAS
Colocar orden de compra
Recibir pedidos
ENTREGAR
Comparar factura VS OC
PRODUCTOS
Enviar factura a cuentas por pagar
Entregar artículos al solicitante
EJEMPLO
EN UNPROCESO DE COMPRAS
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS
METRICA DE CARGAS DE TRABAJO FECHA . DÍA - MES- AÑO TEM PO TOTA L EN HORAS
HOMBRE EN EL
MES CE CADA TAREA TOTAL
CANTIDAD TOTAL
DISTRIBUIDO POR PROA' EDIO
PROMEDIO DE TIEMPO DE PROMEDIO
PFPFNDFNCIA:
PROCESOS POR
DEPENDENCIA
ETA PA O
ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO
TAREA
CARGO DE COMPRAS
RESPONSABLE
REQUISITOS CE LA
TAREA
-C:UFNTA CON 4 FUNCIONARIOS 1-JEFE-1
VECES QUE SE TRABAJO POR CA DA
NIVELES Y CENOIA 'NACIÓN
DEL CARGO
M ES-
HOFg
MES-HORAS
EN LA TAREA EN EL TA REA (TEMPO) PROCESO
RECEPCIONISTA-2 ANALISTAS MES
HOMBRE-
ACTIVIDAD
PROCESO
REC. ANA. JEFE
234587910 RECIBIR
RE QU ISICION
REGISTRAR EN
"PROCESOS PORDEPENDENCIA"
UBRO
RECIBIR REQUISICION "ETA PA OACTIVIDAD" TAREA
IDENTIFICAR
"CARGORESPONSABLE" "REQUISITOS CE LATAREA"
"CANTIDADPROMEDIO
PROVEEDOR
DEVECES QUE SEEN LA TAREA EN EL MES" "TIEMPO
DETRABAJO PORSOLICITAR
CA DATA REA (TEMPO)" "TEM PO TOTA L EN HORAS HOMBRE EN
COTIZAC ION
"ENVIAR FAC' ACXP"
ENTREGAR 120
PEDIDOS PROMEDIO ANALIZAR
TRAMITAR OFERTAS
MES
ORDENES CE
COMPRA
"E NTRGAR ASOLICITANTES"
ELEGIR
PROVEEDOR
11 TOTAL HORAS REUCERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN CEL CARGO ETAPAS Y
COLOCAR O/C
PROCESOS RECIBIR
PEDIDO
COMPARAR
FAC. VS. 0/C
ENTRGA R PEDIDOS
12 TOTAL PERSONAL RECUERDO POR NIVEL YDENOMINACIÓN CE CARGO Y TOTAL
ENVIAR FAC' A
CXP
PERSONAL E NTRGAR A
SOLICITANTES
11 TOTAL HORAS REUCERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN CEL CARGO ETAPAS Y PROCESOS
12 TOTAL PERSONAL RECUERDO POR NIVEL YDENOMINACIÓN CE CARGO Y TOTAL PERSONAL
Taller
Indicadores
Secuencia del
de Ejercicio
El departamento
Levantamiento
De Desarrolle el análisis
Cargas de Trabajo
Cuentas por pagar estructurado y transcriba
el resultado a las casillas
Situación 1,2,3,4 de “SUPRA”
El Departamento de Cuentas por Pagar debe pagar 1.200 facturas

en promedio por mes. Trabaja de lunes a viernes en horario de 8 am a 5:30 pm.
La Gerencia esta preocupada por las quejas de sus proveedores sobre la
lentitud del procedimiento de recepción, liquidación y pago de facturas. (se
esta presentando un retraso de 200 facturas sin pagar oportunamente c/mes)
Los funcionarios (1 jefe, 2 analistas, 1 pagadora y 1 recepcionista) aluden
sobrecarga de trabajo.
Levantamiento: PROCESO DE CxP

Todos los días la recepcionista recibe las facturas y las radica, después las organiza de forma
alfabética y las envía al analista de causación, este a su vez, les adjunta las órdenes de compra que
ha recibido y archivado previamente, compara Orden de Compra Vs Factura, luego revisa la
liquidación del IVA. Liquida sobre la factura las retenciones, codifica y envía al jefe.
El Jefe verifica que las liquidaciones, los soportes y las autorizaciones asegurándose que
estén correctas, ingresa los datos al sistema de CxP y ordena a la Pagadora, girar y pagar.
La pagadora imprime los cheques, los hace firmar del jefe y hace la entrega a los
proveedores.
ANALISIS ESTRUCTURADO
Taller
2011
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
5. Requisitos para la tarea

Consulte en el manual de cargos y perfiles y/o el
catalogo de competencias el conjunto de
conocimientos básicos (estudio-experiencia) que
se requiere para realizar la tarea correctamente.
(Verifique que la competencia este evaluada)
COMPETENCIAS LABORALES
El concepto de competencia hace énfasis en los
resultados que se esperan de la tarea y no en el
contenido del cargo y en la identificación de
comportamientos relacionadas con el desempeño
exitoso.
Ejercicio Diligenciar la columna 5 en “SUPRA”
Del proceso de cuentas por pagar
Indicadores
Secuencia de
del Levantamiento CON “SUPRA”
1
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Cargas de Trabajo
PROCESOS POR
DEPEDENCIA Y
NIVEL Y
REQUISITOS DE LA
CANTIDAD
PROMEDIO DE
VECES QUE SE
TIEMPO DE
TRABAJO POR
EMPLEO
TOTAL TOTAL
MES
REMITIR AL
DE CONSULTA TECNICO
RESOLVER ASIGNADO
CONSULTAS DE
ATENDER LA
CONSULTA
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ASISTENTE 13 0,057 0,741
MANEJO 100%DEL
DEFINIR Y PROYECT
ELABORAR 307,37
PROYECTOS
EXPERIEMCIA EN LA
ELABORAR CONDUCCION DE
ANALISTA 13 23,53 305,89
PROYECTOS PROYECTOS
ESTRATEGICOS
EXPERIENCIA EN
ELABORACIÓN ANALISIS Y
EVALUACION 322,19
ESTRATEGICO 13 PROYECTOS Y ANALISTA 13 0,5 6,50
FINANCIERA Y
POR MES CAMBIOS
TECNICA DE
PROYECTOS
EVALUAR
TITULO
DIRECTOR 13 0,5 6,50
14,82
EXPERIENCIA 1 AÑO
BACHILLERATO
APROBAR
DE EXP EN ARCH
PROYECTOS
BACHILLER Y 2
EXPERIENCIA
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
6. Cantidad promedio de veces
que se repite la tarea
Información relacionada con el promedio de
productos, servicios o entregables que se producen
en el mes, se obtiene de estadísticas o de sumar los
resultados de varios meses y dividirlos por el mismo
numero de meses contados
7. Tiempo trabajado por cada

tarea (Tiempo estándar)
Medir el tiempo real de trabajo en horas sin incluir
tiempos de espera, y registrar el dato en la columna 7
de “SUPRA”
Indicadores
Secuencia de
1
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Cargas de Trabajo
PROCESOS POR
DEPEDENCIA Y
NIVEL Y
REQUISITOS DE LA
CANTIDAD
PROMEDIO DE
VECES QUE SE
TIEMPO DE
TRABAJO POR
EMPLEO
TOTAL TOTAL
MES
REMITIR AL
DE CONSULTA TECNICO
RESOLVER ASIGNADO
CONSULTAS DE
ATENDER LA
CONSULTA
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ASISTENTE 13 0,057 0,741
MANEJO 1005 DEL

DEFINIR Y PROYECT
ELABORAR 307,37
PROYECTOS
EXPERIEMCIA EN LA
ANALISTA 13 23,53 305,89
PROYECTOS PROYECTOS
ESTRATEGICOS
EXPERIENCIA EN
EVALUACION 322,19
FINANCIERA Y
POR MES CAMBIOS
TECNICA DE
PROYECTOS
EVALUAR
TITULO
14,82
EXPERIENCIA 1 AÑO
BACHILLERATO
APROBAR
DE EXP EN ARCH
PROYECTOS
BACHILLER Y 2
EXPERIENCIA
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
7.1. Tiempo estándar

Es el que debe obtener un empleado experimentado
al efectuar a ritmo normal, un trabajo específico en
condiciones bien determinadas, más un tiempo suplementario
que en empleos de oficina estima en un 7%.
Las tareas deben ser observables y medibles.
7.2. Clases de Tiempo estándar

Estándares Subjetivos: Los establece el responsable de la actividad
basándose en su experiencia.
Estándares Estadísticos: Según promedios de períodos anteriores.
Estándares Técnicos (Cronometraje): Fijados como resultado
de la aplicación de técnicas especiales.
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
7.3. Técnicas para medición de
Tiempos estándar
Método de los Estándares Subjetivos.
Útil para trabajo administrativo e intelectual. Se basa en
estimaciones de personas que tienen experiencia y se calcula
con la fórmula:
T= (Tm + 4Tp + TM)/6

En donde:
T= Tiempo resultante
Tm= Tiempo mínimo
Tp= Tiempo Promedio
TM= Tiempo máximo
Se pondera el tiempo promedio (4 veces) para que el tiempo

resultante tienda hacia éste; es el promedio de 6 tiempos.
Indicadores de
Secuencia del 7.3. Técnicas para
Levantamiento medición de Tiempos
Cargas de Trabajo
estándar
Método de los Estándares Subjetivos
Ejemplo: La segunda tarea de la SUPRA de proyectos
estratégicos: “Resolver la Consulta”,
Los empleados experimentados aportaron la siguiente información:
Tiempo mínimo: 0,5 horas

Tiempo promedio: 1,0 hora
Tiempo máximo: 4,0 horas
Usando la fórmula: T= [Tm + (4*(Tp) + TM]/6

Reemplazando: : T= [0.5 + (4*(1) + 4]/6= 1,416 horas más el 7% de
tiempo suplementario: 0,099 horas.
Resultado: 1,416 + 0,099 = 1,51 horas es el Tiempo estándar.
Indicadores
Secuencia de
1
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Cargas de Trabajo
PROCESOS POR
DEPEDENCIA Y
NIVEL Y
REQUISITOS DE LA
CANTIDAD
PROMEDIO DE
VECES QUE SE
TIEMPO DE
TRABAJO POR
EMPLEO
TOTAL TOTAL
MES
REMITIR AL
DE CONSULTA TECNICO
RESOLVER ASIGNADO
CONSULTAS DE
ATENDER LA
CONSULTA
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ASISTENTE 13 0,057 0,741
MANEJO 1005 DEL

DEFINIR Y PROYECT
ELABORAR 307,37
PROYECTOS
EXPERIEMCIA EN LA
ANALISTA 13 23,53 305,89
PROYECTOS PROYECTOS
ESTRATEGICOS
EXPERIENCIA EN
EVALUACION 322,19
FINANCIERA Y
POR MES CAMBIOS
TECNICA DE
PROYECTOS
EVALUAR
TITULO
14,82
EXPERIENCIA 1 AÑO
BACHILLERATO
APROBAR
DE EXP EN ARCH
PROYECTOS
BACHILLER Y 2
EXPERIENCIA
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
7.4 Método de los Estándares Estadísticos

Se establece el promedio aritmético y se le agrega
el tiempo suplementario.
Ejemplo:
Para la tarea “Entregar documentación”, se tomaron 5 tiempos
cuyos resultados fueron:
T2= 3,66 minutos = 0,061 horas
Se saca el promedio de los 5 tiempos:

T = ( 0,061 + 0,048 + 0,054 + 0,062 + 0,045)/5 = 0,054 horas;
más el 7% de tiempo suplementario: 0,003 horas = 0,057h.
Es el tiempo estándar para la tarea
Indicadores
Secuencia de
1
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Cargas de Trabajo
PROCESOS POR
DEPEDENCIA Y
NIVEL Y
REQUISITOS DE LA
CANTIDAD
PROMEDIO DE
VECES QUE SE
TIEMPO DE
TRABAJO POR
EMPLEO
TOTAL TOTAL
MES
REMITIR AL
DE CONSULTA TECNICO
RESOLVER ASIGNADO
CONSULTAS DE
ATENDER LA
CONSULTA
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ASISTENTE 13 0,057 0,741
MANEJO 1005 DEL

DEFINIR Y PROYECT
ELABORAR 307,37
PROYECTOS
EXPERIEMCIA EN LA
ANALISTA 13 23,53 305,89
PROYECTOS PROYECTOS
ESTRATEGICOS
EXPERIENCIA EN
EVALUACION 322,19
FINANCIERA Y
POR MES CAMBIOS
TECNICA DE
PROYECTOS
EVALUAR
TITULO
14,82
EXPERIENCIA 1 AÑO
BACHILLERATO
APROBAR
DE EXP EN ARCH
PROYECTOS
BACHILLER Y 2
EXPERIENCIA
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
7.5 Método del Cronometraje
Se mide el tiempo a un empleado experimentado, trabajando
a ritmo normal y se registran los tiempos cronometrados, (ser
recomienda hacer mínimo 10 mediciones). Se eliminan el mayor y
el menor, y a los resultados se les saca el promedio aritmético, se
se agrega el 7 % y el resultado es el tiempo estándar.
Ejemplo:
La tarea “Archivo de Documentos” se midió por cronometraje,
esta tarea se dividió en dos elementos:
a.Verificar que esté completa la documentación
b.Llevar y colocar los documentos en la carpeta de archivo.
Se obtuvieron los siguientes promedios:
Promedios: “a” = 1,451 min. y el de “b” = 3,203 minutos.
Tiempo total de a + b=4,654 min.mas el 7% 0,326min=4.980min.
Este tiempo lo dividimos en 60 para convertirlo en horas.
4,980’ / 60 = 0,083 horas. Es el tiempo estándar que se registro
en la columna 7 de SUPRA.
Indicadores
Secuencia de
1
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Cargas de Trabajo
PROCESOS POR
DEPEDENCIA Y
NIVEL Y
REQUISITOS DE LA
CANTIDAD
PROMEDIO DE
VECES QUE SE
TIEMPO DE
TRABAJO POR
EMPLEO
TOTAL TOTAL
MES
REMITIR AL
DE CONSULTA TECNICO
RESOLVER ASIGNADO
CONSULTAS DE
ATENDER LA
CONSULTA
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ASISTENTE 13 0,057 0,741
MANEJO 1005 DEL

DEFINIR Y PROYECT
ELABORAR 307,37
PROYECTOS
EXPERIEMCIA EN LA
ANALISTA 13 23,53 305,89
PROYECTOS PROYECTOS
ESTRATEGICOS
EXPERIENCIA EN
EVALUACION 322,19
FINANCIERA Y
POR MES CAMBIOS
TECNICA DE
PROYECTOS
EVALUAR
TITULO
14,82
EXPERIENCIA 1 AÑO
BACHILLERATO
APROBAR
DE EXP EN ARCH
PROYECTOS
BACHILLER Y 2
EXPERIENCIA
Otras técnicas para
Medición de
Tiempos
Tablas de Tiempos y Movimientos
Método de Filmación de trabajo
Método de Muestreo del trabajo
Método de Auto-punteo del trabajo.

Indicadores de Ejercicio
Secuencia del
Taller
Levantamiento Diligenciar las
Cargas de Trabajo
columnas 6 y 7
Instrucciones de “SUPRA” para
el proceso de
cuentas por
1. El Departamento de Cuentas por Pagar debe pagar 1.200
facturas en promedio por mes pagar
2. Se ordena un giro a la semana, esta tarea dura 2 horas aprox.
3. Los tiempos para las tareas de recepción se obtuvieron por el
método de estándares estadísticos como se observa a
continuación:
RECIBIR RADICAR ORGANIZAR ADJUNTAR O/C

T1= 0,045 T1= 0,046 T1= 0,03 T1= 0,026
T2= 0,048 T2= 0,044 T2= 0,025 T2= 0,025
T3= 0,038 T3= 0,041 T3= 0,015 T3= 0,035
T4= 0,039 T4= 0,042 T4= 0,016 T4= 0,026
T5= 0,040 T5= 0,037 T5= 0,014 T5= 0,028
Secuencia del
Taller
Levantamiento
Diligenciar las
Cargas de Trabajo columnas 6 y 7
de “SUPRA” para
Instrucciones el proceso de
4. Los tiempos para las tareas de liquidación se
obtuvieron por el método de estándares subjetivos así: cuentas por
pagar
Tiempo COMPARAR REVISAR IVA LIQ CODIFICAR VERIFICAR INGRESAR AL
RETENCION TODO SISTEMA
Tm 0.076 0.060 0.050 0.030 0.10 0.05
Tp 0.090 0.066 0.076 0.040 0.12 0.06
TM 0.096 0.076 0.090 0.080 0.15 0.08
Secuencia del Diligenciar las
Taller
Levantamiento columnas 6 y 7
Cargas de Trabajo
del proceso de
Instrucciones cuentas por
pagar
5. Los tiempos para las tareas de pago se obtuvieron por
el método de estándares técnicos (cronometraje) así:
 Imprimir cheques se dividió en:

a. Imprimir forma continua
b. Colocar sello seco
Promedio de los tiempos de “a” = 1.4 minutos y el de “b” = 3.2

minutos.
 Firmar cheques toma en promedio 30 segundos

 Entregar los cheques toma en promedio 3 minutos.
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
8. Tiempo total en horas hombre en el mes
de cada tarea distribuido por niveles y
denominación de cargos
En la columna No. 8, de SUPRA se ingresa en sub. Columnas el valor
de la hora y nivel y denominación de cargo de acuerdo con la columna
No 4. y debajo del cargo correspondiente se ingresa el resultado de
multiplicar el numero de repeticiones de la tarea por el tiempo
estándar
Ejemplo:
La tarea “Resolver Consulta” aparece en la columna No. 6 y se hace un
promedio de 92 veces al mes, y en la columna No 7, tiene un tiempo
estándar de 1.51 horas, al hacer la multiplicación tenemos: 92 x 1.51
horas = 138.92 horas, que se colocan en la comuna 8 en la casilla de la
sub-columna de Profesional Universitario cuyo cargo es Analista.
Indicadores de
Secuencia del Ejemplo completo de la
Levantamiento “SUPRA”
Cargas de Trabajo
1
2 3 4 5 6 7
FECHA:
8 9 10
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES DE

CANTIDAD CADA TAREA DISTRIBUIDO POR NIVELES Y
PROMEDIO DE TIEMPO DE DENOMINACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL Y TOTAL TOTAL
DEPEDENCIA TAREA REPITE LA CADA TAREA DIRECTIVO PROFESIO. TÉCNICO ADTIVO.
MES
REMITIR AL
DE CONSULTA TECNICO
RESOLVER ASIGNADO
CONSULTAS DE
ATENDER LA
CONSULTA
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ASISTENTE 13 0,057 0,741
TITULO
UNIVERSITARIO
DEFINIR Y ASIGNAR PROYECTOS DIRECTOR AFIN 13 0,057 0,741
ELABORAR ESPECIALIZACIÓN 307,37
PROYECTOS EXPERIENCIA 1 AÑO
TITULO
PROFESIONAL EN
ELABORAR
PROYECTOS
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ELABORACIÓN TITULO
ESTRATEGICO 13
ECNOMIA
TITULO
UNIVERSITARIO
APROBACIÓN O
EVALUAR Y DIRECTOR AFIN 13 0,5 6,50
CONCEPTO
APROBAR ESPECIALIZACIÓN 14,82
BACHILLERATO
RADICAR COMERCIAL Y 1
ASISTENTE 13 0,057 0,741
DOCUMENTACIÓN AÑO DE EXP EN
ARCH
BACHILLER Y 2
ARCHIVO
TECNICO ARCHIVO AÑOS DE 13 0,083 1,079
DOCUMENTO
EXPERIENCIA
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
9. Total promedio mes de horas

hombre por actividad.
Se suman los tiempos totales de las tareas de la actividad
de las subcolumnas de la columna No.8, y el total se escribe en
la columna No. 9 de SUPRA.
Ejemplo:
El tiempo de la actividad “Definir la Elaboración del Proyecto” es igual a la
suma de las tareas: Entregar documentación (0.741h), más Asignar
Proyectos (0.741h), y más elaborar Proyectos (305.89h) = 307.37 horas.
Indicadores de
Cargas de Trabajo
1
2 3 4 5 6 7
FECHA:
8 9 10

NIVEL Y TOTAL TOTAL
MES
REMITIR AL
DE CONSULTA TECNICO
RESOLVER ASIGNADO
CONSULTAS DE
ATENDER LA
CONSULTA
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ASISTENTE 13 0,057 0,741
TITULO
UNIVERSITARIO
TITULO
PROFESIONAL EN
ELABORAR
PROYECTOS
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ELABORACIÓN TITULO
ESTRATEGICO 13
ECNOMIA
TITULO
UNIVERSITARIO
APROBACIÓN O
CONCEPTO
BACHILLERATO
ASISTENTE 13 0,057 0,741
ARCH
BACHILLER Y 2
ARCHIVO
DOCUMENTO
EXPERIENCIA
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
10. Total promedio mes de horas

hombre por Proceso.
Se suman los tiempos de cada actividad del respectivo proceso
registradas en la columna 9 y el total se coloca en la columna 10
Ejemplo:
Para el primer proceso “Resolver consultas de todos los procesos” se
suman los tiempos de las etapas “Definir Tema de Consulta” 0.522h más
“Atender consulta” 138.92h, lo cual nos da un tiempo total del proceso de
139.47 horas en el mes.
Indicadores de
Cargas de Trabajo
1
2 3 4 5 6 7
FECHA:
8 9 10

NIVEL Y TOTAL TOTAL
MES
REMITIR AL
DE CONSULTA TECNICO
RESOLVER ASIGNADO
CONSULTAS DE
ATENDER LA
CONSULTA
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ASISTENTE 13 0,057 0,741
TITULO
UNIVERSITARIO
TITULO
PROFESIONAL EN
ELABORAR
PROYECTOS
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ELABORACIÓN TITULO
ESTRATEGICO 13
ECNOMIA
TITULO
UNIVERSITARIO
APROBACIÓN O
CONCEPTO
BACHILLERATO
ASISTENTE 13 0,057 0,741
ARCH
BACHILLER Y 2
ARCHIVO
DOCUMENTO
EXPERIENCIA
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
Fila 11. Total horas requeridas por

nivel y denominación de cargos.
Se suma el tiempo total en el mes de cada tarea por nivel y por cargo de
las subcolumnas de la columna No. 8, y el resultado se coloca en el
penúltimo reglón de la respectiva subcolumna.
El anterior resultado es el tiempo total utilizado en horas durante el mes por cada
cargo.
En el caso del ejemplo del SUPRA de proyectos estratégicos, el total de horas requeridas al
mes para el cargo “Profesional Universitario-analista” para sus respectivas tareas es de:
(138.92 + 305.89 + 6.50 ) horas = 451.31 horas requeridas en el mes.
Para el Director:
(0.741 + 6.50 ) horas = 7.24 horas requeridas en el mes.
Indicadores de
Cargas de Trabajo
1
2 3 4 5 6 7
FECHA:
8 9 10

NIVEL Y TOTAL TOTAL
MES
REMITIR AL
DE CONSULTA TECNICO
RESOLVER ASIGNADO
CONSULTAS DE
ATENDER LA
CONSULTA
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ASISTENTE 13 0,057 0,741
TITULO
UNIVERSITARIO
TITULO
PROFESIONAL EN
ELABORAR
PROYECTOS
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ELABORACIÓN TITULO
ESTRATEGICO 13
ECNOMIA
TITULO
UNIVERSITARIO
APROBACIÓN O
CONCEPTO
BACHILLERATO
ASISTENTE 13 0,057 0,741
ARCH
BACHILLER Y 2
ARCHIVO
DOCUMENTO
EXPERIENCIA
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
FILA 11. Continuación total horas

requeridas mes por actividad y por
proceso
Se procede a sumar todos los tiempos de las actividades de la
columna No. 9 y los tiempos de los procesos de la columna No. 10.
y se colocan los totales en el penúltimo renglón de las respectivas
columnas así:
Tiempo Total de las etapas (Columna No.9)

T = 0.552 + +138.2 + 307.37 + 14.82 = 461.66 horas en el mes.
Tiempo Total de los procesos (Columna No. 10)
T = 139.47 + 322.19 = 461.66 horas en el mes.
Nota: Tanto los procesos como las actividades y las tareas se

deben trabajar en forma macro de tal manera que se
facilite su análisis y medición.
Indicadores de
Secuencia del Ejemplo completo de
Cargas de Trabajo
1
2 3 4 5 6 7
FECHA:
8 9 10

NIVEL Y TOTAL TOTAL
MES
REMITIR AL
DE CONSULTA TECNICO
RESOLVER ASIGNADO
CONSULTAS DE
ATENDER LA
CONSULTA
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ASISTENTE 13 0,057 0,741
TITULO
UNIVERSITARIO
TITULO
PROFESIONAL EN
ELABORAR
PROYECTOS
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ELABORACIÓN TITULO
ESTRATEGICO 13
ECNOMIA
TITULO
UNIVERSITARIO
APROBACIÓN O
CONCEPTO
BACHILLERATO
ASISTENTE 13 0,057 0,741
ARCH
BACHILLER Y 2
ARCHIVO
DOCUMENTO
EXPERIENCIA
Indicadores de
Secuencia del
Taller
Levantamiento
Cargas de Trabajo
Instrucciones
Ejercicio
Diligenciar
las
columnas 8,9,10
y
la fila 11 de “SUPRA” para el
proceso de cuentas por pagar
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
12. Total personal Por nivel y cargo

Para determinar la cantidad de personal requerido para cada nivel y
cargo, se divide su correspondiente total de horas en el mes de las
subcolumnas de la columna No. 8 por 167 horas, tiempo real que un empleado
trabaja en promedio por mes.
El resultado se coloca en el último renglón de la subcolumna respectiva.
Las 167 horas de trabajo en el mes, se calculan así: La jornada semanal de trabajo
por empelado es de 44 horas semanales, se trabaja 5 días a la
semana, que correspondería trabajar cada día 8.8 horas.
El año tiene 365 días, 52 domingos, 52 sábados, 18 días festivos 15 días de vacaciones,
Dando 228 días realmente trabajados al año, para un promedio de
19 días/mes x 8,8 horas/día = 167 horas/mes
Para el ejemplo del cargo de “Profesional Universitario-Analista”,
se requieren: 451,31 / 167 horas mes = 2,702 Profesionales Universitarios.
Indicadores de
UNIDAD DE GESTION : PROYECTOS ESTRATEGICOS FECHA:12
Cargas de Trabajo
1 2 3 4 5 6 7 8

9 10
CANTIDAD TAREA DISTRIBUIDO POR NIVELES Y DENOMINACIÓN

PROMEDIO DE TIEMPO DE DEL EMPLEO
NIVEL Y TOTAL TOTAL
MES
REMITIR AL
DE CONSULTA TECNICO
RESOLVER ASIGNADO
CONSULTAS DE
ATENDER LA
CONSULTA
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ASISTENTE 13 0,057 0,741
TITULO
UNIVERSITARIO
TITULO
PROFESIONAL EN
ELABORAR
PROYECTOS
INDUSTRIAL,
ECNOMIA
ELABORACIÓN TITULO
ESTRATEGICO 13
ECNOMIA
TITULO
UNIVERSITARIO
APROBACIÓN O
CONCEPTO
BACHILLERATO
RADICAR
DOCUMENTACIÓN
DE EXP EN ARCH
BACHILLER Y 2
EXPERIENCIA
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
12. Total personal requerido por

la dependencia
Es igual a la suma de todos los requerimientos de personal por nivel
y denominación de cargo de la última casilla de las subcolumnas de la
columna No.8.
Ejemplo:
0.0433 Director Administrativo
2.702 Analista
0.0064 Técnico
0.0121 Secretaria
2.76 Empleados
EJERCICIO:
DILIGENCIAR LA FILA 12 DE LA SUPRA
Indicadores de
Secuencia del
Levantamiento
Cargas de Trabajo
13. Total valor de la mano de obra

resultado de multiplicar el valor de la hora Por el total
de las horas requeridas de la fila 11.
Teniendo en cuenta el valor de la hora :

 Recepcionista $15.000,00
 Analista $30.000,00
 Director $70.000,00
 Pagadora $50.000,00
Resultado
Preliminar de
“SUPRA”
 Un cargo para el cual se requiera 1.25 empleados

esta RECARGADO de trabajo.
 Un cargo para el cual se requiera 0.75 empleados esta
SUBUTILIZADO
 Cuando en una dependencia tenemos un requerimiento
total de personal en cifras decimales, se considera pertinente
aproximarlo al número entero más próximo por encima o por
debajo, exclusivamente para los decimales que estén en el rango
de 0.80 a 1 ó de 0 a 0.30.
Ejemplo:
Los 2.70 profesionales universitarios requeridos para realizar las labores
de los dos procesos en el mes, se aproximan a 3 empleados.
Un requerimiento de 0.917 de personal se asume que equivale
a 1 persona.
Una solicitud de 3,123, se asume que equivale a 3 personas.
Análisis de Valor ACTIVIDAD
Agregado Necesaria para

si no
general el OUTPUT?
Contribuye a los no
requerimientos del
cliente? Contribuye a las
si funciones de la
si
empresa?
no
Valor agregado para

Valor agregado Real Sin valor Agregado
la Empresa
Registrar la orden •Registrar fecha de recibo Revisión y aprobación

Completar la póliza •Formatos de pedidos Repetición del trabajo
Investigar los datos •Actualizar registros de personal Movimiento
Registrar el reclamo •Preparar informes financieros Almacenamiento
Actividades que no contribuyen a satisfacer los

Actividades que se deben
requerimientos del cliente. Estas se podrían eliminar sin
realizar para satisfacer los
afectar la funcionalidad del producto y/o servicio.
requerimientos del cliente
EJEMPLO DE ANALISIS DE VALOR AGREGADO
MAPT EN UNPROCESO DE COMPRAS
METRICA DE CARGAS DE TRABAJO FECHA . DÍA - MES- AÑO
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS -CUENTA CON 4 FUNCIONARIOS 1-JEFE-1 RECEPCIONISTA-2 ANALISTAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL

CANTIDAD MES DE CADA TAREA DISTRIBUIDO POR TOTAL TOTAL PROMEDIO
PROMEDIO DE TIEMPO DE NIVELES Y DENOMINACIÓN DEL CARGO
PROCESOS POR ETAPA O CARGO REQUISITOS DE LA PROMEDIO MES- MES-HORAS
TAREA VECES QUE SE TRABAJO POR CADA
DEPENDENCIA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA HORAS HOMBRE- HOMBRE-
REPITE LA TAREA TAREA (TIEMPO)
ACTIVIDAD PROCESO
EN EL MES
REC. ANA. JEFE
RECIBIR ATENC.PUBLICO
REQUISICION
RECEPIONISTA INTERNET/BÁSI 120 0,45 54
REGISTRAR EN CO SIC
SISTEMA
RECIBIR LIBRO
RECEPCIONISTA
DIGITAR 100%
120 0,45 54
REQUISICION
169,68
IDENTIFICAR ADM. PROVEED.
PROVEEDOR
ANALISTA
SIST ISO 9001
120 0,3 36
COMITÉ DE PLANEACIÓN
COMPRAS
TODOS
ORIENTA.RESUL
4 2,140 8,56 8,56 8,56
SOLICITAR SISTEMA SIC
COTIZACION
RECEPCIONISTA
DIGITAR 100%
120 0,21 25,2
ANALIZAR NEGOCIACION
JEFE 120 1,3 156
OFERTAS TOMA. DECIS.
ELEGIR NEGOCIACION
PROVEEDOR
JEFE
TOMA. DECIS.
120 0,67 80,4
TRAMITAR
ENTREGAR 120 ORDENES DE
ELALBORAR DOMINIO 508
PEDIDOS PROMEDIO COMPRA ANALISTA 120 0,79 94,8 856,1
MES O/C SIST.SIC
DOMINIO
ENTRGAR O/C ANALISTA
SIST.SIC
120 0,96 115,2
SEGUIMIENTO ADM. PROVEED.

O/C
ANALISTA
SIST ISO 9001
120 0,3 36
RECIBIR ADM. PROVEED.
PEDIDO
ANALISTA
SIST ISO 9001
120 0,6 72
COMPARAR ANALISIS DE
FAC. VS. O/C
JEFE DATOS TOMA. 120 0,09 10,8
ENTRGAR PEDIDOS DECIS. 178,8
ENVIAR FAC. A SISTEMA SIC
CXP
RECEPCINISTA
DIGITAR 100%
120 0,1 12
ENTRGAR A CONTROL
SOLICITANTES
ANALISTA INTERN.. SIST 120 0,7 84
ISO 9001
11 TOTAL HORAS REUQERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL CARGO, ETAPAS Y PROCESOS 153,76 446,56 256 856,1 856,08
12 TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DE CARGO Y TOTAL PERSONAL 0,92 2,67 1,53 5,13
EJEMPLO:
Análisis de Cargas RESULTADOS DEL ANALISIS DE VALOR AGREGADO
de Trabajo DE UN PROCESO DE COMPRAS
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS FECHA:

CADA TAREA DISTRIBUIDO POR NIVELES Y
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO
PROCESOS POR ETAPA O TIEMPO SIN TIEMPO
TAREA
DEPEDENCIA ACTIVIDAD VALOR OPTIMIZADO
¿Necesario ¿Actividad ¿Necesario Tiempo de
para el útil para para la trabajo por
resultado? el cliente? empresa? Tarea (horas)
Recibir requisición 54
Recibir Registrar en libro 54

requisición Identificar
36
Proveedor
Comité de Compras 25.68
Solicitar cotización 25.2
Analizar ofertas 156
ENTREGAR 120
PEDIDOS Tramitar órdenes Elegir Proveedor 80.4
PROMEDIO AL de Compra Elaborar Orden de
MES 94.8
Compra
Entregar OC 115.2
Seguimiento OC 36
Recibir pedido 72
Comparar factura Vs
10.8
OC
Entregar Pedidos
Enviar Factura a CxP 12
Entregar a
84
solicitantes
856.1
EJEMPLO:
Análisis de Cargas RESULTADOS DEL ANALISIS DE VALOR AGREGADO
de Trabajo DE UN PROCESO DE COMPRAS
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS FECHA:

CADA TAREA DISTRIBUIDO POR NIVELES Y
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO
PROCESOS POR ETAPA O TIEMPO SIN TIEMPO
TAREA
DEPEDENCIA ACTIVIDAD VALOR OPTIMIZADO
¿Necesario ¿Actividad ¿Necesario Tiempo de
para el útil para para la trabajo por
resultado? el cliente? empresa? Tarea (horas)
Recibir requisición S S S 54 54
Recibir Registrar en libro N N N 54 54

requisición Identificar
N N N 36 36
Proveedor
Comité de Compras S N S 25.68 48
Solicitar cotización N N N 25.2 25.2
Analizar ofertas N N N 156 156
ENTREGAR 120
PEDIDOS Tramitar órdenes Elegir Proveedor N N N 80.4 80.4
PROMEDIO AL de Compra Elaborar Orden de
MES S S S 94.8 94.8
Compra
Entregar OC N N N 115.2 115.2
Seguimiento OC S S S 36 36
Recibir pedido S S S 72 72
Comparar factura Vs
S S S 10.8 10.8
OC
Entregar Pedidos
Enviar Factura a CxP S S S 12 12
Entregar a
S S S 84 84
solicitantes
856.1 466.8 411.6
Nivelación Análisis de valor agregado
Proceso de cuentas por pagar
MÉTRICA DE CARGAS DE TRABAJO
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR PAGAR FECHA:

1 2 3 4 5 6 7,0 8 9
ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO
TIEMPO TIEMPO
PROCESOS POR ETAPA O TIEMPO DE
TAREA SIN OPTIMIZA
DEPENDENCIA ACTIVIDAD ¿NECESARIO ¿ACTIVIDAD ¿NECESARIO TRABAJO
VALOR DO
PARA EL ÚTIL PARA EL PARA LA POR CADA
RESULTADO? CLIENTE? EMPRESA? TAREA
(horas)
Recibir 54,0
RECEPCIÓN Radicar 54,0

DE FACTURAS Organizar 25,2
Adjuntar o/c 36,0
Comapar vs. o/c 115,2
Revisa IVA 85,2

Liquida
94,8
LIQUIDACIÓN retención
PAGO DE Codificar 57,6
FACTURAS
Verificar todo 156,0
Ingresar al
80,4
sistema
Ordenar giro 8,0
Imprimir
98,4
cheques
PAGO
Firmar cheques 8,3
Entregar
60,0
cheques
10 TOTAL TIEMPOS CON ANALISIS DE VALOR VALOR 933,1
Indicadores de
Secuencia del EJERCICIO SOBRE EL
Taller
Levantamiento
Cargas de Trabajo PROCESO DE
CUENTAS POR PAGAR
Instrucciones
1.Hacer el análisis de valor agregado
EJEMPLO:
“MAPT” RESULTADOS DEL ANALISIS DE VALOR AGREGADO
OPTIMIZADA METRICA DE CARGAS DE TRABAJO
DE UN PROCESO DE COMPRAS
FECHA . DÍA - MES- AÑO
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS MISION : ENTREGAR LAS COMPRAS A LOS SOLICITANTES EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
CANTIDAD TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES DE CADA TAREA

PROMEDIO DE TIEMPO DE DISTRIBUIDO POR NIVELES Y DENOMINACIÓN DEL CARGO TOTAL TOTAL
PROCESOS POR ETAPA O CARGO REQUISITOS DE VECES QUE SE TRABAJO POR PROMEDIO MES- PROMEDIO MES-
TAREA
DEPENDENCIA ACTIVIDAD RESPONSABLE LA TAREA REPITE LA CADA TAREA HORAS HOMBRE- HORAS HOMBRE-
TAREA EN EL (TIEMPO) ACTIVIDAD PROCESO
MES
REC. ANA. JEFE
RECIBIR ATENC.PUBLIC
REQUISICION
RECEPIONISTA OINTERNET/BÁ 120 0,45 54 54
SICO SIC
REGISTRAR EN RECEPCIONIST SISTEMA
RECIBIR LIBRO A DIGITAR 100%
0 0 0 0
REQUISICION
102
IDENTIFICAR ADM.
PROVEEDOR
ANALISTA
PROVEED. 0 0 0 0
COMITÉ DE SIST ISO 9001
PLANEACIÓN
COMPRAS
TODOS
ORIENTA.RESU
2 8,000 16 16 16 48
SOLICITAR RECEPCIONIST SISTEMA SIC
COTIZACION A DIGITAR 100%
0 0 0 0
JEFE 0 0 0 0
PRECIOS TOMA. DECIS.
ELEGIR NEGOCIACION
PROVEEDOR
JEFE
TOMA. DECIS.
0 0 0 0
TRAMITAR
APROBAR Y DOMINIO 131
PEDIDOS COMPRA ANALISTA 120 0,79 94,8 94,8 411,6
PROMEDIO MES ENVIAR O/C SIST.SIC
DOMINIO
ENTREGAR O/C ANALISTA
SIST.SIC
0 0 0 0
SEGUIMIENTO ADM.
O/C
ANALISTA PROVEED. 120 0,3 36 36
SIST ISO 9001
RECIBIR ADM.
PEDIDO
ANALISTA
PROVEED. 120 0,6 72 72
SIST ISO 9001
ANALISIS DE
COMPARAR
FAC. VS. O/C
JEFE DATOS TOMA. 120 0,09 10,8 10,8
ENTRGAR DECIS.
PEDIDOS 178,8
CXP
RECEPCINISTA
DIGITAR 100%
120 0,1 12 12
ENTRGAR A CONTROL
SOLICITANTES
ANALISTA INTERN.. SIST 120 0,7 84 84
ISO 9001
11 TOTAL HORAS REUQERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL CARGO, ETAPAS Y PROCESOS 82 302,8 27 411,6 411,6
Indicadores de
Taller
Levantamiento
CUENTAS POR PAGAR
Instrucciones
1. Eliminar de la matriz “supra” actividades que
no tienen valor agregado, recalcular y analizar
el impacto en numero de personas y en costo.
¿Cómo lograr la
Nivelación?
¿Puedo concentrar la
responsabilidad en una ¿Que
sola persona? actividad se
puede
Debo trasladar?
aumentar
cargos?
Rediseño de cargos
¿Puedo eliminar
un cargo? ¿Se puede
Debo incluir reducir el
actividades/tareas tiempo?
EJEMPLO:
“MAPT” RESULTADOS DEL ANALISIS DE VALOR AGREGADO
OPTIMIZADA METRICA DE CARGAS DE TRABAJO
DE UN PROCESO DE COMPRAS
FECHA . DÍA - MES- AÑO
DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS MISION : ENTREGAR LAS COMPRAS A LOS SOLICITANTES EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
CANTIDAD TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES DE CADA TAREA

PROMEDIO DE TIEMPO DE DISTRIBUIDO POR NIVELES Y DENOMINACIÓN DEL CARGO TOTAL TOTAL
PROCESOS POR ETAPA O CARGO REQUISITOS DE VECES QUE SE TRABAJO POR PROMEDIO MES- PROMEDIO MES-
TAREA
DEPENDENCIA ACTIVIDAD RESPONSABLE LA TAREA REPITE LA CADA TAREA HORAS HOMBRE- HORAS HOMBRE-
TAREA EN EL (TIEMPO) ACTIVIDAD PROCESO
MES
REC. ANA. JEFE
RECIBIR ATENC.PUBLIC
REQUISICION
RECEPIONISTA OINTERNET/BÁ 120 0,45 54 54
SICO SIC
REGISTRAR EN RECEPCIONIST SISTEMA
RECIBIR LIBRO A DIGITAR 100%
0 0 0 0
REQUISICION
102
IDENTIFICAR ADM.
PROVEEDOR
ANALISTA
PROVEED. 0 0 0 0
COMITÉ DE SIST ISO 9001
PLANEACIÓN
COMPRAS
TODOS
ORIENTA.RESU
2 8,000 16 16 16 48
SOLICITAR RECEPCIONIST SISTEMA SIC
COTIZACION A DIGITAR 100%
0 0 0 0
JEFE 0 0 0 0
PRECIOS TOMA. DECIS.
ELEGIR NEGOCIACION
PROVEEDOR
JEFE
TOMA. DECIS.
0 0 0 0
TRAMITAR
APROBAR Y DOMINIO 131
PEDIDOS COMPRA ANALISTA 120 0,79 94,8 94,8 411,6
PROMEDIO MES ENVIAR O/C SIST.SIC
DOMINIO
ENTREGAR O/C ANALISTA
SIST.SIC
0 0 0 0
SEGUIMIENTO ADM.
O/C
ANALISTA PROVEED. 120 0,3 36 36
SIST ISO 9001
RECIBIR ADM.
PEDIDO
ANALISTA
PROVEED. 120 0,6 72 72
SIST ISO 9001
ANALISIS DE
COMPARAR
FAC. VS. O/C
JEFE DATOS TOMA. 120 0,09 10,8 10,8
ENTRGAR DECIS.
PEDIDOS 178,8
CXP
RECEPCINISTA
DIGITAR 100%
120 0,1 12 12
ENTRGAR A CONTROL
SOLICITANTES
ANALISTA INTERN.. SIST 120 0,7 84 84
ISO 9001
11 TOTAL HORAS REUQERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL CARGO, ETAPAS Y PROCESOS 82 302,8 27 411,6 411,6
Nivelación
EJEMPLO ACCIONES Y RESULTADO FINAL DE LA NIVELACION DE COMPRAS
IMPACTO EN LA CARGA
ACCIONES JEFE ANALISTA RECEPCIONI
1
2
3
4
5
6
7
8
RESULTADOS ANALISIS DE V/AGRAGADO 27.00 302.8 82
EFECTO DE LAS ACCIONES TOMADAS
RESULTADO DE LA NIVELACION
TIEMPO DISPONIBLE MENSUAL
FUNCIONARIOS REQUERIDOS
Nivelación
IMPACTO EN LA CARGA
1 Pasar aprobación de ordenes al Jefe 98.4
2 Quitar aprobación a los analistas -98.4
3 Pasar a recepción entregas a solicitantes 84
4 Quitar entrega a solicitantes de los analistas -84
5 Incluir actividad de Planeación 10.0 10.0
6 Incluir actividades de mejora 10.0 10.0
7
8
Nivelación
IMPACTO EN LA CARGA
1 Pasar aprobación de ordenes al Jefe 98.4
2 Quitar aprobación a los analistas -98.4
3 Pasar a recepción entregas a solicitantes 84
4 Quitar entrega a solicitantes de los analistas -84
5 Incluir actividad de Planeación 10.0 10.0
6 Incluir actividades de mejora 10.0 10.0
7
8
EFECTO DE LAS ACCIONES TOMADAS 118.4 -162,4 84
RESULTADO DE LA NIVELACION 145.4 140,4 166.00
TIEMPO DISPONIBLE MENSUAL 167 167 167
FUNCIONARIOS REQUERIDOS 0.87 0.84 0.99
Nivelación
RESULTADO DE LA NIVELACION DEL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR
IMPACTO EN LA CARGA
ACCIONES JEFE ANALISTA PAGADORA RECEPCION
1
2
3
4
5
6
7
8
RESULTADOS ANALISIS DE V/AGRAGADO
Indicadores de
Taller
Levantamiento
CUENTAS POR PAGAR
Instrucciones
1. Hacer la nivelación pertinente.
2. Explicar la solución final que se
presentaría a la gerencia.
Métrica de Cargas
de Trabajo
DIMENSIONAMIENTO DE PERSONAL REQUERIDO PARA LA EMPRESA
POR DEPENDENCIAS Y CARGOS
NIVELES
DEPENDENCI
A TOTAL POR
DIRECTOR ASISTENTE EJECUTIVO ANALISTA TECNICO AUXILIAR OPERARIO
DEPENDENCIA
VENTAS 1 1 1 1 1 5
OPERACIONE
1 3 3 3 4 14
S
COMPRAS 1 3 1 5
ALMACEN 1 5 2 1 9
COMPRAS 1 2 3 1 7
PLANEACION
1 2 3 1 7
Y CONTROL
TOTAL
PERSONAS 6 1 1 12 14 8 5 47
POR CARGO
¿Cómo rediseñar
cargos?
Documentar
Socializar
Implementar
GRACIAS
Y
MUCHOS EXITOS

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COMO MEDIR

¿Para que se mide la carga de trabajo?

¿Que se requiere para medir la carga de trabajo?

¿Quién debe medir la carga de Trabajo?

Entradas PROCESOS ENTREGABLES

Insumos ACTIVIDADES ETAPAS PRODUCTOS CLIENTES

Indicadores TAREAS SERVICIOS

Establezca con precisión:

1.llene la columna 1 con el nombre del proceso y la cantidad

Cargas de Trabajo CANTIDAD

Para la etapa Aprobar Proyectos, las tareas son:

Cargas de Trabajo CANTIDAD

4. Denominación del Cargo

Ejemplo: Para la tarea “Elaborar Proyectos”

Cargas de Trabajo CANTIDAD

ASIGNAR PROYECTOS DIRECTOR

ARCHIVO DOCUMENTO TECNICO ARCHIVO

REC. ANA. JEFE

El Departamento de Cuentas por Pagar debe pagar 1.200 facturas

Levantamiento: PROCESO DE CxP

5. Requisitos para la tarea

7. Tiempo trabajado por cada

MANEJO 1005 DEL

7.1. Tiempo estándar

7.2. Clases de Tiempo estándar

T= (Tm + 4Tp + TM)/6

Se pondera el tiempo promedio (4 veces) para que el tiempo

Tiempo mínimo: 0,5 horas

Usando la fórmula: T= [Tm + (4*(Tp) + TM]/6

MANEJO 1005 DEL

7.4 Método de los Estándares Estadísticos

Se saca el promedio de los 5 tiempos:

MANEJO 1005 DEL

MANEJO 1005 DEL

Tablas de Tiempos y Movimientos

Método de Filmación de trabajo

Método de Muestreo del trabajo

Método de Auto-punteo del trabajo.

RECIBIR RADICAR ORGANIZAR ADJUNTAR O/C

 Imprimir cheques se dividió en:

Promedio de los tiempos de “a” = 1.4 minutos y el de “b” = 3.2

 Firmar cheques toma en promedio 30 segundos

TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES DE

9. Total promedio mes de horas

TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES DE

10. Total promedio mes de horas

TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES DE

Fila 11. Total horas requeridas por

TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES DE

FILA 11. Continuación total horas

Tiempo Total de las etapas (Columna No.9)

Nota: Tanto los procesos como las actividades y las tareas se

TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES DE

12. Total personal Por nivel y cargo

TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES DE CADA

CANTIDAD TAREA DISTRIBUIDO POR NIVELES Y DENOMINACIÓN

12. Total personal requerido por

13. Total valor de la mano de obra

Teniendo en cuenta el valor de la hora :

 Un cargo para el cual se requiera 1.25 empleados

Agregado Necesaria para

Valor agregado para

Registrar la orden •Registrar fecha de recibo Revisión y aprobación

Actividades que no contribuyen a satisfacer los