PARTE II

ONBOARDING
CONSTRÚYELO PASO A PASO
White paper
 Recapitulando

Integrar correctamente a las nuevas incorporaciones en el funcionamiento y en la

cultura de la empresa supone grandes beneficios para tu empresa, ya que te facilita
la estancia del talento dentro, y lo traduces en un aumento de la productividad en
tus equipos de trabajo. Mejorar tu posición como marca empleadora de la mano de
los mejores embajadores que puedes tener (tus empleados) te ayudará a atraer al
mejor talento.

Ya conoces cuáles son las 9 recomendaciones clave para el éxito de tu Onboarding

Desde la importancia del timing, de estar alineados y ser coherentes, implicando a
las personas clave y acompañándolas durante el proceso, pasando por establecer
un roadmap general y sin olvidarnos de la bidireccionalidad. Todo esto, envuelto con
una capa digital que hará tu proceso más cómodo y te permitirá obtener feedback
para poder mejorar.

Ahora solo te queda la mejor parte: Ponerlo en marcha.

En este documento te contamos cómo construir tu Onboarding paso a paso.

¡Manos a la obra!
Pasos para el Onboarding perfecto

1. Define los objetivos y elementos clave

2. Identifica a las personas clave
3. Determina los hitos
4. Crea tu plan de acción
5. Forma a tus implicados
6. Mide para mejorar
7. Onboarding continuo
 1.
Define los objetivos y elementos clave

Definimos como elementos clave a todos factores clave que te ayudarán

al desarrollo y ejecución del proceso. Para poder crear cualquier elemento,
tendrás que focalizar lo que quieres conseguir en el proceso:

- Qué quieres que transmita tu marca

- Qué cosas debe conocer el candidato de forma obligatoria.
- Qué papel juega el nuevo empleado en su incorporación.
- Qué tipologías de empleado hay en mi organización

Y será en este momento en el que te surgirán dudas como: ¿quién se

encarga?, ¿quién debe estar al tanto?, ¿qué aspectos varían de una
incorporación a otra?...
 2.
Identifica las personas clave

Para que un proceso de onboarding tenga éxito, muchas personas deben

intervenir y cada persona tiene que conocer bien su papel. Identifica las
personas de RRHH, administración, o diferentes departamentos que deben
intervenir en el proceso.

Aterriza y particulariza a todos los intervinientes para cada tipología de

empleado, tanto por nivel jerárquico (dirección, gerencia, operario, etc.),
como por departamento (marketing, comercial, producción, logística, etc.)

Porque la formación o proceso de adaptación que ha de seguir un operario

de fábrica no es la misma que la de un repartidor, un comercial, un directivo
o un becario. No se trata de estereotipar o segregar a los empleados ni de
hacer un proceso distinto para cada uno, sino de distinguir qué elementos
son variables del proceso general y construir diferentes rutas o “journeys” que
respondan a las necesidades y la realidad de cada empleado, manteniendo
siempre una cohesión y coherencia general en nuestro proceso.
 3.
Determina los hitos

Cuando ya tengas los posibles “journeys” de los empleados, tendrás que

definir tus iniciativas en tareas o acciones que han cumplirse en cada caso.
Estas acciones clave serán los hitos.

Algunos ejemplos de hitos serían: recibir el kit de bienvenida, la firma del

contrato, la presentación a su responsable, la primera reunión con el equipo,
confirmar la lectura de documentación obligatorios, recibir el equipamiento
de trabajo, completar un curso…
 4.
Crea tu plan de acción

Cuando ya tengas tus hitos marcados tienes que definir cómo va a ser tu
discurso, cómo le facilitarás la información o los materiales necesarios al
nuevo empleado, en qué momento tendrán lugar estos hitos, qué personas
estarán implicadas en cada uno de los pasos, etc. Para conseguirlo hay
dos trucos que siempre funcionan: la sencillez y el efecto WOW.

Seamos sinceros, la llegada a un nuevo puesto de trabajo, el cambio de

empresa y ambiente son situaciones que ya de por sí van a generarnos
gran estrés y nerviosismo. Por ello, es importante que todo tu proceso de
incorporación no aumente la presión en el empleado, sino que le ayude a
aliviar y relajar esta situación. Por lo tanto, cuanto más sencillo y claro lo
construyas, más positivos serán tus resultados.

Además no puedes perder de vista el efecto WOW, que te ayudará a que

el nuevo empleado sienta un vínculo sólido con la compañía, y esto hará
aumentar su productividad (ya que el proceso de Onboarding se asumirá
más fácilmente) y conseguirá que la relación entre el empleado y la empresa
llegue hasta su vida personal.
 5.
Forma a tus implicados

Es imprescindible que comuniques a todos los actores implicados en el

nuevo proceso: las fases, en qué consiste, cuáles son los objetivos… y,
sobre todo, les muestres cuál va a ser su papel en todo transcurso de
nuestro Onboarding.

Esta formación tendrás que transmitirla desde el punto de vista

organizacional, sobre los procedimientos, áreas de la empresa, etc., para
que ellos también sean los transmisores de esta información. Recuerda
ponérselo fácil enviándoles materiales corporativos y guías de buenas
prácticas sobre cómo ser un buen anfitrión en el proceso de Onboarding.

Además, tendrás que llevar a cabo acciones que sensibilicen a los

empleados: campañas de lanzamiento, gamificaciones que dinamicen
el aprendizaje… Tienes que motivar y generar un efecto contagio en la
organización.
 6.
Mide para mejorar

Tienes que disponer de un método sólido de medición para garantizar

un correcto desarrollo, identificar desviaciones y en caso de necesidad,
mejorar tus puntos débiles o eliminar aquellas acciones que no cumplen su
cometido.

Tu eres el nexo de una comunicación bidireccional entre empresa-empleado,

así que interesarte por cómo se está sintiendo los primeros días, cómo está
llevando su adaptación al equipo, y preguntarle por posibles problemas y
dificultades hará que mejore su experiencia del empleado.

Programa reuniones continuas tanto empleado-responsable como

empleado-recursos humanos, con el objetivo de conocer, no solo cómo es
el avance, sino también para comprender el punto de vista del empleado.

Has de estar siempre alerta, seguir el avance y mejorar los puntos débiles,
ya que esto no solo te ayudará a conseguir una rápida integración de los
empleados, si no que también disminuirá la tasa de rotación, fortaleciendo
el vínculo empresa-empleado y aumentando la retención de talento.
 7.
Onboarding continuo

El Onboarding es un proceso que nunca termina. Es importante que el

empleado se sienta acompañado y acogido incluso después de haberse
integrado en la empresa. Genera políticas que muestren el valor a los
trabajadores y que protejan su bienestar para reducir los costes de “fuga
de talento” dentro de la empresa, premiando al talento de la empresa y
aumentando el sentimiento de teambuilding.

Porque en el listado de factores clave para querer trabajar en una empresa,

un buen salario y una estabilidad tienen que competir con el ambiente laboral
y entorno, formación, reconocimientos, flexibilidad horaria, beneficios
sociales…y lo más importante, una cultura empresarial marcada.

Como métricas usarás el ROI (Retorno de la Inversión) y el ROE (Retorno

de la Emoción). Estos indicadores te permitirán conocer la rentabilidad de
la inversión realizada en el Onboarding. Y es que, independientemente del
programa que lleves a cabo, los cambios y procedimientos que realices
tendrán un coste. Y como en cualquier departamento, tendrás que responder
ante dirección que los gastos invertidos no solo consiguen los objetivos
fijados, sino que también reportan beneficios y saber decir cuales son.
 ¿Cómo te ayuda Empática?

Empática es una herramienta capaz de hacer más humana la comunicación

digital entre empresas, clientes, empleados, accionistas y otros públicos.

La comunicación se enfrenta a un nuevo ecosistema con audiencias cada vez

más divididas en distintos canales y sobreexpuestas a la información. En este
contexto nace Empática, una herramienta que permite medir el impacto de las
comunicaciones, recoger feedback, personalizar los mensajes y dinamizar y
potenciar la conversación con tus grupos de interés para fidelizarles y generar
comunidad.

Gracias a sus múltiples funcionalidades y a su flexibilidad, la plataforma Empática

tiene diversas aplicaciones y usos en función de tus necesidades y objetivos de
comunicación.

Empática digitaliza el Onboarding, siendo un canal móvil que acompaña a tus

colaboradores desde el primer día. Te permite unificar todo el proceso de manera
estructurada, segmentada e incluso personalizada de forma que todas tus partes
implicadas puedan ser partícipes, sin sobresaturarse de información que no es
relevante para ellos.

Empática funciona como una guía virtual. A través de un chatbot, genera

conversaciones cercanas, one to one, para cada tipo de empleado. Recorre
cada etapa en su incorporación, validando cada hito, y garantizando el
cumplimiento del proceso.

Aloja todos tus materiales (información de bienvenida, guías, documentación,

elementos multimedia, etc) de manera personalizada para cada empleado,
y acompáñales con píldoras de información en cada una de las fases.

A través de un directorio de usuarios, los nuevos empleados puecen conocer

al resto de los equipos y establecer conversaciones privadas o grupales a
través de la app.

Gracias a sus funcionalidades interactivas y de gamificación fomenta la

participación tus empleados, generando engagement y vinculación desde
los primeros días.

Mediante el módulo de encuestas y formularios, recogeras feedback que

te ayudará a conocer la experiencia del empleado y a detectar posibles
puntos débiles para mejorar.

En definitiva, transformar tus procesos y generar un Onboarding

personalizado, atractivo y emocinante es fundamental para fortalecer el
vínculo empresa-empleado y ofrecer una experiencia memorable y una
relación que se mantenga en el tiempo.