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Ya22J7EvLunZ4Sju - t6jttnv8fNEbam5j Lectura Fundamental 8 PDF
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Lectura Fundamental
Creación de indicadores en
Business Intelligence
Contenido
1 Introducción a Power BI
Palabras clave:
Indicadores, Business Intelligence, cuadro de mando, Balance Scorecard.
1. Introducción a Power BI.
Power BI es una herramienta de Business Intelligence desarrollada por Microsoft que permite
tanto la captura de información como la integración de múltiples fuentes de datos para
desarrollar visualizaciones o “dashboards” que sinteticen la información de la compañía en
información relevante y facilite la medición de metas.
Esto quiere decir que el principal propósito debe apuntar a convertir datos en información, lo
que asume que en la empresa pocos conocen de bases de datos y solo quieren encontrar en la
información respuestas simples a preguntas puntuales, como por ejemplo lo haría el personal
del equipo comercial: ¿cuánto llevamos de ventas acumuladas al día de hoy? ¿Qué tan cerca
estamos de cumplir la meta? ¿Cómo estamos en ventas de la categoría X comparado con el año
pasado?
Creación de dashboard
según perfiles (comercial, Diseño de Indicadores
gerencia, financiero, etc). y visualizaciones.
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Generalmente las empresas que implementan herramientas de BI ya han realizado un avance
significativo en los procesos de integración de información, captura recurrente de datos,
estandarización de estos y la migración a un ERP. Esto quiere decir que la empresa pasó de
utilizar apuntes a mano, Excel u otros programas de arquitectura “simple” donde cada uno de
manera separada y desestructurada capturan los datos, a un sistema donde todos se conectan
a una misma plataforma para generar los registros de información.
Un ERP es una herramienta avanzada que para efectos de este curso contiene información
tipo Base de datos (BD), que provee de manera opcional software de BI propio o de terceros y
que requiere de interfaces para consultar la información para los empleados de una compañía;
realizar esto para las necesidades de cada cliente implica costos y tiempo del personal de
sistemas o de consultores externos del proveedor del ERP. Es por ello que, para el usuario final,
tener toda la información de manera organizada y estructurada no genera valor, a no ser que
exista una interfaz de reportes que presente de manera simple esta información relevante.
• Base de Datos (DB); como Access, SQL Server, Oracle, IBM, MySQL, SAP, Ect.
• Servicios en línea; como Dynamics 365, Salesforce, Google Analytics, Facebook, etc.
Por otro lado, PowerBi permite capturar la información de manera similar a una hoja de Excel,
semejante a ingresar la información a una hoja de Excel, al usar la opción “Enter data” del software.
Luego de ello, siga los pasos de instalación que le solicitan; para realizar lectura, lo primero que
debe hacer es instalar el software en su equipo. Luego de instalarlo podrá empezar a seguir este
caso ejemplo.
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3. Business Case: ejemplo del BSC en herramientas de BI
La compañía “CaféOle” que ingresó hace poco al país, ha contratado su equipo para realizar
un BSC en la herramienta PowerBI, para lo cual esta empresa realizó previamente un análisis
DOFA y PESTEL. Del análisis se definió una estrategia de crecimiento agresiva de la compañía,
triplicando la presencia tanto en sus puntos de ventas como en las grandes superficies.
Luego de realizar sesiones de trabajo con las diferentes gerencias, surgieron los siguientes
objetivos estratégicos:
En el mundo no académico, esto podría llegar a ser más de lo que recibiría como información
relevante, lo demás se podría capturar mediante entrevistas a diferentes gerencias y sesiones
de trabajo con IT.
Pregúntese ¿cómo podría crear el indicador que mida la rentabilidad de la compañía? ¿Es un
indicador existente? ¿Existe la información para generarlo? ¿Cada cuánto está esa información
disponible para actualizarlo? ¿Cuál sería la meta a alcanzar? Con las respuestas, podría llenar el
formato de indicador en la semana 7. Realicemos el ejercicio del segundo objetivo estratégico:
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Fuente de Permanente, actualización
Tabla de ventas del ERP Disponibilidad
información diaria.
Fuente y
La gerencia comercial, luego de revisar el año anterior, y bajo el objetivo de
método de
crecimiento agresivo, estableció incrementar un 25% las ventas para el próximo año,
fijación de
con metas graduales por periodo.
metas
Responsable Responsable Responsable
de la fijación de de alcanzar la del
metas meta seguimiento Comentarios- Periodos mensuales
Equipo de
Ger. Comercial Ger. Comercial
ventas
Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 Periodo 4 Periodo 5
Metas
250 Millones 255 Millones 258 Millones 260 Millones 265 Millones
Fuente: Elaboración propia (2017)
Este ejemplo, requiere realizar un análisis previo de la información disponible, es decir la tabla
de ventas, para entender qué meta definir.
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3.1 Carga de información manual a PowerBI
Aparecerá una ventana llamada “create cialog” en el cual podrá empezar a llenar la tabla. Puede
copiar y pegar la tabla de ventas presentada anteriormente o escribir los campos. Cuando dé
doble clic sobre un campo podrá escribir en él. Cuando termine de llenar un campo puede dar
enter para insertar una nueva fila o dar clic sobre el botón asterisco de columnas/fila para crear
una nueva en blanco. Cuando termine puede escribir el nombre de la tabla y dar clic en “Load”
que agrega la tabla a las fuentes de datos disponibles del proyecto.
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Al cargar los datos puede revisar sus tablas/hojas de datos disponibles en el botón Data
(con forma de hoja de datos, a la izquierda sobre la franja negra)
Para el ejemplo, se requiere que la columna fecha sea de campo tipo Date al ser un campo
que representa las fechas de las ventas. Y las columnas Ventas mes y Meta sea de tipo Fixed
decimal number al ser un campo que representa las ventas.
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Puede validar el tipo de los campos y cambiarlos ingresando a el botón de hoja de datos y luego
en la pestaña “Modeling” encontrará el data tipe de cada columna al seleccionarla y lo podrá
modificar.
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La gráfica de líneas del lado izquierdo representa el histórico de ventas, responde a las
preguntas ¿cuánto he vendido en los últimos meses?, ¿Qué tendencia manejó la venta de este
mes contra el mes anterior?, etc. La gráfica del lado derecho es el KPI o indicador de
cumplimiento de esa meta y responde a la pregunta ¿cuánto llevo de las ventas en este mes y
qué tan cerca estoy de cumplir la meta? El indicador visualmente muestra que el mes de mayo,
sus ventas van en 255.4 millones, muy cerca de los 265 millones de la meta en ese mes.
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Al dar dos veces clic sobre el detalle pasará de año a mes.
Realizar el KPI de cumplimiento de ventas según la meta se puede realizar con otro tipo
de gráfico, o incluso con el mismo tipo de gráfico de líneas. El objetivo es seleccionar la
visualización que mejor represente información de manera gráfica. Para ello, se deben
seleccionar las 3 columnas disponibles: Fecha, Meta, Ventas Mes y en el tipo de gráficos está el
de forma de Gauge (Odometro).
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Figura 9. Pantallazo de cómo visualizar el indicador y la meta
Fuente: Elaboración propia (2017)
Si se requiere generar nuevos campos que sean el resultado de cálculos entre otras columnas,
se puede utilizar el botón New Measure con el cual se crean nuevos campos para visualizar.
Conocemos que las metas son mensuales y las ventas igual, así que ambos datos están en el
mismo nivel de detalle, por lo que usar VentasMes/MetaMes sería adecuado, asumiendo que
esos son los nombres de campos de su tabla.
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Cumplimiento de ventas = SUM (Tabla[VentasMes])/SUM(Tabla[Meta]), generaría el campo
en porcentaje de cumplimiento acumulado. No obstante, se puede usar el filtro de mes para
garantizar que sólo tome el mes relevante. Esto se podría con el campo IF o con un filtro de
mes.
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Bibliografía
Gan, F. y Triginé, J. (2012). Cuadro de Mando Integral. Madrid: Ediciones Díaz de Santos.
Kaplan, R. y Norton, D. (2009). Cómo utilizar el cuadro de mando integral. Barcelona: España.
Gestión 2000.
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INFORMACIÓN TÉCNICA
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