GESTIÓN DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN

INTRODUCCIÓN

Este trabajo está enfocado en analizar la problemática que se presenta con la

empresa Fortipasta la cual implemento el software WMS (Warehouse
Management System) Sistema de Gestión de Almacenes, esto con el fin de
obtener una estrategia y buen manejo en el área de almacenamiento y
distribución.

El interés que nos trae generar este trabajo y resolver el caso es conocer un poco
más el tema y aprender a analizar las problemáticas de una empresa para que de
esta manera podamos encontrar soluciones óptimas sin afectar la empresa, saber
tomar las respectivas decisiones y analizarlas para presentar las acciones
correctivas. En el caso de la empresa FORTIPASTA queremos conocer las causas
del mal funcionamiento que les genero el haber implementado el software WMS, el
cual presento un caos en almacenamiento y distribución de la compañía.

JUSTIFICACIÓN

Teniendo en cuenta la importancia en la organización de una empresa, no solo del

recurso humano sino también de la infraestructura, la eficacia y eficiencia en su
funcionalidad, este trabajo se ha desarrollado con el fin de identificar la raíz de la
problemática por la cual tuvo que atravesar la empresa Fortipasta, la cual la llevo a
enfrentarse a serie de inconformidades en su ámbito organizacional tanto de
personal como de: almacenamiento, transporte, distribución y cumplimiento de
servicios, para así una vez identificada la causa raíz implementar el método
adecuado para dar solución a la situación actualmente presentada. Garantizando
así una logística funcional y efectiva.

OBJETIVOS

Objetivo general

Establecer las falencias presentadas en el proceso de implementación del sistema

WMS (Warehouse Management System) en FORTIPASTA, identificando lo
ocurrido en el plan de implementación del software; la falta de seguimiento de la
gestión, la falta de oportunidad para detectar problemas internos en el proceso de
almacenamiento, distribución y la logística pertinente, buscando alinear la
operación con los objetivos de la compañía.
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Identificar las falencias presentadas durante la ejecución del proyecto

Positrones, en especial de la implementación del sistema WMS (Warehause
Management System) y establecer oportunidades de mejora en los procesos
logísticos y de trazabilidad de FORTIPASTAS.

Objetivos específicos

 Realizar un diagnóstico sobre los objetivos corporativos y la situación actual

de la organización para las áreas comercial, de operaciones y logística.

 Establecer las áreas de oportunidad que impactan negativamente el

desempeño de la organización y el logro de los objetivos, enfatizando en la
gestión logística a partir del análisis de la información recopilada.

 Definir una propuesta estructurada de mejoramiento para la gestión del

centro de distribución que incluya la interacción con el área comercial, la
disposición física, el esquema de procesos, la estructura organizacional y la
infraestructura necesaria para operar adecuadamente.

 Estructurar un plan detallado de actividades necesarias para realizar la

propuesta de mejoramiento, que permita establecer el orden en que deben
desarrollarse cada una de ellas, el tiempo y los recursos requeridos.

 Realizar una evaluación de la viabilidad económica de la propuesta.

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA

La empresa FORTIPASTA, empresa multinacional dedicada a la comercialización

y distribución de productos de consumo masivo, tiene la mayor capacidad
instalada de producción y distribución en la línea de alimentos en Latinoamérica.
Contando con siete plantas de producción en centro y Sudamérica.

La situación problema se centra en la búsqueda un recursos que permita

implementar un sistema en almacén que aporte trazabilidad e información
inmediata y real sobre distribución, logística, fabricación, identificando productos
que permita controlar movimientos realizados en esta área o proceso, como lo son
mercancías. Se considera un sistema con nombre WMS (Warehouse Management
System), donde este genera inconvenientes en la Organización afectando la
logística, en la distribución de productos, transporte, entre otras. Ya que no se
implementó de la mejor manera, hubo una falla organizacional en la cual no se
midió el impacto que iba a tener la implementación de dicha herramienta.
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Fue un cambio repentino que sufrió la empresa y no se supo aprovechar a su

máxima capacidad. También no se adecuo un plan de contingencia con respecto
al cambio de jefe de operaciones ya que al salir este de la compañía no había
alguien que o supliera y dejo a todo el personal sin las bases eficientes para llevar
el proyecto a buen término.

Se pretende hallar la causa principal y real del problema generado con la

implementación del sistema, dentro de ellas se identifica: Bajo control por parte de
la Dirección en el momento de la implementación de WMS, ya que no se percibe
un análisis en el impacto negativo y las debilidades una vez implementado el
sistema, sin mencionar falta de capacitación y acompañamiento al personal
operativo, entre otras. Para identificar la causa es necesario el apoyo de métodos
como: Diagrama de causa-efecto o “espina de pescado”, Diagrama de Pareto o
7emes.

METODOLOGÍA PARA DEFINIR LA SOLUCIÓN AL PROBLEMA

Para poder evaluar el caso Fortipasta, el método que vamos a usar para identificar
la raíz de los problemas es el Diagrama de Ishikawa o causa-efecto ya que nos
dará las herramientas necesarias para identificar y corregir el problema cualitativo
del proceso que afecto la implementación del WMS (Warehouse Management
System), usaremos este método ya que se basa en un análisis, diagnóstico y
solución de causas desde todos los ámbitos de la empresa como por ejemplo; la
materia prima, las herramientas, el personal implicado, el método de trabajo, el
lugar donde se realiza el trabajo, etc., es una herramienta adecuada para realizar
un correcto plan de acción e implementación de control de calidad y solución de
errores. Es una herramienta cualitativa que nos permiten encontrar de una manera
sencilla y eficaz las causas de un problema determinado y atacarlo con las
mejores soluciones. Después de haber encontrado las causas del problema,
analizaremos los factores que hicieron que la adecuación e implementación del
WMS no se hicieran de la mejor manera y atacaremos estas causas con acciones
correctivas y cumplir con las fechas establecidas en el cronograma de actividades.

DIAGRAMA DE ISHIKAWA O ESPINA DE PESCADO

Con este diagrama vamos a encontrar las diferentes causas que ocasionaron la
mala implementación del sistema WMS en Fortipasta.
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ANÁLISIS DE LA CAUSA RAIZ AL PROBLEMA FORTIPASTA

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Bajo Nivel De Servicio Por Falta De Manejo De La Herramienta Wms

Causas principales encontradas:

MÉTODO: ¿Por qué es el Método el generador del Problema?

 El nuevo líder no tiene las bases sobre la implementación del WMS
 Por falta de tiempo no se hace una adecuada capacitación al personal
 Se destina al personal a cargo a hacer otras actividades

MATERIALES: ¿Por qué son los Materiales los generadores del problema?
 Hay faltantes de productos
 Se encontraron productos en buen estado en la zona de obsoletos

MEDICIÓN Y CONTROL: ¿Por qué es la Medición la causante del problema?

 No se realizan controles de inventario
 No se elaboran informes de gestión
 No se elabora un inventario total después de la implementación

MAQUINARÍA: ¿Por qué es la Maquinaria la que genera el problema?

 Inconsistencias en los inventarios que indicaba el sistema
 El sistema no dejaba despachar, a pesar que si habían productos
 Por medio de GPS se detecto el desvió de carros a otros destinos
 Hay varias personas usando el mismo usuario del sistema

MANO DE OBRA: ¿Por qué es la Mano de Obra la generadora del problema?

 Se cambio al líder del proceso
 El nuevo líder no elabora informes de gestión
 Los operarios no saben usar el WMS
 Falta de apoderamiento por parte de los responsables del procesos
 Hubo personal que aprovecho la situación para robar mercancía
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MEDIO AMBIENTE: ¿Por qué es el Medio Ambiente el generador del problema?

 En los Palets no estaban los productos que indicaba el sistema
 Ocupación del espacio de bodega al 95%

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Para poder hacer unas mediciones acerca del problema nos vamos a centrar en 6
criterios básicos de los cuales nos podemos orientar.

1. ¿Es un factor que nos lleva al problema?

¿Es Factor?
2. Esto, ¿ocasiona directamente el problema?
¿Causa Directa?
3. Si esto es eliminado, ¿se corregirá el problema?
¿Solución Directa?
4. ¿Se puede plantear una solución factible?
¿Solución Factible?
5. ¿Se puede medir si la solución funcionó?
¿Es Medible?
6. ¿La solución es de bajo costo?
¿Bajo Costo?

Donde establecemos una escala de calificación/peso para los criterios.

Se calificara con Valores de 1 a 3.

1. Poco Probable. - 2. Probable - 3. Muy Probable

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

Desarrollamos la siguiente tabla con las posibles soluciones a las causas de los
problemas, y para la tercera entrega del trabajo se hará la evaluación de cuáles
son las más importantes en la solución factible.
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ANÁLISIS DE CAUSAS RAÍZ

Como vemos en el análisis de las causas existen tres parámetros muy importantes, que
posiblemente afecto en gran manera la implementación del WMS, después de haber debatido y
llegado a las calificaciones de las causas notamos que hay 5 con calificación total de 14, hay otras
2 con calificación de 15 y una y la más importante dentro de nuestro análisis con 16 puntos totales
en su calificación.

Con calificación de 14 encontramos los siguientes:

 Se encuentran productos en buen estado en la zona de obsoletos

 No se elabora un inventario total después de la implementación
 Se cambio al líder del proceso
 El nuevo líder no elabora informes de gestión
 Falta de apoderamiento por parte de los responsables del procesos

Con calificación de 15, vemos los siguientes

 No se realizan controles de inventario

 Por falta de tiempo no se hace una adecuada capacitación al personal

Y con 16 puntos, queda como máximo causal del problema:

 No se elaboran informes de gestión

Quedando muy claro que por falta de elaboración de informes y control del proceso ocurrieron
los problemas que ocasionaron el problema de implementación y bajaron el nivel de servicio.

Sobre este caso, los máximos responsables del problema ocurrido en la empresa Fortipasta
fueron los directivos, ya que no fue liderado por el Gerente de Logística Francisco Valenzuela, sino
solo por el Coordinador de Almacenamiento y Distribución Alberto Lozano y encontraron los
desfalcos y robos, con complicidad de Camilo Sarmiento (supervisor de bodega), Roberto
Andrade (bodega de producto terminado), Daniel Castillo (ejecutivo de servicio al cliente - Cali) y 8
Auxiliares Administrativos y a los cuales se les cancela el contrato el día 04 de enero de 2007.
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CONCLUSIONES

Como resultado de la investigación se hallaron los factores que llevaron a que el proyecto no
cumpliera sus expectativas.

La falta de experiencia. La carencia de experiencia tanto en la administración de empresas, como

en la actividad que se ha de desarrollar comporta un elevadísimo riesgo. Carecer de experiencia
constituye en sí la base fundamental de todas las demás causas que llevan al fracaso. Es
necesario volver a subrayar el hecho de que no basta con contar con experiencia en materia de
negocios, además es necesario contar con experiencia en el ramo en particular a la cual se
dedique.

Falta de enfoque. La ausencia o escaso nivel de enfoque constituye uno de las principales causas
de fracasos. Querer serlo todo para todos es algo insostenible en el tiempo. Ello está motivado en
la incapacidad de atender eficaz y eficientemente todos los rubros y clientes, debido a no contar ni
con los recursos humanos, ni materiales, ni diligénciales para atenderlos de manera óptima.
Generalmente ésta falta de enfoque lleva entre otras cosas a un mal manejo de inventarios, donde
se acumulan artículos de baja rotación que aparte de reducir los niveles de rentabilidad, quitan
liquidez a la empresa.

Mal manejo de inventarios. Relacionado al punto anterior, como así también a la carencia de
información relevante y oportuna, lleva a la empresa a acumular insumos y productos finales, o
artículos de reventa en una cantidad y proporción superior a la necesaria. Este punto se relaciona
también muy directamente con los altos niveles de desperdicios y despilfarros.

No contar con buenos sistemas de información. La información inexacta, poco confiable y fuera de
tiempo, llevará a no adoptar las medidas precautorias a tiempo, además de dar lugar a pésimas
tomas de decisiones. Este es un aspecto fundamental a la hora tanto de evaluar el control interno,
como el control de gestión y presupuestario.

Fallas en los controles internos. Las falencias en los controles internos es fundamental tanto a la
hora de evitar los fraudes internos, como externos. Una importante cantidad de empresas
quiebran todos los años producto de los fraudes. Este es un punto vinculado directamente con las
falencias en materia de seguridad.

Mala selección de personal. No elegir al personal apropiado para el desarrollo de las diversas
tareas que se ejecutan en la empresa, ya sea por carencia de experiencia, aptitudes, actitudes o
carencias de orden moral pueden acarrear pérdidas por defraudaciones, pérdidas de clientes por
mala atención, e incrementos en los costos por improductividades, aparte de poder llegar a
generar problemas internos con el resto del personal o directivos por motivos disciplinarios.
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RECOMENDACIONES

1. Implementar evaluaciones de desempeño, las cuales permitan evaluar, cumplimiento de

planificación estratégica (misión, política, visión, objetivos) competencias laborales,
formación y desarrollo del recurso humano con el fin de mejorar continuamente el
desempeño integro de los colaboradores. Además es una herramienta que permite medir
el rendimiento del personal, para que así la Gerencia determine si se cumplen o no las
expectativas, soportando la planificación de Gestión Humana con respecto a Plan de
Capacitación y necesidades reales presentadas en la Organización, impactando positiva y
directamente entre desempeño y productividad empresarial.
2. Planear un Plan de capacitación de acuerdo a las necesidades reales presentadas en la
Organización con el fin de brindar soportes, en los puestos de trabajo asignados, buscando
mejorar la eficiencia y rentabilidad con respecto a las metas empresariales, de acuerdo a
los cambios y necesidades que se tengan en la mejora de los procesos, además este debe
ir acompañado por evaluaciones de la eficacia.
3. Estructurar los perfiles de cada cargo, sus funciones y responsabilidades, dejando muy en
claro la estructura organizacional y autoridad en la organización.
4. Estandarizar un formato como Informe de Gestión para cada área de trabajo, el cual defina:
Indicadores de Gestión, Acciones Correctivas, preventivas y de mejora, Producto No
Conforme (análisis de desempeño global y planes de acción), Control de Equipos
(verificaciones, calibraciones, etc.), Cliente (Quejas, reclamos), Cambios (tecnológicos,
cargos, responsabilidades, infraestructura, documentos) Capacitaciones,
Proveedores/subcontratistas, Planificación y Mejora. Este informe debe documentarse
mensualmente, para que al momento de la consolidación y revisión por parte de la
Gerencia se tomen decisiones integras de procesos; además dejar muy en claro en las
fichas técnicas de cada cargo, cual es la responsabilidad con respecto a este informe,
llámese: diseño, registro, seguimiento, verificación o evaluación.