El presupuesto y el sistema de planeación.

Parte conceptual y parte

procedimental

Los modelos de planeación estratégica son fases importantes del proceso de

planeación, la definición de la misión y la visión de la organización, el diagnóstico del
entorno y de las condiciones internas para identificar las fortalezas, debilidades,
amenazas y oportunidades y la especificación de las estrategias correspondientes.
Todo lo anterior permite establecer los objetivos de la organización y, a partir de este
marco de planeación estratégica, hacer la definición de metas y planes detallados, la
presupuestación y, finalmente, organizar sistemas de información periódica y de
seguimiento del desempeño de las responsabilidades asignadas.

El proceso de desarrollo de la planeación estratégica de largo plazo y todo el conjunto

de programación y planes que de ella se derivan hasta el detalle de corto plazo, deben
realizarse con el liderazgo de la alta dirección, pero con la participación de todas las
instancias de la organización. Con la excepción de las organizaciones muy pequeñas,
es casi imposible que la administración del más alto nivel conozca con suficiencia todos
los aspectos determinantes que inciden en las diferentes fases de un negocio. Así
mismo la gerencia de bajo nivel y los trabajadores que tienen a su cargo la ejecutoria
operacional carecen de la visión necesaria para determinar las directrices del accionar
de la organización como un todo. Además, como el éxito en la ejecución de los planes
depende de la integración e identificación de todos los constituyentes de la
organización alrededor de estas intenciones, ese compromiso se podrá alcanzar más
fácilmente en la medida en que cada uno de ellos sienta que ha tenido participación y
opinión en ese acuerdo de voluntades.

La planificación requerirá un compromiso de la alta administración de promover la

participación de todos los niveles, un proceso administrativo que organice, provea,
aplique y controle los recursos, una estructura de la organización que identifique
funciones y responsabilidades, un proceso de control y coordinación de las funciones y,
de manera permanente, una retroalimentación que permite el seguimiento y la re
planificación en sentido ascendente y descendente. El propósito de planeación es dar a
cada integrante los lineamientos necesarios para la toma de decisiones y la ejecución
de las actividades operacionales.

El punto de partida de la planeación estratégica lo constituye la definición de la misión y

la visión de la organización. Aunque es difícil dar una receta genérica y sólo en la
práctica cada organización encontrará la definición que más se acerque a sus propias
condiciones, podría decirse que la misión es la expresión de la razón de ser la
organización y que lo que constituye su valor agregado para su entorno. La visión será
una proyección anhelada de la organización en la que se visualizan los sueños e
ideales a lograr en un horizonte de largo plazo, considerando la satisfacción de las
aspiraciones de todos los constituyentes de la entidad.

El siguiente nivel de la planeación estratégica lo constituye la especificación de los

objetivos generales de la empresa, los cuales expresan la forma en que la visión se va
a ir materializando en un horizonte de mediano plazo. Estos objetivos se van haciendo
más concretos al derivar de ellos los objetivos de cada una de las áreas en el corto
plazo. Los objetivos generales y por áreas serán la base de la especificación de los
programas de cada área y los proyectos especiales que apoyarán a la organización
hacia el logro de la visión.

Los programas y proyectos se materializan en planes de actividades que van a indicar

las metas específicas de las áreas, de los equipos y de las personas. La cuantificación
del dinero requerido para acometer las metas se verá reflejada en los presupuestos.
Adicionalmente, se necesitará plantear las estrategias que especifican el “cómo” o las
“claves” para el avance exitosos de todas las partes en procura de los objetivos
trazados.

Los presupuestos se hallan en el nivel más detallado de la planeación al constituir una

expresión financiera de los resultados esperados, en tiempo y económicos, para la
entidad y cada una de sus áreas. Este aspecto de concreción le da al presupuesto una
importancia fundamental porque el acierto en sus pronósticos y la fidelidad en su
ejecución determinarán el éxito o fracaso de la planeación. De esta importancia se
deriva la necesidad de organizar un sistema de información que reporte oportunamente
la ejecución presupuestal y que permita hacer el seguimiento con respecto a las
operaciones, los insumos, lo producido, los resultados obtenidos y su reflejo en la
situación financiera. La información asume un rol fundamental para el control pues
permite especificar los resultados, interpretar las cifras acumuladas e individualizar las
responsabilidades. De esta manera la información permite hacer el monitoreo de las
actividades, el acompañamiento necesario para el logro de las metas, la toma de
decisiones correctivas en caso de que circunstancias nuevas exijan el replanteamiento
sobre la marcha, y finalmente, el seguimiento de los acuerdos exigidos por tales
replanteamientos. La figura 1.3 resume la participación de los diferentes niveles de la
organización en la determinación de la planeación estratégica y su concreción hasta
llegar al nivel de los presupuestos; resalta la labor del sistema de información como un
flujo que retroalimenta los diferentes niveles y permite la toma de decisiones.