MÉTODO DE TRABAJO

Normativa de elaboración, codificación y control de

documentos.
GRUPO KIMIA S.A. de C.V.
Estado: DEPTO:
Villahermosa Laboratorio Grupo Kimia

APROBADO POR: REVISADO POR: FECHA REV:

ELABORO:
Ing. Francisco Javier Ing. Gabriel Cancino 23 de noviembre Página 1 de 5
Ing. Eleazar perez morales
Garduza Leiva Suarez de 2017

CONTENIDO:

1. PROPOSITO
2. ALCANCE
3. DESARROLLO
4. REFERENCIAS
5. ANEXOS

1.0 PROPÓSITO:
Este documento describe el sistema de Elaboración, Codificación y Control
utilizado en la documentación de los procesos del Sistema de Gestión. Asegura que
los procesos, métodos de trabajo, formatos y demás documentos del SG, sean
identificados de manera uniforme.

2.0 ALCANCE:
Este documento aplica para todos los documentos del Sistema de Gestión, métodos
de trabajo, formatos de registros, documentos normativos, informes, etc..

3.0 DESARROLLO:

3.1 Formato de los Archivos:

Los Mapas de Procesos creados deben convertirse a formato PDF para poder ser
publicados en la Intranet.
Estándares se definen en Word y deberán ser convertidos a PDF para su
publicación.
Métodos de Trabajo estos documentos pueden crearse utilizando diferentes
opciones (diagramas de flujo, documentos de texto, manuales, listas de verificación,
gráficas, presentaciones, etc.).
Son instructivos guías de como se debe realizar una actividad o proceso
determinado, describen en detalle las prácticas de trabajo a ejecutar, usualmente
están relacionados en diagrama de flujo de procesos. Es controlado por los “dueños

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estrictamente prohibido.
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del proceso” y debe incluir la información necesaria para controlar los riesgos
asociados a la actividad.
Son creados usando “Word”, “Excel” Microsoft Power Point y/o cualquier otro tipo
de paquetería y debe ser convertido a documentos tipo “PDF”.

El cuerpo de estos documentos debe estar conformado por:

- 1. Propósito, el cuál describe la razón de ser del documento
- 2. Alcance, describe el área donde es aplicable el documento.
- 3. Definiciones, principales términos o siglas requeridos para cumplir este
documento y que sea requerido conocerlos para alcanzar el objetivo del documento.
- 4. Desarrollo (o instrucciones), descripción de los pasos requeridos para
desarrollar la actividad y obtener los resultados deseables, incluyendo las
condiciones generales, responsables de los pasos y las condiciones necesarias
para controlar o evitar aspectos o riesgos asociados a las actividades.
- 5. Referencias, incluya los documentos relacionados (preferiblemente con los
links si se trata de estándares)

Formatos (FM): pueden hacerse en Word, Excel, PDF y deben codificarse utilizando
el formato establecido en el ítem 3.2 de este documento. Con el fin de facilitar las
Referencias con los Mapas de Proceso o los Métodos de Trabajo, los formatos
pueden usar el mismo esquema de numeración del documento del proceso
relacionado con una letra o sufijo si es necesario.
Los formatos son guías diseñadas para recolectar información específica que debe
mantenerse registrada y archivada, o pueden ser listas de verificación usadas para
asegurar que se cumplan ciertos pasos. Son definidos y administrados por “dueños
del proceso”.
El encabezado de los formatos, debe ajustarse a la siguiente plantilla:

FM-GK-LABESTIM-###
Rev. Dd-mm-aaa
NNombre del formato Pag. # de #

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3.2 Codificación de documentos:

Cada documento debe estar identificado a través de un código único en función a:
- Tipo de documento
- Unidad de Negocio
- Área de trabajo
- Numero único de secuencia o identificación

Para cada tipo de documento del SG, los números deben ser asignados de modo secuencial
dentro de la relevancia del proceso.

Estructura de la codificación
GKI - DI - PT - LABE - 00123

Unidad Documento Tipo de Departamento o Secuencia

de pertenece al documento Área de Trabajo. numérica
Negocio SGC: Interno (PT:
ó Externo Procedimiento
DI-DE de trabajo)

ntenido de agua: En el crudo, el agua se encuentra en parte disuelta y en parte bajo forma
de emulsión más o menos estable; esta estabilidad se debe a la presencia de asfáltenos, o
de ciertos agentes tensoactivos como los mercaptanos o los ácidos nafténicos.
El contenido en agua de los crudos a la salida del pozo es, en general, bajo crece
generalmente durante el transporte y el almacenamiento, donde puede alcanzar el 3%
como mínimo.

Título:
Método para determinar ion Cloruro en agua
Documento:MT-GK-LAB-ESTIM-1802
DUEÑO O PROPIETARIO: FECHA REV: PAGINA
APROBADO POR: REVISADO POR:
Cargo que responde por la Última fecha de 5 de 5
Cargo del manager o líder de la Persona de soporte que
tarea o actividad que está revisión ejemplo:
actividad documentada. revisa el documento
siendo documentada. 30-Enero-2018

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3.3 Responsabilidad para asignar números

Los administradores del Sistema de Gestión son los responsables de nombrar
adecuadamente todos los documentos y de hacer trazabilidad de la secuencia de
los códigos que se encuentren en uso o que sean retirados.

3.4 Revisión de Códigos

La información sobre la revisión del documento no debe ser incluida en el nombre
del archivo, pero puede incluirse en el encabezado o pie de página. Cuando se da
de alta un archivo en el SG, se crea una historia de revisión. Cada vez que se
actualiza un documento, automáticamente se crea una nueva revisión.

3.5 Nombre de los Archivos

El nombre del archivo para un documento, es el mismo nombre (código) del
documento.

3.6 Códigos de Revisión

La información de la revisión no se debe incluir en el nombre del archivo. Cuando
un archivo es ingresado al sistema de gestión se crea un historial de revisión. Cada
vez que se pone al día el documento, una nueva revisión se crea automáticamente.

3.7 Códigos de los Documentos

Una lista de todos los códigos usados para los documentos puede encontrarse en
el SG en el formato EXCEL para el acceso, la remisión o la transferencia directa. Si
no se cuenta con Intranet puede, el dueño de proceso debe asegurar la
disponibilidad de la lista de códigos.

Tipos de Documentos SG:

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Los tipos básicos de Documentos del Sistema de Gestión se listan a continuación.

LP Encadenamiento o Link de Procesos
EST Estándares
PM Mapas de Proceso
MT Métodos de Trabajo
FM Formatos

3.8 Publicación
Todos los documentos del Sistema de Gestión deben ser publicados en la intranet
con la codificación definida. Los administradores del SG son los encargados
publicar, etiquetar, documentar, etc. Todos los documentos.

3.9 Revisión y Aprobación de Documentos:

 Los documentos desarrollados a nivel local son aprobados por los dueños
de los procesos (lideres directos.
 Los documentos deben ser revisados y aprobados por los dueños de los
procesos, cuando sea requerido en función de la pertinencia de la actividad
o mínimo cada dos años, y los cambios son detallados al final del documento.
 La identificación de las revisiones de los Métodos de Trabajos, Formatos, etc.
se identificaran en un historial de revisión colocado como pie de página en la
parte inferior del documento.

3.11 Copias controladas

La versión vigente de los documentos se debe encontrar en la página intranet y en
el SG. Distribuir copias de sus procesos de trabajo, como copias (impresas o
electrónicas) controladas, mantener un listado de las copias entregadas con el
número de la revisión, fecha y firma y especificar en este listado que al firmar se
certifica la recepción de la última versión, a hacer buen uso del mismo.

Los documentos Impresos son “COPIAS NO CONTROLADAS”, para asegurarse

que tiene la última revisión, refiérase a la versión electrónica.

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