Una Poderosa Herramienta Gráfica

para el Análisis e Interpretación de

los Procesos y la información.
 Proceso
 Es un conjunto de actividades que interactúan
sinérgicamente para obtener un resultado.
 Características:
 Toma una serie de insumos para transformarlos hasta obtener
un resultado.
 Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa.
 Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los
clientes.
 Sirve como puntos de control, para detectar posibles fallas.
 Debe ser medibles.
 Definición Diagrama

 Son la representación gráfica de los procesos en un sistema.

PROCESO
Necesidades Servicio

Información Entrada Salida Información

Insumos Producto
Carateristicas Diagramas de Flujo

 Permiten una representación gráfica de los procesos de un

sistema y sus interrelaciones.
 Con el debido conocimiento son más fáciles de interpretar
para la ejecución y la toma de decisiones.
 Muestran el enfoque más amplio posible de entradas,
procesos y salidas de un determinado sistema.
 Definen de manera sistemática el procedimiento con las
actividades en orden cronológico que se deben seguir para
obtener un determinado producto
 Tienen gran cantidad de usos.
 ¿Para qué se usan?
 Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo
pueden mejorarse.
 Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso.
 Facilita el conocimiento general del proceso.
 Sirve para identificar los responsables del proceso.
 Permite establecer áreas importantes para la
observación o recopilación de datos.
 Facilita la identificación de áreas a mejorar.
 Facilita la generación de hipótesis sobre las causas de los
problemas del proceso.
 Diagramas de Flujo de Proceso
 Son vitales para el desarrollo de manuales.
 Con el enfoque por niveles se permite un detalle escalonado de los
procesos.
 En el diseño de estos es importante velar por la simplicidad y el orden
lógico.
 Se pueden emplear para el diagnóstico y el rediseño.
Tipos de diagramas de flujo

 Flujogramas de primer nivel o de dirección

descendente.
 Flujograma de segundo nivel o detallado.
 Flujograma de ejecución o matriz.
 Flujograma de primer nivel
 Muestra los pasos principales de un proceso y puede
incluir también los resultados intermedios de cada
paso (el producto o servicio que se produce) y los
subpasos correspondientes.
 Se usa para obtener un panorama básico del proceso e
identificar los cambios que se producen en el proceso.
 La mayoría de las veces pueden graficarse en 4 ó 5
recuadros que representan los principales pasos o
actividades del proceso.
Flujograma de primer nivel

VERIFICACIÓN
PRESENTACIÓN EMISIÓN ENTREGA DEL
DE DATOS Y
DE DE CERTIFICADO
ELABORACIÓN
SOLICITUD CERTIFICADO AL CLIENTE
DE BOLETA
 Flujograma de segundo nivel
 Indica los pasos o actividades de un proceso, incluye además: puntos
de decisión, períodos de espera, insumos y resultados.
 Se utiliza para examinar áreas del proceso en forma detallada y para
buscar problemas o aspectos ineficientes.
 FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL

CLIENTE EN
VENTANILLA PRESENTACIÓN VERIFICACION NO
DE SOLICITUD CORRECTO
DE DATOS
ENVÍO DE SI
FAX

VERIFICACIÓN ALIMENTACIÓN ELABORACIÓN PREPARACIÓN

EN PANTALLA DEL SISTEMA DE TARJETA DE BOLETA

EMISIÓN DE
EMISIÓN DE FIRMA
FIRMA YY TITULO DE
CERTIFICADO AUTENTICACIÓN
AUTENTICACIÓN PROPIEDAD

CORRECCIÓN ENTREGA AL
DE DATOS INTERESADO
Flujogramas de ejecución o matriz
 Representa en forma gráfica el proceso en
términos de quién se ocupa de realizar los pasos.
 Tiene forma de matriz e ilustra los diversos
participantes y el flujo de pasos entre esos
participantes.
 Es muy útil para identificar quién proporciona los
insumos o servicios a quién, así como aquellas
áreas en las que algunas personas pueden estar
ocupándose de las mismas tareas.
 Simbología: Flujo de Procesos
(Según la Normas Iso 10013:2000)

Proceso - Procedimiento- Actividad

S
i Revisión de transacción, documento o
m tarea
b Decisión Base de Datos
o Transporte Diskette
l Documento
Demora
o
g Almacenamiento transacción o
í documento
a Atención al Público
Partes importantes
Título
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES NIVEL 3

Proceso : DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO Cod: DNYDI -DRH Elaborado por:

Procedimiento: CAPACITACIÓN DEL Cod: DRH - CA 1 de 2 Fecha: Mayo 2000

PERSONAL.

Descripción del Proceso

Tiemp RESPONSABLES
Aprox.
Código Descripción de la Actividad. AC Dir UI UG UT AR URN ULN Est GEMC Observaciones
Utilizando indicadores y
Elaboración del Plan para la detección de necesidades
CA - 01 mecanismos definidos en la
de capacitación en cada nivel de gestión. Evaluación del Desempeño.

Aprobación de Plan para la detección de necesidades N O

CA- 01 Con los Plazos
CA - 02
de capacitación. SÍ correspondientes.

Mediante el mecanismo que la

Comunicación de Plan para la detección de
CA - 03 Unidad de Información defina
necesidades de capacitación a cada nivel de gestión. como más efectivo.

Detectar las necesidades de capacitación del personal

CA - 04
en todos los niveles de gestión.

Dentro del plazo definido en el

Emitir un informe de necesidades priorizadas con la
CA - 05 Plan para la detección de
debida justificación para cada una de ellas. necesidades.

Elaborar un consolidado de necesidades priorizadas y La priorización debe tener como

CA - 06
justificadas. base los objetivos de la DNYDI.

PR OCES O: P L A N E A C IÓ N Comunicación del consolidado de necesidades a la

CA - 07 Dirección y al Grupo Estrtégico de Mejora
Continua.(GEMC)

CA - 08 Evaluación del presupuesto para capacitación.

Nivel de detalle
Contenido: tipos de capacit.,
Elaboración del Plan Semestral de Capacitación y
CA - 09 responsables y propuestas para el
comunicación del mismo a nivel central. seguim. y la evaluac.
N iv e l C e n t r a l
N iv e l R e g io n a l Elaboración de consolidado del Plan Semestral de
N iv e l C e n t r a l CA - 10 N iv e l C e n t r a l
N iv e l L o c a l N iv e l R e g i o n a l N iv e l C e n t r a l Capacitación.
N iv e l R e g i o n a l
E s t a b le c im ie n t o N iv e l L o c a l N iv e l R e g i o n a l
N iv e l L o c a l
E s t a b le c im ie n t o N iv e l L o c a l
E s t a b l e c i m ie n t o N O
CA - 11 Aprobación del Plan Consolidado de Capacitación. CA- 09
SÍ
N e c e s id a d e s E la b o r a c ió n d e l P la n E s t a b le c im ie n t o d e T e c h o s
E la b o r a c ió n d e l P r o g r a m a
U S U A R IO S E s t r a t é g ic o y d e f in ic ió n d e P r e s u p u e s t a r i o s g e n e r a le s A A todos los niveles de gestión, por
O p e rdel
CA - 12 Comunicación t iv oPlan
A n Semestral
u a l ( P O Ade) . Capacitación. medio del mecanismo más
In d ic a d o r e s . y r e g io n a liz a d o s .
efectivo posible.

Involucra todos los niveles de

CA - 13 Implementación del Plan Semestral de Capacitación.
gestión.

Seguimiento y evaluación de la efectividad de la

CA - 14
capacitación.

Elaboración de un informe de los resultados obtenidos Remitirlo a la Unidad de

CA - 15
en el seguimiento y la evaluación de la capacitación. Información.

Elaboración de consolidado de resultados obtenidos en

CA - 16
el paso anterior.N i v e l C e n t r a l
N iv e l R e g io n a l
N iv e l C e n t r a l N TOTAL:
iv e l L o c a l
N iv e l R e g io n a l E s t a b l e c i m ie n t o
AC: Administración Nivel Central. AR: Administración Regional.
N iv e l L o c a l
E s t a b le c im ie n t o
D e f i n ic i ó n c l a r a y e s p e c í f ic a d e Dir:
l a s Dirección
M e t a s de Nutrición y Desarrollo Infantil. URN: Unidad Regional de Nutrición.

E la b o r a c ió n d e l P la n y
A Pro g ram a d e
A d q u is ic i o n e s A n u a l.
y O b j e t i v o s a a lc a n z a r e n t o d o s y UI:c aUnidad
d a u n de o Información. ULN: Unidad Local de Nutrición. 1 de 2
d e l o s n i v e l e s d e g e s t i ó n d e lUG: P NUnidad
Y D I cdeo Gestión.
n U S U A R IO S Est: Establecimiento.
u n a a d e c u a d a d i s t r i b u c ió n y p r o gUT:
r a mUnidad
a c i ó Técnica
n Especializada. GEMC: Grupo Estratégico de Mejora Continua.
e n e l u s o d e lo s r e c u r s o s .
 Etapas de desarrollo
 Defina el proceso a levantar.
 Haga una lista en orden cronológico de
diferentes actividades y sus responsables.
 Sintetice las actividades en forma clara y
concisa.
 Incluya las observaciones.
 Aplique la simbología definida
 Utilice el formato preestablecido.
Simbología Utilizada
A continuación se detallan los símbolos a utilizar y una lista de términos comunes
para cada una de ellas.

Actividad descrita: Operación, actividad o tarea

Símbolo empleado:

Términos comunes: Abrir expediente

 Actualizar archivo, formulario

 Anexar
 Anotar
 Aprobar
 Asignar
 Brindar
 Calcular, sumar, dividir, multiplicar, etc.
 Clasificar
 Cobrar
 Colocar (se debe definir si existe un almacenamiento)
 Consultar
 Depositar
 Desglosar
 Designar
 Distribuir
 Divulgar
Actividad descrita: Revisión

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Analizar
 Chequear
 Corroborar
 Evaluar
 Revisar
 Verificar

Actividad descrita: Transporte

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Enviar
 Llevar
 Remitir
 Transportar
 Trasladar
Actividad descrita: Decisión

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 ¿El documento cumple con los requisitos?

 ¿El documento a sido aprobado?

Actividad descrita: Almacenamiento

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Almacenar
 Archivar
 Colocar (se debe definir si existe almacenamiento)
Actividad descrita: Cualquier punto de contacto con el cliente o atención al
público

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Brindar (al cliente)

 Entregar (al cliente)
 Informar (al cliente)
 Presentar solicitud o formulario
 Recibir (del cliente)
 Solicitar (al cliente)
 Avisar (al cliente)

Actividad descrita: Generación de documento (escrito)

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Llenar formulario
 Elaborar reporte (escrito)
 Confeccionar (nota, reporte, etc.)
 Redactar
Actividad descrita: Demora

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Esperar (notificación, documento, reporte, etc.)

Actividad descrita: Información en Base de Datos (informatizada)

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Introducir (datos, información) en base de datos

 Actualizar base de datos
Actividad descrita: Información en sistema de información

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Introducir (datos, información) al sistema

 Digitar (en el sistema)
 Registrar (en el sistema)
 Actualizar sistema

Conectores
Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite más de una página para ser levantado. Se coloca
A después de la última actividad diagramada en una página y al principio de la siguiente, para denotar
continuidad. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo.

Se utiliza para identificar el último paso de un procedimiento. Se coloca después (abajo) de la última
FIN actividad diagramada.

A
 Herramientas para describir las
distintas facetas de un S.I.
"Algoritmos + Estructuras de Datos =
Programas" (N. Wirth)
El DFD (Diagrama de Flujo de Datos)
El DD (Diccionario de Datos)
Especificación de Procesos
El E-R (Modelo Entidad Relación)

Pág.
Introducción al Análisis Estructurado
22
 El DD (Diccionario de Datos)
"Tiene por objetivo el precisar la estructura y tipo de
contenido de cada flujo o almacenamiento de información"
Notación básica:
= se define como
+ "y" o ","
[..|..|..|..] una de las alternativas .. o .. o .. o ..
{ ... } una repetición de ...
*...* comentario
Ejemplo:

ALUMNOS = { ALUMNO }
ALUMNO = Numero-Matricula + Nombre + dirección

Pág.
Introducción al Análisis Estructurado
23
Especificación de Procesos

 "Tiene por objetivo el describir los procesos que se

llevan a cabo sobre la información de entrada a un
"proceso" para producir los flujos de salida"
 Se usan diferentes métodos de notación.
 Pseudocódigo,
 Tablas,
 Gráficos, ...

Pág.
Introducción al Análisis Estructurado
24
 Notación por pseudocódigo.
 Fuerza que el Analista haga uso restringido del conjunto
de palabras, definidas en el Diccionario de Datos.
 Para describir acciones elementales se fuerza al uso de
unos pocos verbos imperativos (LEE, ESCRIBE, CALCULA,
etc.).
 La gramática usada se compone de tres tipos de
construcción:
Secuencia
Alternativa
Repetición

Pág.
Introducción al Análisis Estructurado
25
El ERD (Diagrama Entidad
Relación)
 "Tiene por objetivo el describir la
estructura de las informaciones que
permanecerán almacenadas en el sistema"
 Modelaremos entidades, objetos,
personas, etc. Entes que tiene
importancia para el sistema en estudio.
Se podrán identificar de forma atómica
mediante una clave.
 Modelado de relaciones. Relaciones que
ligan a una o mas entidades.
Pág.
Introducción al Análisis Estructurado
26
 Notación del ERD:
 Las entidades se representan mediante rectángulos, con su nombre
inscrito.
 Las relaciones se representan mediante rombos, su nombre se pone
próximo.
 Cuando una entidad esta asociada a una relación, se une a esta
mediante una línea.

Matriculado de

Alumno Asignatura

Pág.
Introducción al Análisis Estructurado
27
 Visión de DeMarco ( '82)

Espacio
Funcional
Espacio de
Información

El
Sistema

Espacio de
Estados
Pág.
Introducción al Análisis Estructurado
28
 Una estructura básica para presentar el análisis.
 1. Antecedentes (de la organización).
 2. Modelo del entorno.
2.1. Declaración del propósito del sistema.
2.2. Diagrama de contexto.
2.3. Lista de eventos.
 3. Modelo de comportamiento.
3.1. DFD de los eventos.
3.2. Nivelación del modelo de comportamiento.
3.3. Diccionario de datos.
3.4. Esquema de datos.
3.5. Especificación de procesos.

Pág.
Introducción al Análisis Estructurado
29