Identificación de la necesidad de sistemas de información.

Edwin Cometa Tunja

Andrés Felipe Guerrero Restrepo

Santiago Correa Aguilar

Christian Alexander Chunga Vilela

Taller: Identificar la Necesidad del Sistema de Información

Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de información

Ficha: 1965992

Instructor: Jackeline Espinosa Nieto

SENA

Centro de Electricidad y Automatización Industrial- CEAI

Análisis y Desarrollo de Sistemas de información

Regional Valle

2019
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Introducción

Identificación de la necesidad del sistema de información.

Con base a las técnicas aprendidas en el Objeto de Aprendizaje ´Técnicas de recolección de

Datos” se construyó y se elaboró una entrevista la cual se aplicó a la empresa, tienda virtual,

Ropero Random, la entrevista se realizó con el objetivo de hallar la información necesaria para

detectar la necesidad del sistema de información. Esta se aplicó al dueño y administrador del

negocio.

Una vez se realizó la entrevista se procede a dar desarrollo de los siguientes puntos.

1. Ámbito empresarial.

Es una microempresa, tienda virtual “Ropero Random”, sus operaciones están ubicadas en la

ciudad de Medellín, se dedica exclusivamente a la compra y venta de ropa nueva y utilizada,

dentro de su gama de distribución se incluyen chaquetas, camisas, pantalones, sacos, busos, en

diferentes tallas. El mercadeo de estas prendas va dirigido a la población en general que desee

adquirir sus productos.

El comercio de estas prendas se realiza de manera responsable, con un valor agregado en ser

cada vez más amigable con el medio ambiente, motivando a la sustentabilidad, dándose a

conocer a los clientes que la reutilización de la ropa usada es importante para la mejora de la

ecología ambiental, teniendo en cuenta que la industria textil es una de las más contaminantes a

nivel mundial.
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✓ Nombre Comercial.

Ropero Random

✓ Logotipo.

✓ Misión de la empresa.

La misión “Ropero Random, se enfoca en vender prendas de vestir ofreciendo un diseño con

altos estándares de calidad, proporcionando prendas de ropa única, que estén a la vanguardia de

la moda, potenciando la innovación y diseño para lograr la satisfacción del cliente. Esto influirá

en el crecimiento constante de la empresa siendo más rentable al comprender las necesidades del

cliente, con el objetivo de concientizar a las personas de un consumo responsable y amigable con

el medio ambiente.

✓ Visión de la empresa.

En el 2021 seremos una empresa líder en el mercado con la innovación, distribución y venta

de prendas de vestir, siendo una de las más grandes tiendas virtuales en el mercado, superando

las expectativas de los clientes, con productos de alta calidad, estilo y diseños únicos, empleando

la estrategia de entregas rápidas confiables y a tiempo.

✓ Estructura organizacional.
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✓ Números de empleados

Administrador = 1

Marketing en redes sociales = 1

Departamento de compras = 1

En total son 3 personas que se encargan del manejo de la empresa, al momento de enviar un

producto se contrata un servicio de envíos. La empresa, aún es pequeña por lo que no es

necesario el aumento de personal.

2. Diseño de instrumento entrevista.

Con base al desarrollo e implementación de la recolección de datos se procedió a realizar la

entrevista, teniendo en cuenta cada uno de los factores que influyen en la empresa como el tipo

de negocio, se procedió a generar un cuestionario que se aplicó con preguntas abiertas ya que se

solicitaba recoger la mayor información posible para detectar la necesidad del negocio.

Se detalla a continuación las preguntas generadas.

¿Cuál fue su objetivo para crear su negocio o empresa?

¿Usted tiene dominio o conocimientos en sistemas informáticos o computadora?

¿Qué tipo de programas utiliza en su negocio?

¿Para usted qué es un sistema de información?

¿Utiliza algún tipo de sistema de información?

¿Cree que necesita trabajar con un sistema de información?

¿Cuáles cree que serían las funciones del sistema de información en su negocio?

¿De qué manera guarda la información de sus productos y como lleva el control de ellos?
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¿Qué tipo de productos ofrece y cuáles son sus características?

¿Cómo cree que sería el esquema del sistema de información?

¿Cuántos empleados maneja en su negocio?

¿En su negocio cuál es el manejo que se requiere para el ingreso y registro de sus productos?

¿Cómo lleva el control de su inventario y/o productos vigentes y agotados?

¿Cómo lleva el control de los precios de cada producto?

¿En su negocio cómo registra la salida de un producto?

En general especifique como es el control de compra, ingreso, salida y venta de cada producto.

¿Cuál es el principal problema de no contar con un sistema de información?

3. Entrevistas realizadas.

1) ¿Cuál fue su objetivo para crear su negocio o empresa?

Mi objetivo para crear ropero Random es concientizar a las personas de hacer un

consumo responsable y amigable con el medio ambiente. Motivar a la sustentabilidad y

dar a conocer a los clientes que la reutilización de la ropa usada es importante para la

ecología ambiental. Ya que la industria textil es una de las más contaminantes a nivel

mundial.

2) ¿Usted tiene dominio o conocimientos en sistemas informáticos o computadora?

Mis conocimientos en sistemas informáticos son de nivel medio. En estos momentos me

estoy capacitando para adquirir más saberes respecto a esto. Pero siempre se me ha dado

fácil el manejo de estos medios. Me falta más practica y obviamente el estudio para

mejorar.
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3) ¿Qué tipo de programas utiliza en su negocio?

Actualmente, únicamente utilizo el paquete de office, el internet y un par de editores de

fotos que hay en línea.

4) ¿Para usted qué es un sistema de información?

Un sistema de información es como un software o programa que permitiría administrar de

mejor manera los datos y la información de mi empresa para dar un uso correcto y eficaz.

Tanto para mí como para mis clientes

5) ¿Utiliza algún tipo de sistema de información?

En este momento no cuento con ningún sistema de información en sí. La empresa se está

moviendo hace más de un año por medio de las redes sociales. Lo que es Facebook e

Instagram.

6) ¿Cree que necesita trabajar con un sistema de información?

Me gusta la idea de trabajar con un sistema de información porque siento que así puedo

aumentar mis posibilidades de mercadeo efectivo, puedo llegar de una manera más

personal a mis clientes y además sé que me brindaría la oportunidad de tener toda la

información de mi empresa de una manera más optimizada.

7. ¿Cuáles cree que serían las funciones del sistema de información en su negocio?

Creo que entre las funciones principales estaría la división por ejemplo de las prendas de

mujer y las de hombres, el tallaje, el tipo de producto (chaquetas, jeans, camisas, buzos,
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sweaters...) Si... diferentes secciones donde la gente con pocos clics pueda llegar a lo que

busca.

7) ¿De qué manera guarda la información de sus productos y como lleva el control de

ellos?

Actualmente la información de mis productos es almacenada en un documento de Word o

en una libreta que tengo de uso exclusivo para este tipo de información de la empresa.

Algo tedioso la verdad, porque no brinda comodidad y mucho menos seguridad para

almacenar información que considero tan valiosa.

8) ¿Qué tipo de productos ofrece y cuáles son sus características?

En ropero Random ofrecemos únicamente ropa, ya sea usada que está en excelente estado

y también ropa nueva. Nos enfocamos más que todo en chaquetas de jean, beisboleras,

buzos, sweaters, pero ofrecemos casi todo tipo de prendas para un público juvenil y

adulto.

9) ¿Cómo cree que sería el esquema del sistema de información?

Me gustaría una interfaz muy atractiva acorde con la ideología de la tienda. Un inicio que

capture de inmediato la atención de los clientes. Con unas pestañas visibles donde cada

una supla la necesidad de los clientes y que sin mucho rodeo puedan llegar a lo que

buscan.

10) ¿Cuántos empleados maneja en su negocio?

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En este momento hay 3 personas contándome a mí. Las otras dos son las encargadas del

movimiento de las redes sociales, hacer las publicaciones y generar interacción en los

diferentes perfiles.

11) ¿En su negocio cuál es el manejo que se requiere para el ingreso y registro de sus

productos?

Las prendas se solicitan en Estados Unidos en la mayoría de los casos, aunque también

hay prendas colombianas, pero el porcentaje es mínimo. Se hace el pedido, se habla con

la persona que envía teniendo en cuenta los costos de la ropa y del envío, se hacen

presupuestos y cuando llega a Medellín se recibe y se almacena en una bodega. Como no

hay todavía un sistema de información desarrollado no hacemos un registro tan profundo

y significativo de las prendas que ingresan. Por esto surge la necesidad de crear el sistema

de información. Para evitar falencias como esta.

12) ¿Cómo lleva el control de su inventario y/o productos vigentes y agotados?

En ropero Random todas las prendas son exclusivas, es decir, solo hay una prenda por

estilo. No se va a encontrar una prenda igual a otra ni en diferente talla ni color. Las

prendas son únicas entonces no es tan complicado el manejo de productos vigentes y

agotados. Por ejemplo, cuando una prenda se vende, en las respectivas páginas se pone

un mensaje en la imagen que la prenda ha sido vendida o simplemente se elimina la foto.

13) ¿Cómo lleva el control de los precios de cada producto?

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Este es uno de los temas más tediosos que hay. Porque el precio de cada prenda se pone

dependiendo del valor que haya costado traerla. Muchas veces toca subir o bajar el

precio, dependiendo de la temporada y del tipo de prenda, y esto es algo que siempre se

hace manual, con una libreta y un lapicero. Así que toca estar muy pendientes de que si

modificamos el precio en Facebook también sea modificado en Instagram para que no

quede la misma prenda con diferente precio en las dos redes sociales.

14) ¿En su negocio cómo registra la salida de un producto?

Aquí toca tener mucho sentido de pertenencia y buena memoria, porque como no

contamos con un sistema de información que optimicé los datos, la salida de los

productos como lo mencioné anteriormente, se notifica poniendo un comentario al lado

de la fotografía que este en las redes diciendo que la prenda ha sido vendida. A parte de

que notifica al cliente que la prenda ya no está disponible, también a nosotros nos avisa

que la prenda fue vendida. Pero es muy complicado porque muchas veces las prendas ya

fueron vendidas, pero en la foto no lo dice entonces los clientes preguntan por ellas sin

haber existencias.

15) En general especifique como es el control de compra, ingreso, salida y venta de cada

producto.

Del control de compra siempre soy yo el encargado. Me comunico con el distribuidor en

Estados Unidos, hablamos de costos y cuando está aprobado, el procede a hacer el envío.

Aquí en Medellín soy yo mismo quien va y recoge el pedido al lugar de llegada y luego

de tener los productos, procedo a hacer la organización de estos. Luego de que los
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productos están organizados en la bodega, se procede a poner los precios. Se toman

fotografías de las prendas y se suben a las redes sociales. Cuando se genera alguna

compra, nos contactan por medio de mensaje privado independiente de la red social que

sea y llegamos a un acuerdo con el cliente. Hacemos domicilios en el área metropolitana

y envíos a todo el país. Nos pueden pagar en efectivo, transferencia o consignación

bancaria.

16) ¿Cuál es el principal problema de no contar con un sistema de información?

Problemas hay muchos, pero el principal es que sin un sistema de información se

aumentan los riesgos de perder clientes porque no hay un programa confiable y, además,

que genere en los compradores una experiencia personalizada y única, que los familiarice

más con la tienda y les brinde las comodidades de comprar de una forma más tranquila y

rápida.

4. Identificación de la necesidad o situación problema.

Actualmente en Ropero Random todos los procesos se hacen de forma manual y escrita, es

decir, que no hay registro ni control de inventarios de forma automatizada; esto probablemente

genera fuga de datos y perdida en la confiabilidad de los mismos, esto estimularía la perdida de

productos(Robo, desapariciones, etc.), además dificulta la recolección de datos para agilizar

procesos pre-venta y/o post-venta, ralentizando el tiempo de respuesta tanto para el cliente como

para el personal administrativo.

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Otro grave problema para Ropero Random, es que al no tener datos consistentes y offline se

podría generar un problema enorme de recurrencia de datos por lo que la experiencia final del

cliente no sería muy satisfactoria.

5. Idea de solución.

La tecnología llego para quedarse, ha crecido exponencialmente y se ha metido en el corazón

de las empresas, ya sean públicas o privadas; esto con el objetivo de agilizar los procesos,

eliminar al máximo la persistencia de datos, errores de recurrencia de datos, entre otros.

Con base en esto, se implementará un control de inventarios que subsane las necesidades

empresariales de Ropero Random tales como stock, precio, fichas técnicas y demás

características organizacionales; todo esto en tiempo real y disponible desde cualquier

dispositivo, claro está, con su respectivo administrador de roles.

Esto controlara eficientemente los procesos de inventario de la empresa, dando lugar a la

reducción de riesgos en el movimiento de los productos minimizando sobrecostos por pérdida de

tiempo y dando una entera confiabilidad a los datos almacenados, facilitando incluso el cálculo

de las variables que a fin de mes necesitan las empresas tales como utilidades, gastos, productos

más/menos vendidos, entre otros.

6. Instrumento de encuesta y validación de la idea de solución.

El objetivo del instrumento de encuesta es establecer un método de ensayo estadístico

para identificar y concluir si la idea de solución será la más adecuada y la que más se acerca

a la necesidad que se detecto en la empresa tienda virtual “Ropero Random”. Una vez
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realizada la encuesta se obtiene los resultados, los cuales se representan en las gráficas

adjuntas y detalla la información necesaria para el desarrollo del sistema de información.

Encuesta para el desarrollo del sistema de información.

1) ¿Cree usted que un sistema de información será la solución para el manejo y control

de inventarios?.

2) Por favor, indique su grado de satisfacción general con la idea propuesta para la

futura solución en una escala de 1 a 10, donde 10 es completamente satisfecho y 1 es

completamente insatisfecho.
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3) ¿Cuántas personas tendrían el rol de administrador y/o moderador en el sistema?

4) ¿Considera que el sistema de información debe llevar el control de las cantidades

Vendidas junto a las disponibles?

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5) ¿Qué tipo de información debe contener el informe que descargara de su sistema de

inventarios?

7. Ajustes de la idea.

Gracias a la entrevista donde se lograron despejar las dudas más importantes con respecto a la

creación del sistema de información para la tienda de ropa virtual Ropero Random, se considera

que la idea propuesta está perfectamente alineada con la “situación - problema”.

El sondeo ha sido muy efectivo y las respuestas bastante concretas para poder dar inicio sin

dificultades al desarrollo de dicho sistema.