OFIMATICA EN LAS EMPRESAS

INTRODUCCION

Hoy en día las empresas tienen un amplio mercado competitivo, el

cual permite que una empresa tenga la necesidad de obtener profesionales capacitados, esto

origina que las personas sepan el uso y manejo de las herramientas de ofimática para llevar a un

crecimiento empresarial, tanto en las empresas privadas como públicas tienen que tener un buen

uso de las herramientas de ofimática para el desarrollo y mejora de una empresa, por ello cada

empresa tiene que brindar una capacitación para sus trabajadores porque con ellos son los que

hacen que una empresa progrese en el mercado; no todas las empresas tienen la capacidad en las

herramientas de ofimática como son: Word, Excel, Power Point, Access, Outlook, el cual debe

innovarse constantemente.

En los últimos años las empresas tanto nacionales como mundiales

optan por aprovechar las herramientas ofimáticas, el cual les permite diseñar, ejecutar, publicar e

informar a sus clientes las diversas opciones que se puede brindar y como se pueden mejorar.

“la competencia ayuda al desarrollo de la competencia

comunicativa, pues permite que los procesos de búsqueda, adquisición, selección,

procesamiento, elaboración, organización y socialización de la información implica poner en

acción un conjunto de capacidades en cada proceso concreto. Además se vale de la competencia

analógica para utilizar con eficiencia y eficacia los diversos recursos tecnológicos”. (Arnao

Vásquez & Gamonal Torres, 2016). La competencia comunicativa nos ayudara para gestionar y

así poder seleccionar distintas informaciones.

 DESARROLLO

“En la actualidad la mayoría de las oficinas y empresas del mundo

necesitan del uso de las herramientas que les facilita la realización de las tareas cotidianas que en

ellas se llevan a cabo. Debido al gran volumen de datos e información que es necesario el empleo

de la tecnología ofimática que sean capaces de crear, manipular, transmitir y almacenar la

información que se gestiona.”(Sánchez Figueredo & Viera Figueredo, 2016). Hoy en día todas

las empresas tienen que tener conocimiento de las herramientas de ofimática ya que se utiliza

habitualmente en la ejecución de tareas, generando así que las empresas adquieran profesionales

capacitados y con esto se logra la competencia laboral y hacerse superiores a otras empresas que

no cuentan con el adecuado uso de estas herramientas de la ofimática.

Según la autora (COELLO, 2012) considera que “la secretaria que

tienen como tarea la organización, cuidado, emisión, y actualización de información de una

entidad publica privada, para que los procesos administrativo sean agiles y claros, siempre

guardando el sigilo enmarcado en parámetros éticos y morales”. Es importante decir que la

secretaria es clave fundamental de una empresa, ya que ella conoce cada labor efectuada en

diversas áreas de la empresa, en caso de que el jefe no se encuentra ella se puede encargar de

realizar las actividades, tomando decisiones correctas para impulsar el desarrollo empresarial, ya

que por ella pasa las distintas bases de la información y es la que desarrollo los distintos

programas que existen; es una pieza fundamental en la empresa.

“Gracias, al desarrollo de la tecnología y la aparición de las

herramientas ofimáticas en los últimos años han permitido que la secretaria efectué las tareas de

oficina de una manera más automatizada, pues ahora se comparte y transmite información

efectiva.”(Picón 2007).
 El uso incorrecto de las herramientas de ofimática conlleva al poco

conocimiento de los diversos programas, impidiendo los trabajos creativos e innovadores; así

como también poco conocimiento de las páginas web dando lugar al inadecuado servicio.

También provoca la ineficiente comunicación interna y externa en una empresa lo que podría

producir una baja productividad de los recursos emitidos por la empresa, conllevándolo al bajo

ingreso económico como también a su inestabilidad en el mercado. Según (Aguirre Andrade &

Manasia Fernández, 2009) “las herramientas ofimáticas, y aplicaciones ofimáticas son sistemas,

software, técnicas, canales que no pueden faltar en la gestión empresarial porque facilitan las

tareas de oficina y permite potenciar la autonomía del trabajo”. Una empresa tiene que comprar

una herramienta tecnológica para incrementar su economía, desarrollo y productividad en el

mercado pero no basta con poseer bienes tecnológicos sino también tiene por objetivo capacitar a

sus trabajadores constantemente en el conocimiento de las herramientas ofimáticas, ya que esto

servirá para el crecimiento de la empresa. Según (Ruiz C, Silva V, & Vanga A, 2008) “por tal

motivo la administración debe crear proyectos de capacitación para ayuda al personal secretario

y puede mejorar su desempeño y obtener excelentes resultados”.

Según (López Morrin, 2005) “la capacitación no se da únicamente

por capricho, sino que es necesaria para el desarrollo profesional y personal del empleado y

consecuentemente de la empresa”. Las herramientas ofimáticas son una recopilación de

programas que se utilizan en diversas empresas en el mundo, permitiendo el trabajo rápido y de

mejor calidad en cada trabajador poniéndolo a prueba en varios retos puestos para el crecimiento

empresarial.
 “El uso de la tecnología de la información y comunicación se

convierte en una competencia transversal muy importante en el siglo XXI, ya que permite a las

personas usar la tecnología necesaria para desarrollar su vida laboral, pues tiene acceso a gran

cantidad de información de cualquier parte del mundo.” (Gómez, López, & Valenzuela, 2014).

El uso de estas tecnologías de información y comunicación nos permite conocer la información

de todos los lugares del mundo; permitiendo así tener acceso a información a nivel mundial.

“Además, se puede aprovechar los benéficos que aporta para

aplicarlos en la metodología educativa. Esto quiere decir que no nos limitamos a utilizar las

nuevas herramientas con métodos tradicionales, sino que podemos sacar provecho del potencial

de las nuevas tecnologías, fomentando el trabajo colaborativo y potenciando la comunicación, las

relaciones y sobre todo ofreciendo una metodología creativa y flexible.”(Carrión Porcel, 2010).

También se busca innovar la empresa mediante publicidad creativa para así fomentar la compra

de los productos, pero dentro de la empresa tenemos que buscar una publicidad adecuada para el

público que conlleve a que lo compre, en este caso existen programas para eso y es necesario

conocer cada tipo y por eso es un motivo conocer la ofimática, para llamar al público mediante la

publicidad pero no implica que solo con la publicidad se venderán los productos también es

importe darles productos adecuados para ellos.

“el desempeño competitivo de una empresa se alcanza cuando

utiliza la tecnología con las actividades básicas.”(Saavedra García & Tapia Sánchez, 2013).
 CONCLUSIONES

Para que una empresa logre el éxito necesita conocer las diferentes

herramientas de ofimática que le permitirá lograr centrarse en el mercado, así también obtanto

por la compra de equipos tecnológicos pero estos no servirán de nada si es que el personal no

sabe cómo usarlo, la base de una empresa son los trabajadores, por ello se les propone a los jefes

de empresa la capacitación constante de sus trabajadores. En este caso vimos que la secretaria es

la más necesaria en una empresa ya que ella está más conectada en diversas áreas de la empresa

y sabe el funcionamiento de la empresa.

Pero no muchas de las empresas optan por capacitar o contratar

personal con conocimiento de ofimática, en algunos casos no cuenta con los equipos de

tecnología, por ello en muchos casos no se logra mantenerse en el mercado y no se dan cuenta de

cómo innovar y hacer que el producto crezca y muchas veces se van a la bancarrota, es necesario

que los empresario se informen para el crecimiento de sus empresas.

Si es la meta de un empresario llegar al éxito entonces se preocupa

por el conocimiento de sus trabajadores y hará todo lo que está en su alcance para capacitarlos y

quedarse fijo en el mercado.

En muchos casos se observa que los trabajadores no quieren ser

capacitaos porque no le toman mucho interés, piensan que esto o ayudara a la empresa y eso pasa

muchas veces porque tiene una mala información de los sistemas avanzados, esto genera una

mayor demanda y competencia laboral con los profesionales que dominan y tienes noción de las

herramientas de ofimática y saben cómo llevarlo a la práctica garantizando que la empresa logre

su propósito que es ser superior a las demás.

 Teniendo así en cuenta que la ofimática ayuda a que una empresa

crezca no es solo una herramienta común y muchos aún desconocen esta información, cada

programa de ofimática tiene una función especial ya sea en publicidad o tras áreas y debemos

saber usarlas si quereos realmente ser una empresa de éxito.

Word. Es un procesador de textos que se usa mayormente en la

actualidad, nos permite redactar distintos textos escritos, cartas, fax, informe o memorando, tesis,

un currículum, monografía, y crear una agenda o un calendario. Se puede elegir:

 Cambiar diferente tipo de letra

 Utilizar diferentes tipos, tamaños y color de letra

 Recuperar documentos elaborados en Word

 Revisar la ortografía

 Insertar tablas, imágenes mucho mas

 Permitir convertir tamaño de la hoja y la posición ya sea horizontal y vertical

Excel. Es una hoja de cálculo para el registro de números, datos y

texto, se utiliza para realizar tareas contables y financieras; sirve:

 Elaborar facturas

 Presentación de presupuestos

 Horario de estudio

 Clasificación de mercadería

 Las filas se las identificas con números y las columnas con letras

Access. Es una base de datos, en el cual podemos almacenar

distintos datos, de manera rápida y sencilla. Nos ayuda:

  Administrar los contactos y llamadas

 Controlar el registro de pedidos de nuestro negocio

 Llevar un registro de música, libros y mucho mas

 Es una herramienta muy útil para tener guardado todo el día

“Power point es un programa que contiene un conjunto completo de

herramientas para preparar presentaciones gráficas. Su función básica es de crear diapositivas o

transparencia, se puede considerar como una aplicación multimedia, debido que permite la

inserción de textos, gráficos, fotografías, sonidos y videos.”(Díaz Ríos, 2010).

Power point. Sirve de apoyo cuando realizamos presentaciones o

exposiciones de diferentes diapositivas mediante el proyector.

Outlook. Nos permite:

 Enviar, y recibir correo electrónico

 Almacenar mensajes enviados y recibidos

 Organizar en carpetas, y seleccionar las carpetas no deseadas

 Organizar tu agenda y contactos

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