República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria,

Universidad Politécnica Territorial de Caracas “Mariscal Sucre”
Carrera: PNF Administración
Trayecto: III Trimestre: VII
Sección 1022

DISEÑO DE UN INSTRUCTIVO NORMATIVO Y DE GESTIÒN

ADMINISTRATIVA PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE
LOS EXPEDIENTES DEL PERSONAL DE LA COMPAÑÍA DE
SERVICIOS MEDICOS GERIATRIX

Docente Asesor:Integrantes:
ROSA FERNANDEZ ANGEL BERMUDEZ C.I: 13.472.986

MARIA LIENDO C.I:15.021.550

ANGELY RAMIREZ C.I: 22.766.094

Caracas, 02 de abril de 2021

 Introducción

En el proyecto de investigación que estarán observando más adelante titulado

“Diseño de instructivo administrativo y normativo para el seguimiento y control de
los expedientes del personal en el departamento de recursos humanos de la compañía
de servicios médicos GERIATRIX.” como su nombre mismo lo indica, Por ese
motivo se decide investigar y proyectar este problema para llevar ayuda y confrontar
la problemática, se pudo conversar con la directora principal y miembros del
departamento de RRHH, más adelante se realizara una actividad en la cual consiste
en valorizar las problemáticas que consideran más importantes a solventar,
proporcionándoles una lista con los problemas que ellos presentaron con puntos
clasificándolos en cada problemática a resolver, luego de realizar se procederá con la
creación del cuadro de priorización de los problemas para así saber con exactitud la
escala real del porcentaje de la problemática a solventar.
El diagnóstico “es un proceso social que busca determinar la naturaleza y
magnitud de los problemas que afectan el aspecto de la realidad social estudiada”. Se
hace con la organización pues ellos deben ser conscientes de su fin, para que se
realice y ser miembros participantes de todos los procesos que se viven en el interior
del diagnóstico, los objetivos más relevantes que se persiguen con el Diagnostico son
los siguientes:
 Conocer a fondo la realidad social.
 Capacitar a los sectores involucrados en el diagnóstico, en la generación y
gestión de proyectos.
 Hacerles llegar a la organización la información resultante del estudio y la
adapten como una herramienta para la toma de decisiones.

El diagnóstico va directamente hacia la problemática de la organización

estudiada basándose en su realidad en forma integral, y explicando las causas que
produce dicho problema, para buscar las soluciones adecuadas a dicha problemática.
 FASE I

1. DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL

1.1. Reseña Histórica de la Organización.

La Compañía de Servicios MédicosGERIATRIX, fue fundada el 12 de
diciembre de 1981 en la ciudad de caracas, con la finalidad de prestar servicios de
atención y cuidados continuos a personas de la tercera edad en los aspectos físicos y
mentales.
La Compañía es dirigida por un departamento de recursos humanos y un
variado grupo de enfermeras; encaminados hacia la profundización de la eficiencia y
la participación ciudadana hacia las personas de la tercera edad, a través de una visión
integrada y sustentable de los espacios urbanos que son concebidos como ámbitos de
la transformación del hábitat y en consecuencia de las condiciones de vida para el
desarrollo humano.

1.2. Ubicación y Accesibilidad.

La Compañía de Servicios Médicos GERIATRIX, se encuentra ubicada en la
parroquia paraíso, sector el Pinar, Av. Páez Caracas – Venezuela.
Por la zona Este/Norte, se ubica detrás de la autopista Cacique Guaicaipuro,
por la calle Oasis, al lado del hotel Amal, y cerca del colegio Luz de caracas y el de
San Agustín del Paraíso, con calle Sánchez Díaz.

En la zona Oeste/Sur, se encuentra la Iglesia Católica La Coromoto, también

la Funeraria San Isabel XXI, frente a Natación y Eventos Las fuentes, cerca de la
Iglesia San Antonio Abad, por la Avenida E, y próxima al Hospital Veterinario, a su
cercanía Crema Paraíso Heladería.
1.3. Filosofía de Gestión.

Actividad a que se dedica la Compañía de Servicios Médicos GERIATRIX:

 Dirigir el cuidado absoluto de los pacientes en todas las áreas de salud.

 Ejecutar, y fomentar la labor social referente a los pacientes.

 Dictar temas educativos y didácticos para el refrescamiento y recreación de

los pacientes.

 Atención corrida de 24 horas durante todo el año.

 Ejercer tratamientos nutricionales, para establecer la dieta de cada paciente

según sus patologías.

 Someter como rutina su exanimación neurológica y psicológica para tener

certeza del bienestar mental del paciente.

 Presentar evaluaciones continuas tanto del personal que labora para percatarse
de su salud y de su eficiencia en su labor; y a su vez del paciente para
mantenerlo en constante monitoreo por su propio bienestar.

Misión.

 Generar servicios integrales que mantenga a todos los pacientes con un

adecuado estado de salud.
 Promover la participación de los trabajadores en prestar su atención mediante
multidisciplinarias labores que incentive al paciente a la diversidad sana.
 Mejorar de forma progresiva la calidad de vida y bienestar del Ciudadano,
mediante la prestación de los servicios necesarios, para garantizar el buen
vivir de nuestros pacientes.
Visión

Constituirse como una institución comprometida y estrechamente vinculada a los

procesos de organización social, capaz de brindar a la comunidad adulto mayor los
medios necesarios para el desarrollo de su bienestar, impulsando una conciencia
reflexiva y solidaria para dar paso a personas más humanistas.
Ser una institución dinámica y flexible, pero al mismo tiempo firme en los
principios en los cuales se cimienta la camaradería y el apoyo condicional a la labor
social hacia una comunidad vulnerable, con un personal altamente calificado y
motivado para cumplir los retos planteados por esta organización de transformación
social.

Valores.

 Calidad Humana (empatía, cariño, calidez).

 Integridad (probidad, transparencia, coherencia).

 Compromiso con el trabajo y la comunidad.

 Trabajo en equipo.

 Respeto a la comunidad y colaboradores.

 Protección a la vida.

 Trabajo con responsabilidad.

 1.4. Estructura organizativa general de la Compañía de Servicios Médicos
GERIATRIX:

DIRECTORA

GENERAL

ADMINISTRADORA ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

SUPERVISOR SUPERVISOR

LICENCIADA EN
ENFERMERIA

AUXILIARES EN
EFERMERIA

TURNO: MAÑANA TURNO: TARDE TURNO: NOCHE

ENFERMERA N° 1 ENFERMERA N° 1 ENFERMERA N° 1

ENFERMERA N° 2 ENFERMERA N° 2 ENFERMERA N° 2

CAMARERA

COCINERA COCINERA
 El Departamento está estructurado de la siguiente manera: Alta Gerencia en
un primer nivel por un Director general, Alto nivel en el segundo nivel por un
administrador y su asistente administrativa que a su mando están dos (02)
supervisores de las Coordinaciones: Registro y Capacitación, Nomina y Bienestar
Social, y en un tercer nivel, el personal de enfermería con una licenciada de
enfermería que tiene a su mando seis auxiliares de enfermería, dos por turno.

La unidad de limpieza está adscrito a la Coordinación de supervisión al igual

que la unidad de alimentación de los pacientes, por otra parte, la coordinación de
administración se encarga de resguardar toda documentación de índole personal y
laboral del trabajador que ingresa y egresa de la referida organización, es manejado
por una persona de perfil bachiller.

Situación problema

A nivel mundial existen diversas organizaciones que a pesar de ser exitosas en

los diferentes ámbitos en los que se desenvuelven, presentan ciertos problemas
internos en lo que respecta a los procesos administrativos, ya que no se llevan
adecuadamente o en el peor de los casos desconocen el deber ser de la gestión
documental, lo cual conlleva a que en el futuro la misma no cumpla con sus objetivos
ya que no tuvieron una buena planificación, no se organizaron y dirigieron
adecuadamente por no tener el control correspondiente. En Latinoamérica también se
presentan estos tipos de debilidades administrativas en la gestión social, que pueden
presentarse a lo interno o externo de una organización, grande o pequeño. Venezuela
no escapa de ello, menos en el Distrito Capital en el departamento de Recursos
Humanos de la Compañía de Servicio Médicos GREIATRIX en la cual se realizaron
varias visitas en la indagación y parala búsqueda de contactos e información de
primera mano, donde se llevó a cabo una entrevista verbal con el señoraSandra
(Coordinadora General de Recursos Humanos) para así determinar los problemas más
relevantes o ausencia de algo que no permita una buena gestión en el referido
departamento, luego se procedió con un recorrido por el departamento de RRHH y se
aplicaron encuestas a todo el personal dando como resultado el desconocimiento de la
gestión documental o el inadecuado manejo de los expedientes del personal que
reposan en el archivo, así como la desorganización en las carpetas y las carpetas en
los cuales reposan los documentos de los trabajadores entre ellos sus distintas
ocupaciones, ingresos tales como: contratos, renovaciones y egresos: en proceso de
jubilación, fallecidos y fijos, en el espacio físico del archivo de personal no cuentan
con un sistema ordenado, esto se debe a la ausencia de un personal capacitado lo cual
trae como consecuencia que los documentos se extravíen por no tener una secuencia
natural cronológica, numérica o alfabética, al no estar en las categorías o grupos
definidos, esto se clasifica como el manejo erróneo de los documentosy sus correctas
gestiones, por otra parte se pudo conocer que los documentos que se producen e
insertan de manera sucesiva en el transcurso de latransmisión, poseen duplicidad en
los expedientes, lo que hace que se sature la unidad documental y se pierda papel
innecesario.
Después de todas estas observaciones y averiguaciones se identificaron los
siguientes problemas como los que más afectan a la compañía de servicios
médicos GERIATRIX, los cuales son:
• Ausencia en el proceso de resguardo de los expedientes laborales de los trabajadores
• Fallas en la recolección de datos del personal.
• Inexistencia de registros o guías para el seguimiento de expedientes.
Ausencia de una guía de movimientos o documentos que debe reposar en el
expediente
Ausencia de un soporte digital de los expedientes
Deficiente espacio para reorganizar los expedientes tanto de personal activo
como personal desincorporados o cambio de estatus como jubilados e incapacitados.
Es importante acotar, que unificando las deficiencias encontradas se obtuvo el
problema principal de esta investigación que es:
El Desconocimiento de cómo se debe llevar un control y seguimiento de los
expedientes de esta corporación, dejando en evidencia un déficit en los procesos
administrativos. Por tal motivo una buena solución o propuesta podría ser la
realización de una guía que le permita al personal realizar y organizar los expedientes
adecuadamente, siguiendo los pasos y normas establecidas en la LOPA la cual dice
que el expediente debe contener la información importante y requerida de la persona,
además de las copias de las publicaciones y notificaciones que se le realicen.
Esta problemática puede traer consecuencias no muy favorables para la institución y
ende causar una mala gestión administrativa que puede afectar al trabajador en caso
proponerle un ascenso, vacaciones disfrutadas o suspendida por servicio,
amonestaciones, pagos entre otros, pero también afectaría a los tramites
administrativo que podría llevar a cabo Recursos Humanos y que no consigan los
soportes en el expediente del trabajador como por ejemplo monitorear permisos,
reposos y posible candidato para un cargo de mayor rango.

Objetivos de la Investigación.

Objetivo General.
 Diseño de un instructivo de procedimiento administrativo y normativo para el
seguimiento y control de los expedientes del personal de Compañía De
Servicios Médicos GERIATRIX.

Objetivos Específicos
 Precisar las prioridades administrativas que presenta la coordinación de
Archivo para el buen manejo de la información del personal de La Compañía
De Servicios Médicos GERIATRIX.

 Estudio y sistematización teórica de los modelos de Normas y procedimientos

para la organización de los expedientes para el personal.

 Determinar las actividades que conlleven a un diseño normativo para el

control y seguimiento de los expedientes del personal de la Compañía De
Servicios Médicos GERIATRIX.
 Evaluar el alcance de aplicación y logros de un diseñode instructivo
administrativo y normativo para el seguimiento y control de expedientes del
personal de la Compañía De Servicios Médicos GERIATRIX.
 Cuadro N° 1 Matriz de priorización de problemas.

En el proceso administrativo se observaron las limitaciones que afectan

totalmente la organización de los expedientes de los trabajadores de la compañía de
servicios médicos GERIATRIX.
PROBLEMA CRITERI CRITERI CRITERIO CRITERIO TOTA
O O INSTITUCIONA ECONOMIC L
LABORA SOCIAL L
O
L
Carencia de
control de 15 6 17 6 44
documentación
del personal.
Insuficiencia de
normativas o
manual de
5 43
normas y 18 5 15
procedimiento
de manejo de
expedientes del
personal
Desconocimient
o de llevar un
control y 13 7 12
14 46
seguimiento de
los expediente
Ausencia de
capacitación e
ingreso de 14 5 12
10 41
personal con
perfil de cargo
o desempeño.
Deficiencia de
ingresos de 10 4 12 16 42
parte de los
pacientes.

CRITERIOS DE IMPACTO:
 1-5 MUY BAJO - 6-10 BAJO - 11-15 ALTO - 16-20 MUY ALTO
Una vez identificados los problemas, se procede a la priorización de los mismos,
utilizando como herramienta; la matriz de “Priorización de Problemas por
Distribución de Unidades de Valor”. Se aplicó esta herramienta de la siguiente
manera:
Se organizaron cuatro (04) criterios de impacto, se le otorgó a cada grupo de trabajo
unidades de valor, para que sean distribuidas entre los cinco problemas propuestos.
para así determinar cuál de ellos se le considera ser atendido de manera más urgente.
Se llegó a la conclusión de que la problemática principal del presente proyecto tiene
como criterio de impacto económico.

Cuadro N° 2: Cuadro de objetivos

OBJETIVOS CRITERI CRITERIO CRITERI CRITERIO TOTAL

O ECONOMIC O SOCIAL INSTITUCIONAL
LABORAL O
15 6 17 8 44
acatar el
manejo y
control de los
documentos
del personal
Taller de 18 5 15 5 43
capacitación
del personal
dentro del
departamento
de RRHH
Buscar 13 7 10 14 46
documentos
sobre control y
seguimiento de
expedientes
Memorándum 14 5 12 10 41
sobre el
seguimiento
de los
expedientes
Petición de 10 4 12 16 42
pago
organizado de
cada paciente

Árbol del problema

Consecuencias
Retraso de información Documentación
Exceso de trabajo laboralincompleta

Perdida de documentación
Acumulación innecesaria Extravió de expedientes de expedientes
de documentación en los
expedientes laborales

Problema

Desconocimiento de llevar un control y seguimiento de los

expedientes

Causas

No existe sistema de Falta de control y manejo de Falta de control de

ordenación expedienteslaborales entrada y salida de
expedientes

Falta de sistema de Falta de políticas y Falta de normas y

digitalización de Directrices procedimientos
expedientes

Matriz Nº3 de Involucrados

 En la matriz se identifican los grupos relacionados con el problema que se
desea solucionar, en este sentido, los involucrados son el personal del departamento
de Recursos Humanos de la organización de Servicios Médicos GERIATRIX y los
estudiantes del PNF en Administración de la Universidad Politécnica Territorial de
Caracas“Mariscal Sucre”, se diseñó la matriz de involucrados.

AUTORES INTERESES RECURSOS INTERESES CONFLICTOS

EN UNA PERCIBIDOS
ESTRATEGIA
Estudiantes de la Proponer un Constitución Diseñar un Personal con
Licenciatura de nuevo de la modelo de desmotivación, con
Administración de modelo de República control y falta de capacitación,
la universidad control y Bolivariana seguimiento manejo de la
politécnica seguimiento de Venezuela, con la información
territorial de de Líneas de información centralizada, personal
caracas Mariscal expedientes, investigación suministrada de sin responsabilidades
Sucre. para de los PNF y los autores definidas, sin manual
optimizar el Plan Nacional involucrados, la en la recolección de
trámite. Simón observación y datos informativos.
Bolívar. la investigación
documental.

Justificación
 Este proyecto se justifica desde el punto de vista para la organización es
relevante en el conocimiento de los problemas y la búsqueda de soluciones en las
distintas situaciones que enfrenta determinada organización, tal como lo indica
Belisle (2010) cuando expresa que “Un proyecto es un conjunto ordenado de
actividades para satisfacer necesidades o logran algún fin”
El proyecto desde el punto de Vista de la Universidad Politécnica Territorial d
Caracas Mariscal Sucre, este proyecto se justifica porque suministra información que
servirá de apoyo para otras investigaciones similares en el área de Administración.
Para los estudiantes de la Universidad Politécnica Territorial de Caracas “Mariscal
Sucre” es importante debido a que aporta a futuros profesionales conocimientos
acerca de la elaboración de una guía de normas y procedimiento de fácil comprensión
al lector por lo que se convierte en un instrumento de consulta para los demás
estudiantes de esta institución educativa.
Ahora desde la línea de Investigación del Programa Nacional Formación
Administración, en ese sentido se justifica el trabajo de investigación, debido a que el
mismo se vincula con la línea tres orientado a la “Construcción de un Nuevo Modelo
que Facilite la Eficiencia de los Procesos Administrativos en el Ámbito de la Gestión
Pública”.
Dentro de las que se vincula este proyecto se encuentra la Línea 2:
“Planificacióny Gestión de Procesos” la cual consiste en contribuir con la
optimización de los procesos de definición, formulación, ejecución y evaluación de
las políticas públicas en todos los niveles para lograr la coordinación y armonización
de los planes, programas y proyectos para la transformación del país. El cual presenta
un objetivo que menciona puntualmente la necesidad de Desarrollar y fortalecer el
Poder Popular mediante el establecimiento de los principios y normas que rigen sobre
la planificación; partiendo de este objetivo de la línea de investigación, muestra una
correspondencia muy significativa con en el estudio que se está efectuando, ya que la
planificación en la organización y el control de la documentación permitirá que la
empresa tenga el manejo sobre cada uno de los documentos que se emplean en la
misma con mayor eficiencia al momento de solicitarlo, así como también poder dar
respuesta inmediatasal registro de los documentos de entrada y de salida de esta, entre
otros beneficios.
Además de ello se puede mencionar la Línea 5: “Gestión de Control
Administrativo” que específica: Aplicar técnicas de control para la medición del
desempeño general de las organizaciones., que contribuyan a erradicar la corrupción
dentro del consejo comunal; en este aspecto mantiene vinculación con el estudio,
debido a que expresa claramente que el fin es hacer más eficiente los procesos
administrativos en distintas organizaciones a través del control administrativo, que
permitan establecer sistemas de control, evaluación y seguimiento de los procesos
administrativos. Por lo que, en la investigación es una de las prioridades que se desea
proponer para el logro del manejo adecuado del archivo en el consejo comunal pues
no existe ningún control efectivo y por ende las respuestas a la búsqueda de
documentos se hace lenta y dificultosa.
Posteriormente, la Línea 8: “Gestión Pública”, la cual consiste en:
Transformar y reorganizar demanera integral a la gestión pública para dignificar los
servidores públicos y hacerla cada vez más útil para el pueblo. Es por ello, que el
alcance que se obtenga con esta investigación permitirá que el consejo comunal se
encuentre dentro de la inclusión de los ciudadanos a participar en los asuntos públicos
vinculados al carácter central del estado, determinando nuevas modalidades de
gestión pública de acuerdo a lo establecido en la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela.