Dirección Ejecutiva de la Magistratura

Como parte de la metodología, es necesario desarrollar un levantamiento de los

principales métodos, para esto se realizó un inventario de métodos, donde se
identifican aquellos que según la opinión de los Directores Generales de la DEM e
INVERTEC IGT son de mayor importancia e impacto organizacional. Este no
pretende ser el inventario total de los métodos de la DEM, sino una identificación
inicial necesaria para el análisis, interpretación y conocimiento de los métodos que
dada su operación pueden afectar sustancialmente la organización.

A continuación se muestran los resultados de este levantamiento, donde se

dividen los métodos generales en dos tipos, aquellos que afectan al área de
recursos humanos y al área administrativa financiera de la organización. En cada
uno de los métodos se muestran los principales problemas identificados que
afectan al desarrollo de sus labores, y las oportunidades de mejoras que serán
capturadas en el nuevo modelo organizacional y de gestión que propone este
informe.

En el anexo 6.2.3, se encuentran los diagramas y tablas que fueron el resultado

del levantamiento, en donde se describe cada actividad que el método realiza y
como fluye la información entre los distintos actores que participan en el método.

1.1.1 Recursos Humanos

El diseño del nuevo modelo de organización y de gestión que plantea este
proyecto implica el interés de las autoridades del Poder Judicial por mejorar la
gestión nacional de la administración de justicia. Por ello, y conscientes de que en
toda institución el factor que hace posible todos los procesos de cambio es la
gente, este proyecto abarca la búsqueda de mejoras de métodos de recursos
humanos para lograr la eficacia y calidad que exige la justicia venezolana bajo un
nuevo concepto organizacional.

Los métodos analizados son:

  Reclutamiento y selección.
 Inducción al personal.
 Elaboración de nómina.
 Egreso de personal.
 Concurso de oposición de jueces
 Evaluación de Jueces

Un recurso humano con plenas capacidades para realizar sus funciones, con una
visión completa de los métodos de trabajo, con un enfoque de responsabilidad
compartida en los productos y servicios ofrecidos y altamente motivados al logro
de la misión y la visión, es el mayor factor de garantía de éxito en la continuidad y
los cambios posteriores.

1.1.1.1 Reclutamiento y Selección de personal

Identificación y análisis de problemas

Durante el levantamiento del método de reclutamiento y selección de personal, se
identificaron los siguientes puntos:

 Existe retraso en las autorizaciones para los ingresos porque se requiere de la

firma de los directores ejecutivos para tal fin. La espera por la firma de
autorización de ingreso de personal puede tardar entre 1 y 3 meses.
 El método de reclutamiento y selección no es un proceso riguroso, por lo tanto
el personal que ingresa a la organización no necesariamente es el óptimo.
 En su mayoría, las solicitudes de recursos humanos para desempeñarse en
cargos de apoyo judicial son hechas por los jueces, los cuales envían datos de
los postulantes reclutados por ellos mismos y preseleccionados por el juez
rector o juez presidente, a la Dirección de Recursos Humanos que se
encuentra en la Dirección Ejecutiva de la Magistratura. Esa práctica implica
que los jueces cumplen con buena parte de la función de reclutar personal para
 los tribunales y a su vez demuestra que el reclutamiento de personal no está
bajo el control pleno de la Dirección de Recursos Humanos.
 No se aplican las pruebas médicas a los postulantes a cargos con funciones
administrativas de apoyo cuando se trata de personal para las regiones.
 El proceso de reclutamiento y selección jueces está bajo la responsabilidad de
la Comisión de Evaluación y Concurso para el ingreso y permanencia en el
Poder Judicial.
 Se determinó la ausencia de un programa anual de contrataciones.

Oportunidades de mejora

En ejecución:
La empresa GEMA Consultores ha llevado a cabo un análisis integral de los
métodos de recursos humanos que les ha permitido la formulación de propuestas
de mejoras para cada método, incluyendo el método de reclutamiento y selección.
Para el mismo plantean un procedimiento de reclutamiento interno que permita por
medio de una terna actualizada de elegibles, promocionar el desarrollo profesional
del personal dentro de la organización. Igualmente mencionan la elaboración de
un Plan Anual de Contratación de Personal, su debida y oportuna programación y
ejecución y la formación de equipos multidisciplinarios para llevar a cabo la
evaluación de los postulantes.

Otras oportunidades:
Es necesario implantar un mecanismo de reclutamiento y selección rigurosa y de
carácter cuantitativo.

Este proceso debe hacer énfasis en las competencias del personal. Las
capacidades de presentación y expresión de ideas deben ser consideradas
relevantes para todo el personal que sea reclutado, en caso que sea así, deberá la
DEM propiciar la capacitación necesaria.
De igual forma se rescató como buena práctica volver al esquema de autorización
anterior en el que la firma que autoriza el ingreso del personal es la del Director de
Recursos Humanos evitando así retrasos innecesarios.

Un programa anual de contrataciones permitirá mayor desconcentración del

proceso.

1.1.1.2 Inducción de Personal

Identificación y análisis de problemas

Los problemas que fueron detectados con respecto a la inducción de personal
tienen directa influencia en la gestión de la Dirección de Recursos Humanos y de
la organización misma, ya que tal método es el primer paso al momento que
alguna persona ingresa al Poder Judicial.

 El método de inducción se efectúa de manera incompleta, por lo tanto el

personal que ingresa a la organización tiene poco conocimiento de lo que la
organización espera del mismo de él y de cómo su desempeño colabora con el
cumplimiento de las metas de la organización.
 No se lleva a cabo el método de inducción de personal en las regiones. Se
tiene planteada la inducción a personal que se desempeñará al nivel regional
solamente para el personal que ingresa al cargo de Director Administrativo
Regional. Este hecho minimiza del rendimiento por ausencia de claridad en las
funciones y expectativas de cada uno de los funcionarios.

Oportunidades de mejora

En ejecución:
La empresa GEMA Consultores plantea un método de inducción planificado.
Igualmente mencionan la elaboración de un Plan Anual de Contratación de
Personal. Adicionalmente para el logro efectivo de tales acciones, sugiere el
cambio de la unidad organizacional responsable y ejecutora de la inducción.
Actualmente el área de capacitación y desarrollo está ejerciendo este rol y la
empresa GEMA espera que sea asumida por el área de reclutamiento y selección.

Otras oportunidades:
El método debe incluir la presentación de la organización el primer día de trabajo
con la información que se suministra actualmente, adicionalmente incorporar
orientación sobre la normativa y planes de carrera que rigen en la organización.
Además debería tener actividades como un programa formal de orientación
organizacional y un programa departamental de orientación.

Se deben dictar lineamientos claros en cuanto a la ejecución de la inducción de

personal, que además impliquen el cumplimiento obligatorio del mismo tanto al
nivel central como al nivel regional.

Consideraciones de INVERTEC IGT

Hoy en día no cabe duda de que el principal activo de una institución es el
conocimiento que poseen sus recursos humanos, y que a su vez el
aprovechamiento del mismo depende en gran medida del direccionamiento del
que se le provea. Cuanto más claras sean las normas y expectativas de la
organización para con sus empleados, habrá mayor posibilidad de maximizar los
resultados de la gestión.

Teniendo en cuenta lo anterior y conociendo las necesidades del nuevo modelo de

organización y gestión se han formulado tres consideraciones a tener en cuenta al
momento que se realice el rediseño del método de inducción.

 Se debe incluir una inducción detallada sobre los indicadores de gestión,

grupales e individuales, con los que será evaluado el empleado.
  Los niveles de la carrera, así como los requisitos para optar a cada cargo
deben estar claramente definidos.
 Deben suministrarse las explicaciones detalladas sobre la relación entre la
función que realiza el empleado y con las metas y objetivos estratégicos,
así como las definidas en el Plan Anual de Gestión de la unidad
organizacional a la que pertenece.

1.1.1.3 Nómina de personal fijo, contratado, obrero, pensionados y jubilados

Identificación y análisis de problemas

A partir de la información recolectada en el proceso de estudio del método de

elaboración de nómina del poder judicial, se rescatan los siguientes problemas:

 No hay integración de la base de datos de recursos humanos por lo que los

datos de los movimientos de no se reflejan oportunamente en el sistema de
nómina impidiendo su control. Por esta razón, a pesar de que las regiones
elaboran y actualizan sus nóminas no existe una integración de estas con la de
nivel central.
 Situación de retraso en los pagos de sueldos y salarios del personal que
ingresa a la institución.
 Inexistencia de una política de estandarización del formato para ingresar los
datos de nómina al sistema de nómina.
 Diferencia de criterios para la aplicación de los Bonos de Antigüedad en
algunas regiones.

Con la finalidad de medir la magnitud del retraso en los pagos de sueldos y

salarios del año 2002, se recolectó información del número de casos y número de
días que transcurren desde el momento en que ocurre el ingreso de una persona
hasta que se le cancela su primer pago. Los datos fueron obtenidos a partir de
documentos revisados del área de nómina y los resultados los contiene el
siguiente cuadro:
 Tiempo entre el ingreso y el primer pago

tiempo
casos Sum % del total SUM %
FI-FP

0-30 79 79 19.5% 19.5%

31-60 196 275 48.4% 67.9%
61-90 116 391 28.6% 96.5%

91-120 3 394 0.7% 97.3%

121-150 10 404 2.5% 99.8%

151-180 0 404 0.0% 99.8%

181-210 0 404 0.0% 99.8%

211-240 0 404 0.0% 99.8%

241-270 1 405 0.2% 100.0%

A continuación se representan los casos de atraso de cancelación que se han

pagado durante los primeros 4 meses del año 2002.

450
394 404 404 404 404 405
391
400

350

300 275
Número de casos

250
196
200

150
79 116

100 79

50
3 10 1
0 0 0
0
0-30 31-60 61-90 91-120 121-150 151-180 181-210 211-240 241-270
Días transcurridos desde la fecha de ingreso hasta la fecha del primer pago

casos Sum

La situación de atraso se resume en:

  Durante el primer cuatrimestre del año 2002 se han elaborado 405
cheques para pagar sueldos atrasados.
 El monto cancelado asciende a Bs. 155,92 Millones,
 El 96,5 % de los casos se demora entre 15 días y 3 meses,
 El 48,64 % de los pagos (196), suceden entre 31 y 60 días

La causa de este problema se identifica como “La falta de integración con el

método de reclutamiento y selección”

Oportunidades de mejora

En ejecución:
La garantía de recursos financieros necesarios para el pago oportuno de la
nómina, y la tramitación formal de los movimientos de personal que generan
movimientos de nómina constituyen las principales mejoras que se encuentran
planteadas.

La empresa GEMA Consultores propone como principales metas para fortalecer el

método de nómina, el auténtico apego a los parámetros y lineamientos
establecidos por el Sistema Integrado de Gestión y Control de Finanzas Públicas y
el establecimiento de lineamientos para pagos extraordinarios, así como la
generación de reportes por el sistema automatizado de recursos humanos.

Otras oportunidades:
Deben dictarse lineamientos para el uso del sistema nacional de nóminas. A través
de una difusión clara y concisa de los formatos estándares se facilitará el logro de
una nómina consolidada de regiones. Tal acción debe estar acompañada de la
actualización de los datos de cada región.

Los registros deberán hacerse en el mismo momento en que el personal ingresa,

asciende o egresa de la organización, sea al nivel central o al nivel regional. El
hacer de tal registro un requisito indispensable facilitará la oportuna actualización
de la nómina, especialmente la de contratados.

La asignación de una cuenta en la que se depositen las remuneraciones del

personal contratado, permitirá eliminar el proceso de elaboración de cheques, lo
que se traduce en una descarga de trabajo.

La aplicación informática de nómina debe ser al menos cliente/servidor y mantener

una base de datos consolidada. Esto eliminará las actividades de concatenación
que dan origen a la latencia de información sobre el estado actual de la nómina.

Consideraciones de INVERTEC IGT

Con el fin de facilitar el logro de la reorganización se han considerado los
siguientes puntos:

 Compatibilizar el método de “reclutamiento y selección”, “evaluación del

desempeño” (ascensos) y egresos de personal con el de “elaboración de
nómina”, definiendo con productos de los primeros el documento de
movimiento de nómina correspondiente.
 Igualmente, la integración de las bases de datos de la nómina de DEM
central con las de las nóminas de DEM regionales, contando así con el
registro total de empleados del poder judicial. Tal acción exige un cambio en
el código de programación en Power Builder y un cambio del motor de base
de datos Watcom, para lo que se recomienda utilizar el Oracle 9i.
1.1.1.4 Egreso del personal

Identificación y análisis de problemas

Al llevarse a cabo el proceso de levantamiento del método para el trámite de
egreso de personal se conoció como focos principales de la problemática existente
en este ámbito a los siguientes puntos:

 Retraso en cálculo de prestaciones sociales del personal. Tal función estuvo

inactiva durante los últimos seis meses por falta de personal en el área de
prestaciones sociales
 No existe criterio único para la aplicación de bonificaciones de antigüedad.
 Acumulación de aprobación de jubilaciones por períodos de tres meses.
 El fondo de prestaciones sociales está intervenido.
 Inexistencia de fideicomiso.
 No existe constancia oportuna de la desincorporación del personal de las
nóminas regionales.

Oportunidades de mejora

En ejecución:
La Dirección de Recursos Humanos puso en marcha la reactivación del área de
prestaciones sociales en la semana del 22 de abril después de haber estado
paralizado durante seis meses. Se asignaron 4 personas con los equipos de
apoyo necesario para cálculo y recálculo de pasivos laborales. A partir de datos
suministrados por el área de prestaciones sociales, se estimó la capacidad diaria
de producción en 32 casos, lo cual en términos mensuales representa 640 casos
resueltos por mes. Al cuantificarse la problemática del último semestre (octubre
2001-marzo 2002) se determinó el promedio de casos de egreso que se han
solicitado tramitar en 247.
El siguiente cuadro refleja la demanda desagregada de trámite de egresos en los
últimos seis meses:

Ultimos 6 promedio
Egresos ACUM ACUM
meses mensual
Jubilaciones 1074 1,074 179.00 179
Incapacitados Egresos del personal
135 en los últimos
1,209 6 meses 22.50 202
Renuncias 176 1,385 29.33 231
1600
Fallecimiento 8 1,393
1,423 1,468 1,41.33
82 1,482 232 1,484
1400 1,385 1,393
Destituciones
1200 1074 1,209 30 1,423 5.00 237
1
Remociones,074 45 1,468 7.50 245
1000
Retiros
800 14 1,482 2.33 247
Despidos
600 0 1,482 - 247
Revocatoria 135
400
176 2 1,484 0.33 247
200 8 30 45 14 0 2
0

La empresa GEMA Consultores propone como principal meta para fortalecer el

método de nómina, el pago de prestaciones sociales y demás conceptos legales
que correspondan al trámite de egreso de personal en un lapso no mayor de tres
días hábiles contados a partir de la notificación formal de egreso. Para ello, se
rediseñó el proceso y elaborando la base de datos actualizada del personal del
Poder Judicial.

Por su parte, la empresa Marambio, Gonzalez y Asociados, está llevando a

término final el cálculo de pasivos laborales de todo el personal de la institución.

Otras oportunidades:
La consolidación del fideicomiso de prestaciones sociales, permitirá un registro
adecuado y oportuno de los movimientos individuales de los pasivos laborales,
además de reducir el costo financiero que implica la cancelación de los intereses
de prestaciones sociales exigidos por la legislación laboral.
Se sugiere cambiar la política de acumulación trimestral de jubilaciones y
pensiones con requisitos aprobados en la División de Bienestar Social.

Consideraciones de INVERTEC IGT

Se han tomado en cuenta los siguientes asuntos:
 De mantenerse el promedio de casos ingresados de 247/mes y
manteniendo la capacidad de producción en 640/mes, los 4000 expedientes
acumulados podrán ser despejados en 10,2 meses.
 Dado el desembolso que significa la constitución de un fideicomiso de
prestaciones sociales, se plantea para su conformación por medio de un
mecanismo progresivo, constituyéndolo por regiones que se irán
incorporando en la medida que se cuenten con los recursos, previendo
todas las normativas legales del caso.
1.1.2 Levantamiento de procesos administrativos

1.1.2.1 Métodos del área de Recursos Humanos.

Reclutamiento y selección de personal

Descripción del método

El método de reclutamiento y selección de personal consiste en la ejecución de un

conjunto de actividades que se requieren para la formalización del inicio de
relaciones laborales con el poder judicial.

Periodicidad: Se realiza diariamente y depende de la demanda de recursos

humanos de la organización.

Objetivos: Procesar los requerimientos de personal de manera oportuna para

satisfacer las necesidades de las unidades demandantes del ingreso.

Productos: Participación de nombramiento y asignación de recursos humanos a

la unidad administrativa o judicial solicitante.

Cliente(s) Interno-externo:
Los clientes internos son:
 La unidad organizacional que solicita el recurso.
 El área de nómina.
El cliente externo es el personal en proceso de postulación.

Diagnóstico del método

Los siguientes cuadros ofrecen información relativa a la conceptualización del

método de reclutamiento y selección y a la manera en que se ejecuta actualmente
en la Dirección Ejecutiva de la Magistratura tanto a nivel central como a nivel
regional.

Cuadro 1: Participantes del método Reclutamiento y Selección de Personal

DEPTOS/ UNIDADES/ RESPONSABLE POR UNIDAD O ORGANIZACIONES EXTERNAS
OTROS DEPTO. PARTICIPANTES
PARTICIPANTES
Unidad solicitante en: Nivel central: director de la unidad. No existen.
Nivel central: dirección Nivel regional: director
en la que se demanda administrativo regional, o juez
el recurso. presidente o juez rector.
Nivel regional:
dirección
administrativa regional
o unidad judicial
solicitante.
Reclutamiento y Jefe de reclutamiento y selección.
selección.
Dirección de servicios Director de servicios médicos.
médicos.
Directorio ejecutivo. Directores.
Área de nómina. Jefe de área de nómina.
Cuadro 2: Entradas, recursos y tiempos del método Reclutamiento y Selección de
Personal.
DEPTOS/ UNIDADES/ ENTRADAS AL NUMERO DE TIEMPOS TIEMPOS
OTROS PROCESO FUNCIONARIOS ACTUALES DESEADOS
PARTICIPANTES PARTICIPANTES DEL DEL
PROCESO PROCESO
Unidad solicitante en: Notificación 1 No No
Nivel central: dirección verbal de determinados. determinados.
en la que se demanda el requerimiento.
recurso.
Nivel regional: dirección
administrativa regional o
unidad judicial
solicitante.
Reclutamiento y 2 1 semana No
selección. determinados.
Dirección de servicios 6 1 semana No
médicos. determinados.
Directorio ejecutivo. 1 1 a 3 meses 5 días
Área de nómina. 2 Hasta 240 1 día
días

Legislación y normativa

El método de reclutamiento y selección se encuentra legalmente enmarcado en:

 Ley Orgánica del Poder Judicial.
  Decreto Ley sobre el Estatuto de la Función Pública.
 Lineamientos institucionales emanados por la Dirección Ejecutiva de la
Magistratura.

Diagrama panorámico.

Reclutamiento y Selección de Personal

Dirección de
Reclutamiento y Dirección de Dirección de Directorio Área de
unidad Solicitante Servicios al
Selección Estudios técnicos servicios médicos Ejecutivo Nómina
Personal

Solicitud de
recurso humano
Revisión de datos verificación de si el
del postulante cargo esta vacante

Datos de los
postulantes

Realización de la
Fin del proceso Realización de la
No ¿Esta vacante? Si prueba psicológica
prueba técnica
y médica

Resultados de las
pruebas

Oficio de
Selección del
aceptación
postulante

Oficio de
Autorización de
aceptación firmado
ingreso

Elaboración del Movimiento de

movimiento de personal
nómina

Actividades del método

A continuación se presentan los cuadros correspondientes al levantamiento de las

actividades del proceso.

Cuadro 3: Tiempos actuales de las actividades del método Reclutamiento y Selección de

Personal
Nombre de las Descripción de las Objetivo de la Deptos - Tiempos incurridos
actividades actividades actividad Unidades que en cada actividad
realizan las
actividades
La unidad solicitante envía
una solicitud de recurso Revisar la
División de
Revisión de datos humano acompañado de la información
Reclutamiento y 3 días
del postulante información de los de
Selección
postulantes al cargo descrito postulantes
en la solicitud
La División de Reclutamiento
y Selección verifica si el
Verificación de si cargo al cual se esta Dirección de
Verificación
el cargo esta seleccionando esta vacante. Servicios al 2 día
de vacante
vacante Si no esta vacante, el personal
proceso finaliza, de lo
contrario sigue adelante.
Conocer si
las aptitudes
Se realizan las pruebas
del Dirección de
Realización de la necesarias para verificar la
postulante Estudios 1 semana
prueba técnica idoneidad del postulante para
son Técnicos
el cargo
competentes
al cargo
Conocer si
sus
Se realizan las pruebas característica
Realización de la Dirección de
necesarias para verificar la s
prueba psicológica servicios 1 semana
idoneidad del postulante para psicológicas
y médica médicos
el cargo y físicas son
acordes al
cargo
En base a los resultados
obtenidos en las pruebas
anteriormente realizadas, se
selecciona el postulante para División de
Selección del Seleccionar
el cargo vacante y emite un Reclutamiento y 2 día
postulante el postulante
oficio de aceptación que es Selección
enviado al Directorio
Ejecutivo para su
autorización
se da la autorización del Dar la
Autorización de Directorio
ingreso al nuevo funcionario autorización 1 mes a 3 meses
ingreso Ejecutivo
de la organización de ingreso
Una vez aceptado el nuevo
funcionario, se realiza el
Elaboración del movimiento de nómina para División de
Actualizar la
movimiento de que el área de Nómina Reclutamiento y 1 semana
nómina
nómina actualice la información y lo Selección
incorpore en las nóminas
futuras

Cuadro 4: Entradas y salidas de las actividades del método Reclutamiento y Selección de

Personal
Nombre de las Depto./Unidad u Entrada Salida de las Cliente (interno-
actividades Otro actividades externo) y
utilización
Solicitud de recurso Dirección de
Revisión de datos del Solicitud y datos
Unidad solicitante humano / Datos de Servicios al
postulante revisados
los postulantes personal
División de
verificación de si el Solicitud y datos Solicitud y datos Dirección de
Reclutamiento y
cargo esta vacante revisados revisados Estudios Técnicos
Selección
Dirección de División de
Realización de la Solicitud y datos Resultado de la
Servicios al Reclutamiento y
prueba técnica revisados prueba
personal Selección
Realización de la Dirección de División de
Solicitud y datos Resultados de las
prueba psicológica y Servicios al Reclutamiento y
revisados pruebas
médica personal Selección
Dirección de
Selección del Estudios Técnicos / Resultado de las
Oficio de aceptación Directorio Ejecutivo
postulante Dirección de pruebas
servicios médicos
División de División de
Autorización de Oficio de Oficio de aceptación
Reclutamiento y Reclutamiento y
ingreso aceptación firmado
Selección Selección
Elaboración del
Oficio de Movimiento de
movimiento de Directorio Ejecutivo Área de nómina
aceptación firmado personal
nómina

Cuadro 5: Justificación de las actividades Reclutamiento y Selección de Personal

Nombre de las Cliente (interno- Genera Valor Justificación SI o NO genera
actividades externo) y utilización agregado SI - NO valor agregado al cliente
Revisión de datos del Dirección de Se ratifica el cumplimiento de
Si
postulante Servicios al personal requisitos
verificación de si el Dirección de Se rectifica que efectivamente
Si
cargo esta vacante Estudios Técnicos exista el cargo vacante
División de
Realización de la prueba Es la medición de las aptitudes
Reclutamiento y Si
técnica técnicas del postulante
Selección
División de Es la medición de las
Realización de la prueba
Reclutamiento y Si condiciones mentales y físicas
psicológica y médica
Selección del postulante

Se realiza el análisis integral de

Selección del postulante Directorio Ejecutivo Si
los resultados del postulante
División de
Solo se realiza la firma de
Autorización de ingreso Reclutamiento y No
aprobación de la selección
Selección
Mantiene actualizada la
Elaboración del
Área de nómina Si información del personal de la
movimiento de nómina
DEM y los tribunales de justicia
 Cuadro 6: Actividades susceptibles de automatizar Reclutamiento y
Selección de Personal
Nombre de las Actividades Actividades susceptibles de Software de apoyo para
actividades Manuales: SI o automatizar, Justificación actividades automatizadas
NO
Revisión de datos del Sí, a través de sistemas de
Si
postulante recursos humanos
Verificación de si el
No Sistema de Nómina
cargo esta vacante
Realización de la prueba
Si No
técnica

Realización de la prueba
Si No
psicológica y médica

Si, a través de un sistema de

Selección del postulante
Autorización de ingreso
Elaboración del
movimiento de nómina
recursos humanos,
Si
automatizando el mecanismo de
determinar al mejor postulante
Si, a través de un sistema de
Si recursos humanos, utilizando la
firma electrónica
No Sistema de Nómina

Inducción al personal
Descripción del método

El equipo de capacitación y desarrollo de personal es el responsable de realizar

una presentación que se les imparte a los ingresados en un período de no más de
dos horas con información sobre la visión, misión, reglamentos, las prestaciones
sociales y demás beneficios socio-económicos que deben conocer como personal
del poder judicial.

Periodicidad: Se realiza esporádicamente y depende de la demanda de recursos

humanos de la organización.
Objetivos: proporcionar al nuevo empleado la comprensión de la forma en que el
desempeño en su puesto contribuye al éxito de la organización, y la forma en que
los productos o servicios de la organización contribuyen a la sociedad.

Productos: presentación de la organización.

Cliente(s) Interno-externo:
Los clientes internos son:
 La unidad organizacional de reclutamiento y selección.
El cliente externo es el personal en proceso de ingreso.

Diagnóstico del método

Los siguientes cuadros ofrecen información relativa a la conceptualización del

método de reclutamiento y selección y a la manera en que se ejecuta actualmente
en la Dirección Ejecutiva de la Magistratura tanto a nivel central como a nivel
regional.

Cuadro 7: Participantes del método Inducción al Personal

DEPTOS/ UNIDADES/ RESPONSABLE POR UNIDAD O ORGANIZACIONES EXTERNAS
OTROS DEPTO. PARTICIPANTES
PARTICIPANTES
Unidad solicitante en: Nivel central: jefe de reclutamiento y No existen.
Nivel central: selección.
reclutamiento y Nivel regional: director
selección. administrativo regional.
Nivel regional: no
existe.
Capacitación y Jefe capacitación y desarrollo de
desarrollo de personal. personal.

Cuadro 8: Entradas, recursos y tiempos del método Inducción al personal

DEPTOS/ UNIDADES/ ENTRADAS AL NUMERO DE TIEMPOS TIEMPOS
OTROS PROCESO FUNCIONARIOS ACTUALES DESEADOS
PARTICIPANTES PARTICIPANTES DEL DEL
PROCESO PROCESO
Unidad solicitante en: Aprobación de 1 No No
Nivel central: ingreso de determinados. determinados.
reclutamiento y personal.
selección.
Nivel regional: no existe.
Capacitación y Notificación 2 2 horas No
desarrollo de personal. verbal de determinados.
requerimiento.

Legislación y normativa

El método de inducción está relacionado principalmente con:

 Lineamientos institucionales emanados por la Dirección Ejecutiva de la
Magistratura.
 Decreto Ley sobre el Estatuto de la Función Pública.
 Ley de Carrera Judicial.

Nómina de personal fijo, contratado, obrero, pensionados y jubilados

Descripción del método

El método de nómina consiste en un conjunto de actividades que se requieren

para hacer efectivo el cálculo y preparación de la nómina de sueldos, salarios,
jubilaciones y pensiones.

Periodicidad: la nómina de obreros se realiza semanalmente y la nómina de

empleados se hace de manera quincenal. Diariamente se tramitan contratados
que tengan cancelaciones pendientes.

Objetivos: Mantener actualizados los datos del personal en cuanto a fechas de

ingresos, ascensos, renuncias y despidos. Calcular y ordenar el pago de los
sueldos y salarios del personal.

Productos:
 Reportes de movimientos de nómina tales como: ascensos, ingresos y
desincorporaciones.
  Disquetes con la información de montos y números de cuentas en los
cuales se depositarán los montos netos definidos.
 Recibos de pago.
 Solicitud de elaboración de cheques.

Cliente(s) Interno-externo: La Dirección General de Administración y Finanzas es

el único cliente interno.

Diagnóstico del método

Los siguientes cuadros ofrecen información relativa a la conceptualización del

método de elaboración de nómina y a la manera en que se ejecuta actualmente en
la Dirección Ejecutiva de la Magistratura tanto a nivel central como a nivel regional.

Cuadro 9: Participantes del método Nómina de Personal

DEPTOS/ UNIDADES/ OTROS RESPONSABLE POR ORGANIZACIONES
PARTICIPANTES UNIDAD O DEPTO. EXTERNAS
PARTICIPANTES
Jefe de División de Servicios No existen.
DEM Regional: División de Servicios al Personal.
al Personal.

Jefe de División de Relaciones

División de relaciones laborales.
Laborales.
DEM Central: Dirección de Recursos Jefe de Área de Nómina.
Humanos – Área de Nómina.

Cuadro 10: Entradas, recursos y tiempos del método Nómina de personal

DEPTOS/ ENTRADAS AL NUMERO DE TIEMPOS TIEMPOS
UNIDADES/ OTROS MÉTODO FUNCIONARIOS ACTUALES DEL DESEADOS DEL
PARTICIPANTES PARTICIPANTES MÉTODO MÉTODO

DEM Regional: Documento que 1 Para nómina de No determinado.

División de Servicios especifica empleados 2
al Personal. variaciones en la días. Obreros ½
nómina. día.
Notificación de
cambios en la
nómina como
suplencias,
ascensos, retiros,
ingresos, Puntos de
cuenta.
División de Descuentos 1 No determinado. No determinado.
relaciones laborales. sindicales.
DEM Central: Prenómina. 4 a nivel central. Para nómina de No determinado.
Dirección de Nómina definitiva. 1 a nivel empleados 2
Recursos Humanos - Disquetes para la regional. días. Obreros ½
Área de Nómina, en institución bancaria. día.
caso DEM y la Solicitud de Jubilados y
División de Servicios elaboración de pensionados 3
al Personal en las cheques. días.
regiones. Recibos de pago.

Legislación y normativa:

El método de elaboración de nómina se encuentra legalmente enmarcado en:

 Ley Orgánica del Poder Judicial.
 Ley Orgánica del Trabajo.
 Decreto Ley sobre el Estatuto de la Función Pública.
 Reglamento de jubilaciones y pensiones.
 Lineamientos institucionales emanados por la Dirección Ejecutiva de la
Magistratura.
 Contratos colectivos.

Diagrama panorámico
Nómina

Dirección de Administración
Área de nómina (DEM Cental)/División de servicio del personal (DEM Regional) Dirección General de Recursos Humanos
y Finanzas

Registro de los Movimiento de

movimientos de personal
personal

Listado de
descuentos de
nómina

Nómina Registro de
Actualizada descuentos de
nómina

Nómina con los

descuentos
correspondientes

Preparación de la
Pre-nómina

Nomina preliminar No

¿Nómina OK?

Sí

Emisión de Nómina definitiva

nómina definitiva

Solicitud de orden
de pago

Recibos de pago
Actividades del método

A continuación se presentan los cuadros correspondientes al levantamiento de las

actividades del proceso.

Cuadro 11: Tiempos actuales de las actividades del método Nómina de Personal
Nombre de las Descripción de las Objetivo de la Deptos - Unidades Tiempos
actividades actividades actividad que realizan las incurridos en
actividades cada actividad
Mantener
actualizada la
Unidad de
nómina con
Actualización de Nómina / En
Registro de los respecto a los
los movimientos Regiones: División 1 día
movimientos de personal ascensos,
de nómina de Servicios al
retiros, ingresos,
Personal
jubilaciones y
pensiones.
Se reciben y registran los Unidad de
Registro de descuentos sindicales, Realizar las Nómina / En
descuentos de cuotas de préstamos deducciones Regiones: División 1 día
nómina sobre la caja de ahorro, y salariales de Servicios al
otros. Personal
Unidad de
Nómina / En
Preparación de la Se produce una primera Revisión previa
Regiones: División 1 día
Pre-nómina versión de la nómina de la nómina.
de Servicios al
Personal
Entregar a la Unidad de
Dirección Nómina / En
Preparación de la Emisión de la nómina
General de Regiones: División 1 día
nómina final. definitiva
Administración y de Servicios al
Finanzas Personal
 Cuadro 12: Entradas y salidas de las actividades del método Nómina de Personal
Nombre de las Depto./Unidad u Entrada Salida de las Cliente (interno-
actividades Otro actividades externo) y
utilización
Nómina actualizada de
Unidad de Nómina /
la semana (caso de
Actualización de los Dirección General Listado de En Regiones:
obreros) y de la
movimientos de de Recursos movimientos de División de
quincena (en el caso
nómina Humanos nómina Servicios al
de fijos, pensionados y
Personal
jubilados)
Unidad de Nómina / Unidad de Nómina /
Listado de
Registro de En Regiones: Nómina con los En Regiones:
descuentos de
descuentos de División de descuentos División de
nómina: sindicales,
nómina Servicios al correspondientes Servicios al
caja de ahorros,
Personal Personal
Unidad de Nómina / Unidad de Nómina /
En Regiones: Nómina con los En Regiones:
Preparación de la
División de descuentos Nómina preliminar División de
Pre-nómina
Servicios al correspondientes Servicios al
Personal Personal
Dirección General
Unidad de Nómina /
Nómina Definitiva / de Administración y
En Regiones:
Preparación de la Recibos de pago / Finanzas. En
División de Nómina preliminar
nómina final. Solicitud de orden de Regiones: División
Servicios al
pago de Servicios
Personal
Administrativos
 Cuadro 13: Justificación de las actividades Nómina de Personal
Nombre de las Cliente (interno- Genera Valor Justificación SI o NO genera
actividades externo) y utilización agregado SI - NO valor agregado al cliente
Unidad de Nómina /
Mantiene actualizada la
Actualización de los En Regiones:
Si información del personal de la
movimientos de nómina División de Servicios
DEM y los tribunales de justicia
al Personal
Unidad de Nómina /
Registro de descuentos En Regiones: Mantiene el registro y aplica las
Si
de nómina División de Servicios deducciones salariales.
al Personal
Unidad de Nómina /
Preparación de la Pre- En Regiones: Chequeo de calidad de la
Si
nómina División de Servicios nómina
al Personal
Dirección General de
Administración y
Genera el producto final de
Preparación de la Finanzas. En
Si proceso, los instrumentos de
nómina final. Regiones: División
pago.
de Servicios
Administrativos

Cuadro 14: Actividades susceptibles de automatizar Nómina de Personal

Nombre de las Actividades Actividades susceptibles de Software de apoyo para
actividades Manuales: SI o automatizar, Justificación actividades automatizadas
NO
Actualización de los
No Sistema de Nómina
movimientos de nómina
Registro de descuentos
No Sistema de Nómina
de nómina
Preparación de la Pre-
No Sistema de Nómina
nómina

Preparación de la
No Sistema de Nómina
nómina final.
Egreso del personal
Descripción del método

El método de egreso de personal consiste en la ejecución de un conjunto de

actividades que se requieren para llevar a término la relación laboral del personal
del poder judicial. Las mismas implican la desincorporación en nómina, el cálculo
de prestaciones sociales y de jubilaciones y pensiones según el caso. Incluye el
cambio de la nómina de personal fijo a la nómina de jubilados y pensionados
según corresponda.

Periodicidad: Se realiza diariamente y depende de la demanda que tiene el

trámite dentro de la organización. Los resultados del análisis de solicitudes de
jubilaciones y pensiones ocurren de forma trimestral.

Objetivos: Procesar los egresos de personal oportunamente. Liquidar y calcular

las acreencias y pasivos, así como las desincorporaciones y cambios en las
nóminas de la Dirección Ejecutiva de la Magistratura y los Tribunales de Justicia.

Productos: Liquidaciones de prestaciones sociales y del fondo de ahorro. Orden

de pago de las jubilaciones y pensiones y apertura de las respectivas cuentas
nuevas. Movimiento de nómina. Solicitud de ordenamiento de pago y pago de
pasivos laborales.

Cliente(s) Interno-externo:
Los clientes internos son:
 La unidad organizacional que tramita los despidos.
 El área de nómina.
 La Dirección General de Administración y Finanzas, que tramita el pago.
El cliente externo es el personal en trámite de egreso.
Diagnóstico del método

Los siguientes cuadros ofrecen información relativa a la conceptualización del

método para el trámite de egreso de personal y a la manera en que se ejecuta
actualmente en la Dirección Ejecutiva de la Magistratura tanto a nivel central como
a nivel regional.

Cuadro 15: Participantes del método Egreso de Personal

DEPTOS/ UNIDADES/ OTROS RESPONSABLE POR UNIDAD O ORGANIZACIONES
PARTICIPANTES DEPTO. EXTERNAS
PARTICIPANTES
Unidad solicitante en: Nivel central: director de la unidad. No existen.
Nivel central: dirección en la que labora Nivel regional: director administrativo
el recurso. regional.
Nivel regional: dirección administrativa
regional.
División de servicios al personal Jefe de división de servicios al
regional. personal.
Dirección General de Recursos Director General de Recursos
Humanos. Humanos.
División de Servicios Administrativos. Jefe de la División de Servicios
Administrativos.
División de Bienestar Social. Jefe de la División de Bienestar
Social.
Área de Nómina. Jefe del Área de Nómina.
Área de Prestaciones Sociales. Jefe de Área de Prestaciones
Sociales.
Fondo de Prestaciones (actualmente Encargado del Fondo de
intervenido). Prestaciones.
Archivo General. Archivista del Archivo General.
 Cuadro 16: Entradas, recursos y tiempos del método Egreso de Personal
DEPTOS/ UNIDADES/ ENTRADAS AL NUMERO DE TIEMPOS TIEMPOS
OTROS PARTICIPANTES PROCESO FUNCIONARIOS ACTUALES DESEADOS
PARTICIPANTES DEL DEL
PROCESO PROCESO
Unidad solicitante en: Carta de renuncia. No No
Nivel central: dirección en la Carta de despido. determinados. determinados.
que labora el recurso. Nivel Solicitud de
regional: dirección jubilación. Solicitud
administrativa regional. de pensión.
División de servicios al
1
personal regional.
Dirección General de
1
Recursos Humanos.
División de Servicios
6
Administrativos.
División de Bienestar Social. 5
Área de nómina. 2
Área de Prestaciones
4
Sociales.
Fondo de Prestaciones
(actualmente intervenido).
Archivo General. 1

Legislación y normativa:

El método de tramitación de egresos se encuentra legalmente enmarcado en:

 Ley Orgánica del Poder Judicial.
 Ley Orgánica del Trabajo.
 Ley del Estatuto sobre el Régimen de Jubilaciones y Pensiones de los
Funcionarios o Empleados de la Administración Pública Nacional, de los
Estados y de los Municipios.
 Decreto Ley sobre el Estatuto de la Función Pública.
 Lineamientos institucionales emanados por la Dirección Ejecutiva de la
Magistratura.
 Contratos colectivos.
Diagrama panorámico
Egreso de personal

División de servicio al División de Servicios Dirección General de

Unidad solicitante Dirección General de RRHH División de bienestar social Prestaciones sociales Areá Nómina Fondo de prestaciones Archivo general
personal regional Administrativos Finanzas

Tramitación de Solicitud de retiro

análisis de de la nómina/
Jubilación o Pensión requisitos para Solicitud de
Solicitud de pensiones y cambió de nómina
jubilación, Recepción y ¿es despido,
jubilaciones
pensión, carta ¿Es el nivel distribución de renuncia,
No
renuncia o despido regional? solicitud de egreso jubilación o
de personal pensión?
Tramitación de
Despido o Renuncia aceptación de la
Sí renuncia

Solicitud de
Desincoporación cálculo
de la nómina

Cálculo de
Oficio de
anticipos y
aceptación
prestamos sobre
pasivos laborales
Solicitud de orden
de pago

Firma de la Solicitud de orden

solicitud de orden de pago firmada
de pago

Envío de solicitud
de ordenación de
Solicitud de orden
pago y liquidación
de pago firmada
de las
prestaciones
sociales

Emisión del
Envio cheque y
cheque y del
recibo de pago
recibo de pago
Registro contable
de movimientos Expediente y
por prestaciones y solicitud de
entrega de archivo de
cheques expediente del
Recibo del pago
de liquidación egresado.
firmado

Cierre de
expediente Archivo de
expediente del
egresado

Expedientes
Actividades del método

A continuación se presentan los cuadros correspondientes al levantamiento de las

actividades del método de tramitación de egresos.

Cuadro 17: Tiempos actuales de las actividades del método Egreso de Personal
Nombre de las Descripción de las actividades Objetivo de la Deptos - Tiempos
actividades actividad Unidades que incurridos en
realizan las cada actividad
actividades
A nivel regional se retira del División de
Desincorporació Mantener
sistema de nómina al servicios al
n de la nómina actualizada la 1 día
funcionario que se encuentra en personal
regional. nómina
el proceso. regional.
La dirección recibe y distribuye a
las divisiones correspondientes
Recepción y Distribuir las
la solicitud. Si es Despido o Dirección
distribución de solicitudes a las
Renuncia se le envía la solicitud General de
una solicitud de divisiones 3 días
a División de Servicios Recursos
egreso de correspondiente
Administrativos, en cambio, si es Humanos.
personal s
Jubilación o pensión se envía a
la División de Bienestar Social
Una vez recibida la solicitud, se
verifican que las características
Verificación de
del caso estén acordes a la
cumplimiento de
Tramitación de normativas laborales. Verificado División de
los
aceptación de la esto, se emite un oficio de Servicios 10 días
requerimientos
renuncia aceptación de renuncia y Administrativos.
legales para tal
además se envía la información
fin.
para que se realice la
modificación de la nómina
Una vez recibida la solicitud, se
2 días en
verifican que las características Verificación de
Tramitación de obtención de
del caso estén acordes a la cumplimiento de
análisis de División de expediente.
normativas laborales. Verificado los
requisitos para Bienestar Quince
esto, se emite una solicitud de requerimientos
pensiones y Social. minutos en
cálculo enviando adicionalmente legales para tal
jubilaciones análisis de
la información para que se fin.
requisitos.
realice los cambios en la nómina
Cálculo de
anticipos, En base a lo solicitado, se Calcular el
Área de
intereses y realizan todos los cálculos monto de los No
Prestaciones
préstamos sobre necesarios para determinar pasivos determinado
Sociales.
pasivos anticipos, intereses y prestamos laborales
laborales
Firma de la El director de RRHH firma la Autorizar la Dirección
solicitud de solicitud de orden de pago para cancelación de General de
1 día
ordenamiento de dar comienzo al proceso de los pasivos Recursos
pago pago laborales Humanos.
Envío de
Solicitar los
solicitud de
Se remite a la Dirección General recursos
ordenación de Área de
de Administración y Finanzas la financieros
pago y Prestaciones 1 día
requisición formal de pago de necesarios para
liquidación de Sociales.
pasivos laborales cancelar pasivos
las prestaciones
laborales
sociales
Generar los
Consiste en elaborar los Dirección
Emisión del medios
documentos que permitan General de
cheque y de necesarios para 1 semana
efectuar la cancelación de los Administración y
recibo del pago ejecutar los
compromisos laborales Finanzas
pagos
Entregarle al
área de
Consiste en hacer llegar al área prestaciones
de prestaciones sociales los sociales los Área de
Envío cheque y
documentos para efectuar la medios que Prestaciones 1 día
recibo de pago
cancelación de pasivos permitan liquidar Sociales.
laborales los
compromisos
laborales
Registro Registrar
Recibido los recibos de pagos
contable de contablemente Fondo de
firmado, Fondos de prestaciones
movimientos por todos los Prestaciones
se encarga de crear los asientos 1 día
prestaciones y movimientos (actualmente
contables para registrar la
entrega de generados por intervenido).
información de los pagos.
cheque estos conceptos
Dejar constancia
del Área de
Cierre de Consiste en agregar el recibo de
cumplimiento prestaciones 1/2 día
expediente pago firmado al expediente
del compromiso sociales.
laboral
Una vez finalizado el cierre del
Archivo de
expediente, es recibida la Archivar el
expediente del Archivo general 1/2 día
información en Archivo general expediente
egresado
para su almacenamiento
 Cuadro 18: Entradas y salidas de las actividades del método Egreso de Personal
Nombre de las Depto./Unidad u Entrada Salida de las Cliente (interno-
actividades Otro actividades externo) y
utilización
Carta de renuncia
Carta de renuncia Dirección de
Despido, Solicitud
Desincorporación de Despido, Solicitud de General de
Unidad Solicitante de Jubilación,
la nómina regional. Jubilación, Solicitud de Recursos
Solicitud de
pensión Humanos.
pensión
Carta de renuncia
Carta de renuncia División de
Recepción y Notificación de
Notificación de servicios
distribución de una despido, Solicitud
Unidad Solicitante despido / Solicitud de Administrativos/
solicitud de egreso de de jubilación, o
jubilación, solicitud de División de
personal solicitud de
pensión. Bienestar Social.
pensión.
Oficio de aceptación
Tramitación de Dirección General Carta de renuncia, de la renuncia o la
aceptación de la de Recursos retiro, remoción o notificación de despido Área de nómina.
renuncia Humanos. despido. y solicitud de retiro de
la nómina
Oficio de Jubilación y
solicitud de cambio de
la nómina de activos a
Tramitación de la nómina de jubilados.
Dirección General Solicitud de
análisis de requisitos Oficio de conformidad
de Recursos jubilación. Solicitud Área de nómina.
para pensiones y con la solicitud de
Humanos. de pensión.
jubilaciones pensión y solicitud de
cambio de la nómina
de activos a la nómina
de pensionados.
Oficio de
División de
Cálculo de anticipos, aceptación de la
servicios Dirección General
intereses y renuncia / Solicitud Solicitud de orden de
Administrativos/ de Recursos
préstamos sobre de cálculo de pago
División de Humanos.
pasivos laborales prestaciones
Bienestar Social.
sociales
Firma de la solicitud Área de Área de
Solicitud de orden Solicitud de orden de
de ordenamiento de Prestaciones prestaciones
de pago pago firmada
pago Sociales. sociales.
Envío de solicitud de
Dirección General Dirección General
ordenación de pago y Solicitud de orden Solicitud de orden de
de Recursos de Administración y
liquidación de las de pago firmada pago firmada
Humanos. Finanzas
prestaciones sociales
Área de Área de
Emisión del cheque y Solicitud de orden Cheque y recibo de
Prestaciones prestaciones
de recibo del pago de pago firmada pago
Sociales. sociales.
Dirección General
Envio cheque y Cheque y recibo de Cheque y recibo de Fondo de
de Administración y
recibo de pago pago pago prestaciones
Finanzas
Registro contable de
Área de Área de
movimientos por Cheque y recibo de Recibo de pago de
Prestaciones Prestaciones
prestaciones y pago liquidación firmado.
Sociales. Sociales.
entrega de cheque
 Expediente y solicitud
Área de
Recibo de pago de de archivo de
Cierre de expediente Prestaciones Archivo General
liquidación firmado expediente del
Sociales.
egresado.
Expediente y
Archivo de Área de
solicitud de archivo Se archiva el
expediente del prestaciones Archivo general
de expediente del expediente.
egresado sociales.
egresado.

Cuadro 19: Justificación de las actividades Egreso de Personal

Nombre de las Cliente (interno- Genera Valor Justificación SI o NO genera valor agregado
actividades externo) y utilización agregado SI – al cliente
NO
Dirección de General
Desincorporación de la
de Recursos Si Se retira a la persona de la nómina.
nómina regional.
Humanos.
División de servicios
Recepción y distribución Sólo se realiza una recepción oficial de la
Administrativos/
de una solicitud de No comunicación y se distribuye a la división que
División de Bienestar
egreso de personal corresponde.
Social.
Tramitación de Se establece la fecha de ingreso, el cargo y
aceptación de la Área de nómina. Si el sueldo actual de la persona que renuncia o
renuncia es despedida.
Tramitación de análisis Se evalúa el cumplimiento de los requisitos
de requisitos para Área de nómina. Si para optar al régimen de pensiones y
pensiones y jubilaciones jubilaciones.
Se determina los retiros o prestamos sobre
Cálculo de anticipos, los pasivos laborales. Se calcula el monto
Dirección General de
intereses y préstamos Si final de prestaciones sociales a ser
Recursos Humanos.
sobre pasivos laborales cancelado y se genera el oficio de solicitud
de la ordenación de pago.
Firma de la solicitud de Área de prestaciones
No Sólo se agrega la firma del director al oficio.
ordenamiento de pago sociales.
Envío de solicitud de
Dirección General de
ordenación de pago y Se solicita el ordenamiento de pago y se
Administración y Si
liquidación de las elabora el recibo de pago de liquidación.
Finanzas
prestaciones sociales
Se generan los cheques para pagar los
Emisión del cheque y de Área de prestaciones
Si pasivos, asi como los documentos donde
recibo del pago sociales.
constaran tales cancelaciones
Envío cheque y recibo Fondo de
No Solamente se hacen llegar documentos
de pago prestaciones
Registro contable de
Se hace el registro contable y se obtiene el
movimientos por Área de Prestaciones
Si recibo de pago de liquidación firmado por el
prestaciones y entrega Sociales.
egresado.
de cheque
Solo se agrega al expediente el recibo de
Cierre de expediente Archivo General No pago de liquidación firmado y se manda a
archivar.
Archivo de expediente Mantiene los expedientes de egresados
Archivo general No
del egresado archivados.
 Cuadro 20: Actividades susceptibles de automatizar Egreso de Personal
Nombre de las Actividades Actividades susceptibles de Software de apoyo para
actividades Manuales: SI o automatizar, Justificación actividades automatizadas
NO
Desincorporación de la
No Sistema de Nómina
nómina regional.
Recepción y distribución Si, a través de sistemas de
de una solicitud de Si mensajerías automatizando los
egreso de personal envíos de información
Si, a través de un sistema de
Tramitación de
recursos humanos,
aceptación de la Si
automatizando los envíos y
renuncia
verificaciones de información
Si, a través de un sistema de
Tramitación de análisis
recursos humanos,
de requisitos para Si
automatizando los envíos y
pensiones y jubilaciones
verificaciones de información
Cálculo de anticipos,
Si, a través de la creación del
intereses y préstamos Sí
fideicomiso
sobre pasivos laborales
Si, a través de sistemas de
Firma de la solicitud de mensajerías automatizando los
Sí
ordenamiento de pago envíos de información utilizando
la firma electrónica
Envío de solicitud de Si, a través de sistemas de
ordenación de pago y mensajerías automatizando los
Si
liquidación de las envíos de información y
prestaciones sociales documentación
Emisión del cheque y de Sí, porque el cheque puede ser
Si
recibo del pago emitido electrónicamente
Envío cheque y recibo No, ya que es el envío del
Si
de pago documento físico.
Registro contable de Sí, todas las transacciones
movimientos por contables se pueden
Si
prestaciones y entrega automatizar con un sistema de
de cheque administración integrado
No, ya que es el envió del
Cierre de expediente Sí
documento físico.
Archivo de expediente No, ya que es el envió del
Sí
del egresado documento físico.