Detección de Necesidades de

Capacitación
La Capacitación y el adiestramiento constituyen una forma educativa extraescolar, mediante la
cual los trabajadores de todos los niveles dentro de las organizaciones productivas tienen la
posibilidad de incrementar sus habilidades, conocimientos y destrezas.

1. Concepto de necesidad
La palabra necesidad implica que algo falta, que hay una limitación en alguna parte.
Supone una limitación, una carencia o la ausencia de algún elemento para el adecuado
funcionamiento de un ser vivo o sistema.

Representa un desequilibrio que puede ser consiente o apenas advertido.

Las necesidades de capacitación o adiestramiento son las carencias que los trabajadores
tienen para realizar su trabajo de modo adecuado.

Una necesidad no existe en el vacío, se plantea en términos de un sujeto.

La Unidad Coordinadora del Empleo Capacitación y Adiestramiento (UCECA) plantea que al

hablar de necesidades de capacitación y adiestramiento se refieren a las carencias que los
trabajadores tienen para desarrollar su trabajo de manera adecuada dentro de la
organización.

2. Conceptos de adiestramiento, capacitación y desarrollo.

Proceso de enseñanza – aprendizaje en el trabajo.

Adiestramiento es proporcionar destreza en una habilidad adquirida, casi siempre

mediante una práctica más o menos prolongada de trabajos de carácter muscular o
motriz.

Capacitación es la adquisición de conocimientos, principalmente de carácter técnico,

científico y administrativo.

3. Necesidades de capacitación y desarrollo

Comparativo entre la manera apropiada de trabajar y la manera como realmente se
trabaja.

Carencias que los trabajadores tienen para desarrollar su trabajo de manera adecuada
dentro de la organización.
 La DNC es un estudio entre la manera apropiada de trabajar y la manera como realmente
se trabaja.

Diferencia entre los estándares de ejecución de un puesto y el desempeño real del

personal

• Se presenta en términos de puestos específicos

• Se vincula en los objetivos de la organización y del puesto
• Se traduce en competencias que podrán proporcionarse vía capacitación

Las necesidades de desarrollo pueden referirse a cualquier persona dentro de la

organización que cuente con talento o aptitudes susceptibles de desenvolverse,
comúnmente:

• Se remiten a los niveles de dirección o gerenciales.

• Se relacionan básicamente con la preparación para el futuro en términos de
ascenso hacia posiciones jerárquicas superiores, aunque también tienen que ver
con el mejoramiento del trabajo actual.
• Suponen la atención de problemas y expectativas tanto organizacionales como el
propio personal.
• Exigen para su satisfacción conocimientos, habilidades y actitudes amplios,
variados y complejos, algunos de los cuales tienen que ver con programas de
educación superior.

4. Importancia de la DNC
• Es el punto de partida del Sistema de Capacitación.
• Sus resultados sirven de insumos para la planeación de Capacitación,
Adiestramiento y Desarrollo de personal.
• Elimina la tendencia a capacitar por capacitar,
• Propicia la aceptación de la capacitación, al satisfacer problemas cuya solución
más recomendable es la de preparar mejor al personal.
• Asegura en mayor medida la relación con los objetivos, los planes y los problemas
de la empresa y constituye un importante medio para la consolidación de los RH y
de la organización
• Genera datos esenciales para permitir comparaciones mediante un seguimiento
de los índices de producción, quejas, mermas, etc.

5. Tipos de DNC
• Manifiestas

Son evidentes, como las que requiere el personal de nuevo ingreso, ascenso,
transferencia, cambios de equipo, procedimientos, políticas, etc.
 • Encubiertas

Se dan en el caso en que el personal presenta problemas de desempeño,

derivados de la falta u obsolescencia de conocimientos, habilidades o actitudes.

• Organizacionales

Debilidades generales, implica una parte importante de la organización.

• Ocupacionales

Se refieren a un puesto en particular o un conjunto de puestos similares entre sí.

• Individuales

Se ubican respecto de cada trabajador o empleado.

• Inmediatas

Son aquellas que se deben de atender de forma urgente o a corto plazo.

• Mediatas

Se relacionan con los planes a futuro de la organización.

6. Resultados de la DNC
Debe elaborarse un informe con los siguientes apartados:

• Datos de identificación: empresa o institución, fechas de iniciación y conclusión de

la DNC, ubicación del área y de puesto(s) investigado(s), nombre del analista o
encargado de capacitación.
• Procedimiento empleado: pasos seguidos en el acopio de la información.
• Técnicas: formas particulares de recabar los datos (entrevista, cuestionario,
observación, etc.).
• Actitud del personal y supervisores: forma en que reaccionaron ante la DNC y ante
la capacitación.
• Análisis de la información recabada: interpretación que se dio a los datos,
tratamiento estadístico, etc.
• Resultados de la DNC: personal, características del mismo, tareas con necesidades
de capacitación y desarrollo, justificación.
• Problemas que requieren soluciones diferentes de la capacitación.
• Observaciones.
7. Procedimiento de la DNC
La magnitud de las necesidades y la disponibilidad de recursos técnicos y económicos
condicionan algunas variantes en los procedimientos.

• Procedimiento para la determinación de necesidades manifiestas

a. Obtenga descripción del puesto y de las características de los equipos, de las

herramientas o del procedimiento anterior.
b. Elabore una descripción muy detallada del puesto y de las características de
los equipos, de las herramientas o del procedimiento nuevo.
c. Compárelos para definir las tareas con necesidades de capacitación, las
partes del procedimiento que requieren ser aprendidas o las operaciones
relacionadas con los nuevos equipos o herramientas. Teóricamente, parte de
lo que el personal ya sabe será utilizado, y lo que se ase, por consiguiente, en
esta etapa, es obtener la diferencia, que es lo que no se conoce.
d. Especifique el personal y los puestos implicados, así como las características
de los sujetos con necesidades.
e. Precise la fecha en que deben estar satisfechas las necesidades, ya sea
porque se efectuarán las transferencias o los ascensos, se introducirán los
cambios tecnológicos o entrarán en vigor nuevas políticas.

• Procedimiento para la determinación de necesidades encubiertas

Diferenciar cuatro niveles de partida de la DNC

a. Organización completa

Búsqueda de evidencias generales, se debe considerar la siguiente lista de

datos típicos:

➢ Política de la empresa y objetivos.

➢ Desempeño de la empresa.
➢ Clima de la firma y estilo gerencial
➢ Desempeño gerencial
➢ Desempeño de la supervisión.
➢ Desempeño del operador
➢ Movimiento de personal
➢ Quejas de los clientes
➢ Relación entre trabajos directos e indirectos
➢ Frecuencia de conflictos que implican relaciones industriales
➢ Utilización de material.
➢ Revisión de ventas
➢ Costos directos del trabajo

Determinar la situación idónea, que es lo que se debe hacer y determinar la

situación real
b. Área crítica

Origen de los problemas

Criterios que se emplean para seleccionar las áreas críticas:

➢ Grado en que obstaculizan el logro de las metas de la organización

➢ Monto de las pérdidas, directas e indirectas, que ocasionan
➢ Entorpecimiento de las labores de otras áreas
➢ Amplitud de las necesidades de capacitación, o importancia de estas
➢ Incapacidad para lograr las nuevas metas que se están planteando

Precisar la magnitud de la problemática del área, Se puede echar mano de

datos y factores similares a los ya señalados, así como de entrevistas y
observaciones.

De esta información se pasa a seleccionar los puestos preferentes del área

investigada, que serán estudiados con detalle.

c. Puesto crítico

Recabar la descripción de puesto o hacer una lista de tareas del mismo

d. Situación crítica

Considerar:

➢ Número de sujetos por investigar

➢ Nivel jerárquico de los mismos
➢ Las características de los sujetos
➢ Puestos que ocupan
➢ Tiempo y recursos disponibles
➢ Conocimientos y habilidades del investigador
➢ Características de las técnicas

A partir de esta información se eligen las técnicas para investigar

directamente al personal y sus supervisores

e. Aplicación de las técnicas de DNC

f. Análisis de información

La parte medular del análisis de la información consiste en comparar los

datos que proporcionaron el jefe y los trabajadores.
 g. Elaboración del informe

8. Técnicas para la DNC

Hay que distinguir entre fuentes de información escrita y técnicas de DNC.

Las fuentes de información constituyen señales básicas respecto de las áreas, los puestos
y las personas que conviene investigar con mayor profundidad y en los cuales pueden o
no encontrarse necesidades de capacitación.

Las técnicas para DNC pueden ir desde una simple pregunta formulada por escrito u
oralmente, hasta un complejo diseño de investigación.

Los criterios esenciales que califican a una técnica para DNC están en relación directa con
la exactitud con que permite precisar las necesidades de capacitación y desarrollo; así, se
hablaría esencialmente de objetividad y fiabilidad.

La objetividad se refiere a la eliminación de factores subjetivos no controlados por el

investigador, que permiten arrojar una situación lo más cercana a la realidad; la
fiabilidad, a la confianza en detectar las mismas necesidades, si se aplica nuevamente la
técnica poco después de la primera ocasión.

➢ Entrevista. Interrogatorio dirigido por un investigador, con el propósito de

obtener información de un sujeto, en relación con uno o varios temas o aspectos
específicos.
➢ Observación. Un investigador realiza un examen visual atento de determinado
hecho, situación o comportamiento, en el que estén implicados uno o varios
sujetos.
➢ Cuestionario. Un sujeto responde de manera personal varias preguntas
planteadas por escrito, ya sea que escriban sus respuestas en una o en varias
líneas o marquen algún signo convencional.
➢ Encuesta. Un investigador recaba en un formulario las respuestas que le
proporciona un sujeto, en torno a algunas cuestiones que le va planteando de
manera organizada.
➢ Lista de verificación. Uno o varios sujetos dan su opinión por escrito acerca de
algún asunto, anotando simplemente una marca o un número en los lugares que
se les indica.
➢ Técnica de las tarjetas. Los sujetos investigados, a quienes se proporcionan una
serie de tarjetas en las que se anotan las tareas del puesto o área de
conocimiento, separan las tarjetas en las que creen tener necesidades de
capacitación y anotan el reverso las razones que justifican su punto de vista. Si se
juzga pertinente se puede pedir a los investigadores que ordenen las tarjetas
según sus preferencias.
➢ Periodo de actuación. El desempeño de uno o varios sujetos es sometido a
estudio y observación, en situaciones reales de trabajo, durante un periodo
determinado, que puede ser de días, semanas o hasta varios meses, con el
propósito de conocer lo más fielmente posible sus necesidades de capacitación.
➢ Inventario de habilidades. El supervisor emite su opinión de las necesidades de
capacitación de su personal, las cuales se registran en un cuadro de doble
entrada
➢ Pruebas de desempeño. Un sujeto o grupo de ellos se somete a exámenes
teóricos y prácticos con el propósito de conocer en qué medida posee los
conocimientos, las habilidades y las actitudes exigidas para desempeñar a
satisfacción su puesto de trabajo o una parte del mismo.
➢ Reuniones de grupo. Un conjunto de personas dirigidas por el investigador se
reúne para analizar una cuestión o emitir su opinión respecto de algún asunto.
➢ Tormenta de ideas. Un grupo de personas emite libremente sus puntos de vista
acerca de algún asunto o pregunta específica, para generar un conjunto de ideas
o formulaciones que en una segunda parte de la reunión se analizan con todo
cuidado.