Manual de Legalizacion de Cuentas

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
OFICINA DE ASEGURAMIENTO A LA CALIDAD
MANUAL PARA LA LEGALIZACIÓN DE

CUENTAS DE LAS ENTIDADES
CONTRATISTAS DE SERVICIOS DEL
INSTITUTO COLOMBIANO DE
BIENESTAR FAMILIAR
MANUAL PARA LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS DE LAS ENTIDADES CONTRATISTAS DEL
Director General
Diego Andrés Molano Aponte
Secretaria General
Beatriz Emilia Muñoz Calderón
Oficina de Aseguramiento a la Calidad

Alberto Higuita Goez
Coordinación editorial
Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano
Edición 2012
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

Av. Carrera 68 No. 64C – 75 Sede de la Dirección General
Línea gratuita nacional 01 8000 91 80 80
www.icbf.gov.co
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Versión 2012
TABLA DE CONTENIDO
1. SISTEMA DE SUPERVISION 6
1.1. Supervisión financiera 6
1.1.1. Funciones del supervisor de carácter financiero 6
2. OBJETIVOS 7
2.1. Objetivo general 7
2.2. Objetivos específicos 7
3. REFERENTES NORMATIVOS 8
4. ¿QUÉ ES LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS? 8
5. ETAPAS DEL PROCESO DE SUPERVISIÓN FINANCIERA 9
5.1. Etapa de Planeación 9
5.2. Etapa de Ejecución 9
5.3. Etapa de Evaluación 10
6. ¿CÓMO ORGANIZAR LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS? 10
7. ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO GENERAL DE REVISIÓN DEL 13
INFORME FINANCIERO?
8. 1. PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA LEGALIZACIÓN DE 15
CUENTAS DE:
8.1. Hogares Comunitarios de Bienestar Familiares 15
8.2. Programa de Alimentación Escolar 15
8.3. Hogares Infantiles 16
8.4. Servicios de Restablecimiento de Derechos y de Conflicto con la Ley 16
– SRPA
8.4.1. Liberación de Saldos 17
8.4.2. Constitución de Cuentas por Pagar 17
8.5. Clubes Juveniles y Pre juveniles 17
9. TASAS COMPENSATORIAS A POBLACION DESPLAZADA 18
10. PROCEDIMIENTO PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS 19
HALLAZGOS
10.1. Procedimiento para la clasificación y manejo de hallazgos para las 19
entidades contratistas conformadas por: Asociaciones de Padres de
Familia, Juntas de Acción Comunal, Cabildos o Asociaciones
Indígenas
10.1.1. Manejo de hallazgos leves 19
10.1.2. Procedimiento para el manejo de hallazgos graves 20
10.2. Procedimiento para la clasificación y manejo de hallazgos para las 21
entidades contratistas conformadas por entidades sin ánimo de
lucro tales como Cajas de Compensación, Cooperativas,
Fundaciones, Corporaciones, y Consorcios y Uniones Temporales
conformadas por entidades sin ánimo de lucro, entre otros
10.2.1. Conformidad 21
10.2.2. No Conformidad 22
3
Versión 2012
INTRODUCCIÓN
El presente Manual tiene como propósito, unificar el procedimiento para la

legalización de los recursos que el ICBF transfiere a la las Entidades Sin Ánimo de
Lucro, con la cuales suscribe contratos de aporte para la atención de niños, niñas y
adolescentes, con derechos inobservados, amenazados o vulnerados. Se pretende,
que las Entidades Contratistas (Entidades Sin Ánimo de Lucro), tengan un solo
parámetro en todo el país, del uso de los recursos del instituto y que los servidores
públicos y/o contratistas encargados de la legalización de cuentas, así como los
supervisores y supervisoras de contratos, cuenten con una herramienta que oriente
y facilite el ejercicio de sus funciones.
Este manual hace parte de la Guía del Sistema de Supervisión de los Contratos de
Aporte Suscritos por el ICBF, pero, no se aplica como parte del proceso de
Supervisión Técnica – Verificación de cumplimiento de estándares, que realizan las
empresas contratadas a nivel nacional, para realizar la supervisión técnica de los
contratos de aporte.
Esta versión, contiene aportes y recomendaciones realizados por las

Subdirecciones de Niñez y Adolescencia, Restablecimiento de Derechos, la Oficina
Asesora Jurídica, el Grupo de Contabilidad de la Sede de la Dirección General,
algunas Regionales y Centros Zonales e igualmente, incluye observaciones
efectuadas por las Entidades Contratistas y por el Equipo Técnico de la Oficina de
Aseguramiento a la Calidad. Este manual aplica para las Entidades Contratistas que
atienden las modalidades de los proyectos:
140: PROTECCION - ACCIONES PARA PRESERVAR Y RESTITUIR EL

EJERCICIO INTEGRAL DE LOS DERECHOS DE LA NINEZ Y LA FAMILIA.
1. Niños, niñas y adolescentes en conflicto con la Ley. Decreto 2737/89.

Código del Menor: Centros de observación y Centros cerrados y Semi
cerrados
2. Niños, niñas y adolescentes en conflicto con la Ley. Ley 1098/06. Código
de la Infancia y la Adolescencia – Restablecimiento de Derechos: Centros
de emergencia, Intervención de apoyo, Externados, Semi internados y
Centros de protección – internados.
3. Adolescentes en conflicto con la Ley. Ley 1098/06. Código de la Infancia
y la Adolescencia. Sistema de Responsabilidad Penal para Adolecentes,
SRPA: Centros transitorios, Centros de internamiento preventivo,
Intervención de apoyo (Libertad vigilada), Externados, Semi internados,
Internado abierto y Centros de atención especializada, CAE.
4. Niños, niñas y Adolescentes en Restablecimiento de Derechos
 Modalidades de ubicación inicial: Centros de emergencia
 Modalidades de apoyo y fortalecimiento a la familia: Intervención de
apoyo, Atención terapéutica, Apoyo a madres gestantes y lactantes,
Externado, Semi internado y Acogida y desarrollo.
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Versión 2012
 Modalidades de vulnerabilidad y adoptabilidad: Hogares sustitutos,

Internados de atención especializada, Casas hogar de protección,
Internados de diagnóstico y acogida IAPAS, Internados discapacidad,
Internados discapacidad mental psicosocial y Preparación para la vida
laboral y productiva.
 Desvinculados de grupos armados, organizados al margen de la Ley:
Hogares transitorios, Hogares tutores, Centros de atención
especializados y Casas juveniles.
150: APOYO NUTRICIONAL Y DE ORIENTACIÓN JUVENIL A LA NIÑEZ Y

ADOLESCENCIA A NIVEL NACIONAL.
1. Programa de Alimentación Escolar, PAE: Desayunos y Almuerzos

(Preparaciones listas o industrializadas y Raciones para preparar).
2. Clubes Pre juveniles y Juveniles.
151: ASISTENCIA A LA PRIMERA INFANCIA A NIVEL NACIONAL.
1. Hogares Comunitarios de Bienestar: FAMI, Familiares, Grupales,

Múltiples, Múltiples empresariales y Jardines sociales.
2. Hogares infantiles y Lactantes y preescolares.
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Versión 2012
1. SISTEMA DE SUPERVISIÓN
Es el conjunto de normas, agentes, procesos y procedimientos que permiten lograr

el efectivo cumplimiento de los lineamientos técnicos de las modalidades de
atención, por medio de las cuales se busca mejorar la calidad de vida de los niños,
las niñas, adolescentes y adultos mayores. Este sistema opera mediante la
planeación, ejecución y evaluación de estrategias implementadas para obtener
resultados de calidad, que sean coherentes y consistentes con los objetivos y las
metas de los programas de atención a la niñez y la familia1.
El Sistema de Supervisión se concreta, en los procesos específicos de supervisión

de los componentes Legal, Administrativo, Financiero y Técnico, de los contratos de
aporte que suscribe el ICBF con las Entidades Sin Ánimo de Lucro, que administran
o ejecutan modalidades de atención a niños, niñas y adolescentes con derechos
inobservados, amenazados o vulnerados.
1.1 Supervisión financiera
Esta función parte de las actividades de observación, verificación y registro, dirigidas

a asegurar una adecuada ejecución presupuestal del contrato y el cumplimiento de
obligaciones relacionadas con el trámite de pagos y desembolsos presentados por
el contratista y es responsabilidad del Supervisor de Contrato.
Para la verificación del cumplimiento de las obligaciones que hacen parte del
componente financiero, el Supervisor de Contrato cuenta con el o los profesionales
de apoyo al supervisor, quienes deben verificar y exigir el cumplimiento de las
obligaciones establecidas en el contrato y del proceso de legalización de cuentas.
Adicionalmente, deben desarrollar estrategias de asesoría y seguimiento, que le
posibiliten a las Entidades Contratistas, la prestación de un servicio de calidad,
orientado a la garantía o al restablecimiento de derechos, de conformidad con lo
establecido en los lineamientos técnico administrativos de las modalidades
definidas por el ICBF.
1.1.1 Funciones del supervisor de carácter financiero2
 Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo
pactado y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir, según
corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos
durante la ejecución del contrato, el programa de flujos de fondos del contrato y
el programa de inversión del anticipo.
 Revisar y tramitar ante la oficina o dependencia del ICBF que corresponda, las
solicitudes de pago formuladas por el contratista y llevar un registro cronológico
de los pagos, ajustes y deducciones efectuados.
1
Guía de Supervisión de los contratos de aporte suscritos por el ICBF. 2011.
2
Tomado de la Resolución No.06026 del 30 de diciembre de 2010.
6
Versión 2012
 Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos

presupuestales requeridos y en ese sentido, informar o solicitar a quien
corresponda, a fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y
registro, cuando se requiera.
 Revisar y visar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista.
 Tramitar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificación del
cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.
 Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.
 Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo con lo estipulado

contractualmente, si aquel fue pactado.
 Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del
valor del contrato, cuenten con la debida justificación técnica y el respaldo
presupuestal y jurídico correspondiente.
 Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto,

el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de Seguridad
Social Integral, a cargo del contratista.
2. OBJETIVOS
2.1 Objetivo general
Establecer los conceptos, procedimientos e instrumentos para la legalización de

cuentas de las entidades contratistas que ejecutan o administran servicios de
bienestar familiar, mediante contratos de aporte suscritos con el ICBF.
2.2 Objetivos específicos
 Ofrecer a los servidores públicos encargados de la verificación de la legalización

de cuentas, una metodología clara y precisa para el cumplimiento de sus
funciones.
 Unificar los procedimientos a seguir para la verificación de la legalización de

cuentas de los contratos de aporte que suscribe el ICBF.
 Verificar que los recursos económicos se utilicen de manera racional y eficiente
y se inviertan de conformidad con lo establecido en los lineamientos técnicos
administrativos de las modalidades y en los contratos de aporte.
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Versión 2012
 Realizar el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos,

tendientes a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo
previsto en las normas vigentes y en lo estipulado en el respectivo contrato.
3. REFERENTES NORMATIVOS
Este manual tiene los siguientes fundamentos legales:
 La Constitución Política de Colombia, artículos 209 y 269, en los cuales se

establece que las instituciones están obligadas a poner en práctica normas,
métodos y procedimientos de control interno.
 La Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
 El Decreto 1537 de 2001 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de

1993, en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el
sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.
 Decretos 2649 y 2650 de 1993. Normas y principios contables. Plan único de

cuentas PUC.
 La Resolución 2111 de junio 3 de 2011, por la cual se actualiza y unifica el

Manual de Contratación del ICBF.
 Circular No. 65 de 2008 sobre incumplimientos contractuales.
 La ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y la Adolescencia.
4. ¿QUÉ ES LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS?
Es el procedimiento mediante el cual las Entidades Contratistas evidencian que los

aportes en dinero recibidos del ICBF, se ejecutan de acuerdo con lo establecido en
los lineamientos técnico administrativos de las modalidades del ICBF, los
estándares de atención y las obligaciones pactadas en los contratos de aporte.
Este procedimiento se expresa en el informe financiero, el cual debe presentar el

contratista según la frecuencia, lugar y plazo indicados por el ICBF, en el centro
zonal correspondiente y a la persona designada por el ICBF para esta función.
La legalización3 de cuentas no es una rendición de cuentas, ya que ésta se hace
ante los entes de control del Estado o ante la ciudadanía. Por el contrario, la
legalización se presenta a la entidad contratante, que para el caso de los contratos
de aporte es el ICBF. La revisión documental y el análisis de los soportes
relacionados con la legalización de cuentas, se realizará en la sede de la Entidad
3
Legalización: Cumplimiento de requisitos formales de acuerdo con lo establecido en la Ley.
8
Versión 2012
Contratista o en la sede del Centro Zonal, de común acuerdo entre el operador y

supervisor respectivamente.
5. ETAPAS DEL PROCESO DE SUPERVISIÓN FINANCIERA4
5.1 Etapa de Planeación.
El supervisor de contrato, con el apoyo de los servidores públicos o contratistas

designados para ello, deberá realizar las actividades siguientes:
 Analizar el contrato, los lineamientos técnicos, manuales operativos, pliego de

condiciones, fichas técnicas, estudios previos, plan de calidad y demás soportes
que hacen parte integral del contrato.
 Identificar oportunidades de mejora en la metodología y seguimiento, basado
en experiencias anteriores de procesos de supervisión.
 Realizar inducción al contratista.
 Elaborar matrices de seguimiento a las obligaciones del contrato.
 Elaborar cronogramas de revisión documental, financiera, administrativa,
comités técnicos y operativos, de acuerdo con la dinámica de los contratos de
aporte suscritos.
5.2 Etapa de Ejecución.
En esta etapa, el supervisor de contrato, con el apoyo de los servidores públicos o

contratistas deberá realizar las actividades siguientes:
 Reunión preliminar con los operadores del servicio para determinar condiciones
que regirán el proceso de supervisión.
 Revisión y aprobación del plan de visitas, de acuerdo con la modalidad de
atención y el objeto del servicio.
 Desarrollar las acciones de coordinación entre el operador y el supervisor del
contrato.
 Recibir y verificar la información suministrada por el operador.
 Efectuar requerimientos frente a la verificación inicial de los informes del
operador, cuando la documentación no cuenta con las condiciones previamente
establecidas por el supervisor del contrato.
 Recibir y verificar los soportes remitidos por el operador, si previamente, dicha
información no contaba con las condiciones exigidas por el supervisor del
contrato.
 Realizar la verificación documental.
 Verificar el cumplimiento de las obligaciones por componentes (administrativo y
financiero, técnico y legal).
 Elaborar conceptos sobre los resultados de la verificación del cumplimiento de
las obligaciones pactadas.
4
Manual de Contratación.
9
Versión 2012
5.3 Etapa de Evaluación.
El supervisor de contrato con el apoyo de los servidores públicos o contratistas

designados para ello, deberá elaborar un informe de supervisión dirigido al
ordenador de gasto, con el propósito de presentar los hallazgos positivos y
negativos identificados durante el proceso de supervisión. Adicionalmente, deberá
realizar las actividades siguientes:
 Elaborar acta de informe final de supervisión.

 Realizar los trámites respectivos para la liquidación de los contratos.
 Remitir los demás documentos presentados por el operador a la Oficina Jurídica
Regional.
6. ¿CÓMO ORGANIZAR LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS?
Para el desarrollo del ejercicio de la legalización de cuentas, es preciso que los

responsables de la misma, conozcan los lineamientos técnicos administrativos de
las modalidades de atención, así como los contratos de aportes suscritos con el
ICBF. Tenga en cuenta que existen documentos generales que se exigen para todas
las modalidades y otros son específicos para algunas de ellas.
I. Legalización de cuentas:
El operador del servicio debe presentar ante el centro zonal respectivo, un informe
financiero, para la legalización de los aportes recibidos del Instituto, anexando los
documentos siguientes:
1. Informe mensual de ingresos y gastos5: Esta información se refiere a la

correspondencia entre los dineros que ingresan a la entidad en el período
evaluado y los gastos efectuados en el mismo período. El informe mensual de
gastos debe estar acompañado de los soportes siguientes:
 Facturas originales de pago a proveedores que cumplan con los requisitos
establecidos por la Dirección de Impuesto y Aduanas nacionales, DIAN 6., si
aquellos pertenecen al régimen común. (las facturas originales deben ser
devueltas la contratista). Los requisitos que deben cumplir las facturas son:
 Razón social o nombres y apellidos completos del proveedor

 Dirección del proveedor o contratista
 No. de NIT del proveedor
 Número de consecutivo de la factura de venta
 Número y fecha de resolución de autorización de numeración por parte de
la DIAN
 Fecha de emisión de la factura
 Emitida a nombre de el operador del servicio
5
La frecuencia dependerá de lo establecido en el contrato de aporte.
6
Artículo No. 617 del Estatuto Tributario
10
Versión 2012
 NIT de la entidad beneficiaria

 Descripción detallada del material o servicio adquirido
 Cantidad
 Precio unitario
 Precio total
 Valor del IVA
 Firma del proveedor
 Nombre, razón social y el NIT del impresor de la factura
Si el o los proveedores pertenecen al régimen simplificado no se exigen los

requisitos siguientes: Número y fecha de resolución de autorización de
numeración por parte de la DIAN., valor del IVA y nombre, razón social y el NIT
del impresor de la factura.7
2. Certificación de cobertura atendida (Este documento es exigible para las

modalidades de Hogares Comunitarios de Bienestar, Hogares Infantiles, Clubes
Juveniles y Pre juveniles): Corresponde al número de unidades aplicativas y de
niños y niñas atendidos en el periodo, la cual debe ser firmada por el
Representante Legal del operador del servicio.
3. Planilla de pago de becas a madres comunitarias (Este documento solo es

exigible para las modalidades de Hogares Comunitarios de Bienestar): Consiste
en la relación de pagos y descuentos que se le hace a cada madre comunitaria
de la beca que le otorga el Estado, por intermedio del operador del servicio, por
la atención de los niños y niñas en su hogar. Esta planilla debe ser firmada por
cada una de las madres comunitarias, por el Tesorero o Tesorera y el o la
Representante Legal de la Entidad Contratista.
4. Pago de retención en la fuente: Este es un formato que expide la DIAN, debe

ser firmado por el Representante Legal de la Entidad Contratista y tener la
constancia de recibido por la entidad bancaria en la cual se hizo el respectivo
pago. La retención en la fuente no aplica para Asociaciones de Padres de
Familia de Hogares Comunitarios de Bienestar. Decreto 2707 de 2008.
5. Extracto bancario: Este documento es expedido mensualmente por la entidad

bancaria en la cual tiene la cuenta el contratista. Este documento debe estar
acompañado de la libreta de ahorros o talonario de cheques respectivo.
6. Conciliación bancaria: (No se exige para Asociaciones de Padres de Familia

de Hogares Comunitarios de Bienestar). Es la tarea de comparar las anotaciones
que figuran en el extracto bancario, con el libro de bancos, para confrontar que
el valor de las consignaciones y los cheques registrados en el libro de bancos
correspondan a lo reportados en el extracto bancario. La conciliación debe
efectuarse mensualmente, dejando constancia por escrito de las diferencias
7
Adaptado del documento de supervisión financiera elaborado por Martha Ruiz. Proyecto COL/B7 – 310/97/0192. Proyecto
de atención y prevención a niños en situación de calle.
11
Versión 2012
encontradas, de los cheques no cobrados, de las consignaciones no reportadas

por el banco y de las notas débito no registradas en libro de bancos.
7. Certificado de cumplimiento de pago a proveedores: Esta información se

refiere a emitir un dictamen que especifique que la Entidad Contratista se
encuentra a paz y salvo por todo concepto, a nivel de cuentas por pagar
(proveedores de bienes y servicios, con corte a una fecha establecida: Mes y
año correspondiente), con una periodicidad de pago a 30, 60 o 90 días,
dependiendo de las políticas de pago de la Entidad Contratista.
II. Supervisión financiera
Esta función se debe dirigir a vigilar la inversión del presupuesto asignado para el
cumplimiento de las obligaciones contractuales. Con su ejercicio se constata que el
gasto se efectúe de manera ajustada a la destinación y montos previstos en el
contrato y a conducir el correcto manejo de los dineros públicos. Por lo anterior, se
debe enfocar a vigilar la ejecución presupuestal, exigiendo para ello que todo acto
que suponga ejecutar el presupuesto esté debidamente soportado y registrado, para
el actual y posterior control, así como en términos generales, exigir el correcto uso
de los recursos, según los fines estipulados, estando atentos al proceso de cobro y
pago.
El supervisor del contrato, deberá apoyarse en su equipo de supervisión o

profesional delegado, para revisar la presentación, sustentación y soporte de los
documentos exigidos en la ejecución del contrato. Igualmente, deberá fijar
conjuntamente con el operador del servicio, las fechas y plazos para realizar las
visitas de revisión financiera, conforme a lo establecido en el contrato de aporte y
los lineamientos técnicos de la modalidad.
La presentación del informe financiero para la legalización de los aportes recibidos

del Instituto se realizará dentro de los primeros quince (15) días hábiles siguientes
al mes que se está legalizando, en la sede del centro zonal
III. Pagos
Para el Programa de Alimentación Escolar modalidades Desayuno y Almuerzo

(Preparaciones listas o industrializadas y Raciones para preparar) y el proyecto de
Protección - Acciones para Preservar y Restituir el Ejercicio Integral de los derechos
de la Niñez y la Familia, el trámite de los desembolsos o pagos a que haya lugar,
se realizará dentro del mes siguiente al servicio prestado, previa verificación de la
forma de pago del contrato, aprobación del informe de legalización de cuentas y del
cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.
Para las demás modalidades, el trámite de los desembolsos o pagos a que haya
lugar, se realizará dentro del mes siguiente al servicio prestado, previa verificación
del cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.
12
Versión 2012
Por lo anterior, el supervisor del contrato remitirá a la oficina financiera, los

documentos siguientes:
 Certificación sobre cumplimiento de objeto y obligaciones contractuales suscrito

por el supervisor y preparado por el funcionario de apoyo del área técnica si lo
hubiere.
 Factura de venta o cuenta de cobro.
 Certificación de paz y salvo por concepto de seguridad social y parafiscales:

Certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal, según el caso,
en la cual conste que se encuentra al día en los aportes de los empleados a los
sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Cajas de
Compensación Familiar.
7. ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO GENERAL DE REVISIÓN DEL INFORME

FINANCIERO?
Para la revisión del informe financiero, desarrolle el procedimiento siguiente:
a. Compruebe que en el informe mensual de ingresos y gastos, los gastos

efectuados (columna “RUBRO”) correspondan a los gastos autorizados para la
modalidad que está verificando.
b. Verifique que los gastos se hayan efectuado durante el período que se está
legalizando y que no se incluyen gastos de períodos anteriores o posteriores.
c. Confirme que todos los gastos realizados tengan los documentos de soporte
exigidos y que éstos (facturas y/o cuentas de cobro) cumplan con los requisitos
establecidos para su cancelación.
d. Coteje los aportes del ICBF registrados en el informe, con las consignaciones
efectuadas en la cuenta bancaria destinada a la operación de la modalidad.
e. Contraste los rendimientos financieros reportados en el informe mensual de

ingresos y gastos, con los que aparecen en el extracto bancario y confirme que
se hayan producido los registros contables respectivos.
f. Verifique que la certificación de cobertura atendida esté firmada por el

representante legal, que corresponda al periodo que se está legalizando y al
número de unidades pactadas en el contrato.
g. Confirme que la planilla de pago de becas esté firmada por todas las madres
comunitarias y por el tesorero/a y representante legal del operador del servicio.
13
Versión 2012
h. Establezca si en el informe mensual de ingresos y gastos, aparecen registrados

pagos de retención en la fuente y contraste esta información con los formatos de
pago expedidos por la DIAN.
i. Contraste el extracto bancario, la libreta de ahorros o talonario de cheques y el

libro de bancos con la conciliación bancaria y, verifique que las anotaciones
correspondan a las transacciones realizadas en el período que se está
legalizando.
j. Si en la revisión se evidencia que el manejo financiero está ocurriendo de manera

adecuada, cumpliendo tanto con los lineamientos del ICBF, como con las normas
contables y tributarias, proceda a realizar un reconocimiento al operador del
servicio, en el que indique que ha cumplido satisfactoriamente con el manejo
financiero y contable del contrato de aportes, señalando el periodo a que
corresponde la legalización de cuentas de gastos y dejando constancia escrita
en el acta de informe financiero.
k. Una vez haya terminado de revisar el informe mensual de ingresos y gastos junto
con los demás documentos, debe hacer al operador del servicio las
observaciones y comentarios pertinentes, los cuales deben quedar consignados
en el acta de informe financiero.
l. En el acta se recogen los hallazgos positivos y negativos encontrados, las

recomendaciones y compromisos derivados del análisis realizado y es
indispensable que sea firmada por el representante legal, el tesorero de la
Entidad Contratista y por el servidor público o contratista del ICBF, responsable
de realizar la verificación del informe financiero.
m. Tenga en cuenta que todos los documentos presentados por el operador del
servicio deben estar elaborados en forma clara y legible y los soportes no deben
contener borrones, enmendaduras o correcciones.
n. El supervisor del contrato tiene la responsabilidad de revisar los soportes del

informe financiero, dar fe de la legalidad y veracidad, expedir la certificación
sobre el cumplimiento del objeto del contrato y devolver los soportes que sean
de propiedad del operador, (Por ejemplo, facturas originales, registro diario de
raciones entregadas, etc.).
14
Versión 2012
8. PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS DE:
8.1 HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR FAMILIARES
El operador del servicio debe presentar ante el centro zonal respectivo y en las
fechas definidas, un informe financiero para la legalización de los aportes recibidos
del Instituto, anexando los documentos siguientes:
a. Informe mensual de ingresos y gastos.

b. Certificación de Cobertura Atendida.
c. Pago de retención en la fuente.
d. Extracto bancario.
e. Certificado de cumplimiento de pago a proveedores con obligación de tener
Contador Público o Revisor Fiscal; caso contrario, Certificado de Paz y Salvo
emitido por los Proveedores del Operador.
f. Libro fiscal de registro de operaciones diarias.
g. Listado valorización de productos: Este formato se diligencia en casos
excepcionales, cuando no se pueden EXPEDIR facturas y se utiliza como
documento equivalente, de acuerdo con disposiciones expresas del Supervisor
del ICBF.
El procedimiento general de revisión y análisis de los soportes correspondientes es

el establecido en el Numeral 6º del presente manual.
8.2 PROGRAMA DE ALIMENTACION ESCOLAR:

b. Certificado de cumplimiento de pago a proveedores.
d. Formato de seguimiento a los aportes de cofinanciación ofertados por la entidad
contratista: Este documento permite verificar la ejecución de los recursos de
cofinanciación aportados por la entidad contratista.
e. Certificado de origen lícito de los recursos de cofinanciación firmada por el
representante legal.
f. Certificación sobre cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales. Se
debe anexar el rregistro diario de raciones entregadas, firmada por el
administrador del comedor o responsable encargado (Los documentos originales
deben ser devueltos al contratista).
g. Informe financiero programa de alimentación escolar PAE. Aplica para
internados rurales.
h. Informe técnico.
15
Versión 2012
El procedimiento específico de revisión y análisis de los soportes correspondientes

es el establecido en el Numeral 6 del presente manual.
8.3 HOGARES INFANTILES:

b. Certificación de Cobertura Atendida.
e. Conciliación bancaria.
f. Certificado de cumplimiento de pago a proveedores con obligación de tener
Contador Público o Revisor Fiscal; caso contrario, Certificado de Paz y Salvo
emitido por los Proveedores del Operador.

8.4 SERVICIOS DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Y DE CONFLICTO

CON LA LEY – SRPA.

b. Planilla de Caracterización de atención a la población beneficiaria del servicio:
Informe que contiene las características socioeconómicas, de salud, atención,
registro civil e información general de la población atendida en el medio
institucional.
c. Certificado de cumplimiento de pago a proveedores.
d. Pago de retención en la fuente.
e. Modelo de Cuenta de Cobro para una Persona que presta servicios en el
Régimen Simplificado del IVA. De acuerdo con lo indicado en el artículo 616 del
Estatuto Tributario, las personas naturales que vendan bienes o servicios pero
que pertenezcan al régimen simplificado del IVA, están obligados a expedir
cuenta de cobro.

Adicionalmente, tener en cuenta los siguientes procedimientos para liberación de

saldos y constitución de cuentas por pagar respectivamente:
16
Versión 2012
8.4.1 Liberación de Saldos:
El supervisor del contrato debe analizar cada uno de los contratos con el fin de
verificar si se ha efectuado o no la liberación de saldos de compromisos, para el
efecto se debe adelantar las siguientes acciones:
 Analizar cada uno de los contratos para verificar los sobrantes por cupos no
atendidos.
 Solicitar al Grupo Jurídico de la Dirección Regional o a la Oficina Asesora
Jurídica de la Dirección General, las modificaciones a los contratos para
disminuir el valor de los mismos.
 En los contratos que tengan cláusula Ajustes al Valor del Contrato, el supervisor
y el contratista deberán suscribir un acta disminuyendo el valor.
 Enviar copia del contrato o acta a la Coordinación Financiera de la Dirección
Regional o Grupo Financiero de la Dirección General solicitando la liberación del
compromiso.
 Sobre los saldos que queden a 31 de diciembre y no se hayan constituido
Cuentas por Pagar ni Reservas, se liberan automáticamente bajo
responsabilidad de los supervisores del contrato y en caso de que haya
obligación de pago se convierte en Pasivos Exigibles Vigencias expiradas que
conlleva sanciones fiscales, disciplinarias y penales. Ver anexo.
8.4.2 Constitución de Cuentas por Pagar:
Cada regional constituirá a 31 de diciembre de cada año, cuentas por pagar con los
recursos correspondientes a los anticipos pactados en los contratos, a los bienes y
servicios recibidos y con los recursos respecto de los cuales se hayan cumplido los
requisitos que hagan exigible su pago.
Si a 31 de diciembre existe un compromiso el cual el ICBF no tiene la certeza que

ha recibido el bien o el servicio, deberá constituirse la reserva presupuestal, no
obstante, si durante el periodo de transición se allega al órgano el soporte
correspondiente que certifica que a 31de diciembre se recibió el bien o el servicio,
el ICBF deberá modificar la reserva presupuestal ajustándola a una cuenta por
pagar.
8.5 Clubes Juveniles y Pre juveniles:

b. Certificación de cobertura atendida: Corresponde al número de unidades
aplicativas, cobertura y número de días de atención programados y
cofinanciados, firmado por el representante legal del operador del servicio.
17
Versión 2012
e. Conciliación bancaria.
f. Formato de seguimiento de aportes de cofinanciación.
g. Planilla de registro de pago bonificación al animador.
h. Registro de asistencia mensual de beneficiarios al programa.
i. Certificado de cumplimiento de pago a proveedores.
El procedimiento general de revisión y análisis de los soportes correspondientes es

el establecido en el Numeral 6 del presente manual.
9. TASAS COMPENSATORIAS A POBLACION DESPLAZADA
Con el objeto de garantizar la atención de los niños, niñas, adolescentes y madres

gestantes y lactantes en condición de desplazamiento en los servicios del ICBF
Hogares Comunitarios de Bienestar, Hogares Infantiles y Programa de Alimentación
Escolar - Almuerzo, en los contratos de aporte para la prestación del respectivo
servicio se contemplará el pago por concepto de cuota de participación o tasa
compensatoria, para lo cual se debe hacer seguimiento al rubro presupuestal Fondo
para el Pago de Cuota de Participación o Tasa Compensatoria – Desplazados, de
acuerdo con el código que le corresponda en la estructura presupuestal de cada
vigencia.
Toda familia desplazada que demande un servicio del ICBF que implique el pago
de cuota de participación o tasa compensatoria debe acreditar su condición de
desplazada mediante la certificación que expide la Red de Solidaridad Social o
declaración de los hechos que dieron origen a esa situación, rendida ante cualquiera
de las autoridades señaladas en el numeral 1 del artículo 32 de la Ley 387 del 1997
y su Decreto reglamentario 2569 del 2000.
El Representante Legal de la entidad contratista reportará al Centro Zonal

correspondiente, en las fechas y formatos establecidos por el ICBF, la información
sobre los niños en condición de desplazamiento atendidos en el respectivo servicio,
anexando copia de la certificación expedida por la Red de Solidaridad Social o por
la autoridad competente que acredita esta condición.
El pago por concepto de cuota de participación o tasa compensatoria se realizará a

la entidad contratista, quien hará entrega a las respectivas unidades de servicio de
acuerdo con el número de niños, niñas, adolescentes atendidos en cada unidad y
modalidad de atención, debidamente certificados y avalados por el supervisor del
contrato.
El supervisor del contrato velará porque cada entidad contratista destine los
recursos percibidos, por tasas compensatorias o cuotas de participación, de
acuerdo con las normas establecidas para cada servicio.
18
Versión 2012
10. PROCEDIMIENTO PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS HALLAZGOS
10.1 Procedimiento para la clasificación y manejo de hallazgos para las

entidades contratistas conformadas por: Asociaciones de Padres de
Familia, Juntas de Acción Comunal, Cabildos o Asociaciones Indígenas.
El supervisor del contrato y el servidor público encargado de la revisión de la

legalización de cuentas, deben establecer la condición del hallazgo para calificarlo
como leve o grave; teniendo en cuenta que los leves corresponden a errores de
forma y los graves comprometen el desarrollo del contrato. Estos últimos pueden
generarse por desviación de recursos, utilización inadecuada del presupuesto
(sobrefacturación, gastos no establecidos en el clasificador de la modalidad),
adquisición de elementos de baja calidad (alimentos, dotación, material didáctico),
es decir, no se cumplen los lineamientos definidos por el ICBF y la orientación
brindada por las personas autorizadas para efectuar la revisión de la legalización de
cuentas.
10.1.1 Manejo de hallazgos leves
1. Se entiende por hallazgo leve el incumplimiento por error u omisión de alguno o

todos los aspectos siguientes:
 Borrones, tachones o enmendaduras en los registros de legalización.

 Borrones, tachones o enmendaduras en las facturas y/o cuentas de cobro.
 Soportes incompletos o sin diligenciar totalmente.
 Facturas o cuentas de cobro sin cumplimiento de los requisitos exigidos por
la DIAN.
 Gastos incluidos en la legalización que correspondan a un periodo diferente
al que se está legalizando.
 Inconsistencias en los datos de las certificaciones de coberturas o planillas
de pagos de becas.
 Otros: (Especificar cuáles) que no comprometan la adecuada inversión de los
recursos, de acuerdo con lo establecido en los lineamientos técnico
administrativos de los programas o en las obligaciones contractuales.
2. Una vez calificado el hallazgo registre la situación encontrada en el acta de

informe financiero estableciendo claramente el requisito que se está
incumpliendo o el aspecto en que se presenta la debilidad. Por ejemplo:
diligenciamiento incorrecto de los anexos, soportes con borrones, tachaduras o
enmendaduras, facturación sin el lleno de requisitos legales etc.
3. Brinde al responsable de la legalización de cuentas, la asesoría que permita

subsanar el incumplimiento o debilidad y defina el tiempo (precisando fecha) en
el cual deberá alcanzar el logro esperado. Recuerde que esta asesoría debe
evidenciarse en el acta de legalización de cuentas. El producto de ello debe ser
el plan de mejora que el contratista presente.
19
Versión 2012
4. Informe por escrito al contratista los hallazgos encontrados y solicítele que le

comunique por escrito y en el tiempo establecido el cumplimiento de las acciones
de mejora y correctivos aplicados, (es decir cómo y cuándo subsanó el hallazgo).
5. Si transcurrido 15 días a partir de la comunicación escrita el contratista no ha
dado respuesta informando el cumplimiento de lo solicitado, envíe una nueva
comunicación, haciendo claridad que se trata de una segunda exigencia.
6. Si transcurridos ocho (8) días a partir de la segunda comunicación el operador

del servicio no cumple con lo solicitado, informe al supervisor del contrato, para
que defina la acción a seguir. El análisis que se realice conjuntamente con el
supervisor del contrato deberá conducir a determinar si es necesario fortalecer la
asistencia técnica o si por el contrario, el contratista teniendo la autonomía y los
recursos necesarios para dar cumplimiento a los lineamientos y a las obligaciones
del contrato, omite hacerlo.
7. Si estas situaciones calificadas como leves se evidencian en una segunda o

subsiguiente revisión comunique a la Coordinación Jurídica el incumplimiento
reiterado por parte del Contratista de las obligaciones contractuales y/o de las
recomendaciones efectuadas por el ICBF, para que se inicien las acciones
legales a que haya lugar.
10.1.2 PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE HALLAZGOS GRAVES
1. Se entiende por hallazgo grave, el incumplimiento de los aspectos siguientes:
 Gastos no autorizados o que no corresponden a la modalidad que se está

legalizando.
 Alteraciones (adulteración) en los valores de las facturas y/o cuentas de
cobro.
 Sobrecostos en facturación (contrastado con la lista de precios actualizada)
 No consignación o pago de los impuestos (retención en la fuente, IVA, si está
obligado a hacerlo) en los tiempos establecidos.
 Alteraciones (adulteración) de los registros contables.
 Pagos sin los respectivos soportes.
 Cheques faltantes sin justificación.
 Otros: (Especificar cuáles) que comprometan la adecuada inversión de los
recursos de acuerdo con lo establecido en los lineamientos técnico
administrativos de los programas o en las obligaciones contractuales.
2. Una vez calificado el hallazgo registre la situación encontrada en el acta de

informe financiero, estableciendo claramente el requisito que se está
incumpliendo o el aspecto que originó el hallazgo.
3. Brinde al responsable de la legalización de cuentas la asesoría que permita

subsanar el incumplimiento y exija que se dé respuesta inmediata. (deje
constancia de esto en el acta).
20
Versión 2012
4. Solicite al operador del servicio que informe por escrito cómo y cuando dio
cumplimiento a lo solicitado.
5. Si el hallazgo consiste en desviación de recursos financieros o inadecuado

manejo presupuestal, deje constancia clara en el acta de la situación presentada
y solicite al supervisor del contrato que remita a la Dirección Regional con copia
a la coordinación jurídica, un ejemplar del acta de informe financiero, con un
concepto técnico en el que se señale el o los hallazgos presentados, el valor
que estos generan y los daños y perjuicios causados al servicio y/o al erario
público.
6. Si el supervisor considera que la gravedad del hallazgo o incumplimiento es de

tal magnitud que es pertinente solicitar la terminación del contrato, debe a
comunicarlo a la Dirección Regional con copia a la Coordinación Jurídica,
adjuntando los resultados de los hallazgos encontrados y las acciones
realizadas.
7. En los casos en que lo amerite y con la asesoría de la Coordinación Jurídica,

el supervisor del contrato deberá informar a los respectivos entes de control
para las acciones a que haya lugar.
10.2. Procedimiento para la clasificación y manejo de hallazgos para las

entidades contratistas conformadas por: Entidades sin ánimo de lucro
tales como Cajas de Compensación, Cooperativas, Fundaciones,
Corporaciones, y Consorcios y Uniones Temporales conformadas por
entidades sin ánimo de lucro, entre otros.
El supervisor del contrato y el servidor público encargado de la revisión de la

legalización de cuentas, deben establecer la condición del hallazgo para calificarlo
como Conformidad o no Conformidad; teniendo en cuenta que Conformidad hace
referencia a los hallazgos que encuentra el responsable de la supervisión que no
afectan el desarrollo y procesos de la legalización de cuentas, la No Conformidad
Hace referencia a los hallazgos que se encuentran en el desarrollo de la supervisión
que son inherentes al incumplimiento en los lineamientos definidos por el ICBF y a
la orientación brindada por las personas autorizadas para efectuar la revisión de la
legalización de cuentas.
CLASIFICACIÓN DE HALLAZGOS:
10.2.1 Conformidad
Hace referencia a los hallazgos por mejorar que encuentra el responsable de la

supervisión que no afectan el desarrollo y procesos de la legalización de cuentas,
estos hallazgos sirven como evidencia en la labor de supervisión y se requieren
para el manejo del archivo específico.
21
Versión 2012
El responsable de la supervisión, deberá informar al supervisor de contrato cada

uno de los hallazgos identificados y dejar constancia en el acta de visita, informe de
supervisión, matriz de seguimiento contractual y en general, en los demás
documentos o anexos que requiera en su labor de supervisión y análisis de la
información requerida. Deberá comunicar al supervisor del contrato, a la oficina
Jurídica correspondiente y al equipo de supervisión, los resultados encontrados, con
el fin de que se tomen las medidas pertinentes.
10.2.2 No Conformidad
Hace referencia a los hallazgos que encuentra el responsable de la supervisión que

afectan en un grado de importancia relativa el desarrollo y procesos de legalización
de cuentas, tales como:
 Utilización de documentos no vigentes.

 Falta de actualización de documentos.
 Exceso de registros con falta de datos.
 Omisión o incumplimiento de algún requisito y/o párrafo de las normas que rigen
el proceso de legalización de cuentas, tales como: Manual de Legalización de
cuentas para contratos de aporte y Lineamientos técnico administrativos
pertenecientes a la modalidad de servicio.
 Acciones correctivas o acciones preventivas no implementadas en tiempo y
forma y/o falta de eficacia de las mismas dentro de la labor de supervisión
definida.
 Acciones correctivas/preventivas establecidas que no atacan los problemas
presentados dentro de la labor de supervisión definida.
 Falta de seguimiento a las no conformidades y observaciones detectadas en la
supervisión inmediatamente anterior.
 Ausencia de acciones correctivas o acciones preventivas a no conformidades
reales o potenciales detectadas.
 Falta de seguimiento a las quejas y propuestas de mejora recibidas.
 Incumplimiento de algún proceso o requisito del mismo y cuyo efecto sea
importante o representativo a nivel institucional.
El responsable de la supervisión deberá informar de cada uno de los hallazgos

encontrados al supervisor del contrato y a las entidades contratistas competentes,
deberá dejar constancia en las actas de visitas, informes de supervisión, matriz de
seguimiento contractual y en general, en los demás documentos o anexos que
requiera en su labor de supervisión y análisis de la información requerida. Deberá
coordinar en las reuniones de trabajo de supervisión, las acciones a seguir para
vigilar y corregir las no conformidades detectadas.
22
Versión 2012
ANEXOS
Anexo 1. Proyecto 151: ASISTENCIA A LA PRIMERA INFANCIA A NIVEL

NACIONAL.
Hogares Comunitarios de Bienestar: FAMI, Familiares, Grupales,

Múltiples, Múltiples empresariales y Jardines sociales.
Anexo 2. Proyecto 150: APOYO NUTRICIONAL Y DE ORIENTACIÓN JUVENIL

A LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA A NIVEL NACIONAL.
Programa de Alimentación Escolar, PAE: Desayunos y Almuerzos

(Preparaciones listas o industrializadas y Raciones para preparar).
Anexo 3. Proyecto 151: ASISTENCIA A LA PRIMERA INFANCIA A NIVEL

NACIONAL
Hogares infantiles y Lactantes y preescolares
Anexo 4. PROTECCION - ACCIONES PARA PRESERVAR Y RESTITUIR EL

EJERCICIO INTEGRAL DE LOS DERECHOS DE LA NINEZ Y LA
FAMILIA.
2.1 Niños, niñas y adolescentes en conflicto con la Ley. Decreto

2737/89. Código del Menor: Centros de observación y Centros
cerrados y Semi cerrados
2.2 Niños, niñas y adolescentes en conflicto con la Ley. Ley 1098/06.
Código de la Infancia y la Adolescencia – Restablecimiento de
Derechos: Centros de emergencia, Intervención de apoyo,
Externados, Semi internados y Centros de protección –
internados.
2.3 Adolescentes en conflicto con la Ley. Ley 1098/06. Código de la
Infancia y la Adolescencia. Sistema de Responsabilidad Penal
para Adolecentes, SRPA: Centros transitorios, Centros de
internamiento preventivo, Intervención de apoyo (Libertad
vigilada), Externados, Semi internados, Internado abierto y
Centros de atención especializada, CAE.
2.4 Niños, niñas y Adolescentes en Restablecimiento de Derechos
2.5 Modalidades de ubicación inicial: Centros de emergencia
2.6 Modalidades de apoyo y fortalecimiento a la familia: Intervención
de apoyo, Atención terapéutica, Apoyo a madres gestantes y
lactantes, Externado, Semi internado y Acogida y desarrollo.
2.7 Modalidades de vulnerabilidad y adoptabilidad: Hogares
sustitutos, Internados de atención especializada, Casas hogar de
protección, Internados de diagnóstico y acogida IAPAS,
23
Versión 2012
Internados discapacidad, Internados discapacidad mental

psicosocial y Preparación para la vida laboral y productiva.
2.8 Desvinculados de grupos armados, organizados al margen de la
Ley: Hogares transitorios, Hogares tutores, Centros de atención
especializados y Casas juveniles.
Anexo 5. Proyecto 150: APOYO NUTRICIONAL Y DE ORIENTACIÓN JUVENIL

A LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA A NIVEL NACIONAL.
Clubes Pre juveniles y Juveniles.
Anexo 6. Tasas compensatorias a población desplazada.
Anexo 7. Anexos comunes entre modalidades.
24
Versión 2012
MANUAL PARA LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS DE LAS ENTIDADES CONTRATISTAS DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR
FAMILIAR
ANEXO 1
SISTEMA DE SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS DE APORTE SUSCRITOS POR EL ICBF
HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR
INFORME MENSUAL DE INGRESOS Y GASTOS
Regional o Seccional
No. de hogares administrados
Centro zonal:
Municipio No. de No. de No. de
Modalidad Modalidad No. de niños
Entidad contratista: unidades niños unidades
Personería jurídica No. Familiares T.C. Grupales T. C.
NIT Fam. T.C. desplazados Grupales M. T.
Contrato No. Familiares M. T. Empresariales
Fecha Fam. M.T. desplazados Múltiples T. C.
Ejecución mes FAMI Múltiples J. A.
Año FAMI desplazados Jardines sociales
Fecha presentación informe DD MM AA Total Total
1 2 3 4 5 6
CONCEPTO
Saldo anterior Aportes del mes Total disponible = 1 + 2 Gastos del mes Cuentas por pagar Saldo que pasa = 3 - 4
Beca
Ración
Aseo y combustible
Material didáctico consumo
Material didáctico duradero
Dotación
Reposición dotación
Ración vacaciones
Póliza
Publicación
TOTAL:
Nombres y apellidos del representante legal Firma y No. de cédula
Nombres y apellidos del tesorero Firma y No. de cédula
Nombres, apellidos y cargo del responsable de la revisión Firma y No. de cédula
25
Versión 2012
FAMILIAR
SISTEMA DE SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS DE APORTE SUSCRITOS POR EL

ICBF
CERTIFICACIÓN DE COBERTURA ATENDIDA
Regional o Seccional Centro Zonal

EL SUSCRITO REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD CONTRATISTA: NIT:
CERTIFICA:
Que los hogares comunitarios administrados por esta entidad funcionaron normalmente durante el mes de del año
siguiendo los lineamientos técnico administrativos establecidos por el ICBF para el desarrollo de estas modalidades.
La cobertura programada y atendida es la siguiente:
COBERTURA PROGRAMADA COBERTURA ATENDIDA
No. de
Días de No. de No. de días de
No. de No. de niños niños
MODALIDAD atención MODALIDAD unidade funcionamient
unidades programados atendido
programados s o de la unidad
s
HCB FAMI HCB FAMI
HCB FAMI - Desplazados HCB FAMI - Desplazados
HCB Familiares tiempo completo HCB Familiares tiempo completo
HCB Familiares tiempo completo -
HCB Familiares tiempo completo - Desplazados
Desplazados
HCB Familiares medio tiempo HCB Familiares medio tiempo
HCB Familiares medio tiempo - Desplazados HCB Familiares medio tiempo - Desplazados
HCB Múltiples tiempo completo HCB Múltiples tiempo completo
HCB Múltiples jornada alterna HCB Múltiples jornada alterna
HCB Grupales tiempo completo HCB Grupales tiempo completo
HCB Grupales medio tiempo HCB Grupales medio tiempo
HCB Empresariales HCB Empresariales
Total Total
Observaciones:
La presente certificación se expide a solicitud del supervisor del contrato No. de suscrito
Año
entre el ICBF y
Entidad contratista
en a los ( ) días del mes de del año
Ciudad (donde se prestó el servicio)
26
Versión 2012
FAMILIAR
PLANILLA DE PAGO DE BECAS A MADRES COMUNITARIAS
Regional o Seccional Centro zonal

Contrato No.
Entidad contratista NIT de
No. de madres tiempo completo No. de madres medio tiempo No. de madres FAMI Mes
Beca Descuentos No. de No. de
Aseo, Préstamo Total Valor
No. Bonificación Total a cuenta Planilla
Madre comunitaria conbustible y de Salud Pensión FNA descuentos girado Firma
de cédula madre girar de de
servi vivienda 5 6 7 8= 9= (3-8)
comunitaria 1 3=(1+2) ahorros SGSS
públicos 2 4 (4+5+6+7)
Nombres y apellidos del tesorero(a) Firma y No. de cédula
27
Versión 2012
FAMILIAR
LISTADO VALORIZACION DE PRODUCTOS
Regional o Seccional Centro Zonal Municipio

Entidad contratista Fecha del Contrato DD MM AA
NITt.
Fecha de presentación del
Periodo de Ejecución
Mes Año Informe DD MM AA
INFORMACION DE VALORIZACION DE PRODUCTOS
A C D E F G H=(F*G) I=(H*16%) J=(H+I)
No. Cotización Valor

Fecha Producto No. REF Cantidad Valor Total IVA Valor Total Cotización
(Precios) Unitario
$ - $ - $ -
$ - $ - $ -
$ - $ - $ -
$ - $ - $ -
$ - $ - $ -
TOTALES 0 $ - $ - $ -
NOMBRE DEL
REPRESENTANTE LEGAL NOMBRE DEL CONTADOR PUBLICO
FIRMA FIRMA
C.C. C.C.
NOMBRE DEL
REVISOR FISCAL NOMBRE RESPONSABLE REVISION
(SI ES OBLIGATORIO) FIRMA FIRMA
C.C. C.C.
28
Versión 2012
FAMILIAR
ANEXO 2
INFORME MENSUAL DE INGRESOS
PROGRAMA DE ALIMENTACION ESCOLAR (PAE)
Regional Centro Zonal Municipio

Entidad contratista Registro de cámara de comercio No. NIT.
Personería jurídica No. Contrato No. Fecha DD MM AA
Informe correspondiente
Fecha de presentación
al período A de DD MM AA
EJECUCION DE
1 2 3 4=(1+2)-3 5 (6) 7=(5+6) 8=(7/4)x100 9 10=(4-7)
INGRESOS
Ingresos (1) Ejecución de

Presupuesto Presupuesto Valor ingresos Ingresos
último período Saldo
inicial vigencia final vigencia acumulados de Valor total
OBJETO DEL INGRESO Adición Disminución de Marzo 01 a % Recaudo por
año año _Enero 01_ a ingresos
Marzo 31 de Ingresos Cuentas ingresar
____2011____ _________ Febrero 28
2011 Pagados por Cobrar
Aportes ICBF $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -

Donaciones $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
Rendimientos financieros $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
Aportes de la institución $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
(entidad contratista)
Otros ingresos $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
TOTAL INGRESOS $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
Nombres y apellidos del representante legal Nombres y Apellidos del Tesorero o Contador Publico Nombres y apellidos del Revisor FIscal (2)
Firma Firma Firma
(1) NOTA: Ejecución de Ingresos: Seguimiento financiero de los pagos realizados al operador del servicio.
Ingresos Pagados: Corresponde a los ingresos ejecutados y efectivamente pagados al operador del servicio.
Cuentas por Cobrar: Corresponde a los saldos del contrato ICBF pendientes por cobrar por parte del operador del servicio.
(2) Si está obligado legalmente a tener revisor fiscal.
29
Versión 2012
FAMILIAR
INFORME MENSUAL DE GASTOS

Informe correspondiente al
Fecha de presentación
período DE A de DD MM AA
EJECUCION DE GASTOS 1 2 3 4=(1+2)-3 5 6 7=(5+6) 8=(7/4)x100 9=(4-7)

Gastos
Presupuesto Gastos (1) Ejecución de Gastos
Presupuesto último
inicial acumulados Valor total Saldo por
OBJETO DEL GASTO (4) Adición Disminución final vigencia período de % Participación
vigencia año de _ a ejecutado ejecutar
año __2011__ ______ a Gastos Cuentas
_______ _______
________ Pagados por Pagar
Compra de Alimentos $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -

Talento Humano $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
Equipos y Dotación de
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
Cocina
Transporte de Alimentos $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
Gastos Tributarios
Pólizas y Seguros
Otros Gastos (2) $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
TOTAL GASTOS $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
Firma Firma Firma
(1) NOTA: Ejecución de Gastos: Seguimiento financiero de los pagos realizados por el operador del servicio. CONCEPTO %
Gastos Pagados: Corresponde a los gastos realizados y efectivamente pagados por el operador del servicio. Alimentos 62%
Cuentas por Pagar: Corresponde a los saldos de la ejecución de gastos, pendientes por pagar por parte del operador del servicio. Talento Humano 24%
(2) NOTA: Registre los gastos ejecutados al programa, relacionados con otros ingresos diferentes del aporte ICBF. Equipos y dotación C. 8%
(3) NOTA: Si está obligado legalmente a tener revisor fiscal. Transporte 4%
(4) NOTA: Se incluyen todos los elementos contemplados en los lineamientos y estándares del programa. Gastos tributarios 1%
Pólizas y seguros 1%
100%
30
Versión 2012
FAMILIAR
República de Colombia
Departamento Administrativo para la Prosperidad Social
Cecilia de la Fuente de Lleras
FORMATO DE SEGUIMIENTO A LOS APORTES DE COFINANCIACIÓN OFERTADOS POR EL OPERADOR
REGIONAL:
CODIGO DANE MUNICIPIO:
MUNICIPIO:
MODALIDAD:
VALOR SALDO ESPECIFICACION DETALLADA

SALDO INICIAL
CONCEPTO DE VALOR OFERTADO DE NO CUPOS EJECUTADO DE PENDIENTE POR DE LA INVERSIÓN REALIZADA
DE
COFINANCIACIÓN COFINANCIACION COFIANCIADOS COFINANCIACION EJECUTAR DE CON LOS APORTES DEL
COFINANCIACION
DURANTE EL MES COFINANCIACION OPERADOR
AMPLIACIÓN DÍAS
TOTAL
NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL
31
Versión 2012
SISTEMA DE SUPERVISION DE LOS CONTRATOS DE APORTE

SUSCRITOS POR EL ICBF
PROGRAMA ALIMENTACION AL ESCOLAR (PAE)
INFORME TECNICO
ENTIDAD CONTRATISTA NO. CONTRATO

TIPO DE RACION CUPOS * MODALIDAD
DEPARTAMENTO MUNICIPIO
ZONA CENTRO ZONAL
FECHA DE PRESENTACION DEL INFORME
1. Registro de información de los beneficiarios en el formato establecido:
2. cumplimiento en la entrega de alimentos completos y acorde a listado de mercado que se encuentra en el comprobante
de entrega en la unidad de servicio.
3. Cumplimiento de los ciclos de menús en cantidad, calidad y oportunidad.
4. Cumplimiento en la presentación de certificación de compras locales.
5. Estandarización de porciones.
6. Acciones para garantizar el lavado de manos de los escolares antes de consumir los alimentos.
7. Cumplimiento del programa de capacitación a las manipuladoras de alimentos acorde

al cronograma solicitado.
8. Cumplimiento en la participación de asociaciones de padres de familia.
9. Cumplimiento del plan de saneamiento:
9.1 Programas de limpieza y desinfección en a la unidad de servicio y bodegas en caso de tenerlas
9.2 Programa control de plagas y roedores ya sea en coordinación con salud o por su cuenta
9.3 Programa de Manejo adecuado residuos sólidos
9.4 Programa de manejo de aguas
10. Cumplimiento del Plan de manejo ambiental
FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL

REVISION DEL SUPERVISOR TECNICO
Vo Bo SUPERVISOR
32
Versión 2012
MODELO DE CERTIFICACION SOBRE CUMPLIMIENTO DEL OBJETO Y OBLIGACIONES

CONTRACTUALES
EL SUSCRITO SUPERVISOR DEL CONTRATO No. ________
CERTIFICA:
Que el operador ______________, identificado(a) con el Nit. ________ y representada legalmente

por ________ con C.C. _______, ha cumplido con el objeto y las obligaciones pactadas en el
contrato No. _____ de fecha ________, durante el periodo______ y ha presentado la constancia
donde certifica que se encuentran a paz y salvo en seguridad social, en salud, pensiones, riesgos
profesionales y aportes parafiscales.
Que el operador _________________ ha cumplido con la prestación del servicio en las siguientes
unidades aplicativas y municipios:
COMPLEMENTO ALIMENTARIO
DESAYUNO ALMUERZO
Municipio Nombre Unidad Aplicativa D ND No. Escolares Dias de atención Total Raciones Municipio Nombre Unidad Aplicativa D ND No. Escolares Dias de atención Total Raciones
Nota: D: Desplazados
ND: No desplazados
Que el operador presento factura de venta No. _______ de fecha ________, por un valor de
$_________con el fin de solicitar el pago previsto contractualmente.
Que el literal _______ de la clausula __________ del mencionado contrato, establece como forma
de pago lo siguiente: “__________”.
Que con base a lo anterior y de acuerdo con la forma de pago pactada, se hace procedente que el
ICBF proceda a desembolsar a favor del contratista el valor correspondiente a ( ) letras y números.
Por lo anterior y una vez verificado el cumplimiento, conforme a lo dispuesto en el artículo 50 de la

ley 789 de 2002, se autoriza el pago de la suma de (____) letras y números.
El pago a efectuar se encuentra respaldado de la siguiente forma:
Registro Identificador Descripción Valor

Presupuestal Presupuestal
Ciudad y fecha.
Firma del Supervisor.
33
Versión 2012
Certificado de Origen Lícito de los Recursos de Cofinanciación.
Señores:
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
Yo, (nombre del Representante Legal), identificado con cedula de ciudadanía Nº

__________ de ___________, representante legal de Operador del Servicio
identificado con NIT _______________, manifiesto bajo la gravedad de juramento
que los recursos ejecutados a titulo de cofinanciación en el contrato Nº
___________ de ___________, durante el mes de ___________, no tiene origen
en actividades delictivas, ni en fondos o transacciones vinculados a las mismas.
Atentamente,
Firma.
_________________________
Nombre del representante legal.
Fecha: ______________
34
Versión 2012
SISTEMA DE SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS DE APORTE

INFORME FINANCIERO
INTERNADOS RURALES
REGIONAL O SECCIONAL
CENTRO ZONAL
ENTIDAD CONTRATISTA
REG. CAMARA DE COMERCIO No.
NIT No.
PERSONERIA JURIDICA No.
CONTRATO No.
FECHA DE CONTRATO DIA MES AÑO
PERIODO DE EJECUCION MES AÑO
FECHA DE PRESENTACION INFORME DIA MES AÑO
MUNICIPIO O CIUDAD
INFORME FINANCIERO DEL CONTRATO

CARACTERISTICAS CALCULO PRESTACION DEL SERVICIO
educativa, procurando la participación de los veedores de la comunidad o del

No 12 de 2010 dictada por el Ministerio de Educación Nacional, el operador
RACIONES SUMINISTRADAS Y CONSUMIDAS: Con base en la Directiva
comedor o responsable encargado, (representante legal de la asociación o

entregadas semanalmente. Éste debe ser firmado por el administrador del
entidad contratista), junto con el visto bueno del coordinador de la sede

del servicio debe llevar el registro de los beneficiarios y de las raciones
1. IMPUTACION PRESUPUESTAL C32015011503
2. REGIONAL XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
3. CUPOS CONTRATADOS XXXX
4. DIAS CALENDARIO 30
5. TOTAL ESCOLARES O
29
USUARIOS ATENDIDOS POR DIA
INFORME DEL CONTRATO No. XX
6. TOTAL ESCOLARES O
gobierno escolar.
870
USUARIOS ATENDIDOS EN EL MES
7. TOTAL DIAS DE
30
ATENCION EN EL MES
8. CUPO NIÑO/DIA 1573
9. VALOR TOTAL CUPOS
$ 41.055.300,00
UTILIZADOS EN EL MES
7. TOTAL RACIONES SUMINISTRADAS
$ 222,00
Y CONSUMIDAS
7.1 RACIONES EFECTIVAMENTE
$ 150,00
SUMINISTRADAS
7.2 RACIONES EFECTIVAMENTE
72
CONSUMIDAS
Los suscritos Representante Legal y Revisor Fiscal o Contador Público, CERTIFICAMOS que hemos verificado previamente las afirmaciones
contenidas en el Informe Financiero y que los mismos han sido tomados fielmente de los libros de contabilidad.
__________________________ ____________________________
REPRESENTANTE LEGAL REVISOR FISCAL
C.C. C.C.
T.P.
35
Versión 2012
FAMILIAR
ANEXO 3
INFORME DE INGRESOS
HOGARES INFANTILES

Entidad contratista NIT.
Personería jurídica No. Registro de cámara de comercio No. Contrato No. Fecha: DD MM AA
Informe correspondiente al período A de 20 Fecha de presentación Fecha: DD MM AA
EJECUCION DE INGRESOS 1 2 3 4=(1+2)-3 5 6 7=(5+6) 8=(7/4)x100 9=(4-7)
Presupuesto Presupuesto Valor ingresos Ingresos último

Código inicial final vigencia acumulados de período de Valor total % de Saldo por
OBJETO DEL INGRESO Adición Disminución
vigencia año año ________ a ________ a ingresos recaudo ingresar
__________ _________ __________ __________
100 Aportes ICBF

200 Donaciones
300 Rendimientos Financieros
400 Aportes de la Institución
500 Tasas compensatorias
600 Descuentos por alimentación
700 Otros Ingresos
TOTAL INGRESOS
Nombres y apellidos del director(a) / asistente Firma y No. de cédula
36
Versión 2012
FAMILIAR
INFORME DE GASTOS
HOGARES INFANTILES

Registro de cámara de comercio
No.
Informe correspondiente al período A de 20 Fecha de presentación DD MM AA
EJECUCIÓN DE GASTOS 1 2 3 4 5 6=(1+2+4)-(3+5) 7 8 9 =(7+8) 10=(9/6)x100 11= (6-9)
Presupuesto Gastos
Código Presupuesto Gastos
inicial Contra acumulados Valor total % de Saldo por
OBJETO DEL GASTO Adición Disminución Créditos final vigencia último
vigencia año créditos de ______ a ejecutado participación ejecutar
año __________ período
__________ __________
1000 TALENTO HUMANO
1005 Sueldo básico personal de planta
1010 Personal eventual
1015 Vacaciones
1020 Auxilio de transporte
1025 Horas extras y recargo nocturno
1030 Prima de servicios
1035 Prima de vacaciones
1040 Cesantías
1045 Intereses sobre cesantías
1050 Aportes salud y pensión
Aportes parafiscales (Sena-ICBF-
1055 Caja Fam)
1060 Dotación trabajadores
1065 Honorarios
SUBTOTAL
2000 NIÑOS Y NIÑAS
2005 Alimentación
2010 Material didáctico
SUBTOTAL
37
Versión 2012
FAMILIAR
INFORME DE GASTOS
HOGARES INFANTILES

Registro de cámara de comercio
No.
Informe correspondiente al período A de 20 Fecha de presentación DD MM AA
EJECUCIÓN DE GASTOS 1 2 3 4 5 6=(1+2+4)-(3+5) 7 8 9 =(7+8) 10=(9/6)x100 11= (6-9)
Presupuesto Gastos
Código Presupuesto Gastos
inicial Contra acumulados Valor total % de Saldo por
OBJETO DEL GASTO Adición Disminución Créditos final vigencia último
vigencia año créditos de ______ a ejecutado participación ejecutar
año __________ período
__________ __________
3000 GASTOS GENERALES
3005 Impresos, papelería y útiles de escritorio
3010 Material aseo y cafetería
3015 Combustibles
3020 Dotación de botiquines
3025 Servicios públicos
3030 Comunicaciones y transportes
3035 Arrendamientos
3040 Viáticos y gastos de viaje
3045 Mantenimiento y reparaciones
3050 Pólizas, publicaciones y seguros
3055 Impuestos, tasas y multas
3060 Compra de equipo
3065 Capacitación
3070 Gastos financieros
SUBTOTAL
TOTAL GASTOS 1000+2000+3000)
Nombres y apellidos del representante legal Firma y número de cédula
Nombres y apellidos del director(a) / asistente Firma y número de cédula
38
Versión 2012
FAMILIAR
SISTEMA DE SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS DE APORTE SUSCRITOS POR EL

ICBF
HOGARES INFANTILES
Regional o Seccional Centro Zonal

EL SUSCRITO REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD CONTRATISTA: NIT:
CERTIFICA:
Que los hogares infantiles administrados por esta entidad funcionaron normalmente durante el mes de del año
siguiendo los lineamientos técnico administrativos establecidos por el ICBF para el desarrollo de estas modalidades.
No. de
No. de niños Días de No. de No. de días de
No. de niños
MODALIDAD programado atención MODALIDAD unidade funcionamient
unidades atendido
s programados s o de la unidad
s
PRIMERA EDAD: Cubre el primer año de vida PRIMERA EDAD: Cubre el primer año de vida
INFANCIA TEMPRANA: Va del segundo al INFANCIA TEMPRANA: Va del segundo al
tercer año de vida. tercer año de vida.
ETAPA PREESCOLAR: Va del tercer al quinto ETAPA PREESCOLAR: Va del tercer al quinto
año de vida. año de vida.
TRANSICION: Va del quinto al sexto año de TRANSICION: Va del quinto al sexto año de
vida. vida.
Total 0 0 0 Total 0 0 0
Observaciones:
Año
entre el ICBF y
Entidad contratista
en a los ( ) días del mes de del año
Ciudad (donde se prestó el servicio)
39
Versión 2012
FAMILIAR

HOGARES INFANTILES
REGIONAL:
MUNICIPIO:
ESPECIFICACION DETALLADA
VALOR EJECUTADO DE SALDO PENDIENTE POR
CONCEPTO DE VALOR OFERTADO DE SALDO INICIAL DE DE LA INVERSIÓN REALIZADA
COFINANCIACION EJECUTAR DE
COFINANCIACIÓN COFINANCIACION COFINANCIACION CON LOS APORTES DEL
DURANTE EL PERIODO COFINANCIACION
OPERADOR
APORTE NUTRICIONAL
AMPLIACIÓN DÍAS
AMPLIACIÓN CUPOS
DOTACIÓN Y MENAJE
INFRAESTRUCTURA
CUOTAS DE PARTICIPACIÓN
ALMUERZO
TOTAL
40
Versión 2012
FAMILIAR
ANEXO 4
INFORME DE INGRESOS
RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Y DE CONFLICTO CON LA LEY – SRPA

Fecha de presentación DD MM AA
período A de
EJECUCION DE
CODIGO 1 2 3 4=(1+2)-3 5 (6) 7=(5+6) 8=(7/4)x100 9 10=(4-7)
INGRESOS
Ingresos (1) Ejecución de
Presupuesto Presupuesto Valor ingresos
último período Ingresos Saldo
OBJETO DEL inicial final vigencia acumulados de Valor total
1000 Adición Disminución de Marzo 01 a % Recaudo por
INGRESO vigencia año año _Enero 01_ a ingresos Ingresos Cuentas
Marzo 31 de ingresar
___2011___ _________ Febrero 28 Pagados por Cobrar
2011
1100 Aportes ICBF $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
1200 Donaciones $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
Rendimientos
1300
financieros $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
Aportes de la
1400
institución $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
1500 Otros ingresos $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
TOTAL
INGRESOS $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ -
Firma Firma Firma
(1) NOTA: Ejecución de Ingresos: Seguimiento financiero de los pagos realizados al operador del servicio.
Ingresos Pagados: Corresponde a los ingresos ejecutados y efectivamente pagados al operador del servicio.
Cuentas por Cobrar: Corresponde a los saldos del contrato ICBF pendientes por cobrar por parte del operador del servicio.
(2) Si está obligado legalmente a tener revisor fiscal.
41
Versión 2012
FAMILIAR
INFORME DE GASTOS

Fecha de presentación DD MM AA
período DE A de
EJECUCION DE
CODIGO 1 2 3 4=(1+2)-3 5 6 7=(5+6) 8=(7/4)x100 9=(4-7)
GASTOS
(1) Ejecución de
Presupuesto Presupuesto Gastos Gastos último
Gastos Saldo
OBJETO DEL inicial final vigencia acumulados de período de Valor total %
2000 Adición Disminución por
GASTO vigencia año año ______ a ______ a ejecutado Participación Gastos Cuentas ejecutar
______ __2011__ ________ ________ Pagados por Pagar
2100 1. PROFESIONALES DE ATENCION DIRECTA (4*)
2101 Sueldo personal $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2102 Auxilio de transporte $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Horas extras y recargo
2103
nocturno $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2104 Cesantías $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2105 Vacaciones $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2106 Prima de servicios $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2107 Intereses/cesantías $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Aportes parafiscales
2108 (Sena, ICBF y Caja
Fam.) $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Aportes salud y
2109
pensión $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2110 Honorarios $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2111 Dotación trabajadores $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
(2) Otros Gastos (otros
2112
ingresos) $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
SUBTOTAL $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
42
Versión 2012
FAMILIAR
INFORME DE GASTOS
EJECUCION DE
CODIGO 1 2 3 4=(1+2)-3 5 6 7=(5+6) 8=(7/4)x100 9=(4-7)
GASTOS
(1) Ejecución de
Gastos Saldo
2200 2. NIÑOS Y NIÑAS
Alimentación niños y
2201
niñas $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Cuotas de
2202 Sostenimiento (solo
Hogares Sustitutos) $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Salud Emergencias
2203
niños y niñas $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Salud Medicamentos
2204 no incluidos en el POS
niños y niñas $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Educación niños y
2205
niñas $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2206 Dotación niños y niñas $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Recreación y deporte
2207
niños y niñas $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Capacitación niños y
2208
niñas $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Material didáctico,
2209
lúdico y deportivo $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Transporte niños y
2210
niñas $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2211
ingresos) $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
SUBTOTAL $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
43
Versión 2012
FAMILIAR
INFORME DE GASTOS
EJECUCION DE
CODIGO 1 2 3 4=(1+2)-3 5 6 7=(5+6) 8=(7/4)x100 9=(4-7)
GASTOS
(1) Ejecución de
Gastos Saldo
2300 3. PERSONAL OPERATIVO (4*)
2301 Sueldo Personal $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2302 Auxilio de Transporte $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Horas Extras y
2303
Recargo Nocturno $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2304 Cesantías $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2305 Vacaciones $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2306 Prima de Servicios $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2307 Intereses/Cesantías $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Aportes parafis (Sena,
2308
ICBF y Caja Fam.) $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Aportes Salud y
2309
Pensión $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2310 Honorarios $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2311 Dotación Trabajadores $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2312
ingresos) $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
SUBTOTAL $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
44
Versión 2012
FAMILIAR
INFORME DE GASTOS
EJECUCION DE
CODIGO 1 2 3 4=(1+2)-3 5 6 7=(5+6) 8=(7/4)x100 9=(4-7)
GASTOS
(1) Ejecución de
Gastos Saldo
2400 4. GASTOS GENERALES
2401 Servicios públicos $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Mantenimiento y
2402
reparaciones $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2403 (3) Costo de Uso $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Papelería y útiles de
2404
escritorio $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2405 Transporte urbano $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2406 Gastos financieros $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Servicios de
2407 Contabilidad y
Revisoría Fiscal $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
2408
ingresos) $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
SUBTOTAL $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
TOTAL GASTOS
(1+2+3+4) $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - #¡DIV/0! $ - $ - $ -
Firma Firma Firma
(1) NOTA: Ejecución de Gastos: Seguimiento financiero de los pagos realizados por el operador del servicio.
Gastos Pagados: Corresponde a los gastos realizados y efectivamente pagados por el operador del servicio.
Cuentas por Pagar: Corresponde a los saldos de la ejecución de gastos, pendientes por pagar por parte del operador del servicio.
(2) NOTA: Registre los gastos ejecutados al programa, relacionados con otros ingresos diferentes del aporte ICBF.
(3) NOTA: Se reconoce para todas las modalidades hasta $56.000 por cupo. (No aplica para Hogares Sustitutos)
(4*) NOTA: La entidad contratista debe garantizar todas las prestaciones sociales de ley a sus empleados.
(5) NOTA: Si está obligado legalmente a tener revisor fiscal.
45
Versión 2012
TABLA DE ELEMENTOS ESTIPULADO EN LOS ESTANDARES A SER CONSIDERADOS DENTRO DEL COSTEO DE ACUERDO CON
LAS MODALIDADES DE ATENCIÓN
ELEMENTO
INTERVENCIÓN Y
PERMANENCIA - DOTACION
INGRESO PROYECCIÓN - EGRESO
DE ASEO PERSONAL
EDUCACION
Valoración médica Talcos para pies Dotación Escolar Valoración medica
Valoración odontológica Jabón cuerpo tamaño grande Libros escolares grado Valoración odontológica
Valoración nutricional Shampoo tamaño grande Transporte Valoración nutricional
Evaluación sicológica Cepillo dental Matricula Evaluación sicológica
Evaluación del trabajador Crema dental grande Pensión Evaluación del trabajador social
social
Evaluación del especialista Desodorante o sustituto Acompañamiento escolar Evaluación del especialista de área
de área
Evaluación del Psiquiatra Peinilla Camisa uniforme Evaluación del Psiquiatra
Desplazamiento Toallas higiénicas (paquete por Saco uniforme
10 unidades)
Evaluación especializada Máquina de afeitar Pantalón / falda uniforme GENERALES Y
ADMINISTRATIVOS
Papel higiénico rollo Medias uniforme Servicios Públicos
PERMANENCIA - Betún para zapatos Sudadera uniforme Papelería
DOTACION BASICA
Cuna para bebé Cepillo para betún Tenis uniforme Mantenimiento Instalaciones
locativas
Cama Crema de manos y cuerpo Zapatos uniforme Garantizar el servicio de contabilidad
y revisoría fiscal
Colchón cuna Crema antipañalitis Pantaloneta - Short Bicicletero Garantizar el servicio de transporte
(reemplazo conductor)
Colchón cama Cepillo cabello
Caucho protector colchón Elementos de Bioseguridad MATERIAL PEDAGÓGICO OTROS
Almohada Crema vaginal Block tamaño carta sin líneas Talleres - formación para la vida
(50 h)
Juego de cama (funda, Cremas y lociones para Block papel Iris
sábana y sobre sábana) escabiosis
Cobija Preservativos Block papel Mantequilla
Toallas Shampoo (Medicado) Block papel silueta
Cubre lecho Block papel periódico (80 h)
Closet o Armario PERMANENCIA - DOTACION Cartulinas en octavos
LUDICO DEPORTIVA Y
PEDAGOGICA
Bañera Juguetes de medios de transporte Cartulinas en pliegos
Mica o vaso de noche Juguetes deportivos Legajadores con gancho
oficio
Ventilador Juegos de mesa Abaco
Locomoción (coche, etc.) Juegos de armar Tablero para punzar
Apoyo para la movilización Elementos de estimulación Punzón de madera
Protector almohada y Juguetes para imitar oficios Escuadras
colchón
Instrumentos musicales Compás
PERMANENCIA - Juguetes para desempeñar roles Regla de 30 CM
DOTACION PERSONAL
Babero Casetes (CD) con música Cuadernos de 50 hojas
cuadriculado
Cobertor Cuentos para colorear Cuadernos de 100 hojas
rayado
Gorro bebe Cuentos para leer Cuadernos de 100 hojas
cuadriculado
Vestido bebe Colores Cuaderno ferrocarril
Pantalón / falda diario Lápices Negro y Rojo Cuaderno de dibujo
Camisa / blusa diario Tajalápiz Diccionario Español
Saco Borrador de nata Diccionario Inglés
Calzoncillos / panties Colbón Grande
Brasier formador PERMANENCIA - Plastilina Caja 12 unidades
ALIMENTACION
Medias Desayuno Temperas varios colores
46
Versión 2012
TABLA DE ELEMENTOS ESTIPULADO EN LOS ESTANDARES A SER CONSIDERADOS DENTRO DEL COSTEO DE ACUERDO CON
LAS MODALIDADES DE ATENCIÓN
ELEMENTO
PERMANENCIA - PERMANENCIA -
MATERIAL PEDAGÓGICO
DOTACION PERSONAL ALIMENTACION
Tenis Refrigerio de la mañana Vinilos frascos colores
primarios
Pantalón sudadera Almuerzo Pinceles # 2,4 y 6
Zapatos día Refrigerio de la tarde Crayolas
Camisetas interior Cena Colores caja (12 unidades)
Pantaloneta - Short Refrigerio Nocturno Lápices mirado # 2
Bicicletero
Pijama Lápices color rojo
Toalla de baño PERMANENCIA - DOTACION Lápices 2H
MENAJE ALIMENTACION
Vestido de baño Bandeja Tajalápiz
Chanclas / pantuflas Plato Borrador de nata
Pañales desechables Vaso Esfero rojo
(paquete de 30 unidades)
Pañales de tela (1 pieza - >8 Pocillo Esfero negro/azul
pañales)
Vestido Niño (a) Cubiertos Cinta de enmascarar
Falda Tijeras
Llama dientes PERMANENCIA - SALUD Lonchera
Overol para talleres Emergencias Maleta
Medicamentos Cartuchera
Cuentos para colorear
PERMANENCIA - Cuentos para leer
TRANSPORTE
Desplazamiento a menores Libros para leer
Subsidio de transporte por cada Papel periódico en pliegos
niña, niño o adolescente
Transporte personal institución Marcador - Seco
PERMANENCIA - Aseo Escolar

RECREACION
Traslado Toalla manos
Culturales Bayetilla
Ocio Papel Higiénico
Comunitarios Cepillo de dientes
Lúdicos Crema dental
PERMANENCIA - COSTO DE
USO
Vivienda
47
Versión 2012
Instituto Colombiano del Bienestar Familiar
Regional:
Centro Zonal:
CERTIFICACIÓN PARA PAGO :
El Supervisor (a) del Contrato de Aportes, certifica con base en el principio de la buena fe y con base en la revisión sobre el Registro Mensual de Menores presentado al ICBF con la
firma del Representante Legal de la entidad contratista, que la entidad atendió a los niños niñas y adolescentes bajo su cuidado.
CONTRATO DE APORTE N° 0/0/0000
Fecha de Suscripción del Contrato 00/00/0000
Fecha del Registro Presupuestal: 00/00/000
CONTRATISTA __________________________________________________________________
NIT. 000.000.000 DIGITO DE VERIFICACION 0
Objeto del Contrato
Programa: Modalidad
MES CERTIFICADO: _________ de ______ Por el 20__11 Por el 20__12 días atención: 30
Valor Inicial del Contrato $ 125.000.000,00 $ 750.000 $ 750.000
(-) Modif.Contrato - Disminución $ 10.000.000,00
(+) Modif. Contrato + Adición $ -
Vr. TOTAL DEL CONTRATO $ 135.000.000,00
Cupos contratados: 50
Valor Cupo Mes: $ 750.000,00
Valor Cupo Día: $ 25.000,00000
% Costo Fijo: 39% Por cobertura anterior se aplica el 10% %
Cuenta bancaria: Número Entidad:
Modalidad de Pago: Cod. Dependencia Centro Zonal
Liquidación para Pago:
Total
Cupos VALOR A PAGAR POR APORTES
Modalidad Cupos contratados días mes VALOR CUPO DÍA Valor Cupos Mes No Atendidos
Días DEL MES
Atendidos
CASA HOGAR 50 30 25.000,000000 750.000,00 $ 1.250.000,00
Pago Costo Fijo por Cupos NO UTILIZADOS $ 29.250,00
VALOR CUPO MES NO ATENDIDOS DESPUÉS DE COSTO FIJO 720.750,00 $ -
VALOR APORTES DEL MES => $ 1.279.250,00
TOTAL A PAGAR => $ 1.279.250

Numero del CDP Fecha del CDP día mes año
Numero del Compromiso Fecha del Compromiso día mes año
Identificadores Valor Identificadores
1. $ 1.250.000,00
2. $ 29.250,00
(1) Total a Pagar $ 1.279.250,00
Información del GMF
Identificadores Valor Identificadores
1. $ -
2. $ -
(2) Total a Pagar $ -
Son: VALOR A PAGAR: $ 1.279.250,00
Son: #¿NOMBRE?
El contratista se encuentra al día en los pagos de los aportes del sistema general de seguridad social integral y parafiscales.
La presente se expide para efectos de pago en ________, el __ de ______ de ______.
Supervisor(a) del contrato
NOMBRE DEL SUPERVISOR Apoyo Técnico:
c. de c. No. de Apoyo Financiero:
CARGO DEL SUPERVISOR
48
Versión 2012
Instituto Colombiano del Bienestar Familiar
Regional:
Centro Zonal:
MODELO DE LIBERACIÓN SALDOS DE COMPROMISOS
"El Supervisor o Interventor y el ordenador del gasto del contrato No.________ de___________ de 20__ suscrito entre el ICBF y
_______________________________, identificado con C.C. o NIT ______________________________, autorizan la liberación de saldos de
los compromisos presupuestales que NO son objeto de obligación de pago y en consecuencia anexan la modificación o liquidación del contrato
con el saldo NO exigible de pago".
El valor a liberar del contrato una vez hecho el análisis de los pagos pendientes a favor del contratista, corresponde a la suma de (letras)
________________________________ (Números) $_______________________ Mda. Cte., con base en el siguiente detalle:
Código y Nombre del Identificador Presupuestal Recurso o Fuente de

Financiación
Número del compromiso presupuestal (RP) Valor Total a Liberar $
Valor Total a Liberar: (en letras) $
Se expide en (Ciudad y Fecha) _____________________________, a los_______días del mes de _____________ de __________.
Supervisor o Interventor Ordenador del Gasto

Nombre: Nombre:
Firma: Firma:
49
Versión 2012
FAMILIAR
ANEXO 5
CLUBES JUVENILES Y PREJUVENILES
INFORME MENSUAL DE INGRESOS Y GASTOS
No. de clubes administrados

No. de Días de
Modalidad
unidades Atención
Regional
Centro zonal
Clubes Juveniles
Municipio
Entidad contratista
Personería jurídica No.
NIT.
Clubes Pre juveniles
Contrato No.
Fecha
Período de ejecución
Clubes Juveniles Desplazados
Año
Clubes Pre juveniles Desplazados
Fecha presentación informe DD MM AA
Total
1 2 3 4 5
CONCEPTO
Saldo anterior Aportes del mes Total disponible = 1 + 2 Gastos del mes Saldo por Ejecutar en el mes (= 3 - 4)
Bonificación del Animador
Material Didáctico e Implementos
Capacitación
(1) Otros
TOTAL
Nombres y apellidos del Representante Legal Firma y No. de cédula
Nombres y apellidos del Contador Firma y No. de cédula
(1). Registre los ingresos y gastos ejecutados al programa, relacionados con otros ingresos y gastos diferentes del aporte de ICBF.
50
Versión 2012
FAMILIAR
Regional Centro Zonal

EL SUSCRITO REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD CONTRATISTA
NIT.
CERTIFICA:
Que los clubes juveniles y/o pre juveniles administrados, funcionaron normalmente durante el mes de del año
siguiendo los lineamientos técnico administrativos establecidos por el ICBF para el desarrollo de esta modalidad.
No. Días de atención MODALIDAD No. Días de atención
MODALIDAD Unidades Beneficiari Programad Cofinanciado Unidades Benefici Programad Cofinanciad
os os s arios os os
CLUBES JUVENILES CLUBES JUVENILES
CLUBES PREJUVENILES CLUBES PREJUVENILES
CLUBES JUVENILES CLUBES JUVENILES
DESPLAZADOS DESPLAZADOS
CLUBES PREJUVENILES CLUBES PREJUVENILES
DESPLAZADOS DESPLAZADOS
Total Total
Observaciones:
Año
entre el ICBF y
Entidad contratista
del
en a los ( ) días del mes de año
Ciudad (donde se prestó el
servicio)
51
Versión 2012
FAMILIAR
Oficina de Aseguramiento a la Calidad

REGIONAL:
MUNICIPIO:
MES:
VALOR EJECUTADO SALDO PENDIENTE ESPECIFICACION DETALLADA

(1) VALOR (2) SALDO INICIAL
DE COFINANCIACION POR DE LA INVERSIÓN REALIZADA
CONCEPTO DE COFINANCIACIÓN OFERTADO DE DE
DURANTE EL EJECUTAR DE CON LOS APORTES DEL
COFINANCIACION COFINANCIACION
PERIODO COFINANCIACION OPERADOR
1. AMPLIACIÓN DÍAS
2. MATERIALES E IMPLEMENTOS
3. FORMACION EN
EMPRENDIMIENTOS
4. TRANSPORTE DE LOS
PARTICIPANTES
5. TRANSPORTE PARA REALIZAR LA
SUPERVISION
6. AMPLIACION COBERTURA DE
NUEVAS UNIDADES DE ATENCION
7. COMPLEMENTACION ALIMENTARIA
TOTAL

(1): Corresponde al valor inicial de cofinanciación presentado en la convocatoria pública de contratación.
(2): Corresponde al valor real de cofinanciación autorizado en la convocatoria pública de contratación.
52
Versión 2012
FAMILIAR

REGISTRO DE ASISTENCIA
PARA SER DILIGENCIADO POR EL ANIMADOR
REGISTRO DE ASISTENCIA MENSUAL DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA
Nombre del Club

Fecha Centro Zonal
Nombre del Animador
Municipio Modalidad CJ CPJ Valor del pago por Animador $ -
Usuarios Reuniones Causa Retiro
SIN PERTENTNCIA
FALLECIMIEN TO
ENFERMEDAD
DESPLAZADO
MASCULINO
AFRO COLO
CAMBIO DE
INDIGENAS
FEMENINO
DOMICILIO
RAIZALES
ETNICA
Documento de
OTRO
EDAD
No. Nombres y Apellidos
Identidad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
OBSERVACIONES:
FIRMA DEL ANIMADOR
NOMBRES Y APELLIDOS
C.C.
53
Versión 2012
FAMILIAR
PLANILLA DE REGISTRO DE PAGO BONIFICACION AL ANIMADOR
Operador
Numero del Contrato
Fecha de Presentación del Informe DD MM AA Modalidad
Número de MODALIDAD Periodo de Pago

niños (1) No. Días de
No. Nombre del Animador Club al que Pertenece de________a_________ Monto Firma
atendidos Funcionamiento
de______
en el Club PJ JV D ND
1 $ -
2 $ -
3 $ -
4 $ -
5 $ -
6 $ -
7 $ -
Firma del Representante Legal
Nombres y Apellidos
C.C.
(1) PJ: Pre juvenil, JV: Juvenil, D: Desplazados, ND: No desplazados.
54
Versión 2012
Certificado de Origen Lícito de los Recursos de Cofinanciación.
Señores:
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
Yo, ___________________________, identificado con cedula de ciudadanía Nº

____________de______________, en mi calidad de Representante Legal de
__________________ identificado con NIT _______________, manifiesto bajo la
gravedad de juramento que los recursos ejecutados a titulo de cofinanciación en el
contrato Nº ___________ de ___________, durante el mes de ___________, no
tiene origen en actividades delictivas, ni en fondos o transacciones vinculados a las
mismas.
Atentamente,
Firma.
_________________________
Nombre del representante legal.
Fecha: ______________
55
Versión 2012
EL SUSCRITO (CARGO)___________DE LA REGIONAL _______

EN CALIDAD DE SUPERVISOR DEL CONTRATO Nº ___ DE ______
CERTIFICA:
Que el Operador del Servicio Identificado con NIT No. _______________ en virtud del Contrato de Aporte No.
____ de ______, durante el mes de ___________, cumplió con las obligaciones contractuales a su cargo
operando la modalidad de Clubes Juveniles o Pre juveniles en los municipios del área de influencia del Centro
Zonal de ___________, correspondiente a la Zona _____________.
Para efectos de pago se verificó que el contratista aportó:
1. Informe Mensual de Ingresos y Gastos

2. Certificación de Cobertura Atendida.
3. Certificación de los aportes (cofinanciación) realizados y utilizados para la prestación del servicio
durante el respectivo mes. Si lo obliga el contrato de aporte.
4. Certificación de cumplimientos de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y
Parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF) según lo establecido en el artículo 50 de
la Ley 789 de 2002.
5. Certificado de Origen Licito de los Recursos de cofinanciación. Si lo obliga el contrato de aporte.
6. Certificación de Cumplimiento de Pago a Proveedores.
7. Registro de Asistencia.
8. Planilla de registro de pago bonificación al Animador.
El número de unidades real y efectivamente atendidas, según las certificaciones de los Coordinadores de los
Centros Zonales y el informe (incluidos los soportes) presentado por el operador, corresponde a:
Modalidad Nº de Unidades Valor de la Valor

Unidad
Clubes Juveniles
Clubes Juveniles Desplazados
Desplazados
TOTAL A CANCELAR
Registro Presupuestal: No ____ del _________ de _________ de __________.
Por lo anterior autorizo el pago de ________________________ PESOS M/CTE ($__________)

correspondiente al servicio prestado en el mes de ___________, conforme a lo estipulado en la forma de pago
del citado contrato.
Del anterior valor, se deberá descontar la amortización del anticipo, en porcentaje de ______% del valor
desembolsado por este concepto, por lo cual se deberá descontar la suma de
___________________________________ ($_______________).
El valor a desembolsar, una vez aplicada la amortización del anticipo, corresponde a
_______________________.
Que, (el Operador del Servicio) ___________________________, presentó Cuenta de Cobro o factura
No._________, correspondiente al mes de ________, con fecha DD___MM___AA____.
La presente certificación se expide en ___________, día ______ de ______ de ________.
Firma
______________________
Nombre del Supervisor
Cargo.
56
Versión 2012
FAMILIAR
ANEXO 6
CERTIFICADO PARA RECONOCIMIENTO DEL PAGO POR TASAS COMPENSATORIAS A POBLACION

DESPLAZADA
REGIONAL
El suscrito(a) Coordinador(a) del CERTIFICA que durante el mes de

Centro Zonal
se prestó a los NNA en condición de desplazamiento, el servicio en las siguientes Modalidades de atención:
VALOR TASA COMPENSATORIA

MODALIDAD ENTIDAD CONTRATISTA UNIDAD DE SERVICIO NUMERO DE NNA ATENDIDOS
Y/O CUOTA DE PARTICIPACIÓN
TOTAL POR MODALIDAD
En constancia de lo anterior se firma en ___________________ a los ___________ días del mes de ________________
NOMBRE Y APELLIDO COORDINADOR CENTRO ZONAL
57
Versión 2012
FAMILIAR
REGISTRO DE CONTROL DIARIO DE ASISTENCIA DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN CONDICION DE DESPLAZAMIENTO AL SERVICIO
DEPARTAMENTO: ______________________________________ NOMBRE UNIDAD DE SERVICIO: _______________________________________________________________________________________
MUNICIPIO: ___________________________________________ NOMBRE ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO: ______________________________________________________________________________
CENTRO ZONAL: ______________________________________ CÓDIGO DANE ACTUAL: _____________________________________________ CODIGO DANE ANTERIOR: _______________________
ENTIDAD CONTRATISTA: _______________________________ NOMBRE DE LA SEDE EDUCATIVA: ____________________________________________________________________________________
COBERTURA PROGRAMADA: ____________________________ MES DE ATENCION: ____________________________________________________________
COBERTURA ATENDIDA: ____________________________
2. Marque el
1. En la columna "modalidad de atención" indique tipo de grado educativo
complemento que recibe el niño, niña o adolescente atendido en el al que el niño 3. En la columna "edad " escriba la 4.5.6 Indique con una x si el niño se encuentra en una 7. Marque A. Si es afrocolombiano G. si es Gitano. I .si es
programa: D desayuno, A almuerzo, R refrigerio, DA, DR, DAR, VL corresponde. edad cumplida del niño de las condiciones enumeradas. indígena y O si es otro
Vaso de Leche, RV Ración Vacaciones Preescolar a
grado once.
atención que recibe

2. Grado Educativo
FECHA DE ENTREGA - Escriba el día hábil al cual corresponde la entrega del Desayuno Escolar
5. Vinculación al
1. Modalidad de
6. Grupo Étnico
discapacidad
4. Situación
Total
3. Edad
SGSSS
CARNÉ NÚMERO DE APELLIDOS
PROGRAMA IDENTIFICACION
NOMBRES DEL NIÑO
DEL NIÑO Días de
No. DEL NIÑO
BENEFICIARIO
BENEFICIARIO Consumo
Número de días de atención del Niño, Niña, Adolescente- Marque con una x el día que el niño recibe y
consume el desayuno escolar
TOTAL
RESPONSABLE ENTIDAD CONTRATISTA DE LA UNIDAD DE SERVICIO (NOMBRE Y CEDULA): ___________________________________________________________________________________________________________
RESPONSABLE INSTITUCION EDUCATIVA ( NOMBRE Y CEDULA):

VEEDOR ( NOMBRE Y CEDULA):
HOJA N° de
58
Versión 2012
ANEXO 7
ANEXOS COMUNES PARA TODAS LAS MODALIDADES
CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE PAGO DE PROVEEDORES
Ciudad y fecha ______________________________
SEÑORES:
REGIONAL _________________________________
Yo, _________________________, identificado con cédula de ciudadanía No.

__________ de la ciudad de ______________, en mi calidad de Revisor Fiscal o
Contador Público de la Entidad contratista _____________________________
identificada con NIT No. ________________, manifiesto bajo gravedad de
juramento que esta entidad, se encuentra a PAZ Y SALVO por todo concepto con
todos sus proveedores de Bienes y Servicios, de acuerdo con las políticas internas
de pago de la institución, con corte al mes de _________ del año _____.
Atentamente,
__________________________
C.C. No.
T.P. No.
ANEXO: Fotocopia de la tarjeta profesional y certificado de antecedentes

disciplinarios expedido ante la Junta Central de Contadores, no mayor a 30 días
para la vigencia del contrato. El certificado de antecedentes disciplinarios se solicita
una sola vez al inicio del contrato.
59
Versión 2012
CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE PAGO AL SISTEMA DE SEGURIDAD

SOCIAL EN SALUD, PENSIONES, RIESGOS PROFESIONALES Y
PARAFISCALES
Ciudad y fecha ______________________________
SEÑORES:
REGIONAL _________________________________
Yo, _________________________, identificado con cédula de ciudadanía No.

____________ de ________, en mi calidad de Revisor Fiscal o Contador Público
de la Entidad contratista _____________________________, identificada con NIT
No. ____________ manifiesto bajo la gravedad del juramento, esta entidad ha
cumplido, durante los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de expedición de
la presente certificación, con los pagos al sistema de seguridad social en salud,
pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales, correspondientes a todos
sus empleados vinculados por contrato de trabajo.
Adicionalmente, que el personal vinculado por contrato de prestación de servicios

y/o cooperativa, ha cumplido con todos los pagos al sistema de seguridad social en
salud y pensiones correspondientes al mes de _________, dando cumplimiento al
Artículo 50 Ley 789 de 2002 y el decreto 2650 de 1993.
Atentamente,
__________________________
C.C. No.
T.P. No.
60
Versión 2012

ACTA DE INFORME FINANCIERO
NOMBRE DE MODALIDAD_______________________________
Regional o Seccional Centro zonal

Nombre de la entidad contratista
Contrato No. NIT.
Dirección Tel. Ciudad
Fecha de presentación Día Mes Año
1. Situación encontrada: (Describa en forma detallada los resultados y hallazgos de la revisión, de acuerdo con lo
establecido en el manual de legalización.)
2. Recomendaciones: (Preste la asesoría necesaria para que se superen las dificultades identificadas y se mantengan las
fortalezas detectadas)
3, Compromisos: (Establezca claramente, qué tipo de actividades deberá desarrollar la entidad contratista para subsanar
los hallazgos identificados y el tiempo en que deberá resolverlos)
Nombres y apellidos del tesorero(a) Firma y No. de cédula
61
Versión 2012
ANEXOS COMUNES PARA LAS MODALIDADES HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR -

HOGARES INFANTILES - OPERADORES DEL PROGRAMA DE ALIMENTACION ESCOLAR y CLUBES
JUVENILES Y PREJUVENILES

NOMBRE DE MORALIDAD______________________
CONCILIACION BANCARIA
Regional Centro zonal

Entidad contratista
Contrato No. NIT.
Cuenta ahorros No. Corriente No.
Banco Mes
Detalle Valores
Saldo según extracto bancario
Saldo según libro de banco
Diferencia
( - ) Cheques girados y no cobrados (Relacionar cheques no
cobrados)
( + ) Consignaciones no registradas
( + ) Notas créditos no registradas
( + ) Notas débito no registradas
(Diferencia conciliada)
Nombres y apellidos del director(a) / asistente Firma y No. de cédula
Relación de cheques por cobrar

Fecha No. de cheque Beneficiario Valor
Total
Observaciones:
62
Versión 2012

Manual de Legalizacion de Cuentas

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL

MANUAL PARA LA LEGALIZACIÓN DE

Oficina de Aseguramiento a la Calidad

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

El presente Manual tiene como propósito, unificar el procedimiento para la

Esta versión, contiene aportes y recomendaciones realizados por las

140: PROTECCION - ACCIONES PARA PRESERVAR Y RESTITUIR EL

1. Niños, niñas y adolescentes en conflicto con la Ley. Decreto 2737/89.

 Modalidades de vulnerabilidad y adoptabilidad: Hogares sustitutos,

150: APOYO NUTRICIONAL Y DE ORIENTACIÓN JUVENIL A LA NIÑEZ Y

1. Programa de Alimentación Escolar, PAE: Desayunos y Almuerzos

151: ASISTENCIA A LA PRIMERA INFANCIA A NIVEL NACIONAL.

1. Hogares Comunitarios de Bienestar: FAMI, Familiares, Grupales,

Es el conjunto de normas, agentes, procesos y procedimientos que permiten lograr

El Sistema de Supervisión se concreta, en los procesos específicos de supervisión

1.1 Supervisión financiera

Esta función parte de las actividades de observación, verificación y registro, dirigidas

1.1.1 Funciones del supervisor de carácter financiero2

 Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos

 Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

 Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo con lo estipulado

 Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto,

2.1 Objetivo general

Establecer los conceptos, procedimientos e instrumentos para la legalización de

2.2 Objetivos específicos

 Ofrecer a los servidores públicos encargados de la verificación de la legalización

 Unificar los procedimientos a seguir para la verificación de la legalización de

 Realizar el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos,

Este manual tiene los siguientes fundamentos legales:

 La Constitución Política de Colombia, artículos 209 y 269, en los cuales se

 El Decreto 1537 de 2001 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de

 Decretos 2649 y 2650 de 1993. Normas y principios contables. Plan único de

 La Resolución 2111 de junio 3 de 2011, por la cual se actualiza y unifica el

 Circular No. 65 de 2008 sobre incumplimientos contractuales.

 La ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y la Adolescencia.

4. ¿QUÉ ES LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS?

Es el procedimiento mediante el cual las Entidades Contratistas evidencian que los

Este procedimiento se expresa en el informe financiero, el cual debe presentar el

Contratista o en la sede del Centro Zonal, de común acuerdo entre el operador y

5. ETAPAS DEL PROCESO DE SUPERVISIÓN FINANCIERA4

5.1 Etapa de Planeación.

El supervisor de contrato, con el apoyo de los servidores públicos o contratistas

 Analizar el contrato, los lineamientos técnicos, manuales operativos, pliego de

5.2 Etapa de Ejecución.

En esta etapa, el supervisor de contrato, con el apoyo de los servidores públicos o

5.3 Etapa de Evaluación.

El supervisor de contrato con el apoyo de los servidores públicos o contratistas

 Elaborar acta de informe final de supervisión.

6. ¿CÓMO ORGANIZAR LA LEGALIZACIÓN DE CUENTAS?

Para el desarrollo del ejercicio de la legalización de cuentas, es preciso que los

1. Informe mensual de ingresos y gastos5: Esta información se refiere a la

 Razón social o nombres y apellidos completos del proveedor

 NIT de la entidad beneficiaria

Si el o los proveedores pertenecen al régimen simplificado no se exigen los

2. Certificación de cobertura atendida (Este documento es exigible para las

3. Planilla de pago de becas a madres comunitarias (Este documento solo es

4. Pago de retención en la fuente: Este es un formato que expide la DIAN, debe

5. Extracto bancario: Este documento es expedido mensualmente por la entidad

6. Conciliación bancaria: (No se exige para Asociaciones de Padres de Familia

encontradas, de los cheques no cobrados, de las consignaciones no reportadas

7. Certificado de cumplimiento de pago a proveedores: Esta información se

II. Supervisión financiera