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Respecto a la Norma GTC 185 las definiciones de algunos tipos de documentos son:
CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y
personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus
empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar
asuntos internos.
EJEMPLO DE UN MEMORANDO
MEMORANDO
Reciba un cordial saludo, por medio del presente memorando me permito informarle
que el equipo de cómputo del área de trabajo de su dependencia necesita ser
adecuado según las necesidades de la empresa.
Cordial Saludo,
Firma
CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
Se puede emitir un certificado de:
- Certificaciones obtenidas dentro de un periodo académico
- Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o defunción
- Becas, donaciones, créditos paz y salvos, resultados médicos, documentos de
identidad, entre otros
CARACTERISTICAS:
- Redactar en forma clara, precisa y concreta
- Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
- Utilizar el formato establecido en cada organización
- Distribuir el texto de acurdo a su extensión
- Expedir siempre en original
EJEMPLO DE UN CERTIFICADO:
Bogotá, 03 de mayo de 2017
LA GERENCIA ADMINISTRATIVA
CERTIFICA:
FIRMA
CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y
personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus
empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
CARACTERISTICAS:
- Tratar solo tema por comunicación
- Redacción clara, concreta y concisa
- Redactar en persona plural y usar tratamiento de usted en singular o plural
- Utilizar formato de cada organización
EJEMPLO DE CARTA:
BAC – 2 – 2017
Señor
MAURICIO MOYA
Jefe de Proyectos
Unitty S.A.S.
Cra 7 No. 180 – 30
Bogotá D.C.
De acuerdo al asunto en referencia les solicitamos proceder al desarrollo del Software para nuestro
departamento comercial de acuerdo a todos los requerimientos establecidos en la reunión del día 25 de
abril del año en curso.
Como es de su conocimiento es muy importante que este software este a disposición de nuestro
departamento comercial para el mes de Junio de 2018; por lo cual está a su disposición toda la información
requerida.
Gerente Administrativo