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Tipos de Documentos La Norma NTC 185 las definiciones de algunos tipos de

documentos son:
La guía NTC 185 sirve para la realización de:
Cartas
Actas
Informes
Memorandos
Actas
Circulares
Certificado y constancia
Hoja de vida corporativa
Mensajes electrónicos

 CIRCULAR: La carta circular es un documento que se utiliza para


comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda
resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.

 CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que


asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

 MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones


para tratar asuntos internos.
Características de Memorando:
 Utilizar formatos normalizados en los manuales de cada organización
 Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
 Tratar un solo tema por memorando

Algunas ocasiones en que se debe utilizar un memorando son:


 Informar sobre hecho breve, Expresar necesidades, Hacer requerimientos,
Aclarar una situación, corregir o impugnar una situación, llamados de atención
entre otras.
EJEMPLO DE UN MEMORANDO

MEMORANDO

BAC – 001 – 2020

Bogotá D.C., 12 de ABRIL de 2020

PARA: Sra. Lida Adela Silva, Ingeniera de Sistemas


DE: Camila Gelves, Departamento Administrativo
ASUNTO: Revisión equipo de cómputo

Reciba un cordial saludo, por medio del presente memorando me permito


informarle que el equipo de cómputo del área de trabajo de su dependencia
necesita ser adecuado según las necesidades de la empresa. Por lo anterior y de
acuerdo con lo conversado les solicito efectuar dicha adecuación siguiendo los
parámetros internos de nuestra organización.

Cordial Saludo,

Firma
Características de Certificado:
 Redactar en forma clara, precisa y concreta
 Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
 Utilizar el formato establecido en cada organización
 Distribuir el texto de acuerdo con la extensión
 Expedir siempre en original
Se puede emitir un certificado de:
 Certificaciones obtenidas dentro de un periodo académico
 Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o defunción
 Becas, donaciones, créditos paz y salvos, resultados médicos, documentos
de identidad, entre otros
EJEMPLO DE UN CERTIFICADO:

Bogotá, 12 de septiembre de 2020

LA GERENCIA ADMINISTRATIVA CERTIFICA:

Que el Sr. Abogado EDWIN MARIN, identificado con Cedula de Ciudadanía No.
71,234,087 de BOGOTA, trabaja en nuestra Empresa desde el 15 de junio de 2017
y desempeña el cargo de Coordinador del área de jurídica.

Esta certificación se emite a solicitud del banco DAVIVIENDA.

FIRMA
Características de una Circular:

 Documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo, si


utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
 Debemos de tratar de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma
directa.
 Las ideas deberán expresarse de una forma clara, concisa y ordenada.

EJEMPLO DE UNA CIRCULAR:


CIRCULAR

BAC – 002 – 2020

Bogotá D.C., 12 de ABRIL de 2020

PARA: Todo el personal


ASUNTO: actualización historial laboral

Cordial saludo, le solicitamos diligenciar el formulario adjunto para actualizar los


datos personales y profesionales de todos nuestros funcionarios.
Es importante anexar fotocopia de diplomas y certificado de participación en
cursos, seminarios, diplomados y otros estudios. Esta información se debe
entregar antes que termine el primer semestre del año en curso, en las oficinas de
talento humano.

Atentamente,

Firma

Anexos: (un folio)


Transcriptor: Ana María Álvarez.

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