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1. OBJETIVO
Mantener y controlar los documentos pertinentemente al Sistema de Gestión
de calidad de la empresa CONFECCIONES S.A.S de acuerdo con las
normas establecidas ISO 9001/ 2015, para asegurar su disponibilidad en los
puntos de uso, incluyendo que sea elaborado, revisado, aprobado y
actualizado.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos requeridos por el Sistema
de Gestión de Calidad y otros que sean aplicables.

3. RESPONSABLES
Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad, la gerencia y las áreas
asignadas a elaborar, revisar, aprobar y controlar los documentos del sistema
de calidad.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

 Actualización: Ajustar los criterios y decisiones hechas por el personal

administrativo y directivo de la empresa para tenerlos en cuenta a la hora de
ejecutar acciones en la organización.

 Aprobación: Confirmación de que el documento ha sido revisado y que debe

implementarse exactamente como se encuentra establecido.

 Copia Controlada: Son todos los documentos emitidos y controlados a

través del listado maestro.

 Copia No Controlada: Es aquella que se utiliza como elemento de

conocimiento del Sistema de gestión de Calidad y no requiere ser actualizada
cuando se presenten cambios. Una vez cumplido su finalidad se elimina.
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 Documento: Información y su medio de soporte.

 Documento Obsoleto/ Inválido: Es todo aquel que ha sufrido

modificaciones o ha sido eliminado y pasa a ser obsoleto para el Sistema.

 Instructivo de Trabajo: Es el documento que detalla las instrucciones

técnicas y de seguridad para la realización de las tareas concretas que
conforman una actividad de manera segura.

 Listado Maestro: Es el documento que controla el estado de todos los

procedimientos, Instructivos, Planes de Calidad y demás documentos
pertenecientes al Sistema de Gestión de Calidad.

 Procedimiento: Método práctico que establece los pasos necesarios para

realizar alguna actividad.

 Revisión: Verificar que lo que está escrito es lo que se hace.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS

 Norma NTC ISO 9000:2015

 Norma NTC ISO 9001:2008

6. PROCEDIMIENTO

6.1 IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

El coordinador de calidad realiza la identificación de los documentos del

Sistema de Gestión de la Calidad por medio de códigos alfa-numéricos de
la siguiente manera:
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TABLA 1

DOCUMENTO CODIGO DESCRIPCIÓN

Manuales M-TM-XXX M: Manual
TM: Tipo de manual
C: Calidad
F: Funciones
Planes de calidad PC-No. De Contrato- PC: Plan de calidad
XXX
Instructivos I-CP-XXX I: Instructivo
CP: Código del proceso
GE: Gestión Estratégica
GC: Gestión de Calidad
PCO: Propuesta y Contratación
PP: Planeación de Proyectos
EP: Ejecución de Proyectos
SP: Seguimiento y Control de
Proyectos
CA: Compras y Adquisiciones
CF: Coordinación Financiera
TH: Talento Humano
COM: Coordinación de Operaciones y
Mantenimiento
SSOA: Seguridad Industrial y Salud
Ocupacional y Ambiente.
SC: Servicio al Cliente
Procedimientos P-CP-XXX P: Procedimiento
CP: Código del proceso
GE: Gestión Estratégica
GC: Gestión de Calidad
PCO: Propuesta y Contratación
PP: Planeación de Proyectos
EP: Ejecución de Proyectos
SP: Seguimiento y Control de
Proyectos
CA: Compras y Adquisiciones
CF: Coordinación Financiera
TH: Talento Humano
COM: Coordinación de Operaciones y
Mantenimiento
SSOA: Seguridad Industrial y Salud
Ocupacional y Ambiente
SC: Servicio al Cliente
NOTA: XXX: Consecutivo de cada manual y/o procedimiento.
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La forma de identificación de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad

se indica en el procedimiento Control de Registros.

A demás de lo anterior los documentos se identifican colocando el nombre de

estos en la parte superior de los mismos.

6.2 ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Se pueden considerar como documentos internos que pueden ser parte del sistema
de gestión de la calidad de la empresa CONFECCIONES S.A.S, entre otros:

 Estatutos
 Planes estratégicos
 Planes operativos anuales
 Planes de mejoramiento
 Reglamentos
 Manuales
 Procedimientos
 Instructivos
 Guías

Se pueden consideran como documentos externos, entre otros:

 Políticas gubernamentales
 Leyes y reglamentaciones aplicables
 Normas técnicas

DESARROLLO DEL DOCUMENTO

Los documentos que se elaboren en la empresa CONFECCIONES S.A.S,

deben presentar la misma estructura que se indican a continuación, a no ser
que se te trate una sección opcional.
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 ENCABEZADO

Procedimientos, Instructivos y Manuales constan de un encabezado que

hará parte de la identificación del documento, está compuesto por un
recuadro de forma rectangular dividido en tres partes, en el recuadro de
la parte izquierda se coloca el logotipo de la empresa CONFECCIONES
S.AS DISEÑO Y MODA, en el recuadro del centro va el nombre del
documento en negrilla, utilizando letra Arial 12, el recuadro de la derecha
se divide en 3 celdas, en el primero se coloca el código del documento,
en el segundo se coloca la vigencia del documento es decir la fecha de
creación del mismo (DD-MM-AA) y en el tercero se coloca la versión del
documento con dos dígitos.

TABLA 2

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 ESTRUCTURA

Para la caracterización de los procesos el coordinador de calidad

suministrara la estructura para su elaboración.

 Objetivo Del Documento

Debe expresar lo que se quiere lograr con el documento.

 Alcance Del Documento

Allí se debe indicar la cobertura o aplicación que tiene el documento.

 Responsable

Se debe indicar el cargo o cargos responsables del uso o aplicación del

documento.

 Términos y Definiciones

Se deben describir las definiciones de los términos que se necesitan conocer

para el uso del documento

 Desarrollo del Documento

Para Procedimientos: Se utilizará la estructura definida por la coordinación

de calidad.

Para todos los criterios, diferentes al encabezado se utilizará letra arial número
12.

 Registros del Documento

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En esta parte se deben citar o referenciar los registros que están

relacionados con el documento que se elabora.

 ACTUALIZACIONES

Todo documento interno del sistema de gestión de calidad, exceptuando los

registros, utilizaran el siguiente cuadro al final del documento, que describe
las actualizaciones , el cual contiene el número de la versión que se actualizó,
fecha en la que se aprobó la modificación y una casilla de detalle en donde
se describe la modificación

TABLA 3

VERSION DESCRIPCIÓN DEL FECHA.

CAMBIO.
00 Creación del documento DD-MM-AA
01 Modificación del documento DD-MM-AA

 REVISIÓN Y APROBACIÓN

Todo documento interno del sistema de gestión de calidad, exceptuando los

registros, llevara al final de la última página un control de revisión y
aprobación del documento el cual está conformado por los nombres de las
personas que revisan y aprueban el documento, los cargos y las firmas.

TABLA 4

Reviso: Aprobó:
Cargo: Cargo:
Firma: Firma:

 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Tipo de Documento: Estará compuesto por un prefijo de dos letras

(exceptuando el proceso SOA) que identificara al documento (Ver Tabla 1).
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 CONSTRUCCIÓN DEL CÓDIGO

TABLA 5
CONSECUTIV
TIPO DE SIGLA DEL GUIÓ
GUIÓN O DEL
DOCUMENTO PROCESO N
DOCUMENTO
2 O 3 Caracteres
Alfabéticos 3 Caracteres
1 Caracteres prefijo - -
(Excepto Proceso numéricos
SSOA)

El consecutivo del documento es dependiente por cada tipo de documento dentro

de un mismo proceso.
Cada coordinador de proceso lidera las actividades para la elaboración y
emisión de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, asegurando
su legibilidad.

6.3 REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

El documento es revisado por el responsable directo y por el coordinador de

calidad, firmando ambos en la casilla “REVISÓ”, en la tabla que se encuentra
al final del documento.
Luego de revisado el documento son aprobados, los responsables de la
aprobación registran esto firmando la tabla que se encuentra al final del
documento en la casilla “APROBÓ”.
Luego de ser aprobados todos los documentos son socializados por el
responsable del proceso, para comunicarlos a toda la organización.

6.4 SOLICITUD DE CAMBIOS DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS

Cualquier colaborador de la empresa CONFECCIONES S.A.S puede solicitar un

cambio a los documentos por medio del formato Solicitud de Cambio de Documento.
Gestión de Calidad evaluará la solicitud de cambio así como sus consecuencias y
lo autorizará o no.
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6.5 CONTROL DE DOCUMENTOS

Gestión de Calidad se asegurará que La Lista Maestra de Documentos sea

mantenida en papel y digitalmente. Los documentos controlados estén
disponibles y que aquellos identificados en la Lista Maestra, estén mantenidos
en el lugar designado, y que los documentos obsoletos sean removidos de los
puntos de emisión y uso.
Los documentos controlados lleven la marca de agua “documento controlado".
En los casos en que los elementos del Sistema sean mantenidos
electrónicamente (en red), los documentos obsoletos serán identificados como
tal y removidos de los puntos de emisión y uso, para prevenir su uso
inadecuado.
Los documentos confidenciales serán identificados como tales con un sello y
manejados sólo por personal autorizado que será identificado en las
Instrucciones de Trabajo.

IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Documentos Generales de origen externo que aplican al Sistema de Gestión de

la Calidad como normas, catálogos, procedimientos, instructivos los cuales
mantienen la identificación asignada por la entidad de la cual provienen y son
responsabilidad del coordinador de calidad el cual controla las actividades para
el archivo y disponibilidad en los sitios de uso de los documentos de origen
externo, según las indicaciones de los Jefes de cada proceso.
El Coordinador de cada proceso es responsable de que el documento este en
el sitio, el coordinador de calidad es responsable de elaborar y actualizar el
listado maestro de documentos con la información que le entregue el
coordinador del proceso.

IDENTIFICACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

Es responsabilidad del Coordinador de Calidad, retirar del sitio de uso los

documentos obsoletos y destruirlos con el fin de evitar el uso no intencional de
los mismos.
A estos documentos se les estampará la palabra “Obsoleto” como marca de
agua, si está impreso se le colocará el sello de obsoleto en la primera hoja o en
la cubierta del cd si está en medio magnético.
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Esto aplica no solo para documentos internos de la compañía sino también para
documentos generales de origen externo al sistema de gestión de calidad.

FOTOCOPIADO

Los documentos relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad son

estrictamente confidenciales de la empresa. Se prohíbe de cualquier forma copiar o
sacar alguno de estos documentos de la empresa, salvo previa autorización por el
gerente de la compañía.
Se permite hacer fotocopias de documentos controlados e imprimir datos
controlados sólo para propósitos de capacitación interna y de revisiones. Al ser
copiados, los documentos y datos deben ser estampados o identificados para
indicar que no son controlados. En ningún caso se permitirá copias de documentos
confidenciales.

6.6 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

El Coordinador de Calidad asegura la disponibilidad del documento aprobado en el

sitio de uso. La distribución de los documentos se controla colocando en el fondo
de las hojas del documento entregado la marca de agua copia controlada y
registrando en el formato “Control de Distribución” la respectiva entrega.
Gestión de Calidad determinará una fecha de vigencia del documento, distribuirá el
documento nuevo o cambiado e Informará al Personal Afectado y se asegurará que
el personal afectado entienda el contenido del nuevo documento o cualquier cambio
a documentos existentes, si es preciso se realizará la capacitación necesaria para
cumplir con los requerimientos nuevos o modificados.

7. REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO

 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS

 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS. ()
 CONTROL DE DISTRIBUCION ()
 SOLICITUD DE ELABORACIÓN O CAMBIOS DE DOCUMENTOS
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8. FLUJOGRA DE PROCEDIMIENTO
Inicio

Identificación de
Documentos

NO

Elaboración de Existe?
Documentos

SI

Revisión de
Documentos

SI

Aprobación de Adecuado? Nuevo

Documentos Documento

NO

Solicitud de Solicitar
cambios Cambios

SI
Aprueba?

Lista maestra de Control de Lista maestra

documentos Documentos Documentos
Externos

Distribución de
Documentos
NO

Notificar a
Informar a Solicitud
interesados
interesados Rechazada

Documento
Controlado
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9. ACTUALIZACIÓNES

VERSION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO. FECHA.

00 Creación del documento DD-MM-AA

A continuación se firma por los funcionarios que participaron en la revisión y

aprobación del presente documento, los cuales hacen constar que recibieron
documentación e información previa para tal efecto y que el documento está
adecuado a las actividades y práctica de la empresa.

Reviso: Aprobó:
Cargo: Cargo:
Firma: Firma:
Reviso: Aprobó:
Cargo: Cargo:
Firma: Firma: