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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACION
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1. OBJETIVO

Establecer criterios y responsabilidades para la comunicación interna sobre niveles y

funciones de Sistema de Gestión SST.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a todas las actividades y documentos que se generen

dentro del sistema de gestión SST en XXXXXXXXXXXX.

3. RESPONSABLE

El responsable que se cumpla este procedimiento es:

 Jefe calidad.
 Jefe de talento humano.
 Jefe HSE.

4. DEFINICION

4.1 Comunicación: El proceso de interacción social básico mediante el cual los individuos
intercambian información.

5. PROCEDIMIENTO

5.1 COMUNICACIÓN INTERNA

En los diferentes documentos que conforman el SST se definen las vías para asegurar la
comunicación interna tanto a Nivel administrativo, como a Nivel de Campo en relación con
los aspectos ambientales de nuestras actividades.

5.2 COMUNICACIÓN INTERNA A NIVEL ADMINISTRATIVO

El Jefe talento humano, Jefe de calidad y el Jefe HSE tienen establecidos canales de
comunicación interna que aseguran la comunicación entre los diferentes niveles y áreas de
la empresa en lo que se refiere a todo lo relacionado al sistema SST y su eficacia, son
responsables de dar a conocer las políticas, Objetivos y Metas, y la evolución del Sistema
SST.
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Con el fin de facilitar la difusión de todas las políticas definidas en el sistema SST, a todo el
personal que labora en XXXXXXXXX, esta se socializa y se publican de forma permanente
en todos los centros de trabajo de la organización.

El COPASST, mediante reuniones periódicas con los líderes de cada centro de trabajo,
tendrá lugar siempre que la Gerencia lo considere oportuno y en cualquier caso, tras las
revisiones del sistema, con el fin de comunicar los resultados y decisiones de carácter
general derivadas de dichas actividades.

5.2 COMUNICACIÓN INTERNA A NIVEL DE CAMPO

La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la empresa, garantiza

que todos los mandos y empleados conozcan, comprendan y cumplan los requisitos del
Sistema de Gestión SST y conozcan los requisitos concernientes a SST en la realización de
sus trabajos que pudieran afectarlos y/o al ambiente.

Los Jefes, Jefes de Departamentos y Supervisores, son los encargados de la difusión de la

información referente a los criterios operativos, los aspectos SST de la organización y la
necesidad de un correcto comportamiento hacia la mejora del Sistema de Gestión SST de
nuestras actividades.

Las inquietudes del personal en cuanto a su comportamiento, deberán ser recogidas y

puestas en conocimiento por los responsables implicados.

6. COMUNICACIÓN EXTERNA

En el presente apartado se define la operativa existente para recibir, documentar y

responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas asociadas
al Sistema De Gestión SST de XXXXXXXXXXXXXXX.

6.1 COMUNICACIÓN CON CONTRATISTAS, VISITANTES Y COMUNIDAD.

Para dar respuesta a un comunicado o solicitud proveniente de contratistas, visitantes y

comunidad, estos deben ser de tipo formal y deben estar soportados con un documento,
que será dirigido al Jefe Talento Humano y/o Jefe HSE, Jefe Calidad.

Las comunicaciones o solicitudes externas se pueden dar por una queja, reclamo o
sugerencia.
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Todas las comunicaciones recibidas por partes externas se le da respuesta máximo 10 días
hábiles.

Una vez se haga análisis de la comunicación y dependiendo de la información se realizará

plan de acción, se levantarán Acción Correctiva o Acción Preventiva como mecanismos de
solución del problema y si es de gran relevancia se comunicará al personal como lección
aprendida.

Cerrado el comunicado, se le dirigirá la respuesta al interesado.

6.2 COMUNICACIÓN CON AUTORIDADES

Las comunicaciones con autoridades u organismos de control se pueden dar ya sea vía
correo electrónico, carta o cualquier otro tipo de documento y deben ser recibidas y
dirigidas al Jefe de Recursos Humanos para dar respuesta a ésta.
El tratamiento de la solución será igual que para las comunicaciones de contratistas,
visitantes y comunidad.

Cerrado el comunicado, se le dirigirá la respuesta al interesado.

7. REGISTRO

 Matriz de comunicaciones.

TABLA DE CAMBIO
CAMBIO REALIZADO VERSION FECHA

Realizo: Reviso y Aprobó:

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Coordinador SISO Gerente