PEDRO VARGAS PONCE

PROHIBIDA SU REPRODUCCION TOTAL

O 11PARCIAL
PVPDGEECP

Manual de procedimientos para producir un

evento especial
1.Anlisis de la fase de Previsin.
2.Justificacin del evento.
3.Objetivo general
4.Dinmicas grupales a aplicar.
5.Nmero de asistentes calculados. Mercado cautivo.
6.Locacin para el evento. Aforo.
7.Programa tcnico o cientfico.
8.Reservaciones tcnicas.
9.Presupuesto inicial. Aprobacin
10.Contrataciones de recursos humanos y tcnicos.
11.Adiestramientos.
12.Plan de accin
13.Presupuesto Final. Ejecucin
14.El evento
15.Cierre del evento

Necesidad
de organizar
un evento
interno
Redactar
justificacin
Carlos Alarico Gmez .
Gerencia de Eventos
Especiales. Pag . 142-143

Determinar
objetivos y
metas
Determinar
tipo de
eventos

Nmero de
personas
PVPDGEECP

Disear el
programa

Reserva de
sala
3

Sala
disponible ?

Reservar
sala.
contratar

Plantear
soluciones

Enviar a
Coordinaci
n reserva

PVPDGEECP

Carlos Alarico Gmez . Gerencia de

Eventos Especiales. Pag . 142-143

Sala
disponible ?
Enviar
solicitud
Cambiar
fechas etc.

Determinar
recursos
necesarios

Elaborar
presupuesto
Modificar
reserva de
salas

Solicitud de
presupuesto
PVPDGEECP

Carlos Alarico Gmez . Gerencia de

Eventos Especiales. Pag . 142-143

Presupuesto
inicial
Disponible?

Buscar
posibles
fuentes
ingresos

Ejecucin

Presupuesto
final formato

PVPDGEECP

FORMATO RESERVA DE SALAS

EVENTO
CODIGO DEL EVENTO
DINAMICAS GRUPALES

INICIO
HORAS DE INICIO
COORDINACION DEL EVENTO

FINAL
HORA DE CIERRE
CONTACTOS

SI
RESERVA APROBADA
SALON RESERVADO
COSTO POR DIA.
OBSERVACIONES.

NO

FECHA
NUMERO

RESPONSABLE

PVPDGEECP

LISTA DE COMPROBACIN
EVENTO:
FECHA:
LUGAR:
RESPONSABLE COMIT ORGANIZADOR:

CONTACTOS:
Direccin electrnica:

POR FAVOR ,MARQUE CON UN CHECK MARK , LOS ITEMS QUE UD CONSIDERA DEBEN ESTAR
INCLUIDOS EN SU EVENTO, Y EL NUMERO O CANTIDAD QUE REQUIERE.
SI UD CONSIDERA ALGUNOS ITEMS QUE NO ESTEN INCLUIDOS EN ESTE LISTADO POR FAVOR LES
ESTARIAMOS ALTAMENTE AGRADECIDOS NOS LOS HAGAN SABER. LA ORGANIZACI{ON. SABER.
PVPDGEECP

SALAS DE CONFERENCIA

SALAS
MONTAJE
OFICINAS
SALN DE FIESTAS

SERVICIOS ESPECIALES FIJOS EN SALA

CAF-MAQUINAS- PATROCINIO
REFRESCO-MAQUINAS-PATROCINIO
AGUA- PATROCINIO.-DEPOSITOS.

SERVICIOS DE CONFERENCIA
PANCARTAS
SEALIZACIN
DECORACIN FLORES
BANDERAS-ASTAS-ESTANDARTES
TRIEDOS Y/O HABLADORES
MATERIAL DE OFICINA
PRESIDIUM
PODIUM
ORDEN DEL DA
PANTALLAS DE PROYECCION
FOTOCOPIADORAS
FAX-INTERNETSOFTWARE-LAP TOP- COMPUTADORAS
SONIDO
ACTIVIDADES SOCIALES

DESAYUNO
ALMUERZOS
CENA
COFFE BREAKS
REFRIGERIOS
COCKTAIL DE BIENVENIDA PVPDGEECP

TOTAL

OBSERVACIONES


BANQUETE SERVIDO
BUFFET
COCKTAIL DE CLAUSURA
PROGRAMA ESPECIAL
BEBIDAS ALCOHOLICAS
DESCORCHE
IMPORTADO
NACIONAL
VINO
CHAMPAGNE
ALIMENTACION
COMIDAS LIGERAS
PASAPALOS
ESTACIONES
PIEZAS ENTERAS
DESAYUNOS

PENSION COMPLETA
ALMUERZOS SERVIDOS
CENAS SERVIDAS
BUFFET-ESTACIONES
PARRILLAS

PVPDGEECP

OBSERVACIONES

TOTAL

10

TOTAL

OBSERVACIONES

AREAS DE EXPOSICION

BAOS
ESPACIO PARA PRENSA
STAND REGISTRO Y CONTROL
ESPACIO PARA PROTOCOLO
SALON VIP
ORNAMENTACION -DECORACION
BANDERAS
ESTANDARTES
PANCARTAS
PENDONES
PRIMEROS AUXILIOS
SEGURIDAD
SEALETICA
CORDONES PROTOCOLARES
SILLAS Y MESAS
MONTAJES

MANTELERIA
ELECTRICIDAD
CONTRATOS
FORMATOS DE INSPECCIN
SERVICIOS ESPECIALES

PVPDGEECP
PVPDGEECP

11
11

TOTAL

OBSERVACIONES

MATERIALES DE APOYO

TELEFONOS (FIJOS-CELULARESINTERNET)
CARPETAS-MALETINES
FOLLETOS
PROGRAMAS
PLANILLAS DE INSCRIPCION
PLANILLAS PARA SOFTWARE DE
INSCRIPCIN
GAFETES
-DISTINTIVOS
HABLADORES-CONFERENCIANTES.
TARJETAS PROTOCOLARES SEALIZACION

IDENTIFICADORES DE MESAS
IDENTIFICADORES DE SERVICIOS
LAPICES-MARCADORES
ENGRAPADORAS-LIGAS
BARRAS DE GOMA
PLANILLAS BANCARIAS
LIBRETAS

PROGRAMAS TURISTICOS
DIRECTORIO TELEFONICO INTERNO

DIRECTORIO TELEFONICO EXTERNO

TELEFONOS BANCOS
GUIONES-MAPAS PROTOCOLARES

PVPDGEECP

12
12

ALOJAMIENTO

OBSERVACIONES

TOTAL

HABITACIONES

SWB

DWB

Suites /Junior Suites

CABAAS/APARTAMENTOS

INVITADOS ESPECIALES

PASAJES AEREOS

ALOJAMIENTO

OBSEQUIOS

VIATICOS

HONORARIOS PROFESIONALES

TRANSPORTE

VANS

AUTOPULLMANS

LIMOUSINES O CARRO EJECUTIVO

CHOFERES VIP

ATTACHE
DE VEHCULO

PVPDGEECP

13

TOTAL

OBSERVACIONES

VIATICOS CHOFER

TRANSFER IN-OUT

TOURS

SERVICIOS PARA EL PARTICIPANTE

MALETINES Y/O CARPETAS

BLOCKS

BOLGRAFOS

GAFETES

SOUVENIR

MATERIALES VARIOS

DISEO Y DIAGRAMACION
LOGO

AFICHE

DISTINTIVOS

PVPDGEECP

14

SERVICIOS SECRETARIALES

TOTAL

OBSERVACIONES

SECRETARIAS

TRANSCRIPTORAS

COORDINADORES

EDECANES

GUIAS OFICIALES DE TURISMO

IMPULSADORES

DEMOSTRADORES

MAESTRO DE CEREMONIA

VIGILANTES DIURNOS /NOCT

INTERPRETES

VIATICOS EXTRAS

ANIMADORES-PROMOTORES

DECORADORES

PROTOCOLO

SEGURIDAD

PVPDGEECP

15

TOTAL

OBSERVACIONES

CERTIFICADOS

PROGRAMA

BLOCKS

VOLANTES

HOJAS TROQUELADAS

LIBRO DE RESUMENES

PLANILLA DE INSCRIPCIN

PAPELERIA (HOJAS Y SOBRES)

IMPRENTA

OBSERVACIONES

TOTAL

TARJETAS DE INVITACIN

MATERIAL DE INSCRIPCIN

DISTINTIVOS

GAFETES

PROGRAMAS

DIPTICOS O TRIPTICOS

AFICHES

PVPDGEECP

16

TOTAL

OBSERVACIONES

CERTIFICADOS

PLANILLAS DE INSCRIPCIN

PAPELERIA

SOBRES

HOJAS

LIBRO DE RESUMEN

SELLOS

CALCAMONIAS O STICKERS

HOJAS TROQUELADAS

PROMOCIN
PUBLICIDAD EN PRENSA

PUBLICIDAD EN REVISTAS

PUBLICIDAD EN TELEVISIN

PUBLICIDAD EN RADIO

PRE-VENTA. SHOW

PROGRAMAS ESPECIALES

PVPDGEECP

17

SERVICIOS DE CORREO

TOTAL

OBSERVACIONES

ENVIO TARJETAS DE INVITACIN

CORREO EN GENERAL

SERVICIO DE COURRIER

OTROS SERVICIOS

TOTAL

OBSERVACIONES

TELFONOS-MOVILES

FAX

MOTORIZADO

SECRETARIA DE PRENSA

TOTAL

OBSERVACIONES

SONIDOS Y AUDIOVISUALES

INTERPRETACIN SIMULTANEA

RADIOS

INTERNET

MICROFONOS

PVPDGEECP

18

TOTAL

OBSERVACIONES

AUDIFONOS / RECEPTORES

PANTALLAS

TELEVISORES

VIDEO BEAM

PROYECTORES

RETROPROYECTORES

SISTEMA DE GRABACIN

OTROS

TOTAL

OBSERVACIONES

SEGUROS

EXTRAS Y/O IMPREVISTOS

EXPOSICIN

MTS A VENDER

COSTO X MT

STANDS

MONTAJE

COMERCIALIZACIN / PREVENTA

DECORACIN

PVPDGEECP

19

ASESORIA PROTOCOLAR

PRE-EVENTO

EVENTO

POST-EVENTO

CUOTA DE REGISTRO

DELEGADOS

ESTUDIANTES

POR DA

ACOMPAANTES

INGRESOS

PVPDGEECP

20

PATROCINIOS

DONACINES

VENTAS

INTERCAMBIOS

RIFAS

VENTA FRANQUICIAS

COMISIONES A RECIBIR

TARIFAS ESPECIALES DE GRUPO

TARIFAS CORPORATIVAS

TOURS

DOCUMENTACIN

OTROS

PVPDGEECP

21

PVPDGEECP

22

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

PRIMER CONGRESO INTERNACIONAL DE GERENTES DE EVENTOS
ESPECIALES CEREMONIAL Y PROTOCOLO
CARACAS -VENEZUELA.
FORMULARIO DE INSCRIPCIN Y ALOJAMIENTO
1.

PARTICIPANTE

APELLIDOS------------------------NOMBRES----------------------------------PROFESIN-------------------- CARGO-------------------------------------EMPRESA O INSTITUCIN-------------------------------------------------------DIRECCIN------------------------------------------------------------------------------------CIUDAD---------------------------- PAIS------------------------------------------TELEFONOS-------------------------------------------------------------------------DIRECCIN ELECTRONICA----------------TARJETA DE CREDITO-------------------------ACOMPAANTES--------------------------------------------------- M

PVPDGEECP

N
23

2. INSCRIPCIN EN EL EVENTO.
(MARQUE LA CASILLA CORRESPONDIENTE)
US 100
SEMINARIOS
US 250
CONGRESO
US 50
ACOMPAANTE
-----------------

TOTAL A PAGAR

(DEPOSITOS A NOMBRE DE CONGRESO DGGEC CTA CTE BANESCO N o

12234567890000 )
3. ALOJAMIENTO.
FECHA DE LLEGADA---------------------------- FECHA DE LLEGADA---------------------------TIPO DE HABITACIN REQUERIDA.

SWB

HOTEL MARRIOT

US 150 DIA

DWB

HOTEL LIDO

US 120 DIA

HOTEL SAVOY

US 100 DIA

TWB

SUITE

(DEPOSITO A NOMBBRE DE DGEECP -HOTEL-CONGRESO-CTA CTE BANESCO No

1234567890000)

PVPDGEECP

24

PVPDGEECP

25

GLOSARIO DE TERMINOS
CTO
COM
CV
CF
I
CAP
CAR
AP
G
CR
PyD
CTB
CT
DEL

COSTOS TOTALES OPERACIONALES

COSTOS OPERACIONALES MENSUALES
COSTOS VARIABLES
COSTOS FIJOS
IMPREVISTOS
COMISIONES A PAGAR
COMISIONES A RECIBIR
ASESORIA PROTOCOLAR
GANANCIAS
CUOTA DE REGISTRO
PATROCINIOS Y DONACIONES
COSTOS TOTALES BRUTOS
COSTOS TOTALES
DELEGADOS

PVPDGEECP

26

FORMULARIO
PRESUPUESTO PARA EVENTOS ESPECIALES.
CTO=COM
CV=CV
CF= % CTO
CT1=CV+CF
I= % CV
CT2=CT1+I
CT3=CT2+CAP
AP= % CT3+iva *
CT4=CT3+AP
G= % CT4+iva*
CT5=CT4+G
CT5=CTB1
CR1=CTB1
No DEL
CR1=Cri1
CTB2=CT5-PyD
CR2=CTB2
No DEL
CR2=Cre
CTB3=CTB2-CAR
Cri2=CTB3
PVPDGEECP
No DEL

27

EL IVA SI SE COBRA EN LA ASESORIA PROTOCOLAR, NO

SE COBRA EN LA GANANCIA Y VICEVERSA, SE DEBE
EMITIR FACTURA DEL SENIAT, SOLICITANDO OPINION
DEL CLIENTE, CALCULANDO 12%, (*) SOBRE EL TOTAL
DEL PRESUPUESTO COMO IVA.
IGUALMENTE HAY QUE CALCULAR EN ESTRUCTURAS DE
SERVICIOS TURISTICOS EL UNO (1) POR CIENTO COMO
IMPUESTO DE CAPACITACION TURISTICA. (*)
(*) VARIA DE ACUERDO A REGULACIONES
GUBERNAMENTALES
PREPARADO Y DISEADO POR EL LIC. PEDRO VARGAS
PONCE
PVPDGEECP

28