TIPO DE DOCUMENTO VALORACIÒN DOCUMENTAL
Libros contables Tienen valor contable,
administrativo, técnico, legal y
fiscal, se conservan porque son
un requerimiento de las
entidades de control.
Contratos Es un documento original de
carácter administrativo, legal,
fiscal, y contable, ya que sirve
como testimonio ante la ley que
justifica el gasto público,
además de comprobar que se
recibió un bien o servicio.
La nómina es un documento
contable que registra y controla
los salarios, prestaciones y
Nómina deducciones de los empleados
de una empresa. Involucra,
términos de leyes laborales,
fiscales y temas administrativos
y financieros.
Informes Contiene información de valor
administrativo, jurídico, legal,
fiscal y contable, que informan
los estados de la empresa
Actas de junta directiva Son documentos que reflejan
decisiones de carácter
administrativo, legal y fiscal.
Obligaciones hipotecarias Son de carácter contable, legal y
jurídico. Establecida su
obligación serán conservados,
ya que para las obligaciones
deben ser registradas en la
escritura y en el certificado de
libertad.
DISPOSICIÒN FINAL
El código de comercio dispone
que los empresarios deben
conservar sus libros de
contabilidad, correspondencia,
documentación y justificantes
concernientes a su negocio
debidamente ordenados,
durante seis años a partir del
último asiento de los libros.
La ley orgánica 7 de 2012,
recomienda guardarla durante
10 años.
Tiempo de retención
documental recomendado: 80
años. Los primeros dos años en
el archivo de gestión y 78 años
en el archivo central de la
empresa.
Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo de
gestión y central se transfiere al
archivo histórico en su soporte
original.
Son de conservación total, al
cumplir su tiempo de retención
se microfilman para consulta y
conservación del original.
Se conservarán por el tiempo
que dure la obligación que
respaldan. Previniendo y sin
poner en riesgo el archivo
central