INTRODUCCIÓN

El presente trabajo de investigación tiene como objetivo analizar, para una posterior

comprensión, uno de los aspectos fundamentales dentro de la Logística de una empresa:

los inventarios, La creciente necesidad de las empresas de reducir los costos en sus

operaciones diarias e incrementar los beneficios para los accionistas ha generado que vean

a las actividades logísticas como un foco para alcanzar estos dos objetivos Esta necesidad

surge como respuesta a la alta competitividad del mercado actual, causada en gran parte

por la globalización, que en muchos casos obliga a las empresas a ofrecer sus productos

a menor precio, con mejores características de calidad y con un mayor nivel de servicio

al cliente La administración de inventarios es una de las actividades logísticas en donde

se encuentran más posibilidades de reducir costos para las empresas, mediante una mejor

gestión de los materiales almacenados y su transporte Una buena administración en este

campo permite reducir la cantidad de elementos requeridos en los almacenes, así como

aumentar los niveles de cumplimiento de los pedidos de clientes internos y externos

Tanto en la bibliografía como a nivel práctico, existen múltiples herramientas y

modelos que permiten administrar y calcular los inventarios adecuados, con el objetivo

de que los costos logísticos asociados a esta actividad sean mínimos.

Es así que, en base a los fundamentos teóricos y el aporte de cada uno de los integrantes

del grupo, será posible comprender la importancia que tienen los inventarios dentro de la

gestión de las empresas, ya sean públicas o privadas, así como el proceso que implica

para el correcto funcionamiento de la organización, teniendo en consideración que, un

adecuado manejo de los mismos, permitirá a la empresa mantener el control

oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado

confiable de la situación económica de la empresa.

 En vista de lo anterior, se has considerado conveniente presentar el trabajo en varias partes.

De esta manera, se presentan los aspectos generales acerca de los inventarios, los tipos de

inventarios, la rotación y cobertura, la utilización del Kardex, los costos que implican los

inventarios, los métodos de costeo de inventarios, los tipos de sistema y modelos de

inventarios, así como la aplicación de los inventarios tanto en una empresa pública como en

una empresa privada.

I. ASPECTOS GENERALES DE INVENTARIOS

HISTORIA

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,

acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los

tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los

inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le aseguraran

la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de

almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la

existencia de los inventarios.

DEFINICIÓN DE INVENTARIOS

En el entorno empresarial se conoce la gestión de inventario como al proceso

encargado de asegurar la cantidad de productos adecuados en la organización, de tal

manera que se pueda asegurar la operación continua de los procesos de comercialización

de productos a los clientes; es decir, asegurar que las operaciones de manufactura y

distribución no se detengan, cumpliendo con las promesas de entrega de productos a los

clientes.

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para

comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de

venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos

circulantes.

“Los inventarios son acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes,

trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo

del canal de producción y de logística de una empresa.”

Los inventarios existen porque son una forma de evitar problemas por escasez. En una

empresa el objetivo de los inventarios es proveer los materiales necesarios en el momento

adecuado.

Desfase temporal entre la oferta y demanda

El conjunto de productos y/o recursos utilizados en una organización (materias primas,

productos terminados, repuestos, producto en proceso) empleados para satisfacer una

demanda futura

“Basura, ineficiencia”

Faltade información

De acuerdo con P.J.H. Baily, se mantienen inventarios por dos razones: Por razones

de economía y por razones de seguridad. Económicamente existirán ahorros al fabricar o

comprar en cantidades superiores, tanto el trámite de pedidos, procesamiento y manejo,

así como ahorros por volumen, Por otro lado, los inventarios de seguridad preveen

fluctuaciones en la demanda o la entrega protegiendo a la empresa de elevados costos por

faltantes.

El problema de los inventarios es que su nivel no debe ser tan alto que represente un

costo extremo al tener paralizado un capital que podría emplearse con provecho, de igual

forma muy poco, provocaría que la empresa produzca sobre pedido, situación igualmente

desfavorable puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes.
 Los inventarios deben entonces hacer la función de colchón de manera que ante un

cambio de demanda o una falencia en el proceso de abastecimiento de la empresa, esta

no se vea afectada y pueda continuar funcionando adecuadamente y satisfaciendo las

necesidades de los clientes.

Inventario es un activo y se define como el volumen del material disponible en un

almacén: insumos, producto elaborado o producto semielaborado. Cuando la demanda es

mayor que el volumen disponible y los tiempos de aprovisionamiento no permiten cubrir

el déficit, se considera “inventario agotado”; es decir, es el artículo que normalmente se

tiene en inventario pero que no está disponible para satisfacer la demanda en el momento

justo.

El tema de los Inventarios, en particular y como parte de un renglón tan vital en los

activos de la empresa, posee mayor énfasis en algunos aspectos tales como: La

concepción de lo que es un inventario, el papel que desempeña en la empresa, su real

importancia, los diferentes tipos de inventario que existen o pueden aplicarse, la utilidad

que se deriva al aplicarlos correctamente y con la rigurosidad requerida por cada caso

particular

OBJETIVO DE LOS INVENTARIOS

El inventario representa un porcentaje importante del capital de trabajo de una

empresa. Por lo tanto, el objetivo primero es aumentar la rentabilidad de la organización

por medio de una correcta utilización del inventario, prediciendo el impacto de las

políticas corporativas en los niveles de stock, y minimizando el costo total de las

actividades logísticas asegurando el nivel de servicio entregado al cliente.

el propósito del control de inventarios es asegurar el funcionamiento de las actividades

de la empresa mediante la optimización conjunta de los siguientes tres objetivos: •

Servicio al cliente • Costos de inventario • Costos operativos La optimización conjunta

de estos objetivos significa que no se debe buscar una mejora en alguno de los objetivos

descuidando los otros, ya que los tres son igual de importantes. Al intentar disminuir los

costos de inventario, se incurrirá en menores niveles de materiales en la empresa, por lo

que la probabilidad de satisfacción del cliente baja por los posibles agotamientos; al

disminuir los costos operativos la gestión de los inventarios puede llegar a ser

insuficiente, lo que genera procesos de información inadecuados y tiempos de entrega de

material largos, afectando también el servicio al cliente; y si solo se piensa en incrementar

el servicio al cliente, los costos de inventario y los costos operativos se deben incrementar,

por lo cual la rentabilidad para la empresa se ve afectada. Por lo anterior se debe buscar

un punto en que se satisfagan los tres objetivos sin afectar los otros, lo cual es la función

principal de los procesos de gestión de inventarios.

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa.

Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos

pérdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer las necesidades reales de la empresa, a las

cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto, la gestión de inventarios

debe ser atentamente controlada y vigilada.

Decisiones: •Cuánto almacenar? •Cuándo abastecerse?

 ELEMENTOS DE UN BUEN CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS

 Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual

sistema se utilice.

 Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

 Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó

descomposición.

 Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los

registros contables.

 Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo

unitario.

 Comprar el inventario en cantidades económicas.

 Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo

cual conduce a pérdidas en ventas.

 No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo evitando con eso el

gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

LOS INVENTARIOS Y SU RELACIÓN CON OTROS DEPARTAMENTOS

Logística y control de inventarios. Es el área con la que más se tiene comunicación,

ya que de forma habitual (casi en todas las empresas), es quién controla la gestión física

de nuestro producto: cuando llega al almacén, su verificación, control, movimientos,

custodia, etc. Pero este control no significa decidir cuánto stock tenemos o debemos tener;

la planificación es una parte importante para decidir el stock del que vamos disponer de

forma permanente o en un periodo específico para tener la máxima disponibilidad teórica

posible.

Producción. Este departamento facilita la continuidad del proceso productivo, ya que

tiene un control de la materia prima.

 Compras. La decisión de cuánto hay que comprar o aprovisionar pertenece a esta área

y afecta de forma muy directa al nivel de inventario, primordialmente al decidir las

cantidades mínimas y/o lotes de compra. Estas cantidades pueden provocar que nuestro

inventario esté muy por encima (exceso de inventario), cuestión que en muchas ocasiones

no se tiene en cuenta cuando realizamos las previsiones de nuestro valor óptimo.

Contabilidad. Esta área realiza los movimientos de recibo, almacenamiento, despacho

y facturación; además contabiliza los productos que solicita cada cliente, los pedidos que

hacen los proveedores, etc. Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere

documentación autorizada según los sistemas existentes.

Marketing y/o Ventas. Existen dos acciones que afectan de forma más directa al

inventario. La primera es la creación de nuevos productos, pues nunca está muy claro qué

aceptación tendrán en el mercado, por lo que decidir cuánto almacenar es complejo al

carecer de históricos.

La segunda es el lanzamiento de campañas o promociones que en ocasiones conllevan a

una acumulación de stocks no previstos para atender el aumento de demanda en épocas

determinadas.

Control de calidad. La forma de almacenamiento es esencial para la calidad del

producto, mantener el almacén limpio y en buenas condiciones es vital. Además, es

necesario hacer las revisiones necesarias al momento de la salida de la mercancía para

que el producto no sufra ningún inconveniente.

Finanzas. Aquí se analiza una cifra global decidida en función de intereses contables

y, a veces, no logístico; esta cifra, suele relacionarse con la de ventas.

Transporte. Reparte los pedidos de nuestros clientes y los lleva a su respectivo destino