Licenciatura en Administración y Ventas

Auditoría en Ventas
Plan de Auditoría
“FARMACIAS DEL AHORRO”

Grupo. 4

Equipo de Auditores N°6

Laila Yadira Flores Hernández 13165449
Francisco Javier Ramos Molina 10662742
Erika Jiménez Hernández 13356320
María Antonia Hernández Aguilar 13260170

Profesor: Ranulfo Macedo Pineda

México 11 Febrero de 2019

INDICE
Visión ...................................................................................................................... 4
Misión ...................................................................................................................... 4
Objetivos (De la Empresa y el área de ventas) ....................................................... 4
objetivos del área de ventas ................................................................................ 4
Metas (áreas de ventas que sean anuales) ............................................................ 4
Estrategia (Área de ventas). .................................................................................... 5
Procesos (Área de ventas y todos sus departamentos - fuerza de ventas ,
puntos de venta. .................................................................................................. 5
Políticas ( Área de ventas) ................................................................................... 5
procedimientos ( área de ventas). ........................................................................ 6
Trastienda ............................................................................................................ 6
programas (área de ventas). ................................................................................ 6
Etapa Organización ................................................................................................ 7
Organigrama de la Empresa ................................................................................ 7
Organigrama de Ventas ....................................................................................... 7
División y distribución de funciones ..................................................................... 8
En el organigrama de la Empresa ........................................................................ 8
Director de plaza .................................................................................................. 8
Responsable Sanitario ......................................................................................... 9
Responsable de Operación Comercial (ROC) ..................................................... 9
Responsable de Farmacia ................................................................................... 9
Administrador de Inventarios (ADI). ..................................................................... 9
Multifuncional ....................................................................................................... 9
Médicos.............................................................................................................. 10
Repartidores ...................................................................................................... 10
Cultura Organizacional. ...................................................................................... 10
Recursos Humanos............................................................................................ 10
Etapa de Dirección ............................................................................................. 10
Comunicación .................................................................................................... 11
Motivación .......................................................................................................... 11
Equipos de trabajo ............................................................................................. 11
Tecnologías de Información ............................................................................... 11
 Toma de Decisiones .......................................................................................... 11
Etapa de control ................................................................................................. 12
PROPUESTA TÉCNICA ....................................................................................... 13
Naturaleza .......................................................................................................... 13
Alcance .............................................................................................................. 13
Antecedentes ..................................................................................................... 13
Objetivos ............................................................................................................ 13
Estrategia ........................................................................................................... 13
Justificación ....................................................................................................... 13
Acciones ............................................................................................................ 14
Recursos ............................................................................................................ 14
Costos ................................................................................................................ 14
Resultados ......................................................................................................... 14
Información complementaria .............................................................................. 14
PROGRAMA DE TRABAJO. ................................................................................. 15
Fuerza de ventas. ............................................................................................. 15
Almacén. ............................................................................................................ 16
Presupuesto. ...................................................................................................... 16
Puntos de ventas. ............................................................................................. 16
Marketing ........................................................................................................... 17
Fases ................................................................................................................. 17
Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase .................................... 18
Representación gráfica ...................................................................................... 19
Presentación y resguardo de avances. .............................................................. 20
· Reportes de avance: Seguimiento de las acciones. ...................................... 20
Periodicidad ....................................................................................................... 20
AUDVENT18EP_1
Etapa de Planeación

Visión
Ser la primera opción en soluciones de bienestar para los mexicanos en el 2020

Misión
Acelerar el crecimiento Rentable

Objetivos (De la Empresa y el área de ventas)

 Amplio surtido de productos y servicios
 Precios justos y competitivos
 Las mejores ubicaciones
 Gran desarrollo de su personal
 Cerrar con 1800 farmacias para el 2018

Objetivos del área de ventas

 Excelente servicio al cliente

 Ofrecer el, medicamento genérico de la empresa

Metas (áreas de ventas que sean anuales)

Metas anuales $21, 307,524.00 en una sola farmacia de San Luis Potosí y en total
de las 36 farmacias del ahorro que hay en el estado de San Luis Potosí sería un
total de $767, 070,144.00 anuales
Estrategia (Área de ventas).
Fue un cambio de ser una farmacia de solo ventas de medicamentos cambió a
hacer una farmacia de ventas de productos de belleza, y productos alimenticios
bajos en sal, azúcar.

Ventas de productos de servicio a domicilio y ofrecer productos adicionales.

Procesos (Área de ventas y todos sus departamentos - fuerza de

ventas, puntos de venta.

En el área de ventas es verificar las recetas que vengan claras y actualizadas para
poder realizar la venta del producto especificado del doctor que prescribe.

Asesorar y escuchar al cliente para poder recomendar un medicamento y así

generar una satisfacción.

En caso de que un medicamento sea controlado el personal de ventas está

autorizado retirar o sellar la receta médica para evitar que se vuelva a surtir.

Políticas (Área de ventas)

Usar Uniforme completo tanto personal de ventas como personal de no ventas, el

uso del gafete, limpieza e higiene personal, cumplimiento con el horario
especificado, hacer entrega de ticket así como mostrar el producto o medicamento
que venga sellado y en buen estado ya que no aceptan devoluciones y el
ofrecimiento de ventas de segundo esfuerzo el cual conocemos como producto
adicional.
Procedimientos (área de ventas).
 Punto de venta
 Asesorar al cliente así como ofrecer medicamentos de la marca de la farmacia
a precios más accesibles.

Trastienda

Es administrador de inventarios quien es el que se encarga de la captura de todos

los medicamentos y mantener inventarios confiables y el surtido de ellos.

Responsable de farmacia
Es el encargado o jefe de farmacia quien autoriza de acuerdo al presupuesto que
tiene la farmacia para consumo de materiales como herramienta de trabajo como
es productos de limpieza y los insumos para los doctores.

Programas (área de ventas).

 Apoyar al teletón pidiendo donaciones a los clientes

 Vender Botiquines a precios accesibles ya armados para apoyo de becas del

Teletón.
Etapa Organización

Organigrama de la Empresa

Organigrama de farmacias del

Ahorro

AUDVENT18EP_1
Organigrama de Ventas

División y distribución de funciones en el organigrama de la

Empresa

Director de plaza

Es el director de la zona de farmacias del ahorro de san Luis Potosí y encargado

de la organización, como líder para el impulso y motivación del personal a cargo.

Otra función asegurar que los objetivos de ventas se cumplan entre las diferentes
farmacias a su cargo.
Realizar análisis de FODA cuando sea necesario, verificando que se lleven a
cabo las medidas, normas y proyectos establecidos para las Farmacias.
Analizar las variaciones de margen de utilidad que presentan por departamentos y
categorías, con la finalidad de sugerir cambios para asegurar los resultados
establecidos.
Supervisar que se cumpla el nivel de servicio requerido para el cliente, por medio
de la revisión del protocolo de servicio.
También encargado de Orientar esfuerzos colectivos el cual tiene un propósito de
comunicar, liderar y motivar al personal.

Responsable Sanitario

Es el encargado de checar que estén bien realizadas las recetas, y verifican que
se están vaciando los libros de medicamentos psicotrópicos.

Responsable de Operación Comercial (ROC)

Es el responsable por zona de varias farmacias y su función es estar a la

pendiente, tanto del personal como de los encargados de farmacia y supervisar
que se estén cumpliendo los objetivos.

Responsable de Farmacia

Organiza al equipo de trabajo así como dividir el trabajo en el personal de cada

farmacia así como encargado o jefe directo del personal que labora dentro de ella,
y realizar funciones como sacar números de ventas de cada multifuncional, vaciar
libros y verificar que se estén llevando bien los procesos de todos los
medicamentos controlados y a la coordinación para cumplir con los objetivos de
venta y servicio.

Administrador de Inventarios (ADI).

Es la encargada de los inventarios, dar de alta todos los medicamentos que llegan
almacén, también se encarga de checar la caducidad de los medicamentos y es la
que recibe a los de valores para hacer entrega en tiempo y forma.

Multifuncional

Ahora su función es tanto de vendedora como de cajera, ahora en día realizan las
dos funciones en asesorar al cliente brindando un buen servicio y a la vez
concretar la venta con el cobro y ofrecer un producto adicional.
Médicos

Encargados de atender a toda persona y ofrecer productos de la misma farmacia

en el cual su orientación es gratuita sin costo alguno.

Repartidores

Se encargan de entregar a domicilio los medicamentos que los clientes solicitan

por medio de atención telefónica siendo un servicio adicional que ha ayudado a
Farmacias del Ahorro a ser líder y también en hacer entregas de interbodegas,
quiere decir medicamentos que se solicitan de otras farmacias.

Cultura Organizacional.
 Buen ambiente laboral
 Trabajo en equipo
 Gestión de cambio
 Capacitaciones por parte de la empresa
 Capacitaciones de los mismos laboratorios de los medicamentos.
 Prestaciones
 Evaluaciones a todo personal de ventas y no ventas de farmacias para el
aumento de categorías, ya que al subir aumenta su sueldo base.

Recursos Humanos
En el estado de san Luis potosí contamos con 36 farmacias del ahorro, una
plantilla de ventas de 256 personas y contando con todas sus sub áreas con un
total de 350 contando al área administrativo y Roc.
Etapa de Dirección

Liderazgo Estratégico
Busca siempre estrategias para obtener mejores resultados y así seguir en el
ranking de ser una farmacia líder.

Se tiene un responsable el cual apoya y ejecuta acciones para el cumplimiento de

los objetivos en conjunto con el personal de la farmacia.

Comunicación
Los tipos de comunicación dentro de farmacias del ahorro son por teléfono,
correos electrónicos y una que otra ocasión en persona con visitas a las
farmacias.

Motivación
En cumplimiento de los objetivos por farmacia se les dan bonos y premios al
ofrecer productos adicionales, rifas y reconocimientos así también en subir de
categoría que es incremento de sueldo.

Equipos de trabajo
Escáner, computadora de punto de venta, caja donde se resguarda el dinero,
lámpara de verificación de billetes y la pin pan para el cobro por tarjeta.

Tecnologías de Información
Equipos de cómputo y Telefonía Móvil

Toma de Decisiones
La toma de decisiones es por medio de autorización del Responsable de
Operaciones Comerciales (Roc), quien es el que decide que hacer y el que
autoriza lo que solicita el personal de ventas incluyendo médicos.
Creatividad e Innovación
Tomando cursos y presentando exámenes que solicita la empresa de COFEPRIS
para estar actualizados y certificados de lo que se solicita en el personal para un
crecimiento laboral.

Etapa de control
 Recepción de medicamentos
 Captura de medicamentos
 Llevar inventarios al día
 Devoluciones de medicamentos caducados
 Utilizando un método de cada mes checar vigencias por medio de la Adi
(Administradora de Inventarios)
PROPUESTA TÉCNICA
El presente documento es con el fin de brindarles una propuesta técnica detallada
al área de ventas en el cual se desglosan los siguientes puntos:

Naturaleza
Auditoría al área de ventas

Alcance
Departamento de ventas

Antecedentes
Auditorías GALF es una empresa relativamente nueva en el área, por lo cual
estaríamos realizando nuestra primera auditoría a la empresa FARMACIAS DEL
AHORRO, se pretende evaluar el área interna de ventas, realizando un análisis
completo, con el fin de mejorar y tener un control más detallado en este ámbito.

Objetivos
Se propone mejorar el área interna de ventas, verificando que el cumplimiento de
los objetivos y metas del área de ventas del año 2017 contra el año 2018,
presentando resultados confiables mediante una auditoria administrativa, tomando
en cuenta la evaluación del proceso administrativo aplicado, en la cual se
presentará un informe sobre dicha acción efectuada con calidad y eficacia.

Estrategia
Se realizará un plan de acción en el cual verificaremos que los procedimientos
más importantes de la empresa se estén cumpliendo conforme a las políticas, así
mismo se comprobarán las metas, objetivos y procedimientos.

Justificación
Se considera necesaria una auditoría en ventas, ya que ayuda a que la empresa
tenga mayor fluidez, es de suma importancia analizar y verificar áreas de mejora
para evitar riesgos mediante controles.
Acciones
● Corroborar documentación y conocer todos los procedimientos asociados con
el área de ventas.
● Realizar un recorrido por la empresa para verificar de forma visual que los
procesos se estén realizando de forma correcta.
● Los auditores realizaremos reuniones en donde llegaremos acuerdos conforme
a lo recabado para tomar una decisión unánime.
● Diseño de un plan estratégico en donde se especifique las áreas a mejorar.

Recursos
Contaremos con la asesoría de nuestro profesor para tener un mejor resultado.

Costos
Debido a que es nuestra primera auditoría el costo sería de $0 y su empresa
tendrá una auditoría de manera profesional.

Resultados
Su empresa tendrá un informe completo y detallado al término del trabajo, con
esto usted podrá visualizar cuáles son sus áreas de mejora y cuál es su fuerza de
ventas.

Información complementaria
Dicha auditoría será realizada con el mayor enfoque en las ventas y usted tendrá
la ventaja de estar informado que su empresa está funcionando de forma correcta
ya que con ella detectaremos si hay posibles fraudes, áreas de mejora y
corrección de datos contables.
PROGRAMA DE TRABAJO.
Fecha: 8 de febrero 2019
AUDVENTAS18PT_1

IDENTIFICACION

Auditoría Interna al área de Ventas.

FARMACIAS DEL AHORRO.

El equipo de auditores a cargo, se enfocarán al área interna de ventas de la

Farmacia del ahorro. Ya que dicha empresa, se considera líder en el mercado, y
su meta es reducir el 30% de costo x pieza sin macro cedi.
Para esto el grupo de auditores verificará que todo se cumpla correctamente.

RESPONSABLES
Auditor a cargo de su implementación:

❏ LAILA YADIRA FLORES HERNANDEZ

❏ FRANCISCO JAVIER RAMOS MOLINA
❏ ERIKA JIMENEZ HERNANDEZ
❏ MARIA ANTONIA HERNANDEZ AGUILAR

ÁREA(S)
Universo bajo estudio. Departamento de ventas que incluye:

Fuerza de ventas.

Hay una plantilla de 256 colaboradores, los cuales se enfocan al área de ventas
llevando consigo responsabilidad de ventas transparentes y verídicas.
Cuentan con un sistema de indicadores por productividad que parte de un sueldo
base pero su mejoría en los índices de desempeño reconoce a los mejores.
Su fuerza de ventas trabaja las 24 horas del dia, repartiendo el trabajo el turno
matutino recibe a los proveedores, mientras que el turno vespertino surte la
mercancía.
.
Almacén.
Cuentan con una auditoría interna, es decir, un propio supervisor que revisa la
mercancía periódicamente, después el auditor de la empresa vuelve a contar lo
que el auditor interno contabiliza.
Farmacias del Ahorro tiene sus secciones situadas estratégicamente para
aprovechar y optimizar los recursos energéticos.
Una de las mayores inversiones que realizó Farmacias del Ahorro, es la
instalación de lámparas con tecnología LED. Las cuales evitan el cansancio de la
vista por las noches.

Presupuesto.

Cuentan con un presupuesto de $767,070,144.00, cantidad estimada entre las 36

sucursales en San Luis Potosí.
El objetivo de esta infraestructura es tener la mejor cadena de suministros de
México por lo que sus esfuerzos se concentran en aumentar la efectividad en el
surtido de 97% de a 99%con ayuda aplicada a la mayoría de los procesos.

Puntos de ventas.

Farmacias del ahorro, buscando satisfacer las necesidades de sus clientes,

desarrolla el módulo de compra inteligente, el cual conecta e interactúa con los
proveedores, automatizando todo el proceso de compra,recibo,facturación, y pago
por medio de programas y archivos, ahorrando tiempo, recursos y eliminando
errores al digitalizar documentos.
Sus puntos incluyen el pago de servicios privados y públicos, tiempo aire, pago de
tarjetas, entre otros.
Al experimentar esta forma de trabajo han tenido un mayor control el cual les
permite mantener inventarios sanos, sin distraer a la fuerza de ventas.

Marketing

Farmacias del Ahorro, además de vender productos farmacéuticos, vende cuidado

de la salud, personal, bebes, etc.
En la página de internet podrás encontrar con un click un listado donde se puede
visualizar imagen, nombre, tamaño, descripción y precio del producto que solicita
el consumidor.
También da como ventaja al consumidor una bonificación por compra, esta se
dará a través de un monedero electrónico.
También podemos encontrar su mensaje difundido a través de la radio y la
televisión así de esta manera llega a más personas y adquieren sus productos.

CLAVE
Numero progresivo de las actividades estimadas
AUD VENTAS 18 PT_2
Fecha: 8 de febrero 2019

FASES
Se realizará una serie de etapas en las cuales, el grupo de auditores tendrá que
emplear una investigación sobre FARMACIAS DEL AHORRO.
La cual con ayuda de la UVL, nos otorgará un documento para solicitar permiso a
una farmacia y así poder auditar, llegando al acuerdo que al finalizar el trabajo, se
le entregará el manual completo a dicha empresa.
Logrando lo anterior, se llevará a cabo una encuesta, la cual nos ayudará a
verificar que el área de ventas está trabajando correctamente.
Se graficara dicha información para así entregar un manual completo con
información verídica.
La misma empresa apoyara y así reforzará la elaboración de este manual.
CALENDARIO

Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES GALF

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
SE SE SE SE SE SE SE SE SE SE SEM
M M M M M M M M M M

ELEGIR LA EMPRESA A
AUDITAR

SOLICITAR PERMISO
PARA AUDITAR

RECABAR
INFORMACIÓN

REUNIÓN DE EQUIPO

ENCUESTAR

GRÁFICAS

RESULTADOS DE LA
AUDITORÍA

ENTREGAR MANUAL
REPRESENTACIÓN GRÁFICA

Visita inicial para la

recabación de información

Guardar la información
mediante fotos y notas

Revisar a detalle dicha

información

Realizar sugerencias de
mejora

Elaborar el manual de
Auditoría
FORMATO

Presentación y resguardo de avances.

Los documentos de trabajo que se vayan realizando durante la elaboración del

presente manual serán protegidos y de ser necesario archivados, todo esto para
cuidar la información que en ellos se maneja a la cual solo acceden los auditores
antes mencionados y personal de Farmacias del Ahorro autorizados.

Reportes de avance

Seguimiento de las acciones.

Se genera información relevante respecto al avance en ventas de farmacias del

ahorro.
Se respalda la información recabada.
Se comunican todos los aspectos que beneficien o perjudiquen las ventas
realizadas en Farmacias del ahorro.
Durante el proceso se verificará el desempeño y cumplimiento de los objetivos
para detectar áreas de mejora.

PERIODICIDAD

Cada semana se llevarán a cabo reuniones para dar a conocer los avances
realizados y tomar decisiones que contribuyan a la mejora respecto a las áreas de
oportunidad que durante el proceso se requieran.
CUESTIONARIO

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FORMATO DE PRESUPUESTO – EJECUACION – EVALUACION

DE VENTAS
REFERENCIAS

BITSTREAM. (s.f.). UFG.COM. Recuperado el 10 de 02 de 2019, de Propuesta de un modelo de auditoria

de gestion: http://ri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/7334/5/657.45-V335m-
Capitulo%20IV.pdf

DATA, L. (2019). FARMACIAS DEL AHORRO. Recuperado el 09 de 02 de 2019, de

http://www.ld.co.cr/casos-de-exito/farmacias-del-ahorro

DIEGO GERARDO ROBLEDO MEJÍA, H. A. (25 de Octubre de Bogota 2004). JAVERIANA.EDU. Recuperado
el 15 de 02 de 2019, de DISEÑO DE UNA PROPUESTA TECNICA Y ECONOMICA COMO
ALTERNATIVA DE TRANSPORTE AEREO Y DESTINOS COLOMBIANOS:
https://www.javeriana.edu.co/biblos/tesis/ingenieria/tesis78.pdf

SOLIS, I. (01 de 06 de 2012). E LOGISTICA. Recuperado el 09 de 02 de 2019, de FARMACIAS DEL AHORRO

UN PROYECTO CON MEJOR SURTIDO: http://www.logisticamx.enfasis.com/articulos/64169-
farmacias-del-ahorro-un-proyecto-mejor-surtido

VELAZQUEZ, K. (06 de 11 de 2017). MARKETING E-COMMERCE. Recuperado el 10 de 02 de 2019, de

FARMACIAS DEL AHORRO; OPINIONES, COMENTARIOS Y SUGERENCIAS:
https://marketing4ecommerce.mx/farmacias-del-ahorro-opiniones/