REVISTA ESPANOLA DE FINANCIACIÓN Y CONTABILIDAD

Vol. XVI, n. 50
1986
pp. 433-438

1. DEFINICI~N
S Y OBJETIVOS

Adolfo Fraile
E N un sentido amplio, la auditoría
operativa es una de las funcio-
nes clave de ayuda a la gestión
de una empresa, dado que incluye la
G~~~~~~ de la
de Consultoría revisión de los resultados y efectos
y Sistemas de Arthur de las múltiples decisiones que se to-
Anderse'z y Cia man diariamente en una empresa y
su comparación con los planes, pre-
supuestos o pautas acordados.
Los factores a evaluar en el traba-
jo de auditoría operativa son todos
aquellos que tengan incidencia en la
gestión de la empresa, entre ellos:
1. Lo adecuado de la organiza-
ción.
2. La existencia de objetivos y
planes coherentes y realistas.
3 La existencia de políticas ade-
cuadas.
4. El cumplimiento de las políti-
cas establecidas.
5. La fiabilidad de los controles
establecidos.
6. La existencia de métodos ho-
mogéneos y actuales de operación y
AUDITORIA la eficiencia de los mismos.
OPERATIVA (1) 7. La utilización adecuada de re-
cursos.

La evaluación de todos estos fac-

tores debe ser organizada metodoló-
gicamente y en etapas para poder lle-
var a cabo el trabajo de auditoría
operativa. Esta evaluación debe cons-
tar de tres etapas, encaminadas a de-
terminar:
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434 LA AuDIToRIA oPERnTIvA
1. Si esta definido el sistema a
auditar en cuanto a:
- Objetivos.
,I b
- Políticas.
- Organización.
- Información.
- controles.
- Procedimientos.
2. Si se cumple en la práctica el
sistema definido por la empresa, en
cuanto a:
- Políticas.
- Organización.
- Controles.
- Procedimientos.
3. Si las políticas, organización,
informes, controles y1procedimien-
tos reales y $vigenteson los. más ade-
cuados para el cumplimiento da los
objetivos del, sistema, en relación no
sólo a la empresa, sino también a los
factores del entorno en que se desen-
vuelve y que tienen repercusion , so-
bre ella.
Esta evaluación deberá; incluir to-
dos aquellos elementos que se re-
fieren al proceso de decisión y no
al mero análisis, de ,la información
administrativo-financiera. Con. esta
base, se deben incluir aspectos tales
como : condiciones del, sector, tecno-
logia aplicada, mercado consumidor,
competencia técnico-comercial de la
empresa, servicio 91 .cliente, relacio-
nes ,con el personal, etc.
En resumen: ,«Auditoría operativa
es la evaluación exhaustiva y cons-
colaboraciones
prof esionasaks
tructiva de la organización, objeti-
vos, planes, medios de operación, in-
formación disponible y utilización de
recursos humanos y físicos de una
empresa o segmento de la misma.))
Al concluir una auditoría operati-
va, la Dirección de la Empresa es-
pera que se den respuesta a las si-
guientes preguntas:
1. ¿Cuál es la situación actual?
- Qué está bien.
- Qué está mal y por qué (cono-
cer las causas y no sólo los
efectos).
2 . ¿Qué importancia tienen esos
problemas para la empresa?
3. ¿Cuáles son las sugerencias
para atacar las causas de los proble-
mas y en qué orden de prioridad?
4. ¿Cuál es el programa de acción
que se recomienda?
Con un análisis en detalle, el pro-
ducto final se formalizará en un In-
forme 'de Auditoría Operativa.
11. LA AUDITORÍAOPERATIVA
Y LA EMPRESA
Cómo detectar la necesidad
de efectuar una Auditoria
Operativa
Anteriormente se ha mencionado
que la auditoría operativa no es sino
una de las funciones de la Dirección
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O

LA AUDITORIA OPERATIVA
435
profesionales

de una einpresa, la de evaluar el re- opiniones. Esta cuantificación no

sultado de cada una de las inúltiples equivale a decir tantas pesetas. En
decisiones que se toman en la misma. general, las cuantificaciones suelen
Por tanto, siempre habría necesi- ser monetarias, pero habrá otras que
dad de hacer una auditoría operativa. se expresen en horas hombre, horas
Pero se debe aceptar que no puede máquina, número de horas de orde-
ser así en un sentido ilimitado. nador, número de programas, etc.
En general, los trabajos de audi-
toría operativa serán más necesarios
en casos particulares, tales como: Aportación de la azrditorin
operativa a los usuarios
1. Después de instalar u n siste-
ma: La auditoría operativa serviría Los «usuarios» de los beneficios
como auditoría postinstalación. Con de la auditoría operativa se pueden
ella se detectan problemas de insta- clasificar en:
lación, aparición de operaciones hí- - Dirección generaI.
bridas, excepciones no previstas, fal- - Auditoría interna.
ta de adecuación de políticas, etc. - Usuarios del sistema.
2. Cuando se ~~equiere una eva-
luación altai~zentetécnica de uiz área Los beneficios que reciben cada
clave: Tal es el caso de analizar u11 uno de ellos incluyen, entre otros,
sistema de control. de pi-oducción. los siguientes:
3. Cuando debe servir de base
para fijar prioridades en u n amplio 1. Dirección general
plan de sistenzas.
a ) ~Aálisisobjetivo de áreas ope-
4. Cuando se requiere una eva- rativas clave.
luación rápida de determinadas áreas b ) Evaluación real de las causas
con problemas. de los problemas.
c ) Análisis de la cuantificación
Beneficios del personal integrado en cada área.

Es evidente que todos estos servi- 2. Azrditoria interlza

cios deben reportar beneficios. Si no,
la Dirección de una empresa no es-
taría dispuesta a invertir en ellos. '
En principio, el trabajo debiera no .
sólo dar beneficios, sino también
cuantificarlos: La Dirección debe ba-
sarse en hechos concretos y no en
a ) Conocinliento real de la em-
presa, la Dirección y sus problemas
operativos.
b) Hablar su mismo idioma.
c ) Trabajo en equipo con otros
esp,ecialistas.
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O colaboraciones
436 LA AUDITORIA OPERATIVA pirofesionsa8es
d ) Entrenamiento en detectar nunca se hayan auditado, o con qué
problemas con mentalidad de empre- frecuencia deberán auditarse nueva-
sario. mente.
e ) Reafirmación de su función En el caso de sistemas muy com-
obteniendo beneficios tangibles. plejos y/o diversificados, la Direc-
ción deb,erá fijar cuáles son los sub-
sistemas específicos a auditar, ya que
13. Usuarios del sistema no se obtendrán buenos resultados
atacando el todo. Es el caso de los
a ) Detectar sus verdaderos pro- sistemas de pedidos, expediciones y
blemas y evaluar la marcha de su facturación en empresas comercia-
sección o área. les, donde quizá convenga seguir
b) Definición de problemas pro- todo el flujo, p'ero de un solo canal
pios y problemas causados por otros de distribución. En otros casos, la
segmentos. Normalmente aparecen evaluación debe prestar especial aten-
problemas heredados por ineficien- ción a un determinado tipo de con-
cia de otras áreas. trol, como asegurar que el flujo de
producción en la planta tenga un con-
c ) Colaboración con las sugeren- trol seguro a través de información
cias para modificar las políticas, or- contable.
ganización y/o procedimientos. Es importante que sea la Direc-
d ) Indirectamente permite que ción la que explique directamente a
sus proposiciones sean escuchadas los responsables usuarios los, objeti-
por la Dirección. vos del trabajo, la necesidad del mis-
mo y la forma en que los usuarios
pueden hacer uso efectivo de los ser-
Actitud con respecto n la auditoria vicios del auditor operativo. Si no,
operativa los usuarios ven al auditor operativo
1Actitud de la Direcci6n
como una carga y no como una ayu-
da. Será imprescindible definir con
Para que el trabajo llegue a tener la Dirección los objetivos concretos,
éxito es imprescindible la interven- el alcance y el enfoque a dar a cada
ción de la Dirección en las tres fa- auditoría en particular. Una vez he-
ses del trabajo: definición, desarro- cho esto, las decisiones adoptadas
llo e implantación de las sugerencias. deben ser comunicadas oficialmente
a todas las personas involucradas.
1. Definición: Normalmente es la
Dirección quien debe identificar las 2. Desarrollo: A medida que el
prioridades en cuanto a qué áreas trabajo se desarrolla, la intervención
evaluar primero, en el caso de que de la Dirección será sólo por excep-
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O
437
profesionales LA AUDITORIA OPERATIVA

cióil, ya sea para volver a definir el en gran medida de la estrategia que

enfoque o el alcance de la auditoría se adopte para presentar la audito-
o para apoyar al grupo de trabajo ría a los usuarios afectados, por par-
en el caso de falta de colaboración te tanto de la Dirección como del
de alguna persona afectada. Un pun- auditor operativo, y del tacto y con-
to importante a considerar es que el diciones personales del encargado del
auditor operativo debe reunirse pe- grupo de trabajo. Si ambos requisi-
riódicamente a lo largo del trabajo tos se logran satisfacer adecuada-
con la Dirección para revisar el gra- mente, es normal encontrar un buen
do de avance del mismo y poder efec- apoyo en el usuario, quien ve que el
tuar las aclaraciones y/o rectificacio-trabajo de auditoría no pretende juz-
nes que fueran necesarias. Además, garlo personalmente por algún error
estas reuniones permiten una rela- pasado, sino ayudarlo para que en el
ción que directa o indirectamente futuro su gestión sea más eficiente.
aporta siempre puntos importantes Para lograr un buen resultado, es
a considerar en el trabajo. importante que los usuarios interven-
gan en el desarrollo del proyecto,
3. Implantación de las strgerelz- aportando sus ideas sobre cuáles son
cias: Una vez analizadas y aprobadas los problemás más importantes des-
las conclusiones presentadas en el in- de su punto de vista, y de qué forma
forme de auditoría, hay que llevar a podrían solucionarse. Esta participa-
la práctica las sugerencias incluidas ción será otro medio para lograr su
en el mismo. Esta fase es clave y debe interés. En especial, esta participa-
contar con el máximo apoyo por par- ción es muy positiva en la definición
te de la Dirección, ya que sin ella el del programa de trabajo, en la acla-
trabajo fracasará al no lograr su ración de excepciones y en la prepa-
objetivo de implantación de sugeren- ración de sugerencias.
cias. Además, constituirá un hecho
psicológicameilte negativo para el Requisitos del grupo de trabajo
grupo que intervino en el proyecto, a cargo de la a~iditoria
dado que su trabajo dejaría de ser operntiva
constructivo para transformarse sólo
en crítica. El grupo de trabajo de auditoría
operativa debería cumplir, como mí-
Actitud del usuario nimo, dos requisitos:

En la práctica aparece una amplia 1. Técnicos: Tener experiencia

gama de actitudes con referencia a empresarial y estar realmente «sin-
la reacción del responsable del sector tiendo» o «viviendo» el negocio, ade-
auditado. Dicha reacción dependerá más de los conocimientos específicos
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O colaboraciones
LA AUDITORIA OPERATIVA profesionales

requeridos, según sea el tipo de tra- nos I~umanosque se desarrollan al-

bajo. El verdadero logro es conseguir rededor del trabajo.
clue cada paso de su actuación sea En resumen, el enfoque del grupo
guiado con un enfoque de negocios. de auditoría operativa d'ebe ser el de
dar un verdadero servicio y solucio-
2. Personales: Tener la madurez nes, no pretendiendo solamente en-
necesaria no sólo para dirigir el gru- contrar aspectos o ireas con proble-
po de trabajo, sino también para in- mas, para dejar sin analizar su po-
terpretar positivamente los fenóme- sible forma de solución.