AUDITORIA OPERATIVA

CPCC AMALIA CHIRE CAHUANA

AUDITORIA OPERATIVA

• “El examen critico, sistemático e imparcial de la administración de

una entidad, para determinar la eficacia con que logra los objetivos
pre-establecidos y la eficiencia y economía con que se utiliza y
obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones
que mejoraran la gestión en el futuro.”(sita textual del libro de
Nudman-Puyol “Manual de Auditoria Operativa).
Objetivos de la Auditoria Operativa

• La auditoria operativa es:

• Critica: el auditor no debe aceptar lo que se le presente a la

primera, debe buscar todas las evidencias posibles para tener un
buen juicio.
• Sistemático: porque se elabora un plan para lograr los objetivos
(este plan debe ser coherente).
• Imparcial: nunca debe dejar de ser objetivo e independiente (tanto
en lo económico como en lo personal).
OBJETIVOS DE AUDITORIA

• Si por cualquier motivo no se examina toda la empresa el

auditor debe considerar que la organización es un sistema, por
lo que el estudio debe ser completo.
•
• La auditoria operativa necesita determinar la eficiencia (grado
de cumplimiento de la meta) en el logro de los objetivos pre-
establecidos y la eficiencia y economía en la obtención y uso de
los recursos.
OBJETIVOS DE AUDITORIA
• La eficiencia busca medir como los ejecutivos utilizan los
recursos que disponen.

• Medir eficiencia es más complejo que medir eficacia, ya que no

existe un padrón de comparación. El auditor debe apoyarse
en la teoría sobre la administración de los recursos humanos y
financieros para saber si están o no bien, además debe tener
criterio experiencia para poder comparar la teoría con la
realidad.
OBJETIVOS DE AUDITORIA

• Economía: saber si los recursos se obtienen con los menores

costos posibles. Por lo tanto el auditor debe conocer los
precios del medio y la tecnología que existe y además de otros
valores políticos, sociales, culturales, etc.
• Evaluar (diagnostico): conocer las verdaderas causas de los
problemas.
• Estimar (pronostico): la situación administrativa futura.
Característica de la Auditoria Operativa

• Ayuda a reformular los objetivos y políticas de la organización.

• Ayuda a la administración superior a evaluar y controlar las
actividades de la organización.
• Ayuda a tener una visión de largo plazo a quienes toman la
decisión, así ellos pueden planificar mejor.
• De acuerdo a las circunstancias puede practicarse la auditoria
operativa en forma parcial, considerando una o más áreas
especificas periódica y rotativamente.
Característica de la Auditoria Operativa

• La Auditoria Operativa debe ser hecha por un grupo multidisciplinario,

donde cada profesional se debe incorporar en la medida que se necesiten
sus conocimientos.
• El Auditor Operativo, debe basar su preparación en administración general,
teoría de la organización, auditoria, economía, costos, psicología general y
social, comercialización, finanzas, administración de personal, producción
política y estrategia de empresas entre otras mas.
• No debe entorpecer las operaciones normales de la empresa.

• Las características del medio externo y sus iteraciones con la empresa,

caen dentro del ámbito de la auditoria operativa.
Metodología de la Auditoria Operativa
• Metodología de la Auditoria Operativa

• Si suponemos que se trata de auditores externos sin un conocimiento detallado de la entidad

auditada y sin que sus ejecutivos manifiesten preferencia alguna para el examen recaiga en un
determinado subsistema de la organización, la metodología que usaremos pera examinar la entidad
sera:
• Etapa Preliminar: conocimiento previo de la empresa.
• Etapa de Estudio General: definir las áreas criticas, para así llegar a establecer las causas ultimas de los
problemas. Se debe poner hincapié en los sistemas de control internos administrativos y gestión de
cada área.
• Etapa de Estudio Especifico: se puede establecer la relación entre los problemas visibles y potenciales
y las causas que en verdad lo originaron
• El auditor debe generar un modelo de control.
• Con el material ordenado se procede aun análisis del problema, con el fin de formular los juicios que
conozcan al diagnostico real de la situación y también a un pronostico.
Metodología de la Auditoria Operativa
• Etapa de Comunicación de Resultados: es un informe que proporciona una
opinión meditada, experta e independiente en relación a la materia
sometida a examen, con su evidencia correspondiente.
• La estructura del informe debe contener:
•
– Objetivo de la auditoria.
– Metodología.
– Alcance del trabajo.
– Diagnostico.
– Recomendaciones.
– Pronostico.
– Anexos.
Metodología de la Auditoria Operativa

• Etapa de Seguimiento: el auditor debe ver que las debilidades

han sido solucionadas.

• Si el auditor es de la empresa no tiene para que conocerla y se

salta esta etapa.
La Auditoria y el Control de la Empresa

• Se pueden dar varias definiciones de lo que es el control de

empresas:

– Es la verificación de sí todo ocurre en una empresa conforme al

programa adoptado, a las ordenes dadas y a los principios admitidos.
– Es el análisis permanente de las desviaciones entre objetivos y
realizaciones y la adopción de las medidas correctoras que permitan
el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación necesaria.
La Auditoria y el Control de la Empresa
• Las formas de control mas utilizadas pueden ser:

– Intervención

– Inspección

– Control interno

– Auditoria externa: Es el examen de los estados financieros realizado de acuerdo con ciertas normas por un
profesional cualificado e independiente con el fin de expresar su opinión sobre ellos.

– Auditoria interna: Es el examen de las actividades contables financieras y de otro tipo, echo de la
organización de la empresa, para ayudar a la dirección general.
DIFERENCIAS
3.AUDITORIA FINANCIERA VS. AUDITORIA
OPERACIONAL.
Grafico No. 2

AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA OPERACIONAL

1. Agregar confiabilidad 1. Aumentar la eficiencia por

emitiendo una opinión medio de
independiente, sobre la recomendaciones
razonabilidad de los tendientes a: incrementar
estados financieros. ingresos, reducir costos y
simplificar operaciones.
2. Los estados financieros
2. Los estados financieros
son un medio usado por
son el fin, se trata de
el autor en el análisis
determinar si las cifras
cuantitativo de la empresa
han sido acumuladas de
a la que tratara de ayudar
forma equitativa
con sus
razonable y veraz.
recomendaciones.

En ambas se efectúa un estudio y

evaluación del control interno.
• En cada una de estas áreas analizaremos el objetivo de la
auditoría, las políticas y unos pocos pasos de los programas
para llevar a cabo el trabajo.
• Adicionalmente se incluyen algunos cuestionarios que permiten
hacer un diagnóstico sobre algunos problemas de su
departamento. De Costos y de Impuestos como pautas que
podrían seguirse para evaluar algunas de estas áreas.
AUDITORIA OPERATIVA
COMPRAS

FINANZAS ORGANIZACION PRODUCCION

PERSONAL VENTAS
COMPRAS
• La Auditoría Operacional de la función compras es amplia y
compleja. No obstante aquí se hará alusión únicamente a tres
aspectos que se consideran importantes, esto es, su objetivo, las
políticas y parte de su programa.
•
OBJETIVO:

• Estudiar y evaluar qué tan contundentes y efectivos son los

distintos procedimientos que la organización realiza para obtener
bienes y servicios a un costo final más económico.
POLITICAS

• El Auditor Operacional en la revisión de las políticas deberá:

– Analizar y discutir la efectividad y adecuación de las políticas para
alcanzar los objetivos propuestos por la Gerencia.
– Realizar comentarios y recomendaciones en cuanto al mejoramiento
de dichas políticas.
PROGRAMA
– Familiarización y análisis de a información existente relativa a las compras, tanto de carácter interno como
externo. Para establecer cuadros comparativos y obtener un enfoque más profundo sobre la situación de la
organización.
– Analizar los expedientes de auditorias anteriores así como las recomendaciones hechas.
– Elaboración de cuestionarios y guías de entrevistas para conocer más detalladamente el proceso que se
sigue para efectuar y controlar las compras y así por distintos métodos (comparaciones, diagramas de flujo,
etc.) detectar los puntos a mejorar en la secuencia de la operación. Para recolectar toda esta información
debe entrevistarse tanto con las personas que redactan las políticas como con las que ejecutan.
– Comprobación de datos provenientes de diferentes fuentes para determinar si lo planeado se lleva a cabo
en la práctica.
– Conocer la distribución de las cargas de trabajo, de los distintos métodos aplicados a la operación,
instalación de equipos, para dar una conclusión y recomendación adecuadas para el mejoramiento de la
eficiencia.
– Conocer la preparación del personal que maneja la función compras para determinar que tan eficientes son
en la ejecución de sus operaciones.
– Otros que aplique el auditor según el caso.
•
PRODUCCION

• En la empresa manufacturera la función producción es la más

importante. De allí que su auditoría implicará un análisis de la
planeación de esa producción, el control de sus costos, control
de calidad, el proceso productivo, etc. Aquí
•
sólo haremos alusión al objetivo, las políticas y su programa al
igual que en la función de compras.
OBJETIVO

• Examinar todas las actividades del proceso de

producción para detectar los puntos débiles en él
y sugerir métodos de cambio para mejorar1as,
logrando una mayor eficiencia y mejora en la
productividad.
POLITICAS

• El auditor deberá:
– Verificar la claridad y adecuación de las políticas de
producción del Departamento que desarrolladas
operaciones de producción y la eficiencia del personal que
ejecuta este proceso.
– Examinar la calidad y costo de los productos, al igual que los
factores limitantes de la producción y la productividad de la
planta.
PROGRAMA
– Familiarización con las operaciones de producción de la Empresa y con otras del ramo
por medio de recolección externa e interna de datos relacionados y visitando plantas
para obtener información directa de los procesos productivos de ellas.
– Estudiar los cuestionarios de Control Interno para establecer los controles existentes y
los que hagan falta.
– Obtener información sobre ciertos puntos que presenten interés para el auditor. La
forma de obtener esta información adicional es: cuestionarios; entrevistas, diagramas. etc.
En esta parte es conveniente entrevistarse con el personal relacionado para obtener una
información mas objetiva.
– Hacer una evaluación de todo lo obtenido para emitir un juicio critico que determine
situaciones que puedan mejorarse y hacer recomendaciones.
– Discutir las recomendaciones con los afectados, con el propósito de canalizar el
conocimiento que ellos tengan en beneficio del trabajo por desarrollar.
– Otros según la experiencia del auditor.
VENTAS

• Partiendo de hecho de que toda Empresa debe generar

ingresos que aseguren su existencia en el mercado.
Examinaremos simplificadamente la función ventas, teniendo en
cuenta tres (3) aspectos: Objetivo. Políticas y Programa.
OBJETIVO

• Con la visión de que esta operación constituye el elemento

que eleva los ingresos y hace frente a los gastos y costos
operacionales, el auditor deberá examinar el conjunto de
actividades y aspectos administrativos que están contenidos en
esta operación, para elevar la eficiencia dando
recomendaciones adecua das a las circunstancias.
POLITICAS
• El auditor deberá tener en cuenta cuatro (4) factores que inciden
directamente en el conjunto de actividades de esta operación. Ellos son:
Volumen, precio y costo (que deben estar debidamente interrelacionados)
y la valuación de la orden de venta. Igualmente deberá tener presente las
responsabilidades del gerente de ventas y evaluar:

• Si las políticas sobre ventas son claras y los objetivos alcanzables.

• Evaluar los planes trazados para alcanzar esos objetivos.
• Analizar los estándares de ejecución.
PROGRAMA
– Obtener información sobre el medio económico-político-social en el que se desenvuelve la Empresa, por
medio de una investigación de las clases y características de los productos que se venden, políticas para la
determinación de precios, crédito, publicidad, etc. que permita ubicar las ventas como la principal fuente de
ingreso de la empresa.
– Análisis de la información existente, tanto de carácter interno como externo, vigilando la tendencia de las
ventas, los productos, las áreas de venta, los clientes, los costos de distribución, los presupuestos, etc.
– Revisar los expedientes de auditoría anteriores e informes que permitan concretar algunos aspectos del
problema.
– Elaboración y ejecución de entrevistas para verificar el cumplimiento eficiente de las políticas de la empresa.
Esta información debe obtenerse directamente del personal relacionado, visitando las instalaciones del
Departamento y de paso conociendo el nivel de preparación que el personal posee.
– Análisis detallado de los productos bandera de la organización, determinando distintos aspectos, pero en
particular, el volumen de devoluciones y pedidos no surtidos, revisión de los canales de distribución en
comparación con el volumen de ventas de cada uno.
•
 Objetivos en auditoría
contable operativa
• ídem pero se busca evaluar la
• obtener elementos de juicio eficiencia de la gestión del
válidos y suficientes sobre la ente, o de sus directivos, o de
razonabilidad de lo expuesto en sus subalternos en diferentes
los estados contables del ente niveles de jerarquía o
sometido a examen. actuación.

¿Cómo hago para definir las pautas de

aquello que es eficiente y de lo que no
lo es ?
Identificar: Reconocer que una
persona o cosa es la misma que
se supone o se busca –
Considerar dos o más cosas
como idénticas.
Medida: Expresión numérica del
resultado de medir una magnitud,
dimensión o cantidad.
diccionario
Norma: Regla general
sobre la manera como se
debe obrar o hacer una
cosa o por la que se rigen
la mayoría de las
personas.
Rendimiento: Producto
o utilidad que da una
persona o cosa en
relación con lo que
gasta.
 ¿Existen
proceso
no
normas ?

Crearlas
si

¿Son eficientes ? no

si
Buscar otras
si

¿Existen?
Medir no
DESARROLLAR CRITERIOS DE AUDITORÍA
O
UNIDADES DE MEDIDA
PARA CADA EXAMEN

ÉNFASIS EN EL
CRITERIO PROFESIONAL
DEL AUDITOR
Ubicación en el proceso

• Planeamiento

• Ejecución

• Conclusiones

PLANEAMIENTO
Situación ideal
• Existe en la empresa un sistema de medición

Auditoría clásica:
Evaluar si los objetivos operativos son apropiados
Evaluar si los indicadores de efectividad son apropiados
Pruebas de razonabilidad de los indicadores
Determinar los logros sobre los resultados deseados
Situación más común
• No existe en la empresa un sistema de medición

Trabajo de la Auditoría :
El desarrollo de un sistema “a medida” de escalas y recolección de
datos que podría sustituir a un sistema de administración completo.

Sólo aplicable si se obtiene el acuerdo

de la administración
respecto al enfoque que el auditor
planea utilizar para medir la efectividad
Medición de la eficiencia
Análisis para comparar los resultados
con los requisitos especificados

•Identificar lo que se quiere medir.

PASOS: •Establecer los parámetros a medir y los

criterios a utilizar.
•Expresar los resultados de un modo simple
y fácil de entender.
Medición:
• Proporcionar una ilustración, lo más gráfica posible de los
problemas presentes o potenciales de manera tal que permita una
evaluación efectiva de las acciones correctivas.

• Comunicar las desviaciones a los responsables de tal manera que

ellos puedan participar del proceso de mejora.
¿ Qué se mide ?

• Planes y objetivos
• Estructura organizativa
• Políticas y prácticas
• Sistemas y procedimientos
• Métodos de control
• Formas de operación
• Recursos materiales y humanos.
Métodos para medir
(ejemplos)
• Planes y objetivos:
Examinarlos y discutirlos con la dirección.
• Estructura organizativa:
Estudiar el organigrama y compararlo con la gráfica existente (si existe).
• ..............
• Recursos materiales:
Ver si es posible mejorar la ubicación de un equipo para su mayor utilidad.
Herramientas para la medición:

• Hoja de recolección de datos.

• Diagrama de flujo.
• Diagrama de causa-efecto
• Histograma
• Diagrama de Paretto
• Diagrama de correlación
Ejemplos:
(modelo de Fowler Newton)
Desde un punto de vista operativo, interesa al auditor establecer:
• que la estructura organizativa del sector sea adecuada.
• adecuada división de tareas dentro del sector que minimice la
posibilidad de errores y eliminación de irregularidades.
• Que las políticas y normas respecto de ........ aseguren máxima
efectividad.
• etc.
Ejercicio práctico

• exprese algunos objetivos de auditoría operacional, las normas

que pueden servir para su satisfacción y los elementos sobre
los que podrá aplicar las herramientas para medir su eficiencia.