Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
1
Diversos sistemas fueron probados La metodología utilizada para el
para diferentes grupos y funciones hasta dar diagnóstico consistió en (a) dos grupos de
con los sistemas correctos para los cuatro discusión (elegidos de varios departamentos),
problemas. (b) un cuestionario sobre satisfacción laboral,
Siguiendo el modelo de Firestone y redes sociales y análisis DAFO, y (c)
McElroy1 de gestión de conocimiento, el entrevistas en profundidad a seis empleados y
círculo de Decisión/Ejecución es el que se directivos.
representa en el Gráfico 1. Antes de los traslados, los
Planificación, acción, monitorización y procedimientos de trabajo entre el
evaluación son las fases del círculo de departamento de diseño y el de producción
decisión-ejecución, que sirve como esquema (montaje) se realizaban sin problemas puesto
de cómo las organizaciones reducen la que se encontraban en la misma sala. La
diferencia entre el estado de la situación integración entre los miembros era sencilla y,
(percibido) y los objetivos deseados. Son fases según uno de ellos “les hacía sentirse parte de
analíticamente separadas, aunque en la un equipo. Veías los problemas que tenían
mayoría de los casos se realizan casi porque los tenías al lado”.
simultáneamente, implican procesos mentales Al diseñar el plan estratégico, que
fácilmente diferenciables y una gestión del incluía el traslado de gran parte del equipo de
conocimiento distinta. producción a otro país, la dirección
implementó un complejo (y caro) sistema de
1. Planificar implica fijar objetivos, gestión de proyectos que funcionó bastante
prioridades, previsión de actividad, evaluar bien durante los seis primeros meses. A partir
los costes y beneficios de un curso de de ese momento algunas críticas no habituales
acción respecto a otro(s) (Ejemplo: Decidir de los clientes evidenció que había algún
qué secuencia de trabajo será la más problema con los manuales e instrucciones de
adecuada cuando un cliente solicita un montaje (la empresa crea equipos de sonido a
sistema de sonido determinado). medida) y la comunicación entre los
empleados del departamento de diseño y los de
2. Acción significa ejecutar el proceso de producción.
trabajo o algunos de sus componentes. No
crea conocimiento en sí, sino que usa otros Diagnóstico
producidos anteriormente. (Ejemplo:
realizar el presupuesto, enviar las órdenes Se realizó un análisis de Debilidades,
de compra, diseño y montaje de un Amenazas, Fortalezas y Oportunidades
pedido). (DAFO), usando la metodología ya señalada, y
se llegó a la conclusión de que los recientes
3. Monitorizar consiste en revisar y describir cambios y la deficiente implantación del
acciones realizadas anteriormente, programa de gestión de procesos habían
recogiendo datos y conocimientos afectado seriamente a la evaluación y la
producidos para generar una imagen planificación, debido fundamentalmente a las
descriptiva de los resultados de la acción. dificultades de comunicación y a la bajada de
la cohesión interna de los grupos.
4. Evaluar consiste en apreciar Los cuatro problemas principales ya
retrospectivamente las acciones señalados (Personales Técnicos Estratégicos
previamente monitorizadas y sus productos Culturales) señalan las áreas sugeridas donde
como una propiedad del grupo, se crea un actuar y las directrices para aplicar los nuevos
conocimiento sobre las divergencias entre sistemas de gestión y comunicación.
los resultados de la organización y los
objetivos prefijados. Implantación de nuevos sistemas de
comunicación
2
1. Blog Interno para la totalidad de la etiquetaje, estilos de escritura); (b) Periodo
empresa, como forma de aumentar la en pruebas del blog (restringido a la
cohesión y favorecer una cultura de consultora y la dirección); (c) Apertura del
empresa común. blog de la dirección al resto de la empresa.
2. Wiki para las relaciones entre el 3. Blogs de los empleados: (a) Formación de
departamento de diseño y el de empleados; (b) Periodo en pruebas
producción. (restringido a la consultora y a cada uno de
los empleados); (c) Apertura de los blogs
3. Conferencias Virtuales periódicas de personales al resto de la empresa; (d)
formación continua, a cargo de expertos Creación de un blog interno global de
externos sobre aspectos no directamente agregación de los blogs individuales (Sólo
relacionados con el funcionamiento se incluyen aquellos que sus autores
ordinario de la empresa (Nuevas consideran relevantes, para dar así opción
tecnologías, liderazgo en grupos, nuevos a los empleados de escribir entradas
materiales para equipos de sonido, personales no directamente relacionadas
sistemas de televisión de alta definición, con el trabajo).
codificación y compresión de sonido,
etcétera). El contenido de los blogs de la
dirección y los de los empleados se
4. Sistemas de mensajería instantánea y convirtieron en la fuente principal de
telefonía IP que estaban siendo información de la empresa, de forma que el
infrautilizados por la mayoría de los boletín semanal fue suprimido, ya que el blog
empleados, y fundamentalmente por la contenía ya toda la información relevante.
gerencia. Aunque el blog de agregación (el blog
interno) no contiene la totalidad de las entradas
5. Sistemas de Etiquetaje de contenidos y su de los blogs individuales, se convirtió en una
integración con los demás sistemas de nueva fuente de comunicación informal y
comunicación con el programa de gestión dinamizó el resto. La razón por la que se
de procesos, mediante el desarrollo de un configuró de esta manera era la de no crear
sistema interno paralelo a Del.icio.us. mucho “ruido” personal en el blog interno, de
manera que las entradas menos relacionadas
Blog Interno con el trabajo fueran leídas al consultar el blog
propio de cada empleado, (aunque se habilitó
Un blog no es más que una página web un canal de suscripción rss con todas la
fácilmente editable en el que los usuarios entradas de todos los empleados).
pueden escribir mensajes rápidamente y con A los tres meses de la apertura del blog
mucha periodicidad y recibir comentarios de interno se produjo la entrada más exitosa, con
los lectores (feedback/retroalimentación). Los más enlaces en los blogs y más comentarios en
últimos mensajes aparecen publicados en la los mismos: el nacimiento del hijo de uno de
parte superior de la página (el más antiguo los empleados. El afortunado padre confesó
aparece el último). que se había sentido muy arropado y querido
Un blog interno se usa como boletín de por las felicitaciones recibidas, mucho más que
información de la empresa pero tiene la con su primer hijo, dos años antes.
peculiaridad de que los empleados pueden
hacer sus comentarios a los mensajes o, Wiki
llegado el caso, publicar ellos mismos uno.
Una vez decidida la implantación del Un wiki no es más que un documento
mismo, se definieron las fases de de texto on-line que puede ser modificado por
establecimiento y definición final del alcance: muchos usuarios fácilmente y que guarda un
historial de todos los cambios. Es muy útil para
1. Diseño del sistema. la creación colectiva de documentos sin tener
que reunirse físicamente y facilita la
2. Blog de la dirección: (a) Formación (Uso colaboración frente a la competición.
de la herramienta, navegación inteligente,
3
Los equipos a medida fabricados por Mensajería instantánea y telefonía IP
esta empresa llevan asociados tres tipos de
documentación: (a) las especificaciones Se sugirió la utilización de un único
técnicas, (b) los manuales de instalación y (c) sistema de mensajería más avanzado que los
los manuales de uso. En muchos pedidos a usados hasta ese momento y la creación de un
medida sólo cambian las primeras, puesto que directorio completo de los nombres de los
suelen crearse productos sobre diseños básicos empleados, clientes y suministradores.
modificados para satisfacer las demandas de
los clientes, pero esto no ocurre siempre. Los Sistemas de etiquetaje
grandes pedidos, por los que en la empresa se
siente más orgullosos, deben ser diseñados casi La implementación de un sistema
desde cero, por lo que los departamentos de interno de etiquetaje de documentos y webs,
diseño, comercial y producción deben crear integrado en el sistema de gestión de procesos
conjuntamente documentación específica para y en la web del.icio.us, mediante un desarrollo
cada pedido. El programa de gestión de de la propia consultora, permitió a los
producción facilitaba una herramienta para este empleados gestionar gran cantidad de
cometido, pero llegaron a la conclusión de que información bajo el sistema de múltiples
necesitaban algo más ágil y externo en el que categorías.
la modificación de los textos fuera más sencilla
y que no tuviera los problemas de
sincronización que estaba dando. La
implantación del sistema tuvo tres fases:
Conferencias Virtuales
2
Levine, Locke, Searls & Weinberger (2000). The
Cluetrain Manifesto. Basic Books. New York 2000.
4
Monitorización Evaluación
Planificación y Toma
Acción de decisiones
5
internacionalización. Por ejemplo, Education International es una federación de organizaciones de
trabajadores de la enseñanza: http://www.ei-ie.org/es.index.php. La Internacional de la Educación
funciona como un “sindicato global”, en sus propias palabras. Trata cuestiones de género,
discapacidad y trabajo infantil, entre muchas otras. Su trabajo se centra en “defender los derechos de
los docentes”. Lógicamente, una red tan amplia enfrenta multitud de circunstancias locales, y la
federación se enfrenta a una tensión constante entre la cultura de la organización y la cultura de cada
uno de los países y contextos donde está ubicada.
2. Comunicación Intercultural
Como decimos, la experiencia se refiere a una empresa multinacional. Los medios escritos, el
contexto de tarea y la cultura de la organización son referencias que pueden facilitar la comunicación
intercultural entre grupos diversos.
El texto muestra el diseño cuidadoso de una estrategia para facilitar la comunicación interna.
Blogs y wikis permiten una ajustada adaptación a los diferentes fines de comunicación: la
combinación de los intereses del grupo e individuales, la combinación de diferentes colectivos y
unidades de la empresa, etcétera.
El medio tiene un efecto de puente entre diferentes grupos sociales, facilitando la integración
de la organización, que experimenta una continua tensión hacia la dispersión socio-geográfica.
Siguiendo con el ejemplo de la red sindical, la Web –que está disponible en inglés, en francés
y en español- ofrece la oportunidad de comunicarse, integrando la información de cada organización.
Las publicaciones y los boletines de comunicación interna ofrecen un espacio de información
compartida para los afiliados.
Una de las grandes ventajas del medio utilizado es facilitar la comunicación “no presencial”,
entre grupos geográficamente dispersos. Los medios permiten la comunicación asíncrona, lo cual está
especialmente indicado para empresas en diferentes zonas horarias. También facilita la comunicación
a grandes distancia a bajo coste.
En el caso de EI, la comunicación a través de listas de correo y la Web se ve combinada con
congresos presenciales, esenciales para el mantenimiento de la coordinación y de la identidad propia.
5. Evaluación organizacional
La intervención contó con el apoyo de la dirección y formó parte de un plan estratégico. Con
la información disponible parece que funcionó bien, tanto en el proceso de planificación como en el de
implementación.
La federación es una forma de organización especialmente apropiada para los casos en los que
hay que combinar la diversidad local con la integración general.
6
6. Resumen.
Este caso presenta el diseño de un sistema de comunicación interna para mejorar la integración
de los trabajadores en una empresa multinacional. Asincronía, bajo coste y comunicación a larga
distancia son características ventajosas de las nuevas tecnologías para empresas multinacionales.
En particular los medios facilitan la conexión entre grupos culturalmente diversos en la empresa.
Esto supone un potencial de conflicto/integración que es necesario gestionar.
7
Ficha técnica del Caso
Maya Jariego, I., Holgado, D. & Santolaya, F. J. (Eds.) (2006). Diversidad en el trabajo: estrategias de mediación intercultural.
Sevilla: Multimedia de Mediación Intercultural.