Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
CONCEPTO
Este instrumento de comunicación contiene información impresa y espacios para anotar información
a la que convencionalmente se llama variable. En algunos casos contendrá, además, instrucciones
para ser llenadas y utilizadas.
Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la información variable en
los espacios correspondientes, dejando así constancia de un trámite o sirviendo de enlace a dos o
más operaciones de un proceso.
UTILIDAD / IMPORTANCIA
La Administración Pública, cuyas actividades han tenido un desarrollo desmesurado en los últimos
años, requiere de las formas como un instrumento administrativo importante para su
funcionamiento.
Generlamente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una institución, requieren de
documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando dichas operaciones son numerosas y
repetitivas o indistintintamente ,se utilizan Formas impresas para simplificar la elaboración de los
documentos respectivos.
Su Contenido
La cantidad que de ellas se utiliza
El alto costo que representan
Constituyen el principal instrumento de los Procedimientos y procesos operativos
Fungen como auxiliar en la observancia de las políticas institucionales.
Registran transacciones o eventos en el momento en que ocurren
Facilita el ingreso de datos, su lectura y verificación
Facilitan el flujo, procesamiento y análisis de datos
La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta graves dificultades para
su control, y su diseño no siempre es el adecuado. Esto ha venido originando que se presenten
diversas anomalías, entre las que se destacan las siguientes:
Estas anomalías han producido desviaciones en la información que las Formas deben trasmitir,
incluyendo los consecuentes trastornos en la eficacia y fluidez de los procesos en que intervienen
DISEÑO DE FORMAS
La información recabada
Su objeto
Fuente de información
Necesidades que la originan
Método de llenado
Número de copias
Procedimientos en que intervendrá
Resultados finales que se han de obtener
Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan
Conocer el número exacto requerido
Mejorar la eficiencia de los procedimientos que las utilicen y disminuir las cargas de trabajo
Establecer una clasificación en todas las unidades administrativas
Normalizar las que se encuentran en uso, con diseños elaborados técnicamente
Contar con un catálogo que contenga todas las formas utilizadas en la institución y en el cual
se visualicen sus características
Controlar las provisiones y consumo estrictamente necesarios
Delimitar la responsabilidad de su control, procurando evitar emisiones excesivas a futuro
Economizar a través de la racionalización del uso y diseño
Mantener un control de calidad constante en la producción o compra
CONTROL DE FORMAS
Después de contar con todas las formas de la institución, se procede a clasificarlas. Dicha clasificación
puede ser conforme a alguno de los siguientes criterios:
Funcional: Se basa en las funciones que desarrolla la institución. Reúne todas aquellas
formas relacionadas con actividades semejantes, lo que facilita el examen de cualquier
posibilidad de combinación o eliminación.
Por unidad administrativa. Sirve para facilitar la identificación de las formas de cada unidad.
Siendo éste un conjunto de documentos, deberá mostrar todo lo que se pueda saber acerca de una
forma, para lo cual será necesario que contenga la siguiente información:
Clasificación. Será la seleccionada en el punto anterior, para facilitar la localización de las
formas en el catálogo.
Objetivo de la misma. Describir el aspecto que cubre la forma dentro de un procedimiento
Cambios experimentados. Este se incluye con el fin de poder establecer comparaciones de
modelos y saber objetivamente cuáles fueron los cambios.
Modelo vigente autorizado. Se sugiere la conveniencia de que la forma sea autorizada por la
máxima autoridad.
Las áreas de sistemas y procedimientos (O y M), deben velar por que las dependencias usuarias no
puedan crear formas en sus unidades administrativas ni dupliquen esfuerzos y recursos.
Se procurará que las reimpresiones de formas no afecten a los procedimientos en que intervienen,
pudiendo estar dichos procedimientos sujetos a estudio.
FORMAS Y MANUALES
La forma es el instrumento principal para la obtención de información que justifica la creación del
procedimiento.
La eficiencia del procedimiento depende en gran parte de la eficiencia de las formas. Por tanto,
existe una relación entre la recolección de los datos y los procedimientos que los utilizan.
Así las formas se incluyen como apéndice de dicho procedimiento en el manual de procedimientos
CONCLUSIONES
Las formas son el apoyo para recoger de forma sistemática y coordinada datos e
informaciones.
Su creación se justifica, por tanto, si el trabajo de correlación es facilitado por un diseño
uniforme, provistos de aclaraciones, explicaciones y espacios para la anotación de los datos
previstos
Taller TUPA MINAGRI: TUPA DS Nº 079-2007-PCM
Ordena de manera homogénea, el conjunto de trámites que brinda la DRA´s; precisa los
requisitos, tiempo de duración del trámite y costo.
Reduce la discrecionalidad (porque es una barrera para el comportamiento arbitrario y
antojadizo).
Limita la parcialidad de los funcionarios (darles a las personas tratos diferenciados); permite
la agilización de los trámites y el aumento de la credibilidad institucional.
Brinda claridad sobre las cosas que deben hacer los usuarios al gestionar un trámite ante
una entidad.
Sistematiza, en un sólo documento, de los procedimientos administrativos de la entidad.
Brinda información a los administrados (personas naturales o jurídicas) sobre los
procedimientos administrativos que compete a cada entidad
Brinda información sobre la base legal, requisitos, costos, plazos, naturaleza de atención
autoridad que resuelve las solicitudes, instancias que atiende los recursos.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
TIPOS DE PROCEDIMIENTOS
SERVICIO
Un servicio es una contraprestación que la entidad pública otorga a partir de un pago efectuado
previamente. Este pago permite adquirir ese derecho inmediatamente sin que exista una evaluación
previa referida a qué si corresponde o no otorgar ese derecho o contraprestación. Se efectúa de
inmediato, porque no está en riesgo ningún interés público.
TIPOS DE SERVICIOS
De acuerdo a la Ley 27444 no existen procedimientos “no regulados”, por tanto, todos los
procedimientos están sujetos a plazos y silencios administrativos.
Proceso administrativo: Conjunto de actos y diligencias que por exigencia legal deben ser tramitadas
en las entidades conducentes a la emisión de acto administrativo con efecto o jurídico individuales o
individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados. Puede ser:
ORGANOS RESPONSALES
Los Gobiernos Regionales y sus OP’s aprobarán sus TUPA’s mediante Ordenanza Regional.
Identificar las normas que determinan las competencias de la Entidad y los procedimientos
administrativos a su cargo que deben seguir los administrados, Para tal efecto deberá identificar
el sustento legal de cada procedimiento y evaluar los requisitos que deben cumplir los
administrados para la tramitación de cada procedimiento.
Evaluar si los requisitos establecidos por cada trámite son necesarios, aportan valor y
suministran información indispensable al objetivo del trámite, y que esté fundamentado en
razones técnicas y legales respecto de la regulación general materia del trámite
Definir respecto de cada uno de los procedimientos su calificación precisando si son de
aprobación automática o de evaluación previa y, en este último caso, el plazo máximo de
tramitación y si corresponde la aplicación del silencio administrativo positivo o negativo.
Sólo en caso de procedimientos sujetos a plazos con aplicación del silencio administrativo
negativo se debe consignar una breve explicación que sustente de dicha calificación, teniendo en
cuenta los supuestos a que se refiere la primera disposición transitoria complementaria y final
de la Ley Nº 29060.
Identificar a la autoridad competente para pronunciarse en cada instancia de cada
procedimiento y los recursos a interponerse para acceder a ellas.
Identificar la norma que ha aprobado el derecho de tramitación que se cobra en cada
procedimiento.
Llenar el “Formato de sustentación legal y técnica de procedimientos administrativos contenidos
en el TUPA”. Dicho Formato debe ser llenado conforme su instructivo y lo señalado en sus
anexos 1 y 2. Dicho Formato debe ser suscrito por los responsables de las Oficinas de
Planeamiento, Asesoría Jurídica y Administración, debiendo actualizarse de manera
permanente, así como reflejar los procedimientos administrativos vigentes de la Entidad.
Publicar en el portal electrónico de la entidad los Anexos 1 y 2 denominado, “Formato de
sustentación legal y técnica de procedimientos administrativos contenidos en el TUPA”. (Artículo
8º del DS. Nº 079- 2007-PCM).
REQUISITOS INNECESARIOS
DOCUMENTACION SUSTENTATORIA
1. Proyecto de TUPA
2. Proyecto de norma que aprueba el TUPA y exposición de motivos
3. Informe Técnico de la OPP que sustente y destaque:
Los cambios contenidos en el proyecto,
Los avances en la simplificación administrativa de los procedimientos administrativos
(reducción de plazos de atención, requisitos y costos)
4. Formato de sustentación legal y técnica: Anexo 1 y 2
ALCANCES DEL TUPA MODELO EN MATERIA DE HABILITACIONES Y EDIFICACIONES URBANAS
1. Mecanismo de determinación del Derecho de Trámite: En Función al Costo del Servicio
LEY 29090, LEY DE HABILITACIONES Y EDIFICACIONES URBANAS
Artículo 31.- De las tasas
Las tasas que se fijen por los servicios administrativos en los procedimientos establecidos en la
presente Ley no deben exceder el costo de la prestación de los mismos y su rendimiento es
destinado exclusivamente al financiamiento del mismo, bajo responsabilidad. del mismo, bajo
responsabilidad. (…)
Artículo 2.- Ámbito de aplicación y principios
2 1. Los procedimientos administrativos, regula dos en la presen te Ley, son únicos y de aplicación
obligatoria a nivel nacional; además, determinan las responsabilidades de los sujetos implicados en
los procedimientos de habilitación urbana y gp , de edificación. Nin guna persona o entidad, además
de las descritas en la presente Ley, podrá participar, directa o indirectamente, en la aprobación y
ejecución de habilitaciones urbanas y edificaciones. (…)
2. Sustento de la determinación de costos de la verificación administrativa y la verificación técnica
LEY 29090, LEY DE HABILITACIONES Y EDIFICACIONES URBANAS
Artículo 10.- Modalidades de aprobación
(….)
Los costos de la Verificación Administrativa y la Verificación Técnica está comprendidos en el costo
de la licencia. El costo por Verificación Técnica no puede ser menor al cuarenta por ciento (40%) del
valor de la licencia. Dicho monto es intangible y sólo puede ser utilizado para los fines de supervisión
de las obras.
Verificación administrativa + Verificación técnica = Derecho de trámite
Nota 1: Forma de determinación del derecho de trámite
El cobro es secuencial y es determinado en función al servicio administrativo que efectivamente
requiere el administrado que le presten.
Nota 2: Mecanismo para fijar el monto de la Verificación Técnica
Se fija un valor en función al costo de una (01) inspección
El monto a pagar se determina considerando el número de inspecciones fijadas en el
cronograma y el monto fijado en el TUPA para una inspección.
3. Inexigibilidad de requisitos: respecto de edificaciones
LEY 29566, LEY QUE MODIFICA DIVERSAS DISPOSICIONES CON EL OBJETO DE MEJORAR EL CLIMA DE
INVERSIÓN Y FACILITAR EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
Artículo 5.- Eliminación de requisitos para solicitar licencias de edificación y de funcionamiento
En la tramitación de cualquiera de las modalidades de licencias de edificación, contempladas en el
artículo 25 de la Ley 29090, Ley de Regulación de Habilitaciones Urbanas y de Edificaciones, y de
funcionamiento, no será exigible la presentación de los siguientes documentos:
a) Copia literal de dominio, correspondiendo a la municipalidad respectiva efectuar la verificación a
través del portal web de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (Sunarp).
b) Certificado de parámetros urbanísticos y edificatorios.
c) Boletas de habilitación de los profesionales que intervienen en el trámite que intervienen en el
trámite.
d) Documentos que por su naturaleza municipal se encuentren en los archivos del gobierno local