El Procedimiento

Administrativo
Una visión práctica

Mayo de 2016
Índice

• Contexto

• El nuevo procedimiento administrativo

electrónico:
– Fase de inicio
– Fase de instrucción
– Fase terminación

• Administración electrónica vs Gobierno

Abierto
Plan de Acción sobre Administración Electrónica 2016-2020

OBJETIVO: Eliminar los obstáculos digitales que se oponen al Mercado Único

Digital y evitar la fragmentación que se puede generar en el contexto
de transformación de las Administraciones Públicas.

VISIÓN: Unas administraciones públicas y unas instituciones públicas de la

UE abiertas, eficientes e integradoras, que presten servicios públicos
digitales sin fronteras, personalizados, fáciles de utilizar y de
extremo a extremo a todos los ciudadanos y empresas de la UE,
aplicando enfoques innovadores para diseñar y prestar mejores
servicios de conformidad a las necesidades y las demandas de la
ciudadanía y las empresas.
Escenario a partir de la Ley 11/2007 LAESP

Nos obliga a disponer de soluciones Reconocimiento de las actuaciones

para garantizar el derecho de la administrativas por medios electrónicos,
ciudadanía a relacionarse por medios más centrado en el FRONT OFFICE que en
electrónicos con las AAPP: el BACK OFFICE.
– Sede electrónica
– Registro electrónico
– Trámites electrónicos
– Notificación electrónica
– Archivo documentos electrónicos
– Plataformas de interoperabilidad
– Despliegue ENS/ENI …
Un nuevo escenario: un nuevo modelo de Administración

La tramitación electrónica no es una forma especial de gestión de los procedimientos

sino que debe constituir la actuación habitual de las Administraciones Públicas.

Documento electrónico: soporte general de la actividad administrativa

Amplia configuración de los derechos de la ciudadanía:

ART. 13 LPA
DERECHOS DE LAS PERSONAS (con capacidad de obrar) EN
LEY LA RELACIÓN CON LAS AAPP
39/2015 ART. 14 LPA
DERECHO Y OBLIGACIÓN A RELACIONARSE ELECTRÓNICAMENTE
LPA CON LAS AAPP
ART. 53 LPA


DERECHOS DEL INTERESADO EN EL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO (que es electrónico).

Nuevo principio de actuación: interoperabilidad de los medios electrónicos y

sistemas, y la prestación conjunta de servicios – Obligación de las AAPP a relacionarse
por medios electrónicos

Administración electrónica instrumento necesario para la Transformación Digital

y el Gobierno Abierto
 Novedades más importantes “ad extra”: Ley 39/2015 LPACAP
INTERESADOS: REGISTRO ELECTRÓNICO


OFICINAS DE ASISTENCIA

• Se amplia el concepto de interesado • Asistencia a los interesados uso medios electrónicos.

• Nuevos medios para acreditar representación + • Registro funcionarios habilitados para identificación y
registro electrónico apoderamientos. firma.
• Sujetos obligados ex lege a la relación electrónica • Modificación cómputo plazos y calendario días
inhábiles

• Posibilidad de solicitar la tramitación SIMPLIFICADA DEL PROCEDIMIENTO

DOCUMENTOS Y ACTOS
FIRMA ELECTRÓNICA: ARCHIVO ELECTRÓNICO
ADMINISTRATIVOS
Obligatorio para todas las
Identificación vs firma electrónica: Como norma general: por escrito AAPP.
• Obligación de las AAPP de verificar la y electrónicos Para procedimientos
identidad del interesado siempre. NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS cerrados
• Obligación firma en determinadas Voluntariedad en la elección excepto los
actuaciones establecidas por ley. colectivos obligados por la ley.
 Elementos principales “ad intra”: Ley 40/2015 LRJSP
SEDE ELECTRÓNICA (ART. 38) IDENTIFICACIÓN AAPP (ART. 40 i 41)

• Mantiene el régimen de la LAE,
• No especifica contenido
obligatorio
PORTAL INTERNET (ART. 39)
Punto de acceso electrónico que
permite el acceso a través de
Internet a la información publicada,
y en su caso, a la sede electrónica
• IDENTIFICACIÓN DE LAS AAPP: Sello electrónico (art. 40)
• FIRMA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA AUTOMATITZADA: Sello
electrónico (art. 41.a) y Código Seguro de Verificación (41.b)
• FIRMA ELECTRÓNICA PERSONAL AL SERVICIO AAPP (art. 43)
- Por el titular del órgano o empleado públic correspondiente
- Cada AP determina los sistemas de firma a usar
- La firma se podrá referir, por seguridad pública, sólo al
número de identificación profesional.

CONVOCATORIAS Y SESIONES ÓRGANOS COLEGIADOS (ART. 17) ACTAS DE ÓRGANOS COLEGIADOS (ART. 18)

• Posibilidad de uso de medios electrónicos y de
participar en sesiones a distancia.
• Se ha de asegurar la identidad de los miembros
participantes.
• Preferencia por el uso de medios electrónicos para
remitir las convocatorias.
• Posibilidad de registrar las sesiones + acompañar el acta con el
archivo de la grabación (con certificado de autenticidad emitido
por el secretario) de documentos electrónicos usados en la
sesión.
•Deber de conservación de los archivos grabados y los ficheros
electrónicos para garantizar la integridad, autenticidad y el
acceso futuros.
 FASE DE INICIO

+ INTERESADOS
NUEVA HERRAMIENTA
(... Cuando la Ley así lo Creación del Registro
determine...): de apoderamientos
+ MEDIOS
• Los grupos de afectados,
REPRESENTACIÓN
• Las uniones y entidades sin
personalidad jurídica • Apoderamiento apud acta
• Los patrimonios • Acreditación inscripción registro
independientes o electrónico de apoderamientos.
autónomos.
AMPLIACIÓN SUJETOS OBLIGADOS RELACIÓN ELECTRÓNICA
Excepto SUJETOS OBLIGADOS Excepto SUJETOS OBLIGADOS POR
POR LEY: REGLAMENTO:
LIBERTAD DE • Por razón de su capacidad
ELECCIÓN • Personas jurídicas económica, técnica, dedicación
• Profesionales colegiados profesional u otros motivos que
• Empleados Administraciones acrediten que tienen acceso y
Públicas disponibilidad de medios
• Etc electrónicos.
 Del Registro Electrónico a las Oficinas de Asistencia al Registro

REGISTRO Oficina de
ELECTRÒNICO (L.11/2007 LAESP) ASISTENCIA AL REGISTRO
(L.39/2015 LPACAP)

DIGITALIZACIÓN DEL REGISTRO DE ENTRADA

NUEVA
HERRAMIENTA
Creación del Registro
de funcionarios
habilitados
 Proyecto Digitalización Registro de Entrada Sant Feliu
Formación Expediente
integral Conexión a redes de
Cambio cultural
Adaptación Interoperabilidad
BPM y Màtrix Adquisición
dispositivos
Aspectos
Interrelaciones Aspectos Tecnológicos
doc.- BPM- QdC Organizativos

Redimensionar
DIGITALIZACIÓN los recursos
Análisis y DEL REGISTRO DE informáticos
reformulación ENTRADA

Revisión de la
Seguridad y Ordenanza AE
Aspectos
protección de Jurídicos y aprobación
datos personales del
procedimiento
Selección firma Publicar el
electrónica sentido del
silencio
 Sobre la aportación de documentación

 Aportar documentos originales (sólo excepcionalmente por

normativa)

 Aportar datos o documentos ya presentados a cualquier AAPP,

debiendo indicar en qué momento y ante qué órgano administrativo
los presentó – Se presume la consulta autorizada salvo oposición
expresa o ley especial aplicable requiera consentimiento expreso
Los interesados
NO estarán  Aportar documentos elaborados por cualquier AAPP (requiere
obligados a: consentimiento del interesado para ser consultados o recabados) – Se
presume la consulta u obtención autorizada salvo que conste su
oposición expresa o ley especial aplicable requiera consentimiento
expreso.

Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los

documentos que presenten (declaraciones responsables).
 Identificación vs Firma electrónica

CUESTIONES A CONSIDERAR:
Únicamente se puede solicitar
• Fija los trámites en que es necesaria la firma SE (art. 11.2 LPACAP):
electrónica de forma muy genérica: con el literal del a) Formular solicitudes.
artículo es necesaria para el 90% de las b) Presentar DR o CP.
interacciones con la Administración Local. c) Interponer recursos.
d) Desistir de acciones.
e) Renunciar a derechos.
• La Ley no aclara el tipo de firma para el trámite
concreto-> se continua con el mismo problema que
ya teníamos con la LAESP, de determinación de la
firma a utilizar.

• Iniciativa del Consorcio AOC: Protocolo de

identificación y firma electrónica de Catalunya.
 Política de firma y certificados electrónicos

Certificado de ÓRGANO
Certificado de
Sede electrónica
Sede electrónica
Web segur https: Evidencia electrónica
Actividad administrativa
Actividad administrativa
automatizada
automatizada

Firmas
Firmas
longevas
longevas
Otros
Otrossistemas
sistemasde
defirma
firma
FASE INSTRUCCIÓN: Ecosistema del expediente electrónico

Servicios electrónicos comunes

Expedientes electrónicos

Gestión documental
 La foliación y el índice electrónico

Expediente en formato electrónico = Agregación ordenada de

documentos + índice numerado + copia electrónica certificada
de la resolución.

Normas Técnicas de Interoperabilidad

•Recoge los requisitos mínimos sobre la estructura y el
formato de los expedientes electrónicos para la
interoperabilidad.

•Inclusión en los expedientes de un índice electrónico

firmado por el órgano o entidad actuante que garantice
la integridad del expediente electrónico y permita la
recuperación.

•El cierre del expediente no ha de entenderse como el

cierre del procedimiento administrativo correspondiente.

•La foliación del expediente se tiene que poder hacer en

cualquier momento del ciclo de vida del expediente.
Requisitos legales para la validez de las copias (condición de copia auténtica) Art. 27
LPACAP:

COPIA AUTENTICA
• Ha de contener metadados que
Original electrónico o Elaboración de una copia indiquen que es COPIA y se ha de
visualizar en el documento
copia autentica

COPIA AUTENTICA
Elaboración de una copia a través • Ha de contener metadados que
indiquen que es COPIA y se ha de
Original papel proceso DIGITALITZACIÓN = visualizar en el documento

COPIA AUTENTICA • Ha de contener metadados que

Original electrónico indiquen que es COPIA y se ha de
Elaboración de una copia visualizar en el documento

COPIA AUTENTICA
d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se
proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se
encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto
electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.
Por último, el Reglamento del Esquema Nacional de Interoperabilidad debe fijar las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y
conversión entre documentos electrónicos (D.A.1ª.j).
 Participación de la ciudadanía en el procedimiento de
elaboración de normas de carácter reglamentario

ES NECESARIA CONSULTA
PÚBLICA CON CARÀCTER
PREVIO a la elaboración del
proyecto o anteproyecto de
reglamento para recavar la NECESIDAD DE DAR AUDIENCIA a la
opinión de sujetos y ciudadanía PUBLICANDO EL TEXTO EN LA WEB
cuando la norma afecte a derechos e intereses
organizaciones más legítimos de las personas.
representativas
potencialmente afectados NECESIDAD DE PONER A DISPOSICIÓN de
por la futura norma. la ciudadanía todos los DOCUMENTOS
necesarios, que deberán ser claros, concisos y
reunir toda la información precisa para poder
pronunciarse sobre la misma.

TODO ESTO SIN PERJUICIO DEL TRÁMITE DE INFORMACIÓN PÚBLICA POSTERIOR A LA APROBACIÓN INICIAL DEL
REGLAMENTO (Art. 49 LRBRL), para la presentación de alegaciones, sugerencias y reclamaciones.
FASE TERMINACIÓN: Los órganos colegiados en la LRJSP

VOLUNTAD CLARA DE LA LRJSP de regular el

funcionamiento de los órganos colegiados por
medios electrónicos.

NOVEDADES:
• Posibilidad de grabación de las sesiones
• Posibilidad de celebración de sesiones a distancia

EXCLUSIÓN ÓRGANOS
COLEGIADOS DE GOBIERNO
(DA 21 LRJSP)!!!!

Se puede deducir, con un enfoque hermenéutico de la normativa AE, el uso

de medios electrónicos en:

 Convocatorias de sesiones
 Acceso a documentación
 Presentación de mociones, propuestas, enmiendas, ruegos o preguntas
 Grabación de los plenos
 La notificación electrónica
Art 40-44 LPACAP
• Medio preferente para notificar y en todo caso sujetos obligados
a recibirlas por este medio.
• Por reglamento, se puede establecer la obligatoriedad.
• Se garantiza la intermodalidad para la ciudadanía.

Acciones para la implantación:
Ámbito JURÍDICO:
•Regulación de la notificación
Ámbito ORGANIZATIVO:
•Adaptación de procedimentos
•Gestión del consentimiento
•Gestión de la convivència paper/elect
•Formación
Àmbito TECNOLÓGICO:
•Selección plataforma de notificación
•Adaptación de la Seu-e
•Archivo de notificaciones y evidencias
•Adaptación del gestor de expedientes
Proceso de notificación:
Cómo? (Art. 43.1)
• Comparecencia en la sede electrónica (acceso del
interesado o representante al contenido de la notificación)
• Dirección electrónica habilitada única
Cuando se entiende practicada? (Art. 43.2)
• En el momento del acceso a su contenido
• Si obligatoriedad o decisión del interesado
10 días sin
acceso = rechazo
Cuando se entiende completa la obligación de notificar?
(Art. 43.3)
• Puesta a disposición de la notificación en la sede
electrónica o dirección habilitada única.
DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN:
•Justificante electrónico de validez
•Evidencias electrónicas de todo el proceso
 Gestión documental y el Archivo único

PIC (Paquete
consulta)

Documentación
PIT (Paquete transferencia)
Activa y semiactiva

Documentación
Consulta
administraciones
TAAD

Documentación Documentación
semiactiva de conservación permanente

Ciclo de vida de los documentos: Sistema de Gestión Documental

 La integración de herramientas
de gestión en el SGD
Entornos en papel
Archivos físicos de Herramientas de gestión
Políticas del Gestor las oficinas Cuadro de clasificación
Disposición
Tipologías documentales
Conservación y Calendarios de retención y
retención
eliminación
Migración Catálogo de procedimientos
Sistema de Gestión
Acceso y seguridad Documental Catálogo de documentos y
GD- MATRIX datos interoperables

Documentación de
soporte Responsabilidades
Manuales, Mantenimiento del QdC
instrucciones, Gestor de documentos
Entorno electrónico
protocolos, .. Roles
Web semántica
Carpetas corporativas en la red (X, L, M,..)
Aplicaciones corporativas (SdE, Matrix, ..)

+ de 94.000 expedientes / + de 945.000 documentos / 6.000 documentos a la semana

 Simplificación administrativa

Análisis de QdC documental:

Catálogo de procedimientos
documentos SERIES DOCUMENTALES
EQUIPOS DE TRABAJO
INTERDISCIPLINARIOS

METODOLOGÍA
DE
SIMPLIFICACIÓN

Manual de
Procedimientos Descripción de Procedimientos
Adecuación a los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad

Evolución proyecto Seguridad en Sant Feliu

Automatización de la transparencia
A qué estamos esperando?
www.santfeliu.cat