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JORNADAS SOBRE NUEVAS TECNOLOGÍAS EN EL GOBIERNO

Y GESTIÓN DE LOS COLEGIOS DE ABOGADOS


GIJÓN - SEPTIEMBRE 2017
Expediente electrónico colegial. Elementos de análisis y
acciones desde el CGAE para la implantación por los Colegios
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO COLEGIAL. ELEMENTOS DE ANÁLISIS Y
ACCIONES DESDE EL CGAE PARA LA IMPLANTACIÓN POR LOS COLEGIOS
SEPTIEMBRE- 2017
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1. Expediente Electrónico. Claves


2. La nueva LPAC – Implicaciones para la Abogacía
3. Expediente electrónico. Definición
4. Expediente electrónico. Estructura
5. Expediente electrónico. Formato de intercambio (ENI)
6. Procedimientos afectados
7. Herramientas y tecnologías
ÍNDICE

8. Propuesta inicial de arquitectura


9. Situación del proyecto
Expediente Electrónico. Claves 4

• Nuevas Leyes 39/2015 y 40/2015, del Procedimiento


Administrativo Común y Régimen Jurídico del Sector Público
• Entraron en vigor el 2/10/2016, salvo previsiones relativas a:
• Registro electrónico de apoderamientos
• Registro electrónico (de entradas y salidas)
• Registro de empleados públicos habilitados
• Punto de Acceso General electrónico de la Administración
• Archivo único electrónico
…que producirán efectos a los 2 años de la entrada en vigor (2/10/2018)
• Las Corporaciones de Derecho Público se regirán por su normativa específica en el
ejercicio de las funciones públicas que les hayan sido atribuidas y supletoriamente
por dicha Ley
• Obligación de relacionarse electrónicamente con las AAPP para:
• Personas jurídicas => Colegios y Consejos
• Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria,
para los trámites y actuaciones que realicen con las AAPP en ejercicio de dicha actividad
profesional => ABOGADOS
Expediente Electrónico. Claves 5
• El expediente es electrónico por Ley. Su remisión implicará su foliado, autentificación y autentificación
del índice según ENI.
• Obligación de tener un registro electrónico. Los documentos presentados en papel deberán ser
digitalizados por la “oficina de asistencia” y devuelto el original (salvo casos especiales). Es decir, el único
registro que existe ya es el electrónico.
• Obligación de la Administración de emitir documentos electrónicos.
• Se distingue entre identificación y firma electrónica, simplificándose los medios para acreditar una u
otra. Con carácter general, sólo será necesaria la primera, y se exigirá la segunda cuando deba
acreditarse la voluntad y/o consentimiento del interesado: Formular solicitudes, Presentar declaraciones
responsables o comunicaciones, Interponer recursos, Desistir de acciones, Renunciar a derechos.
• No obligación de presentar documentos elaborados por cualquier administración. Tampoco los
presentados anteriormente ante cualquier administración. Se presume la autorización del interesado a su
consulta inter-administrativa. No obligación, en general, de presentar originales.
• Notificación electrónica como medio preferente de notificación (obligatorio para personas jurídicas,
profesionales, etc.). Se contempla la práctica de enviar un aviso de notificación a correo o dispositivo
electrónico (SMS, etc.).
• Derecho del ciudadano a la consulta del estado de tramitación de sus expedientes y acceso a sus
documentos
La nueva LPAC – Implicaciones para la Abogacía 6

• La comunicación de los abogados con las AAPP en el cumplimiento de sus funciones


profesionales debe ser electrónica.
• Son las AAPP las que tienen que proveer los medios (registros-e, notificaciones–e, etc.)
• Los abogados deberán hacer uso extensivo de su certificado ACA para identificación y firma
• Los documentos generados por abogados debe ser electrónicos (con firma-e)
Administración Pública
• La comunicación de los Colegios y Consejos con las
AAPP debe ser en todo caso electrónica
• Comunicación con Comisiones de Asistencia Jurídica
Gratuita (ya en curso)
• Obtención de información sobre solicitantes de JG
(ya en curso)
• Comunicaciones con Ministerio de Justicia:
• Censo (ya en curso)
• Comunicaciones entre ICAs y Órganos Judiciales
(a través de Lexnet)
• Traslado de expedientes a OOJJ: a futuro, sistema INSIDE
• Otras…
La nueva LPAC – Implicaciones para la Abogacía 7

• Los Colegios y Consejos, como corporaciones de derecho público, tendrán


que regirse de forma supletoria por esta Ley en aquello que no esté
cubierto por su normativa específica.
• Expediente electrónico:
• La tramitación de los expedientes “administrativos” debe ser electrónica
• Permitir la consulta on-line del expediente por los interesados
• Relación electrónica entre ciudadanos / colegiados y Colegios / Consejos:
• No es obligación legal para la Abogacía (sólo para AAPP)
• No obstante, se abordará para avanzar en la transformación digital de la
Abogacía (eje 3 del Plan Estratégico)
• Esto implica:
• Sede electrónica
• Registro electrónico
• Notificaciones electrónicas
• Aspectos que el CGAE no se plantea abordar (al menos de momento):
• Registro de apoderamientos
• Registro de habilitados para actuar en nombre de ciudadanos
• Archivo electrónico (en sentido estricto)
• Punto de Acceso General
Expediente electrónico. Definición 8

• La Ley 39/2015, de 1 de octubre, define en su artículo 70 el expediente


administrativo como el “conjunto ordenado de documentos y actuaciones que
sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como
las diligencias encaminadas a ejecutarla”, estableciendo además que “los
expedientes tendrán formato electrónico”.

• Para garantizar la vinculación de los documentos electrónicos que conforman


un expediente, la Ley define el índice electrónico “como un índice numerado y
autentificado de todos los documentos que contenga cuando se remita”,
estableciendo además que “La autenticación del citado índice garantizará la
integridad e inmutabilidad del expediente electrónico generado desde el
momento de su firma y permitirá su recuperación siempre que sea preciso”
Expediente electrónico. Estructura 9

Los componentes de un expediente electrónico son:

• Documentos electrónicos, que cumplirán las características de estructura y formato


establecidas en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico.
Los documentos electrónicos podrán incluirse en un expediente electrónico bien
directamente como elementos independientes, bien dentro de una carpeta, entendida
ésta como una agrupación de documentos electrónicos creada por un motivo funcional,
o bien como parte de otro expediente, anidado en el primero.
• Índice electrónico, que garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá
su recuperación siempre que sea preciso.
El índice electrónico recogerá el conjunto de documentos electrónicos asociados al
expediente en un momento dado y, si es el caso, su disposición en carpetas o
sub-expedientes.
• Firma del índice electrónico por la Administración, órgano o entidad actuante de
acuerdo con la normativa aplicable.
• Metadatos del expediente electrónico.
Expediente electrónico. Estructura 10
Expediente electrónico. Formato de intercambio (ENI) 11
Procedimientos afectados 12
Los procedimientos de la Abogacía que pueden ser considerados “procedimientos
administrativos”, y que por tanto estarían afectados por esta Ley, son:
• Procedimiento de colegiación
• Procedimiento disciplinario (deontológico)
• Solicitud de Asistencia Jurídica Gratuita
• Convocatoria, funcionamiento y organización de órganos colegiados
• Procedimiento electoral
• Procedimientos de responsabilidad patrimonial
En una primera fase del proyecto se comenzaría por abordar el procedimiento de Colegiación
No obstante, otros procesos de los Colegios y Consejos serían susceptibles de ser
“automatizados” con las mismas herramientas informáticas, aprovechándose así sus ventajas
(cero papel, control de plazos, tramitación on-line, etc.):
• Dictámenes sobre honorarios
• Tramitación de quejas, sugerencias y peticiones
• Organización de eventos y actividades
• Etc…
Estos podrían abordarse en fases posteriores del proyecto.
Procedimiento de colegiación 13
Herramientas y tecnologías 14

• Para implementar un sistema completo de expediente


electrónico, se requieren herramientas y tecnologías
• El CGAE ya cuenta con muchas de ellas; algunas requerirán
cierta evolución
• Otras, será necesario adquirirlas o desarrollarlas
• Además, el sistema de expediente electrónico deberá estar
estrechamente ligado con el sistema de gestión colegial

Necesidades Soluciones
• Sede electrónica Ventanilla Única (evolucionar)
• Registro electrónico REGTEL (evolucionar)
• Servicios de identificación ACA (faltaría un sistema para claves concertadas)
• Servicios de firma electrónica y verificación de firmas Plataforma de Firma Digital (PFD) (evolucionar)
• Gestor documental ¿Docushare? (estudiar alternativas)
• Gestor de expedientes (tramitador) BPM: Adquirir y adaptar
• Sistema de Gestión Colegial SIGA
• Sistema de notificaciones electrónicas Desarrollar, integrado con Sede-e
• Sistema de avisos (asociado a notificaciones) E-Mensajes, BuroSMS
• Archivo electrónico (implementación parcial) Implementar sobre el gestor documental
• Cuadros de mando / apoyo a la Dirección Abogacía Intelligence (adaptar)
Propuesta inicial de arquitectura 15
Registro presencial
(papel) Expedientes
electrónicos (G.
Adjuntos documental)
Datos y
documentos
registrados
Formulario de registro REGTEL
(extendido con
funcionalidad de
Registro-e) Sistema de Tramitador
WS API (personal ICA)
tramitación (BPM)
Sistema Colegial
Notificación - e
Componente
Justificante electrónico de de publicación
presentación
Consulta de expedientes

Subsistema de
Adjuntos Notificaciones
Electrónicas
Sede electrónica / E-Mail
Ventanilla Única E-Mensajes
Mensaje de aviso

SMS Evidencias
electrónicas

Abogados y ciudadanos
Situación del proyecto 16
FASE ACTIVIDAD SITUACIÓN
Análisis Ley 39/2015  Realizado
Entrevistas con expertos  Realizado
Análisis de
procedimientos Entrevistas con Colegios  Realizado
Documento inicial de análisis  En validación
(incluye procedimientos de colegiación y deontológico)

Estudio de mercado  Realizado


Evaluación de
alternativas Recibir a potenciales proveedores  Realizado
tecnológicas
Redacción documento alternativas  Realizado
Redactar RFPs y enviar a candidatos  En curso (sep. 2017)

Licitación Recibir y evaluar ofertas ◊ Pendiente


Adjudicar contratos ◊ Pendiente
Ejecución Ejecutar proyecto… ◊ Pendiente
¡GRACIAS!

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