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Solución de problemas y toma de

decisiones administrativas
Introducción

En las organizaciones siempre surgen problemas algunos cotidianos otros


complejos y muchas veces no se sabe cómo responder a ellos o que decisión
tomar, para los administradores es un de las mayores responsabilidades, para
facilitar esta tarea se pueden recurrir a procesos, modelos, y herramientas que
nos ayudaran a no equivocar en la mejor solución al problema o la situación
presentada.

La solución de problemas consiste en un proceso que abarca diversas


actividades estas pueden ser cortas o extensas, la solución de problemas
es un factor determinante dentro de empresas y organizaciones, que
principalmente es un riesgo tomado por los administradores. De esta necesidad
surge el conocer los pasos principales para la identificación y la buena aplicación
de técnicas, métodos y modelos que ayuden a la solución de problemas.

Conceptos

Para comprender este tema es necesario definir los conceptos principales que
conforman al tema de solución a problemas y toma de decisiones.

Concepto de problema

Un problema es algún asunto o una cuestión a la cual se necesita buscar una


solución.

Concepto de solución

La palabra solución proviene del latín solutĭo que se refiere a la acción o efecto
para resolver alguna dificultad o duda.

Concepto de solución de problemas

Es el proceso mediante el cual se llevan a cabo diversas acciones para la resolver


alguna cuestión mediante procesos de razonamiento.

Concepto de Decisión

La palabra decisión proviene del latín decisĭo que se refiere a la resolución que se
elige para alguna cosa.

Concepto de toma de decisiones


Es el proceso de selección entre dos o más alternativas después de realizar un
previo análisis una serie de factores que intervienen de forma directa para elegir
la más adecuada.

Proceso de solución de problemas y toma de decisiones

El proceso de toma de decisiones puede variar de acuerdo a diversos criterios y


este puede ser corto o tan extenso como se desee a continuación en la figura 1
se muestra las principales etapas de este proceso.

Figura 1. Proceso de solución


de problemas y toma de decisiones.

Identificación y selección del problema

Esta etapa hace referencia a encontrar el problema y estar consciente de que en


un momento dado se debe tomar una decisión para encontrar la solución al
problema .Este problema puede tener la característica de ser actual o ser la
causa de muchos conflictos en la organización. Se pueden realizar las siguientes
preguntas como ayuda para la selección del problema:

 ¿Dónde está ocurriendo?


 ¿Qué es lo que ocurre?
 ¿En qué momento sucede?
 ¿A quién involucra?
 ¿Por qué ocurre este problema?

Análisis del problema


Se debe comprender el problema definirlo, estructurarlo y analizar las fallas si el
problema resulta muy complejo es recomendable dividirlo en segmentos y realizar
una breve descripción de cada una de las partes.

Se debe verificar la comprensión del problema esto resulta ser más fácil si se
comparte con otras personas para asegurar de que la comprensión sea la
adecuada.

Asignar prioridades a los problemas: Si son varios los problemas que se presentan
se debe fijar prioridad para identificar a cual se le dará solución primero y a
cuales sucesivamente.

Se debe diferenciar los aspectos que son “importantes” y cuales son “urgentes, ya
que los que resultan ser importante se les debe prestar mayor atención.

Un ejemplo de esto puede ser que a menudo se responden llamadas por teléfono
y estas son de carácter urgente lo impórtate seria diseñar un sistema que le
permita el filtrar y priorizarlas.

Generar alternativas de solución

La solución del problema se puede alcanzar mediante diversas alternativas de


solución, estas están basadas en la incertidumbre.

Se desarrollan posibles soluciones y se deben generar muchas para poder


encontrar alguna que resulte adecuada para la solución del problema de forma
satisfactoria.

Para generar gran cantidad de alternativas en el caso de problemas


organizacionales es útil involucrar los demás que se encuentren involucrados en el
tema y con ayuda de técnicas tales como la lluvia de ideas recabar información
de los demás.

Evaluación de alternativas

Se realiza un estudio de cada una de las posibles alternativas de solución para el


problema, se deben identificar las ventajas y desventajas de cada una de
acuerdo a los objetivos de la organización y asignar un valor ponderado.

Selección y planificación de la solución

Se debe seleccionar una o varias alternativas de acuerdo a la evaluación para la


obtención de mejores resultados para la solución del problema, para lo cual se
debe tomar en cuenta las siguientes preguntas: ¿Con cuál alternativa tiene más
probabilidades de resolver el problema?, ¿Se cuenta con los recursos necesarios?,
¿Cuál es el grado de riesgo inherente a cada alternativa?
Para la planificación de la solución se debe tomar en cuenta las medidas y/o
procesos que deberán modificarse en la organización, así como los recursos
humanos, financieros e infraestructura que se necesitaran, el tiempo en que se
llevara a cabo y quienes serán los responsables.

Ejecución y Control

Este paso se encarga de garantizar que la planificación de la solución se lleve a


cabo en los tiempos previamente planeados aplicando controles correctos para
el aseguramiento de los objetivos deseados.

Estilos de toma de decisiones

Los estilos de toma de decisiones varían de acuerdo a las circunstancias y en que


se encuentre administrador o las personas que toman decisiones también las
alternativas juegan un papel importante. A continuación en la figura 2 muestra un
cuadro en donde se muestran algunos estilos para la toma de decisiones.

Figura 2.
Estilos de toma de decisiones.

Tipos de tomas de decisiones

Decisiones Programadas

Estas se toman de forma frecuente debido a su naturaleza de ser repetitivas y


rutinarias debido a que los problemas que resuelven se presentan
cotidianamente. Estos tipos de problemas ya cuentan con pasos planeados para
su solución, a este tipo de decisiones también se les conocen como estructurada.
Las personas que se encargan de tomar este tipo de decisiones ya no tiene que
diseñar las soluciones si no que toman la decisión que aplicaron anteriormente.

Estas decisiones deben seguir políticas, procedimientos y reglas para facilitar la


toma decisiones en situaciones que se dan con cierta frecuencia.

Decisiones No programadas

Estas también se conocen como estructuradas, son contrarias a las anteriores, las
decisiones que se toman son para resolver situaciones que se presentan
esporádicamente o aquellas que requieren de un modelo muy específico para su
solución por ejemplo un cambio de ubicación de oficinas, el lanzamiento de un
producto nuevo entre otros. Estas decisiones requieren de ayuda de algún
modelo para la tomas de decisiones para soluciones adecuadas.

En las circunstancias que no se presentan muy frecuentemente o situaciones que


son importantes para la organización se debe manejar con un trato especial y
como una decisión no programada.

Decisiones en grupo

Algunas de las decisiones en las organizaciones son tomadas de forma grupal


pertenecientes dentro del mismo o en diferentes departamentos dependiendo de
la situación, esta forma de decisión es considerada un factor importante de las
organizaciones.

Algunas ventajas de la toma decisiones en grupo:

 De forma grupal se pueden sugerir más formas de solución.


 Los grupos tienen mayor aportación de conocimientos y experiencias
distintas.
 Se promueve un mayor involucramiento de todos los integrantes en la
búsqueda y aplicación de la solución.
 Las consecuencias se asumen mejor en grupo
 La estrategia de solución está más completa.

Algunas desventajas de la toma de decisiones en grupo

 El grupo tiende a decidir con la base que les da algunas situaciones


conocidas.
 Los grupos siempre cuentan con un líder y generalmente siempre lo siguen.
 Los grupos tardan más tiempo en tomar decisiones y a veces no llegan a
un acuerdo.

Herramientas y técnicas para toma de decisiones


Recolección de datos

Esta herramienta permite reunir, clasificar y analizar información de acuerdo a la


situación o problema del cual se desea tomar una decisión principalmente es
utilizado para la identificación y análisis de problemas.

Facilita el análisis debido que al identificar el problema que se desea estudiar se


determinan categorías y los datos son registrados en una lista que facilita el
manejo de información. A continuación se mencionan algunos de los aspectos
que se deben analizar:

 Si la información es cualitativa o cuantitativa.


 Cual será el procedimiento que se seguirá para recolectar los datos.
 Qué uso se le dará a la información recabada.
 De qué forma se va a realizar el análisis.
 Quien se encargara de recoger los datos
 Cuál será la frecuencia en que se realizará el análisis
 Lugar donde se llevara a cabo.

Lluvia de ideas

Con frecuencia esta herramienta es utilizada cuando se pretende realizar alguna


actividad o resolver problemas de acuerdo a diferentes puntos de vista de los
integrantes de un grupo. Dentro de las organizaciones es importante el uso de
esta herramienta ya que fomenta el trabajo en equipo y motiva a la generación
de opiniones de los integrantes de los grupos siempre y cuando estas sean
coherentes de acuerdo al tema que se está abordando

Principales beneficios

 Lo integrantes alcanzan razonamientos de niveles más altos de lo que


imaginaban
 Se genera creatividad
 Se genera confianza en los integrantes
 Fomenta la participación

Es considerada una herramienta de planeación ya que de la participación del


grupo en la generación de lluvias de ideas se puede pueden crear estrategias
importantes y creativas que pueden afectar positivamente a la organización.

Diagrama de Pareto

Ayuda a la detección de problemas que tienen más relevancia, visualment


e permite identificar las minorías pero de características vitales a las cuales
es primordial prestarles atención y así tomar decisiones
para llevar a cabo una acción. En la figura – el eje vertical es la frecuencia con
la que ocurren los valores de forma individual y el eje vertical derecho es el
porcentaje acumulado. Como se muestra en la figura 3.

Figura 3.
Diagrama Pareto

Diagrama de Gantt

Esta aportación es de Henry Laurence Gantt, de ahí el nombre de esta


herramienta “grafica de Gantt” hasta nuestros días se utiliza con bastante
frecuencia desde sus origines en el año de 1910.

Esta herramienta consiste en mostrar por medio de una gráfica los tiempos de
duración de las diferentes actividades que conforman un proyecto de forma que
permita observar el avance del proyecto y el tiempo de inicio y fin del mismo

Permite llevar a cabo la planeación y control de todas las actividades a realizar


en un proyecto y en cada una de estas actividades se determina el tiempo de
inicio, duración y final para que el proyecto se termine en tiempo y forma tal
como se planeó. En la actualidad para el desarrollo de proyectos ya existen
muchos software que se encargan de almacenar mayor información de cada
actividad y permite llevar más detalles como costos a quien se le asigno esa
actividad entre otras cosas, que es información de valor para el administrador de
proyectos. En la figura 4 se muestra un ejemplo.
Figura 4.
Ejemplo de grafica de Gantt

Diagrama de Flujo

En esta herramienta se utilizan figuras geométricas que tiene su significado en el


diagrama, con el fin de solucionar problemas o mejorar algún sistema o proceso.

Figura 5. Diagrama de flujo

Diagrama de Ishikawa

También conocido como Diagrama causa efecto o diagrama espina de


pescado, el nombre de este diagrama hace honor al DR. Kaoru Ishikawa
donde el desarrollo esta herramienta mediante la observación de que un
procedimiento no puede ser predecible sin tomar en cuenta todos aquellos
factores que pueden originar aquel proceso y de qué forma se interrelacionan
entre sí.Este diagrama consiste en una flecha horizontal la cual nos lleva
al extremo derecho donde nos lleva al “problema” que se deberá analizar pero
a su vez contempla varios factores “causas” que están directamente
relacionados con el problema que se está analizando, ya sea porque influyen o
afectan , como se muestra en la figura 6. Al eje horizontal van llegando líneas
oblicuas parecidas a la espina de un pez que representan las causas, a su vez
cada una de estas líneas que representan un
causa, reciben otras líneas perpendiculares que representan las causas
secundarias, formando un grupo de causas de naturaleza común.

Figura 6. Diagrama
Ishikawa

Principales beneficios:

 Ayuda pensar en las causas reales de un problema y no solo en las obvias o


simples
 Amplia la visualización de un problema
 Motiva la discusión grupal.
 Ayuda a identificar soluciones, tomar decisiones, y realizar plan de acciones

Árboles de decisión

Los árboles de decisión es una técnica que permite analizar decisiones basadas
en el uso de resultados y probabilidades. Los árboles de decisiones son la forma
de representación más conocida para la esquematización de problemas de
decisión, la información se representa de forma fácil de comprender y visualizar
posibles alternativas para tomas una decisión. En estos esquemas se observan
alternativas, eventos, posibles resultados, y la secuencia de las decisiones. Como
se muestra en la figura 7.
Figura 7. Árbol de decisión.

Modelos de toma de decisiones y solución de problemas

Modelo de D’ Zurilla y Goldfried.

En el modelo de D´Zurilla y Goldfried se consideran dos dimensiones:

Una orientación al problema.

Donde contiene las creencias sobre el dominio que ejerce el individuo sobre la
solución del problema. Pero también incluye dos aspectos que se basan en la
teoría de autoeficacia:

La creencia en la autoeficacia en la resolución de los problemas. Basada en la


expectativa de eficacia.

La creencia que los problemas de la vida se pueden resolver. Basada en la


expectativa de resultado.

La orientación al problema puede ser positiva o negativa

La orientación positiva al problema puede generar los siguientes aspectos: Los


problemas los visualiza como retos.
Genera optimismo al saber que todos los problemas tiene una solución. Saber que
se tiene capacidad para el enfrentamiento de los problemas.

Ser consciente y estar dispuesto a invertir tiempo y esfuerzo en su solución.

La orientación negativa al problema implica ver los problemas como amenazas.


Dudar de las habilidades para solucionarlos.

Surgimiento de estrés y frustración cuando están frente al problema

Estas dos orientación sirven para en el caso de la positiva a que problema induce
al sujeto a enfrentarse a él, por otro lado la orientación negativa le prepara para
evitarlo.

Este modelo propone un proceso para la solución de problemas: Definición del


problema.

 Desarrollo de soluciones y alternativas.


 Toma de decisiones y su ejecución.
 Evaluación de resultados
 Reiniciar el proceso

Modelo racional de L Taylee

1. Este modelo propone siete pasos:


2. Definición y diagnóstico del problema
3. Establecimiento de metas
4. Búsqueda de soluciones alternativas
5. Comparación y evaluación de soluciones alternativas.
6. Selección entre soluciones alternativas
7. Implementación de la solución seleccionada
8. Seguimiento y control.

Trabajo futuro

Creación e implementación de manual de solución de problemas y tomas de


decisiones.

Objetivo

Crear un manual que contenga las herramientas que puede aplicar para una
toma de decisiones, así como la facilitación de la solución a problemas

Conclusiones

La solución de problemas y toma de decisiones son importantes para las


organizaciones ya que nos ayuda a la identificación de problemas y su posibles
soluciones. Si no se analiza correctamente un problema que se pretende resolver
puede llevarnos a tomar una mala decisión que puede afectar en aspectos
financieros, de tiempo, dependiendo del área a que se está enfocando.

La solución de problemas y la toma de decisiones son un proceso que aumenta


las posibilidades de tomar decisiones más eficientes y eficaces, esto se debe a
que se pueden identificar y evaluar los problemas involucrando a personas para
profundizar el análisis