Manual Del Alumno Sap - Unidad de Aprendizaje Ii PDF

MANUAL DEL ALUMNO SOFTWARE SAP ERP
MANUAL DEL ALUMNO

SOFTWARE SAP ERP
UNIDAD DE APRENDIZAJE II
Módulo financiero
1
Material elaborado en el Área Administración y Negocios de la Vicerrectoría

Académica de pregrado INACAP, T&V Consultores Ltda. y la docente de
INACAP sede Santiago Centro Yasna Montenegro Fernández.
Esta publicación fue elaborada por Universidad Tecnológica de Chile INACAP en el año 2014.
Prohibida su reproducción total o parcial sin la autorización del autor.
Esta obra es de uso exclusivo de alumnos y docentes del Sistema Integrado de Educación Superior de INACAP, con fines estrictamente
académicos y no comerciales.
MANUAL DEL DOCENTE SOFTWARE SAP ERP por Universidad Tecnológica de Chile INACAP se distribuye bajo una Licencia Creative
Commons Atribución-NoComercial-SinDerivar 4.0 Internacional.
2
Contenido
UNIDAD DE APRENDIZAJE II .................................................................................................................. 7
I. SOCIEDAD FI ................................................................................................................................. 8
Características ............................................................................................................................. 8
Mandante .................................................................................................................................... 9
Definición de una sociedad ....................................................................................................... 10
Parámetros globales.................................................................................................................. 10
Segmento .................................................................................................................................. 10
II. SOCIEDAD CO ............................................................................................................................ 12
Características ........................................................................................................................... 12
Tareas de la Gestión Financiera ................................................................................................ 13
Tareas de Controlling ................................................................................................................ 16
Contabilidad de clase de costo .................................................................................................. 16
Integración ................................................................................................................................ 19
III. GBI: Estructura para la contabilidad financiera ....................................................................... 23
Datos maestros ......................................................................................................................... 23
Plan de Cuentas ......................................................................................................................... 24
Integración en CO ...................................................................................................................... 25
Cuentas de mayor ..................................................................................................................... 25
Cuentas Asociadas ..................................................................................................................... 27
Cuentas de acreedores .............................................................................................................. 28
Cuentas de deudores ................................................................................................................ 28
Cuentas de clientes ................................................................................................................... 29
Cuentas de proveedores ........................................................................................................... 29
IV. ACTIVOS FIJOS .......................................................................................................................... 30
Cuentas de Activos Fijos ............................................................................................................ 31
Clase de activos fijos ................................................................................................................. 31
Crear registro maestro de activos fijos ..................................................................................... 34
Crear varios registros de activos fijos similares ........................................................................ 34
3
Subnúmero de activo fijo .......................................................................................................... 35

Centros de Costos ..................................................................................................................... 36
Centros de costos y jerarquía estándar..................................................................................... 36
EJERCICIOS PRACTICOS N°1 SEGUNDA UNIDAD ................................................................................. 37
Módulo Financiero .............................................................................................................................. 37
EJERCICIO 1: Crear cuenta de mayor central ................................................................................ 38
EJERCICIO 2: Crear cuenta de mayor en el plan de cuentas ............................................................... 44
EJERCICIO 3: Crear cuenta de mayor en el segmento de sociedad .................................................... 47
EJERCICIO 4: Crear cuenta de mayor en base a datos ya existentes .................................................. 51
EJERCICIOS PRACTICOS N°2 SEGUNDA UNIDAD ................................................................................. 55
Módulo Financiero .............................................................................................................................. 55
EJERCICIO 1: Visualizar plan de cuentas .............................................................................................. 56
EJERCICIO 2: Mostrar plan de cuentas como índice de cuentas ......................................................... 60
EJERCICIO 3: Visualizar cuentas de mayor........................................................................................ 62
EJERCICIO 4: Visualizar cuentas de acreedor en la Sociedad ........................................................... 65
EJERCICIO 5: Copiar con modelo un acreedor que existe en una Sociedad (Dallas Bike) ................... 69
EJERCICIO 6: Modificar cuentas de acreedor y visualizar las modificaciones ................................... 75
EJERCICIO 7: Crear un dato maestro de deudor................................................................................ 80
EJERCICIO 8: Creación de centro de costo para activo fijo................................................................ 85
EJERCICIO 9: Crear dato maestro para activo fijo ............................................................................ 89
EJERCICIO 10: Crear muchos datos maestros de activos fijos simultáneamente ............................ 95
EJERCICIO 11: Modificar datos maestros de activos fijos y visualizar modificaciones ................... 101
EJERCICIO 12: Crear sub-números de activos fijos ........................................................................... 106
EJERCICIOS PRACTICOS N°3 SEGUNDA UNIDAD ............................................................................... 111
Módulo Financiero ............................................................................................................................ 111
EJERCICIO 1: Crear una clase de costo .............................................................................................. 112
EJERCICIO 2: Crear un centro de costo ............................................................................................ 115
EJERCICIO 3: Área de Jerarquía para centro de costo. .................................................................... 118
UNIDAD DE APRENDIZAJE II .............................................................................................................. 120
4
I. DOCUMENTOS CONTABLES............................................................................................................ 121

Clase de documentos ........................................................................................................................ 122
Clases de documentos estándar importantes................................................................................... 124
II. ALTA DE ACTIVO FIJO .................................................................................................................... 125
ALTA DE ACTIVO FIJO : Cambios en los registros maestros .............................................................. 126
Visualizar documentos ...................................................................................................................... 127
Anular documentos ........................................................................................................................... 128
Contabilización de anulación normal, contabilización negativa ....................................................... 130
Cuentas de mayor especial ............................................................................................................... 131
EJERCICIO 1: Transferir fondos a una cuenta de banco .................................................................... 134
EJERCICIO 2: Visualizar documento en cuenta de mayor ................................................................. 137
EJERCICIO 3: Contabilizar compra de suministros de oficina. ........................................................... 141
EJERCICIO 4: Visualizar los saldos de una cuenta de mayor ............................................................. 144
EJERCICIO 5: Modificar un documento en la Gestión Financiera...................................................... 147
EJERCICIO 6: Visualizar modificaciones a un documento de Gestión Financiera ............................. 151
EJERCICIO 1: Contabilizar una factura de acreedor .......................................................................... 155
EJERCICIO 2: Contabilizar una factura de deudor ............................................................................. 159
EJERCICIO 3: Contabilizar un pago a acreedores............................................................................... 163
EJERCICIO 4: Anular un documento en la Gestión Financiera.......................................................... 171
EJERCICIO 5: Contabilizar un alta de activos fijos y visualizar Asset Explorer en el dato maestro ... 175
EJERCICIO 1: Ejecutar un reporte de finanzas ................................................................................... 185
EJERCICIO 2: Crear una variante para el balance .............................................................................. 187
EJERCICIO 3: Ejecutar un reporte de centros de costo ..................................................................... 192
5
EJERCICIO 4: Ejercitando SAP LIST VIEWER ....................................................................................... 196

EJERCICIO 5: Ejecutar un reporte de patrimonio de activos fijos ..................................................... 200
EJERCICIO 6: Ejecutar un cuadro de activos fijos .............................................................................. 202
6
Módulo financiero
Software SAP ERP
Aprendizajes esperados: Interpreta las transacciones financieras de la empresa para

generar informes contables a través del uso de software ERP, analizando en equipo el
resultado obtenido, para dar soporte a la toma de decisiones.
CRITERIOS DE EVALUACION
2.1.1. Relaciona la operatoria lógica del módulo financiero, considerando la estructura del software ERP
7
I. SOCIEDAD FI
Características
 La Sociedad FI Representa la mirada legal y/o organizacional de una empresa.
 Conforma un marco que soporta las actividades del negocio en la manera deseada
por la administración.
 Permite la colección precisa y organizada de la información del negocio.
 Soporta el desarrollo y presentación de información relevante que permita y apoye

las decisiones del negocio.
FI es sin duda uno de los módulos más importantes de SAP ERP. El diseño del sistema está
basado en la perspectiva contable, donde la sociedad FI es el centro o columna vertebral
del sistema. Está diseñado para atender todos los procesos financieros y contables de una
8
organización. Dentro de este módulo, la información financiera está disponible para

cualquier revisión en tiempo real.
La funcionalidad de tiempo real de los módulos de SAP permite que la toma decisiones y
la planificación sean más acertadas. El módulo FI se integra con otros módulos de SAP
como MM (Gestión de Materiales), PP (Planificación de la Producción), SD (Ventas y
Distribución), PM (Mantenimiento de Planta) y PS (Gestión de Proyectos).
El módulo FI también se integra con HCM (Gestión de Recursos Humanos) que incluye PA
(Administración de Personal), PT (Gestión de Tiempos), PY (Nómina), Gestión de Gastos de
Viajes.
Cuando una transacción en el sistema genera un documento y este tiene un impacto

contable, el documento contable es generado automáticamente, como así mismo cuando
corresponde los documentos de gestión. Esto se lleva a cabo principalmente a través de la
parametrización de las tablas de determinación de cuentas.
En el contexto de la estructura organizativa de SAP, LA Sociedad FI depende de una

entidad previa denominada mandante.
Mandante
El mandante es el nivel más alto en la jerarquía del sistema SAP ERP. En términos
empresariales, el mandante es el equivalente a un grupo corporativo o holding y la
Sociedad FI es la estructura básica que representa una unidad jurídicamente
independiente que debe presentar Balances y Estados de Resultados. Habrá tantas
sociedades FI en el sistema como empresas independientes tenga el Holding.
9
Definición de una sociedad
- Clave de la sociedad de 4 caracteres

- Sociedad
- Ciudad
- País
- Moneda
- Idioma
- Dirección
Parámetros globales
- Plan de Cuentas
- Ejercicio
- Valores propuestos de la sociedad
Segmento
La empresa podría eventualmente requerir balances y estados de resultados por unidades

diferentes a la sociedad financiera. Para esto SAP provee, entre otros, los conceptos de:
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 División
 Centro de beneficio
 Segmento
División: Son áreas de operación independientes dentro de una organización que se

pueden utilizar para todas las sociedades.
Centro de Beneficio: Permite tener un balance y un estado de resultados por unidades de

negocios.
Segmento: Conforme a los principios contables internacionales (IFRS 8 y SFAS 131), las
empresas deben proporcionar información en sus informes sobre los resultados
financieros de los segmentos operativos.
Los segmentos constituyen campos o áreas de negocio principales como por ejemplo:
Para el caso de GBI: Bicicletas y accesorios
11
II. SOCIEDAD CO
Características
 Es la estructura más alta para la contabilidad de gestión, la cual puede tener

asignadas tantas sociedades financieras como el modelo empresa lo requiera.
 La única condición exigida por el sistema es que estas sociedades financieras

compartan el mismo plan de cuentas.
 Representa la vista legal y/u organizacional de una empresa.
 Da el marco que soporta las actividades del negocio de la manera deseada por los
gerentes.
 Permite la recolección acuciosa y organizada de la información de la empresa.
 Da soporte al desarrollo y presentación de información relevante en orden a

respaldar la toma de decisiones.
12
Tareas de la Gestión Financiera
El control de toda empresa y la integración de la información financiera son básicos para

tomar decisiones estratégicas. SAP ERP permite realizar un seguimiento centralizado de
los datos de gestión financiera dentro de un marco internacional integrado por varias
empresas, idiomas, monedas y planes de cuentas.
La función de la gestión financiera cumple los estándares de contabilidad internacional,

como GAAP e IAS. Además cumple los requisitos legales locales de muchos países y refleja
totalmente los cambios contables y legales derivados del nuevo mercado común europeo
y la unificación de monedas.
13
Gestión Financiera gira en torno al Libro Mayor, al tratamiento de deudores y acreedores

y a la contabilidad de activos fijos.
Libro Mayor: Contiene un registro de todas las operaciones comerciales relevantes para la
contabilidad que afectan las cuentas de mayor desde una perspectiva empresarial. Todos
los libros mayores se estructuran en función de un plan de cuentas.
El plan de cuentas contiene definiciones estructuradas de todas las cuentas de mayor en

el libro mayor. Estas definiciones incluyen básicamente el número de la cuenta, el nombre
de la cuenta y la clasificación de la cuenta de mayor como cuenta de Balance o cuenta de
Pérdidas o Ganancias. Para una mayor claridad, el libro mayor contiene a menudo sólo
contabilizaciones colectivas. En estos casos, los datos de contabilización se representan de
14
distinto modo en los llamados libros auxiliares, que transfieren sus datos comprimidos al
libro mayor. Las cuentas asociadas enlazan los libros auxiliares con el libro mayor en
tiempo real.
La contabilidad de acreedores registra las operaciones comerciales relativas a las

relaciones con los proveedores. Muchos de sus datos provienen de la gestión de
aprovisionamiento.
La contabilidad de deudores registra las operaciones comerciales relativas a las relaciones

con los clientes. Muchos de sus datos provienen de la gestión de pedidos.
La contabilidad bancaria da soporte a la contabilidad de flujos de caja y se lleva a nivel de

cuentas de mayor.
La contabilidad de Activos Fijos registra todas las operaciones comerciales relativas a la

gestión de activos fijos. Todas las contabilizaciones que se ejecutan para el activo fijo
(adquisiciones, bajas, amortizaciones, etc.) se registran dentro de la sociedad asignada.
SAP da soporte para la valoración con distintos enfoques de los activos. Por ejemplo:
Balance contable, fiscal, normas paralelas, etc.
El libro Mayor se gestiona a nivel sociedad, en el que la ley solicita los balances y los
Estados de Resultado.
15
Tareas de Controlling
Controlling tiene asignada la tarea de registrar en detalle todos los gastos e ingresos
relacionados con la empresa para proporcionar información más exacta acerca de la
utilización de los costos y los activos fijos en la empresa.
Contabilidad de clase de costo
Proporciona toda la información relacionada con costos y beneficios de la organización.
Este módulo está plenamente integrado con FI, por lo que todos los asientos contables se
actualizan automáticamente desde FI (Contabilidad Financiera) a CO. Los elementos de
costos son la base para la contabilidad de costos, ya que la Contabilidad de Centros de
16
Costo proporciona información relacionada con los costos del negocio. Los Centros de
Costo dentro de SAP son normalmente asignados a departamentos concretos o a
managers responsables de ciertas áreas de la empresa. Marketing, Compras, Recursos,
Finanzas, Facilities, IT, Administración, Legal, Pedidos e incluso Calidad son normalmente
gestionados con Centros de Costos. Además, los Centros de Costo específicos son
usualmente creados para cada área funcional, permiten al usuario ver los costos de cada
cuenta asignada a un elemento de costo.
El Controlling de gastos generales se centra en asumir los costos que no se pueden asignar
directamente a los bienes y servicios de una empresa y cuando sea posible, imputarlos
basándose en la relación causa-efecto. Estos costos se asignan, por ejemplo, a centros de
costos u órdenes CO. Por lo tanto, los centros de costo proporcionan información acerca
del punto de la empresa en la que se produjeron los costos. Esto significa que dentro del
marco del proceso de planificación no sólo se pueden planificar costos, sino también
servicios internos. Además, se pueden utilizar también para calcular precios de clase de
actividad. Si a lo largo de los años los centros de costos prestan servicios a otros centros
de costos o al área de valor añadido de la empresa, los servicios, evaluados con precios, se
asignarán a los receptores correspondientes (consumidores).
Al final del período, los saldos de los objetos de gastos generales se determinan e imputan
al Controlling de costos del producto o al Controlling de ventas y resultados. Así pues, el
Controlling de gastos generales estudia la causa de los costos en las áreas funcionales de
la empresa. La parte correspondiente a los gastos generales ha aumentado rápidamente
en muchas empresas. Mientras que se ha logrado un gran avance en el Controlling de
costos y la optimización de procesos en las áreas de producción, los gastos generales
siguen sin ser demasiado transparentes, lo cual quiere decir que sigue siendo difícil
evaluar a qué se deben dichos costos.
17
La contabilidad de costos por procesos dentro del Controlling de gastos generales

proporciona un acceso fácil a otros métodos para costes de imputación multifuncionales
orientados a los procesos.
El Controlling de costos del producto asimila los costos de creación de bienes y servicios
(y, en algunos casos, los ingresos derivados de ellos), y los liquida en Gestión financiera o
en el Controlling de ventas y resultados. De este modo, registra el motivo por el que se
producen los costos antes de liquidarlos en los resultados. Se utiliza para calcular y evaluar
los costos de producción de un producto y de los costos o ingresos derivados de la
prestación de un servicio o la ejecución de un proyecto (tanto planificado como real).
Esto significa que proporciona las herramientas para realizar un amplio análisis de los
procesos de valor añadido en una empresa.
La cuenta de resultados se utiliza para la planificación de la empresa y para visualizar el

grado de éxito de la empresa. Aquí se observan dos vistas principales: Por un lado, la”vista
externa” del mercado para analizar segmentos de mercado (cuenta de resultados); por el
otro lado, la “vista interna” de partes individuales de la empresa responsable del beneficio
(contabilidad de centros de beneficio). La cuenta de resultados se centra en el análisis de
los beneficios a partir de las actividades de la empresa en el mercado externo.
Ofrece la posibilidad de confirmar el grado de rentabilidad de la empresa en distintos

segmentos del mercado (modalidad de inversión, cliente, etc.) y cómo evoluciona este
dato a lo largo del tiempo. Cuando se instala la contabilidad de centros de beneficio, se
asigna un centro de costo concreto a cada objeto por el que se producen gastos e ingresos
en el sistema.
18
La contabilidad de centros de beneficio analiza el éxito de las subdivisiones de la empresa

que son responsables del beneficio. Puede visualizar el mercado interno de la propia
empresa, sobre todo gracias a la función "enfoques de valoración paralela y precios de
transferencia’’ Cuando se contabilizan datos en un objeto al que se ha asignado un centro
de beneficio, los datos se transfieren automáticamente a la contabilidad de centros de
costo como datos estadísticos. De este modo, los datos reales de los objetos asignados se
actualizan en la contabilidad de centros de beneficio.
Integración
En los distintos procesos de tipo empresarial, como de compra a pago (compras), de plan
a producto (producción) y de pedido a caja (ventas), es necesario visualizar los flujos de
valor y cantidad internos y externos de forma claramente diferenciada. De entre los
distintos componentes financieros, se visualizan los flujos de cantidad de servicios y costos
19
que se necesitan para una gestión financiera eficaz. El componente de aplicación Gestión
financiera de SAP ERP Financials es una fuente primaria de datos para Controlling. La
mayoría de contabilizaciones de gastos relacionadas con el libro mayor dan lugar a una
contabilización de costos en Controlling. Estas contabilizaciones en las cuentas de gastos
del libro mayor pueden ser partidas individuales, o bien pueden ser creadas por
contabilizaciones de acreedores o contabilizaciones de amortizaciones a partir de la
contabilidad de activos fijos o de otras aplicaciones de SAP ERP. De este modo, las
contabilizaciones de gastos e ingresos en Gestión financiera, por ejemplo, dan lugar a
costos e ingresos en Controlling, con lo que se facilita el objeto de imputación
correspondiente. Los costos individuales atribuibles directamente se contabilizan en el
objeto de costo en el Controlling de costos del producto por el que se han producido los
costos (costos individuales de órdenes de producción, pedidos de cliente, etc.)
La orden CO es una herramienta financiera muy flexible que se puede utilizar de muchas
formas distintas para documentar los costos y, a veces, también los ingresos. Las órdenes
CO se utilizan para planificar, supervisar e imputar costos por tareas internas.
Los gastos generales que no se pueden atribuir directamente se contabilizan primero en el

área de responsabilidad correspondiente, el centro de costo, a partir de donde se
contabilizan en objetos de costo mediante distintos procedimientos siguiendo una
relación causa-efecto. Tradicionalmente, los gastos generales se imputan de los centros de
costo a los objetos de costo mediante distintos métodos, como los recargos de gastos
generales y las facturaciones de actividad. Por contra, la contabilidad de costos por
procesos asigna los costos a procesos empresariales y no es importante qué unidad
organizativa ha generado los costos.
20
Un proceso es un objeto multifuncional que puede obtener recursos de todos los centros
de costo de una sociedad CO. Del mismo modo, se puede realizar una contabilización
directa de ingresos desde Gestión financiera en la cuenta de resultados o, por ejemplo, en
un objeto de costo susceptible de generar ingresos (por ejemplo, un proyecto o un pedido
de cliente). Además, se puede producir un flujo de retroceso desde Controlling a Gestión
financiera si los costos de fabricación se activan como productos elaborados o trabajo en
curso.
Con la cuenta de resultados se puede analizar la rentabilidad de segmentos del mercado

externo. Estos segmentos se pueden definir por productos, clientes, áreas geográficas y
otras características, en función de las unidades organizativas internas, como sociedades o
divisiones. La finalidad de la cuenta de resultados es dar soporte a dirección, ventas,
marketing, planificación y otros grupos dentro de la organización proporcionando
herramientas orientadas al mercado para la toma de decisiones.
Con el análisis de centro de beneficio se pueden analizar las pérdidas y ganancias internas
de los centros de beneficio. Esto permite evaluar distintas áreas o unidades de la empresa
con balances y cuentas P y G independientes. Los centros de beneficio se pueden
estructurar por regiones (subsidiarias, centros), funciones (fabricación, ventas) o
productos (grupos de productos, modalidades de inversión).
Con la contabilidad de centros de beneficio se puede acceder a aspectos internos de la

rentabilidad. Esta vista interna de la rentabilidad permite medir el éxito de un centro de
beneficio concreto a partir de los objetivos de rentabilidad de cada área de
responsabilidad. La contabilidad de centros de beneficio puede presentar informes acerca
de determinadas posiciones de balance, como activos fijos, créditos/obligaciones,
21
inventarios de materiales y trabajo en curso. Esto permite determinar ciertos ratios

financieros como ROI (rendimiento de la inversión).
También se integran en Controlling otras soluciones SAP, como SAP ERP Human Capital
Management y los procesos logísticos (aprovisionamiento, gestión de pedido de cliente,
producción o sistema de proyectos). La asignación de empleados en SAP ERP HCM a
determinados centros de costo permite imputar directamente a los centros de costo los
costos asociados a la nómina de personal y a la planificación de costos de personal. Del
mismo modo, los gastos en tiempo real o las contabilizaciones de costos en Gestión
financiera y Controlling se crean a raíz de determinados movimientos de mercancías en los
procesos logísticos. Por ejemplo, una salida de mercancías para una orden de fabricación
genera costos directos para la orden, mientras que al mismo tiempo se contabiliza
automáticamente un consumo de mercancías (pérdidas y ganancias) respecto al stock
(balance) en Gestión financiera.
22
III. GBI: Estructura para la contabilidad financiera
Datos maestros
23
Plan de Cuentas
Es una variante que contiene la estructura y la información básica sobre las cuentas de
mayor se requieren tres pasos para crear y utilizar un plan de cuentas:
1. Definir el plan de cuentas.
 El plan de Cuentas se define con un ID de 4 caracteres.
2. Definir las propiedades del plan de cuentas.
 El plan de Cuentas se define con un ID de 4 caracteres.
 El usuario define los componentes del plan de cuentas. (Idioma, longitud

del Nro. de cuenta de mayor, etc)
3. Asignar el plan de cuentas a sociedades.
 El plan de cuentas se debe asignar a cada sociedad para que ésta pueda
comenzar a crear las cuentas de mayor en él.
Información General
 Idioma de actualización.
 Longitud del número de cuenta mayor (puede ser de entre 1 y 10 dígitos).
24
Integración en CO
 Creación automática o manual de elementos
Consolidación
 Plan de cuenta de grupo
Cada sociedad debe tener asignado un plan de cuentas para poder operar contablemente.
Un mismo plan de cuentas puede ser asignado a varias sociedades (Principio de Variante).
Cuentas de mayor
25
Todas las sociedades que quieren utilizar una cuenta del plan de cuentas asignado deben
crear un segmento de sociedad propio.
Como el número y el nombre de la cuenta, se actualizan en el segmento plan de cuentas,

la cuenta tiene el mismo número y nombre en todas las sociedades asignadas.
La Gestión financiera gira en torno al libro mayor (LM), al tratamiento de deudores y

acreedores, y a la contabilidad de activos fijos.
El libro mayor contiene un registro de todas las operaciones comerciales relevantes para
la contabilidad que afectan a cuentas de mayor desde una perspectiva empresarial. Todos
los libros mayores se estructuran en función de un plan de cuentas.
26
El plan de cuentas contiene definiciones estructuradas de todas las cuentas de mayor en

el libro mayor. Estas definiciones incluyen básicamente el número de cuenta, el nombre
de la cuenta de mayor y la clasificación de la cuenta de mayor como cuenta de pérdidas y
ganancias o cuenta de balance.
Cuentas Asociadas
Para una mayor claridad, el libro mayor contiene a menudo sólo contabilizaciones
colectivas. En estos casos, los datos de contabilización se representan de distinto modo en
los llamados libros auxiliares, que transfieren sus datos comprimidos al libro mayor. Las
cuentas asociadas enlazan los libros auxiliares con el libro mayor en tiempo real. En
cuanto se realiza una contabilización en una cuenta de contabilidad auxiliar, la misma
contabilización se realiza en la cuenta asociada correspondiente en el libro mayor.
Las Cuentas asociadas son cuentas de mayor asignadas a registros maestros de

interlocutor comercial para registrar todas las operaciones en el libro auxiliar.
27
Todas las contabilizaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar se contabilizan

automáticamente en las cuentas asociadas asignadas.
Puede definir una cuenta de mayor como una cuenta asociada registrando una de las
siguientes clases de cuenta en el campo Cuenta asociada para clase de cuenta:
 D para deudores
 K para acreedores
La cuenta asociada solo será válida entonces para la clase de cuenta especificada.
Las cuentas asociadas típicas son las cuentas DEUDORES y ACREEDORES.
Cuentas de acreedores
Registra los asientos contables generados como resultado de la actividad de compras a

proveedores. Se generan, además, asientos automáticos en el Libro Mayor. La
funcionalidad de este módulo también permite la automatización de pagos a través de
diferentes hitos predefinidos.
Cuentas de deudores
Responsable de gestionar la contabilización generada como resultado de las ventas a

clientes. Los asientos contables se actualizan automáticamente en el Libro Mayor. Dentro
de este sub-módulo se pueden sacar históricos de deudas y análisis de clientes específicos.
28
Está integrado con el Libro Mayor (FI-GL), Ventas y Distribución (SD) y Libro de Caja.
Cuentas de clientes
 Cuentas por cobrar (FI-AR)
– Información con respecto a los clientes (ventas y pagos realizados).

– Integración sustantiva e importante entre Ventas y Distribución (SD) y
Contabilidad Financiera (FI).
Cuentas de proveedores
 Cuentas por Pagar (FI-AP)
– Información con respecto a los proveedores (compras y pagos realizados).

– Integración sustantiva e importante entre Administración de Materiales
(MM) y Contabilidad Financiera (FI).
29
IV. ACTIVOS FIJOS
30
Cuentas de Activos Fijos
La Contabilidad de activos fijos (AA) registra todas las operaciones comerciales relativas a
la gestión de activos fijos. Todas las contabilizaciones que se ejecutan para el activo fijo
(adquisiciones, bajas, amortizaciones, etc.) se registran dentro de la sociedad asignada. A
menudo, las listas de activos fijos y los movimientos deben evaluarse de distinta forma
para fines diferentes, por ejemplo, deberían utilizarse enfoques de valoración distintos
para:
 Balance comercial de una cuenta según las necesidades regionales.

 Balances contables para fines fiscales (siempre que se permita otra valoración).
 Contabilidad interna (cálculo del coste).
 Normas de contabilidad paralela para el saldo de cuentas en grupo.
Clase de activos fijos
31
Los activos se asignan a clases de activos fijos.
Las clases de activos fijos constan de una sección de datos maestros y una sección de
datos de valoración.
Las clases de activo fijo se crean a nivel mandante. También se asignan al menos a un plan
de valoración, para permitirle completar la clase de activos fijos con valores propuestos
para las condiciones de amortización para cada área de valoración.
Para cada área de valoración puede proponer los atributos de amortización para los AF y
puede elegir que el sistema los especifique. Si los propone, éstos pueden sobrescribirse si
es necesario.
También se puede vincular una clase de activos fijos a diversos planes de valoración. Esto
permite contar con un catálogo de clases globalmente uniforme a pesar de las diferentes
áreas de valoración.
32
La clase de AF es el principal criterio para clasificar los activos. En otras palabras cada
activo se asigna sólo a una Clase de Activos. Se pueden especificar ciertos parámetros de
control y valores propuestos para el cálculo de la amortización y otros datos maestros en
cada clase de activos fijos.
33
Crear registro maestro de activos fijos
Crear varios registros de activos fijos similares
34
Subnúmero de activo fijo
35
Centros de Costos
Estructura organizativa como jerarquía estándar
Centros de costos y jerarquía estándar
36
EJERCICIOS PRACTICOS N°1

SEGUNDA UNIDAD
Módulo Financiero
Criterios de evaluación
2.1.1. Relaciona la operatoria lógica del módulo financiero, considerando la estructura del software
ERP
37
EJERCICIO 1: Crear cuenta de mayor central
Finanzas► Gestión Financiera► Libro Mayor ►Datos Maestros ► Cuentas de Mayor ►

Tratamiento Individual► FS00 - Central
Hacer doble click en opción FS00-Central
El sistema mostrará la siguiente pantalla:
38
 En el campo Cta. Mayor ingresar la cuenta a crear según el siguiente formato:

100###. Donde ### = número de grupo.
 En el campo Sociedad ingresar la sociedad que le corresponda según curso y sede.
 Hacer click en el botón (crear)
39
A continuación se habilitarán los siguientes campos de la pantalla:
 En el campo Grupo de cuentas, elegir grupo LA (Activos líquidos)

 Marcar campo Cuenta de Balance
 En Texto Breve ingresar Banco
 En Texto explicativo ingresar Banco Inacap ### (según el nro. De grupo)
El resultado será el siguiente:
40
A continuación hacer click en la pestaña , y aparecerá la siguiente

pantalla:
 Moneda de la cuenta : USD

 Marcar flag Saldos solo en moneda local
41
 Marcar flag Visualización partidas individuales

 Clave de clasificación : 001
42
A continuación click en pestaña , y aparecerá la siguiente pantalla:
 En campo Grupo status campo ingresar : ZGBS

 Marcar flag : Relevante para movimiento caja
Una vez rellenados los campos indicados, hacer click en botón (grabar)
El sistema responderá:
Después click en para volver al menú de entrada SAP Easy
43
EJERCICIO 2: Crear cuenta de mayor en el plan de cuentas
Finanzas► Gestión Financiera► Libro Mayor ►Datos Maestros ► Cuentas de

Mayor ► Tratamiento Individual► FSP0 – En el plan de cuentas
Hacer doble click en opción FSP0-En el plan de cuentas.
El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberán ser llenados los campos
indicados:
44

101###. Donde ### = número de grupo
 En el campo Plan de Cuentas ingresar GL00
A continuación se habilitarán los siguientes campos de la pantalla:
 En el campo Grupo de cuentas, elegir grupo LA (Activos Líquidos)

 Marcar campo Cuenta de Balance
 En Texto Breve ingresar Banco
 En Texto explicativo ingresar Banco Inacap-2 ### (según el nro. De grupo)
45
El resultado será el siguiente:
46
EJERCICIO 3: Crear cuenta de mayor en el segmento de sociedad

Tratamiento Individual► FSS0 – En la sociedad
Hacer doble click en opción FSS0 – En la sociedad
47
El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberán ser llenados los campos
indicados:

 Moneda de la cuenta : USD
 Marcar flag Saldos solo en moneda local
 Marcar flag Visualización partidas individuales
 Clave de clasificación : 001
48
A continuación hacer click en la pestaña, y aparecerá la siguiente

pantalla, en la que se deberán llenar los siguientes datos:
 En campo Grupo status campo ingresar : ZGBS

 Marcar flag : Relevante para movimiento caja
49
50
EJERCICIO 4: Crear cuenta de mayor en base a datos ya existentes

Tratamiento Individual► FS00 - Central
Hacer doble click en opción FS00-Central
El sistema mostrará la siguiente pantalla:
51

102###. Donde ### = número de grupo
 En el campo Sociedad ingresar la que corresponda.
 Hacer click en el botón (crear con modelo)
El sistema presentará la siguiente pantalla, en la que se debe ingresar el número de la

cuenta con cuyos datos se creará la nueva cuenta, y la sociedad donde está creada la
cuenta que servirá de modelo:
52
Hacer click en el botón
A continuación el sistema mostrará la cuenta recien creada, pero con los datos de la
cuenta utilizada como modelo. Por lo tanto habrá que modificar los datos
correspondientes a la cuenta nueva.
53
En este caso solo modificaremos los datos correspondientes a la descripción de la cuenta.
Los demás datos no serán modificados ya que se trata del mismo tipo de cuenta.
54

SEGUNDA UNIDAD
Módulo Financiero
ERP
55
EJERCICIO 1: Visualizar plan de cuentas
Use el menú de acceso SAP Easy para revisar en un listado del libro mayor, las cuentas de
mayor que son parte de su plan de cuentas. Para cada cuenta, el plan de cuentas contiene
el número de la cuenta, el nombre de la cuenta e información técnica adicional.
Finanzas► Gestión Financiera► Libro Mayor ►Sistema de Información ► Informes de

Libro Mayor (Nuevo) ► Datos Maestros► Plan de Cuentas
En el campo Plan de cuentas, use F4 para encontrar y seleccionar el plan de cuentas

global de GBI (GL00), ingrese 1 en el campo Planes de Cuentas Sin asignar
56
Una vez rellenados los campos indicados, hacer click en botón ejecutar
57
Con los resultados obtenidos, en la siguiente tabla registre los nombres de las cuentas
contables:
58
Una vez realizado esto haga click en este botón para volver al menú principal SAP Easy
Número de Cuenta Nombre de la Cuenta
100000
200100
300000
310000
600000
700000
720300
740300
741500
770000
59
EJERCICIO 2: Mostrar plan de cuentas como índice de cuentas
Finanzas ►Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Sistema de Información ►
Informe de Libro Mayor (Nuevo) ► Datos Maestros► Índice de Cuentas
Ingrese GL00 en el campo Plan de cuentas.
60
Una vez rellenados los campos indicados, hacer click en botón ejecutar
Click en botón Para retornar al menú principal de SAP Easy.
61
EJERCICIO 3: Visualizar cuentas de mayor
Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ► Datos Maestros► Cuenta de Mayor

►Tratamiento Individual ► Central
62
 En el campo Cta. Mayor use F4 para abrir la ventana de búsqueda

En la venta siguiente:
o Ingrese Alternate* en el campo Texto explicativo

o Ingrese EN en Clave de idioma
o Ingrese GL00 en Plan de cuentas
Click en
63
64
EJERCICIO 4: Visualizar cuentas de acreedor en la Sociedad
Al visualizar una cuenta de acreedor se puede comprender sus partes y/o segmentos
generales y de Sociedad.
Finanzas ► Gestión Financiera ► Acreedores ► Datos Maestros► Visualizar
En el campo Acreedores use F4 para abrir la ventana de búsqueda
Vaya a la ventana Acreedores por país /Sociedad:
 Ingrese DALLAS* en el campo Nombre

 Ingrese US00 en el campo Sociedad
65
Click en
66
 Selecciones el Acreedor 103###
Click en
 Marque la casilla Marcar Todo en la barra de herramientas de la transacción
67
Click en aparecerá un mensaje sobre
no haga caso y vuelva a dar Click en
 Ahora puede visualizar las carpetas del acreedor y contestar las siguientes
preguntas:
68
 Cuál es el concepto de búsqueda de su Acreedor?
_________________________________________________________________
 Cuál es la Cuenta Asociada de su Acreedor?
_________________________________________________________________
 Cuál es la Condición de Pago de su Acreedor?
_________________________________________________________________
EJERCICIO 5: Copiar con modelo un acreedor que existe en una Sociedad

(Dallas Bike)
Como sabemos hemos creado tantas Sociedad Financieras como sedes y cursos existen a
lo largo del país, esto quiere decir que nuestras Sociedades no tienen todos los datos
maestros que tiene la Sociedad US00, por lo tanto lo ideal es copiar algunos datos
necesarios para el buen desarrollo de las actividades.
En el caso de un acreedor….
 Vamos a visualizar.
69
 Iniciamos la búsqueda.
70
 Como dato de búsqueda utilizamos el nombre DALLAS*, esto quiere decir que el
sistema buscara todas las coincidencias de acreedores con nombre DALLAS, el
asterisco significa que después de él puede haber cualquier otra cosa.
 Presionamos ENTER…
71
Como vemos en la imagen aparecen muchos acreedores en la Sociedad US00 y que están
numerados de la siguiente manera: 103000, 103001, 103002….103999
Esto quiere decir que SAP en la Sociedad US00 entrega para efectos de la asignatura un
acreedor para cada usuario, entonces podríamos crear con modelo un acreedor para
nuestra Sociedad según corresponda, hay que mencionar que hacer esto tiene mucha
importancia ya que este acreedor es utilizado en actividades que usted verá más adelante.
72
 Vamos a crear con modelo.
 Como aparece en la imagen, va a colocar el acreedor según el usuario que

corresponda y la sociedad que tiene asignada, la copia con modelo la obtiene de la
sociedad US00, presione ENTER Y LUEGO GRABAR…
73
 Al visualizar los acreedores de un determinado curso verá que la Sociedad tiene los
datos necesarios para seguir trabajando.
74
EJERCICIO 6: Modificar cuentas de acreedor y visualizar las modificaciones
Finanzas ► Gestión Financiera ► Acreedores ► Datos Maestros► Modificar
 Ingrese el Acreedor 103### en el campo Acreedor
75
 Ingrese Sociedad #### en el campo Sociedad

 Marque sólo la casilla Gestión de cuenta
Click en
 En el campo Clave de clasificación indique 002
76
 Presione y la modificación quedará grabada.
Para visualizar las modificaciones vuelva a ingresar a la transacción visualizar y siga el

siguiente camino.
77
Entorno ► Modificaciones cta. ► Campos (todos) y podrá visualizar las modificaciones hechas
al dato maestro.
 Modifique también el concepto de búsqueda para facilitar el trabajo de ejercicios

posteriores por GBI-###, donde ### es su número de usuario asignado para esta
asignatura.
78
Ejemplo:
79
EJERCICIO 7: Crear un dato maestro de deudor
Finanzas ► Gestión Financiera ► Deudores ► Datos Maestros► Crear
 Ingrese el Grupo de cuentas DEBI

 Ingrese la Sociedad ####
 Click en
80
 Ingrese los siguientes datos:
o Tratamiento = Empresa
o Nombre = Sea creativo y agregue su número de grupo ###
o Población = Los Ángeles
o País = US
81
o Pase al segmento Sociedad con el botón

o Ingrese la cuenta asociada = 110000
o Ingrese la clave de clasificación = 001
82
 Pase a la pestaña
o Ingrese la condición de Pago = 0002
83
 Presione el botón grabar y el sistema le entregará un mensaje de que el

Deudor fue creado y le dará el número ya que la asignación era interna.
84
EJERCICIO 8: Creación de centro de costo para activo fijo
Para crear un dato maestro de activo fijo debemos crear antes un centro de costo para
posteriormente asignarlo a los activos fijos que necesitemos.
 Vamos a la siguiente ruta:
85
 Figamos la Sociedad CO NA00 si es que anteriormente no la hemos fijado… LUEGO

ENTER
 Utilizaremos del código de centro de CCAF###, recuerde la validez del dato

maestro que está creando, ya que la fecha indicada representa la continuidad en el
tiempo del dato...Presione ahora DATOS MAESTROS
86
 Ahora complete los campos como aparece en la imagen, no olvide que el área de
jerarquía corresponde a su curso, igualmente para la sociedad.
87
POR ULTIMO GRABAR…
88
EJERCICIO 9: Crear dato maestro para activo fijo
Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ► Activo Fijo ► Crear► Activo Fijo
 Seleccionamos la clase de activo fijo y asignamos la sociedad donde queremos

crearlo... …PARA EL EJEMPLO VAMOS A CREAR UN MUEBLE
89
PRESIONAMOS ENTER
90
 Seleccione datos maestros.
 Ingresamos la denominación como aparece en el ejemplo.
91
Vamos a la pantalla dependiente de tiempo
 Agregue el centro de costo.
92
 Por último agregue la valoración o vida útil del bien.
93
 Luego grabe y el sistema le entregará el número del AF.
94
EJERCICIO 10: Crear muchos datos maestros de activos fijos

simultáneamente
Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ► Activo Fijo ► Crear► Activo Fijo
95
 El procedimiento para crear Activos Fijos en cantidades es igual al anterior, sólo

debe indicar la cantidad de Activos en el campo Ctd. Activos Fijos iguales . En este
caso crearemos 10.
Luego al llegar la final de la creación el sistema automáticamente le preguntará si

usted desea actualizar algunos campos de manera individual. Y finalmente vuelve a
grabar y los activos se crearán en forma masiva.
96
 Ingrese los mismos datos del ejercicio anterior y al finalizar le aparecerá la

siguiente pantalla.
 Luego presione el botón Actualizar y el sistema le presentará la siguiente pantalla

donde usted puede modificar las descripciones, centros de costo, etc.
97
 Haga click en el botón Enter y le volverá a aparecer la pantalla :
98
 Para finalizar presione el botón Crear y el sistema le entregará los códigos de los
AF.
99
100
EJERCICIO 11: Modificar datos maestros de activos fijos y visualizar

modificaciones
Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ► Activo Fijo ► Modificar ► Activo

Fijo
 Ingrese a la transacción y busque en el campo Activo Fijo alguno de sus muebles

para modificar.
101
 Presiones Enter
 En la carpeta de Datos Generales modifique la denominación del Activo.
102
 Luego vaya a la carpeta de Valoración y modifique la vida útil a 6 años en ambas

áreas de valoración.
103
 Ahora presione el botón Grabar.
Para visualizar las modificaciones vuelva a ingresar al dato maestro por la

transacción visualizar. Y vaya a:
Entorno ► Documentos de modificación ► Activo Fijo
104
Tendrá una pantalla de visualización de todas las modificaciones realizadas al AF en todos

los campos.
105
EJERCICIO 12: Crear sub-números de activos fijos
Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ► Activo Fijo ► Crear ►

Subnúmero ► Activo Fijo
 Al ingresar a la pantalla, podrá verificar que el sistema no pide una clase de activo,
sino el número de Activo Fijo que actuará como “madre”. Ingrese el mismo número
de Activo utilizado en el ejercicio anterior.
106
 Luego todo el procedimiento es exactamente igual que crear un Activo Fijo. Elija de
acuerdo a lo que ya conoce una denominación (por ejemplo una Silla).
107
 Luego verifique en los Datos Dependientes del tiempo que el sub-número ha

heredado los datos de su “madre”, pero son modificables. Y luego en la carpeta de
Valoración verifique que el sub-número ha heredado los datos de su “madre”, pero
no son modificables.
108
109
 Grabe el sub-número y el sistema le entregará un código donde la Base es igual al

Activo Fijo + un 1
110

SEGUNDA UNIDAD
Módulo Financiero
ERP
111
EJERCICIO 1: Crear una clase de costo
 Está actividad permite crear una clase de costo primaria en el módulo de CO y entender la
relación con la Cuenta de Mayor Financiera.
Vamos a crear una clase de costo en CO
Finanzas► Controlling ► Contabilidad de Clases de Costo ►Datos Maestros ► Clase de

Costo ► Tratamiento Individual ► Crear Primario
 El sistema solicitará la Sociedad CO, ingresar

 Sociedad CO = NA00 y presionar
112
 Luego ingresar
o Clase de Costo = 700###
o Válido desde 01.01.1900 a 31.12.9999
o Usted observará que el sistema inmediatamente nos da un error ya que la
Cuenta de Mayor en FI no está creada. Con sus conocimientos de creación
de cuentas de Mayor, cree primero la Cuenta de Mayor en FI con el código
700### en la Sociedad US00, use la cuenta 700000 de la sociedad ####
como modelo.
o Cambie la denominación de la cuenta a Gastos de Oficina ###
o Luego vuelva a la creación de la clase de costo tal como se indica al
principio del ejercicio.
o Cuando al crear la clase de costo el sistema le solicite el tipo de clase de
costo, debe poner 1 y grabe.
o Con esto habrá creado la clase de costo en CO.
113
NOTA: normalmente esta creación se hace de manera automática por el sistema.

En GBI no está parametrizado así.
114
EJERCICIO 2: Crear un centro de costo
Finanzas► Controlling ► Contabilidad de Centros de Costo ►Datos Maestros ► Centros de

Costo ► Tratamiento Individual ► Crear
 Ingresar:
o Centro de Costo = C.C.###
o Válido desde 01.01.1900 a 31.12.9999
115
 Ingresar los siguientes datos:

o Denominación = ADMINISTRACION
o Descripción = ADMINISTRACION
o Responsable = Su nombre
o Clase de Centro de Costo = W
o Área de Jerarquía = #### (Correspondiente a su ubicación)
o Moneda = USD
116
 Una vez completados todos los campos grabar, si se fija el área de jerarquía
corresponde a un nodo asignado para su curso, lo mismo para la sociedad.
117
EJERCICIO 3: Área de Jerarquía para centro de costo
 Ahora vamos a observar donde queda ubicado nuestro de costo.
118
 Como se aprecia en la imagen nuestro centro de costo debe quedar ubicado en la

Sociedad que corresponde.
119
Módulo financiero
Software SAP ERP
Aprendizajes esperados: Interpreta las transacciones financieras de la empresa para

generar informes contables a través del uso de software ERP, analizando en equipo el
resultado obtenido, para dar soporte a la toma de decisiones.
CRITERIOS DE EVALUACION
2.1.2. Registra la información contable y financiera de acuerdo a los criterios de la empresa.
2.1.3. Interpreta los reportes financieros y de gestión, considerando los criterios de la empresa.
2.1.4. Utiliza el correo electrónico y otras herramientas de comunicación en la red, para interactuar en
contextos profesionales, respetando normas de etiqueta de la Red y velando por aspectos básicos de
seguridad.
120
I. DOCUMENTOS CONTABLES
El sistema SAP funciona sobre la base del principio de documentos: Para cada
contabilización se graba un documento. El documento permanece como unidad completa
en el sistema hasta que es almacenado.
Cada documento se identifica de forma única a través de los siguientes campos:
• Número de documento
• Sociedad
• Ejercicio
Los documentos FI contienen lo siguiente:
• Una cabecera de documento (Información relativa a todo el documento).

• Entre 2 y 999 partidas individuales (Información específica de partida individual).
Puede visualizar los datos detallados para la cabecera del documento y las partidas
individuales.
Dos claves de control importantes:
• Clase de documento para la cabecera de documento.

• Clave de contabilización para las partidas individuales.
El sistema SAP genera como mínimo un documento por cada operación comercial.
Cada documento recibe un número de documento unívoco.

121
El número de documento lo puede asignar :
• El sistema (asignación interna)

• El usuario (asignación externa)
Una operación contable puede crear uno o más documentos. Por ejemplo, cuando la
mercancía llega de un acreedor, se crea un documento de material para registrar los
datos importantes para la gestión de stocks. Un documento contable se crea para
registrar la información financiera, como cuentas de mayor e importes.
Los documento relacionados estan enlazados en el sistema para que el usuario tenga un
resumen de todas las operaciones contables del sistema.
Clase de documentos
122
La clase de documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las

operaciones contables que se contabilizarán, por ejemplo, las facturas de acreedores, los
pagos de deudores, etc. Las clases de documento se definen a nivel del mandante y, por
lo tanto, son válidas para todas las sociedades.
Las clases de documentos suministrados mediante el sistema estándar se pueden

modificar o copiar.
123
Clases de documentos estándar importantes
La clase de documento AB permite las contabilizaciones en todas las clases de cuenta.
En todas las demás clases de documento solo se pueden realizar contabilizaciones en

determinadas clases de cuenta. Por ejemplo, la clase de documento DG, solo permite
contabilizaciones en cuentas de deudor (D) y de mayor (S).
Para transferir documentos de liquidación desde el sistema de liquidación SAP ERP, se

necesita una de las siguientes clases de documento:
 RV, la clase de documento por defecto para documentos de facturación de

gestión de pedidos de cliente (facturas de deudor).
 RE, la clase de documento por defecto para documentos de facturación de la

gestión de materiales (facturas de acreedor).
124
En la asignación de números interna, el sistema asigna a cada documento del módulo de

gestión financiera un nuevo número. En la asignación de números externa, el sistema
transfiere el número del documento de facturación al documento contable siempre y
cuando este número todavía no se haya utilizado.
La mayoría de las veces, el programa de pagos utiliza la clase de documento ZP para las
contabilizaciones automáticas.
II. ALTA DE ACTIVO FIJO
La integración de libros auxiliares con el libro mayor es tan importante como la

integración de las funciones de contabilidad con las de logística.
125
Cada movimiento registrado en las cuentas de activos fijos tiene un efecto directo sobre
las cuentas correspondientes de los libros mayores. Se relaciona igual que deudores y
proveedores mediante cuentas asociadas.
Las cuentas asociadas deben crearse con anterioridad a la creación de los activos y son
asignadas a estos mediante la clase de activos.
ALTA DE ACTIVO FIJO: Cambios en los registros maestros
126
Visualizar documentos
La clave de acceso a los documentos SAP es siempre Número de Documento, Sociedad y

año.
Los usuarios pueden modificar documentos que ya se hayan contabilizado. Sin embargo,
según distintas reglas, solo se pueden modificar campos determinados. Estas reglas
pueden estar predefinidas por el sistema o ser específicas de usuario.
Es posible modificar determinados campos en la cabecera del documento y en las partidas

individuales.
• En la cabecera del documento: Solo se pueden modificar el número de referencia

y el texto de cabecera del documento.
127
• Partidas individuales: El sistema no permite ninguna modificación del importe, la

clave de contabilización, la cuenta o de cualquier otro campo que afecte a la
reconciliación de una contabilización.
Cuando se realiza una modificación a un documento, se graba en el log la siguiente

información:
• El campo que se ha modificado

• Los valores nuevos y antiguos
• El usuario que ha realizado la modificación
• El momento y la fecha de la modificación
Anular documentos
128
Los usuarios pueden cometer errores cuando registran documentos. Por consiguiente, el
documento creado incluirá información incorrecta. Para grabar en log los ajustes, primero
de debe anular el documento. Después se puede volver a registrar correctamente el
documento.
El sistema tiene una función con la que se pueden anular documentos de cuenta de
mayor, de acreedores y de deudores de manera individual o conjunta.
Un documento se puede anular mediante:
• Contabilización de anulación normal

• Contabilización negativa
Al anular un documento, debe introducir un motivo de anulación que explique la

anulación. El motivo de anulación también controla si la fecha de anulación puede diferir
de la fecha de contabilización original.
Los documentos con partidas compensadas no pueden anularse. Primero debe reiniciarse
el documento.
129
Contabilización de anulación normal, contabilización negativa
La contabilización de anulación normal hace que el sistema contabilice el cargo incorrecto

como un abono y el abono incorrecto como un cargo. De este modo la contabilización de
anulaciones normal provoca de este modo un aumento adicional de las cifras de
movimientos.
La contabilización negativa también contabiliza el cargo incorrecto como un abono y el

abono incorrecto como un cargo. Sin embargo, los importes contabilizados no se añaden
a las cifras de movimientos sino que se deducen de las cifras de movimientos de la otra
columna de la cuenta. De esta forma, se recuperan las cifras de movimientos anteriores a
la contabilización incorrecta.
• La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas.
130
• El motivo de la anulación debe estar definido para la anulación negativa.
• Las contabilizaciones negativas también pueden utilizarse para realizar traslados

de contabilización de partidas individuales incorrectas. La partida se elimina de la
cuenta incorrecta a través de una contabilización negativa (las cifras de
movimientos se reinician) y se contabiliza en la cuenta pertinente por medio de
una contabilización normal. Solo puede realizarse con una clase de documento que
permita explícitamente las contabilizaciones negativas.
Cuentas de mayor especial
Las cuentas de mayor especiales (CME) son cuentas asociadas alternativas. Las
operaciones en cuenta de mayor especiales son aquellas operaciones efectuadas en la
contabilidad de deudores y acreedores que se visualizan por separado en el libro mayor y
131
en los libros auxiliares. Puede que esto sea necesario por razones de orden interno, o bien
para determinados informes.
Por ejemplo puede que los anticipos no figuren en el balance junto con deudores y
acreedores por suministros y servicios.
Las operaciones de los libros auxiliares están enlazadas al libro mayor mediante la cuenta
asociada definida en el registro maestro del libro auxiliar. Si las imputaciones del libro
auxiliar se efectúan mediante un indicador CME, las contabilizaciones se realizarán en
cuentas asociadas alternativas (cuentas de mayor especiales) para que estas operaciones
puedan visualizarse por separado.
132

SEGUNDA UNIDAD
Módulo Financiero
133
EJERCICIO 1: Transferir fondos a una cuenta de banco
Este ejercicio permitirá crear un comprobante contable que transfiera fondos de una
cuenta a otra.
Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Contabilización ►Registrar

Documento cuenta de mayor
134
En el texto de cabecera de documento ingrese “TRANSFER OF FOUNDS”
En la primera línea de detalle, ingrese la cuenta 101###(Banco), elija Débito (Debe), e

ingrese 5000 como importe moneda documento.
En la segunda línea ingrese la cuenta 101000 (Cuenta de banco), elija Crédito (Haber) y
5000 como importe moneda documento.
Presione Enter.
Use el botón para ver si la contabilización está correcta.
135
Regrese a la pantalla de ingreso con Luego . Con esto el documento quedará

contabilizado y el sistema le entregará el número de documento.
136
EJERCICIO 2: Visualizar documento en cuenta de mayor
Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Documentos ► Visualizar
137
Seleccione lista de documentos.

Agregue el ejercicio, la fecha y marque el flag, sólo documentos propios.
138
Presione ejecutar
Al estar en esta pantalla, haga doble click sobre el documento que desea ver. En este caso
el 100001748, el sistema mostrará la siguiente pantalla con los datos antes ingresados.
139
Qué son las Claves de Contabilización (CT) 40 y 50?
40_____________________________________________________________
50_____________________________________________________________
Haga click en el botón para ver la cabecera del documento.
Quien creó el documento y cuando?
____________________________________________________________________
140
Presione ENTER para volver a ver el documento:
Visualizar documento: Vista de entrada
EJERCICIO 3: Contabilizar compra de suministros de oficina.
Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ► Contabilización ► Registrar

Documento Cuenta de mayor
141
En el campo Fecha Documento, pulse F4 para seleccionar la fecha de hoy y ponga USD
como moneda actual. Como referencia ### su número de grupo y como comentario en el
campo Txt.cab.doc ingreso “Compra artículos de oficina”.
En la primera línea de detalle ingrese la cuenta seleccionada (700###), elija DEBITO como
D/C y 80 como monto.
Mueva la pantalla hacia la derecha hasta encontrar el campo Centro de Costo, ingrese el
código de CC ### (creado anteriormente). Presione ENTER.
En la segunda línea, ingrese la cuenta 101### (Banco), elija CREDITO (Haber) como D/C y
80 como monto.
142
Ahora presione ENTER
Presione el botón para ver si la contabilización es correcta.
143
Click en para grabar el documento, el sistema generará el siguiente mensaje:
Click en y elija SI para volver el menú SAP Easy
EJERCICIO 4: Visualizar los saldos de una cuenta de mayor
Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ► Cuentas ►Visualizar Saldos (Nuevo)
144
Ingrese 101### como número de cuenta, #### como código de sociedad, y el año actual
como año fiscal.
Click en
145
Haga doble click en el saldo del mes actual. El sistema mostrará todos los documentos
creados.
Click en para volver al menú inicial SAP Easy
146
EJERCICIO 5: Modificar un documento en la Gestión Financiera
Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Documento ► Modificar
Doble click en modificar
En la pantalla siguiente seleccionar Lista Documentos
147
En la pantalla: Lista de Documentos
 Ingrese #### como código de sociedad

 El año actual como año de ejercicio
148
 En Fecha de contabilización
 Marque el flag sólo documentos propios
 Presione ENTER, y aparecerá la siguiente pantalla:
Haga doble click sobre el número del documento que desea modificar.
149
Haga click en para ver la cabecera del documento
Modificar el campo Txt.Cab.doc. : donde dice “Transfer of found”, cambiar por

“Transferencia de fondos”
150
Click en para aceptar la modificación.
Click en para grabar el documento modificado
Click en para volver al menú inicial de SAP Easy
EJERCICIO 6: Visualizar modificaciones a un documento de Gestión

Financiera
Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Documentos ► Visualizar

Modificaciones
151
Al hacer esta operación los datos del documento modificado aparecen por defecto.
Presionar ENTER
Hacer Click en
152
En esta pantalla se muestran los campos modificados al documento.
Presionar ENTER y hacer click en para volver al menu inicial de SAP Easy.
153

SEGUNDA UNIDAD
Módulo Financiero
154
EJERCICIO 1: Contabilizar una factura de acreedor
Finanzas ► Gestión Financiera ► Acreedores ►Contabilización ►Factura
NOTA: En los documentos de factura la cabecera del documento también contiene la

posición ( acreedora o deudora), por lo que en la pantalla de posiciones sólo ingresamos
la contrapartida correspondiente.
155
En la parte de arriba ingresamos:
 Acreedor: ( use alguno de los creados por usted)

 Fecha de la factura: Fecha de hoy
 Moneda si fuese necesario: ( el sistema propone la moneda local )
 Condición de pago si fuese necesario: ( el sistema propone la que tiene el
acreedor en su dato maestro y en la carpeta se puede

visualizar y modificar.)
 Importe de la factura: USD 100
 Posición 1: Cuenta 700### (GASTOS DE OFICINA)
 Importe : 100
 Centro de Costo: CC###
NOTA: Para efectos de este curso no utilizaremos gestión de impuestos, ya que cada
país considera esto dentro de la localización. El instructor le explicará como funciona.
156
Ahora que ya ingresamos los datos de la factura, podemos revisar con el botón
157
Cuáles son las claves de contabilización utilizadas por el sistema? _________________
Cuál es la clase de documento utilizada por el sistema? __________________________
Si el documento esta de acuerdo a lo que queremos ingresar, podemos grabar

(contabilizar) con el botón
y el sistema entregará un mensaje con el número del documento y la

sociedad donde fue contabilizado.
158
EJERCICIO 2: Contabilizar una factura de deudor
Finanzas ► Gestión Financiera ► Deudores ►Contabilización ►Factura
159
NOTA: En los documentos de factura la cabecera del documento también contiene la

posición ( acreedora o deudora), por lo que en la pantalla de posiciones sólo ingresamos
la contrapartida correspondiente.
En la parte de arriba ingresamos:
 Deudor: ( use alguno de los creados por usted)

 Fecha de la factura: Fecha de hoy
 Moneda si fuese necesario: ( el sistema propone la moneda local )
 Condición de pago si fuese necesario: ( el sistema propone la que tiene el
acreedor en su dato maestro y en la carpeta se puede

visualizar y modificar.)
 Importe de la factura: USD 100
 Posición 1: Cuenta 600000
 Importe : 100
NOTA: Para efectos de este curso no utilizaremos gestión de impuestos, ya que cada
país considera esto dentro de la localización. El instructor le explicará como funciona.
160
Ahora que ya ingresamos los datos de la factura, podemos revisar con el botón
161
Cuáles son las claves de contabilización utilizadas por el sistema? _________________
Cuál es la clase de documento utilizada por el sistema? __________________________
Si el documento esta de acuerdo a lo que queremos ingresar, podemos grabar

(contabilizar) con el botón
y el sistema entregará un mensaje con el número del documento y la

sociedad donde fue contabilizado.
162
EJERCICIO 3: Contabilizar un pago a acreedores
Finanzas ► Gestión Financiera ► Acreedores ► Contabilización ► Salida de pagos ►

Contabilizar
163
NOTA: El documento de salida de pagos tiene 3 secciones iniciales:
Primero la cabecera del documento donde ingresamos la fecha del documento, la clase de
documento (viene propuesta), la Sociedad (viene propuesta) y adicionalmente podemos
ingresar un texto y referencia como en cualquier documento Contable.
Segundo la posición del banco, donde ingresamos la cuenta de Banco y el monto.
Tercera la posición acreedora, donde ingresamos el código de la cuenta acreedora que
estamos pagando. Luego damos ENTER o presionamos el botón y

seleccionamos las partidas a pagar. El sistema en base a esta información genera en forma
automática el documento contable.
 Para el ejercicio usaremos la cuenta Banco 101### y pagaremos la factura de

nuestro Acreedor, utilizamos el de ejemplo anterior.
164
NOTA: Puede que las partidas estén activas (seleccionadas) o no. Eso depende del
control de opciones de tratamiento que usted tenga definido. El instructor le mostrará
como dejarlas activas o inactivas inicialmente. En caso que estén inactivas, debe
seleccionarlas sólo con doble click.
165
166
Verifique en la parte baja de la pantalla que el saldo sin asignar sea 0.
NOTA: Una vez que verifica el saldo 0, puede utilizar la función Resumen de
documento, para ver cómo se formará el documento Contable. Luego simular con:
167
Y el sistema le mostrará cómo queda el documento de pago.
Finalmente podemos Grabar .
168
Y el sistema entregará el mensaje con el número de documento contabilizado.
Ahora podemos verificar la Cuenta Corriente de nuestro acreedor.
Finanzas ► Gestión Financiera ► Acreedores ► Cuenta ► Visualizar saldos
169
Ingresamos los datos del Acreedor y la Sociedad y seleccionamos el tipo de partidas que
queremos ver:
Presione ejecutar...La cuenta corriente muestra las partidas y el status de estas.
170
EJERCICIO 4: Anular un documento en la Gestión Financiera
Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Documento ► Anular ► Anulación

individual
Al ingresar a la pantalla de anulación, el sistema nos pide:
El número del documento a anular (si no lo sabe lo puede buscar con Lista de
Documentos).
171
La sociedad y el año y finalmente el motivo de anulación. Estos son parametrizables. Para

efectos de esta anulación usaremos el motivo = 01
Luego presionamos Grabar .
172
El sistema nos indica el número de documento ingresado a la contabilidad.
Para completar el ejercicio vaya a visualizar el documento creado y vaya a la cabecera del
documento. Le debería aparacer información extra de anulación, como sigue:
173
Y en la cabecera del documento anulado debería aparecer esto:
174
EJERCICIO 5: Contabilizar un alta de activos fijos y visualizar Asset Explorer

en el dato maestro
Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ►Contabilización ► Alta ► Compra ►

Contra Acreedor
Al Ingresar es exactamente igual a la contabilización de una factura de acreedor donde la

contrapartida en vez de ser un gasto es un activo.
175
Luego dar ENTER para pasar a la segunda posición:
176
Elija para su contabilización cualquiera de los Activos Fijos dados de alta en los ejercicios
de Datos Maestros.
La clave de Contabilización es 70 y la clase de Movimiento 100
177
Ingrese el importe de contrapartida y seleccione para ver el resumen del documento

ingresado. Luego presione Grabar
178
Ahora podemos acceder al Asset Explorer y revisar todos los efectos que tiene la
contabilización de un Alta.
179
Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ► Asset Explorer
En el Asset Explorer podrá encontrar diversa información sobre el AF. Sólo debe ingresar
el número de cuenta de AF que quiere visualizar.
180
Podrá cambiar de
Cambiar área año
Movimiento
Contable
Datos Maestros
Relacionados
181
En el dato Maestro puedes observar que se actualizan los siguientes datos:
182
Información de Origen
Información de Valoración, Fecha de inicio de las amortizaciones.
Con el Botón puede volver al Asset Explorer.
183

SEGUNDA UNIDAD
Módulo Financiero
184
EJERCICIO 1: Ejecutar un reporte de finanzas
Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Sistema de Información ►Informes de

libro mayor (nuevo) ► Balance/PyG/Flujo de Caja ►General ► Comparaciones
real/real ► Balance/ PyG
Ingresar los datos como aparecen en la pantalla siguiente y luego presionar el botón
185
186
EJERCICIO 2: Crear una variante para el balance
Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Sistema de Información ►Informes de

libro mayor (nuevo) ► Balance/PyG/Flujo de Caja ►General ► Comparaciones
real/real ► Balance/ PyG
Ingresar los datos como aparece en la imagen siguiente:
187
Luego ir a Pasar a ► Variantes ► Grabar como variante
188
Luego ingrese un nombre y una descripción para su variante y pulse grabar
189
Salga hasta el menú SAP Easy y vuelva a ingresar al reporte y llame a su Variante
Seleccione su variante VAR###
190
Haga doble click sobre su variante y el sistema llevará todos los parámetros almacenados
en su variante al reporte. Luego Ejecute el reporte con
191
EJERCICIO 3: Ejecutar un reporte de centros de costo
Este reponte permite analizar los costos cargados a un centro o a un grupo de centros de
costo.
Finanzas ► Controlling ► Contabilidad de Centros de Costo ► Sistema Info ► Informes

de la Contabilidad CeCo ► Comparaciones Plan/Real► Centros coste: Real/Plan/
Desviación
Ingrese los datos que muestra la imagen.

192
Presione Ejecutar El resultado debe ser algo similar a esto, dependiendo de lo que
usted haya contabilizado para su CeCo.
193
Para analizar algún dato específico posicione el cursor sobre el dato y presione el botón
Seleccione el primer reporte Partidas Individuales Reales
194
Para llegar hasta el detalle del documento debe posicionarse sobre la partida deseada y
presionar el botón . Para volver al reporte siempre con la flecha verde
195
EJERCICIO 4: Ejercitando SAP LIST VIEWER
Finanzas ► Gestión Financiera ► Acreedores ►Cuenta ► Visualizar/Modificar partidas
Ingrese los datos de su acreedor ACRE### Sociedad US00 y seleccione Todas las partidas y
presione Ejecutar
196
Aparecerá una vista similar a :
197
Podemos cambiar la salida de la lista con Opciones► Cambiar Lista
198
Y su visualización quedará así:
Puede trabajar con la prefiera, para volver a la antigua siga el mismo camino.
Usted ya conoce las herramientas principales de ALV.
Utilice los clasificadores para ordenar las partidas por Importe de mayor a
menor.
Utilice el filtro para seleccionar sólo partidas vencidas.
Utilice un Layout que contenga información sobre las condiciones de pago.
199
Modifique el Layout agregando algún campo de su interés. Y grabelo
Subtotalice por fecha de pago
EJERCICIO 5: Ejecutar un reporte de patrimonio de activos fijos
Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ►Sistema de Información ► Informes

contabilidad Activos Fijos ► Patrimonio de Activos Fijos ► Listas patrimonio AF►
…..por clase de activos fijos
Ingrese los datos como muestra la imagen siguiente y de ejecutar.
200
Visualice el reporte y luego vuelva a ejecutar cambiando sólo la opción a … o sólo totales
de grupo
Vuelva a ejecutar y vea los cambios.
Ahora vuelva a ejecutar con la Variante de Clasificación 0014.
201
EJERCICIO 6: Ejecutar un cuadro de activos fijos
Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ►Sistema de Información ► Informes

contabilidad Activos Fijos ► Explicaciones sobre Balance ► Internacional► Cuadro de
activos fijos
Luego ingrese los valores como muestra la imagen y presione ejecutar
202
203
Cambie la versión del cuadro a 0004 y ejecute nuevamente.
204

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Subnúmero de activo fijo .......................................................................................................... 35

I. DOCUMENTOS CONTABLES............................................................................................................ 121

EJERCICIO 4: Ejercitando SAP LIST VIEWER ....................................................................................... 196

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1. Definir el plan de cuentas.

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2. Definir las propiedades del plan de cuentas.

 El plan de Cuentas se define con un ID de 4 caracteres.

 El usuario define los componentes del plan de cuentas. (Idioma, longitud

3. Asignar el plan de cuentas a sociedades.

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