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Documentacin del producto PUBLIC
SAP Business ByDesign 1302

Compras
Tabla de contenidos
1 Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2 Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.1 Gestin de relacin con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.2 Compras operativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.3 Aprovisionamiento de activos en compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.4 Automatizacin de Gestin de relacin con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2.5 Reembolso de impuesto sobre el valor aadido a empresarios locales en el extranjero . . . . . . . . . . 22
2.6 Determinacin de precios en Gestin de relacin con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2.7 Asignacin de costes en Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
2.8 Tiempo y gastos de proyecto entre empresas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.9 Traslado de stock entre empresas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2.10 Procesamiento de pedido de terceros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.11 Traslados de stock dentro de la empresa: India . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
3 Compra por autoservicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.1 Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Procesamiento de carritos de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.2 Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Crear un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Crear un carrito de compra a nombre de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Aadir una posicin con lmite a un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Realizar el seguimiento del estado de la cesta de la compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Retirar de aprobacin un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Cancele un artculo solicitado en un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Confirmar una entrega de un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Confirmacin rpida de entrega . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Confirmar la entrega de una posicin lmite de un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Cancelar una entrada de mercancas y servicios de un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Crear una devolucin de mercancas para un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Cancelar una devolucin de mercancas para un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
4 Solicitudes de compra y pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
4.1 Vista Solicitudes de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Gua rpida de solicitudes de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
4.2 Vista de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Gua rpida Pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Tabla de contenidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 3
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
4.3 Vista informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Documentos liberados por contrato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Historial de precios por producto y proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Supervisin de creacin automtica de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Pedidos por mes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Seguimiento de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Entregas previstas por semana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Pedidos por producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Pedidos por proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Pedidos por asignacin de cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Seguimiento de solicitud de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Solicitudes de compra por asignacin de costes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
4.4 Tareas comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Configuracin: Creacin automtica de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Configuracin: Clasificacin fiscal para artculos con texto libre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
5 Entradas de mercancas y servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Procesamiento de entrada de mercancas y servicios y devolucin de mercancas . . . . . . . . . . . 125
Cantidades en entradas de mercancas y servicios y devoluciones de mercancas . . . . . . . . . . . 128
Seguimiento de documento de aduana: Mxico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
5.2 Vista productos a entregar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Gua rpida para pedidos para entregar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
5.3 Vista Entradas y devoluciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Gua rpida Entradas y devoluciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
5.4 Vista informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Seguimiento de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Entregas previstas por semana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Pedidos por producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Pedidos por proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Pedidos por asignacin de cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
6 Facturacin de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Tipos de factura de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Verificacin de factura de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Determinacin de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Detalles de Determinacin de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Determinacin de retencin de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Proceso de aplazamiento de impuestos para facturacin de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
4 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
Tabla de contenidos
Determinacin de cuentas automtica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Flujo de documentos a contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Asientos contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Anulacin de asientos contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
6.2 Vista tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Gua rpida para Trabajo (en Facturacin de proveedores) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
6.3 Vista entrada de facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Gua rpida para Entrada de facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
6.4 Vista facturas y abonos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Gua rpida para Facturas y notas de crdito (en Facturacin de proveedores) . . . . . . . . . . . . . . 245
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
6.5 Vista Autofacturaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Gua rpida para Autofacturacin (en Facturacin de proveedores) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
6.6 Vista Factura peridica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Gua rpida para Facturas peridicas (en Facturacin de proveedores) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
6.7 Vista informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Facturas con excepciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Estadsticas de pagos: Descuento por pronto pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Seguimiento de facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
6.8 Tareas comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Configuracin: Clasificacin fiscal para artculos con texto libre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Tabla de contenidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 5
1 Compras
Resumen
El rea empresarial Compras le permite gestionar el ciclo de vida de las compras operativas. Esto cubre las
actividades para controlar y gestionar de manera centralizada los pedidos, la colaboracin de pedidos y las entradas
de mercancas y servicios para la entrega de productos. Puede integrar y automatizar las tareas de compras, como
la creacin de pedidos, la recepcin de confirmaciones de pedidos y la verificacin de facturas de proveedor, lo que
reduce errores y simplifica el proceso de aprovisionamiento en su totalidad. Adems, el aprovisionamiento por
autoservicio permite a los empleados crear, supervisar y controlar sus propios carritos de compra de modo
descentralizado, lo que otorga a los compradores ms tiempo para concentrarse en otras tareas.
Relevancia
El rea empresarial Compras es relevante si necesita comprar stock para la fabricacin o para la venta directa a los
clientes. Tambin es relevante si necesita comprar servicios o materiales que no son de almacn para las operaciones
diarias de la empresa y si desea gestionar los costes de compras de manera centralizada. Los siguientes paquetes
empresariales estn asociados al rea empresarial Compras:
Gestin de pedidos y solicitudes de compra (obligatorio)
Aprovisionamiento por autoservicio (opcional)
Facturacin de proveedor (obligatorio)
Beneficios
Intercambio de informacin mejorada entre los negocios y con los socios
La solucin del sistema soporta la integracin de los procesos de compras con otros procesos empresariales
fundamentales, como la gestin de la cadena logstica, los proyectos y la contabilidad financiera. Esto significa
que los empleados de todos los departamentos pueden acceder y monitorizar la informacin apropiada
relacionada con las compras. Por ejemplo, cuando un empleado crea una solicitud de los materiales
necesarios para un proyecto, el comprador y el jefe de proyectos responsable disponen de la informacin al
instante. Del mismo modo, los empleados y los compradores pueden pedir productos en lnea de catlogos
actualizados de proveedores externos.
Mayor eficacia mediante la automatizacin de los procesos empresariales
El sistema le ayuda a automatizar los procesos, lo que significa que se requiere de una participacin mnima
de los empleados para realizar tareas rutinarias. Por ejemplo, el software puede determinar automticamente
la fuente de aprovisionamiento y puede crear y enviar el pedido. Con la verificacin de facturas integrada, el
sistema permite a los empleados crear facturas con o sin referencia a un pedido. El sistema une
automticamente las referencias y detecta las excepciones, como los duplicados y las variaciones en las
facturas electrnicas. Los empleados slo tendrn que participar cuando ocurran estas excepciones.
Adems, el sistema contabiliza las facturas y gestiona el pago una vez que se reciben las mercancas.
Mayor enfoque en las tareas y los proyectos estratgicos
La solucin ofrece a los empleados y directores de compras una visin priorizada de sus tareas diarias. Las
listas de trabajo, con alertas y excepciones, permiten a los empleados saber exactamente las actividades de
compras que deben realizar. Adems, el soporte para el aprovisionamiento por autoservicio del sistema
permite a los compradores simplificar y acelerar los procesos de compra y reducir el volumen de tareas de
compras rutinarias.
Compras
2 Conceptos bsicos
2.1 Gestin de relacin con proveedores
Resumen
La gestin de relacin con proveedores le permite consolidar sus relaciones con los proveedores, para mejorar los
procesos de aprovisionamiento, reducir costos y convertir su relacin con los proveedores en una ventaja
competitiva.
La gestin de relacin con proveedores integra por completo los procesos de aprovisionamiento operativo y
estratgico desde generacin de demanda y aprovisionamiento de materiales y servicios nuevos hasta negociacin
de contratos y supervisin de documentos de compra, incluidas las facturas con el resto de los procesos
empresariales, como logstica, gestin de proyectos y gestin financiera. En consecuencia, puede colaborar con sus
proveedores de forma ms eficiente, automatizar procesos y evaluar continuamente la eficacia de las actividades
de aprovisionamiento y las relaciones con los proveedores.
Adems, la gestin de relacin con proveedores proporciona poderosas herramientas para informes que permiten
un alto grado de transparencia del proceso y proporcionan una mejor perspectiva del rendimiento de las compras
operativas y estratgicas para ayudarlo a obtener ahorros considerables. Los informes estndar ayudan a su
empresa a supervisar el rendimiento de los proveedores, analizar el desarrollo de precios y gastos, adems de hacer
seguimientos de las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra.
Compras
La gestin de relacin con proveedores asiste a su proceso de compras para que el proceso de aprovisionamiento
sea automatizado mediante, por ejemplo, la supervisin y la gestin centralizada de las compras en toda la empresa,
lo cual reduce el volumen de tareas de compra habituales. La verificacin de facturas automatizada tambin est
incluida en el proceso de aprovisionamiento, adems de la notificacin automtica a Finanzas de datos relevantes
para contabilidad, de pagos e impuestos que estn vencidos, y de pagos a proveedores no residentes, cuando sean
pertinente.
Conceptos bsicos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 7
Figura 1: Proceso de compra
El proceso de compra estndar se produce de la siguiente manera:
1. De acuerdo con la configuracin, se crea una demanda de una de las siguientes maneras:
Para pedir materiales o servicios no de almacn, se puede crear un carrito de compra con catlogos que
sirva como solicitud de autoservicio, en el centro de trabajo Pgina principal. Para obtener ms
informacin, consulte Procesamiento de carritos de compra [pgina 44].
Para pedir materiales de almacn, se puede crear una propuesta de compra en el centro de trabajo
Planificacin de aprovisionamiento. Para obtener ms informacin, consulte Iniciar produccin y
compras.
Para solicitar servicios externos para un proyecto, se puede liberar una solicitud de compra en el centro
de trabajo Gestin de proyectos. Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de proyectos.
2. El sistema crea automticamente una solicitud de compra basada en la demanda ingresada. Para obtener
ms informacin, consulte Procesamiento de solicitud de compra [pgina 68].
3. El sistema busca automticamente fuentes de aprovisionamiento, como contratos o precios de lista, y, si
est disponible, las asigna a la demanda. Si es necesario, un comprador tambin puede asignar manualmente
una fuente de aprovisionamiento o datos de un pedido existente.
Si no hay una fuente de aprovisionamiento disponible para un producto especfico, un comprador puede
hacer que el sistema cree una solicitud de aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y
contratacin, la cual inicia el proceso de solicitud de oferta.
Para obtener ms informacin, consulte Aprovisionamiento.
4. Segn la configuracin, el sistema puede crear automticamente un pedido basado en una solicitud de
compra. Un comprador tambin puede crear un pedido manual o directamente de una solicitud de compra.
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de pedido [pgina 80].
5. Si el sistema cre una solicitud de compra automticamente, tambin la enva automticamente al proveedor
o a una impresora local. Si un comprador cre un pedido manualmente, el sistema lo enva automticamente
al proveedor una vez que el comprador hace el pedido manualmente.
6. Segn la configuracin, el sistema puede enviar el pedido como un formulario estndar, un formulario
interactivo o por intercambio de datos electrnicos (EDX), que puede automatizar completamente la creacin
de la confirmacin de pedido y actualizar el proceso en el sistema. En el resto de los casos, el comprador
ingresa manualmente la confirmacin de pedido en el sistema. Para obtener ms informacin, consulte
Confirmaciones de pedido [pgina 91].
7. Segn el origen de la demanda, la entrega de materiales y servicios se maneja de las siguientes formas:
Conceptos bsicos
Para los materiales o servicios no de almacn, un comprador o el empleado solicitante pueden confirmar
la entrega de materiales o la finalizacin de servicios (entrada de mercancas y servicios). Para obtener
ms informacin, consulte Procesamiento de entrada de mercancas y servicios y devolucin de
mercancas [pgina 125].
Para los materiales de almacn, un empleado de almacn puede confirmar la entrega de materiales
(entrega entrante). Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de entregas entrantes.
En el caso de los servicios provistos para los proyectos, segn las parametrizaciones del pedido, el
sistema puede crear automticamente una entrada de mercancas y servicios en la hoja de horas de
trabajo completada por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto (en nombre de los jefes
de proyecto). Si es necesario, una persona responsable tambin puede crear entradas de mercancas y
servicios manualmente. Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de trabajo de proyecto.
8. Para las autofacturaciones y las facturas peridicas, el sistema crea automticamente una factura de
proveedor. En el resto de los casos, un contable ingresa manualmente una factura de proveedor con o sin
referencia a documentos anteriores. El contable tambin puede escanear facturas en el sistema. Adems,
un contable puede tambin procesar solicitudes de anticipo de proveedores antes de la entrega o suministro
de los materiales o servicios que se han pedido. Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de
factura de proveedor con referencia.
El sistema verifica automticamente una factura del proveedor y, si es necesario, genera excepciones por
inconsistencias, como variacin de precio o factura duplicada. Luego, se puede transmitir la excepcin a la
parte correspondiente para que la aclare o la acepte. Para obtener ms informacin, consulte Tratamiento
de excepciones [pgina 192].
9. Si no hay excepciones o una vez que se resuelven todas las excepciones, el sistema contabiliza
automticamente la factura del proveedor para desencadenar el proceso de pago.
El sistema notifica a la gestin financiera de:
Datos relevantes para contabilidad
Pagos e impuestos que estn vencidos
Pagos a proveedores no residentes, cuando sean pertinente.
Para obtener ms informacin, consulte Pagos salientes.
Aprovisionamiento
La gestin de relacin con proveedores asiste sus actividades de aprovisionamiento al determinar, negociar y
documentar fuentes de aprovisionamiento para sus demandas. Adems, gestiona el ciclo de vida completo del
contrato y proporciona a los empleados y proveedores informacin actualizada y precisa sobre los precios. Tambin
puede hacer un seguimiento del rendimiento del proveedor y supervisar su rendimiento mediante la identificacin
de proveedores ms y menos eficientes, productos y categoras de productos. Para obtener ms informacin,
consulte Aprovisionamiento.
Figura 2: Proceso de aprovisionamiento
El proceso de aprovisionamiento estndar se produce de la siguiente manera:
1. Se identifica una demanda de aprovisionamiento en una de las siguientes maneras:
El sistema no puede encontrar ninguna fuente de aprovisionamiento existente para materiales o
servicios que estn contenidos en solicitudes de compra.
Vence un contrato de compra existente y es necesario renovarlo.
2. El sistema crea automticamente una solicitud de aprovisionamiento basada en una solicitud de compra que
es necesario aprovisionar o en un contrato de compra que vence.
3. Un comprador puede crear manualmente una solicitud de oferta y enviarla a uno o varios ofertantes. El
sistema tambin puede crear, automticamente, una solicitud de oferta basada en una solicitud de
aprovisionamiento y enviarla el proveedor.
4. El sistema recibe ofertas de uno o varios ofertantes. Un comprador puede comparar, adjudicar o rechazar
ofertas.
5. El sistema crea un pedido o un contrato de compra como documento siguiente basado en la oferta ganadora.
Para obtener ms informacin, consulteProcesamiento de solicitud de compra [pgina 68], Procesamiento de
contrato de compra y Procesamiento de solicitud de oferta.
Caractersticas clave de Gestin de relacin con proveedores
Para simplificar el proceso de aprovisionamiento operativo y estratgico de su empresa, la gestin de relacin con
proveedores lo ayuda a integrar y automatizar procesos y evaluar continuamente la eficiencia de las actividades de
aprovisionamiento y las relaciones con los proveedores.
Integracin
La gestin de relacin con proveedores integra completamente los procesos de aprovisionamiento operativo y
estratgico con lo siguiente:
Gestin de cadena logstica
Para materiales de almacn, la gestin de relacin con proveedores interacta con la gestin de cadena
logstica mediante:
La recepcin de solicitudes de compra por medio de planificacin de aprovisionamiento
La recepcin de datos de especificacin de productos para ser usados en las solicitudes de compra y
los pedidos
La notificacin a planificacin de aprovisionamiento sobre los pedidos creados y sus cambios
Conceptos bsicos
La recepcin de informacin de entregas y devoluciones entrantes al proveedor, que, luego, actualiza
automticamente los pedidos dentro de la gestin de relacin con proveedores La gestin de relacin
con proveedores tambin transfiere, a Facturacin de proveedores en Gestin de relacin con
proveedores, informacin de entregas y devoluciones entrantes al proveedor confirmadas.
La reconciliacin de la cantidad entregada en facturas de proveedores contabilizadas y entregas
entrantes confirmadas
La anexin de documentos de inspeccin de calidad, definidos dentro de planificacin de calidad, a
pedidos o contratos de compra, y su envo a proveedores para ayudar a garantizar que se lleven a cabo
las inspecciones de calidad que correspondan
La creacin de facturas de proveedores basadas en pedidos de terceros
La creacin de documentos de compra basados en traslados de stock entre empresas
Gestin de relacin con clientes
Para el aprovisionamiento de terceros, Gestin de relacin con proveedores interacta con Gestin de
relacin con clientes de la siguiente manera:
Un empleado, comprador o contable puede seleccionar una posicin de pedido o de orden de servicio
como asignacin de costes en el carrito de compra, el pedido, la entrada de mercancas y servicios o la
factura del proveedor.
Un empleado, comprador o contable puede seleccionar una direccin de cliente como direccin de
entrega en el carrito de compra, el pedido, la entrada de mercancas y servicios o la factura del proveedor.
Gestin de proyectos
Para los servicios proporcionados para proyectos, Gestin de relacin con proveedores interacta con
Gestin de proyectos de la siguiente manera:
Recibe solicitudes de compra de proyectos con asignacin de costes a proyectos
Crea carritos de compra, pedidos, entradas de mercancas y servicios, y facturas de proveedores con
asignacin de costes a proyectos
Enva informacin acerca de la creacin de carritos de compra, pedidos, entradas de mercancas y
servicios, y facturas de proveedores a Gestin de proyectos
Asigna proyectos a solicitudes de oferta y contratos para hacer el seguimiento de proyectos de compra,
y de solicitudes de oferta y contratos de compra relacionados con cualquier otro tipo de proyecto
Crea entradas de mercancas y servicios basadas en hojas de horas de trabajo aprobadas, para
proyectos, que estn completadas por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto en su
nombre
Gestin financiera
Al usar documentos de compra, por ejemplo, pedidos, entradas de mercancas y servicios contabilizadas o
facturas de proveedores contabilizadas, Gestin de relacin con proveedores notifica a Gestin financiera
de lo siguiente:
Asignacin de costes (centros de coste, proyectos, pedidos de cliente, rdenes de servicio)
Informacin del libro mayor (basada en la categora del producto o el grupo de determinacin de cuenta)
Impuestos
Gastos
Automatizacin
Al automatizar el proceso de aprovisionamiento, la gestin de relacin con proveedores minimiza la intervencin de
empleados necesaria para completar las tareas. La siguiente es una descripcin de la automatizacin que se puede
llevar a cabo en los pasos individuales en un proceso de aprovisionamiento estndar:
Ingreso de demanda
Un empleado puede ingresar una demanda directamente en el sistema mediante el autoservicio. Si un
empleado aade productos de catlogos a un carrito de compra, el sistema determina automticamente
el precio y el proveedor, y tambin puede crear el pedido automticamente.
En la planificacin de aprovisionamiento, el sistema puede crear propuestas de compra
automticamente y liberarlas en solicitudes de compra.
Aprobacin
El sistema puede transferir automticamente documentos de compra, como carritos de compra,
pedidos, entradas de mercancas y servicios, contratos de compra o facturas de proveedores, para su
aprobacin.
Al usar de lmites de aprobacin, los autorizadores pueden controlar automticamente el gasto.
Determinacin de fuente de aprovisionamiento
Si est disponible, el sistema asigna automticamente fuentes de aprovisionamiento adecuadas basadas en
contratos o precios de lista. Si existen varios contratos para un producto, el comprador puede utilizar
regulaciones por cuota para poder determinar qu proveedor suministra qu cantidad del producto, o el
comprador puede definir un contrato o precio de lista como fuente de aprovisionamiento fija.
Segn el volumen de compras y a la importancia de las mercancas y servicios que se deben comprar, es
posible que no negocie contratos con su proveedor. En este caso puede usar precios de lista como alternativa
simplificada para actualizar los datos maestros de precio y automatizar el proceso de compra.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de fuente de aprovisionamiento.
Negociacin de contrato de compra con el proveedor actual
Una vez que un comprador decide renegociar un contrato existente directamente con el proveedor
actual, el sistema crea automticamente una solicitud de aprovisionamiento en la que se basa para crear,
adems, una solicitud de oferta. El sistema enva automticamente la solicitud de oferta al proveedor
actual.
Cuando un comprador acepta una oferta, el sistema crea automticamente un contrato de compra
basado en la oferta.
Para obtener ms informacin, consulte Negociacin de un contrato.
Determinacin de impuestos
El sistema determina automticamente los impuestos segn el pas de la empresa, el proveedor y el tipo de
producto suministrado. Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos [pgina 156] y
Determinacin de retencin de impuestos [pgina 178].
Creacin de pedido
Si el sistema determina automticamente la fuente de aprovisionamiento, tambin puede crear
automticamente un pedido segn las parametrizaciones definidas. Para obtener ms informacin, consulte
Pedidos creados automticamente [pgina 89].
Envo de pedidos
El sistema enva automticamente los pedidos a los proveedores mediante los canales de salida definidos,
como fax, formularios de impresin o formularios interactivos por correo electrnico o por intercambio de
datos electrnicos (EDX).
Confirmaciones de pedido
Si el sistema enva un pedido a un proveedor por medio de un correo electrnico con un formulario interactivo
anexo o intercambio de datos electrnicos (EDX), el sistema crea automticamente una confirmacin de
pedido en el sistema basada en la respuesta del proveedor, y notifica al comprador sobre las desviaciones
del pedido.
Entradas de mercancas y servicios para proyectos
Segn las parametrizaciones del pedido, el sistema puede crear automticamente entradas de mercancas
y servicios para proyectos basadas en hojas de horas de trabajo que fueron completadas por prestatarios de
servicios externos o jefes de proyecto (en nombre de los prestatarios de servicios).
Conceptos bsicos
Facturas de proveedor
El sistema puede recibir facturas electrnicas de proveedores por medio de EDX sin necesidad de realizar
ningn esfuerzo manual.
Mediante la autofacturacin, el sistema crea automticamente facturas de proveedores basadas en
entradas de mercancas y servicios, y entregas entrantes contabilizadas. Para obtener ms informacin,
consulte Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones [pgina 260].
Mediante el uso de facturas peridicas, por ejemplo, los pagos peridicos de alquileres, leasing o seguros,
el sistema crea automticamente facturas de proveedores en fechas de vencimiento definidas segn la
informacin que su empresa ha introducido en plantillas del sistema. Para obtener ms informacin,
consulte Facturas peridicas para facturas de proveedor.
Un contable puede escanear facturas en papel en vez de introducirlas manualmente. El sistema busca
automticamente el nmero de pedido y lo aade como referencia a la factura del proveedor. El sistema
crea una propuesta de factura basada en el nmero de pedido. Para obtener ms informacin, consulte
Gua rpida para Entrada de facturas (en Facturacin de proveedores) [pgina 205] y Cargar facturas
de proveedor escaneadas mediante el servicio de carga automtica.
Para obtener ms informacin acerca de la automatizacin del proceso de aprovisionamiento, consulte
Automatizacin de Gestin de relacin con proveedores [pgina 19].
Anlisis
Varios informes de gastos de Gestin de relacin con proveedores, como Gastos totales por categora de gasto,
Gastos por proveedor, Gastos por producto o Gastos por categora de producto proporcionan una perspectiva del
rendimiento de las actividades de compra y aprovisionamiento, proporcionan transparencia a los gastos de compras
y a las categoras de gastos como gastos de contratos o de compras irregulares, y le permiten identificar
oportunidades de reduccin de costes. Los informes estndar ayudan a su empresa a supervisar el rendimiento de
los proveedores, como la fiabilidad de precios, analizar el desarrollo de precios y gastos, y hacer seguimientos de
las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra.
Determinacin de precios
El sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catlogos, contratos de compra,
solicitudes de oferta, pedidos y precios de lista, segn su volumen de compra, la importancia del producto o servicio
para el xito de su empresa y la importancia de la relacin con los proveedores. El sistema tambin le permite definir
condiciones de precio. Estas condiciones representan factores que se aplican cuando se calcula el precio: por
ejemplo, cantidad, fecha, producto, descuentos o recargos, etc. Estos factores variables tienen influencia en el valor
total. Se pueden combinar varias condiciones de precio. Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de
precios en Gestin de relacin con proveedores [pgina 23].
Funcin organizativa
Las funciones organizativas se usan para establecer autorizaciones para los procesos en los centros de trabajo.
Estas funciones limitan las autorizaciones de unidades y empleados a acceder a ciertos documentos, como pedidos,
devoluciones de mercancas, contratos de compra o facturas. Las autorizaciones se determinan de acuerdo a la
asignacin organizativa de los empleados, que se define en las categoras de trabajo correspondiente. En el sistema,
Gestin de tareas empresariales hace referencia a las categoras de trabajo definidas para las funciones
organizativas, para determinar los destinatarios de las tareas. Para obtener ms informacin acerca de funciones
organizativas y categoras de trabajo relevantes para Gestin de relacin con proveedores, consulte Compras
estratgicas, Compras operativas y Facturacin de proveedores.
Escenarios empresariales con Gestin de relacin con proveedores
Ciclo de aprovisionamiento (stock)
El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basndose en un requisito
que puede generarse de un sistema de planificacin como, por ejemplo, un sistema de planificacin de la necesidades
de material (MRP).
Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificacin de la
demanda y la creacin de un pedido, pasando por la asignacin automtica o manual de fuentes de
aprovisionamiento, el envo del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancas y servicios, la verificacin de
facturas y el pago.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).
Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por
ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniera o activos fijos.
Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que
necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o
contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o
descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de
proyecto en contabilidad financiera.
Si existe un catlogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podr crear
automticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podr enviar solicitudes de oferta para determinar los
proveedores apropiados.
Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente
u rdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).
Ciclo de aprovisionamiento (servicios)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultora
y la formacin, trabajo temporal o servicios de ingeniera. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la
compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o,
directamente por el comprador mediante un pedido.
Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren
directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de
lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automtica. Si no existe fuente de
suministro alguna, se puede enviar una peticin de oferta para determinar un proveedor adecuado.
Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las
demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de
aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).
Aprovisionamiento estratgico
Los escenarios empresariales de Aprovisionamiento estratgico le permiten identificar y seleccionar nuevos
proveedores adecuados y gestionar las relaciones con los proveedores existentes con el fin de cumplir las
necesidades de compras habituales de la empresa. Ello implica desde la definicin de las necesidades de un producto
Conceptos bsicos
hasta la identificacin y seleccin de los proveedores ms adecuados y, finalmente, la negociacin y creacin de un
contrato de compra con el proveedor seleccionado.
Para obtener ms informacin, consulte Aprovisionamiento estratgico.
Gestin de catlogos de productos
El escenario empresarial Gestin de catlogos de productos permite que su empresa utilice catlogos para gestionar
de manera centralizada los materiales no de almacn requeridos para utilizarse, como los materiales de oficina, los
materiales de muestra para ingeniera, sistemas informticos o mquinas. Este escenario no se utiliza para
productos que se almacenarn ya que se pueden obtener directamente a partir de una asignacin de cuenta. Los
compradores pueden gestionar un catlogo. Estos crean sus propios catlogos internos y acceden a los catlogos
externos proporcionados por los proveedores mediante la interfaz de catlogos abierta (OCI). Este escenario
tambin permite a su empresa especificar los proveedores y las categoras de productos estndar para los catlogos.
Los catlogos publicados se pueden utilizar en otros escenarios de aprovisionamiento.
Para obtener ms informacin, consulte Gestin de catlogos de productos.
2.2 Compras operativas
Resumen
La solucin SAP Business ByDesign hace que las compras operativas sean ms rpidas y eficaces al integrar
procesos de compras operativas en los centros de trabajo, tales como Solicitudes de compra y pedidos o Facturacin
de proveedores, haciendo posible un proceso simplificado y sin problemas. La solucin comprende todas las
funciones y procesos que como comprador necesite planificar, gestionar y evaluar con respecto al
aprovisionamiento de productos de sus proveedores. Le permite actualizar solicitudes de compra, asignar fuentes
de aprovisionamiento y transferir datos de las solicitudes de compra a los pedidos, utilizando opciones de creacin
predefinidas. Puede supervisar, actualizar o cancelar pedidos e iniciar procesos subsiguientes, como la confirmacin
de confirmaciones de pedidos, la recepcin de mercancas y el tratamiento de excepciones en las facturas de
proveedores.
En la solucin, los procesos de compras operativas estn incorporados a los siguientes paquetes de configuracin
empresarial.
Aprovisionamiento de material en stock
El aprovisionamiento de material en stock soporta a su empresa en la compra eficiente de productos para cumplir
con los requisitos, por ejemplo, para produccin o ventas. En este escenario intervienen numerosas funciones de
gestin de la empresas, desde la planificacin de aprovisionamiento, las compras, la gestin de inventario y la
creacin de facturas hasta la gestin de pagos y la contabilidad financiera.
Aprovisionamiento de servicios y materiales que no estn en stock
El aprovisionamiento de material y servicios ajeno al almacn le permite aprovisionar productos
independientemente de los procesos de ejecucin de produccin y almacn, de manera que simplifica
considerablemente el aprovisionamiento de productos para uso interno. En este escenario intervienen numerosas
funciones empresariales dentro de la compaa, desde la compra, la gestin de entregas y la gestin de facturas
hasta la contabilidad de pagos y la contabilidad financiera. El aprovisionamiento de servicios se admite como una
variacin.
Gestin de pedidos y solicitudes de compra
La Gestin de pedidos y solicitudes de compra le permite aprovisionar materiales o servicios de proveedores
externos. La automatizacin del proceso de aprovisionamiento, como agrupar las solicitudes de compra en pedidos,
reduce el margen de error y el tiempo empleado en las tareas rutinarias. La Gestin de pedidos y solicitudes de
compra abarca:
Solicitudes de compra
Las solicitudes de compra le permiten gestionar las demandas de la planificacin de necesidades de material,
los carritos de compra o los proyectos que han de ser aprovisionados externamente. Las solicitudes de
compra no se pueden crear manualmente.
Pedidos
Puede gestionar y supervisar los pedidos para obtener los productos pedidos a tiempo, en la ubicacin
correcta y en la cantidad solicitada. Los pedidos se pueden crear automtica o manualmente.
Se suelen utilizar las confirmaciones de pedido para controlar el aprovisionamiento de las posiciones
adquiridas necesarias para la produccin. Pueden ser creadas manualmente por el comprador o ser enviadas
automticamente por el proveedor. Si han sido enviadas por el proveedor, el comprador solo deber ocuparse
de las confirmaciones de pedido divergentes. El comprador tambin puede recordarle al proveedor las
confirmaciones de pedido que faltan.
Entradas de mercancas y servicios
Puede contabilizar entradas de mercancas y servicios, y puede recordarle al proveedor que faltan entregas.
Si necesita devolver un material ya registrado en el sistema, puede contabilizar una devolucin de mercancas.
Si necesita cancelar una entrada de mercancas y servicios o una devolucin de mercancas, puede crear una
cancelacin de la entrada de mercancas y servicios o una cancelacin de la devolucin de mercancas en el
sistema.
Aprovisionamiento autoservicio
El aprovisionamiento por autoservicio le ayuda, como comprador, a gestionar eficazmente el aprovisionamiento de
servicios externos planificados y no planificados, as como de materiales que no estn en stock, desencadenados
por empleados (utilizando carritos de compra) o por solicitudes de compra de los proyectos. Los servicios tambin
pueden aprovisionarse directamente mediante la creacin manual de pedidos. En este escenario intervienen
numerosas funciones empresariales dentro de la compaa, desde la compra, la confirmacin de servicios y la
gestin de facturas hasta la contabilidad financiera y de pagos y la gestin de proyectos.
Consulte tambin
Procesamiento de solicitud de compra [pgina 68]
Procesamiento de pedidos [pgina 80]
Procesamiento de entrada de mercancas y servicios y devolucin de mercancas [pgina 125]
2.3 Aprovisionamiento de activos en compras
Resumen
Existe una gran variedad de productos que se pueden pedir en una empresa y, por lo tanto, son posibles varias
variantes de proceso en el aprovisionamiento de activos, dependiendo del valor y la complejidad del producto a
aprovisionar.
Si el producto a aprovisionar es de gran valor y complejidad (por ejemplo, un edificio nuevo), el comprador suele
trabajar de antemano en estrecha colaboracin con el contable. Entonces se crea el activo fijo en el sistema antes
de pedir mercancas y servicios con una asignacin de cuenta a este activo fijo.
Conceptos bsicos
Si el producto a aprovisionar es de poco valor y complejidad (por ejemplo, un ordenador porttil nuevo), el activo
fijo se suele crear automticamente en el sistema en el momento de contabilizar la entrada de mercancas. Por ese
motivo, en compras se utilizan materiales individuales, lo que puede llevar a la creacin de activos fijos en la Gestin
financiera.
Requisitos previos
Los materiales individuales nuevos slo pueden crearse en el pedido para materiales no de stock o bien al
introducir la entrada de mercancas y servicios.
En el pedido, solo se pueden crear materiales individuales siempre que no se haya contabilizado ninguna
entrada de mercancas y servicios para esta posicin.
Se puede asignar un nuevo material individual a un material individual existente en la columna Pertenece a
material individual de la ficha Posiciones . Esto crea una referencia Pertenece a entre estos dos materiales
individuales.
Si asigna un material individual a otro material individual, este material individual debe hallarse en
preparacin (la entrada de mercancas y servicios an no ha sido contabilizada, pero existe el
material individual) o debe ser activo (ya se ha contabilizado la entrada de mercancas y servicios).
Si el material individual al que se hace referencia utilizando la referencia Pertenece a es parte de
otro documento, asegrese de que el material individual se procesa primero en Gestin financiera
(despus de que se haya contabilizado una entrada de mercancas y servicios) antes de asignarlo
a otro material individual.
Asegrese tambin de que se toma el material individual con el valor ms alto como referencia
Pertenece a a fin de garantizar que se procese primero en Gestin financiera y se cree un activo fijo
(si se cumplen los criterios para la creacin de activos fijos). La relacin Pertenece a se tendr
entonces en cuenta correctamente y todos los materiales individuales asignados se asignarn al
mismo activo fijo.
Si desea asignar un nuevo material individual a otro material individual nuevo, el otro material individual
deber ser guardado primero y tener su propio ID.
Se pueden crear hasta 100 materiales individuales para una posicin de pedido.
Flujo de proceso
El aprovisionamiento de activos ofrece variantes diferentes:
Creacin de nuevos materiales individuales en el pedido
1. En el pedido, el comprador crea materiales individuales de forma manual utilizando
Materiales individuales nuevos . En este caso, ser obligatorio contabilizar tambin una entrada de mercancas
y servicios para este pedido.
2. El sistema crea a continuacin una cantidad de materiales individuales, en funcin de la cantidad pedida.
3. A continuacin, el comprador puede aadir una descripcin del material individual y asignar un material
individual existente como referencia Pertenece a. A continuacin, Gestin financiera verificar y evaluar la
asignacin. El material individual se asigna al mismo activo fijo que el material individual que se utiliza como
referencia Pertenece a.
Se hace un pedido de un monitor nuevo para un PC de sobremesa existente. Utilizando la referencia
Pertenece a, se asigna este monitor al PC de sobremesa. En Gestin financiera, el monitor se
asignar al mismo activo fijo que el PC de sobremesa.
Una vez el usuario grabe el pedido, se visualizar el ID del material individual.
4. Despus de haber creado el pedido, el contable puede crear manualmente activos fijos relacionados con los
nuevos materiales individuales. En caso contrario, los activos fijos se crean automticamente en cuanto se
contabiliza la entrada de mercancas y servicios basndose en las reglas que dependen de la empresa, la
categora de producto y el lmite de activacin.
La creacin manual de activos fijos se utiliza generalmente en casos ms complejos.
5. El comprador o el operador de almacn contabiliza una entrada de mercancas y servicios cuando se han
entregado las mercancas pedidas. En muchos casos se asignan IDs de inventario a las mercancas recibidas.
Si se hace un pedido de un monitor nuevo y un PC de sobremesa nuevo al mismo tiempo, se
asignar la referencia Pertenece a una vez se confirme la recepcin de mercancas y servicios.
6. Si un activo fijo se ha creado automticamente, se crear una tarea para que el contable verifique que el activo
fijo se ha creado correctamente tal y como se esperaba.
Creacin de nuevos materiales individuales en una entrega de mercancas y servicios
Si se han creado materiales individuales en un pedido, se visualizarn y podrn ser actualizados en la entrada de
mercancas y servicios que se crea para confirmar la entrega de las posiciones pedidas. En caso contrario, tambin
se pueden individualizar materiales cuando se entregan los materiales y se contabiliza la entrada de mercancas y
servicios:
1. El comprador crea una entrada de mercancas y servicios para confirmar la entrega de las posiciones pedidas.
Al hacer clic en Nuevos materiales individuales , el comprador desencadena la creacin de materiales
individuales para las posiciones confirmadas en la entrada de mercancas y servicios.
2. El sistema crea las posiciones de material individual. El nmero de posiciones creadas es igual a la cantidad
entregada confirmada en la entrada de mercancas y servicios, que, por defecto, es la cantidad pedida de la
posicin de pedido.
3. A continuacin, el comprador puede actualizar una descripcin del material individual, un ID de inventario o
asignar un material pedido a un material individual existente. As, Gestin financiera utiliza esta asignacin
para crear activos fijos de forma correspondiente.
4. Los activos fijos se crean automticamente en cuanto se contabiliza la entrada de mercancas y servicios.
5. Si un activo fijo se ha creado automticamente, se crear una tarea para que el contable verifique que el activo
fijo se ha creado correctamente tal y como se esperaba.
Creacin de materiales individuales y activos previa al proceso de compra
Este escenario se utiliza generalmente en casos empresariales ms complejos.
1. El contable crea manualmente los nuevos activos fijos necesarios y los correspondientes materiales
individuales despus de la alineacin con el comprador responsable.
2. El comprador crea entonces un pedido con asignacin de cuenta a estos materiales individuales.
3. El comprador o el operador de almacn contabiliza una entrada de mercancas y servicios cuando se han
entregado las mercancas pedidas.
Los ID de inventario pueden asignarse en la pantalla correspondiente del material individual que se
utiliza para la asignacin de cuentas.
4. El contable introduce la factura y verifica la asignacin de cuenta antes de que se contabilice.
Conceptos bsicos
Aprovisionamiento de activos mediante una factura de proveedor sin referencia de pedido
El contable crea una factura de proveedor sin referencia de pedido.
Es posible asignar las posiciones de factura a materiales individuales existentes o crear materiales individuales
nuevos. Los activos fijos de estos materiales individuales se crean en funcin de las reglas actualizadas una vez se
ha contabilizado la factura de proveedor.
La referencia Pertenece a no se soporta en la factura de proveedor. En el caso en el que un activo fijo se
corresponda con diversos materiales individuales, el activo fijo y los materiales individuales debern
crearse manualmente y la factura de proveedor necesitar contabilizarse con una asignacin de cuenta a
dichos materiales creados manualmente.
Consulte tambin
Aprovisionamiento de un activo fijo
2.4 Automatizacin de Gestin de relacin con proveedores
Resumen
Para ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestin
de relacin con proveedores en la solucin puede ser automatizado. Esta funcionalidad automatizada puede requerir
que haga selecciones durante la configuracin de su solucin o durante el ajuste precio, donde puede definir las
configuraciones relevantes. El sistema toma decisiones basndose en estas configuraciones predeterminadas y
procesa las transacciones automticamente.
Creacin automtica de pedido
En el sistema, la opcin de creacin estndar est predeterminada como creacin manual de pedidos. Si es
necesario, se puede modificar esta opcin de creacin estndar. Las normas pueden definirse o con el ajuste preciso
o mediante el centro de trabajo Pedidos y solicitudes de compra. Puede seleccionar una de las siguientes
parametrizaciones para cada categora de producto:
Crear pedido manualmente
El comprador crea manualmente pedidos desde la solicitud de compra.
Crear pedido automticamente
Cuando no hay una fuente de aprovisionamiento asignada a las solicitudes de compra, el comprador crea los
pedidos manualmente. Cuando se ha asignado una fuente de aprovisionamiento, el sistema crea pedidos
automticamente.
Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre
asigna automticamente dicha fuente de aprovisionamiento.
Determinacin de fuente
Cuando se utilizan los contratos para definir las relaciones de compra entre los proveedores, el sistema permite
determinar automticamente la fuente en base al criterio siguiente:
Regulacin por cuotas
Usted define un nmero de cuota (participacin de necesidades proporcionadas) y el sistema distribuye la
necesidad en el ratio de nmero de cuota asignada mediante mltiples fuentes de aprovisionamiento
(mltiples contratos para el producto). El sistema har el seguimiento de la cantidad de cuotas asignadas
para cada fuente de aprovisionamiento.
El sistema decide sobre la secuencia de asignacin calculando la valoracin de cuota para cada fuente de
aprovisionamiento. Las asignaciones se hacen empezando con el contrato que tenga el valor ms bajo de la
valoracin de cuota.
Fuentes de aprovisionamiento fijas
Puede asignar un contrato como una fuente de aprovisionamiento fija a un producto. El sistema siempre
selecciona esta fuente para todas las solicitudes de compra.
Si tambin existe una regulacin por cuotas para un producto, la fuente de aprovisionamiento fija tiene prioridad
mxima como fuente de aprovisionamiento y entonces la regulacin por cuotas no se utiliza para determinar la
fuente.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de fuente de aprovisionamiento.
Determinacin de cuentas de pedidos con texto libre
Puede definir un grupo de determinacin de cuentas para los materiales y los servicios para cada ID de categora de
producto durante la actividad de ajuste preciso.
El sistema har referencia a estos datos y automticamente asignar un grupo de determinacin de cuentas cuando
los pedidos se realicen para artculos con texto libre usando la categora de producto designada.
Para ms informacin, consulte Definir clasificacin fiscal para artculos con texto libre [pgina 122].
Autofacturaciones
Puede que su empresa tenga que tratar con un nmero de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar el
proceso de facturacin puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturacin (ERS). Esto significa
que estos proveedores no necesitan enviarle sus facturas; en su lugar, el sistema utiliza los precios en los pedidos
y las cantidades en las entradas de mercancas y servicios para crear y contabilizar las facturas en nombre de los
proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la factura creada en su nombre.
Cada ejecucin de autofacturacin crea facturas para todos los pedidos marcados para autofacturacin. La
asignacin de los pedidos a la autofacturacin es automtica, si se ha seleccionado la autofacturacin para dicho
proveedor. Puede deseleccionar la autofacturacin para un pedido especfico, si desea excluir dicho pedido de la
ejecucin de autofacturacin planificada.
El sistema copia, de los documentos de compra, los datos de facturacin necesarios para la factura. El sistema crea
facturas que cubren los valores y las cantidades acordadas con el proveedor.
Para obtener ms informacin, consulteGua rpida Autofacturaciones (en Facturacin de proveedores)
[pgina 256].
Facturas peridicas
Para algunos procesos de facturacin, como alquiler, leasing o seguros, la misma cantidad fija necesita que se facture
varias veces en intervalos peridicos definidos. Para optimizar este proceso, las facturas peridicas ayudan a su
empresa a crear dichas facturas peridicas de forma automtica y sin recibir las facturas correspondientes de los
proveedores para iniciar la creacin de facturas.
Automatizar dichos procesos vinculados a las facturas peridicas no solo aumenta la eficiencia del proceso de
facturacin, sino que ayuda a su empresa a aumentar la productividad global y ahorrar gastos en general. Las
facturas peridicas no solo proporcionan funciones para copiar datos, sino para el seguimiento de datos que soporta
su empresa al cumplir con los mecanismos de control financiero y de auditora.
Conceptos bsicos
Las facturas basadas en contratos de compra o pedidos, o las facturas que requieren un proceso de
aprobacin definido, no pueden crearse mediante las facturas peridicas.
Para obtener ms informacin, consulteGua rpida Facturas peridicas (en Facturacin de proveedores)
[pgina 272].
Usar formularios interactivos
Esta automatizacin permite a sus proveedores poder responder electrnicamente. Los proveedores utilizan el
formulario interactivo, por ejemplo, pedidos, para enviarle la respuesta, como el comprador responsable. Cuando
el sistema recibe este fichero del formulario interactivo por parte del proveedor, el sistema actualiza el documento
relevante con los datos confirmados y cambia el estado. La actualizacin del formulario interactivo est disponible
para:
Confirmacin de pedido
Oferta de proveedor
Clarificacin de factura de proveedor
Debe contactar con SAP para establecer los requisitos tcnicos. El proveedor con el que desea comunicarse
mediante el formulario interactivo debe tener Adobe Reader o Adobe Acrobat instalados.
Entrada y salida de documentos usando el intercambio de datos electrnico
Esta automatizacin le permite aceptar documentos de forma electrnica de sus socios comerciales con un servicio
de la empresa. El intercambio de datos electrnico le permite comunicarse con sus socios comerciales mediante
los mensajes XML.
El intercambio de mensajes entre Ud. y sus socios comerciales requiere una configuracin inicial que debe realizarse
individualmente para cada socio comercial. SAP debe realizar la configuracin necesaria del sistema.
Probablemente tambin habr requisitos previos para su socio comercial, segn el tipo de documentos que quiera
intercambiar.
Liberacin automtica de propuestas de compra
En el centro de trabajo Control de aprovisionamiento en la parte de la solucin Gestin de la cadena logstica, el
sistema libera las propuestas de compra generadas por la planificacin para crear solicitudes de compra en el centro
de trabajo Pedidos y solicitudes de compra . El sistema lo consigue llevando a cabo una ejecucin de datos en masa
en intervalos de tiempo fijados para ejecutar este proceso.
Esta automatizacin se ha prestablecido durante la configuracin y puede desactivarse o modificarse durante el
ajuste preciso, o en el centro de trabajo Control de aprovisionamiento. Pueden crearse mltiples ejecuciones para
los parmetros tales como, artculo, recurso, categora de producto y rea de planificacin.
Para obtener ms informacin, consulteGua rpida para Entrada de facturas (en Facturacin de proveedores).
Consulte tambin
Pedidos creados automticamente [pgina 89]
Aprovisionamiento
Tratamiento de excepciones [pgina 192]
2.5 Reembolso de impuesto sobre el valor aadido a empresarios
locales en el extranjero
Resumen
En ciertos casos, los empresarios locales que reciben entregas u otros servicios en el extranjero pueden reclamar
reembolsos del impuesto al valor aadido (IVA soportado) en el extranjero que se le ha cobrado. Este procedimiento
tambin se conoce como procedimiento de reembolso de IVA soportado.
Sin embargo, la oficina fiscal federal de Alemania (Bundeszentralamt fr Steuern - BZSt) no es responsable del
reembolso.
Los reclamos de reembolsos de IVA se deben realizar, con toda la documentacin necesaria, en la autoridad del pas
donde se pag el IVA.
Cada autoridad extranjera proporciona su propio formulario de solicitud en su idioma. Para reclamar en la UE,
tambin puede usar el formulario USt 1 T(EG). Este formulario respeta el patrn de la Sexta Directiva del consejo
(77/388/CEE). Sin embargo, algunos pases requieren que los formularios estn en su idioma nacional.
Enviar un reclamo de reembolso del impuesto al valor aadido
Para determinar en el sistema el IVA soportado acumulado en el extranjero, siga los siguientes pasos:
1. En la vista Informes del centro de trabajo Gestin fiscal, seleccione el informe Posiciones de impuestos sobre
producto: Pendientes.
2. En la Entrada variable, introduzca el perodo por el que solicita una lista del IVA soportado devengado en el
extranjero en el campo Fecha de vencimiento de impuestos y seleccione OK.
3. Luego seleccione Filtrar e introduzca las parametrizaciones que se indican a continuacin:
1. En la lista desplegable de Pas, seleccione Editar.
2. En la lista desplegable Mostrar herramienta: seleccione Rango de valores.
3. Seleccione las siguientes parametrizaciones y, luego, confirme sus entradas con Aadir y OK:
Signo: Excluir
Operador: igual
Desde: por ejemplo, DE para Alemania, si usted y su empresa estn ubicados en Alemania.
4. Si es necesario, puede limitar las posiciones que se van a visualizar segn los eventos fiscales pertinentes
para el IVA soportado. Para esto, seleccione Editar en la lista desplegable de Tipo de evento fiscal, y
limitar su informe a eventos fiscales usados para realizar compras.
5. Puede calcular los totales segn la residencia fiscal para determinar la fecha de vencimiento del IVA
soportado por pas.
4. El sistema no soporta, actualmente, el proceso de reembolso de IVA soportado. Puede usar los resultados
del informe para completar el formulario pertinente para la autoridad fiscal responsable.
Contabilizacin del reembolso de IVA soportado
El IVA soportado en el extranjero se contabiliza en el sistema de la siguiente manera:
1. La factura entrante se contabiliza en dbitos:
EUR 19 IVA soportado en el extranjero
Conceptos bsicos
EUR 100 Combustible neto
a EUR 119 Dbitos a acreedor Miller
2. Entonces, se reclama el IVA soportado de la autoridad fiscal extranjera, y la cuenta bancaria recibe el pago
entrante que no se puede asignar en este paso:
EUR 19 Banco a EUR 19 Asignacin de pagos
3. La cuenta Asignacin de pagos se debe corregir de forma manual, y el pago entrante se contabiliza en
Otros ingresos:
EUR 19 Asignacin de pagos en EUR 19 Otros ingresos
4. La cuenta de ingresos se debe compensar con la cuenta IVA soportado en el extranjero:
EUR 19 Otros ingresos con EUR 19 IVA soportado en el extranjero
2.6 Determinacin de precios en Gestin de relacin con proveedores
Resumen
La determinacin de precios se refiere a calcular precios y valores totales, costes normales de productos y servicios.
La determinacin de precios se implementa centralmente en el sistema y se conecta a todos los procesos
empresariales relevantes. Para facilitar su uso, todos los parmetros necesarios se definen previamente en el
sistema.
La determinacin de precios est disponible en todos los documentos empresariales relacionados con el proceso
de aprovisionamiento.
El sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catlogos, contratos de compra,
solicitudes de oferta y ofertas, pedidos y precios de lista, segn su volumen de compra, la importancia del producto
o servicio para el xito de su empresa y la importancia de la relacin con los proveedores. El sistema tambin le
permite definir condiciones de precio. Estas condiciones de precio representan factores que se aplican cuando se
calcula un precio, por ejemplo, descuentos o recargos, entre otros. Estos factores variables tienen influencia en el
valor total. Se pueden combinar varias condiciones de precio.
La determinacin del precio determina qu necesidades para una condicin de precio en particular se tienen que
cumplir antes que el sistema tenga en cuenta el componente de precio. Por ejemplo, el porte no se toma en
consideracin en posiciones de servicio.
La determinacin del precio contiene la secuencia en la que el sistema tiene en cuenta las condiciones de precios.
Calcula los impuestos y precios netos y brutos. La determinacin del precio determina qu totales parciales se toman
en consideracin y hasta qu punto dicha determinacin se puede procesar manualmente. La determinacin del
precio determina qu mtodo utiliza el sistema para calcular los porcentajes de descuentos y recargos.
Cuando documentos de un sistema hereditario migran al sistema, ste no realiza clculos adicionales de
precios. As se garantiza que los precios sean los mismos en ambos sistemas.
Condiciones del precio
El sistema contiene las siguientes condiciones de precio:
Descuentos
Un descuento es una reduccin del precio de un producto especificado por el proveedor.
Los siguientes descuentos se pueden introducir de forma manual:
Descuento manual (valor)
Puede bajar el precio por un valor establecido.
Descuento manual (porcentaje)
Puede bajar el precio en un porcentaje establecido.
Descuento manual (valor/cantidad)
Puede bajar el precio segn la cantidad.
Los siguientes descuentos se pueden aplicar de forma automtica si tiene un acuerdo con los proveedores:
Descuento (valor)
Baja el precio segn un valor especificado.
Descuento (porcentaje)
Baja el precio segn un porcentaje especificado.
Descuento (valor/cantidad)
Baja el precio segn la cantidad.
Recargos
Un recargo es una tasa adicional para un producto o un propsito especfico.
Los siguientes recargos se pueden introducir de forma manual:
Recargo manual (valor)
Puede aumentar el precio por un valor establecido.
Recargo manual (porcentaje)
Puede aumentar el precio por un porcentaje establecido.
Conceptos bsicos
Descuento manual (valor/cantidad)
Puede aumentar el precio segn la cantidad.
Los siguientes recargos se pueden aplicar de forma automtica si tiene un acuerdo con los proveedores:
Recargo (valor)
Aumenta el precio segn un valor especificado.
Recargo (%)
Aumenta el precio segn un porcentaje especificado.
Recargo (valor/cantidad)
Aumenta el precio segn la cantidad.
Escalas
Puede establecer descuentos por cantidad. La escala que defina determina cmo se calculan los valores. Por
ejemplo, define una escala de precios de manera que una sola caldera cuente 500 dlares pero, si compra al menos
10 calderas, el precio baja a 450 dlares cada una.
Descuentos, recargos y escalas de precios
Dependiendo del precio que se utilice, se pueden definir los siguientes descuentos, recargos y escalas:
Catlogos
Solamente puede cargar y actualizar los catlogos de los proveedores y los catlogos personalizados en los
que estn disponibles los precios netos. No puede crear y actualizar descuentos, recargos y escalas.
Contrato de compra
Puede definir todos los descuentos y recargos disponibles, junto con las escalas de precios.
Ofertas
Puede definir todos los descuentos y recargos disponibles, junto con las escalas de precios.
Pedidos
Puede definir descuentos y recargos de valor o porcentaje.
Precios de lista
Puede determinar el precio de un producto entregado o un servicio prestado por un proveedor con o sin escala
de precios.
Condiciones del precio adicionales
Diferencias de redondeo
Las diferencias de redondeo pueden ocurrir segn la cantidad de decimales que se usa como dato maestro de precio
para la cantidad base y la moneda.
Las diferencias de redondeo tambin ocurren para las monedas que no tienen monedas de baja denominacin, por
ejemplo, francos suizos o dlares australianos. Para estas monedas, el sistema hace un redondeo hacia el valor ms
cercano, por ejemplo, 0 centavos o 5 centavos.
Para compensar las diferencias de redondeo, puede:
Modificar el importe manualmente en el documento, por ejemplo, en los pedidos.
Actualizar los datos maestros del precio correspondientemente. Este es el caso de los contratos y los precios
de lista. Para compensar, puede modificar la cantidad base en los datos maestros de precio del producto.
Pedro crea un pedido para un artculo que cuesta 0,008 USD cada uno. El sistema redondea el precio a
0,1 USD. Para compensar esta inexactitud, Pedro modifica la cantidad del pedido a 100 unidades, lo cual
resulta en un precio de 0,80 USD cada 100 unidades.
Diferencias de conversin de moneda
Durante el clculo de precio, se produce la conversin de moneda segn los tipos de cambio actualizados en los
datos maestros si la moneda de los datos maestros de precio es diferente a la moneda del documento. Cuando se
convierten las monedas, puede ocurrir una inexactitud debido al redondeo en el clculo de precio.
La reconversin de moneda es necesaria solamente para la aprobacin de carritos de compra.
Tambin puede ocurrir una inexactitud si se vuelve a convertir a la moneda que se usa como fuente de
aprovisionamiento.
Para compensar, el sistema verifica si existen descuentos o recargos y los aplica segn corresponda. Si no existe
ningn descuento o recargo, no se vuelve a convertir la moneda.
Pedro crea un carrito de compras con dos artculos. El primer artculo est en dlares estadounidenses.
El segundo artculo, tomado de un contrato, tiene un precio de 10 CNY. La moneda del primer artculo
que aparece listado en el documento es la moneda que utiliza el sistema como moneda del documento.
Como la moneda del documento es USD, el sistema convierte la moneda del segundo artculo en un tipo
de cambio de 0,14608, lo que resulta en un precio de 1,4608 USD. El sistema redondea el precio a 1,46
USD.
Si el precio del segundo artculo se vuelve a convertir a CNY, el resultado es 9,99 CNY. Entonces el sistema
verifica si existe un recargo. Si existe un recargo, el sistema lo aplica al resultado determinado de forma
correspondiente. Si no existe ningn recargo, el sistema no convierte el precio, lo cual resulta en el precio
original de 10 CNY.
Valor neto total de la posicin
Se calcula sumando todos los valores netos de la posicin. No es posible modificar este valor.
Porte
Esta condicin del precio cubre el importe del transporte de mercancas. Por ejemplo, se le carga un importe fijo de
porte o el cargo depende del peso neto de las mercancas recibidas. El sistema distribuye los costes de porte en
posiciones de facturas de proveedores. La distribucin es proporcional a los valores netos de las posiciones de la
factura del proveedor.
Impuestos
La condicin de precio cubre requisitos impositivos. Todos los impuestos se calculan segn requisitos legales.
Para obtener ms informacin, consulte:
Clculo de impuesto de pas extranjero para servicios
Determinacin de impuestos [pgina 156]
Determinacin de retencin de impuestos [pgina 178]
Esquema de determinacin de precios
Para determinar qu precio se debe usar si hay varios precios disponibles, el sistema sigue una secuencia definida.
Los precios estn listados en prioridad ascendente.
Precio histrico
El precio histrico es un precio anterior en un pedido. Los precios histricos se utilizan en compras
ocasionales.
Precio de catlogo
Se utilizan los precios de catlogo para artculos que compran con frecuencia los empleados en escenarios
de autoservicio sin crear datos maestros sin crear datos maestros para los productos.
Precio de lista
Conceptos bsicos
Los precios de lista se usan, por ejemplo, cuando no hay ningn catlogo o contrato disponible de un
proveedor, para productos de importancia media (sin contrato) pero que se compran con gran frecuencia.
Con los precios de lista, puede automatizar sus procesos de compra.
Precio de contrato
Los contratos de compra se crean para productos o categoras de productos que se compran con frecuencia
a proveedores con los que se anticipa una relacin a largo plazo.
Precio manual/precio manual del proveedor
Un precio manual es el precio que se introduce manualmente en un documento de aprovisionamiento. Los
precios manuales se usan generalmente cuando se recibe un precio del proveedor que difiere de los precios
anteriores.
Un precio manual del proveedor es el que ingresa el proveedor.
Aunque el sistema determina el precio, usted puede sustituir la propuesta que determina el sistema.
Susana crea un pedido de un producto que est disponible. El precio de lista es el precio ms adecuado
y el sistema utiliza al proveedor del precio de lista como fuente de aprovisionamiento. Si un precio manual
o un contrato se encuentran disponibles, Susana puede sustituir el sistema y utilizar al proveedor del
contrato, o puede introducir un precio manual y el proveedor que corresponde como fuente de
aprovisionamiento.
Qu precios estn disponibles para qu tipo de documento?
Los precios que estn disponibles dependen del tipo de documento que desea crear.
Carrito de compra
Precio de catlogo
Precio de lista
Precio manual
Solicitud de compra
Precio histrico
Precio de catlogo
Precio de contrato
Precio manual
Precio de proveedor manual
Pedido
Precio histrico
Precio de catlogo
Precio de contrato
Precio manual
Los precios de proveedor manual se usan solamente en confirmaciones de pedidos.
Entrada de mercancas y servicios
Precio de lista
Precio de contrato
Factura de proveedor
Precio de lista
Los precios de lista se usan para verificaciones de facturas de proveedores que pueden resultar en una
excepcin de precio.
Precio de contrato
Los precios de contrato se usan para verificaciones de facturas de proveedores que pueden resultar en una
excepcin de precio.
2.7 Asignacin de costes en Compras
Resumen
Al crear un carrito de compra, un pedido, una entrada de mercancas y servicios o una factura de proveedor para
gastos, servicios o materiales que no estn en stock, debe introducir una asignacin de costes en la que se agrupen
los costes incurridos para la transaccin empersarial. Los documentos subsiguientes heredan la asignacin de
costes especificada.
Requisitos previos
Cuando desee utilizar posiciones de pedido de cliente, posiciones de orden de servicio o proyectos como
asignaciones de objetos, deber seleccionar las reas empresariales relevantes durante la definicin del
alcance seleccionada.
Para seleccionar una posicin de pedido de cliente o una posicin de orden de servicio para la asignacin de
costes, el pedido relevante debe estar liberado en el sistema.
Tipos de asignacin de cuenta
En general, los siguientes tipos de asignacin de cuenta son posibles:
Centros de coste
Contrato de cliente
Materiales individuales
nicamente las posiciones de materiales, de servicios o con lmite de los pedidos, las entradas de mercancas
y servicios y las facturas de proveedor pueden ser asignadas a los materiales individuales. El sistema
contabiliza la posicin asignada al activo fijo que se encuentra asignado al material individual. Las posiciones
de pedido y las posiciones de entrada de mercancas y servicios nicamente pueden contabilizarse en
materiales individuales ya existentes.
Para obtener ms informacin, consulte Materiales individuales y Materiales y adquisiciones individuales.
Tambin puede crear un nuevo registro para facturas de proveedor si no hay ningn registro del material
individual en su sistema. Cuando se crea un nuevo material individual, puede crearse automticamente un
nuevo activo fijo en el centro de trabajo Activos fijos.
Tareas de proyecto
Pueden utilizarse distintos tipos de proyecto, por ejemplo, proyectos de desarrollo, eventos o recopilacin
interna de costes.
Posiciones de pedido de cliente
nicamente los carritos de compra, los pedidos, las entradas de mercancas y servicios y las facturas de
proveedor avanzados pueden ser asignados a las posiciones de pedido de cliente.
Posiciones de orden de servicio
Conceptos bsicos
nicamente los carritos de compra, los pedidos, las entradas de mercancas y servicios y las facturas de
proveedor avanzados pueden ser asignados a las posiciones de orden de servicio.
El sistema SAP Business ByDesign proporciona varios informes para analizar la asignacin de costes, por ejemplo:
Pedidos por asignacin de costes [pgina 116]
Solicitudes de compra por asignacin de costes [pgina 118]
Gastos por asignacin de costes
Proceso de aprobacin
La persona responsable del objeto de coste (por ejemplo, el jefe de proyectos o el jefe del centro de coste) tiene que
aprobar los carritos de compra asignados a este objeto contable (pero no el superior directo del solicitante).
Segn las parametrizaciones de la configuracin empresarial, el superior directo o la persona responsable del objeto
de coste estar a cargo de la aprobacin de pedidos.
Ejemplos
Tarea de proyecto
Akron Heating Technologies Inc. crea un nuevo proyecto para gestionar un evento prximo de un cliente. Por motivos
de supervisin, todos los costes relacionados deben ser asignados a este proyecto directamente. Cuando Peter
Greene, el comprador de Akron, solicita un servicio de catering para el evento, crea un pedido y elige la tarea de
proyecto para la asignacin de costes.
Pedido del cliente
Akron Heating Technologies Inc, vende piezas para sistemas de calefaccin a su cliente, Lyon Heating Inc. Kate
Jacob crea un pedido de cliente para dichas piezas. Sin embargo, Akron no cuenta con la tcnica relevante o el
personal calificado para ensamblar las piezas. Kate se comunica con un proveedor de servicios externo y lo contrata
para llevar a cabo la instalacin, e incluye esta tarea en el pedido de cliente. Peter Greene, el comprador de Akron,
crea un pedido para el trabajo del proveedor de servicios externo y elige la posicin de pedido de cliente relevante
para la asignacin de costes.
Orden de servicio
Akron vendi un sistema de calefaccin a Lyon Heating Inc. hace un tiempo atrs, el mismo ao. El cliente inform
una falla mecnica y solicit la reparacin. Jeffrey Goldman crea una orden de servicio para el servicio de reparacin.
Akron no cuenta con tcnicos de servicio que tengan las habilidades necesarias para reparar la falla dentro de las
cercanas del cliente. Jeffrey, entonces, contrata un proveedor de servicios externo para realizar la tarea e incluye
este trabajo en el pedido de cliente. Peter crea un pedido para el trabajo del proveedor de servicios externo y elige
la posicin de orden de servicio relevante para la asignacin de costes.
2.8 Tiempo y gastos de proyecto entre empresas
Resumen
Tiempo y gastos de proyecto entre empresas les permite a las empresas adociadas que pertenecen al mismo grupo
corporativo y que estn trabajando tcnicamente en el mismo sistema SAP Business ByDesign que trabajen
eficientemente de forma conjunta en los proyectos.
En la industria de servicios profesionales, una empresa que ejecuta un proyecto para un cliente o internamente no
debera tener la capacidad de ocupar el proyecto solo con sus empleados. Sin embargo, una empresa asociada
podra ser capaz de proporcionar los empleados necesarios. Si es as, la empresa duea del proyecto (empresa
compradora) le pide los servicios necesarios a la empresa asociada (empresa vendedora), que automticamente
crea un pedido ed cliente y un proyecto interno. Los empleados de la empresa vendedora, con los que se ocupa el
proyecto de cliente en la empresa compradora, registran sus tiempos y notifican sus gastos directamente al proyecto
de la empresa compradora. Adems, dichos tiempos y gastos se asignan automticamente al proyecto entre
empresas en la empresa vendedora, y las entradas de mercancas y servicios se crean automticamente en la
empresa compradora. Entonces, los procesos de facturacin se desencadenan automticamente entre dos
empresas.
Utilizando procesos de ventas, de compras y de facturacin estndar, pero ocultando la relacin de la empresa con
los empleados cuando se trata del registro de tiempos y notificacin de gastos, Tiempos y gastos de proyecto entre
empresas les permite a las empresas ejecutar proyectos de forma eficiente ocupndolos con empleados de varias
empresas asociadas.
Requisitos previos
La empresa compradora y la vendedora trabajan en el mismo sistema SAP Business ByDesign y se han registrado
como cliente y proveedor en el sistema respectivo. Los datos de ventas para lso servicios requeridos tambin se
han registrado.
Para garantizar el procesamiento correcto de pedidos de cliente, la empresa vendedora debera crear una
organizacin de ventas aparte para ventas entre empresas para almacenar los precios de venta especficos entre
empresas y para estandarizar todos sus servicios como basados en proyecto de tiempo y material. Los precios de
ventas entre empresas deberan estar en lnea con los precios de compra entre empresas.
Parametrizaciones de configuracin
Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuracin. Si no dispone de la autorizacin
necesaria, pngase en contacto con su administrador.
Las siguientes funciones deben estar activadas en su solucin. Para hallar estas opciones empresariales, vaya al
centro de trabajo Configuracin empresarialy seleccione su proyecto de implementacin. Seleccione
Editar alcance de proyecto , y luego el rea empresarial relevante, adems de la casilla de seleccin para cada uno de
los conceptos empresariales:

Ventas Vender productos y servicios basados en proyecto

Compras Aprovisionamiento de material fuera de stock y de servicios

Compras Compras de servicios entre empresas asociadas
Conceptos bsicos
Flujo de proceso
Tiempo y gastos de proyecto entre empresas
1. Venta de cliente
a. La empresa compradora crea un proyecto de cliente que est ocupado parcial o totalmente con
empleados de la empresa vendedora. Como alternativa, la empresa compradora puede ejecutar un
proyecto interno. En ambos casos, la empresa compradora libera los proyectos.
b. La empresa compradora solicita servicios basados en tiempos a la empresa vendedora.
c. En la empresa compradora, el representante de ventas crea una pedido de cliente para un cliente y fija
un enlace al proyecto de cliente a nivel de posicin.
Esta etapa no es relevante para los proyectos internos.
2. Pedidos y ventas entre empresas
a. El comprador operativo prepara un pedido consistente que contiene servicios y gastos para el proyecto
en la empresa compradora.
Una posicin de lmite de gastos debe indicarse manualmente en el pedido para permitir que
los gastos se notifiquen. Esto se realiza seleccionando una posicin Lmite (no una posicin
Gasto) y aadindoble un producto de gastos. De forma ideal, debera crearse una posicin de
lmite de gastos por proyecto. Adems, el indicador Se requiere registro de tiempos se fija
automticamente en el pedido o debe fijarse manualmente (si el pedido se crea manualmente).
El pedido puede crearse automticamente desde una solicitud de compra basada en un proyecto o
manualmente por el comprador despus de l y el contacto de proyecto hayan acordado qu servicios
deben ofrecerse. Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de pedidos [pgina 80].
Utilizando el intercambio de datos electrnicos (EDX), la empresa compradora enva el pedido a la
empresa vendedora.
b. En la empresa vendedora, el sistema crea automticamente un pedido mediante comunicacin B2B
(Business to Business). Este pedido de cliente
est enlazado con un proyecto entre empresas.
Tiene un plan de facturacin. Esta se desencadena mediante la actividad de ajuste preciso Plantilla
de plan de facturacin para pedidos de cliente entre empresas.
En casos excepcionales, un pedido de cliente debe revisarse manualmente y la generacin del
proyecto entre empresas tambin debe desencadenarse manualmente. Este es el caso, por
ejemplo, si una posicin tiene un precio fijo en vez de un tipo de tiempo y de material. Entonces,
el tipo de posicin debe cambiarse a tiempo y material y el proyecto entre empresas debe
generarse manualmente haciendo clic sobre Crear proyecto en el pedido de cliente.
Si un superior directo de la unidad de ventas en cuestin no est disponible, el empleado
responsable del pedido del cliente es asignado automticamente como jefe de proyecto. Este
paso garantiza que se libere el pedido del cliente y se cree un proyecto.
3. Registro de tiempos y notificacin de gastos entre empresas
a. Los empleados de la empresa vendedora pueden registrar tiempos en la tarea de proyecto de la empresa
compradora en la hoja de tiempos de Self-Service de empleados. La posicin de pedido, incluidos el
servicio y la tarea, est disponible para registrar tiempos en la hoja de tiempos del empleado. Cuando
se liberan los tiempos de proyecto, se envan automticamente para su autorizacin, si es que esta es
necesaria. Para obtener ms informacin, consulte Editar hoja de tiempos.
b. Los empleados de la empresa vendedora pueden notificar gastos directamente en la tarea de proyecto
de la empresa compradora en el Self-Service del empleado. Todas las tareas de proyecto a las que el
empleado est asignado directa o indirectamente estn automticamente disponibles para su seleccin.
Cuando se selecciona una tarea de proyecto de la empresa compradora, el sistema encuentra
inmediatamente el proyecto entre empresas correspondiente, el pedido y la posicin de pedido, y los
muestra a ttulo informativo. Para obtener ms informacin, consulte Crear nuevo informe de gastos.
c. El gestor de proyecto de la empresa compradora autoriza los tiempos registrados y el informe de gastos.
En caso de que una pedido contenga ms de una posicin de lmite de gastos y, por tanto, que
haya ms de una posicin de pedido de cliente con un producto de gastos, el sistema propone
una de las posiciones de pedido de cliente.
d. En base a los tiempos registrados y a los gastos notificados, el sistema crea entradas de mercancas y
de servicios, que incluyen la informacin de contabilidad especifica en los tiempos registrados y en los
informes de gastos, as como una referencia al pedido y a la tarea de proyecto correspondientes.
4. Facturacin de cliente y entre empresas
a. Utlizando las entradas de mercancas y de servicios, la empresa compradora puede crear solicitudes de
factura de proyecto. Para obtener ms informacin, consulte Facturacin de proyecto.
Esta etapa no es relevante si se ejecutan proyectos internos.
b. Los empleados de la empresa compradora crean una ejecucin de factura que convierte las solicitudes
de factura de proyecto en facturas y las activa. Despus, programan la ejecucin de factura para crear
facturas de cliente. Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de ejecuciones de factura.
Esta etapa no es relevante si se utilizan proyectos internos en la etapa 1a.
Conceptos bsicos
c. El sistema crea solicitudes de factura de proyecto segn el plan de facturacin de las posiciones de
pedido de cliente para tiempos y gastos entre empresas. Las solicitudes de factura de proyecto se liberan
automticamente de forma que las solcitudes de factura de cliente se creen en el centro de trabajo
Facturacin de cliente. El sistema factura automticamente dichas solicitudes de facturas de cliente y
las facturas se liberan automticamente.
Para obtener ms informacin, consulte Plan de facturacin.
d. En la empresa compradora, el sistema crea una factura de proveedor en base a los datos enviados por
la empresa vendedora, verifica los datos respecto a las posiciones de entradas de mercancas y de
servicios y contabiliza la factura de proveedor si no hay excepciones. El contable del emisor de la faactura
puede visualizar la factura de proveedor contabilizada en la vista Facturas y notas de crdito del centro
de trabajo Facturacin de proveedor.
Si hay alguna excepcin, el sistema graba la factura en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin
de proveedor. El contable clarifica las excepciones y contabiliza la factura manualmente.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para trabajo (en facturacin de proveedor)
[pgina 187].
5. Contabilidad
a. Empresa vendedora: Las contabilizaciones son iguales que con los proyectos del cliente. Los registros
de tiempos acreditan el centro de coste y debitan la posicin de pedido de cliente como el primer objeto
de asignacin de gastos; el segundo es el proyecto entre empresas. Los gastos de viaje se cargan en la
cuenta de deudas y en el proyecto entre empresas.
La factura de cliente se contabiliza en dbitos, mientras que los beneficios se contabilizan en una cuenta
de beneficios de ventas. Como en los gastos, para beneficios, el primer objeto de asignacin de beneficios
es la posicin de pedido de cliente, mientras que el segundo es el proyecto entre empresas.
Para obtener ms informacin, consulte Proyectos de cliente.
b. Empresa compradora: Para proyectos internos, los gastos se contabilizan en el proyecto. Para proyectos
de cliente, se contabilizan en la combinacin de pedido de cliente/proyecto.
Los gastos de servicios se contabilizan en la cuenta de gastos y en la cuenta de compensacin Deudas
sin facturar.
Si el proyecto es de cliente, la factura de cliente se contabiliza para crditos, mientras que los beneficios
se contabilizan en la cuenta de beneficios. El objeto de asignacin de cuenta es la combinacin de pedido
de cliente/proyecto.
Las facturas de proveedor se contabilizan en la cuenta de deudas y en la cuenta de compensacin
Compras en trnsito. El objeto de asignacin de cuenta es el proyecto.
Cuando los servicios se confirman y la factura de proveedor se registra en el sistema, las cuentas de
compensacin deben compensarse respecto a las otras con una ejecucin de compensacin GR/IR.
Para obtener ms informacin y un ejemplo de contabilizacin, consulte Compensacin GR/IR.
Si una empresa y sus subsidiarias se tratan como una empresa nica para la declaracin
tributaria, los impuestos solo los declara la empresa principal (de notificacin) del grupo. Los
balances de las cuentas subsidiarias de IVA / impuestos de ventas e Impuestos soportados se
transfieren a las cuentas de la empresa declarante Impuestos por cobrar e Impuestos por
pagar. Los balances de las cuentas de la empresa declarante IVA/Impuestos de ventas e
Impuestos soportados se transfieren a la cuenta de Impuestos por pagar.
Para obtener ms informacin y un ejemplo de contabilizacin, consulte Grupo de declaracin
de impuestos.
Consulte tambin
Procesos entre empresas en SAB Business ByDesign
Tiempos y gastos de proyecto entre empresas (escenario empresarial)
2.9 Traslado de stock entre empresas
Resumen
Puede utilizar el traslado de stock entre empresas para transferir stock de o a empresas asociadas con el fin de
cumplir las exigencias de los clientes. Cuando los productos pedidos no estn en stock en la empresa receptora,
pueden solicitarse de la empresa emisora asociada. Siempre que sea posible, el sistema soporta y acelera este
proceso automatizando la creacin de los documentos comerciales implicados.
Este escenario tambin se soporta en un escenario externoo logstico. es decir, uno de los almacenes el almanacn
emisor o receptor no pueden ser gstionados por la empresa asociada, si no solo por un proveedor de almacn.
este documento tambin proporciona un ejemplo del flujo de procesos si la empresa asociada emisora y/o receptora
ha externalizado sus actividades de almacenaje a un proveedor de almacn.
Requisitos previos
Debe tener, como mnimo, dos empresas asociadas para realizar traslados de stock entre empresas. Ambas
empresas deben utilizar el mismo sistema Business ByDesign y deben estar conectadas por lneas de transporte.
Ambas empresas asociadas deben ser creadas durante la definicin de la gestin organizativa. Para cada empresa,
el sistema crea automticamente un socio comercial correspondiente con los roles Cuenta y Proveedor.
Se deben efectuar las siguientes parametrizaciones si desea utilizar el traslado de stock entre empresas:
Definicin del alcance:
Debe seleccionar el concepto empresarial Compras entre empresas asociadas durante la definicin de
alcance.
Esto activa todos los requisitos previos de definicin de alcance para el intercambio automtico de los
documentos comerciales relacionados.
Datos maestros:
En el maestro de productos, se deben activar las fichas Compras y Ventas.
Se deben actualizar por igual, para ambas empresas, los precios y otras condiciones (como descuentos
por pronto pago) a fin de evitar excepciones durante el proceso de facturacin de proveedor, por ejemplo,
desviaciones de precio.
Datos maestros para pedidos de cliente:
Para permitir la creacin de un pedido de cliente mediante un mensaje A2A, se deben actualizar los siguientes
datos y las responsabilidades:
1. Determine un "Empleado responsable - ventas" como contacto para el cliente corporativo en el centro
de trabajo Gestin de clientes, en la vista Clientes de la ficha Contactos en la seccin
Responsabilidades.
2. Defina los datos maestros relevantes para el cliente en el centro de trabajo Gestin de clientes, en la vista
Clientes de la ficha Datos de ventas. Asigne la cadena de distribucin relevante (organizacin de ventas
y canal de distribucin) al cliente y actualice los datos de ventas, como, por ejemplo, la moneda, las
condiciones de pago, las condiciones de entrega y la prioridad de entrega para este cliente.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de clientes.
3. Determine los datos maestros relevantes para el producto en el centro de trabajo Portafolio de productos
y servicios o en el centro de trabajo Datos de producto, en la vista Productos de la ficha Ventas. Asigne
la cadena de distribucin relevante (organizacin de ventas y canal de distribucin) al producto y
actualice los datos de ventas, como, por ejemplo, la unidad de medida para este producto.
Conceptos bsicos
4. Asegrese que la distribucin del trabajo para ventas est actualizada correctamente en el centro de
trabajo Gestin organizativa, vista Distribucin de trabajo en Ventas y marketing.
Canal de comunicacin:
En el escenario Traslados de stock entre empresas, se debe fijar el canal de salida Intercambio de datos
electrnicos interno dentro del centro de trabajo Datos de socio comercial, en la ficha Comunicacin
en Colaboracin para los siguientes documentos comerciales:
Para el proveedor creado automticamente para la empresa emisora en la vista Proveedores:
Pedido
Para el cliente creado automticamente para la empresa receptora en la vista Clientes:
Confirmacin del pedido de cliente
Notificacin de envo saliente
Factura de cliente/nota de crdito
Este documento tambin contiene informacin sobre el flujo del proceso si la empresa asociada emisora y/
o receptora trabaja con un proveedor de almacn. Para obtener ms informacin sobre las parametrizaciones
adicionales que deben efectuarse en caso de trabajar con proveedores de almacn, consulte Procesamiento
de entregas en logstica por medio de terceros Requisitos previos y caractersticas.
La utilizacin del escenario Logstica por medio de terceros est sujeta al acuerdo de licencia de un
add-on de comunicacin del proveedor de almacn a travs del SAP Store. Tenga en cuenta que el
acuerdo de licencia del add-on de comunicacin del proveedor de almacn puede estar sujeto a
tasas adicionales.
Flujo de proceso
A continuacin se detalla el flujo de procesos asociado con el traslado de stock entre empresas:
1. Empresa receptora: El comprador de la empresa receptora crea un pedido para los productos necesarios en
el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y lo enva a la empresa emisora.
La empresa emisora se identifica mediante el socio comercial de tipo "proveedor" que corresponde.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de pedidos [pgina 76].
2. Empresa emisora: De acuerdo con este pedido, se crea automticamente un pedido de cliente en la empresa
emisora. Para este pedido de cliente, el sistema realiza automticamente una verificacin ATP con el objetivo
de comprobar si las cantidades solicitadas se pueden proporcionar en el tiempo de entrega solicitado.
3. Empresa emisora: Si los pedidos de cliente se configuran para la liberacin automtica, el sistema libera el
pedido de cliente y enva automticamente una confirmacin de pedido a la empresa receptora una vez se
ha creado el pedido de cliente y es consistente con el precio solicitado en el pedido. De lo contrario, el agente
comercial debe liberar manualmente el pedido de cliente e iniciar una confirmacin de pedido. A continuacin,
se crea automticamente la confirmacin de pedido que corresponde.
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de pedidos de cliente.
4. Empresa emisora: En el centro de trabajo Control de logstica de salida, vista Demanda de cliente, el
planificador de aprovisionamiento de la empresa emisora libera la demanda de cliente que corresponde.. El
planificador de logstica verifica que los pedidos se cumplan en funcin de su prioridad. A continuacin, se
crea automticamente una propuesta de entrega.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de demanda de cliente.
5. Empresa emisora: Este paso depende de si la empresa asociada emisora gestiona un almacn interno o si ha
externalizado sus actividades de almacn a un proveedor de almacn.
Almacn gestionado internamente
En el centro de trabajo Logstica de salida, vista Control de entrega, lista de trabajo Propuestas de
entrega, el responsable de almacn verifica la propuesta de entrega y contabiliza una salida de
mercancas mediante el botn Contabilizar salida de mercancas. Esto da como resultado la creacin
automtica de una entrega de salida.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de control de entrega.
La entrega de salida se puede ver en el centro de trabajo Logstica de salida, vista Entregas salientes.
Si los artculos estn en trnsito, de manera que hay una diferencia de tiempo entre la
contabilizacin de las mercancas y la entrada de mercancas, stas no aparecen visibles en los
inventarios de la empresa emisora ni receptora.
Para verificar las entregas en el trnsito entre empresas, utilice la tarea Entregas en trnsito
entre empresas en Tareas comunes. Estas entregas en trnsito entre empresas se basan en la
informacin de traslado de stock entre empresas.
Para obtener ms informacin, consulte Contabilizaciones de inventario.
Contine con el paso 6.
Almacn gestionado externamente
a. Procesamiento de las propuestas de entrega y creacin de solicitudes de logstica por medio de
terceros:
En el centro de trabajo Logstica por medio de terceros, en la subvista Propuestas de entrega, el jefe
de la cadena logstica verifica las propuestas de entrega y crea solicitudes de logstica por medio
de terceros si no se han creado automticamente en una ejecucin automtica. Esta informacin
se enva al proveedor de almacn mediante un mensaje B2B.
b. Recepcin de la informacin de entrega saliente:
Una vez el proveedor de almacn ha procesado la solicitud de entrega y enviado las mercancas a
la empresa asociada receptora, la informacin de entrega saliente se enva mediante un mensaje
B2B a la empresa asociada emisora. El jefe de la cadena logstica puede verificar la entrega saliente
en la subvista Entregas salientes del centro de trabajo Logstica por medio de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de entregas salientes en logstica por medio de
terceros.
Conceptos bsicos
Si los artculos estn en trnsito, de manera que hay una diferencia de tiempo entre la
contabilizacin de las mercancas y la entrada de mercancas, stas no aparecen visibles en los
inventarios de la empresa emisora ni receptora.
Para verificar las entregas en el trnsito entre empresas, utilice la tarea Entregas en trnsito
entre empresas en Tareas comunes. Estas entregas en trnsito entre empresas se basan en la
informacin de traslado de stock entre empresas.
Para obtener ms informacin, consulte Contabilizaciones de inventario.
6. Empresa receptora: Cuando se libera la entrega saliente, la empresa receptora recibe automticamente una
notificacin de envo en forma de notificacin de entrega entrante. El procedimiento a seguir ahora depende
de si la empresa asociada receptora gestiona un almacn interno o si ha externalizado sus actividades de
almacn a un proveedor de almacn.
Almacn gestionado internamente
El responsable de almacn de la empresa receptora verifica la notificacin de entrega entrante en el
centro de trabajo Logstica de entrada, en la vista Notificaciones de entrega entrante. El responsable de
almacn puede contabilizar directamente una entrada de mercancas con el botn Contabilizar entrada
de mercancas en esta vista.
Tenga en cuenta que la opcin de contabilizar la entrada de mercancas en la vista Pedidos se ha fijado
en inactiva para este escenario, para evitar la posibilidad de contabilizar por partida doble la entrada de
mercancas. Esto es, para el proceso de transferencia de estocs entre empresa, el responsable de
almacn de la empresa receptora debe contabilizar siempre la entrada de mercancas en la vista
Notificaciones de entregas entrantes.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de entregas entrantes.
Si la direccin de la empresa receptora no es la misma que la direccin del cliente que pidi las
mercancas, y si sus canales de comuncacin se han configurado adecuadamente, el sistema
enviar dos notificaciones de envo; una a la parte que recibe las mercancas fsicamente
(destinatario de las mercancas) y otra a la parte que pidi las mercancas (cliente).
Almacn gestionado externamente
El jefe de la cadena logstica de la empresa receptora puede supervisar la notificacin de entrega entrante
en el centro de trabajo Logstica por medio de terceros, en la subvista Notificaciones de entrega
entrante. Esta notificacin de entrega entrante tambin se enva al proveedor de almacn de forma
automtica mediante un mensaje de B2B para informarle acerca de la recepcin esperada.
Una vez el proveedor de almacn ha recibido las mercancas y procesado la entrega, la informacin de
entrega entrante se enva mediante un mensaje B2B a la empresa receptora, lo que desencadena la
creacin de una entrega entrante. Este documento contiene una referencia a la notificacin de entrega
entrante. El jefe de la cadena logstica puede verificar entonces la entrega entrante en la subvista
Entregas entrantes del centro de trabajo Logstica por medio de terceros.
Al recibir el mensaje B2B, el sistema libera la entrega entrante de acuerdo con las parametrizaciones
estndar del sistema siempre que los datos sean consistentes. En caso de existir inconsistencias, se
crear con el estado No liberado.
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de entregas entrantes en logstica por medio
de terceros.
7. Empresa emisora: Cuando se cumple un pedido de cliente, el agente comercial de la empresa emisora abre
la vista Solicitudes de factura del centro de trabajo Facturacin a clientes, selecciona las posiciones relevantes
y crea la factura con el botn Accin de seguimiento. A continuacin, se enva la factura de cliente a la empresa
receptora y los datos de facturacin de cliente se transfieren a contabilidad para la recepcin de pagos. Los
datos son visibles en la vista Asientos contables del centro de trabajo Libro mayor.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para solicitudes de factura.
Durante todo este proceso, puede revisar, en cualquier momento, el estado de cumplimiento de
pedido del pedido de cliente. Si desea comprobar el estado de cumplimiento de pedido, abra el
pedido relevante en el centro de trabajo Pedido de cliente y verifique el flujo de documentos que
muestra todos lo documentos que fueron creados.
8. Empresa receptora: Cuando se contabiliza la factura de cliente, la factura de proveedor se contabiliza
automticamente en la empresa receptora y se puede verificar en el centro de trabajo Facturacin de
proveedores, en la vista Facturas y notas de crdito. El sistema enva la informacin a la gestin financiera.
Puede ver esta informacin como asientos contables en el centro de trabajo Libro mayor.
9. Empresa receptora: A continuacin, se comunica el importe de pago a contabilidad financiera para iniciar el
proceso de pago. Para obtener ms informacin acerca de los procesos de pago, consulte Pagos salientes
automticos iniciados internamente y Pagos salientes manuales iniciados internamente.
2.10 Procesamiento de pedido de terceros
Resumen
Como planificador de aprovisionamiento, agente comercial o comprador que se desempea como coordinador de
procesamientos de orden a terceros de la empresa, puede usar el procesamiento de rdenes de terceros para que
un proveedor, en lugar de la empresa, coordine y supervise el envo directo de un producto a un cliente.
El siguiente es un ejemplo de un flujo de proceso tpico basado en los escenarios empresariales Gestin de pedidos
y Ciclo de aprovisionamiento (stock). Su empresa vende un producto a un cliente. Sin embargo, no proporciona el
producto al cliente usted mismo. En cambio, lo pide a un proveedor y le pide al proveedor que lo enve a la direccin
del cliente. El proveedor emite una factura a nombre de su empresa. Segn la informacin de envo del proveedor,
la empresa, a su vez, factura al cliente. Es posible realizar variantes en el flujo de proceso.
Para obtener ms informacin, consulte los escenarios empresariales:
Gestin de pedidos (Procesamiento de pedido de terceros material)
Gestin de pedidos (venta de stock)
Requisitos previos
Opcin de configuracin
Est permitida la gestin de pedidos de terceros en su configuracin de solucin. Para encontrar esta opcin
empresarial, vaya al centro de trabajo Configuracin empresarial y seleccione la vistaProyectos de
implementacin . Seleccione su proyecto de implementacin y haga clic en Editar alcance del proyecto .
Para este ejemplo de proceso empresarial, se ha llevado a cabo la configuracin para los escenarios empresariales
Gestin de pedidos y Ciclo de aprovisionamiento (stock).
Adems, para la gestin de pedidos de terceros, se ha definido lo siguiente:
En Definicin de alcance estos conceptos empresariales deben estar activados en la secuencia siguiente:
Conceptos bsicos
El concepto empresarial Vender productos estndar en el paquete empresarial Portafolio de productos y
servicios para ventas.
El concepto empresarial Pedido de cliente en el paquete empresarial Vender productos y servicios.
El concepto empresarial Gestin de pedidos de terceros en el paquete empresarial Solicitud de compra y
gestin de orden.
En el concepto empresarial Solicitudes de compra del paquete empresarial Solicitud de compra y gestin de
orden, la pregunta sobre definicin de alcance Desea que los pedidos se creen automticamente a partir de
solicitudes de compra? se ha respondido con S.
Si su empresa no tiene productos en stock pero siempre entrega directamente a travs de proveedores, tiene que
deseleccionar el concepto empresarial Envo en el concepto empresarial Logstica de salida. Este concepto
empresarial se selecciona automticamente si se seleccionan los conceptos empresariales Vender productos
estndar y Pedido de cliente.
Se han procesado los siguientes datos maestros:
En el maestro de productos, el producto est definido como un producto de compra y venta, lo que significa
que tanto el estado de la ficha Compras como el estado de las organizaciones de ventas en la ficha Ventas
estn fijadas como Activo. Esto se hace en la vista Materiales del centro de trabajo Datos de producto.
Se ha creado un contrato de compra o una lista de precios para uno o ms proveedores cuyo producto puede
ser entregado en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratacin.
El producto se asigna a una categora de producto para la cual se ha activado una creacin automtica de
pedido. En este caso, el pedido, se crea automticamente cuando se enva el pedido de cliente. Esto se lleva
a cabo en el centro de trabajo Gestin de pedidos y solicitudes de compra (tarea comn Definir creacin
automtica de pedido de cliente).
Flujo de proceso
Procesamiento de pedido de terceros
1. Crear pedido de cliente
En la vista Pedido de cliente del centro de trabajo Pedidos de cliente el representante de ventas crea un pedido
de cliente para una cuenta e introduce una posicin para un producto.
El sistema:
Efecta una determinacin de fuente de aprovisionamiento para determinar un origen. Para los objetivos
de este escenario, este producto se puede suministrar por un proveedor. Por eso, el sistema fija el
indicador Cumplimiento en Externo y propone automticamente un proveedor.
El representante de ventas puede modificar el proveedor asignando un nuevo origen del
aprovisionamiento.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de pedidos de cliente.
Desencadena una verificacin de disponibilidad que se basa en el tiempo de procesamiento del
proveedor. Si tiene un contrato de compra con el proveedor, el tiempo de procesamiento del proveedor
se toma de este contrato. En caso contrario, el tiempo de procesamiento del proveedor se toma del
maestro de productos donde puede ser definido especficamente para el proveedor.
Por ejemplo, si la fecha de entrega confirmada es posterior a la fecha de entrega solicitada a causa del
tiempo de procesamiento del proveedor, se visualiza un semforo ATP en mbar. La cantidad solicitada
se ha confirmado para la fecha de entrega solicitada o una fecha posterior dependiendo del tiempo de
aprovisionamiento del proveedor.
Conceptos bsicos
Para obtener ms informacin, consulte Verificacin de disponibilidad en escenarios de gestin de
pedidos de terceros.
Solicita una valoracin del producto para determinar el previo de venta especfico para el proveedor y
calcula el margen de beneficio del pedido de cliente.
Para obtener ms informacin, consulte Margen de beneficio.
2. Crear el pedido
El representante de ventas graba y libera los pedidos de cliente y enva una confirmacin de orden al cliente.
Dependiendo de las configuraciones de salida, utiliza el correo electrnico, el fax o la impresin para hacerlo
o se enva un mensaje B2B automticamente al cliente.
El sistema:
Fija el estado del pedido de cliente y el estado de entrega en el pedido de cliente a En ejecucin.
Crea una demanda del cliente con el tipo de entrega Terceros en la vista Demanda de cliente del centro
de trabajo Control de logstica de salida. El estado de liberacin de la demanda de cliente se fija en
Liberado y el estado de entrega en No iniciado.
Despus de que haya liberado el pedido de cliente ya no puede cambiar el proveedor en el pedido de
cliente.
Crea una solicitud de compra y un pedido en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos se ha
definido como objetico de este escenario la creacin automatizada de pedidos.
El pedido tiene el tipo de proceso Terceros. El estado de este pedido se fija en Enviado lo que significa
que el proveedor ha sido informado.
Muestra el pedido del tipo de proceso Terceros, en la vista Supervisin de pedidos del centro de trabajo
Control de aprovisionamiento. Aqu el planificador de aprovisionamiento no puede supervisar el progreso
del pedido desde una perspectiva de planificacin y logstica.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de supervisin de pedidos.
3. Recibir la confirmacin de aprovisionamiento
Una vez que el proveedor ha respondido al pedido, el comprador crea un pedido o una confirmacin de registro
de la cantidad entregada y la fecha de entrega confirmada por el proveedor. Esto se hace en la vista
Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.
Para obtener ms informacin, consulte Crear un pedido de confirmacin [pgina 101].
El sistema:
Cambia el estado del pedido de Enviado a Confirmacin recibida.
Actualiza la demanda del cliente con repartos que contienen datos de cantidades y entregas basados
en la confirmacin del proveedor.
Crea un pedido de terceros en la vista Pedidos de terceros del centro de trabajo Cumplimiento de rdenes
de terceros. El pedido de terceros tiene el estado Pedido.
4. Recibir la confirmacin de la entrega
Una vez que el proveedor ha enviado el producto al cliente y le ha enviado una copia de la nota de entrega, el
comprador o el representante de ventas la registra yendo a la vista Pedido de terceros del centro de trabajo
Cumplimiento de orden de tercero y creando una notificacin de entrega de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para Pedidos de terceros.
El comprador o el representante de ventas graba y libera la notificacin de entrega de terceros.
El sistema:
Crea una entrega entrante con el estado Liberada.
Crea una entrega saliente con el estado Liberada.
Crea una confirmacin de mercancas y actividad basada en el informacin en la entrega de salida de
terceros. Esta confirmacin se enva a Contabilidad financiera. Basndose en la entrega saliente, el
sistema crea una solicitud de factura de la entrega de salida. Esto es visible en la vista Solicitud de
factura del centro de trabajo Facturacin de cliente con el estado Para ser facturado.
Actualiza la cantidad total de entrada de mercancas en el pedido. La posicin aparece en la vista
Posiciones de documento de compras del centro de trabajo Valoracin de inventarios.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de documentos de compras.
Cambia el estado del pedido a Siguiente documento creado y el estado de entrega a Entregado
completamente y lo actualiza con la cantidad total de entrega.
Actualiza la fecha final de entrega en el pedido de cliente. La posicin aparece en la vista Posiciones de
documento de ventas del centro de trabajo Gastos e ingresos.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida Posiciones de documento de ventas.
Cambia el estado de entrega en el pedido de cliente a Finalizado y actualiza la cantidad entregada. El
estado global del pedido de cliente permanece en En proceso.
Cambia el estado de entrega de la demanda de cliente en a Finalizado.
Actualiza el reparto de la demanda de cliente con las cantidades cumplidas y la fecha de envo.
Informa a la facturacin de proveedores que se puede verificar una factura para el pedido.
5. Recibir la factura del proveedor
Una vez el proveedor le ha enviado la factura, el contable crea y contabiliza una nueva factura del proveedor
con referencia al pedido de terceros en la vista Entrada de factura del centro de trabajo Facturacin de
proveedores.
Para obtener ms informacin, consulte Crear una factura o nota de crdito con referencia a documentos
precedentes [pgina 218].
El sistema:
Graba el documento en la vista Facturas y notas de crdito del centro de trabajo Facturacin de
proveedores.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para Facturas y notas de crdito (en facturacin
de proveedores) [pgina 245].
Enva los detalles de la transaccin al libro mayor.
El sistema crea un asiento para la factura del proveedor, contabiliza la factura del proveedor como
pagable en el libro mayor y libera la factura para su pago.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de asientos.
Actualiza el estado del pedido a Finalizado y fija el estado completado de la factura a Facturado.
6. Crear la factura del cliente
Basndose en la solicitud de factura de entrega de salida, el contable crea y libera la factura del cliente en la
vista Solicitudes de factura del centro de trabajo Facturacin a clientes. O bien el contable espera hasta la
prxima ejecucin de factura programada cuando el sistema procesa automticamente las solicitudes de
factura y libera la factura.
El sistema:
El sistema crea un asiento para la factura para el cliente y contabiliza la factura del cliente como ingresos
y crditos como partida individual en el libro mayor. Adems, crea una posicin abierta en la cuenta del
cliente. Cuando se recibe el pago, esta posicin abierta se compensa. El pago se contabiliza como un
cobro en el libro mayor.
Actualiza el estado del pedido de cliente a Acabado. Si no existen otras posiciones el sistema fija el estado
del pedido de cliente en Completado.
Conceptos bsicos
2.11 Traslados de stock dentro de la empresa: India
Este documento contiene texto que es relevante nicamente para India. Para garantizar que el sistema
muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y,
en Pas seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas
modificaciones.
3 Compra por autoservicio
3.1 Conceptos bsicos
3.1.1 Procesamiento de carritos de compra
Resumen
En los procesos de autoservicio, los empleados pueden utilizar carritos de compra para adquirir servicios y
materiales que no estn en stock. Pueden crear carritos de compra para ellos mismos y realizar un seguimiento de
ellos en nombre de otros empleados o para proyectos.
Pueden seleccionar los productos que desean pedir de catlogos, de listas de artculos pedidos anteriormente o de
artculos sugeridos por el sistema. Si los productos necesarios no estn disponibles, tambin pueden proporcionar
manualmente descripciones de estos productos, de manera que el departamento de compras pueda intentar
encontrar un proveedor para ellos.
La validacin de productos para catlogos es posible en carritos de compra. Esto le asegura que, si copia
un artculo de una cesta de la compra antigua a una nueva y dicho artculo fue seleccionado originalmente
en un catlogo, el sistema valida el artculo en el catlogo existente. Esto significa, si el catlogo se ha
actualizado y, por ejemplo, el artculo ya no se encuentra en el catlogo, obtendr un mensaje advirtiendo
que el producto ya no est disponible. Si el precio del artculo se ha modificado, el sistema actualizar el
precio en el carrito de la compra automticamente.
Los costes de los productos o servicios pedidos pueden asignarse, por ejemplo, a un centro de coste, un proyecto,
una posicin de pedido de cliente o una posicin de orden de servicio.
Dependiendo del valor neto total y de otras condiciones, que se pueden configurar en Gestin de aplicaciones y
usuarios, el carrito de compra se enva para que sea aprobado y despus se transfiere a las solicitudes de compras
para el departamento de compras. Una vez se han entregado los materiales o se han completado los servicios, los
empleados pueden confirmarlos utilizando entradas de mercancas y servicios. Si se ha suministrado el material
errneo o dicho material suministrado est daado, podrn devolverlo utilizando devolucin de mercancas.
Requisitos previos
Opciones de configuracin
Lo siguiente debe seleccionarse durante la determinacin de alcance:
El paquete empresarial Aprovisionamiento por autoservicio adems de las opciones empresariales siguientes:
Metabsqueda incluidas cestas de la compra anteriores
Entrada descentralizada de mercancas y servicios
Artculos recomendados de la cesta de la compra
Autorizacin de cesta de la compra
Compra por autoservicio
Concepto empresarial Aprovisionamiento de servicios y materiales que no estn en stock
Lo siguiente debe seleccionarse durante la determinacin de alcance:
Autorizacin de cesta de la compra
Gestin de tareas empresariales para el aprovisionamiento de autoservicio
Parmetros para catlogos externos debe activarse si se desea utilizar la validacin de producto para
catlogos.
Integracin
El procesamiento de carro de la compra est integrado con lo siguiente:
Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la entrada manual de carros de la compra:
Procesamiento de peticiones internas para una confirmacin rpida y detallada de las entregas de
pedidos mediante el aprovisionamiento por autoservicio y los carritos de compra.
Procesamiento de la gestin de tiempos de personal que le permite administrar las horas de trabajo de
los prestatarios de servicios mediante el registro de tiempos. Tambin le permite, opcionalmente, la
aprobacin y evaluacin de estos datos de tiempo. Los datos de tiempo se pueden utilizar para proyectos
y compras con el objetivo de realizar un seguimiento del trabajo realizado por los prestatarios de servicio
o confirmarlo.
Procesos de salida que conducen a la actualizacin o finalizacin de documentos de seguimiento y a la
finalizacin o cancelacin de solicitudes de compra:
Procesamiento de solicitudes de compras que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de
todos los pedidos y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos.
Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos
y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos.
Gestin de proyectos, que le permite obtener un resumen particular de los gastos de proyecto para todos
los materiales, servicios y gastos vinculados, los costes asignados al proyecto.
Procesamiento de entrada mercancas y servicios que le permite crear, actualizar y cancelar entradas
de mercancas y servicios a fin de realizar un seguimiento de la entrega de materiales y la finalizacin de
servicios.
Procesamiento de facturas de proveedor que le permite verificar todas las facturas introducidas en el
sistema y compararlas con los pedidos y las entradas de mercancas y servicios correspondientes.
Flujo de proceso
1. Un empleado/a crea un carro de la compra para s mismo en nombre de un colega o para un proyecto. El
empleado selecciona los productos solicitados de un catlogo, una lista de artculos pedida previamente o
artculos recomendados, o los introduce manualmente al carro de la compra.
Si an no se ha definido los detalles exactos del material solicitado o los servicios, el empleado
tambin puede crear un artculo lmite [pgina 96] con un lmite de valor mximo.
El empleado aade informacin tal como la cantidad solicitada, la asignacin de cuenta y los detalles de
entrega, y finaliza el carro de la compra. El empleado/a puede hacer un seguimiento del estado del carro de
la compra y cancelar artculos posteriormente si sucede que ya no se necesitan.
Cree un carrito de compra [pgina 46]
Cree un carrito de compra nombre de [pgina 48]
Compra por autoservicio PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 45
Aadir una posicin con lmite a un carrito de compra [pgina 50]
Realizar el seguimiento del estado de la cesta de la compra [pgina 52]
Cancelar un artculo solicitado en un carrito de compra [pgina 54]
2. Si se requiere una aprobacin, el sistema fijar el estado en En aprobacin y enviar la tarea al autorizador
designado. El autorizador puede aceptar o rechazar el carro de la compra o volver a enviarlo a revisar.
Para obtener ms informacin, consulte Procesar una solicitud de aprobacin.
3. El sistema convierte el carro de la compra en una o varias solicitudes de compra basadas en la fuente de
aprovisionamiento.
Si se ha completado la solicitud de compra, el sistema crea un pedido automticamente y lo enva al
proveedor.
Si falta cualquier informacin en la solicitud de compra, un comprador debe aadirla manualmente, crear
uno o ms pedidos y enviarlos a los proveedores.
Para obtener ms informacin, consulte Crear un pedido manualmente [pgina 99].
4. Cuando se ha suministrado el material o los servicios se han completado, el empleado que cre el carro de
la compra crea una entrada de mercancas y servicios para confirmar el suministro. Una vez se ha
contabilizado la entrada de mercancas y servicios, el sistema fijar el estado del carro de la compra en
Entregado y lanzar procesos de seguimiento en Facturacin de proveedor y Finanzas.
Confirmar una entrega de un carrito de compra [pgina 55]
Confirmacin rpida de entrega [pgina 57]
Confirmar la entrega de una posicin lmite de un carrito de compra [pgina 58]
5. Si el material suministrado se ha daado o se ha entregado el material equivocado, el empleado puede crear
una devolucin de las mercancas para devolver el material al proveedor. Una vez se ha contabilizado la
entrada de mercancas y servicios, el sistema fijar el estado del carro de la compra en Entregado
parcialmente o Pedido y lanzar procesos de seguimiento en Facturacin de proveedor y Finanzas.
Para obtener ms informacin, vase Crear una devolucin de mercancas de un carrito de compra
[pgina 61].
Consulte tambin
Procesamiento de entrada de mercancas y servicios y devolucin de mercancas [pgina 125]
3.2 Tareas
3.2.1 Crear un carrito de compra
Resumen
Si desea comprar materiales o servicios que necesita para su trabajo diario, por ejemplo, equipo informtico o cursos
de formacin, puede solicitar estos productos directamente creando un carrito de compra.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Procedimiento
1.
Vaya a Pgina principal Resumen de autoservicios Ir a comprar .
Tambin puede iniciar esta actividad desde Seguimiento de mis carritos de compra. Haga clic en
Nuevo y seleccione Carrito de compra.
2. En la etapa 1 Seleccionar productos, seleccione materiales o servicios que desea solicitar:
De un catlogo:
Seleccione el catlogo desde el que desea solicitar y buscar el producto necesario. Para obtener ms
informacin consulte Aadir un artculo de un catlogo.
De artculos previamente solicitados o recomendados:
En la lista Visualizar seleccione Artculos previamente solicitados o Artculos recomendados y haga clic
en Ir . Seleccione el producto que desee solicitar de la lista, introduzca la cantidad y haga clic en
Aadir a carrito de compra .
Utilizando la bsqueda:
Introduzca el producto que desee solicitar en el campo Buscar y haga clic en Ir .
3. En la etapa 2 Editar carrito de compra, revise los artculos que ha seleccionado e indique o actualice los datos
del artculo, tales como la Fecha de entrega o Cantidad en caso necesario.
4. Si desea aadir otros artculos o productos que no ha podido encontrar en ningn catlogo, haga clic en
Aadir fila , seleccione a continuacin el Tipo de artculo, introduzca una Descripcin de producto para estos
artculos, la Fecha de entrega y la Cantidad necesaria.
5. Si desea eliminar un artculo de la lista, seleccione el artculo y haga clic en Eliminar .
6. En la etapa 3 Controlar, introduzca o actualice la asignacin de costes y detalles de entrega si es necesario:
Dependiendo de si se crea el carrito de compra para el mismo usuario o para un proyecto, seleccione
Centro de coste o Proyecto en el campo Asignar. Los valores facturados de sus compras se pagan a
travs del centro de coste o proyecto asignado.
El centro de coste por defecto es aqul al cual pertenece el usuario. Puede modificarlo en
caso necesario.
Su nombre se ha introducido como Nombre de destinatario en los datos Entregar a.
Si usa la pantalla por primera vez, la direccin de entrega tendr la direccin del destinatario
de manera predeterminada. Si se modifica esta direccin, la direccin de entrega tendr el
valor modificado de manera predeterminada cuando vuelva a entrar al sistema.
Si el sistema ha determinado que se va a desencadenar un proceso de aprobacin para este carrito
de compra, se visualizar el nombre del autorizador cuando haga clic en Visualizar detalles de
aprobacin. Si fuera necesario, puede introducir informacin adicional para el autorizador en el campo
Comentarios.
7. Grabe sus entradas.
8. Para solicitar el carrito de compra, haga clic en Finalizar .
Resultado
El carrito de compra se graba en el sistema con estado En aprobacin (si el sistema ha iniciado un proceso de
aprobacin) o Solicitado. Una vez se ha modificado su estado a Solicitado, se crea automticamente una solicitud
de compra. Si se ha completado la solicitud de compra, el sistema crea un pedido y lo enva al proveedor. Si falta
cualquier informacin en la solicitud de compra, un comprador debe aadirla manualmente, crear uno o ms pedidos
y enviarlos a los proveedores. El estado del carrito de compra entonces se modifica a Solicitado o Parcialmente
solicitado.
Puede seguir el estado de su carrito de compra [pgina 52] desde la vista Autoservicios haciendo clic en
Seguimiento de mis carritos de compra. Si su carrito de compra se ha creado para un proyecto, tambin puede
acceder a l en el centro de trabajo Gestin de proyectos haciendo clic en Seguimiento de Mis carritos de compra
bajo Tareas comunes.
Alternativas
Tambin puede crear un carrito de compra en nombre de un colega. Para obtener ms informacin, consulte Crear
un carrito de compra en nombre de [pgina 48]. Si an no conoce los detalles exactos de los materiales o servicios
que desea solicitar, tambin puede aadir un artculo con lmite a su carrito de compra [pgina 50].
3.2.2 Crear un carrito de compra a nombre de
Resumen
Si desea comprar materiales o servicios a nombre de un compaero, puede solicitar dichos productos creando un
carrito de compra. Como asistente personal, por ejemplo, puede que tenga que pedir ciertos materiales o servicios
para su gestor o sus colegas de equipo. Los costes se cargan automticamente al centro de coste del empleado
para el que se ha creado el carrito de compra.
relevante.
Procedimiento
1.
Vaya a Pgina principal Resumen de autoservicios Ir a comprar (avanzada) .
Tambin puede iniciar esta actividad desde Seguimiento de mis carritos de compra. Haga clic en
Nuevo y seleccione Carrito de compra (avanzado).
Si desea crear un carrito de compra para un proyecto, tambin puede ir a Gestin de
proyectos Tareas comunes Ir de compras (siempre y cuando tenga acceso a este centro de
trabajo).
2. En el paso 1 Definir estndares, en Comprar en nombre de, indique el nombre o el ID del empleado para el que
realiza la compra.
3. En Entrega, el nombre del empleado para el que realiza la compra se ha indicado comoDestinatario. Actualice
este campo cuando sea requerido.
4. Indique Entrega/Lugar de servicio y el Cliente cuando sea requerido.
En los procesos de gestin de pedidos de terceros, el Cliente es el responsable para el que se ha
comprado el material o servicio.
5. Actualice los datos de asignacin de costes, si es requerido, en Cargar a. Segn si ha creado un carrito de
compra para un compaero o para un proyecto, seleccione Centro de costes, Contrato de cliente, Tarea de
proyecto, Pedido de cliente, o Orden de servicio en el campo Asignado a . Los valores facturados de sus
compras ser pagarn tal y como corresponde.
Si selecciona Centro de coste, el centro de coste por defecto es el centro de coste del Destinatario.
Puede modificarlo en caso necesario.
6. Indicar los detalles de asignacin de costes. Se puede dividir esta asignacin para un carrito de compras. Por
ejemplo, para el documento ABC, la asignacin de costes se puede dividir de la siguiente manera:
20%: centro de coste 1
La divisin se puede realizar para un solo tipo de asignacin de costes. Por ejemplo, se puede realizar la
asignacin solo para centros de coste o solo para proyectos, pero no se puede dividir entre centros de coste
y proyectos.
El porcentaje total de asignacin de costes no debe superar el 100% ni ser menor que esa cifra. La
asignacin corresponder a todos los dems documentos precedentes.
7. Los datos de Direccin de envo se transfieren de Lugar de entrega/servicio.
Si entra al sistema por primera vez, la direccin de entrega tendr la direccin del destinatario de
manera predeterminada. Si se modifica esta direccin, la direccin de entrega modificada ser el
valor por defecto cuando vuelva a entrar al sistema.
8. En la etapa 2 Seleccionar productos, seleccione materiales o servicios que desea solicitar:
De un catlogo:
Seleccione el catlogo desde el que desea solicitar y buscar el producto necesario. Para obtener ms
informacin consulte Aadir un artculo de un catlogo.
De artculos previamente solicitados o recomendados:
En la lista Visualizar seleccione Artculos previamente solicitados o Artculos recomendados y haga clic
en Ir . Seleccione el producto que desee solicitar de la lista, introduzca la cantidad y haga clic en
Aadir a carrito de compra .
Utilizando la bsqueda:
Introduzca el producto que desee solicitar en el campo Buscar y haga clic en Ir .
9. En la etapa 3 Editar carrito de compra, revise los artculos que ha seleccionado e indique o actualice los datos
del artculo, tales como la Fecha de entrega o Cantidad en caso necesario.
Si tiene un Proveedor preferente para un artculo, puede indicar este proveedor en la
ficha Datos bsicos .
Si los detalles de envo de un artculo, por ejemplo, el destinatario o la direccin de envo, divergen del
resto del carrito de compra, puede especificarlos en la etiqueta Enviar a .
Si desea especificar un artculo con ms detalle, puede aadir notas y anexos en la ficha Notas y
Anexos .
10. Si desea aadir otros artculos o productos que no ha podido encontrar en ningn catlogo, haga clic en
Aadir fila , seleccione a continuacin el Tipo de artculo, introduzca una Descripcin de producto para estos
artculos, la Fecha de entrega y la Cantidad necesaria.
Si an no conoce los detalles o la cantidad de los materiales o servicios que desea solicitar, tambin
puede aadir un artculo con lmite a su carrito de compra [pgina 50].
11. Si desea eliminar un artculo de la lista, seleccione el artculo y haga clic en Eliminar .
12. Si el sistema ha determinado que se va a desencadenar un proceso de aprobacin para este carrito de compra,
se visualizar el nombre del autorizador cuando haga clic en Mostrar detalles de aprobacin. Si fuera
necesario, puede introducir informacin adicional para el autorizador en el campo Comentarios.
14. Para solicitar el carrito de compra, haga clic en Finalizar .
Resultado
El carrito de compra se graba en el sistema con estado En aprobacin (si el sistema ha iniciado un proceso de
aprobacin) o Solicitado. Una vez se ha modificado su estado a Solicitado, se crea automticamente una solicitud
de compra. Si se ha completado la solicitud de compra, el sistema crea un pedido y lo enva al proveedor. Si falta
cualquier informacin en la solicitud de compra, un comprador debe aadirla manualmente, crear uno o ms pedidos
y enviarlos a los proveedores. El estado del carrito de compra entonces se modifica a Solicitado o Parcialmente
solicitado.
Puede seguir el estado de su carrito de compra [pgina 52] desde Resumen de autoservicios haciendo clic en
Seguimiento de mis carritos de compra. Si su carrito de compra se ha creado para un proyecto, tambin puede
acceder a l en el centro de trabajo Gestin de proyecto haciendo clic en Seguimiento de mis compras.
Alternativas
Si desea crear un carrito de compra para usted o para un proyecto, puede empezar con Ir de compras en lugar de
Ir de compras (avanzado). Para obtener ms informacin, consulte Creacin de un carrito de compras [pgina 46].
3.2.3 Aadir una posicin con lmite a un carrito de compra
Resumen
Si quiere crear un carrito de compra pero no sabe los detalles exactos o las cantidades de material o servicio
requeridas, puede aadir un artculo con lmite [pgina 96] a su carrito de la compra.
Por ejemplo, si un servicio, como reparacin, debe realizarse pero no sabe la cantidad de horas que se necesitarn,
puede aadir una posicin con lmite a su carrito de compra y asignar el importe mximo que puede costar la
reparacin. Una vez haya finalizado la reparacin, se pueden aadir los detalles al entradas de mercancas y servicios
que confirma la finalizacin [pgina 58] del servicio.
relevante.
Requisitos previos
Ha creado un carro de compra utilizando la funcin Ir a comprar (avanzada). Para obtener ms informacin, consulte
Crear un carrito de compra en nombre de [pgina 48].
Procedimiento
1.
Vaya a Pgina principal Resumen de autoservicios Ir a comprar (avanzada) .
2. En el carrito de compra, vaya al paso 3 Editar carrito de compra.
3. Para aadir la posicin de lmite al carrito de compra, haga clic en Aadir fila .
4. Seleccione Lmite como Tipo de posicin.
5. Introduzca los datos siguientes en la pgina de ficha Datos bsico .
Una Descripcin de producto que describe el servicio o el material que necesita
La Fecha de entreganecesaria o Perodo de servicio
Un Valor lmite para especificar la cantidad mxima que puede costar el material o el servicio
Si se excede el valor lmite cuando el material o servicio se confirma en una entrada de
mercancas y servicios, el sistema desencadena un proceso de aprobacin.
La Categora de producto de su posicin - disponible
Un proveedor preferido para la posicin - si tiene un proveedor
6. Si los detalles de envo de una posicin de lmite, por ejemplo, el destinatario o la direccin de envo, divergen
del resto del carrito de compra, puede especificarlos en la etiqueta Enviar a .
7. Si desea especificar una posicin de lmite con ms detalle, puede aadir notas y anexos en la ficha Notas
y Anexos .
Resultado
La posicin de lmite se ha aadido a su carrito de compra. Ahora puede proceder con el pedido de su carrito de
compra como lo hace habitualmente. Para obtener ms informacin, consulte Crear un carrito de compra en nombre
de [pgina 48].
Una vez el estado de su carrito de compra cambia a Pedido y se crea la peticin de compra, un comprador debe
encontrar un origen apropiado de aprovisionamiento para el material o servicio descrito en la posicin de lmite,
crear una orden de compra y enviarla al proveedor.
3.2.4 Realizar el seguimiento del estado de la cesta de la compra
Resumen
Despus de crear un carrito de compra, puede supervisar su estado para ver, por ejemplo, si ya se ha pedido, si se
est procesando actualmente en el departamento de compras, o si an se tiene que aprobar. Si un autorizador no
ha aprobado el carrito de compra pero lo ha devuelto para que lo revise, tiene que revisarlo y volver a pedirlo.
relevante.
Procedimiento
1.
Vaya a Pgina principal Resumen de autoservicios Seguimiento de mis carritos de compra .
Si se ha creado el carrito de compra para un proyecto, tambin puede ir a Gestin de
proyectos Tareas comunes Seguimiento de mis carritos de compra (siempre y cuando tenga
acceso a este centro de trabajo).
2. Se abre la vista Mis solicitudes. A partir de aqu, puede buscar su carrito de compra:
Carritos de compra Abrir lista todos los carritos de compra que an no se han pedido (En
preparacin), que an estn En aprobacin, que el autorizador ha devuelto para que se revisen (En
revisin), o que actualmente se estn procesando en el departamento de compras (Trabajo
solicitado). Tambin lista los carritos de compra en los que algunas o todas las posiciones se han
pedido (Pedido o Parcialmente pedido) y los carritos de compra en los que algunas posiciones ya se
han entregado y confirmado con una entrada de mercancas y servicios (Parcialmente entregado).
Carritos de compra Abiertos para confirmacin lista todos los carritos de compra en los que algunas
o todas las posiciones se han pedido (Pedido o Parcialmente pedido) y se pueden confirmar con una
entrada de mercancas y servicios una vez se hayan entregado. Tambin lista los carritos de compra
en los que algunas posiciones ya se han entregado y confirmado con una entrada de mercancas y
servicios (Parcialmente entregado).
Carritos de compra Finalizados lista todos los carritos de compra en los que todas las posiciones se
han entregado y confirmado con una entrada de mercancas y servicios (Entregado) y carritos de
compra en los que todas las posiciones se han Cancelado.
Resultado
Se visualiza una lista de carritos de compra que puede seguir procesando.
Si un carrito de compra tiene el estado En preparacin o En revisin, puede seleccionarlo y hacer clic en Editar para
realizar las modificaciones necesarias. Para obtener ms informacin, consulte Crear un carrito de compra
[pgina 46] y Crear un carrito de compra en nombre de [pgina 48]. Tambin puede borrar el carrito de compra
(consulte Borrar un carrito de compra).
Si un carrito de compra ya no est en preparacin ni en revisin puede, por ejemplo, retirarlo de la aprobacin,
cancelar los artculos solicitados en el carrito de compra o confirmar la entrega. Para obtener ms informacin,
consulte:
Retirar de aprobacin un carrito de compra [pgina 53]
Cancele un artculo solicitado en un carrito de compra [pgina 54]
Confirmacin rpida de entrega [pgina 57]
Confirmar una entrega de un carrito de compra [pgina 55]
Confirmar la entrega de una posicin lmite de un carrito de compra [pgina 58]
Cancelar una entrada de mercancas y servicios de un carrito de compra [pgina 60]
Crear una devolucin de mercancas para un carrito de compra [pgina 61]
Cancelar una devolucin de mercancas para un carrito de compra [pgina 63]
3.2.5 Retirar de aprobacin un carrito de compra
Resumen
Si, despus de haber creado un carrito de compra, resulta que ya no necesita los artculos solicitados, y el carrito
de compra est actualmente en aprobacin, puede retirar de aprobacin el carrito de compra.
relevante.
Requisitos previos
El carrito de compra an no ha sido solicitado. Su estado es En aprobacin.
Procedimiento
1.
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Busque su carrito de compra.
3. Seleccione un carrito de compra y haga clic en Retirar de la aprobacin .
Adems, si desea revisar el carrito de compra antes de retirarlo, tambin puede abrirlo haciendo
clic en el ID de carrito de compra, luego en Ver todos y en Retirar de la aprobacin .
Resultado
El estado del artculo del carrito de compra vuelve a ser En preparacin. Puede editarlo de nuevo y eliminar cualquier
artculo que ya no necesite.
3.2.6 Cancele un artculo solicitado en un carrito de compra
Resumen
Si, despus de crear un carrito de compra, resulta que ya no necesita un artculo solicitado en el carrito, podr
cancelar la cantidad solicitada de ese artculo.
relevante.
Requisitos previos
El estado del artculo que desea cancelar es Solicitado, Pedido, Pedido parcialmente o Entregado parcialmente.
Si actualmente el carrito de compra est En aprobacin, no ser posible cancelar un artculo. Sin embargo,
puede retirar el carrito de compra de la aprobacin [pgina 53] y a continuacin eliminar los artculos del
carrito de compra.
Procedimiento
1.
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Busque su carrito de compra.
3. Haga clic en ID de carrito de compra.
Se abre el carrito de compra.
4. Haga clic en Visualizar todo .
5. Seleccione el artculo que desea cancelar y haga clic en Cancelar cantidad solicitada .
En lugar de acceder al artculo desde el carrito de compra (haciendo clic en ID de carrito de
compra), tambin puede cancelarlo directamente desde la lista de Detalles del artculo en la vista
Mis solicitudes. Para ello, seleccione el carrito de compra de la lista, despus seleccione el artculo
que desea cancelar de la lista Detalles del artculo debajo de la lista de carritos de compra y haga
clic en Cancelar cantidad solicitada .
Resultado
El estado del artculo del carrito de compra se modifica a Cancelado. El sistema cancela la cantidad abierta de este
artculo en la solicitud de compra relacionada. Ya no son posibles ms pedidos o entregas de este artculo. Sin
embargo, si el artculo ya se ha pedido parcialmente, la entrega de la cantidad que ya se ha pedido todava ser
posible.
Si ya se ha creado el pedido para el artculo que se ha cancelado ahora, el comprador deber cancelar el
correspondiente artculo del pedido manualmente y actualizar cualquier documento siguiente como, por ejemplo,
las entradas de mercancas y servicios o las facturas de proveedor. El comprador debe realizar un seguimiento con
el proveedor para cancelar cualquier entrega o la devolucin de cualquier artculo ya entregado. Tambin puede
devolver los artculos directamente en el carrito de compra creando una devolucin de mercancas. Para obtener
ms informacin, consulte Crear una devolucin de mercancas de un carrito de compra [pgina 61].
3.2.7 Confirmar una entrega de un carrito de compra
Resumen
Una vez se hayan entregado los materiales que ha solicitado en un carrito de compra o los servicios se hayan
completado, puede crear una entrada de mercancas y servicios para confirmar la entrega.
Procedimiento
1.
Dirjase a Pgina principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Se visualizan todos los carritos de compra que se abren para la confirmacin .
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra que desea confirmar.
4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .
5. Seleccione los artculos que desee confirmar y haga clic en Confirmacin rpida de entrega para crear una
entrada de mercancas y servicios.
El sistema genera una entrada de mercancas y servicios. Los datos del carrito de compra se transfieren
automticamente a la entrada de mercancas y servicios.
6. Introduzca la Informacin general sobre la entrada de mercancas y servicios:
El Proveedor se transfiere automticamente desde los pedidos.
La Fecha de contabilizacin se fija automticamente a la fecha actual. En caso necesario puede
modificarla a una fecha ms temprana pero no es posible fijarla a una fecha posterior.
El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.
7. Introduzca los datos del artculo:
Detalles de artculo
Cantidades [pgina 128]
Detalles de entrega
Detalles de asignacin de cuenta
8. Si desea individualizar los materiales suministrados, seleccione el artculo y haga clic en
Materiales individuales nuevos .
Los detalles de material individual se visualizan en la ficha Datos bsicos. Puede actualizar la Descripcin de
material individual, introducir un ID de inventario y asignar el material individual a otro material individual
(Pertenece al material individual). Si el material individual pertenece a un activo fijo, el activo fijo se visualizar.
Para obtener ms informacin, vase Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16].
Si hace clic en Materiales individuales nuevos , la cantidad de posiciones de mercancas y servicios
de entrada creada es igual a la cantidad suministrada confirmada de mercancas y servicios de
entrada. Si desea crear materiales individuales para una posicin, la cantidad suministrada no debe
ser superior a 100.
9. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en las fichas Notas y
Anexos .
10. Si no desea confirmar un artculo incluido en la lista de bienes y servicios recibidos, seleccione el artculo y
haga clic en Eliminar .
12. Haga clic en Contabilizar .
Si no desea contabilizar la entrada de mercancas y servicios de forma inmediata, slo grabe las
entradas. El estado del carrito de compra no vara, y los bienes y los servicios recibidos estn
disponibles en la vista Entradas y devoluciones con estado En preparacin. Recibir una tarea en la
lista de trabajo para completarla ms tarde. Mientras la entrada de mercancas y servicios todava
est En preparacin, podr borrarla si no desea confirmar la entrada despus de todo. Para ello,
seleccione el documento de la lista Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Una vez contabilizada la entrada de mercancas y servicios, se aade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con uno de los estados siguientes:
Si se requiere una aprobacin, el sistema fijar el estado en En aprobacin y enviar la tarea al autorizador
designado.
Si no se requiere ninguna aprobacin, el estado cambiar automticamente a Liberado.
Si el proceso de liberacin se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien
aLiberados, su estado cambia a Rechazado.
El sistema enva las entradas de mercancas y servicios a Facturacin de proveedores para la verificacin de facturas,
el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de
factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [pgina 192]. Tambin transfiere los datos a
Finanzas, contabiliza el recibo de devolucin de mercancas y actualiza el material individual y las asignaciones de
activos fijos, si cabe.
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Cuando se han confirmado todos los artculos del carrito de compra, el estado del carrito de compra cambia a
Entregado y el carrito de compra se aade a la lista Carrito de compra Concluido en la vista Mis solicitudes. Si an
hay otras posiciones de la cesta de la compra pendientes de confirmacin, la cesta de la compra permanecer en
la lista Carrito de compra Abrir para confirmacin con el estado Parcialmente entregado.
Alternativas
Si los materiales que ha pedido ya han sido entregados o ya se han completado los servicios y todos los artculos
han sido entregaods, tambin puede confirmar el pedido haciendo doble clic. Para obtener ms informacin,
consulte Entrega de confirmacin rpida [pgina 57]. Si desea confirmar la entrega de un artculo con lmite,
consulte Confirmar la entrega de un artculo con lmite para un carrito de compra [pgina 58].
3.2.8 Confirmacin rpida de entrega
Resumen
Una vez se hayan entregado los materiales que ha solicitado en un carrito de compra o los servicios se hayan
completado, puede crear una entrada de mercancas y servicios para confirmar la entrega. Si se ha entregado un
artculo como se haba solicitado, puede confirmarlo haciendo un par de clics.
Requisitos previos
El artculo del carrito de compra para el que desea confirmar la entrega se ha entregado exactamente como se haba
solicitado.
Procedimiento
1.
Vaya a Pgina principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .
5. Seleccione el artculo que desee confirmar y haga clic en Confirmacin rpida de entrega para crear una entrada
de mercancas y servicios.
En lugar de acceder al artculo desde el carrito de compra (haciendo clic en ID de carrito de
compra), tambin puede confirmarlo directamente desde la lista de detalles del artculo en la vista
Mis solicitudes. Para hacerlo, seleccione el carrito de compra de la lista, seleccione despus el
artculo que desee confirmar de la lista de Detalles del artculo debajo de la lista de carritos de compra
y haga clic en Confirmacin rpida de entrega .
El sistema genera y contabiliza una entrada de mercancas y servicios. Los datos del carrito de compra se
transfieren automticamente a la entrada de mercancas y servicios.
Resultado
Si la entrada de mercancas y servicios est contabilizada, se aade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con estado Liberada.
Una vez liberada la entrada de mercancas y servicios, el sistema enva dicha entrada a Facturacin de
proveedores para la verificacin de facturas, tratamiento de excepciones y procesos de pago. Para obtener ms
informacin, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones. Esto
tambin transfiere los datos a Finanzas y contabiliza aqu la entrada de devolucin de mercancas.
Entregado y el carrito de compra se aade a la lista Carrito de compra Concluido en la vista Mis solicitudes. Si an
Alternativas
Tambin puede crear una entrada de mercancas y servicios si el artculo que ha solicitado no se ha entregado como
se ha solicitado, por ejemplo, si slo se ha entregado la mitad de la cantidad de artculo solicitada o si desea confirmar
varios artculos de una vez. Para obtener ms informacin, consulte Confirmacin de una entrega de un carrito de
compra [pgina 55].
3.2.9 Confirmar la entrega de una posicin lmite de un carrito de
compra
Resumen
Si no conoce los detalles del material o servicio que quiere o la cantidad que necesita cuando cree un carrito de la
compra, puede aadir un artculo con lmite al carrito de la compra [pgina 50], que tenga un lmite de valor asignado,
ms que un precio concreto. Una vez entregado el material o finalizado el servicio, conocer dichos detalles, por
tanto, los podr confirmar en la entrada creando una entrada de mercancas y servicios.
Procedimiento
1.
5. Seleccione los artculos que desee confirmar y haga clic en Confirmacin rpida de entrega para crear una
entrada de mercancas y servicios.
El sistema genera una entrada de mercancas y servicios. Los datos del carrito de compra se transfieren
automticamente a la entrada de mercancas y servicios.
6. Introduzca la Informacin general sobre la entrada de mercancas y servicios:
El Proveedor se transfiere automticamente desde los pedidos.
La Fecha de contabilizacin se fija automticamente a la fecha actual. Si fuera necesario, puede
cambiarlo.
El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.
7. Los artculos con lmite estn enumerados en la tabla superior en la seccin Artculos de la pantalla.
Los artculos con lmite se han transferido desde el carrito de la compra. Cuando se cre el carrito
de la compra, los detalles de los artculos y las cantidades todava no estaban definidos. Ahora
conoce los detalles de los materiales entregados o de los servicios finalizados, de manera que los
puede especificar en la entrega de mercancas y servicios.
Seleccione artculo con lmite en la tabla superior en la seccin Artculos y haga clic en Aadir lnea .
Se aade un artculo nuevo a la lista de artculos en la parte inferior de la seccin Artculos.
8. Introduzca los datos del artculo:
Detalles de artculo
Cantidades [pgina 128]
Detalles de entrega
Detalles de asignacin de cuenta
Como alternativa tambin puede aadir artculos de un catlogo.
9. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en la ficha Notas y
Anexos .
10. Si no desea confirmar un artculo incluido en la lista de bienes y servicios recibidos, seleccione el artculo y
haga clic en Eliminar .
Si no desea contabilizar la entrada de mercancas y servicios de forma inmediata, slo grabe las
entradas. El estado del carrito de compra no vara, y los bienes y los servicios recibidos estn
disponibles en la vista Entradas y devoluciones con estado En preparacin. Recibir una tarea en la
lista de trabajo para completarla ms tarde. Mientras la entrada de mercancas y servicios todava
est En preparacin, podr borrarla si no desea confirmar la entrada despus de todo. Para ello,
seleccione el documento de la lista Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Una vez contabilizada la entrada de mercancas y servicios, se aade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con uno de los estados siguientes:
Si se requiere una aprobacin, el sistema fijar el estado en En aprobacin y enviar la tarea al autorizador
designado.
Si no se requiere ninguna aprobacin, el estado cambiar automticamente a Liberado.
Si el proceso de liberacin se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien
aLiberados, su estado cambia a Rechazado.
El sistema enva las entradas de mercancas y servicios a Facturacin de proveedores para la verificacin de facturas,
el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de
factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [pgina 192]. Esto tambin transfiere los datos
a Finanzas y contabiliza aqu la entrada de devolucin de mercancas.
Entregado y el carrito de compra se aade a la lista Carrito de compra Concluido en la vista Mis solicitudes. Si aun
3.2.10 Cancelar una entrada de mercancas y servicios de un carrito
de compra
Resumen
Despus que haya contabilizado una entrada de mercancas y servicios para un carrito de compra [pgina 55], puede
que sea necesario cancelarla, por ejemplo, ya que ha encontrado un error en una entrada de datos en el documento.
Puede cancelar posiciones de entrada de mercancas y servicios completas o posiciones individuales. An
as, no es posible cancelar slo una cantidad parcial de una posicin.
Requisitos previos
El carrito de compra para el cual desea cancelar la entrada de mercancas y servicios ya se ha confirmado, por lo
que el estado es Entregado o Parcialmente entregado.
Procedimiento
1.
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Seleccione Carritos de compra: Concluidos.
Se visualizarn todos los carritos de compra que ya se han confirmado.
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra para el que desea crear la entrada de mercancas
y servicios.
5. Seleccione las posiciones para las que desea cancelar la entrada de mercancas y servicios y haga clic en
Entradas y devoluciones .
6. Seleccione la entrada de mercancas y servicios y haga clic en Cancelar documento .
El sistema genera una cancelacin de entrada de mercancas y servicios. Los datos de la entrada de
mercancas y servicios se transfieren automticamente a la cancelacin.
7. Introduzca la Fecha de contabilizacin:
La Fecha de contabilizacin se fijar automticamente en la fecha en la que se ha contabilizado la
entrada de mercancas y servicios. Podr ajustarla si es necesario.
8. Si en la lista hay posiciones que no desea cancelar, seleccinelas y haga clic en Eliminar .
9. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en la ficha Notas y Anexos.
Resultado
Una vez se contabiliza la cancelacin, se aade a la lista de documentos en la vista Entradas y devoluciones del centro
de trabajo Entradas de mercancas y servicios con el estado Liberado.
La entrada de mercancas y servicios original, adems, permanece en el sistema, pero su estado se actualiza como
Cancelado (si todas las posiciones fueron canceladas) o Parcialmente cancelado (si solo algunas posiciones fueron
canceladas).
El estado del carrito de compra vuelve a Pedido o Parcialmente pedido (si todas las posiciones fueron canceladas)
o Parcialmente entregado (si solo algunas posiciones fueron canceladas).
El sistema enva la cancelacin de la entrada de mercancas y servicios a Facturacin de proveedores para la
verificacin de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener ms informacin,
consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Tambin transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolucin de mercancas y actualiza el material
individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Para obtener ms informacin sobre los materiales individuales,
consulte Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16].
Alternativas
Tambin puede cancelar una entrega de mercancas y servicios desde la vista Entradas y devoluciones del centro
de trabajo Entradas de mercancas y servicios. Para obtener ms informacin, consulte Cancelar una entrada de
mercancas y servicios o devolucin de mercancas [pgina 141].
3.2.11 Crear una devolucin de mercancas para un carrito de compra
Resumen
Si un material que ha pedido en un carrito de compra est daado o se ha entregado un material errneo, lo puede
devolver al proveedor. Si ya ha confirmado la entrega [pgina 55], podr crear y contabilizar una devolucin de
mercancas con referencia a la entrada de mercancas y servicios que se ha creado para ese material.
Requisitos previos
El carrito de compra para el que desea crear una devolucin de mercancas tiene el estado Entregado o Entregado
parcialmente.
Procedimiento
1.
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Seleccione Carritos de compra: Concluidos.
Se visualizarn todos los carritos de compra que ya se han confirmado.
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra para el que desea crear una devolucin de
mercancas.
5. Seleccione la posicin que desea devolver y haga clic en Entradas y devoluciones .
6. Haga clic en Nueva devolucin de mercancas .
El sistema genera una devolucin de mercancas. Los datos de la entrada de mercancas y servicios se
transfiere automticamente a la devolucin de mercancas.
entrada de mercancas y servicios. Podr ajustarla si es necesario.
8. Si en la lista hay posiciones para las que no desea crear una devolucin de mercancas, seleccinelas y haga
clic en Eliminar .
9. Si la cantidad devuelta de una posicin difiere de la cantidad propuesta por el sistema, actualice la Cantidad
devuelta para visualizar la cantidad que se devuelve realmente.
Si se ha asignado un material individual a un elemento, la cantidad siempre es 1 y no se puede
modificar.
10. Si la fecha de devolucin de una posicin difiere de la fecha propuesta por el sistema, actualice el campo
Fecha de devolucin para visualizar cuando se devuelve realmente la posicin.
11. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en las fichas Notas y
Anexos .
Si no desea contabilizar la devolucin de mercancas de forma inmediata, grabe slo las entradas.
De esta manera, la devolucin de mercancas estar disponible en la vista Entradas y devoluciones
con el estado En preparacin. Recibir una tarea en la lista de trabajo para completarla ms tarde.
Mientras la devolucin de mercancas todava est En preparacin, podr borrarla si no desea
confirmar la entrega despus de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista Entradas y
devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Si la devolucin de mercancas est contabilizada, se aadir a la lista de devoluciones en la vista Entradas y
devoluciones con el estado Liberada. El estado de la correspondiente entrada de mercancas y servicios se modificar
a Mercancas devueltas. El carrito de compra se aadir a la lista Carritos de compra: Abrir para confirmacin con el
estado Pedido o Pedido parcialmente.
El sistema enva la cancelacin de la entrada de mercancas y servicios a Facturacin de proveedores para la
verificacin de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener ms informacin,
consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Tambin transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolucin de mercancas y actualiza el material
individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Si, por ejemplo, crea una devolucin de mercancas para un
elemento para el que se ha creado un material individual, el estado del material individual cambia a Bloqueado cuando
se contabiliza la devolucin de mercancas. El material individual ya no se podr asignar a otro material individual,
y tampoco se podr utilizar en un activo fijo. Para obtener ms informacin sobre los materiales individuales, consulte
Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16].
Alternativas
Tambin puede crear la devolucin de mercancas desde la vista Entradas y devoluciones del centro de trabajo
Entradas de mercancas y servicios. Para obtener ms informacin, consulte Creacin de una devolucin de
mercancas [pgina 140].
3.2.12 Cancelar una devolucin de mercancas para un carrito de
compra
Resumen
Despus que haya contabilizado una devolucin de mercancas para un carrito de compra [pgina 61], puede que
sea necesario cancelarla, por ejemplo, ya que ha encontrado un error en una entrada de datos en el documento.
Puede cancelar posiciones de devolucin de mercancas o posiciones individuales completas . An as, no
es posible cancelar slo una cantidad parcial de una posicin.
Requisitos previos
El carrito de compra para el que desea cancelar la devolucin de mercancas ya se confirm y posteriormente se
devolvi, por lo que el estado de dicho carrito se volvi a fijar como Pedido o Parcialmente pedido.
Procedimiento
1.
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Seleccione Carritos de compra Abierto para confirmacin.
Se visualizan todos los carritos de compra que an se tengan que confirmar.
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra para el que desea cancelar la devolucin de
mercancas.
5. Seleccione las posiciones para las que desea cancelar la devolucin de mercancas y haga clic en
Entradas y devoluciones .
6. Seleccione la devolucin de mercancas y haga clic en Cancelar documento .
El sistema genera una cancelacin de devolucin de mercancas. Los datos de la devolucin de mercancas
se transfieren automticamente a la cancelacin.
devolucin de mercancas. Podr ajustarla si es necesario.
8. Si en la lista hay posiciones que no desea cancelar, seleccinelas y haga clic en Eliminar .
9. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en la ficha Notas y Anexos.
Resultado
Una vez se contabiliza la cancelacin, se aade a la lista de documentos en la vista Entradas y devoluciones del centro
de trabajo Entradas de mercancas y servicios con el estado Liberado.
El estado de la devolucin de mercancas cambia a Cancelado.
El estado del carrito de compra se modifica a Entregado o Parcialmente entregado.
El sistema enva la cancelacin de devolucin de mercancas a Facturacin de proveedores para la verificacin de
facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener ms informacin, consulte
Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [pgina 192]. Tambin
transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolucin de mercancas y actualiza el material individual
y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Para obtener ms informacin sobre los materiales individuales, consulte
Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16].
Alternativas
Tambin puede cancelar una devolucin de mercancas desde la vista Entradas y devoluciones del centro de trabajo
Entradas de mercancas y servicios. Para obtener ms informacin, consulte Cancelar una entrada de mercancas
y servicios o devolucin de mercancas [pgina 141].
4 Solicitudes de compra y pedidos
4.1 Vista Solicitudes de compra
4.1.1 Gua rpida de solicitudes de compra
Como comprador, tiene que gestionar todo tipo de demandas de productos de los que debe proveerse de manera
externa. La vista Solicitudes de compra en el centro de trabajo Solicitudes y rdenes de compra le permite procesar
y monitorizar todas las solicitudes de compra recibidas basadas en proyectos de la gestin de proyectos,
proposiciones de compra de planificacin de necesidades de material (MRP) y carritos de compra por autoservicio.
Al recibir una solicitud de compra, el solicitante puede haber asignado una fuente de aprovisionamiento a cada
producto. Si una fuente de aprovisionamiento no est asignada a un producto, habr que asignarla de forma manual.
Dependiendo de la configuracin que ha seleccionado para la creacin automtica de compras, si toda la informacin
est completa el sistema crea automticamente una orden de compra y la enva a continuacin al proveedor o se la
enva manualmente desde la vista rdenes de compra.
relevante.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Gestionar y controlar proyectos, habr ligeras
informacin, consulte Lo que funciona diferente en gestionar y controlar proyectos.
relevante.
Conceptos bsicos
Procesamiento de solicitud de compra
El procesamiento de solicitudes de compra le permite actualizar y transferir los datos de las solicitudes de compra
a los pedidos. Las solicitudes de compra se liberan de otras reas de dentro de su empresa a su departamento de
compras y pueden basarse en lo siguiente:
Propuestas de compra de la planificacin de materiales
Carritos de compra de la compra por autoservicio
Proyectos de la gestin de proyectos
Las solicitudes de compra contienen productos que se deben comprar en una cantidad especfica dentro de un
tiempo determinado. Estos productos pueden ser:
Materiales de estoc, como piezas de recambio o materias primas
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 65
Material no de almacn, como ordenadores porttiles o impresoras
Servicios, como consultora o servicios de limpieza
Limite las posiciones si la informacin exacta detallada o la cantidad del material solicitado o los servicios
an se desconocen.
Para obtener ms informacin, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [pgina 89] y Posiciones con
lmite [pgina 96].
El sistema puede gestionar todas las etapas de este proceso de solicitud de compra automticamente; el usuario
slo recibir excepciones en su lista de trabajo, como resultado de datos inconsistentes o que faltan. Si lo prefiere,
algunas etapas se pueden gestionar manualmente, como por ejemplo, agrupar en un pedido individual un grupo de
solicitudes de compra con el mismo proveedor.
Para transferir automticamente una solicitud de compra a un pedido de cliente, debe asignarse una fuente de
aprovisionamiento. El sistema intenta asignar una fuente de suministro. Si esto no es posible, el comprador puede
asignar una fuente de aprovisionamiento manualmente o hacer que el sistema cree una solicitud de
aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratacin, para iniciar el proceso de solicitud de
oferta.
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de solicitud de compra [pgina 68].
Clasificacin de fuentes de aprovisionamiento en asignar fuente de aprovisionamiento
Se puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras:
Puede asignarla en cada solicitud de compra o en un pedido cuando cree un pedido manualmente.
Puede asignar la misma fuente de aprovisionamiento a mltiples solicitudes de compra dentro del pool de
trabajo de las solicitudes de compra.
El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporciona
una lista generada de forma automtica, en orden de aptitud llamada una clasificacin de fuentes de
aprovisionamiento.
La clasificacin de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento con
contratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categora de producto. La lista ranking
siempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento ms adecuada al principio y acaba con la menos adecuada
al final.
Para obtener ms informacin, consulte Clasificacin de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente de
aprovisionamiento [pgina 71].
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)
Solicitudes de compra y pedidos
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios)
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (stock)
de material (MRP).
facturas y el pago.
Tareas
Agrupacin de solicitudes de compra y creacin de un pedido
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 73].
Asignar una fuente de aprovisionamiento
Cancelacin de una cantidad pendiente en una solicitud de compra
4.1.2 Conceptos bsicos
4.1.2.1 Procesamiento de solicitudes de compra
Resumen
El procesamiento de solicitudes de compra le permite actualizar y transferir los datos de las solicitudes de compra
a los pedidos. Las solicitudes de compra se liberan de otras reas de dentro de su empresa a su departamento de
compras y pueden basarse en lo siguiente:
Propuestas de compra de la planificacin de materiales
Carritos de compra de la compra por autoservicio
Proyectos de la gestin de proyectos
Las solicitudes de compra contienen productos que se deben comprar en una cantidad especfica dentro de un
tiempo determinado. Estos productos pueden ser:
Limite las posiciones si la informacin exacta detallada o la cantidad del material solicitado o los servicios
an se desconocen.
lmite [pgina 96].
El sistema puede gestionar todas las etapas de este proceso de solicitud de compra automticamente; el usuario
slo recibir excepciones en su lista de trabajo, como resultado de datos inconsistentes o que faltan. Si lo prefiere,
algunas etapas se pueden gestionar manualmente, como por ejemplo, agrupar en un pedido individual un grupo de
solicitudes de compra con el mismo proveedor.
Para transferir automticamente una solicitud de compra a un pedido de cliente, debe asignarse una fuente de
aprovisionamiento. El sistema intenta asignar una fuente de suministro. Si esto no es posible, el comprador puede
asignar una fuente de aprovisionamiento manualmente o hacer que el sistema cree una solicitud de
aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratacin, para iniciar el proceso de solicitud de
oferta.
Requisitos previos
La activacin del paquete empresarial Gestin de pedidos y solicitudes de compra es el principal requisito previo en
la configuracin empresarial.
En la empresa se ejecutan uno o ms de los siguientes procesos empresariales:
Procesos de aprovisionamiento bsico
Aprovisionamiento de productos externos con emplazamiento de stock y gestin de inventario (planificacin
de necesidades de material)
Aprovisionamiento de servicios externos (gestin de proyectos)
Aprovisionamiento por autoservicio electrnico por parte de los empleados (compras por autoservicio)
Segn los procesos empresariales, el grado de integracin necesario en las reas empresariales relacionadas y el
nivel de automatizacin que desee lograr, es posible que tenga que seleccionar paquetes y conceptos empresariales
adicionales en las siguientes reas:
Planificacin y control de cadena logstica
Paquete empresarial Control de aprovisionamiento y logstica, concepto empresarial Transferencia a
compras.
Gestin de configuracin de cadena logstica
Paquete empresarial Diseo de cadena logstica.
Gestin de proyectos
Paquete empresarial Planificacin y ejecucin de proyecto y concepto empresarial Aprovisionamiento del
proyecto.
Aprovisionamiento
Paquete empresarial Aprovisionamiento y contratacin.
Compras
Paquete empresarial Aprovisionamiento por autoservicio
Soporte y servicios integrados
Paquete empresarial Entorno empresarial y concepto empresarial Clculo de impuestos.
Determinacin de precios de productos y servicios
Paquete empresarial Determinacin de precios de productos y servicios y concepto empresarial Precios de
lista.
Integracin
El procesamiento de solicitud de compra est integrado con:
Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la creacin de solicitudes de compra:
Procesamiento de gestin de proyectos, el cual lo mantiene informado acerca del rendimiento del
proyecto y le permite controlar el trabajo, los costes y las programaciones del proyecto.
Procesamiento de aprovisionamiento por autoservicio, el cual permite a sus empleados crear y realizar
un seguimiento de las solicitudes internas de productos, para ellos mismos o en nombre de otros
empleados.
Procesamiento de planificacin de requisitos de materiales, el cual permite planificar y controlar la
demanda de los materiales de almacn y su entrega.
Procesos de salida que conducen a la actualizacin o finalizacin de documentos de seguimiento y a la
finalizacin o cancelacin de solicitudes de compra:
Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos
y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos.
Procesamiento de aprovisionamiento y procesamiento de solicitud de oferta, el cual le permite crear y
enviar solicitudes de oferta, comparar ofertas de proveedor y determinar ofertas ganadoras, las cuales
pueden transferirse luego a un pedido.
Etapas de proceso
1. El solicitante introduce datos en el sistema
La creacin automtica de una solicitud de oferta est basada en la informacin que introduce un solicitante
en un documento precedente del sistema para el producto, incluida la cantidad, el precio y la fecha de entrega.
Aprovisionamiento de productos externos con emplazamiento de stock y gestin de inventario
En el centro de trabajo Planificacin de aprovisionamiento, el planificador de aprovisionamiento crea una
propuesta de compra, ya sea manualmente o mediante la planificacin de necesidades de material si un
producto se debe aprovisionar externamente. Cuando se libera la propuesta de compra, el sistema la
enva al departamento de compras.
Para obtener ms informacin, consulte: Disponibilidad de fuente de aprovisionamiento para propuestas
de compra.
Aprovisionamiento de servicios externos
En el centro de trabajo Gestin de proyectos, el jefe de proyectos selecciona y abre un proyecto de la
lista que se encuentra en la vista Proyectos. En la vista Trabajo y solicitudes del editor Proyecto, el jefe
de proyectos crea una solicitud de compra, completa la informacin relevante y luego enva la solicitud
de compra al departamento de compras.
Aprovisionamiento por autoservicio de materiales o servicios no de almacn
Los empleados pueden solicitar productos mediante la creacin de carritos de compra en la vista
Autoservicios del centro de trabajo Pgina principal. Los empleados tambin pueden comprar en nombre
de otro empleado. Una vez liberado el carrito de compras, el sistema crea una solicitud de compra en el
centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.
2. El sistema crea la solicitud de compra
El sistema crea una solicitud de compra basada en la planificacin de necesidades de material, en las compras
por autoservicio o en la gestin de proyectos.
Puede cancelar la cantidad abierta de una posicin en una solicitud de compra, es decir, la cantidad
que todava no se ha transferido a un pedido. Tambin puede volver a abrir la cantidad cancelada
3. El sistema propone una fuente de aprovisionamiento (si est disponible)
Para las propuestas de compra, se utiliza la fuente de determinacin de propuesta de compra pero es posible
sustituirla manualmente. La fuente de aprovisionamiento asignada se transfiere a la solicitud de compra. La
determinacin de fuente siempre intenta asignar una fuente de aprovisionamiento vlida mediante los
criterios de determinacin de fuente de aprovisionamiento del motor de aprovisionamiento. Para obtener
ms informacin, consulte Determinacin de fuente de aprovisionamiento.
nicamente cuando no hay una fuente de aprovisionamiento disponible, aparecer una solicitud de compra
sin asignar en la lista de trabajo. Se debe asignar manualmente una fuente de aprovisionamiento.
4. Si corresponde, el sistema enva un mensaje acerca de la informacin que falta.
El sistema enva un mensaje si los datos en una solicitud de compra son inconsistentes o estn incompletos.
Esto crea una tarea para el comprador, en la vista Solicitudes de compra del centro de trabajo Solicitudes de
compra y pedidos.
5. El comprador completa la solicitud de compra manualmente si fuera necesario.
El comprador asigna manualmente una fuente de aprovisionamiento de una lista de proveedores.
Para obtener ms informacin, consulte: Asignar una fuente de aprovisionamiento [pgina 74]
Si no hay fuentes de aprovisionamiento disponibles, el comprador solicita al sistema que cree una
solicitud de aprovisionamiento en la vista Solicitudes de aprovisionamiento en el centro de trabajo
Aprovisionamiento y contratacin. En funcin de la solicitud de aprovisionamiento, se crea una
Peticin de oferta para el pedido y se enva a proveedores potenciales que pueden enviar sus ofertas.
El comprador puede as seleccionar el proveedor que ms le convenga y crear el pedido basado en
la oferta ganadora. Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento solicitud de oferta y
Procesamiento de oferta de proveedor.
6. El sistema convierte solicitudes de compra en pedidos.
Dependiendo de las parametrizaciones de la creacin automtica de pedidos, el sistema puede convertir los
datos de una solicitud de compra individual en un pedido dentro del centro de trabajo Solicitudes de compra
y pedidos. Si la solicitud de compra no se ha convertido automticamente en un pedido, tambin puede
agrupar manualmente varias solicitudes de compra asignadas a la misma fuente de aprovisionamiento y
hacer un solo pedido para reducir costes, por ejemplo, al reducir los costes de entrega. Puede ver todos los
pedidos a continuacin, en la vista Pedidos.
Para obtener ms informacin, consulte: Agrupacin de solicitudes de compra y creacin de un pedido
[pgina 73]
El sistema enva automticamente a los proveedores todos los pedidos completos que se crean a partir de solicitudes
de compra. . stos aparecen enumerados en la vista Pedidos con el estado Enviados. Los pedidos que se deben
procesar manualmente se enumeran con el estado En preparacin.
Consulte tambin
4.1.2.2 Clasificacin de fuentes de aprovisionamiento en asignar
fuente de aprovisionamiento
Resumen
aprovisionamiento.
al final.
La lista se clasifica mediante el mtodo "Olympic". Esto significa, por ejemplo, que si hay dos proveedores que son
igualmente apropiados, ambos se enumeran en primer lugar, el siguiente proveedor ms apropiado se enumerar
tercero y as sucesivamente.
El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento de la lista mediante un rbol de criterios inflexible y
previamente parametrizado. El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento disponibles en funcin del
primer criterio. Si esto no da como resultado una nica fuente ms adecuada, se utiliza el siguiente criterio para
decidir cul es el proveedor ms adecuado y as sucesivamente, hasta que se clasifican todas las fuentes de
aprovisionamiento disponibles.
Criterios de clasificacin
Los criterios utilizados para comparar y clasificar las fuentes de aprovisionamiento disponibles son los siguientes:
1. Fuentes de aprovisionamiento fijas
En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratacin, puede asignar un contrato o un precio de lista a un
producto como la fuente de aprovisionamiento fija. Cuando se pide este producto, la fuente de
aprovisionamiento fija asignada tiene la clasificacin ms alta.
2. Tipo de fuente
a. Contratos
Si los proveedores estn actualmente bajo contrato con el comprador, se les otorga una posicin ms
alta dentro de la clasificacin de fuente de aprovisionamiento.
La clasificacin de los contratos est determinada por las siguientes reglas en orden descendente:
1. Regulacin por cuotas
Si ya existe un contrato, el sistema verifica y compara todas las regulaciones por cuotas actuales.
Si existe una regulacin por cuotas para dos o ms contratos para un determinado producto, es
posible utilizarla como base para la capacidad del proveedor de completar el pedido.
2. Precio
Este criterio compara los diferentes precios del proveedor para el producto solicitado.
3. Cumplimiento
Este criterio slo se aplica a los contratos y es relevante si existen contratos con el mismo precio.
Se selecciona en primer lugar el contrato con la menor cantidad liberada.
4. Retraso
Si ninguno de los criterios anteriores resulta en una fuente de aprovisionamiento adecuada, se
compararn los contratos disponibles en funcin del tiempo que toma a los proveedores entregar
los productos solicitados una vez especificada la fecha de entrega por el comprador.
b. Precios de lista
Estos son los precios de los productos solicitados emitidos por el proveedor. Los precios de lista se
clasifican nicamente en orden ascendente.
Un contrato siempre siempre tiene prioridad ms alta que un precio de lista, a menos que se haya
fijado al precio de lista como la fuente de aprovisionamiento fija.
Si no hay un contrato o un precio de lista disponible, el sistema busca automticamente pedidos existentes, los
cuales pueden ser utilizados como ejemplos de negocios anteriores con un proveedor y, de este modo, como un
indicador de la capacidad para aprovisionar el producto. Cuando se utilizan pedidos como la base para asignar una
fuente de aprovisionamiento, el nico criterio utilizado para clasificarlos es el precio.
Consulte tambin
Aprovisionamiento
Precios de lista
Procesamiento de contrato de compra
4.1.3 Tareas
4.1.3.1 Agrupacin de solicitudes de compra y creacin de un pedido
Resumen
Puede agrupar manualmente varias solicitudes de compra con el mismo proveedor y crear un solo pedido. Puede
seguir agrupando las solicitudes de compra si utiliza el proveedor ms uno de los datos siguientes:
Fecha de entrega
Fecha y direccin de entrega
relevante.
Requisitos previos
Los pedidos de compra que quiere agrupar son consistentes y no tienen estado de seguimiento.
Procedimiento
1. Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione la vista Solicitudes de compra.
2. Para filtrar la lista de solicitudes de compra, seleccione Solicitudes de compra asignadas de la lista
Visualizar.
3. Para seleccionar varias solicitudes de compra, mantenga pulsada la tecla CTRL y seleccione las lneas de las
solicitudes de compra que desea agrupar.
Los conflictos de datos de producto en un pedido pueden producirlos cualquiera de los siguientes
factores:
La unidad de procesamiento de compras del maestro de productos no se ha actualizado para
el producto especificado en la solicitud de compra. Tiene que verificar el maestro de
productos y aadir la unidad de compra de procesamiento si fuera necesario.
El estado de compra que se encuentra en los datos maestros del producto no permiten que
se compre. Tiene que verificar el estado de compra en el maestro de productos y permitir la
compra del producto si fuera necesario.
La solicitud de compra no contiene una categora de producto. Debe registrar la categora
de producto en la solicitud de compra.
4. Haga clic en Agrupar y ordenar y seleccione la opcin apropiada.
Puede agrupar solicitudes de compra Por proveedor o por proveedor y ms criterios, como fecha
de entrega o direccin de entrega.
5. El sistema genera automticamente una lista de uno o varios pedidos en funcin de los criterios seleccionados
y visualiza la lista en la actividad rpida Agrupacin y pedido. Si es necesario, puede realizar las siguientes
modificaciones en los pedidos:
Para eliminar una solicitud de compra de un pedido, seleccione un pedido de compra. En Detalles,
seleccione una solicitud de compra y haga clic en Eliminar de la agrupacin .
Para editar un pedido, seleccinelo y haga clic en Editar para abrir eleditorPedido de compra. Una
vez finalizada la edicin, haga clic en Volver a Agrupacin y pedido .
Si quiere agrupar muchos pedidos de compra y uno de estos contiene una direccin gestionada
externamente, la direccin de entrega sirve como criterio de agrupacin.
Esto significa que se crea un pedido de compra distinto por cada solicitud de pedido con una
direccin de entrega distinta.
6. Para verificar qu aspecto tendr el documento de pedido, seleccinelo y haga clic en Previsualizar .
7. Grabe el pedido y envelo al proveedor.
Para grabar un borrador de pedido, seleccinelo y haga clic en Grabar .
Para grabar y enviar el pedido al proveedor, seleccinelo y haga clic en Pedido .
Resultado
El nuevo pedido se graba en el sistema. Puede ver el pedido en la vista Pedidos.
4.1.3.2 Asignar una fuente de aprovisionamiento
Resumen
En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, puede asignar manualmente fuentes de aprovisionamiento
disponibles a solicitudes de compra.
Procedimiento
1. Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione la vista Solicitudes de compra.
2. En la lista Visualizar, seleccione Solicitudes de compra no asignadas.
3. Seleccione una o ms solicitudes de compra.
4. Haga clic en Asignar fuente de aprovisionamiento .
Tambin puede asignar una fuente de suministro a una posicin de solicitud de compra individual.
Seleccione la solicitud de compra y haga clic en Editar para abrirla. Seleccione la ficha
Posiciones y la ficha Fuente de aprovisionamiento , y haga clic en
Asignar fuente de aprovisionamiento para abrir la actividad rpida.
5. En la actividad rpida Asignar fuente de aprovisionamiento, verifique las fuentes de aprovisionamiento
disponibles y asigne una a cada solicitud de compra.
a. En la tabla Solicitudes de compra, seleccione una o varias solicitudes de compra.
b. En la tabla Fuentes de aprovisionamiento disponibles, seleccione una fuente de aprovisionamiento de
la lista y haga clic en Asignar a solicitud de compra seleccionada . El sistema introduce automticamente
el Proveedor y Precio bruto para la solicitud de compra seleccionada. Tambin puede asignar una
fuente de aprovisionamiento a todas las solicitudes de compra de la lista con el mismo producto a la
vez haciendo clic en Asignar a todas las solicitudes de compra .
Puede eliminar una fuente de aprovisionamiento de una solicitud de compra seleccionando
esa solicitud de compra y haciendo clic en Eliminar fuente de aprovisionamiento . El sistema
elimina automticamente el Proveedor y el Precio bruto para la solicitud de compra
seleccionada.
Si no hay ninguna fuente de aprovisionamiento disponible para una solicitud de compra,
puede hacer clic en Solicitud de aprovisionamiento rpido . El sistema crea automticamente
una solicitud de aprovisionamiento en la lista de trabajo de la vista Solicitudes de
aprovisionamiento del centro de trabajo Aprovisionamiento y contratacin. La persona
responsable utiliza la solicitud de aprovisionamiento para crear una solicitud de oferta, que
enva a los ofertantes. La oferta de proveedor ganadora se utilizar para crear un pedido para
el producto solicitado. Para obtener ms informacin, consulte Crear una solicitud de oferta.
6. Grabe la solicitud de compras con la fuente de aprovisionamiento asignada.
Resultado
La solicitud de compra con la fuente de aprovisionamiento asignada queda grabada en el sistema. Puede ver la
solicitud de compra en la vista Solicitudes de compra. En este punto se visualiza en la lista Visualizar en Solicitudes
de compra asignadas.
4.1.3.3 Cancelacin de una cantidad pendiente en una solicitud de
compra
Procedimiento
1.
Ir a Solicitudes y pedidos de compra Solicitudes de compra
2. Seleccione la solicitud de compra que desee cancelar y haga clice en Editar .
3. Vaya a la ficha Posiciones.
4. Seleccione las posiciones que desea cancelar.
5. Haga clic en Acciones y seleccione Cancelar cantidad abierta.
Resultado
Ha cancelado la cantidad abierta.
Tambin puede reabrir la cantidad para una posicin si es necesario. Para hacerlo, haga cliec en
Acciones y seleccione Volver a abrir cantidad
4.2 Vista de pedidos
4.2.1 Gua rpida Pedidos
Como comprador debe gestionar todo tipo de demandas de productos y asegurar que los productos se entregan a
tiempo y en las cantidades solicitadas.
Los pedidos se pueden crear manualmente en la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y
pedidos o el sistema genera automticamente pedidos a partir de las ofertas del proveedor adjudicadas o de las
solicitudes de compra. Las solicitudes de compra se crean desde la planificacin de necesidades de material (MRP)
o la gestin de proyectos o por empleados que utilizan la compra por autoservicio.
La vista Pedidos le permite crear, procesar y supervisar todos los pedidos y documentos relacionados, tales como
confirmaciones de pedidos. Puede visualizar un pool de trabajo de todas las tareas relacionadas con los pedidos,
las confirmaciones de pedidos y las entregas, especialmente aquellas que traten con alertas y excepciones.
En la vista Pedidos, puede crear manualmente un pedido sin referencia a una solicitud de compra. Complete los
detalles del pedido, seleccione los productos y fuentes de aprovisionamiento necesarios y enve el pedido al
proveedor seleccionado. Si no encuentra el producto que desea en los catlogos del proveedor, puede introducir
una posicin de texto libre. Puede sea necesario crear una solicitud de aprovisionamiento para encontrar una fuente
de aprovisionamiento.
Puede crear una posicin lmite cuando desconozca los datos exactos de los materiales, servicios o gastos
relacionados que se van a necesitar. En lugar de introducir informacin especfica del producto en el pedido, puede
fijar el lmite de valor de la posicin lmite en el pedido en el valor mximo que pueden costar los materiales, servicios
o gastos relacionados que no estn planificados.
En el caso que desee solicitar una posicin por segunda vez, pero que tenga otra fecha de entrega o asignacin de
costes, puede copiar la posicin de pedido.
Si copia una posicin de pedido, la referencia a documentos anteriores (por ejemplo, carritos de la compra,
proyectos o solicitudes de compra) tambin se copia. Si no desea que se copie esta referencia, y la posicin
todava no se ha enviado al proveedor, podr borrarla en el flujo de documentos de esta posicin.
Si copia un pedido completo, la referencia a documentos anteriores no se copia (por ejemplo, para pedidos
de materiales en stock o pedidos de terceros).
Si copia un pedido con subposiciones, estas tambin se copian.
relevante.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Gestionar y controlar proyectos, habr ligeras
informacin, consulte Lo que funciona diferente en gestionar y controlar proyectos.
relevante.
Conceptos bsicos
Procesamiento de pedidos
El tratamiento de pedidos le permite crear, actualizar y enviar pedidos que pueden contener:
Gastos relacionados con materiales o servicios pedidos
Limite las posiciones si la informacin exacta detallada o la cantidad del material solicitado, servicios o gastos
relacionados an se desconocen.
lmite [pgina 96].
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de pedido [pgina 80].
Pedidos creados automticamente
La creacin automtica de pedidos le permite definir si un pedido se crea automticamente o manualmente a partir
de una solicitud de compra.
El uso de la creacin automtica de pedidos es importante si desea automatizar parte del proceso de
aprovisionamiento. Esto ahorra tiempo, puesto que slo tiene que crear pedidos manualmente en casos en los que
no se haya asignado ninguna fuente de aprovisionamiento a la solicitud de compra.
Se puede acceder a esta actividad mediante la tarea automtica Definir creacin automtica de pedidos del centro
de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y mediante el centro de trabajo Configuracin empresarial.
Las parametrizaciones de configuracin generalmente las realiza un administrador. Si no cuenta con la
autorizacin necesaria, contctese con un administrador.
Para obtener ms informacin, consulte Pedidos creados automticamente [pgina 89].
Una confirmacin del pedido (PO) es una confirmacin de un proveedor para entregar cantidades especificadas de
productos a precios tambin especificados dentro de cierto tiempo.
Una confirmacin de PO puede ser plenamente confirmada sin desviaciones o solo parcialmente. Las desviaciones
del pedido original respecto a cantidades, fechas de entrega o precios se pueden registrar. Como comprador, puede
aceptar o rechazar las desviaciones.
En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, si acepta las modificaciones a la confirmacin de la PO, el
sistema actualiza el pedido original.
Para obtener ms informacin, consulte Confirmaciones de pedido [pgina 91].
Recibir y procesar confirmaciones de pedidos
En la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, cuando un proveedor confirma un pedido
(PO), el sistema crear automticamente una confirmacin de pedido o bien deber crearla el usuario manualmente.
Una confirmacin de pedido de un proveedor se puede recibir e introducir en el sistema de las siguientes maneras:
De forma automtica, por formulario interactivo o por business-to-business (BSB)
Cuando un proveedor enva electrnicamente la confirmacin de un pedido, el sistema crea automticamente
una confirmacin de pedido.
Manualmente mediante formulario de impresin como fax, correo o adjunto de correo electrnico.
Cuando un proveedor enva una confirmacin de pedido por fax, correo convencional o correo electrnico,
puede crear manualmente una confirmacin de pedido utilizando la actividad rpida Nueva confirmacin de
pedido.
Para obtener ms informacin, consulte Entrada y procesamiento de confirmaciones de pedido [pgina 94].
Aprovisionamiento de activos en compras
Existe una gran variedad de productos que se pueden pedir en una empresa y, por lo tanto, son posibles varias
variantes de proceso en el aprovisionamiento de activos, dependiendo del valor y la complejidad del producto a
aprovisionar.
Si el producto a aprovisionar es de gran valor y complejidad (por ejemplo, un edificio nuevo), el comprador suele
trabajar de antemano en estrecha colaboracin con el contable. Entonces se crea el activo fijo en el sistema antes
de pedir mercancas y servicios con una asignacin de cuenta a este activo fijo.
Si el producto a aprovisionar es de poco valor y complejidad (por ejemplo, un ordenador porttil nuevo), el activo
fijo se suele crear automticamente en el sistema en el momento de contabilizar la entrada de mercancas. Por ese
motivo, en compras se utilizan materiales individuales, lo que puede llevar a la creacin de activos fijos en la Gestin
financiera.
Para obtener ms informacin, consulte Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16].
Clasificacin de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente de aprovisionamiento
aprovisionamiento.
al final.
Para obtener ms informacin, consulte Clasificacin de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente de
aprovisionamiento [pgina 71].
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios)
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (stock)
de material (MRP).
facturas y el pago.
Tareas
Crear un pedido manualmente
Aadir condiciones del precio
Crear una confirmacin de pedido
Crear una confirmacin de pedido con programa de reparto
Cancelar un pedido
Crear una entrada de mercancas y servicios para uno o ms pedidos
Supervisar comunicacin empresarial
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu.
4.2.2 Conceptos bsicos
4.2.2.1 Procesamiento de pedidos
Resumen
El tratamiento de pedidos le permite crear, actualizar y enviar pedidos que pueden contener:
Gastos relacionados con materiales o servicios pedidos
Limite las posiciones si la informacin exacta detallada o la cantidad del material solicitado, servicios o gastos
relacionados an se desconocen.
lmite [pgina 96].
Los materiales o servicios se pueden seleccionar de catlogos de proveedores internos o externos o aadir al pedido
como descripciones de texto libre. Los costes de estos productos se pueden asignar a un centro de coste, un
proyecto, una posicin de pedido de cliente, una posicin de servicio, un contrato de cliente o un material individual.
Los documentos anteriores a un pedido pueden ser solicitudes de compra u ofertas de proveedor. El sistema puede
tratar automticamente la mayora de las etapas del proceso de pedidos. . Transfiere las solicitudes de compra a
pedidos. El comprador solamente recibir excepciones (como resultado de datos inconsistentes o faltantes) en la
vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. Tambin puede crear manualmente un pedido
sin documento precedente.
Segn la configuracin, el pedido se integra directamente con la planificacin de gestin de proyectos, compras de
autoservicio y necesidades de material.
Se puede necesitar una aprobacin si el valor neto total de una posicin de pedido supera las tolerancias predefinidas
o si se supera el valor mximo de una posicin con lmite.
Un proyecto o una tarea de proyecto que existe en la gestin de proyectos se puede aadir como cuenta asignada
para un material, servicio o gasto no de almacn en una posicin de pedido. El sistema verifica si existe un proyecto
o una tarea de proyecto y si est disponible para aadirla como una referencia en el pedido. Puede asignar la posicin
de pedido al proyecto o a la tarea de proyecto. Una vez que se asigna la tarea de proyecto, el sistema almacena los
detalles de la posicin de pedido en el proyecto o tarea de proyecto que corresponde.
Si se selecciona, el procesamiento de pedidos tambin proporciona funciones para tratar las confirmaciones de
pedido de los proveedores que correspondan. Una confirmacin de pedido comprueba si los servicios o materiales
pedidos se pueden entregar conforme a la fecha, la cantidad y el precio solicitados.
Para los materiales o servicios no de almacn, puede decidir si se necesita, o no, de una entrada de mercancas y
servicios para el pedido. Tambin puede decidir confirmar la entrada de mercancas y servicios para un servicio
mediante la Gestin de tiempos de personal (TLM).
Las condiciones de precio, incluidos los descuentos y recargos, se pueden aplicar al precio que se cobra por un
producto en un pedido o contrato de compra. Las condiciones de precio se basan en los contratos, las listas de
precios o la informacin de proveedor y producto y pueden tener un perodo de validez fijo. Adems del precio regular
del producto, se puede aadir un recargo debido a costes de entrega adicionales, por ejemplo. Un descuento puede
ser resultado de un descuento comercial, de cantidad, o de efectivo.
Los impuestos sobre materiales y mercancas se aplican a transacciones de compra como pedidos y facturacin de
proveedores. El impuesto de pas extranjero es vlido cuando la empresa necesita aplicar impuestos extranjeros.
En las compras, es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjeros incluso si la empresa no se
registr con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determina automticamente el impuesto aplicable en el proceso
de facturacin de proveedor.
Para obtener ms informacin consulte: Clculo de impuesto de pas extranjero para servicios
Requisitos previos
La activacin del paquete empresarial Gestin de pedidos y solicitudes de compra es el principal requisito previo en
la configuracin empresarial.
En la empresa, estn en ejecucin uno o ms de los siguientes procesos empresariales:
Procesos de aprovisionamiento bsico
Aprovisionamiento de productos externos con emplazamiento de stock y gestin de inventario (planificacin
de necesidades de material)
Aprovisionamiento de servicios externos (gestin de proyectos)
Aprovisionamiento por autoservicio electrnico por parte de los empleados (compras por autoservicio)
Segn los procesos empresariales, el grado de integracin necesario en las reas empresariales relacionadas y el
nivel de automatizacin que desee lograr, es posible que tenga que seleccionar paquetes y conceptos empresariales
adicionales en las siguientes reas:
Planificacin y control de cadena logstica
Paquete empresarial Control de aprovisionamiento y logstica, concepto empresarial Transferencia a
compras.
Gestin de configuracin de cadena logstica
Paquete empresarial Diseo de cadena logstica.
Gestin de proyectos
Paquete empresarial Planificacin y ejecucin de proyecto y concepto empresarial Aprovisionamiento del
proyecto.
Aprovisionamiento
Paquete empresarial Aprovisionamiento y contratacin.
Compras
Paquetes empresariales Aprovisionamiento por autoservicio y Facturacin de proveedores.
Soporte y servicios integrados
Paquete empresarial Entorno empresarial y concepto empresarial Clculo de impuestos.
Determinacin de precios de productos y servicios
Paquete empresarial Determinacin de precios de productos y servicios y concepto empresarial Precios de
lista.
Integracin
El procesamiento de pedidos se puede integrar con:
Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la creacin de pedidos:
Procesamiento de solicitudes de compra, en las que usted o el sistema pueden transferir solicitudes de
compra finalizadas a pedidos segn la categora de producto.
Procesos de salida que conducen a la actualizacin o finalizacin de documentos precedentes y a la
finalizacin o cancelacin de pedidos:
Procesamiento de entrada de mercancas y servicios que le permite crear, actualizar y cancelar entradas
y devoluciones de mercancas y servicios a fin de realizar un seguimiento de la entrega de materiales no
de almacn y la finalizacin de servicios.
Procesamiento de la gestin de tiempos de personal que le permite administrar las horas de trabajo de
los prestatarios de servicios externos mediante el registro de tiempos. Tambin le permite,
opcionalmente, la aprobacin y evaluacin de estos datos de tiempo. Los datos de tiempo se pueden
utilizar para proyectos y compras con el objetivo de realizar un seguimiento del trabajo realizado por los
prestatarios de servicio o confirmarlo.
Procesamiento de entregas entrantes que le permite crear, actualizar o cancelar entregas y
devoluciones. Tambin le permite verificar que las entregas entrantes sean consistentes con los pedidos
correspondientes.
Procesamiento de facturas de proveedor que le permite verificar todas las facturas introducidas en el
sistema y compararlas con los pedidos y las entradas de mercancas y servicios correspondientes.
Procesamiento de dbitos, que le permite tratar salidas de pagos y todas las actividades asociadas con
estos pagos.
Flujo de proceso
1. Crear pedido
Procesamiento automtico de pedidos
Segn las parametrizaciones definidas en el ajuste preciso, una vez que finaliza la solicitud de compra (o
cuando finaliza una solicitud de oferta y se adjudique la oferta) el sistema crea automticamente un pedido
en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.
El pedido requiere informacin acerca de:
Comprador
Proveedor
Posiciones de pedido, tales como tipo de posicin (material, servicio, gasto, lmite), tipo de proceso, ID
de producto o descripcin, ID de categora de producto, cantidad, fecha de entrega, precio y lugar de
entrega/servicio, destinatario y asignacin de cuenta (solo para materiales que no estn en stock y
servicios).
El sistema propone automticamente un contrato o precio de lista como fuente de aprovisionamiento, si est
disponible.
Procesamiento manual de pedidos
Puede crear manualmente un pedido sin referencia a una solicitud de compra en la vista Pedidos o desde
Tareas comunes en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. Tambin puede crear un pedido a
partir de una solicitud de compra existente en la vista Solicitudes de compra.
Un pedido puede estar compuesto de varias solicitudes de compra, si tienen el mismo proveedor. Otros
criterios para agrupar varias solicitudes de compra en un pedido surgen de la combinacin del proveedor y
uno de los siguientes: fecha de entrega; o fecha y lugar de entrega.
Es posible abrir un pedido antiguo y copiar los detalles para crear un nuevo pedido.
Tambin puede especificar los pedidos como entregados por completo o facturados por completo
haciendo clic en Finalizar Entrega o Finalizar Factura.
Si no desea especificar un precio fijo para un servicio o material no gestionado en almacn, puede
asignar un lmite de valor superior con el tipo de posicin Lmite.
Para obtener ms informacin consulte: Crear un pedido manualmente [pgina 99]
2. Enviar pedido
Si defini la creacin automtica de pedidos en el ajuste preciso, el sistema enva automticamente el pedido
finalizado al proveedor y actualiza el estado a Enviado. Los pedidos con datos incompletos aparecern en la
lista de trabajo para el procesamiento manual en la vista Pedidos.
Cuando crea manualmente un pedido que contiene todos los datos necesarios, incluida la fuente de
aprovisionamiento, haga clic en Pedido para enviar el pedido al proveedor El sistema fija el estado en
Enviado.
El sistema enva automticamente la siguiente informacin:
El pedido al proveedor
Informacin relevante para contabilidad al Libro mayor
Una notificacin de vencimiento de factura a Facturacin de proveedores
Una notificacin de pedido a Control de aprovisionamiento o Gestin de proyectos (si se configur)
Si el pedido hace referencia a un contrato, el sistema genera automticamente liberaciones
respecto a este contrato.
El canal de salida para el pedido se puede fijar desde el centro de trabajo Base de
proveedores en la vista Proveedores. Seleccione el proveedor y marque Editar . El canal de
salida se actualiza desde la ficha Comunicacin en Colaboracin.
Si no se actualiza ningn canal de salida para el proveedor, el sistema fija el canal de salida en
el estndar del sistema. En este caso, una vez que se solicita el pedido, el mensaje de
confirmacin est incompleto ya que falta el canal de salida.
Luego de que se envi el pedido, este canal de salida se muestra en la ficha Historial de salida
3. Autorizar pedido (opcional)
Segn las parametrizaciones de aprobacin de su solucin, es posible que el pedido necesite ser aprobado
por un gerente o autorizador designado. Si se supera el valor neto total del pedido, el aprobador puede aceptar
o rechazar el pedido o reenviarlo para la revisin en el centro de trabajo Mi rea de responsabilidad. Para ms
informacin, vase la documentacin sobre los procesos de aprobacin.
4. Crear confirmacin de pedido (opcional)
Una vez que el proveedor confirma el pedido, utilice el sistema para crear una confirmacin de pedido, ya sea
de manera automtica o manual.
Si recibe confirmaciones de pedidos de los proveedores mediante fax, carta o como anexo de correo
electrnico, es necesario procesar las confirmaciones de pedido manualmente. Si el proveedor acepta el
pedido en su totalidad como fue solicitado, puede hacer clic en Confirmacin rpida de pedido en la vista
Pedidos y el sistema crea la confirmacin de pedido automticamente. De otro modo, puede utilizar la
actividad rpida Nueva confirmacin de pedido en la vista Pedidos para crear y procesar las confirmaciones
de pedido en detalle.
Si el proveedor utiliza Adobe Interactive Forms, puede automatizar completamente la creacin de
la confirmacin de pedido y actualizar el proceso en el sistema. El sistema verifica automticamente
si la cantidad y la fecha de entrega de esta confirmacin de pedido coinciden con la cantidad y la
fecha del pedido. nicamente las excepciones dan como resultado etapas de procesamiento
manual.
Para obtener ms informacin consulte: Confirmaciones de pedido [pgina 91]
El sistema ahora est listo para tratar la entrega de los productos solicitados. Los procesos de entrada de mercancas
y servicios se inician para materiales que no estn en stock o servicios, los procesos de entrada de almacn para
materiales en stock.
Consulte tambin
Confirmaciones de pedido [pgina 91]
Determinacin de impuestos [pgina 156]
Determinacin de retencin de impuestos [pgina 178]
Parametrizaciones de documento de seguimiento
Gestin de pedidos de terceros [pgina 38]
4.2.2.2 Procesamiento de pedido de terceros
Resumen
Como planificador de aprovisionamiento, agente comercial o comprador que se desempea como coordinador de
procesamientos de orden a terceros de la empresa, puede usar el procesamiento de rdenes de terceros para que
un proveedor, en lugar de la empresa, coordine y supervise el envo directo de un producto a un cliente.
El siguiente es un ejemplo de un flujo de proceso tpico basado en los escenarios empresariales Gestin de pedidos
y Ciclo de aprovisionamiento (stock). Su empresa vende un producto a un cliente. Sin embargo, no proporciona el
producto al cliente usted mismo. En cambio, lo pide a un proveedor y le pide al proveedor que lo enve a la direccin
del cliente. El proveedor emite una factura a nombre de su empresa. Segn la informacin de envo del proveedor,
la empresa, a su vez, factura al cliente. Es posible realizar variantes en el flujo de proceso.
Para obtener ms informacin, consulte los escenarios empresariales:
Gestin de pedidos (Procesamiento de pedido de terceros material)
Gestin de pedidos (venta de stock)
Requisitos previos
Opcin de configuracin
Est permitida la gestin de pedidos de terceros en su configuracin de solucin. Para encontrar esta opcin
empresarial, vaya al centro de trabajo Configuracin empresarial y seleccione la vistaProyectos de
implementacin . Seleccione su proyecto de implementacin y haga clic en Editar alcance del proyecto .
Para este ejemplo de proceso empresarial, se ha llevado a cabo la configuracin para los escenarios empresariales
Gestin de pedidos y Ciclo de aprovisionamiento (stock).
Adems, para la gestin de pedidos de terceros, se ha definido lo siguiente:
En Definicin de alcance estos conceptos empresariales deben estar activados en la secuencia siguiente:
El concepto empresarial Vender productos estndar en el paquete empresarial Portafolio de productos y
servicios para ventas.
El concepto empresarial Pedido de cliente en el paquete empresarial Vender productos y servicios.
El concepto empresarial Gestin de pedidos de terceros en el paquete empresarial Solicitud de compra y
gestin de orden.
En el concepto empresarial Solicitudes de compra del paquete empresarial Solicitud de compra y gestin de
orden, la pregunta sobre definicin de alcance Desea que los pedidos se creen automticamente a partir de
solicitudes de compra? se ha respondido con S.
Si su empresa no tiene productos en stock pero siempre entrega directamente a travs de proveedores, tiene que
deseleccionar el concepto empresarial Envo en el concepto empresarial Logstica de salida. Este concepto
empresarial se selecciona automticamente si se seleccionan los conceptos empresariales Vender productos
estndar y Pedido de cliente.
Se han procesado los siguientes datos maestros:
En el maestro de productos, el producto est definido como un producto de compra y venta, lo que significa
que tanto el estado de la ficha Compras como el estado de las organizaciones de ventas en la ficha Ventas
estn fijadas como Activo. Esto se hace en la vista Materiales del centro de trabajo Datos de producto.
Se ha creado un contrato de compra o una lista de precios para uno o ms proveedores cuyo producto puede
ser entregado en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratacin.
El producto se asigna a una categora de producto para la cual se ha activado una creacin automtica de
pedido. En este caso, el pedido, se crea automticamente cuando se enva el pedido de cliente. Esto se lleva
a cabo en el centro de trabajo Gestin de pedidos y solicitudes de compra (tarea comn Definir creacin
automtica de pedido de cliente).
Flujo de proceso
Procesamiento de pedido de terceros
1. Crear pedido de cliente
En la vista Pedido de cliente del centro de trabajo Pedidos de cliente el representante de ventas crea un pedido
de cliente para una cuenta e introduce una posicin para un producto.
El sistema:
Efecta una determinacin de fuente de aprovisionamiento para determinar un origen. Para los objetivos
de este escenario, este producto se puede suministrar por un proveedor. Por eso, el sistema fija el
indicador Cumplimiento en Externo y propone automticamente un proveedor.
El representante de ventas puede modificar el proveedor asignando un nuevo origen del
aprovisionamiento.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de pedidos de cliente.
Desencadena una verificacin de disponibilidad que se basa en el tiempo de procesamiento del
proveedor. Si tiene un contrato de compra con el proveedor, el tiempo de procesamiento del proveedor
se toma de este contrato. En caso contrario, el tiempo de procesamiento del proveedor se toma del
maestro de productos donde puede ser definido especficamente para el proveedor.
Por ejemplo, si la fecha de entrega confirmada es posterior a la fecha de entrega solicitada a causa del
tiempo de procesamiento del proveedor, se visualiza un semforo ATP en mbar. La cantidad solicitada
se ha confirmado para la fecha de entrega solicitada o una fecha posterior dependiendo del tiempo de
aprovisionamiento del proveedor.
Para obtener ms informacin, consulte Verificacin de disponibilidad en escenarios de gestin de
pedidos de terceros.
Solicita una valoracin del producto para determinar el previo de venta especfico para el proveedor y
calcula el margen de beneficio del pedido de cliente.
Para obtener ms informacin, consulte Margen de beneficio.
2. Crear el pedido
El representante de ventas graba y libera los pedidos de cliente y enva una confirmacin de orden al cliente.
Dependiendo de las configuraciones de salida, utiliza el correo electrnico, el fax o la impresin para hacerlo
o se enva un mensaje B2B automticamente al cliente.
El sistema:
Fija el estado del pedido de cliente y el estado de entrega en el pedido de cliente a En ejecucin.
Crea una demanda del cliente con el tipo de entrega Terceros en la vista Demanda de cliente del centro
de trabajo Control de logstica de salida. El estado de liberacin de la demanda de cliente se fija en
Liberado y el estado de entrega en No iniciado.
Despus de que haya liberado el pedido de cliente ya no puede cambiar el proveedor en el pedido de
cliente.
Crea una solicitud de compra y un pedido en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos se ha
definido como objetico de este escenario la creacin automatizada de pedidos.
El pedido tiene el tipo de proceso Terceros. El estado de este pedido se fija en Enviado lo que significa
que el proveedor ha sido informado.
Muestra el pedido del tipo de proceso Terceros, en la vista Supervisin de pedidos del centro de trabajo
Control de aprovisionamiento. Aqu el planificador de aprovisionamiento no puede supervisar el progreso
del pedido desde una perspectiva de planificacin y logstica.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de supervisin de pedidos.
3. Recibir la confirmacin de aprovisionamiento
Una vez que el proveedor ha respondido al pedido, el comprador crea un pedido o una confirmacin de registro
de la cantidad entregada y la fecha de entrega confirmada por el proveedor. Esto se hace en la vista
Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.
Para obtener ms informacin, consulte Crear un pedido de confirmacin [pgina 101].
El sistema:
Cambia el estado del pedido de Enviado a Confirmacin recibida.
Actualiza la demanda del cliente con repartos que contienen datos de cantidades y entregas basados
en la confirmacin del proveedor.
Crea un pedido de terceros en la vista Pedidos de terceros del centro de trabajo Cumplimiento de rdenes
de terceros. El pedido de terceros tiene el estado Pedido.
4. Recibir la confirmacin de la entrega
Una vez que el proveedor ha enviado el producto al cliente y le ha enviado una copia de la nota de entrega, el
comprador o el representante de ventas la registra yendo a la vista Pedido de terceros del centro de trabajo
Cumplimiento de orden de tercero y creando una notificacin de entrega de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para Pedidos de terceros.
El comprador o el representante de ventas graba y libera la notificacin de entrega de terceros.
El sistema:
Crea una entrega entrante con el estado Liberada.
Crea una entrega saliente con el estado Liberada.
Crea una confirmacin de mercancas y actividad basada en el informacin en la entrega de salida de
terceros. Esta confirmacin se enva a Contabilidad financiera. Basndose en la entrega saliente, el
sistema crea una solicitud de factura de la entrega de salida. Esto es visible en la vista Solicitud de
factura del centro de trabajo Facturacin de cliente con el estado Para ser facturado.
Actualiza la cantidad total de entrada de mercancas en el pedido. La posicin aparece en la vista
Posiciones de documento de compras del centro de trabajo Valoracin de inventarios.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de documentos de compras.
Cambia el estado del pedido a Siguiente documento creado y el estado de entrega a Entregado
completamente y lo actualiza con la cantidad total de entrega.
Actualiza la fecha final de entrega en el pedido de cliente. La posicin aparece en la vista Posiciones de
documento de ventas del centro de trabajo Gastos e ingresos.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida Posiciones de documento de ventas.
Cambia el estado de entrega en el pedido de cliente a Finalizado y actualiza la cantidad entregada. El
estado global del pedido de cliente permanece en En proceso.
Cambia el estado de entrega de la demanda de cliente en a Finalizado.
Actualiza el reparto de la demanda de cliente con las cantidades cumplidas y la fecha de envo.
Informa a la facturacin de proveedores que se puede verificar una factura para el pedido.
5. Recibir la factura del proveedor
Una vez el proveedor le ha enviado la factura, el contable crea y contabiliza una nueva factura del proveedor
con referencia al pedido de terceros en la vista Entrada de factura del centro de trabajo Facturacin de
proveedores.
Para obtener ms informacin, consulte Crear una factura o nota de crdito con referencia a documentos
precedentes [pgina 218].
El sistema:
Graba el documento en la vista Facturas y notas de crdito del centro de trabajo Facturacin de
proveedores.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para Facturas y notas de crdito (en facturacin
de proveedores) [pgina 245].
Enva los detalles de la transaccin al libro mayor.
El sistema crea un asiento para la factura del proveedor, contabiliza la factura del proveedor como
pagable en el libro mayor y libera la factura para su pago.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de asientos.
Actualiza el estado del pedido a Finalizado y fija el estado completado de la factura a Facturado.
6. Crear la factura del cliente
Basndose en la solicitud de factura de entrega de salida, el contable crea y libera la factura del cliente en la
vista Solicitudes de factura del centro de trabajo Facturacin a clientes. O bien el contable espera hasta la
prxima ejecucin de factura programada cuando el sistema procesa automticamente las solicitudes de
factura y libera la factura.
El sistema:
El sistema crea un asiento para la factura para el cliente y contabiliza la factura del cliente como ingresos
y crditos como partida individual en el libro mayor. Adems, crea una posicin abierta en la cuenta del
cliente. Cuando se recibe el pago, esta posicin abierta se compensa. El pago se contabiliza como un
cobro en el libro mayor.
Actualiza el estado del pedido de cliente a Acabado. Si no existen otras posiciones el sistema fija el estado
del pedido de cliente en Completado.
4.2.2.3 Tipos de procesos de posiciones de pedido
Resumen
El tipo de proceso clasifica el tipo de proceso de aprovisionamiento para una posicin de pedido en la vista
Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos . Segn el tipo de posicin, estn disponibles distintos
tipos de procesos.
Caractersticas
Materiales
Para posiciones de material, son posibles los siguientes tipos de procesos:
No gestionado en stock
Para el aprovisionamiento de materiales necesarios para el consumo ms que para ser almacenados en stock,
por ejemplo ordenadores porttiles o impresoras, el tipo de proceso es No gestionado en stock.
En stock
Para el aprovisionamiento de aquellos materiales que se supone que van a aadirese al almacn y
contabilizase en la cuenta de inventario, por ejemplo piezas de recambio o materiales primarios, el tipo de
proceso es En stock.
A terceros
Para el aprovisionamiento de materiales suministrados a un tercero, el tipo de proceso es A terceros.
Servicios, lmites y gastos
Para posiciones de servicio, posiciones con limitacin y posiciones de gasto, son posibles los siguientes tipos de
procesos:
Directo
Para el aprovisionamiento de posicionies de servicio, con lmite y de gasto que su empresa ha pedido
directamente, el tipo de proceso es Directo.
A terceros
Para el aprovisionamiento de posicionies de servicio, con lmite y de gasto pedidos para un tercero, el tipo de
proceso es A terceros.
Consulte tambin
Procesamiento de pedido a terceros [pgina 38]
Posiciones con lmite [pgina 96]
4.2.2.4 Pedidos creados automticamente
Resumen
La creacin automtica de pedidos le permite definir si un pedido se crea automticamente o manualmente a partir
de una solicitud de compra.
El uso de la creacin automtica de pedidos es importante si desea automatizar parte del proceso de
aprovisionamiento. Esto ahorra tiempo, puesto que slo tiene que crear pedidos manualmente en casos en los que
no se haya asignado ninguna fuente de aprovisionamiento a la solicitud de compra.
Se puede acceder a esta actividad mediante la tarea automtica Definir creacin automtica de pedidos del centro
de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y mediante el centro de trabajo Configuracin empresarial.
Las parametrizaciones de configuracin generalmente las realiza un administrador. Si no cuenta con la
autorizacin necesaria, contctese con un administrador.
Opcin de creacin estndar
En el sistema, la opcin de creacin estndar establece, inicialmente, la creacin manual de pedidos en todos los
casos. Si es necesario, se puede modificar esta opcin de creacin estndar.
Crear pedido manualmente
En todos los casos, el comprador crea manualmente los pedidos a partir de solicitudes de pedido.
Crear pedido automticamente
Cuando no hay una fuente de aprovisionamiento asignada a las solicitudes de compra, el comprador crea los
pedidos manualmente. En el resto de los casos, el sistema crea pedidos automticamente.
Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre
asigna automticamente dicha fuente de aprovisionamiento.
Opciones de creacin adicionales
Adems de la opcin de creacin estndar, el comprador tambin puede fijar opciones de creacin para categoras
de producto especficas. Estas opciones de creacin son las mismas que las que pueden seleccionarse para la opcin
de creacin estndar. Al configurar las opciones de creacin para categoras de producto especficas, puede utilizar
rangos y conjuntos de valores en lugar de indicar cada categora de producto de manera individual.
Requisitos previos
Se requiere lo siguiente:
Usted tiene asignado el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos o Configuracin empresarial a fin
de poder actualizar las parametrizaciones para la creacin automtica de pedidos en la actividad Creacin
automtica de pedidos.
Las categoras de producto para las cuales el comprador desea definir opciones de creacin fueron
actualizadas en el centro de trabajo Datos de producto.
Integracin
La creacin automtica de pedidos est integrada con los siguientes centros de trabajo:
Portafolio de productos
Datos de producto
Consulte tambin
Aadir una opcin de creacin de pedido para una categora de producto especfica
Automatizacin de Gestin de relacin con proveedores [pgina 19]
4.2.2.5 Confirmaciones de pedido
Resumen
Una confirmacin del pedido (PO) es una confirmacin de un proveedor para entregar cantidades especificadas de
productos a precios tambin especificados dentro de cierto tiempo.
Una confirmacin de PO puede ser plenamente confirmada sin desviaciones o solo parcialmente. Las desviaciones
del pedido original respecto a cantidades, fechas de entrega o precios se pueden registrar. Como comprador, puede
aceptar o rechazar las desviaciones.
En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, si acepta las modificaciones a la confirmacin de la PO, el
sistema actualiza el pedido original.
Creacin de una confirmacin de pedido
La confirmacin de pedido permite a los proveedores responder a sus pedidos. Con esta respuesta, el proveedor
puede aceptar los trminos y condiciones del pedido, proponer modificaciones para determinados aspectos del
pedido o rechazarlo.
Se puede crear una confirmacin de pedido:
Automticamente
Los proveedores pueden enviar su respuesta a un pedido en formato XML de forma electrnica mediante el
intercambio de datos electrnicos (EDX) o como formulario interactivo. El sistema utiliza la informacin del
archivo XML o del formulario interactivo para crear una confirmacin de pedido de manera automtica.
Si el proveedor utiliza Adobe Interactive Forms, puede automatizar completamente la creacin de la
confirmacin de pedido y actualizar el proceso en el sistema. El sistema verifica automticamente si la
cantidad y la fecha de entrega de esta confirmacin de pedido coinciden con la cantidad y la fecha del pedido.
nicamente las excepciones dan como resultado etapas de procesamiento manual.
Manualmente
Alternativamente, los proveedores pueden comunicar los detalles de la confirmacin de pedido en un
formulario de impresin por fax o por correo electrnico como anexo. Como el comprador, usted introducir
estos detalles manualmente en el sistema.
Antes de guardar una nueva confirmacin de pedido, puede ejecutar una verificacin de sistema para verificar
que los datos estn correctos.
El sistema compara la confirmacin de pedido con el correspondiente pedido para verificar la existencia de
desviaciones. En caso de existir desviaciones, la confirmacin de pedido deber pasar un proceso de
aprobacin en el que deber decidir, si aceptar o rechazar las modificaciones. Si rechaza las modificaciones,
el pedido permanecer sin modificaciones. Si acepta las modificaciones, el sistema actualizar el pedido en
consecuencia.
Para un pedido confirmado sin desviaciones por un proveedor, en la vista Pedidos puede hacer clic en
Confirmacin rpida de pedido para crear la confirmacin de pedido en un solo paso.
Para obtener ms informacin, consulte: Crear una confirmacin de pedido [pgina 101] y Crear una confirmacin
de pedido con programa de entrega [pgina 103].
Creacin de subposiciones para posiciones con lmite
Si se selecciona una posicin con lmite, se puede crear una subposicin para esta posicin con lmite al hacer clic
en el botn Especificar posiciones para lmite . Luego, puede introducir posiciones de servicio o material detalladas
para esta posicin con lmite.
Creacin de posiciones nuevas
En la confirmacin de pedido, puede crear posiciones nuevas al seleccionar una posicin y hacer clic en el botn
Aadir fila .
Eliminacin de posiciones o subposiciones
Se pueden eliminar posiciones nuevas sin referencia a un pedido con el botn Eliminar . Si una posicin ya tiene una
referencia a un pedido, ya no se puede eliminar.
Lmite de valor
Para las posiciones con lmite sin subposiciones, el Lmite valor reconocido es la cantidad lmite reconocida por el
proveedor. El lmite puede estar detallado por posiciones de material o servicio especficas en recibos y/o facturas
de mercancas y servicios ms adelante en el proceso de aprovisionamiento.
Para las posiciones con lmite con subposiciones, la Memoria intermedia para posiciones adicionales es la cantidad
lmite restante que todava no se detalla en la confirmacin de pedido pero que se puede detallar en posiciones de
material o servicio especficas en recibos y/o facturas de servicios y mercancas ms adelante en el proceso de
aprovisionamiento.
Consulte tambin
Recibir y procesar confirmaciones de pedidos [pgina 94]
Automatizacin de Gestin de relacin con proveedores [pgina 19]
4.2.2.6 Clasificacin de fuentes de aprovisionamiento en asignar
fuente de aprovisionamiento
Resumen
aprovisionamiento.
al final.
La lista se clasifica mediante el mtodo "Olympic". Esto significa, por ejemplo, que si hay dos proveedores que son
igualmente apropiados, ambos se enumeran en primer lugar, el siguiente proveedor ms apropiado se enumerar
tercero y as sucesivamente.
El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento de la lista mediante un rbol de criterios inflexible y
previamente parametrizado. El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento disponibles en funcin del
primer criterio. Si esto no da como resultado una nica fuente ms adecuada, se utiliza el siguiente criterio para
decidir cul es el proveedor ms adecuado y as sucesivamente, hasta que se clasifican todas las fuentes de
aprovisionamiento disponibles.
Criterios de clasificacin
Los criterios utilizados para comparar y clasificar las fuentes de aprovisionamiento disponibles son los siguientes:
1. Fuentes de aprovisionamiento fijas
En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratacin, puede asignar un contrato o un precio de lista a un
producto como la fuente de aprovisionamiento fija. Cuando se pide este producto, la fuente de
aprovisionamiento fija asignada tiene la clasificacin ms alta.
2. Tipo de fuente
a. Contratos
Si los proveedores estn actualmente bajo contrato con el comprador, se les otorga una posicin ms
alta dentro de la clasificacin de fuente de aprovisionamiento.
La clasificacin de los contratos est determinada por las siguientes reglas en orden descendente:
1. Regulacin por cuotas
Si ya existe un contrato, el sistema verifica y compara todas las regulaciones por cuotas actuales.
Si existe una regulacin por cuotas para dos o ms contratos para un determinado producto, es
posible utilizarla como base para la capacidad del proveedor de completar el pedido.
2. Precio
Este criterio compara los diferentes precios del proveedor para el producto solicitado.
3. Cumplimiento
Este criterio slo se aplica a los contratos y es relevante si existen contratos con el mismo precio.
Se selecciona en primer lugar el contrato con la menor cantidad liberada.
4. Retraso
Si ninguno de los criterios anteriores resulta en una fuente de aprovisionamiento adecuada, se
compararn los contratos disponibles en funcin del tiempo que toma a los proveedores entregar
los productos solicitados una vez especificada la fecha de entrega por el comprador.
b. Precios de lista
Estos son los precios de los productos solicitados emitidos por el proveedor. Los precios de lista se
clasifican nicamente en orden ascendente.
Un contrato siempre siempre tiene prioridad ms alta que un precio de lista, a menos que se haya
fijado al precio de lista como la fuente de aprovisionamiento fija.
Si no hay un contrato o un precio de lista disponible, el sistema busca automticamente pedidos existentes, los
cuales pueden ser utilizados como ejemplos de negocios anteriores con un proveedor y, de este modo, como un
indicador de la capacidad para aprovisionar el producto. Cuando se utilizan pedidos como la base para asignar una
fuente de aprovisionamiento, el nico criterio utilizado para clasificarlos es el precio.
Consulte tambin
Aprovisionamiento
Precios de lista
Procesamiento de contrato de compra
4.2.2.7 Recibir y procesar confirmaciones de pedidos
Resumen
En la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, cuando un proveedor confirma un pedido
(PO), el sistema crear automticamente una confirmacin de pedido o bien deber crearla el usuario manualmente.
Una confirmacin de pedido de un proveedor se puede recibir e introducir en el sistema de las siguientes maneras:
De forma automtica, por formulario interactivo o por business-to-business (BSB)
Cuando un proveedor enva electrnicamente la confirmacin de un pedido, el sistema crea automticamente
una confirmacin de pedido.
Manualmente mediante formulario de impresin como fax, correo o adjunto de correo electrnico.
Cuando un proveedor enva una confirmacin de pedido por fax, correo convencional o correo electrnico,
puede crear manualmente una confirmacin de pedido utilizando la actividad rpida Nueva confirmacin de
pedido.
Flujo de proceso
A continuacin se describen los distintos mtodos para recibir y procesar una confirmacin de pedido:
Recibir confirmaciones de pedido por formulario interactivo (entrada automtica del sistema)
Un proveedor recibe un pedido como formulario interactivo y devuelve electrnicamente la confirmacin de pedido
correspondiente.
Si el proveedor:
Acepta el pedido sin desviaciones, el sistema lo confirma automticamente al crear una confirmacin de
pedido y modificar el estado del pedido a Confirmado.
Acepta el pedido con desviaciones, en las que se han llevado a cabo modificaciones a la cantidad pedida o la
fecha de entrega, el sistema lo confirma automticamente al crear una confirmacin de pedido y modificar
el estado del pedido a Desviacin en la confirmacin.
Rechaza el pedido, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y aceptarla,
lo que cancela el pedido y modifica el estado a Rechazado.
Recibir confirmaciones de pedido por comunicacin B2B (entrada automtica del sistema)
Un proveedor enva una confirmacin de pedido por comunicacin B2B. El sistema registra automticamente la
confirmacin de pedido y confirma todas o algunas de las posiciones del pedido, segn la respuesta del proveedor.
Si el proveedor:
Acepta todo el pedido sin desviaciones, el sistema lo confirma automticamente al crear una confirmacin
de pedido y modificar el estado del pedido a Confirmado.
Acepta determinadas posiciones del pedido sin desviaciones, el sistema lo confirma automticamente al
crear una confirmacin de pedido y cambiar el estado del pedido en el sistema a Parcialmente confirmado.
Si el proveedor acepta las posiciones restantes, el sistema lo confirmar automticamente al crear
confirmaciones de pedido adicionales y al modificar el estado de las posiciones de pedido a
Confirmado y el estado del pedido a Parcialmente confirmado.
Si el proveedor rechaza las posiciones restantes, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de
pedidos. Debe abrir la tarea y aceptarla. El sistema cancela automticamente las posiciones restantes
en el pedido. Puede crear un nuevo pedido para las posiciones restantes y enviarlo a otro proveedor.
Acepta todo el pedido pero modifica algunos campos, como cantidad, valor o fecha de entrega, el sistema
crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y resolver las desviaciones.
Si acepta las desviaciones, el sistema actualiza el pedido a partir de la confirmacin de pedido. El pedido
actualizado se enva al proveedor automticamente.
Si rechaza las desviaciones, el sistema confirma automticamente el pedido como fue creado
originalmente.
Acepta determinadas posiciones del pedido pero modifica algunos campos, como cantidad, valor o fecha de
entrega, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y resolver las
desviaciones.
Si se aceptan las desviaciones, las posiciones seleccionadas se actualizan y se enva un mensaje al
proveedor.
Si rechaza las desviaciones, el sistema confirma automticamente el pedido como fue creado
originalmente.
Rechaza el pedido, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y aceptarla.
El sistema cancelar automticamente el pedido y enviar un mensaje de cancelacin al proveedor.
Recibir confirmaciones de pedido por fax, correo o correo electrnico (entrada manual)
Un proveedor le enva una confirmacin de pedido como formulario de impresin por fax, correo o correo electrnico.
Usted registra manualmente la confirmacin de pedido en el sistema y confirma todo el pedido.
Si el proveedor:
Acepta todo el pedido sin desviaciones, debe hacer clic en Nueva confirmacin de pedido para aceptar el pedido
y crear una confirmacin de pedido o puede hacer clic en Confirmacin de pedido rpida para crear la
confirmacin de pedido en una etapa.
Acepta todo el pedido pero modifica algunos campos, como cantidad, valor o fecha de entrega, debe hacer
clic en Nueva confirmacin de pedido para crear manualmente una confirmacin de pedido.
Si acepta las desviaciones, puede actualizar el pedido.
Si graba las desviaciones, el sistema confirma automticamente el pedido como fue creado
originalmente.
Si una confirmacin de pedido tiene desviaciones pero el pedido no est actualizado cuando se crea la
confirmacin, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo para indicar que hay una desviacin. En la vista
de la lista de trabajo Pedidos puede abrir el pedido en la pantalla Pedido para actualizar los campos
editables, como cantidad o valor.
Actualizar confirmaciones de pedido
Se puede usar la actividad rpida Modificar confirmacin de pedido para actualizar una confirmacin de pedido
existente en el sistema.
Se accede a la pantalla Modificar confirmacin de pedido en la lista de trabajo de la vista Pedidos haciendo clic en el
enlace Confirmacin de pedido en la fila del pedido seleccionado. Esto abre la lista de Confirmaciones de pedido para
pedido. A continuacin seleccione la confirmacin del pedido que desea modificar y haga clic en
Modificar confirmacin de pedido . Puede modificar la cantidad confirmada, la fecha de entrega o el precio de un pedido
confirmado y su pedido correspondiente si selecciona la partida individual, indica la informacin en el campo que
corresponde y hace clic en Aceptar desviaciones .
4.2.2.8 Posiciones con lmite
Resumen
En la solucin SAP Business ByDesign, las posiciones con lmite son posiciones que tienen asignado un lmite de
valor mximo en lugar de un precio en un documento de compra. Las posiciones con lmite se utilizan en un carrito
de compras o en un pedido cuando no conoce los detalles del material o servicio que requiere o la cantidad que
necesita.
Cuando crea una posicin con lmite en un carrito de compra o en un pedido, no se especifican los materiales,
servicios ni gastos relacionados. Esta informacin se proporciona ms adelante en la entrada de mercancas y
servicios o en la factura de proveedor. Por ejemplo, si debe realizarse un servicio, como una reparacin, pero no
sabe la cantidad de horas que se necesitarn, puede aadir una posicin con lmite al pedido y asignar el importe
mximo que puede costar la reparacin. Una vez que se completa la reparacin, puede completar los detalles en el
documento de seguimiento que corresponde.
Si se supera el lmite de valor de una posicin con lmite, el documento se contabiliza pero es enviado para su
aprobacin al gerente o aprobador designado que corresponde.
Crear una posicin con lmite
Cuando no conoce los detalles de un material o servicio no de almacn que necesita, puede crear una posicin con
lmite en un carrito de compra o pedido.
Posiciones con lmite en carritos de compra
Cuando aade posiciones con lmite a los carritos de compra, slo debe proporcionar una descripcin de producto,
una categora de producto, una fecha de entrega y un lmite de valor.
Los empleados que compren en nombre de colegas pueden aadir posiciones con lmite a sus carritos de compra.
Para ello, deben hacer clic en:
Ir de compras (avanzado) en la vista Autoservicios del centro de trabajo Pgina principal.
Nuevo carrito de compra en el panel Tareas comunes del centro de trabajo Gestin de proyectos.
Ir de compras en el panel Tareas comunes del centro de trabajo Equipo de proyecto.
Para obtener ms informacin, consulte Crear un carrito de compra en nombre de [pgina 48].
Posiciones con lmite en pedidos
Los pedidos que se crean a partir de solicitudes de compra generadas por carritos de compra pueden contener
posiciones con lmite previas. Sin embargo, tambin puede crear manualmente pedidos, con o sin referencia a
solicitudes de compra, y aadir posiciones con lmite.
Cuando aade posiciones con lmite a los pedidos, debe proporcionar una descripcin de producto, una categora
de producto, una fecha de entrega y un lmite de valor.
Para aadir posiciones con lmite, los compradores que crean pedidos pueden:
Seleccionar una solicitud de pedido de la lista que se encuentra en la vista Solicitudes de compra del centro
de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y luego hacer clic en Nuevo pedido
Creandi un nuevo pedido de compra en la vista Pedidos de compra del centro de trabajo Solicitudes de compra
y pedidos.
Para ms informacin, consulte Agrupacin de solicitudes de compra y creacin de un pedido [pgina 73] y Crear
un pedido manualmente [pgina 99].
Confirmar un material, servicio o gasto relacionado para una posicin con lmite
Como comprador, puede confirmar detalles de posiciones con lmite en las entradas de mercancas y servicios con
referencia a pedidos. Si no se requiere de entradas de mercancas ni servicios, puede entonces, como contable,
confirmar los detalles de posicin con lmite en las facturas de proveedor correspondientes.
Posiciones con lmite en entradas de mercancas y servicios
Cuando se entregan las posiciones de un pedido, puede crear una entrada de mercancas y servicios e incluir los
detalles de la posicin con lmite. En este momento, conocer las cantidades y precios finales de los materiales,
servicios o gastos relacionados a la posicin con lmite, de manera que puede introducir los detalles en la entrada
de mercancas y servicios. Aqu se introduce el tipo de posicin (material, servicio, gasto), el ID de producto (si est
disponible), la cantidad entregada, el precio neto, y la fecha de entrega, perodo de servicio o perodo de gasto.
Si hay un contrato asignado, el sistema introduce automticamente el precio y la descripcin del contrato. Esta
informacin no puede ser actualizada.
Las entradas de mercancas y servicios son creadas por:
Compradores en el centro de trabajo Entradas de mercancas y servicios.
Empleados en cualquiera de los centros de trabajo Pgina principal, Gestin de proyectos, o Equipo de
proyecto.
Para obtener ms informacin, consulteCrear una entrada de mercancas y servicios para posiciones con lmite
abiertas [pgina 136].
Posiciones con lmite en facturas de proveedor
Recibir el precio de la posicin con lmite junto con la factura de proveedor. Debe introducir manualmente el precio
en el sistema mediante el centro de trabajo Facturacin de proveedores. El sistema verifica si est incluido en el
contrato asignado. Se mostrar una advertencia si el precio que introdujo es ms bajo que el precio de contrato. Se
mostrar un error si el precio es mayor que el precio de contrato.
Si hay una entrada de mercancas o servicios, la factura de proveedor ya contendr todos los detalles de la posicin
con lmite.
Lmites de valor
El lmite de valor de una posicin con lmite en un pedido, un carrito de compra o una entrada de mercancas y
servicios es el importe mximo que se puede gastar en la compra de productos dentro de esa posicin con lmite.
Si un contrato est asignado a la posicin con lmite, el campo Valor lmite muestra el importe mximo que se puede
gastar en ese contrato.
Slo se puede asignar un contrato por posicin con lmite.
Por lo general, el campo Otro lmite de valor muestra el importe mximo adicional que puede gastar en la compra
de productos sin contrato pero tambin puede incluir productos de otros contratos distintos del asignado a la
posicin con lmite.
En ese caso, el lmite de valor es el total de los lmites del contrato asignados ms cualquier otro lmite de valor. Esto
puede incluir otro contrato pero ese contrato no se adjunta a la posicin con lmite y se trata como posicin sin
contrato.
El campo Otro lmite de valor slo puede ser utilizado si especific un contrato para la posicin (el lmite de valor).
Cuando un contrato ya est asignado a la posicin con lmite, se incluye Otro lmite de valor y no debe
exceder el Lmite de valor..
Si no especifica el otro lmite de valor, el sistema le permite gastar tanto como desee.
Lmites de valor en detalle
Cuando crea una nueva posicin con lmite del pedido, slo los campos ID de contrato y Lmite de valor estn
preparados para la entrada. Si nicamente especifica un lmite de valor, las posiciones introducidas en la entrada
de mercancas y servicios con referencia a esa posicin con lmite del pedido se cubren hasta el lmite de valor
especificado. Si se especifica un ID de contrato o se lo asigna a ese lmite de valor en la posicin con lmite del pedido,
el lmite de valor total se relaciona a ese contrato y a todas las posiciones sin contrato.
Una vez que introduce un ID de contrato para el lmite de valor en el pedido, tambin podr especificar Otro lmite
de valor en el pedido para posiciones sin contrato o posiciones de otros contratos distintos del asignado al campo
Lmite de valor. El valor de Otro lmite de valor debe ser menor o igual al Lmite de valor y se incluye en el Lmite de
valor, el cual equivale al total del lmite de valor y el otro lmite de valor.
Cuando introduce posiciones en la entrada de mercancas y servicios con referencia a la posicin con lmite del
pedido, el sistema verifica el L

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