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Documentacin del producto PUBLIC

SAP Business ByDesign 1302


Compras
Tabla de contenidos
1 Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2 Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.1 Gestin de relacin con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.2 Compras operativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.3 Aprovisionamiento de activos en compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.4 Automatizacin de Gestin de relacin con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2.5 Reembolso de impuesto sobre el valor aadido a empresarios locales en el extranjero . . . . . . . . . . 22
2.6 Determinacin de precios en Gestin de relacin con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2.7 Asignacin de costes en Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
2.8 Tiempo y gastos de proyecto entre empresas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.9 Traslado de stock entre empresas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2.10 Procesamiento de pedido de terceros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.11 Traslados de stock dentro de la empresa: India . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
3 Compra por autoservicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.1 Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Procesamiento de carritos de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.2 Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Crear un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Crear un carrito de compra a nombre de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Aadir una posicin con lmite a un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Realizar el seguimiento del estado de la cesta de la compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Retirar de aprobacin un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Cancele un artculo solicitado en un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Confirmar una entrega de un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Confirmacin rpida de entrega . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Confirmar la entrega de una posicin lmite de un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Cancelar una entrada de mercancas y servicios de un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Crear una devolucin de mercancas para un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Cancelar una devolucin de mercancas para un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
4 Solicitudes de compra y pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
4.1 Vista Solicitudes de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Gua rpida de solicitudes de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
4.2 Vista de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Gua rpida Pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
SAP Business ByDesign 1302
Tabla de contenidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 3
Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
4.3 Vista informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Documentos liberados por contrato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Historial de precios por producto y proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Supervisin de creacin automtica de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Pedidos por mes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Seguimiento de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Entregas previstas por semana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Pedidos por producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Pedidos por proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Pedidos por asignacin de cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Seguimiento de solicitud de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Solicitudes de compra por asignacin de costes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
4.4 Tareas comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Configuracin: Creacin automtica de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Configuracin: Clasificacin fiscal para artculos con texto libre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
5 Entradas de mercancas y servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
5.1 Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Procesamiento de entrada de mercancas y servicios y devolucin de mercancas . . . . . . . . . . . 125
Cantidades en entradas de mercancas y servicios y devoluciones de mercancas . . . . . . . . . . . 128
Seguimiento de documento de aduana: Mxico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
5.2 Vista productos a entregar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Gua rpida para pedidos para entregar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
5.3 Vista Entradas y devoluciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Gua rpida Entradas y devoluciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
5.4 Vista informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Documentos liberados por contrato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Seguimiento de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Entregas previstas por semana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Pedidos por producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Pedidos por proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Pedidos por asignacin de cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
6 Facturacin de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
6.1 Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Tipos de factura de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Verificacin de factura de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Determinacin de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Detalles de Determinacin de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Determinacin de retencin de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Proceso de aplazamiento de impuestos para facturacin de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
4 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Tabla de contenidos
Determinacin de cuentas automtica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Flujo de documentos a contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Asientos contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Anulacin de asientos contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
6.2 Vista tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Gua rpida para Trabajo (en Facturacin de proveedores) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
6.3 Vista entrada de facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Gua rpida para Entrada de facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
6.4 Vista facturas y abonos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Gua rpida para Facturas y notas de crdito (en Facturacin de proveedores) . . . . . . . . . . . . . . 245
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
6.5 Vista Autofacturaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Gua rpida para Autofacturacin (en Facturacin de proveedores) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
6.6 Vista Factura peridica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Gua rpida para Facturas peridicas (en Facturacin de proveedores) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
6.7 Vista informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Documentos liberados por contrato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Facturas con excepciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Estadsticas de pagos: Descuento por pronto pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Seguimiento de facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
6.8 Tareas comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Configuracin: Clasificacin fiscal para artculos con texto libre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
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Tabla de contenidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 5
1 Compras
Resumen
El rea empresarial Compras le permite gestionar el ciclo de vida de las compras operativas. Esto cubre las
actividades para controlar y gestionar de manera centralizada los pedidos, la colaboracin de pedidos y las entradas
de mercancas y servicios para la entrega de productos. Puede integrar y automatizar las tareas de compras, como
la creacin de pedidos, la recepcin de confirmaciones de pedidos y la verificacin de facturas de proveedor, lo que
reduce errores y simplifica el proceso de aprovisionamiento en su totalidad. Adems, el aprovisionamiento por
autoservicio permite a los empleados crear, supervisar y controlar sus propios carritos de compra de modo
descentralizado, lo que otorga a los compradores ms tiempo para concentrarse en otras tareas.
Relevancia
El rea empresarial Compras es relevante si necesita comprar stock para la fabricacin o para la venta directa a los
clientes. Tambin es relevante si necesita comprar servicios o materiales que no son de almacn para las operaciones
diarias de la empresa y si desea gestionar los costes de compras de manera centralizada. Los siguientes paquetes
empresariales estn asociados al rea empresarial Compras:
Gestin de pedidos y solicitudes de compra (obligatorio)
Aprovisionamiento por autoservicio (opcional)
Facturacin de proveedor (obligatorio)
Beneficios
Intercambio de informacin mejorada entre los negocios y con los socios
La solucin del sistema soporta la integracin de los procesos de compras con otros procesos empresariales
fundamentales, como la gestin de la cadena logstica, los proyectos y la contabilidad financiera. Esto significa
que los empleados de todos los departamentos pueden acceder y monitorizar la informacin apropiada
relacionada con las compras. Por ejemplo, cuando un empleado crea una solicitud de los materiales
necesarios para un proyecto, el comprador y el jefe de proyectos responsable disponen de la informacin al
instante. Del mismo modo, los empleados y los compradores pueden pedir productos en lnea de catlogos
actualizados de proveedores externos.
Mayor eficacia mediante la automatizacin de los procesos empresariales
El sistema le ayuda a automatizar los procesos, lo que significa que se requiere de una participacin mnima
de los empleados para realizar tareas rutinarias. Por ejemplo, el software puede determinar automticamente
la fuente de aprovisionamiento y puede crear y enviar el pedido. Con la verificacin de facturas integrada, el
sistema permite a los empleados crear facturas con o sin referencia a un pedido. El sistema une
automticamente las referencias y detecta las excepciones, como los duplicados y las variaciones en las
facturas electrnicas. Los empleados slo tendrn que participar cuando ocurran estas excepciones.
Adems, el sistema contabiliza las facturas y gestiona el pago una vez que se reciben las mercancas.
Mayor enfoque en las tareas y los proyectos estratgicos
La solucin ofrece a los empleados y directores de compras una visin priorizada de sus tareas diarias. Las
listas de trabajo, con alertas y excepciones, permiten a los empleados saber exactamente las actividades de
compras que deben realizar. Adems, el soporte para el aprovisionamiento por autoservicio del sistema
permite a los compradores simplificar y acelerar los procesos de compra y reducir el volumen de tareas de
compras rutinarias.
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Compras
2 Conceptos bsicos
2.1 Gestin de relacin con proveedores
Resumen
La gestin de relacin con proveedores le permite consolidar sus relaciones con los proveedores, para mejorar los
procesos de aprovisionamiento, reducir costos y convertir su relacin con los proveedores en una ventaja
competitiva.
La gestin de relacin con proveedores integra por completo los procesos de aprovisionamiento operativo y
estratgico desde generacin de demanda y aprovisionamiento de materiales y servicios nuevos hasta negociacin
de contratos y supervisin de documentos de compra, incluidas las facturas con el resto de los procesos
empresariales, como logstica, gestin de proyectos y gestin financiera. En consecuencia, puede colaborar con sus
proveedores de forma ms eficiente, automatizar procesos y evaluar continuamente la eficacia de las actividades
de aprovisionamiento y las relaciones con los proveedores.
Adems, la gestin de relacin con proveedores proporciona poderosas herramientas para informes que permiten
un alto grado de transparencia del proceso y proporcionan una mejor perspectiva del rendimiento de las compras
operativas y estratgicas para ayudarlo a obtener ahorros considerables. Los informes estndar ayudan a su
empresa a supervisar el rendimiento de los proveedores, analizar el desarrollo de precios y gastos, adems de hacer
seguimientos de las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra.
Compras
La gestin de relacin con proveedores asiste a su proceso de compras para que el proceso de aprovisionamiento
sea automatizado mediante, por ejemplo, la supervisin y la gestin centralizada de las compras en toda la empresa,
lo cual reduce el volumen de tareas de compra habituales. La verificacin de facturas automatizada tambin est
incluida en el proceso de aprovisionamiento, adems de la notificacin automtica a Finanzas de datos relevantes
para contabilidad, de pagos e impuestos que estn vencidos, y de pagos a proveedores no residentes, cuando sean
pertinente.
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Conceptos bsicos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 7
Figura 1: Proceso de compra
El proceso de compra estndar se produce de la siguiente manera:
1. De acuerdo con la configuracin, se crea una demanda de una de las siguientes maneras:
Para pedir materiales o servicios no de almacn, se puede crear un carrito de compra con catlogos que
sirva como solicitud de autoservicio, en el centro de trabajo Pgina principal. Para obtener ms
informacin, consulte Procesamiento de carritos de compra [pgina 44].
Para pedir materiales de almacn, se puede crear una propuesta de compra en el centro de trabajo
Planificacin de aprovisionamiento. Para obtener ms informacin, consulte Iniciar produccin y
compras.
Para solicitar servicios externos para un proyecto, se puede liberar una solicitud de compra en el centro
de trabajo Gestin de proyectos. Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de proyectos.
2. El sistema crea automticamente una solicitud de compra basada en la demanda ingresada. Para obtener
ms informacin, consulte Procesamiento de solicitud de compra [pgina 68].
3. El sistema busca automticamente fuentes de aprovisionamiento, como contratos o precios de lista, y, si
est disponible, las asigna a la demanda. Si es necesario, un comprador tambin puede asignar manualmente
una fuente de aprovisionamiento o datos de un pedido existente.
Si no hay una fuente de aprovisionamiento disponible para un producto especfico, un comprador puede
hacer que el sistema cree una solicitud de aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y
contratacin, la cual inicia el proceso de solicitud de oferta.
Para obtener ms informacin, consulte Aprovisionamiento.
4. Segn la configuracin, el sistema puede crear automticamente un pedido basado en una solicitud de
compra. Un comprador tambin puede crear un pedido manual o directamente de una solicitud de compra.
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de pedido [pgina 80].
5. Si el sistema cre una solicitud de compra automticamente, tambin la enva automticamente al proveedor
o a una impresora local. Si un comprador cre un pedido manualmente, el sistema lo enva automticamente
al proveedor una vez que el comprador hace el pedido manualmente.
6. Segn la configuracin, el sistema puede enviar el pedido como un formulario estndar, un formulario
interactivo o por intercambio de datos electrnicos (EDX), que puede automatizar completamente la creacin
de la confirmacin de pedido y actualizar el proceso en el sistema. En el resto de los casos, el comprador
ingresa manualmente la confirmacin de pedido en el sistema. Para obtener ms informacin, consulte
Confirmaciones de pedido [pgina 91].
7. Segn el origen de la demanda, la entrega de materiales y servicios se maneja de las siguientes formas:
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Conceptos bsicos
Para los materiales o servicios no de almacn, un comprador o el empleado solicitante pueden confirmar
la entrega de materiales o la finalizacin de servicios (entrada de mercancas y servicios). Para obtener
ms informacin, consulte Procesamiento de entrada de mercancas y servicios y devolucin de
mercancas [pgina 125].
Para los materiales de almacn, un empleado de almacn puede confirmar la entrega de materiales
(entrega entrante). Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de entregas entrantes.
En el caso de los servicios provistos para los proyectos, segn las parametrizaciones del pedido, el
sistema puede crear automticamente una entrada de mercancas y servicios en la hoja de horas de
trabajo completada por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto (en nombre de los jefes
de proyecto). Si es necesario, una persona responsable tambin puede crear entradas de mercancas y
servicios manualmente. Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de trabajo de proyecto.
8. Para las autofacturaciones y las facturas peridicas, el sistema crea automticamente una factura de
proveedor. En el resto de los casos, un contable ingresa manualmente una factura de proveedor con o sin
referencia a documentos anteriores. El contable tambin puede escanear facturas en el sistema. Adems,
un contable puede tambin procesar solicitudes de anticipo de proveedores antes de la entrega o suministro
de los materiales o servicios que se han pedido. Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de
factura de proveedor con referencia.
El sistema verifica automticamente una factura del proveedor y, si es necesario, genera excepciones por
inconsistencias, como variacin de precio o factura duplicada. Luego, se puede transmitir la excepcin a la
parte correspondiente para que la aclare o la acepte. Para obtener ms informacin, consulte Tratamiento
de excepciones [pgina 192].
9. Si no hay excepciones o una vez que se resuelven todas las excepciones, el sistema contabiliza
automticamente la factura del proveedor para desencadenar el proceso de pago.
El sistema notifica a la gestin financiera de:
Datos relevantes para contabilidad
Pagos e impuestos que estn vencidos
Pagos a proveedores no residentes, cuando sean pertinente.
Para obtener ms informacin, consulte Pagos salientes.
Aprovisionamiento
La gestin de relacin con proveedores asiste sus actividades de aprovisionamiento al determinar, negociar y
documentar fuentes de aprovisionamiento para sus demandas. Adems, gestiona el ciclo de vida completo del
contrato y proporciona a los empleados y proveedores informacin actualizada y precisa sobre los precios. Tambin
puede hacer un seguimiento del rendimiento del proveedor y supervisar su rendimiento mediante la identificacin
de proveedores ms y menos eficientes, productos y categoras de productos. Para obtener ms informacin,
consulte Aprovisionamiento.
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Conceptos bsicos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 9
Figura 2: Proceso de aprovisionamiento
El proceso de aprovisionamiento estndar se produce de la siguiente manera:
1. Se identifica una demanda de aprovisionamiento en una de las siguientes maneras:
El sistema no puede encontrar ninguna fuente de aprovisionamiento existente para materiales o
servicios que estn contenidos en solicitudes de compra.
Vence un contrato de compra existente y es necesario renovarlo.
2. El sistema crea automticamente una solicitud de aprovisionamiento basada en una solicitud de compra que
es necesario aprovisionar o en un contrato de compra que vence.
3. Un comprador puede crear manualmente una solicitud de oferta y enviarla a uno o varios ofertantes. El
sistema tambin puede crear, automticamente, una solicitud de oferta basada en una solicitud de
aprovisionamiento y enviarla el proveedor.
4. El sistema recibe ofertas de uno o varios ofertantes. Un comprador puede comparar, adjudicar o rechazar
ofertas.
5. El sistema crea un pedido o un contrato de compra como documento siguiente basado en la oferta ganadora.
Para obtener ms informacin, consulteProcesamiento de solicitud de compra [pgina 68], Procesamiento de
contrato de compra y Procesamiento de solicitud de oferta.
Caractersticas clave de Gestin de relacin con proveedores
Para simplificar el proceso de aprovisionamiento operativo y estratgico de su empresa, la gestin de relacin con
proveedores lo ayuda a integrar y automatizar procesos y evaluar continuamente la eficiencia de las actividades de
aprovisionamiento y las relaciones con los proveedores.
Integracin
La gestin de relacin con proveedores integra completamente los procesos de aprovisionamiento operativo y
estratgico con lo siguiente:
Gestin de cadena logstica
Para materiales de almacn, la gestin de relacin con proveedores interacta con la gestin de cadena
logstica mediante:
La recepcin de solicitudes de compra por medio de planificacin de aprovisionamiento
La recepcin de datos de especificacin de productos para ser usados en las solicitudes de compra y
los pedidos
La notificacin a planificacin de aprovisionamiento sobre los pedidos creados y sus cambios
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Conceptos bsicos
La recepcin de informacin de entregas y devoluciones entrantes al proveedor, que, luego, actualiza
automticamente los pedidos dentro de la gestin de relacin con proveedores La gestin de relacin
con proveedores tambin transfiere, a Facturacin de proveedores en Gestin de relacin con
proveedores, informacin de entregas y devoluciones entrantes al proveedor confirmadas.
La reconciliacin de la cantidad entregada en facturas de proveedores contabilizadas y entregas
entrantes confirmadas
La anexin de documentos de inspeccin de calidad, definidos dentro de planificacin de calidad, a
pedidos o contratos de compra, y su envo a proveedores para ayudar a garantizar que se lleven a cabo
las inspecciones de calidad que correspondan
La creacin de facturas de proveedores basadas en pedidos de terceros
La creacin de documentos de compra basados en traslados de stock entre empresas
Gestin de relacin con clientes
Para el aprovisionamiento de terceros, Gestin de relacin con proveedores interacta con Gestin de
relacin con clientes de la siguiente manera:
Un empleado, comprador o contable puede seleccionar una posicin de pedido o de orden de servicio
como asignacin de costes en el carrito de compra, el pedido, la entrada de mercancas y servicios o la
factura del proveedor.
Un empleado, comprador o contable puede seleccionar una direccin de cliente como direccin de
entrega en el carrito de compra, el pedido, la entrada de mercancas y servicios o la factura del proveedor.
Gestin de proyectos
Para los servicios proporcionados para proyectos, Gestin de relacin con proveedores interacta con
Gestin de proyectos de la siguiente manera:
Recibe solicitudes de compra de proyectos con asignacin de costes a proyectos
Crea carritos de compra, pedidos, entradas de mercancas y servicios, y facturas de proveedores con
asignacin de costes a proyectos
Enva informacin acerca de la creacin de carritos de compra, pedidos, entradas de mercancas y
servicios, y facturas de proveedores a Gestin de proyectos
Asigna proyectos a solicitudes de oferta y contratos para hacer el seguimiento de proyectos de compra,
y de solicitudes de oferta y contratos de compra relacionados con cualquier otro tipo de proyecto
Crea entradas de mercancas y servicios basadas en hojas de horas de trabajo aprobadas, para
proyectos, que estn completadas por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto en su
nombre
Gestin financiera
Al usar documentos de compra, por ejemplo, pedidos, entradas de mercancas y servicios contabilizadas o
facturas de proveedores contabilizadas, Gestin de relacin con proveedores notifica a Gestin financiera
de lo siguiente:
Asignacin de costes (centros de coste, proyectos, pedidos de cliente, rdenes de servicio)
Informacin del libro mayor (basada en la categora del producto o el grupo de determinacin de cuenta)
Impuestos
Gastos
Automatizacin
Al automatizar el proceso de aprovisionamiento, la gestin de relacin con proveedores minimiza la intervencin de
empleados necesaria para completar las tareas. La siguiente es una descripcin de la automatizacin que se puede
llevar a cabo en los pasos individuales en un proceso de aprovisionamiento estndar:
Ingreso de demanda
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Conceptos bsicos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 11
Un empleado puede ingresar una demanda directamente en el sistema mediante el autoservicio. Si un
empleado aade productos de catlogos a un carrito de compra, el sistema determina automticamente
el precio y el proveedor, y tambin puede crear el pedido automticamente.
En la planificacin de aprovisionamiento, el sistema puede crear propuestas de compra
automticamente y liberarlas en solicitudes de compra.
Aprobacin
El sistema puede transferir automticamente documentos de compra, como carritos de compra,
pedidos, entradas de mercancas y servicios, contratos de compra o facturas de proveedores, para su
aprobacin.
Al usar de lmites de aprobacin, los autorizadores pueden controlar automticamente el gasto.
Determinacin de fuente de aprovisionamiento
Si est disponible, el sistema asigna automticamente fuentes de aprovisionamiento adecuadas basadas en
contratos o precios de lista. Si existen varios contratos para un producto, el comprador puede utilizar
regulaciones por cuota para poder determinar qu proveedor suministra qu cantidad del producto, o el
comprador puede definir un contrato o precio de lista como fuente de aprovisionamiento fija.
Segn el volumen de compras y a la importancia de las mercancas y servicios que se deben comprar, es
posible que no negocie contratos con su proveedor. En este caso puede usar precios de lista como alternativa
simplificada para actualizar los datos maestros de precio y automatizar el proceso de compra.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de fuente de aprovisionamiento.
Negociacin de contrato de compra con el proveedor actual
Una vez que un comprador decide renegociar un contrato existente directamente con el proveedor
actual, el sistema crea automticamente una solicitud de aprovisionamiento en la que se basa para crear,
adems, una solicitud de oferta. El sistema enva automticamente la solicitud de oferta al proveedor
actual.
Cuando un comprador acepta una oferta, el sistema crea automticamente un contrato de compra
basado en la oferta.
Para obtener ms informacin, consulte Negociacin de un contrato.
Determinacin de impuestos
El sistema determina automticamente los impuestos segn el pas de la empresa, el proveedor y el tipo de
producto suministrado. Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos [pgina 156] y
Determinacin de retencin de impuestos [pgina 178].
Creacin de pedido
Si el sistema determina automticamente la fuente de aprovisionamiento, tambin puede crear
automticamente un pedido segn las parametrizaciones definidas. Para obtener ms informacin, consulte
Pedidos creados automticamente [pgina 89].
Envo de pedidos
El sistema enva automticamente los pedidos a los proveedores mediante los canales de salida definidos,
como fax, formularios de impresin o formularios interactivos por correo electrnico o por intercambio de
datos electrnicos (EDX).
Confirmaciones de pedido
Si el sistema enva un pedido a un proveedor por medio de un correo electrnico con un formulario interactivo
anexo o intercambio de datos electrnicos (EDX), el sistema crea automticamente una confirmacin de
pedido en el sistema basada en la respuesta del proveedor, y notifica al comprador sobre las desviaciones
del pedido.
Entradas de mercancas y servicios para proyectos
Segn las parametrizaciones del pedido, el sistema puede crear automticamente entradas de mercancas
y servicios para proyectos basadas en hojas de horas de trabajo que fueron completadas por prestatarios de
servicios externos o jefes de proyecto (en nombre de los prestatarios de servicios).
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Conceptos bsicos
Facturas de proveedor
El sistema puede recibir facturas electrnicas de proveedores por medio de EDX sin necesidad de realizar
ningn esfuerzo manual.
Mediante la autofacturacin, el sistema crea automticamente facturas de proveedores basadas en
entradas de mercancas y servicios, y entregas entrantes contabilizadas. Para obtener ms informacin,
consulte Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones [pgina 260].
Mediante el uso de facturas peridicas, por ejemplo, los pagos peridicos de alquileres, leasing o seguros,
el sistema crea automticamente facturas de proveedores en fechas de vencimiento definidas segn la
informacin que su empresa ha introducido en plantillas del sistema. Para obtener ms informacin,
consulte Facturas peridicas para facturas de proveedor.
Un contable puede escanear facturas en papel en vez de introducirlas manualmente. El sistema busca
automticamente el nmero de pedido y lo aade como referencia a la factura del proveedor. El sistema
crea una propuesta de factura basada en el nmero de pedido. Para obtener ms informacin, consulte
Gua rpida para Entrada de facturas (en Facturacin de proveedores) [pgina 205] y Cargar facturas
de proveedor escaneadas mediante el servicio de carga automtica.
Para obtener ms informacin acerca de la automatizacin del proceso de aprovisionamiento, consulte
Automatizacin de Gestin de relacin con proveedores [pgina 19].
Anlisis
Varios informes de gastos de Gestin de relacin con proveedores, como Gastos totales por categora de gasto,
Gastos por proveedor, Gastos por producto o Gastos por categora de producto proporcionan una perspectiva del
rendimiento de las actividades de compra y aprovisionamiento, proporcionan transparencia a los gastos de compras
y a las categoras de gastos como gastos de contratos o de compras irregulares, y le permiten identificar
oportunidades de reduccin de costes. Los informes estndar ayudan a su empresa a supervisar el rendimiento de
los proveedores, como la fiabilidad de precios, analizar el desarrollo de precios y gastos, y hacer seguimientos de
las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra.
Determinacin de precios
El sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catlogos, contratos de compra,
solicitudes de oferta, pedidos y precios de lista, segn su volumen de compra, la importancia del producto o servicio
para el xito de su empresa y la importancia de la relacin con los proveedores. El sistema tambin le permite definir
condiciones de precio. Estas condiciones representan factores que se aplican cuando se calcula el precio: por
ejemplo, cantidad, fecha, producto, descuentos o recargos, etc. Estos factores variables tienen influencia en el valor
total. Se pueden combinar varias condiciones de precio. Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de
precios en Gestin de relacin con proveedores [pgina 23].
Funcin organizativa
Las funciones organizativas se usan para establecer autorizaciones para los procesos en los centros de trabajo.
Estas funciones limitan las autorizaciones de unidades y empleados a acceder a ciertos documentos, como pedidos,
devoluciones de mercancas, contratos de compra o facturas. Las autorizaciones se determinan de acuerdo a la
asignacin organizativa de los empleados, que se define en las categoras de trabajo correspondiente. En el sistema,
Gestin de tareas empresariales hace referencia a las categoras de trabajo definidas para las funciones
organizativas, para determinar los destinatarios de las tareas. Para obtener ms informacin acerca de funciones
organizativas y categoras de trabajo relevantes para Gestin de relacin con proveedores, consulte Compras
estratgicas, Compras operativas y Facturacin de proveedores.
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Conceptos bsicos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 13
Escenarios empresariales con Gestin de relacin con proveedores
Ciclo de aprovisionamiento (stock)
El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basndose en un requisito
que puede generarse de un sistema de planificacin como, por ejemplo, un sistema de planificacin de la necesidades
de material (MRP).
Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificacin de la
demanda y la creacin de un pedido, pasando por la asignacin automtica o manual de fuentes de
aprovisionamiento, el envo del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancas y servicios, la verificacin de
facturas y el pago.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).
Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por
ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniera o activos fijos.
Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que
necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o
contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o
descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de
proyecto en contabilidad financiera.
Si existe un catlogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podr crear
automticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podr enviar solicitudes de oferta para determinar los
proveedores apropiados.
Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente
u rdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).
Ciclo de aprovisionamiento (servicios)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultora
y la formacin, trabajo temporal o servicios de ingeniera. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la
compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o,
directamente por el comprador mediante un pedido.
Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren
directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de
lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automtica. Si no existe fuente de
suministro alguna, se puede enviar una peticin de oferta para determinar un proveedor adecuado.
Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las
demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de
aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).
Aprovisionamiento estratgico
Los escenarios empresariales de Aprovisionamiento estratgico le permiten identificar y seleccionar nuevos
proveedores adecuados y gestionar las relaciones con los proveedores existentes con el fin de cumplir las
necesidades de compras habituales de la empresa. Ello implica desde la definicin de las necesidades de un producto
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Conceptos bsicos
hasta la identificacin y seleccin de los proveedores ms adecuados y, finalmente, la negociacin y creacin de un
contrato de compra con el proveedor seleccionado.
Para obtener ms informacin, consulte Aprovisionamiento estratgico.
Gestin de catlogos de productos
El escenario empresarial Gestin de catlogos de productos permite que su empresa utilice catlogos para gestionar
de manera centralizada los materiales no de almacn requeridos para utilizarse, como los materiales de oficina, los
materiales de muestra para ingeniera, sistemas informticos o mquinas. Este escenario no se utiliza para
productos que se almacenarn ya que se pueden obtener directamente a partir de una asignacin de cuenta. Los
compradores pueden gestionar un catlogo. Estos crean sus propios catlogos internos y acceden a los catlogos
externos proporcionados por los proveedores mediante la interfaz de catlogos abierta (OCI). Este escenario
tambin permite a su empresa especificar los proveedores y las categoras de productos estndar para los catlogos.
Los catlogos publicados se pueden utilizar en otros escenarios de aprovisionamiento.
Para obtener ms informacin, consulte Gestin de catlogos de productos.
2.2 Compras operativas
Resumen
La solucin SAP Business ByDesign hace que las compras operativas sean ms rpidas y eficaces al integrar
procesos de compras operativas en los centros de trabajo, tales como Solicitudes de compra y pedidos o Facturacin
de proveedores, haciendo posible un proceso simplificado y sin problemas. La solucin comprende todas las
funciones y procesos que como comprador necesite planificar, gestionar y evaluar con respecto al
aprovisionamiento de productos de sus proveedores. Le permite actualizar solicitudes de compra, asignar fuentes
de aprovisionamiento y transferir datos de las solicitudes de compra a los pedidos, utilizando opciones de creacin
predefinidas. Puede supervisar, actualizar o cancelar pedidos e iniciar procesos subsiguientes, como la confirmacin
de confirmaciones de pedidos, la recepcin de mercancas y el tratamiento de excepciones en las facturas de
proveedores.
En la solucin, los procesos de compras operativas estn incorporados a los siguientes paquetes de configuracin
empresarial.
Aprovisionamiento de material en stock
El aprovisionamiento de material en stock soporta a su empresa en la compra eficiente de productos para cumplir
con los requisitos, por ejemplo, para produccin o ventas. En este escenario intervienen numerosas funciones de
gestin de la empresas, desde la planificacin de aprovisionamiento, las compras, la gestin de inventario y la
creacin de facturas hasta la gestin de pagos y la contabilidad financiera.
Aprovisionamiento de servicios y materiales que no estn en stock
El aprovisionamiento de material y servicios ajeno al almacn le permite aprovisionar productos
independientemente de los procesos de ejecucin de produccin y almacn, de manera que simplifica
considerablemente el aprovisionamiento de productos para uso interno. En este escenario intervienen numerosas
funciones empresariales dentro de la compaa, desde la compra, la gestin de entregas y la gestin de facturas
hasta la contabilidad de pagos y la contabilidad financiera. El aprovisionamiento de servicios se admite como una
variacin.
Gestin de pedidos y solicitudes de compra
La Gestin de pedidos y solicitudes de compra le permite aprovisionar materiales o servicios de proveedores
externos. La automatizacin del proceso de aprovisionamiento, como agrupar las solicitudes de compra en pedidos,
SAP Business ByDesign 1302
Conceptos bsicos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 15
reduce el margen de error y el tiempo empleado en las tareas rutinarias. La Gestin de pedidos y solicitudes de
compra abarca:
Solicitudes de compra
Las solicitudes de compra le permiten gestionar las demandas de la planificacin de necesidades de material,
los carritos de compra o los proyectos que han de ser aprovisionados externamente. Las solicitudes de
compra no se pueden crear manualmente.
Pedidos
Puede gestionar y supervisar los pedidos para obtener los productos pedidos a tiempo, en la ubicacin
correcta y en la cantidad solicitada. Los pedidos se pueden crear automtica o manualmente.
Confirmaciones de pedido
Se suelen utilizar las confirmaciones de pedido para controlar el aprovisionamiento de las posiciones
adquiridas necesarias para la produccin. Pueden ser creadas manualmente por el comprador o ser enviadas
automticamente por el proveedor. Si han sido enviadas por el proveedor, el comprador solo deber ocuparse
de las confirmaciones de pedido divergentes. El comprador tambin puede recordarle al proveedor las
confirmaciones de pedido que faltan.
Entradas de mercancas y servicios
Puede contabilizar entradas de mercancas y servicios, y puede recordarle al proveedor que faltan entregas.
Si necesita devolver un material ya registrado en el sistema, puede contabilizar una devolucin de mercancas.
Si necesita cancelar una entrada de mercancas y servicios o una devolucin de mercancas, puede crear una
cancelacin de la entrada de mercancas y servicios o una cancelacin de la devolucin de mercancas en el
sistema.
Aprovisionamiento autoservicio
El aprovisionamiento por autoservicio le ayuda, como comprador, a gestionar eficazmente el aprovisionamiento de
servicios externos planificados y no planificados, as como de materiales que no estn en stock, desencadenados
por empleados (utilizando carritos de compra) o por solicitudes de compra de los proyectos. Los servicios tambin
pueden aprovisionarse directamente mediante la creacin manual de pedidos. En este escenario intervienen
numerosas funciones empresariales dentro de la compaa, desde la compra, la confirmacin de servicios y la
gestin de facturas hasta la contabilidad financiera y de pagos y la gestin de proyectos.
Consulte tambin
Procesamiento de solicitud de compra [pgina 68]
Procesamiento de pedidos [pgina 80]
Procesamiento de entrada de mercancas y servicios y devolucin de mercancas [pgina 125]
2.3 Aprovisionamiento de activos en compras
Resumen
Existe una gran variedad de productos que se pueden pedir en una empresa y, por lo tanto, son posibles varias
variantes de proceso en el aprovisionamiento de activos, dependiendo del valor y la complejidad del producto a
aprovisionar.
Si el producto a aprovisionar es de gran valor y complejidad (por ejemplo, un edificio nuevo), el comprador suele
trabajar de antemano en estrecha colaboracin con el contable. Entonces se crea el activo fijo en el sistema antes
de pedir mercancas y servicios con una asignacin de cuenta a este activo fijo.
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Conceptos bsicos
Si el producto a aprovisionar es de poco valor y complejidad (por ejemplo, un ordenador porttil nuevo), el activo
fijo se suele crear automticamente en el sistema en el momento de contabilizar la entrada de mercancas. Por ese
motivo, en compras se utilizan materiales individuales, lo que puede llevar a la creacin de activos fijos en la Gestin
financiera.
Requisitos previos
Los materiales individuales nuevos slo pueden crearse en el pedido para materiales no de stock o bien al
introducir la entrada de mercancas y servicios.
En el pedido, solo se pueden crear materiales individuales siempre que no se haya contabilizado ninguna
entrada de mercancas y servicios para esta posicin.
Se puede asignar un nuevo material individual a un material individual existente en la columna Pertenece a
material individual de la ficha Posiciones . Esto crea una referencia Pertenece a entre estos dos materiales
individuales.
Si asigna un material individual a otro material individual, este material individual debe hallarse en
preparacin (la entrada de mercancas y servicios an no ha sido contabilizada, pero existe el
material individual) o debe ser activo (ya se ha contabilizado la entrada de mercancas y servicios).
Si el material individual al que se hace referencia utilizando la referencia Pertenece a es parte de
otro documento, asegrese de que el material individual se procesa primero en Gestin financiera
(despus de que se haya contabilizado una entrada de mercancas y servicios) antes de asignarlo
a otro material individual.
Asegrese tambin de que se toma el material individual con el valor ms alto como referencia
Pertenece a a fin de garantizar que se procese primero en Gestin financiera y se cree un activo fijo
(si se cumplen los criterios para la creacin de activos fijos). La relacin Pertenece a se tendr
entonces en cuenta correctamente y todos los materiales individuales asignados se asignarn al
mismo activo fijo.
Si desea asignar un nuevo material individual a otro material individual nuevo, el otro material individual
deber ser guardado primero y tener su propio ID.
Se pueden crear hasta 100 materiales individuales para una posicin de pedido.
Flujo de proceso
El aprovisionamiento de activos ofrece variantes diferentes:
Creacin de nuevos materiales individuales en el pedido
1. En el pedido, el comprador crea materiales individuales de forma manual utilizando
Materiales individuales nuevos . En este caso, ser obligatorio contabilizar tambin una entrada de mercancas
y servicios para este pedido.
2. El sistema crea a continuacin una cantidad de materiales individuales, en funcin de la cantidad pedida.
3. A continuacin, el comprador puede aadir una descripcin del material individual y asignar un material
individual existente como referencia Pertenece a. A continuacin, Gestin financiera verificar y evaluar la
asignacin. El material individual se asigna al mismo activo fijo que el material individual que se utiliza como
referencia Pertenece a.
SAP Business ByDesign 1302
Conceptos bsicos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 17
Se hace un pedido de un monitor nuevo para un PC de sobremesa existente. Utilizando la referencia
Pertenece a, se asigna este monitor al PC de sobremesa. En Gestin financiera, el monitor se
asignar al mismo activo fijo que el PC de sobremesa.
Una vez el usuario grabe el pedido, se visualizar el ID del material individual.
4. Despus de haber creado el pedido, el contable puede crear manualmente activos fijos relacionados con los
nuevos materiales individuales. En caso contrario, los activos fijos se crean automticamente en cuanto se
contabiliza la entrada de mercancas y servicios basndose en las reglas que dependen de la empresa, la
categora de producto y el lmite de activacin.
La creacin manual de activos fijos se utiliza generalmente en casos ms complejos.
5. El comprador o el operador de almacn contabiliza una entrada de mercancas y servicios cuando se han
entregado las mercancas pedidas. En muchos casos se asignan IDs de inventario a las mercancas recibidas.
Si se hace un pedido de un monitor nuevo y un PC de sobremesa nuevo al mismo tiempo, se
asignar la referencia Pertenece a una vez se confirme la recepcin de mercancas y servicios.
6. Si un activo fijo se ha creado automticamente, se crear una tarea para que el contable verifique que el activo
fijo se ha creado correctamente tal y como se esperaba.
Creacin de nuevos materiales individuales en una entrega de mercancas y servicios
Si se han creado materiales individuales en un pedido, se visualizarn y podrn ser actualizados en la entrada de
mercancas y servicios que se crea para confirmar la entrega de las posiciones pedidas. En caso contrario, tambin
se pueden individualizar materiales cuando se entregan los materiales y se contabiliza la entrada de mercancas y
servicios:
1. El comprador crea una entrada de mercancas y servicios para confirmar la entrega de las posiciones pedidas.
Al hacer clic en Nuevos materiales individuales , el comprador desencadena la creacin de materiales
individuales para las posiciones confirmadas en la entrada de mercancas y servicios.
2. El sistema crea las posiciones de material individual. El nmero de posiciones creadas es igual a la cantidad
entregada confirmada en la entrada de mercancas y servicios, que, por defecto, es la cantidad pedida de la
posicin de pedido.
3. A continuacin, el comprador puede actualizar una descripcin del material individual, un ID de inventario o
asignar un material pedido a un material individual existente. As, Gestin financiera utiliza esta asignacin
para crear activos fijos de forma correspondiente.
4. Los activos fijos se crean automticamente en cuanto se contabiliza la entrada de mercancas y servicios.
5. Si un activo fijo se ha creado automticamente, se crear una tarea para que el contable verifique que el activo
fijo se ha creado correctamente tal y como se esperaba.
Creacin de materiales individuales y activos previa al proceso de compra
Este escenario se utiliza generalmente en casos empresariales ms complejos.
1. El contable crea manualmente los nuevos activos fijos necesarios y los correspondientes materiales
individuales despus de la alineacin con el comprador responsable.
2. El comprador crea entonces un pedido con asignacin de cuenta a estos materiales individuales.
3. El comprador o el operador de almacn contabiliza una entrada de mercancas y servicios cuando se han
entregado las mercancas pedidas.
Los ID de inventario pueden asignarse en la pantalla correspondiente del material individual que se
utiliza para la asignacin de cuentas.
4. El contable introduce la factura y verifica la asignacin de cuenta antes de que se contabilice.
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Aprovisionamiento de activos mediante una factura de proveedor sin referencia de pedido
El contable crea una factura de proveedor sin referencia de pedido.
Es posible asignar las posiciones de factura a materiales individuales existentes o crear materiales individuales
nuevos. Los activos fijos de estos materiales individuales se crean en funcin de las reglas actualizadas una vez se
ha contabilizado la factura de proveedor.
La referencia Pertenece a no se soporta en la factura de proveedor. En el caso en el que un activo fijo se
corresponda con diversos materiales individuales, el activo fijo y los materiales individuales debern
crearse manualmente y la factura de proveedor necesitar contabilizarse con una asignacin de cuenta a
dichos materiales creados manualmente.
Consulte tambin
Aprovisionamiento de un activo fijo
2.4 Automatizacin de Gestin de relacin con proveedores
Resumen
Para ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestin
de relacin con proveedores en la solucin puede ser automatizado. Esta funcionalidad automatizada puede requerir
que haga selecciones durante la configuracin de su solucin o durante el ajuste precio, donde puede definir las
configuraciones relevantes. El sistema toma decisiones basndose en estas configuraciones predeterminadas y
procesa las transacciones automticamente.
Creacin automtica de pedido
En el sistema, la opcin de creacin estndar est predeterminada como creacin manual de pedidos. Si es
necesario, se puede modificar esta opcin de creacin estndar. Las normas pueden definirse o con el ajuste preciso
o mediante el centro de trabajo Pedidos y solicitudes de compra. Puede seleccionar una de las siguientes
parametrizaciones para cada categora de producto:
Crear pedido manualmente
El comprador crea manualmente pedidos desde la solicitud de compra.
Crear pedido automticamente
Cuando no hay una fuente de aprovisionamiento asignada a las solicitudes de compra, el comprador crea los
pedidos manualmente. Cuando se ha asignado una fuente de aprovisionamiento, el sistema crea pedidos
automticamente.
Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre
asigna automticamente dicha fuente de aprovisionamiento.
Determinacin de fuente
Cuando se utilizan los contratos para definir las relaciones de compra entre los proveedores, el sistema permite
determinar automticamente la fuente en base al criterio siguiente:
Regulacin por cuotas
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Usted define un nmero de cuota (participacin de necesidades proporcionadas) y el sistema distribuye la
necesidad en el ratio de nmero de cuota asignada mediante mltiples fuentes de aprovisionamiento
(mltiples contratos para el producto). El sistema har el seguimiento de la cantidad de cuotas asignadas
para cada fuente de aprovisionamiento.
El sistema decide sobre la secuencia de asignacin calculando la valoracin de cuota para cada fuente de
aprovisionamiento. Las asignaciones se hacen empezando con el contrato que tenga el valor ms bajo de la
valoracin de cuota.
Fuentes de aprovisionamiento fijas
Puede asignar un contrato como una fuente de aprovisionamiento fija a un producto. El sistema siempre
selecciona esta fuente para todas las solicitudes de compra.
Si tambin existe una regulacin por cuotas para un producto, la fuente de aprovisionamiento fija tiene prioridad
mxima como fuente de aprovisionamiento y entonces la regulacin por cuotas no se utiliza para determinar la
fuente.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de fuente de aprovisionamiento.
Determinacin de cuentas de pedidos con texto libre
Puede definir un grupo de determinacin de cuentas para los materiales y los servicios para cada ID de categora de
producto durante la actividad de ajuste preciso.
El sistema har referencia a estos datos y automticamente asignar un grupo de determinacin de cuentas cuando
los pedidos se realicen para artculos con texto libre usando la categora de producto designada.
Para ms informacin, consulte Definir clasificacin fiscal para artculos con texto libre [pgina 122].
Autofacturaciones
Puede que su empresa tenga que tratar con un nmero de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar el
proceso de facturacin puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturacin (ERS). Esto significa
que estos proveedores no necesitan enviarle sus facturas; en su lugar, el sistema utiliza los precios en los pedidos
y las cantidades en las entradas de mercancas y servicios para crear y contabilizar las facturas en nombre de los
proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la factura creada en su nombre.
Cada ejecucin de autofacturacin crea facturas para todos los pedidos marcados para autofacturacin. La
asignacin de los pedidos a la autofacturacin es automtica, si se ha seleccionado la autofacturacin para dicho
proveedor. Puede deseleccionar la autofacturacin para un pedido especfico, si desea excluir dicho pedido de la
ejecucin de autofacturacin planificada.
El sistema copia, de los documentos de compra, los datos de facturacin necesarios para la factura. El sistema crea
facturas que cubren los valores y las cantidades acordadas con el proveedor.
Para obtener ms informacin, consulteGua rpida Autofacturaciones (en Facturacin de proveedores)
[pgina 256].
Facturas peridicas
Para algunos procesos de facturacin, como alquiler, leasing o seguros, la misma cantidad fija necesita que se facture
varias veces en intervalos peridicos definidos. Para optimizar este proceso, las facturas peridicas ayudan a su
empresa a crear dichas facturas peridicas de forma automtica y sin recibir las facturas correspondientes de los
proveedores para iniciar la creacin de facturas.
Automatizar dichos procesos vinculados a las facturas peridicas no solo aumenta la eficiencia del proceso de
facturacin, sino que ayuda a su empresa a aumentar la productividad global y ahorrar gastos en general. Las
facturas peridicas no solo proporcionan funciones para copiar datos, sino para el seguimiento de datos que soporta
su empresa al cumplir con los mecanismos de control financiero y de auditora.
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Las facturas basadas en contratos de compra o pedidos, o las facturas que requieren un proceso de
aprobacin definido, no pueden crearse mediante las facturas peridicas.
Para obtener ms informacin, consulteGua rpida Facturas peridicas (en Facturacin de proveedores)
[pgina 272].
Usar formularios interactivos
Esta automatizacin permite a sus proveedores poder responder electrnicamente. Los proveedores utilizan el
formulario interactivo, por ejemplo, pedidos, para enviarle la respuesta, como el comprador responsable. Cuando
el sistema recibe este fichero del formulario interactivo por parte del proveedor, el sistema actualiza el documento
relevante con los datos confirmados y cambia el estado. La actualizacin del formulario interactivo est disponible
para:
Confirmacin de pedido
Oferta de proveedor
Clarificacin de factura de proveedor
Debe contactar con SAP para establecer los requisitos tcnicos. El proveedor con el que desea comunicarse
mediante el formulario interactivo debe tener Adobe Reader o Adobe Acrobat instalados.
Entrada y salida de documentos usando el intercambio de datos electrnico
Esta automatizacin le permite aceptar documentos de forma electrnica de sus socios comerciales con un servicio
de la empresa. El intercambio de datos electrnico le permite comunicarse con sus socios comerciales mediante
los mensajes XML.
El intercambio de mensajes entre Ud. y sus socios comerciales requiere una configuracin inicial que debe realizarse
individualmente para cada socio comercial. SAP debe realizar la configuracin necesaria del sistema.
Probablemente tambin habr requisitos previos para su socio comercial, segn el tipo de documentos que quiera
intercambiar.
Liberacin automtica de propuestas de compra
En el centro de trabajo Control de aprovisionamiento en la parte de la solucin Gestin de la cadena logstica, el
sistema libera las propuestas de compra generadas por la planificacin para crear solicitudes de compra en el centro
de trabajo Pedidos y solicitudes de compra . El sistema lo consigue llevando a cabo una ejecucin de datos en masa
en intervalos de tiempo fijados para ejecutar este proceso.
Esta automatizacin se ha prestablecido durante la configuracin y puede desactivarse o modificarse durante el
ajuste preciso, o en el centro de trabajo Control de aprovisionamiento. Pueden crearse mltiples ejecuciones para
los parmetros tales como, artculo, recurso, categora de producto y rea de planificacin.
Para obtener ms informacin, consulteGua rpida para Entrada de facturas (en Facturacin de proveedores).
Consulte tambin
Pedidos creados automticamente [pgina 89]
Aprovisionamiento
Tratamiento de excepciones [pgina 192]
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Conceptos bsicos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 21
2.5 Reembolso de impuesto sobre el valor aadido a empresarios
locales en el extranjero
Resumen
En ciertos casos, los empresarios locales que reciben entregas u otros servicios en el extranjero pueden reclamar
reembolsos del impuesto al valor aadido (IVA soportado) en el extranjero que se le ha cobrado. Este procedimiento
tambin se conoce como procedimiento de reembolso de IVA soportado.
Sin embargo, la oficina fiscal federal de Alemania (Bundeszentralamt fr Steuern - BZSt) no es responsable del
reembolso.
Los reclamos de reembolsos de IVA se deben realizar, con toda la documentacin necesaria, en la autoridad del pas
donde se pag el IVA.
Cada autoridad extranjera proporciona su propio formulario de solicitud en su idioma. Para reclamar en la UE,
tambin puede usar el formulario USt 1 T(EG). Este formulario respeta el patrn de la Sexta Directiva del consejo
(77/388/CEE). Sin embargo, algunos pases requieren que los formularios estn en su idioma nacional.
Enviar un reclamo de reembolso del impuesto al valor aadido
Para determinar en el sistema el IVA soportado acumulado en el extranjero, siga los siguientes pasos:
1. En la vista Informes del centro de trabajo Gestin fiscal, seleccione el informe Posiciones de impuestos sobre
producto: Pendientes.
2. En la Entrada variable, introduzca el perodo por el que solicita una lista del IVA soportado devengado en el
extranjero en el campo Fecha de vencimiento de impuestos y seleccione OK.
3. Luego seleccione Filtrar e introduzca las parametrizaciones que se indican a continuacin:
1. En la lista desplegable de Pas, seleccione Editar.
2. En la lista desplegable Mostrar herramienta: seleccione Rango de valores.
3. Seleccione las siguientes parametrizaciones y, luego, confirme sus entradas con Aadir y OK:
Signo: Excluir
Operador: igual
Desde: por ejemplo, DE para Alemania, si usted y su empresa estn ubicados en Alemania.
4. Si es necesario, puede limitar las posiciones que se van a visualizar segn los eventos fiscales pertinentes
para el IVA soportado. Para esto, seleccione Editar en la lista desplegable de Tipo de evento fiscal, y
limitar su informe a eventos fiscales usados para realizar compras.
5. Puede calcular los totales segn la residencia fiscal para determinar la fecha de vencimiento del IVA
soportado por pas.
4. El sistema no soporta, actualmente, el proceso de reembolso de IVA soportado. Puede usar los resultados
del informe para completar el formulario pertinente para la autoridad fiscal responsable.
Contabilizacin del reembolso de IVA soportado
El IVA soportado en el extranjero se contabiliza en el sistema de la siguiente manera:
1. La factura entrante se contabiliza en dbitos:
EUR 19 IVA soportado en el extranjero
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Conceptos bsicos
EUR 100 Combustible neto
a EUR 119 Dbitos a acreedor Miller
2. Entonces, se reclama el IVA soportado de la autoridad fiscal extranjera, y la cuenta bancaria recibe el pago
entrante que no se puede asignar en este paso:
EUR 19 Banco a EUR 19 Asignacin de pagos
3. La cuenta Asignacin de pagos se debe corregir de forma manual, y el pago entrante se contabiliza en
Otros ingresos:
EUR 19 Asignacin de pagos en EUR 19 Otros ingresos
4. La cuenta de ingresos se debe compensar con la cuenta IVA soportado en el extranjero:
EUR 19 Otros ingresos con EUR 19 IVA soportado en el extranjero
2.6 Determinacin de precios en Gestin de relacin con proveedores
Resumen
La determinacin de precios se refiere a calcular precios y valores totales, costes normales de productos y servicios.
La determinacin de precios se implementa centralmente en el sistema y se conecta a todos los procesos
empresariales relevantes. Para facilitar su uso, todos los parmetros necesarios se definen previamente en el
sistema.
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La determinacin de precios est disponible en todos los documentos empresariales relacionados con el proceso
de aprovisionamiento.
El sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catlogos, contratos de compra,
solicitudes de oferta y ofertas, pedidos y precios de lista, segn su volumen de compra, la importancia del producto
o servicio para el xito de su empresa y la importancia de la relacin con los proveedores. El sistema tambin le
permite definir condiciones de precio. Estas condiciones de precio representan factores que se aplican cuando se
calcula un precio, por ejemplo, descuentos o recargos, entre otros. Estos factores variables tienen influencia en el
valor total. Se pueden combinar varias condiciones de precio.
La determinacin del precio determina qu necesidades para una condicin de precio en particular se tienen que
cumplir antes que el sistema tenga en cuenta el componente de precio. Por ejemplo, el porte no se toma en
consideracin en posiciones de servicio.
La determinacin del precio contiene la secuencia en la que el sistema tiene en cuenta las condiciones de precios.
Calcula los impuestos y precios netos y brutos. La determinacin del precio determina qu totales parciales se toman
en consideracin y hasta qu punto dicha determinacin se puede procesar manualmente. La determinacin del
precio determina qu mtodo utiliza el sistema para calcular los porcentajes de descuentos y recargos.
Cuando documentos de un sistema hereditario migran al sistema, ste no realiza clculos adicionales de
precios. As se garantiza que los precios sean los mismos en ambos sistemas.
Condiciones del precio
El sistema contiene las siguientes condiciones de precio:
Descuentos
Un descuento es una reduccin del precio de un producto especificado por el proveedor.
Los siguientes descuentos se pueden introducir de forma manual:
Descuento manual (valor)
Puede bajar el precio por un valor establecido.
Descuento manual (porcentaje)
Puede bajar el precio en un porcentaje establecido.
Descuento manual (valor/cantidad)
Puede bajar el precio segn la cantidad.
Los siguientes descuentos se pueden aplicar de forma automtica si tiene un acuerdo con los proveedores:
Descuento (valor)
Baja el precio segn un valor especificado.
Descuento (porcentaje)
Baja el precio segn un porcentaje especificado.
Descuento (valor/cantidad)
Baja el precio segn la cantidad.
Recargos
Un recargo es una tasa adicional para un producto o un propsito especfico.
Los siguientes recargos se pueden introducir de forma manual:
Recargo manual (valor)
Puede aumentar el precio por un valor establecido.
Recargo manual (porcentaje)
Puede aumentar el precio por un porcentaje establecido.
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Conceptos bsicos
Descuento manual (valor/cantidad)
Puede aumentar el precio segn la cantidad.
Los siguientes recargos se pueden aplicar de forma automtica si tiene un acuerdo con los proveedores:
Recargo (valor)
Aumenta el precio segn un valor especificado.
Recargo (%)
Aumenta el precio segn un porcentaje especificado.
Recargo (valor/cantidad)
Aumenta el precio segn la cantidad.
Escalas
Puede establecer descuentos por cantidad. La escala que defina determina cmo se calculan los valores. Por
ejemplo, define una escala de precios de manera que una sola caldera cuente 500 dlares pero, si compra al menos
10 calderas, el precio baja a 450 dlares cada una.
Descuentos, recargos y escalas de precios
Dependiendo del precio que se utilice, se pueden definir los siguientes descuentos, recargos y escalas:
Catlogos
Solamente puede cargar y actualizar los catlogos de los proveedores y los catlogos personalizados en los
que estn disponibles los precios netos. No puede crear y actualizar descuentos, recargos y escalas.
Contrato de compra
Puede definir todos los descuentos y recargos disponibles, junto con las escalas de precios.
Ofertas
Puede definir todos los descuentos y recargos disponibles, junto con las escalas de precios.
Pedidos
Puede definir descuentos y recargos de valor o porcentaje.
Precios de lista
Puede determinar el precio de un producto entregado o un servicio prestado por un proveedor con o sin escala
de precios.
Condiciones del precio adicionales
Diferencias de redondeo
Las diferencias de redondeo pueden ocurrir segn la cantidad de decimales que se usa como dato maestro de precio
para la cantidad base y la moneda.
Las diferencias de redondeo tambin ocurren para las monedas que no tienen monedas de baja denominacin, por
ejemplo, francos suizos o dlares australianos. Para estas monedas, el sistema hace un redondeo hacia el valor ms
cercano, por ejemplo, 0 centavos o 5 centavos.
Para compensar las diferencias de redondeo, puede:
Modificar el importe manualmente en el documento, por ejemplo, en los pedidos.
Actualizar los datos maestros del precio correspondientemente. Este es el caso de los contratos y los precios
de lista. Para compensar, puede modificar la cantidad base en los datos maestros de precio del producto.
Pedro crea un pedido para un artculo que cuesta 0,008 USD cada uno. El sistema redondea el precio a
0,1 USD. Para compensar esta inexactitud, Pedro modifica la cantidad del pedido a 100 unidades, lo cual
resulta en un precio de 0,80 USD cada 100 unidades.
Diferencias de conversin de moneda
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Durante el clculo de precio, se produce la conversin de moneda segn los tipos de cambio actualizados en los
datos maestros si la moneda de los datos maestros de precio es diferente a la moneda del documento. Cuando se
convierten las monedas, puede ocurrir una inexactitud debido al redondeo en el clculo de precio.
La reconversin de moneda es necesaria solamente para la aprobacin de carritos de compra.
Tambin puede ocurrir una inexactitud si se vuelve a convertir a la moneda que se usa como fuente de
aprovisionamiento.
Para compensar, el sistema verifica si existen descuentos o recargos y los aplica segn corresponda. Si no existe
ningn descuento o recargo, no se vuelve a convertir la moneda.
Pedro crea un carrito de compras con dos artculos. El primer artculo est en dlares estadounidenses.
El segundo artculo, tomado de un contrato, tiene un precio de 10 CNY. La moneda del primer artculo
que aparece listado en el documento es la moneda que utiliza el sistema como moneda del documento.
Como la moneda del documento es USD, el sistema convierte la moneda del segundo artculo en un tipo
de cambio de 0,14608, lo que resulta en un precio de 1,4608 USD. El sistema redondea el precio a 1,46
USD.
Si el precio del segundo artculo se vuelve a convertir a CNY, el resultado es 9,99 CNY. Entonces el sistema
verifica si existe un recargo. Si existe un recargo, el sistema lo aplica al resultado determinado de forma
correspondiente. Si no existe ningn recargo, el sistema no convierte el precio, lo cual resulta en el precio
original de 10 CNY.
Valor neto total de la posicin
Se calcula sumando todos los valores netos de la posicin. No es posible modificar este valor.
Porte
Esta condicin del precio cubre el importe del transporte de mercancas. Por ejemplo, se le carga un importe fijo de
porte o el cargo depende del peso neto de las mercancas recibidas. El sistema distribuye los costes de porte en
posiciones de facturas de proveedores. La distribucin es proporcional a los valores netos de las posiciones de la
factura del proveedor.
Impuestos
La condicin de precio cubre requisitos impositivos. Todos los impuestos se calculan segn requisitos legales.
Para obtener ms informacin, consulte:
Clculo de impuesto de pas extranjero para servicios
Determinacin de impuestos [pgina 156]
Determinacin de retencin de impuestos [pgina 178]
Esquema de determinacin de precios
Para determinar qu precio se debe usar si hay varios precios disponibles, el sistema sigue una secuencia definida.
Los precios estn listados en prioridad ascendente.
Precio histrico
El precio histrico es un precio anterior en un pedido. Los precios histricos se utilizan en compras
ocasionales.
Precio de catlogo
Se utilizan los precios de catlogo para artculos que compran con frecuencia los empleados en escenarios
de autoservicio sin crear datos maestros sin crear datos maestros para los productos.
Precio de lista
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Conceptos bsicos
Los precios de lista se usan, por ejemplo, cuando no hay ningn catlogo o contrato disponible de un
proveedor, para productos de importancia media (sin contrato) pero que se compran con gran frecuencia.
Con los precios de lista, puede automatizar sus procesos de compra.
Precio de contrato
Los contratos de compra se crean para productos o categoras de productos que se compran con frecuencia
a proveedores con los que se anticipa una relacin a largo plazo.
Precio manual/precio manual del proveedor
Un precio manual es el precio que se introduce manualmente en un documento de aprovisionamiento. Los
precios manuales se usan generalmente cuando se recibe un precio del proveedor que difiere de los precios
anteriores.
Un precio manual del proveedor es el que ingresa el proveedor.
Aunque el sistema determina el precio, usted puede sustituir la propuesta que determina el sistema.
Susana crea un pedido de un producto que est disponible. El precio de lista es el precio ms adecuado
y el sistema utiliza al proveedor del precio de lista como fuente de aprovisionamiento. Si un precio manual
o un contrato se encuentran disponibles, Susana puede sustituir el sistema y utilizar al proveedor del
contrato, o puede introducir un precio manual y el proveedor que corresponde como fuente de
aprovisionamiento.
Qu precios estn disponibles para qu tipo de documento?
Los precios que estn disponibles dependen del tipo de documento que desea crear.
Carrito de compra
Precio de catlogo
Precio de lista
Precio manual
Solicitud de compra
Precio histrico
Precio de catlogo
Precio de contrato
Precio manual
Precio de proveedor manual
Pedido
Precio histrico
Precio de catlogo
Precio de contrato
Precio manual
Precio de proveedor manual
Los precios de proveedor manual se usan solamente en confirmaciones de pedidos.
Entrada de mercancas y servicios
Precio de lista
Precio de contrato
Precio de proveedor manual
Factura de proveedor
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Precio de lista
Los precios de lista se usan para verificaciones de facturas de proveedores que pueden resultar en una
excepcin de precio.
Precio de contrato
Los precios de contrato se usan para verificaciones de facturas de proveedores que pueden resultar en una
excepcin de precio.
2.7 Asignacin de costes en Compras
Resumen
Al crear un carrito de compra, un pedido, una entrada de mercancas y servicios o una factura de proveedor para
gastos, servicios o materiales que no estn en stock, debe introducir una asignacin de costes en la que se agrupen
los costes incurridos para la transaccin empersarial. Los documentos subsiguientes heredan la asignacin de
costes especificada.
Requisitos previos
Cuando desee utilizar posiciones de pedido de cliente, posiciones de orden de servicio o proyectos como
asignaciones de objetos, deber seleccionar las reas empresariales relevantes durante la definicin del
alcance seleccionada.
Para seleccionar una posicin de pedido de cliente o una posicin de orden de servicio para la asignacin de
costes, el pedido relevante debe estar liberado en el sistema.
Tipos de asignacin de cuenta
En general, los siguientes tipos de asignacin de cuenta son posibles:
Centros de coste
Contrato de cliente
Materiales individuales
nicamente las posiciones de materiales, de servicios o con lmite de los pedidos, las entradas de mercancas
y servicios y las facturas de proveedor pueden ser asignadas a los materiales individuales. El sistema
contabiliza la posicin asignada al activo fijo que se encuentra asignado al material individual. Las posiciones
de pedido y las posiciones de entrada de mercancas y servicios nicamente pueden contabilizarse en
materiales individuales ya existentes.
Para obtener ms informacin, consulte Materiales individuales y Materiales y adquisiciones individuales.
Tambin puede crear un nuevo registro para facturas de proveedor si no hay ningn registro del material
individual en su sistema. Cuando se crea un nuevo material individual, puede crearse automticamente un
nuevo activo fijo en el centro de trabajo Activos fijos.
Tareas de proyecto
Pueden utilizarse distintos tipos de proyecto, por ejemplo, proyectos de desarrollo, eventos o recopilacin
interna de costes.
Posiciones de pedido de cliente
nicamente los carritos de compra, los pedidos, las entradas de mercancas y servicios y las facturas de
proveedor avanzados pueden ser asignados a las posiciones de pedido de cliente.
Posiciones de orden de servicio
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Conceptos bsicos
nicamente los carritos de compra, los pedidos, las entradas de mercancas y servicios y las facturas de
proveedor avanzados pueden ser asignados a las posiciones de orden de servicio.
El sistema SAP Business ByDesign proporciona varios informes para analizar la asignacin de costes, por ejemplo:
Pedidos por asignacin de costes [pgina 116]
Solicitudes de compra por asignacin de costes [pgina 118]
Gastos por asignacin de costes
Proceso de aprobacin
La persona responsable del objeto de coste (por ejemplo, el jefe de proyectos o el jefe del centro de coste) tiene que
aprobar los carritos de compra asignados a este objeto contable (pero no el superior directo del solicitante).
Segn las parametrizaciones de la configuracin empresarial, el superior directo o la persona responsable del objeto
de coste estar a cargo de la aprobacin de pedidos.
Ejemplos
Tarea de proyecto
Akron Heating Technologies Inc. crea un nuevo proyecto para gestionar un evento prximo de un cliente. Por motivos
de supervisin, todos los costes relacionados deben ser asignados a este proyecto directamente. Cuando Peter
Greene, el comprador de Akron, solicita un servicio de catering para el evento, crea un pedido y elige la tarea de
proyecto para la asignacin de costes.
Pedido del cliente
Akron Heating Technologies Inc, vende piezas para sistemas de calefaccin a su cliente, Lyon Heating Inc. Kate
Jacob crea un pedido de cliente para dichas piezas. Sin embargo, Akron no cuenta con la tcnica relevante o el
personal calificado para ensamblar las piezas. Kate se comunica con un proveedor de servicios externo y lo contrata
para llevar a cabo la instalacin, e incluye esta tarea en el pedido de cliente. Peter Greene, el comprador de Akron,
crea un pedido para el trabajo del proveedor de servicios externo y elige la posicin de pedido de cliente relevante
para la asignacin de costes.
Orden de servicio
Akron vendi un sistema de calefaccin a Lyon Heating Inc. hace un tiempo atrs, el mismo ao. El cliente inform
una falla mecnica y solicit la reparacin. Jeffrey Goldman crea una orden de servicio para el servicio de reparacin.
Akron no cuenta con tcnicos de servicio que tengan las habilidades necesarias para reparar la falla dentro de las
cercanas del cliente. Jeffrey, entonces, contrata un proveedor de servicios externo para realizar la tarea e incluye
este trabajo en el pedido de cliente. Peter crea un pedido para el trabajo del proveedor de servicios externo y elige
la posicin de orden de servicio relevante para la asignacin de costes.
2.8 Tiempo y gastos de proyecto entre empresas
Resumen
Tiempo y gastos de proyecto entre empresas les permite a las empresas adociadas que pertenecen al mismo grupo
corporativo y que estn trabajando tcnicamente en el mismo sistema SAP Business ByDesign que trabajen
eficientemente de forma conjunta en los proyectos.
En la industria de servicios profesionales, una empresa que ejecuta un proyecto para un cliente o internamente no
debera tener la capacidad de ocupar el proyecto solo con sus empleados. Sin embargo, una empresa asociada
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podra ser capaz de proporcionar los empleados necesarios. Si es as, la empresa duea del proyecto (empresa
compradora) le pide los servicios necesarios a la empresa asociada (empresa vendedora), que automticamente
crea un pedido ed cliente y un proyecto interno. Los empleados de la empresa vendedora, con los que se ocupa el
proyecto de cliente en la empresa compradora, registran sus tiempos y notifican sus gastos directamente al proyecto
de la empresa compradora. Adems, dichos tiempos y gastos se asignan automticamente al proyecto entre
empresas en la empresa vendedora, y las entradas de mercancas y servicios se crean automticamente en la
empresa compradora. Entonces, los procesos de facturacin se desencadenan automticamente entre dos
empresas.
Utilizando procesos de ventas, de compras y de facturacin estndar, pero ocultando la relacin de la empresa con
los empleados cuando se trata del registro de tiempos y notificacin de gastos, Tiempos y gastos de proyecto entre
empresas les permite a las empresas ejecutar proyectos de forma eficiente ocupndolos con empleados de varias
empresas asociadas.
Requisitos previos
La empresa compradora y la vendedora trabajan en el mismo sistema SAP Business ByDesign y se han registrado
como cliente y proveedor en el sistema respectivo. Los datos de ventas para lso servicios requeridos tambin se
han registrado.
Para garantizar el procesamiento correcto de pedidos de cliente, la empresa vendedora debera crear una
organizacin de ventas aparte para ventas entre empresas para almacenar los precios de venta especficos entre
empresas y para estandarizar todos sus servicios como basados en proyecto de tiempo y material. Los precios de
ventas entre empresas deberan estar en lnea con los precios de compra entre empresas.
Parametrizaciones de configuracin
Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuracin. Si no dispone de la autorizacin
necesaria, pngase en contacto con su administrador.
Las siguientes funciones deben estar activadas en su solucin. Para hallar estas opciones empresariales, vaya al
centro de trabajo Configuracin empresarialy seleccione su proyecto de implementacin. Seleccione
Editar alcance de proyecto , y luego el rea empresarial relevante, adems de la casilla de seleccin para cada uno de
los conceptos empresariales:

Ventas Vender productos y servicios basados en proyecto

Compras Aprovisionamiento de material fuera de stock y de servicios

Compras Compras de servicios entre empresas asociadas
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Conceptos bsicos
Flujo de proceso
Tiempo y gastos de proyecto entre empresas
1. Venta de cliente
a. La empresa compradora crea un proyecto de cliente que est ocupado parcial o totalmente con
empleados de la empresa vendedora. Como alternativa, la empresa compradora puede ejecutar un
proyecto interno. En ambos casos, la empresa compradora libera los proyectos.
b. La empresa compradora solicita servicios basados en tiempos a la empresa vendedora.
c. En la empresa compradora, el representante de ventas crea una pedido de cliente para un cliente y fija
un enlace al proyecto de cliente a nivel de posicin.
Esta etapa no es relevante para los proyectos internos.
2. Pedidos y ventas entre empresas
a. El comprador operativo prepara un pedido consistente que contiene servicios y gastos para el proyecto
en la empresa compradora.
Una posicin de lmite de gastos debe indicarse manualmente en el pedido para permitir que
los gastos se notifiquen. Esto se realiza seleccionando una posicin Lmite (no una posicin
Gasto) y aadindoble un producto de gastos. De forma ideal, debera crearse una posicin de
lmite de gastos por proyecto. Adems, el indicador Se requiere registro de tiempos se fija
automticamente en el pedido o debe fijarse manualmente (si el pedido se crea manualmente).
El pedido puede crearse automticamente desde una solicitud de compra basada en un proyecto o
manualmente por el comprador despus de l y el contacto de proyecto hayan acordado qu servicios
deben ofrecerse. Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de pedidos [pgina 80].
Utilizando el intercambio de datos electrnicos (EDX), la empresa compradora enva el pedido a la
empresa vendedora.
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b. En la empresa vendedora, el sistema crea automticamente un pedido mediante comunicacin B2B
(Business to Business). Este pedido de cliente
est enlazado con un proyecto entre empresas.
Tiene un plan de facturacin. Esta se desencadena mediante la actividad de ajuste preciso Plantilla
de plan de facturacin para pedidos de cliente entre empresas.
En casos excepcionales, un pedido de cliente debe revisarse manualmente y la generacin del
proyecto entre empresas tambin debe desencadenarse manualmente. Este es el caso, por
ejemplo, si una posicin tiene un precio fijo en vez de un tipo de tiempo y de material. Entonces,
el tipo de posicin debe cambiarse a tiempo y material y el proyecto entre empresas debe
generarse manualmente haciendo clic sobre Crear proyecto en el pedido de cliente.
Si un superior directo de la unidad de ventas en cuestin no est disponible, el empleado
responsable del pedido del cliente es asignado automticamente como jefe de proyecto. Este
paso garantiza que se libere el pedido del cliente y se cree un proyecto.
3. Registro de tiempos y notificacin de gastos entre empresas
a. Los empleados de la empresa vendedora pueden registrar tiempos en la tarea de proyecto de la empresa
compradora en la hoja de tiempos de Self-Service de empleados. La posicin de pedido, incluidos el
servicio y la tarea, est disponible para registrar tiempos en la hoja de tiempos del empleado. Cuando
se liberan los tiempos de proyecto, se envan automticamente para su autorizacin, si es que esta es
necesaria. Para obtener ms informacin, consulte Editar hoja de tiempos.
b. Los empleados de la empresa vendedora pueden notificar gastos directamente en la tarea de proyecto
de la empresa compradora en el Self-Service del empleado. Todas las tareas de proyecto a las que el
empleado est asignado directa o indirectamente estn automticamente disponibles para su seleccin.
Cuando se selecciona una tarea de proyecto de la empresa compradora, el sistema encuentra
inmediatamente el proyecto entre empresas correspondiente, el pedido y la posicin de pedido, y los
muestra a ttulo informativo. Para obtener ms informacin, consulte Crear nuevo informe de gastos.
c. El gestor de proyecto de la empresa compradora autoriza los tiempos registrados y el informe de gastos.
En caso de que una pedido contenga ms de una posicin de lmite de gastos y, por tanto, que
haya ms de una posicin de pedido de cliente con un producto de gastos, el sistema propone
una de las posiciones de pedido de cliente.
d. En base a los tiempos registrados y a los gastos notificados, el sistema crea entradas de mercancas y
de servicios, que incluyen la informacin de contabilidad especifica en los tiempos registrados y en los
informes de gastos, as como una referencia al pedido y a la tarea de proyecto correspondientes.
4. Facturacin de cliente y entre empresas
a. Utlizando las entradas de mercancas y de servicios, la empresa compradora puede crear solicitudes de
factura de proyecto. Para obtener ms informacin, consulte Facturacin de proyecto.
Esta etapa no es relevante si se ejecutan proyectos internos.
b. Los empleados de la empresa compradora crean una ejecucin de factura que convierte las solicitudes
de factura de proyecto en facturas y las activa. Despus, programan la ejecucin de factura para crear
facturas de cliente. Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de ejecuciones de factura.
Esta etapa no es relevante si se utilizan proyectos internos en la etapa 1a.
32 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Conceptos bsicos
c. El sistema crea solicitudes de factura de proyecto segn el plan de facturacin de las posiciones de
pedido de cliente para tiempos y gastos entre empresas. Las solicitudes de factura de proyecto se liberan
automticamente de forma que las solcitudes de factura de cliente se creen en el centro de trabajo
Facturacin de cliente. El sistema factura automticamente dichas solicitudes de facturas de cliente y
las facturas se liberan automticamente.
Para obtener ms informacin, consulte Plan de facturacin.
d. En la empresa compradora, el sistema crea una factura de proveedor en base a los datos enviados por
la empresa vendedora, verifica los datos respecto a las posiciones de entradas de mercancas y de
servicios y contabiliza la factura de proveedor si no hay excepciones. El contable del emisor de la faactura
puede visualizar la factura de proveedor contabilizada en la vista Facturas y notas de crdito del centro
de trabajo Facturacin de proveedor.
Si hay alguna excepcin, el sistema graba la factura en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin
de proveedor. El contable clarifica las excepciones y contabiliza la factura manualmente.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para trabajo (en facturacin de proveedor)
[pgina 187].
5. Contabilidad
a. Empresa vendedora: Las contabilizaciones son iguales que con los proyectos del cliente. Los registros
de tiempos acreditan el centro de coste y debitan la posicin de pedido de cliente como el primer objeto
de asignacin de gastos; el segundo es el proyecto entre empresas. Los gastos de viaje se cargan en la
cuenta de deudas y en el proyecto entre empresas.
La factura de cliente se contabiliza en dbitos, mientras que los beneficios se contabilizan en una cuenta
de beneficios de ventas. Como en los gastos, para beneficios, el primer objeto de asignacin de beneficios
es la posicin de pedido de cliente, mientras que el segundo es el proyecto entre empresas.
Para obtener ms informacin, consulte Proyectos de cliente.
b. Empresa compradora: Para proyectos internos, los gastos se contabilizan en el proyecto. Para proyectos
de cliente, se contabilizan en la combinacin de pedido de cliente/proyecto.
Los gastos de servicios se contabilizan en la cuenta de gastos y en la cuenta de compensacin Deudas
sin facturar.
Si el proyecto es de cliente, la factura de cliente se contabiliza para crditos, mientras que los beneficios
se contabilizan en la cuenta de beneficios. El objeto de asignacin de cuenta es la combinacin de pedido
de cliente/proyecto.
Las facturas de proveedor se contabilizan en la cuenta de deudas y en la cuenta de compensacin
Compras en trnsito. El objeto de asignacin de cuenta es el proyecto.
Cuando los servicios se confirman y la factura de proveedor se registra en el sistema, las cuentas de
compensacin deben compensarse respecto a las otras con una ejecucin de compensacin GR/IR.
Para obtener ms informacin y un ejemplo de contabilizacin, consulte Compensacin GR/IR.
Si una empresa y sus subsidiarias se tratan como una empresa nica para la declaracin
tributaria, los impuestos solo los declara la empresa principal (de notificacin) del grupo. Los
balances de las cuentas subsidiarias de IVA / impuestos de ventas e Impuestos soportados se
transfieren a las cuentas de la empresa declarante Impuestos por cobrar e Impuestos por
pagar. Los balances de las cuentas de la empresa declarante IVA/Impuestos de ventas e
Impuestos soportados se transfieren a la cuenta de Impuestos por pagar.
Para obtener ms informacin y un ejemplo de contabilizacin, consulte Grupo de declaracin
de impuestos.
Consulte tambin
Procesos entre empresas en SAB Business ByDesign
Tiempos y gastos de proyecto entre empresas (escenario empresarial)
SAP Business ByDesign 1302
Conceptos bsicos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 33
2.9 Traslado de stock entre empresas
Resumen
Puede utilizar el traslado de stock entre empresas para transferir stock de o a empresas asociadas con el fin de
cumplir las exigencias de los clientes. Cuando los productos pedidos no estn en stock en la empresa receptora,
pueden solicitarse de la empresa emisora asociada. Siempre que sea posible, el sistema soporta y acelera este
proceso automatizando la creacin de los documentos comerciales implicados.
Este escenario tambin se soporta en un escenario externoo logstico. es decir, uno de los almacenes el almanacn
emisor o receptor no pueden ser gstionados por la empresa asociada, si no solo por un proveedor de almacn.
este documento tambin proporciona un ejemplo del flujo de procesos si la empresa asociada emisora y/o receptora
ha externalizado sus actividades de almacenaje a un proveedor de almacn.
Requisitos previos
Debe tener, como mnimo, dos empresas asociadas para realizar traslados de stock entre empresas. Ambas
empresas deben utilizar el mismo sistema Business ByDesign y deben estar conectadas por lneas de transporte.
Ambas empresas asociadas deben ser creadas durante la definicin de la gestin organizativa. Para cada empresa,
el sistema crea automticamente un socio comercial correspondiente con los roles Cuenta y Proveedor.
Se deben efectuar las siguientes parametrizaciones si desea utilizar el traslado de stock entre empresas:
Definicin del alcance:
Debe seleccionar el concepto empresarial Compras entre empresas asociadas durante la definicin de
alcance.
Esto activa todos los requisitos previos de definicin de alcance para el intercambio automtico de los
documentos comerciales relacionados.
Datos maestros:
En el maestro de productos, se deben activar las fichas Compras y Ventas.
Se deben actualizar por igual, para ambas empresas, los precios y otras condiciones (como descuentos
por pronto pago) a fin de evitar excepciones durante el proceso de facturacin de proveedor, por ejemplo,
desviaciones de precio.
Datos maestros para pedidos de cliente:
Para permitir la creacin de un pedido de cliente mediante un mensaje A2A, se deben actualizar los siguientes
datos y las responsabilidades:
1. Determine un "Empleado responsable - ventas" como contacto para el cliente corporativo en el centro
de trabajo Gestin de clientes, en la vista Clientes de la ficha Contactos en la seccin
Responsabilidades.
2. Defina los datos maestros relevantes para el cliente en el centro de trabajo Gestin de clientes, en la vista
Clientes de la ficha Datos de ventas. Asigne la cadena de distribucin relevante (organizacin de ventas
y canal de distribucin) al cliente y actualice los datos de ventas, como, por ejemplo, la moneda, las
condiciones de pago, las condiciones de entrega y la prioridad de entrega para este cliente.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de clientes.
3. Determine los datos maestros relevantes para el producto en el centro de trabajo Portafolio de productos
y servicios o en el centro de trabajo Datos de producto, en la vista Productos de la ficha Ventas. Asigne
la cadena de distribucin relevante (organizacin de ventas y canal de distribucin) al producto y
actualice los datos de ventas, como, por ejemplo, la unidad de medida para este producto.
34 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Conceptos bsicos
4. Asegrese que la distribucin del trabajo para ventas est actualizada correctamente en el centro de
trabajo Gestin organizativa, vista Distribucin de trabajo en Ventas y marketing.
Canal de comunicacin:
En el escenario Traslados de stock entre empresas, se debe fijar el canal de salida Intercambio de datos
electrnicos interno dentro del centro de trabajo Datos de socio comercial, en la ficha Comunicacin
en Colaboracin para los siguientes documentos comerciales:
Para el proveedor creado automticamente para la empresa emisora en la vista Proveedores:
Pedido
Para el cliente creado automticamente para la empresa receptora en la vista Clientes:
Confirmacin del pedido de cliente
Notificacin de envo saliente
Factura de cliente/nota de crdito
Este documento tambin contiene informacin sobre el flujo del proceso si la empresa asociada emisora y/
o receptora trabaja con un proveedor de almacn. Para obtener ms informacin sobre las parametrizaciones
adicionales que deben efectuarse en caso de trabajar con proveedores de almacn, consulte Procesamiento
de entregas en logstica por medio de terceros Requisitos previos y caractersticas.
La utilizacin del escenario Logstica por medio de terceros est sujeta al acuerdo de licencia de un
add-on de comunicacin del proveedor de almacn a travs del SAP Store. Tenga en cuenta que el
acuerdo de licencia del add-on de comunicacin del proveedor de almacn puede estar sujeto a
tasas adicionales.
Flujo de proceso
A continuacin se detalla el flujo de procesos asociado con el traslado de stock entre empresas:
1. Empresa receptora: El comprador de la empresa receptora crea un pedido para los productos necesarios en
el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y lo enva a la empresa emisora.
La empresa emisora se identifica mediante el socio comercial de tipo "proveedor" que corresponde.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de pedidos [pgina 76].
2. Empresa emisora: De acuerdo con este pedido, se crea automticamente un pedido de cliente en la empresa
emisora. Para este pedido de cliente, el sistema realiza automticamente una verificacin ATP con el objetivo
de comprobar si las cantidades solicitadas se pueden proporcionar en el tiempo de entrega solicitado.
SAP Business ByDesign 1302
Conceptos bsicos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 35
3. Empresa emisora: Si los pedidos de cliente se configuran para la liberacin automtica, el sistema libera el
pedido de cliente y enva automticamente una confirmacin de pedido a la empresa receptora una vez se
ha creado el pedido de cliente y es consistente con el precio solicitado en el pedido. De lo contrario, el agente
comercial debe liberar manualmente el pedido de cliente e iniciar una confirmacin de pedido. A continuacin,
se crea automticamente la confirmacin de pedido que corresponde.
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de pedidos de cliente.
4. Empresa emisora: En el centro de trabajo Control de logstica de salida, vista Demanda de cliente, el
planificador de aprovisionamiento de la empresa emisora libera la demanda de cliente que corresponde.. El
planificador de logstica verifica que los pedidos se cumplan en funcin de su prioridad. A continuacin, se
crea automticamente una propuesta de entrega.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de demanda de cliente.
5. Empresa emisora: Este paso depende de si la empresa asociada emisora gestiona un almacn interno o si ha
externalizado sus actividades de almacn a un proveedor de almacn.
Almacn gestionado internamente
En el centro de trabajo Logstica de salida, vista Control de entrega, lista de trabajo Propuestas de
entrega, el responsable de almacn verifica la propuesta de entrega y contabiliza una salida de
mercancas mediante el botn Contabilizar salida de mercancas. Esto da como resultado la creacin
automtica de una entrega de salida.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de control de entrega.
La entrega de salida se puede ver en el centro de trabajo Logstica de salida, vista Entregas salientes.
Si los artculos estn en trnsito, de manera que hay una diferencia de tiempo entre la
contabilizacin de las mercancas y la entrada de mercancas, stas no aparecen visibles en los
inventarios de la empresa emisora ni receptora.
Para verificar las entregas en el trnsito entre empresas, utilice la tarea Entregas en trnsito
entre empresas en Tareas comunes. Estas entregas en trnsito entre empresas se basan en la
informacin de traslado de stock entre empresas.
Para obtener ms informacin, consulte Contabilizaciones de inventario.
Contine con el paso 6.
Almacn gestionado externamente
a. Procesamiento de las propuestas de entrega y creacin de solicitudes de logstica por medio de
terceros:
En el centro de trabajo Logstica por medio de terceros, en la subvista Propuestas de entrega, el jefe
de la cadena logstica verifica las propuestas de entrega y crea solicitudes de logstica por medio
de terceros si no se han creado automticamente en una ejecucin automtica. Esta informacin
se enva al proveedor de almacn mediante un mensaje B2B.
b. Recepcin de la informacin de entrega saliente:
Una vez el proveedor de almacn ha procesado la solicitud de entrega y enviado las mercancas a
la empresa asociada receptora, la informacin de entrega saliente se enva mediante un mensaje
B2B a la empresa asociada emisora. El jefe de la cadena logstica puede verificar la entrega saliente
en la subvista Entregas salientes del centro de trabajo Logstica por medio de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de entregas salientes en logstica por medio de
terceros.
36 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Conceptos bsicos
Si los artculos estn en trnsito, de manera que hay una diferencia de tiempo entre la
contabilizacin de las mercancas y la entrada de mercancas, stas no aparecen visibles en los
inventarios de la empresa emisora ni receptora.
Para verificar las entregas en el trnsito entre empresas, utilice la tarea Entregas en trnsito
entre empresas en Tareas comunes. Estas entregas en trnsito entre empresas se basan en la
informacin de traslado de stock entre empresas.
Para obtener ms informacin, consulte Contabilizaciones de inventario.
Contine con el paso 6.
6. Empresa receptora: Cuando se libera la entrega saliente, la empresa receptora recibe automticamente una
notificacin de envo en forma de notificacin de entrega entrante. El procedimiento a seguir ahora depende
de si la empresa asociada receptora gestiona un almacn interno o si ha externalizado sus actividades de
almacn a un proveedor de almacn.
Almacn gestionado internamente
El responsable de almacn de la empresa receptora verifica la notificacin de entrega entrante en el
centro de trabajo Logstica de entrada, en la vista Notificaciones de entrega entrante. El responsable de
almacn puede contabilizar directamente una entrada de mercancas con el botn Contabilizar entrada
de mercancas en esta vista.
Tenga en cuenta que la opcin de contabilizar la entrada de mercancas en la vista Pedidos se ha fijado
en inactiva para este escenario, para evitar la posibilidad de contabilizar por partida doble la entrada de
mercancas. Esto es, para el proceso de transferencia de estocs entre empresa, el responsable de
almacn de la empresa receptora debe contabilizar siempre la entrada de mercancas en la vista
Notificaciones de entregas entrantes.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de entregas entrantes.
Si la direccin de la empresa receptora no es la misma que la direccin del cliente que pidi las
mercancas, y si sus canales de comuncacin se han configurado adecuadamente, el sistema
enviar dos notificaciones de envo; una a la parte que recibe las mercancas fsicamente
(destinatario de las mercancas) y otra a la parte que pidi las mercancas (cliente).
Contine con el paso 7.
Almacn gestionado externamente
El jefe de la cadena logstica de la empresa receptora puede supervisar la notificacin de entrega entrante
en el centro de trabajo Logstica por medio de terceros, en la subvista Notificaciones de entrega
entrante. Esta notificacin de entrega entrante tambin se enva al proveedor de almacn de forma
automtica mediante un mensaje de B2B para informarle acerca de la recepcin esperada.
Una vez el proveedor de almacn ha recibido las mercancas y procesado la entrega, la informacin de
entrega entrante se enva mediante un mensaje B2B a la empresa receptora, lo que desencadena la
creacin de una entrega entrante. Este documento contiene una referencia a la notificacin de entrega
entrante. El jefe de la cadena logstica puede verificar entonces la entrega entrante en la subvista
Entregas entrantes del centro de trabajo Logstica por medio de terceros.
Al recibir el mensaje B2B, el sistema libera la entrega entrante de acuerdo con las parametrizaciones
estndar del sistema siempre que los datos sean consistentes. En caso de existir inconsistencias, se
crear con el estado No liberado.
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de entregas entrantes en logstica por medio
de terceros.
Contine con el paso 7.
7. Empresa emisora: Cuando se cumple un pedido de cliente, el agente comercial de la empresa emisora abre
la vista Solicitudes de factura del centro de trabajo Facturacin a clientes, selecciona las posiciones relevantes
y crea la factura con el botn Accin de seguimiento. A continuacin, se enva la factura de cliente a la empresa
SAP Business ByDesign 1302
Conceptos bsicos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 37
receptora y los datos de facturacin de cliente se transfieren a contabilidad para la recepcin de pagos. Los
datos son visibles en la vista Asientos contables del centro de trabajo Libro mayor.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para solicitudes de factura.
Durante todo este proceso, puede revisar, en cualquier momento, el estado de cumplimiento de
pedido del pedido de cliente. Si desea comprobar el estado de cumplimiento de pedido, abra el
pedido relevante en el centro de trabajo Pedido de cliente y verifique el flujo de documentos que
muestra todos lo documentos que fueron creados.
8. Empresa receptora: Cuando se contabiliza la factura de cliente, la factura de proveedor se contabiliza
automticamente en la empresa receptora y se puede verificar en el centro de trabajo Facturacin de
proveedores, en la vista Facturas y notas de crdito. El sistema enva la informacin a la gestin financiera.
Puede ver esta informacin como asientos contables en el centro de trabajo Libro mayor.
9. Empresa receptora: A continuacin, se comunica el importe de pago a contabilidad financiera para iniciar el
proceso de pago. Para obtener ms informacin acerca de los procesos de pago, consulte Pagos salientes
automticos iniciados internamente y Pagos salientes manuales iniciados internamente.
2.10 Procesamiento de pedido de terceros
Resumen
Como planificador de aprovisionamiento, agente comercial o comprador que se desempea como coordinador de
procesamientos de orden a terceros de la empresa, puede usar el procesamiento de rdenes de terceros para que
un proveedor, en lugar de la empresa, coordine y supervise el envo directo de un producto a un cliente.
El siguiente es un ejemplo de un flujo de proceso tpico basado en los escenarios empresariales Gestin de pedidos
y Ciclo de aprovisionamiento (stock). Su empresa vende un producto a un cliente. Sin embargo, no proporciona el
producto al cliente usted mismo. En cambio, lo pide a un proveedor y le pide al proveedor que lo enve a la direccin
del cliente. El proveedor emite una factura a nombre de su empresa. Segn la informacin de envo del proveedor,
la empresa, a su vez, factura al cliente. Es posible realizar variantes en el flujo de proceso.
Para obtener ms informacin, consulte los escenarios empresariales:
Gestin de pedidos (Procesamiento de pedido de terceros material)
Gestin de pedidos (venta de stock)
Ciclo de aprovisionamiento (stock)
Requisitos previos
Opcin de configuracin
Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuracin. Si no dispone de la autorizacin
necesaria, pngase en contacto con su administrador.
Est permitida la gestin de pedidos de terceros en su configuracin de solucin. Para encontrar esta opcin
empresarial, vaya al centro de trabajo Configuracin empresarial y seleccione la vistaProyectos de
implementacin . Seleccione su proyecto de implementacin y haga clic en Editar alcance del proyecto .
Para este ejemplo de proceso empresarial, se ha llevado a cabo la configuracin para los escenarios empresariales
Gestin de pedidos y Ciclo de aprovisionamiento (stock).
Adems, para la gestin de pedidos de terceros, se ha definido lo siguiente:
En Definicin de alcance estos conceptos empresariales deben estar activados en la secuencia siguiente:
38 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Conceptos bsicos
El concepto empresarial Vender productos estndar en el paquete empresarial Portafolio de productos y
servicios para ventas.
El concepto empresarial Pedido de cliente en el paquete empresarial Vender productos y servicios.
El concepto empresarial Gestin de pedidos de terceros en el paquete empresarial Solicitud de compra y
gestin de orden.
En el concepto empresarial Solicitudes de compra del paquete empresarial Solicitud de compra y gestin de
orden, la pregunta sobre definicin de alcance Desea que los pedidos se creen automticamente a partir de
solicitudes de compra? se ha respondido con S.
Si su empresa no tiene productos en stock pero siempre entrega directamente a travs de proveedores, tiene que
deseleccionar el concepto empresarial Envo en el concepto empresarial Logstica de salida. Este concepto
empresarial se selecciona automticamente si se seleccionan los conceptos empresariales Vender productos
estndar y Pedido de cliente.
Se han procesado los siguientes datos maestros:
En el maestro de productos, el producto est definido como un producto de compra y venta, lo que significa
que tanto el estado de la ficha Compras como el estado de las organizaciones de ventas en la ficha Ventas
estn fijadas como Activo. Esto se hace en la vista Materiales del centro de trabajo Datos de producto.
Se ha creado un contrato de compra o una lista de precios para uno o ms proveedores cuyo producto puede
ser entregado en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratacin.
El producto se asigna a una categora de producto para la cual se ha activado una creacin automtica de
pedido. En este caso, el pedido, se crea automticamente cuando se enva el pedido de cliente. Esto se lleva
a cabo en el centro de trabajo Gestin de pedidos y solicitudes de compra (tarea comn Definir creacin
automtica de pedido de cliente).
SAP Business ByDesign 1302
Conceptos bsicos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 39
Flujo de proceso
Procesamiento de pedido de terceros
1. Crear pedido de cliente
En la vista Pedido de cliente del centro de trabajo Pedidos de cliente el representante de ventas crea un pedido
de cliente para una cuenta e introduce una posicin para un producto.
El sistema:
Efecta una determinacin de fuente de aprovisionamiento para determinar un origen. Para los objetivos
de este escenario, este producto se puede suministrar por un proveedor. Por eso, el sistema fija el
indicador Cumplimiento en Externo y propone automticamente un proveedor.
El representante de ventas puede modificar el proveedor asignando un nuevo origen del
aprovisionamiento.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de pedidos de cliente.
Desencadena una verificacin de disponibilidad que se basa en el tiempo de procesamiento del
proveedor. Si tiene un contrato de compra con el proveedor, el tiempo de procesamiento del proveedor
se toma de este contrato. En caso contrario, el tiempo de procesamiento del proveedor se toma del
maestro de productos donde puede ser definido especficamente para el proveedor.
Por ejemplo, si la fecha de entrega confirmada es posterior a la fecha de entrega solicitada a causa del
tiempo de procesamiento del proveedor, se visualiza un semforo ATP en mbar. La cantidad solicitada
se ha confirmado para la fecha de entrega solicitada o una fecha posterior dependiendo del tiempo de
aprovisionamiento del proveedor.
40 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Conceptos bsicos
Para obtener ms informacin, consulte Verificacin de disponibilidad en escenarios de gestin de
pedidos de terceros.
Solicita una valoracin del producto para determinar el previo de venta especfico para el proveedor y
calcula el margen de beneficio del pedido de cliente.
Para obtener ms informacin, consulte Margen de beneficio.
2. Crear el pedido
El representante de ventas graba y libera los pedidos de cliente y enva una confirmacin de orden al cliente.
Dependiendo de las configuraciones de salida, utiliza el correo electrnico, el fax o la impresin para hacerlo
o se enva un mensaje B2B automticamente al cliente.
El sistema:
Fija el estado del pedido de cliente y el estado de entrega en el pedido de cliente a En ejecucin.
Crea una demanda del cliente con el tipo de entrega Terceros en la vista Demanda de cliente del centro
de trabajo Control de logstica de salida. El estado de liberacin de la demanda de cliente se fija en
Liberado y el estado de entrega en No iniciado.
Despus de que haya liberado el pedido de cliente ya no puede cambiar el proveedor en el pedido de
cliente.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de demanda de cliente.
Crea una solicitud de compra y un pedido en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos se ha
definido como objetico de este escenario la creacin automatizada de pedidos.
El pedido tiene el tipo de proceso Terceros. El estado de este pedido se fija en Enviado lo que significa
que el proveedor ha sido informado.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de pedidos [pgina 76].
Muestra el pedido del tipo de proceso Terceros, en la vista Supervisin de pedidos del centro de trabajo
Control de aprovisionamiento. Aqu el planificador de aprovisionamiento no puede supervisar el progreso
del pedido desde una perspectiva de planificacin y logstica.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de supervisin de pedidos.
3. Recibir la confirmacin de aprovisionamiento
Una vez que el proveedor ha respondido al pedido, el comprador crea un pedido o una confirmacin de registro
de la cantidad entregada y la fecha de entrega confirmada por el proveedor. Esto se hace en la vista
Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.
Para obtener ms informacin, consulte Crear un pedido de confirmacin [pgina 101].
El sistema:
Cambia el estado del pedido de Enviado a Confirmacin recibida.
Actualiza la demanda del cliente con repartos que contienen datos de cantidades y entregas basados
en la confirmacin del proveedor.
Crea un pedido de terceros en la vista Pedidos de terceros del centro de trabajo Cumplimiento de rdenes
de terceros. El pedido de terceros tiene el estado Pedido.
4. Recibir la confirmacin de la entrega
Una vez que el proveedor ha enviado el producto al cliente y le ha enviado una copia de la nota de entrega, el
comprador o el representante de ventas la registra yendo a la vista Pedido de terceros del centro de trabajo
Cumplimiento de orden de tercero y creando una notificacin de entrega de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para Pedidos de terceros.
El comprador o el representante de ventas graba y libera la notificacin de entrega de terceros.
El sistema:
Crea una entrega entrante con el estado Liberada.
Crea una entrega saliente con el estado Liberada.
Crea una confirmacin de mercancas y actividad basada en el informacin en la entrega de salida de
terceros. Esta confirmacin se enva a Contabilidad financiera. Basndose en la entrega saliente, el
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Conceptos bsicos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 41
sistema crea una solicitud de factura de la entrega de salida. Esto es visible en la vista Solicitud de
factura del centro de trabajo Facturacin de cliente con el estado Para ser facturado.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para solicitudes de factura.
Actualiza la cantidad total de entrada de mercancas en el pedido. La posicin aparece en la vista
Posiciones de documento de compras del centro de trabajo Valoracin de inventarios.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de documentos de compras.
Cambia el estado del pedido a Siguiente documento creado y el estado de entrega a Entregado
completamente y lo actualiza con la cantidad total de entrega.
Actualiza la fecha final de entrega en el pedido de cliente. La posicin aparece en la vista Posiciones de
documento de ventas del centro de trabajo Gastos e ingresos.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida Posiciones de documento de ventas.
Cambia el estado de entrega en el pedido de cliente a Finalizado y actualiza la cantidad entregada. El
estado global del pedido de cliente permanece en En proceso.
Cambia el estado de entrega de la demanda de cliente en a Finalizado.
Actualiza el reparto de la demanda de cliente con las cantidades cumplidas y la fecha de envo.
Informa a la facturacin de proveedores que se puede verificar una factura para el pedido.
5. Recibir la factura del proveedor
Una vez el proveedor le ha enviado la factura, el contable crea y contabiliza una nueva factura del proveedor
con referencia al pedido de terceros en la vista Entrada de factura del centro de trabajo Facturacin de
proveedores.
Para obtener ms informacin, consulte Crear una factura o nota de crdito con referencia a documentos
precedentes [pgina 218].
El sistema:
Graba el documento en la vista Facturas y notas de crdito del centro de trabajo Facturacin de
proveedores.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para Facturas y notas de crdito (en facturacin
de proveedores) [pgina 245].
Enva los detalles de la transaccin al libro mayor.
El sistema crea un asiento para la factura del proveedor, contabiliza la factura del proveedor como
pagable en el libro mayor y libera la factura para su pago.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de asientos.
Actualiza el estado del pedido a Finalizado y fija el estado completado de la factura a Facturado.
6. Crear la factura del cliente
Basndose en la solicitud de factura de entrega de salida, el contable crea y libera la factura del cliente en la
vista Solicitudes de factura del centro de trabajo Facturacin a clientes. O bien el contable espera hasta la
prxima ejecucin de factura programada cuando el sistema procesa automticamente las solicitudes de
factura y libera la factura.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para solicitudes de factura.
El sistema:
El sistema crea un asiento para la factura para el cliente y contabiliza la factura del cliente como ingresos
y crditos como partida individual en el libro mayor. Adems, crea una posicin abierta en la cuenta del
cliente. Cuando se recibe el pago, esta posicin abierta se compensa. El pago se contabiliza como un
cobro en el libro mayor.
Actualiza el estado del pedido de cliente a Acabado. Si no existen otras posiciones el sistema fija el estado
del pedido de cliente en Completado.
42 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Conceptos bsicos
2.11 Traslados de stock dentro de la empresa: India
Este documento contiene texto que es relevante nicamente para India. Para garantizar que el sistema
muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y,
en Pas seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas
modificaciones.
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Conceptos bsicos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 43
3 Compra por autoservicio
3.1 Conceptos bsicos
3.1.1 Procesamiento de carritos de compra
Resumen
En los procesos de autoservicio, los empleados pueden utilizar carritos de compra para adquirir servicios y
materiales que no estn en stock. Pueden crear carritos de compra para ellos mismos y realizar un seguimiento de
ellos en nombre de otros empleados o para proyectos.
Pueden seleccionar los productos que desean pedir de catlogos, de listas de artculos pedidos anteriormente o de
artculos sugeridos por el sistema. Si los productos necesarios no estn disponibles, tambin pueden proporcionar
manualmente descripciones de estos productos, de manera que el departamento de compras pueda intentar
encontrar un proveedor para ellos.
La validacin de productos para catlogos es posible en carritos de compra. Esto le asegura que, si copia
un artculo de una cesta de la compra antigua a una nueva y dicho artculo fue seleccionado originalmente
en un catlogo, el sistema valida el artculo en el catlogo existente. Esto significa, si el catlogo se ha
actualizado y, por ejemplo, el artculo ya no se encuentra en el catlogo, obtendr un mensaje advirtiendo
que el producto ya no est disponible. Si el precio del artculo se ha modificado, el sistema actualizar el
precio en el carrito de la compra automticamente.
Los costes de los productos o servicios pedidos pueden asignarse, por ejemplo, a un centro de coste, un proyecto,
una posicin de pedido de cliente o una posicin de orden de servicio.
Dependiendo del valor neto total y de otras condiciones, que se pueden configurar en Gestin de aplicaciones y
usuarios, el carrito de compra se enva para que sea aprobado y despus se transfiere a las solicitudes de compras
para el departamento de compras. Una vez se han entregado los materiales o se han completado los servicios, los
empleados pueden confirmarlos utilizando entradas de mercancas y servicios. Si se ha suministrado el material
errneo o dicho material suministrado est daado, podrn devolverlo utilizando devolucin de mercancas.
Requisitos previos
Opciones de configuracin
Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuracin. Si no dispone de la autorizacin
necesaria, pngase en contacto con su administrador.
Lo siguiente debe seleccionarse durante la determinacin de alcance:
El paquete empresarial Aprovisionamiento por autoservicio adems de las opciones empresariales siguientes:
Metabsqueda incluidas cestas de la compra anteriores
Entrada descentralizada de mercancas y servicios
Artculos recomendados de la cesta de la compra
Autorizacin de cesta de la compra
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Compra por autoservicio
Concepto empresarial Aprovisionamiento de servicios y materiales que no estn en stock
Lo siguiente debe seleccionarse durante la determinacin de alcance:
Autorizacin de cesta de la compra
Gestin de tareas empresariales para el aprovisionamiento de autoservicio
Parmetros para catlogos externos debe activarse si se desea utilizar la validacin de producto para
catlogos.
Integracin
El procesamiento de carro de la compra est integrado con lo siguiente:
Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la entrada manual de carros de la compra:
Procesamiento de peticiones internas para una confirmacin rpida y detallada de las entregas de
pedidos mediante el aprovisionamiento por autoservicio y los carritos de compra.
Procesamiento de la gestin de tiempos de personal que le permite administrar las horas de trabajo de
los prestatarios de servicios mediante el registro de tiempos. Tambin le permite, opcionalmente, la
aprobacin y evaluacin de estos datos de tiempo. Los datos de tiempo se pueden utilizar para proyectos
y compras con el objetivo de realizar un seguimiento del trabajo realizado por los prestatarios de servicio
o confirmarlo.
Procesos de salida que conducen a la actualizacin o finalizacin de documentos de seguimiento y a la
finalizacin o cancelacin de solicitudes de compra:
Procesamiento de solicitudes de compras que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de
todos los pedidos y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos.
Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos
y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos.
Gestin de proyectos, que le permite obtener un resumen particular de los gastos de proyecto para todos
los materiales, servicios y gastos vinculados, los costes asignados al proyecto.
Procesamiento de entrada mercancas y servicios que le permite crear, actualizar y cancelar entradas
de mercancas y servicios a fin de realizar un seguimiento de la entrega de materiales y la finalizacin de
servicios.
Procesamiento de facturas de proveedor que le permite verificar todas las facturas introducidas en el
sistema y compararlas con los pedidos y las entradas de mercancas y servicios correspondientes.
Flujo de proceso
1. Un empleado/a crea un carro de la compra para s mismo en nombre de un colega o para un proyecto. El
empleado selecciona los productos solicitados de un catlogo, una lista de artculos pedida previamente o
artculos recomendados, o los introduce manualmente al carro de la compra.
Si an no se ha definido los detalles exactos del material solicitado o los servicios, el empleado
tambin puede crear un artculo lmite [pgina 96] con un lmite de valor mximo.
El empleado aade informacin tal como la cantidad solicitada, la asignacin de cuenta y los detalles de
entrega, y finaliza el carro de la compra. El empleado/a puede hacer un seguimiento del estado del carro de
la compra y cancelar artculos posteriormente si sucede que ya no se necesitan.
Para obtener ms informacin, consulte:
Cree un carrito de compra [pgina 46]
Cree un carrito de compra nombre de [pgina 48]
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Compra por autoservicio PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 45
Aadir una posicin con lmite a un carrito de compra [pgina 50]
Realizar el seguimiento del estado de la cesta de la compra [pgina 52]
Cancelar un artculo solicitado en un carrito de compra [pgina 54]
2. Si se requiere una aprobacin, el sistema fijar el estado en En aprobacin y enviar la tarea al autorizador
designado. El autorizador puede aceptar o rechazar el carro de la compra o volver a enviarlo a revisar.
Para obtener ms informacin, consulte Procesar una solicitud de aprobacin.
3. El sistema convierte el carro de la compra en una o varias solicitudes de compra basadas en la fuente de
aprovisionamiento.
Si se ha completado la solicitud de compra, el sistema crea un pedido automticamente y lo enva al
proveedor.
Si falta cualquier informacin en la solicitud de compra, un comprador debe aadirla manualmente, crear
uno o ms pedidos y enviarlos a los proveedores.
Para obtener ms informacin, consulte Crear un pedido manualmente [pgina 99].
4. Cuando se ha suministrado el material o los servicios se han completado, el empleado que cre el carro de
la compra crea una entrada de mercancas y servicios para confirmar el suministro. Una vez se ha
contabilizado la entrada de mercancas y servicios, el sistema fijar el estado del carro de la compra en
Entregado y lanzar procesos de seguimiento en Facturacin de proveedor y Finanzas.
Para obtener ms informacin, consulte:
Confirmar una entrega de un carrito de compra [pgina 55]
Confirmacin rpida de entrega [pgina 57]
Confirmar la entrega de una posicin lmite de un carrito de compra [pgina 58]
5. Si el material suministrado se ha daado o se ha entregado el material equivocado, el empleado puede crear
una devolucin de las mercancas para devolver el material al proveedor. Una vez se ha contabilizado la
entrada de mercancas y servicios, el sistema fijar el estado del carro de la compra en Entregado
parcialmente o Pedido y lanzar procesos de seguimiento en Facturacin de proveedor y Finanzas.
Para obtener ms informacin, vase Crear una devolucin de mercancas de un carrito de compra
[pgina 61].
Consulte tambin
Procesamiento de solicitud de compra [pgina 68]
Procesamiento de pedidos [pgina 80]
Procesamiento de entrada de mercancas y servicios y devolucin de mercancas [pgina 125]
3.2 Tareas
3.2.1 Crear un carrito de compra
Resumen
Si desea comprar materiales o servicios que necesita para su trabajo diario, por ejemplo, equipo informtico o cursos
de formacin, puede solicitar estos productos directamente creando un carrito de compra.
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Compra por autoservicio
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Procedimiento
1.
Vaya a Pgina principal Resumen de autoservicios Ir a comprar .
Tambin puede iniciar esta actividad desde Seguimiento de mis carritos de compra. Haga clic en
Nuevo y seleccione Carrito de compra.
2. En la etapa 1 Seleccionar productos, seleccione materiales o servicios que desea solicitar:
De un catlogo:
Seleccione el catlogo desde el que desea solicitar y buscar el producto necesario. Para obtener ms
informacin consulte Aadir un artculo de un catlogo.
De artculos previamente solicitados o recomendados:
En la lista Visualizar seleccione Artculos previamente solicitados o Artculos recomendados y haga clic
en Ir . Seleccione el producto que desee solicitar de la lista, introduzca la cantidad y haga clic en
Aadir a carrito de compra .
Utilizando la bsqueda:
Introduzca el producto que desee solicitar en el campo Buscar y haga clic en Ir .
3. En la etapa 2 Editar carrito de compra, revise los artculos que ha seleccionado e indique o actualice los datos
del artculo, tales como la Fecha de entrega o Cantidad en caso necesario.
4. Si desea aadir otros artculos o productos que no ha podido encontrar en ningn catlogo, haga clic en
Aadir fila , seleccione a continuacin el Tipo de artculo, introduzca una Descripcin de producto para estos
artculos, la Fecha de entrega y la Cantidad necesaria.
5. Si desea eliminar un artculo de la lista, seleccione el artculo y haga clic en Eliminar .
6. En la etapa 3 Controlar, introduzca o actualice la asignacin de costes y detalles de entrega si es necesario:
Dependiendo de si se crea el carrito de compra para el mismo usuario o para un proyecto, seleccione
Centro de coste o Proyecto en el campo Asignar. Los valores facturados de sus compras se pagan a
travs del centro de coste o proyecto asignado.
El centro de coste por defecto es aqul al cual pertenece el usuario. Puede modificarlo en
caso necesario.
Su nombre se ha introducido como Nombre de destinatario en los datos Entregar a.
Si usa la pantalla por primera vez, la direccin de entrega tendr la direccin del destinatario
de manera predeterminada. Si se modifica esta direccin, la direccin de entrega tendr el
valor modificado de manera predeterminada cuando vuelva a entrar al sistema.
Si el sistema ha determinado que se va a desencadenar un proceso de aprobacin para este carrito
de compra, se visualizar el nombre del autorizador cuando haga clic en Visualizar detalles de
aprobacin. Si fuera necesario, puede introducir informacin adicional para el autorizador en el campo
Comentarios.
7. Grabe sus entradas.
SAP Business ByDesign 1302
Compra por autoservicio PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 47
8. Para solicitar el carrito de compra, haga clic en Finalizar .
Resultado
El carrito de compra se graba en el sistema con estado En aprobacin (si el sistema ha iniciado un proceso de
aprobacin) o Solicitado. Una vez se ha modificado su estado a Solicitado, se crea automticamente una solicitud
de compra. Si se ha completado la solicitud de compra, el sistema crea un pedido y lo enva al proveedor. Si falta
cualquier informacin en la solicitud de compra, un comprador debe aadirla manualmente, crear uno o ms pedidos
y enviarlos a los proveedores. El estado del carrito de compra entonces se modifica a Solicitado o Parcialmente
solicitado.
Puede seguir el estado de su carrito de compra [pgina 52] desde la vista Autoservicios haciendo clic en
Seguimiento de mis carritos de compra. Si su carrito de compra se ha creado para un proyecto, tambin puede
acceder a l en el centro de trabajo Gestin de proyectos haciendo clic en Seguimiento de Mis carritos de compra
bajo Tareas comunes.
Alternativas
Tambin puede crear un carrito de compra en nombre de un colega. Para obtener ms informacin, consulte Crear
un carrito de compra en nombre de [pgina 48]. Si an no conoce los detalles exactos de los materiales o servicios
que desea solicitar, tambin puede aadir un artculo con lmite a su carrito de compra [pgina 50].
3.2.2 Crear un carrito de compra a nombre de
Resumen
Si desea comprar materiales o servicios a nombre de un compaero, puede solicitar dichos productos creando un
carrito de compra. Como asistente personal, por ejemplo, puede que tenga que pedir ciertos materiales o servicios
para su gestor o sus colegas de equipo. Los costes se cargan automticamente al centro de coste del empleado
para el que se ha creado el carrito de compra.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Procedimiento
1.
Vaya a Pgina principal Resumen de autoservicios Ir a comprar (avanzada) .
Tambin puede iniciar esta actividad desde Seguimiento de mis carritos de compra. Haga clic en
Nuevo y seleccione Carrito de compra (avanzado).
Si desea crear un carrito de compra para un proyecto, tambin puede ir a Gestin de
proyectos Tareas comunes Ir de compras (siempre y cuando tenga acceso a este centro de
trabajo).
48 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Compra por autoservicio
2. En el paso 1 Definir estndares, en Comprar en nombre de, indique el nombre o el ID del empleado para el que
realiza la compra.
3. En Entrega, el nombre del empleado para el que realiza la compra se ha indicado comoDestinatario. Actualice
este campo cuando sea requerido.
4. Indique Entrega/Lugar de servicio y el Cliente cuando sea requerido.
En los procesos de gestin de pedidos de terceros, el Cliente es el responsable para el que se ha
comprado el material o servicio.
5. Actualice los datos de asignacin de costes, si es requerido, en Cargar a. Segn si ha creado un carrito de
compra para un compaero o para un proyecto, seleccione Centro de costes, Contrato de cliente, Tarea de
proyecto, Pedido de cliente, o Orden de servicio en el campo Asignado a . Los valores facturados de sus
compras ser pagarn tal y como corresponde.
Si selecciona Centro de coste, el centro de coste por defecto es el centro de coste del Destinatario.
Puede modificarlo en caso necesario.
6. Indicar los detalles de asignacin de costes. Se puede dividir esta asignacin para un carrito de compras. Por
ejemplo, para el documento ABC, la asignacin de costes se puede dividir de la siguiente manera:
20%: centro de coste 1
20%: centro de coste 2
60%: centro de coste 3
La divisin se puede realizar para un solo tipo de asignacin de costes. Por ejemplo, se puede realizar la
asignacin solo para centros de coste o solo para proyectos, pero no se puede dividir entre centros de coste
y proyectos.
El porcentaje total de asignacin de costes no debe superar el 100% ni ser menor que esa cifra. La
asignacin corresponder a todos los dems documentos precedentes.
7. Los datos de Direccin de envo se transfieren de Lugar de entrega/servicio.
Si entra al sistema por primera vez, la direccin de entrega tendr la direccin del destinatario de
manera predeterminada. Si se modifica esta direccin, la direccin de entrega modificada ser el
valor por defecto cuando vuelva a entrar al sistema.
8. En la etapa 2 Seleccionar productos, seleccione materiales o servicios que desea solicitar:
De un catlogo:
Seleccione el catlogo desde el que desea solicitar y buscar el producto necesario. Para obtener ms
informacin consulte Aadir un artculo de un catlogo.
De artculos previamente solicitados o recomendados:
En la lista Visualizar seleccione Artculos previamente solicitados o Artculos recomendados y haga clic
en Ir . Seleccione el producto que desee solicitar de la lista, introduzca la cantidad y haga clic en
Aadir a carrito de compra .
Utilizando la bsqueda:
Introduzca el producto que desee solicitar en el campo Buscar y haga clic en Ir .
9. En la etapa 3 Editar carrito de compra, revise los artculos que ha seleccionado e indique o actualice los datos
del artculo, tales como la Fecha de entrega o Cantidad en caso necesario.
Si tiene un Proveedor preferente para un artculo, puede indicar este proveedor en la
ficha Datos bsicos .
SAP Business ByDesign 1302
Compra por autoservicio PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 49
Si los detalles de envo de un artculo, por ejemplo, el destinatario o la direccin de envo, divergen del
resto del carrito de compra, puede especificarlos en la etiqueta Enviar a .
Si desea especificar un artculo con ms detalle, puede aadir notas y anexos en la ficha Notas y
Anexos .
10. Si desea aadir otros artculos o productos que no ha podido encontrar en ningn catlogo, haga clic en
Aadir fila , seleccione a continuacin el Tipo de artculo, introduzca una Descripcin de producto para estos
artculos, la Fecha de entrega y la Cantidad necesaria.
Si an no conoce los detalles o la cantidad de los materiales o servicios que desea solicitar, tambin
puede aadir un artculo con lmite a su carrito de compra [pgina 50].
11. Si desea eliminar un artculo de la lista, seleccione el artculo y haga clic en Eliminar .
12. Si el sistema ha determinado que se va a desencadenar un proceso de aprobacin para este carrito de compra,
se visualizar el nombre del autorizador cuando haga clic en Mostrar detalles de aprobacin. Si fuera
necesario, puede introducir informacin adicional para el autorizador en el campo Comentarios.
13. Grabe sus entradas.
14. Para solicitar el carrito de compra, haga clic en Finalizar .
Resultado
El carrito de compra se graba en el sistema con estado En aprobacin (si el sistema ha iniciado un proceso de
aprobacin) o Solicitado. Una vez se ha modificado su estado a Solicitado, se crea automticamente una solicitud
de compra. Si se ha completado la solicitud de compra, el sistema crea un pedido y lo enva al proveedor. Si falta
cualquier informacin en la solicitud de compra, un comprador debe aadirla manualmente, crear uno o ms pedidos
y enviarlos a los proveedores. El estado del carrito de compra entonces se modifica a Solicitado o Parcialmente
solicitado.
Puede seguir el estado de su carrito de compra [pgina 52] desde Resumen de autoservicios haciendo clic en
Seguimiento de mis carritos de compra. Si su carrito de compra se ha creado para un proyecto, tambin puede
acceder a l en el centro de trabajo Gestin de proyecto haciendo clic en Seguimiento de mis compras.
Alternativas
Si desea crear un carrito de compra para usted o para un proyecto, puede empezar con Ir de compras en lugar de
Ir de compras (avanzado). Para obtener ms informacin, consulte Creacin de un carrito de compras [pgina 46].
3.2.3 Aadir una posicin con lmite a un carrito de compra
Resumen
Si quiere crear un carrito de compra pero no sabe los detalles exactos o las cantidades de material o servicio
requeridas, puede aadir un artculo con lmite [pgina 96] a su carrito de la compra.
Por ejemplo, si un servicio, como reparacin, debe realizarse pero no sabe la cantidad de horas que se necesitarn,
puede aadir una posicin con lmite a su carrito de compra y asignar el importe mximo que puede costar la
reparacin. Una vez haya finalizado la reparacin, se pueden aadir los detalles al entradas de mercancas y servicios
que confirma la finalizacin [pgina 58] del servicio.
50 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Compra por autoservicio
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Requisitos previos
Ha creado un carro de compra utilizando la funcin Ir a comprar (avanzada). Para obtener ms informacin, consulte
Crear un carrito de compra en nombre de [pgina 48].
Procedimiento
1.
Vaya a Pgina principal Resumen de autoservicios Ir a comprar (avanzada) .
2. En el carrito de compra, vaya al paso 3 Editar carrito de compra.
3. Para aadir la posicin de lmite al carrito de compra, haga clic en Aadir fila .
4. Seleccione Lmite como Tipo de posicin.
5. Introduzca los datos siguientes en la pgina de ficha Datos bsico .
Una Descripcin de producto que describe el servicio o el material que necesita
La Fecha de entreganecesaria o Perodo de servicio
Un Valor lmite para especificar la cantidad mxima que puede costar el material o el servicio
Si se excede el valor lmite cuando el material o servicio se confirma en una entrada de
mercancas y servicios, el sistema desencadena un proceso de aprobacin.
La Categora de producto de su posicin - disponible
Un proveedor preferido para la posicin - si tiene un proveedor
6. Si los detalles de envo de una posicin de lmite, por ejemplo, el destinatario o la direccin de envo, divergen
del resto del carrito de compra, puede especificarlos en la etiqueta Enviar a .
7. Si desea especificar una posicin de lmite con ms detalle, puede aadir notas y anexos en la ficha Notas
y Anexos .
8. Grabe sus entradas.
Resultado
La posicin de lmite se ha aadido a su carrito de compra. Ahora puede proceder con el pedido de su carrito de
compra como lo hace habitualmente. Para obtener ms informacin, consulte Crear un carrito de compra en nombre
de [pgina 48].
Una vez el estado de su carrito de compra cambia a Pedido y se crea la peticin de compra, un comprador debe
encontrar un origen apropiado de aprovisionamiento para el material o servicio descrito en la posicin de lmite,
crear una orden de compra y enviarla al proveedor.
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Compra por autoservicio PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 51
3.2.4 Realizar el seguimiento del estado de la cesta de la compra
Resumen
Despus de crear un carrito de compra, puede supervisar su estado para ver, por ejemplo, si ya se ha pedido, si se
est procesando actualmente en el departamento de compras, o si an se tiene que aprobar. Si un autorizador no
ha aprobado el carrito de compra pero lo ha devuelto para que lo revise, tiene que revisarlo y volver a pedirlo.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Procedimiento
1.
Vaya a Pgina principal Resumen de autoservicios Seguimiento de mis carritos de compra .
Si se ha creado el carrito de compra para un proyecto, tambin puede ir a Gestin de
proyectos Tareas comunes Seguimiento de mis carritos de compra (siempre y cuando tenga
acceso a este centro de trabajo).
2. Se abre la vista Mis solicitudes. A partir de aqu, puede buscar su carrito de compra:
Carritos de compra Abrir lista todos los carritos de compra que an no se han pedido (En
preparacin), que an estn En aprobacin, que el autorizador ha devuelto para que se revisen (En
revisin), o que actualmente se estn procesando en el departamento de compras (Trabajo
solicitado). Tambin lista los carritos de compra en los que algunas o todas las posiciones se han
pedido (Pedido o Parcialmente pedido) y los carritos de compra en los que algunas posiciones ya se
han entregado y confirmado con una entrada de mercancas y servicios (Parcialmente entregado).
Carritos de compra Abiertos para confirmacin lista todos los carritos de compra en los que algunas
o todas las posiciones se han pedido (Pedido o Parcialmente pedido) y se pueden confirmar con una
entrada de mercancas y servicios una vez se hayan entregado. Tambin lista los carritos de compra
en los que algunas posiciones ya se han entregado y confirmado con una entrada de mercancas y
servicios (Parcialmente entregado).
Carritos de compra Finalizados lista todos los carritos de compra en los que todas las posiciones se
han entregado y confirmado con una entrada de mercancas y servicios (Entregado) y carritos de
compra en los que todas las posiciones se han Cancelado.
Resultado
Se visualiza una lista de carritos de compra que puede seguir procesando.
Si un carrito de compra tiene el estado En preparacin o En revisin, puede seleccionarlo y hacer clic en Editar para
realizar las modificaciones necesarias. Para obtener ms informacin, consulte Crear un carrito de compra
[pgina 46] y Crear un carrito de compra en nombre de [pgina 48]. Tambin puede borrar el carrito de compra
(consulte Borrar un carrito de compra).
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Compra por autoservicio
Si un carrito de compra ya no est en preparacin ni en revisin puede, por ejemplo, retirarlo de la aprobacin,
cancelar los artculos solicitados en el carrito de compra o confirmar la entrega. Para obtener ms informacin,
consulte:
Retirar de aprobacin un carrito de compra [pgina 53]
Cancele un artculo solicitado en un carrito de compra [pgina 54]
Confirmacin rpida de entrega [pgina 57]
Confirmar una entrega de un carrito de compra [pgina 55]
Confirmar la entrega de una posicin lmite de un carrito de compra [pgina 58]
Cancelar una entrada de mercancas y servicios de un carrito de compra [pgina 60]
Crear una devolucin de mercancas para un carrito de compra [pgina 61]
Cancelar una devolucin de mercancas para un carrito de compra [pgina 63]
3.2.5 Retirar de aprobacin un carrito de compra
Resumen
Si, despus de haber creado un carrito de compra, resulta que ya no necesita los artculos solicitados, y el carrito
de compra est actualmente en aprobacin, puede retirar de aprobacin el carrito de compra.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Requisitos previos
El carrito de compra an no ha sido solicitado. Su estado es En aprobacin.
Procedimiento
1.
Vaya a Pgina principal Resumen de autoservicios Seguimiento de mis carritos de compra .
Si se ha creado el carrito de compra para un proyecto, tambin puede ir a Gestin de
proyectos Tareas comunes Seguimiento de mis carritos de compra (siempre y cuando tenga
acceso a este centro de trabajo).
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Busque su carrito de compra.
3. Seleccione un carrito de compra y haga clic en Retirar de la aprobacin .
Adems, si desea revisar el carrito de compra antes de retirarlo, tambin puede abrirlo haciendo
clic en el ID de carrito de compra, luego en Ver todos y en Retirar de la aprobacin .
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Compra por autoservicio PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 53
Resultado
El estado del artculo del carrito de compra vuelve a ser En preparacin. Puede editarlo de nuevo y eliminar cualquier
artculo que ya no necesite.
3.2.6 Cancele un artculo solicitado en un carrito de compra
Resumen
Si, despus de crear un carrito de compra, resulta que ya no necesita un artculo solicitado en el carrito, podr
cancelar la cantidad solicitada de ese artculo.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Requisitos previos
El estado del artculo que desea cancelar es Solicitado, Pedido, Pedido parcialmente o Entregado parcialmente.
Si actualmente el carrito de compra est En aprobacin, no ser posible cancelar un artculo. Sin embargo,
puede retirar el carrito de compra de la aprobacin [pgina 53] y a continuacin eliminar los artculos del
carrito de compra.
Procedimiento
1.
Vaya a Pgina principal Resumen de autoservicios Seguimiento de mis carritos de compra .
Si se ha creado el carrito de compra para un proyecto, tambin puede ir a Gestin de
proyectos Tareas comunes Seguimiento de mis carritos de compra (siempre y cuando tenga
acceso a este centro de trabajo).
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Busque su carrito de compra.
3. Haga clic en ID de carrito de compra.
Se abre el carrito de compra.
4. Haga clic en Visualizar todo .
5. Seleccione el artculo que desea cancelar y haga clic en Cancelar cantidad solicitada .
En lugar de acceder al artculo desde el carrito de compra (haciendo clic en ID de carrito de
compra), tambin puede cancelarlo directamente desde la lista de Detalles del artculo en la vista
Mis solicitudes. Para ello, seleccione el carrito de compra de la lista, despus seleccione el artculo
que desea cancelar de la lista Detalles del artculo debajo de la lista de carritos de compra y haga
clic en Cancelar cantidad solicitada .
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Compra por autoservicio
Resultado
El estado del artculo del carrito de compra se modifica a Cancelado. El sistema cancela la cantidad abierta de este
artculo en la solicitud de compra relacionada. Ya no son posibles ms pedidos o entregas de este artculo. Sin
embargo, si el artculo ya se ha pedido parcialmente, la entrega de la cantidad que ya se ha pedido todava ser
posible.
Si ya se ha creado el pedido para el artculo que se ha cancelado ahora, el comprador deber cancelar el
correspondiente artculo del pedido manualmente y actualizar cualquier documento siguiente como, por ejemplo,
las entradas de mercancas y servicios o las facturas de proveedor. El comprador debe realizar un seguimiento con
el proveedor para cancelar cualquier entrega o la devolucin de cualquier artculo ya entregado. Tambin puede
devolver los artculos directamente en el carrito de compra creando una devolucin de mercancas. Para obtener
ms informacin, consulte Crear una devolucin de mercancas de un carrito de compra [pgina 61].
3.2.7 Confirmar una entrega de un carrito de compra
Resumen
Una vez se hayan entregado los materiales que ha solicitado en un carrito de compra o los servicios se hayan
completado, puede crear una entrada de mercancas y servicios para confirmar la entrega.
Procedimiento
1.
Dirjase a Pgina principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Se visualizan todos los carritos de compra que se abren para la confirmacin .
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra que desea confirmar.
4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .
5. Seleccione los artculos que desee confirmar y haga clic en Confirmacin rpida de entrega para crear una
entrada de mercancas y servicios.
El sistema genera una entrada de mercancas y servicios. Los datos del carrito de compra se transfieren
automticamente a la entrada de mercancas y servicios.
6. Introduzca la Informacin general sobre la entrada de mercancas y servicios:
El Proveedor se transfiere automticamente desde los pedidos.
La Fecha de contabilizacin se fija automticamente a la fecha actual. En caso necesario puede
modificarla a una fecha ms temprana pero no es posible fijarla a una fecha posterior.
El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.
7. Introduzca los datos del artculo:
Detalles de artculo
Cantidades [pgina 128]
Detalles de entrega
Detalles de asignacin de cuenta
8. Si desea individualizar los materiales suministrados, seleccione el artculo y haga clic en
Materiales individuales nuevos .
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Compra por autoservicio PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 55
Los detalles de material individual se visualizan en la ficha Datos bsicos. Puede actualizar la Descripcin de
material individual, introducir un ID de inventario y asignar el material individual a otro material individual
(Pertenece al material individual). Si el material individual pertenece a un activo fijo, el activo fijo se visualizar.
Para obtener ms informacin, vase Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16].
Si hace clic en Materiales individuales nuevos , la cantidad de posiciones de mercancas y servicios
de entrada creada es igual a la cantidad suministrada confirmada de mercancas y servicios de
entrada. Si desea crear materiales individuales para una posicin, la cantidad suministrada no debe
ser superior a 100.
9. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en las fichas Notas y
Anexos .
10. Si no desea confirmar un artculo incluido en la lista de bienes y servicios recibidos, seleccione el artculo y
haga clic en Eliminar .
11. Grabe sus entradas.
12. Haga clic en Contabilizar .
Si no desea contabilizar la entrada de mercancas y servicios de forma inmediata, slo grabe las
entradas. El estado del carrito de compra no vara, y los bienes y los servicios recibidos estn
disponibles en la vista Entradas y devoluciones con estado En preparacin. Recibir una tarea en la
lista de trabajo para completarla ms tarde. Mientras la entrada de mercancas y servicios todava
est En preparacin, podr borrarla si no desea confirmar la entrada despus de todo. Para ello,
seleccione el documento de la lista Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Una vez contabilizada la entrada de mercancas y servicios, se aade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con uno de los estados siguientes:
Si se requiere una aprobacin, el sistema fijar el estado en En aprobacin y enviar la tarea al autorizador
designado.
Si no se requiere ninguna aprobacin, el estado cambiar automticamente a Liberado.
Si el proceso de liberacin se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien
aLiberados, su estado cambia a Rechazado.
El sistema enva las entradas de mercancas y servicios a Facturacin de proveedores para la verificacin de facturas,
el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de
factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [pgina 192]. Tambin transfiere los datos a
Finanzas, contabiliza el recibo de devolucin de mercancas y actualiza el material individual y las asignaciones de
activos fijos, si cabe.
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Cuando se han confirmado todos los artculos del carrito de compra, el estado del carrito de compra cambia a
Entregado y el carrito de compra se aade a la lista Carrito de compra Concluido en la vista Mis solicitudes. Si an
hay otras posiciones de la cesta de la compra pendientes de confirmacin, la cesta de la compra permanecer en
la lista Carrito de compra Abrir para confirmacin con el estado Parcialmente entregado.
56 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Compra por autoservicio
Alternativas
Si los materiales que ha pedido ya han sido entregados o ya se han completado los servicios y todos los artculos
han sido entregaods, tambin puede confirmar el pedido haciendo doble clic. Para obtener ms informacin,
consulte Entrega de confirmacin rpida [pgina 57]. Si desea confirmar la entrega de un artculo con lmite,
consulte Confirmar la entrega de un artculo con lmite para un carrito de compra [pgina 58].
3.2.8 Confirmacin rpida de entrega
Resumen
Una vez se hayan entregado los materiales que ha solicitado en un carrito de compra o los servicios se hayan
completado, puede crear una entrada de mercancas y servicios para confirmar la entrega. Si se ha entregado un
artculo como se haba solicitado, puede confirmarlo haciendo un par de clics.
Requisitos previos
El artculo del carrito de compra para el que desea confirmar la entrega se ha entregado exactamente como se haba
solicitado.
Procedimiento
1.
Vaya a Pgina principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Se visualizan todos los carritos de compra que se abren para la confirmacin .
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra que desea confirmar.
4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .
5. Seleccione el artculo que desee confirmar y haga clic en Confirmacin rpida de entrega para crear una entrada
de mercancas y servicios.
En lugar de acceder al artculo desde el carrito de compra (haciendo clic en ID de carrito de
compra), tambin puede confirmarlo directamente desde la lista de detalles del artculo en la vista
Mis solicitudes. Para hacerlo, seleccione el carrito de compra de la lista, seleccione despus el
artculo que desee confirmar de la lista de Detalles del artculo debajo de la lista de carritos de compra
y haga clic en Confirmacin rpida de entrega .
El sistema genera y contabiliza una entrada de mercancas y servicios. Los datos del carrito de compra se
transfieren automticamente a la entrada de mercancas y servicios.
Resultado
Si la entrada de mercancas y servicios est contabilizada, se aade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con estado Liberada.
Una vez liberada la entrada de mercancas y servicios, el sistema enva dicha entrada a Facturacin de
proveedores para la verificacin de facturas, tratamiento de excepciones y procesos de pago. Para obtener ms
informacin, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones. Esto
tambin transfiere los datos a Finanzas y contabiliza aqu la entrada de devolucin de mercancas.
SAP Business ByDesign 1302
Compra por autoservicio PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 57
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Cuando se han confirmado todos los artculos del carrito de compra, el estado del carrito de compra cambia a
Entregado y el carrito de compra se aade a la lista Carrito de compra Concluido en la vista Mis solicitudes. Si an
hay otras posiciones de la cesta de la compra pendientes de confirmacin, la cesta de la compra permanecer en
la lista Carrito de compra Abrir para confirmacin con el estado Parcialmente entregado.
Alternativas
Tambin puede crear una entrada de mercancas y servicios si el artculo que ha solicitado no se ha entregado como
se ha solicitado, por ejemplo, si slo se ha entregado la mitad de la cantidad de artculo solicitada o si desea confirmar
varios artculos de una vez. Para obtener ms informacin, consulte Confirmacin de una entrega de un carrito de
compra [pgina 55].
3.2.9 Confirmar la entrega de una posicin lmite de un carrito de
compra
Resumen
Si no conoce los detalles del material o servicio que quiere o la cantidad que necesita cuando cree un carrito de la
compra, puede aadir un artculo con lmite al carrito de la compra [pgina 50], que tenga un lmite de valor asignado,
ms que un precio concreto. Una vez entregado el material o finalizado el servicio, conocer dichos detalles, por
tanto, los podr confirmar en la entrada creando una entrada de mercancas y servicios.
Procedimiento
1.
Dirjase a Pgina principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Se visualizan todos los carritos de compra que se abren para la confirmacin .
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra que desea confirmar.
4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .
5. Seleccione los artculos que desee confirmar y haga clic en Confirmacin rpida de entrega para crear una
entrada de mercancas y servicios.
El sistema genera una entrada de mercancas y servicios. Los datos del carrito de compra se transfieren
automticamente a la entrada de mercancas y servicios.
6. Introduzca la Informacin general sobre la entrada de mercancas y servicios:
El Proveedor se transfiere automticamente desde los pedidos.
La Fecha de contabilizacin se fija automticamente a la fecha actual. Si fuera necesario, puede
cambiarlo.
El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.
7. Los artculos con lmite estn enumerados en la tabla superior en la seccin Artculos de la pantalla.
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Compra por autoservicio
Los artculos con lmite se han transferido desde el carrito de la compra. Cuando se cre el carrito
de la compra, los detalles de los artculos y las cantidades todava no estaban definidos. Ahora
conoce los detalles de los materiales entregados o de los servicios finalizados, de manera que los
puede especificar en la entrega de mercancas y servicios.
Seleccione artculo con lmite en la tabla superior en la seccin Artculos y haga clic en Aadir lnea .
Se aade un artculo nuevo a la lista de artculos en la parte inferior de la seccin Artculos.
8. Introduzca los datos del artculo:
Detalles de artculo
Cantidades [pgina 128]
Detalles de entrega
Detalles de asignacin de cuenta
Como alternativa tambin puede aadir artculos de un catlogo.
9. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en la ficha Notas y
Anexos .
10. Si no desea confirmar un artculo incluido en la lista de bienes y servicios recibidos, seleccione el artculo y
haga clic en Eliminar .
11. Grabe sus entradas.
12. Haga clic en Contabilizar .
Si no desea contabilizar la entrada de mercancas y servicios de forma inmediata, slo grabe las
entradas. El estado del carrito de compra no vara, y los bienes y los servicios recibidos estn
disponibles en la vista Entradas y devoluciones con estado En preparacin. Recibir una tarea en la
lista de trabajo para completarla ms tarde. Mientras la entrada de mercancas y servicios todava
est En preparacin, podr borrarla si no desea confirmar la entrada despus de todo. Para ello,
seleccione el documento de la lista Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Una vez contabilizada la entrada de mercancas y servicios, se aade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con uno de los estados siguientes:
Si se requiere una aprobacin, el sistema fijar el estado en En aprobacin y enviar la tarea al autorizador
designado.
Si no se requiere ninguna aprobacin, el estado cambiar automticamente a Liberado.
Si el proceso de liberacin se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien
aLiberados, su estado cambia a Rechazado.
El sistema enva las entradas de mercancas y servicios a Facturacin de proveedores para la verificacin de facturas,
el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de
factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [pgina 192]. Esto tambin transfiere los datos
a Finanzas y contabiliza aqu la entrada de devolucin de mercancas.
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
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Compra por autoservicio PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 59
Cuando se han confirmado todos los artculos del carrito de compra, el estado del carrito de compra cambia a
Entregado y el carrito de compra se aade a la lista Carrito de compra Concluido en la vista Mis solicitudes. Si aun
hay otras posiciones de la cesta de la compra pendientes de confirmacin, la cesta de la compra permanecer en
la lista Carrito de compra Abrir para confirmacin con el estado Parcialmente entregado.
3.2.10 Cancelar una entrada de mercancas y servicios de un carrito
de compra
Resumen
Despus que haya contabilizado una entrada de mercancas y servicios para un carrito de compra [pgina 55], puede
que sea necesario cancelarla, por ejemplo, ya que ha encontrado un error en una entrada de datos en el documento.
Puede cancelar posiciones de entrada de mercancas y servicios completas o posiciones individuales. An
as, no es posible cancelar slo una cantidad parcial de una posicin.
Requisitos previos
El carrito de compra para el cual desea cancelar la entrada de mercancas y servicios ya se ha confirmado, por lo
que el estado es Entregado o Parcialmente entregado.
Procedimiento
1.
Dirjase a Pgina principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Seleccione Carritos de compra: Concluidos.
Se visualizarn todos los carritos de compra que ya se han confirmado.
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra para el que desea crear la entrada de mercancas
y servicios.
4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .
5. Seleccione las posiciones para las que desea cancelar la entrada de mercancas y servicios y haga clic en
Entradas y devoluciones .
6. Seleccione la entrada de mercancas y servicios y haga clic en Cancelar documento .
El sistema genera una cancelacin de entrada de mercancas y servicios. Los datos de la entrada de
mercancas y servicios se transfieren automticamente a la cancelacin.
7. Introduzca la Fecha de contabilizacin:
La Fecha de contabilizacin se fijar automticamente en la fecha en la que se ha contabilizado la
entrada de mercancas y servicios. Podr ajustarla si es necesario.
8. Si en la lista hay posiciones que no desea cancelar, seleccinelas y haga clic en Eliminar .
9. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en la ficha Notas y Anexos.
10. Haga clic en Contabilizar .
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Compra por autoservicio
Resultado
Una vez se contabiliza la cancelacin, se aade a la lista de documentos en la vista Entradas y devoluciones del centro
de trabajo Entradas de mercancas y servicios con el estado Liberado.
La entrada de mercancas y servicios original, adems, permanece en el sistema, pero su estado se actualiza como
Cancelado (si todas las posiciones fueron canceladas) o Parcialmente cancelado (si solo algunas posiciones fueron
canceladas).
El estado del carrito de compra vuelve a Pedido o Parcialmente pedido (si todas las posiciones fueron canceladas)
o Parcialmente entregado (si solo algunas posiciones fueron canceladas).
El sistema enva la cancelacin de la entrada de mercancas y servicios a Facturacin de proveedores para la
verificacin de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener ms informacin,
consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Tambin transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolucin de mercancas y actualiza el material
individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Para obtener ms informacin sobre los materiales individuales,
consulte Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16].
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Alternativas
Tambin puede cancelar una entrega de mercancas y servicios desde la vista Entradas y devoluciones del centro
de trabajo Entradas de mercancas y servicios. Para obtener ms informacin, consulte Cancelar una entrada de
mercancas y servicios o devolucin de mercancas [pgina 141].
3.2.11 Crear una devolucin de mercancas para un carrito de compra
Resumen
Si un material que ha pedido en un carrito de compra est daado o se ha entregado un material errneo, lo puede
devolver al proveedor. Si ya ha confirmado la entrega [pgina 55], podr crear y contabilizar una devolucin de
mercancas con referencia a la entrada de mercancas y servicios que se ha creado para ese material.
Requisitos previos
El carrito de compra para el que desea crear una devolucin de mercancas tiene el estado Entregado o Entregado
parcialmente.
Procedimiento
1.
Dirjase a Pgina principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Seleccione Carritos de compra: Concluidos.
Se visualizarn todos los carritos de compra que ya se han confirmado.
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra para el que desea crear una devolucin de
mercancas.
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Compra por autoservicio PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 61
4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .
5. Seleccione la posicin que desea devolver y haga clic en Entradas y devoluciones .
6. Haga clic en Nueva devolucin de mercancas .
El sistema genera una devolucin de mercancas. Los datos de la entrada de mercancas y servicios se
transfiere automticamente a la devolucin de mercancas.
7. Introduzca la Fecha de contabilizacin:
La Fecha de contabilizacin se fijar automticamente en la fecha en la que se ha contabilizado la
entrada de mercancas y servicios. Podr ajustarla si es necesario.
8. Si en la lista hay posiciones para las que no desea crear una devolucin de mercancas, seleccinelas y haga
clic en Eliminar .
9. Si la cantidad devuelta de una posicin difiere de la cantidad propuesta por el sistema, actualice la Cantidad
devuelta para visualizar la cantidad que se devuelve realmente.
Si se ha asignado un material individual a un elemento, la cantidad siempre es 1 y no se puede
modificar.
10. Si la fecha de devolucin de una posicin difiere de la fecha propuesta por el sistema, actualice el campo
Fecha de devolucin para visualizar cuando se devuelve realmente la posicin.
11. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en las fichas Notas y
Anexos .
12. Grabe sus entradas.
13. Haga clic en Contabilizar .
Si no desea contabilizar la devolucin de mercancas de forma inmediata, grabe slo las entradas.
De esta manera, la devolucin de mercancas estar disponible en la vista Entradas y devoluciones
con el estado En preparacin. Recibir una tarea en la lista de trabajo para completarla ms tarde.
Mientras la devolucin de mercancas todava est En preparacin, podr borrarla si no desea
confirmar la entrega despus de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista Entradas y
devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Si la devolucin de mercancas est contabilizada, se aadir a la lista de devoluciones en la vista Entradas y
devoluciones con el estado Liberada. El estado de la correspondiente entrada de mercancas y servicios se modificar
a Mercancas devueltas. El carrito de compra se aadir a la lista Carritos de compra: Abrir para confirmacin con el
estado Pedido o Pedido parcialmente.
El sistema enva la cancelacin de la entrada de mercancas y servicios a Facturacin de proveedores para la
verificacin de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener ms informacin,
consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Tambin transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolucin de mercancas y actualiza el material
individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Si, por ejemplo, crea una devolucin de mercancas para un
elemento para el que se ha creado un material individual, el estado del material individual cambia a Bloqueado cuando
se contabiliza la devolucin de mercancas. El material individual ya no se podr asignar a otro material individual,
y tampoco se podr utilizar en un activo fijo. Para obtener ms informacin sobre los materiales individuales, consulte
Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16].
62 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Compra por autoservicio
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Alternativas
Tambin puede crear la devolucin de mercancas desde la vista Entradas y devoluciones del centro de trabajo
Entradas de mercancas y servicios. Para obtener ms informacin, consulte Creacin de una devolucin de
mercancas [pgina 140].
3.2.12 Cancelar una devolucin de mercancas para un carrito de
compra
Resumen
Despus que haya contabilizado una devolucin de mercancas para un carrito de compra [pgina 61], puede que
sea necesario cancelarla, por ejemplo, ya que ha encontrado un error en una entrada de datos en el documento.
Puede cancelar posiciones de devolucin de mercancas o posiciones individuales completas . An as, no
es posible cancelar slo una cantidad parcial de una posicin.
Requisitos previos
El carrito de compra para el que desea cancelar la devolucin de mercancas ya se confirm y posteriormente se
devolvi, por lo que el estado de dicho carrito se volvi a fijar como Pedido o Parcialmente pedido.
Procedimiento
1.
Dirjase a Pgina principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Seleccione Carritos de compra Abierto para confirmacin.
Se visualizan todos los carritos de compra que an se tengan que confirmar.
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra para el que desea cancelar la devolucin de
mercancas.
4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .
5. Seleccione las posiciones para las que desea cancelar la devolucin de mercancas y haga clic en
Entradas y devoluciones .
6. Seleccione la devolucin de mercancas y haga clic en Cancelar documento .
El sistema genera una cancelacin de devolucin de mercancas. Los datos de la devolucin de mercancas
se transfieren automticamente a la cancelacin.
7. Introduzca la Fecha de contabilizacin:
La Fecha de contabilizacin se fijar automticamente en la fecha en la que se ha contabilizado la
devolucin de mercancas. Podr ajustarla si es necesario.
8. Si en la lista hay posiciones que no desea cancelar, seleccinelas y haga clic en Eliminar .
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Compra por autoservicio PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 63
9. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en la ficha Notas y Anexos.
10. Haga clic en Contabilizar .
Resultado
Una vez se contabiliza la cancelacin, se aade a la lista de documentos en la vista Entradas y devoluciones del centro
de trabajo Entradas de mercancas y servicios con el estado Liberado.
El estado de la devolucin de mercancas cambia a Cancelado.
El estado del carrito de compra se modifica a Entregado o Parcialmente entregado.
El sistema enva la cancelacin de devolucin de mercancas a Facturacin de proveedores para la verificacin de
facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener ms informacin, consulte
Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [pgina 192]. Tambin
transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolucin de mercancas y actualiza el material individual
y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Para obtener ms informacin sobre los materiales individuales, consulte
Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16].
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Alternativas
Tambin puede cancelar una devolucin de mercancas desde la vista Entradas y devoluciones del centro de trabajo
Entradas de mercancas y servicios. Para obtener ms informacin, consulte Cancelar una entrada de mercancas
y servicios o devolucin de mercancas [pgina 141].
64 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Compra por autoservicio
4 Solicitudes de compra y pedidos
4.1 Vista Solicitudes de compra
4.1.1 Gua rpida de solicitudes de compra
Como comprador, tiene que gestionar todo tipo de demandas de productos de los que debe proveerse de manera
externa. La vista Solicitudes de compra en el centro de trabajo Solicitudes y rdenes de compra le permite procesar
y monitorizar todas las solicitudes de compra recibidas basadas en proyectos de la gestin de proyectos,
proposiciones de compra de planificacin de necesidades de material (MRP) y carritos de compra por autoservicio.
Al recibir una solicitud de compra, el solicitante puede haber asignado una fuente de aprovisionamiento a cada
producto. Si una fuente de aprovisionamiento no est asignada a un producto, habr que asignarla de forma manual.
Dependiendo de la configuracin que ha seleccionado para la creacin automtica de compras, si toda la informacin
est completa el sistema crea automticamente una orden de compra y la enva a continuacin al proveedor o se la
enva manualmente desde la vista rdenes de compra.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Gestionar y controlar proyectos, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente en gestionar y controlar proyectos.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Conceptos bsicos
Procesamiento de solicitud de compra
El procesamiento de solicitudes de compra le permite actualizar y transferir los datos de las solicitudes de compra
a los pedidos. Las solicitudes de compra se liberan de otras reas de dentro de su empresa a su departamento de
compras y pueden basarse en lo siguiente:
Propuestas de compra de la planificacin de materiales
Carritos de compra de la compra por autoservicio
Proyectos de la gestin de proyectos
Las solicitudes de compra contienen productos que se deben comprar en una cantidad especfica dentro de un
tiempo determinado. Estos productos pueden ser:
Materiales de estoc, como piezas de recambio o materias primas
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Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 65
Material no de almacn, como ordenadores porttiles o impresoras
Servicios, como consultora o servicios de limpieza
Limite las posiciones si la informacin exacta detallada o la cantidad del material solicitado o los servicios
an se desconocen.
Para obtener ms informacin, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [pgina 89] y Posiciones con
lmite [pgina 96].
El sistema puede gestionar todas las etapas de este proceso de solicitud de compra automticamente; el usuario
slo recibir excepciones en su lista de trabajo, como resultado de datos inconsistentes o que faltan. Si lo prefiere,
algunas etapas se pueden gestionar manualmente, como por ejemplo, agrupar en un pedido individual un grupo de
solicitudes de compra con el mismo proveedor.
Para transferir automticamente una solicitud de compra a un pedido de cliente, debe asignarse una fuente de
aprovisionamiento. El sistema intenta asignar una fuente de suministro. Si esto no es posible, el comprador puede
asignar una fuente de aprovisionamiento manualmente o hacer que el sistema cree una solicitud de
aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratacin, para iniciar el proceso de solicitud de
oferta.
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de solicitud de compra [pgina 68].
Clasificacin de fuentes de aprovisionamiento en asignar fuente de aprovisionamiento
Se puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras:
Puede asignarla en cada solicitud de compra o en un pedido cuando cree un pedido manualmente.
Puede asignar la misma fuente de aprovisionamiento a mltiples solicitudes de compra dentro del pool de
trabajo de las solicitudes de compra.
El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporciona
una lista generada de forma automtica, en orden de aptitud llamada una clasificacin de fuentes de
aprovisionamiento.
La clasificacin de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento con
contratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categora de producto. La lista ranking
siempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento ms adecuada al principio y acaba con la menos adecuada
al final.
Para obtener ms informacin, consulte Clasificacin de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente de
aprovisionamiento [pgina 71].
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por
ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniera o activos fijos.
Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que
necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o
contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o
descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de
proyecto en contabilidad financiera.
Si existe un catlogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podr crear
automticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podr enviar solicitudes de oferta para determinar los
proveedores apropiados.
Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente
u rdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).
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Solicitudes de compra y pedidos
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultora
y la formacin, trabajo temporal o servicios de ingeniera. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la
compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o,
directamente por el comprador mediante un pedido.
Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren
directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de
lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automtica. Si no existe fuente de
suministro alguna, se puede enviar una peticin de oferta para determinar un proveedor adecuado.
Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las
demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de
aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (stock)
El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basndose en un requisito
que puede generarse de un sistema de planificacin como, por ejemplo, un sistema de planificacin de la necesidades
de material (MRP).
Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificacin de la
demanda y la creacin de un pedido, pasando por la asignacin automtica o manual de fuentes de
aprovisionamiento, el envo del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancas y servicios, la verificacin de
facturas y el pago.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).
Tareas
Agrupacin de solicitudes de compra y creacin de un pedido
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 73].
Asignar una fuente de aprovisionamiento
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 74].
Cancelacin de una cantidad pendiente en una solicitud de compra
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 75].
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Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 67
4.1.2 Conceptos bsicos
4.1.2.1 Procesamiento de solicitudes de compra
Resumen
El procesamiento de solicitudes de compra le permite actualizar y transferir los datos de las solicitudes de compra
a los pedidos. Las solicitudes de compra se liberan de otras reas de dentro de su empresa a su departamento de
compras y pueden basarse en lo siguiente:
Propuestas de compra de la planificacin de materiales
Carritos de compra de la compra por autoservicio
Proyectos de la gestin de proyectos
Las solicitudes de compra contienen productos que se deben comprar en una cantidad especfica dentro de un
tiempo determinado. Estos productos pueden ser:
Materiales de estoc, como piezas de recambio o materias primas
Material no de almacn, como ordenadores porttiles o impresoras
Servicios, como consultora o servicios de limpieza
Limite las posiciones si la informacin exacta detallada o la cantidad del material solicitado o los servicios
an se desconocen.
Para obtener ms informacin, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [pgina 89] y Posiciones con
lmite [pgina 96].
El sistema puede gestionar todas las etapas de este proceso de solicitud de compra automticamente; el usuario
slo recibir excepciones en su lista de trabajo, como resultado de datos inconsistentes o que faltan. Si lo prefiere,
algunas etapas se pueden gestionar manualmente, como por ejemplo, agrupar en un pedido individual un grupo de
solicitudes de compra con el mismo proveedor.
Para transferir automticamente una solicitud de compra a un pedido de cliente, debe asignarse una fuente de
aprovisionamiento. El sistema intenta asignar una fuente de suministro. Si esto no es posible, el comprador puede
asignar una fuente de aprovisionamiento manualmente o hacer que el sistema cree una solicitud de
aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratacin, para iniciar el proceso de solicitud de
oferta.
Requisitos previos
La activacin del paquete empresarial Gestin de pedidos y solicitudes de compra es el principal requisito previo en
la configuracin empresarial.
Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuracin. Si no dispone de la autorizacin
necesaria, pngase en contacto con su administrador.
En la empresa se ejecutan uno o ms de los siguientes procesos empresariales:
Procesos de aprovisionamiento bsico
Aprovisionamiento de productos externos con emplazamiento de stock y gestin de inventario (planificacin
de necesidades de material)
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Solicitudes de compra y pedidos
Aprovisionamiento de servicios externos (gestin de proyectos)
Aprovisionamiento por autoservicio electrnico por parte de los empleados (compras por autoservicio)
Segn los procesos empresariales, el grado de integracin necesario en las reas empresariales relacionadas y el
nivel de automatizacin que desee lograr, es posible que tenga que seleccionar paquetes y conceptos empresariales
adicionales en las siguientes reas:
Planificacin y control de cadena logstica
Paquete empresarial Control de aprovisionamiento y logstica, concepto empresarial Transferencia a
compras.
Gestin de configuracin de cadena logstica
Paquete empresarial Diseo de cadena logstica.
Gestin de proyectos
Paquete empresarial Planificacin y ejecucin de proyecto y concepto empresarial Aprovisionamiento del
proyecto.
Aprovisionamiento
Paquete empresarial Aprovisionamiento y contratacin.
Compras
Paquete empresarial Aprovisionamiento por autoservicio
Soporte y servicios integrados
Paquete empresarial Entorno empresarial y concepto empresarial Clculo de impuestos.
Determinacin de precios de productos y servicios
Paquete empresarial Determinacin de precios de productos y servicios y concepto empresarial Precios de
lista.
Integracin
El procesamiento de solicitud de compra est integrado con:
Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la creacin de solicitudes de compra:
Procesamiento de gestin de proyectos, el cual lo mantiene informado acerca del rendimiento del
proyecto y le permite controlar el trabajo, los costes y las programaciones del proyecto.
Procesamiento de aprovisionamiento por autoservicio, el cual permite a sus empleados crear y realizar
un seguimiento de las solicitudes internas de productos, para ellos mismos o en nombre de otros
empleados.
Procesamiento de planificacin de requisitos de materiales, el cual permite planificar y controlar la
demanda de los materiales de almacn y su entrega.
Procesos de salida que conducen a la actualizacin o finalizacin de documentos de seguimiento y a la
finalizacin o cancelacin de solicitudes de compra:
Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos
y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos.
Procesamiento de aprovisionamiento y procesamiento de solicitud de oferta, el cual le permite crear y
enviar solicitudes de oferta, comparar ofertas de proveedor y determinar ofertas ganadoras, las cuales
pueden transferirse luego a un pedido.
Etapas de proceso
1. El solicitante introduce datos en el sistema
La creacin automtica de una solicitud de oferta est basada en la informacin que introduce un solicitante
en un documento precedente del sistema para el producto, incluida la cantidad, el precio y la fecha de entrega.
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 69
Aprovisionamiento de productos externos con emplazamiento de stock y gestin de inventario
En el centro de trabajo Planificacin de aprovisionamiento, el planificador de aprovisionamiento crea una
propuesta de compra, ya sea manualmente o mediante la planificacin de necesidades de material si un
producto se debe aprovisionar externamente. Cuando se libera la propuesta de compra, el sistema la
enva al departamento de compras.
Para obtener ms informacin, consulte: Disponibilidad de fuente de aprovisionamiento para propuestas
de compra.
Aprovisionamiento de servicios externos
En el centro de trabajo Gestin de proyectos, el jefe de proyectos selecciona y abre un proyecto de la
lista que se encuentra en la vista Proyectos. En la vista Trabajo y solicitudes del editor Proyecto, el jefe
de proyectos crea una solicitud de compra, completa la informacin relevante y luego enva la solicitud
de compra al departamento de compras.
Aprovisionamiento por autoservicio de materiales o servicios no de almacn
Los empleados pueden solicitar productos mediante la creacin de carritos de compra en la vista
Autoservicios del centro de trabajo Pgina principal. Los empleados tambin pueden comprar en nombre
de otro empleado. Una vez liberado el carrito de compras, el sistema crea una solicitud de compra en el
centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.
2. El sistema crea la solicitud de compra
El sistema crea una solicitud de compra basada en la planificacin de necesidades de material, en las compras
por autoservicio o en la gestin de proyectos.
Puede cancelar la cantidad abierta de una posicin en una solicitud de compra, es decir, la cantidad
que todava no se ha transferido a un pedido. Tambin puede volver a abrir la cantidad cancelada
3. El sistema propone una fuente de aprovisionamiento (si est disponible)
Para las propuestas de compra, se utiliza la fuente de determinacin de propuesta de compra pero es posible
sustituirla manualmente. La fuente de aprovisionamiento asignada se transfiere a la solicitud de compra. La
determinacin de fuente siempre intenta asignar una fuente de aprovisionamiento vlida mediante los
criterios de determinacin de fuente de aprovisionamiento del motor de aprovisionamiento. Para obtener
ms informacin, consulte Determinacin de fuente de aprovisionamiento.
nicamente cuando no hay una fuente de aprovisionamiento disponible, aparecer una solicitud de compra
sin asignar en la lista de trabajo. Se debe asignar manualmente una fuente de aprovisionamiento.
4. Si corresponde, el sistema enva un mensaje acerca de la informacin que falta.
El sistema enva un mensaje si los datos en una solicitud de compra son inconsistentes o estn incompletos.
Esto crea una tarea para el comprador, en la vista Solicitudes de compra del centro de trabajo Solicitudes de
compra y pedidos.
5. El comprador completa la solicitud de compra manualmente si fuera necesario.
El comprador asigna manualmente una fuente de aprovisionamiento de una lista de proveedores.
Para obtener ms informacin, consulte: Asignar una fuente de aprovisionamiento [pgina 74]
Si no hay fuentes de aprovisionamiento disponibles, el comprador solicita al sistema que cree una
solicitud de aprovisionamiento en la vista Solicitudes de aprovisionamiento en el centro de trabajo
Aprovisionamiento y contratacin. En funcin de la solicitud de aprovisionamiento, se crea una
Peticin de oferta para el pedido y se enva a proveedores potenciales que pueden enviar sus ofertas.
El comprador puede as seleccionar el proveedor que ms le convenga y crear el pedido basado en
la oferta ganadora. Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento solicitud de oferta y
Procesamiento de oferta de proveedor.
6. El sistema convierte solicitudes de compra en pedidos.
Dependiendo de las parametrizaciones de la creacin automtica de pedidos, el sistema puede convertir los
datos de una solicitud de compra individual en un pedido dentro del centro de trabajo Solicitudes de compra
70 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos
y pedidos. Si la solicitud de compra no se ha convertido automticamente en un pedido, tambin puede
agrupar manualmente varias solicitudes de compra asignadas a la misma fuente de aprovisionamiento y
hacer un solo pedido para reducir costes, por ejemplo, al reducir los costes de entrega. Puede ver todos los
pedidos a continuacin, en la vista Pedidos.
Para obtener ms informacin, consulte: Agrupacin de solicitudes de compra y creacin de un pedido
[pgina 73]
El sistema enva automticamente a los proveedores todos los pedidos completos que se crean a partir de solicitudes
de compra. . stos aparecen enumerados en la vista Pedidos con el estado Enviados. Los pedidos que se deben
procesar manualmente se enumeran con el estado En preparacin.
Consulte tambin
Procesamiento de pedidos [pgina 80]
Pedidos creados automticamente [pgina 89]
4.1.2.2 Clasificacin de fuentes de aprovisionamiento en asignar
fuente de aprovisionamiento
Resumen
Se puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras:
Puede asignarla en cada solicitud de compra o en un pedido cuando cree un pedido manualmente.
Puede asignar la misma fuente de aprovisionamiento a mltiples solicitudes de compra dentro del pool de
trabajo de las solicitudes de compra.
El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporciona
una lista generada de forma automtica, en orden de aptitud llamada una clasificacin de fuentes de
aprovisionamiento.
La clasificacin de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento con
contratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categora de producto. La lista ranking
siempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento ms adecuada al principio y acaba con la menos adecuada
al final.
La lista se clasifica mediante el mtodo "Olympic". Esto significa, por ejemplo, que si hay dos proveedores que son
igualmente apropiados, ambos se enumeran en primer lugar, el siguiente proveedor ms apropiado se enumerar
tercero y as sucesivamente.
El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento de la lista mediante un rbol de criterios inflexible y
previamente parametrizado. El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento disponibles en funcin del
primer criterio. Si esto no da como resultado una nica fuente ms adecuada, se utiliza el siguiente criterio para
decidir cul es el proveedor ms adecuado y as sucesivamente, hasta que se clasifican todas las fuentes de
aprovisionamiento disponibles.
Criterios de clasificacin
Los criterios utilizados para comparar y clasificar las fuentes de aprovisionamiento disponibles son los siguientes:
1. Fuentes de aprovisionamiento fijas
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 71
En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratacin, puede asignar un contrato o un precio de lista a un
producto como la fuente de aprovisionamiento fija. Cuando se pide este producto, la fuente de
aprovisionamiento fija asignada tiene la clasificacin ms alta.
2. Tipo de fuente
a. Contratos
Si los proveedores estn actualmente bajo contrato con el comprador, se les otorga una posicin ms
alta dentro de la clasificacin de fuente de aprovisionamiento.
La clasificacin de los contratos est determinada por las siguientes reglas en orden descendente:
1. Regulacin por cuotas
Si ya existe un contrato, el sistema verifica y compara todas las regulaciones por cuotas actuales.
Si existe una regulacin por cuotas para dos o ms contratos para un determinado producto, es
posible utilizarla como base para la capacidad del proveedor de completar el pedido.
2. Precio
Este criterio compara los diferentes precios del proveedor para el producto solicitado.
3. Cumplimiento
Este criterio slo se aplica a los contratos y es relevante si existen contratos con el mismo precio.
Se selecciona en primer lugar el contrato con la menor cantidad liberada.
4. Retraso
Si ninguno de los criterios anteriores resulta en una fuente de aprovisionamiento adecuada, se
compararn los contratos disponibles en funcin del tiempo que toma a los proveedores entregar
los productos solicitados una vez especificada la fecha de entrega por el comprador.
b. Precios de lista
Estos son los precios de los productos solicitados emitidos por el proveedor. Los precios de lista se
clasifican nicamente en orden ascendente.
Un contrato siempre siempre tiene prioridad ms alta que un precio de lista, a menos que se haya
fijado al precio de lista como la fuente de aprovisionamiento fija.
Si no hay un contrato o un precio de lista disponible, el sistema busca automticamente pedidos existentes, los
cuales pueden ser utilizados como ejemplos de negocios anteriores con un proveedor y, de este modo, como un
indicador de la capacidad para aprovisionar el producto. Cuando se utilizan pedidos como la base para asignar una
fuente de aprovisionamiento, el nico criterio utilizado para clasificarlos es el precio.
Consulte tambin
Aprovisionamiento
Determinacin de fuente de aprovisionamiento
Precios de lista
Procesamiento de contrato de compra
Procesamiento de pedidos [pgina 80]
72 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Solicitudes de compra y pedidos
4.1.3 Tareas
4.1.3.1 Agrupacin de solicitudes de compra y creacin de un pedido
Resumen
Puede agrupar manualmente varias solicitudes de compra con el mismo proveedor y crear un solo pedido. Puede
seguir agrupando las solicitudes de compra si utiliza el proveedor ms uno de los datos siguientes:
Fecha de entrega
Fecha y direccin de entrega
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Requisitos previos
Los pedidos de compra que quiere agrupar son consistentes y no tienen estado de seguimiento.
Procedimiento
1. Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione la vista Solicitudes de compra.
2. Para filtrar la lista de solicitudes de compra, seleccione Solicitudes de compra asignadas de la lista
Visualizar.
3. Para seleccionar varias solicitudes de compra, mantenga pulsada la tecla CTRL y seleccione las lneas de las
solicitudes de compra que desea agrupar.
Los conflictos de datos de producto en un pedido pueden producirlos cualquiera de los siguientes
factores:
La unidad de procesamiento de compras del maestro de productos no se ha actualizado para
el producto especificado en la solicitud de compra. Tiene que verificar el maestro de
productos y aadir la unidad de compra de procesamiento si fuera necesario.
El estado de compra que se encuentra en los datos maestros del producto no permiten que
se compre. Tiene que verificar el estado de compra en el maestro de productos y permitir la
compra del producto si fuera necesario.
La solicitud de compra no contiene una categora de producto. Debe registrar la categora
de producto en la solicitud de compra.
4. Haga clic en Agrupar y ordenar y seleccione la opcin apropiada.
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 73
Puede agrupar solicitudes de compra Por proveedor o por proveedor y ms criterios, como fecha
de entrega o direccin de entrega.
5. El sistema genera automticamente una lista de uno o varios pedidos en funcin de los criterios seleccionados
y visualiza la lista en la actividad rpida Agrupacin y pedido. Si es necesario, puede realizar las siguientes
modificaciones en los pedidos:
Para eliminar una solicitud de compra de un pedido, seleccione un pedido de compra. En Detalles,
seleccione una solicitud de compra y haga clic en Eliminar de la agrupacin .
Para editar un pedido, seleccinelo y haga clic en Editar para abrir eleditorPedido de compra. Una
vez finalizada la edicin, haga clic en Volver a Agrupacin y pedido .
Si quiere agrupar muchos pedidos de compra y uno de estos contiene una direccin gestionada
externamente, la direccin de entrega sirve como criterio de agrupacin.
Esto significa que se crea un pedido de compra distinto por cada solicitud de pedido con una
direccin de entrega distinta.
6. Para verificar qu aspecto tendr el documento de pedido, seleccinelo y haga clic en Previsualizar .
7. Grabe el pedido y envelo al proveedor.
Para grabar un borrador de pedido, seleccinelo y haga clic en Grabar .
Para grabar y enviar el pedido al proveedor, seleccinelo y haga clic en Pedido .
Resultado
El nuevo pedido se graba en el sistema. Puede ver el pedido en la vista Pedidos.
4.1.3.2 Asignar una fuente de aprovisionamiento
Resumen
En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, puede asignar manualmente fuentes de aprovisionamiento
disponibles a solicitudes de compra.
Procedimiento
1. Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione la vista Solicitudes de compra.
2. En la lista Visualizar, seleccione Solicitudes de compra no asignadas.
3. Seleccione una o ms solicitudes de compra.
4. Haga clic en Asignar fuente de aprovisionamiento .
Tambin puede asignar una fuente de suministro a una posicin de solicitud de compra individual.
Seleccione la solicitud de compra y haga clic en Editar para abrirla. Seleccione la ficha
Posiciones y la ficha Fuente de aprovisionamiento , y haga clic en
Asignar fuente de aprovisionamiento para abrir la actividad rpida.
5. En la actividad rpida Asignar fuente de aprovisionamiento, verifique las fuentes de aprovisionamiento
disponibles y asigne una a cada solicitud de compra.
74 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos
a. En la tabla Solicitudes de compra, seleccione una o varias solicitudes de compra.
b. En la tabla Fuentes de aprovisionamiento disponibles, seleccione una fuente de aprovisionamiento de
la lista y haga clic en Asignar a solicitud de compra seleccionada . El sistema introduce automticamente
el Proveedor y Precio bruto para la solicitud de compra seleccionada. Tambin puede asignar una
fuente de aprovisionamiento a todas las solicitudes de compra de la lista con el mismo producto a la
vez haciendo clic en Asignar a todas las solicitudes de compra .
Puede eliminar una fuente de aprovisionamiento de una solicitud de compra seleccionando
esa solicitud de compra y haciendo clic en Eliminar fuente de aprovisionamiento . El sistema
elimina automticamente el Proveedor y el Precio bruto para la solicitud de compra
seleccionada.
Si no hay ninguna fuente de aprovisionamiento disponible para una solicitud de compra,
puede hacer clic en Solicitud de aprovisionamiento rpido . El sistema crea automticamente
una solicitud de aprovisionamiento en la lista de trabajo de la vista Solicitudes de
aprovisionamiento del centro de trabajo Aprovisionamiento y contratacin. La persona
responsable utiliza la solicitud de aprovisionamiento para crear una solicitud de oferta, que
enva a los ofertantes. La oferta de proveedor ganadora se utilizar para crear un pedido para
el producto solicitado. Para obtener ms informacin, consulte Crear una solicitud de oferta.
6. Grabe la solicitud de compras con la fuente de aprovisionamiento asignada.
Resultado
La solicitud de compra con la fuente de aprovisionamiento asignada queda grabada en el sistema. Puede ver la
solicitud de compra en la vista Solicitudes de compra. En este punto se visualiza en la lista Visualizar en Solicitudes
de compra asignadas.
4.1.3.3 Cancelacin de una cantidad pendiente en una solicitud de
compra
Procedimiento
1.
Ir a Solicitudes y pedidos de compra Solicitudes de compra
2. Seleccione la solicitud de compra que desee cancelar y haga clice en Editar .
3. Vaya a la ficha Posiciones.
4. Seleccione las posiciones que desea cancelar.
5. Haga clic en Acciones y seleccione Cancelar cantidad abierta.
Resultado
Ha cancelado la cantidad abierta.
Tambin puede reabrir la cantidad para una posicin si es necesario. Para hacerlo, haga cliec en
Acciones y seleccione Volver a abrir cantidad
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Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 75
4.2 Vista de pedidos
4.2.1 Gua rpida Pedidos
Como comprador debe gestionar todo tipo de demandas de productos y asegurar que los productos se entregan a
tiempo y en las cantidades solicitadas.
Los pedidos se pueden crear manualmente en la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y
pedidos o el sistema genera automticamente pedidos a partir de las ofertas del proveedor adjudicadas o de las
solicitudes de compra. Las solicitudes de compra se crean desde la planificacin de necesidades de material (MRP)
o la gestin de proyectos o por empleados que utilizan la compra por autoservicio.
La vista Pedidos le permite crear, procesar y supervisar todos los pedidos y documentos relacionados, tales como
confirmaciones de pedidos. Puede visualizar un pool de trabajo de todas las tareas relacionadas con los pedidos,
las confirmaciones de pedidos y las entregas, especialmente aquellas que traten con alertas y excepciones.
En la vista Pedidos, puede crear manualmente un pedido sin referencia a una solicitud de compra. Complete los
detalles del pedido, seleccione los productos y fuentes de aprovisionamiento necesarios y enve el pedido al
proveedor seleccionado. Si no encuentra el producto que desea en los catlogos del proveedor, puede introducir
una posicin de texto libre. Puede sea necesario crear una solicitud de aprovisionamiento para encontrar una fuente
de aprovisionamiento.
Puede crear una posicin lmite cuando desconozca los datos exactos de los materiales, servicios o gastos
relacionados que se van a necesitar. En lugar de introducir informacin especfica del producto en el pedido, puede
fijar el lmite de valor de la posicin lmite en el pedido en el valor mximo que pueden costar los materiales, servicios
o gastos relacionados que no estn planificados.
En el caso que desee solicitar una posicin por segunda vez, pero que tenga otra fecha de entrega o asignacin de
costes, puede copiar la posicin de pedido.
Si copia una posicin de pedido, la referencia a documentos anteriores (por ejemplo, carritos de la compra,
proyectos o solicitudes de compra) tambin se copia. Si no desea que se copie esta referencia, y la posicin
todava no se ha enviado al proveedor, podr borrarla en el flujo de documentos de esta posicin.
Si copia un pedido completo, la referencia a documentos anteriores no se copia (por ejemplo, para pedidos
de materiales en stock o pedidos de terceros).
Si copia un pedido con subposiciones, estas tambin se copian.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Gestionar y controlar proyectos, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente en gestionar y controlar proyectos.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
76 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos
Conceptos bsicos
Procesamiento de pedidos
El tratamiento de pedidos le permite crear, actualizar y enviar pedidos que pueden contener:
Materiales de estoc, como piezas de recambio o materias primas
Material no de almacn, como ordenadores porttiles o impresoras
Servicios, como consultora o servicios de limpieza
Gastos relacionados con materiales o servicios pedidos
Limite las posiciones si la informacin exacta detallada o la cantidad del material solicitado, servicios o gastos
relacionados an se desconocen.
Para obtener ms informacin, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [pgina 89] y Posiciones con
lmite [pgina 96].
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de pedido [pgina 80].
Pedidos creados automticamente
La creacin automtica de pedidos le permite definir si un pedido se crea automticamente o manualmente a partir
de una solicitud de compra.
El uso de la creacin automtica de pedidos es importante si desea automatizar parte del proceso de
aprovisionamiento. Esto ahorra tiempo, puesto que slo tiene que crear pedidos manualmente en casos en los que
no se haya asignado ninguna fuente de aprovisionamiento a la solicitud de compra.
Se puede acceder a esta actividad mediante la tarea automtica Definir creacin automtica de pedidos del centro
de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y mediante el centro de trabajo Configuracin empresarial.
Las parametrizaciones de configuracin generalmente las realiza un administrador. Si no cuenta con la
autorizacin necesaria, contctese con un administrador.
Para obtener ms informacin, consulte Pedidos creados automticamente [pgina 89].
Confirmaciones de pedido
Una confirmacin del pedido (PO) es una confirmacin de un proveedor para entregar cantidades especificadas de
productos a precios tambin especificados dentro de cierto tiempo.
Una confirmacin de PO puede ser plenamente confirmada sin desviaciones o solo parcialmente. Las desviaciones
del pedido original respecto a cantidades, fechas de entrega o precios se pueden registrar. Como comprador, puede
aceptar o rechazar las desviaciones.
En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, si acepta las modificaciones a la confirmacin de la PO, el
sistema actualiza el pedido original.
Para obtener ms informacin, consulte Confirmaciones de pedido [pgina 91].
Recibir y procesar confirmaciones de pedidos
En la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, cuando un proveedor confirma un pedido
(PO), el sistema crear automticamente una confirmacin de pedido o bien deber crearla el usuario manualmente.
Una confirmacin de pedido de un proveedor se puede recibir e introducir en el sistema de las siguientes maneras:
De forma automtica, por formulario interactivo o por business-to-business (BSB)
Cuando un proveedor enva electrnicamente la confirmacin de un pedido, el sistema crea automticamente
una confirmacin de pedido.
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 77
Manualmente mediante formulario de impresin como fax, correo o adjunto de correo electrnico.
Cuando un proveedor enva una confirmacin de pedido por fax, correo convencional o correo electrnico,
puede crear manualmente una confirmacin de pedido utilizando la actividad rpida Nueva confirmacin de
pedido.
Para obtener ms informacin, consulte Entrada y procesamiento de confirmaciones de pedido [pgina 94].
Aprovisionamiento de activos en compras
Existe una gran variedad de productos que se pueden pedir en una empresa y, por lo tanto, son posibles varias
variantes de proceso en el aprovisionamiento de activos, dependiendo del valor y la complejidad del producto a
aprovisionar.
Si el producto a aprovisionar es de gran valor y complejidad (por ejemplo, un edificio nuevo), el comprador suele
trabajar de antemano en estrecha colaboracin con el contable. Entonces se crea el activo fijo en el sistema antes
de pedir mercancas y servicios con una asignacin de cuenta a este activo fijo.
Si el producto a aprovisionar es de poco valor y complejidad (por ejemplo, un ordenador porttil nuevo), el activo
fijo se suele crear automticamente en el sistema en el momento de contabilizar la entrada de mercancas. Por ese
motivo, en compras se utilizan materiales individuales, lo que puede llevar a la creacin de activos fijos en la Gestin
financiera.
Para obtener ms informacin, consulte Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16].
Clasificacin de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente de aprovisionamiento
Se puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras:
Puede asignarla en cada solicitud de compra o en un pedido cuando cree un pedido manualmente.
Puede asignar la misma fuente de aprovisionamiento a mltiples solicitudes de compra dentro del pool de
trabajo de las solicitudes de compra.
El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporciona
una lista generada de forma automtica, en orden de aptitud llamada una clasificacin de fuentes de
aprovisionamiento.
La clasificacin de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento con
contratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categora de producto. La lista ranking
siempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento ms adecuada al principio y acaba con la menos adecuada
al final.
Para obtener ms informacin, consulte Clasificacin de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente de
aprovisionamiento [pgina 71].
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por
ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniera o activos fijos.
Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que
necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o
contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o
descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de
proyecto en contabilidad financiera.
Si existe un catlogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podr crear
automticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podr enviar solicitudes de oferta para determinar los
proveedores apropiados.
Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente
u rdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.
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Solicitudes de compra y pedidos
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultora
y la formacin, trabajo temporal o servicios de ingeniera. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la
compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o,
directamente por el comprador mediante un pedido.
Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren
directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de
lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automtica. Si no existe fuente de
suministro alguna, se puede enviar una peticin de oferta para determinar un proveedor adecuado.
Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las
demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de
aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (stock)
El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basndose en un requisito
que puede generarse de un sistema de planificacin como, por ejemplo, un sistema de planificacin de la necesidades
de material (MRP).
Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificacin de la
demanda y la creacin de un pedido, pasando por la asignacin automtica o manual de fuentes de
aprovisionamiento, el envo del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancas y servicios, la verificacin de
facturas y el pago.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).
Tareas
Crear un pedido manualmente
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 99].
Aadir condiciones del precio
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 101].
Crear una confirmacin de pedido
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 101].
Crear una confirmacin de pedido con programa de reparto
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 103].
Cancelar un pedido
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 104].
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Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 79
Crear una entrada de mercancas y servicios para uno o ms pedidos
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 104].
Supervisar comunicacin empresarial
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu.
4.2.2 Conceptos bsicos
4.2.2.1 Procesamiento de pedidos
Resumen
El tratamiento de pedidos le permite crear, actualizar y enviar pedidos que pueden contener:
Materiales de estoc, como piezas de recambio o materias primas
Material no de almacn, como ordenadores porttiles o impresoras
Servicios, como consultora o servicios de limpieza
Gastos relacionados con materiales o servicios pedidos
Limite las posiciones si la informacin exacta detallada o la cantidad del material solicitado, servicios o gastos
relacionados an se desconocen.
Para obtener ms informacin, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [pgina 89] y Posiciones con
lmite [pgina 96].
Los materiales o servicios se pueden seleccionar de catlogos de proveedores internos o externos o aadir al pedido
como descripciones de texto libre. Los costes de estos productos se pueden asignar a un centro de coste, un
proyecto, una posicin de pedido de cliente, una posicin de servicio, un contrato de cliente o un material individual.
Los documentos anteriores a un pedido pueden ser solicitudes de compra u ofertas de proveedor. El sistema puede
tratar automticamente la mayora de las etapas del proceso de pedidos. . Transfiere las solicitudes de compra a
pedidos. El comprador solamente recibir excepciones (como resultado de datos inconsistentes o faltantes) en la
vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. Tambin puede crear manualmente un pedido
sin documento precedente.
Segn la configuracin, el pedido se integra directamente con la planificacin de gestin de proyectos, compras de
autoservicio y necesidades de material.
Se puede necesitar una aprobacin si el valor neto total de una posicin de pedido supera las tolerancias predefinidas
o si se supera el valor mximo de una posicin con lmite.
Un proyecto o una tarea de proyecto que existe en la gestin de proyectos se puede aadir como cuenta asignada
para un material, servicio o gasto no de almacn en una posicin de pedido. El sistema verifica si existe un proyecto
o una tarea de proyecto y si est disponible para aadirla como una referencia en el pedido. Puede asignar la posicin
de pedido al proyecto o a la tarea de proyecto. Una vez que se asigna la tarea de proyecto, el sistema almacena los
detalles de la posicin de pedido en el proyecto o tarea de proyecto que corresponde.
Si se selecciona, el procesamiento de pedidos tambin proporciona funciones para tratar las confirmaciones de
pedido de los proveedores que correspondan. Una confirmacin de pedido comprueba si los servicios o materiales
pedidos se pueden entregar conforme a la fecha, la cantidad y el precio solicitados.
Para los materiales o servicios no de almacn, puede decidir si se necesita, o no, de una entrada de mercancas y
servicios para el pedido. Tambin puede decidir confirmar la entrada de mercancas y servicios para un servicio
mediante la Gestin de tiempos de personal (TLM).
80 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos
Las condiciones de precio, incluidos los descuentos y recargos, se pueden aplicar al precio que se cobra por un
producto en un pedido o contrato de compra. Las condiciones de precio se basan en los contratos, las listas de
precios o la informacin de proveedor y producto y pueden tener un perodo de validez fijo. Adems del precio regular
del producto, se puede aadir un recargo debido a costes de entrega adicionales, por ejemplo. Un descuento puede
ser resultado de un descuento comercial, de cantidad, o de efectivo.
Los impuestos sobre materiales y mercancas se aplican a transacciones de compra como pedidos y facturacin de
proveedores. El impuesto de pas extranjero es vlido cuando la empresa necesita aplicar impuestos extranjeros.
En las compras, es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjeros incluso si la empresa no se
registr con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determina automticamente el impuesto aplicable en el proceso
de facturacin de proveedor.
Para obtener ms informacin consulte: Clculo de impuesto de pas extranjero para servicios
Requisitos previos
La activacin del paquete empresarial Gestin de pedidos y solicitudes de compra es el principal requisito previo en
la configuracin empresarial.
Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuracin. Si no dispone de la autorizacin
necesaria, pngase en contacto con su administrador.
En la empresa, estn en ejecucin uno o ms de los siguientes procesos empresariales:
Procesos de aprovisionamiento bsico
Aprovisionamiento de productos externos con emplazamiento de stock y gestin de inventario (planificacin
de necesidades de material)
Aprovisionamiento de servicios externos (gestin de proyectos)
Aprovisionamiento por autoservicio electrnico por parte de los empleados (compras por autoservicio)
Segn los procesos empresariales, el grado de integracin necesario en las reas empresariales relacionadas y el
nivel de automatizacin que desee lograr, es posible que tenga que seleccionar paquetes y conceptos empresariales
adicionales en las siguientes reas:
Planificacin y control de cadena logstica
Paquete empresarial Control de aprovisionamiento y logstica, concepto empresarial Transferencia a
compras.
Gestin de configuracin de cadena logstica
Paquete empresarial Diseo de cadena logstica.
Gestin de proyectos
Paquete empresarial Planificacin y ejecucin de proyecto y concepto empresarial Aprovisionamiento del
proyecto.
Aprovisionamiento
Paquete empresarial Aprovisionamiento y contratacin.
Compras
Paquetes empresariales Aprovisionamiento por autoservicio y Facturacin de proveedores.
Soporte y servicios integrados
Paquete empresarial Entorno empresarial y concepto empresarial Clculo de impuestos.
Determinacin de precios de productos y servicios
Paquete empresarial Determinacin de precios de productos y servicios y concepto empresarial Precios de
lista.
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Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 81
Integracin
El procesamiento de pedidos se puede integrar con:
Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la creacin de pedidos:
Procesamiento de solicitudes de compra, en las que usted o el sistema pueden transferir solicitudes de
compra finalizadas a pedidos segn la categora de producto.
Procesos de salida que conducen a la actualizacin o finalizacin de documentos precedentes y a la
finalizacin o cancelacin de pedidos:
Procesamiento de entrada de mercancas y servicios que le permite crear, actualizar y cancelar entradas
y devoluciones de mercancas y servicios a fin de realizar un seguimiento de la entrega de materiales no
de almacn y la finalizacin de servicios.
Procesamiento de la gestin de tiempos de personal que le permite administrar las horas de trabajo de
los prestatarios de servicios externos mediante el registro de tiempos. Tambin le permite,
opcionalmente, la aprobacin y evaluacin de estos datos de tiempo. Los datos de tiempo se pueden
utilizar para proyectos y compras con el objetivo de realizar un seguimiento del trabajo realizado por los
prestatarios de servicio o confirmarlo.
Procesamiento de entregas entrantes que le permite crear, actualizar o cancelar entregas y
devoluciones. Tambin le permite verificar que las entregas entrantes sean consistentes con los pedidos
correspondientes.
Procesamiento de facturas de proveedor que le permite verificar todas las facturas introducidas en el
sistema y compararlas con los pedidos y las entradas de mercancas y servicios correspondientes.
Procesamiento de dbitos, que le permite tratar salidas de pagos y todas las actividades asociadas con
estos pagos.
Flujo de proceso
1. Crear pedido
Procesamiento automtico de pedidos
Segn las parametrizaciones definidas en el ajuste preciso, una vez que finaliza la solicitud de compra (o
cuando finaliza una solicitud de oferta y se adjudique la oferta) el sistema crea automticamente un pedido
en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.
El pedido requiere informacin acerca de:
Comprador
Proveedor
Posiciones de pedido, tales como tipo de posicin (material, servicio, gasto, lmite), tipo de proceso, ID
de producto o descripcin, ID de categora de producto, cantidad, fecha de entrega, precio y lugar de
entrega/servicio, destinatario y asignacin de cuenta (solo para materiales que no estn en stock y
servicios).
El sistema propone automticamente un contrato o precio de lista como fuente de aprovisionamiento, si est
disponible.
Procesamiento manual de pedidos
Puede crear manualmente un pedido sin referencia a una solicitud de compra en la vista Pedidos o desde
Tareas comunes en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. Tambin puede crear un pedido a
partir de una solicitud de compra existente en la vista Solicitudes de compra.
Un pedido puede estar compuesto de varias solicitudes de compra, si tienen el mismo proveedor. Otros
criterios para agrupar varias solicitudes de compra en un pedido surgen de la combinacin del proveedor y
uno de los siguientes: fecha de entrega; o fecha y lugar de entrega.
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SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos
Es posible abrir un pedido antiguo y copiar los detalles para crear un nuevo pedido.
Tambin puede especificar los pedidos como entregados por completo o facturados por completo
haciendo clic en Finalizar Entrega o Finalizar Factura.
Si no desea especificar un precio fijo para un servicio o material no gestionado en almacn, puede
asignar un lmite de valor superior con el tipo de posicin Lmite.
Para obtener ms informacin consulte: Crear un pedido manualmente [pgina 99]
2. Enviar pedido
Si defini la creacin automtica de pedidos en el ajuste preciso, el sistema enva automticamente el pedido
finalizado al proveedor y actualiza el estado a Enviado. Los pedidos con datos incompletos aparecern en la
lista de trabajo para el procesamiento manual en la vista Pedidos.
Cuando crea manualmente un pedido que contiene todos los datos necesarios, incluida la fuente de
aprovisionamiento, haga clic en Pedido para enviar el pedido al proveedor El sistema fija el estado en
Enviado.
El sistema enva automticamente la siguiente informacin:
El pedido al proveedor
Informacin relevante para contabilidad al Libro mayor
Una notificacin de vencimiento de factura a Facturacin de proveedores
Una notificacin de pedido a Control de aprovisionamiento o Gestin de proyectos (si se configur)
Si el pedido hace referencia a un contrato, el sistema genera automticamente liberaciones
respecto a este contrato.
El canal de salida para el pedido se puede fijar desde el centro de trabajo Base de
proveedores en la vista Proveedores. Seleccione el proveedor y marque Editar . El canal de
salida se actualiza desde la ficha Comunicacin en Colaboracin.
Si no se actualiza ningn canal de salida para el proveedor, el sistema fija el canal de salida en
el estndar del sistema. En este caso, una vez que se solicita el pedido, el mensaje de
confirmacin est incompleto ya que falta el canal de salida.
Luego de que se envi el pedido, este canal de salida se muestra en la ficha Historial de salida
3. Autorizar pedido (opcional)
Segn las parametrizaciones de aprobacin de su solucin, es posible que el pedido necesite ser aprobado
por un gerente o autorizador designado. Si se supera el valor neto total del pedido, el aprobador puede aceptar
o rechazar el pedido o reenviarlo para la revisin en el centro de trabajo Mi rea de responsabilidad. Para ms
informacin, vase la documentacin sobre los procesos de aprobacin.
4. Crear confirmacin de pedido (opcional)
Una vez que el proveedor confirma el pedido, utilice el sistema para crear una confirmacin de pedido, ya sea
de manera automtica o manual.
Si recibe confirmaciones de pedidos de los proveedores mediante fax, carta o como anexo de correo
electrnico, es necesario procesar las confirmaciones de pedido manualmente. Si el proveedor acepta el
pedido en su totalidad como fue solicitado, puede hacer clic en Confirmacin rpida de pedido en la vista
Pedidos y el sistema crea la confirmacin de pedido automticamente. De otro modo, puede utilizar la
actividad rpida Nueva confirmacin de pedido en la vista Pedidos para crear y procesar las confirmaciones
de pedido en detalle.
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Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 83
Si el proveedor utiliza Adobe Interactive Forms, puede automatizar completamente la creacin de
la confirmacin de pedido y actualizar el proceso en el sistema. El sistema verifica automticamente
si la cantidad y la fecha de entrega de esta confirmacin de pedido coinciden con la cantidad y la
fecha del pedido. nicamente las excepciones dan como resultado etapas de procesamiento
manual.
Para obtener ms informacin consulte: Confirmaciones de pedido [pgina 91]
El sistema ahora est listo para tratar la entrega de los productos solicitados. Los procesos de entrada de mercancas
y servicios se inician para materiales que no estn en stock o servicios, los procesos de entrada de almacn para
materiales en stock.
Consulte tambin
Pedidos creados automticamente [pgina 89]
Confirmaciones de pedido [pgina 91]
Determinacin de impuestos [pgina 156]
Determinacin de retencin de impuestos [pgina 178]
Parametrizaciones de documento de seguimiento
Procesamiento de solicitud de compra [pgina 68]
Gestin de pedidos de terceros [pgina 38]
4.2.2.2 Procesamiento de pedido de terceros
Resumen
Como planificador de aprovisionamiento, agente comercial o comprador que se desempea como coordinador de
procesamientos de orden a terceros de la empresa, puede usar el procesamiento de rdenes de terceros para que
un proveedor, en lugar de la empresa, coordine y supervise el envo directo de un producto a un cliente.
El siguiente es un ejemplo de un flujo de proceso tpico basado en los escenarios empresariales Gestin de pedidos
y Ciclo de aprovisionamiento (stock). Su empresa vende un producto a un cliente. Sin embargo, no proporciona el
producto al cliente usted mismo. En cambio, lo pide a un proveedor y le pide al proveedor que lo enve a la direccin
del cliente. El proveedor emite una factura a nombre de su empresa. Segn la informacin de envo del proveedor,
la empresa, a su vez, factura al cliente. Es posible realizar variantes en el flujo de proceso.
Para obtener ms informacin, consulte los escenarios empresariales:
Gestin de pedidos (Procesamiento de pedido de terceros material)
Gestin de pedidos (venta de stock)
Ciclo de aprovisionamiento (stock)
Requisitos previos
Opcin de configuracin
Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuracin. Si no dispone de la autorizacin
necesaria, pngase en contacto con su administrador.
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SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos
Est permitida la gestin de pedidos de terceros en su configuracin de solucin. Para encontrar esta opcin
empresarial, vaya al centro de trabajo Configuracin empresarial y seleccione la vistaProyectos de
implementacin . Seleccione su proyecto de implementacin y haga clic en Editar alcance del proyecto .
Para este ejemplo de proceso empresarial, se ha llevado a cabo la configuracin para los escenarios empresariales
Gestin de pedidos y Ciclo de aprovisionamiento (stock).
Adems, para la gestin de pedidos de terceros, se ha definido lo siguiente:
En Definicin de alcance estos conceptos empresariales deben estar activados en la secuencia siguiente:
El concepto empresarial Vender productos estndar en el paquete empresarial Portafolio de productos y
servicios para ventas.
El concepto empresarial Pedido de cliente en el paquete empresarial Vender productos y servicios.
El concepto empresarial Gestin de pedidos de terceros en el paquete empresarial Solicitud de compra y
gestin de orden.
En el concepto empresarial Solicitudes de compra del paquete empresarial Solicitud de compra y gestin de
orden, la pregunta sobre definicin de alcance Desea que los pedidos se creen automticamente a partir de
solicitudes de compra? se ha respondido con S.
Si su empresa no tiene productos en stock pero siempre entrega directamente a travs de proveedores, tiene que
deseleccionar el concepto empresarial Envo en el concepto empresarial Logstica de salida. Este concepto
empresarial se selecciona automticamente si se seleccionan los conceptos empresariales Vender productos
estndar y Pedido de cliente.
Se han procesado los siguientes datos maestros:
En el maestro de productos, el producto est definido como un producto de compra y venta, lo que significa
que tanto el estado de la ficha Compras como el estado de las organizaciones de ventas en la ficha Ventas
estn fijadas como Activo. Esto se hace en la vista Materiales del centro de trabajo Datos de producto.
Se ha creado un contrato de compra o una lista de precios para uno o ms proveedores cuyo producto puede
ser entregado en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratacin.
El producto se asigna a una categora de producto para la cual se ha activado una creacin automtica de
pedido. En este caso, el pedido, se crea automticamente cuando se enva el pedido de cliente. Esto se lleva
a cabo en el centro de trabajo Gestin de pedidos y solicitudes de compra (tarea comn Definir creacin
automtica de pedido de cliente).
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Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 85
Flujo de proceso
Procesamiento de pedido de terceros
1. Crear pedido de cliente
En la vista Pedido de cliente del centro de trabajo Pedidos de cliente el representante de ventas crea un pedido
de cliente para una cuenta e introduce una posicin para un producto.
El sistema:
Efecta una determinacin de fuente de aprovisionamiento para determinar un origen. Para los objetivos
de este escenario, este producto se puede suministrar por un proveedor. Por eso, el sistema fija el
indicador Cumplimiento en Externo y propone automticamente un proveedor.
El representante de ventas puede modificar el proveedor asignando un nuevo origen del
aprovisionamiento.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de pedidos de cliente.
Desencadena una verificacin de disponibilidad que se basa en el tiempo de procesamiento del
proveedor. Si tiene un contrato de compra con el proveedor, el tiempo de procesamiento del proveedor
se toma de este contrato. En caso contrario, el tiempo de procesamiento del proveedor se toma del
maestro de productos donde puede ser definido especficamente para el proveedor.
Por ejemplo, si la fecha de entrega confirmada es posterior a la fecha de entrega solicitada a causa del
tiempo de procesamiento del proveedor, se visualiza un semforo ATP en mbar. La cantidad solicitada
se ha confirmado para la fecha de entrega solicitada o una fecha posterior dependiendo del tiempo de
aprovisionamiento del proveedor.
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Solicitudes de compra y pedidos
Para obtener ms informacin, consulte Verificacin de disponibilidad en escenarios de gestin de
pedidos de terceros.
Solicita una valoracin del producto para determinar el previo de venta especfico para el proveedor y
calcula el margen de beneficio del pedido de cliente.
Para obtener ms informacin, consulte Margen de beneficio.
2. Crear el pedido
El representante de ventas graba y libera los pedidos de cliente y enva una confirmacin de orden al cliente.
Dependiendo de las configuraciones de salida, utiliza el correo electrnico, el fax o la impresin para hacerlo
o se enva un mensaje B2B automticamente al cliente.
El sistema:
Fija el estado del pedido de cliente y el estado de entrega en el pedido de cliente a En ejecucin.
Crea una demanda del cliente con el tipo de entrega Terceros en la vista Demanda de cliente del centro
de trabajo Control de logstica de salida. El estado de liberacin de la demanda de cliente se fija en
Liberado y el estado de entrega en No iniciado.
Despus de que haya liberado el pedido de cliente ya no puede cambiar el proveedor en el pedido de
cliente.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de demanda de cliente.
Crea una solicitud de compra y un pedido en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos se ha
definido como objetico de este escenario la creacin automatizada de pedidos.
El pedido tiene el tipo de proceso Terceros. El estado de este pedido se fija en Enviado lo que significa
que el proveedor ha sido informado.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de pedidos [pgina 76].
Muestra el pedido del tipo de proceso Terceros, en la vista Supervisin de pedidos del centro de trabajo
Control de aprovisionamiento. Aqu el planificador de aprovisionamiento no puede supervisar el progreso
del pedido desde una perspectiva de planificacin y logstica.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de supervisin de pedidos.
3. Recibir la confirmacin de aprovisionamiento
Una vez que el proveedor ha respondido al pedido, el comprador crea un pedido o una confirmacin de registro
de la cantidad entregada y la fecha de entrega confirmada por el proveedor. Esto se hace en la vista
Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.
Para obtener ms informacin, consulte Crear un pedido de confirmacin [pgina 101].
El sistema:
Cambia el estado del pedido de Enviado a Confirmacin recibida.
Actualiza la demanda del cliente con repartos que contienen datos de cantidades y entregas basados
en la confirmacin del proveedor.
Crea un pedido de terceros en la vista Pedidos de terceros del centro de trabajo Cumplimiento de rdenes
de terceros. El pedido de terceros tiene el estado Pedido.
4. Recibir la confirmacin de la entrega
Una vez que el proveedor ha enviado el producto al cliente y le ha enviado una copia de la nota de entrega, el
comprador o el representante de ventas la registra yendo a la vista Pedido de terceros del centro de trabajo
Cumplimiento de orden de tercero y creando una notificacin de entrega de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para Pedidos de terceros.
El comprador o el representante de ventas graba y libera la notificacin de entrega de terceros.
El sistema:
Crea una entrega entrante con el estado Liberada.
Crea una entrega saliente con el estado Liberada.
Crea una confirmacin de mercancas y actividad basada en el informacin en la entrega de salida de
terceros. Esta confirmacin se enva a Contabilidad financiera. Basndose en la entrega saliente, el
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Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 87
sistema crea una solicitud de factura de la entrega de salida. Esto es visible en la vista Solicitud de
factura del centro de trabajo Facturacin de cliente con el estado Para ser facturado.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para solicitudes de factura.
Actualiza la cantidad total de entrada de mercancas en el pedido. La posicin aparece en la vista
Posiciones de documento de compras del centro de trabajo Valoracin de inventarios.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de documentos de compras.
Cambia el estado del pedido a Siguiente documento creado y el estado de entrega a Entregado
completamente y lo actualiza con la cantidad total de entrega.
Actualiza la fecha final de entrega en el pedido de cliente. La posicin aparece en la vista Posiciones de
documento de ventas del centro de trabajo Gastos e ingresos.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida Posiciones de documento de ventas.
Cambia el estado de entrega en el pedido de cliente a Finalizado y actualiza la cantidad entregada. El
estado global del pedido de cliente permanece en En proceso.
Cambia el estado de entrega de la demanda de cliente en a Finalizado.
Actualiza el reparto de la demanda de cliente con las cantidades cumplidas y la fecha de envo.
Informa a la facturacin de proveedores que se puede verificar una factura para el pedido.
5. Recibir la factura del proveedor
Una vez el proveedor le ha enviado la factura, el contable crea y contabiliza una nueva factura del proveedor
con referencia al pedido de terceros en la vista Entrada de factura del centro de trabajo Facturacin de
proveedores.
Para obtener ms informacin, consulte Crear una factura o nota de crdito con referencia a documentos
precedentes [pgina 218].
El sistema:
Graba el documento en la vista Facturas y notas de crdito del centro de trabajo Facturacin de
proveedores.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para Facturas y notas de crdito (en facturacin
de proveedores) [pgina 245].
Enva los detalles de la transaccin al libro mayor.
El sistema crea un asiento para la factura del proveedor, contabiliza la factura del proveedor como
pagable en el libro mayor y libera la factura para su pago.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de asientos.
Actualiza el estado del pedido a Finalizado y fija el estado completado de la factura a Facturado.
6. Crear la factura del cliente
Basndose en la solicitud de factura de entrega de salida, el contable crea y libera la factura del cliente en la
vista Solicitudes de factura del centro de trabajo Facturacin a clientes. O bien el contable espera hasta la
prxima ejecucin de factura programada cuando el sistema procesa automticamente las solicitudes de
factura y libera la factura.
Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida para solicitudes de factura.
El sistema:
El sistema crea un asiento para la factura para el cliente y contabiliza la factura del cliente como ingresos
y crditos como partida individual en el libro mayor. Adems, crea una posicin abierta en la cuenta del
cliente. Cuando se recibe el pago, esta posicin abierta se compensa. El pago se contabiliza como un
cobro en el libro mayor.
Actualiza el estado del pedido de cliente a Acabado. Si no existen otras posiciones el sistema fija el estado
del pedido de cliente en Completado.
88 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos
4.2.2.3 Tipos de procesos de posiciones de pedido
Resumen
El tipo de proceso clasifica el tipo de proceso de aprovisionamiento para una posicin de pedido en la vista
Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos . Segn el tipo de posicin, estn disponibles distintos
tipos de procesos.
Caractersticas
Materiales
Para posiciones de material, son posibles los siguientes tipos de procesos:
No gestionado en stock
Para el aprovisionamiento de materiales necesarios para el consumo ms que para ser almacenados en stock,
por ejemplo ordenadores porttiles o impresoras, el tipo de proceso es No gestionado en stock.
En stock
Para el aprovisionamiento de aquellos materiales que se supone que van a aadirese al almacn y
contabilizase en la cuenta de inventario, por ejemplo piezas de recambio o materiales primarios, el tipo de
proceso es En stock.
A terceros
Para el aprovisionamiento de materiales suministrados a un tercero, el tipo de proceso es A terceros.
Servicios, lmites y gastos
Para posiciones de servicio, posiciones con limitacin y posiciones de gasto, son posibles los siguientes tipos de
procesos:
Directo
Para el aprovisionamiento de posicionies de servicio, con lmite y de gasto que su empresa ha pedido
directamente, el tipo de proceso es Directo.
A terceros
Para el aprovisionamiento de posicionies de servicio, con lmite y de gasto pedidos para un tercero, el tipo de
proceso es A terceros.
Consulte tambin
Procesamiento de pedidos [pgina 80]
Procesamiento de pedido a terceros [pgina 38]
Posiciones con lmite [pgina 96]
4.2.2.4 Pedidos creados automticamente
Resumen
La creacin automtica de pedidos le permite definir si un pedido se crea automticamente o manualmente a partir
de una solicitud de compra.
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 89
El uso de la creacin automtica de pedidos es importante si desea automatizar parte del proceso de
aprovisionamiento. Esto ahorra tiempo, puesto que slo tiene que crear pedidos manualmente en casos en los que
no se haya asignado ninguna fuente de aprovisionamiento a la solicitud de compra.
Se puede acceder a esta actividad mediante la tarea automtica Definir creacin automtica de pedidos del centro
de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y mediante el centro de trabajo Configuracin empresarial.
Las parametrizaciones de configuracin generalmente las realiza un administrador. Si no cuenta con la
autorizacin necesaria, contctese con un administrador.
Opcin de creacin estndar
En el sistema, la opcin de creacin estndar establece, inicialmente, la creacin manual de pedidos en todos los
casos. Si es necesario, se puede modificar esta opcin de creacin estndar.
Crear pedido manualmente
En todos los casos, el comprador crea manualmente los pedidos a partir de solicitudes de pedido.
Crear pedido automticamente
Cuando no hay una fuente de aprovisionamiento asignada a las solicitudes de compra, el comprador crea los
pedidos manualmente. En el resto de los casos, el sistema crea pedidos automticamente.
Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre
asigna automticamente dicha fuente de aprovisionamiento.
Opciones de creacin adicionales
Adems de la opcin de creacin estndar, el comprador tambin puede fijar opciones de creacin para categoras
de producto especficas. Estas opciones de creacin son las mismas que las que pueden seleccionarse para la opcin
de creacin estndar. Al configurar las opciones de creacin para categoras de producto especficas, puede utilizar
rangos y conjuntos de valores en lugar de indicar cada categora de producto de manera individual.
Requisitos previos
Se requiere lo siguiente:
Usted tiene asignado el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos o Configuracin empresarial a fin
de poder actualizar las parametrizaciones para la creacin automtica de pedidos en la actividad Creacin
automtica de pedidos.
Las categoras de producto para las cuales el comprador desea definir opciones de creacin fueron
actualizadas en el centro de trabajo Datos de producto.
Integracin
La creacin automtica de pedidos est integrada con los siguientes centros de trabajo:
Solicitudes de compra y pedidos
Portafolio de productos
Datos de producto
Consulte tambin
Aadir una opcin de creacin de pedido para una categora de producto especfica
Automatizacin de Gestin de relacin con proveedores [pgina 19]
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Solicitudes de compra y pedidos
4.2.2.5 Confirmaciones de pedido
Resumen
Una confirmacin del pedido (PO) es una confirmacin de un proveedor para entregar cantidades especificadas de
productos a precios tambin especificados dentro de cierto tiempo.
Una confirmacin de PO puede ser plenamente confirmada sin desviaciones o solo parcialmente. Las desviaciones
del pedido original respecto a cantidades, fechas de entrega o precios se pueden registrar. Como comprador, puede
aceptar o rechazar las desviaciones.
En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, si acepta las modificaciones a la confirmacin de la PO, el
sistema actualiza el pedido original.
Creacin de una confirmacin de pedido
La confirmacin de pedido permite a los proveedores responder a sus pedidos. Con esta respuesta, el proveedor
puede aceptar los trminos y condiciones del pedido, proponer modificaciones para determinados aspectos del
pedido o rechazarlo.
Se puede crear una confirmacin de pedido:
Automticamente
Los proveedores pueden enviar su respuesta a un pedido en formato XML de forma electrnica mediante el
intercambio de datos electrnicos (EDX) o como formulario interactivo. El sistema utiliza la informacin del
archivo XML o del formulario interactivo para crear una confirmacin de pedido de manera automtica.
Si el proveedor utiliza Adobe Interactive Forms, puede automatizar completamente la creacin de la
confirmacin de pedido y actualizar el proceso en el sistema. El sistema verifica automticamente si la
cantidad y la fecha de entrega de esta confirmacin de pedido coinciden con la cantidad y la fecha del pedido.
nicamente las excepciones dan como resultado etapas de procesamiento manual.
Manualmente
Alternativamente, los proveedores pueden comunicar los detalles de la confirmacin de pedido en un
formulario de impresin por fax o por correo electrnico como anexo. Como el comprador, usted introducir
estos detalles manualmente en el sistema.
Antes de guardar una nueva confirmacin de pedido, puede ejecutar una verificacin de sistema para verificar
que los datos estn correctos.
El sistema compara la confirmacin de pedido con el correspondiente pedido para verificar la existencia de
desviaciones. En caso de existir desviaciones, la confirmacin de pedido deber pasar un proceso de
aprobacin en el que deber decidir, si aceptar o rechazar las modificaciones. Si rechaza las modificaciones,
el pedido permanecer sin modificaciones. Si acepta las modificaciones, el sistema actualizar el pedido en
consecuencia.
Para un pedido confirmado sin desviaciones por un proveedor, en la vista Pedidos puede hacer clic en
Confirmacin rpida de pedido para crear la confirmacin de pedido en un solo paso.
Para obtener ms informacin, consulte: Crear una confirmacin de pedido [pgina 101] y Crear una confirmacin
de pedido con programa de entrega [pgina 103].
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Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 91
Creacin de subposiciones para posiciones con lmite
Si se selecciona una posicin con lmite, se puede crear una subposicin para esta posicin con lmite al hacer clic
en el botn Especificar posiciones para lmite . Luego, puede introducir posiciones de servicio o material detalladas
para esta posicin con lmite.
Creacin de posiciones nuevas
En la confirmacin de pedido, puede crear posiciones nuevas al seleccionar una posicin y hacer clic en el botn
Aadir fila .
Eliminacin de posiciones o subposiciones
Se pueden eliminar posiciones nuevas sin referencia a un pedido con el botn Eliminar . Si una posicin ya tiene una
referencia a un pedido, ya no se puede eliminar.
Lmite de valor
Para las posiciones con lmite sin subposiciones, el Lmite valor reconocido es la cantidad lmite reconocida por el
proveedor. El lmite puede estar detallado por posiciones de material o servicio especficas en recibos y/o facturas
de mercancas y servicios ms adelante en el proceso de aprovisionamiento.
Para las posiciones con lmite con subposiciones, la Memoria intermedia para posiciones adicionales es la cantidad
lmite restante que todava no se detalla en la confirmacin de pedido pero que se puede detallar en posiciones de
material o servicio especficas en recibos y/o facturas de servicios y mercancas ms adelante en el proceso de
aprovisionamiento.
Consulte tambin
Recibir y procesar confirmaciones de pedidos [pgina 94]
Procesamiento de pedidos [pgina 80]
Automatizacin de Gestin de relacin con proveedores [pgina 19]
4.2.2.6 Clasificacin de fuentes de aprovisionamiento en asignar
fuente de aprovisionamiento
Resumen
Se puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras:
Puede asignarla en cada solicitud de compra o en un pedido cuando cree un pedido manualmente.
Puede asignar la misma fuente de aprovisionamiento a mltiples solicitudes de compra dentro del pool de
trabajo de las solicitudes de compra.
El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporciona
una lista generada de forma automtica, en orden de aptitud llamada una clasificacin de fuentes de
aprovisionamiento.
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SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos
La clasificacin de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento con
contratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categora de producto. La lista ranking
siempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento ms adecuada al principio y acaba con la menos adecuada
al final.
La lista se clasifica mediante el mtodo "Olympic". Esto significa, por ejemplo, que si hay dos proveedores que son
igualmente apropiados, ambos se enumeran en primer lugar, el siguiente proveedor ms apropiado se enumerar
tercero y as sucesivamente.
El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento de la lista mediante un rbol de criterios inflexible y
previamente parametrizado. El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento disponibles en funcin del
primer criterio. Si esto no da como resultado una nica fuente ms adecuada, se utiliza el siguiente criterio para
decidir cul es el proveedor ms adecuado y as sucesivamente, hasta que se clasifican todas las fuentes de
aprovisionamiento disponibles.
Criterios de clasificacin
Los criterios utilizados para comparar y clasificar las fuentes de aprovisionamiento disponibles son los siguientes:
1. Fuentes de aprovisionamiento fijas
En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratacin, puede asignar un contrato o un precio de lista a un
producto como la fuente de aprovisionamiento fija. Cuando se pide este producto, la fuente de
aprovisionamiento fija asignada tiene la clasificacin ms alta.
2. Tipo de fuente
a. Contratos
Si los proveedores estn actualmente bajo contrato con el comprador, se les otorga una posicin ms
alta dentro de la clasificacin de fuente de aprovisionamiento.
La clasificacin de los contratos est determinada por las siguientes reglas en orden descendente:
1. Regulacin por cuotas
Si ya existe un contrato, el sistema verifica y compara todas las regulaciones por cuotas actuales.
Si existe una regulacin por cuotas para dos o ms contratos para un determinado producto, es
posible utilizarla como base para la capacidad del proveedor de completar el pedido.
2. Precio
Este criterio compara los diferentes precios del proveedor para el producto solicitado.
3. Cumplimiento
Este criterio slo se aplica a los contratos y es relevante si existen contratos con el mismo precio.
Se selecciona en primer lugar el contrato con la menor cantidad liberada.
4. Retraso
Si ninguno de los criterios anteriores resulta en una fuente de aprovisionamiento adecuada, se
compararn los contratos disponibles en funcin del tiempo que toma a los proveedores entregar
los productos solicitados una vez especificada la fecha de entrega por el comprador.
b. Precios de lista
Estos son los precios de los productos solicitados emitidos por el proveedor. Los precios de lista se
clasifican nicamente en orden ascendente.
Un contrato siempre siempre tiene prioridad ms alta que un precio de lista, a menos que se haya
fijado al precio de lista como la fuente de aprovisionamiento fija.
Si no hay un contrato o un precio de lista disponible, el sistema busca automticamente pedidos existentes, los
cuales pueden ser utilizados como ejemplos de negocios anteriores con un proveedor y, de este modo, como un
indicador de la capacidad para aprovisionar el producto. Cuando se utilizan pedidos como la base para asignar una
fuente de aprovisionamiento, el nico criterio utilizado para clasificarlos es el precio.
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 93
Consulte tambin
Aprovisionamiento
Determinacin de fuente de aprovisionamiento
Precios de lista
Procesamiento de contrato de compra
Procesamiento de pedidos [pgina 80]
4.2.2.7 Recibir y procesar confirmaciones de pedidos
Resumen
En la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, cuando un proveedor confirma un pedido
(PO), el sistema crear automticamente una confirmacin de pedido o bien deber crearla el usuario manualmente.
Una confirmacin de pedido de un proveedor se puede recibir e introducir en el sistema de las siguientes maneras:
De forma automtica, por formulario interactivo o por business-to-business (BSB)
Cuando un proveedor enva electrnicamente la confirmacin de un pedido, el sistema crea automticamente
una confirmacin de pedido.
Manualmente mediante formulario de impresin como fax, correo o adjunto de correo electrnico.
Cuando un proveedor enva una confirmacin de pedido por fax, correo convencional o correo electrnico,
puede crear manualmente una confirmacin de pedido utilizando la actividad rpida Nueva confirmacin de
pedido.
Flujo de proceso
A continuacin se describen los distintos mtodos para recibir y procesar una confirmacin de pedido:
Recibir confirmaciones de pedido por formulario interactivo (entrada automtica del sistema)
Un proveedor recibe un pedido como formulario interactivo y devuelve electrnicamente la confirmacin de pedido
correspondiente.
Si el proveedor:
Acepta el pedido sin desviaciones, el sistema lo confirma automticamente al crear una confirmacin de
pedido y modificar el estado del pedido a Confirmado.
Acepta el pedido con desviaciones, en las que se han llevado a cabo modificaciones a la cantidad pedida o la
fecha de entrega, el sistema lo confirma automticamente al crear una confirmacin de pedido y modificar
el estado del pedido a Desviacin en la confirmacin.
Rechaza el pedido, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y aceptarla,
lo que cancela el pedido y modifica el estado a Rechazado.
Recibir confirmaciones de pedido por comunicacin B2B (entrada automtica del sistema)
Un proveedor enva una confirmacin de pedido por comunicacin B2B. El sistema registra automticamente la
confirmacin de pedido y confirma todas o algunas de las posiciones del pedido, segn la respuesta del proveedor.
Si el proveedor:
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Solicitudes de compra y pedidos
Acepta todo el pedido sin desviaciones, el sistema lo confirma automticamente al crear una confirmacin
de pedido y modificar el estado del pedido a Confirmado.
Acepta determinadas posiciones del pedido sin desviaciones, el sistema lo confirma automticamente al
crear una confirmacin de pedido y cambiar el estado del pedido en el sistema a Parcialmente confirmado.
Si el proveedor acepta las posiciones restantes, el sistema lo confirmar automticamente al crear
confirmaciones de pedido adicionales y al modificar el estado de las posiciones de pedido a
Confirmado y el estado del pedido a Parcialmente confirmado.
Si el proveedor rechaza las posiciones restantes, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de
pedidos. Debe abrir la tarea y aceptarla. El sistema cancela automticamente las posiciones restantes
en el pedido. Puede crear un nuevo pedido para las posiciones restantes y enviarlo a otro proveedor.
Acepta todo el pedido pero modifica algunos campos, como cantidad, valor o fecha de entrega, el sistema
crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y resolver las desviaciones.
Si acepta las desviaciones, el sistema actualiza el pedido a partir de la confirmacin de pedido. El pedido
actualizado se enva al proveedor automticamente.
Si rechaza las desviaciones, el sistema confirma automticamente el pedido como fue creado
originalmente.
Acepta determinadas posiciones del pedido pero modifica algunos campos, como cantidad, valor o fecha de
entrega, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y resolver las
desviaciones.
Si se aceptan las desviaciones, las posiciones seleccionadas se actualizan y se enva un mensaje al
proveedor.
Si rechaza las desviaciones, el sistema confirma automticamente el pedido como fue creado
originalmente.
Rechaza el pedido, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y aceptarla.
El sistema cancelar automticamente el pedido y enviar un mensaje de cancelacin al proveedor.
Recibir confirmaciones de pedido por fax, correo o correo electrnico (entrada manual)
Un proveedor le enva una confirmacin de pedido como formulario de impresin por fax, correo o correo electrnico.
Usted registra manualmente la confirmacin de pedido en el sistema y confirma todo el pedido.
Si el proveedor:
Acepta todo el pedido sin desviaciones, debe hacer clic en Nueva confirmacin de pedido para aceptar el pedido
y crear una confirmacin de pedido o puede hacer clic en Confirmacin de pedido rpida para crear la
confirmacin de pedido en una etapa.
Acepta todo el pedido pero modifica algunos campos, como cantidad, valor o fecha de entrega, debe hacer
clic en Nueva confirmacin de pedido para crear manualmente una confirmacin de pedido.
Si acepta las desviaciones, puede actualizar el pedido.
Si graba las desviaciones, el sistema confirma automticamente el pedido como fue creado
originalmente.
Si una confirmacin de pedido tiene desviaciones pero el pedido no est actualizado cuando se crea la
confirmacin, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo para indicar que hay una desviacin. En la vista
de la lista de trabajo Pedidos puede abrir el pedido en la pantalla Pedido para actualizar los campos
editables, como cantidad o valor.
Actualizar confirmaciones de pedido
Se puede usar la actividad rpida Modificar confirmacin de pedido para actualizar una confirmacin de pedido
existente en el sistema.
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Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 95
Se accede a la pantalla Modificar confirmacin de pedido en la lista de trabajo de la vista Pedidos haciendo clic en el
enlace Confirmacin de pedido en la fila del pedido seleccionado. Esto abre la lista de Confirmaciones de pedido para
pedido. A continuacin seleccione la confirmacin del pedido que desea modificar y haga clic en
Modificar confirmacin de pedido . Puede modificar la cantidad confirmada, la fecha de entrega o el precio de un pedido
confirmado y su pedido correspondiente si selecciona la partida individual, indica la informacin en el campo que
corresponde y hace clic en Aceptar desviaciones .
4.2.2.8 Posiciones con lmite
Resumen
En la solucin SAP Business ByDesign, las posiciones con lmite son posiciones que tienen asignado un lmite de
valor mximo en lugar de un precio en un documento de compra. Las posiciones con lmite se utilizan en un carrito
de compras o en un pedido cuando no conoce los detalles del material o servicio que requiere o la cantidad que
necesita.
Cuando crea una posicin con lmite en un carrito de compra o en un pedido, no se especifican los materiales,
servicios ni gastos relacionados. Esta informacin se proporciona ms adelante en la entrada de mercancas y
servicios o en la factura de proveedor. Por ejemplo, si debe realizarse un servicio, como una reparacin, pero no
sabe la cantidad de horas que se necesitarn, puede aadir una posicin con lmite al pedido y asignar el importe
mximo que puede costar la reparacin. Una vez que se completa la reparacin, puede completar los detalles en el
documento de seguimiento que corresponde.
Si se supera el lmite de valor de una posicin con lmite, el documento se contabiliza pero es enviado para su
aprobacin al gerente o aprobador designado que corresponde.
Crear una posicin con lmite
Cuando no conoce los detalles de un material o servicio no de almacn que necesita, puede crear una posicin con
lmite en un carrito de compra o pedido.
Posiciones con lmite en carritos de compra
Cuando aade posiciones con lmite a los carritos de compra, slo debe proporcionar una descripcin de producto,
una categora de producto, una fecha de entrega y un lmite de valor.
Los empleados que compren en nombre de colegas pueden aadir posiciones con lmite a sus carritos de compra.
Para ello, deben hacer clic en:
Ir de compras (avanzado) en la vista Autoservicios del centro de trabajo Pgina principal.
Nuevo carrito de compra en el panel Tareas comunes del centro de trabajo Gestin de proyectos.
Ir de compras en el panel Tareas comunes del centro de trabajo Equipo de proyecto.
Para obtener ms informacin, consulte Crear un carrito de compra en nombre de [pgina 48].
Posiciones con lmite en pedidos
Los pedidos que se crean a partir de solicitudes de compra generadas por carritos de compra pueden contener
posiciones con lmite previas. Sin embargo, tambin puede crear manualmente pedidos, con o sin referencia a
solicitudes de compra, y aadir posiciones con lmite.
Cuando aade posiciones con lmite a los pedidos, debe proporcionar una descripcin de producto, una categora
de producto, una fecha de entrega y un lmite de valor.
Para aadir posiciones con lmite, los compradores que crean pedidos pueden:
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Solicitudes de compra y pedidos
Seleccionar una solicitud de pedido de la lista que se encuentra en la vista Solicitudes de compra del centro
de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y luego hacer clic en Nuevo pedido
Creandi un nuevo pedido de compra en la vista Pedidos de compra del centro de trabajo Solicitudes de compra
y pedidos.
Para ms informacin, consulte Agrupacin de solicitudes de compra y creacin de un pedido [pgina 73] y Crear
un pedido manualmente [pgina 99].
Confirmar un material, servicio o gasto relacionado para una posicin con lmite
Como comprador, puede confirmar detalles de posiciones con lmite en las entradas de mercancas y servicios con
referencia a pedidos. Si no se requiere de entradas de mercancas ni servicios, puede entonces, como contable,
confirmar los detalles de posicin con lmite en las facturas de proveedor correspondientes.
Posiciones con lmite en entradas de mercancas y servicios
Cuando se entregan las posiciones de un pedido, puede crear una entrada de mercancas y servicios e incluir los
detalles de la posicin con lmite. En este momento, conocer las cantidades y precios finales de los materiales,
servicios o gastos relacionados a la posicin con lmite, de manera que puede introducir los detalles en la entrada
de mercancas y servicios. Aqu se introduce el tipo de posicin (material, servicio, gasto), el ID de producto (si est
disponible), la cantidad entregada, el precio neto, y la fecha de entrega, perodo de servicio o perodo de gasto.
Si hay un contrato asignado, el sistema introduce automticamente el precio y la descripcin del contrato. Esta
informacin no puede ser actualizada.
Las entradas de mercancas y servicios son creadas por:
Compradores en el centro de trabajo Entradas de mercancas y servicios.
Empleados en cualquiera de los centros de trabajo Pgina principal, Gestin de proyectos, o Equipo de
proyecto.
Para obtener ms informacin, consulteCrear una entrada de mercancas y servicios para posiciones con lmite
abiertas [pgina 136].
Posiciones con lmite en facturas de proveedor
Recibir el precio de la posicin con lmite junto con la factura de proveedor. Debe introducir manualmente el precio
en el sistema mediante el centro de trabajo Facturacin de proveedores. El sistema verifica si est incluido en el
contrato asignado. Se mostrar una advertencia si el precio que introdujo es ms bajo que el precio de contrato. Se
mostrar un error si el precio es mayor que el precio de contrato.
Si hay una entrada de mercancas o servicios, la factura de proveedor ya contendr todos los detalles de la posicin
con lmite.
Lmites de valor
El lmite de valor de una posicin con lmite en un pedido, un carrito de compra o una entrada de mercancas y
servicios es el importe mximo que se puede gastar en la compra de productos dentro de esa posicin con lmite.
Si un contrato est asignado a la posicin con lmite, el campo Valor lmite muestra el importe mximo que se puede
gastar en ese contrato.
Slo se puede asignar un contrato por posicin con lmite.
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 97
Por lo general, el campo Otro lmite de valor muestra el importe mximo adicional que puede gastar en la compra
de productos sin contrato pero tambin puede incluir productos de otros contratos distintos del asignado a la
posicin con lmite.
En ese caso, el lmite de valor es el total de los lmites del contrato asignados ms cualquier otro lmite de valor. Esto
puede incluir otro contrato pero ese contrato no se adjunta a la posicin con lmite y se trata como posicin sin
contrato.
El campo Otro lmite de valor slo puede ser utilizado si especific un contrato para la posicin (el lmite de valor).
Cuando un contrato ya est asignado a la posicin con lmite, se incluye Otro lmite de valor y no debe
exceder el Lmite de valor..
Si no especifica el otro lmite de valor, el sistema le permite gastar tanto como desee.
Lmites de valor en detalle
Cuando crea una nueva posicin con lmite del pedido, slo los campos ID de contrato y Lmite de valor estn
preparados para la entrada. Si nicamente especifica un lmite de valor, las posiciones introducidas en la entrada
de mercancas y servicios con referencia a esa posicin con lmite del pedido se cubren hasta el lmite de valor
especificado. Si se especifica un ID de contrato o se lo asigna a ese lmite de valor en la posicin con lmite del pedido,
el lmite de valor total se relaciona a ese contrato y a todas las posiciones sin contrato.
Una vez que introduce un ID de contrato para el lmite de valor en el pedido, tambin podr especificar Otro lmite
de valor en el pedido para posiciones sin contrato o posiciones de otros contratos distintos del asignado al campo
Lmite de valor. El valor de Otro lmite de valor debe ser menor o igual al Lmite de valor y se incluye en el Lmite de
valor, el cual equivale al total del lmite de valor y el otro lmite de valor.
Cuando introduce posiciones en la entrada de mercancas y servicios con referencia a la posicin con lmite del
pedido, el sistema verifica el Lmite de valor y el Otro lmite de valor.
Si se exceden estos lmites, se muestra un mensaje de advertencia. Si se exceden los lmites, an puede
contabilizar la entrada de mercancas y servicios pero se la enva al gerente o al aprobador designado para
su aprobacin. Se crea la factura de proveedor con una excepcin y se la enva para su aprobacin.
Si no especifica un contrato, puede introducir el precio que desee para la posicin con lmite.
Si especifica un contrato en el pedido, cuando introduce los detalles en la entrada de mercancas y servicios o en la
factura de proveedor, el sistema verifica si el producto es parte del contrato y verifica el precio.
En la entrada de mercancas y servicios, el sistema introduce automticamente la descripcin y el precio del
producto, si los encuentra. No puede modificar estos detalles.
En la factura de proveedor, debe introducir manualmente el precio. El sistema verifica si el producto es parte
del contrato especificado. Se mostrar una advertencia si el precio es ms bajo que el contrato. Se mostrar
un error si el precio es mayor que el contrato.
SI el producto no es parte del contrato especificado, debe introducir manualmente el precio. El sistema acepta el
precio sin realizar una verificacin. Si el producto es parte de otro contrato, el sistema no verifica el precio respecto
a ese contrato.
Ejemplos
Ejemplo A
Lmite de valor = 1000 (cuando hay un contrato asignado)
Otro lmite de valor = 200
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Solicitudes de compra y pedidos
Esto significa que el lmite de valor para las posiciones de contrato es igual a 1000 pero puede ser disminuido a 800
si se introducen posiciones sin contrato.
Ejemplo B
Lmite de valor = 1000 (cuando no hay un contrato asignado)
Otro lmite de valor = 0
Esto significa que 1000 es el lmite de valor para todas las posiciones sin contrato. Debido a que no hay un contrato
asignado, no se puede introducir un importe para Otro lmite de valor y se utiliza cero como importe estndar.
4.2.3 Tareas
4.2.3.1 Crear un pedido manualmente
Resumen
En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, puede crear manualmente un nuevo pedido y especificar
sus detalles.
Procedimiento
1. Inicie la tarea comn Nuevo pedido de, que pertenece al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.
Tambin puede ir a Solicitudes de compra y pedidos Pedidos , hacer clic en Nuevo y, a
continuacin, seleccionar Pedido.
2. Introduzca el Proveedor.
Por otro lado, tambin puede introducir primero un artculo. Si una fuente de aprovisionamiento se
asigna al artculo, el Proveedor se completar automticamente.
3. Si es necesario, escriba o actualice la informacin general asociada al pedido, como las condiciones de pago
e Incoterms.
4. Para aadir un artculo, haga clic en Aadir fila .
Tambin puede aadir un artculo de un catlogo de proveedores. Para obtener ms informacin
consulte Aadir un artculo de un catlogo.
5. En la lista Tipo de artculo, seleccione el tipo de artculo para el producto: material, servicio, gasto o lmite.
6. En la lista Tipo de proceso, seleccione el tipo de proceso de aprovisionamiento. Para obtener ms informacin,
consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [pgina 89].
7. Introduzca el ID de producto.
Tambin es posible crear un artculo de texto libre indicando la descripcin y la categora del
producto. La informacin del producto relacionada debe especificarla manualmente.
Para pedidos con artculos de texto libre, debe indicarse el grupo de determinacin de cuentas para
la categora de producto.
8. Introduzca la cantidad requerida del producto.
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 99
Normalmente, un contrato o precio de lista est asociado al pedido o a un artculo, as que el sistema
visualizar automticamente el precio bruto. El sistema calcular y visualizar el valor neto esperado. Si no
hay ningn contrato o precio de lista asociado con el pedido o el artculo, podr especificar el precio bruto
manualmente.
9. Indique el ID de lugar de entrega o servicio.
10. Dependiendo del tipo de artculo, en la seccin Detalles, introduzca la fecha de entrega, perodo de servicio
o perodo de gastos.
Si no introduce una fecha de entrega manualmente, el sistema propondr una fecha de entrega
automticamente (hoy + 7 das).
11. Indicar los detalles de asignacin de costes. Se puede dividir esta asignacin para una partida individual de
pedido. Por ejemplo, para la partida individual ABC, la asignacin de costes se puede dividir de la siguiente
manera:
20%: centro de coste 1
20%: centro de coste 2
60%: centro de coste 3
La divisin se puede realizar para un solo tipo de asignacin de costes. Por ejemplo, se puede realizar la
asignacin solo para centros de coste o solo para proyectos, pero no se puede dividir entre centros de coste
y proyectos.
El porcentaje total de asignacin de costes no debe superar el 100% ni ser menor que esa cifra. La
asignacin corresponder a todos los dems documentos precedentes.
12. Indique otra informacin que se le solicite.
Los detalles de asignacin de cuenta slo pueden introducirse si el tipo de proceso es No gestionado
en stock o Externalizado. Para obtener ms informacin, consulte Asignacin de costes en Compras
[pgina 28].
13. Repita estos pasos para aadir informacin sobre otros productos relacionados con este pedido.
Puede crear un pedido de productos gratuitos, es decir, libres de gastos, modificando manualmente
el precio a cero y desmarcando la casilla de seleccin Factura obligatoria. En el pedido haga clic en
Visualizar todo que abre el editor. La casilla de seleccin Factura obligatoria est en la ficha Datos
bsicos de la vista Artculos.
El impuesto de pas extranjero es aplicable cuando la empresa necesita aplicar impuestos
extranjeros. Es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjeros incluso si la
empresa no se registr con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determina automticamente
el impuesto aplicable en el proceso de facturacin de proveedor. En todos los documentos de
compra, como pedidos o facturas de proveedor, el sistema verifica el pas del proveedor. Cuando
hace clic en la ficha Impuestos, el sistema introduce automticamente el cdigo de impuesto y la
residencia fiscal. Esto ayuda a hacer el clculo de impuestos. Para obtener ms informacin
consulte: , Clculo de impuesto de pas extranjero para servicios
14. Grabe el pedido.
Para grabar un borrador de pedido, haga clic en Grabar . A continuacin, podr editar o completar el
pedido si lo selecciona y lo abre en el editor Pedido.
Para grabar y enviar el pedido completo al proveedor, haga clic en Pedido .
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Solicitudes de compra y pedidos
Tambin puede especificar los pedidos como entregados por completo o facturados por completo
haciendo clic en Finalizar Entrega o Finalizar Factura. Si fija este estado para un pedido lmite
con subposiciones, ese estado se trasladar a todas las subposiciones.
Alternativas
En lugar de crear el pedido de forma manual, tambin puede agrupar varias solicitudes de compras y crear el pedido
de compras basado en dichas solicitudes. Para obtener ms informacin, consulte Agrupar solicitudes de compras
y crear un pedido [pgina 73].
4.2.3.2 Aadir una condicin de precio
Resumen
Puede aadir una condicin de precio, como un descuento o un recargo, a una posicin de pedido para influir en el
valor total cuando se est calculando el precio. La asignacin de condiciones de precio puede depender, por ejemplo,
del volumen de compras, la relevancia del producto o servicio para el xito de su empresa y la importancia de la
relacin con los proveedores.
Requisitos previos
Se est creando un nuevo pedido (manual o de una solicitud de compras) o se est editando un pedido existente.
Procedimiento
1. Seleccione la ficha Posiciones y luego la ficha Precios en la parte inferior de la pantalla.
Cuando est creando un nuevo pedido, haga clic en Visualizar todo para visualizar la etiqueta
Posiciones .
2. Haga clic en Aadir fila .
3. Seleccione el Precio/Componente de precio e introduzca la informacin requerida.
Puede especificar el descuento o el recargo como un porcentaje, un valor o un valor por cantidad.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de precios en Gestin de relacin con
proveedores [pgina 23].
4.2.3.3 Crear una confirmacin de pedido
Resumen
En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos puede crear una confirmacin de pedido basndose en la
respuesta de un proveedor a un pedido enviado por usted.
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Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 101
Procedimiento
1. Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione la vista Pedidos.
2. En la lista Mostrar, seleccione Pedidos sin confirmar (por completo) y, a continuacin, seleccione el pedido
que desee confirmar.
3. Haga clic en Confirmacin de oferta nueva .
Si el pedido es confirmado por el proveedor sin desviaciones, haga clic en
Confirmacin rpida del pedido para aceptar de inmediato todo el pedido. El sistema informa en un
mensaje de que la confirmacin del pedido se ha grabado y actualiza el estado del pedido.
4. Si hay desviaciones del pedido original (resaltadas en rojo), indique las modificaciones de cantidad, fecha de
entrega o precio en la confirmacin del pedido. Si no hay desviaciones, vaya a la etapa siguiente.
5. Fije el estado del proveedor. Existen los estados siguientes:
Aceptado
Pendiente
Rechazado
El estado de proveedor indica si el proveedor ha aceptado o rechazado alguna o todas las posiciones
del pedido o si la respuesta todava est pendiente.
6. Grabe la confirmacin del pedido y actualice el pedido original en caso necesario.
Si no hay desviaciones del pedido original, haga clic en Grabar . El sistema crea la confirmacin del
pedido. Haga clic en Cerrar para volver a la vista Pedidos.
Si hay desviaciones del pedido original, y las desea aceptar directamente, haga clic en
Aceptar desviaciones . El sistema actualiza el pedido con las modificaciones introducidas en la etapa
previa.
Si existen divergencias y hace clic en Grabar , se crear la tarea Verificar confirmacin de pedido
divergente en la vista Pedidos.
Para obtener ms informacin, vase Tarea: Verificar confirmacin de pedido divergente.
Si una confirmacin de pedido se crea sin referencia a un pedido pero se basa en una posicin de
pedido de cliente nueva, se crear la tarea Verificar confirmacin de pedido de cliente divergente. Si la
tarea se acepta, se crear una partida nueva en el pedido con referencia a esta posicin y fecha de
confirmacin de pedido.
Si el comprador rechaza la confirmacin de pedido en la tarea Verificar confirmacin de pedido
divergente, se crear una confirmacin de pedido y el pedido se confirmar completamente tal y
como se ha ordenado.
Resultado
La confirmacin del pedido se graba en el sistema. Si hay desviaciones en la confirmacin de pedido y las ha aceptado,
el sistema actualizar el pedido de forma correspondiente.
102 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Solicitudes de compra y pedidos
En la vista Pedidos, puede observar confirmaciones de pedidos para un pedido seleccionado haciendo clic
en el enlace en la columna Confirmacin de pedido. Esto abre la lista de Confirmaciones de pedido para
pedido. Tambin puede editar la confirmacin de un pedido haciendo clic en la actividad rpida
Modificar confirmacin de pedido .
4.2.3.4 Crear una confirmacin de pedido con programa de reparto
Resumen
Si un proveedor no puede enregar la cantidad completa de un producto pedido en la fecha solicitada, el proveedor
puede crear una confirmacin de pedido con programa de reparto que refleje las cantidades de entrega y fechas
posibles en el centro de trabajo Solicitudes y pedidos de compra.
Procedimiento
1. El comprador crea un pedido para una cantidad de posiciones especfica para una fecha concreta.
2. El proveedor enva una confirmacin de pedido mediante correo electrnico, XML o formulario interactivo.
Si el proveedor no puede entregar la cantidad total del pedido en la fecha solicitada, puede confirmar mltiples
repartos con relacin a la fecha de entrega.
El comprador enva un pedido para 10 posiciones que deberan entregarse el 10 de diciembre.
El proveedor enva una confirmacin de pedido con tres nmeros de reparto. Tres posiciones
pueden entregarse el 1 de diciembre, tres posiciones pueden entregarse el 12 de diciembre y cuatro
pueden entregarse el 15 de diciembre.
3. El comprador recibe una tarea de notificacin acerca de esta desviacin. El comprador puede tanto aceptar
como rechazar este programa de reparto.
Si la cantidad total y la fecha de entrega son idnticas en el pedido y la confirmacin de pedido, pero
la confirmacin de pedido contiene nmeros de reparto adicionales, se genera una tarea de
notificacin.
4. Si el comprador acepta el programa de reparto, el pedido se actualiza con esos nmeros de reparto. La
informacin por tanto se enva a planificacin de aprovisionamiento y se utiliza como los datos ms actuales
para la planificacin y para la entrada de mercancas y servicios.
Si existen mltiples nmeros de reparto para una confirmacin de pedido, se visualiza un icono activo en la
tabla Posiciones.
Cuando se haya actualizado el pedido, el icono se visualizar tambin en el pedido si existe ms de un nmero
de reparto. Asimismo, la ficha Programa de reparto solo se visualiza en el pedido si existe ms de un nmero
de reparto.
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4.2.3.5 Cancelar posicin de pedido
Resumen
Si no necesita ms una posicin de pedido despus de haver enviado el pedido al proveedor, puede cancelarla e
informar al proveedor sobre esta cancelacin.
Requisitos previos
El estado del pedido es Enviado.
Si el estado del pedido todava es En preparacin, simplemente puede eliminar la posicin de pedido o
elmininar todo el pedido.
Procedimiento
1. Ir a Solicitudes y pedidos de compra y seleccionar Pedidos de compra.
2. Seleccione la solicitud de compra que desee cancelar y haga clice en Editar .
3. Vaya a la ficha Posiciones .
4. Seleccione el artculo que desea cancelar y haga clic en Cancelar cantidad solicitada .
Tambin puede cancelar todas las posiciones de pedidos haciendo un solo clic en
Cancelar pedido .
Resultado
El proveedor recibe una notificacin de cancelacin.
Si desea solicitar estas posiciones canceladas en otro momento, puede copiar los datos del pedido cancelado para
crear otro de nuevo.
Si se ha cancelado un pedido, pero se ha recibido y aceptado la entrega entrante correspondiente, no ser
posible crear la factura de proveedor con referencia a este pedido.
En este caso, deber contabilizar una factura de proveedor sin referencia a pedido. Ms tarde, deber
cargar el valor de la factura de proveedor en la cuenta de inventario de materiales.
4.2.3.6 Crear una entrada de mercancas y servicios para uno o ms
pedidos
Resumen
Puede crear una entrada de mercancas y servicios para supervisar la entrega de materiales que no estn en stock
o la finalizacin de servicios. La entrada de mercancas y servicios se puede crear en relacin con uno o ms pedidos.
104 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Solicitudes de compra y pedidos
Requisitos previos
Deben haberse enviado uno o varios pedidos al proveedor y deben haberse suministrado algunos o todos los artculos
del pedido. Si desea crear una entrada de mercancas y servicios para ms de un pedido, debern tener el mismo
proveedor.
Procedimiento
1.
Vaya a Entradas de mercancas y servicios Pedidos para entregar Mostrar por documentos .
2. Seleccione Mostrar: Pedidos pendientes o Mostrar: Pedidos atrasados.
Los Pedidos pendientes se refieren al material que no se ha suministrado o a los servicios que an
no se han completado. Los Pedidos atrasados se refieren al material que no fue suministrado hasta
la fecha de suministro especificada o a servicios que no fueron completados en este perodo.
Tambin puede restringir la visualizacin de materiales (pendientes o retrasados) o solo los
servicios.
3. Seleccione los pedidos para los que desea crear una entrada de mercancas y servicios y haga clic en
Nueva entrada de mercancas y servicios .
El sistema genera una entrada de mercancas y servicios. Los datos de los pedidos correspondientes se
transfieren automticamente a la entrada de mercancas y servicios.
4. Introduzca la Informacin general sobre la entrada de mercancas y servicios:
El Proveedor se transfiere automticamente desde los pedidos.
La Fecha de contabilizacin se fija automticamente a la fecha actual. En caso necesario puede
modificarla a una fecha ms temprana pero no es posible fijarla a una fecha posterior.
El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.
5. Introduzca los datos del artculo:
Detalles de artculo
Cantidades [pgina 128]
Detalles de entrega
Detalles de asignacin de cuenta
6. Si desea individualizar los materiales suministrados, seleccione el artculo y haga clic en
Materiales individuales nuevos .
Los detalles de material individual se visualizan en la ficha Datos bsicos. Puede actualizar la Descripcin de
material individual, introducir un ID de inventario y asignar el material individual a otro material individual
(Pertenece al material individual). Si el material individual pertenece a un activo fijo, el activo fijo se visualizar.
Para obtener ms informacin, vase Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16].
Si hace clic en Materiales individuales nuevos , la cantidad de posiciones de mercancas y servicios
de entrada creada es igual a la cantidad suministrada confirmada de mercancas y servicios de
entrada. Si desea crear materiales individuales para una posicin, la cantidad suministrada no debe
ser superior a 100.
7. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en las fichas Notas y
Anexos .
8. Grabe sus entradas.
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 105
9. Haga clic en Contabilizar .
Si no desea contabilizar la entrada de mercancas y servicios de forma inmediata, slo grabe las
entradas. De esta manera, la entrada de mercancas y servicios estar disponible en la vista Entradas
y devoluciones con el estado En preparacin. Recibir una tarea en la lista de trabajo para completarla
ms tarde. Mientras la entrada de mercancas y servicios todava est En preparacin, podr borrarla
si no desea confirmar la entrada despus de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista
Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Una vez contabilizada la entrada de mercancas y servicios, se aade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con uno de los estados siguientes:
Si se requiere una aprobacin, el sistema fijar el estado en Aprobacin y enviar la tarea al autorizador
designado.
Si no se requiere ninguna aprobacin, el estado se cambiar automticamente a Liberado.
Si el proceso de liberacin se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien a
Liberados, su estado cambia a Rechazado.
Si el estado de entrada de mercancas y servicios es Liberado, el estado del pedido correspondiente cambiar a
Documento de seguimiento creado. Cuando se hayan entregado y facturado por completo todos los artculos o un
comprador los finaliza de forma manual, el estado del pedido cambia a Finalizado.
El sistema enva las entradas de mercancas y servicios a Facturacin de proveedores para la verificacin de facturas,
el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener ms informacin, consulteCrear una factura o
nota de crdito con referencia a documentos precedentes [pgina 218] y Tratamiento de excepciones
[pgina 192]. Tambin transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolucin de mercancas y actualiza
el material individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe.
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Alternativas
Tambin puede crear una entrada de mercancas y servicios para artculos de pedidos diferentes. Para obtener ms
informacin, consulte Crear una entrada de mercancas y servicios para artculos de pedidos diferentes
[pgina 134].
4.3 Vista informes
4.3.1 Documentos liberados por contrato
Resumen
Muestra todos los documentos que se han retirado en relacin con un contrato especificado. Muestra al comprador
la intensidad de uso de un contrato en cuanto a documentos liberados por contrato.
106 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Solicitudes de compra y pedidos
Caractersticas
Ejecucin del informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Anlisis del informe
Este informe muestra un anlisis de los documentos liberados por contrato.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
El Estado del contrato se limita a Liberado.
El Estado de vencimiento se limita a No vencido y A punto de vencer.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
Pedidos por proveedor [pgina 114]
Pedidos por producto [pgina 113]
Seguimiento de contratos
Seguimiento de pedidos [pgina 111]
Contratos con vencimiento
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en Gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestin de relacin con proveedores
4.3.2 Historial de precios por producto y proveedor
Resumen
Este informe muestra el historial de precios por producto y proveedor suministrador a lo largo de los ltimos 12
meses en base a un precio promedio calculado basado en los valores de factura. Tambin puede verificar las
cantidades facturadas para ver la importancia del producto comprado para la empresa.
Caractersticas
Ejecucin de informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 107
Anlisis de informe
Este informe muestra las cantidades aprovisionadas y los precios medios por proveedor para productos, en funcin
de la unidad de medida en base mensual para un perodo de tiempo determinado.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
Ejercicio/Mes de la factura se restringe a los ltimos 12 meses.
Estado de contabilizacin se limita a Contabilizado.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
Gastos por proveedor
Gastos por producto
Fiabilidad de precio
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en gestin de relacin con proveedores
4.3.3 Supervisin de creacin automtica de pedidos
Resumen
Visualiza el porcentaje de pedidos creados de forma automtica por unidad de compras durante los ltimos 12 meses
y su correspondiente valor de compras y subtotales. En este informe, puede verificar el grado de automatizacin de
compras para una sola unidad de compras o para todas.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posicin.
Vistas
Con este informe estn disponibles las siguientes vistas:
Supervisin de creacin automtica de pedidos
Muestra el nmero y porcentaje de pedidos creados de forma automtica por unidad de compras durante
los ltimos 12 meses as como el importe y el porcentaje correspondientes del valor de compras y el subtotal
en formato de tabla o como grfico.
Tasa de creacin automtica de pedidos por mes
Muestra el porcentaje de los pedidos creados de forma automtica y el porcentaje correspondiente del valor
de compras en formato de tabla o como grfico. Usted, como comprador, puede verificar el grado de
automatizacin de compras para la unidad de compras a la que est asignado.
108 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos
Caractersticas
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay informacin adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas:
Trimestre/Ao del pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para pedidos en un trimestre o ao
detrminado.
Unidad de compras
Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una unidad de compras.
Estado de pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de procesamiento de un
pedido. Los estados incluyen:
En preparacin
Finalizado
En aprobacin
En revisin
Rechazado
Sin confirmar
Enviado
Confirmacin recibida
Cancelado
Anlisis del informe
Este informe muestra un anlisis de los pedidos creados de forma automtica por unidades de compras.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
El Estado de cancelacin excluye Solicitud de cancelacin y Cancelado.
El Estado de cancelacin de posicin excluye Solicitud de cancelacin y Cancelado.
Fecha de los pedidos se restringe al ltimo ao.
El Estado del pedido se limita a Pedido.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede desplazarse hacia Seguimiento de pedidos [pgina 111].
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en gestin de relacin con proveedores
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 109
4.3.4 Pedidos por mes
Visualiza el volumen de pedidos, el nmero de pedidos y el nmero de posiciones de pedido por unidad de compras
durante los ltimos 12 meses, cuatro trimestres o tres aos. El comprador puede visualizar la carga de trabajo del
departamento de compras a lo largo de un perodo de tiempo especificado.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posicin.
Vistas
Con este informe estn disponibles las siguientes vistas:
Pedidos por mes
Muestra el volumen de pedidos y el nmero de posiciones de pedido por unidad de compras y como total de
todas las unidades de compras de los ltimos 12 meses.
Posiciones de pedido por mes
Muestra el nmero de posiciones de pedido por mes en una vista grfica en el resumen del centro de trabajo.
Volumen de pedidos por mes
Muestra el valor neto de pedidos por mes en una vista grfica en el resumen del centro de trabajo.
Caractersticas
Ejecucin de informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay informacin adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:
Estado de pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.
Los estados incluyen:
En preparacin
En aprobacin
En revisin
Rechazado
Sin confirmar
Enviado
Confirmacin recibida
Documento de seguimiento creado
Finalizado
Anlisis de informe
Este informe muestra un anlisis del valor neto de los pedidos por mes.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
Estado de cancelacin excluye Cancelado.
110 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Solicitudes de compra y pedidos
Estado de cancelacin de posicin excluye Cancelado.
Ao de los pedidos se restringe a los ltimos 12 meses.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
Pedidos por proveedor [pgina 114]
Pedidos por producto [pgina 113]
Documentos liberados por contrato [pgina 106]
Pedidos por asignacin de costes [pgina 116]
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en gestin de relacin con proveedores
4.3.5 Seguimiento de pedidos
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos que se han creado durante los ltimos siete das. No obstante, puede
modificar el perodo de tiempo. Es posible verificar el valor, el precio, la cantidad y el estado del pedido.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posicin.
Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto
con uno o varios de los campos siguientes:
ID de pedido de cliente
Cliente
ID de pedido del cliente
Proceso siguiente
Caractersticas
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay informacin adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:
Estado de pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.
Los estados incluyen:
En preparacin
En aprobacin
En revisin
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Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 111
Rechazado
Sin confirmar
Enviado
Confirmacin recibida
Cancelado
Documento de seguimiento creado
Finalizado
Anlisis del informe
Este informe muestra un anlisis de los pedidos segn el estado.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
La Fecha de creacin de pedido est limitada a los ltimos 7 das, inclusive hoy.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hacia:
Pedidos por proveedor [pgina 114]
Pedidos por producto [pgina 113]
Documentos liberados por contrato [pgina 106]
Pedidos por asignacin de costes [pgina 116]
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en gestin de relacin con proveedores
4.3.6 Entregas previstas por semana
Resumen
Visualiza las entregas esperadas de posiciones de pedido por semana para las prximas ocho semanas. Si desea
ver detalles de pedido, aada ID de pedido a su informe y haga clic con el botn derecho del ratn en ID relevante,
seleccione Ir a y elija Visualizar detalles.
Caractersticas
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay informacin adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas:
Estado de pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para un estado de pedido especfico.
112 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos
Los estados incluyen:
Enviado
Documento de seguimiento creado
Confirmacin recibida
Semana de entrega (prximas 8 semanas)
Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para las posiciones de pedido. De manera estndar,
el valor se establece como las prximas 8 semanas, incluida la semana actual.
Anlisis del informe
Este informe muestra un anlisis de las entregas previstas de posiciones de pedido segn el nmero de posiciones
de pedido previstas por semana natural. Este informe tambin muestra el nmero total de posiciones de pedido
para el perodo especificado.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
Estado de cancelacin excluye Cancelado.
Estado de cancelacin de posicin excluye Cancelado.
Semana de entrega est restringido a los ltimos siete das.
Estado de procesamiento de entrega excluye Finalizado y No relevante.
Estado de entrega excluye Entregado y No relevante.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede desplazarse hacia Seguimiento de pedidos [pgina 111].
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en Gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestin de relacin con proveedores
4.3.7 Pedidos por producto
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos por producto que se hayan creado en los ltimos 7 das. No obstante, puede
modificar el perodo de tiempo. Puede verificar el estado del pedido, por ejemplo, si ha sido autorizado o se ha enviado
al proveedor.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posicin.
Caractersticas
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar una seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay informacin adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 113
Estado de pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.
Los estados incluyen:
En preparacin
En aprobacin
En revisin
Rechazado
Sin confirmar
Enviado
Confirmacin recibida
Documento de seguimiento creado
Finalizado
Anlisis del informe
Este informe muestra un anlisis de los pedidos por producto.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
Estado de cancelacin excluye Cancelado.
La Fecha de creacin de pedido est limitada a los ltimos siete das, inclusive hoy.
El Estado de cancelacin de posicin excluye Cancelado.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hacia:
Pedidos por proveedor [pgina 114]
Documentos liberados por contrato [pgina 106]
Pedidos por asignacin de costes [pgina 116]
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en Gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestin de relacin con proveedores
4.3.8 Pedidos por proveedor
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos por proveedor que se hayan creado en los ltimos 7 das. No obstante, puede
modificar el perodo de tiempo. Es posible verificar la cantidad, el valor y el estado del pedido.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posicin.
114 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos
Caractersticas
Ejecucin del informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay informacin adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas:
Estado de pedido
Muestra los datos relevantes para el estado de un pedido.
Los estados incluyen:
En preparacin
En aprobacin
En revisin
Rechazado
Sin confirmar
Enviado
Confirmacin recibida
Documento de seguimiento creado
Finalizado
Fecha de creacin de un pedido (ltimos 7 das)
Visualiza los datos relevantes para los pedidos creados en o desde una fecha determinada. Por defecto, el
valor se establece como los ltimos 7 das, incluida la fecha actual.
Anlisis del informe
Este informe muestra un anlisis de los pedidos por proveedor en funcin de la cantidad pedida y el valo neto/lmite.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
Estado de cancelacin excluye Cancelado.
La Fecha de creacin de pedido est limitada a los ltimos 7 das, inclusive hoy.
Estado de cancelacin de posicin excluye Cancelado.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
Pedidos por producto [pgina 113]
Documentos liberados por contrato [pgina 106]
Pedidos por asignacin de costes [pgina 116]
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en Gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestin de relacin con proveedores
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 115
4.3.9 Pedidos por asignacin de cuenta
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos por asignacin de costes que se han creado a lo largo de los ltimos 7 das.
Algunos ejemplos de asignaciones de costes son el centro de coste, el proyecto, etc. Puede verificar los valores
totales por asignacin de costes y el estado de los pedidos.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posicin.
Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto
con uno o varios de los campos siguientes:
ID pedido de cliente
Cliente
ID pedido del cliente
Proceso siguiente
Vistas
Con este informe estn disponibles las siguientes vistas:
Pedidos por centro de coste
Muestra todos los pedidos por centro de coste. Puede verificar los valores totales por centro de coste y el
estado de los pedidos.
Pedidos por proyecto
Visualiza todos los pedidos por proyecto. Puede verificar los valores totales por proyecto y el estado de los
pedidos.
Pedidos por pedido de cliente
Visualiza todos los pedidos por pedido de cliente. Puede verificar los valores totales por pedido de cliente y
el estado de los pedidos.
Pedidos por orden de servicio
Visualiza todos los pedidos por orden de servicio. Puede verificar los valores totales por orden de servicio y
el estado de los pedidos.
Caractersticas
Ejecucin del informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Estado de cabecera
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.
Los estados incluyen:
En preparacin
En aprobacin
116 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Solicitudes de compra y pedidos
En revisin
Rechazado
Sin confirmar
Enviado
Confirmacin recibida
Documento de seguimiento creado
Finalizado
Fecha de creacin de un pedido (ltimos 7 das)
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para pedidos creados en los ltimos 7 das.
De manera estndar, el valor se establece en los ltimos 7 das. Sin embargo, puede modificar el valor.
Anlisis del informe
Este informe muestra un anlisis de los pedidos por asignacin de cuenta, de acuerdo con la cantidad pedida, el
valor neto y el valor neto en moneda de empresa, permitindole analizar los pedidos a un nivel ms operativo por
asignacin de cuenta.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
El Estado de cancelacin excluye Rechazo de cancelacin y Cancelado.
La Fecha de creacin de pedido est limitada a los ltimos 7 das, inclusive hoy.
El Estado de cancelacin de posicin excluye Rechazo de cancelacin y Cancelado.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
Pedidos por proveedor [pgina 114]
Pedidos por producto [pgina 113]
Documentos liberados por contrato [pgina 106]
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en Gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestin de relacin con proveedores
4.3.10 Seguimiento de solicitud de compra
Resumen
Este informe muestra todos las solicitudes de compra que se han creado durante los ltimos siete das. No obstante,
puede modificar el perodo de tiempo. Es posible verificar el valor de la solicitud de compra, el precio, la cantidad y
el estado de la solicitud de compra.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posicin.
Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto
con uno o varios de los campos siguientes:
ID pedido de cliente
Cliente
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 117
ID pedido del cliente
Proceso siguiente
Caractersticas
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay informacin adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas:
Estado posterior
Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o ms estados posteriores.
Los estados incluyen:
No asignado
Sin actividad siguiente
Pedido creado
Solicitud de aprovisionamiento creada
Contrato creado
Plan de entregas
Fecha de creacin de solicitud de compra
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para solicitudes de compra creadas en los
ltimos 7 das. De manera estndar, el valor se establece en los ltimos 7 das. Sin embargo, puede modificar
el valor.
Anlisis del informe
Este informe muestra un anlisis de las solicitudes de compra segn los estados posteriores.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
La Fecha de creacin de solicitud de compra est limitada a los ltimos 7 das, inclusive hoy.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hacia:
Solicitudes de compra por asignacin de costes [pgina 118]
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en gestin de relacin con proveedores
4.3.11 Solicitudes de compra por asignacin de costes
Resumen
Este informe muestra todas las solicitudes de compra por asignacin de costes que se han creado a lo largo de los
ltimos 7 das. Algunos ejemplos de asignaciones de costes son el centro de coste, el proyecto, etc. Puede verificar
118 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Solicitudes de compra y pedidos
los valores totales por asignacin de costes y el estado de las solicitudes de compras (por ejemplo, si ya se ha
asignado una fuente de aprovisionamiento o si se han creado documentos de seguimiento).
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posicin.
Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto
con uno o varios de los campos siguientes:
ID pedido de cliente
Cliente
ID pedido del cliente
Proceso siguiente
Vistas
Con este informe estn disponibles las siguientes vistas:
Solicitudes de compra por centro de coste
Muestra todas las solicitudes de compra por centro de coste. Puede verificar los valores totales por centro
de coste y el estado de las solicitudes de compra.
Solicitudes de compra por proyecto
Visualiza todas las solicitudes de compra por proyecto. Puede verificar los valores totales por proyecto y el
estado de las solicitudes de compra.
Solicitudes de compra por pedido de cliente
Visualiza todas las solicitudes de compra por pedido de cliente. Puede verificar los valores totales por pedido
de cliente y el estado de las solicitudes de compra.
Solicitudes de compra por orden de servicio
Visualiza todas las solicitudes de compra por orden de servicio. Puede verificar los valores totales por orden
de servicio y el estado de las solicitudes de compra.
Caractersticas
Ejecucin del informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay informacin adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas:
Estado posterior
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado posterior de un pedido. Los
estados incluyen:
Sin actividad siguiente
Pedido creado
Solicitud de aprovisionamiento creada
Contrato creado
Plan de entregas
Fecha de creacin de la solicitud de compras
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para solicitudes de compra creadas en los
ltimos 7 das. De manera estndar, el valor se establece en los ltimos 7 das. Sin embargo, puede modificar
el valor.
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Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 119
Anlisis del informe
Este informe visualiza un anlisis de las solicitudes de compra por tipo contable.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
La Fecha de creacin de solicitud de compra est limitada a los ltimos 7 das, inclusive hoy.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hacia:
Seguimiento de solicitud de compra [pgina 117]
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en Gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestin de relacin con proveedores
4.4 Tareas comunes
4.4.1 Configuracin: Creacin automtica de pedidos
Resumen
Este documento contiene detalles e instrucciones en funcin de las parametrizaciones de configuracin.
Normalmente un administrador selecciona tal configuracin. Si no dispone de la autorizacin necesaria,
pngase en contacto con el administrador.
Para hallar esta actividad, vaya a la vista Configuracin empresarial Proyectos de implementacin . Seleccione
su proyecto de implementacin y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a
continuacin, la actividad de la lista de actividades.
Esta actividad permite a los compradores definir si un pedido se crea automticamente o manualmente a partir de
una solicitud de compra. Un comprador puede fijar una opcin de creacin estndar que cubra todas las categoras
de producto que no poseen su propia opcin de creacin especfica. La opcin de creacin define si los pedidos:
Deben crearse siempre manualmente a partir de solicitudes de compra.
sta es la opcin de creacin estndar predefinida con la categora de producto *.
Deben crearse manualmente en los casos en los que no existen fuentes de aprovisionamiento asignadas a la
solicitud de compra. En el resto de los casos, se crea automticamente un pedido. Si existe una fuente de
aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre asigna automticamente dicha
fuente de aprovisionamiento.
Adems de la opcin de creacin estndar, el comprador tambin puede fijar opciones de creacin para categoras
de producto especficas. Estas opciones de creacin son las mismas que las que pueden seleccionarse para la opcin
de creacin estndar. Al configurar las opciones de creacin para categoras de producto especficas, puede utilizar
rangos en lugar de indicar cada categora de producto de manera individual. Para utilizar rangos, seleccione el
operador Contiene patrn (CP) e indique el inicio de la categora de producto junto con un asterisco. Por ejemplo,
CP 10-* fija una opcin de creacin para todas las categoras de producto que comienzan con 10-.
120 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos
Requisitos previos
Se actualizaron las categoras de producto para las que desea definir opciones de creacin.
Procedimiento
1. Definir nueva opcin de creacin
a. Para definir nuevas parametrizaciones de una opcin de creacin, haga clic en:
Aadir fila para aadir una nueva fila en la parte inferior de la lista.
Insertar fila para insertar una nueva fila en una parte especfica de la lista. El sistema aade la
nueva fila sobre el registro seleccionado en la lista.
Tambin puede copiar una opcin de creacin existente y sobrescribir la copia con diferentes
entradas. Para ello, seleccione la fila que desea copiar y haga clic en Copiar . Haga clic en
Pegar para insertar los datos copiados y sobrescribir los anteriores.
b. En la columna Categora de producto, seleccione la categora de producto para la que desea definir
una opcin de creacin.
Debe definir una opcin de creacin estndar, la cual debe ser la entrada ms genrica. La
opcin de creacin estndar tiene la Categora de producto *.
Asegrese de que la opcin de creacin estndar sea la ltima entrada en la lista, ya que el
sistema siempre utiliza la primera entrada que encuentra. La entrada ms especfica debe
encontrarse siempre en la parte superior de la tabla y la ms genrica en la parte inferior de
la tabla, por ejemplo:
10-10-10
CP 10-10-*
CP 10-*
*
c. En la columna Opciones de creacin, seleccione una de las siguientes opciones de creacin para la
categora de producto:
Crear pedidos manualmente
Esta opcin determina que el sistema no crea automticamente los pedidos. El comprador
responsable debe crear siempre los pedidos manualmente a partir de las solicitudes de compra.
sta es la opcin de creacin estndar predefinida. Es posible modificarla.
Crear pedidos automticamente
Esta opcin determina que el comprador siempre debe crear manualmente los pedidos para las
posiciones sin fuente de aprovisionamiento. El sistema crea automticamente el pedido para las
posiciones con fuente de aprovisionamiento.
d. Haga clic en Grabar y activar para grabar las entradas.
El sistema asigna un nmero de secuencia interno a cada opcin de creacin definida.
2. Modificar parametrizaciones existentes de la opcin de creacin
a. Para modificar parametrizaciones existentes de la opcin de creacin, sobrescriba los datos que desea
modificar. Puede modificar la categora de producto, la opcin de creacin de una categora de
producto especfica o ambas.
b. Haga clic en Grabar y activar para grabar las modificaciones.
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 121
3. Eliminar parametrizaciones existentes de la opcin de creacin
a. Para eliminar parametrizaciones existentes de la opcin de creacin, seleccione la fila que desea
eliminar y haga clic en Eliminar .
Si elimina la parametrizacin estndar de la opcin de creacin, asegrese de definir una nueva
entrada estndar.
b. Haga clic en Grabar y activar para grabar las modificaciones.
Ejemplo
Existen tres solicitudes de compra:
5001 para consultora sin fuente de aprovisionamiento
5002 para consultora con fuente de aprovisionamiento
5004 para servicios de asesor con fuente de aprovisionamiento
Categora de producto Opcin de creacin
3456 Consultora Crear pedidos automticamente
* (Opcin de creacin estndar) Crear pedidos manualmente
Resultado: El sistema convierte automticamente la solicitud de compra 5002 en un pedido porque existe una fuente
de aprovisionamiento, y la opcin de creacin permite la creacin automtica del pedido. El comprador responsable
recibe las solicitudes de compra 5001 y 5004 para continuar el procesamiento. La solicitud de compra 5001 contiene
una posicin con una categora de producto que posee una opcin de creacin especfica, pero para la cual no existe
ninguna fuente de aprovisionamiento. La solicitud de compra 5004 contiene una posicin para la cual es relevante
la opcin de creacin estndar. El comprador debe crear manualmente los pedidos para estas dos solicitudes de
compra.
4.4.2 Configuracin: Clasificacin fiscal para artculos con texto libre
Este documento contiene detalles e instrucciones en funcin de las parametrizaciones de configuracin.
Normalmente un administrador selecciona tal configuracin. Si no dispone de la autorizacin necesaria,
pngase en contacto con el administrador.
Para hallar esta actividad, vaya a la vista Configuracin empresarial Proyectos de implementacin . Seleccione
su proyecto de implementacin y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a
continuacin, la actividad de la lista de actividades.
Esta actividad permite definir los atributos para las posiciones de documentos de compras que no tienen un ID de
producto, sino una entrada con texto libre. Las parametrizaciones se utilizan para determinar factores influyentes,
como los tipos de tasa de impuesto, los motivos de exencin y los puntos de servicio imponibles de acuerdo con los
requisitos legales del pas que corresponde. La clasificacin fiscal es necesaria, por ejemplo, si desea utilizar la
autofacturacin.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
122 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos
Pasos
Definir nueva parametrizacin de clasificacin fiscal
1. Para definir una nueva parametrizacin de clasificacin fiscal, haga clic en:
Aadir fila para aadir una nueva fila en la parte inferior de la lista.
Insertar fila para insertar una nueva fila en una parte especfica de la lista. El sistema aade la nueva fila
sobre el registro seleccionado en la lista.
Tambin puede copiar una parametrizacin existente y sobrescribir la copia con diferentes
entradas. Para ello, seleccione la fila que desea copiar y haga clic en Copiar . Haga clic en Pegar
para insertar los datos copiados y sobrescribir los anteriores.
2. Para cada parametrizacin que desee definir, realice lo siguiente:
a. En la columna Categora de producto, seleccione la categora de producto.
b. En la columna Tipo de tasa de impuesto, seleccione el tipo de tasa de impuesto.
Algunos ejemplos de tipo de tasa de impuesto son: Estndar, Porte, Reducida. Por ejemplo, una tasa
de impuesto reducida puede ser vlida para ciertas categoras de producto en un pas determinado.
c. Para cualquier posicin que est exenta de impuestos, seleccione el motivo de exencin fiscal en la
columna Motivo de exencin fiscal. Por ejemplo, un motivo de exencin fiscal puede deberse a un
producto exento de impuestos, al estado o gobierno local o al movimiento de mercancas entre estados
miembros de la Unin Europea.
Para el resto de las posiciones, deje el campo en blanco.
d. Para los servicios, en la columna Punto de servicio imponible, seleccione:
Verdadero - Si el servicio est sujeto al pago de impuestos en el lugar donde se realiza.
Falso - Si el servicio est sujeto al pago de impuestos en la empresa del prestatario de servicios.
e. En la columna Pas, seleccione el pas para el cual las parametrizaciones son vlidas, por ejemplo, EE.
UU..
f. Para aquellos pases que cuentan con impuestos especficos de regin o estado, introduzca la regin
para la cual las parametrizaciones son vlidas en la columna Regin. Por ejemplo, Utah.
g. En la columna Tipo de impuesto, seleccione el tipo de impuesto, por ejemplo, Impuesto sobre
ventas.
3. Haga clic en Grabar y activar para grabar las entradas.
El sistema asigna un nmero de secuencia interno a cada parametrizacin definida.
Modificar parametrizacin de clasificacin fiscal existente
1. Para modificar una parametrizacin existente, sobrescriba los datos que desea modificar.
Haga clic en Grabar y activar para grabar las modificaciones.
Eliminar parametrizacin de clasificacin fiscal existente
1. Para eliminar una parametrizacin existente de la tabla, seleccione la fila que desea eliminar y haga clic en
Eliminar .
2. Haga clic en Grabar y activar para grabar las modificaciones.
Tareas de seguimiento
Si estableci un Punto de servicio imponible, asigne la clasificacin en la ficha Evento fiscal de la actividad
Declaraciones de impuestos para mercancas y servicios para el pas relevante.
SAP Business ByDesign 1302
Solicitudes de compra y pedidos PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 123
Ejemplo
Clasificacin fiscal en EE. UU., categora de producto: hardware para PC.
Nombre del campo Valor
Categora de producto Hardware para PC
Tipo de tasa de impuesto Estndar
Motivo de exencin fiscal en blanco
Punto de servicio imponible en blanco
Pas EE. UU.
Regin Todas
Tipo de impuesto Impuestos de EE. UU. e impuestos sobre ventas
Resultado:
Susan Ladier reside en Estados Unidos. Crea un carrito de compra con una posicin de la categora de producto
Hardware para PC. La posicin no tiene un ID de producto. El pedido creado contiene esta posicin con una tasa de
impuesto conforme a la clasificacin antes mencionada.
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Solicitudes de compra y pedidos
5 Entradas de mercancas y servicios
5.1 Conceptos bsicos
5.1.1 Procesamiento de entrada de mercancas y servicios y
devolucin de mercancas
Resumen
La entrada de mercancas y servicios puede utilizarse como documentos internos de control para confirmar lo
siguiente:
Entrega de materiales
Cierre de servicios
Gastos relacionados con un pedido
Entrega de artculos con lmite [pgina 96] (en la entrada de mercancas servicios, pueden especificarse los
detalles y las cantidades de materiales o servicios que ya se hayan entregado).
Los compradores pueden crear entradas de mercancas y servicios para confirmar la entrega de artculos que ellos
u otros empleados han pedido mediante pedidos.
Los empleados que han pedido productos usando los carritos de compra pueden crear y contabilizar la entrada de
mercancas y servicios para sus carritos de compra.
Puede que sea necesaria una aprobacin si la cantidad de la entrada de mercancas y servicios excede ciertas
tolerancias.
En los casos en los que se hayan completado los servicios y se hayan proporcionado las hojas de horas de trabajo
por parte de los prestatarios de servicios, el sistema crea automticamente entradas de mercancas y servicios de
las entradas de las hojas de horas de trabajo una vez que estas hayan sido aprobadas. Las entradas de mercancas
y servicios creadas desde Gestin de tiempos de personal (GTP) no necesitan aprobacin.
Los procesos de entrada de mercancas y servicios no admiten la entrada de materiales de almacn. Parte
de la solucin de la gestin de cadena logstica admite la entrada de materiales de almacn en su almacn
mediante los procesos de entrada.
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de entrega del proveedor.
La devolucin de mercancas puede utilizarse cuando debe devolverse un material a un proveedor, por ejemplo,
porque ste est en mal estado o se haya entregado el material equivocado.
Requisitos previos
Opciones de configuracin
Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuracin. Si no dispone de la autorizacin
necesaria, pngase en contacto con su administrador.
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Entradas de mercancas y servicios PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 125
Para habilitar la funcionalidad del tratamiento de entradas de mercancas y servicios y de devolucin de
mercancas, los conceptos empresariales Entrada de mercancas y servicios y materiales que no estn en
stock y Aprovisionamiento de servicios en Solicitud de compra y gestin de pedidos deben seleccionarse
durante la definicin de alcance de su solucin.
Para habilitar la funcionalidad del tratamiento del carrito de compra, el paquete empresarial
Aprovisionamiento por autoservicio debe seleccionarse durante la definicin de alcance de la solucin.
Integracin
El tratamiento de la entrada de mercancas y servicios y la devolucin de mercancas se integra en lo siguiente:
Procesos de entrada relacionados con documentos que conducen a la creacin manual entradas de
mercancas y servicios:
Procesamiento de peticiones internas para una confirmacin rpida y detallada de las entregas de
pedidos mediante el aprovisionamiento por autoservicio y los carritos de compra.
Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos
y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos.
Procesamiento de la gestin de tiempos de personal que le permite administrar las horas de trabajo de
los prestatarios de servicios mediante el registro de tiempos. Tambin le permite, opcionalmente, la
aprobacin y evaluacin de estos datos de tiempo. Los datos de tiempo se pueden utilizar para proyectos
y compras con el objetivo de realizar un seguimiento del trabajo realizado por los prestatarios de servicio
o confirmarlo.
Procesos de salida que conducen a la actualizacin o finalizacin de documentos precedentes y a la
finalizacin o cancelacin de la entrada de servicios y mercancas o devoluciones de mercancas:
Gestin de proyectos, que le permite obtener un resumen particular de los gastos de proyecto para todos
los materiales, servicios y gastos vinculados, los costes asignados al proyecto.
Procesamiento de aprovisionamiento por autoservicio, el cual permite a sus empleados crear y realizar
un seguimiento de las solicitudes internas de productos, para ellos mismos o en nombre de otros
empleados.
Procesamiento de facturas de proveedor que le permite verificar todas las facturas introducidas en el
sistema y compararlas con los pedidos y las entradas de mercancas y servicios correspondientes.
Flujo de proceso
Entrada de mercancas y servicios
1. Una vez el distribuidor ha entregado un material o finalizado un servicio solicitado en un pedido, el comprador
crea y contabiliza una entrada de mercancas y servicios para todos o algunos de los artculos, segn si se
han entregado todos los artculos.
Para obtener ms informacin, consulte:
Crear una entrada de mercancas y servicios para uno o ms pedidos [pgina 104]
Crear una entrada de mercancas y servicios para artculos de uno o ms pedidos [pgina 134]
Crear una entrada de mercancas y servicios para artculos de lmite abierto [pgina 136]
Si el material entregado o el servicio finalizado fue solicitado en un carrito de compra, el empleado
que cre el carrito de compra tambin puede confirmar el pedido. Para ms informacin, consulte
Confirmar la entrega de un artculo con lmite de un carrito de compra [pgina 55], Confirmacin
rpida de entrega [pgina 57], y Confirmar la entrega de un artculo con lmite de un carrito de
compra [pgina 58].
126 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Entradas de mercancas y servicios
2. Para determinar si es necesaria una aprobacin, el sistema compara la cantidad entregada o el valor de los
productos en la entrada de mercancas y servicios con la cantidad pedida o con el valor en el pedido o el carrito
de compra:
Si la cantidad entregada o el valor es inferior o igual a la cantidad o valor pedido, el sistema no inicia un
proceso de aprobacin.
Para los artculos con lmite, si el total del valor neto de todos los artculos es inferior o igual al
lmite de la posicin de pedido referenciada, no es necesaria ninguna aprobacin.
Si la cantidad o el valor entregado es mayor que la cantidad o valor pedido, el sistema enva una tarea
solicitando la aprobacin de la entrada de mercancas y servicios a la persona responsable de los objetos
contables actualizados en el recibo o al responsable del centro de coste o al jefe de proyectos. El
responsable del centro de coste o el jefe de proyecto puede aprobar, entregar o devolver la entrega de
mercancas y servicios para que sea revisada.
Para los artculos con lmite, si el total del valor neto de todos los artculos es inferior o igual al
lmite de la posicin de pedido referenciada, no es necesaria ninguna aprobacin.
Para obtener ms informacin, consulte Procesar una solicitud de aprobacin.
3. El sistema fija el estado de la entrada de mercancas y servicios en Liberado, cambia el estado del pedido
correspondiente a Documento de seguimiento creado. Si el proceso de liberacin se cancela antes de que los
bienes y los servicios recibidos cambien a Liberados, su estado cambia a Rechazado. Cuando se hayan
entregado y facturado por completo todos los artculos o un comprador los finaliza de forma manual, el estado
del pedido cambia a Finalizado. Si la entrada de mercancas y servicios fue creada para un carrito de compra,
el estado del carrito de compra cambia a Entregado (si se han entregado todos los artculos) o Parcialmente
entregado (si solo se han entregado algunos artculos). El sistema desencadena procesos posteriores en
Facturacin de proveedores y Finanzas.
Entrada de mercancas y servicios
1. Si un comprador comete un error cuando crea una entrada de mercancas y servicios, puede corregirlo
cancelando algunos o todos los artculos en la entrada contabilizada.
2. El sistema crea una cancelacin de la entrada de mercancas y servicios con la informacin acerca de los
artculos cancelados.
3. La entrada de mercancas y servicios existente permanece en el sistema, pero su estado cambia a
Cancelado (si todas los artculos fueron cancelados) o Parcialmente cancelado (si solo algunos artculos
fueron cancelados).
Para obtener ms informacin, consulte Cancelar una entrada de mercancas y servicios o devolucin de mercancas
[pgina 141].
Devolucin de mercancas
1. Si algunos o todos los artculos entregados tienen que ser devueltos al proveedor despus de que se haya
contabilizado la entrada de mercancas y servicios, ya sea porque se ha entregado el material equivocado o
est defectuoso, el comprador crea y contabiliza una devolucin de mercancas.
Para obtener ms informacin, consulte Creacin de una devolucin de mercancas [pgina 140].
Los procesos de devolucin de mercancas no admiten la devolucin de servicios, posiciones de
gastos o materiales de almacn. Parte de la solucin de la gestin de cadena logstica admite la
devolucin de materiales de almacn en su almacn mediante los procesos de salida. Para obtener
ms informacin, consulte Procesamiento de entrega del proveedor y Procesamiento de devolucin
al proveedor.
SAP Business ByDesign 1302
Entradas de mercancas y servicios PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 127
2. El sistema fija el estado de la devolucin de mercancas en Liberado, cambia el estado de la entrada de
mercancas y servicios correspondiente a Mercancas devueltas y el estado del pedido o carrito de compra
correspondiente a Documento siguiente creado, y desencadena procesos siguientes en Facturacin de
proveedores y Finanzas.
Cancelar devolucin de mercancas
1. Si el comprador comete un error cuando crea una devolucin de mercancas, puede corregirlo cancelando
algunos o todos los artculos en la devolucin de mercancas contabilizada.
2. El sistema crea una cancelacin de la devolucin de mercancas con la informacin acerca de los artculos
cancelados.
3. La devolucin de mercancas existente permanece en el sistema, pero su estado cambia a Cancelado (si todas
los artculos fueron cancelados) o Parcialmente cancelado (si solo algunos artculos fueron cancelados).
Para obtener ms informacin, consulte Cancelar una entrada de mercancas y servicios o devolucin de mercancas
[pgina 141].
Consulte tambin
Cantidades en entradas de mercancas y servicios y devoluciones de mercancas [pgina 128]
Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16]
Reparacin de terceros
5.1.2 Cantidades en entradas de mercancas y servicios y
devoluciones de mercancas
Resumen
Las siguientes cantidades son relevantes en los procesos de entrada de mercancas y servicios y de devolucin de
mercancas [pgina 125]:
Cantidad pedida
Indica la cantidad que se pidi para una posicin. Se transfiere del pedido que corresponde y se muestra
cuando el usuario crea o cancela una entrada de mercancas y servicios o una devolucin de mercancas.
Por ejemplo: Arthur Major pide tres ordenadores porttiles para su departamento. La Cantidad pedida es
igual a 10.
Cantidad entregada
Indica la cantidad que se confirm para una posicin en una entrada de mercancas y servicios. Por defecto,
el campo Cantidad entregada en la entrada de mercancas y servicios est prerrellenado con la Cantidad
pedida del correspondiente pedido y el usuario lo puede actualizar.
Si el usuario introduce una Cantidad entregada que es superior a la Cantidad pedida se debe aprobar
la entrada de mercancas y servicios antes de que pueda ser liberada.
A continuacin, Se transfiere a los documentos de seguimiento y se muestra all si el usuario cancela una
entrada de mercancas y servicios o si crea o cancela una devolucin de mercancas.
Por ejemplo: Al da siguiente, se entregan seis de los diez ordenadores porttiles que Arthur pidi. Arthur crea
una entrada de mercancas y servicios para confirmar la entrega. La Cantidad entregada es igual a 6.
128 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Entradas de mercancas y servicios
Si se ha definido un programa de entrega para un pedido, la cantidad entregada propuesta en la
entrada de mercancas y servicios se reduce a la cantidad que se ha pedido para el reparto actual.
Para ms informacin, vase Crear una confirmacin de pedido con programa de entrega
[pgina 103].
Si una entrada de mercancas y servicios se crea automticamente basada en un informe de gastos,
la Cantidad entregada tambin se puede quedar vaca. En ese caso, solo se visualiza el Valor neto,
por ejemplo, 55,00 USD.
Cantidad entregada total
Indica la suma de las cantidades que ya se confirmaron para una posicin mediante entradas de mercancas
y servicios. Se muestra cuando el usuario crea o cancela una entrada de mercancas y servicios o una
devolucin de mercancas.
Por ejemplo: Una semana despus, se entregaron dos ordenadores porttiles ms. Arthur crea otra entrada
de mercancas y servicios para confirmar la entrega. La Cantidad entregada de esta entrada de mercancas
y servicios es igual a 2. La Cantidad entregada total ahora es 8.
Cantidad pendiente
Indica la cantidad que todava esta pendiente para una posicin, es decir, que todava no se confirm en una
entrada de mercancas y servicios. El sistema calcula la cantidad y la muestra cuando el usuario crea una
entrada de mercancas y servicios:
Cantidad pendiente = Cantidad pedida Cantidad entregada total
Por ejemplo: Arthur ahora confirm la entrega de ocho ordenadores porttiles. An no se entregaron dos
ordenadores. Por lo tanto, la Cantidad pendiente es 2.
Cantidad devuelta
Indica la cantidad devuelta al proveedor si el usuario crea una devolucin de mercancas para una posicin.
Por ejemplo: Uno de los ordenadores entregados est roto, entonces Arthur debe devolvrselo al proveedor.
Arthur crea una devolucin de mercancas. La Cantidad devuelta es igual a 1.
Cantidad cancelada
Indica la cantidad cancelada cuando el usuario cancela una entrada de mercancas y servicios o una
devolucin de mercancas. Se transfiere de la entrada de mercancas y servicios o de la devolucin de
mercancas que est siendo cancelada.
nicamente puede cancelar posiciones de devolucin de mercancas o de entrada de mercancas
y servicios completas. No es posible cancelar slo una cantidad parcial de una posicin. Por lo tanto,
la cantidad cancelada de una posicin equivale a la cantidad entregada o devuelta de esta posicin
en la entrada de mercancas y servicios o devolucin de mercancas que corresponde y no se puede
modificar en la cancelacin.
En las cancelaciones de entrada de mercancas y servicios: Cantidad cancelada = Cantidad
entregada
En las devoluciones de mercancas: Cantidad cancelada = Cantidad devuelta
Por ejemplo: Arthur se dio cuenta de un error en el documento de devolucin de mercancas que cre. Por lo
tanto, cancela la devolucin de mercancas. La Cantidad cancelada es igual a 1.
Consulte tambin
Pedidos para entregar [pgina 130]
Entradas y devoluciones [pgina 138]
SAP Business ByDesign 1302
Entradas de mercancas y servicios PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 129
5.1.3 Seguimiento de documento de aduana: Mxico
Este documento contiene texto relevante para Mxico. Para garantizar que el sistema muestra el texto
adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en Pas seleccione
Mxico. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas
modificaciones.
5.2 Vista productos a entregar
5.2.1 Gua rpida para pedidos para entregar
Todos los pedidos que requieran una entrada de mercancas y servicios aparecen enumerados en la vista Pedidos
para entregar, en la que los compradores pueden crear entradas de mercancas y servicios para ellos. Los pedidos
permanecen en esta vista hasta que se hayan entregado por completo o se concluyan manualmente.
Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Entradas de mercancas y servicios.
La vista consta de las siguientes subvistas:
Mostrar por documentos
Aqu puede acceder a los pedidos pendientes y atrasados y crear entradas de mercancas y servicios para ellos.
Mostrar por artculos
Aqu puede acceder a los artculos de pedidos pendientes y atrasados y a los artculos de lmite abierto y crear
entradas de mercancas y servicios para artculos de pedidos diferentes.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Conceptos bsicos
Procesamiento de entrada de mercancas y servicios y devolucin de mercancas
La entrada de mercancas y servicios puede utilizarse como documentos internos de control para confirmar lo
siguiente:
Entrega de materiales
Cierre de servicios
Gastos relacionados con un pedido
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Entradas de mercancas y servicios
Entrega de artculos con lmite [pgina 96] (en la entrada de mercancas servicios y pueden especificarse los
detalles y las cantidades de materiales o servicios que ya se han entregado)
Los compradores pueden crear entradas de mercancas y servicios para confirmar la entrega de artculos que ellos
u otros empleados han pedido mediante pedidos. Tambin pueden individualizar la mercanca entregada, asignarla
a otra mercanca individual y a activos fijos.
Los empleados que han pedido productos usando los carritos de compra pueden crear y contabilizar la entrada de
mercancas y servicios para sus carritos de compra.
La devolucin de mercancas puede utilizarse cuando debe devolverse un material a un proveedor, por ejemplo,
porque ste est en mal estado o se haya entregado el material equivocado.
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de entrada de mercancas y servicios y devolucin de
mercancas [pgina 125].
Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por
ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniera o activos fijos.
Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que
necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o
contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o
descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de
proyecto en contabilidad financiera.
Si existe un catlogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podr crear
automticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podr enviar solicitudes de oferta para determinar los
proveedores apropiados.
Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente
u rdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).
Ciclo de aprovisionamiento (servicios)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultora
y la formacin, trabajo temporal o servicios de ingeniera. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la
compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o,
directamente por el comprador mediante un pedido.
Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren
directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de
lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automtica. Si no existe fuente de
suministro alguna, se puede enviar una peticin de oferta para determinar un proveedor adecuado.
Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las
demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de
aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).
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Entradas de mercancas y servicios PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 131
Tareas
Crear una entrada de mercancas y servicios para uno o ms pedidos
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 104].
Crear una entrada de mercancas y servicios para artculos de uno o ms
pedidos
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 134].
Crear una entrada de mercancas y servicios para artculos de lmite abierto
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 136].
5.2.2 Tareas
5.2.2.1 Crear una entrada de mercancas y servicios para uno o ms
pedidos
Resumen
Puede crear una entrada de mercancas y servicios para supervisar la entrega de materiales que no estn en stock
o la finalizacin de servicios. La entrada de mercancas y servicios se puede crear en relacin con uno o ms pedidos.
Requisitos previos
Deben haberse enviado uno o varios pedidos al proveedor y deben haberse suministrado algunos o todos los artculos
del pedido. Si desea crear una entrada de mercancas y servicios para ms de un pedido, debern tener el mismo
proveedor.
Procedimiento
1.
Vaya a Entradas de mercancas y servicios Pedidos para entregar Mostrar por documentos .
2. Seleccione Mostrar: Pedidos pendientes o Mostrar: Pedidos atrasados.
Los Pedidos pendientes se refieren al material que no se ha suministrado o a los servicios que an
no se han completado. Los Pedidos atrasados se refieren al material que no fue suministrado hasta
la fecha de suministro especificada o a servicios que no fueron completados en este perodo.
Tambin puede restringir la visualizacin de materiales (pendientes o retrasados) o solo los
servicios.
3. Seleccione los pedidos para los que desea crear una entrada de mercancas y servicios y haga clic en
Nueva entrada de mercancas y servicios .
132 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Entradas de mercancas y servicios
El sistema genera una entrada de mercancas y servicios. Los datos de los pedidos correspondientes se
transfieren automticamente a la entrada de mercancas y servicios.
4. Introduzca la Informacin general sobre la entrada de mercancas y servicios:
El Proveedor se transfiere automticamente desde los pedidos.
La Fecha de contabilizacin se fija automticamente a la fecha actual. En caso necesario puede
modificarla a una fecha ms temprana pero no es posible fijarla a una fecha posterior.
El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.
5. Introduzca los datos del artculo:
Detalles de artculo
Cantidades [pgina 128]
Detalles de entrega
Detalles de asignacin de cuenta
6. Si desea individualizar los materiales suministrados, seleccione el artculo y haga clic en
Materiales individuales nuevos .
Los detalles de material individual se visualizan en la ficha Datos bsicos. Puede actualizar la Descripcin de
material individual, introducir un ID de inventario y asignar el material individual a otro material individual
(Pertenece al material individual). Si el material individual pertenece a un activo fijo, el activo fijo se visualizar.
Para obtener ms informacin, vase Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16].
Si hace clic en Materiales individuales nuevos , la cantidad de posiciones de mercancas y servicios
de entrada creada es igual a la cantidad suministrada confirmada de mercancas y servicios de
entrada. Si desea crear materiales individuales para una posicin, la cantidad suministrada no debe
ser superior a 100.
7. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en las fichas Notas y
Anexos .
8. Grabe sus entradas.
9. Haga clic en Contabilizar .
Si no desea contabilizar la entrada de mercancas y servicios de forma inmediata, slo grabe las
entradas. De esta manera, la entrada de mercancas y servicios estar disponible en la vista Entradas
y devoluciones con el estado En preparacin. Recibir una tarea en la lista de trabajo para completarla
ms tarde. Mientras la entrada de mercancas y servicios todava est En preparacin, podr borrarla
si no desea confirmar la entrada despus de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista
Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Una vez contabilizada la entrada de mercancas y servicios, se aade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con uno de los estados siguientes:
Si se requiere una aprobacin, el sistema fijar el estado en Aprobacin y enviar la tarea al autorizador
designado.
Si no se requiere ninguna aprobacin, el estado se cambiar automticamente a Liberado.
Si el proceso de liberacin se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien a
Liberados, su estado cambia a Rechazado.
SAP Business ByDesign 1302
Entradas de mercancas y servicios PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 133
Si el estado de entrada de mercancas y servicios es Liberado, el estado del pedido correspondiente cambiar a
Documento de seguimiento creado. Cuando se hayan entregado y facturado por completo todos los artculos o un
comprador los finaliza de forma manual, el estado del pedido cambia a Finalizado.
El sistema enva las entradas de mercancas y servicios a Facturacin de proveedores para la verificacin de facturas,
el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener ms informacin, consulteCrear una factura o
nota de crdito con referencia a documentos precedentes [pgina 218] y Tratamiento de excepciones
[pgina 192]. Tambin transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolucin de mercancas y actualiza
el material individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe.
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Alternativas
Tambin puede crear una entrada de mercancas y servicios para artculos de pedidos diferentes. Para obtener ms
informacin, consulte Crear una entrada de mercancas y servicios para artculos de pedidos diferentes
[pgina 134].
5.2.2.2 Crear una entrada de mercancas y servicios para artculos de
uno o ms pedidos
Resumen
Puede crear una entrada de mercancas y servicios para supervisar la entrega de materiales que no estn en stock
o la finalizacin de servicios. El recibo de bienes y servicios puede crearse para las posiciones pertenecientes a
distintos pedidos.
Requisitos previos
Deben haberse enviado uno o varios pedidos al proveedor y deben haberse suministrado algunos o todos los artculos
del pedido. Si desea crear una entrada de mercancas y servicios para artculos de pedidos diferentes, debern tener
el mismo proveedor.
Procedimiento
1.
Vaya a Entradas de mercancas y servicios Pedidos para entregar Mostrar por posiciones .
2. En el campo Mostrar, seleccione si desea mostrar posiciones de pedido pendientes o atrasadas.
Las Posiciones de pedido pendientes se refieren al material que no se ha suministrado o a los servicios
que an no se han completado. Los Artculos de pedidos atrasados se refieren al material que no fue
suministrado hasta la fecha de suministro especificada o a servicios que no fueron completados en
este perodo. Tambin puede restringir la visualizacin de materiales (pendientes o retrasados) o
solo los servicios.
3. Seleccione los artculos del pedido para los que desea crear una entrada de artculos y mercancas y haga
clic en Nueva entrada de artculos y servicios .
134 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Entradas de mercancas y servicios
El sistema genera una entrada de mercancas y servicios. Los datos de los pedidos correspondientes se
transfieren automticamente a la entrada de mercancas y servicios.
4. Introduzca la Informacin general sobre la entrada de mercancas y servicios.:
El Proveedor se transfiere automticamente desde los pedidos.
La Fecha de contabilizacin se fija automticamente a la fecha actual. En caso necesario puede
modificarla a una fecha ms temprana pero no es posible fijarla a una fecha posterior.
El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.
5. Introduzca los datos del artculo:
Detalles de artculo
Cantidades [pgina 128]
Detalles de entrega
Detalles de asignacin de cuenta
6. Si desea individualizar los materiales suministrados, seleccione el artculo y haga clic en
Materiales individuales nuevos .
Los detalles de material individual se visualizan en la ficha Datos bsicos. Puede actualizar la Descripcin de
material individual, introducir un ID de inventario y asignar el material individual a otro material individual
(Pertenece al material individual). Si el material individual pertenece a un activo fijo, el activo fijo se visualizar.
Para obtener ms informacin, vase Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16].
Si hace clic en Materiales individuales nuevos , la cantidad de posiciones de mercancas y servicios
de entrada creada es igual a la cantidad suministrada confirmada de mercancas y servicios de
entrada. Si desea crear materiales individuales para una posicin, la cantidad suministrada no debe
ser superior a 100.
7. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en la ficha Notas y
Anexos .
8. Grabe sus entradas.
9. Haga clic en Contabilizar .
Si no desea contabilizar la entrada de mercancas y servicios de forma inmediata, slo grabe las
entradas. De esta manera, la entrada de mercancas y servicios estar disponible en la vista Entradas
y devoluciones con el estado En preparacin. Recibir una tarea en la lista de trabajo para completarla
ms tarde. Mientras la entrada de mercancas y servicios todava est En preparacin, podr borrarla
si no desea confirmar la entrada despus de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista
Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Una vez contabilizada la entrada de mercancas y servicios, se aade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con uno de los estados siguientes:
Si se requiere una aprobacin, el sistema fijar el estado en Aprobacin y enviar la tarea al autorizador
designado..
Si no se requiere ninguna aprobacin, el estado cambiar automticamente el estado a Liberado.
Si el proceso de liberacin se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien a
Liberados, su estado cambia a Rechazado.
SAP Business ByDesign 1302
Entradas de mercancas y servicios PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 135
Si el estado de entrada de mercancas y servicios es Liberado, el estado del pedido correspondiente cambiar a
Documento de seguimiento creado. Cuando se hayan entregado y facturado por completo todos los artculos o un
comprador los finaliza de forma manual, el estado del pedido cambia a Finalizado.
El sistema enva las entradas de mercancas y servicios a Facturacin de proveedores para la verificacin de facturas,
el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener ms informacin, consulte Crear una factura o
nota de crdito con referencia a documentos precedentes [pgina 218] y Tratamiento de excepciones
[pgina 192]. Tambin transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolucin de mercancas y actualiza
el material individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe.
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Alternativas
Tambin puede crear un recibo de bienes y servicios para uno o ms pedidos. Para obtener ms informacin,
consulteCrear una entrada de mercancas y servicios para artculos de uno o ms pedidos [pgina 104].
5.2.2.3 Crear una entrada de mercancas y servicios para artculos de
lmite abierto
Resumen
Puede crear una entrada de mercancas y servicios para supervisar la entrega de materiales que no estn en stock
o la finalizacin de servicios. La entrada de mercancas y servicios puede crearse para artculos con lmite
[pgina 96], es decir, artculos que tienen asignados un lmite de valor mximo en lugar de un precio en un pedido.
Los artculos con lmite se utilizan en un pedido cuando no conoce los detalles del material o servicio que requiere
o la cantidad que necesita. Una vez entregado el material o finalizado el servicio, conocer dichos detalles, por tanto,
los podr introducir en la entrada de mercancas y servicios.
Requisitos previos
Deben haberse enviado uno o varios pedidos con artculos con lmite al proveedor y deben haberse suministrado
algunos o todos los artculos del pedido. Si desea crear una entrada de mercancas y servicios para artculos con
lmite abierto de pedidos diferentes, debern tener el mismo proveedor.
Procedimiento
1.
Vaya a Entradas de mercancas y servicios Pedidos para entregar Mostrar por posiciones .
2. Seleccione Mostrar: Artculos con lmite abiertos para pedido.
3. Seleccione los artculos con lmite para los que desea crear una entrada de artculos y mercancas y haga clic
en Nueva entrada de artculos y servicios .
El sistema genera una entrada de mercancas y servicios. Los datos de los pedidos correspondientes se
transfieren automticamente a la entrada de mercancas y servicios.
4. Introduzca la Informacin general sobre la entrada de mercancas y servicios:
El Proveedor se transfiere automticamente desde los pedidos.
136 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Entradas de mercancas y servicios
La Fecha de contabilizacin se fija automticamente a la fecha actual. En caso necesario puede
modificarla a una fecha ms temprana pero no es posible fijarla a una fecha posterior.
El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.
5. Los artculos con lmite estn enumerados en la tabla superior en la seccin Artculos de la pantalla.
Los artculos con lmite se han transferido desde los pedidos correspondientes. Cuando se crearon
los pedidos, los detalles de los artculos y las cantidades todava no estaban definidos. Ahora conoce
los detalles de los materiales entregados o de los servicios finalizados, de manera que los puede
especificar en la entrega de mercancas y servicios.
Seleccione artculo con lmite en la tabla superior en la seccin Artculos y haga clic en Aadir lnea .
Se aade un artculo nuevo a la lista de artculos en la parte inferior de la seccin Artculos.
6. Introduzca los datos del artculo:
Detalles de artculo, por ejemplo, ID de producto o Descripcin de producto
Cantidades [pgina 128]
Detalles de entrega
Detalles de asignacin de cuenta
Como alternativa tambin puede aadir artculos de un catlogo.
7. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en la ficha Notas y
Anexos .
8. Grabe sus entradas.
9. Haga clic en Contabilizar .
Si no desea contabilizar la entrada de mercancas y servicios de forma inmediata, slo grabe las
entradas. De esta manera, la entrada de mercancas y servicios estar disponible en la vista Entradas
y devoluciones con el estado En preparacin. Recibir una tarea en la lista de trabajo para completarla
ms tarde. Mientras la entrada de mercancas y servicios todava est En preparacin, podr borrarla
si no desea confirmar la entrada despus de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista
Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Una vez contabilizada la entrada de mercancas y servicios, se aade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con uno de los estados siguientes:
Si se requiere una aprobacin, el sistema fijar el estado en Aprobacin y enviar la tarea al autorizador
designado.
Si no se requiere ninguna aprobacin, el estado cambiar automticamente el estado a Liberado.
Si el proceso de liberacin se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien a
Liberados, su estado cambia a Rechazado.
Si el estado de entrada de mercancas y servicios es Liberado, el estado del pedido correspondiente cambiar a
Documento de seguimiento creado. Cuando se hayan entregado y facturado por completo todos los artculos o un
comprador los finaliza de forma manual, el estado del pedido cambia a Finalizado.
El sistema enva las entradas de mercancas y servicios a Facturacin de proveedores para la verificacin de facturas,
el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener ms informacin, consulte Crear una factura o
SAP Business ByDesign 1302
Entradas de mercancas y servicios PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 137
nota de crdito con referencia a documentos precedentes [pgina 218] y Tratamiento de excepciones
[pgina 192]. Esto tambin transfiere los datos a Finanzas y contabiliza aqu la entrada de devolucin de mercancas.
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
5.3 Vista Entradas y devoluciones
5.3.1 Gua rpida Entradas y devoluciones
La vista Entradas y devoluciones proporciona un resumen de todos los materiales entregados, servicios realizados
y gastos relacionados. Desde aqu, los compradores pueden visualizar, actualizar y cancelar entradas de mercancas
y servicios y devoluciones de mercancas.
Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Entradas de mercancas y servicios.
La vista consta de las siguientes subvistas:
Mostrar por documentos
Aqu puede acceder a las entradas existentes de mercancas y servicios y devoluciones de mercancas, crear
devoluciones de mercancas para mercancas liberadas y entradas de servicios y cancelar entradas completas de
mercancas y servicios y devoluciones de mercancas.
Mostrar por artculos
Aqu puede acceder a las posiciones de las entradas existentes de mercancas y servicios y devoluciones de
mercancas, crear devoluciones de mercancas para posiciones de entradas de mercancas y servicios liberadas y
cancelar entradas de mercancas y servicios o posiciones de devoluciones de mercancas individuales.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Conceptos bsicos
Procesamiento de entrada de mercancas y servicios y devolucin de mercancas
La entrada de mercancas y servicios puede utilizarse como documentos internos de control para confirmar lo
siguiente:
Entrega de materiales
Cierre de servicios
Gastos relacionados con un pedido
Entrega de artculos con lmite [pgina 96] (en la entrada de mercancas servicios y pueden especificarse los
detalles y las cantidades de materiales o servicios que ya se han entregado)
138 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Entradas de mercancas y servicios
Los compradores pueden crear entradas de mercancas y servicios para confirmar la entrega de artculos que ellos
u otros empleados han pedido mediante pedidos. Tambin pueden individualizar la mercanca entregada, asignarla
a otra mercanca individual y a activos fijos.
Los empleados que han pedido productos usando los carritos de compra pueden crear y contabilizar la entrada de
mercancas y servicios para sus carritos de compra.
La devolucin de mercancas puede utilizarse cuando debe devolverse un material a un proveedor, por ejemplo,
porque ste est en mal estado o se haya entregado el material equivocado.
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de entrada de mercancas y servicios y devolucin de
mercancas [pgina 125].
Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por
ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniera o activos fijos.
Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que
necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o
contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o
descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de
proyecto en contabilidad financiera.
Si existe un catlogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podr crear
automticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podr enviar solicitudes de oferta para determinar los
proveedores apropiados.
Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente
u rdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).
Ciclo de aprovisionamiento (servicios)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultora
y la formacin, trabajo temporal o servicios de ingeniera. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la
compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o,
directamente por el comprador mediante un pedido.
Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren
directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de
lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automtica. Si no existe fuente de
suministro alguna, se puede enviar una peticin de oferta para determinar un proveedor adecuado.
Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las
demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de
aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).
Tareas
Crear una devolucin de mercancas
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 140].
SAP Business ByDesign 1302
Entradas de mercancas y servicios PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 139
Cancelar una entrada de mercancas y servicios o devolucin de mercancas
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 141].
5.3.2 Tareas
5.3.2.1 Crear una devolucin de mercancas
Resumen
Si necesita devolver un material a un proveedor, podr crear y contabilizar una devolucin de mercancas con
referencia a la entrada de mercancas y servicios que se ha creado para ese material.
Requisitos previos
La entrada de mercancas y servicios para los que quiere crear una devolucin de mercancas tiene el estado
Liberada.
Slo puede devolver una cantidad de materiales que sea igual o inferior a la cantidad suministrada en la
entrada de mercancas y servicios referenciada.
Procedimiento
1.
Vaya a Entradas de mercancas y servicios Entradas y devoluciones Visualizar por documentos
2. Seleccione la entrada de mercancas y servicios para la que desea crear una devolucin de mercancas.
Si quiere crear una devolucin de mercancas para un artculo concreto en una entrada de
mercancas y servicios, tambin puede ir a la subvista Mostrar por artculos de la vista Entregas y
devoluciones y seleccionar el artculo all.
3. Haga clic en Nueva devolucin de mercancas .
El sistema genera una devolucin de mercancas. Los datos de la entrada de mercancas y servicios se
transfiere automticamente a la devolucin de mercancas.
4. Introduzca la Fecha de contabilizacin.
La Fecha de contabilizacin se fija automticamente a la fecha actual. Podr ajustarla si es necesario.
5. Si en la lista hay posiciones para las que no desea crear una devolucin de mercancas, seleccinelas y haga
clic en Eliminar .
6. Si la cantidad devuelta de una posicin difiere de la cantidad propuesta por el sistema, actualice la Cantidad
devuelta para visualizar la cantidad que se devuelve realmente.
Si se ha asignado un material individual a un elemento, la cantidad siempre es 1 y no se puede
modificar.
140 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Entradas de mercancas y servicios
7. Si la fecha de devolucin de una posicin difiere de la fecha propuesta por el sistema, actualice el campo
Fecha de devolucin para visualizar cuando se devuelve realmente la posicin.
8. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en la ficha Notas y
Anexos .
9. Grabe sus entradas.
10. Haga clic en Contabilizar .
Si no desea contabilizar la devolucin de mercancas de forma inmediata, grabe slo las entradas.
De esta manera, la devolucin de mercancas estar disponible en la vista Entradas y devoluciones
con el estado En preparacin. Recibir una tarea en la lista de trabajo para completarla ms tarde.
Mientras la devolucin de mercancas todava est En preparacin, podr borrarla si no desea
confirmar la entrega despus de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista Entradas y
devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Si la devolucin de mercancas est contabilizada, se aadir a la lista de devoluciones en la vista Entradas y
devoluciones con el estado Liberada. El estado de los pedidos relacionados vuelve a cambiar de Documento creado
terminado para revisin (si todas las entregas y facturas se han contabilizado) o sigue siendo Documento de
seguimiento creado (si an quedan cantidades abiertas para entregar o facturar).
El sistema enva la devolucin de mercancas a Facturacin de proveedores para la verificacin de facturas, el
tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener ms informacin, consulte Crear una factura o
nota de crdito con referencia a documentos precedentes [pgina 218] y Tratamiento de excepciones
[pgina 192]. Tambin transfiere los datos a Finanzas, contabiliza la devolucin de mercancas y actualiza el material
individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Si, por ejemplo, crea una devolucin de mercancas para un
elemento para el que se ha creado un material individual, el estado del material individual cambia a Bloqueado cuando
se contabiliza la devolucin de mercancas. El material individual ya no se podr asignar a otro material individual,
y tampoco se podr utilizar en un activo fijo. Para obtener ms informacin sobre los materiales individuales, consulte
Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16].
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Alternativas
Tambin puede crear una devolucin de mercancas en relacin con una entrada de mercancas y servicios para
posiciones que se encuentren en un carrito de la compra. Para obtener ms informacin, consulte Crear una
devolucin de mercancas de un carrito de compra [pgina 61].
5.3.2.2 Cancelar una entrada de mercancas y servicios o devolucin
de mercancas
Resumen
Despus de contabilizar una entrada de mercancas y servicios o una devolucin de mercancas, puede que sea
necesario cancelarla, por ejemplo, porque ha encontrado un error en una entrada de datos del documento.
SAP Business ByDesign 1302
Entradas de mercancas y servicios PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 141
Puede cancelar el documento completo o posiciones individuales. Sin embargo, no se puede cancelar solo una
cantidad parcial de un artculo.
Una vez que ha cancelado una entrada de mercancas y servicios o una devolucin de mercancas, no puede
volver a liberarla. Si desea restaurar la entrada de mercancas y servicios o la devolucin de mercancas,
debe volver a crear el documento en la vista Pedidos para entregar.
Requisitos previos
La entrada de mercancas y servicios o la devolucin de mercancas que desea cancelar tiene el estado Liberada.
Procedimiento
1.
Vaya a Entradas de mercancas y servicios Entradas y devoluciones Visualizar por documentos
2. Seleccione la entrada de mercancas y servicios o devolucin de mercancas que desea cancelar.
Si quiere cancelar un artculo concreto en una entrada de mercancas y servicios o una devolucin
de mercancas, tambin puede ir a la subvista Mostrar por artculos de la vista Entregas y
devoluciones y seleccionar el artculo all.
3. Haga clic en Cancelar documento.
Si desea editar el documento antes de cancelarlo, tambin puede seleccionar el documento en la
lista y hacer clic en Editar . Una vez editado el documento, haga clic en
Cancelar la entrada de mercancas y servicios o Cancelar devolucin de mercancas .
El sistema genera una cancelacin de entrada de mercancas y servicios o devolucin de mercancas. Los
datos de la entrada de mercancas y servicios o devolucin de mercancas correspondiente se transfieren
automticamente a la cancelacin.
4. Introduzca la Fecha de contabilizacin para la cancelacin.
La Fecha de contabilizacin se fija automticamente en la fecha actual. Podr ajustarla si es
necesario.
5. Si en la lista hay artculos que no desea cancelar, seleccinelas y haga clic en Eliminar . Esos artculos
permanecern en la entrada de mercancas y servicio o la devolucin de mercancas original.
6. Si desea especificar los artculos con ms detalle, puede aadir notas y anexos en las fichas Notas y
Anexos .
7. Haga clic en Contabilizar .
Resultado
Una vez contabilizada la cancelacin, se aade a la lista de documentos en la vista Entradas y devoluciones con el
estado Liberada.
La entrada de mercancas y servicios o la devolucin de mercancas original permanece en el sistema, pero su estado
se actualiza como Cancelada (si todos los artculos fueron cancelados) o Parcialmente cancelada (si solo algunos
artculos fueron cancelados).
El sistema enva la cancelacin de la entrada de mercancas y servicios o de la devolucin de mercancas a Facturacin
de proveedores para la verificacin de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener
142 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Entradas de mercancas y servicios
ms informacin, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones
[pgina 192]. Tambin transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolucin de mercancas y sevicios
y actualiza el material individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Para obtener ms informacin sobre los
materiales individuales, consulte Aprovisionamiento de activos en compras [pgina 16].
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Alternativas
Tambin puede cancelar una entrada de mercancas y servicios o una devolucin de mercancas que ha sido
contabilizada para los artculos de un carrito de compra. Para obtener ms informacin, consulte Cancelar una
entrada de mercancas y servicios o una devolucin de mercancas para un carrito de compra [pgina 60] y Cancelar
una devolucin de mercancas para un carrito de compra [pgina 63].
5.4 Vista informes
5.4.1 Documentos liberados por contrato
Resumen
Muestra todos los documentos que se han retirado en relacin con un contrato especificado. Muestra al comprador
la intensidad de uso de un contrato en cuanto a documentos liberados por contrato.
Caractersticas
Ejecucin del informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Anlisis del informe
Este informe muestra un anlisis de los documentos liberados por contrato.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
El Estado del contrato se limita a Liberado.
El Estado de vencimiento se limita a No vencido y A punto de vencer.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
Pedidos por proveedor [pgina 114]
Pedidos por producto [pgina 113]
Seguimiento de contratos
Seguimiento de pedidos [pgina 111]
Contratos con vencimiento
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Entradas de mercancas y servicios PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 143
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en Gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestin de relacin con proveedores
5.4.2 Seguimiento de pedidos
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos que se han creado durante los ltimos siete das. No obstante, puede
modificar el perodo de tiempo. Es posible verificar el valor, el precio, la cantidad y el estado del pedido.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posicin.
Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto
con uno o varios de los campos siguientes:
ID de pedido de cliente
Cliente
ID de pedido del cliente
Proceso siguiente
Caractersticas
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay informacin adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:
Estado de pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.
Los estados incluyen:
En preparacin
En aprobacin
En revisin
Rechazado
Sin confirmar
Enviado
Confirmacin recibida
Cancelado
Documento de seguimiento creado
Finalizado
Anlisis del informe
Este informe muestra un anlisis de los pedidos segn el estado.
144 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Entradas de mercancas y servicios
Los siguientes datos se filtran para este informe:
La Fecha de creacin de pedido est limitada a los ltimos 7 das, inclusive hoy.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hacia:
Pedidos por proveedor [pgina 114]
Pedidos por producto [pgina 113]
Documentos liberados por contrato [pgina 106]
Pedidos por asignacin de costes [pgina 116]
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en gestin de relacin con proveedores
5.4.3 Entregas previstas por semana
Resumen
Visualiza las entregas esperadas de posiciones de pedido por semana para las prximas ocho semanas. Si desea
ver detalles de pedido, aada ID de pedido a su informe y haga clic con el botn derecho del ratn en ID relevante,
seleccione Ir a y elija Visualizar detalles.
Caractersticas
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay informacin adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas:
Estado de pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para un estado de pedido especfico.
Los estados incluyen:
Enviado
Documento de seguimiento creado
Confirmacin recibida
Semana de entrega (prximas 8 semanas)
Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para las posiciones de pedido. De manera estndar,
el valor se establece como las prximas 8 semanas, incluida la semana actual.
Anlisis del informe
Este informe muestra un anlisis de las entregas previstas de posiciones de pedido segn el nmero de posiciones
de pedido previstas por semana natural. Este informe tambin muestra el nmero total de posiciones de pedido
para el perodo especificado.
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Entradas de mercancas y servicios PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 145
Los siguientes datos se filtran para este informe:
Estado de cancelacin excluye Cancelado.
Estado de cancelacin de posicin excluye Cancelado.
Semana de entrega est restringido a los ltimos siete das.
Estado de procesamiento de entrega excluye Finalizado y No relevante.
Estado de entrega excluye Entregado y No relevante.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede desplazarse hacia Seguimiento de pedidos [pgina 111].
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en Gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestin de relacin con proveedores
5.4.4 Pedidos por producto
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos por producto que se hayan creado en los ltimos 7 das. No obstante, puede
modificar el perodo de tiempo. Puede verificar el estado del pedido, por ejemplo, si ha sido autorizado o se ha enviado
al proveedor.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posicin.
Caractersticas
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar una seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay informacin adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:
Estado de pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.
Los estados incluyen:
En preparacin
En aprobacin
En revisin
Rechazado
Sin confirmar
Enviado
Confirmacin recibida
Documento de seguimiento creado
146 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Entradas de mercancas y servicios
Finalizado
Anlisis del informe
Este informe muestra un anlisis de los pedidos por producto.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
Estado de cancelacin excluye Cancelado.
La Fecha de creacin de pedido est limitada a los ltimos siete das, inclusive hoy.
El Estado de cancelacin de posicin excluye Cancelado.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hacia:
Pedidos por proveedor [pgina 114]
Documentos liberados por contrato [pgina 106]
Pedidos por asignacin de costes [pgina 116]
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en Gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestin de relacin con proveedores
5.4.5 Pedidos por proveedor
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos por proveedor que se hayan creado en los ltimos 7 das. No obstante, puede
modificar el perodo de tiempo. Es posible verificar la cantidad, el valor y el estado del pedido.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posicin.
Caractersticas
Ejecucin del informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay informacin adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas:
Estado de pedido
Muestra los datos relevantes para el estado de un pedido.
Los estados incluyen:
En preparacin
En aprobacin
En revisin
Rechazado
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Sin confirmar
Enviado
Confirmacin recibida
Documento de seguimiento creado
Finalizado
Fecha de creacin de un pedido (ltimos 7 das)
Visualiza los datos relevantes para los pedidos creados en o desde una fecha determinada. Por defecto, el
valor se establece como los ltimos 7 das, incluida la fecha actual.
Anlisis del informe
Este informe muestra un anlisis de los pedidos por proveedor en funcin de la cantidad pedida y el valo neto/lmite.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
Estado de cancelacin excluye Cancelado.
La Fecha de creacin de pedido est limitada a los ltimos 7 das, inclusive hoy.
Estado de cancelacin de posicin excluye Cancelado.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
Pedidos por producto [pgina 113]
Documentos liberados por contrato [pgina 106]
Pedidos por asignacin de costes [pgina 116]
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en Gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestin de relacin con proveedores
5.4.6 Pedidos por asignacin de cuenta
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos por asignacin de costes que se han creado a lo largo de los ltimos 7 das.
Algunos ejemplos de asignaciones de costes son el centro de coste, el proyecto, etc. Puede verificar los valores
totales por asignacin de costes y el estado de los pedidos.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posicin.
Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto
con uno o varios de los campos siguientes:
ID pedido de cliente
Cliente
ID pedido del cliente
Proceso siguiente
148 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Entradas de mercancas y servicios
Vistas
Con este informe estn disponibles las siguientes vistas:
Pedidos por centro de coste
Muestra todos los pedidos por centro de coste. Puede verificar los valores totales por centro de coste y el
estado de los pedidos.
Pedidos por proyecto
Visualiza todos los pedidos por proyecto. Puede verificar los valores totales por proyecto y el estado de los
pedidos.
Pedidos por pedido de cliente
Visualiza todos los pedidos por pedido de cliente. Puede verificar los valores totales por pedido de cliente y
el estado de los pedidos.
Pedidos por orden de servicio
Visualiza todos los pedidos por orden de servicio. Puede verificar los valores totales por orden de servicio y
el estado de los pedidos.
Caractersticas
Ejecucin del informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la seleccin de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Estado de cabecera
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.
Los estados incluyen:
En preparacin
En aprobacin
En revisin
Rechazado
Sin confirmar
Enviado
Confirmacin recibida
Documento de seguimiento creado
Finalizado
Fecha de creacin de un pedido (ltimos 7 das)
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para pedidos creados en los ltimos 7 das.
De manera estndar, el valor se establece en los ltimos 7 das. Sin embargo, puede modificar el valor.
Anlisis del informe
Este informe muestra un anlisis de los pedidos por asignacin de cuenta, de acuerdo con la cantidad pedida, el
valor neto y el valor neto en moneda de empresa, permitindole analizar los pedidos a un nivel ms operativo por
asignacin de cuenta.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
El Estado de cancelacin excluye Rechazo de cancelacin y Cancelado.
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Entradas de mercancas y servicios PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 149
La Fecha de creacin de pedido est limitada a los ltimos 7 das, inclusive hoy.
El Estado de cancelacin de posicin excluye Rechazo de cancelacin y Cancelado.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las caractersticas a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
Pedidos por proveedor [pgina 114]
Pedidos por producto [pgina 113]
Documentos liberados por contrato [pgina 106]
Consulte tambin
Vista Informes
Resumen de informes en Gestin de relacin con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestin de relacin con proveedores
150 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Entradas de mercancas y servicios
6 Facturacin de proveedores
6.1 Conceptos bsicos
6.1.1 Tipos de factura de proveedor
Resumen
En el centro de trabajo Facturacin de proveedores pueden utilizarse varios tipos de documentos principales para
registrar transacciones de compras entre la empresa y sus proveedores. La facturacin de proveedores puede
basarse en la documentacin subyacente tal como los pedidos y los contratos de compras, as como las
transacciones independientes.
Dependiendo de sus necesidades empresariales, la Facturacin de proveedor le proporciona caractersticas para
crear los siguientes tipos de facturas de proveedor:
Facturas
Para mercancas o servicios; se pueden introducir las facturas recibidas de los proveedores manualmente,
con o sin referencia a un pedido u otro documento anterior. Las facturas tambin se pueden crear
automticamente para ciertos proveedores seleccionados utilizando la autofacturacin y las facturas
peridicas.
Notas de crdito
Para mercancas devueltas o diferencias de determinacin de precios; cuando la empresa devuelve
mercancas o reclama servicios, el proveedor normalmente emite una nota de crdito con un importe igual
o inferior a la factura original y reembolsa el dinero a la empresa. Como contable, puede indicar notas de
crdito con referencia a la factura o pedido anterior. Tambin puede indicar los debes y los crditos
posteriores con referencia a la factura o la nota de crdito anterior.
Facturas de aduana
Para las mercancas facturadas que necesitan un impuesto de aduana o de importacin, la autoridad
aduanera puede ejecutar una factura de aduana que obliga a la empresa a pagar impuestos o derechos de
aduana para importar o exportar mercancas.
Debes y crditos posteriores
Para ajustar el valor de una factura o una nota de crdito que ya se ha contabilizado. Normalmente, se indica
un debe o un crdito posterior cuando posteriormente ocurre una modificacin del precio, por ejemplo, para
los productos con precios que se modifican con frecuencia; o cuando otros costes se tienen que cobrar o
abonar, por ejemplo, los costes de porte para mercancas que ya se han facturado.
Cancelacin de factura
Para cancelar una factura o una nota de crdito que ya se ha contabilizado. Se cancelar la contabilizacin
en gestin financiera y se anular el pago.
Anticipos
Para algunos procesos de facturacin, un ratio del importe de pago bruto que se tiene que fijar para cubrir
un conjunto definido de mercancas y servicios pedidos se tiene que pagar antes de la entrega de estas
mercancas o de la provisin de estos servicios.
Los impuestos sobre materiales y mercancas se aplican a transacciones de compra como pedidos y facturacin de
proveedores. El impuesto de pas extranjero es vlido cuando la empresa necesita aplicar impuestos extranjeros.
En las compras, es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjeros incluso si la empresa no se
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 151
registr con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determina automticamente el impuesto aplicable en el proceso
de facturacin de proveedor.
Para obtener ms informacin, consulte Clculo de impuestos en el extranjero para servicios, Determinacin de
impuestos [pgina 156], y Determinacin de retencin de impuestos [pgina 178].
Facturas de proveedor
Una factura de proveedor registra la obligacin del destinatario de las mercancas o de los servicios para el proveedor
y normalmente se crea al finalizar el servicio o al entregar las mercancas. La factura de proveedor registra los detalles
de la transaccin y contabiliza la transaccin financiera en los pasivos de la empresa destinataria. La factura se
verifica con el pedido colocado con los proveedores y cualquier variacin o discrepancia se registra como una
excepcin. Todas las excepciones se tienen que resolver o aclarar para contabilizar la factura. Una vez que la factura
se ha contabilizado, los detalles de la transaccin se transfieren a finanzas, se indican en un libro y la factura se libera
para su pago. Puede liberar una factura para su pago sin especificar los detalles en un libro de contabilidad si as lo
desea, por ejemplo, para pagar la factura cuando los detalles de la transaccin estn incompletos con el fin de
beneficiarse de un descuento del proveedor por pronto pago.
Si una factura ya se ha contabilizado y pagado, se puede cancelar en el sistema. La cancelacin anula la factura y
crea automticamente una cancelacin de factura en su sistema. Si la factura ya se ha pagado, puede crear un abono
con referencia al pedido original. Si una factura se ha introducido en el sistema pero no se ha contabilizado todava
y no tiene un estado de borrador, sta se puede invalidar. La anulacin de una factura significa que la informacin
de la factura se ha retenido en su sistema aunque la factura no puede enviarse a la siguiente etapa de procesamiento.
No se puede borrar una factura que se ha grabado en el sistema, aunque solo se haya grabado como borrador.
Cuando se ha grabado una factura, solo se puede invalidar.
En la mayora de casos, las facturas creadas contienen referencias a documentos de compra. En estos casos, se
reutilizan los datos relevantes para la facturacin de una entrega entrante, una entrada de mercancas y servicios o
un pedido confirmados para el proceso de facturacin.
Las facturas se crean:
Manualmente al introducir directamente las facturas en el sistema, con o sin referencia a documentos de
compras anteriores.
Automticamente a partir de los documentos de compra anteriores utilizando autofacturaciones.
Cuando se crea una factura de proveedor, los datos se comparan con los datos de compras que se han reunido en
el documento de compra anterior. Se verifica que la factura sea exacta y consistente. El anlisis consiste en
verificaciones de los datos de facturacin de proveedor, como el valor total, asignaciones de cuentas, tolerancias
de cantidades y de impuestos y adems busca facturas duplicadas. El procesamiento posterior de la factura de
proveedor depende de los resultados de la verificacin:
Si las verificaciones de una factura de proveedor tienen xito, la factura se procesa automticamente. Se
puede pagar la factura o importe de factura de derechos de aduana pendiente o se puede crear la nota de
crdito.
Si fallan las verificaciones de una factura de proveedor, se asignan tipos de excepcin predefinidos a la factura.
Antes de procesar la factura, se tienen que solucionar los errores que causaron las excepciones. Una vez que
los usuarios autorizados hayan resuelto las excepciones, se puede pagar la factura o importe de factura de
derechos de aduana pendiente o se puede crear la nota de crdito. Las facturas que contengan excepciones
se resuelven en la vista Tareas del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Notas de crdito
Las notas de crdito son facturas que registran un valor de crdito para una transaccin en lugar de un debe y se
crean con referencia a una transaccin de debe anterior. Las notas de crdito se crean cuando ya se han liquidado
152 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
las mercancas o los servicios pedidos con anterioridad, aunque estas mercancas y estos servicios todava no se
hayan entregado o prestado o se hayan devuelto al proveedor.
Las notas de crdito se crean:
Manualmente al introducir directamente las notas de crdito en el sistema, con o sin referencia a documentos
de compras anteriores, como una devolucin de mercancas.
Automticamente a partir de documentos de compras anteriores.
Las notas de crdito se introducen, verifican y contabilizan del mismo modo que las facturas. En la contabilidad, una
nota de crdito se trata como una factura de proveedor y tambin se la denomina factura de proveedor.
Facturas de aduana
Las facturas de aduana son facturas que se crean cuando un transportista por separado importa mercancas y
servicios pedidos de un proveedor externo. El importe total a pagar consiste en el impuesto de importacin o el
derecho de aduana pagado solo a la autoridad aduanera. Se paga el precio de las mercancas o de los servicios
utilizando una factura por separado emitida por el proveedor.
Se introducen las facturas de aduana directamente en el sistema, con o sin referencia a documentos de compras
anteriores.
Se introducen, verifican y contabilizan las facturas de aduana del mismo modo que las facturas y las notas de crdito.
Dbito posterior y crdito posterior
Los dbitos posteriores son facturas que se introducen posteriormente para un valor de dbito adicional en una
factura o nota de crdito que ya se ha contabilizado. Un dbito posterior aumenta la deuda en la factura contabilizada
a la que se refiere o reduce el crdito en la nota de crdito contabilizada a la que se refiere. La contabilizacin de un
dbito posterior no afecta a la cantidad de la factura o la nota de crdito a la que se refiere.
Los crditos posteriores son notas de crdito que se introducen posteriormente para un valor de crdito adicional
en una factura o nota de crdito que ya se ha contabilizado. Un crdito posterior reduce la deuda en la factura
contabilizada a la que se refiere o aumenta el crdito en la nota de crdito contabilizada a la que se refiere. La
contabilizacin de un crdito posterior no afecta a la cantidad de la factura o la nota de crdito a la que se refiere.
Se introducen, verifican y contabilizan los dbitos y crditos del mismo modo que otras facturas y notas de crdito.
Cancelacin de factura
Las cancelaciones de facturas son facturas que se crean automticamente en el sistema cuando el usuario cancela
una factura o nota de crdito contabilizada desde la vista Facturas y notas de crdito. Al hacer esto, el sistema abre
la pantalla Nueva cancelacin de factura.
La cancelacin de factura cancela el valor de la deuda en el sistema que cre la factura original o cancela el valor del
crdito en el sistema que cre una nota de crdito original. Cuando el sistema crea una cancelacin de factura, la
factura o nota de crdito original a la que se refiere obtiene el estado Cancelado.
Consulte tambin
Verificacin de factura de proveedor [pgina 154]
Gua rpida para trabajo [pgina 187]
Gua rpida para entrada de factura [pgina 205]
Gua rpida para facturas y notas de crdito [pgina 245]
Gua rpida para autofacturaciones [pgina 256]
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 153
Gua rpida para facturas peridicas [pgina 272]
6.1.2 Verificacin de factura de proveedor
Resumen
Al inicio del proceso de verificacin de facturas, el sistema recoge los datos de la factura de proveedor y realiza las
verificaciones en los clculos, por ejemplo, de los importes de impuestos, de la informacin interna o externa que
falta y de posibles facturas duplicadas. Si la factura de proveedor contiene referencias a documentos precedentes,
el sistema, siempre que sea posible, recoge los datos relevantes para la facturacin de estos documentos y los
compara con los datos de una factura de proveedor entrante. La comparacin se aplica si la factura de proveedor
contiene una referencia a uno o ms documentos precedentes, como puede ser un pedido, una entrada de
mercancas y servicios, una entrega entrante, un precio de lista o un contrato de compra. El sistema efecta las
verificaciones tras enviar la factura de proveedor para contabilizarla.
Si los datos son correctos y estn completos, el sistema enva la factura de proveedor para pagarla o para liberarla
para abonarla. Si los datos contienen errores, como, por ejemplo, desviaciones, duplicados o informacin o
documentos que faltan, el sistema inicia un proceso de tratamiento de excepciones antes de que se pueda
contabilizar la factura de proveedor.
El proceso de verificacin de facturas es relevante para los siguientes tipos de factura de proveedor:
Facturas y facturas de autofacturacin creadas por autofacturacin, como las facturas peridicas.
Notas de crdito
Facturas de aduana
Carga posterior
Descargo posterior
Anticipos
La cancelacin de facturas no es relevante para la verificacin de facturas. El sistema crea
automticamente la cancelacin de facturas cuando se cancela un documento de facturacin. No estn
registradas por el usuario y por consiguiente, no estn sujetas al proceso de verificacin de factura o al
tratamiento de excepciones resultante.
Requisitos previos
En la actividad de ajuste preciso Excepciones de factura de proveedor, se han configurado parametrizaciones de
criterios de excepcin y tratamiento de excepciones para determinados tipos de excepciones.
Ha iniciado uno de los siguientes procesos:
Procesamiento de factura de proveedor con referencia
Procesamiento de factura de proveedor sin referencia
Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones
Flujo de proceso
1. Seleccione Contabilizar
En la tarea correspondiente del centro de trabajo Facturacin de proveedores, seleccione Contabilizar para
el documento de facturacin que desea liberar para pago o crdito.
154 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
2. Se verifica el documento de facturacin
El sistema inicia la verificacin de factura. El anlisis consiste en verificaciones de los datos de facturacin,
como el valor total, asignaciones de cuenta, variaciones de impuestos y verificaciones de posibles duplicados.
Si el documento de facturacin hace referencia a un documento anterior (por ejemplo, un pedido), el sistema
tambin realiza verificaciones de los datos del documento anterior, como variaciones de precio o cantidad,
y si se espera una entrada o entrega de mercancas y servicios. Si su empresa no especifica los pedidos o la
entrada de mercancas y servicios en el sistema, el proceso automatizado de verificacin de facturas no podr
comparar las facturas con sus documentos correspondientes.
Para obtener ms informacin sobre las distintas verificaciones que estn definidas en la configuracin
empresarial, consulte Excepciones de factura de proveedor.
3. Se contabiliza el documento de facturacin
Si los datos son consistentes, el documento de facturacin se actualiza en la vista Facturas y notas de
crdito y el sistema establece el estado en Contabilizado.
Los datos del documento de facturacin son consistentes si se cumple las siguientes condiciones:
Los datos de facturacin coinciden con los datos de los documentos anteriores, toda la informacin es
correcta y est disponible, y todos los documentos anteriores requeridos existen
Los datos de facturacin son distintos a los datos de los documentos anteriores dentro de las tolerancias
(por ejemplo, variaciones de precio, impuestos o cantidad) definidas en la configuracin empresarial.
Para obtener ms informacin, consulte Excepciones de factura de proveedor.
Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Para obtener ms informacin, consulte Contabilizaciones operativas tardas.
El sistema transfiere el documento de facturacin a Finanzas para que se libere para pago o crdito.
O
4. Las excepciones se envan para aclaracin
Si los datos no son consistentes, el sistema crea excepciones de factura y las enva como tareas que requieren
aclaracin.
De acuerdo a las parametrizaciones de la configuracin empresarial, las excepciones de facturacin se envan
para su aclaracin. (Las excepciones de facturacin se definen en el centro de trabajo Configuracin
empresarial, en la vista Lista de actividades. En el paso de Ajuste preciso, seleccione Excepciones de factura
de proveedor).
Transferencia manual
El sistema enva tareas de aclaracin a los contables responsables, los cuales pueden aclarar las
excepciones ellos mismos en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores o
transferirlas a otras personas responsables para su aclaracin.
Transferencia automtica
Segn el tipo de excepcin, el sistema enva las tareas de aclaracin a la persona pertinente, por ejemplo
a un comprador o a un proveedor.
Para obtener ms informacin acerca de las parametrizaciones de configuracin, consulte Excepciones de
factura de proveedor.
5. El documento de facturacin est Contabilizado
Una vez que todas las excepciones relacionadas con un documento de facturacin estn aclaradas y
aceptadas, puede enviar el documento para su contabilizacin. El documento de facturacin se actualiza en
la vista Facturas y notas de crdito y el sistema establece el estado en Contabilizado.
El contable responsable tambin puede aceptar una excepcin sin aclaracin y contabilizar el documento de
facturacin para pago o crdito.
Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 155
Dependiendo de las parametrizaciones de configuracin, el sistema podra iniciar un proceso de
aprobacin en el que su jefe debe aprobar la factura.
Consulte tambin
Tipos de factura de proveedor [pgina 151]
Tratamiento de excepciones [pgina 192]
Gua rpida para trabajo [pgina 187]
Gua rpida para entrada de factura [pgina 205]
Gua rpida para autofacturaciones [pgina 256]
Gua rpida para facturas peridicas [pgina 272]
6.1.3 Determinacin de impuestos
6.1.3.1 Determinacin de impuestos
Resumen
El sistema proporciona un evento fiscal y utiliza los nmeros resultantes para generar informes de
impuestos. Este informe creado automticamente no sustituye la calificacin fiscal del cliente o del propio
usuario. SAP no asume responsabilidad por la exactitud del informe creado automticamente o el informe
de impuestos generado.
Como regla, las empresas tienen la obligacin legal de calcular los impuestos sobre los productos que compran o
venden, o sobre los servicios que utilizan, y de recaudar estos impuestos, que deben pagar sus clientes. Despus
de que se proporcionaron los productos o servicios, los impuestos se deben declarar y pagar a las autoridades
fiscales relevantes.
Los impuestos se calculan para documentos comerciales como pedidos, facturas, notas de crdito o anticipos.
Debido a que las leyes de clculo de impuestos son diferentes en cada pas, su empresa enfrenta el desafo de calcular
el impuesto correcto para cada transaccin comercial. El sistema le ayuda calculando de forma automtica el
impuestos para los siguientes tipos:
Impuesto sobre el valor aadido (IVA)
Este impuesto es recaudado en muchos pases, en especial en los de la Unin Europea. Hay muchas
diferencias regionales. Por ejemplo, en algunos pases, como Canad y Australia, el impuesto sobre el valor
aadido se recauda como "Impuesto sobre mercancas y servicios".
Impuesto sobre ventas y consumo
Este impuesto se recauda, por ejemplo, en los Estados Unidos y, de manera similar, en Canad (impuesto
provincial sobre ventas).
Retencin de impuestos
Este impuesto se recauda de diferentes maneras en varios pases. El sistema puede calcular la retencin de
impuestos para los Estados Unidos.
Adems, el sistema ofrece una herramienta de gestin de informes que le brinda un control efectivo sobre la
declaracin obligatoria de estos impuestos.
156 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Requisitos previos
Ha creado los Datos maestros para determinacin de impuestos [pgina 162].
Definir el alcance de la solucin para el clculo de impuestos
Las siguientes actividades son necesarias para definir el alcance de la solucin para el clculo de impuestos:
El alcance de la solucin para el clculo de impuestos est especificado en el sistema en la Configuracin
empresarial, debajo de Soporte y servicios integrados. El concepto empresarial Clculo de impuestos
est ubicado en el paquete empresarial Entorno empresarial.
Si, adems, necesita calcular los impuestos en sus ofertas, active la opcin relevante en Alcance. En el
paso Preguntas, navegue hasta el rea empresarial Ventas y seleccione Nueva operacin > Ofertas con
clculo de impuestos.
Elementos
El sistema recopila los datos relevantes de los documentos comerciales disponibles para calcular correctamente
los impuestos aplicables. Como usuario, debe configurar su sistema con la informacin necesaria para sus casos
empresariales. SAP ha preconfigurado una gran cantidad de casos empresariales pero, en algunos casos, deber
ampliar su sistema.
Para obtener ms informacin sobre la determinacin de impuestos y cmo el sistema fusiona y clasifica datos,
consulte Elementos para determinacin de impuestos [pgina 164].
Determinacin de nmero de identificacin fiscal
En los siguientes casos, se determina de nuevo el nmero de identificacin fiscal:
Se ha modificado la fecha del impuesto
Se ha modificado el grupo de declaracin de impuestos, comprador o vendedor
El nmero de identificacin fiscal es incorrecto
Se ha modificado el pas del impuesto
Nmeros de impuesto sobre el valor aadido (IVA)
Para entregas de exportacin
Para obtener la exencin fiscal para entregas dentro de la comunidad, debe registrar, entre otras cosas, el nmero
de IVA del receptor del servicio, que se va a utilizar para recibir las mercancas.
Si hay varios nmeros de IVA asignados al registro maestro del cliente, el sistema selecciona el nmero de IVA segn
los siguientes criterios:
El nmero de IVA del pas en el que est ubicado el destinatario de las mercancas.
Si no se introduce el nmero de IVA del pas de entrega en los datos maestros, el sistema busca otros nmeros
introducidos en los datos maestros y selecciona un nmero diferente del nmero del pas desde el cual se
envan las mercancas.
Si slo hay un nmero de IVA para el pas en el que se inicia el envo de las mercancas, o si no hay ningn
nmero, los requisitos previos para una entrega dentro de la comunidad no se han cumplido y la entrega debe
ser gravada a la tasa de impuestos relevante.
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 157
Si el nmero de IVA se introdujo en los datos maestros, se mostrar automticamente en la factura. Puede
sobrescribirlo en la ficha Impuestos en el documento. De todos modos, slo puede sobrescribir utilizando
los nmeros que ha introducido previamente en el registro maestro de cuentas.
Para otros servicios realizados en el extranjero
Segn la directiva de la UE 2008/8/CE y la legislacin fiscal especfica de pas, existe una regulacin nueva, en
particular, para comisiones B2B relacionadas con el lugar en que se realizan los servicios.
Por lo general, el lugar en que se suministran los servicios sirve como direccin de destinatario del servicio. Si el pas
donde se encuentra la direccin del destinatario difiere de la direccin de la cuenta, se entiende que la direccin del
destinatario es la ubicacin donde se realiza el servicio. Esto influye directamente en cmo se determinan los
impuestos, por el hecho de que la direccin del destinatario se utiliza para determinar el lugar en que se gravarn
los servicios. Por ejemplo, se puede consultar el art. 3a (2) de la Ley de IVA en Alemania. Si esto no es correcto para
todos los casos, los datos de impuestos aplicables se deben adaptar manualmente, principalmente la residencia
fiscal y el cdigo de impuesto.
Para distinguir entre las empresas y los individuos como destinatarios del servicio, el sistema (rbol de decisin de
impuestos) verifica si se ha introducido un nmero de IVA en los datos maestros de la cuenta. Si falta el nmero de
IVA, el caso comercial se trata como un servicio que se ha realizado para un individuo.
Por lo tanto, es importante recordar incluir el nmero de IVA al introducir los datos maestros de la cuenta.
Mecanismo de inversin del sujeto pasivo
Mecanismo de inversin del sujeto pasivo significa, en algunos casos, que el cliente es, por ley, responsable del IVA,
y est obligado a pagarlo a la autoridad fiscal correspondiente. En este caso, el empresario emite una factura sin
IVA, pero con una notificacin indicando que la deuda fiscal se transfiere al cliente. El cliente debe calcular y pagar
el IVA a la autoridad fiscal, y normalmente puede reclamar la deduccin de IVA soportado. La transferencia de la
deuda fiscal al receptor del servicio se llama mecanismo de inversin del sujeto pasivo.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos con mecanismo de inversin de sujeto pasivo
[pgina 170].
Impuestos en la gestin de pedidos para terceros
En escenarios de ventas tpicos, las transacciones tienen lugar directamente entre una empresa y un cliente, ambos
socios comerciales estn ubicados en el mismo pas y la empresa produce y entrega una mercanca o servicio
directamente al cliente. En tales escenarios no se necesitan regulaciones de impuestos especiales. Pero en el evento
en que uno o ms parmetros de este escenario empresarial difieren de la situacin tpica, por ejemplo, direccin
del cliente y direcciones de entrega no son iguales, se aplican regulaciones especiales dependiendo de la complejidad
de los escenarios.
Para obtener ms informacin, consulte Impuestos en la gestin de pedidos para terceros y transacciones en cadena
[pgina 173].
Fecha relevante para la declaracin de IVA
La fecha utilizada para la declaracin de IVA depende del documento comercial. Por ejemplo, en la factura del
proveedor, se utiliza la Fecha de recepcin y, en la factura del cliente, la Fecha de contabilizacin. Pero si lo desea,
tambin puede introducir una Fecha de vencimiento de impuestos.
158 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Para obtener ms informacin sobre la fecha de vencimiento del impuesto, consulte Fecha de vencimiento de
impuesto de posiciones de impuesto.
Introducir o modificar cdigos de impuestos en documentos de asientos
contables
Puede introducir o modificar cdigos de impuestos en documentos de asientos contables de la siguiente forma:
Pedidos de cliente
Vaya al centro de trabajo Pedidos de cliente y seleccione Nuevo pedido de cliente o uno existente para su
tratamiento. Seleccione Visualizar todos. Seleccione la etiqueta Posiciones y desde all vaya a la etiqueta
Impuestos. Seleccione una entrada apropiada para la posicin seleccionada en Cdigo de impuesto.
Facturas o notas de crdito
Vaya al centro de trabajo Facturacin de cliente y seleccione Nueva factura manual o una factura o nota de
crdito existente para su tratamiento. Seleccione la etiqueta Posiciones y desde all vaya a la etiqueta
Impuestos. Seleccione una entrada apropiada para la posicin de factura seleccionada en Cdigo de
impuesto.
Pedido
Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione Nuevo pedido o uno existente para su
tratamiento. Seleccione Visualizar todos Posiciones . En la etiqueta Datos bsicos, en Impuestos
seleccionar el cdigo de impuesto correspondiente para la posicin de pedido seleccionada.
Factura de proveedor
Vaya al centro de trabajo Factura de proveedor y seleccione Nueva factura sin pedido o una factura existente
para su tratamiento. En la etiqueta Resumen seleccione el cdigo de impuesto correspondiente para la
posicin de factura seleccionada.
rbol de decisin de impuestos
El sistema utiliza el rbol de decisin de impuestos para determinar correctamente un evento fiscal. El rbol de
decisin de impuestos consta de una secuencia de preguntas lgicamente conectadas que el sistema determina
como verdaderas o falsas despus de compararlas con los datos introducidos en los documentos. De esta manera,
los hechos se limitan hasta que el evento fiscal y el mtodo de clculo de impuestos correcto se ha determinado.
Las preguntas se comparan con los datos introducidos en el documento y se responden; el proceso subyacente
puede ser representado como flujo de proceso. Las preguntas del siguiente ejemplo se utilizan para determinar el
evento fiscal Exportacin a tercer pas para una empresa radicada en Alemania.
Cada pas tiene asignado un rbol de decisin de impuestos.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 159
Flujo de proceso
El flujo del proceso para determinacin de impuestos describe una muestra de cmo se determina un evento fiscal
para una factura:
1. El agente comercial crea y graba una factura manual.
2. Una vez introducidos los datos necesarios, el sistema transfiere datos relevantes para impuestos para la
determinacin de impuestos, como:
Ubicacin del proveedor o el comprador
Atributos fiscales del socio comercial
Uno de estos atributos es el motivo de exencin fiscal que depende de ciertas leyes especficas de cada
pas.
Atributos fiscales de los productos
El tipo de tasa de impuesto y el motivo de exencin fiscal pueden ser diferentes para cada pas, regin
y tipo de impuesto. Por ejemplo, en los Estados Unidos, generalmente los servicios no estn sujetos a
impuestos, de manera que el motivo de exencin fiscal debe ser asignado en los datos maestros de los
productos. Normalmente, los productos se gravan a tasa de impuesto estndar, y no se necesitan otras
entradas.
3. El sistema utiliza los datos relevantes para impuestos a fin de activar la determinacin de impuestos, y los
datos se procesan automticamente en un rbol de decisin de impuestos.
4. El sistema calcula los impuestos en base a los siguientes componentes:
Evento fiscal
Tipos de impuestos
Tipos de tasas de impuestos como tasa estndar de impuesto sobre el valor aadido
160 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Tasa de impuesto como un porcentaje
Importe gravable
5. El sistema incluye el resultado de la determinacin y el clculo de impuestos en el pedido. El impuesto
calculado se visualiza en la ficha Determinacin de precios y en la ficha Impuestos de la ficha Posiciones .
Todos los detalles de impuestos determinados por el sistema se muestran en la ficha Impuesto. Por ejemplo:
Residencia fiscal
Cdigo de impuesto
Cdigo de domicilio fiscal en caso de que la residencia fiscal sea Estados Unidos
Regin fiscal en caso de que la residencia fiscal sea Canad
Fecha de impuesto
En una tabla con una fila para cada tipo de impuesto se enumera lo siguiente:
Base gravable
Tipo de tasa de impuesto
Tasa de impuesto
Motivo de exencin fiscal, si es necesario
Importe del impuesto
Tipo de deducibilidad (slo para documentos de compra)
Parmetros especficos de cada pas (si es necesario), como indicadores para impuesto diferido
(en Francia o la India), cdigo de jurisdiccin fiscal (Estados Unidos) o regin (Canad).
Sin embargo, no todas las transacciones relevantes para impuestos pueden ser reconocidas
automticamente y con exactitud por el sistema.
Por lo tanto, recomendamos sobrescribir los datos manualmente en el documento, en caso de que
el sistema no determine la residencia fiscal correcta o el cdigo de impuesto correcto para la
transaccin. Si debe modificar manualmente la residencia fiscal en el documento, la ayuda para
entradas muestra slo los pases para los que se crea una autoridad fiscal y los acuerdos fiscales se
actualizan para su empresa. Sin embargo, tambin puede introducir otra residencia fiscal en el que
las ventas se deben informar por motivos fiscales. Luego, el sistema muestra los cdigos de
impuestos especficos para este pas. Recuerde que debe crear la autoridad fiscal para este pas.
Luego, debe volver a activar la determinacin de impuestos en el documento, de manera que se
pueda encontrar el nmero de identificacin fiscal correcto para la transaccin. Para pases que
tienen tasas de impuesto mltiples, puede introducir el criterio de clculo de impuestos
manualmente.
Tenga en cuenta que si los datos relevantes para impuestos, como el pas donde se presta el servicio
o donde se encuentra el receptor de las mercancas fue modificado en un documento siguiente de
una transaccin comercial, no se determinan la Residencia fiscal ni el Cdigo de impuesto. Esto
afecta, por ejemplo, a modificaciones en datos de direccin en una confirmacin de servicio creada
para una orden de servicio, o modificaciones en una factura de proyecto creada para un pedido de
cliente.
Consulte tambin
Procesamiento de parte
Determinacin de impuestos EE.UU. [pgina 177] (Este documento cubre conceptos especficos para los Estados
Unidos, tales como el clculo de impuestos de entregas en Tejas y California, nexo.)
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 161
6.1.3.2 Detalles de Determinacin de impuestos
6.1.3.2.1 Datos maestros para la determinacin de impuestos
Para asegurar que la determinacin de sus procesos de ventas se ejecuta correctamente, ha creado los siguientes
datos maestros:
Autoridad fiscal
En el centro de trabajo Gestin fiscal ha creado un registro de datos maestros de cada autoridad fiscal responsable
de la empresa.
Acuerdos fiscales de la empresa
Ha asignado un acuerdo fiscal de la empresa en el registro e datos maestros para la autoridad fiscal. Introduce un
nmero de identificacin fiscal para el tipo de impuesto para confirmar que su empresa est registrada y que ha
declarado los impustos a la autoridad relevante.
Certificado de exencin fiscal en los datos maestros de cuenta
En pases como Estados Unidos, Francia e Italia, cuentas como las de las organizaciones si nimo de lucro pueden
estar exentas del pago de impuestos durante un cierto perodo de tiempo. Para estas cuentas se define un nmero
de certificado de exencin apropiado y la fecha de validez en los datos maestros de la cuenta. Los Certificados de
exencin fiscal se consideran en las transacciones de ventas y se requieren para determinar tanto el pago de cliente
correcto como el pago correcto a las autoridades fiscales correspondientes. Si el certificado de exencin fiscal es
vlido a la fecha fiscal, entonces no se calcula ningn impuesto. El nmero de certificado de exencin se indica
automticamente en el documento de pago. Se debe indicar un motivo para la exencin de impuestos en los datos
maestros del cliente.
Cdigo de domicio fiscal en las daots maestros de la cuenta para Estados Unidos
Ha creado un domicilio fiscal en los datos maestrs de la cuenta.
Empresa
Los datos de la empresa, como la empresa, la direccin y el cdigo de domicilio fiscal se indican en la gestin
organizativa.
Productos
Si no indica otra informacin en un registro maestro de producto, el producto se grava con la tasa de impuestos
estndar. Si queire modificar la tasa de impuesto estndar de varios pases, debe asignar el tipo de tasa de impuesto
y, si es necesario, el motivo de exencin de impuestos del producto relevante en los datos maestros.
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Facturacin de proveedores
Servicios
Para impuesto, debe especificar qu tipos de servicios ofrece y como se deben gravar o quien est sujeto a impuesto
en una transaccin comercial concreta, de forma que el sistema determine el cdigo fiscal relevante. Indique sus
servicios en la vista Servicios del centro de trabajo Portafolio de productos y servicios dentro de la ficha
Descripcin del servicio y, de ser preciso, asgnelos en el motivo de exencin fiscal relevante dentro de la ficha
Impuesto o bien especifique si se debe gravar el servicio en la ubicacin donde se presta:
Si se instala o implementa una pieza de repuesto, entonces la implicacin de impuesto puede ser prestacin
o realizacin de trabajo. El sistema no puede determinar estos casos automticamente. En cada caso
individual, verifique el cdigo impositivo correspondiente en la ficha Impuestos para el servicio y la pieza
de repuesto.
Especficos para la Unin Europea
Algunos servicios siempre se gravan en la oficina central de la empresa que proporciona el servicio, incluso
si se proporcionan para un cliente radicado fuera de los lmites de la oficina central. En los registros de datos
maestros de estos servicios, asegrese de que no se indicado nada en el campo Motivo de exencin fiscal de
la ficha Impuestos , y de que no se ha fijado el indicador Sujeto a impuestos en destino. Segn la Directiva
2008/8/EC y su implementacin en el Acta anual de impuestos 2009, a partir del 1 de enero de 2010, esta
es la regla bsica para servicios que se proporcionan para un consumidor particular final radicado fuera de
los lmites del pas donde se encuentra la oficina central.
Algunos servicios siempre deben estar gravados en la ubicacin donde se proporcionan, como los trabajos
de construccin o edificacin. Para tales servicios, establezca el indicador Sujeto a impuestos en destino en
la ficha Impuestos . En este punto, el sistema controla que se haya prestado el servicio. La tansaccin no se
grava a nivel nacional si la ubiacin donde se proporciona el servicio es el extranjero. Si se selecciona este
indicador, entonces se usa la direccin de la ubicacin del servicio para determinar si se gravarn los servicios.
En este caso, la empresa que proporciona las mercancas o servicios debe gravar la transaccin comercial
en el pas de destino y registrarla tambin all. Segn la Directiva 2008/8/EC y su implementacin en el Acta
anual de impuestos 2009, a partir del 1 de enero de 2010. Un ejemplo es el trabajo realizado sobre propiedades
muebles tangibles de un consumidor particular en el extranjero.
Para garantizar que la determinacin de impuestos funcione correctamente, debe establecer los indicadores
e indicar los motivos para la exencin de impuestos en todos los pases relevantes. Esto resulta
particularmente necesario para actualizar el indicador Sujeto a impuestos en destino para tanto el pas emisor
como para el receptor. En comparacin, si las mercancas o los servicios estn sujetos a impuesto en destino,
el vendedor debe calcular y pagar el impuesto del pas de destino. Por lo tanto, no basta con actualizar los
detalles impositivos solo para el pas de origen, sino que tambin se deben actualizar los datos de los pases
de destino.
Sin embargo, algunas circunstancias pueden derivar en desgravacin o en imposicin doble. La desgravacin
se produce cuando se indica que un servicio est sujeto a impuestos en destino en el pas de origen, pero no
en el de destino. La imposicin doble se produce cuando se indica que un servicio est sujeto a impuestos en
destino en el pas de destino, pero no en el de origen. Estas inexactitudes legislativas tambin se dan en casos
reales. De todos modos, el sistema no admite la doble imposicin. Para los servicios que no estn sujetos a
impuesto en el pas de origen (concretamente, aquellos indicados como Sujeto a impuestos en destino), se
debe controlar cuidadosamente la configuracin para los pases de destino, a fin de evitar una desgravacin
accidental.
El indicador Sujeto a impuestos en destino solo se emplea en transacciones relacionadas con CRM,
y con SRM.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 163
Otros servicios como los proporcionados por una empresa situada en el extranjero o trabajos especficos se
gravan segn el mecanismo de inversin del sujeto pasivo. Para obtener ms informacin, consulte
Mecanismo de inversin del sujeto pasivo [pgina 170].
Desde el punto de vista del vendedor, la transaccin se debe informar, pero el impuesto adeudado se
transfiere a la cuenta. Si este motivo de exencin de impuesto se indica en el registro maestro de servicios,
el sistema aplica la regla de inversin del sujeto pasivo a la transaccin de ventas correspondiente. La nota
que hace referencia a la invesin del impuesto adeudado (mecanismo de inversin del sujeto pasivo) se
imprime en la factura. El motivo relevante de exencin de impuesto se debe indicar para el servicio en la ficha
Impuestos . De acuerdo con la Directiva 2008/8/ED y su implementacin en el Acta anual de impuestos
2009, desde el 1 de enero de 2010, esta es la regla bsica para servicios que se proporcionan para una empresa
en el extranjero. La regla bsica determina automticamente si la central de la empresa que brinda las
mercancas o los servicios se encuentra en cualquier estado miembro de la UE. En el caso de las cuentas
nacionales, sin embargo, el sistema no reconoce automticamente la regla de de inversin del sujeto pasivo.
Cuando sea aplicable, el usuario debe sobrescribir manualmente el cdigo de impuestos en los documentos
de ventas (13b (1) N. 2 - 5). Para ello puede crear su propio cdigo de impuestos y la frase legal en la
configuracin empresarial. Para ms informacin, vase Impuesto sobre mercancas y servicios: Gua de
configuracin [pgina 174]. El evento fiscal y el cdigo del motivo de exencin fiscal correpondientes ya
estn disponibles en el sistema.
Especficos para Estados Unidos de Amrica
La ubicacin del servicio se emplea siempre para la determinacin de impuestos para servicios en EE. UU. El
indicador Sujeto a impuestos en destino no es relevante para este pas.
Consulte tambin
Impuestos sobre mercancas y servicios: Gua de configuracin [pgina 174]
Determinacin de impuestos [pgina 156]
6.1.3.2.2 Elementos de la determinacin de impuestos
Resumen
Las secciones siguientes le ofrecen un resumen de los elementos de la determinacin de impuestos y sus relaciones:
Tipo de impuesto y tipo de tasa de impuesto
Todo tipo de impuesto en un evento fiscal tiene un tipo de tasa de impuesto y una tasa de impuesto que se aplica a
la base imponible (en la mayora de los casos, el importe neto) para calcular el importe de impuesto para el tipo de
impuesto pertinente.
Las tasas de impuesto estn representadas en el sistema por tipos de tasa de impuesto en el ejemplo de Alemania,
la tasa de impuesto del 19% para el impuesto sobre el valor aadido corresponde al tipo de tasa de impuesto
estndar. De esta forma, es fcil representar dependencias temporales. Si la tasa de impuesto para este tipo de
impuesto cambia debido a una nueva ley, se puede definir una tasa de impuesto nueva en el sistema para una fecha
de validez especfica sin tener que crear un nuevo cdigo de impuesto.
Especificidades de pas
India y Canad
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Facturacin de proveedores
Para jurisdicciones fiscales como India y Canad, donde existe ms de un tipo de impuesto, se pueden utilizar
los campos siguientes: Tipo de tasa de impuesto y Motivo de exencin fiscal, as como Tipo de deducibilidad
para documentos de compras.
Alemania
El tipo de tasa de impuesto estndar se calcula para el impuesto sobre el valor aadido sobre la base del
importe neto. Esto significa que, si la tasa de impuesto es el 19%, se calcula un importe de impuesto de 19
euros para un importe neto de 100 euros.
Tasa de impuesto
Especificidades de pas
Canad y Estados Unidos
Para Canad, los impuestos se configuran previamente para cada provincia y territorio en Canad, y para
cada estado en los Estados Unidos. No obstante, antes de utilizar el sistema, se tiene que verificar si estas
tasas de impuesto an son vlidas, de acuerdo con las modificaciones legislativas recientes.
Evento fiscal
En el evento fiscal, el sistema determina el mtodo de tasacin a utilizar para la transaccin comercial de acuerdo
con:
los tipos de impuesto que son aplicables
si la transaccin comercial es imponible o no
si la transaccin comercial est sujeta a impuestos o no
la tasa de impuesto que es aplicable
Para transacciones comerciales transnacionales, el sistema utiliza un rbol de decisiones de impuestos tanto para
el pas de salida como para el pas receptor con el fin de determinar el mtodo de tasacin utilizado en el evento
fiscal para cada pas. Los rboles de decisiones relevantes se determinan por los pases introducidos en el
documento, en particular por los pases del proveedor y del destinatario de mercancas. Otras jurisdicciones fiscales
pueden ser la:
ubicacin de la residencia fiscal del vendedor que proporciona un servicio
ubicacin de la residencia fiscal del comprador para el que se proporciona un servicio
ubicacin en la que se tiene que proporcionar el servicio
Implicaciones del evento fiscal para otras reas:
Para calcular el impuesto, el evento fiscal considera lo siguiente:
tipo de impuesto vencido
procedimiento para clculo de impuestos
motivos de exencin fiscal, si es necesario
Para determinar el impuesto, el evento fiscal especifica lo siguiente:
criterios de asignacin para los informes de impuestos
el campo en el que se visualiza el impuesto en la declaracin de impuestos:
puede asignar eventos fiscales a los campos del formulario de la declaracin de impuestos para el pas
relevante. Para obtener ms informacin, consulte Declaraciones de impuestos para mercancas y
servicios.
En contabilidad, el evento fiscal controla la determinacin de cuentas.
Naturalmente, existen ms eventos fiscales en el sistema para otras transacciones comerciales habituales. No
obstante, no puede crear sus propios eventos fiscales.
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Especificidades de pas
Alemania
Ejemplos de eventos fiscales
10: Adquisicin nacional 1)
100: Adquisicin intracomunitaria
310: Aprovisionamiento nacional de mercancas y servicios
400: Aprovisionamiento intracomunitario (4 Nr. 1b Ley del IVA)
De acuerdo con la Directiva 2008/8/CE y su implementacin bajo el Acta anual de impuestos 2009, el
aprovisionamiento de servicios intracomunitario tambin se tiene que declarar en las declaraciones del IVA
a partir del 1 de enero de 2010. Con este fin, se han introducido campos nuevos en la declaracin del IVA:
campos 21, 46 y 47. Para utilizar estos campos para servicios prestados en un estado miembro extranjero
de la Unin Europea, existen dos eventos fiscales nuevos para Alemania y todos los dems miembros UE
vlidos a partir del 1 de enero de 2010.
Venta 455 "Venta de servicios de la UE, inversin del sujeto pasivo"
155 "Compra de servicios de la UE, inversin del sujeto pasivo"
Se pueden producir errores si se utilizan estos eventos fiscales con una fecha del impuesto anterior.
Tipo de deducibilidad
Adems de la tasa de impuesto, tambin cuenta el porcentaje en el que el IVA soportado es deducible. Dependiendo
del tipo de empresa o el tipo de volumen de negocios saliente en el que se ha incorporado un determinado volumen
de negocios entrante, el IVA soportado se puede deducir en un porcentaje del 100%, 0% o un porcentaje
determinado especficamente para la empresa. Con este fin, se definen tipos de deducibilidad que representan el
porcentaje. Los dos tipos de deducibilidad utilizados con mayor frecuencia son Totalmente deducible (100%) y No
deducible (0%).
Cdigo fiscal
El mtodo adecuado para calcular impuestos viene determinado por una combinacin de tipo de impuesto, evento
fiscal y tipo de tasa de impuesto, y por el tipo de deducibilidad para el IVA soportado del volumen de negocios. Puede
definir el cdigo fiscal en el sistema para evitar errores cuando estos parmetros se introduzcan de forma manual.
Cada cdigo fiscal representa una combinacin unvoca de los parmetros siguientes:
En ventas
Evento fiscal
Tipos de impuesto
Tipos de tasa de impuesto correspondientes
En compras
Evento fiscal
Tipos de impuesto
Tipos de tasa de impuesto correspondientes
Tipos de deducibilidad
Esto hace posible definir todos los parmetros representados por un cdigo fiscal en el documento seleccionando
un cdigo fiscal, sin tener que introducir cada parmetro de forma individual.
Los impuestos se pueden calcular de forma automtica solo para los productos del maestro de productos. Esto es
porque, a veces, tiene que introducir el cdigo fiscal manualmente, especialmente en compras. Como alternativa,
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Facturacin de proveedores
puede introducir una categora de producto, de manera que el tipo de tasa de impuesto para esta categora se pueda
utilizar y, as, permitir el clculo de impuestos automtico.
El sistema utiliza un cdigo fiscal unvoco para un evento fiscal solo para los pases que tienen un tipo de impuesto.
Especificidades de pas
Canad e India
En ambos pases se pueden considerar varios tipos de impuesto para un evento fiscal. India, por ejemplo,
utiliza varios tipos de impuesto y cada tipo de impuesto tiene varios tipos de tasa de impuesto y tipos de
deducibilidad, El nmero de combinaciones posibles que pueden resultar hace que sea imposible trabajar de
forma eficiente con cdigos fiscales. En estos pases, el cdigo fiscal corresponde al evento fiscal.
Alemania
De acuerdo con la Directiva 2008/8/CE y su implementacin bajo el Acta anual de impuestos 2009, el
aprovisionamiento de servicios intracomunitario tambin se tiene que declarar en las declaraciones del IVA
a partir del 1 de enero de 2010. Con este fin, se han introducido campos nuevos en la declaracin del IVA:
campos 21, 46 y 47.
Para utilizar estos campos para servicios prestados en un estado miembro extranjero de la Unin Europea,
existen dos cdigos fiscales nuevos para Alemania y todos los dems miembros UE vlidos a partir del 1 de
enero de 2010:
Compras: 430 "Compra de servicios de la UE, inversin del sujeto pasivo, tasa estndar, completamente
deducible
Ventas: 530 "Venta de servicios de la UE, inversin del sujeto pasivo"
Excepcin para Italia: En Italia, el cdigo fiscal para ventas es: 540 "Venta de servicios de la UE, inversin
del sujeto pasivo"
Regin exenta
En muchos pases existen regiones y reas que tienen un estado especial en la legislacin fiscal. Por ejemplo,
Bsingen y Helgoland estn exentas del impuesto sobre el valor aadido alemn. En la configuracin empresarial,
puede definir las regiones exentas de las normativas impositivas nacionales o que tienen un estado especial. Estas
regiones pueden corresponder a regiones polticas, comunidades o zonas libres de impuestos y se derivan
directamente del cdigo postal.
Cdigo de domicilio fiscal
Los niveles de domicilio fiscal se consideran en el clculo de impuestos si los impuestos son a nivel de estado,
condado y ciudad pero no a niveles nacionales de gobierno. Los diferentes niveles de un cdigo de domicilio fiscal
representan diferentes niveles administrativos. El ajuste preciso de esta actividad garantiza que el sistema utiliza
todos los niveles administrativos para determinar la tasa de impuesto para cada autoridad.
En algunos pases, no obstante, otros niveles de gobierno tienen jurisdiccin fiscal. En estos casos, puede adaptarlos.
Defina tasas de impuesto despus de haber actualizado el cdigo de domicilio fiscal.
Especificidades de pas
Estados Unidos
En los Estados Unidos, los impuestos los recaptan no solo los estados, sino tambin los condados y las
ciudades; para ventas nacionales, la tasacin, por lo tanto, depende del estado, del condado y de la ciudad
en la que su empresa y el destinatario de mercancas se encuentren. Con este fin, puede introducir un cdigo
de domicilio fiscal en los datos maestros de la empresa y del cliente.
El cdigo de domicilio fiscal representa la ubicacin de su empresa, de su cliente o de su proveedor en una
estructura jerrquica, de manera que un pas puede tener varios estados que, a su vez, pueden tener varias
ciudades y municipios.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 167
El cdigo de domicilio fiscal se estructura como sigue:
2 caracteres alfanumricos para el primer nivel; es el cdigo de estado estndar
6 caracteres alfanumricos para el segundo nivel; por ejemplo, el condado
6 caracteres alfanumricos para el tercer nivel; por ejemplo, la ciudad
1 carcter alfanumrico para el cuarto nivel, por ejemplo, la ubicacin o el rea
No es necesario utilizar los cuatro niveles. El nmero de niveles utilizados depende del estado.
Esta funcin actualmente se utiliza solo en los Estados Unidos.
Para los Estados Unidos, los cdigos de domicilio fiscal se han preconfigurado en el sistema en el nivel de
estado de EE.UU. Tiene que introducir ms niveles, segn sea necesario. Si un cdigo de domicilio fiscal no
se ha asignado a un cliente, el sistema utiliza el estado de los EE.UU. de la direccin como cdigo de domicilio
fiscal.
Ejemplo
Cdigo de domicilio fiscal - Descripcin Cdigo de domicilio fiscal Tasacin en %
Estado de Nueva York NY 4%
Condado de Albany NYAL0181 4%
Condado de Allegany NYAL0221 4,5%
En el cdigo de domicilio fiscal NYAL0181, NY es Estado de Nueva York, AL0181 es Condado de Albany en el
Estado de Nueva York. Para el Condado de Albany, se consideran dos niveles de cdigo de domicilio fiscal, y
se impone un 8% (4% + 4%) de impuesto. Para el Condado de Allegany, se impone un 8,5% (4% + 4,5%).
Canad
Otros pases como Canad tienen tasas de impuesto que dependen de regiones. Es debido a que Canad
est dividido en provincias y territorios. En estos casos, utilice el campo Regin.
Exencin fiscal
La exencin fiscal es una exencin de todos los impuestos o de determinados que se imponen en un pas. En la
mayora de los casos, la base de la exencin fiscal viene determinada por requerimientos legales. En algunos casos,
se pueden aplicar sin tener que considerarlos.
Para garantizar la transparencia, muchos legisladores requieren que el motivo de la exencin fiscal se especifique
en los documentos relevantes, como facturas. Los motivos de exencin fiscal se facilitan en el sistema, no se pueden
modificar y se asignan a un tipo de impuesto.
Los certificados de pago directo de un cliente y de organizacin exenta son aplicables hasta que se revoquen.
Los certificados de exencin fiscal se determinan automticamente en un documento de ventas.
Puede asignar motivos de exencin fiscal relevantes a los datos maestros de producto y cliente, seleccionando la
entrada relevante en los campos Motivo de exencin fiscal.
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento del certificado de exencin fiscal [pgina 169].
Especificidades de pas
Estados Unidos
Para los Estados Unidos, estn disponibles varios tipos de certificado de exencin fiscal:
Certificado de pago directo - continuo
Certificado de organizacin exenta - continuo
Certificado de uso exento - continuo
Certificado de uso exento - individual
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Facturacin de proveedores
Certificado de reventa - continuo
Certificado de reventa - individual
Tambin hay que aadir el estado.
Solo se pueden encontrar automticamente los siguientes tipos de certificados de exencin fiscal, dado que
solo en estos casos es seguro que siempre se aplican los certificados de exencin:
Certificado de pago directo continuo
Certificado de organizacin exenta continuo
Para todos los dems tipos de certificados necesitar la informacin del cliente de si se puede utilizar el
certificado para la transaccin actual.
A continuacin, deber asignar los tipos manualmente en una transaccin de venta.
Informacin del texto legal
La informacin de texto legal es una explicacin textual de los motivos de exencin impresos en facturas. Estos
textos explican la razn por la cual determinadas transacciones estn exentas de impuestos, lo que le permite
cumplir con los requisitos legales.
La informacin de texto legal est impresa en una factura de cliente, si, por ejemplo, es aplicable una exencin fiscal.
No obstante, si los textos no estn disponibles en el idioma requerido, el sistema el texto en ingls para la factura.
6.1.3.2.3 Procesamiento de certificado de exencin fiscal
Resumen
Una exencin fiscal es una exencin de todos o determinados impuestos estatales o nacionales por la que parte de
los impuestos que normalmente se recolectaran de un individuo o una organizacin no se cobran.
Un certificado de exencin fiscal es un certificado que enva un cliente a una empresa para reclamar la exencin del
impuesto sobre las ventas. En este sistema, el certificado de exencin fiscal contiene la siguiente informacin:
Indica el perodo de tiempo durante el cual se pueden aplicar las exenciones fiscales.
Indica si las exenciones fiscales se aplican a una sola transaccin de ventas o a varias.
Indica si el importe exento (acumulado) supera el importe mximo cuando las exenciones se aplican en varias
transacciones de ventas.
Esto se aplica a los Certificados de exencin fiscal para Francia solamente.
Indica el motivo de la exencin fiscal
En Francia, un cliente puede solicitar la exencin del IVA a las autoridades. Si se le concede, el cliente
recibe una carta de confirmacin que incluye un nmero de licencia y el perodo por el cual est exento
de IVA. El cliente enva esta carta a un proveedor que deber tener en cuenta la exencin fiscal cuando le
emita facturas. El proveedor no puede incluir impuestos en las facturas del cliente durante el perodo de
validez de la licencia de exencin.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 169
Requisitos previos
El cliente ha solicitado la exencin fiscal a la autoridad fiscal y ha recibido un certificado de exencin fiscal. Este
certificado se ha asignado a la cuenta.
Flujo de proceso
Los siguientes pasos explican el flujo de procesos tpico para el Certificado de exencin fiscal de cliente en la
facturacin a clientes.
1. Cuando crea un pedido de cliente, una orden de servicio o una factura de cliente, el sistema busca certificados
de exencin existentes y asigna uno vlido automticamente. Puede rechazar la propuesta y evitar que la
exencin se aplique en el nivel de cabecera o partida individual.
Puede asignar en forma manual un certificado existente y el motivo de la exencin relevante en el nivel de
cabecera o partida individual.
Al crear o ver un pedido de cliente, una orden de servicio o una factura de cliente, puede observar
un conjunto de elementos (campos, enlaces, botones, casillas de verificacin). Estos elementos slo
son visibles si la empresa vendedora est ubicada en EE. UU. o Francia.
2. Tambin puede crear un certificado nuevo si no existe y asignarlo de inmediato al documento de ventas o
facturacin. El sistema le permite introducir la informacin de exencin fiscal relevante enviada por el cliente
directamente en el documento comercial.
Para obtener ms informacin, consulte Crear certificados de exencin fiscal
3. El certificado registra y muestra el total de los importes exentos. El importe exento de cada certificado que
surge de durante el proceso de facturacin se acumula en el certificado correspondiente.
En Francia, puede fijar un importe mximo de impuestos que no puede superarse. El sistema evita
que el importe acumulado supere el lmite durante el proceso de creacin de factura si un certificado
slo permite que haya un importe limitado exento. La cancelacin de facturas de facturas que
incluyen certificados anula la acumulacin realizada anteriormente.
En el centro de trabajo Gestin de clientes, en la vista Informes, puede supervisar en tiempo real los certificados de
exencin fiscal creados en el sistema y enviados a la empresa.
6.1.3.2.4 Determinacin de impuestos con mecanismo de inversin
del sujeto pasivo
Resumen
Al impuesto sobre el valor aadido (IVA) se le cargan ingresos de la venta de mercancas y servicios. Esto significa
que un empresario emite una factua que incluye el IVA a un cliente (como receptor del servicio) y paga el IVA a la
autoridad fiscal responsable. En consecuencia, el empresario es el contribuyente sujeto a IVA.
En algunos casos, no obstante, el cliente es, por ley, responsable del IVA, y est obligado a pagarlo a la autoridad
fiscal correspondiente. En este caso, el empresario emite una factura sin IVA, pero con una notificacin indicando
que la deuda fiscal se ha transferido al cliente. El cliente debe calcular y pagar el IVA a la autoridad fiscal, y
normlamente puede reclamar la deduccin de IVA soportado. La transferencia de la deuda fiscal al receptor del
servicio se llama Mecanismo de inversin del sujeto pasivo e invierte la responsabilidad fiscal.
170 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Determinacin automtica de impuestos con mecanismo de inversin del sujeto
pasivo
Especificidades de pas de Alemania
A algunos servicios, como los ofrecidos por una empresa ubicada en el extranjero, o los servicios ofrecidos para un
receptor de servicios ubicado en el extranjero, se les aplican los impuestos segn el mecanismo de inversin del
sujeto pasivo. Desde la perspectiva del vendedor, hay que informar de la transaccin, pero la deuda fiscal se
transfiere al cliente. Segn la directiva 2008/8/EC y su implementacin de acuerdo con la Ley Anual de Impuestos
de 2009, a partir del 1 de enero de 2010, esta es la regla bsica para servicios prestados a una empresa extranjera.
Esta regla bsica se determina automticamente si la central de la empresa que proporciona las mercancas o los
servicios est en un Estado miembro de la UE. No hay que introducir ningn cdigo de exencin fiscal en el maestro
de servicios.
Para Alemania, el sistema actualmente solo cubre la transferencia de la deuda fiscal para otros serevicios
proporcionados por un empresaraio ubicado en el extranjero si estos servicios se proporcionan en el propio pas
(Apart.13b pr.1 n 1 Ley IVA), o si una empresa alemana proporciona unos tales servicios a un receptor de servicios
ubicado en el extranjero.
El flujo de proceso para la determinacin de impuestos describe el evento de determinacin de impuestos 240
Adquisicin de inversin de sujeto pasivo Ap.13b II 1 n 1 UStG, evento fiscal 312 Exportacin de servicios, inversin
del sujeto pasivo, y las anomalas a tener en cuenta:
1. Crear un pedido de cliente, un pedido o una factura.
2. Mientras se est procesando el documento, el sistema transfiere los datos fiscales relevantes para la
determinacin de impuestos. Son ejemplos de datos fiscales relevantes del mecanismo de inversin del sujeto
pasivo:
Ubicacin del proveedor o el comprador
Venta de un servicio
La empresa vendedora debe estar ubicada en Alemania.
La direccin del vendedor se utiliza como base, y el sistema normalmente utiliza la direccin
estndar de su empresa a menos que haya sobreescrito la direccin el el pedido de cliente, en
la ficha Partes implicadas .
El receptor del servicio debe estar ubicado en el extranjero.
La ubicacin donde se realiza la prestacin del servicio se utiliza y no debe estar en Alemania.
Si el receptor de un sevicio es un particular, el servicio solo est sujeto al mecanismo de
inversin del sujeto pasivo si este se presta en la Unin Europea (UE). Si las posiciones de una
factura contienen servicios prestados en distintas ubicaciones (segn la direccin del receptor
de las mercancas o servicios en la ficha Partes implicadas ),esas direcciones se utilizan
primero.
Compra de un servicio
El proveedor debe estar ubicado en el extranjero.
La direccin del proveedor se utiliza como base, y el sistema utiliza la direccin estndar.
El receptor del servicio debe estar ubicado en Alemania.
La ubicacin de prestacin del servicio es decisiva. Tambin es posible que posiciones
individuales de factura contengan distintas ubicaciones en las que se han prestado servicios
(segn la direccin del receptor de servicios). En este caso se utiliza como prioridad.
Atributos fiscales de los productos
El tipo de tasa de impuesto y el motivo de exencin fiscal pueden ser diferentes para cada pas, regin
y tipo de impuesto. Por ejemplo, en los Estados Unidos, generalmente los servicios no estn sujetos a
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 171
impuestos, de manera que el motivo de exencin fiscal debe ser asignado en los datos maestros de los
productos.
Introduzca las siguientes opciones para el mecanismo de inversin del sujeto pasivo en los datos
maestros de servicios en las fichas Ventas > Impuestos y Compras > Impuestos , segn sea necesario:
Motivo de exencin fiscal: Comprador responsable del IVA
La casilla Sujeto a impuestos en destino no debe estar seleccionada.
3. El sistema procesa todos los datos fiscales relevantes para la determinacin de impuestos.
4. El sistema calcula el impuesto utilizando los siguientes componentes:
Evento fiscal, por ejemplo 240 Adquisicin de inversin de sujeto pasivo Ap. 13b II 1 n 1 UStG para
comprar o 312 Exportacin de servicios, inversin del sujeto pasivo para ventas
Cdigos de impuestos
Tipo de impuesto
Tipo de tasa de impuesto, como la tasa completa del impuesto sobre el valor aadido con la que se
determina la tasa del impuesto como porcentaje, por ejemplo el 19%.
Importe gravable
5. El sistema introduce el resultado de la determinacin del impuesto y el clculo del impuesto en el documento
que se est procesando actualmente. El impuesto calculado se visualiza en la ficha Determinacin de
precios.Todos los detalles del impuesto determinado por el sistema se visualizan en la ficha Detalles del
impuesto, como Residencia fiscal y Cdigo del impuesto de la residencia fiscal.
Si se determina la inversin del sujeto pasivo para un pedido de cliente o una factura manual, en la
factura impresa se visualiza una nota de que el cliente debe pagar el impuesto.
Puede encontrar ms informacin sobre el proceso general de la determinacin de impuestos en Determinacin de
impuestos [pgina 156].
El sistema no puede procesar otros escenarios de mecanismo de inversin del sujeto pasivo en la determinacin
automtica de impuestos, por tanto se deben verificar de forma manual.
Control manual del mecanismo de inversin del sujeto pasivo
En algunos pases hay tambin otros procesos de venta o compra que estn sujetos a la inversin de sujeto pasivo,
pero el sistema no los puede determinar automticamente, como por ejemplo en Alemania ventas segn la 13b (5)
UStG o compras segn 13b (2).
Especificidades de pas de Alemania
Para las unidades de radio mviles y los circuitos integrados con una fecha de impuestos a 1 de julio de 2011
y un importe de factura de como mnimo 5000 euros, la inversin del sujeto pasivo se aplica segn el pr.13b
(2) n 10 UStG.
En este caso tiene que modificar manualmente el cdigo de impuesto por uno de los siguientes:
15 Adquisicin de inversin del sujeto pasivo 13b II 1 n 10 UStG
515 Suministro de inversin del sujeto pasivo 13b II 1 n 10 UStG
Para estos procesos, el sistema proporciona los eventos fiscales 313 Suministro de inversin de sujeto
pasivo 13b V UStG y 50 Adquisicin de inversin de sujeto pasivo 13b II 1 n 4, 6 - 9 UStG, 11 Adquisicin
de inversin de sujeto pasivo 13b II 1 n 2 UStG, 12 Adquisicin de inversin de sujeto pasivo 13b II 1 n 3
UStG, 13 Adquisicin de inversin de sujeto pasivo 13b II 1 n 5 UStG y 240 Adquisicin de inversin de
sujeto pasivo 13b II 1 n 1 UStG. Pero debe crear su propio cdigo fiscal en su sistema.
Si obtiene sus ingresos de ventas segn la 13b (5) UStG, debe introducir manualmente el cdigo fiscal.
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Facturacin de proveedores
Eventos fiscales grabados en el sistema
Especificidades de pas de Alemania
Los siguientes eventos fiscales estn actualmente grabados en el sistema y se pueden utilizar para crear cdigos
de impuestos para Alemania:
Compras:
11 Adquisicin de inversin del sujeto pasivo 13b II 1 n 2 UStG
12 Adquisicin de inversin del sujeto pasivo 13b II 1 n 3 UStG
13 Adquisicin de inversin del sujeto pasivo 13b II 1 n 5 UStG
50 Adquisicin de inversin del sujeto pasivo 13b II 1 n 4, 6 9 UStG
240 Adquisicin de inversin del sujeto pasivo 13b II 1 n 1 UStG
15 Adquisicin de inversin del sujeto pasivo 13b II 1 n 10 UStG
Ventas:
312 Exportacin de servicios, inversin del sujeto pasivo
313 Suministro de inversin del sujeto pasivo 13b V UStG
315 Suministro de inversin del sujeto pasivo 13b II 1 n 10 UStG
El sistema proporciona los siguientes cdigos de impuestos y combinaciones de eventos fiscales y los determina
automticamente:
El cdigo de impuesto 504 No imponible (mecanismo de inversin del sujeto pasivo) est vinculado al
evento fiscal 312 Exportacin de servicios, inversin del sujeto pasivo
El cdigo de impuesto 530 Venta de servicios en UE, inversin del sujeto pasivo vinculada al evento fiscal
455 Venta de servicios en UE, inversin del sujeto pasivo
Para compras, cdigo fiscal 430 Compra de servicios en UE, inversin del sujeto pasivo, tasa estndar, totalmente
deducible con el evento fiscal 155.
Si necesita ms cdigos de impuestos, puede crearlos en Definir cdigos de impuestos de la actividad Impuestos
sobre mercancas y servicios en Configuracin empresarial Proyectos de implementacin Lista de
actividades Ajuste preciso .
Cuando crea un cdigo de impuesto, asegrese de que proporciona el tipo de impuesto en Detalles.
6.1.3.2.5 Tasacin del procesamiento de pedidos de terceros
Resumen
Los escenarios del procesamiento de pedidos de terceros involucra como mnimo tres partes: Vendedor, cliente y
proveedor.
Un procesamiento de pedido de terceros es una transaccin de ventas efectuada por varias partes para una posicin,
en la que la posicin se enva directamente desde el proveedor al cliente o al destinatario de las mercancas.
Para ms informacin respecto al proceso general en el sistema, vase Procesamiento de pedido de terceros
[pgina 38].
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 173
La transaccin en cadena significa aprovisionamiento de mercancas entre tres o ms entidades legales, en la que
las obligaciones contractuales de todas las partes en la cadena se descargan por un movimiento individual de
mercancas del primer proveedor en la cadena hasta el cliente final.
Desde un punto de vista de tasacin, son de inters los escenarios en los que las transacciones de ventas cruzan
fronteras y se deben determinar las sujetas a impuestos.
Esto tambin tiene un impacto dentro del pas en el que se deben pagar las tasas. En los procesos siguientes, el
sistema soporta al usuario visualizando mensajes de advertencia y lanzando una verificacin de los cdigos de tasas:
El usuario es un proveedor en una transaccin en cadena e introduce una parte del destinatario de las
mercancas distinta a la cuenta. El sistema visualiza el mensaje si las oficinas centrales del destinatario de la
mercanca y la empresa estn en pases diferentes.
En un trato con terceros, el usuario es la empresa que crea un pedido de cliente al que se ha asignado un
proveedor externo. El proveedor externo suministra la mercanca directamente al cliente. Estas
transacciones no suelen facturarse automticamente durante una ejecucin de factura.
Especficos de cada pas en el caso de que el vendedor y el proveedor sean diferentes:
Alemania: Estas transacciones no se facturan automticamente durante una ejecucin de factura si la oficina
central de su empresa est en Alemania.
El impuesto sobre el valor aadido para las transacciones en cadena se trata de forma distinta, especialmente si la
posicin se transporta ms all de la frontera. Es necesario decidir sobre la base de caso por caso a qu compaa
implicada se le permite emitir una factura exenta de impuestos. Si la tasa no se ha calculado automticamente de
forma correcta en esta transaccin, o si la tasa se ha calculado incluso si la transaccin est exenta de tasas,
modifique el cdigo de tasa y, en caso necesario, el pas de la tasa en la etiqueta Tasas de forma correspondiente.
Acuerdo triangular intracomunitario
Un acuerdo triangular intracomunitario es un procesamiento especial de pedido a terceros en el que todos los
participantes se encuentran en distintos estados miembros de la UE. En determinadas circunstancias, una
simplificacin se puede aplicar en los acuerdos triangulares intracomunitarios. Los requisitos previos para la
aplicacin de este proceso son:
Las tres empresas de la transaccin empresarial para el mismo artculo.
Todas las empresas participantes se registran en estados miembros de la UE con fines de impuestos sobre
el valor aadido.
El artculo pasa directamente desde el primer proveedor al cliente final.
El artculo pasa de un estado miembro de la UE a otro.
El primer proveedor de la primera empresa es responsable del transporte del artculo.
Especificidades de pas
Alemania: Si se puede aplicar la simplificacin a la transaccin triangular, entonces el cdigo fiscal 512 -
Transaccin triangular puede introducirse manualmente en la factura.
6.1.3.2.6 Impuestos sobre mercancas y servicios: Gua de
configuracin
En esta actividad de configuracin puede crear y modificar parmetros necesarios para la determinacin de
impuestos en procesos de ventas, compras y servicios, como por ejemplo, domicilios fiscales, conversiones de
moneda, regiones con tratamiento fiscal especial, informacin de texto legal y cdigos de impuestos. Estos
parmetros los requiere el sistema para determinar impuestos exigibles de un documento empresarial.
174 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Para cumplir con los requisitos legales especficos de un pas, se necesitan los tipos de conversin de moneda. Esto
incluye la clase de tipo de cambio y las clases de conversin que deben utilizarse para convertir los importes de
impuesto de la moneda del documento a la moneda del informe.
Para acceder a la actividad de configuracin Actualizar partes implicadas, vaya al centro de trabajo Configuracin
empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementacin. Seleccione su proyecto de implementacin y haga
clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y a continuacin, la actividad Impuesto sobre
mercancas y servicios de la lista de actividades.
Requisitos previos
Ha finalizado la actividad Opciones de impuestos para compras de los procesos de compras.
Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuracin empresarial y seleccione la vista Proyectos
de implementacin. Seleccione su proyecto de implementacin y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione
la fase Ajuste preciso y a continuacin, la actividad Opciones de impuestos para compras de la lista de actividades.
Conceptos bsicos
Determinacin de impuestos
Como regla, las empresas estn obligadas legalmente a calcular los impuestos en los productos que compran o
venden y a recaudar estos impuestos a sus clientes. Despus de que se hayan suministrado los productos, los
impuestos deben declararse a las autoridades fiscales respectivas. El sistema le permite proporcionar un clculo
automtico de impuestos sustancial para los siguientes tipos de impuestos: Impuesto sobre el valor aadido (IVA),
impuesto sobre ventas y consumo, retencin de impuestos. El sistema tambin proporciona una herramienta de
gestin de informes que le proporciona un control efectivo de las declaraciones obligatorias de estos impuestos.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos [pgina 156].
Datos maestros para la determinacin de impuestos
Para obtener ms informacin, consulte aqu [pgina 162].
Tareas
Definir tipo de conversin de moneda
1. Para crear una nueva conversin de moneda, haga clic en Aadir fila .
2. Seleccione el pas para el cual el tipo de cambio es vlido.
3. Introduzca la fecha para el fin del perodo de validez para el tipo de cambio y el tipo de
conversin.
4. Introduzca la clase del tipo de cambio utilizado, por ejemplo, el tipo de cambio histrico
y el tipo de cambio fijado por la normativa de la UME.
5. SI es necesario, modifique el tipo de conversin que tiene por defecto en Valor medio
a o bien Valor de la oferta o bien Valor vendedor.
6. Grabe las entradas.
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 175
Definir regiones con tratamiento fiscal especial
1. Para definir una regin con tratamiento fiscal especial, haga clic en Aadir fila .
2. Seleccione el pas de la regin con tratamiento fiscal especial.
3. Introduzca un cdigo para la regin con tratamiento fiscal especial.
4. Introduzca una descripcin para la regin.
5. Seleccione el estado de la regin con tratamiento fiscal especial.
6. Opcional: Bajo Detalles, introduzca el Cdigo postal.
7. Grabe las entradas.
Definir los esquemas de tipo impositivo
1. Para definir tasas de impuesto y fechas de validez, haga clic en Aadir fila .
2. Seleccione un pas para el que desea crear un esquema de tipo impositivo.
3. Seleccione los tipos de impuestos aplicables de los impuestos que deben declararse y
pagarse a las autoridades fiscales respectivas, como el impuesto sobre el valor
aadido, el impuesto sobre ventas y consumo, y la retencin de impuestos.
4. Seleccione el tipo de tasa de impuesto; por ejemplo, estndar, reducida o tasa de
exencin.
5. Introduzca la fecha a partir de la cual la tasa de impuesto es vlida.
6. Introduzca la tasa como un porcentaje.
7. Grabe las entradas.
Definir frases estndar para informacin de textos legales
Se recomienda que cree una frase estndar especfica de un pas, ya que los motivos
de exencin pueden cambiar segn el pas. Si una frase estndar no est disponible
en el idioma requerido, en las facturas se imprime el texto en ingls. En esta vista se
visualizan todos los idiomas.
Para introducir los textos legales para un idioma especfico, debe iniciar la sesin en
el sistema en el idioma correspondiente.
1. Para definir frases estndar para la informacin de texto legal, haga clic en
Aadir fila .
2. Seleccione el pas para el cual la informacin de texto legal es vlida.
3. Seleccione el tipo de impuesto aplicable para el cual se necesitan textos legales, como
por ejemplo, el impuesto sobre el valor aadido, el impuesto sobre ventas y consumo,
y la retencin de impuestos.
4. Seleccione el nmero del motivo de exencin fiscal.
5. Verifique la seleccin del campo Idioma. Este campo est preconfigurado segn el
idioma en el que ha iniciado la sesin y debe corresponder al idioma del texto legal.
6. Introduzca el texto legal explicando la base legal de la exencin.
Este texto se incluir en las facturas cuando sea necesario.
7. Grabe las entradas.
Definir cdigos de impuesto
Para obtener ms informacin, consulte aqu.
176 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Actividades siguientes
Una vez finalizadas estas tareas, le recomendamos revisar las tareas de las actividades especficas de pas que sean
necesarias para los pases definidos en el alcance.
6.1.3.3 Determinacin de impuestos: Estados Unidos
Aqu puede encontrar la informacin fiscal especfica para los Estados Unidos.
Tributacin de entregas
Los impuestos sobre las entregas de materiales dentro de Estados Unidos se determinan en funcin de la legislacin
del estado de destino (entrega). Solo en el caso de California y Texas los impuestos de las entregas se establecen
en funcin del estado de origen (procedencia). Los impuestos sobre prestaciones de servicios se determinan de
acuerdo con la legislacin del estado de destino.
Puede aadir sus propias combinaciones en la configuracin empresarial y decidir qu combinacin se basa en el
origen o en el destino para una transaccin intraestatal, lo que significa que tanto el punto de procedencia como el
de destino se encuentran dentro del mismo estado de Estados Unidos. Para acceder a la actividad, dirjase al centro
de trabajo Configuracin empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementacin. Seleccione su proyecto de
implementacin y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y a continuacin, la actividad
Impuesto sobre mercancas y servicios: Estados Unidos de la lista de actividades.
Enlace
El enlace es una conexin entre un contribuyente y un estado donde el contribuyente tiene que pagar impuestos.
Las reglas para establecer la conexin entre las dos partes varan de un estado a otro. No obstante, con este enlace
el estado est obligado a recaudar el impuesto de ventas para las ventas.
Por tanto, una venta dentro de un estado en particular slo estar sujeta a impuestos en el sistema si la empresa
vendedora tiene enlace en el estado.
Si el vendedor no tiene enlace, no se determinar ningn impuesto sobre la venta y el sistema asignar el cdigo de
impuesto 507 Venta no sujeta a impuesto segn reglas de enlace al documento de ventas.
Eso significa que la compaa vendedora emite una factura sin impuestos a causa del enlace. La transaccin se
registra estadsticamente en el registro de impuestos.
Si su empresa tiene enlace en un estado, debe tener preparadas las siguientes parametrizaciones:
Haber creado una autoridad fiscal para ese estado en el centro de trabajo Gestin fiscal. Para obtener ms
informacin, consulte la Gua rpida para Autoridades fiscales (gestin fiscal).
Haber creado entradas en el sistema para cada autoridad fiscal ante la cual se han presentado declaraciones
de impuestos.
Haber creado un acuerdo fiscal de la empresa para cada autoridad fiscal que sea relevante.
Haber introducido un nmero de registro fiscal para el acuerdo fiscal de la empresa. Eso documenta que la
empresa est registrada en el estado donde est situada la autoridad fiscal, y proporciona la base de la
determinacin del enlace en la determinacin de impuestos.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 177
Si el acuerdo fiscal de empresa se ha creado correctamente para un estado, y se lleva a cabo una venta en dicho
estado, la determinacin de impuestos funciona tal como se describe en la Determinacin de impuestos
[pgina 156].
6.1.4 Determinacin de retencin de impuestos
Resumen
Una empresa u otro tipo de organizacin realiza pagos a varias entidades durante un perodo contable. Estos pagos
se pueden clasificar en dos tipos bsicos segn el lugar donde tienen inicio dentro de la organizacin:
Pagos de nmina
Pagos dentro de una organizacin, por ejemplo, a los empleados
Pago de acreedores
Pago a las organizaciones y los individuos externos a la empresa como proveedores, accionistas y titulares
de deudas.
La retencin ocurre en ambas categoras pero este documento trata nicamente las retenciones que se producen
con respecto a los pagos de acreedores. Uno de los objetivos principales de la retencin de impuestos en los pagos
de acreedores es asegurar que se pague el impuesto sobre la renta a la autoridad fiscal por estos pagos que
representan ingresos.
Base imponible
La base imponible para la retencin se encuentra determinada por leyes especficas de pas.
En los Estados Unidos y Francia, la base imponible es el importe pagado, incluidos los descuentos y el
impuesto sobre ventas y consumo o IVA.
En el Reino Unido, la base imponible es el importe neto pagado de descuentos e impuestos.
Otros pases tienen reglas similares.
Imposicin de retencin de impuestos
La retencin de impuestos se recauda de los pagos a proveedores o prestatarios de servicios pero cada pas tiene
leyes especficas que rigen el modo y tiempo para imponer impuestos a los pagos:
En Francia y Estados Unidos, el proveedor slo paga impuestos cuando no proporciona informacin sobre
identificacin fiscal.
En el Reino Unido, los impuestos se retienen y se remiten a la autoridad fiscal cuando se paga la factura.
En China, los impuestos se retienen y se remiten a la autoridad fiscal cuando se recibe la factura.
En India, los impuestos se retienen y se remiten a la autoridad fiscal cuando se recibe la factura o al momento
del pago, segn lo que ocurra primero.
En todos los casos, se debe entregar a la autoridad fiscal y al proveedor un informe de los importes pagados
a un proveedor por el perodo contable. Si se retienen impuestos, tambin es necesario informarlo a ambas
partes.
Por lo general, los proveedores sujetos a la retencin son las empresas no constituidas, las asociaciones y
los trabajadores autnomos, sobre todo, los extranjeros.
Mercancas y servicios imponibles
Como ocurre con la base imponible y la imposicin de impuestos, la retencin de impuestos sobre mercancas y
servicios est determinada por reglas especficas de pas. El importe umbral de impuestos y la imposicin de
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Facturacin de proveedores
retencin de impuestos tambin depende de la fiscalidad de las mercancas y los servicios. Los pagos se clasifican
segn las mercancas y los servicios subyacentes proporcionados por el proveedor.
Clculo de retencin de impuestos
Resumen
No todas las transacciones estn sujetas a la retencin de impuestos. La retencin de impuestos se aplica si se
cumplen las siguientes condiciones:
El comprador (la empresa de compra) est obligada por ley a aplicar la retencin
El proveedor est sujeto a la retencin
El producto es relevante para la retencin
Como resultado, los siguientes objetos de datos maestros contienen atributos especficos para la retencin de
impuestos:
Acuerdo fiscal de empresa
Proveedor
Producto
Atributos en detalle
Elementos de datos maestros necesarios
Objeto de
datos
maestros
Elementos de datos
maestros Descripcin
Autoridad
fiscal/
Acuerdo
fiscal de
empresa
Indicador de retencin de
impuestos
Si el indicador est seleccionado, la empresa aplicar la retencin de impuestos
cuando corresponda.
Proveedor Cdigo de pas
Cdigo de tipo de impuesto
Cdigo de tipo de tasa de
impuesto
Si no se determina ninguna entrada para un pas, esto implica que el proveedor
no est sujeto a la retencin.
Un cdigo de tipo de tasa de impuesto puede estar asignado a un pas y tipo de
impuesto en particular. En este caso, el proveedor est sujeto a la retencin.
En la mayora de los casos, slo hay un cdigo de tipo de tasa de impuesto
disponible ya que las tasas de retencin de impuestos no dependen del
proveedor.
En algunos pases, existen retenciones de impuestos en las cuales la tasa est
influenciada por el proveedor. En este caso, hay varios cdigos de tipo de tasa
de impuesto disponibles.
Producto Cdigo de pas
Cdigo de tipo de impuesto
Retencin de impuestos
Cdigo de tipo de ingresos
Un producto slo est sujeto a la retencin de impuestos si se proporciona una
clasificacin.
Trminos y definiciones
Tipo de ingresos
Clasifica las mercancas y los servicios a informar en las ubicaciones adecuadas de los formularios requeridos
legalmente. La tasa de retencin de impuestos se puede almacenar en el tipo de impuesto sobre la renta pero
tambin en el proveedor, segn las normas del pas.
rbol de decisin fiscal
La funcionalidad de la solucin que determina el Evento fiscal depende de los parmetros y los atributos
recibidos por parte de las aplicaciones de llamada, como la gestin de relacin con proveedores con facturas
entrantes y pagos de salida relacionados.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 179
Cdigo de tipo de tasa de impuesto
Un cdigo que representa el tipo de tasa de impuesto como se encuentra definido por ley para la clasificacin
de tasas de impuesto. Una tasa de impuesto especfica deriva del Cdigo de tipo de tasa de impuesto que est
en relacin con la entrada de la aplicacin de llamada, por ejemplo, la factura de proveedor.
Tipo de impuesto
Un atributo especfico del Evento fiscal determinado por el rbol de decisin fiscal. Esto representa el tipo de
impuesto que se calcula y es especfico de pas. La retencin de impuestos es un ejemplo de tipo de impuesto.
Cdigo de tipo de evento de retencin de impuestos
Se utiliza en el clculo de impuestos para determinar el tipo y la tasa del impuesto que corresponde y
determina cmo y cundo se informan y se pagan los impuestos a las autoridades fiscales.
Requisitos previos
Para que sea posible contabilizar la retencin de impuestos e informar de los importes al proveedor y a las
autoridades fiscales, el sistema propone un cdigo de retencin de impuestos en el documento de compras para
representar el evento fiscal, el tipo de tasa de impuesto y el tipo de ingresos. El cdigo de retencin de impuestos
permite al sistema calcular el importe del impuesto. Puede seleccionar un cdigo de retencin de impuestos distinto
para reemplazar el propuesto por el sistema, si es necesario.
Adems, debe consultar las siguientes entradas y verificar si se adaptan a sus necesidades:
Autoridad fiscal de la empresa que est sujeta a la retencin de impuestos
Acuerdo fiscal de empresa
Hay un indicador de retencin de impuestos que debera estar indicado para la empresa en particular
Se deben introducir los diversos nmeros de identificacin fiscal que se utilizan para los informes
Proveedor
El registro maestro de proveedor indica si el proveedor est sujeto a la retencin de impuestos. En algunos
pases aqu tambin se especifica la tasa de impuesto
Producto
El registro maestro de producto indica si el producto est sujeto a la retencin de impuestos. Aqu se almacena
el cdigo de ingresos, el cual describe los tipos de servicios o materiales. Si no fue especificado por el
proveedor, sobre la base del cdigo de ingreso, se especifica la tasa de impuesto.
Flujo de proceso
El flujo de proceso para la retencin de impuestos describe el proceso continuo de clculo de impuestos, en el cual
se retienen los impuestos al momento de la creacin de la factura o del pago y se remite a la autoridad fiscal. Durante
este proceso, usted trabaja con los centros de trabajo Facturacin de proveedores y Mantenimiento socio
comercial.
1. Usted recibe una factura del proveedor, por ejemplo, para la entrega de mercancas, e introduce estos datos
en el sistema.
2. El sistema verifica en el registro de datos maestros de proveedor si se introdujo el tipo de tasa de impuesto
para la retencin de impuestos. Si no hay ningn tipo de tasa de impuestos, el sistema no calcula una retencin
de impuestos para la factura de proveedor.
3. Luego, el sistema verifica en los datos maestros de producto si se introdujo un tipo de ingresos. Si este no es
el caso, el sistema no calcula una retencin de impuestos para el documento de compra. Si se actualiz un
tipo de ingresos, el sistema contina con el paso siguiente.
4. El sistema determina el evento fiscal mediante el rbol de decisin de retencin de impuestos del pas
relevante.
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Facturacin de proveedores
5. El sistema verifica el evento fiscal para determinar si la combinacin de proveedor y producto est sujeta a
la retencin de impuestos o no. Si la combinacin est sujeta a la retencin de impuestos, el sistema contina
con la siguiente etapa.
6. En este momento, el sistema introduce el cdigo de retencin de impuestos relevante en el documento de
compra. Se trata de una combinacin de tipo de tasa de impuestos, tipo de ingresos y evento fiscal. El sistema
calcula el importe de la retencin de impuestos basado en esta combinacin. La tasa de impuesto est basada
en los siguientes parmetros y depende del pas relevante:
Tipo de ingresos y tipo de tasa de impuestos
Tipo de ingresos y porcentaje
6.1.5 Proceso de aplazamiento de impuestos para facturacin de
proveedores
Resumen
Cuando recibe una factura de proveedores por servicios, parte del importe de impuestos se puede usar como crdito
de impuestos para sus obligaciones fiscales. Si aplica un esquema de aplazamiento de impuestos, no puede deducir
este crdito fiscal de sus obligaciones fiscales hasta que pague su factura. Este proceso de aplazamiento de
impuestos se aplica a algunos pases como Francia e India.
Si su empresa paga solamente parte del importe de la factura, el impuesto aplazado a pagar es la proporcin del
importe pagado de la factura. Por ejemplo, si su empresa paga un tercio del importe bruto de la factura al proveedor,
su empresa est autorizada a reclamar un tercio del importe de impuesto de esta factura como crdito fiscal.
En India, no puede reclamar el crdito fiscal para un impuesto aplazado en una factura hasta que no paga
toda la factura.
Requisitos previos
Tiene establecida la casilla de seleccin Autorizacin para diferir impuestos para sus proveedores en Francia que
tienen autorizacin para diferir impuestos. En el centro de trabajo Base de proveedores, seleccione la vista
Proveedor, a continuacin, seleccione el proveedor de la tabla y seleccione Editar General para visualizar la
pantalla de edicin del proveedor.
Flujo de proceso
El flujo de procesos para el pago diferido de impuestos se describe a continuacin.
1. Usted recibe un documento de facturacin (por ejemplo, una factura o una nota de crdito) de su proveedor.
2. El contable introduce el documento de facturacin en el sistema.
El sistema propone valores estndar para el estado diferido de cada partida individual en un documento de
facturacin. Sin embargo, si est creando un documento de facturacin partiendo de un documento anterior
como un pedido, el sistema transfiere los estados de las casillas de seleccin de aplazamiento de impuestos
del documento anterior al documento de facturacin. Puede modificar estos valores si es necesario.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 181
En India, el sistema marca la casilla de seleccin de aplazamiento de impuestos para todas las
posiciones de servicios en la factura y no se puede modificar esta parametrizacin. Sin embargo,
puede verificar el estado de esta casilla de seleccin en las facturas en Visualizar todo
Posiciones Impuestos .
3. El contable contabiliza el documento de facturacin.
El sistema contabiliza el documento de facturacin en el libro mayor.
Como el impuesto asociado a las posiciones diferidas no est disponible an como crdito de IVA
soportado para la empresa, el sistema no puede contabilizarlo en la cuenta de IVA soportado. Por
lo tanto, por el momento, se contabiliza en una cuenta separada para impuesto diferido.
4. El proveedor transfiere el documento de facturacin a su empresa y su empresa la procesa de la siguiente
manera:
Para una factura, su empresa realiza un pago y el contable lo registra en el sistema.
El sistema transfiere el importe del impuesto desde la cuenta de impuesto diferido a la cuenta de IVA
soportado habitual.
Cuando el sistema prepara la declaracin de impuestos al final del perodo actual, los impuestos diferidos
se vuelven disponibles como crditos fiscales en el perodo del informe actual.
En el caso de una nota de crdito, su empresa registra este importe de crdito para usarlo en pagos
posteriores.
6.1.6 Determinacin de cuentas automtica
Resumen
Las cuentas de mayor para las transacciones comerciales se determinan automticamente.
Cuando registra una factura de proveedor para un pedido, debe introducir el pedido como referencia. Un
grupo de determinacin de cuentas se almacena en los datos maestros del material especificado en el
pedido. A continuacin, la cuenta de mayor se deriva del grupo de determinacin de cuentas.
Requisitos previos
Para habilitar la seleccin automtica de la cuenta de mayor correcta, son obligatorias las opciones de determinacin
de cuentas en la configuracin empresarial.
Para obtener ms informacin, consulte Definir determinacin de cuentas para cada libro auxiliar.
Proceso de determinacin de cuentas
La manera en que se determinan las cuentas de mayor para las transacciones comerciales tambin define la
interaccin entre las diferentes asignaciones en la configuracin empresarial y los datos maestros. El sistema
selecciona las cuentas de mayor en funcin de los datos maestros, el grupo de determinacin de cuentas y el perfil
de determinacin de cuentas. El proceso de determinacin de cuentas generalmente se realiza de la siguiente
manera:
1. Creacin de la transaccin comercial
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Facturacin de proveedores
La transaccin comercial se introduce manualmente se genera automticamente. Una transaccin comercial
contiene siempre informacin sobre la empresa, los datos maestros y los importes relevantes.
2. Determinacin de grupos de determinacin de cuentas
Los grupos de determinacin de cuentas se derivan de los datos maestros en la transaccin comercial.
3. Determinacin de sistema contable, plan de cuentas y perfiles de determinacin de cuentas
Los sistemas contables se determinan en funcin de la empresa.
Los planes de cuentas se determinan en funcin de los sistemas contables.
El sistema determina qu perfiles de determinacin de cuentas utiliza la empresa para los sistemas
contables.
4. Determinacin de cuentas
Los grupos de determinacin de cuentas y posiblemente otros factores (como la moneda) se utilizan para
determinar las cuentas de mayor almacenadas en el perfil de determinacin de cuentas.
5. Contabilizacin
Para cada sistema contable, se genera un asiento contable con las partidas individuales que contienen las
cuentas de mayor.
Para obtener ms informacin, consulte Configuracin empresarial de determinacin de cuentas para una
transaccin comercial.
Existen reglas o excepciones de determinacin adicionales para cada transaccin comercial. Para una factura de
texto libre de proveedor, por ejemplo, debe introducir el grupo de determinacin de cuentas indirectamente cuando
registra la transaccin comercial. Para contabilizaciones salariales en centros de coste, los datos maestros no tienen
ningn efecto en la determinacin de cuentas.
Para obtener informacin detallada acerca de la configuracin de la determinacin de cuentas para transacciones
empresariales en particular, consulte Documentacin sobre la determinacin de cuentas especial.
6.1.7 Flujo de documentos a contabilidad
Resumen
Una tarea de finanzas importante es registrar, valorar y actualizar los datos de las transacciones empresariales, Esto
tiene lugar mediante asientos contables.
Asientos contables
Cada transaccin empresarial que afecta valores genera un asiento contable [pgina 184] en contabilidad. Los
asientos contables siempre se generan automticamente, no los puede crear manualmente. Los asientos contables
se generan a partir de documentos originales, ejecuciones de valoracin y documentos de asientos contables.
Documentos originales
La mayora de transacciones empresariales que afectan a contabilidad se originan en las aplicaciones operativas en
forma de documentos como pueden ser facturas de proveedor, confirmaciones de servicio y pagos. Dado que los
asientos contables se basan en estos documentos, se les denomina documentos originales.
Documentos de asientos contables
Con el fin de realizar asientos contables de ajuste, por ejemplo, puede crear asientos contables directamente en
contabilidad con documentos de asientos contables en la vista Documentos de asientos contables.
Ejecuciones de valoracin
Las ejecuciones de valoracin (como las de depreciacin) tambin generan asientos contables. Se crean ejecuciones
de valoracin en los distintos libros de contabilidad durante el cierre de fin de perodo.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 183
La funcin de flujo de documentos ilustra de forma grfica de qu modo los asientos contables estn
relacionados con los documentos originales, los documentos de asiento contable y las ejecuciones de
valoracin que los generan.
Flujo de documentos a contabilidad
6.1.8 Asientos contables
Resumen
Cada transaccin empresarial que afecta la contabilidad genera un asiento contable automticamente.
Los asientos contables pueden basarse en documentos originales, documentos de asientos contables y ejecuciones
de valoracin:
Documentos originales
Transacciones comerciales de registros de documentos fuente iniciados en reas de aplicacin fuera
Contabilidad financiera y de gestin como facturas de proveedor, facturas de clientes y pagos.
Para visualizar documentos originales, abra la vista Documentos originales.
Documentos de asiento contable
Las transacciones comerciales de bonos de asiento contable introducidas directamente en Contabilidad de
gestin y financiera como entradas de ajuste.
Para visualizar los documentos de asientos contables, abra la vistaDocumentos de asientos contables.
Ejecuciones de valoracin
Las ejecuciones de evaluacin generan asientos contables para tareas peridicas en Contabilidad de gestin
y financiera como la ejecucin de depreciacin, la ejecucin de bono de asiento contable recurrente o la
ejecucin del mtodo de conversin de moneda extranjera.
Para visualizar los asientos contables desde una ejecucin de valoracin, abra la vista asociada para la
ejecucin de valoracin.
Lgica de contabilizacin
El principio bsico de la contabilizacin es que el dbito debe ser igual que el crdito. Un asiento contable no se
contabiliza hasta que el total de todas las entradas de dbito sea igual al total de todas las entradas de crdito.
184 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Para permitir la contabilidad paralela , puede crear un sistema contable para cada principio de contabilidad y asignar
sus empresas al sistema contable que desean usar. Cuando se generan asientos contables, el sistema contable
aparece de la siguiente manera:
Cuando graba un documento original en una de las aplicaciones operacionales, el sistema enva los datos
contables en el documento a la contabilidad en la forma de una transaccin comercial Si utiliza contabilidad
paralela, se genera automticamente un asiento contable en cada uno de los sistemas contables.
Puede especificar un sistema contable al crear un documento de asiento contable. En este caso, el asiento
contable se crea nicamente en ese sistema contable. Si no especifica un sistema contable particular, el
sistema crea un asiento contable en cada uno de los sistemas contables de la empresa.
Puede especificar un sistema contable al crear una ejecucin de valoracin. En este caso, los asientos
contables se crean nicamente en ese sistema contable. Si no especifica un sistema contable, la ejecucin
de valoracin se ejecuta para todos los sistemas contables. Esto significa que se generan asientos contables
en cada sistema contable asignado a la empresa.
En todos los casos mencionados anteriormente, se producen derivaciones y valoraciones que puede influir
parcialmente en la configuracin.
Para obtener ms informacin, consulte: Creacin automtica de asientos contables
El siguiente diagrama refleja el proceso de creacin de un asiento contable.
Creacin de asientos contables
Estructura de asientos contables
Cada asiento contable tiene la misma estructura.
Consta de una cabecera de asiento contable que almacena la informacin que se aplica al asiento contable en su
totalidad. Esto incluye lo siguiente:
Tipo de asiento contable
El tipo de asiento contable clasifica el asiento contable y controla la asignacin de IDs de asientos. SAP entrega
los tipos de asientos contables para todos los tipos de transacciones comerciales.
Para obtener ms informacin, consulte Tipos de asiento contable y rangos de nmeros.
Fecha de documento
La fecha del documento es la fecha de la transaccin del documento original, como la fecha de la factura. Si
no hay una fecha de disponible, se aplica la fecha de entrada.
Fecha de contabilizacin
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 185
La fecha de contabilizacin es la fecha para la cual se registra la informacin del documento original en la
contabilidad. La fecha de contabilizacin se usa para obtener el ejercicio fiscal y el perodo contable. Antes
de la contabilizacin, el sistema verifica si el perodo est abierto.
Para obtener ms informacin, consulte Derivacin de la fecha de contabilizacin.
Un asiento contable tambin contiene partidas individuales. Las partidas individuales son las posiciones valoradas
del documento original y siempre contienen las lneas de dbito y crdito, adems de las cuentas.
Excepcin: Algunas transacciones comerciales contienen partidas individuales resumidas que no son
relevantes para el libro mayor. Estas partidas individuales no aparecen en el asiento contable. Para obtener
ms informacin, consulte: Contabilizaciones no relevantes para el libro mayor.
Consulte tambin
Documentos de asientos contables
Documentos originales
Ejecuciones de valoracin
6.1.9 Anulacin de asientos contables
Resumen
No es posible anular asientos contables directamente. Si desea anular un asiento contable, necesita anular el
documento fuente, el documento de asiento contable o la ejecucin de valoracin que ha generado la entrada.
Si se anula un documento fuente, un documento de asiento contable o una ejecucin de valoracin:
El documento fuente, documento de asiento contable o ejecucin de valoracin recibe el estado Anulado.
Por cada asiento contable original se genera un asiento contable de anulacin en todos los sistemas contables
afectados.
Cada asiento contable anulado recibe el estado Anulado y una referencia a la entrada de diario anulada.
Requisitos previos
Los tipos de asiento contable para los asientos contables de anulacin estn predefinidos por SAP y no se
pueden modificar.
A cada tipo de asiento contable se le asigna un tipo de asiento contable de anulacin. Esta asignacin tambin
est predefinida por SAP y no se puede modificar.
Se han asignado rangos de nmeros a los tipos de asientos contables para anulaciones.
Para obtener ms informacin, consulte Tipos de asiento contable y rangos de nmeros.
Creacin automtica de asientos contables de anulacin
El sistema genera asientos contables de anulacin de forma similar a la creacin automtica de asientos contables.
Existen las diferencias siguientes:
El tipo de asiento contable del asiento contable de anulacin es el mismo que el tipo de asiento contable del
asiento contable que se va a anular.
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Facturacin de proveedores
La fecha de contabilizacin de anulacin por defecto propuesta por el sistema es la fecha de contabilizacin
de los asientos contables que se van a anular. Puede modificar la fecha de contabilizacin de anulacin
manualmente.
Por cada partida individual del asiento contable que se va a anular se genera una partida individual de
anulacin. El sistema se asegura que no se haya anulado ninguna partida individual. Las partidas individuales
anuladas reciben la etiqueta Anulado.
En las parametrizaciones para los sistemas contables y la empresa se ha especificado si se permiten las
contabilizaciones negativas.
Si se permiten contabilizaciones negativas, el sistema contabilizar las partidas individuales en la misma
parte de la cuenta que la partida individual que se va a anular, pero con importes negativos.
Si no se permiten contabilizaciones negativas, el sistema contabilizar las partidas individuales en la
misma parte de la cuenta que la partida individual que se va a anular, pero con importes negativos.
La cabecera de los asientos contables de anulacin contiene referencias a los asientos contables de anulacin
y datos adicionales sobre la anulacin (como por ejemplo la fecha de anulacin).
Consulte tambin
Casos especiales de anulacin
Asientos contables [pgina 184]
6.2 Vista tareas
6.2.1 Gua rpida para Trabajo (en Facturacin de proveedores)
La vista Tareas del centro de trabajo Facturacin de proveedores le ofrece un resumen de todas las tareas de Gestin
de tareas empresariales abiertas (BTM) y todos los documentos de facturacin que an no se han contabilizado. La
vista siempre visualiza la carga de trabajo actual, ya que el sistema automticamente elimina las tareas BTM
finalizadas de la lista de trabajo y traslada documentos contabilizados e invalidados a la vista Facturas y notas de
crdito.
En Visualizar puede visualizar las listas filtradas para tareas pendientes BTM y documentos de facturacin que an
deben procesarse.
Las listas siguientes estn disponibles:
Tareas abiertas
Las siguientes tareas BTM existen para los documentos de facturacin:
Clarificar excepciones para factura de proveedor
Para obtener ms informacin, vase Clarificar excepciones de factura de proveedor [pgina 194].
Finalizar factura de proveedor
Para obtener ms informacin, vse Completar factura de proveedor [pgina 195].
Revisar factura de proveedor
Para obtener ms informacin, consulte Revisar factura de proveedor [pgina 196].
Verificar facturas de aduana para factura de proveedor cancelada
Para obtener ms informacin, vase Verificar facturas de aduana para factura de proveedor cancelada
[pgina 197].
Cancelar factura si es necesario; documento de compras anterior cancelado
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 187
Para ms informacin, vase Cancelar factura en caso necesario; Documento de compra previo
cancelado [pgina 198].
Cancelar factura si es necesario; documento de compras anterior modificado o bloqueado
Para ms informacin, vase Cancelar factura en caso necesario; Documento de compra previo
cancelado o bloqueado [pgina 199].
Documentos con excepciones
Cuando un usuario crea un documento de facturacin manualmente y hace clic en Verificar o
Contabilizar , o cuando el sistema recibe un documento de facturacin como mensaje B2B, el sistema verifica
los datos y, en caso necesario, crea excepciones para errores en funcin de las parametrizaciones en la
configuracin empresarial. El sistema aade los documentos de facturacin con errores a esta lista y crea la
tarea Clarificar excepciones para la factura de proveedor. Para contabilizar una factura, en primer lugar debe
clarificar todas las excepciones.
Para obtener ms informacin, vase Clarificar excepciones de factura de proveedor [pgina 194].
Mxico
Las facturas de Mxico y las notas de crdito siempre se aaden a la lista Documentos con
excepciones una vez se ha cargado el fichero XML con la informacin de su proveedor de Mxico al
sistema SAP Business ByDesign, utilizando para ello la ejecucin de la entrada del fichero del centro
de trabajo Gestin de aplicaciones y usuarios. Los documentos de facturacin siempre tienen, como
mnimo, una excepcin de factura (Informacin interna errnea/falta) ya que la asignacin de cuenta
no es parte del fichero XML proporcionado.
Para obtener ms informacin acerca de los documentos de facturacin de Mxico, vase
Procesamiento de facturas: Mxico.
Documentos en preparacin
Cuando un usuario graba un borrador incompleto de un documento de facturacin, el sistema lo aade a esta
lista y crea la tarea Factura del proveedor completa.
Para obtener ms informacin, vse Completar factura de proveedor [pgina 195].
Documentos listos para contabilizar
Cuando un usuario que no est autorizado a contabilizar documentos de facturacin hace clic en
Contabilizar , o bien cuando un usuario graba un documento de facturacin que est finalizado y no contiene
errores, el sistema aade el documento a esta lista y crea la tarea Factura del proveedor completa.
Para obtener ms informacin, vse Completar factura de proveedor [pgina 195].
Documentos en aprobacin
Dependiento de los parmetros de la configuracin empresarial, el sistema enva un documento de
facturacin para autorizacin anterior al pago, lo aade a esta lista y crea la tareaAutorizar factura de
proveedor, la cual el gestor o el autorizador alternativo recibe en la vista Autorizaciones del centro de trabajo
Gestin de mi rea. El sistema contabiliza los documentos aprobados e invalida los documentos rechazados
de forma automtica.
Para obtener ms informacin, consulte Autorizar factura de proveedor.
Documentos examinados en proceso
Cuando una factura examinada o nota de crdito se cre automticamente utilizando la ventana de
colaboracin SAP, el documento tiene o el estado Listo para contabilizar, En Proceso o Excepcin (cuando el
sistema no pudo recuperar toda la informacin del documento examinado). Para que su uso sea fcil, el
sistema aade el documento a esta lista y crea la tarea Finalizar factura del proveedor o Clarificar excepciones
para facturas del proveedor.
El sistema tambin aade el documento a la lista Documentos listos para contabiblizar o a la lista Documentos
con excepciones.
Para obtener ms informacin, vase Cargar facturas de proveedor examinadas mediante el servicio de carga
automtica.
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Facturacin de proveedores
Documentos contabilizados con falta de entrega
Esta lista visualiza documentos con posiciones cuyas cantidades exceden la que es entregada. Algunas
posibles razones son la falta de entrega, la cantidad entregada fue reducida o la entrega se cancel despus
de la contabilizacin del documento. Como resultado, el sistema crea para estos documentos las excepciones
Variacin de cantidad o Falta documento de entrada o devolucin. Los contadores pueden aclarar las
excepciones al contabilizar la entrega faltante, al cancelar el documento o al solicitar una nota de crdito al
proveedor. Si no desea realizar un seguimiento de las excepciones, puede eliminar los documentos de esta
lista al hacer clic en el botn Eliminar factura de las facturas contabilizadas con lista de entregas que falta en la
pantalla de excepcin.
Todos los documentos en proceso
Esta lista visualiza todos los documentos que no se han contabilizado an.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Conceptos bsicos
Gestin de tareas empresariales
Gestin de tareas empresariales (BTM) garantiza que las actividades relacionadas con un proceso empresarial de
su organizacin se completen para cumplir los objetivos empresariales definidos. Mediante el uso de BTM, el sistema
dirige el trabajo de los usuarios y les permite recibir, gestionar y completar de forma eficiente posiciones de la gestin
de las tareas empresariales relacionadas con un proceso empresarial. El sistema crea posiciones de gestin de
tareas empresariales cuando requiere informacin de un usuario sobre un documento comercial relacionado. Estas
posiciones se crean para que los usuarios puedan verificar, modificar y poner en claro informacin, completar
posiciones o tomar decisiones como parte del proceso empresarial.
Para obtener ms informacin, consulte Gestin de tareas empresariales.
Gestin de excepciones
El centro de trabajo Facturacin a proveedores permite la verificacin de facturas que incluye la gestin de
excepciones de factura. Una vez que se contabiliza una factura, una nota de crdito, una factura de aduana o un
dbito posterior, el sistema verifica el documento buscando datos que falten o datos incorrectos, y coteja los datos
con cualquier otro documento de compra anterior.
La gestin de excepciones de factura clasifica y registra excepciones que se producen durante la verificacin a
consecuencia de uno o ms mensajes de error. En funcin del tipo de excepcin, se especifica el proceso de
clarificacin y se determinan las acciones necesarias para resolver la excepcin. El proceso de clarificacin siempre
se registra en un log de procesamiento. Una vez que se han resuelto las excepciones, la factura de proveedor se
puede enviar a Finanzas para su contabilizacin.
Para obtener ms informacin, vase Gestin de excepciones [pgina 192].
Tipos de factura de proveedor
En el centro de trabajo Facturacin de proveedores pueden utilizarse varios tipos de documentos principales para
registrar transacciones de compras entre la empresa y sus proveedores. La facturacin de proveedores puede
basarse en la documentacin subyacente tal como los pedidos y los contratos de compras, as como las
transacciones independientes.
Para obtener ms informacin, consulte Tipos de factura de proveedor [pgina 151].
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 189
Verificacin de factura de proveedor
Segn sus requisitos empresariales, pueden procesarse distintos tipos de facturas de proveedor, como facturas o
notas de crditos. En la mayora de los casos, las facturas de proveedor vienen precedidas por procesos de compra
y seguidas de procesos como pagos, gestin de pagos y libro mayor. Este proceso le describe cmo introducir
manualmente en el sistema facturas de proveedores con referencia a documentos anteriores tales como pedidos,
entradas de mercancas y servicios, entregas entrantes o contratos de compra.
Si su empresa no ingresa en el sistema pedidos, entradas de mercancas y servicios, u otros documentos
de compras precedentes, este proceso no es relevante para sus necesidades.
Para obtener ms informacin, consulte Verificacin de factura de proveedor [pgina 154].
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (stock)
El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basndose en un requisito
que puede generarse de un sistema de planificacin como, por ejemplo, un sistema de planificacin de la necesidades
de material (MRP).
Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificacin de la
demanda y la creacin de un pedido, pasando por la asignacin automtica o manual de fuentes de
aprovisionamiento, el envo del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancas y servicios, la verificacin de
facturas y el pago.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por
ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniera o activos fijos.
Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que
necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o
contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o
descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de
proyecto en contabilidad financiera.
Si existe un catlogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podr crear
automticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podr enviar solicitudes de oferta para determinar los
proveedores apropiados.
Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente
u rdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultora
y la formacin, trabajo temporal o servicios de ingeniera. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la
compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o,
directamente por el comprador mediante un pedido.
Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren
directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de
lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automtica. Si no existe fuente de
suministro alguna, se puede enviar una peticin de oferta para determinar un proveedor adecuado.
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Facturacin de proveedores
Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las
demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de
aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).
Tareas
Clarificar excepciones para factura de proveedor
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 194].
Finalizar factura de proveedor
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 195].
Revisar una factura de proveedor
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 196].
Verificar facturas de aduana para factura de proveedor cancelada
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 197].
Cancelar una factura si es necesario; documento de compras anterior
cancelado
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 198].
Cancelar una factura si es necesario; documento de compras anterior
modificado o bloqueado
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 199].
Crear una tarea, notificacin o alerta
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 200].
Crear una solicitud de aclaracin
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 202].
Exportar tareas y documentos a Microsoft Excel
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 204].
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6.2.2 Conceptos bsicos
6.2.2.1 Tratamiento de excepciones
Resumen
El centro de trabajo Facturacin a proveedores permite la verificacin de facturas que incluye la gestin de
excepciones de factura. Una vez que se contabiliza una factura, una nota de crdito, una factura de aduana o un
dbito posterior, el sistema verifica el documento buscando datos que falten o datos incorrectos, y coteja los datos
con cualquier otro documento de compra anterior.
La gestin de excepciones de factura clasifica y registra excepciones que se producen durante la verificacin a
consecuencia de uno o ms mensajes de error. En funcin del tipo de excepcin, se especifica el proceso de
clarificacin y se determinan las acciones necesarias para resolver la excepcin. El proceso de clarificacin siempre
se registra en un log de procesamiento. Una vez que se han resuelto las excepciones, la factura de proveedor se
puede enviar a Finanzas para su contabilizacin.
El tratamiento de excepciones es aplicable para los siguientes tipos de factura de proveedor:
Facturas
Facturas de aduana
Notas de crdito
Solicitudes de anticipo
Requisitos previos
Durante la configuracin empresarial, se seleccion Procesamiento de excepcin de factura en el paquete
empresarial Facturacin de proveedores.
En la actividad de ajuste preciso Excepciones de factura de proveedor, se verificaron las parametrizaciones
de configuracin predefinidas y se ajustaron conforme a las necesidades empresariales, en caso de ser
requerido.
Si utiliza formularios interactivos con los proveedores, se definieron los requisitos tcnicos y el proveedor
instal Adobe Reader o Adobe Acrobat.
Tipos de excepcin
El sistema crea una o ms excepciones si una factura de proveedor contiene errores. Segn las parametrizaciones
en Excepciones de factura de proveedor, los errores se asignan a diferentes tipos de excepciones. Una vez que se
resuelven todas las excepciones relacionadas a una factura de proveedor, esta se puede contabilizar. Todas las
acciones que se llevaron a cabo en relacin a una excepcin se asientan en un registro de acciones.
Pueden ocurrir los siguientes tipos de excepciones:
Falta informacin externa o es errnea
Una factura de proveedor contiene informacin incompleta o errnea acerca del proveedor, por ejemplo, falta
un nmero de factura de proveedor.
Falta informacin interna o es errnea
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Facturacin de proveedores
Una factura de proveedor contiene informacin interna incompleta o errnea, por ejemplo, falta una
asignacin de costes.
Falta documento de entrada o devolucin
Una factura de proveedor contiene posiciones para las cuales no hay un documento de entrada o devolucin.
Referencia a pedido faltante
Una factura de proveedor contiene posiciones de factura sin referencia a un pedido. El sistema busca pedidos
que puedan ser utilizados como referencia mediante la informacin de la empresa de compra, el proveedor
y el producto, como el tipo de producto, el ID, la categora y la descripcin. Si corresponde, el contable puede
seleccionar uno de los pedidos propuestos como referencia, lo que facilita el procesamiento en la Gestin
financiera.
Falta factura o nota de crdito
Una factura o nota de crdito contiene posiciones de nota de crdito cuya cantidad supera la cantidad
facturada, o posiciones de crdito o dbito posteriores cuya cantidad supera la cantidad facturada o
acreditada.
Posible duplicado
Una factura de proveedor se identifica como un posible duplicado.
Los criterios para verificar posibles duplicados se pueden definir durante el ajuste preciso. Si no se
definen parametrizaciones, se utilizan los siguientes criterios de manera estndar: Nmero de
factura de proveedor (similar), Fecha de facturacin (hasta 7 das de diferencia), ID de proveedor
(idntico) e Importe bruto (idntico).
Variacin de precio/cantidad/impuesto
Una factura de proveedor contiene una variacin de precio, cantidad o impuestos que supera los lmites de
tolerancia de la excepcin o no coincide con el precio, cantidad o importe de impuestos del documento de
compras anterior al que hace referencia.
Error durante simulacin de asiento contable
Se utiliza una factura de proveedor sin errores para simular un asiento contable en la contabilidad financiera.
Se eleva la excepcin si la simulacin da como resultado errores.
Si se contabiliza la factura de proveedor, el sistema crea tareas en la gestin financiera. Si no se contabiliza
la factura de proveedor, tendr que contabilizarla de manera manual una vez que se corrijan los errores en
la contabilidad financiera.
Otros
Una factura de proveedor contiene errores que no se pueden asignar a ningn otro tipo de excepcin.
Mltiple
Una factura de proveedor contiene ms de uno de los tipos de excepcin recin mencionados.
Resolucin de excepciones
Todos los documentos con excepciones se muestran en la vista Resumen o Trabajo del centro de trabajo Facturacin
de proveedores.
Las excepciones de factura se resuelven en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores. En la
vista Trabajo puede acceder a una lista de tareas filtrada anteriormente y relacionada con los documentos que no
se pueden contabilizar. La vista Trabajo funciona como una ubicacin central donde se puede resolver cualquier
problema con las facturas de proveedor que la empresa recibe. Puede resolver las excepciones desde la vista
Excepciones del editor Factura de proveedor o Nota de crdito. Se deben resolver o aceptar las excepciones antes
de que se pueda contabilizar la factura de proveedor.
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 193
Transferencia de excepciones
Algunas veces se debe transferir una excepcin a otro usuario, por ejemplo, un gerente, para obtener ms
aclaraciones a fin de resolver la excepcin.
Existen tres maneras para aclarar excepciones:
Los usuarios asignados a un grupo de facturacin, como los contables, tratan las excepciones.
Los usuarios asignados a un grupo de facturacin, como los contables, transfieren manualmente las
excepciones a partes externas o internas.
Las excepciones se transfieren automticamente a las partes externas o internas.
Si las excepciones se transfieren a usuarios internos, como los contables, el sistema genera una tarea en la lista de
trabajo del usuario.
Si las excepciones se transfieren a proveedores externos o a los emisores de la factura, se enva un correo electrnico
con un formulario anexo interactivo o de slo lectura que muestra la factura de proveedor y las excepciones. Si se
enva el formulario interactivo, el destinatario del correo electrnico corrige los datos de factura de proveedor que
ocasionaron la excepcin y vuelve a enviar el formulario como un anexo al correo electrnico. Tambin es posible
aadir notas o anexos a la excepcin para explicar ms detalladamente las razones por las que se acept o rechaz
una excepcin. Si se enva el formulario de slo lectura, el destinatario del correo electrnico lo imprime, corrige los
datos de facturacin que ocasionaron la excepcin y vuelve a enviar el formulario por correo electrnico o fax. Si los
datos que se recibieron son correctos, se resuelve la excepcin.
Consulte tambin
Gua rpida para Trabajo (en Facturacin de proveedores) [pgina 187]
6.2.3 Tareas
6.2.3.1 Tarea - Clarificar excepciones para factura de proveedor
Resumen
La tarea se ha planteado porque la factura del proveedor tiene una o ms excepciones. Se deben resolver las
excepciones antes de que se pueda contabilizar la factura de proveedor.
Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un da despus de la creacin.
Relevancia
La tarea es relevante para todos los empleados a los que se les asigna la vista Tareas del centro de trabajo Facturacin
del proveedor y los que tienen autorizacin para esta factura.
El contable recibe esta tarea en la vista Tareas del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Para obtener ms informacin, consulteGua rpida para Trabajo (en Facturacin de proveedores) [pgina 187].
194 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Respuesta
Para responder a esta tarea, abra la tarea, seleccione la ficha Excepciones y verifique las excepciones.
Dependiendo de la excepcin y de su proceso empresarial, tiene las siguientes opciones:
Corregir la excepcin directamente, por ejemplo, si los datos internos se han perdido.
Acepte la excepcin si es posible. Por ejemplo, puede aceptar excepciones para entradas de mercancas y
servicios faltantes o devoluciones, variaciones de precio, variaciones de cantidad o variaciones fiscales.
Enve la excepcin a la persona responsable de la tarea para pedir informacin adicional para solucionar la
excepcin.
Una vez se hayan resuelto todas las excepciones, el sistema completar la tarea y la eliminar de la lista de trabajo.
Para obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Configuracin
Los atributos de esta tarea vienen predefinidos por completo y no se pueden configurar.
Es posible configurar determinados elementos de las excepciones de facturas mediante la actividad de ajuste preciso
Excepciones de facturas de proveedor. Para obtener ms informacin, consulte Excepciones de factura de
proveedor.
Consulte tambin
Gestin de tareas empresariales
6.2.3.2 Tarea: Completar factura de proveedor
Resumen
Si un contable graba una factura borrador de proveedor o un empleado contabiliza una factura pero no se permite
contabilizar documentos de facturacin, el sistema asigna el estado en proceso y crea una tarea para completar la
factura de proveedor.
Para obtener ms informacin, consulte Categora de tareas de la contabilidad adicional.
Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un da despus de la creacin.
Relevancia
La tarea es relevante para todos los empleados a los que se les asigna la vista Tareas del centro de trabajo Facturacin
del proveedor y los que tienen autorizacin para esta factura.
El contable recibe esta tarea en la vista Tareas del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Para obtener ms informacin, consulteGua rpida para Trabajo (en Facturacin de proveedores) [pgina 187].
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 195
Respuesta
Para responder a esta tarea, seleccione una de las siguientes medidas:
Abrir y completar la factura de proveedor. Cuando haya enviado la oferta de proveedor, el sistema cerrar la
tarea y la eliminar de la lista de trabajo. Para completar la tarea:
Abra el editor de facturas de proveedor de la lista de trabajo.
Aada los datos que falten o realice modificaciones si es necesario.
Para verificar la consistencia de la factura de proveedor, haga clic en Verificar .
Para liberar la factura de proveedor completada para el pago, haga clic en Contabilizar .
Si hay un proceso de aprobacin en curso, el sistema enva el pedido primero para su aprobacin.
Invalide la factura del proveedor.
Cuando haya invalidado la oferta de proveedor, el sistema cancelar la tarea y la eliminar de la lista de trabajo.
Configuracin
Es posible configurar determinados elementos de esta tarea mediante la actividad de ajuste preciso Gestin de
tareas empresariales para tareas estndar de facturacin de proveedores.
Consulte tambin
Gestin de tareas empresariales
6.2.3.3 Tarea revisar factura de proveedor
Resumen
La tarea se inicia porqu un autorizador devuelve una factura de proveedor para que el empleado responsable la
revise.
Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es siempre un da despus de la
creacin.
Relevancia
La tarea es relevante para todos los empleados a los que se les asigna la vista Tareas del centro de trabajo Facturacin
del proveedor y los que tienen autorizacin para esta factura.
El contable recibe esta tarea en la vista Tareas del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Para obtener ms informacin, consulteGua rpida para Trabajo (en Facturacin de proveedores) [pgina 187].
Respuesta
Para responder a esta tarea, abra la tarea y seleccione una de las siguientes medidas:
196 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Verifique los comentarios del autorizador o contacte el autorizador directamente.
Si es necesario, modifique la factura de proveedor y vuelva a contabilizarla.
Bloquee la factura del proveedor.
Invalide la factura del proveedor para finalizar el proceso de facturacin de proveedores.
La tarea finaliza y se elimina de la lista de trabajo cuando la factura de proveedor se contabiliza de nuevo o se invalida.
Configuracin
Los atributos de este tipo de tarea vienen predefinidos por completo y no se pueden configurar.
Consulte tambin
Gestin de tareas empresariales
6.2.3.4 Tarea: Verificacin de facturas de aduana para factura de
proveedor cancelada
Resumen
El sistema plantea esta tarea porque se ha cancelado una factura de proveedor y, como mnimo, hay una factura de
aduana asignada al pedido referenciado.
Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es una semana despus de la creacin
de la tarea.
Relevancia
La tarea es relevante para todos los empleados a los que se les asigna la vista Tareas del centro de trabajo Facturacin
del proveedor y los que tienen autorizacin para esta factura.
El contable recibe esta tarea en la vista Tareas del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Para obtener ms informacin, consulteGua rpida para Trabajo (en Facturacin de proveedores) [pgina 187].
Respuesta
Para responder a esta tarea, abra la tarea y proceda como sigue:
1. Abra el pedido referenciado
2. Verifique que el flujo de documentos de la posicin de pedido acceda a la factura de aduana.
3. Decida si es necesario cancelar la factura de aduana.
4. Elimine la tarea de la lista de trabajo, hgalo de forma manual.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 197
Configuracin
Los atributos de este tipo de tarea vienen predefinidos por completo y no se pueden configurar.
Consulte tambin
Gestin de tareas empresariales
6.2.3.5 Tarea: Cancelar factura si es necesario. Documento de
compras anterior cancelado
Resumen
El sistema inicia esta tarea para una factura o nota de abono contabilizada de un proveedor porque uno o ms
artculos de un documento precedente, como por ejemplo, un pedido o una entrega de mercancas, se ha cancelado.
Anular una entrega de mercancas y servicios tiene consecuencias en la contabilidad. Para obtener ms
informacin, consulte Efectos en la contabilidad por anular una entrega de mercancas y servicios.
Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un da despus de la creacin.
Relevancia
La tarea es relevante para todos los empleados a los que se les asigna la vista Tareas del centro de trabajo Facturacin
del proveedor y los que tienen autorizacin para esta factura.
El contable recibe esta tarea en la vista Tareas del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Para obtener ms informacin, consulteGua rpida para Trabajo (en Facturacin de proveedores) [pgina 187].
Respuesta
Para responder a esta tarea, verifique el documento precedente y cancele la factura o nota de crdito asignados.
Para obtener ms informacin, consulte Cancelar un documento de facturacin [pgina 255].
Una vez que se ha cancelado la factura o la nota de crdito o bien se ha finalizado la tarea manualmente, la tarea
queda finalizada y el sistema la borra del pool de trabajo.
Para obtener ms informacin acerca de finalizar las tareas automticamente o manualmente, consulte Trabajar
con tareas, notificaciones y alertas [pgina 200].
Configuracin
Los atributos de este tipo de tarea vienen predefinidos por completo y no se pueden configurar.
198 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Consulte tambin
Gestin de tareas empresariales
Gua rpida para Facturas y notas de crdito (en Facturacin de proveedores) [pgina 245]
6.2.3.6 Tarea: Cancelar factura en caso necesario; documento de
compras anterior modificado o bloqueado
Resumen
El sistema inicia esta tarea para una factura o nota de abono contabilizada de un proveedor porque se han modificado
o bloqueado uno o ms artculos de un documento precedente, como por ejemplo, una entrega entrante.
Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un da despus de la creacin.
Relevancia
La tarea es relevante para todos los empleados a los que se les asigna la vista Tareas del centro de trabajo Facturacin
del proveedor y los que tienen autorizacin para esta factura.
El contable recibe esta tarea en la vista Tareas del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Para obtener ms informacin, consulteGua rpida para Trabajo (en Facturacin de proveedores) [pgina 187].
Respuesta
Para responder a esta tarea, verifique el documento precedente y seleccione una de las siguientes medidas:
Cancele la factura o nota de crdito asignada.
Cree una nota de crdito para la factura o cree una factura para la nota de crdito.
Si cancela la factura o la nota de crdito o bien finaliza la tarea manualmente, la tarea queda finalizada y el sistema
la elimina de la lista de trabajo.
Configuracin
Los atributos de este tipo de tarea vienen predefinidos por completo y no se pueden configurar.
Consulte tambin
Gestin de tareas empresariales
Gua rpida para Facturas y notas de crdito (en Facturacin de proveedores) [pgina 245]
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 199
6.2.3.7 Trabajar con tareas, notificaciones y alertas
Resumen
Las tareas, notificaciones y alertas le permiten informar a otro usuario acerca de un documento comercial que
requiera verificaciones o modificaciones o deba completarse. Puede crear tareas, notificaciones y alertas con
referencia a posiciones de gestin de tareas empresariales y a documentos comerciales.
Tareas creadas por el sistema
Cuando el sistema crea una tarea, se visualiza como Nueva en la lista de trabajo relevante.
Visualizar las posiciones de gestin de tareas empresariales que estn asociadas a las vistas y derechos de acceso
de centros de trabajo que tenga asignados. Puede ejecutar la tarea abrindola, haciendo clic en el enlace, o puede
acceder al documento relacionado haciendo clic en Editar . A continuacin le asignarn la tarea como procesador
de la misma.
Si se asigna una tarea a varias personas responsables, permanece en las listas de trabajo de todas ellas hasta que
se completa. Todos los responsables pueden ver quin ha transferido la tarea para su procesamiento.
Estados de posiciones de gestin de tareas empresariales
Las tareas pueden tener los siguientes estados: Nueva, En curso, Completada y Cancelada.
Las notificaciones pueden tener los siguientes estados: Nueva, En curso, Confirmada, Completada y Cancelada.
Las alertas pueden tener los siguientes estados: Nueva, En curso, Completada y Cancelada.
Creacin manual de tareas, notificaciones y alertas
1. Seleccione la posicin de gestin de tareas empresariales o el documento comercial relevante, haga clic en
Nueva y seleccione la opcin correspondiente: Tarea, Notificacin o Alerta.
2. Complete los campos obligatorios.
En el campo Para, introduzca el ID de empleado o busque al empleado con la ayuda para entradas.
Tenga en cuenta que solamente puede introducir o seleccionar empleados que tengan derechos de
acceso al documento comercial relacionado para el que crea la tarea, notificacin o alerta.
Para las tareas, en el campo Fecha de vencimiento, introduzca la fecha en la que espera una respuesta.
Para las notificaciones, en el campo Fecha de caducidad, introduzca la fecha en la que la notificacin
caducar.
Para las alertas, no puede introducir una fecha de vencimiento ya que requieren una accin inmediata.
En el campo Asunto, introduzca el asunto de la tarea, notificacin o alerta. El asunto se muestra en la
entrada de trabajo del destinatario.
En el campo Prioridad, establezca la prioridad en Baja, Media, Alta o Muy alta.
Para las alertas, la prioridad se fija por defecto en la prioridad ms alta disponible, por ejemplo Muy
alta. El valor por defecto no puede modificarse.
Puede introducir los detalles de la solicitud en la ficha Notas y aadir anexos relevantes en la ficha
Anexos.
3. Enve o cancele la tarea, notificacin o alerta.
Para enviar la tarea, notificacin o alerta, haga clic en Grabar y cerrar .
Para cerrar la pantalla sin grabar las modificaciones, haga clic en Cerrar .
200 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
Puede hacer un seguimiento de sus tareas, notificaciones y alertas desde la vista Trabajo del centro de trabajo Pgina
principal. En la vista Tareas delegadas, seleccione Creada por m de la lista desplegable Mostrar.
Recepcin de tareas, notificaciones y alertas
Puede recibir tareas, notificaciones y alertas creadas manualmente en la vista Trabajo del centro de trabajo Pgina
principal. En la subvista Bandeja de entrada, seleccione Posiciones abiertas de la lista desplegable Mostrar. Tambin
puede seleccionar Tareas abiertas, Notificaciones abiertas o Alertas abiertas como corresponda.
Procesamiento de tareas, notificaciones y alertas
Para visualizar el documento comercial relacionado y para hacer alguna modificacin relevante despus de leer las
instrucciones detalladas en el campo Descripcin, haga clic en el enlace del asunto de la posicin de gestin de tareas
empresariales, o haga clic en Editar .
Una vez que comience a procesar una tarea, notificacin o alerta, el estado se fijar en En curso.
Seguimiento de tareas, notificaciones y alertas creadas manualmente
Puede hacer un seguimiento del progreso de las posiciones de gestin de tareas empresariales que haya creado
desde la vista Trabajo del centro de trabajo Pgina principal. En la vista Tareas delegadas, seleccione Creada por
m de la lista desplegable Mostrar.
Tambin puede ver todas las tareas completadas desde la vista Trabajo del centro de trabajo Pgina principal. Desde
la lista desplegable Visualizar, seleccione Posiciones cerradas.
Detalles genricos de las tareas
Para ver los detalles de las tareas, seleccione la opcin Abrir detalles del men contextual o desde Acciones .
En los detalles de la tarea introduzca informacin como la persona responsable, el proceso, el estado, etc.
El enlace Documento relacionado inicia la pantalla del documento comercial relacionado.
La ficha Notas visualiza los detalles de la posicin y los comentarios introducidos por el empleado que envi la
posicin y por todos los procesadores anteriores. La etiqueta Anexos muestra todos los documentos anexos.
Tambin puede aadir notas y anexos.
Segn la tarea, estn disponibles las siguientes acciones.
Modificar prioridad
Transferir
Asigna la posicin a otra persona para su procesamiento
Tenga en cuenta que solamente puede transferir tareas a empleados que tengan derechos de acceso al
documento comercial relacionado con la tarea, notificacin o alerta.
Completar
Confirmar
Las notificaciones se confirman en lugar de completarse.
Cancelar
Si necesita ms informacin antes de procesar la posicin, puede crear una solicitud de aclaracin haciendo clic en
Nueva y, luego, seleccionando Solicitud de aclaracin.
Consulte tambin
Gestin de tareas empresariales
Trabajar con Solicitudes de aclaracin [pgina 202]
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 201
6.2.3.8 Trabajar con Solicitudes de aclaracin
Resumen
Las solicitudes de aclaracin le permiten solicitar informacin sobre posiciones de gestin de tareas empresariales
o sobre documentos comerciales de otro usuario. Puede crear solicitudes de aclaracin con referencia a posiciones
de gestin de tareas empresariales y a documentos comerciales.
Tenga en cuenta que la creacin de solicitudes de aclaracin no afecta al flujo de procesos empresariales. Por
ejemplo, si crea una solicitud de aclaracin sobre un pedido, la solicitud de aclaracin no evitar que se procese el
pedido.
Los destinatarios pueden abrir solicitudes de aclaracin sin tener en cuenta si tienen acceso a la tarea o al documento
comercial en cuestin.
Cuando crea una solicitud de aclaracin, sta se visualiza como Nueva en la lista de trabajo del usuario relevante.
Cuando el destinatario procesa la solicitud de aclaracin, se modificar el estado de la solicitud de aclaracin como
En aclaracin.
Las solicitudes de aclaracin pueden tener los siguientes estados: Nueva, En aclaracin, Aclarada y Concluida.
Creacin de solicitudes de aclaracin
1. Seleccione la posicin de gestin de tareas empresariales o el documento comercial relevante, haga clic en
Nueva y seleccione Solicitud de aclaracin.
2. Complete los campos obligatorios.
En el campo Para, introduzca el ID de empleado o busque al empleado con la ayuda para entradas.
En el campo Fecha de vencimiento, introduzca la fecha en la que espera una respuesta. Por defecto es
tres das a partir de la fecha actual.
En el campo Asunto, introduzca el asunto para la solicitud de aclaracin. El asunto se muestra en la
entrada de trabajo del destinatario. Por defecto, el campo Asunto o bien se completa con el nombre de
la posicin de gestin de tareas empresariales para la que solicita la aclaracin, o bien se deja en blanco
en caso de que la solicitud de aclaracin sea para un documento comercial. Sin embargo, el valor por
defecto puede modificarse.
En el campo Prioridad, establezca la prioridad en Baja, Media, Alta o Muy alta. Por defecto, la prioridad
se establece en Media.
Puede introducir los detalles de la solicitud en la ficha Notas y aadir anexos relevantes en la ficha
Anexos.
3. Envo o cancelacin de la solicitud de aclaracin.
Para enviar la solicitud de aclaracin, haga clic en Grabar y cerrar .
Para cerrar la pantalla sin grabar las modificaciones, haga clic en Cerrar .
Puede hacer un seguimiento de sus solicitudes de aclaracin en la vista Trabajo del centro de trabajo Pgina
principal. En la subvista Tareas delegadas del centro de trabajo, seleccione Creada por m desde la lista desplegable
Mostrar.
Respuesta a las solicitudes de aclaracin
Puede recibir solicitudes de aclaracin en la vista Trabajo del centro de trabajo Pgina principal. En la subvista
Bandeja de entrada del centro de trabajo, seleccione Posiciones abiertas o Aclaraciones abiertas de la lista
desplegable Mostrar.
202 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
Una vez haya iniciado el proceso de la solicitud de aclaracin, el estado de la aclaracin se fija en En aclaracin.
1. Para comenzar el proceso de la solicitud de aclaracin, abra los detalles de la aclaracin o haga clic en
Editar .
El enlace Documento relacionado inicia la pantalla del documento comercial relacionado. El enlace Tarea
relacionada, que slo se visualiza si el solicitante hace referencia a una tarea especfica, inicia los detalles de
esta tarea.
La etiqueta Notas muestra los detalles de la solicitud y los comentarios introducidos por el empleado que
envi la solicitud de aclaracin y los procesadores anteriores. La etiqueta Anexos muestra todos los
documentos anexos.
2. Responda a la solicitud de aclaracin, reenvela o cirrela.
Para responder a una solicitud de aclaracin, haga clic en Responder .
En la etiqueta Notas, en Comentario interno, puede introducir cualquier informacin o comentario
relevantes. Tambin puede aadir anexos en la ficha Anexos.
Para asignar la solicitud a otra persona para su procesamiento, haga clic en Transferir .
En el campo Para, introduzca el ID de empleado o busque al empleado con la ayuda para entradas.
Puede hacer un seguimiento de sus solicitudes de aclaracin en la vista Trabajo del centro de trabajo
Pgina principal. En la subvista Tareas delegadas del centro de trabajo, seleccione Transferidas por m
desde la lista desplegable Mostrar.
Para cerrar la pantalla sin grabar las modificaciones, haga clic en Cerrar .
Recepcin de respuestas a las solicitudes de aclaracin
La solicitud de aclaracin tiene el estado Aclarada.
1. Para visualizar la respuesta a su solicitud de aclaracin, abra los detalles de la aclaracin o haga clic en
Editar .
Si tiene ms preguntas, utilice Responder para contestar al empleado que ha respondido.
Para transferir la solicitud de aclaracin a otro usuario, haga clic en Acciones , luego, seleccione
Transferir.
Puede hacer un seguimiento de sus solicitudes de aclaracin en la vista Trabajo del centro de trabajo Pgina
principal. En la subvista Tareas delegadas del centro de trabajo, seleccione Transferidas por m desde la lista
desplegable Mostrar.
2. Complete o cierre la solicitud de aclaracin.
Haga clic en Acciones , luego, seleccione Completar. A continuacin, el sistema cierra la solicitud de
aclaracin.
Puede hacer un seguimiento de sus solicitudes de aclaracin cerradas desde la vista Trabajo del centro
de trabajo Pgina principal. Desde la lista desplegable Mostrar, seleccione Posiciones cerradas.
Para cerrar la pantalla sin grabar las modificaciones, haga clic en Cerrar .
Consulte tambin
Gestin de tareas empresariales
Trabajar con Tareas, notificaciones y alertas [pgina 200]
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 203
6.2.3.9 Exportar datos comerciales con Microsoft Excel
Resumen
Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel. Luego, puede utilizar
Microsoft Excel para organizar y analizar los datos.
Puede exportar datos de un informe o de una lista de trabajo.
Requisitos previos
Vaya a Mi PC en la vista Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Pgina principal para asegurarse de que
se cumplen los siguientes requisitos previos:
Debe haber instalado el ltimo add-In para Microsoft Excel.
Haga clic en Instalar software adicional.
Las parametrizaciones de su navegador se han efectuado con xito.
Haga clic en Revisar las parametrizaciones de Mi PC.
Procedimiento
1. Antes de poder exportar los datos, debe estar visualizndolos. Dependiendo de los datos que desee exportar,
seleccione una de las opciones.
Para exportar datos de un informe, abra el informe y seleccione si desea exportar la tabla o el grfico
haciendo clic en Cambiar a grfico o Cambiar a tabla.
Para exportar datos de una lista de trabajo, abra la lista de trabajo y haga clic en Ir.
2. Para exportar datos desde un grfico, una tabla o una lista de trabajo, haga clic en Exportar y, luego, en A
Microsoft Excel.
La lista completa de datos que visualiza en la pantalla se exportar a Microsoft Excel.
Si ha personalizado la lista de trabajo mediante Personalizar Esta pantalla , las opciones de
personalizacin que ha realizado tambin aparecern en el documento de Microsoft Excel que se
ha descargado. Por ejemplo, si movi alguna columna, se visualizarn en el mismo orden en el
documento de Excel, y si ocult o mostr alguna columna en el pool de trabajo, tambin se ocultar
o mostrar en el documento de Excel.
3. Seleccione el idioma o la plantilla en la ventana de dilogo que aparece.
204 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
Si solo hay una plantilla que tiene la variante de idioma de inicio de sesin, entonces la
exportacin se realizar en el idioma de inicio de sesin y no es necesaria la interaccin del
usuario.
Si solo hay una plantilla en el sistema para este escenario de exportacin, pero la variante de
idioma de inicio de sesin no est disponible, entonces la exportacin se realizar en idioma
ingls.
Si hay ms de una plantilla en el sistema para este escenario de exportacin, aparecer el
dilogo Lista de plantillas. En este dilogo, puede seleccionar la plantilla de Microsoft Excel
que desee utilizar para la exportacin. La plantilla determinar el formato que tendrn los
datos exportados. Se muestra la versin de Microsoft Excel relevante para cada plantilla.
4. Haga clic en Descargar.
5. Aparece un mensaje que muestra que puede abrir o grabar el archivo que contiene los datos que acaba de
exportar desde el sistema SAP Business ByDesign. Haga clic en Abrir o Grabar segn lo que desee hacer con
los datos exportados.
Segn el botn en el que haga clic, en Abrir o Grabar, hay dos resultados posibles:
Si hace clic en Abrir, se abre una hoja de trabajo con datos en Microsoft Excel. El archivo tiene un
nombre temporal pero no se graba. Puede utilizar todas las funciones de Microsoft Excel para
organizar los datos y grabar la hoja de trabajo.
Si hace clic en Grabar, se abre un cuadro de dilogo Grabar como. Puede especificar un nombre
apropiado y una ubicacin para grabar el archivo exportado a Microsoft Excel. Cuando la descarga se
complete exitosamente, aparecer un mensaje.
Luego, podr ir hasta la ubicacin donde grab la plantilla y abrirla.
6. Para adaptar la plantilla, seleccione Editar plantilla en la barra de herramientas de SAP Business ByDesign.
Se abrir el editor de plantillas.
Con el editor, podr hacer las siguientes modificaciones en las plantillas:
Cambiar el nombre de una columna
Cambiar el orden de las columnas seleccionando Desplazar hacia arriba y Desplazar hacia abajo
Ocultar una columna desmarcndola en Visible
Haga clic en Generar para grabar las modificaciones en la plantilla.
Asegrese de que la plantilla adaptada de la vista Actualizacin de plantillas de Office se cargue en
el sistema SAP Business ByDesign.
6.3 Vista entrada de facturas
6.3.1 Gua rpida para Entrada de facturas
En la vista Entrada de facturas del centro de trabajo Facturacin de proveedor puede crear documentos de
facturacin, como facturas con o sin referencia, facturas de aduana, notas de crdito y solicitudes de anticipos que
ha recibido del proveedor por fax o correo electrnico. Puede crear estos documentos manualmente, escanearlos
o cargarlos automticamente al sistema. Una vez haya creado un documento de facturacin, puede grabarlo como
un borrador para seguir procesndolo o liberarlo para el pago contabilizndolo en gestin financiera.
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 205
Para crear facturas y notas de crdito con referencia a documentos anteriores, el sistema visualiza las listas
siguientes en la vista Entrada de facturas:
Todos los pedidos a facturar
Visualiza todos los pedidos para los que se espera una factura o una entrega faltante y que tienen el estado No
facturado, Parcialmente facturado, Facturado y Parcialmente entregado o Facturado y No entregado. Los pedidos
pueden tener los siguientes tipos de proceso: no gestionado en stock, en stock, a terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [pgina 89].
Pedidos con importe de factura excesivo
Visualiza todos los pedidos que contienen una cantidad facturada mayor que la cantidad de entrega o de pedido, y
para los cuales no se esperan ms entregas, devoluciones de mercancas o facturas. Por el contrario, la posibilidad
de una nota de crdito s est prevista. Los pedidos pueden tener los siguientes tipos de proceso: no gestionado en
stock, en stock, a terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [pgina 89].
En la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, un comprador puede especificar
que no se esperan ms entregas o facturas para una posicin de pedido.
Todos los pedidos
Visualiza todos los pedidos, independientemente de su estado. Los pedidos pueden tener los siguientes tipos de
proceso: no gestionado en stock, en stock, a terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [pgina 89].
Todas las entregas a facturar
Visualiza todas las entradas de mercancas y servicios, entregas entrantes y entregas de terceros para las que se
espera una factura y que tengan el estado No facturado o Parcialmente facturado.
Todas las devoluciones de mercancas a facturar
Visualiza todas las devoluciones de mercancas y entregas salientes para las que se espera una nota de crdito y
que tengan el estado No facturado o Parcialmente facturado.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Conceptos bsicos
Procesamiento de pedido para terceros
Como planificador de aprovisionamiento, agente comercial o comprador que se desempea como coordinador de
procesamientos de orden a terceros de la empresa, puede usar el procesamiento de rdenes de terceros para que
un proveedor, en lugar de la empresa, coordine y supervise el envo directo de un producto a un cliente. Puede
tratarse de un proveedor externo o de una empresa asociada en un escenario multisociedades.
Para obtener ms informacin, vase Procesamiento de pedido para terceros [pgina 38].
206 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
Tratamiento de excepciones
El centro de trabajo Facturacin a proveedores permite la verificacin de facturas que incluye la gestin de
excepciones de factura. Una vez que se contabiliza una factura, una nota de crdito, una factura de aduana o un
dbito posterior, el sistema verifica el documento buscando datos que falten o datos incorrectos, y coteja los datos
con cualquier otro documento de compra anterior.
La gestin de excepciones de factura clasifica y registra excepciones que se producen durante la verificacin a
consecuencia de uno o ms mensajes de error. En funcin del tipo de excepcin, se especifica el proceso de
clarificacin y se determinan las acciones necesarias para resolver la excepcin. El proceso de clarificacin siempre
se registra en un log de procesamiento. Una vez que se han resuelto las excepciones, la factura de proveedor se
puede enviar a Finanzas para su contabilizacin.
Para obtener ms informacin, vase Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Determinacin de impuestos
Como regla, las empresas estn obligadas legalmente a calcular los impuestos en los productos que compran o
venden y a recaudar estos impuestos a sus clientes. Despus de que se hayan suministrado los productos, los
impuestos deben declararse a las autoridades fiscales respectivas. El sistema le permite proporcionar un clculo
automtico de impuestos sustancial para los siguientes tipos de impuestos: Impuesto sobre el valor aadido (IVA),
impuesto sobre ventas y consumo, retencin de impuestos. El sistema tambin proporciona una herramienta de
gestin de informes que le proporciona un control efectivo de las declaraciones obligatorias de estos impuestos.
Para obtener ms informacin, vase Determinacin de impuestos [pgina 156].
Determinacin de retencin de impuestos
Una empresa u otro tipo de organizacin realiza pagos a diversas entidades a lo largo de un ejercicio fiscal. Estos
pagos se pueden clasificar en dos tipos bsicos en funcin de dnde se inician dentro de la organizacin:
Pagos de nmina
Pagos dentro de una organizacin, por ejemplo, a los empleados
Pago de acreedores
Pago a las organizaciones y los individuos externos a la empresa como proveedores, accionistas y titulares
de deudas.
La retencin ocurre en ambas categoras pero este documento trata nicamente las retenciones que se producen
con respecto a los pagos de acreedores. Uno de los objetivos principales de la retencin de impuestos en los pagos
de acreedores es asegurar que se pague el impuesto sobre la renta a la autoridad fiscal por estos pagos que
representan ingresos.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de retencin de impuestos [pgina 178].
Proceso de aplazamiento de impuestos para facturacin de proveedores
Cuando recibe una factura de proveedores por servicios, parte del importe de impuestos se puede usar como crdito
de impuestos para sus obligaciones fiscales. Si aplica un esquema de aplazamiento de impuestos, no puede deducir
este crdito fiscal de sus obligaciones fiscales hasta que pague su factura. Este proceso de aplazamiento de
impuestos se aplica a algunos pases como Francia e India.
Si su empresa paga solamente parte del importe de la factura, el impuesto aplazado a pagar es la proporcin del
importe pagado de la factura. Por ejemplo, si su empresa paga un tercio del importe bruto de la factura al proveedor,
su empresa est autorizada a reclamar un tercio del importe de impuesto de esta factura como crdito fiscal.
En India, no puede reclamar el crdito fiscal para un impuesto aplazado en una factura hasta que no paga
toda la factura.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 207
Para obtener ms informacin, consulte Proceso de aplazamiento de impuestos para facturacin de proveedores
[pgina 181].
Asientos contables
Cada transaccin empresarial que afecta la contabilidad genera un asiento contable automticamente.
Los asientos contables pueden basarse en documentos originales, documentos de asientos contables y ejecuciones
de valoracin:
Documentos originales
Transacciones comerciales de registros de documentos fuente iniciados en reas de aplicacin fuera
Contabilidad financiera y de gestin como facturas de proveedor, facturas de clientes y pagos.
Para visualizar documentos originales, abra la vista Documentos originales.
Documentos de asiento contable
Las transacciones comerciales de bonos de asiento contable introducidas directamente en Contabilidad de
gestin y financiera como entradas de ajuste.
Para visualizar los documentos de asientos contables, abra la vistaDocumentos de asientos contables.
Ejecuciones de valoracin
Las ejecuciones de evaluacin generan asientos contables para tareas peridicas en Contabilidad de gestin
y financiera como la ejecucin de depreciacin, la ejecucin de bono de asiento contable recurrente o la
ejecucin del mtodo de conversin de moneda extranjera.
Para visualizar los asientos contables desde una ejecucin de valoracin, abra la vista asociada para la
ejecucin de valoracin.
Para obtener ms informacin, consulte Asientos contables [pgina 184].
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (stock)
El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basndose en un requisito
que puede generarse de un sistema de planificacin como, por ejemplo, un sistema de planificacin de la necesidades
de material (MRP).
Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificacin de la
demanda y la creacin de un pedido, pasando por la asignacin automtica o manual de fuentes de
aprovisionamiento, el envo del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancas y servicios, la verificacin de
facturas y el pago.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por
ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniera o activos fijos.
Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que
necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o
contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o
descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de
proyecto en contabilidad financiera.
Si existe un catlogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podr crear
automticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podr enviar solicitudes de oferta para determinar los
proveedores apropiados.
Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente
u rdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).
208 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultora
y la formacin, trabajo temporal o servicios de ingeniera. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la
compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o,
directamente por el comprador mediante un pedido.
Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren
directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de
lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automtica. Si no existe fuente de
suministro alguna, se puede enviar una peticin de oferta para determinar un proveedor adecuado.
Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las
demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de
aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).
Tareas
Crear una factura o nota de crdito con referencia a documentos precedentes
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 218].
Reaccin ante un pedido con cantidad de la factura en exceso
Para reaccionar a un pedido facturado que contiene una cantidad facturada mayor que la
cantidad de entrega o de pedido y para el cual no se esperan ms entregas, devoluciones de
mercancas o facturas, puede proceder con una de las acciones siguientes:
Crear una nota de crdito por cantidad de la factura en exceso.
Seleccionar el pedido facturado y hacer clic en Nueva nota de crdito .
Para obtener ms informacin, consulteCrear una factura o nota de crdito con
referencia a documentos precedentes [pgina 218].
Cancelar la factura con una cantidad en exceso y crear una nueva factura para la
cantidad de entrega o de pedido real.
1. Copiar el ID del pedido para el que desea cancelar la factura.
2. Para buscar la factura, seleccione la vista Facturas y notas de crdito y haga clic
Avanzado.
3. Seleccione Pedido como el Tipo de referencia e introduzca el ID de pedido en el
campo ID de referencia.
4. Haga clic en Ir y seleccione el pedido.
5. Haga clic en Cancelar documento .
Para obtener ms informacin, consulte Cancelar un documento de facturacin
[pgina 255].
6. Seleccione la vista Entrada de facturas y cree una nueva factura para la cantidad
de entrega o pedido real seleccionando el pedido y haciendo clic en
Nueva factura .
Para obtener ms informacin, consulteCrear una factura o nota de crdito con
referencia a documentos precedentes [pgina 218].
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 209
Crear una factura o nota de crdito sin un pedido
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 223].
Crear una factura de aduana
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 228].
Cree una solicitud de anticipo
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 230].
Crear una factura o nota de crdito escaneada
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 233].
Exportar documentos a facturar a Microsoft Excel
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 204].
Crear una factura o nota de crdito con Microsoft Excel
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 241].
Migrar entrada de mercancas pendientes
Para crear una nueva factura de proveedor en Facturacin de proveedores para una entrada
de mercancas pendientes migrada, siga estos pasos:
Enfoque de cantidad completa (con pedidos migrados)
Para contabilizar una factura contra un pedido que an no se migr, seleccione el
indicador No migrado. El sistema asignar la factura nueva (no migrada)
automticamente a la entrada de mercancas pendientes correspondiente (migrada).
Enfoque de cantidad restante (sin pedidos migrados)
Cuando crea una factura de proveedor (con referencia a un pedido), puede asignarle
un nmero de pedido. Seleccione No migrado
6.3.2 Conceptos bsicos
6.3.2.1 Distribuir costes y cantidades entre posiciones de factura y
nota de crdito
Como contable, puede que tenga que clasificar posiciones de costes no planificados de facturas de proveedor y
asignarlas a las posiciones sin costes de las mismas facturas de proveedor. Adems, puede que tenga que redistribuir
las cantidades facturadas de una posicin de pedido para varias entregas. Para satisfacerle y adaptar los procesos
de facturacin de la empresa, el sistema le proporciona caractersticas dentro del centro de trabajo Facturacin de
proveedor que soportan esta tarea.
Distribucin de costes no planificados
A parte de la funcin de distribucin de costes, el sistema realiza automticamente una primera distribucin de
costes para las facturas de proveedor seleccionadas; despus de esto, puede distinguir ms los costes implicados
210 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
para evaluarlos ms adecuadamente. Los componentes de costes no planificados que se pueden distribuir son los
costes de embalaje y transporte, o primas de seguros, entre otros.
Utilizando las Referencias en la ficha Distribucin de costes de la ficha Artculos en la parte inferior del editor de
facturas de proveedor, puede supervisar todos los detalles de asignacin de cuentas por separado para cada
posicin de factura de proveedor, incluso si existen asignaciones de mltiples cuentas en la contabilidad financiera.
Adems, si utiliza la Cantidad de referencia, puede visualizar la cantidad de mercancas o servicios que se pidieron
o se entregaron.
Dependiendo de sus necesidades empresariales, puede
Distribuir componentes de costes no planificados manualmente por separado para cada posicin de factura
de proveedor como sea necesario.
Hacer que el sistema distribuya los componentes de costes no planificados automticamente para todas las
posiciones de facturas de proveedor de una factura de proveedor seleccionada al verificar Distribuir costes.
El principal beneficio de esta funcin es que, como contable, puede valorar los costes no planificados para las
mercancas y los servicios obtenidos al principio del proceso de aprovisionamiento operativo; como consecuencia,
los grficos de costes estn disponibles cuando el balance correspondiente se evale.
Distribuir cantidades facturadas
Como parte de la funcin de distribucin de costes, el sistema le permite distribuir las cantidades facturadas que
se originen de la misma posicin de pedido en diversas entregas.
En la ficha Artculos de una factura de proveedor, el sistema visualiza la posicin de pedido a la que se refiere la
posicin de factura de proveedor. La posicin de pedido tambin se visualiza en la ficha Distribucin de costes que
es parte de la seccin Detalles del artculo.
El sistema permite procesar distintas posiciones de pedido en una factura de proveedor. Sin embargo, solo
se puede procesar una posicin de pedido en una factura de proveedor.
Una vez llega la entrega o la primera de una serie de entregas y son visibles en el sistema, ste realiza
automticamente una primera distribucin de las cantidades facturadas. El sistema distribuye de manera estndar
las cantidades que se han facturado en la misma factura de proveedor del modo siguiente:
Si las cantidades facturadas se cubren en una entrega, el sistema distribuye todos los valores para esta
entrega.
Si las cantidades facturadas se dividen en distintas entregas, el sistema distribuye todos los valores a la
entrega que existiera primero en el sistema.
Puede invalidar la distribucin de costes realizada por el sistema. Puede que sea necesario si, por ejemplo,
las mercancas o los servicios solicitados en un pedido se facturan en dos facturas de proveedor. El sistema
distribuye de modo estndar todos los valores a la primera entrega que se refiera a una factura de proveedor
que est disponible en el sistema; sin embargo, como contable, puede redistribuir los componentes de
costes como sea necesario para tener en cuenta, adems, una segunda factura de proveedor.
El principal beneficio de esta funcin es que, como contable, puede decidir individualmente cmo facturar las
entregas de mercancas y servicios que la empresa ha solicitado. Adems, la funcin aade a la conformidad del
sistema transparencia en los procesos de facturacin de proveedores.
Flujo del proceso
Distribuir costes adicionales o valores de nota de crdito
La siguiente seccin describe un ejemplo de flujo de procesos que incluye la distribucin de costes adicionales o
posiciones de nota de crdito.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 211
1. Un contable recibe una factura de proveedor en su lista de trabajo y la abre. Esta factura de proveedor consiste
de tres posiciones de factura de proveedor normales ms una cuarta posicin de factura de proveedor
adicional que cubre los costes de porte.
2. Se abre la pantalla Nueva factura. En la ficha Distribucin de costes de la seccin Detalles de posicin, el
contable verifica Distribuir costes adicionales de manera proporcional para iniciar la distribucin de costes de
porte entre las tres posiciones de factura de proveedor normales.
3. Por defecto, el sistema distribuye los costes de porte entre las tres posiciones de factura de proveedor
normales.
La distribucin es proporcional a los valores netos de las posiciones de la factura del proveedor.
4. El contable advierte que la posicin de factura nmero tres es una posicin de servicio, para la cual no se
aplican costes de porte. Para excluir esta posicin de la distribucin de costes, el contable la selecciona y
hace clic en Excluir posicin de distribucin de costes.
El sistema ajusta la distribucin de los costes de porte y los distribuye entre las posiciones nmero uno y dos
nicamente.
5. El contable graba la factura de proveedor para preparar su contabilizacin.
Distribuir cantidades facturadas
La siguiente seccin describe un ejemplo de flujo de procesos que incluye la distribucin, entre ms de una entrega,
de cantidades que se originan a partir de la misma posicin de pedido.
Procesar la factura de proveedor
1. Un contable recibe, en su lista de trabajo, una factura de proveedor referida a un pedido. Con este pedido se
solicit una cantidad de diez artculos. Sin embargo, la factura de proveedor slo cubre ocho artculos.
2. El contable abre la factura de proveedor. En el editor Nueva factura que se abre, el sistema muestra todas las
posiciones de factura de proveedor que el contable debe verificar.
3. En la ficha Distribucin de costes de la seccin Detalles de posicin, el contable advierte que las mercancas
o los servicios facturados que se solicitaron con el pedido an no se entregaron. El pedido es el nico
documento que se muestra en la columna Referencia (cantidad igual a diez).
4. En la ficha Posiciones, el contable reduce la cantidad facturada a ocho.
Al mismo tiempo, el sistema propone una nueva distribucin de las cantidades facturadas. Por
defecto, el sistema toma en cuenta todas las entregas.
5. El contable graba la factura de proveedor para preparar su contabilizacin.
Distribuir las cantidades facturadas entre las entregas
1. Llega una entrega que cubre una cantidad igual a cuatro de la posicin de pedido.
2. El sistema vuelve a distribuir automticamente los valores y las cantidades y, como resultado, muestra dos
documentos en la columna Referencia: la entrega (cantidad igual a cuatro) y el pedido (cantidad igual a
cuatro).
3. Llegan una segunda y tercera entrega que cubren una cantidad igual a dos y una cantidad igual a cuatro de
las posiciones de pedido.
4. El sistema vuelve a distribuir automticamente los valores y las cantidades y, como resultado, muestra cuatro
documentos en la columna Referencia: la primera entrega (cantidad igual a cuatro), la segunda entrega
(cantidad igual a dos), la tercera entrega (cantidad igual a dos) y el pedido (cantidad igual a cero).
5. El contable recibe una segunda factura de proveedor en su lista de trabajo referida a la misma posicin de
pedido que la primera factura de proveedor. Sobre esta segunda factura de proveedor, se factura la segunda
entrega con una cantidad de dos artculos.
212 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
6. En la ficha Distribucin de costes de la seccin Detalles de posicin, el contable reduce a cero la cantidad de
la segunda entrega que se factur sobre la segunda factura de proveedor y ajusta la cantidades de la primera
y tercera entrega a cuatro cada una.
7. Por ltimo, el contable contabiliza la primera factura de proveedor. Como resultado, el estado del pedido en
el cual se solicitaron las mercancas o los servicios cambia a Facturado parcialmente.
Cuando se contabiliza la segunda factura de proveedor que cubre la segunda entrega, el estado del
pedido cambia a Completamente facturado.
Consulte tambin
Procesamiento de facturas de proveedor con referencia
Procesamiento de factura de proveedor sin referencia
Gua rpida para entrada de factura [pgina 205]
6.3.2.2 Posiciones con lmite
Resumen
En la solucin SAP Business ByDesign, las posiciones con lmite son posiciones que tienen asignado un lmite de
valor mximo en lugar de un precio en un documento de compra. Las posiciones con lmite se utilizan en un carrito
de compras o en un pedido cuando no conoce los detalles del material o servicio que requiere o la cantidad que
necesita.
Cuando crea una posicin con lmite en un carrito de compra o en un pedido, no se especifican los materiales,
servicios ni gastos relacionados. Esta informacin se proporciona ms adelante en la entrada de mercancas y
servicios o en la factura de proveedor. Por ejemplo, si debe realizarse un servicio, como una reparacin, pero no
sabe la cantidad de horas que se necesitarn, puede aadir una posicin con lmite al pedido y asignar el importe
mximo que puede costar la reparacin. Una vez que se completa la reparacin, puede completar los detalles en el
documento de seguimiento que corresponde.
Si se supera el lmite de valor de una posicin con lmite, el documento se contabiliza pero es enviado para su
aprobacin al gerente o aprobador designado que corresponde.
Crear una posicin con lmite
Cuando no conoce los detalles de un material o servicio no de almacn que necesita, puede crear una posicin con
lmite en un carrito de compra o pedido.
Posiciones con lmite en carritos de compra
Cuando aade posiciones con lmite a los carritos de compra, slo debe proporcionar una descripcin de producto,
una categora de producto, una fecha de entrega y un lmite de valor.
Los empleados que compren en nombre de colegas pueden aadir posiciones con lmite a sus carritos de compra.
Para ello, deben hacer clic en:
Ir de compras (avanzado) en la vista Autoservicios del centro de trabajo Pgina principal.
Nuevo carrito de compra en el panel Tareas comunes del centro de trabajo Gestin de proyectos.
Ir de compras en el panel Tareas comunes del centro de trabajo Equipo de proyecto.
Para obtener ms informacin, consulte Crear un carrito de compra en nombre de [pgina 48].
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 213
Posiciones con lmite en pedidos
Los pedidos que se crean a partir de solicitudes de compra generadas por carritos de compra pueden contener
posiciones con lmite previas. Sin embargo, tambin puede crear manualmente pedidos, con o sin referencia a
solicitudes de compra, y aadir posiciones con lmite.
Cuando aade posiciones con lmite a los pedidos, debe proporcionar una descripcin de producto, una categora
de producto, una fecha de entrega y un lmite de valor.
Para aadir posiciones con lmite, los compradores que crean pedidos pueden:
Seleccionar una solicitud de pedido de la lista que se encuentra en la vista Solicitudes de compra del centro
de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y luego hacer clic en Nuevo pedido
Creandi un nuevo pedido de compra en la vista Pedidos de compra del centro de trabajo Solicitudes de compra
y pedidos.
Para ms informacin, consulte Agrupacin de solicitudes de compra y creacin de un pedido [pgina 73] y Crear
un pedido manualmente [pgina 99].
Confirmar un material, servicio o gasto relacionado para una posicin con lmite
Como comprador, puede confirmar detalles de posiciones con lmite en las entradas de mercancas y servicios con
referencia a pedidos. Si no se requiere de entradas de mercancas ni servicios, puede entonces, como contable,
confirmar los detalles de posicin con lmite en las facturas de proveedor correspondientes.
Posiciones con lmite en entradas de mercancas y servicios
Cuando se entregan las posiciones de un pedido, puede crear una entrada de mercancas y servicios e incluir los
detalles de la posicin con lmite. En este momento, conocer las cantidades y precios finales de los materiales,
servicios o gastos relacionados a la posicin con lmite, de manera que puede introducir los detalles en la entrada
de mercancas y servicios. Aqu se introduce el tipo de posicin (material, servicio, gasto), el ID de producto (si est
disponible), la cantidad entregada, el precio neto, y la fecha de entrega, perodo de servicio o perodo de gasto.
Si hay un contrato asignado, el sistema introduce automticamente el precio y la descripcin del contrato. Esta
informacin no puede ser actualizada.
Las entradas de mercancas y servicios son creadas por:
Compradores en el centro de trabajo Entradas de mercancas y servicios.
Empleados en cualquiera de los centros de trabajo Pgina principal, Gestin de proyectos, o Equipo de
proyecto.
Para obtener ms informacin, consulteCrear una entrada de mercancas y servicios para posiciones con lmite
abiertas [pgina 136].
Posiciones con lmite en facturas de proveedor
Recibir el precio de la posicin con lmite junto con la factura de proveedor. Debe introducir manualmente el precio
en el sistema mediante el centro de trabajo Facturacin de proveedores. El sistema verifica si est incluido en el
contrato asignado. Se mostrar una advertencia si el precio que introdujo es ms bajo que el precio de contrato. Se
mostrar un error si el precio es mayor que el precio de contrato.
Si hay una entrada de mercancas o servicios, la factura de proveedor ya contendr todos los detalles de la posicin
con lmite.
214 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Lmites de valor
El lmite de valor de una posicin con lmite en un pedido, un carrito de compra o una entrada de mercancas y
servicios es el importe mximo que se puede gastar en la compra de productos dentro de esa posicin con lmite.
Si un contrato est asignado a la posicin con lmite, el campo Valor lmite muestra el importe mximo que se puede
gastar en ese contrato.
Slo se puede asignar un contrato por posicin con lmite.
Por lo general, el campo Otro lmite de valor muestra el importe mximo adicional que puede gastar en la compra
de productos sin contrato pero tambin puede incluir productos de otros contratos distintos del asignado a la
posicin con lmite.
En ese caso, el lmite de valor es el total de los lmites del contrato asignados ms cualquier otro lmite de valor. Esto
puede incluir otro contrato pero ese contrato no se adjunta a la posicin con lmite y se trata como posicin sin
contrato.
El campo Otro lmite de valor slo puede ser utilizado si especific un contrato para la posicin (el lmite de valor).
Cuando un contrato ya est asignado a la posicin con lmite, se incluye Otro lmite de valor y no debe
exceder el Lmite de valor..
Si no especifica el otro lmite de valor, el sistema le permite gastar tanto como desee.
Lmites de valor en detalle
Cuando crea una nueva posicin con lmite del pedido, slo los campos ID de contrato y Lmite de valor estn
preparados para la entrada. Si nicamente especifica un lmite de valor, las posiciones introducidas en la entrada
de mercancas y servicios con referencia a esa posicin con lmite del pedido se cubren hasta el lmite de valor
especificado. Si se especifica un ID de contrato o se lo asigna a ese lmite de valor en la posicin con lmite del pedido,
el lmite de valor total se relaciona a ese contrato y a todas las posiciones sin contrato.
Una vez que introduce un ID de contrato para el lmite de valor en el pedido, tambin podr especificar Otro lmite
de valor en el pedido para posiciones sin contrato o posiciones de otros contratos distintos del asignado al campo
Lmite de valor. El valor de Otro lmite de valor debe ser menor o igual al Lmite de valor y se incluye en el Lmite de
valor, el cual equivale al total del lmite de valor y el otro lmite de valor.
Cuando introduce posiciones en la entrada de mercancas y servicios con referencia a la posicin con lmite del
pedido, el sistema verifica el Lmite de valor y el Otro lmite de valor.
Si se exceden estos lmites, se muestra un mensaje de advertencia. Si se exceden los lmites, an puede
contabilizar la entrada de mercancas y servicios pero se la enva al gerente o al aprobador designado para
su aprobacin. Se crea la factura de proveedor con una excepcin y se la enva para su aprobacin.
Si no especifica un contrato, puede introducir el precio que desee para la posicin con lmite.
Si especifica un contrato en el pedido, cuando introduce los detalles en la entrada de mercancas y servicios o en la
factura de proveedor, el sistema verifica si el producto es parte del contrato y verifica el precio.
En la entrada de mercancas y servicios, el sistema introduce automticamente la descripcin y el precio del
producto, si los encuentra. No puede modificar estos detalles.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 215
En la factura de proveedor, debe introducir manualmente el precio. El sistema verifica si el producto es parte
del contrato especificado. Se mostrar una advertencia si el precio es ms bajo que el contrato. Se mostrar
un error si el precio es mayor que el contrato.
SI el producto no es parte del contrato especificado, debe introducir manualmente el precio. El sistema acepta el
precio sin realizar una verificacin. Si el producto es parte de otro contrato, el sistema no verifica el precio respecto
a ese contrato.
Ejemplos
Ejemplo A
Lmite de valor = 1000 (cuando hay un contrato asignado)
Otro lmite de valor = 200
Esto significa que el lmite de valor para las posiciones de contrato es igual a 1000 pero puede ser disminuido a 800
si se introducen posiciones sin contrato.
Ejemplo B
Lmite de valor = 1000 (cuando no hay un contrato asignado)
Otro lmite de valor = 0
Esto significa que 1000 es el lmite de valor para todas las posiciones sin contrato. Debido a que no hay un contrato
asignado, no se puede introducir un importe para Otro lmite de valor y se utiliza cero como importe estndar.
6.3.2.3 Cargar facturas de proveedores en formato XML : Mxico
Este documento contiene texto relevante para Mxico. Para garantizar que el sistema muestra el texto
adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en Pas seleccione
Mxico. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas
modificaciones.
6.3.2.4 Anticipos realizados en Finanzas
Resumen
Antes de producir mercancas o proporcionar servicios, algunas veces es necesario hacer un anticipo del importe
de factura. En estos casos, el proveedor enva una solicitud de anticipo que se introduce en el sistema.
La solicitud de anticipo se visualiza en el saldo de dbitos, como una posicin abierta estadstica. El importe de la
solicitud de anticipo no se contabiliza en contabilidad inicialmente, tampoco se indica el importe impositivo. Esto
ocurre posteriormente cuando se realiza el pago.
Los anticipos pueden realizarse de forma manual o automtica con una ejecucin de pagos programada. Si el sistema
crea el pago, los importes del impuesto y los de anticipos se contabilizan en las cuentas de libro mayor
correspondientes.
Una vez se ha recibido la factura final para el importe total, el sistema asigna automticamente la posicin de factura
total a la posicin de anticipo si las referencias concuerdan. Se realiza una contabilizacin de transferencia desde
216 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
la cuenta de Anticipos realizados a la de Crditos La entrada de impuestos que resulta del anticipo realizado se
cancela y se registra una nueva entrada de impuestos con el importe desde la factura total.
Para obtener ms informacin acerca de contabilizaciones para anticipos, vase Contabilizaciones para anticipos
(mtodo bruto).
Requisitos previos
Las cuentas de anticipos se encuentran en el centro de trabajo Configuracin empresarial, en la vista Lista de
actividades la fase Ajuste preciso. Para navegar hasta este paso, seleccione Contabilidad financiera y de gestin >
Plan de cuentas, estructuras de informes financieros, determinacin de cuentas -> Proveedores o Clientes. Para
obtener ms informacin acerca de la determinacin de cuentas, consulte Configuracin empresarial de
determinacin de cuentas para una transaccin comercial y Cuentas de reconciliacin.
Flujo de proceso
1. Crear solicitud de anticipo
Una solicitud de anticipo nueva se crea en el centro de trabajo Facturacin de proveedores. Si un anticipo se
basa en un pedido de cliente definido en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, debe introducir
una solicitud de anticipo con una referencia de pedido de cliente (y el nmero de pedido de cliente relevante).
Si introduce una factura ms adelante, el sistema utiliza el nmero de pedido de cliente para identificar
automticamente el anticipo al que se hace referencia. Para obtener ms informacin, consulte Crear una
solicitud de anticipo [pgina 230].
2. Visualizar cuenta de proveedor
En el centro de trabajo Crditos, en la vista Proveedores en Cuentas de proveedor puede visualizar la solicitud
de anticipo con el estado Abierto.
3. Realizacin de un anticipo
La solicitud de anticipo se puede pagar de forma manual o automtica con una ejecucin de pagos. Para
pagar la solicitud de anticipo de forma manual, vaya al centro de trabajo Crditos a la vistas Proveedores y
Cuentas de proveedor. Su solicitud de anticipo se visualiza en el monitor de cuenta de proveedor con el estado
Abierto. Puede pagar la solicitud de anticipo de forma manual con la accin Pagar manualmente por
<modalidad de pago> (Pagar manualmente por cheque saliente, por ejemplo). Una vez que haya liberado el
cheque, puede visualizar el flujo de documentos marcando Cheque saliente -> Ver todo. Se da cuenta de que
el cheque se contabiliz como anticipo realizado y que se ha indicado un importe de impuestos provisionales.
Para pagar la solicitud de anticipo con una ejecucin de pago automtica, vaya al centro de trabajo
Crditos y a la vista Pagos automticos. Una vez realizado el pago automtico, el sistema visualiza una
propuesta de pago que contiene su solicitud de pago con el estado Abierto. Al programar una ejecucin de
pago, y en funcin de sus opciones de configuracin, su solicitud de pago se paga en al fecha de vencimiento .
No se soporta una compensacin parcial para solicitudes de anticipo. Solo puede reinicializarse el importe
completo.
4. Indicar factura final
En el monitor de cuenta de proveedor, puede ver el anticipo con el estado Abierto Para entrar la factura final,
vaya al centro de trabajo Facturacin a proveedores.
Para crear la factura final, el sistema propone compensar todos los anticipos efectuados existentes al
proveedor en la ficha Anticipos. Aqu, puede modificar el importe del anticipo que se debe compensar. Puede
compensar los importes restantes con una factura futura del proveedor.
5. Pagar factura final
Anulacin de solicitudes de pagos, anticipos y facturas totales
Puede hacer una solicitud de anticipo no vlida en el centro de trabajo Facturacin de proveedores antes de
contabilizar, siempre y cuando no se haya pagado ya. Si ya ha realizado el anticipo, primero deber anular la
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 217
compensacin en el monitor de cuenta de proveedor. Para obtener ms informacin acerca de la anulacin de
compensaciones y de la compensacin cuando se cancela una factura con referencia a un anticipo, vase Monitor
de cuenta de proveedor y consulte la seccin sobre compensacin cuando se cancela una factura en relacin con
una factura.
Descuento aplicado a facturas de proveedor con anticipos
Durante la compensacin de una factura de proveedor (por ejemplo, de 1.000 EUR) con un anticipo (por ejemplo,
de 100 EUR), el sistema no contabiliza un descuento por pronto pago. Si el sistema crea el pago final durante la
ejecucin automtica del pago, por ejemplo, calcula el descuento por pronto pago para el pago restante de la factura.
En el ejemplo, seran 900 EUR.
Si desea aplicar el descuento por pronto pago al importe total de la factura, puede seleccionar, al procesar la
propuesta de pago, las facturas de proveedor para las que ha recibido anticipos y puede ajustar el descuento por
pronto pago al importe total de factura. Para visualizar y procesar una propuesta de pago, seleccione Dbitos,
Compensacin automtica. Para obtener ms informacin, consulte Descuentos por pronto pago para dbitos en
Finanzas.
Consulte tambin
Contabilizaciones para anticipos (mtodo bruto)
Monitor de cuenta de proveedor
Descuentos por pronto pago para dbitos en Finanzas
6.3.3 Tareas
6.3.3.1 Crear una factura o nota de crdito con referencia a
documentos anteriores
Resumen
Si su empresa introduce documentos de compras o logstica en el sistema, tales como pedidos, entradas de
mercancas y servicios, devoluciones de mercancas, entregas entrantes y salientes o entregas para terceros, puede
crear una factura o nota de crdito con referencia a uno o ms de estos documentos anteriores. Al crear una nueva
factura o nota de crdito con referencia, el sistema propone automticamente los detalles de los documentos
anteriores para la factura o nota de crdito. Como contador, puede crear facturas y notas de crdito de manera ms
eficiente, y el proceso es menos propenso a errores.
Procedimiento
1.
Vaya a Facturacin de proveedores Entrada de facturas .
2. Para visualizar una lista de documentos anteriores, vaya a la lista Visualizar y seleccionar una lista.
Para obtener una descripcin de cada lista, consulte la Gua rpida para la entrada de facturas (en Facturacin
de proveedores) [pgina 205].
Por otro lado, tambin puede buscar documentos precedentes, por ejemplo, introduciendo el ID de pedido
de compra en el campo Buscar o utilizando la bsqueda Avanzada y filtrando por determinados criterios,
como el estado de facturacin o entrega.
3. Seleccione uno o ms de los documentos anteriores, y haga clic en Nueva factura o Nueva nota de crdito .
218 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
El sistema propone los detalles de los documentos anteriores en la pantalla Nueva factura o Nueva nota de
crdito. Si los detalles en el pedido, tales como el cdigo de impuesto o la asignacin de costes, difieren de
los detalles en la entrada de mercancas y servicios, el sistema transferir los detalles de la entrada de
mercancas y servicios a la factura o nota de crdito.
Adems, el sistema calcula el importe bruto total y el importe total de impuestos en base a los importes de
posicin y las opciones de impuestos existentes.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos [pgina 156].
4. Informacin general
1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.
2. Opcional: Puede aadir el campo Descuento global.
Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Informacin general, seleccione Descuento neto
global o Descuento bruto global y grabe.
3. Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de forma
manual o dejar que el sistema complete estos campos automticamente una vez aadidas las
posiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuacin, Calcular importes totales.
5. Verificar detalles de factura y nota de crdito
Verifique si los detalles de los documentos anteriores que propone el sistema coinciden con los detalles de
la factura o la nota de crdito que ha recibido de su proveedor por correo electrnico o fax. Realice las
modificaciones que sean necesarias.
No puede modificar los detalles de asignacin de costes que el sistema transfiere de los documentos
anteriores. Una excepcin a esta regla es la asignacin de cuentas de pedidos para los que no se
espera ninguna entrada de material ni servicios.
En este caso, puede asignar una factura o posicin de nota de crdito a ms de un tipo de asignacin
de cuenta. Para ello, haga clic en Detalles de distribucin de costes.
Puede distribuir la cantidad, el importe (solo si no existe cantidad) o el porcentaje entre los distintos
tipos de asignacin de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se pulsa INTRO, el sistema crea
automticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el valor y el porcentaje. Para
modificar la asignacin de cuenta, seleccione la fila y seleccione una asignacin de cuenta nueva.
Si se hace clic en Vista bsica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignacin e cuenta
mltiples de la posicin de factura o posicin de nota de crdito.
El sistema deja en blanco los detalles de asignacin de costes para las posiciones de material en
stock, ya que no son relevantes para estas posiciones.
6. Posiciones
En Posiciones, haga clic en Aadir fila .
Puede aadir posiciones a la factura o nota de crdito de las formas siguientes:
Introduzca un ID de producto y un precio.
El sistema encuentra la categora correspondiente de producto, la descripcin de producto y el cdigo
de impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de
mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qu cuenta de mayor o qu cuenta
de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuacin, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crdito.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos [pgina 156] y Determinacin
automtica de cuentas [pgina 182].
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 219
Si no puede encontrar ningn producto adecuado en el sistema, introduzca una categora de producto,
un tipo de producto, una descripcin de producto, una cantidad y un precio.
El sistema encuentra la categora correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cada
cdigo de impuesto que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la
cuenta de mayor (origen) basada en la categora de producto. Para ver qu cuenta de mayor o qu
cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuacin, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crdito.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos [pgina 156] y Determinacin
automtica de cuentas [pgina 182].
Si no puede encontrar ningn producto o ninguna categora de producto que se adece en el sistema,
introduzca una descripcin de producto, un tipo de producto, un cdigo de impuesto, una cantidad,
un precio neto y una cuenta de mayor.
El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinacin de cuentas.
Para obtener ms informacin, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido)
(determinacin de cuentas).
7. Asignacin de costes
En Asignacin de costes en la lista Tipo de asignacin de costes, seleccione un tipo de asignacin de costes
para cada posicin. Segn el tipo de asignacin de costes que se seleccione, el sistema visualiza ms campos
para los objetos de costes.
Asignacin de costes mltiple
Para asignar una posicin a ms de un tipo de asignacin de costes, haga clic en Detalles de
distribucin de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (slo si no existe cantidad) o el
porcentaje entre los distintos tipos de asignacin de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se
pulsa INTRO, el sistema crea automticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el
importe y el porcentaje. Para modificar la asignacin de costes, seleccione la fila y seleccione una
nueva asignacin de costes.
Si se hace clic en Vista bsica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignacin de costes
mltiples de la posicin de factura o posicin de nota de crdito.
Para obtener ms informacin acerca de los tipos de asignacin de costes, consulte Asignacin de costes en
compras [pgina 28].
Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignacin
de costes. Esto corresponde solo para Creacin de factura de proveedor sin pedido.
8. Opcional: Agrupacin de posiciones
Si las posiciones en la factura o nota de crdito de su proveedor se encuentran agrupadas de manera diferente
de las posiciones en el sistema, puede hacer que el sistema vuelva a agrupar las posiciones de acuerdo con
diferentes criterios seleccionando las posiciones y haciendo clic en Agrupar .
Para obtener ms informacin, consulte Agrupar posiciones de factura y nota de crdito.
9. Opcional: Distribucin de costes adicionales
Es posible aadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crdito, como
descuentos por pronto pago o reembolso de costes.
1. Haga clic en Aadir fila .
2. Introduzca el tipo de coste en la columna Descripcin.
3. Introduzca al menos el cdigo de impuesto y el importe que desea distribuir entre las posiciones de
factura y nota de crdito existentes.
220 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
4. Tambin se puede introducir una cuenta de mayor que el sistema utiliza nicamente para clasificar
los gastos y no para la determinacin de cuentas.
5. Seleccione la casilla Distribuir costes adicionales de manera proporcional o la casilla Distribuir valor de
abono de manera proporcional.
El sistema distribuye de manera proporcional el importe de la posicin adicional de coste o valor de
abono entre los importes del resto de posiciones.
Para obtener ms informacin, consulte Distribucin de costes y cantidades entre posiciones de factura y
nota de crdito [pgina 210].
10. Opcional: Distribucin de cantidades facturadas
Para visualizar la forma en la que el sistema ha distribuido las cantidades de la factura o nota de crdito entre
las posiciones de los documentos precedentes, haga clic en Detalles de distribucin de costes.
En la tabla Distribucin de cantidades facturadas, el sistema muestra la posicin y la cantidad de la posicin
del documento anterior, como la entrada de mercancas y servicios, a la que se refiere la posicin de la nota
de crdito o factura. Esto quiere decir que la posicin de la nota de crdito o factura liquida la cantidad de la
posicin del documento anterior. Puede ajustar la cantidad de la posicin de factura o nota de crdito.
Si introduce una cantidad que excede la cantidad pendiente de la posicin de referencia (es decir,
la cantidad que an no se ha facturado o acreditado), el sistema distribuye la cantidad excedente
entre las otras posiciones de la tabla. Para visualizar las cantidades de posicin ya facturadas o
acreditadas, haga clic en Flujo de documentos .
La ltima posicin de la tabla siempre es una posicin para la cual falta una referencia a un documento
anterior. Para obtener ms informacin acerca del documento que falta, haga clic en Excepciones . Para
obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Puede utilizar esta posicin para aadir una cantidad para la cual no exista una cantidad pendiente en los
documentos anteriores.
11. Opcional: Plazos y retenciones
Si est de acuerdo con el proveedor para pagar la factura a plazos o si se estipula una retencin, haga clic en
Detalles de pago.
Plazos
1. Para pagar la factura en plazos, haga clic en Aadir plazo .
El sistema aade inicialmente dos filas a la tabla. La primera lnea siempre es la lnea de totales
de la tabla y est resaltada en amarillo.
2. En la segunda fila, puede introducir el primer plazo modificando el importe vencido o el porcentaje
del plazo.
3. Pulsar INTRO.
Si se pulsa INTRO automticamente, el sistema crea automticamente una fila nueva con el
importe vencido restante y el porcentaje. En caso necesario, puede aadir ms plazos.
El sistema propone una fecha de vencimiento para cada plazo con un intervalo de tiempo
de un mes entre los plazos individuales. Si se especifica un intervalo de tiempo distinto
entre las fechas de vencimiento de los plazos, el sistema propondr todas las fechas de
vencimiento de otros plazos de forma correspondiente.
Retenciones
1. Si acuerda con el proveedor retener un porcentaje determinado del valor de factura total como
depsito de seguridad hasta que se haya entregado todo el material o todos los servicios se hayan
realizado, haga clic en Aadir retencin .
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 221
El sistema aade inicialmente tres filas a la tabla. La primera lnea siempre es la lnea de totales
de la tabla y est resaltada en amarillo.
2. En la fila de la retencin, puede introducir un importe o un porcentaje como el 5%.
3. Introduzca un tipo de cuenta de reconciliacin, por ejemplo, Retencin de acreedores.
Para obtener ms informacin, consulteCuentas de reconciliacin.
4. Pulsar INTRO.
El sistema completa la fila del plazo restante automticamente. En caso necesario, puede aadir
ms plazos.
Si los plazos de pago se han especificado para la factura, el sistema deja la fecha de
vencimiento del plazo en blanco y utiliza la fecha de vencimiento de la factura. Si necesita
fechas de vencimiento individuales para cada plazo, borre estos plazos de pago.
12. Opcional: Descuentos, recargos y reducciones
Para obtener ms informacin, consulte Introducir descuentos, reducciones y recargos en facturas de
proveedor.
13. Completar el documento
Para completar el documento, puede:
Verificar si el documento est completo y es correcto haciendo clic en Verificar .
El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Segn las opciones en la
configuracin empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Para aclarar las
excepciones, haga clic en Visualizar excepciones .
Para obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Visualizar las cuentas en la contabilidad financiera que se ven afectadas haciendo clic en
Acciones y seleccionando Simular asiento contable.
Grabar un borrador del documento, que podr completar en otro momento, haciendo clic en
Grabar .
El sistema crea automticamente la tarea Completar factura de proveedor [pgina 195] y la visualiza
en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Liberar el documento para su pago haciendo clic en Contabilizar .
Antes de contabilizar el documento, el sistema verifica los datos y visualiza mensajes de error, de ser
necesario. Segn las opciones en la configuracin empresarial, el sistema crea excepciones para
determinados errores.
Si un empleado sin permiso para contabilizar documentos de facturacin hace clic en
Contabilizar , el sistema asigna el estado Preparado para contabilizar al documento y crea
una tarea para todos los empleados asignados a la unidad organizativa de facturacin de
proveedores y todos los contables adicionales de la unidad organizativa para contabilizar la
factura.
Para obtener ms informacin, consulte la tarea Completar factura de proveedor
[pgina 195].
Si el sistema detecta excepciones, no contabilizar el documento y lo aadir a la lista
Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de
proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de poder contabilizar el documento. Para
obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Si el sistema no detecta ninguna excepcin y hay un proceso de aprobacin en curso, el sistema
crear la tarea Aprobar factura de proveedor y aadir el documento a la lista Documentos en
aprobacin en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
222 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Si no hay excepciones y no hay ningn proceso de aprobacin en curso, o si ya se ha aprobado
el documento, el sistema lo contabilizar y lo aadir a la lista en la vista Facturas y notas de
crdito.
Una vez que el documento se ha contabilizado, el sistema crea automticamente un asiento
contable para este documento, actualiza la cuenta de mayor y libera el documento para su pago.
Para obtener ms informacin, consulte Asientos contables [pgina 184].
Consulte tambin
Crear una factura o nota de crdito sin un pedido [pgina 223]
6.3.3.2 Crear una factura o nota de crdito sin un pedido
Resumen
Puede realizar esta accin cuando un proveedor enva una factura o nota de crdito por correo electrnico o fax que
no contiene ninguna referencia porque, por ejemplo, no hay ningn pedido correspondiente o el pedido se cre fuera
del sistema.
Puede crear facturas o notas de crdito sin pedido en las ubicaciones siguientes:

Facturacin de proveedores Factura nueva sin pedido de cliente

Facturacin de proveedores Entrada de factura Crear Factura sin pedido de compra
Procedimiento
1. Introduzca todos los datos tal como se especifica en el documento que recibi de su proveedor por correo o
fax.
Proveedor
Introduzca el ID de proveedor. Si no dispone de los detalles del proveedor en el sistema, haga clic en
Nuevo para crear un nuevo registro de proveedor.
Informacin general
1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.
2. Opcional: Puede aadir el campo Descuento global.
Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Informacin general, seleccione Descuento
neto global o Descuento bruto global y grabe.
Opcional: Si introduce una factura o una nota de crdito para una empresa mexicana, introduzca
el ID de factura oficial y la fecha Aprobado el .
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de facturas: Mxico.
3. Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de forma
manual o dejar que el sistema complete estos campos automticamente una vez aadidas las
posiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuacin, Calcular importes
totales.
4. Para introducir los detalles de distribucin de costes para los costes de entrega, haga clic en
Visualizar todo
a. Seleccione la etiqueta Posiciones.
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 223
b. Seleccione Posicin de factura de costes de entrega en Tipo.
c. Haga clic en Distribucin de costes desde Detalles de posicin.
d. Seleccione la casilla para Distribuir costes adicionales de manera proporcional y haga clic en
el enlace Distribuir entre otras facturas o notas de crdito.
e. Seleccione el Tipo de documento e introduzca el ID de factura o posicin en el cuadro de
dilogo. Haga clic en Distribuir .
Se puede consultar la distribucin de costes en Detalles de distribucin de costes.
Se pueden eliminar posiciones de la lista de distribucin de costes al hacer clic en
Excluir posicin de distribucin de costes . Tambin se pueden aadir posiciones desde otros
tipos de documentos a los Detalles de distribucin de costes.
2. Posiciones
En Posiciones, haga clic en Aadir fila .
Puede aadir posiciones a la factura o nota de crdito de las formas siguientes:
Introduzca un ID de producto y un precio.
El sistema encuentra la categora correspondiente de producto, la descripcin de producto y el cdigo
de impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de
mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qu cuenta de mayor o qu cuenta
de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuacin, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crdito.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos [pgina 156] y Determinacin
automtica de cuentas [pgina 182].
Si no puede encontrar ningn producto adecuado en el sistema, introduzca una categora de producto,
un tipo de producto, una descripcin de producto, una cantidad y un precio.
El sistema encuentra la categora correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cada
cdigo de impuesto que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la
cuenta de mayor (origen) basada en la categora de producto. Para ver qu cuenta de mayor o qu
cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuacin, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crdito.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos [pgina 156] y Determinacin
automtica de cuentas [pgina 182].
Si no puede encontrar ningn producto o ninguna categora de producto que se adece en el sistema,
introduzca una descripcin de producto, un tipo de producto, un cdigo de impuesto, una cantidad,
un precio neto y una cuenta de mayor.
El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinacin de cuentas.
Para obtener ms informacin, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido)
(determinacin de cuentas).
3. Asignacin de costes
En Asignacin de costes en la lista Tipo de asignacin de costes, seleccione un tipo de asignacin de costes
para cada posicin. Segn el tipo de asignacin de costes que se seleccione, el sistema visualiza ms campos
para los objetos de costes.
224 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Asignacin de costes mltiple
Para asignar una posicin a ms de un tipo de asignacin de costes, haga clic en Detalles de
distribucin de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (slo si no existe cantidad) o el
porcentaje entre los distintos tipos de asignacin de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se
pulsa INTRO, el sistema crea automticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el
importe y el porcentaje. Para modificar la asignacin de costes, seleccione la fila y seleccione una
nueva asignacin de costes.
Si se hace clic en Vista bsica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignacin de costes
mltiples de la posicin de factura o posicin de nota de crdito.
Para obtener ms informacin acerca de los tipos de asignacin de costes, consulte Asignacin de costes en
compras [pgina 28].
Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignacin
de costes. Esto corresponde solo para Creacin de factura de proveedor sin pedido.
4. Opcional: Distribucin de costes adicionales
Es posible aadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crdito, como
descuentos por pronto pago o reembolso de costes.
1. Haga clic en Aadir fila .
2. Introduzca el tipo de coste en la columna Descripcin.
3. Introduzca al menos el cdigo de impuesto y el importe que desea distribuir entre las posiciones de
factura y nota de crdito existentes.
4. Tambin se puede introducir una cuenta de mayor que el sistema utiliza nicamente para clasificar
los gastos y no para la determinacin de cuentas.
5. Seleccione la casilla Distribuir costes adicionales de manera proporcional o la casilla Distribuir valor de
abono de manera proporcional.
El sistema distribuye de manera proporcional el importe de la posicin adicional de coste o valor de
abono entre los importes del resto de posiciones.
Para obtener ms informacin, consulte Distribucin de costes y cantidades entre posiciones de factura y
nota de crdito [pgina 210].
5. Opcional: Facturacin multisociedad
Opciones de configuracin
Generalmente, son los administradores quienes realizan las parametrizaciones de configuracin Si
no cuenta con la autorizacin requerida, contctese con un administrador.
Se ha habilitado Facturacin de proveedores multisociedad en la configuracin de la solucin. Para
hallar esta opcin empresarial, vaya al centro de trabajo Configuracin empresarial y seleccione la
vista Proyectos de implementacin. Seleccione el proyecto de implementacin y haga clic en
Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definicin del alcance, asegrese de haber
seleccionado Facturacin de proveedores dentro de Compras.
En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definicin del alcance Compras y seleccione
Facturacin de proveedores. Seleccione Facturas y notas de crdito de proveedores Entrada de
facturas de proveedores y confirme que se cargan facturas a las empresas asociadas.
Para obtener ms informacin acerca de la definicin de las reglas de contabilizacin entre
empresas, consulte Contabilizacin directa a empresas asociadas: Gua de configuracin.
Si su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, puede cargar las posiciones de factura sin
referencia a un pedido de compra a sus empresas asociadas, por ejemplo, para costes adicionales.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 225
1. Asegrese de haber creado una posicin de factura para cada importe de factura que desea cargar a
la empresa asociada incluso si la factura original del proveedor contiene solo una posicin de factura.
Esto es necesario ya que es posible asignar posiciones que se cargan a las empresas asociadas a solo
un tipo de asignacin de costes.
2. Por cada posicin que se desea cargar a una empresa asociada, introduzca una empresa asociada en
el campo Empresa a facturar.
El sistema crea automticamente dbitos y crditos multisociedad sin contabilizar una factura
separada para la empresa asociada. Esto significa que no se necesitar ninguna contabilizacin
manual adicional en la gestin financiera.
El sistema no carga impuestos a las empresas a facturar. De ah que para Alemania se
recomiende utilizar este proceso solo dentro de un grupo de declaracin de impuestos.
Para obtener ms informacin, consulte Grupo de declaracin de impuestos.
Ejemplo
Su empresa de telefona le ha enviado una factura que contiene una posicin de factura con un
importe de 500,00 USD. Dado que su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, solo
desea pagar 250,00 USD de factura telefnica y desea cargar 250,00 USD a una de sus empresas
asociadas. Para ello, se crean las dos siguientes posiciones de factura:
Posicin 1: Importe 250,00 USD
La posicin 1 se cargar a la empresa compradora.
Posicin 2: El importe de 250,00 USD y la empresa B introducidos como empresa a facturar.
La posicin 2 se cargar a la empresa asociada B.
Para obtener ms informacin acerca de los procesos entre empresas, consulte Procesos entre empresas
en SAP Business ByDesign.
6. Opcional: Plazos y retenciones
Si est de acuerdo con el proveedor para pagar la factura a plazos o si se estipula una retencin, haga clic en
Detalles de pago.
Plazos
1. Para pagar la factura en plazos, haga clic en Aadir plazo .
El sistema aade inicialmente dos filas a la tabla. La primera lnea siempre es la lnea de totales
de la tabla y est resaltada en amarillo.
2. En la segunda fila, puede introducir el primer plazo modificando el importe vencido o el porcentaje
del plazo.
3. Pulsar INTRO.
Si se pulsa INTRO automticamente, el sistema crea automticamente una fila nueva con el
importe vencido restante y el porcentaje. En caso necesario, puede aadir ms plazos.
El sistema propone una fecha de vencimiento para cada plazo con un intervalo de tiempo
de un mes entre los plazos individuales. Si se especifica un intervalo de tiempo distinto
entre las fechas de vencimiento de los plazos, el sistema propondr todas las fechas de
vencimiento de otros plazos de forma correspondiente.
Retenciones
1. Si acuerda con el proveedor retener un porcentaje determinado del valor de factura total como
depsito de seguridad hasta que se haya entregado todo el material o todos los servicios se hayan
realizado, haga clic en Aadir retencin .
226 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
El sistema aade inicialmente tres filas a la tabla. La primera lnea siempre es la lnea de totales
de la tabla y est resaltada en amarillo.
2. En la fila de la retencin, puede introducir un importe o un porcentaje como el 5%.
3. Introduzca un tipo de cuenta de reconciliacin, por ejemplo, Retencin de acreedores.
Para obtener ms informacin, consulteCuentas de reconciliacin.
4. Pulsar INTRO.
El sistema completa la fila del plazo restante automticamente. En caso necesario, puede aadir
ms plazos.
Si los plazos de pago se han especificado para la factura, el sistema deja la fecha de
vencimiento del plazo en blanco y utiliza la fecha de vencimiento de la factura. Si necesita
fechas de vencimiento individuales para cada plazo, borre estos plazos de pago.
7. Opcional: Descuentos, recargos y reducciones
Para obtener ms informacin, consulte Introducir descuentos, reducciones y recargos en facturas de
proveedor.
8. Completar el documento
Para completar el documento, puede:
Verificar si el documento est completo y es correcto haciendo clic en Verificar .
El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Segn las opciones en la
configuracin empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Para aclarar las
excepciones, haga clic en Visualizar excepciones .
Para obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Visualizar las cuentas en la contabilidad financiera que se ven afectadas haciendo clic en
Acciones y seleccionando Simular asiento contable.
Grabar un borrador del documento, que podr completar en otro momento, haciendo clic en
Grabar .
El sistema crea automticamente la tarea Completar factura de proveedor [pgina 195] y la visualiza
en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Liberar el documento para su pago haciendo clic en Contabilizar .
Antes de contabilizar el documento, el sistema verifica los datos y visualiza mensajes de error, de ser
necesario. Segn las opciones en la configuracin empresarial, el sistema crea excepciones para
determinados errores.
Si un empleado sin permiso para contabilizar documentos de facturacin hace clic en
Contabilizar , el sistema asigna el estado Preparado para contabilizar al documento y crea
una tarea para todos los empleados asignados a la unidad organizativa de facturacin de
proveedores y todos los contables adicionales de la unidad organizativa para contabilizar la
factura.
Para obtener ms informacin, consulte la tarea Completar factura de proveedor
[pgina 195].
Si el sistema detecta excepciones, no contabilizar el documento y lo aadir a la lista
Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de
proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de poder contabilizar el documento. Para
obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Si el sistema no detecta ninguna excepcin y hay un proceso de aprobacin en curso, el sistema
crear la tarea Aprobar factura de proveedor y aadir el documento a la lista Documentos en
aprobacin en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 227
Si no hay excepciones y no hay ningn proceso de aprobacin en curso, o si ya se ha aprobado
el documento, el sistema lo contabilizar y lo aadir a la lista en la vista Facturas y notas de
crdito.
Una vez que el documento se ha contabilizado, el sistema crea automticamente un asiento
contable para este documento, actualiza la cuenta de mayor y libera el documento para su pago.
Para obtener ms informacin, consulte Asientos contables [pgina 184].
Consulte tambin
Crear una factura o nota de crdito con referencia a documentos anteriores [pgina 218]
6.3.3.3 Crear una factura de aduana
Resumen
Cuando se importan productos de otros pases, stos pueden estar sujetos a impuestos y derechos de aduana. Para
estos impuestos y derechos de aduana se crea una factura de aduana en base a la factura que recibi de las
autoridades aduaneras.
Puede crear facturas de aduana en las ubicaciones siguientes:

Facturacin de proveedores Nueva factura de aduana

Facturacin de proveedores Entrada de factura Nuevo Factura de aduana
Procedimiento
1. Introduzca todos los datos tal como se especifica en el documento que recibi de la autoridad aduanera por
correo o fax.
Proveedor
Introduzca el ID de la autoridad aduanera en el campo Proveedor. Si no dispone de los detalles de la
autoridad aduanera en su sistema, haga clic en Nuevo para crear un nuevo registro de proveedor
para dicha autoridad.
Informacin general
1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.
2. Opcional: Puede aadir el campo Descuento global.
Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Informacin general, seleccione Descuento
neto global o Descuento bruto global y grabe.
3. Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de
forma manual o dejar que el sistema complete estos campos automticamente una vez
aadidas las posiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuacin, Calcular
importes totales.
2. Posiciones
En Posiciones, haga clic en Aadir fila .
Puede utilizar los siguientes tipos de posiciones en las facturas de aduana:
Posicin del Debe de IVA de importacin
Este tipo de posicin contiene el importe del impuesto como un importe neto.
228 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
a. Introduzca una descripcin del producto y seleccione un cdigo de impuesto que se clasifica
como IVA directo.
b. Introduzca el importe del IVA de importacin en el campo Importe neto.
El importe introducido se contabiliza como un importe de impuesto en la gestin financiera y se
declarar en una declaracin de impuestos. No tiene que introducir una informacin sobre la
cantidad o el precio neto.
c. Para impuestos no deducibles, seleccione una cuenta de mayor.
En los casos en que el proveedor paga los impuestos y le exige un reembolso, la posicin del Debe del
IVA de importacin tambin se puede utilizar en facturas de proveedor normales.
Posicin del Debe de derechos de aduana
Este tipo de posicin no es imponible. No puede introducir un cdigo de impuesto.
a. Introduzca una descripcin de producto.
b. Introduzca un importe en el campo Importe neto.
El importe introducido se contabiliza como un importe de impuesto en la gestin financiera y se
declarar en una declaracin de impuestos. No tiene que introducir una informacin sobre la
cantidad o el precio neto.
c. Seleccione una cuenta de mayor.
3. Asignacin de costes
En Asignacin de costes en la lista Tipo de asignacin de costes, seleccione un tipo de asignacin de costes
para cada posicin. Segn el tipo de asignacin de costes que se seleccione, el sistema visualiza ms campos
para los objetos de costes.
Asignacin de costes mltiple
Para asignar una posicin a ms de un tipo de asignacin de costes, haga clic en Detalles de
distribucin de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (slo si no existe cantidad) o el
porcentaje entre los distintos tipos de asignacin de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se
pulsa INTRO, el sistema crea automticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el
importe y el porcentaje. Para modificar la asignacin de costes, seleccione la fila y seleccione una
nueva asignacin de costes.
Si se hace clic en Vista bsica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignacin de costes
mltiples de la posicin de factura o posicin de nota de crdito.
Para obtener ms informacin acerca de los tipos de asignacin de costes, consulte Asignacin de costes en
compras [pgina 28].
Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignacin
de costes. Esto corresponde solo para Creacin de factura de proveedor sin pedido.
4. Para actualizar el importe total bruto y el importe total de impuestos correspondientes a las posiciones
aadidas, haga clic en Acciones y seleccione, a continuacin, Calcular importes totales.
5. Opcional: Referencia a pedido de compra
Puede aadir una referencia a un pedido haciendo clic en Visualizar todo , seleccionando Posiciones e
introduciendo el ID de pedido en la columna ID de pedido.
Por consiguiente, recibir la tarea Verificar facturas de aduanas para factura de proveedor cancelada
[pgina 197] cuando se ha cancelado una factura o nota de crdito con referencia a este pedido. A
continuacin, puede verificar si tambin se debe cancelar la factura de aduana. El sistema solo enva esta
tarea si ha aadido la referencia al pedido en la factura de aduana. El sistema no utiliza esta referencia para
ningn otro objetivo.
Para volver a la pantalla Nueva factura de aduana, haga clic en Vista bsica .
6. Completar el documento
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 229
Para completar el documento, puede:
Verificar si el documento est completo y es correcto haciendo clic en Verificar .
El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Segn las opciones en la
configuracin empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Para aclarar las
excepciones, haga clic en Visualizar excepciones .
Para obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Visualizar las cuentas en la contabilidad financiera que se ven afectadas haciendo clic en
Acciones y seleccionando Simular asiento contable.
Grabar un borrador del documento, que podr completar en otro momento, haciendo clic en
Grabar .
El sistema crea automticamente la tarea Completar factura de proveedor [pgina 195] y la visualiza
en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Liberar el documento para su pago haciendo clic en Contabilizar .
Antes de contabilizar el documento, el sistema verifica los datos y visualiza mensajes de error, de ser
necesario. Segn las opciones en la configuracin empresarial, el sistema crea excepciones para
determinados errores.
Si un empleado sin permiso para contabilizar documentos de facturacin hace clic en
Contabilizar , el sistema asigna el estado Preparado para contabilizar al documento y crea
una tarea para todos los empleados asignados a la unidad organizativa de facturacin de
proveedores y todos los contables adicionales de la unidad organizativa para contabilizar la
factura.
Para obtener ms informacin, consulte la tarea Completar factura de proveedor
[pgina 195].
Si el sistema detecta excepciones, no contabilizar el documento y lo aadir a la lista
Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de
proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de poder contabilizar el documento. Para
obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Si el sistema no detecta ninguna excepcin y hay un proceso de aprobacin en curso, el sistema
crear la tarea Aprobar factura de proveedor y aadir el documento a la lista Documentos en
aprobacin en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Si no hay excepciones y no hay ningn proceso de aprobacin en curso, o si ya se ha aprobado
el documento, el sistema lo contabilizar y lo aadir a la lista en la vista Facturas y notas de
crdito.
Una vez que el documento se ha contabilizado, el sistema crea automticamente un asiento
contable para este documento, actualiza la cuenta de mayor y libera el documento para su pago.
Para obtener ms informacin, consulte Asientos contables [pgina 184].
6.3.3.4 Cree una solicitud de factura aduanera
Resumen
Para algunos procesos de compras es necesario realizar anticipos antes de la entrega de mercancas o la provisin
de servicios. En la mayora de casos, estas solicitudes de anticipo se refieren a pedidos. Cuando un contable crea
una factura final, el sistema puede determinar automticamente si se ha realizado uno o ms anticipos para un
pedido y reduce el importe debido de la factura final, si es necesario.
Puede crear solicitudes de anticipo en las ubicaciones siguientes:
230 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores

Facturacin de proveedores Nueva solicitud de anticipo

Facturacin de proveedores Entrada de facturas Nuevo Solicitud de anticipo
Procedimiento
1. Introduzca todos los datos tal como se especifica en el documento que recibi de su proveedor por correo o
fax.
Proveedor
Introduzca el ID de proveedor. Si no dispone de los detalles del proveedor en el sistema, haga clic en
Nuevo para crear un nuevo registro de proveedor.
Informacin general
1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.
2. Opcional: Puede aadir el campo Descuento global.
Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Informacin general, seleccione Descuento
neto global o Descuento bruto global y grabe.
Opcional: Si introduce una factura o una nota de crdito para una empresa mexicana, introduzca
el ID de factura oficial y la fecha Aprobado el .
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de facturas: Mxico.
3. Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de forma
manual o dejar que el sistema complete estos campos automticamente una vez aadidas las
posiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuacin, Calcular importes
totales.
4. Para introducir los detalles de distribucin de costes para los costes de entrega, haga clic en
Visualizar todo
a. Seleccione la etiqueta Posiciones.
b. Seleccione Posicin de factura de costes de entrega en Tipo.
c. Haga clic en Distribucin de costes desde Detalles de posicin.
d. Seleccione la casilla para Distribuir costes adicionales de manera proporcional y haga clic en
el enlace Distribuir entre otras facturas o notas de crdito.
e. Seleccione el Tipo de documento e introduzca el ID de factura o posicin en el cuadro de
dilogo. Haga clic en Distribuir .
Se puede consultar la distribucin de costes en Detalles de distribucin de costes.
Se pueden eliminar posiciones de la lista de distribucin de costes al hacer clic en
Excluir posicin de distribucin de costes . Tambin se pueden aadir posiciones desde otros
tipos de documentos a los Detalles de distribucin de costes.
2. Posiciones
En Posiciones, haga clic en Aadir fila .
Puede aadir posiciones del siguiente modo:
Introduzca el ID de producto, el ID de pedido (opcional), el cdigo de impuesto (si no se rellena
automticamente) y el importe bruto/neto.
El sistema encuentra la correspondiente descripcin de producto y, si es posible, el cdigo de
impuesto. Si est disponible, el sistema utilizar el ID de pedido para reducir el importe debido de la
factura final en funcin del importe de la solicitud de anticipo. El sistema deriva la cuenta de mayor o
la cuenta de mayor (origen) en base al producto. Para ver qu cuenta de mayor o qu cuenta de mayor
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 231
(original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento contable haciendo clic en Acciones
y seleccionando, a continuacin, Simular asiento contable una vez completada la solicitud de anticipo.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos [pgina 156] y Determinacin
automtica de cuentas [pgina 182].
Si no puede encontrar ningn producto apropiado en el sistema, introduzca la descripcin, el ID de
pedido (opcional), el cdigo de impuesto (si no se ha rellenado automticamente), el importe neto/
bruto y una cuenta de mayor para clasificar el gasto.
Si est disponible, el sistema utilizar el ID de pedido para reducir el importe debido de la factura final
en funcin del importe de la solicitud de anticipo. Adems, el sistema utiliza la cuenta de mayor
introducida para la determinacin de cuentas.
Para obtener ms informacin, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido)
(determinacin de cuentas).
3. Para actualizar el importe total bruto y el importe total de impuestos correspondientes a las posiciones
aadidas, haga clic en Acciones y seleccione, a continuacin, Calcular importes totales.
4. Asignacin de costes
En Asignacin de costes en la lista Tipo de asignacin de costes, seleccione un tipo de asignacin de costes
para cada posicin. Segn el tipo de asignacin de costes que se seleccione, el sistema visualiza ms campos
para los objetos de costes.
Asignacin de costes mltiple
Para asignar una posicin a ms de un tipo de asignacin de costes, haga clic en Detalles de
distribucin de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (slo si no existe cantidad) o el
porcentaje entre los distintos tipos de asignacin de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se
pulsa INTRO, el sistema crea automticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el
importe y el porcentaje. Para modificar la asignacin de costes, seleccione la fila y seleccione una
nueva asignacin de costes.
Si se hace clic en Vista bsica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignacin de costes
mltiples de la posicin de factura o posicin de nota de crdito.
Para obtener ms informacin acerca de los tipos de asignacin de costes, consulte Asignacin de costes en
compras [pgina 28].
Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignacin
de costes. Esto corresponde solo para Creacin de factura de proveedor sin pedido.
5. Para completar la solicitud de anticipo, puede:
Comprobar si la solicitud de anticipo est completa y es correcta haciendo clic en Verificar .
El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Segn las
parametrizaciones en la configuracin empresarial, el sistema crea excepciones para ciertos errores.
Para aclarar las excepciones, haga clic en Mostrar excepciones .
Para obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Grabar un borrador de la solicitud de anticipo que puede completar en otro momento haciendo clic en
Grabar .
El sistema crea automticamente la tarea Completar factura de proveedor [pgina 195] y la muestra
en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Liberar la solicitud de anticipo haciendo clic en Contabilizar .
Antes de contabilizar la solicitud de anticipo, el sistema verifica los datos y muestra mensajes de error,
si es necesario. Segn las parametrizaciones en la configuracin empresarial, el sistema crea
excepciones para ciertos errores.
232 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
Si un empleado que no tiene permitido contabilizar solicitudes de anticipo hace clic en
Contabilizar , el sistema asignar el estado En proceso a la solicitud de anticipo y crear una
tarea de contabilizacin de la solicitud de anticipo para todos los empleados asignados a la
unidad organizativa de facturacin de proveedores y todos los contables adicionales de la
unidad organizativa.
Para obtener ms informacin, consulte la tarea Completar factura de proveedor
[pgina 195].
Si el sistema detecta excepciones, no contabilizar la solicitud de anticipo y la aadir a la lista
de Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de
proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de que se pueda contabilizar la solicitud de
anticipo. Para obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192]
Si el sistema no detecta ninguna excepcin y hay un proceso de aprobacin establecido, el
sistema crear la tarea Aprobar factura de proveedor y aadir la solicitud de anticipo a la lista
Documentos en aprobacin de la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Si no hay excepciones y no hay ningn proceso de aprobacin establecido, o si la solicitud de
anticipo ya se ha aprobado, el sistema contabilizar la solicitud de anticipo y la aadir a la lista
en la vista Facturas y notas de crdito.
Una vez que se ha contabilizado la solicitud de anticipo, el sistema introduce los detalles de la
solicitud de anticipo en un libro y la libera para el pago. Para obtener ms informacin, consulte
aqu [pgina 216].
Consulte tambin
Anticipos realizados en Finanzas [pgina 216]
Contabilizaciones para anticipos (mtodo bruto)
Monitor de cuenta de proveedor
6.3.3.5 Crear una factura o nota de crdito escaneada
Resumen
Para crear una nueva factura o nota de crdito, puede escanear el documento que recibe del proveedor y cargarlo
manualmente como un archivo pdf en el sistema SAP Business ByDesign. Despus puede anexar el archivo cargado
a la nueva factura o nota de crdito. Si el software del escner tambin crea archivos txt a partir de los documentos
escaneados, el sistema puede utilizar el archivo txt para proponer los detalles de la factura o nota de crdito, lo que
le permite crear facturas y notas de crdito de manera ms eficiente.
Puede crear facturas escaneadas y notas de crdito en las ubicaciones siguientes:

Facturacin de proveedores Nueva factura escaneada/Nueva nota de crdito escaneada

Facturacin de proveedores Entrada de facturas Nuevo Factura escaneada/Nota de crdito
escaneada
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 233
Si el software del escner crea tanto un archivo pdf como un archivo txt a partir de un documento
escaneado, tambin puede cargar automticamente las facturas y notas de crdito escaneadas a partir de
la ventana Colaboracin de SAP.
Para obtener ms informacin, consulte Cargar facturas de proveedor escaneadas mediante el servicio de
carga automtica.
Requisitos previos
El software del escner crea un archivo pdf a partir de una factura o nota de crdito escaneada.
Opcional: El software del escner tambin crea un archivo txt a partir de la factura o nota de crdito escaneada.
Opcional: El escner est equipado con un alimentador de documentos automtico.
Esto es importante al momento de escanear facturas o notas de crdito de ms de una pgina. Sin un
alimentador de documentos automtico, tiene que escanear cada pgina de manera individual.
Opciones de configuracin
Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuracin. Si no dispone de la autorizacin
necesaria, pngase en contacto con su administrador.
La entrada de las facturas y las notas de crdito que utilizan un escner est habilitada en la configuracin de la
solucin. Para hallar esta opcin empresarial, vaya al centro de trabajo Configuracin empresarial y seleccione la
vista Proyectos de implementacin. Seleccione el proyecto de implementacin y haga clic en
Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Alcance asegrese de que se ha seleccionado Facturacin de
proveedores dentro de Compras.
En la etapa Preguntas despliegue el elemento de alcance Compras y seleccione Facturacin de proveedores.
Seleccione Facturas de proveedor y Notas de crdito y responda a las cuestiones relacionadas con la Entrada de
facturas de proveedor va escaneo.
Procedimiento
1. Crear una factura o nota de crdito mediante un archivo PDF
Escanee el documento que recibe del proveedor por correo electrnico o fax.
El software del escner crea un archivo pdf a partir de la factura o nota de crdito escaneada.
2. Para cargar el archivo pdf como anexo, vaya a la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crdito,
haga clic en Aadir y seleccione, a continuacin, Archivo.
3. En la ventana nueva, busque el archivo pdf, actualice el ttulo del documento (opcional), seleccione
Documento original como tipo de documento y haga clic en Aadir .
El sistema carga el archivo pdf y lo visualiza en la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crdito.
4. Si la factura o nota de crdito escaneada contiene una referencia a un pedido de compra, introduzca el ID del
pedido de compra en Documentos de referencia.
En base al pedido de compra, el sistema buscar la empresa compradora, el proveedor y las posiciones.
5. Informacin general
1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.
2. Opcional: Puede aadir el campo Descuento global.
Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Informacin general, seleccione Descuento neto
global o Descuento bruto global y grabe.
234 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
3. Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de forma
manual o dejar que el sistema complete estos campos automticamente una vez aadidas las
posiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuacin, Calcular importes totales.
6. Verificar detalles de factura y nota de crdito
Verifique si los detalles del pedido de compra que propone el sistema coinciden con los detalles de la factura
o nota de crdito escaneada. Realice las modificaciones que sean necesarias.
No puede modificar los detalles de asignacin de costes que el sistema transfiere desde el pedido.
Una excepcin a esta regla es la asignacin de cuentas de pedidos para los que no se espera ninguna
entrada de material ni servicios.
7. Opcional:
Posiciones
En Posiciones, haga clic en Aadir fila .
Puede aadir posiciones a la factura o nota de crdito de las formas siguientes:
Introduzca un ID de producto y un precio.
El sistema encuentra la categora correspondiente de producto, la descripcin de producto y el cdigo
de impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de
mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qu cuenta de mayor o qu cuenta
de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuacin, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crdito.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos [pgina 156] y Determinacin
automtica de cuentas [pgina 182].
Si no puede encontrar ningn producto adecuado en el sistema, introduzca una categora de producto,
un tipo de producto, una descripcin de producto, una cantidad y un precio.
El sistema encuentra la categora correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cada
cdigo de impuesto que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la
cuenta de mayor (origen) basada en la categora de producto. Para ver qu cuenta de mayor o qu
cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuacin, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crdito.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos [pgina 156] y Determinacin
automtica de cuentas [pgina 182].
Si no puede encontrar ningn producto o ninguna categora de producto que se adece en el sistema,
introduzca una descripcin de producto, un tipo de producto, un cdigo de impuesto, una cantidad,
un precio neto y una cuenta de mayor.
El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinacin de cuentas.
Para obtener ms informacin, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido)
(determinacin de cuentas).
8. Opcional:
Asignacin de costes
En Asignacin de costes en la lista Tipo de asignacin de costes, seleccione un tipo de asignacin de costes
para cada posicin. Segn el tipo de asignacin de costes que se seleccione, el sistema visualiza ms campos
para los objetos de costes.
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 235
Asignacin de costes mltiple
Para asignar una posicin a ms de un tipo de asignacin de costes, haga clic en Detalles de
distribucin de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (slo si no existe cantidad) o el
porcentaje entre los distintos tipos de asignacin de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se
pulsa INTRO, el sistema crea automticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el
importe y el porcentaje. Para modificar la asignacin de costes, seleccione la fila y seleccione una
nueva asignacin de costes.
Si se hace clic en Vista bsica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignacin de costes
mltiples de la posicin de factura o posicin de nota de crdito.
Para obtener ms informacin acerca de los tipos de asignacin de costes, consulte Asignacin de costes en
compras [pgina 28].
Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignacin
de costes. Esto corresponde solo para Creacin de factura de proveedor sin pedido.
9. Opcional: Distribucin de cantidades facturadas
Para visualizar la forma en la que el sistema ha distribuido las cantidades de la factura o nota de crdito entre
las posiciones de los documentos precedentes, haga clic en Detalles de distribucin de costes.
En la tabla Distribucin de cantidades facturadas, el sistema muestra la posicin y la cantidad de la posicin
del documento anterior, como la entrada de mercancas y servicios, a la que se refiere la posicin de la nota
de crdito o factura. Esto quiere decir que la posicin de la nota de crdito o factura liquida la cantidad de la
posicin del documento anterior. Puede ajustar la cantidad de la posicin de factura o nota de crdito.
Si introduce una cantidad que excede la cantidad pendiente de la posicin de referencia (es decir,
la cantidad que an no se ha facturado o acreditado), el sistema distribuye la cantidad excedente
entre las otras posiciones de la tabla. Para visualizar las cantidades de posicin ya facturadas o
acreditadas, haga clic en Flujo de documentos .
La ltima posicin de la tabla siempre es una posicin para la cual falta una referencia a un documento
anterior. Para obtener ms informacin acerca del documento que falta, haga clic en Excepciones . Para
obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Puede utilizar esta posicin para aadir una cantidad para la cual no exista una cantidad pendiente en los
documentos anteriores.
10. Opcional: Agrupacin de posiciones
Si las posiciones en la factura o nota de crdito de su proveedor se encuentran agrupadas de manera diferente
de las posiciones en el sistema, puede hacer que el sistema vuelva a agrupar las posiciones de acuerdo con
diferentes criterios seleccionando las posiciones y haciendo clic en Agrupar .
Para obtener ms informacin, consulte Agrupar posiciones de factura y nota de crdito.
11. Opcional: Distribucin de costes adicionales
Es posible aadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crdito, como
descuentos por pronto pago o reembolso de costes.
1. Haga clic en Aadir fila .
2. Introduzca el tipo de coste en la columna Descripcin.
3. Introduzca al menos el cdigo de impuesto y el importe que desea distribuir entre las posiciones de
factura y nota de crdito existentes.
4. Tambin se puede introducir una cuenta de mayor que el sistema utiliza nicamente para clasificar
los gastos y no para la determinacin de cuentas.
236 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
5. Seleccione la casilla Distribuir costes adicionales de manera proporcional o la casilla Distribuir valor de
abono de manera proporcional.
El sistema distribuye de manera proporcional el importe de la posicin adicional de coste o valor de
abono entre los importes del resto de posiciones.
Para obtener ms informacin, consulte Distribucin de costes y cantidades entre posiciones de factura y
nota de crdito [pgina 210].
12. Opcional: Facturacin multisociedad
Opciones de configuracin
Generalmente, son los administradores quienes realizan las parametrizaciones de configuracin Si
no cuenta con la autorizacin requerida, contctese con un administrador.
Se ha habilitado Facturacin de proveedores multisociedad en la configuracin de la solucin. Para
hallar esta opcin empresarial, vaya al centro de trabajo Configuracin empresarial y seleccione la
vista Proyectos de implementacin. Seleccione el proyecto de implementacin y haga clic en
Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definicin del alcance, asegrese de haber
seleccionado Facturacin de proveedores dentro de Compras.
En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definicin del alcance Compras y seleccione
Facturacin de proveedores. Seleccione Facturas y notas de crdito de proveedores Entrada de
facturas de proveedores y confirme que se cargan facturas a las empresas asociadas.
Para obtener ms informacin acerca de la definicin de las reglas de contabilizacin entre
empresas, consulte Contabilizacin directa a empresas asociadas: Gua de configuracin.
Si su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, puede cargar las posiciones de factura sin
referencia a un pedido de compra a sus empresas asociadas, por ejemplo, para costes adicionales.
1. Asegrese de haber creado una posicin de factura para cada importe de factura que desea cargar a
la empresa asociada incluso si la factura original del proveedor contiene solo una posicin de factura.
Esto es necesario ya que es posible asignar posiciones que se cargan a las empresas asociadas a solo
un tipo de asignacin de costes.
2. Por cada posicin que se desea cargar a una empresa asociada, introduzca una empresa asociada en
el campo Empresa a facturar.
El sistema crea automticamente dbitos y crditos multisociedad sin contabilizar una factura
separada para la empresa asociada. Esto significa que no se necesitar ninguna contabilizacin
manual adicional en la gestin financiera.
El sistema no carga impuestos a las empresas a facturar. De ah que para Alemania se
recomiende utilizar este proceso solo dentro de un grupo de declaracin de impuestos.
Para obtener ms informacin, consulte Grupo de declaracin de impuestos.
Ejemplo
Su empresa de telefona le ha enviado una factura que contiene una posicin de factura con un
importe de 500,00 USD. Dado que su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, solo
desea pagar 250,00 USD de factura telefnica y desea cargar 250,00 USD a una de sus empresas
asociadas. Para ello, se crean las dos siguientes posiciones de factura:
Posicin 1: Importe 250,00 USD
La posicin 1 se cargar a la empresa compradora.
Posicin 2: El importe de 250,00 USD y la empresa B introducidos como empresa a facturar.
La posicin 2 se cargar a la empresa asociada B.
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 237
Para obtener ms informacin acerca de los procesos entre empresas, consulte Procesos entre empresas
en SAP Business ByDesign.
13. Opcional: Plazos y retenciones
Si est de acuerdo con el proveedor para pagar la factura a plazos o si se estipula una retencin, haga clic en
Detalles de pago.
Plazos
1. Para pagar la factura en plazos, haga clic en Aadir plazo .
El sistema aade inicialmente dos filas a la tabla. La primera lnea siempre es la lnea de totales
de la tabla y est resaltada en amarillo.
2. En la segunda fila, puede introducir el primer plazo modificando el importe vencido o el porcentaje
del plazo.
3. Pulsar INTRO.
Si se pulsa INTRO automticamente, el sistema crea automticamente una fila nueva con el
importe vencido restante y el porcentaje. En caso necesario, puede aadir ms plazos.
El sistema propone una fecha de vencimiento para cada plazo con un intervalo de tiempo
de un mes entre los plazos individuales. Si se especifica un intervalo de tiempo distinto
entre las fechas de vencimiento de los plazos, el sistema propondr todas las fechas de
vencimiento de otros plazos de forma correspondiente.
Retenciones
1. Si acuerda con el proveedor retener un porcentaje determinado del valor de factura total como
depsito de seguridad hasta que se haya entregado todo el material o todos los servicios se hayan
realizado, haga clic en Aadir retencin .
El sistema aade inicialmente tres filas a la tabla. La primera lnea siempre es la lnea de totales
de la tabla y est resaltada en amarillo.
2. En la fila de la retencin, puede introducir un importe o un porcentaje como el 5%.
3. Introduzca un tipo de cuenta de reconciliacin, por ejemplo, Retencin de acreedores.
Para obtener ms informacin, consulteCuentas de reconciliacin.
4. Pulsar INTRO.
El sistema completa la fila del plazo restante automticamente. En caso necesario, puede aadir
ms plazos.
Si los plazos de pago se han especificado para la factura, el sistema deja la fecha de
vencimiento del plazo en blanco y utiliza la fecha de vencimiento de la factura. Si necesita
fechas de vencimiento individuales para cada plazo, borre estos plazos de pago.
14. Opcional: Descuentos, recargos y reducciones
Para obtener ms informacin, consulte Introducir descuentos, reducciones y recargos en facturas de
proveedor.
15. Completar el documento
Para completar el documento, puede:
Verificar si el documento est completo y es correcto haciendo clic en Verificar .
El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Segn las opciones en la
configuracin empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Para aclarar las
excepciones, haga clic en Visualizar excepciones .
Para obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Visualizar las cuentas en la contabilidad financiera que se ven afectadas haciendo clic en
Acciones y seleccionando Simular asiento contable.
238 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
Grabar un borrador del documento, que podr completar en otro momento, haciendo clic en
Grabar .
El sistema crea automticamente la tarea Completar factura de proveedor [pgina 195] y la visualiza
en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Liberar el documento para su pago haciendo clic en Contabilizar .
Antes de contabilizar el documento, el sistema verifica los datos y visualiza mensajes de error, de ser
necesario. Segn las opciones en la configuracin empresarial, el sistema crea excepciones para
determinados errores.
Si un empleado sin permiso para contabilizar documentos de facturacin hace clic en
Contabilizar , el sistema asigna el estado Preparado para contabilizar al documento y crea
una tarea para todos los empleados asignados a la unidad organizativa de facturacin de
proveedores y todos los contables adicionales de la unidad organizativa para contabilizar la
factura.
Para obtener ms informacin, consulte la tarea Completar factura de proveedor
[pgina 195].
Si el sistema detecta excepciones, no contabilizar el documento y lo aadir a la lista
Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de
proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de poder contabilizar el documento. Para
obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Si el sistema no detecta ninguna excepcin y hay un proceso de aprobacin en curso, el sistema
crear la tarea Aprobar factura de proveedor y aadir el documento a la lista Documentos en
aprobacin en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Si no hay excepciones y no hay ningn proceso de aprobacin en curso, o si ya se ha aprobado
el documento, el sistema lo contabilizar y lo aadir a la lista en la vista Facturas y notas de
crdito.
Una vez que el documento se ha contabilizado, el sistema crea automticamente un asiento
contable para este documento, actualiza la cuenta de mayor y libera el documento para su pago.
Para obtener ms informacin, consulte Asientos contables [pgina 184].
Alternativas
Crear una factura o nota de crdito mediante un archivo PDF y un archivo TXT
1. Escanee el documento que recibe del proveedor por correo electrnico o fax.
El software del escner crea un archivo pdf y un archivo txt a partir de la factura o nota de crdito escaneada.
El sistema de SAP Business ByDesign utiliza el archivo txt para proponer todos los detalles de la factura o
nota de crdito, que despus usted puede verificar y editar segn corresponde. Si no cuenta con el archivo
txt, tiene que introducir todos los detalles de la factura o nota de crdito manualmente.
2. Para cargar el archivo pdf como anexo, vaya a la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crdito,
haga clic en Aadir y seleccione, a continuacin, Archivo.
3. En la ventana nueva, busque el archivo pdf, actualice el ttulo del documento (opcional), seleccione
Documento original como tipo de documento y haga clic en Aadir .
El sistema carga el archivo pdf y lo visualiza en la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crdito.
4. Para cargar el archivo txt, haga clic en Aadir y seleccione, a continuacin, Archivo.
5. En la nueva ventana, aada el archivo txt, actualice el ttulo del documento (opcional), seleccione Texto de
factura sin formato como el tipo de documento y haga clic en Aadir .
6. Haga clic en Finalizar carga de documento escaneado .
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 239
El sistema recupera el ID del pedido de compra, la empresa compradora, el proveedor, el ID de documento
externo, la fecha de la factura o nota de crdito y las posiciones del archivo txt.
7. Verifique si los detalles propuestos coinciden con los detalles de la factura o nota de crdito escaneada.
Realice las modificaciones que sean necesarias.
Por ejemplo, si el sistema no recupera correctamente el ID de pedido, puede reemplazarlo o aadir un ID de
pedido adicional como referencia al hacer clic en Actualizar referencias .
8. Para completar la factura o nota de crdito, siga los pasos 7 a 15 tal y como se describe anteriormente.
6.3.3.6 Exportar datos comerciales con Microsoft Excel
Resumen
Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel. Luego, puede utilizar
Microsoft Excel para organizar y analizar los datos.
Puede exportar datos de un informe o de una lista de trabajo.
Requisitos previos
Vaya a Mi PC en la vista Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Pgina principal para asegurarse de que
se cumplen los siguientes requisitos previos:
Debe haber instalado el ltimo add-In para Microsoft Excel.
Haga clic en Instalar software adicional.
Las parametrizaciones de su navegador se han efectuado con xito.
Haga clic en Revisar las parametrizaciones de Mi PC.
Procedimiento
1. Antes de poder exportar los datos, debe estar visualizndolos. Dependiendo de los datos que desee exportar,
seleccione una de las opciones.
Para exportar datos de un informe, abra el informe y seleccione si desea exportar la tabla o el grfico
haciendo clic en Cambiar a grfico o Cambiar a tabla.
Para exportar datos de una lista de trabajo, abra la lista de trabajo y haga clic en Ir.
2. Para exportar datos desde un grfico, una tabla o una lista de trabajo, haga clic en Exportar y, luego, en A
Microsoft Excel.
La lista completa de datos que visualiza en la pantalla se exportar a Microsoft Excel.
Si ha personalizado la lista de trabajo mediante Personalizar Esta pantalla , las opciones de
personalizacin que ha realizado tambin aparecern en el documento de Microsoft Excel que se
ha descargado. Por ejemplo, si movi alguna columna, se visualizarn en el mismo orden en el
documento de Excel, y si ocult o mostr alguna columna en el pool de trabajo, tambin se ocultar
o mostrar en el documento de Excel.
3. Seleccione el idioma o la plantilla en la ventana de dilogo que aparece.
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SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
Si solo hay una plantilla que tiene la variante de idioma de inicio de sesin, entonces la
exportacin se realizar en el idioma de inicio de sesin y no es necesaria la interaccin del
usuario.
Si solo hay una plantilla en el sistema para este escenario de exportacin, pero la variante de
idioma de inicio de sesin no est disponible, entonces la exportacin se realizar en idioma
ingls.
Si hay ms de una plantilla en el sistema para este escenario de exportacin, aparecer el
dilogo Lista de plantillas. En este dilogo, puede seleccionar la plantilla de Microsoft Excel
que desee utilizar para la exportacin. La plantilla determinar el formato que tendrn los
datos exportados. Se muestra la versin de Microsoft Excel relevante para cada plantilla.
4. Haga clic en Descargar.
5. Aparece un mensaje que muestra que puede abrir o grabar el archivo que contiene los datos que acaba de
exportar desde el sistema SAP Business ByDesign. Haga clic en Abrir o Grabar segn lo que desee hacer con
los datos exportados.
Segn el botn en el que haga clic, en Abrir o Grabar, hay dos resultados posibles:
Si hace clic en Abrir, se abre una hoja de trabajo con datos en Microsoft Excel. El archivo tiene un
nombre temporal pero no se graba. Puede utilizar todas las funciones de Microsoft Excel para
organizar los datos y grabar la hoja de trabajo.
Si hace clic en Grabar, se abre un cuadro de dilogo Grabar como. Puede especificar un nombre
apropiado y una ubicacin para grabar el archivo exportado a Microsoft Excel. Cuando la descarga se
complete exitosamente, aparecer un mensaje.
Luego, podr ir hasta la ubicacin donde grab la plantilla y abrirla.
6. Para adaptar la plantilla, seleccione Editar plantilla en la barra de herramientas de SAP Business ByDesign.
Se abrir el editor de plantillas.
Con el editor, podr hacer las siguientes modificaciones en las plantillas:
Cambiar el nombre de una columna
Cambiar el orden de las columnas seleccionando Desplazar hacia arriba y Desplazar hacia abajo
Ocultar una columna desmarcndola en Visible
Haga clic en Generar para grabar las modificaciones en la plantilla.
Asegrese de que la plantilla adaptada de la vista Actualizacin de plantillas de Office se cargue en
el sistema SAP Business ByDesign.
6.3.3.7 Crear una factura o nota de crdito con Microsoft Excel
Resumen
En la vista Entrada de factura del centro de trabajo Facturacin de proveedor, puede crear facturas o notas de crdito
al introducirlas en una plantilla de Microsoft Excel y cargarlas en el sistema SAP Business ByDesign.
Requisitos previos
Se ha adquirido e instalado el add-in para cargar facturas de proveedor utilizando Microsoft Excel en SAP Business
ByDesign Store y se ha instalado.
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 241
Vaya a Mi PC en la vista Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Pgina principal para asegurarse de que
se cumplen los siguientes requisitos previos:
Debe haber instalado el ltimo add-In para Microsoft Excel.
Haga clic en Instalar software adicional.
Las parametrizaciones de su navegador se han efectuado con xito.
Haga clic en Revisar las parametrizaciones de Mi PC.
Opciones de configuracin
Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuracin. Si no dispone de la autorizacin
necesaria, pngase en contacto con su administrador.
La carga de facturas de proveedor y notas de crdito mediante Microsoft Excel se ha activado en su configuracin
de la solucin. Para hallar esta opcin empresarial, vaya al centro de trabajo Configuracin empresarial y seleccione
la vista Proyectos de implementacin. Seleccione el proyecto de implementacin y haga clic en
Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Alcance asegrese de que se ha seleccionado Facturacin de
proveedores dentro de Compras.
En la etapa Preguntas despliegue el elemento de alcance Compras y seleccione Facturacin de proveedores.
Seleccione Facturas de proveedor y Notas de crdito y confirme la cuestin relacionada con la Entrada de facturas
de proveedor va escaneo.
Pasos
En la vista Entrada de factura del centro de trabajo Facturacin de proveedor, haga clic en Nuevo y, a continuacin,
marque Importar de Microsoft Excel.
Obtener plantilla
1. Seleccione la plantilla.
Seleccione la plantilla en el idioma requerido y haga clic en Descargar.
Puede seleccionar cualquier idioma que haya seleccionado durante la definicin del alcance. Si slo
ha seleccionado un idioma durante la definicin del alcance, no obtendr una seleccin de las
versiones de idioma para elegir.
2. Decida qu desea hacer con la plantilla. Seleccione una de las siguientes opciones:
Si slo desea utilizar la plantilla una vez, puede abrir la plantilla sin grabarla. Haga clic en Abrir.
Si desea grabar la plantilla para poder utilizarla de nuevo, seleccione una ubicacin para grabar el fichero,
introduzca un nombre de fichero apropiado y haga clic en Grabar. Despus, haga clic en Abrir.
Si ha descargado y grabado previamente esta plantilla en su PC, navegue a la ubicacin en la que grab la
plantilla y brala.
Entrar al sistema SAP Business ByDesign desde Microsoft Excel
1. En la cinta Add-In SAP en Microsoft Excel, haga clic en Entrar al sistema.
Si no se visualiza la cinta Add-In SAP, verifique que se haya instalado correctamente el Add-In para
Microsoft Excel (consulte Requisitos previos en este documento).
Se abre una ventana de dilogo en la que podr introducir los datos detallados de entrada al sistema. El URL
del sistema se propone automticamente. El URL del sistema es el URL del sistema SAP Business ByDesign
con el que est trabajando.
2. Introduzca su ID de usuario y su contrasea, y haga clic en Entrar al sistema.
242 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
Despus del acceso inicial al sistema, el texto de la cinta cambia de Add-In SAP a SAP Business
ByDesign.
Introducir detalles en la plantilla Microsoft Excel
Tenga en cuenta lo siguiente:
La plantilla de Microsoft Excel consta de numerosas filas en la que se pueden introducir o copiar
datos. Si necesita ms, aada el nmero de filas que sea necesario antes de empezar a introducir o
copiar datos.
Asegrese de que se cumplimenten los campos obligatorios (los que aparecen marcados con un
asterisco).
Para ayudarle a rellenar los detalles:
Algunos campos tienen listas desplegables.
En algunos campos, puede buscar datos en el sistema SAP Business ByDesign, por ejemplo,
pases. Coloque el cursor en el campo relevante y haga clic en Bsqueda en la cinta o barra de
herramientas SAP Business ByDesign para realizar bsquedas en el sistema. Un campo de
bsqueda est disponible en el cuadro de dilogo Bsqueda que aparece. Cuando comienza a
escribir en el campo Buscar, se filtran las entradas relevantes en las columnas ID y
Descripcin con lo que no deber desplazarse por toda la lista. Si el botn Bsqueda no est
activo en la cinta o barra de herramientas, no es posible llevar a cabo la bsqueda.
Introduzca o copie la factura o la informacin de la nota de crdito en las filas y en las columnas adecuadas.
La tabla siguiente describe columnas para las que se requiere ms informacin:
Datos de cabecera de la factura/
nota de crdito
Descripcin
ID de documento
No introduzca nada en este campo.
El sistema asigna un ID de documento automticamente una vez la factura o el abono se
han creado en el sistema SAP Business ByDesign.
Fecha de documento, fecha de
recibo, fecha de contabilizacin
Introduzca el formato siguiente: DD.MM.AAAA
Condiciones de pago Introduzca un ID, como 0001.
Destinatario de factura, factura
de, lugar de entrega, lugar de
recogida
Introduzca un ID.
Entrada de factura Seleccione si desea introducir el precio y el importe de cada posicin neto o bruto. Esta
seleccin es obligatoria.
Entrada de datos Seleccione si desea que el sistema grabe o contabilice la factura o la nota de crdito una
vez se haya cargado el fichero Microsoft Excel en el sistema SAP Business ByDesign.
Datos de posicin Descripcin
Tipo de producto Seleccione si el artculo solicitado se trata de un material o de un servicio. Esta seleccin
es obligatoria.
Residencia fiscal Introduzca un cdigo de pas, como DE o US.
Precio neto, precio bruto Introduzca el precio neto o el bruto en funcin de su seleccin en la columna Entrada de
factura.
Importe neto, importe bruto Introduzca el importe neto o el bruto en funcin de su seleccin en la columna Entrada de
factura.
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 243
Distribuir proporcionalmente los
costes adicionales
Seleccione si desea que el sistema distribuya el importe de esta posicin de forma
proporcional entre los importes del resto de facturas o posiciones de nota de crdito
regulares, como por ejemplo para el porte y el seguro (tipo de posicin: factura) o
descuentos por pronto pago o reembolso de costes (tipo de posicin: Abono).
Cargo a empresa Si su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas y la contabilizacin a
empresas asociadas se ha habilitado en la configuracin empresarial, es posible cargar
las posiciones de factura a una de las empresas asociadas, por ejemplo, para utilidades.
Para ello, introduzca una empresa en esta columna.
El sistema crea automticamente acreedores y deudores entre empresas sin contabilizar
una factura separada para la empresa socia. Esto significa que no se necesitar ninguna
contabilizacin manual adicional en Gestin financiera.
Slo puede cargar una posicin de factura a una empresa socia si la posicin
no hace referencia a una orden de cliente.
El sistema no carga impuestos a las empresas Cargo a. Por eso, para Alemania
se recomienda utilizar este proceso slo dentro de un grupo de gestin de
informes.
Cuenta de mayor Introduzca un ID.
Orden de servicio, centro de coste,
material individual, tareas de
proyecto o pedido de cliente
Introduzca un ID.
Por cada posicin, introduzca slo un tipo de asignacin de cuenta.
Prestatario de servicios,
solicitante, receptor del producto,
cliente
Introduzca un ID.
Lugar de procedencia, lugar de
destino
Introduzca un ID.
Grabe sus datos
1. Cuando termine de introducir todos los datos, grabe el fichero Microsoft Excel.
2. Haga clic en Grabar datos en .
Se abre una ventana de dilogo que le informa de que los datos se han grabado en el sistema SAP Business
ByDesign.
Despus de la carga, un mensaje le informa de que los datos se han grabado en el sistema SAP Business
ByDesign.
Si no facilita toda la informacin solicitada o si proporciona informacin incorrecta, algunos de los
registros no se grabarn. Los mensajes de error resaltarn los problemas para que pueda corregirlos
y volver a grabar los datos.
3. A continuacin, puede desconectarse haciendo clic en Salir del sistema .
Resultado
Las facturas y notas de crdito nuevas se graban o contabilizan en el sistema SAP Business ByDesign.
Para visualizar las facturas y las notas de crdito que se han creado mediante la plantilla de Microsoft Excel, pase a
la vista Facturas y notas de crdito del centro de trabajo Facturacin de proveedor. En visualizar seleccioneTod
Toduos los documentos y haga clic en Avanzado. En Introducir mtodo, seleccione Aplicacin externa y haga clic en
Ir .
Si necesita realizar cambios a estas facturas o notas de crdito, debe realizarlos directamente en el sistema.
244 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
6.4 Vista facturas y abonos
6.4.1 Gua rpida para Facturas y notas de crdito (en Facturacin de
proveedores)
La vista Facturas y abonos del centro de trabajo Facturacin de proveedores le ofrece un resumen de todas las
facturas, facturas de clientes, abonos y solicitudes de anticipo que se han contabilizado, pagado o cancelado.
Utilizando estos documentos puede crear documentos de seguimiento, como crditos y cargas posteriores, abonos
y documentos de cancelacin. Tambin puede utilizar los documentos de facturacin existentes como plantillas
para nuevas facturas, abonos y solicitudes de anticipo, copindolos.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
Conceptos bsicos
Tipos de factura de proveedor
En el centro de trabajo Facturacin de proveedores pueden utilizarse varios tipos de documentos principales para
registrar transacciones de compras entre la empresa y sus proveedores. La facturacin de proveedores puede
basarse en la documentacin subyacente tal como los pedidos y los contratos de compras, as como las
transacciones independientes.
Para obtener ms informacin, consulte Tipos de factura de proveedor [pgina 151].
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (stock)
El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basndose en un requisito
que puede generarse de un sistema de planificacin como, por ejemplo, un sistema de planificacin de la necesidades
de material (MRP).
Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificacin de la
demanda y la creacin de un pedido, pasando por la asignacin automtica o manual de fuentes de
aprovisionamiento, el envo del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancas y servicios, la verificacin de
facturas y el pago.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por
ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniera o activos fijos.
Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que
necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o
contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 245
descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de
proyecto en contabilidad financiera.
Si existe un catlogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podr crear
automticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podr enviar solicitudes de oferta para determinar los
proveedores apropiados.
Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente
u rdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultora
y la formacin, trabajo temporal o servicios de ingeniera. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la
compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o,
directamente por el comprador mediante un pedido.
Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren
directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de
lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automtica. Si no existe fuente de
suministro alguna, se puede enviar una peticin de oferta para determinar un proveedor adecuado.
Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las
demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de
aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).
Tareas
Crear un crdito o dbito posterior
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 247].
Crear una nota de crdito para una factura
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 251].
Cancelar un documento de facturacin
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 255].
Exportar documentos de facturacin a Microsoft Excel
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 204].
Crear una tarea, notificacin o alerta
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 200].
Crear una solicitud de aclaracin
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 202].
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Facturacin de proveedores
6.4.2 Tareas
6.4.2.1 Crear un crdito o dbito posterior
Resumen
Puede crear un dbito o crdito posterior cuando quedan costes por cobrar o acreditar, por ejemplo, los gastos de
transporte de productos que ya fueron facturados. Un dbito posterior es un documento de seguimiento que hace
referencia a una factura o nota de crdito contabilizada, y que aumenta la deuda en la factura o reduce el crdito en
la nota de crdito. Un crdito posterior tiene el efecto contrario. Es un documento de seguimiento que hace referencia
a una factura o nota de crdito contabilizada, y que reduce la deuda en la factura o aumenta el crdito en la nota de
crdito.
Al crear un crdito o dbito posterior, el sistema solo modifica el importe de la factura o nota de crdito
original.
Debe crear una nota de crdito si desea modificar la cantidad y el importe de la posicin de factura o nota
de crdito original.
Para obtener ms informacin, consulte Crear una nota de crdito para una factura [pgina 251].
Procedimiento
1.
Vaya a Facturacin de proveedores Facturas y notas de crdito .
Para visualizar una lista de todas las facturas y notas de crdito contabilizadas o pagadas, vaya a la lista
Visualizar y seleccione una de las siguientes opciones:
Facturas - Concluidas la semana pasada
Notas de crdito - Concluidas la semana pasada
Como alternativa, tambin puede buscar una factura o nota de crdito, por ejemplo, introduciendo el ID de
la factura o nota de crdito en el campo Buscar o utilizando la bsqueda Avanzada y filtrando segn
determinados criterios.
2. Seleccione la factura o nota de crdito para la cual desea crear un dbito o crdito posterior, haga clic en
Nuevo y, a continuacin, seleccione Dbito posterior o Crdito posterior.
El sistema propone los detalles de la factura o nota de crdito para la cual desea crear un dbito o crdito
posterior.
3. Informacin general
1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.
2. Opcional: Puede aadir el campo Descuento global.
Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Informacin general, seleccione Descuento neto
global o Descuento bruto global y grabe.
3. Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de forma
manual o dejar que el sistema complete estos campos automticamente una vez aadidas las
posiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuacin, Calcular importes totales.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 247
4. En Posiciones, seleccione la posicin que desea editar e introduzca el nuevo cdigo de impuesto, el precio
neto/bruto, el importe neto/bruto y cualquier otra informacin requerida.
5. Opcional: Distribucin de cantidades facturadas
Para visualizar la forma en la que el sistema ha distribuido las cantidades de la factura o nota de crdito entre
las posiciones de los documentos precedentes, haga clic en Detalles de distribucin de costes.
En la tabla Distribucin de cantidades facturadas, el sistema muestra la posicin y la cantidad de la posicin
del documento anterior, como la entrada de mercancas y servicios, a la que se refiere la posicin de la nota
de crdito o factura. Esto quiere decir que la posicin de la nota de crdito o factura liquida la cantidad de la
posicin del documento anterior. Puede ajustar la cantidad de la posicin de factura o nota de crdito.
Si introduce una cantidad que excede la cantidad pendiente de la posicin de referencia (es decir,
la cantidad que an no se ha facturado o acreditado), el sistema distribuye la cantidad excedente
entre las otras posiciones de la tabla. Para visualizar las cantidades de posicin ya facturadas o
acreditadas, haga clic en Flujo de documentos .
La ltima posicin de la tabla siempre es una posicin para la cual falta una referencia a un documento
anterior. Para obtener ms informacin acerca del documento que falta, haga clic en Excepciones . Para
obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Puede utilizar esta posicin para aadir una cantidad para la cual no exista una cantidad pendiente en los
documentos anteriores.
6. Opcional:
Posiciones
En Posiciones, haga clic en Aadir fila .
Puede aadir posiciones a la factura o nota de crdito de las formas siguientes:
Introduzca un ID de producto y un precio.
El sistema encuentra la categora correspondiente de producto, la descripcin de producto y el cdigo
de impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de
mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qu cuenta de mayor o qu cuenta
de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuacin, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crdito.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos [pgina 156] y Determinacin
automtica de cuentas [pgina 182].
Si no puede encontrar ningn producto adecuado en el sistema, introduzca una categora de producto,
un tipo de producto, una descripcin de producto, una cantidad y un precio.
El sistema encuentra la categora correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cada
cdigo de impuesto que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la
cuenta de mayor (origen) basada en la categora de producto. Para ver qu cuenta de mayor o qu
cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuacin, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crdito.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos [pgina 156] y Determinacin
automtica de cuentas [pgina 182].
Si no puede encontrar ningn producto o ninguna categora de producto que se adece en el sistema,
introduzca una descripcin de producto, un tipo de producto, un cdigo de impuesto, una cantidad,
un precio neto y una cuenta de mayor.
El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinacin de cuentas.
Para obtener ms informacin, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido)
(determinacin de cuentas).
248 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
7. Opcional:
Asignacin de costes
En Asignacin de costes en la lista Tipo de asignacin de costes, seleccione un tipo de asignacin de costes
para cada posicin. Segn el tipo de asignacin de costes que se seleccione, el sistema visualiza ms campos
para los objetos de costes.
Asignacin de costes mltiple
Para asignar una posicin a ms de un tipo de asignacin de costes, haga clic en Detalles de
distribucin de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (slo si no existe cantidad) o el
porcentaje entre los distintos tipos de asignacin de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se
pulsa INTRO, el sistema crea automticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el
importe y el porcentaje. Para modificar la asignacin de costes, seleccione la fila y seleccione una
nueva asignacin de costes.
Si se hace clic en Vista bsica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignacin de costes
mltiples de la posicin de factura o posicin de nota de crdito.
Para obtener ms informacin acerca de los tipos de asignacin de costes, consulte Asignacin de costes en
compras [pgina 28].
Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignacin
de costes. Esto corresponde solo para Creacin de factura de proveedor sin pedido.
8. Opcional: Distribucin de costes adicionales
Es posible aadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crdito, como
descuentos por pronto pago o reembolso de costes.
1. Haga clic en Aadir fila .
2. Introduzca el tipo de coste en la columna Descripcin.
3. Introduzca al menos el cdigo de impuesto y el importe que desea distribuir entre las posiciones de
factura y nota de crdito existentes.
4. Tambin se puede introducir una cuenta de mayor que el sistema utiliza nicamente para clasificar
los gastos y no para la determinacin de cuentas.
5. Seleccione la casilla Distribuir costes adicionales de manera proporcional o la casilla Distribuir valor de
abono de manera proporcional.
El sistema distribuye de manera proporcional el importe de la posicin adicional de coste o valor de
abono entre los importes del resto de posiciones.
Para obtener ms informacin, consulte Distribucin de costes y cantidades entre posiciones de factura y
nota de crdito [pgina 210].
9. Opcional: Plazos y retenciones
Si est de acuerdo con el proveedor para pagar la factura a plazos o si se estipula una retencin, haga clic en
Detalles de pago.
Plazos
1. Para pagar la factura en plazos, haga clic en Aadir plazo .
El sistema aade inicialmente dos filas a la tabla. La primera lnea siempre es la lnea de totales
de la tabla y est resaltada en amarillo.
2. En la segunda fila, puede introducir el primer plazo modificando el importe vencido o el porcentaje
del plazo.
3. Pulsar INTRO.
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 249
Si se pulsa INTRO automticamente, el sistema crea automticamente una fila nueva con el
importe vencido restante y el porcentaje. En caso necesario, puede aadir ms plazos.
El sistema propone una fecha de vencimiento para cada plazo con un intervalo de tiempo
de un mes entre los plazos individuales. Si se especifica un intervalo de tiempo distinto
entre las fechas de vencimiento de los plazos, el sistema propondr todas las fechas de
vencimiento de otros plazos de forma correspondiente.
Retenciones
1. Si acuerda con el proveedor retener un porcentaje determinado del valor de factura total como
depsito de seguridad hasta que se haya entregado todo el material o todos los servicios se hayan
realizado, haga clic en Aadir retencin .
El sistema aade inicialmente tres filas a la tabla. La primera lnea siempre es la lnea de totales
de la tabla y est resaltada en amarillo.
2. En la fila de la retencin, puede introducir un importe o un porcentaje como el 5%.
3. Introduzca un tipo de cuenta de reconciliacin, por ejemplo, Retencin de acreedores.
Para obtener ms informacin, consulteCuentas de reconciliacin.
4. Pulsar INTRO.
El sistema completa la fila del plazo restante automticamente. En caso necesario, puede aadir
ms plazos.
Si los plazos de pago se han especificado para la factura, el sistema deja la fecha de
vencimiento del plazo en blanco y utiliza la fecha de vencimiento de la factura. Si necesita
fechas de vencimiento individuales para cada plazo, borre estos plazos de pago.
10. Opcional: Descuentos, recargos y reducciones
Para obtener ms informacin, consulte Introducir descuentos, reducciones y recargos en facturas de
proveedor.
11. Completar el documento
Para completar el documento, puede:
Verificar si el documento est completo y es correcto haciendo clic en Verificar .
El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Segn las opciones en la
configuracin empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Para aclarar las
excepciones, haga clic en Visualizar excepciones .
Para obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Visualizar las cuentas en la contabilidad financiera que se ven afectadas haciendo clic en
Acciones y seleccionando Simular asiento contable.
Grabar un borrador del documento, que podr completar en otro momento, haciendo clic en
Grabar .
El sistema crea automticamente la tarea Completar factura de proveedor [pgina 195] y la visualiza
en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Liberar el documento para su pago haciendo clic en Contabilizar .
Antes de contabilizar el documento, el sistema verifica los datos y visualiza mensajes de error, de ser
necesario. Segn las opciones en la configuracin empresarial, el sistema crea excepciones para
determinados errores.
250 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores
Si un empleado sin permiso para contabilizar documentos de facturacin hace clic en
Contabilizar , el sistema asigna el estado Preparado para contabilizar al documento y crea
una tarea para todos los empleados asignados a la unidad organizativa de facturacin de
proveedores y todos los contables adicionales de la unidad organizativa para contabilizar la
factura.
Para obtener ms informacin, consulte la tarea Completar factura de proveedor
[pgina 195].
Si el sistema detecta excepciones, no contabilizar el documento y lo aadir a la lista
Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de
proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de poder contabilizar el documento. Para
obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Si el sistema no detecta ninguna excepcin y hay un proceso de aprobacin en curso, el sistema
crear la tarea Aprobar factura de proveedor y aadir el documento a la lista Documentos en
aprobacin en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Si no hay excepciones y no hay ningn proceso de aprobacin en curso, o si ya se ha aprobado
el documento, el sistema lo contabilizar y lo aadir a la lista en la vista Facturas y notas de
crdito.
Una vez que el documento se ha contabilizado, el sistema crea automticamente un asiento
contable para este documento, actualiza la cuenta de mayor y libera el documento para su pago.
Para obtener ms informacin, consulte Asientos contables [pgina 184].
6.4.2.2 Crear una nota de crdito para una factura
Resumen
Si devuelve mercancas entregadas para las cuales ya se haba contabilizado o corregido una factura contabilizada
el proveedor le enviar una nota de crdito por correo electrnico o fax. Puede, entonces, crear en el sistema la nota
de crdito para la factura contabilizada.
Al crear una nota de crdito para una factura, el sistema modifica la cantidad y el importe de la factura
original.
Si solo desea modificar el importe de la factura original, cree un crdito posterior.
Para obtener ms informacin, consulte Crear un crdito o dbito posterior [pgina 247].
Procedimiento
1.
Vaya a Facturacin de proveedores Facturas y notas de crdito .
Para visualizar una lista de facturas contabilizadsa y pagadas vaya a la lista Mostrar y seleccione Facturas
Acabadas la semana pasada. Si an no se contabiliz la factura, vaya a la lista Mostrar y seleccione Todos los
documentos.
Por otro lado, tambin puede buscar una factura, por ejemplo, al introducir el ID de factura en el campo
Buscar o al utilizar la bsqueda Avanzada y filtrar por ciertos criterios, como el estado de facturacin.
2. Seleccione una factura, haga clic en Crear y despus seleccione Nota de crdito.
El sistema propone los detalles de la factura contabilizada o pagada en la pantalla Nueva nota de crdito.
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 251
3. Informacin general
1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.
2. Opcional: Puede aadir el campo Descuento global.
Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Informacin general, seleccione Descuento neto
global o Descuento bruto global y grabe.
3. Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de forma
manual o dejar que el sistema complete estos campos automticamente una vez aadidas las
posiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuacin, Calcular importes totales.
4. Verifique los detalles y modifique los datos necesarios, como, por ejemplo, la cantidad, de acuerdo con la
nota de crdito que recibi del proveedor.
5. Opcional: Distribucin de cantidades facturadas
Para visualizar la forma en la que el sistema ha distribuido las cantidades de la factura o nota de crdito entre
las posiciones de los documentos precedentes, haga clic en Detalles de distribucin de costes.
En la tabla Distribucin de cantidades facturadas, el sistema muestra la posicin y la cantidad de la posicin
del documento anterior, como la entrada de mercancas y servicios, a la que se refiere la posicin de la nota
de crdito o factura. Esto quiere decir que la posicin de la nota de crdito o factura liquida la cantidad de la
posicin del documento anterior. Puede ajustar la cantidad de la posicin de factura o nota de crdito.
Si introduce una cantidad que excede la cantidad pendiente de la posicin de referencia (es decir,
la cantidad que an no se ha facturado o acreditado), el sistema distribuye la cantidad excedente
entre las otras posiciones de la tabla. Para visualizar las cantidades de posicin ya facturadas o
acreditadas, haga clic en Flujo de documentos .
La ltima posicin de la tabla siempre es una posicin para la cual falta una referencia a un documento
anterior. Para obtener ms informacin acerca del documento que falta, haga clic en Excepciones . Para
obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Puede utilizar esta posicin para aadir una cantidad para la cual no exista una cantidad pendiente en los
documentos anteriores.
6. Opcional:
Posiciones
En Posiciones, haga clic en Aadir fila .
Puede aadir posiciones a la factura o nota de crdito de las formas siguientes:
Introduzca un ID de producto y un precio.
El sistema encuentra la categora correspondiente de producto, la descripcin de producto y el cdigo
de impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de
mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qu cuenta de mayor o qu cuenta
de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuacin, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crdito.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos [pgina 156] y Determinacin
automtica de cuentas [pgina 182].
Si no puede encontrar ningn producto adecuado en el sistema, introduzca una categora de producto,
un tipo de producto, una descripcin de producto, una cantidad y un precio.
El sistema encuentra la categora correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cada
cdigo de impuesto que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la
cuenta de mayor (origen) basada en la categora de producto. Para ver qu cuenta de mayor o qu
cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
252 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Acciones y, a continuacin, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crdito.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos [pgina 156] y Determinacin
automtica de cuentas [pgina 182].
Si no puede encontrar ningn producto o ninguna categora de producto que se adece en el sistema,
introduzca una descripcin de producto, un tipo de producto, un cdigo de impuesto, una cantidad,
un precio neto y una cuenta de mayor.
El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinacin de cuentas.
Para obtener ms informacin, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido)
(determinacin de cuentas).
7. Opcional:
Asignacin de costes
En Asignacin de costes en la lista Tipo de asignacin de costes, seleccione un tipo de asignacin de costes
para cada posicin. Segn el tipo de asignacin de costes que se seleccione, el sistema visualiza ms campos
para los objetos de costes.
Asignacin de costes mltiple
Para asignar una posicin a ms de un tipo de asignacin de costes, haga clic en Detalles de
distribucin de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (slo si no existe cantidad) o el
porcentaje entre los distintos tipos de asignacin de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se
pulsa INTRO, el sistema crea automticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el
importe y el porcentaje. Para modificar la asignacin de costes, seleccione la fila y seleccione una
nueva asignacin de costes.
Si se hace clic en Vista bsica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignacin de costes
mltiples de la posicin de factura o posicin de nota de crdito.
Para obtener ms informacin acerca de los tipos de asignacin de costes, consulte Asignacin de costes en
compras [pgina 28].
Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignacin
de costes. Esto corresponde solo para Creacin de factura de proveedor sin pedido.
8. Opcional: Agrupacin de posiciones
Si las posiciones en la factura o nota de crdito de su proveedor se encuentran agrupadas de manera diferente
de las posiciones en el sistema, puede hacer que el sistema vuelva a agrupar las posiciones de acuerdo con
diferentes criterios seleccionando las posiciones y haciendo clic en Agrupar .
Para obtener ms informacin, consulte Agrupar posiciones de factura y nota de crdito.
9. Opcional: Distribucin de costes adicionales
Es posible aadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crdito, como
descuentos por pronto pago o reembolso de costes.
1. Haga clic en Aadir fila .
2. Introduzca el tipo de coste en la columna Descripcin.
3. Introduzca al menos el cdigo de impuesto y el importe que desea distribuir entre las posiciones de
factura y nota de crdito existentes.
4. Tambin se puede introducir una cuenta de mayor que el sistema utiliza nicamente para clasificar
los gastos y no para la determinacin de cuentas.
5. Seleccione la casilla Distribuir costes adicionales de manera proporcional o la casilla Distribuir valor de
abono de manera proporcional.
El sistema distribuye de manera proporcional el importe de la posicin adicional de coste o valor de
abono entre los importes del resto de posiciones.
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 253
Para obtener ms informacin, consulte Distribucin de costes y cantidades entre posiciones de factura y
nota de crdito [pgina 210].
10. Completar el documento
Para completar el documento, puede:
Verificar si el documento est completo y es correcto haciendo clic en Verificar .
El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Segn las opciones en la
configuracin empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Para aclarar las
excepciones, haga clic en Visualizar excepciones .
Para obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Visualizar las cuentas en la contabilidad financiera que se ven afectadas haciendo clic en
Acciones y seleccionando Simular asiento contable.
Grabar un borrador del documento, que podr completar en otro momento, haciendo clic en
Grabar .
El sistema crea automticamente la tarea Completar factura de proveedor [pgina 195] y la visualiza
en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Liberar el documento para su pago haciendo clic en Contabilizar .
Antes de contabilizar el documento, el sistema verifica los datos y visualiza mensajes de error, de ser
necesario. Segn las opciones en la configuracin empresarial, el sistema crea excepciones para
determinados errores.
Si un empleado sin permiso para contabilizar documentos de facturacin hace clic en
Contabilizar , el sistema asigna el estado Preparado para contabilizar al documento y crea
una tarea para todos los empleados asignados a la unidad organizativa de facturacin de
proveedores y todos los contables adicionales de la unidad organizativa para contabilizar la
factura.
Para obtener ms informacin, consulte la tarea Completar factura de proveedor
[pgina 195].
Si el sistema detecta excepciones, no contabilizar el documento y lo aadir a la lista
Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de
proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de poder contabilizar el documento. Para
obtener ms informacin, consulte Tratamiento de excepciones [pgina 192].
Si el sistema no detecta ninguna excepcin y hay un proceso de aprobacin en curso, el sistema
crear la tarea Aprobar factura de proveedor y aadir el documento a la lista Documentos en
aprobacin en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Si no hay excepciones y no hay ningn proceso de aprobacin en curso, o si ya se ha aprobado
el documento, el sistema lo contabilizar y lo aadir a la lista en la vista Facturas y notas de
crdito.
Una vez que el documento se ha contabilizado, el sistema crea automticamente un asiento
contable para este documento, actualiza la cuenta de mayor y libera el documento para su pago.
Para obtener ms informacin, consulte Asientos contables [pgina 184].
Consulte tambin
Crear una factura o nota de crdito con referencia a documentos anteriores [pgina 218]
Crear una factura o nota de crdito sin un pedido [pgina 223]
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Facturacin de proveedores
6.4.2.3 Cancelar un documento de facturacin
Resumen
Puede cancelar las facturas o notas de crdito contabilizadas o pagadas, y las solicitudes de anticipo contabilizadas.
El sistema crea automticamente un documento de cancelacin para cada documento de facturacin cancelado.
El documento de facturacin original permanece en el sistema y tiene el estado Cancelado.
Para cancelar un documento de facturacin que no fue contabilizado, invaldelo. Slo es posible cancelar un
documento de facturacin una vez que se contabiliza.
No puede cancelar los siguientes tipos de documentos:
Solicitudes de anticipo pagadas
Se recomienda contabilizar las notas de crdito sin referencias, ya que no es posible crear una
referencia a una solicitud de anticipo.
Documentos de cancelacin
Se recomienda copiar el documento de facturacin original que se cancela y contabilizar la copia.
Procedimiento
1. Para visualizar una lista de documentos de facturacin contabilizados o pagados, en la vista Facturas y notas
de crdito del centro de trabajo Facturacin de proveedores, vaya a la lista Mostrar y seleccione una de las
siguientes opciones:
Facturas - Concluidas la semana pasada
Notas de crdito - Concluidas la semana pasada
Solicitudes de anticipo - Concluidas la semana pasada
Facturas de aduana - Concluidas la semana pasada
Por otro lado, tambin puede buscar un documento de facturacin al introducir el ID en el campo Buscar o
al utilizar la bsqueda Avanzada y filtrar por ciertos criterios, como el tipo de documento.
2. Para cancelar una factura o nota de crdito que ya fue pagada, primero debe anular la compensacin en el
centro de trabajo Dbitos. Para obtener ms informacin, consulte Cancelar una factura de proveedor.
3. Seleccione un documento de facturacin y haga clic en Cancelar documento .
El sistema propone los detalles del documento de facturacin en la actividad rpida Nueva cancelacin.
4. Verifique los detalles del documento de facturacin para el cual desea crear un documento de cancelacin.
5. Si es necesario, introduzca una descripcin y modifique la fecha de contabilizacin sugerida del documento
de cancelacin.
6. Para completar el documento de cancelacin, puede:
Grabar un borrador del documento de cancelacin, que puede completar en otro momento al hacer
clic en Grabar .
El sistema crea automticamente la tarea Completar factura de proveedor [pgina 195] y la muestra
en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Liberar el documento de cancelacin al hacer clic en Contabilizar .
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 255
Si un empleado que no tiene permitido contabilizar documentos de cancelacin hace clic en
Contabilizar , el sistema asigna el estado Preparado para contabilizar al documento y crea
una tarea de contabilizacin de documento de cancelacin para todos los empleados
asignados a la unidad organizativa de facturacin de proveedores y todos los contadores
adicionales de la unidad organizativa.
Para obtener ms informacin, consulte la tarea Completar factura de proveedor
[pgina 195].
Si hay un proceso de aprobacin establecido, el sistema crea la tarea Aprobar factura de proveedor y
aade el documento de cancelacin a la lista Documentos en aprobacin en la vista Trabajo del centro
de trabajo Facturacin de proveedores.
Si no hay ningn proceso de aprobacin establecido o el documento ya fue aprobado, el sistema
contabiliza el documento y lo aade a la lista ubicada en la vista Facturas y notas de crdito. El
documento de facturacin original que cancela tambin permanece en la lista ubicada en la vista
Facturas y notas de crdito y tiene el estado Cancelado.
Una vez que se contabiliza el documento de cancelacin, el sistema genera un asiento contable de
anulacin para cada asiento contable original en todos los sistemas contables afectados.
Para obtener ms informacin, consulte Anular asientos contables [pgina 186].
Si el documento de cancelacin se crea para una factura o nota de crdito de autofacturacin,
se lo enva al proveedor mediante el canal de publicacin definido.
6.5 Vista Autofacturaciones
6.5.1 Gua rpida para Autofacturacin (en Facturacin de
proveedores)
En la vista Autofacturacin del centro de trabajo Facturacin de proveedor puede programar ejecuciones de
autofacturacin (AF) para crear automticamente facturas y abonos en nombre de sus proveedores, lo que quiere
decir que sus proveedores ya no tendrn que enviarle facturas o abonos nunca ms. La vista tambin le proporciona
un resumen de todas las ejecuciones finalizadas y de sus estados, as como las facturas y abonos que el sistema
haya creado durante la ejecucin. Adems de programar nuevas ejecuciones, tambin puede reprogramar o
cancelar prximas ejecuciones y mostrar el log de aplicacon, que es donde el sistema graba toda la informacin
acerca de una ejecucin AF.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
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Facturacin de proveedores
Conceptos bsicos
Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones
Puede que su empresa tenga que tratar con un nmero de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar el
proceso de facturacin puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturacin (ERS). Esto significa
que estos proveedores no necesitan enviarle facturas de proveedor; en su lugar, el sistema utiliza los precios en los
pedidos y las cantidades en las entradas de mercancas y servicios o las entregas entrantes para crear y contabilizar
las facturas automticamente en nombre de los proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la
factura o nota de crdito creada en su nombre.
Si su empresa no ingresa en el sistema pedidos, entradas de mercancas y servicios, u otros documentos
de compras precedentes, este proceso no es relevante para sus necesidades.
Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones
[pgina 260].
Ejecucin de datos en masa (EDM)
La ejecucin de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automtico de una tarea o de una transaccin
comercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales,
por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorizacin de pagos o ejecuciones de confirmacin de saldos.
Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definicin del alcance
es posible proporcionar variantes estndar de MDRs.
Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programan
la ejecucin para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas.
En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestin de aplicaciones y usuarios, se pueden supervisar y programar
de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo.
Para obtener ms informacin, consulte aqu) [pgina 263].
Automatizacin de Gestin de relacin con proveedores
Para ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestin
de relacin con proveedores en la solucin puede ser automatizado. Esta funcionalidad automatizada puede requerir
que haga selecciones durante la configuracin de su solucin o durante el ajuste precio, donde puede definir las
configuraciones relevantes. El sistema toma decisiones basndose en estas configuraciones predeterminadas y
procesa las transacciones automticamente.
Para obtener ms informacin, consulte aqu [pgina 19].
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (stock)
El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basndose en un requisito
que puede generarse de un sistema de planificacin como, por ejemplo, un sistema de planificacin de la necesidades
de material (MRP).
Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificacin de la
demanda y la creacin de un pedido, pasando por la asignacin automtica o manual de fuentes de
aprovisionamiento, el envo del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancas y servicios, la verificacin de
facturas y el pago.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 257
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por
ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniera o activos fijos.
Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que
necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o
contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o
descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de
proyecto en contabilidad financiera.
Si existe un catlogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podr crear
automticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podr enviar solicitudes de oferta para determinar los
proveedores apropiados.
Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente
u rdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultora
y la formacin, trabajo temporal o servicios de ingeniera. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la
compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o,
directamente por el comprador mediante un pedido.
Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren
directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de
lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automtica. Si no existe fuente de
suministro alguna, se puede enviar una peticin de oferta para determinar un proveedor adecuado.
Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las
demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de
aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).
Tareas
Configurar para Autofacturaciones
Seleccionar un proveedor para autofacturaciones
Una vez que haya acordado con su proveedor utilizar ejecuciones de autofacturacin para
crear facturas y abonos en su nombre, deber establecer la siguiente configuracin:
1. Vaya al centro de trabajo Base de proveedores > vista Proveedores y seleccione un
proveedor de la lista.
2. Haga clic en Editar , elija General > Compras, y seleccione Autofacturacin.
El sistema crear automticamente facturas y abonos para todos los pedidos del
proveedor seleccionado por medio de una ejecucin AF.
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Facturacin de proveedores
Para excluir un pedido concreto de una ejecucin de autofacturacin
programada, puede desmarcar la autofacturacin en el pedido.
Tambin puede seleccionar un pedido individual para autofacturacin sin
seleccionar el proveedor para autofacturacin.
Definir canales de comunicacin
Una vez que el sistema haya creado facturas y abonos en una ejecucin de autofacturacin,
es necesario enviar los documentos a su proveedor para que los verifique.
Para definir cmo quiere enviar los docuemntos al proveedor, deber establecer la siguiente
configuracin:
1. Vaya al centro de trabajo Base de proveedores > vista Proveedores y seleccione un
proveedor de la lista.
2. Haga clic en Editar , seleccione General > Comunicacin > Colaboracin. Tiene las
siguientes opciones:
Enviar facturas y abonos por correo electrnico, fax o correo ordinario
En Factura de autofacturacin , seleccione Correo electrnico, Fax, o Impresora.
Introduzca la direccin electrnica o el nmero de fax del proveedor, o introduzca
el nmero de copias que quiere imprimir. Entonces puede enviarse la impresin a
su proveedor por correo ordinario.
Enviar facturas y abonos por XML
Haga clic en Actualizar configuracin XML .
Para obtener ms informacin acerca de la configuracin, consulte la Gua rpida
de acuerdos de comunicacin.
Programar un proceso de autofacturacin
1. Para abrir la actividad rpida Programar ejecucin , haga clic en Programar .
2. En Programar, seleccione una de las siguientes opciones de programacin:
Iniciar inmediatamente
Ejecutar despus de job
Elija una ejecucin existente. El sistema ejecutar el proceso de forma inmediata
despus de que se haya concluido la funcin especificada.
Ejecucin individual
Fije una fecha y una hora para el proceso.
Periodicidad
Elija una periodicidad para la ejecucin, como por ejemplo, diariamente,
semanalmente o mensualmente.
3. Haga clic en Grabar y cerrar .
La ejecucin de autofacturacin programada crea facturas y abonos basados en
entradas de mercancas o devoluciones de mercancas para todos los pedidos
seleccionados para autofacturacin y, si es posible, tambin los contabiliza. Antes de
contabilizar los documentos, el sistema verifica los datos y crea excepciones para
ciertos errores, de ser necesario.
Si el sistema detecta excepciones, no contabilizar la factura o el abono y los
aadir a la lista de Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de
trabajo Facturacin de proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de que el
documento se pueda contabilizar. Para obtener ms informacin, consulte
Tratamiento de excepciones [pgina 192].
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 259
Si el sistema no detecta ninguna excepcin y hay un proceso de aprobacin
establecido, el sistema crea la tarea Aprobar factura de proveedor y aade la
factura o nota de crdito a la lista Documentos en aprobacin en la vista Trabajo
del centro de trabajo Facturacin de proveedores.
Si no hay excepciones y no hay ningn proceso de aprobacin establecido, o si el
documento ya fue aprobado, el sistema contabiliza la factura o nota de crdito y
la aade a la lista en la vista Facturas y notas de crdito.
Una vez que el documento se contabiliza, el sistema crea automticamente un
asiento contable para ese documento, actualiza la cuenta de mayor y libera la
factura o nota de crdito para su pago. Para obtener ms informacin, consulte
Asientos contables [pgina 184].
Dependiendo del canal de comunicacin que haya definido para su proveedor, el
sistema enva la factura o el abono al proveedor por XML, correo electrnico o fax,
o bien lo enva a una impresora.
La vista Autofacturaciones muestra una lista de todas las ejecuciones finalizadas y de
sus estados. Para visualizar las facturas y abonos que el sistema ha creado durante
una ejecucin, seleccione la ejecucin de la lista.
Visualizar un log de aplicacin
Para obtener ms informacin acerca de esta tarea, consulte aqu [pgina 269].
6.5.2 Conceptos bsicos
6.5.2.1 Procesamiento de factura de proveedor con
Autofacturaciones
Resumen
Puede que su empresa tenga que tratar con un nmero de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar el
proceso de facturacin puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturacin (ERS). Esto significa
que estos proveedores no necesitan enviarle facturas de proveedor; en su lugar, el sistema utiliza los precios en los
pedidos y las cantidades en las entradas de mercancas y servicios o las entregas entrantes para crear y contabilizar
las facturas automticamente en nombre de los proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la
factura o nota de crdito creada en su nombre.
Si su empresa no ingresa en el sistema pedidos, entradas de mercancas y servicios, u otros documentos
de compras precedentes, este proceso no es relevante para sus necesidades.
Requisitos previos
Estos son los requisitos:
Solicitudes de compra y pedidos, Entradas de mercancas y servicios, Entregas entrantes, Facturacin de
proveedores y Liquidaciones automticas estn configurados en su sistema.
Se acordaron las autofacturaciones entre su empresa y el proveedor.
260 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
En la vista Compras del editor Proveedor, la casilla Autofacturaciones est marcada.
El sistema asigna automticamente todos los pedidos para ese proveedor a Autofacturaciones.
En la vista Comunicacin del editor Proveedor, se selecciona el canal de salida para las facturas de
autofacturacin y, si corresponde, se actualizan las parametrizaciones XML.
Los siguientes documentos de compra que corresponden a la ejecucin de autofacturacin para un proveedor
estn disponibles en el sistema y todava no se facturaron todos en su totalidad.
Pedidos marcados para la autofacturacin y uno de los siguientes para cada pedido:
Entrada de mercancas y servicios
Entrega entrante confirmada
Integracin
Procesos de entrada relacionados con documentos que conducen a la entrada manual o la creacin
automtica de facturas de proveedor:
Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos
y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos.
Procesamiento de entrada mercancas y servicios que le permite crear, actualizar y cancelar entradas
de mercancas y servicios a fin de realizar un seguimiento de la entrega de materiales y la finalizacin de
servicios.
Procesamiento de entregas entrantes que le permite crear, actualizar, cancelar o borrar entregas y
devoluciones. Tambin le permite verificar que las entregas entrantes sean consistentes con los pedidos
correspondientes.
Procesos de salida que conducen a la actualizacin o finalizacin de documentos precedentes y al pago o la
cancelacin de una factura de proveedor:
Procesamiento de pedidos, en los que el sistema compara los valores de la factura de proveedor creada
con los valores del pedido correspondiente, por motivos de verificacin.
Procesamiento de dbitos, que le permite tratar pagos salientes y todas las actividades asociadas con
estos pagos.
Procesamiento de gestin de pagos, que le permite hacer un seguimiento de todos los aspectos de sus
pagos salientes y de sus modalidades de pago. Tambin le permite realizar asignaciones de pagos, y
visualizar y procesar sus estados de cuentas bancarias.
Contabilidad general, que le permite gestionar su estructura contable y realizar taras contables
imprescindibles como arrastre de saldos, ajustes de contabilizacin, informes y actualizaciones de tipos
de cambio de monedas extranjeras.
Flujo de proceso
1. Programar ejecucin de autofacturacin
En la vista Autofacturaciones del centro de trabajo Facturacin de proveedores, puede especificar, por
ejemplo, la fecha y frecuencia de la programacin de ejecucin.
En cada ejecucin de autofacturacin, el sistema crea facturas para todos los pedidos marcados para
autofacturacin. Para excluir un pedido de una ejecucin de autofacturacin programada, puede
desmarcar la autofacturacin en el pedido relevante.
2. Datos de facturacin enviados por los documentos precedentes
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 261
El sistema copia, de los documentos de compra, los datos de facturacin necesarios para la factura. El
sistema utiliza un contrato de compra, si est implicado en el proceso, y los pedidos marcados para la
autofacturacin junto con uno de los siguientes documentos de compra:
Entrada de mercancas y servicios
Entrega entrante confirmada
El sistema crea facturas que cubren los valores y las cantidades acordadas con el proveedor.
La asignacin de los pedidos a la autofacturacin es automtica, si se ha seleccionado la autofacturacin
para dicho proveedor. Puede deseleccionar la autofacturacin para un pedido especfico, si desea excluir
dicho pedido de la ejecucin de autofacturacin planificada. El sistema utiliza los precios de los pedidos
relevantes y las cantidades de las entradas de mercancas y servicios o entregas entrantes relevantes
para crear y contabilizar facturas en nombre de los proveedores.
3. Se verifica la factura
El sistema verifica la consistencia de la factura de proveedor.
Para obtener ms informacin, consulte Verificacin de factura de proveedor [pgina 154].
4. Se contabiliza la factura
Una vez que se verifica la factura, el sistema la contabiliza.
El sistema notifica:
La compra de los valores y las cantidades de una factura que hace referencia a:
Contrato de compra
Pedido con una posicin con lmite de un contrato de compra para el que no hay entrada de
mercancas
Datos relevantes para contabilidad
Pagos e impuestos que estn vencidos
Pagos a proveedores no residentes, cuando sean relevantes
Los impuestos sobre materiales y mercancas se aplican a transacciones de compra como pedidos y
facturacin de proveedores. El impuesto de pas extranjero es vlido cuando la empresa necesita aplicar
impuestos extranjeros. En las compras, es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjeros
incluso si la empresa no se registr con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determina automticamente
el impuesto aplicable en el proceso de facturacin de proveedor.
Para obtener ms informacin, consulte Clculo de impuestos en el extranjero para servicios, Determinacin
de impuestos [pgina 156], y Determinacin de retencin de impuestos [pgina 178].
Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si est abierto el perodo contable pertinente en
Finanzas. Si el perodo contable est cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
5. Se notifica al proveedor
Segn el formato de factura mediante el cual se notificar al proveedor, el sistema enva uno de los siguientes
mensajes al sistema de facturacin externo del proveedor:
Factura de autofacturacin mediante intercambio de datos electrnicos de SAP, enviada en formato
XML
Factura de autofacturacin enviada como correo electrnico con la factura de autofacturacin adjunta
en modo de slo lectura.
La factura de autofacturacin tambin puede ser enviada al proveedor por correo o fax.
Si se cancela una factura de autofacturacin, tambin se notifica al proveedor sobre la cancelacin.
6. El proveedor crea la factura de cliente en el sistema externo.
El proveedor recibe la factura de proveedor generada por autofacturacin y crea una factura de cliente basada
en los datos recibidos.
262 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Consulte tambin
Gua rpida para autofacturaciones [pgina 256]
Gua rpida Tareas [pgina 187]
Gua rpida para facturas y notas de crdito [pgina 245]
Verificacin de factura de proveedor [pgina 154]
Tratamiento de excepciones [pgina 192]
Gestin de relacin con proveedores [pgina 7]
6.5.2.2 Ejecucin de datos en masa
Resumen
La ejecucin de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automtico de una tarea o de una transaccin
comercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales,
por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorizacin de pagos o ejecuciones de confirmacin de saldos.
Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definicin del alcance
es posible proporcionar variantes estndar de MDRs.
Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programan
la ejecucin para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas.
En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestin de aplicaciones y usuarios, se pueden supervisar y programar
de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo.
La ejecucin en proceso de fondo de volmenes de datos empresariales menores est gestionada mediante
las tareas automticas de Gestin de tareas empresariales.
Caractersticas de Ejecucin de datos en masa
Un usuario final puede crear, actualizar y programar la ejecucin de datos en masa. La programacin se puede
hacer una sola vez, con un patrn de repeticin (con la ayuda de un calendario de fbrica), o basada en eventos
como una actividad subsiguiente despus de una Ejecucin de datos en masa. Tambin puede iniciar una
ejecucin desde el centro de trabajo para que comience inmediatamente.
Con las ejecuciones de datos en masa, puede automatizar tareas o actividades empresariales repetitivas,
por ejemplo, las tareas de fondo que se ejecutan de noche cuando hay actividad reducida en el sistema. Las
ejecuciones de datos en masa son tiles para definir trabajos asincrnicos, largos, que consumen recursos,
como las ejecuciones de un da y las impresiones en masa.
Puede definir el grado de control y automatizacin de las ejecuciones de datos en masa. Por ejemplo, puede
liberar solicitudes salientes de forma automtica para ciertos clientes, mientras que para otros, puede
verificar manualmente la informacin antes de liberarlas.
El sistema programa, de forma automtica, los paquetes de trabajo para acelerar el tiempo de procesamiento
en una ejecucin de datos en masa.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 263
Flujo del proceso de una ejecucin de datos en masa
Los usuarios finales pueden crear ejecuciones de datos en masa en los centros de trabajo individuales. Los siguientes
pasos explican los procesos tpicos para crear una ejecucin de datos en masa y programarla como un trabajo.
Durante este proceso, debe acceder al centro de trabajo y al Programador de tareas.
1. El usuario crea y programa una nueva ejecucin de datos en masa en su centro de trabajo mediante la
introduccin de un nombre exclusivo en el campo ID de ejecucin de datos en masa, y la definicin de
parmetros para la ejecucin. Por ejemplo, en el centro de trabajo Logstica de salida, el usuario selecciona
Liberacin automatizada y, entonces, crea una nueva ejecucin de datos en masa.
2. En el programador de tareas genrico, el usuario puede iniciar la ejecucin de datos en masa inmediatamente
o programarla para que se ejecute en un horario especfico, o que la desencadene un evento determinado:
Basada en el tiempo: se puede programar para que se ejecute inmediatamente de fondo, para que se
ejecute una sola vez en una fecha y hora particular o para que se ejecute como un evento peridico.
Basada en un evento: se desencadena una vez que se completa otra tarea.
3. En cualquier momento, puede supervisar, reprogramar o cancelar la tarea de fondo relacionada con la
ejecucin de datos en masa desde la vista Tareas de fondo del centro de trabajo Gestin de aplicaciones y
usuarios. La vista Tareas de fondo le permite ver todas las tareas en el sistema.
4. El usuario puede ir al Registro de aplicacin de cualquier ejecucin de datos en masa para ver el tiempo y el
estado de cada ejecucin, y para verificar si hay errores, advertencias o mensajes. Cuando se produce un
error durante una ejecucin de datos en masa, es posible que se produzca un impacto empresarial. El usuario
puede consultar los mensajes del registro de la aplicacin para encontrar la causa exacta del error.
Para ms informacin consulte: Registro de la aplicacin [pgina 269]
Ejecucin de datos en masa
En la siguiente tabla se pueden ver algunas de las muchas ejecuciones de datos en masa que se pueden definir en
el sistema y los centros de trabajo en los que se definen.
Centro de trabajo Vista del centro de trabajo Subvista Ejecucin de datos en masa
Gestin de aplicaciones y
usuarios
Consistencia de datos
comerciales
Ejecuciones de verificacin
del flujo de datos
Ejecucin de verificacin del
flujo de datos
Gestin de aplicaciones y
usuarios
Gestin de entradas y salidas Entrada de archivos Ejecucin de entrada de
archivos
Gestin de caja y liquidez Posicin de caja y previsin de
efectivo
Ejecuciones de previsin de
liquidez
Ejecucin de previsin de
liquidez
Gastos e ingresos Tareas peridicas Distribucin de gastos
generales
Ejecucin de distribucin
Gastos e ingresos Tareas peridicas Proyectos de costes directos:
Absorcin de gastos
generales
Ejecucin de gastos
generales para proyectos de
costes directos
Gastos e ingresos Tareas peridicas Proyectos de gastos
generales: Absorcin de
gastos generales
Ejecucin de gastos
generales para proyectos de
gastos generales
Gastos e ingresos Tareas peridicas rdenes de servicio:
Absorcin de gastos
generales
Ejecucin de gastos
generales para rdenes de
servicio
Gastos e ingresos Tareas peridicas Reconocimiento de ingresos Ejecucin de reconocimiento
de ingresos
264 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
Centro de trabajo Vista del centro de trabajo Subvista Ejecucin de datos en masa
Facturacin a clientes Ejecuciones de facturas Ejecucin de factura
Facturacin a clientes Ejecucin de autorizacin de
tarjeta de crdito
Ejecucin de autorizacin de
tarjeta de crdito
Planificacin de la demanda Acciones automatizadas Ejecucin de previsin Ejecucin de previsin
Planificacin de la demanda Acciones automatizadas Ejecucin de preparacin Ejecucin de preparacin
Planificacin de la demanda Acciones automatizadas Ejecucin de liberacin Ejecucin de liberacin
Planificacin de la demanda Acciones automatizadas Ejecucin continua Ejecucin continua
Comercio electrnico Ejecuciones de exportacin
de clientes
Ejecuciones de exportacin
de clientes
Comercio electrnico Ejecuciones de borrado de
pedidos de Internet
Ejecuciones de borrado de
pedidos de Internet
Activo fijo Tareas peridicas Depreciacin Ejecucin de amortizacin
Libro mayor Tareas peridicas Arrastre de saldos Ejecucin de arrastre
Libro mayor Tareas peridicas Contabilizar documentos de
asientos contables peridicos
Ejecucin de documento de
asiento contable peridico
Libro mayor Tareas peridicas Informes legales Ejecucin de informe de
asiento contable
Logstica interna Acciones automatizadas Proceso de correccin de
nivel de inventario
Proceso de correccin de
nivel de inventario
Valoracin de inventarios Tareas peridicas Compensacin EM/RF Ejecucin de compensacin
EM/RF
Valoracin de inventarios Tareas peridicas Absorcin de gastos
generales en lotes de
produccin
Ejecucin de gastos
generales para lotes de
produccin
Valoracin de inventarios Tareas peridicas Compensacin WIP Ejecucin de compensacin
de trabajo en proceso
Valoracin de inventarios Ejecucin de cambio de coste
de unidad en inventario
Control de logstica de salida Acciones automatizadas Ejecucin de actualizacin de
confirmacin
Control de logstica de salida Acciones automatizadas Ejecucin de liberacin de
entregas pendientes
Dbitos Tareas peridicas Ejecuciones de confirmacin
de saldos
Ejecucin de confirmacin de
saldos
Dbitos Tareas peridicas Conversin de moneda
extranjera
Ejecucin de conversin de
moneda extranjera
Dbitos Tareas peridicas Ejecuciones de pago Ejecucin de pago
Dbitos Tareas peridicas Reclasificacin de dbitos Ejecucin de reclasificacin
de dbitos
Gestin de pagos Tareas peridicas Ejecuciones de liquidacin de
tarjeta de crdito
Ejecucin de liquidacin de
tarjeta de crdito
Gestin de pagos Tareas peridicas Conversin de moneda
extranjera
Conversin de moneda
extranjera para caja
Gestin de pagos Tareas peridicas Medios de pago Ejecuciones de medios de
pago
Control de produccin Acciones automatizadas Ejecucin de cierre de lotes en
masa
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 265
Centro de trabajo Vista del centro de trabajo Subvista Ejecucin de datos en masa
Control de produccin Acciones automatizadas Ejecucin de creacin de
rdenes en masa
Control de produccin Acciones automatizadas Ejecucin de liberacin de
rdenes en masa
Gestin de proyectos Gestin de modificaciones Definiciones de ejecucin de
instantnea
Definiciones de ejecucin de
instantnea
Crditos Tareas peridicas Ejecuciones de confirmacin
de saldos
Ejecucin de confirmacin de
saldos
Crditos Tareas peridicas Ejecuciones de reclamacin Ejecucin de reclamacin
Crditos Tareas peridicas Conversin de moneda
extranjera
Nueva conversin de moneda
extranjera para ejecucin de
crditos
Crditos Tareas peridicas Ejecuciones de pago Ejecucin de pago
Crditos Tareas peridicas Reclasificacin de crditos Ejecucin de reclasificacin
de crditos
Facturacin de proveedores Autofacturacin Autofacturacin
Facturacin de proveedores Facturas peridicas Facturas peridicas Facturas peridicas:
Ejecuciones
Control de aprovisionamiento Liberacin automatizada Ejecucin de propuesta de
produccin
Ejecucin de liberacin de
propuestas de produccin
Control de aprovisionamiento Liberacin automatizada Ejecucin de propuesta de
compra
Liberar ejecuciones de
propuestas de compras
Planificacin del
aprovisionamiento
Planificacin automatizada Ejecucin de actualizacin de
confirmacin
Ejecucin de actualizacin de
confirmacin
Planificacin del
aprovisionamiento
Planificacin automatizada Ejecucin de planificacin Nueva ejecucin de
planificacin
Gestin fiscal Tareas peridicas Ejecuciones de informes de
declaracin recapitulativa
Ejecucin de informes de
declaracin recapitulativa
Gestin fiscal Tareas peridicas Ejecuciones de declaracin de
impuestos sobre ventas y
consumo
Ejecucin de declaracin de
impuestos sobre ventas y
consumo
Gestin fiscal Tareas peridicas Ejecuciones de declaracin de
IVA
Ejecucin de declaracin de
IVA
Gestin fiscal Tareas peridicas Declaraciones de retencin
de impuestos
Ejecucin de declaracin de
retencin de impuestos
Gestin fiscal Tareas comunes Nueva ejecucin de
declaracin de impuestos
Ejecucin de declaracin de
impuestos
Administracin de tiempos Cierres del da Ejecucin de cierre del da Ejecucin perodo cierre
valoracin tiempos empleado
Consulte tambin
Registro de la aplicacin [pgina 269]
266 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos PUBLI C
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Facturacin de proveedores
6.5.2.3 Automatizacin de Gestin de relacin con proveedores
Resumen
Para ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestin
de relacin con proveedores en la solucin puede ser automatizado. Esta funcionalidad automatizada puede requerir
que haga selecciones durante la configuracin de su solucin o durante el ajuste precio, donde puede definir las
configuraciones relevantes. El sistema toma decisiones basndose en estas configuraciones predeterminadas y
procesa las transacciones automticamente.
Creacin automtica de pedido
En el sistema, la opcin de creacin estndar est predeterminada como creacin manual de pedidos. Si es
necesario, se puede modificar esta opcin de creacin estndar. Las normas pueden definirse o con el ajuste preciso
o mediante el centro de trabajo Pedidos y solicitudes de compra. Puede seleccionar una de las siguientes
parametrizaciones para cada categora de producto:
Crear pedido manualmente
El comprador crea manualmente pedidos desde la solicitud de compra.
Crear pedido automticamente
Cuando no hay una fuente de aprovisionamiento asignada a las solicitudes de compra, el comprador crea los
pedidos manualmente. Cuando se ha asignado una fuente de aprovisionamiento, el sistema crea pedidos
automticamente.
Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre
asigna automticamente dicha fuente de aprovisionamiento.
Determinacin de fuente
Cuando se utilizan los contratos para definir las relaciones de compra entre los proveedores, el sistema permite
determinar automticamente la fuente en base al criterio siguiente:
Regulacin por cuotas
Usted define un nmero de cuota (participacin de necesidades proporcionadas) y el sistema distribuye la
necesidad en el ratio de nmero de cuota asignada mediante mltiples fuentes de aprovisionamiento
(mltiples contratos para el producto). El sistema har el seguimiento de la cantidad de cuotas asignadas
para cada fuente de aprovisionamiento.
El sistema decide sobre la secuencia de asignacin calculando la valoracin de cuota para cada fuente de
aprovisionamiento. Las asignaciones se hacen empezando con el contrato que tenga el valor ms bajo de la
valoracin de cuota.
Fuentes de aprovisionamiento fijas
Puede asignar un contrato como una fuente de aprovisionamiento fija a un producto. El sistema siempre
selecciona esta fuente para todas las solicitudes de compra.
Si tambin existe una regulacin por cuotas para un producto, la fuente de aprovisionamiento fija tiene prioridad
mxima como fuente de aprovisionamiento y entonces la regulacin por cuotas no se utiliza para determinar la
fuente.
Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de fuente de aprovisionamiento.
SAP Business ByDesign 1302
Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 267
Determinacin de cuentas de pedidos con texto libre
Puede definir un grupo de determinacin de cuentas para los materiales y los servicios para cada ID de categora de
producto durante la actividad de ajuste preciso.
El sistema har referencia a estos datos y automticamente asignar un grupo de determinacin de cuentas cuando
los pedidos se realicen para artculos con texto libre usando la categora de producto designada.
Para ms informacin, consulte Definir clasificacin fiscal para artculos con texto libre [pgina 122].
Autofacturaciones
Puede que su empresa tenga que tratar con un nmero de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar el
proceso de facturacin puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturacin (ERS). Esto significa
que estos proveedores no necesitan enviarle sus facturas; en su lugar, el sistema utiliza los precios en los pedidos
y las cantidades en las entradas de mercancas y servicios para crear y contabilizar las facturas en nombre de los
proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la factura creada en su nombre.
Cada ejecucin de autofacturacin crea facturas para todos los pedidos marcados para autofacturacin. La
asignacin de los pedidos a la autofacturacin es automtica, si se ha seleccionado la autofacturacin para dicho
proveedor. Puede deseleccionar la autofacturacin para un pedido especfico, si desea excluir dicho pedido de la
ejecucin de autofacturacin planificada.
El sistema copia, de los documentos de compra, los datos de facturacin necesarios para la factura. El sistema crea
facturas que cubren los valores y las cantidades acordadas con el proveedor.
Para obtener ms informacin, consulteGua rpida Autofacturaciones (en Facturacin de proveedores)
[pgina 256].
Facturas peridicas
Para algunos procesos de facturacin, como alquiler, leasing o seguros, la misma cantidad fija necesita que se facture
varias veces en intervalos peridicos definidos. Para optimizar este proceso, las facturas peridicas ayudan a su
empresa a crear dichas facturas peridicas de forma automtica y sin recibir las facturas correspondientes de los
proveedores para iniciar la creacin de facturas.
Automatizar dichos procesos vinculados a las facturas peridicas no solo aumenta la eficiencia del proceso de
facturacin, sino que ayuda a su empresa a aumentar la productividad global y ahorrar gastos en general. Las
facturas peridicas no solo proporcionan funciones para copiar datos, sino para el seguimiento de datos que soporta
su empresa al cumplir con los mecanismos de control financiero y de auditora.
Las facturas basadas en contratos de compra o pedidos, o las facturas que requieren un proceso de
aprobacin definido, no pueden crearse mediante las facturas peridicas.
Para obtener ms informacin, consulteGua rpida Facturas peridicas (en Facturacin de proveedores)
[pgina 272].
Usar formularios interactivos
Esta automatizacin permite a sus proveedores poder responder electrnicamente. Los proveedores utilizan el
formulario interactivo, por ejemplo, pedidos, para enviarle la respuesta, como el comprador responsable. Cuando
el sistema recibe este fichero del formulario interactivo por parte del proveedor, el sistema actualiza el documento
relevante con los datos confirmados y cambia el estado. La actualizacin del formulario interactivo est disponible
para:
Confirmacin de pedido
Oferta de proveedor
Clarificacin de factura de proveedor
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Facturacin de proveedores
Debe contactar con SAP para establecer los requisitos tcnicos. El proveedor con el que desea comunicarse
mediante el formulario interactivo debe tener Adobe Reader o Adobe Acrobat instalados.
Entrada y salida de documentos usando el intercambio de datos electrnico
Esta automatizacin le permite aceptar documentos de forma electrnica de sus socios comerciales con un servicio
de la empresa. El intercambio de datos electrnico le permite comunicarse con sus socios comerciales mediante
los mensajes XML.
El intercambio de mensajes entre Ud. y sus socios comerciales requiere una configuracin inicial que debe realizarse
individualmente para cada socio comercial. SAP debe realizar la configuracin necesaria del sistema.
Probablemente tambin habr requisitos previos para su socio comercial, segn el tipo de documentos que quiera
intercambiar.
Liberacin automtica de propuestas de compra
En el centro de trabajo Control de aprovisionamiento en la parte de la solucin Gestin de la cadena logstica, el
sistema libera las propuestas de compra generadas por la planificacin para crear solicitudes de compra en el centro
de trabajo Pedidos y solicitudes de compra . El sistema lo consigue llevando a cabo una ejecucin de datos en masa
en intervalos de tiempo fijados para ejecutar este proceso.
Esta automatizacin se ha prestablecido durante la configuracin y puede desactivarse o modificarse durante el
ajuste preciso, o en el centro de trabajo Control de aprovisionamiento. Pueden crearse mltiples ejecuciones para
los parmetros tales como, artculo, recurso, categora de producto y rea de planificacin.
Para obtener ms informacin, consulteGua rpida para Entrada de facturas (en Facturacin de proveedores).
Consulte tambin
Pedidos creados automticamente [pgina 89]
Aprovisionamiento
Tratamiento de excepciones [pgina 192]
6.5.3 Tareas
6.5.3.1 Registro de la aplicacin
Resumen
Los registros de aplicacin se crean como resultado de procesos empresariales que requieren registrar los pasos
empresariales, por ejemplo, las ejecuciones de datos en masa. El Registro de aplicacin visualiza informacin
detallada acerca de pasos empresariales y sus resultados, lo cual le permite revisarlos ms adelante.
Dentro del centro de trabajo en el que se inicia el proceso, no se proporciona feedback directo excepto el estado
general del proceso. Durante la ejecucin de un proceso los resultados se registran en un registro de aplicacin con
un ID de registro de aplicacin nico. Una vez que termina el proceso, puede ir al centro de trabajo pertinente y hacer
clic en el ID de registro de aplicacin, que generalmente se encuentra en la ficha Detalles de ejecucin, para ver los
resultados detallados. El registro de aplicacin le permite realizar un seguimiento de los pasos de procesos y verificar
si hay errores, advertencias o mensajes. Los mensajes del registro de aplicacin detallan informacin empresarial
especfica sobre los tiempos de inicio y fin de ejecucin, los pasos del proceso incluidos y su xito, y mensajes que
detallan los resultados.
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 269
No todas las ejecuciones de datos en masa muestran resultados en el registro de aplicacin,
particularmente las ejecuciones relacionadas con finanzas que visualizan informacin de registro de
aplicacin en un formato diferente, por ejemplo, un registro de aplicacin que resulta de un proceso de
correccin.
El registro de aplicacin no es lo mismo que un registro de tareas para ejecuciones de datos en masa, que
contiene informacin tcnica de una cierta tarea de fondo, como el tiempo de inicio, finalizacin, y las
interrupciones.
Informacin en el registro de aplicacin
La interfaz de usuario del Registro de aplicacin consiste de tres vistas diferentes. La informacin acerca de la
ejecucin est visible una vez que la ejecucin de datos en masa ha terminado. Puede exportar los mensajes del
registro de aplicacin a Microsoft Excel desde cualquiera de las vistas.
Resumen
El Resumen contiene informacin acerca del xito general de la ejecucin, indicado por el icono de semforo, la
cantidad total de mensajes que aparece en el registro de aplicacin, y la cantidad de errores y mensajes de
advertencia. El semforo indica verde para xito, amarillo para advertencia y rojo para error. Tambin puede ver
datos administrativos sobre la ejecucin. La tabla contiene mensajes resumidos sobre la cantidad de documentos
comerciales que se generaron durante la ejecucin por estado.
Ejemplos de mensajes
Centro de trabajo Ejecucin de datos en masa Ejemplo de mensaje en el resumen
Facturacin a clientes Ejecucin de facturacin a clientes Cantidad de facturas de clientes
creadas: 2
Importe bruto total de facturas de
clientes contabilizadas en USD: 649, 82
Crditos Ejecucin de pago exigible 2 pagos exigibles creados
Parametrizaciones
La vista Parametrizaciones contiene los criterios de seleccin y los parmetros de control que se especifican en la
ejecucin de datos en masa, por ejemplo, si en el pasado se permita la creacin de recibos. Puede revisar estas
parametrizaciones para garantizar que la ejecucin incluya todos los documentos empresariales que desea.
Resultados
La vista Resultados contiene una lista de todos los mensajes y sus estados recolectados durante la ejecucin de
datos en masa o el proceso. Cada mensaje contiene informacin sobre una accin realizada y el icono de semforo
del estado del mensaje indica si la accin fue exitosa o no. Segn el tipo de ejecucin de datos en masa, es posible
que pueda desglosar informacin detallada acerca de cada paso del proceso, por ejemplo, los ID de los documentos
comerciales y sus componentes. Puede usar estos mensajes para identificar la causa de un error especfico en la
ejecucin, que le permita realizar alguna accin para solucionarlo.
Ejemplos de mensajes
Centro de trabajo Ejecucin de datos en masa Ejemplo de mensaje en los resultados
Procesamiento de nmina Ejecucin de creacin de etapa de
nmina
Empleado 5121281 procesado
exitosamente
Facturacin a clientes Ejecucin de facturacin a clientes No se permite solicitud de factura 6444
posicin 30; factura de referencia
cancelada
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Facturacin de proveedores
Centro de trabajo Ejecucin de datos en masa Ejemplo de mensaje en los resultados
Planificacin de la demanda Ejecucin de liberacin Error al liberar producto MCU-0051-
SL01 en rea de planificacin MC64000
Borrar registros de aplicacin
Una vez publicadas las posiciones del registro en el registro de aplicacin, un usuario no las puede borrar o actualizar.
Los registros de aplicacin que se deben grabar por razones legales nunca se pueden borrar. Si no tienen requisitos
legales, algunos registros de aplicacin se borran automticamente despus de un tiempo, segn las reglas del
sistema. La tabla muestra las reglas por las cuales los registros de aplicacin que no son necesarios mantener se
borran automticamente.
Reglas para borrar automticamente registros de aplicacin
Ejecucin de datos en masa o proceso Un registro de aplicacin se borra:
Transaccin comercial para contabilidad 4 semanas despus de que el estado pasa a obsoleto
Ejecucin de actualizacin de confirmacin Si ha existido por 28 das o ms o su el estado es obsoleto
Ejecucin de cierre del da 1 mes despus de creada
Ejecucin de solicitud de entrega Si ha existido por 28 das o ms o su el estado es obsoleto
Ejecucin de liberacin de plan de demanda Si ha existido por 28 das o ms o su el estado es obsoleto
Ejecucin de previsin Si ha existido por 28 das o ms o su el estado es obsoleto
Proceso de correccin de nivel de inventario Si ha existido por 28 das o ms o su el estado es obsoleto
Ejecucin de cierre de lotes Si ha existido por 28 das o ms o su el estado es obsoleto
Seccin de planificacin de requisitos de materiales 4 semanas despus de creada
Vista de aprovisionamiento y demanda de material 4 semanas despus de creada
Ejecucin de creacin de rdenes Si ha existido por 28 das o ms o su el estado es obsoleto
Ejecucin de liberacin de rdenes Si ha existido por 28 das o ms o su el estado es obsoleto
Vista de planificacin de cumplimiento del pedido 4 semanas despus de creada
Ejecucin de entrega saliente Si ha existido por 28 das o ms, o si su el estado es obsoleto
Ejecucin de modificaciones pendientes Si ha existido por 28 das o ms o su el estado es obsoleto
Ejecucin de planificacin Si ha existido por 28 das o ms o su el estado es obsoleto
Diseo del producto 6 meses despus de la ltima modificacin o
1 semana despus de que el estado pasa a obsoleto
Ejecucin de creacin de instantnea de proyecto 4 semanas despus de creada
Ejecucin de creacin de pedido 1 da despus de que el estado pasa a obsoleto
Ejecucin de liberacin de propuesta de produccin Si ha existido por 28 das o ms o su el estado es obsoleto
Ejecucin de liberacin de propuestas de compra Si ha existido por 28 das o ms o su el estado es obsoleto
Ejecucin de plan continuo Si ha existido por 28 das o ms o su el estado es obsoleto
Ejecucin de autorizacin de tarjeta de pago de ventas y
servicios
4 semanas despus de creada
Coleccin de datos de servicio SAP El da en que el estado cambia a obsoleto
Excepcin de verificacin de factura de proveedor 1 da despus de que el estado pasa a obsoleto
Ejecucin de creacin de actividad de marketing para grupo
objetivo
90 das despus de creada
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 271
Ejecucin de datos en masa o proceso Un registro de aplicacin se borra:
Tarea 4 semanas despus de que el estado pasa a obsoleto
La eliminacin automtica de registros de aplicacin que se han registrado para ser borrados se realiza una vez a la
semana en un horario especificado.
Ejemplo
Un usuario crea una ejecucin de factura en el centro de trabajo Facturacin a clientes y lo programa para que se
ejecute para el da siguiente. Al da siguiente revisa los Detalles de ejecucin para ver si finaliz la ejecucin. Luego,
hace clic en el ID de registro de aplicacin. En la interfaz del Registro de aplicacin, en la vista Resumen, puede ver
que hay 37 facturas correctas y 4 errores. En la vista Parametrizaciones revisa los detalles de los parmetros que
especific para la ejecucin de facturas. Luego va a la vista Resultados y puede ver los pasos del proceso que se
realiz. Puede ver los pasos que fallaron porque tienen la luz roja del semforo. Hace clic en la flecha para
desplegarlos y ver ms informacin acerca de la falla. Toma nota del ID de de la factura de cliente ara poder revisarla
en el centro de trabajo Facturacin a clientes ms tarde.
Consulte tambin
Ejecucin de datos en masa [pgina 263]
6.6 Vista Factura peridica
6.6.1 Gua rpida para Facturas peridicas (en Facturacin de
proveedores)
En la vista Facturas peridicas del centro de trabajo Facturacin de proveedores puede crear automticamente
facturas para pagos regulares, como por ejemplo un alquiler, un leasing o un seguro. Normalmente estos costes no
implican pedidos, entradas de mercancas y servicios u otros documentos anteriores y, en consecuencia, no se
pueden crear utilizando la autofacturacin. Las ejecuciones de facturas peridicas estn programadas para que se
ejecuten una vez al da (por defecto, a las 7:00 p.m. CET). Es posible definir la recurrencia, por ejemplo, de forma
semanal o mensual. Durante una ejecucin se crean facturas basadas en la informacin introducida en la factura
peridica. Adems de crear nuevas facturas peridicas, tambin puede editar, bloquear y borrar facturas existentes.
La subvista Facturas peridicas muestra una lista de todas las facturas peridicas existentes y los documentos de
factura que cre el sistema durante una ejecucin.
La subvista Ejecuciones muestra una lista de todas las ejecuciones finalizadas y de sus estados. Tambin puede ver
el log de aplicacin, en el que el sistema registra toda la informacin acerca de una ejecucin de factura peridica.
Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementacin Comprar, vender y administrar, habr ligeras
diferencias entre su solucin y la estndar, tal y como se describe a continuacin. Para obtener ms
informacin, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.
Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la informacin porque no hay ningn filtro de alcance
relevante.
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Facturacin de proveedores
Conceptos bsicos
Ejecucin de datos en masa (EDM)
La ejecucin de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automtico de una tarea o de una transaccin
comercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales,
por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorizacin de pagos o ejecuciones de confirmacin de saldos.
Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definicin del alcance
es posible proporcionar variantes estndar de MDRs.
Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programan
la ejecucin para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas.
En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestin de aplicaciones y usuarios, se pueden supervisar y programar
de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo.
Para obtener ms informacin, consulte aqu) [pgina 263].
Automatizacin de Gestin de relacin con proveedores
Para ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestin
de relacin con proveedores en la solucin puede ser automatizado. Esta funcionalidad automatizada puede requerir
que haga selecciones durante la configuracin de su solucin o durante el ajuste precio, donde puede definir las
configuraciones relevantes. El sistema toma decisiones basndose en estas configuraciones predeterminadas y
procesa las transacciones automticamente.
Para obtener ms informacin, consulte aqu [pgina 19].
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (stock)
El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basndose en un requisito
que puede generarse de un sistema de planificacin como, por ejemplo, un sistema de planificacin de la necesidades
de material (MRP).
Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificacin de la
demanda y la creacin de un pedido, pasando por la asignacin automtica o manual de fuentes de
aprovisionamiento, el envo del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancas y servicios, la verificacin de
facturas y el pago.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por
ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniera o activos fijos.
Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que
necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o
contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o
descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de
proyecto en contabilidad financiera.
Si existe un catlogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podr crear
automticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podr enviar solicitudes de oferta para determinar los
proveedores apropiados.
Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente
u rdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.
Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).
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Facturacin de proveedores PUBLI C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 273
Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios)
El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultora
y la formacin, trabajo temporal o ser