LIC.

EN ADMINISTRACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

Manejo de los Sistemas de Control en las

Áreas Funcionales de las Organizaciones
Unidad 2: Conceptualización de los sistemas de control

Actividad Integradora

El papel del administrador de las organizaciones en el

control interno
Alumno: Rosa Araceli Peña Ramos

Código: 210357624

Asesor: Mario Serrano

Fecha de entrega: 29 de Septiembre de 2018

 DASHMAN COMPANY
(Parte I)

La Dashman Company era una empresa grande que fabricaba muchos tipos
de equipo para las fuerzas armadas de los Estados Unidos. En 1940 Contaba
con más de 20 plantas ubicadas en la parte central del país, y cuyos
procedimientos de compra nunca habían sido coordinados por completo.

En efecto, la oficina central había alentado a los gerentes de la planta a operar

con su personal como unidades independientes en casi todo. Cuando se hizo
evidente que la compañía afrontaría dificultades crecientes para obtener ciertas
materias primas indispensables, el señor Johnson, presidente de la compañía,
nombró vicepresidente a un ejecutivo experto en compras para que se
encargara de las adquisiciones, el Sr. Smith, un puesto creado especialmente
para él. El Sr. Johnson le dio mucha libertad al Sr. Smith en la organización de
su trabajo y le asigno un ayudante: el Sr. Charles. Este último había trabajado
en la compañía durante varios años en varios puestos, por lo que conocía
personalmente a casi todos los ejecutivos de la planta. El nombramiento del Sr.
Smith fue anunciado a través de los canales formales de la compañía, entre
ellos el boletín publicado por ella.

Una de las primeras decisiones de Smith fue empezar de inmediato a

centralizar los procedimientos de compras. Como primera etapa decidió pedir a
los ejecutivos que habían manejado las compras en cada planta enviaran a la
oficina central todos los contratos mayores de 10,000 dólares. Pensaba que,
para que la oficina central hiciera una coordinación útil para cada planta y la
compañía en general, debía notificársele la preparación de los contratos por lo
menos una semana antes de ser firmados.

A continuación se presentan una serie de preguntas que debes responder

tomando el rol que se te indica.
La propuesta de Smith es presentada ante el consejo de administración del
cual tú eres miembro y como tal debes decidir si la apoyas o no, argumentando
el porqué de tu decisión.
1. ¿Crees que la propuesta de Smith es buena?, ¿por qué?

R=Desde mi punto de vista creo que la propuesta que presenta el Sr. Smith es
buena ya que se prestaría la mayor atención y prioridad a los contratos
mayores de 10,000 dólares, aunque el tiempo es poco para un buen resultado.
 2. ¿Cuáles consideras que serán las repercusiones en las
diferentes plantas si se sigue la propuesta de Smith?

R=Las posibles repercusiones que se podrían suscitar en la propuesta del Sr.

Smith, sería la falta de un sistema de comunicación y capacitación eficiente
para todos los ejecutivos antes de poner en marcha su plan de centralizar los
procedimientos de compras.

Eres Charles, tú mejor que nadie conoces a casi todo los ejecutivos de la
planta y cómo trabajan.
1. ¿Qué opinas de la propuesta del Sr. Smith?

R=La propuesta del Sr. Smith es buena aunque bastante apresurada, se

necesita llevar a cabo un plan de acción antes de iniciar con el plan de
centralización de compras y saturarse con todos los contratos.

2. ¿Qué sugerencias le darías?

R=
a)Establecer un plan de implantación efectiva para dar seguimiento a la
comunicación y capacitación en tiempo y forma.

b)Llevar a cabo un plan de acción donde el personal o los ejecutivos de

compras sean capacitados para canalizar los problemas de comunicación y
planificación dentro de la empresa, posteriormente desarrollar sus
competencias en la toma de decisiones, evitando contingencias en la obtención
de materia prima y finalmente obtener la centralización.
(Parte II)

El plan fue aprobado por el consejo de administración. Aunque la compañía

realizaba compras a lo largo de todo el año, cuando el nuevo plan fue aprobado
faltaban apenas tres semanas para que se iniciara la temporada de las
compras más altas. El Sr. Smith preparó la siguiente carta:

Estimado_________:
El consejo de administración de la compañía acaba de autorizar un cambio en
nuestros procedimientos de compras. En lo sucesivo los ejecutivos de compras
en las plantas de la compañía notificarán al vicepresidente encargado de
compras todos los contratos mayores a 10,000 dólares que estén negociando y
esto lo harán por lo menos una semana antes de la fecha en que vayan a
firmarlos.
Estoy seguro de que ustedes comprenderán que esta medida en necesaria
para coordinar las necesidades de compras de la compañía en esta época en
que afrontamos dificultades cada vez mayores en la obtención de los
suministros necesarios. Este procedimiento dará a la oficina central
información que necesitamos para comprobar que cada planta consiga el
suministro óptimo de materias primas. De ese modo se atenderá mejor a los
intereses de cada planta y de la compañía en general.
Atentamente.
Sr. Smith Vicepresidente

El Sr. Smith mostró la carta a Charles y le pidió sus comentarios. Charles

pensaba que la carta era excelente pero señaló que, como Smith todavía no
conocía más que a unos cuantos ejecutivos, quizá le gustaría visitarlos y tratar
el asunto con ellos personalmente. Smith rechazó de inmediato la idea porqué,
según dijo, tenía muchas cosas que hacer en la oficina central y no podía
emprender un viaje. En consecuencia, hizo que las cartas fueran enviadas con
su firma. Durante las dos semanas siguientes llegaron respuestas de todas las
plantas menos unas pocas. Aunque algunos ejecutivos dieron una respuesta
amplia, la siguiente respuesta fue típica:

Estimado Sr. Smith:

Recibimos su última comunicación en relación con la necesidad de notificar a
la oficina central, con una semana de anticipación, la intención de firmar
contratos. Esta sugerencia nos parece muy práctica. Queremos asegurarle que
cuenta con nuestra cooperación.

Atentamente.

Durante las seis semanas siguientes la oficina central no recibió ninguna

notificación de las plantas respecto a los contratos que estaban negociados.
Los ejecutivos de otros departamentos que hicieron frecuentes viajes a las
plantas dijeron que éstas estaban atareadas y que se observaban las rutinas
habituales en esa época del año.

Contesta las siguientes preguntas desde tu punto de vista.

¿Consideras que la propuesta de Smith funcionó?, ¿por qué?

R=Considero que la propuesta del Sr. Smith no funciono del todo y era buena,
pero al no escuchar el cometario de Charles de ir a conocer personalmente a
los ejecutivos y conocer las deficiencias por la falta de tiempo se torno poco
efectivo el plan y el tiempo que se señalo fue poco y mal administrado.

Desarrolla una propuesta personal para resolver la situación de este caso.

Menciona qué elementos de las diferentes áreas funcionales analizarías
antes de tomar una decisión al respecto. De ser posible menciona que
herramientas consultarías.
Para poder resolver la situación de este caso, propongo una junta directiva
dando conocer un plan de centralización de compras en las diferentes plantas
de la compañía Dashman, Establecería procesos y políticas apoyándome con
el Sr. Charles que conoce a casi todos los ejecutivos de la planta y los
procesos que se llevan a cabo.

Establecer objetivos, metas, también asignar responsables y limites de tiempo,

así como realizar seguimientos y evaluaciones periódicas en las áreas
funcionales de control interno como son: El área Contable y El área
Administrativa.

Las áreas funcionales de control interno deben analizar y realizar una

reestructuración del proceso de compras y los encargados de cada subproceso
dentro de la adquisición de insumos. Comunicación efectiva, coordinación y
retroalimentación entre los ejecutivos de las 20 plantas y el Responsable del
área.

Establecer políticas que promuevan la ejecución de la estrategia, canalizando

el pensamiento de resistencia al cambio y conductas negativas, involucrando a
todo el personal interesado, gerentes de las 20 plantas y a los ejecutivos de
compras; dar oportunidad a nuevas ideas que puedan aportar, y cómo pueden
enriquecer o mejorar el sistema de compras de la compañía, ceder la toma de
decisiones y permitirles actuar como lo consideren apropiado, siempre y
cuando sea para el bien del sistema.

Las herramientas que consultaría para poner en marcha este plan serían:

-Como anteriormente ya había mencionado la lluvia de ideas, procesos y

procedimientos que tienen que ver con el manejo de la información para un
control directo de las operaciones.

-Auditorias, reportes e informes que nos ayudaran a confirmar la calidad en

tiempo y forma de la comunicación y aplicación de procesos y procedimientos
en las áreas funcionales.

- El manejo de inventarios y reportes a las áreas funcionales de

las distintas plantas son clave para el control efectivo de la
producción.

Este caso es una adaptación realizada por M.B.A. Randall Hidalgo, del caso “La Compañía
Dashman” tomado de “The Adminisrator: Cases on Human Relations in Business” por Jhon
Desmond Glover y Ralph M. Hower (Homewood, Ilinois, Richard Irwin Inc. 3ra. Edición, 1957)

Bibliografía…
Terry, George R., Principios Administrativos. Compañía Editorial Continental,
S.A. México, 1977.
Biblioteca Práctica de Negocios. McGraw – Hill. Tomo I. Administración
Moderna. México. 1996
Teoría Organizativa y Teoría Administrativa aplicadas a la educación superior.
Material documental de apoyo. Universidad de Carabobo,área de estudios de
Postgrado PEDES. Prof. Cecilia Guerra. Valencia, 2000.
www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema6_1.htm
https://www.gestiopolis.com/sistemas-de-control-en-la-empresa/