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Hallazgo (Oportunidad de Mejora) No. 25

Obsoleta Cajilla de Seguridad para el resguardo del efectivo de Fondo
Rotativo de la DIDEDUC

Condición
Se determina que en el Fondo Rotativo se utiliza una cajilla de seguridad para el
uso, resguardo y custodia de los valores (efectivo y documentos) de gastos
menores, se observa que en esta la cerradura central posee un mal
funcionamiento ya que en ocasiones el cerrojo funciona de manera incorrecta.

Criterio
En las Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría
General de Cuentas, numeral 2.4 Autorización y Registro de Operaciones, indica
que: “Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de
autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones”.

Causa
Cajilla de seguridad obsoleta para el resguardo de documentos y valores.

Efecto
Robo o extravío de valores (efectivo y documentos) de soporte de fondo de
gastos menores.

Recomendación
La Encargada del Fondo Rotativo informe y solicite oportunamente la adquisición
de una cajilla de seguridad para el resguardo, uso y custodia de los valores
(efectivo y documentos), para poder así proporcionar un correcto respaldo del
Fondo Rotativo.
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Hallazgo (Oportunidad de Mejora) No. 26

Inadecuado archivo y resguardo de documentación del Fondo Rotativo
Interno

Condición
Se observa la carencia de un archivo formal para el resguardo de los
documentos que utiliza y emite el Fondo Rotativo de la DIDEDUC de Sololá.

Criterio
En las Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría
General de Cuentas, numeral 1.11 Archivos indica que: “Es responsabilidad de
la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las
regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas
las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos
ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil
localizar la información.

Causa
Falta de un espacio adecuado para la organización del archivo.

Efecto
Deterioro y difícil ubicación de los documentos por falta de un archivo formal, así
como se posee riesgo de pérdida de documentos de valor de tipo financiero
significativos.

Recomendación
Emitir una solicitud al Director Departamental de Sololá para que realice un
análisis específico presupuestario para una correcta ubicación o adquisición de
un archivo.
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Hallazgo (Oportunidad de Mejora) No. 27

Inadecuado resguardo de la cajilla de seguridad del Fondo Rotativo

Condición
Se determina que la cajilla de seguridad que se utiliza para el resguardo de
valores (efectivo y documentos) para gastos menores, se encuentra en la gaveta
del escritorio de la encargada de la misma. El cual no es considerado adecuado
debido que la gaveta no tiene llave central o cerrojo, así mismo este mobiliario
presenta daños en su estructura.

Criterio
En las Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría
General de Cuentas, numeral 2.4 Autorización y Registro de Operaciones, indica
que: “Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de
autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones”.

Causa
Falta de un espacio seguro y adecuado para el resguardo de la cajilla de
seguridad, por no contar con llave en la gaveta del escritorio y un mal
funcionamiento por el uso inadecuado.

Efecto
Fácil acceso y pérdida de la cajilla de seguridad de los valores (efectivo y
documentos) para gastos menores.

Recomendación
La encargada del Fondo Rotativo Interno proceda a informar el mal
funcionamiento del mobiliario donde resguarda la cajilla de seguridad de gastos
menores, con el objeto que este bien sea cambiado o reparado.