INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL

ARCHIVÍSTICO: FICHA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, CUADRO DE

CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA, CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL E
INVENTARIO DOCUMENTAL.

Los instrumentos de control de archivístico se utilizan por las dependencias universitarias

para ordenar, clasificar e integrar los documentos que se encuentran en sus archivos,
establece los valores primarios de la documentación, los plazos de conservación en los
archivos de trámite o concentración y determina su baja documental o preservación en
el archivo histórico.
Los campos solicitados para la elaboración de los instrumentos archivísticos, se detallan
a continuación:
Área productora: El área que genera la información (Tesorería General, Tesorería
Adjunta de Ingresos, Tesorería Adjunta de Egresos, Tesorería Adjunta de Control
Patrimonial).
Responsable del área productora: Nombre de la persona responsable del área
productora y que firmará en conjunto con el titular de la dependencia universitaria los
instrumentos de control archivístico.
Enlace de trámite: El nombre de la persona que se nombró como enlace de trámite. En
este contexto se nombró a una persona por toda la tesorería y sus tesorerías adjuntas,
sin embargo, de estimarse pertinente podrían nombrar a una persona enlace de trámite
por tesorería adjunta.
Nombre de la serie: La serie se compone por el conjunto de documentos producidos en
el desarrollo de una misma atribución.
En atención a cada facultad se producen una serie de documentos o expedientes,
ustedes cuentan con la total libertad de establecer el nombre de la misma, por ejemplo:
• Facultad: Baja de bienes de activo fijo.
• Sugerencia de nombre de la serie: Baja de bienes de activo fijo o Inventario de
bienes de activo fijo.
El nombre lo determinan de manera libre con el objetivo de que la búsqueda e
identificación de la información sea funcional para ustedes y no cambie la lógica sobre la
organización de su acervo documental.
Descripción de la serie: De manera breve se debe describir el contenido de la serie
documental. Es de manera libre con el objetivo de que ustedes puedan identificar la
información que contiene.
Fecha Inicial: La fecha del primer expediente o documento que obra en el acervo
archivístico y que corresponde a la serie documental.
Fecha extrema: La fecha del último expediente o documento que obra en el acervo
archivístico y que corresponde a la serie documental.
Marco Jurídico Reglamentario: El nombre de la disposición jurídica, artículo y fracción
que establece la facultad que nos permite ejecutar las acciones necesarias para producir
la información.
Puede incluirse la Ley Orgánica, Reglamentos Internos, Manuales de Organización o de
Procedimientos, Disposiciones Jurídicas Externas, Normas o Lineamientos emitidos por
el Consejo Nacional de Armonización Contable o aquellas que ustedes determinen
necesarias.
En caso de no contar con una disposición legal específica, no es necesario que la
coloquen y la celda puede quedar en blanco.
Tipología de la documentación de la producción: se refiere a la estructura física de la
expresión archivista:
• Documento
• Expediente
• Documento electrónico
• Videocasete
• Cinta magnética
• Discos duros
• CDS

Valor administrativo: Es el número de años que un documento administrativo debe vivir

en la institución.
Valor legal: Es el número de años que un documento debe vivir en la institución por
mandato de una disposición legal.
Valor fiscal o contable: Es el número de años que un documento debe vivir en la
institución por mandato de una disposición fiscal o contable.
Los valores legal, fiscal y contable se determinan por una disposición normativa, existe
la libertad de que ustedes puedan agregar más años de acuerdo a su experiencia y
manejo de la información.
La documentación administrativa no siempre tiene un valor asignado, ustedes pueden
generarlo en atención al tiempo que estimen debe vivir en la institución.

Plazo de trámite: Es el número de años que el documento estará disponible en su

oficina.
Plazo de concentración: Es el número de años que el documento se resguardará en
un espacio físico diferente a su oficina y que posteriormente será una baja documental.

Baja documental: Si el documento no posee un valor histórico, se debe indicar que el

destino final es la baja documental, es decir el tratamiento del papel para que la
información que contiene se destruya y se incorpore al programa de reciclaje para evitar
un impacto negativo en el medio ambiente.

Histórico: Si el documento contiene información que se considere de valor histórico para

la institución, se deberá indicar para que la información pase al archivo histórico una vez
que termine sus valores de trámite y concentración.