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MÓDULO 2
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Gestión de Compras y aprovisionamiento
INDICE
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Gestión de Compras y aprovisionamiento
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Gestión de Compras y aprovisionamiento
- Compra muy racional y reflexiva - Compra emocional y por
impulso
- El producto es complicado - El producto es simple
- Mucho servicio post-venta - Reducido servicio post-venta
a) Operaciones previas:
− Previsión de necesidades.
− Determinación de las compras a realizar.
b) Preparación:
− Investigación de mercado: mercado “producto” y mercado
“proveedores”.
− Pre-selección de proveedores.
c) La realización de la compra:
− Comparación de ofertas:
− Análisis de precio.
− Análisis de plazo.
− Análisis de calidad.
− Negociación con los proveedores.
− Elección de los proveedores.
− Pedido.
c) Operaciones posteriores a la compra:
− Seguimiento y reclamación del pedido.
− Recepción de materiales:
− cuantitativa
− Cualitativa.
− Confirmación de las facturas.
− Devolución a los proveedores.
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−
d) Operaciones derivadas:
− Gestión de los stocks de productos y materiales
− Recuperación y enajenación de:
− desperdicios
− sobrantes
− Materiales en desuso.
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2.- LAS COMPRAS: SU JUSTIFICACION
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Paulatinamente, se han ido planteando distintos aspectos clave de la
gestión interna de la empresa:
− Estudios y previsiones sobre las posibilidades del mercado.
− Hay que relacionar más profundamente las compras con la
planificación y desarrollo de las necesidades que se prevén.
− Hay que mejorar la administración de los materiales.
− Y hay que asignar responsabilidades para reducir mermas y
pérdidas.
Se sabe que:
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• Centro de Beneficio
En la empresa.
EMPRESAS υ 1 2 1 2
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Beneficio υ
Activo* υ 20 20 20 20
Rentabilidad υ
EMPRESAS υ 1 2 1 2
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Estas 3 fronteras son:
• QUE COMPRAR
Es evidente que la definición del producto no depende de
Compras sino del Departamento Técnico.
• CUANTO COMPRA
Es responsabilidad de Planning definir las necesidades de los
productos a comprar.
• DONDE COMPRAR
Esta frontera es autolimitada por el propio Departamento de
Compras, que con sus conocimientos de mercado enmarca donde
es posible comprar.
COMO
CUANDO
A QUIEN COMPRAR
A QUE PRECIO Y
EN QUE CONDICIONES
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POLITICAS DE APROVISIONAMIENTO
POLITICA A
DADO QUE LA POLITICA DE LA EMPRESA ES LA
CONTINUIDAD, TRABAJA CON PROVEEDORES QUE
OFRECEN “COLABORACION” Y “CONTINUIDAD”.
MAS QUE EL BENEFICIO PUNTUAL SE PREFIERE UNA
SITUACION PROSPERA A LARGO PLAZO.
CONSECUENCIAS
COMPRAS ESTA RAZONABLEMENTE SATISFECHA DE LA
GESTION DE APROVISIONAMIENTO ACTUAL.
LOS CAMBIOS DE PROVEEDOR SIN QUE MEDIE UN
CAMBIO DE MATERIAL SON MUY RAROS.
POLITICA B
DADO QUE EL OBJETIVO DE LA EMPRESA ES EL MAYOR
BENEFICIO, COMPRAS PROCURA SIEMPRE MINIMIZAR EL
COSTE INTEGRAL DE APROVISIONAMIENTO.
SI SE ENCUENTRA UNA SITUACION DE
APROVISIONAMIENTO MAS BARATA INTEGRAMENTE,
DEBE MODIFICARSE EL APROVISIONAMIENTO A ESTA
NUEVA SITUACION.
CONSECUENCIAS
COMPRAS ESTA CUESTIONANDOSE CONSTANTEMENTE LA
GESTION DE APROVISIONAMIENTO ACTUAL.
LOS CAMBIOS DE PROVEEDORES, SIN QUE MEDIE
CAMBIO DE MATERIAL, SON FRECUENTES.
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En un marco teórico la solución ideal sería la de conjugar las
ventajas de ambas políticas realizando ambas políticas de la siguiente
forma.
Sin embargo, no es menos cierto que la rentabilidad de
mañana se obtendrá sobre la base de las acciones de hoy y si queremos
reunir las ventajas que provocan ambas políticas, deberemos tener:
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• Subjetivos:
− Presencia.
− Regionalidad.
• Objetivos:
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− El precio.
− El servicio.
− Localización geográfica (costes transportes).
− Existencia y facilidad de recambios.
− Posible diversificación de la compra.
Ejercicio
PROVEEDOR A:
− Coste 540 € / 100 unidades
− Calidad 87% materia activa
− Plazo–reacción 20 días.
PROVEEDOR B:
− Coste 620 € / 100 unid.
− Calidad 99% materia activa.
− Plazo–reacción 5 días.
PROVEEDOR C:
− Coste 610 € / 100 unid.
− Calidad 98% materia activa.
− Plazo–reacción 10 días.
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Interés 12% para calcular el valor del stock.
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Esto puede provocar que esta primera división A/C exija luego
otras dimensiones dentro de cada categoría. También provoca la
existencia en algunos grupos de 4, 5 ó 6 categorías de materiales.
Ejercicio
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− Acuerdos de calidad.
En los proveedores:
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4.4.2. Escandallo de coste
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cuestión, pues sólo así podrá discutir costes con el propio proveedor,
que obviamente domina perfectamente el tema.
Además, no siempre es interesante utilizar este método de
negociación de materiales, aunque tengamos los conocimientos técnicos
para ello. Por ejemplo, si un material que compramos tiene un proceso
o un diseño tecnificado y es presumible que en períodos cortos de
tiempo surjan nuevos avances tecnológicos que lo abaraten, no es
aconsejable en absoluto negociar mediante un escandallo de coste.
Como conclusión, sólo aplicaremos este método cuando se
den las siguientes condiciones:
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En líneas generales, PROCEDE aplicar la política de precio de
coste en las siguientes circunstancias:
Ejercicio 5
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FABRICANTE TOM, S.A. (Tarragona) Fecha 20/6/94
PRODUCTO Limpiador Formato 1000 gr.
ESCANDALLO DE OFERTA
1) A 50 G/Bot = 24 €/lote
2) B 30 G/Bot = 11 €/lote
Suma de Costes Materias Primas ........ 35 €/lote
B) Fabricación
D) Transporte
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B) Fabricación
C) Envasado
D) Transporte
Coste € / lote 100 unid ................................ = 7 €/lote
(lugar de entrega (Barcelona) )
Suma de Costes Transporte ................. 7 €/lote
SUMAS DE (A+B+C) → (FOB) ....... 57,5 €/lote
TOTAL → (CIF) ........... 64,5 €/lote
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B) Fabricación
C) Envasado
D) Transporte
Coste €/ lote 100 uni ................................... = 6
€/lote
(lugar de entrega )
Suma de Costes Transporte ................. 6 €/lote
SUMAS DE (A+B+C) → (FOB) ....... 60,7 €/lote
TOTAL → (CIF).............. 66,7 €/lote
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La diferencia que queda entre el precio de venta y el precio de
coste, determina el denominado margen bruto.
Si al margen bruto le deducimos los gastos comerciales, o sea los
gastos que generamos para vender, obtenemos el margen neto.
Para una empresa concreta lo interesante es incrementar lo
máximo posible dicho margen neto, pero al que compra a esta empresa
no le importa si la misma gana más o menos.
Exagerando un poco, a un comprador no deberá importarle
incluso que el margen neto del material de compra fuera negativo en su
proveedor, mientras el conjunto de la empresa suministradora tenga los
beneficios que garantizan su continuidad.
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Las responsabilidades de un Servicio de Compras se pueden clasificar
dentro de tres grupos perfectamente definidos:
a) Responsabilidades básicas.
b) Responsabilidades compartidas con otros departamentos.
c) Responsabilidades especiales que han sido asumidas por algún
Servicio de Compras.
Responsabilidades básicas:
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Responsabilidades especiales:
1. Almacenaje.
2. Control de Inventarios.
3. Programación de los materiales y cálculo de necesidades.
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Sin embargo, los dos servicios suelen actuar con distinta mentalidad:
• Por un lado, Producción tiende a obtener para sus necesidades, los
mejores materiales y en cantidad sobrada y esto puede llevar a la
creación de fuertes stocks de material de alta calidad, incluso cuando
no son necesarios.
• Por otro lado, Compras se sitúa en una posición contraria, a que
tienden a contener los stocks dentro de límites razonables de calidad y
cantidad.
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Las relaciones entre los dos Servicios se pueden armonizara
notablemente si existe un intercambio de información y opinión entre las dos
actividades.
Producción debe de tener informado constantemente y en el tiempo
más breve posible al Servicio de Aprovisionamientos, de los planes y
programas productivos.
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Compras debe de colaborar con planificación, estudiando la
planificación de las entregas, para que la empresa se mantenga dentro de
los límites de unos stocks establecidos.
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• Definir prioridades en la prospección de nuevas fuentes
de aprovisionamiento.
• Para ello, será necesario hallar los métodos y los
medios de trabajo, que aseguren el desarrollo del
sistema adecuado.
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• Las decisiones de diseño, proyecto y desarrollo de nuevos
productos o modificación de los existentes.
• Las decisiones a comprar o fabricar.
• La política de calidad.
• La generación del análisis de valor.
• El plan financiero, a través de los flujos de pago a proveedores.
• La generación de resultados, a través de un menor coste de
compra y de la integración del prepuesto de compras en el
presupuesto de la empresa.
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V. Conseguir el Control sobre la actividad del Servicio de
Compra.
Significa logra resultados en tiempos prefijados, que a la vez será la
referencia para contrastar nuevos objetivos a fijar.
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8.-EL CONTROL DE LA ACTIVIDAD
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El RESPONSABLE DEBE DISPONER PERMANETEMENTE DE
INDICADORES QUE LE VAYAN INFORMANDO LA SITUACION DE
SERVICIO.
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V. Para obtener un adecuado control de la actividad, se deberá
desarrollar un trabajo por objetivos precisos y definidos y con
instrumentos de control que faciliten:
Ratios
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En los ratios hay que tener en cuenta los siguientes principios:
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10.-EL CUADRO DE CONTROL DE MANDO.
INTUICION +EXPECIENCIA
INFORMACION + RAZONAMIENTO
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plasmar en documentos que a su vez forman parte del cuadro de
mando de la gerencia.
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Deben tener relación con los objetivos y se debe evitar el riesgo a medirlo
todo.
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Objetividad, claridad, datos disponibles y correctos, que promuevan la
creatividad, relacionados con los objetivos, de diseño en conjunto,
dinámicos en el tiempo, no manipulables.
c) Puesta en práctica:
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-Logistica de compras. Plazos, cantidad,
inventarios, entregas.
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Compara los costes actuales con los de un periodo de tiempo pasado. Esta
reducción se basa en la disminución de los coste debido a un cambio en la
actuación de Compras, representando cambios tangibles que pueden
repercutir en la cuenta de resultados.
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Dv=Sumatoria (Qt-Qo) * Po (cantidad).
Dp=Sumatoria (Pt-Po) * Qt (precio).
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Valor de las salidas= Stock inicial + Stock Final
Stock medio= Stock inicial + Stock Final/ 2
Cobertura: Rotación / 12 meses en meses.
12.2Medidas de Eficiencia.
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• Índice de rentabilidad de las compras: indica la rentabilidad de
la gestión de compras
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• Cifras de negocio medio por proveedor.
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Concepto.
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• Desde la distintas áreas de la Empresa y entre ellas, Compras,
2. Detectar causas.
3. Localizar responsables.
Es decir:
1. Toda desviación de carácter negativo es desfavorable para la
empresa.
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Sistemática de Control de presupuesto de Compras.
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1) Factores de coste:
2) Factores de Compra:
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de Compras en la reducción de coste. La existencia de la Er justifica
la presencia del comprador.
• M3 = -64.000
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Ejemplos.
PRESUPUESTO DE
TRESNPORTE
GERARQUIAS
COMERCIALES VOLUMEN IMPORTE GASTO %
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Concepto.
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BENCHMARKING ES:
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El proceso de BM tiene que ser cada día mas una parte integral del
desarrollo de la estrategia de compras.
Tipos de Benchmarking.
I. Estratégico:
II. Operacional:
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Beneficios Esperados.
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3.-Integración.
4.-Acción
5.-Arraigo.
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