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M1 Sistemas Integrados Erp PDF
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Área: NEGOCIOS
1. Introducción...................................................................................................................................................... 1
2. ¿Qué es un ERP? ............................................................................................................................................... 2
2.1 Origen de los ERPs ....................................................................................................................................................... 2
2.2 Propósito de los ERPs .................................................................................................................................................. 3
2.3. Tipos de ERP ............................................................................................................................................................... 4
a. Generalistas ............................................................................................................................................................... 4
b. Especializados............................................................................................................................................................ 4
2.4 Estructura de los ERPs ................................................................................................................................................. 4
2.5 Cómo elegir un ERP ..................................................................................................................................................... 6
2.6 Lenguajes de Programación en los ERP ....................................................................................................................... 7
a. “Caja Negra” .............................................................................................................................................................. 7
a. Diseñado “a la medida” ............................................................................................................................................. 7
b. Código abierto ........................................................................................................................................................... 8
c. Pago por uso .............................................................................................................................................................. 8
2.7. Roles de usuarios ........................................................................................................................................................ 9
3. Cierre .............................................................................................................................................................. 11
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Curso: SISTEMAS INTEGRADOS ERP
Origen
Propósito
Generalistas
Tipos
Especializados
ERP Estructura
Elección de ERP
Lenguaje de Programación
Roles de usuario
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1. Introducción
Hoy en día, producto de la globalización y de la necesidad de obtención de información oportuna y precisa,
se presenta un tema de mucha relevancia en el mundo empresarial: los Software de Gestión Integrada o bien
conocidos ERP.
La idea de generar los ERP nace específicamente de la necesidad de las empresas por controlar y
gestionar la información que se genera en cada una de las unidades o departamentos existentes en un
sólo sistema.
Cabe mencionar que dicho sistema debe ser capaz de integrar y presentar en el momento que se
necesite, de manera de ser de utilidad para la toma de decisiones.
Podemos decir entonces que un ERP es un conjunto de sistemas de información que permite la integración
de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística,
el inventario y la contabilidad.
Hoy en día, los ERPs poseen un funcionamiento integrado, es decir, tiene un panel de acceso único, el que
opera a través de interfaces, sin embargo, poseen distintos menús modulares, razón por la que cuentan con
una base de datos única y centralizada, la que contiene la totalidad de la información de la empresa.
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Básicamente, un software de estas características ayuda a las empresas a realizar una administración
adecuada de los distintos procesos que posean, a través de la automatización de éstos, así como al control de
todos los bienes que posee la organización (stock e inventario) o que realiza (flujos de trabajo).
Una empresa con un ERP posiblemente esté en ventaja respecto a otra que
no disponga de un sistema de este tipo...
¿Por qué?
Porque a través de este software la empresa automatiza su gestión, por ende posee un mayor control de lo
que hace y un ahorro de costes (eficiencia y eficacia). Dichos beneficios producidos por la implementación de
un ERP hacen a las empresas más competitivas, debido a que facilita la realización de acciones, como por
ejemplo rellenar un formulario en la pantalla y pulsar aceptar; con lo que automáticamente llegará a toda la
empresa, frente a acciones manuales como rellenar un formulario en papel, lo que traería consigo el riesgo
de pérdida en el envío, así como mayor trabajo asociado a la carga de la información.
Cabe mencionar que un ERP no sólo sirve para realizar acciones específicas, sino que en general integra las
actividades de todos los departamentos de una compañía en una sola aplicación, permitiendo modificar
datos, realizar consultas y generar informes rápidamente.
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b. Especializados
Los ERP especializados, también llamados sectoriales o verticales, intentan dar soluciones a sectores
específicos como la sanidad, la distribución, los medios audiovisuales o la construcción por indicar varios
ejemplos. Da soluciones con un software especializado para determinada industria, y responde a necesidades
puntuales.
CRM
Recursos
Finanzas
Humanos
Ventas
Compras Otros...
Logística
Al momento de elegir un ERP, los dilemas con los que se enfrenta una empresa son:
La tendencia en los últimos años, respecto al uso de los ERPs existentes en el mercado ha ido decantando,
quizás con módulos adicionales desarrollados específicamente para la empresa, o adaptados para que se
ajusten a las necesidades específicas, no obstante lo anterior siguen existiendo muchas empresas que utilizan
ERPs de diseño interno.
Cuando la empresa ya ha elegido el ERP más adecuado (ya sea por desarrollo propio, o de los existentes en el
mercado), un siguiente paso, no menos difícil, es implementar el ERP dentro de la empresa. Para ellos es
necesario considerar que un ERP tiene una forma de funcionar y una organización de datos a los que tendrán
que adaptarse tanto los empleados como los directivos de la compañía.
Para elegir el ERP más adecuado para la empresa, se deben tener en cuenta diversos factores, entre ellos
destacan:
Sin embargo, no existe información específica sobre el lenguaje en que están desarrollados. A continuación
veremos algunas características que explican esta situación.
a. “Caja Negra”
La comparación con una “caja negra” nace a partir de que se sabe lo
que hace el software, pero no cómo lo hace internamente. Todo esto,
dado que los sistemas se instalan, se inicializan y se pueden comenzar a
utilizar (introducir facturas, realizar apuntes contables, extraer informes
de situación, etc.), sin necesidad de realizar mayores modificaciones o
adecuaciones.
a. Diseñado “a la medida”
También es muy frecuente que en el área de Sistemas de la empresa se diseñe un producto a la medida, el
que considera cada uno de los requerimientos específicos de la empresa, considerando que el soporte se
realizará al interior de la misma, por ende el apoyo técnico estará disponible en todo momento. La situación
antes mencionada suele ocurrir en empresas medianas o grandes, donde existe un pequeño o gran
departamento de informática.
Si la empresa es una compañía cuyos procesos de negocios son muy cambiantes o varían mucho a corto-
mediano plazo, es importante que el ERP elegido tenga consideradas fórmulas de adaptación fáciles, de
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b. Código abierto
El mercado ofrece algunos ERPs “open source” (código abierto) los cuales permiten
que cualquier persona con conocimientos informáticos puede modificar el software.
Estos software son gratuitos en teoría, puesto que lo que es gratis realmente son las
licencias del software, la implantación del mismo, es decir los servicios de
consultoría no son gratuitos; razón por la que disponer del software puede no ser
útil si no sabemos cómo implantarlo, configurarlo y hacerlo funcionar.
Sin embargo, los datos de la empresa quedan almacenados por un tercero al estar
en la nube (e-cloud), lo cual puede tener riesgos de seguridad.
Para palear este inminente riesgo, las mismas empresas que ofrecen estos
servicios, mantienen copias de seguridad y acceso a datos con securización y
encriptado, lo que hace que en general estos sistemas puedan calificarse como
seguros.
IMPORTANTE
El lenguaje de programación resulta fundamental si se elige al final la opción de desarrollar un ERP propio y desde
cero. En caso contrario, es necesario preguntarse si deseamos que sea vía web o no, considerando el acceso que
será necesario o la ubicación desde donde tendremos que acceder.
Por ejemplo, si necesitamos acceder a los datos de forma remota desde múltiples puntos, la respuesta es que
necesitamos tecnología web; por el contrario, si se trabaja en una oficina todo el tiempo, y en ésta se realizan
todas las operaciones, lo adecuado es no contar con un acceso vía web.
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Normalmente los roles se segmentan de dicha forma, asignando a los usuarios de cada
departamento un rol común, por ejemplo se define un rol de comprador, el que posee las
atribuciones correspondientes, y se asigna a quienes realizan esa actividad al interior de la
empresa.
Esta estructura no siempre es válida, pues en ocasiones se dispone de personal “multitarea”, que
ejerce funciones más transversales entre los distintos departamentos, caso en el cual a esos
usuarios se les concede diversos roles, aunque ello puede ocasionar algún tipo de conflicto entre sí,
o en determinados ERP, si el usuario es mono-rol, se realiza mediante la configuración de un nuevo
rol que combina varios de ellos.
Obviamente, los roles, deberían ser previamente consensuados entre el consultor y el interlocutor
válido en la empresa cliente, debiendo someterse a validaciones y revisiones asociadas a la adecuada
segregación de funciones, lo cual ayuda a la empresa a organizar de mejor forma sus procesos.
Entonces, podemos decir que basta estudiar el organigrama de una empresa para que se deduzcan los roles
necesarios. El número de columnas puede variar en función de las áreas funcionales de cada empresa, tanto
incrementarse como decrecer.
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Configuración por roles de los usuarios de una empresa, las leyendas indicarían lo siguiente:
✓: Rol de usuario
Ⓡ: Rol de responsable área
★: Rol de administrador, accesos máximos
Por supuesto, el nivel de detalle de esta matriz puede ampliarse, aunque algo básico como lo anterior es
suficiente para muchas empresas y es el primer paso para una configuración más compleja en el futuro:
• Desglose de cada columna en base a si se le autoriza al usuario a: añadir, editar o borrar registros.
• Acciones admitidas y/o restringidas por formulario y/o tabla.
• Permisos para determinados tipos de transacciones.
3. Cierre
¿Qué aprendí?
Durante este módulo han conocido qué es un ERP y cuáles son sus principales características asociadas,
pudiendo identificar claramente cuál es la naturaleza de éstos y por qué se genera la necesidad de contar con
ellos, es decir, para qué sirven los sistemas integrados.
Además han podido observar la estructura básica de todo ERP y el funcionamiento e interrelación que genera
en las distintas áreas de la empresa.
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Cliente y proveedor deben colaborar estrechamente no sólo para automatizar los procesos existentes, sino
para rediseñarlos, eliminarlos, mejorarlos, permitiendo de este modo un mayor aprovechamiento de las
funcionalidades aportadas por el nuevo Software.
Hay que buscar que los procesos verticales sean sustituidos por horizontales, en los que la información sea
visible por todos los implicados y que se mejore la rapidez, servicio, calidad e innovación.
El cliente debe comunicar al consultor las particularidades de su negocio. El consultor aporta el conocimiento
operativo del Software y debe traspasarlo al cliente. Esta sinergia debe concluir en un rediseño de los
procesos de negocio que busque el máximo aprovechamiento del ERP.
El cliente debe tener claro qué quiere mejorar, cuánto y en qué plazo. El consultor debe ayudar a que la
simbiosis Software/Cliente dé el máximo beneficio o ROI.
APORTE A TU FORMACIÓN
El objetivo fundamental de este módulo fue presentar a los estudiantes la importancia en la integración de cada
uno de los procesos existentes en las empresas, de manera de poder optimizarlos y hacerlos eficientes en su
funcionamiento, mediante la utilización de las herramientas disponibles en el mercado que son beneficiosas para
la toma de decisiones de cualquier negocio.
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Obligatoria
Manual de SAP R/3. Bilioteca SAP Mc Graw Hill. Osborne - McGraw-Hill, 2000. 889 páginas.
Utilización del Sistema SAP R/3. Raquel Hijon Neira. Universidad Pontificia Comillas, 2006.
Los Sistemas ERP en la práctica. Jose Vicente Tomas Miquel. Universidad Politecnico de Valencia. 2009.
Complementaria
Como Implantar un ERP. Adolfo Blum( E-book)
Fundamentos Organizativos de los sistemas integrados de Gestión (ERP). Salavdor Bueno Avila. Ed.
Universitario.
Software ERP: El nuevo gran hermano de las organizaciones ( E-Book). Pablo Iacub.