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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ......................................................................................................... 2
2. ALCANCE .......................................................................................................... 2
3. ARQUITECTURA ................................................................................................. 2
4. PROCESO DE NEGOCIO ....................................................................................... 3
4.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO REQUERIDO ............................................. 3
4.2. DEFINICIÓN DETALLADA DEL PROCESO DE FIDELIZACION: ..................................... 4
4.3. DEFINICIÓN DETALLADA DEL PROCESO DE CREACIÓN DE CLIENTES: ....................... 4
4.3.1. Definición detallada del proceso de Creación de membresía: ....................................... 4
4.3.2. Definición detallada del proceso de acumulación de puntos: ........................................ 5
4.3.3. Definición detallada del proceso de redención: ......................................................... 5
4.3.4. Proceso de redención de puntos en CRM: .............................................................. 6
4.3.5. Proceso de aplicar premio en factura: ................................................................... 7
4.4. INTERFACES ................................................................................................... 7
4.5. DESARROLLOS ................................................................................................ 7
4.6. OPORTUNIDADES FUTURAS DE IMPLEMENTACIÓN ................................................ 8
5. GLOSARIO ......................................................................................................... 8
6. CONTROL DE CAMBIOS ..................................................................................... 14
1. OBJETIVO
Describir el modelo de diseño de los procesos de fidelización con las tiendas Vélez,
pertenecientes al modelo de negocio de franquicias, de forma que los clientes puedan
conservar políticas de lealtad en la marca Vélez, sin importar el sistema de información desde
donde se ejecuten las venta y asegurar un impacto mínimo para el modelo de las tiendas que
operan en SAP.
2. ALCANCE
Aplica para las operaciones realizadas desde sistemas no SAP, que son procesadas en el ERP
(Creación de clientes) y CRM (Lealtad).
3. ARQUITECTURA
La Figura 1: Productos en SAP CRM, muestra cómo PDP es el origen de datos para la
generaron de información del ERP y CRM, allí por medio de protocolos WEB se almacena
información en bases de datos internas de Cueros Vélez S.A.S en una plataforma SQL. Desde
allí se alimenta el ERP en el proceso de validación y creación de cliente para replicar al CRM a
través del middleware aplicando las diferentes políticas definidas en el proyecto.
4. PROCESO DE NEGOCIO
El proceso está definido por generación de interfaces que aseguren el flujo de información y por
medio de ejecuciones en JOB de fondo, generando procesos automáticos que permitan realizar
la consolidación y acumulación de puntos.
PDP genera datos de ventas los cuales se entregan a SAP ERP a través de una interfaz,
para que este por medio de procesos automáticos proceda a validar o crear clientes y
acumular puntos según el caso.
En la interfaz consumida por PDP se debe tener en cuenta los medios de pago, pues esto
son definitivos a la hora de calcular los puntos en acumular.
Con base en la interfaz consumida por PDP, se deberá tener en cuenta datos del cliente
para validar si se deben crear en el ERP y por ende en CRM de ser el caso.
La redención de puntos será ejecutada directamente desde SAP CRM mediante el uso de
un Rol de Negocio destinado a Franquicias. Cada franquicia participante tendrá como
requerimiento poseer un usuario con acceso en el sistema SAP CRM. El Rol de negocio a
utilizar se presenta a continuación:
Los procesos identificados que afectan el modelo de negocios de franquicia son los siguientes:
Creación de Cliente
Gestión y creación de membresías
Proceso de Acumulación
Proceso de Redención
Debido a que todos los clientes que deseen formar parte de un programa de
fidelización deben ser creados en el ERP para sincronizarlos a través del middleware al
CRM, se tiene que realizar una sincronización de los clientes creados en PDP al ERP.
Esto se realizará a aprovechando una funcionalidad del sistema PDP, el cual sincroniza
en una base de datos local de Cueros Vélez S.A.S los datos de venta y clientes, esto
será un insumo para que entonces el ERP valide cuales de esos clientes fueron
creados en un rango de fecha determinado por el negocio y que no existan en el ERP,
para entonces crearlos y que a través del middleware se sincronicen con el CRM. Esto
permitirá que todos los clientes que realicen operaciones en PDP estén en la base de
datos del ERP y CRM, permitiendo y mejorando la cantidad de información disponible.
De esta forma el cliente queda creado en el ERP lo cual es prerrequisito para poder
crear su membresía en el CRM.
Para generar una membresía en el programa Leather Lovers se debe asegurar primeramente
que el cliente exista en el sistema CRM. Para ello en el momento que se desee realizar una
inscripción el asesor comercial ingresará al CRM y con el documento de identidad u otros
parámetros de búsqueda ubicará al cliente, si el cliente existe y cumple con las condiciones
previas establecidas en el documento “BBP_CRM_MK_LY-Gestion_Lealtad-V03.doc”, se
procederá a realizar la inscripción en el plan Leather Lovers.
Si el cliente no existe en el sistema CRM, se deberá ingresar al ERP y crear al cliente (esta
actividad puede ser posterior a la facturación en PDP), una vez creado el cliente se puede
ingresar al CRM y realizar la inscripción. En la información se registrará entonces el usuario y el
centro donde se está realizando la operación, con el fin de identificar que es un cliente que se
ha inscrito en una franquicia.
El proceso de acumulación de puntos en tiendas del modelo de franquicias, cumple con las
mismas condiciones que las tiendas propias de Cueros Vélez S.A.S. Por ello se tiene en cuenta
entonces que el sistema fuente en este caso PDP, debe generar la información de facturación
incluyendo el detalle de la forma de pago la cual será almacenada en una fuente de datos
dentro del ERP, esta es una información que se obtiene el día de hoy para los procesos de
fidelización vigentes.
La información capturada será filtrada por el ERP tomando en cuenta a los clientes que estén
fidelizados y activos, correspondiente a la fecha establecida. Esta información se almacenará
en la misma fuente de datos que el ERP genera para las facturas creadas en el mismo, esto se
realiza con el fin de tener un único origen de datos para la generación de actividades de
acumulación en el CRM.
Será a partir de esa fuente de datos que se le enviará la información al CRM para que se
procesen y acumulen los puntos en las membresías correspondientes, conforme a las reglas
definidas en el documento “BBP_CRM_MK_LY-Gestion_Lealtad-V03.doc”.
La diferencia reside en que las redenciones del tipo franquicia no utilizan la ampliación de CRM
donde se almacenan los datos de la redención en una tabla Z de control.
El proceso culmina con la emisión del comprobante de redención el cual será el soporte del
cajero a la hora de aplicar el premio en la factura. También se genera la comunicación por
correo electrónico al cliente.
Con el comprobante de redención, el cajero procede en PDP a realizar la factura, allí en los
medios de pago, registrara el premio generado desde el CRM como un medio de pago y de
esta forma se hace efectivo al cliente el premio otorgado.
4.4. INTERFACES
4.5. DESARROLLOS
Desarrollar una interfaz entre PDP y SAP-CRM para realizar las validaciones que se realizan
entre SAP-CRM y SAP-ERP.
Realizar la sincronización en línea de clientes entre PDP y SAP-ERP logrando que todos los
clientes que se creen en PDP se repliquen automáticamente en SAP-ERP y por ende la
inscripción se realice exactamente igual que en las tiendas propias Vélez.
Trasladar la operación de facturación de las tiendas del modelo de franquicias a SAP-ERP para
lograr obtener un único procedimiento para todos los procesos que involucran la fidelización y
que están en el alcance de este proyecto.
5. GLOSARIO
Actividad: documento utilizado en SAP CRM para llevar un seguimiento de los procesos de
gestión comercial, permitiendo el registro de interacciones con el cliente o potencial. Se
categorizan en Contacto, Tareas, Correo Electrónico, Visitas, Chat.
Actividades de Mercadeo: son todas aquellas acciones que realiza el área de mercadeo
en función de cumplir con sus responsabilidades propias del área. Las actividades de
mercadeo se resumen en distintas acciones dependientes con un mismo fin: generar
campañas. Esas acciones se resumen en gestiones legales, logísticas y financieras. SAP
CRM no abarca la realización de estas actividades en el sistema.
Adaptador R/3: Adaptador que permite al sistema SAP CRM comunicarse con el sistema
ERP a través del módulo de middleware por el cual viajan diferentes documentos de
negocios (Bdoc).
Área de Trabajo: esta área permite visualizar la información requerida por el usuario,
dependiendo de la selección que realice en la barra de navegación del sistema.
Campañas: se refiere a operaciones masivas de contacto con el cliente. En SAP CRM las
campañas son utilizadas por mercadeo, servicio y ventas.
Campos: ubicación lógica en una base de datos que permite la introducción y consulta de
valores.
Campos básicos socio de negocio: Los campos básicos de los socios de negocio son:
ID, Tipo ID, Tratamiento, Primer Nombre, Segundo Nombre, Primer Apellido, Segundo
Apellido, Código Dirección, No, Bloque, Apto., Etapa, Conjunto, Barrio, País, Región,
Ciudad, Teléfono Casa, Teléfono Oficina, Extensión Oficina, Teléfono Móvil, Email.
Contrato SAP: hace referencia a la transacción en SAP CRM donde se crea, modifica o
visualizan los datos del convenio comercial entre Cueros Vélez S.A.S. y el cliente.
Cotización: documentos en CRM que permiten identificar las negociaciones con un cliente,
monitorearlas y hacer seguimiento a las mismas hasta llegar a la Solicitud del Servicio.
Hace referencia a la transacción donde se crea, modifica o visualizan las ofertas que se
realizan entre un cliente y Cueros Vélez S.A.S.
Esquema de cálculo: define qué tipos de condición están permitidos y en qué secuencia.
Estatus de cabecera: campo de una clase de operación la cual identifica el estado actual
de un proceso.
Estatus de posición: campo de una clase de operación a nivel de Ítem o Producto que
identifica el estado actual del proceso para un producto determinado.
Go Live: terminología de proyecto utilizada para indicar la puesta en ejecución del sistema.
Lista de precios: la lista de precios le permite crear una lista de precios válida por cierto
período para un listado de productos y grupo de socios de negocios específicos.
Loyalty Management: Módulo de que administra los programas de lealtad del sistema SAP
CRM, el cual controla las reglas de inscripción al programa, acumulación y redención de
puntos.
Middleware: Módulo del sistema SAP CRM que permite comunicarse con sistemas SAP
(ERP, BW) y no-SAP (Microsoft Exchange. Lotus Domino) y poder intercambiar datos como
son socios de negocios, productos, documentos de ventas, entre otros.
Off-Line: Esquema de sincronización asíncrono (no en vivo) que permite ejecutar una
interfaz como un proceso posterior al actualmente ejecutado. Ambos procesos serian
independientes.
Orden de Venta: hace referencia a la transacción donde se crea, modifica o visualiza los
documentos de la redención de puntos solicitado por el cliente a Cueros Vélez S.A.S.
PDP: Sistema que utilizan las franquicias para la atención al cliente en las tiendas, la
información viaja después al sistema ERP.
Posición: cargo que ocupa un empleado o agente externo de Cueros Vélez S.A.S.
Proceso Batch: Proceso que ejecuta un programa fuera de línea y que no afecta la
operación diaria y en línea.
Programa de lealtad: Proceso que contrala inscripción del cliente al programa de lealtad
que permite el cliente acumular y redimir puntos.
Producto: es el objeto físico o ficticio que el cliente o potencial solicita a Cueros Vélez
S.A.S. para realizar cualquier operación o transacción comercial.
Producto configurable: son productos para los cuales hay diferentes opciones disponibles.
R/3 Plug-In: Adaptador que permite al sistema SAP ERP con el sistema ERP a través del
modulo de middleware por el cual viajan diferentes documentos de negocios (Bdoc).
RAP: Sistema legado que administra los programas de lealtad y los clientes fidelizados en
Cueros Vélez S.A.S.
Redención de puntos: Actividad que permite al cliente redimir los puntos que tiene
acumulados derivados de las compras realizadas en las tiendas de Cueros Vélez S.A.S. por
un bono redención aplicable como medios de pago equivalente en moneda local.
Rol de Autorización: rol de seguridad de usuarios, que se debe asociar al Rol de Negocio
para complementar las restricciones de seguridad de usuarios.
SAP ECC: Sus siglas –en inglés- indican SAP ERP Central Component (Componente
Central de SAP ERP) y corresponde al aplicativo de carácter administrativo que presenta
SAP. Se puede integrar con otros sistemas SAP como el SAP CRM.
Script de Pasos: es aquella opción de SAP CRM que permite generar un guión de pasos y
procesos que deberá cumplir un asesor de contact center al momento de ejecutar una
campaña. El script es un elemento de las campañas dentro de SAP CRM requerida al
momento en que la campaña tenga como canal de comunicación a las llamadas telefónicas
outbound.
Secuencia de acceso: es una estrategia de búsqueda que utiliza el sistema para encontrar
datos válidos de un tipo de condición particular. Determina el orden en el que el sistema
realiza la búsqueda de datos.
Segmento de Mercadeo: espacio en SAP CRM que permite generar grupos objetivos. SAP
CRM por sí sola no segmenta: es el propio usuario que, haciendo uso de la herramienta,
realiza la segmentación. El segmento de mercado (que contiene el grupo objetivo) es uno
de los elementos que se necesitan para la ejecución de una campaña.
Socio de Negocio: persona u organización que interactúa con Cueros Vélez S.A.S. y es
requerida para realizar transacciones y operaciones de SAP CRM.
Tipo de relación: las relaciones se pueden crear entre productos para representar cierta
información. A modo de ejemplo, un producto puede ser “accesorio” de otro producto.
Tipo de set: los tipos de sets (set types) agrupan atributos de productos. El uso de tipos de
sets hace posible que se modele en detalle un producto en el sistema.
Web Channel: Módulo de SAP CRM que permite la ejecución de escenarios E-Commerce.
Web Client UI: es el nuevo concepto de interfaz de usuario provisto por SAP, para los
usuarios finales de SAP CRM que no tengan actividades integradas con plataformas de
contacto. Es una interfaz intuitiva, fácil de usar y fácil de navegar.
Workflow: es una terminología usada para definir a aquella herramienta capaz de permitir
la implementación técnica de un proceso de negocio. Los workflows permiten dar soporte y
agilizar el proceso de negocio con respecto a los tiempos de ejecución. Permiten, a los
distintos empleados/ usuarios involucrados llevar a cabo procesos de negocio complejos
independientemente del tiempo y posición.
ZPOS: La transacción ZPOS usa transacciones estándar del sistema ERP, que se ejecutan
desde una mascara simplificada para facilidad del usuario.
6. CONTROL DE CAMBIOS
REVISÓ APROBÓ
Líder CRM Gerente proyecto URANO – SAP- CRM