Proyecto-Tesis Llery

ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INFORMATICO PARA LA GESTION DE TRAMITE
DOCUMENTARIO EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO -

TARAPOTO
“AÑO DEL DIALOGO Y LA RECONCILIACION NACIONAL”
SERVICIO NACIONAL DE
ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO
INDUSTRIAL
Zonal Cajamarca – Amazonas – San Martin
Proyecto de Innovación y/o Mejora para Obtener el

Grado de Nivel Profesional Técnico
TITULO : “ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN

SISTEMA INFORMATICO PARA LA GESTION DE
TRAMITE DOCUMENTARIO EN EL ÁREA DE
RECURSOS HUMANOS DE LA GERENCIA
TERRITORIAL BAJO MAYO - TARAPOTO”
EMPRESA : GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO - TARAPOTO

GOBIERNO REGIONAL
AUTORES : LLERY MOZOMBITE CHUJUTALLI
CARRERA : Desarrollo de software
INSTRUCTOR : Hitler Collantes Chules
MONITOR :
GRUPO :
TARAPOTO
CFP/UFP : TARAPOTO
TARAPOTO -PERU
2018
INDICE
Contenido
INDICE ................................................................................................... 2
EPIGRAFE ............................................................................................... 6
AGRADECIMIENTO ................................................................................... 7
DEDICATORIA ......................................................................................... 8
RESUMEN ............................................................................................... 9
ABSTRACT ............................................................................................ 10
PRESENTACION DE LOS PARTICIPANTES ............................................ 11
DENOMINACION DEL PROYECTO......................................................... 12
1. ANTECEDENTES ............................................................................. 13
1.1. Generalidades De La Empresa ......................................................... 13
1.1.1. Razón Social De La Empresa ........................................................ 13
1.1.1.1. Reseña Histórica ...................................................................... 13
1.1.1.2. Localización ............................................................................ 14
1.1.1.3. Aspectos Geográficos ..................... Error! Bookmark not defined.
1.1.1.4. Aspectos Demográficos, Social-EconómicosError! Bookmark not

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1.1.2. Misión ....................................................................................... 15
1.1.3. Visión ........................................................................................ 15
1.1.4. Políticas ..................................................................................... 15
1.1.5. Valores ...................................................................................... 16

TARAPOTO
1.1.6. Principios ................................................................................... 16
1.1.7. Estructura Organizacional ............................................................ 17
1.1.8. Productos y/o Servicios ............................................................... 18
1.1.9. Proyecciones a Futuro ................................................................. 18
1.2. Identificación del Problema ............................................................. 18
1.3. Análisis De La Situación Actual ........................................................ 19
1.3.1. Examinando el método actual ............ Error! Bookmark not defined.
1.3.2. Diagrama de Operaciones de Proceso (DOP)Error! Bookmark not

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1.3.3. Diagrama de Análisis de Proceso (DAP) ......................................... 20
1.4. Análisis de causas raíces del Problema ............................................. 25
1.5. Formulación Y Planteamiento Del Problema ...................................... 27
1.6. Justificación .................................................................................. 27
1.7. Alcances ....................................................................................... 27
2. OBJETIVOS .................................................................................... 27
2.1. Objetivo General ........................................................................... 27
2.2. Objetivos Específicos ..................................................................... 27
3. DESCRIPCION DE LA INNOVACION Y/O MEJORA .......................... 28
3.1. Criterios y Factibilidad ................................................................. 28
3.1.1. Criterios ................................................................................. 28
3.1.2. Factibilidad ............................................................................. 28
3.2. Diagrama de Análisis del Proceso Mejorado .................................... 28
3.2.1. Diagrama de Operaciones de Proceso (DOP) ............................... 28
3.2.2. Diagrama de Análisis de Proceso (DAP) ...................................... 28
3.3. Resumen de la Propuesta ............................................................ 28
3.4. Marco Referencial ....................................................................... 28

TARAPOTO
3.4.1. Términos Básicos ..................................................................... 28
3.4.2. Conceptos Tecnológicos o Bases Teóricas .................................... 28
3.4.3. Gestión Ambiental.................................................................... 28
3.4.4. Gestión de Seguridad ............................................................... 28
3.4.5. Gestión de la Calidad ................................................................ 28
3.4.6. Normas Técnicas Relacionadas .................................................. 28
4. PLANOS DE TALLER, ESQUEMAS/DIAGRAMASError! Bookmark not

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4.1. Planos de la Empresa ........................... Error! Bookmark not defined.
4.1.1. Planos de Ubicación (externo) ............ Error! Bookmark not defined.
4.1.2. Plano de Planta del Proyecto .............. Error! Bookmark not defined.
4.1.3. Plano Vista Frontal del Proyecto .......... Error! Bookmark not defined.
4.1.4. Plano Vista Lateral del Proyecto .......... Error! Bookmark not defined.
5. TIPOS Y COSTOS DE MATERIALES ................................................. 28
5.1. Costos de Materiales/Insumos Empleados para la Implementación de la

Mejora.................................................................................................. 28
5.2. Costo de la Mano de Obra para la Implementación ............................ 29
5.3. Costos Indirectos de la Implementación del Proyecto ......................... 29
5.4. Costo total de la Implementacion del Proyecto .................................. 30
5.5. Evaluación Económica/Financiera .......... Error! Bookmark not defined.
5.5.1. Depreciación Anual (DA) .................... Error! Bookmark not defined.
5.5.2. Depreciación Mensual (DM) ................ Error! Bookmark not defined.
5.5.3. Depreciación Diaria (DD) ................... Error! Bookmark not defined.
5.5.4. Tasa de Retorno de Inversión (TIR) .... Error! Bookmark not defined.
5.5.5. Ingreso del Proyecto (en soles) .......... Error! Bookmark not defined.
5.5.6. Egresos del Proyecto ......................... Error! Bookmark not defined.

TARAPOTO
5.6. Resumen ...................................................................................... 30
5.7. Indicadores de Evaluación de la Mejora .. Error! Bookmark not defined.
5.7.1. Relación Beneficio neto/costo ............. Error! Bookmark not defined.
5.7.2. Relación Costo/Beneficio.................... Error! Bookmark not defined.
5.7.3. Periodo de recuperación de la InversiónError! Bookmark not defined.
6. TIEMPO EMPLEADO O ESTIMADO PARA LA APLICACIÓN ............... 30
7. CONCLUSIONES FINALES .............................................................. 31
8. BIBLIOGRAFIA .............................................................................. 31
ANEXOS .............................................................................................. 32
TARAPOTO
EPIGRAFE
TARAPOTO
AGRADECIMIENTO
La vida se encuentra plagada de retos y uno de ellos es estudiar, tras verme

dentro de ella me he dado cuenta que más allá de ser un reto, es una base no
solo para mi entendimiento del campo en el que me e visto inmersa si no para
lo Que concierne a la vida y mi futuro.
Le agradezco a mi institución y a mis padres por sus esfuerzos para que

finalmente pudiera graduarme como un feliz profesional.
TARAPOTO
DEDICATORIA
El presente trabajo de tesis primeramente me gustaría agradecerte a Dios por

bendecirme para llegar hasta donde he llegado, porque hiciste realidad este
sueño anhelado. El instituto SENATI por darme la oportunidad de estudiar y ser
un profesional.
También me gustaría agradecer a mis profesores durante toda mi carrera

profesional porque todos han aportado con un granito de arena a mi formación
y sus consejos, su enseñanza y más que todo por su amistad. De igual manera
agradecer a mi profesor de Investigación y de Tesis por su visión crítica de
muchos aspectos cotidianos de la vida, por su rectitud en su profesión como
docente, por sus consejos, que ayudan a formarte como persona e investigador.
Son muchas las personas que han formado parte de mi vida profesional a las
que me encantaría agradecerles su amistad, consejos, apoyo, ánimo y compañía
en los momentos más difíciles de mi vida. Algunas están aquí conmigo y otras
en mis recuerdos y en mi corazón, sin importar en donde estén quiero darles las
gracias por formar parte de mí, por todo lo que me han brindado y por todas sus
bendiciones.
TARAPOTO
RESUMEN
El presente proyecto “Análisis, Diseño e Implementación de un sistema

Informático para la gestión de tramite documentario en el área de recursos
humanos de la gerencia territorial bajo mayo – Tarapoto” tiene como objetivo
principal mejorar la accesibilidad y el control de la información por parte de los
usuarios, de los trámites documentarios, permitiendo un acceso eficiente y eficaz
a los usuarios y a su seguimiento del trámite de sus documentos, durante el
desarrollo de la investigación se abordó los conceptos de análisis, diseño e
implementación de la aplicación de escritorio para el trámite documentario.
La Gerencia Territorial Bajo Mayo - Tarapoto Gobierno Regional tiene

inconvenientes para la gestión documentaria, no cuenta con un sistema
documentario para poder registrar los documentos que ingresan al área de
Recursos Humanos.
Por su parte los trabajadores del área de Recursos Humanos, perciben trabas
y/o limitaciones al efectuar diversos trámites administrativos, porque al no tener
este sistema ellos tienen que registrar todos los documentos de manera manual
en un cuaderno y el control de dicho cuaderno no se lleva de una mejor manera.
Dado el Gobierno Regional de Tarapoto, atiende directamente y provee de

servicios públicos en el ámbito de sus competencias a la población de su
provincia, en lo que corresponde a la gestión documentaria generada por
trámites diversos, se aprecia que esta no cuenta con los sistemas informáticos
que permitan una adecuada recepción, atención, control y archivo de la
documentación, la cual se registra de forma manual; el equipamiento y recurso
humano escaso y/o demuestra bajo rendimiento, entre otros por lo que se
requiere modernizar la gestión documentaria para una rápida y oportuna
atención a los usuarios que permita generar oportunidades de inversión y
desarrollo para la empresa.
TARAPOTO
ABSTRACT
The present project "Analysis, Design and Implementation of a computer system

for the management of documentary processing in the area of human resources
of the territorial management under May - Tarapoto" has as main objective to
improve the accessibility and the control of the information on the part of users,
document procedures, allowing efficient and effective access to users and their
monitoring of the processing of their documents, during the development of the
investigation addressed the concepts of analysis, design and implementation of
the desktop application for the process documentary.
The Territorial Management Under Mayo - Tarapoto Regional Government has

problems for document management, does not have a document system to be
able to register the documents that enter the area of Human Resources.
For their part, workers in the area of Human Resources, perceive obstacles and
/ or limitations when performing various administrative procedures, because by
not having this system they have to register all documents manually in a
notebook and the control of said notebook is not It's in a better way.
Given the Regional Government of Tarapoto, serves directly and provides public
services in the field of their powers to the population of their province, in what
corresponds to the document management generated by various procedures, it
is appreciated that it does not have computer systems that allow an adequate
reception, attention, control and archiving of the documentation, which is
recorded manually; the equipment and scarce human resource and / or
demonstrates low performance, among others, which requires modernizing the
documentation management for a quick and timely attention to the users that
allows generating investment and development opportunities for the company.
TARAPOTO
PRESENTACION DE LOS PARTICIPANTES
APELLIDOS : MOZOMBITE CHUJUTALLI
NOMBRE(s) : LLERY
ID : 918995
CARRERA : DESARROLLO DE SOFTWARE
CICLO : VI
INGRESO : 2015-II
INSTRUCTOR : HITLER COLLANTES CHULES
CELULAR : 948868989
E-MAIL : piscisllemochu1997@gmail.com
INSTRUCTOR : Hitler Collantes Chules

TARAPOTO
DENOMINACION DEL PROYECTO
“ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA

INFORMATICO PARA LA GESTION DE TRAMITE
DOCUMENTARIO EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA
GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO - TARAPOTO”
EMPRESA : GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO -
TARAPOTO GOBIERNO REGIONAL
REPRESENTANTE LEGAL : Gunther Delgado Ríos – Gerente General
DIRECCIÓN : JR ORELLANA 634 TARAPOTO
TELEFONO :
INICIO : 07 – 02 – 2018
TERMINO : 26 – 06 – 2018
TARAPOTO
1. ANTECEDENTES
1.1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
A continuación, se explican los conceptos necesarios para comprender

el problema que se desea resolver a través del desarrollo del presente
proyecto, luego se mencionan algunas alternativas de solución
existentes en el mercado, y finalmente se presenta la alternativa de
solución que se plantea como parte del proyecto de tesis.
1.1.1. RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA
GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO - TARAPOTO
1.1.2. RESEÑA HISTÓRICA
La Sub Región Bajo Mayo-Tarapoto es un órgano

desconcentrado del Gobierno Regional San Martín,
responsable de formular, programar, coordinar, ejecutar y
supervisar las acciones regionales de desarrollo en su ámbito
jurisdiccional (Provincias de San Martín, Lamas, El Dorado y
Picota), en concordancia con los planes y programas de
alcance Subregional y el Plan de Desarrollo Regional
Concertado. El Reglamento de Organización y Funciones de la
Sub Región Bajo Mayo-Tarapoto define la organización Interna
y las Funciones específicas de sus órganos.
Cuenta con un equipo de profesionales y técnicos

multidisciplinarios con amplia experiencia, que marca su hito
al elaborar el informe técnico que justifica la creación de la
UNIDAD EJECUTORA 004-SUB REGION BAJO MAYO-
TARAPOTO y el titular del Pliego remita a la Dirección Nacional
de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas,
para su revisión, aprobación, incorporación, ejecución y
TARAPOTO
control del proceso presupuestario del Sector Público en el año
1,999.
Esta Oficina como órgano Desconcentrado del Pliego 459,

según el Reglamento de Organización y Funciones de cada
época (CORDESAM, CTAR, GORESAM) se inicia con el Nombre
de Oficina Zonal Bajo Mayo y Bajo Huallaga, luego Oficina
Zonal Bajo Mayo-Tarapoto, hoy Gerencia Territorial Bajo
Mayo-Tarapoto.
Desde Abril de 1,999 la denominada hoy Gerencia Territorial

Bajo Mayo-Tarapoto, está Registrado en la SUNARP, SUNAT Y
MEF, como Persona Jurídica SUB REGION BAJO MAYO-
TARAPOTO teniendo como Representante Legal un Gerente
Sub Regional y como tal, adquiere Bienes y servicios; por
medio de su Oficina de Panificación y Presupuesto venía
recibiendo transferencias presupuestales irrisorias para gastos
corrientes en los Rubros Personal y Obligaciones Sociales..
1.1.3. Localización
TARAPOTO
1.1.4. Misión
Promover el desarrollo integral y sostenible de la región de manera

inclusiva, competitiva y solidaria; en el marco de la modernización,
con enfoque territorial y gestión de cuencas
1.1.5. Visión
Al 2021 somos modelo de región en bienestar social, competitividad

y valoración de nuestros recursos naturales y diversidad.
1.1.6. Políticas
Administración y Gestión de Desarrollo.
La Administración y Gestión de Desarrollo Departamental debe

estar centrada en una concepción de Desarrollo que privilegie la
competitividad y la modernización productiva, el desarrollo social,
el desarrollo de una capacidad de infraestructura a nivel
departamental y el uso sustentable de los recursos naturales. En
esencia la forma que administramos, la manera en que
estructuramos nuestras organizaciones influye en lo que es y será
nuestra sociedad. A continuación, describimos algunos aspectos

que se deben tener presente para una eficaz y eficiente
Administración.
Políticas Sobre Recursos Naturales
Las Políticas de recursos naturales están orientadas al manejo

racional de los recursos agua, suelo, flora, fauna silvestre, áreas
naturales protegidas, basándose en la evaluación de los recursos
naturales y el establecimiento de una base de datos con el apoyo
de un Sistema de Información Geográfica para la puesta en práctica
de la Nueva Ley Forestal y de Fauna Silvestre.
TARAPOTO
Aspectos Ambientales
La Construcción de la Carretera Marginal de la Selva, se hizo con

Fernando Belaunde Ferry, en la década de los sesenta, ha sido sin
duda ha sido sin duda el principal factor y el más poderoso impulso
de la migración andina hacia San Martín, la cual modificó
profundamente el mapa demográfico del departamento, atrayendo
inversiones para diversas actividades Económicas. Este proceso
migratorio tiene hasta la fecha consecuencias de gran impacto en
el uso y manejo de los recursos naturales.
1.1.7. Valores
- Ética
- Justicia
1.1.8. Principios
- Respeto
- Colaboración
- Trabajo en Equipo
- Toletarncia
ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INFORMATICO PARA LA GESTION DE TRAMITE DOCUMENTARIO EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
DE LA GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO - TARAPOTO
1.1.9. Estructura Organizacional

ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INFORMATICO PARA LA GESTION DE TRAMITE DOCUMENTARIO
EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO - TARAPOTO
1.1.10. PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
1.1.11. PROYECCIONES A FUTURO

- Mejorar la cobertura de los servicios básicos para la población
- Mejorar la calidad de la atención en salud de la población en mayor

condición de vulnerabilidad
- Reducir la desnutrición crónica en niñas y niños menores de 5 años
- Mejorar la calidad de los aprendizajes de los estudiantes de la

educación básica en la Región San Martín
- Fortalecer la capacidad técnica de las Instituciones de educación

superior no universitaria en la Región San Martín
- Contribuir a la reducción de los Índices de Inseguridad Ciudadana

que afectan a la población
- Mejorar la gestión institucional del GORESAM
1.2. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
Actualmente, El área de recursos humanos de la gerencia territorial de bajo

mayo carece de un sistema automatizado que le permita controla la
documentación que ingresa al área.
A través de las entrevistas previstas con el director, se obtuvo como resultado

que es necesaria la automatización del área de documentación, un sistema
que administre la información y genere los resultados óptimos e inmediatos,
reduciendo el tiempo de respuesta satisfactoriamente, dando mayor
oportunidad de realizar otras labores.
No es posible ubicar de manera rápida el estado actual de algún documento

que se presenta, como la seguridad en el momento de que se ha tramitado
un expediente determinado a otra área o que el mismo está en pendiente.
1.3. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
De acuerdo a lo que se puede observar La gerencia territorial bajo mayo, debe

administrar las actividades trámite documentario al interior de dicha área,
como son el despacho de cada documento a su respectiva área que le
corresponde, los trámites de estos documentos se han venido realizando de
manera manual y desorganizadamente con la correspondiente falta de
control, pérdida de algunos documentos de trámites.
Así mismo con el incremento de los trámites que se han venido presentando,
el problema radica en que no existe una aplicación en donde se centralice toda
la información, no hay una base de datos para administrar los trámites
documentarios realizados.
Esto conlleva a la creación de diferentes estrategias para sanear el problema.

En muchos casos, un simple papel y en otros casos con la ayuda de una hoja
de cálculo se obtiene lo deseado. Estos procesos podrían funcionar, sin
embargo, muestran ineficiencia en la administración de los trámites que se
realizan, ya que no está informatizado todo el proceso. En caso se extravíe
alguno de los documentos de interés de la gerencia, no se podrían formular
de inmediato y como consecuencia se generaría inconvenientes y disgustos
en los involucrados.
Para aliviar esta necesidad, se requiere contar con un sistema de información

en entorno de escritorio con soporte capaz de gestionar todos los
procedimientos de trámites documentarios, dicho sistema ha sido creado en
el Lenguaje Visual Studio 2015 con base de datos MySQL
De acuerdo a los argumentos presentados en la definición del problema se
ha establecido la siguiente interrogante de investigación.

1.3.1. EXAMINANDO EL MÉTODO ACTUAL
CONOCE CRITICA SUGIERE ELIGE
PROPOSITO ¿Qué se hace? ¿Por qué se hace? ¿Qué otra cosa ¿Qué debería
podría hacerse? hacerse?
Desarrollo de un Sistema Los clientes piden que se
informático para la gestión realice un sistema, Se puede realizar Seguir con el Sistema
del trámite documentario en porque todo el control lo también un sistema que se tiene como
el área de RRHH de la llevan en un cuaderno y a WEB en donde se proyecto, y también
gerencia territorial Bajo veces se pierde o no lo tenga un mejor control realizarlo más adelanta
Mayo. encuentran a tiempo virtual de todo lo que un Sistema WEB.
se hace en oficina
LUGAR ¿Dónde se hace? ¿Por qué se hace allí? ¿En qué otro lugar ¿Dónde debería
podría hacerse?
Se realiza en las oficinas de Porque es el lugar donde hacerse?
RRHH de la gerencia se implantará el sistema Se podría hacerse en
En un lugar donde se
territorial Bajo Mayo y es en donde se tiene las instalaciones de
tenga contacto con los
contacto directo con los oficinas aledañas, ya
usuarios directos con el
beneficiarios del Sistema que lo se quiere es
sistema, ya que allí se
estar cerca a nuestros
vería la necesidad de
clientes del sistema
una manera real.
SUCESION ¿Cuándo se hace? ¿Por qué se hace en ¿Cuándo podría ¿Cuándo debería
ese momento? hacerse? hacerse?
Cada cambio que se desee,
se hace siempre en cuando Porque si no, no se sabría Solo se podría realizar Solo cuando el cliente
los usuarios lo pidan, ya que las necesidades de los siempre en cuando lo pide los cambios que se
es necesario una necesidad usuarios y que es lo que soliciten los usuarios, deseen. Ya que pidiendo
para poder cumplirla. necesita y para que lo ya que es necesario los cambios solo allí se
necesita, no se podrían una necesidad saber podría saber las
saber las necesidades las necesidades. necesidades de una
reales de los usuarios. manera real.
PERSONA ¿Quién lo hace? ¿Por qué lo hace esa ¿Qué otra persona ¿Quién debería
persona? podría hacerlo? hacerlo?
Lo realiza el Analista,
Diseñador y Programador de Porque es el único Solo los que sean El Analista, Programador
Sistemas. especialista que se asistentes al momento y Diseñador y sus
encarga de todo el de y programar el ayudantes sí, es que los
sistema informático, Sistema tuviera.
MEDIOS ¿Cómo se hace? ¿Por qué se hace de ¿De qué otro modo ¿Cómo debería
ese modo? podría hacerse? hacerse?
Para poder realizar el
sistema planteado, se Se realiza de ese modo, Se podría realizar un Se debe de usar una
utilizará una computadora, ya que es el medio en sistema Web, en computadora con acceso
con los siguientes programas donde los clientes tienen donde más personas a los siguientes
instalados. un mejor contacto con el se verán beneficiadas programas:
- Visual Studio .NET Sistema, que es la con el sistema de - con Visual BASIC
- XAMMP para el manejo finalidad de este escritorio realizado en .NET
de base de datos con proyecto. esta primera versión. - XAMMP para el
MySQL manejo de base de
- Rational Rose para el datos con MySQL
modelado RUP - Rational Rose
1.3.2. DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESO (DAP)
DAP (Seguimiento de tramite documentario de expedientes de multa)
Secretaria
Recepcionado de expediente de multa con
Informe de Inicio de Proceso Sancionador
Registrado en el cuaderno para su posterior
registro en una hoja de Excel
Transporte de documento hacia la oficina

de registro de deudas
Asignado de número de expediente de
multa
Transporte de documento hacia la oficina

de cobranzas de multas
Notificado a la persona que tiene la multa

por parte de la oficina de cobranzas
Se espera 5 días para que el multado haga

su descargo
SI
Reconsideración Hizo descargo de ley?
NO
RESUMEN
Elaborado de Informe de cuantificación de
la multa y conclusiones técnicas
ACTIVIDAD NUMERO
OPERACIÓN 06
Derivado a dirección para V°B°
DEMORA 01
TRANSPORTE 03
Transportado a oficina para su entrega y
ALMACENAMIENTO 00
posterior registro de cobranzas
INSPECCIÓN 01
Guardar los documentos generados

1.3.3. DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO (DOP)
DIAGRAMA DE ANALISIS DEL PROCESO
Empresa: Escuela del INEI Proceso: Gestión del trámite documentario del
área de RRHH de la gerencia territorial Bajo
Lugar: Centro de Atención del área de
Mayo.
recursos humanos de la Gerencia Territorial
Bajo Mayo.
Departamento/Área: Servicios Proyecto: “Análisis, Diseño e Implementación de

un sistema Informático para la gestión de
Sección: Atención al Cliente
tramite documentario en el área de recursos
humanos de la gerencia territorial Bajo Mayo”
Resumen:
Actividad Método Método Diferencia Observador Nombre de monitor

actual mejorado
Operación 7 9 2 Fecha 05/03/2018
Transporte 2 1 1 Actual X
Método
Inspección 2 0 2 Mejora
Almacenaje 5 0 5 Personal Secretaria
Demora 3 2 1 Tipo Material Cuaderno
Combinado 0 0 0 Maquina
Total Inicio: Recepción de los documentos

40 06 34
del cliente para realizar un trámite.
Distancia total Termino: Trámite del cliente

50 mt 0 50
terminado con el registro del mismo
Tiempo total 20 min 5 15

Dist. Temp
N° Descripción Observar
M . Min.
1 Se atiende al cliente 4 Secretaria(o)

2 Se solicitan sus datos 2m Secretaria(o)
3 Se verifican los datos 5m Secretaria(o)
4 Anotar los datos del 5m Secretaria(o)
cliente
5 Esperar turno para ser 10m
atendido
8 Se atiende al cliente 2m Secretaria(o)
9 Llenar ficha para el 2m Secretaria(o)
trámite documentario
respectivo
10 Entregar ficha para 10m 2m Secretaria(o)
registro
11 Inspeccionar que ficha 5m 2m Secretaria(o)
sea colocada
correctamente
12 Registrar ficha 10m Secretaria(o)
13 Registrar cliente. 10m Secretaria(o)
14 Entregar cuenta para que 2m Secretaria(o)
pueda ser cancelado el
monto de la multa.
15 Esperar a que cliente 2dias
cancele
16 Entregar ticket de 5m Secretaria(o)
cancelación
17 Llevar ticket de 5m Secretaria(o)
cancelación para el
trámite de gestión de una
multa.
18 Registrar Ticket de 1m Secretaria(o)
cancelación para el
descargo respectivo.
19 Registrar datos del 1m Administrador

cliente en el cuaderno de Secretaria
los clientes.
20 Cliente registrado en el 2m Secretaria
cuaderno de ocurrencias.
21 Esperar a inicio de curso
y llamar alumno
1.4. ANÁLISIS DE CAUSAS RAÍCES DEL PROBLEMA
En el transcurso de la investigación una de las constantes fallas que se tiene

es que no está definido el alcance del sub área de Control de archivos; debido
a ello, muchas veces no se puede atender a todos, ya que se debería asignar
el tiempo debido al proyecto. Asimismo, no existe un MOF (Manual de
Operaciones y Funciones) en el cual se definan las funciones de este recurso
y su relación con el entorno. En lo que si se ha mejorado es que ahora hay
más coordinación con el jefe esto facilita, se algún modo, las coordinaciones
inmediatas que hay que hacer en el día a día.
El proceso de control documentario consiste en dar asistencia a los usuarios

que necesiten hacer uso del área de recursos humanos mediante el envío de
información relacionada al área, estos pueden ser enviados a los clientes, a
los proveedores, y otros clientes externos.
Las responsabilidades del Controlador de Archivo son las siguientes:
- Administración física de los documentos entregados por los cliente y

proveedores, verificar la codificación de los documentos de manera
adecuada del área, coordinar con los proveedores la información, asegurar
el intercambio de información entre los proveedores (internos y externos),
elaborar documentos informativos para brindar capacitación a los clientes
sobre la atención que se les brinda.
1.4.1. A DIAGRAMA CAUSA-EFECTO (ISHIKAWA) PARA EL

PROBLEMA DE LLENADO DE TRÁMITES DOCUMENTARIOS
CONTROLADOR DOCUMENTO DE
DE ARCHIVO ALMACENAMIENTO
CONSTANTES QUEJAS DE
LOS CLIENTES INTERNOS Y
EXTERNOS PORQUE NO
ESTAN AL DIA LOS
ARCHIVOS DE TRÁMITES Y
LA FALTA DE CONTROL
METODO DE MEDICIÓN DE LOS

ARCHIVAMIENTO BENEFICIOS
1.4.2. DIAGRAMA CAUSA-EFECTO (ISHIKAWA) PARA EL

PROBLEMA DE ABANDONO DEL PUESTO LABORAL PARA
TRABAJAR EN OTRAS ACCIONES QUE NO LE CORRESPONDEN
CONTROLADOR DOCUMENTO DE
DE ARCHIVO ALMACENAMIENTO
ABANDONO DEL
PUESTO DE TRABAJO
PARA TRABAJAR EN
ACCCIONES QUE NO LE
CORRESPODEN
METODO DE MEDICIÓN DE
ARCHIVAMIENTO LOS BENEFICIOS
1.5. FORMULACIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.6.
Enunciado o formulación del Problema.
a) Aumento del tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido

a que se repiten las tareas, ocasionando olvidos y/o documentos traspapelados.
b) Disminución de la efectividad por el aumento significativo de la cantidad de

actividades manuales que son las más susceptibles a los errores.
c) Disminución en la productividad al contar con procesos lógicos para la atención

de la documentación.
d) Incremento de costos en el uso de papel, aumentando drásticamente los gastos

por este concepto.
e) La Ubicación de un documento en trámite tarda mucho tiempo al tener que

sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento
pues que no dispone de acceso instantáneo a la información específica.
1.7. Justificación
1.8. Alcances
2. OBJETIVOS
2.1. Objetivo General
DISEÑAR E IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE UN SISTEMA INFORMATICO PARA
LA GESTION DE TRAMITE DOCUMENTARIO EL GOBIERNO REGIONAL
TERRITORIAL BAYO MAYO.
2.2. Objetivos Específicos

EJECUTAR ACTIVIDADES DE RECEPCION, CALIFICACION, REGISTRO Y
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS QUE LLEGAN A LA EMPRESA.
EJUCURAR VERIFICAR LA ACTUALIZACION DE REGISTROS, DE DOCUMENTOS AL
AREA DE RECEPCION.
3. DESCRIPCION DE LA INNOVACION Y/O MEJORA

3.1. Criterios y Factibilidad
3.1.1. Criterios
a) Criterio Tecnológico
b) Criterio económico
c) Criterio ecológico
3.1.2. Factibilidad
a) Factibilidad Comercial
b) Factibilidad Operacional
c) Factibilidad Técnica o Tecnológica
d) Factibilidad de Tiempo
3.2. Diagrama de Análisis del Proceso Mejorado
3.2.1. Diagrama de Operaciones de Proceso (DOP)
3.2.2. Diagrama de Análisis de Proceso (DAP)
3.3. Resumen de la Propuesta
3.4. Marco Referencial
3.4.1. Términos Básicos
3.4.2. Conceptos Tecnológicos o Bases Teóricas
3.4.3. Gestión Ambiental
3.4.4. Gestión de Seguridad
3.4.5. Gestión de la Calidad
3.4.6. Normas Técnicas Relacionadas
4. TIPOS Y COSTOS DE MATERIALES
4.1. Costos de Materiales/Insumos Empleados para la Implementación de la
Mejora.
Cantidad Designación Costo

P. Importe
unitario
TOTAL
4.2. Costo de la Mano de Obra para la Implementación
Cantidad Designación Costo
P. UNITARIO IMPORTE
Total
4.3. Costos Indirectos de la Implementación del Proyecto
Cantidad Designación Costo.
P. unitario Importe
- Gasto por movilidad.
- Llamadas telefónicas.
- Uso de internet.
Total
4.4. Costo total de la Implementacion del Proyecto
Designación Costo
Costos Total de Materiales

e Insumos
Costos indirectos de
Implementación
Costo total
4.5. Resumen
5. TIEMPO EMPLEADO O ESTIMADO PARA LA APLICACIÓN
ACTIVIDADES PERIODO / DÍAS / SEMANAS / MESES /

AÑOS
FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
DEFINIR PROYECTO ♦
NOMBRE DEL PROYECTO ♦
RECOPILACIÓN DEL PROYECTO ♦
ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS ♦
Y PLANOS
PREPARACIÓN DEL BORRADOR ♦

DEL INFORME
REVISAR BORRADOR DEL ♦

INFORME
PREPARAR INFORME Y ♦
PRESENTAR
EXPOSICIÓN Y EVALUACIÓN ♦
DEL PROYECTO
6. CONCLUSIONES FINALES
7. BIBLIOGRAFIA
https://www.google.com.pe/search?ei=WLAUW87yF8zR5gLihYmwCg&
q=servicios+gobierno+territorial+bajo+mayo+tarapoto&oq=servicios+
gobierno+territorial+bajo+mayo+tarapoto&gs_l=psy-
ab.3...6155.10894.0.12336.22.15.0.0.0.0.568.2703.0j8j0j1j0j2.11.0....0
...1c.1.64.psy-ab..12.0.0....0.bX9o_-9awY0.
ANEXOS

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ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INFORMATICO PARA LA GESTION DE TRAMITE

DOCUMENTARIO EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO -

“AÑO DEL DIALOGO Y LA RECONCILIACION NACIONAL”

Zonal Cajamarca – Amazonas – San Martin

Proyecto de Innovación y/o Mejora para Obtener el

TITULO : “ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN

EMPRESA : GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO - TARAPOTO

AUTORES : LLERY MOZOMBITE CHUJUTALLI

CARRERA : Desarrollo de software

INSTRUCTOR : Hitler Collantes Chules

PRESENTACION DE LOS PARTICIPANTES ............................................ 11

DENOMINACION DEL PROYECTO......................................................... 12

1.1. Generalidades De La Empresa ......................................................... 13

1.1.1. Razón Social De La Empresa ........................................................ 13

1.1.1.1. Reseña Histórica ...................................................................... 13

1.1.1.2. Localización ............................................................................ 14

1.1.1.3. Aspectos Geográficos ..................... Error! Bookmark not defined.

1.1.1.4. Aspectos Demográficos, Social-EconómicosError! Bookmark not

1.1.2. Misión ....................................................................................... 15

1.1.3. Visión ........................................................................................ 15

1.1.4. Políticas ..................................................................................... 15

1.1.5. Valores ...................................................................................... 16

1.1.7. Estructura Organizacional ............................................................ 17

1.1.8. Productos y/o Servicios ............................................................... 18

1.1.9. Proyecciones a Futuro ................................................................. 18

1.2. Identificación del Problema ............................................................. 18

1.3. Análisis De La Situación Actual ........................................................ 19

1.3.1. Examinando el método actual ............ Error! Bookmark not defined.

1.3.2. Diagrama de Operaciones de Proceso (DOP)Error! Bookmark not

1.3.3. Diagrama de Análisis de Proceso (DAP) ......................................... 20

1.4. Análisis de causas raíces del Problema ............................................. 25

1.5. Formulación Y Planteamiento Del Problema ...................................... 27

1.6. Justificación .................................................................................. 27

1.7. Alcances ....................................................................................... 27

2.1. Objetivo General ........................................................................... 27

2.2. Objetivos Específicos ..................................................................... 27

3. DESCRIPCION DE LA INNOVACION Y/O MEJORA .......................... 28

3.1. Criterios y Factibilidad ................................................................. 28

3.1.1. Criterios ................................................................................. 28

3.1.2. Factibilidad ............................................................................. 28

3.2. Diagrama de Análisis del Proceso Mejorado .................................... 28

3.2.1. Diagrama de Operaciones de Proceso (DOP) ............................... 28

3.2.2. Diagrama de Análisis de Proceso (DAP) ...................................... 28

3.3. Resumen de la Propuesta ............................................................ 28

3.4. Marco Referencial ....................................................................... 28

3.4.2. Conceptos Tecnológicos o Bases Teóricas .................................... 28

3.4.3. Gestión Ambiental.................................................................... 28

3.4.4. Gestión de Seguridad ............................................................... 28

3.4.5. Gestión de la Calidad ................................................................ 28

3.4.6. Normas Técnicas Relacionadas .................................................. 28

4. PLANOS DE TALLER, ESQUEMAS/DIAGRAMASError! Bookmark not

4.1. Planos de la Empresa ........................... Error! Bookmark not defined.

4.1.1. Planos de Ubicación (externo) ............ Error! Bookmark not defined.

5. TIPOS Y COSTOS DE MATERIALES ................................................. 28

5.1. Costos de Materiales/Insumos Empleados para la Implementación de la

5.2. Costo de la Mano de Obra para la Implementación ............................ 29

5.3. Costos Indirectos de la Implementación del Proyecto ......................... 29

5.4. Costo total de la Implementacion del Proyecto .................................. 30

5.5. Evaluación Económica/Financiera .......... Error! Bookmark not defined.

5.5.1. Depreciación Anual (DA) .................... Error! Bookmark not defined.

5.5.2. Depreciación Mensual (DM) ................ Error! Bookmark not defined.

5.5.3. Depreciación Diaria (DD) ................... Error! Bookmark not defined.