FORMULAS

Registro No. 001001-U-MHC-CNCyC

Material didáctico
Elaborado por: Sistema Centros de Capacitación y Calidad
Edición: Centro Nacional de Capacitación y Calidad del Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social y del
Instituto Mexicano del Seguro Social
 Índice

Contenido
Índice .................................................................................................................................................... 3
Presentación .......................................................................................................................................... 4
Justificación .......................................................................................................................................... 5
Fórmulas ............................................................................................................................................... 6
Introducción ....................................................................................................................................... 6
Sintaxis de una fórmula ...................................................................................................................... 6
Operadores de Cálculo y Jerarquía ..................................................................................................... 6
Creación e Inserción de Fórmulas ...................................................................................................... 9
Tipos de Referencias de Celdas ........................................................................................................ 10
Copiados Absolutos y Relativos ....................................................................................................... 13
Concatenación de Textos.................................................................................................................. 15
Uso de Nombres en Celdas y Rangos de Celdas .............................................................................. 16
Errores en las Fórmulas .................................................................................................................... 18
Autocorrección de Fórmulas ............................................................................................................ 19
Resumen ........................................................................................................................................... 21
 Presentación

Excel es un sistema de aplicación que permite realizar múltiples tareas en hojas de

cálculo, integradas en el conjunto ofimático Microsoft Office, lo que permite al trabajador-
alumno del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y del Sindicato Nacional de
Trabajadores del Seguro Social (SNTSS), optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos
de sus funciones laborales.

En Excel, el trabajador-alumno, aprenderá a emplear con gran facilidad el uso de hojas de

cálculo, permitiéndole operar datos numéricos y alfanuméricos con la capacidad de representarlos
por medio de gráficos, además de manipularlos a través de diversas funciones.

Para que el trabajador-alumno pueda adquirir habilidades en el manejo de la hoja de

cálculo de excel requiere del desarrollo de las capacidades cognoscitivas y del conocimiento
básico del sistema operativo y, así, pueda utilizar las múltiples herramientas que le ayudarán
a realizar diferentes tipos de cálculos y gráficos de una forma rápida y sencilla. Ante esta
necesidad el SNTSS a través del Centro Nacional de Capacitación y Calidad, presenta el curso
Fórmulas y Funciones Básicas, la cual va dirigida a los trabajadores-alumnos que deseen
aprender a realizar operaciones con números organizados en hojas de cálculo.
Cada módulo le proporcionará al trabajador-alumno la capacidad y habilidad de operar con
datos numéricos y alfanuméricos a través de cuadrículas de celdas que incluyan la utilización de
fórmulas y funciones.

Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC Página 4

 Justificación

El curso Fórmulas y Funciones Básicas, le brinda al trabajador-alumno del IMSS y del SNTSS,
las herramientas y métodos en el desarrollo de habilidades y construcción de conocimientos
necesarios para el manejo de hojas de cálculo.

La principal función de este curso es proporcionar al trabajador-alumno los conocimientos y

procesos informáticos que induzcan a realizar cálculos con aplicación de fórmulas y funciones
lógicas-matemáticas, financieras, estadísticas, binarias, de fecha y hora. Con la finalidad de
otorgar los conocimientos necesarios para facilitar los cálculos numéricos a través de fórmulas
de una manera sencilla y rápida, así como realizar operaciones aritméticas sobre cientos de
miles de datos que el trabajador-alumno maneja diariamente, y pueda actualizarlos o corregirlos
mediante operaciones automáticas sin la necesidad de emplear más tiempo laboral, logrando
eficientar los servicios en sus áreas de trabajo.

Asesor-facilitador te sugerimos dar seguimiento a las dudas e inquitudes denotadas por el

trabajador-alumno.

La operatividad del curso se llevará a cabo en salas multifuncionales con red inalámbrica,
con equipos de cómputo equipados con el software Microsoft Office actualizado, el cual le
permita al trabajador-alumno el desarrollo de los módulos por medio de procedimientos que le
ayuden a representar los datos y entenderlos fácilmente con base en la representación
adecuada de la información.

Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC Página 5

 Fórmulas
El trabajador-alumno inferirá el uso de fórmulas desde su óptima estructura y empleo de
operadores aritméticos, lógicos y de relación.
Introducción
Uno de los mayores potenciales que tiene una
hoja de cálculo es el manejo de fórmulas y
funciones.
Las fórmulas aumentan la “inteligencia” de una
hoja de cálculo.
Aunque todas las operaciones que se realizan
en una hoja de cálculo se pueden realizar con
una calculadora, se tiene la ventaja de que
todos los elementos ya están escritos y sólo se
indican las acciones a realizar.
Se pueden crear fórmulas que realicen
operaciones básicas de suma, resta,
multiplicación, división o potenciación entre
otras o fórmulas complejas que involucren
funciones y realicen cálculos avanzados.
Sintaxis de una fórmula
Una fórmula es una ecuación dentro de una
celda que calcula un nuevo valor a partir de
valores existentes. La estructura u orden en
que van colocados los elementos en una
fórmula se denomina sintaxis.
En Excel las fórmulas, por muy complejas que
sean, siguen una estructura o sintaxis
específica que inicia con un signo de igual (=)
seguido de los elementos que la integran, que
son básicamente de tres tipos: Operandos (los
elementos que se calculan), Operadores de
Cálculo y Funciones predefinidas. Si se inicia
una fórmula con un signo de suma (+) o de
resta (-), Excel añadirá el signo de igualdad al
principio de la fórmula.
Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC
Operandos: Son los datos que se calcularán
en la fórmula. Pueden incluir cualquier
combinación de los siguientes elementos:
Valores Constantes. Números, texto o fechas
introducidas directamente en una celda o en una
fórmula.
Referencias. Una referencia es la
identificación de una celda o rango de celdas
en la hoja de cálculo. También le informa a
Excel en que celdas se deben buscar los
valores o datos que desea utilizar en una
fórmula.
Nombres. Cada celda o rango puede contener
un nombre que lo identifique de forma
unívoca. Si utiliza un nombre o una referencia
a un rango o a una celda, Excel sustituirá el
contenido de la dirección igual que si la
hubiera escrito directamente.
Operadores. Un operador especifica la
operación que debe realizarse con los
elementos de una fórmula. Los operadores se
clasifican en: aritméticos, lógicos, de relación,
de concatenación de textos y de referencia.
Funciones. Se trata de fórmulas predefinidas
que permiten realizar operaciones sobre un
valor constante o una referencia a una celda o
a un rango utilizado como argumento para la
transformación realizada por la fórmula.
Por ejemplo, puede utilizar una función para
completar el contenido de una fórmula o como
operando de otra fórmula.
Operadores de Cálculo y Jerarquía
Para especificar los cálculos que se realizarán
en una fórmula, Excel utiliza diversos
operadores que se clasifican dentro de éstos
tipos:
Página 6
 Excel 2010
Fórmulas

Operadores Aritméticos multiplica 2 por 3, y a continuación suma 5 al

Se utilizan para ejecutar las operaciones
matemáticas básicas como suma, resta,
multiplicación o división, y generar resultados
numéricos. La siguiente tabla contiene los
operadores aritméticos:
resultado.
= 5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para
cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2, a
continuación, multiplica el resultado por 3 con
lo que se obtiene 21.

= (5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que

rodean la primera parte de la fórmula indican
a Excel que calcule B4+25 primero y después
divida el resultado por la suma de los valores
de las celdas D5, E5 y F5.
Jerarquía de los Operadores Aritméticos
= (B4+25)/SUMA(D5:F5)
Las fórmulas calculan los valores en un orden
específico denominado orden de evaluación o Por otra parte, no existe ningún límite al
jerarquía de operadores. Estas reglas número de niveles de paréntesis anidados que
determinan que las operaciones de se pueden utilizar en una fórmula, aunque en
potenciación se realizan en primer lugar, los
una función el máximo es de 64 niveles.
cálculos de multiplicación y división en
segundo lugar y, por último, la adición y Resumiendo lo anterior. Excel ejecutará las
sustracción. operaciones en el orden que se indica en la
Si una fórmula contiene operadores con la tabla siguiente.
misma precedencia (suma o resta,
multiplicación o división). Excel evaluará los
operadores de izquierda a derecha.
Uso de Paréntesis
Para controlar la prioridad de los cálculos en una
fórmula se pueden utilizar paréntesis, Excel
ejecuta en primer lugar todos los elementos
entre paréntesis, de acuerdo al orden de
prioridad mencionado.
Para cambiar el orden de evaluación, debe
escribirse entre paréntesis la parte de la
fórmula que se calculará en primer lugar.
Si una fórmula contiene operadores con la
Por ejemplo, la siguiente fórmula da un misma precedencia (suma o resta,
resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación o división), Excel evaluará los
multiplicación antes que la suma. La fórmula operadores de izquierda a derecha.

Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC Página 7

 Excel 2010
Fórmulas

Al realizar operaciones encerradas entre

paréntesis se deberá tomar en cuenta lo
siguiente:
Primero se realizan todas las operaciones
encerradas entre paréntesis.

Si en una expresión existen paréntesis

anidados, se ejecutarán primero las
operaciones contenidas en los paréntesis más
internos y luego en los más externos.

Si se abre más de un paréntesis en un

anidamiento, deberá cuidarse de colocar el
mismo número de paréntesis de cierre. Si esto
no sucede, Excel mostrará un mensaje de error
proponiendo una solución para el mismo.
Operadores de Relación o Comparación
Con estos operadores se pueden comparar dos
valores. El resultado de esta comparación es
un valor lógico: VERDADERO o FALSO.
Se utilizan constantemente en el campo de las
funciones lógicas.
Los operadores lógicos permiten efectuar dos
"comparaciones" hechas cada una con un
operador relacional en una sola línea. Una
comparación relacional arroja resultado
VERDADERO o FALSO. El producto de
una comparación lógica es también
VERDADERO o FALSO. Estos valores se
consideran como constantes, ya que nos sirven
para evaluar el resultado de una relación
lógica.
Los operadores lógicos se rigen por las
siguientes tablas denominadas “tablas de
verdad”:

Operadores Lógicos
Los Operadores Lógicos, también llamados
Booleanos (en honor a George Boole
matemático inglés del Siglo XIX, quien
sugirió un pensamiento lógico que pudiese
expresar operadores de manera algebraica),
son los que permiten relaciones lógicas, las
cuales, como se deduce, pueden provenir de
una comparación relacional.
Operadores de Referencia
Las referencias identifican una celda o grupo
de celdas en una hoja de cálculo. Una
referencia le indica a Excel en qué lugar debe
buscar los valores o los datos que se desean
utilizar en una fórmula.

Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC Página 8

 Excel 2010
Fórmulas
Se pueden utilizar datos de distintas partes de
una hoja de cálculo dentro de una fórmula, o
bien, utilizar el valor de una celda en varias
fórmulas.También puede hacerse referencia a
las celdas de otras hojas en el mismo libro, a
otros libros y a los datos de otros programas.
Las referencias de celdas a otros libros se
denominan Referencias Externas. Las
referencias a datos de otros programas se
denominan Referencias remotas.
De forma predeterminada Excel utiliza el
estilo de referencia A1, que rotula las
columnas con las letras (desde A hasta XFD,
en un total de 16,384 columnas) y filas con
número (del 1 al 1,048,576).
Los operadores de referencia combinan
rangos de celdas para los cálculos con los
siguientes operadores.
Operador de Concatenación de Textos
Utiliza el signo (&) para unir o concatenar una
o varias cadenas de texto con el fin de generar
un solo elemento de texto.
Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC
Ejemplo: “Centro”& “Nacional” general la
cadena de texto: “Centro Nacional”
Creación e Inserción de Fórmulas
Como se comentó anteriormente, el poder de
una hoja de cálculo radica en las fórmulas que
en ella se utilizan.
En Microsoft Office Excel usted podrá
obtener el resultado dinámico del cálculo de
valores a través de las Fórmulas, éstas son
expresiones matemáticas que ayudan a obtener
resultados que a la vez economizan mucho el
tiempo.
En el punto anterior se estableció que una
fórmula se define como una ecuación que
calcula un nuevo valor a partir de valores
existentes.
Con Excel 2010 se pueden crear fórmulas para
realizar un gran número de operaciones. Para
llevar a cabo operaciones más sofisticadas,
Excel 2010 permite añadir cálculos
predefinidos denominados funciones a las
fórmulas.
Una función es una ecuación predefinida que
opera sobre uno o más valores y devuelve un
único valor. Excel incluye una biblioteca con
329 funciones de distintas categorías.
Una fórmula puede utilizar valores contenidos
en las celdas para realizar operaciones como la
suma, resta, multiplicación y división.
¿Cómo Introducir una fórmula?
Al empezar a escribir una fórmula se activa la
barra de fórmulas y con ella los siguientes
botones:
1. Botón Cancelar: Permite cancelar lo que
se está escribiendo, es equivalente a presionar
la tecla ESC.
Página 9
 Excel 2010
Fórmulas

2. Botón Aceptar: Permite aceptar lo que se de los operandos cambia se debe hacer la
está escribiendo, es equivalente a presionar la modificación correspondiente en la fórmula.
tecla Enter. Esto no sucede si usamos referencias de celda
en lugar de números, ya que en este caso
Para insertar una fórmula en una celda realice
Excel recalculará automáticamente la fórmula
el siguiente procedimiento:
para mostrar el resultado correcto. El ejemplo
Con un clic coloque el cursor en la celda siguiente ilustra esto:
donde desea escribir la fórmula y obtener el
resultado.
Teclee el signo de igual (=). ¡Recuerde
siempre que toda fórmula debe iniciar con
este signo! También puede teclear el signo más
(+) o menos (-). Automáticamente aparecerá el
signo igual (=) y el primer operando de la Otro ejemplo: La fórmula =B2+B3+B4 da
fórmula estará precedido del signo tecleado. como resultado la suma de los valores que se
Escriba la fórmula deseada. encuentran en la celda B2, B3 Y B4.

Pulse la tecla Enter para ejecutar el cálculo.

Nota: El no comenzar las fórmulas con el signo
de igual hará que Excel interprete la ecuación
como un texto, y la fórmula quedará sin
calcular, si comete este error tan común pulse F2
para editar la fórmula, presione la tecla inicio
para colocarse al comienzo de la fórmula,
escriba el signo igual (=) y pulse Enter.
Si usted no desea ver el resultado de una
Cómo editar una fórmula fórmula sino la fórmula misma, comience
Coloque el cursor en la celda que contiene la tecleando un apóstrofe “'” el cual no aparecerá
fórmula. en su celda al ejecutar la fórmula, pero evitará
que Excel realice la operación.
Oprima la tecla de función F2.
Realice los cambios necesarios. Tipos de Referencias de Celdas
Pulse la tecla Enter. Una referencia es la identificación de una
celda o rango de celdas en la hoja de cálculo.
A continuación se describe un ejemplo de una También le informa a Excel en que celdas se
fórmula en donde se involucran números deben buscar los valores o datos que desea
colocados en las celdas de Excel. utilizar en una fórmula.

Cuando se crea una fórmula usando números,

como en el ejemplo dado, si el valor de alguno

Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC Página 10

 Excel 2010
Fórmulas
Las referencias de las celdas están basadas en
los encabezados de columna y renglón, para
hacer referencia a una celda, se escribe la letra
de la columna (A, B, C,…XFD.) seguida del
número de la fila o renglón (1, 2,
3,…1,048,576). En el ejemplo mostrado, la
referencia para la celda activa es B3 y ésta se
despliega en el Cuadro de nombres.
Una fórmula puede hacer referencia a una
celda. Si desea que una celda contenga el mismo
valor que otra, introduzca un signo igual (=)
seguido de la referencia a la celda. La celda
que contiene la fórmula se denomina celda
dependiente, ya que su valor depende del
valor en la otra celda. Siempre que se cambie
la celda a la que hace referencia la fórmula,
cambiará también la celda que contiene la
fórmula. Las fórmulas pueden hacer referencia
a celdas, rangos de celdas, nombres o rótulos
que representan a las celdas o rangos.
Para hacer referencia a un rango de celdas
dentro de una fórmula, se debe especificar la
referencia de la celda en la esquina superior
izquierda del rango, enseguida dos puntos (:) y
posteriormente la referencia de la celda en la
esquina inferior derecha del rango. Por
ejemplo la referencia para el rango mostrado
es A1:D5.
Por ejemplo:
Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC
Excel no diferencia entre mayúsculas y
minúsculas en las direcciones de celdas, por lo
que si escribe a2:b8 lo convertirá en A2:B8
cuando presione Enter.
En Excel existen tres tipos de referencias:
Relativas, Absolutas y Mixtas. Dependiendo
de la tarea que se desea ejecutar, es el tipo de
referencia a utilizar. Es importante destacar
que el tipo de referencia que se utiliza va a
afectar la fórmula cuando ésta se copie a otro
lugar de la hoja de cálculo y no cuando se
posicione (mueva) en otro lugar.
Referencias Relativas
Es el tipo de referencia que Microsoft Office
Excel usa de manera
predeterminada y se
compone sólo del nombre
de la celda, es decir, la
ubicación entre una
columna y una fila.
Son referencias de celdas relacionadas con la
posición de la fórmula. Indican la posición
que la celda referenciada ocupa con respecto a
la celda donde se introduce la fórmula.
Ejemplo: B3
Este tipo de referencia permite que al copiarse
una fórmula a otra ubicación, ésta se
modifique de manera relativa según el lugar a
dónde se haya copiado. Si se copia una fórmula
con referencias relativas Excel ajustará
automáticamente las referencias en las celdas
en que se copia la fórmula original.
Ejemplo: En la figura la celda C3 contiene
=A3+B3. Para ejecutar el cálculo Excel toma
el valor que está dos celdas a la izquierda para
la primera referencia (A3) y lo suma al valor
que se encuentra una celda a la izquierda para
la segunda referencia (B3).
En el ejemplo siguiente, si se copia la fórmula
de C3 a la celda C4, Excel hará el mismo
procedimiento para determinar el valor de C4,
va a caminar dos celdas a la izquierda en la
primera referencia, y una celda hacia la
Página 11
 Excel 2010
Fórmulas
izquierda de C3 en la segunda, dando como
resultado la celda C4.
NOTA: El método más sencillo para copiar
las fórmulas en una fila o en una columna es
utilizar la función Autorellenar de Excel.
Referencias Absolutas
Se componen del nombre de una celda y el
símbolo de valor
absoluto [$] y se utiliza
cuando en una fórmula
se requiere hacer una
referencia a una celda
específica, y que ésta no varié aunque la
fórmula sea copiada o bien movida a otra
ubicación. Ejemplo: $A$1
Cuando se desea copiar la fórmula y mantener
la referencia al rango o a la celda de la
fórmula original se utiliza este tipo de
referencias.
Ejemplo:
$B$3
Este signo de pesos indica que el elemento
(columna o fila) al que antecede será fijo, es
decir, no se modificará al momento de
copiarlo; cuando la fórmula sea copiada, Excel
no ajustará las celdas debido a que se están
utilizando referencias absolutas.
Si en el ejemplo dado a todos los valores
contenidos en la columna A (A3:A9) se desea
sumar el valor que contiene la celda B3, en la
fórmula de la celda C3 se debe convertir la
referencia B3 en absoluta ($B$3) de la forma
siguiente:=A3+$B$3
Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC
Ejemplo: en las hojas Referencias, Enero,
Febrero y Resumen de su Libro de Trabajo
EXCEL 2010 CURSO ALUMNO aplica
estas opciones de cálculo.
Con esto, si se copia la fórmula de C3 en la
celda C4 no se ajustará la referencia $B$3, ya
que es absoluta y la fórmula en C4 será
=A4+$B$3 y así sucesivamente.
Referencias Mixtas
En algunos casos es necesario emplear
referencias en las que la fila o la columna es
absoluta, pero no ambas. Este tipo de
referencias se denominan MIXTAS debido a
que combinan las propiedades de las
referencias relativas y de las absolutas. Una
referencia mixta toma la forma $A1 ó A$1.
Veamos un ejemplo:
Se desea elaborar una tabla que a los precios
de lista introducidos en el rango B4:B8, se les
apliquen los descuentos indicados en el rango
C3:E3.
Para hacer este cálculo se introdujo en la celda
C4 la fórmula =$B4-$B4*C$3 en donde las
referencias $B4 y C$3 son mixtas. La
referencia $B6 permite que, al copiarse la
fórmula, hacia la derecha las nuevas fórmulas
continúen haciendo referencia a la columna B.
Página 12
 Excel 2010
Fórmulas

Por otra parte, la referencia C$3 hace posible

que al copiarse la fórmula hacia abajo las
nuevas fórmulas continúen haciendo
referencia a la fila 3.
Cambio entre Referencias Relativas,
Absolutas y Mixtas.
Si creó una fórmula y desea cambiar las Para obtener la cantidad vendida en el
referencias relativas a absolutas o mixtas siga bimestre en la hoja RESUMEN se escribe la
este procedimiento: fórmula:
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula
con la referencia a cambiar.
2. Edite la celda presionando la tecla F2 o dar
doble clic sobre la celda que contiene la
fórmula
3. En la celda seleccionada o en la barra de
fórmulas coloque el cursor sobre la referencia
que desea cambiar.
4. Presione la tecla F4 cuantas veces sea Copiados Absolutos y Relativos
necesario hasta que la referencia quede como Mover o Copiar Fórmulas
usted la necesita.
Como ya se ha mencionado antes, uno de los
Cada vez que presione la tecla F4 Excel más grandes beneficios de Microsoft Office
alterna las referencias. Ejemplo: B3, $B$3, Excel es que al utilizar referencias en las
$B3 ó B$3 fórmulas permite generar muchas fórmulas a
Referencias a Celdas de Otras Hojas: partir de una si el razonamiento es el mismo.
En Excel, una fórmula puede hacer referencia Si se mueve una fórmula, las referencias de
a celdas que se encuentran en otras hojas del celda no cambiarán. Si se copia una fórmula,
mismo libro. Haciendo que los datos queden las referencias absolutas de celda no
enlazados entre hojas. La notación es la cambiarán; en cambio las referencias relativas
siguiente: de celda si cambiarán.
Nombre de la Hoja ! Celda Cuando se copia la fórmula, lo que en realidad
sucede es que se copia el razonamiento (para
En este ejemplo de la hoja RESUMEN se
el cálculo) y no el contenido textual de la
hace referencia a datos que se encuentran en la
celda.
hoja ENERO y FEBRERO.
Mover una fórmula a otra celda:
Haga lo siguiente:
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula
que desee mover.
2. Dé clic en el borde de la selección.
3. Arrastre la selección hasta la celda deseada.

Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC Página 13

 Excel 2010
Fórmulas
Copiados relativos.
Para copiar una fórmula con copiados
relativos las referencias utilizadas deben ser
relativas. Siga este procedimiento:
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula
que desee mover.
2. Ubíquese en la esquina inferior derecha de
la celda para utilizar el controlador de relleno
de celdas.
3. Con un clic sostenido recorra las celdas en
dónde desea que la fórmula sea copiada. El
resultado será el siguiente:
Nota: ¡También puede copiar las celdas una a
una, manteniendo presionada la tecla
CONTROL mientras arrastra!
SUGERENCIA: Pueden copiarse también
fórmulas en celdas adyacentes utilizando el
controlador de relleno. Seleccione la celda que
contenga la fórmula, y a continuación, arrastre
el controlador de relleno al rango que desee
rellenar.
Copiar fórmulas con los comandos
Copiar y Pegar
Siga este procedimiento:
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula
que desea copiar.
Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC
2. En el grupo Portapapeles de
la ficha Inicio elija el comando
Copiar. Otra forma es utilizar
el método abreviado de teclado
CTRL + C o después de dar un
clic con el botón derecho del
mouse, elija la opción Copiar.
3. Seleccione la celda o rango de celdas en
donde desea copiar la fórmula.
4. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio
elija el comando Pegar o utilice las teclas
CTRL+V. También lo puede hacer utilizando
la opción Pegar del menú contextual que
aparece al pulsar la celda con el botón derecho
del mouse.
Del resultado obtenido podemos concluir lo
siguiente:
Si se copia una fórmula que utiliza referencias
relativas, se actualizarán las referencias en la
fórmula pegada y se hará referencia a
diferentes celdas relativas a la posición de la
fórmula.
En el ejemplo, la fórmula en la celda B2 se ha
copiado en la celda B3, B4, B5, B6, B7, B8 y
B9. La fórmula en la celda B3 ha cambiado a
=F2+G2, que hace referencia a las celdas que
están cuatro celdas a la derecha y una celda
arriba de la celda B3.
Copiados Absolutos
También se ha mencionado acerca de las
Referencias Absolutas, y que estas permiten
hacer referencia a una celda específica; pues
bien si lo que se desea es generar varias
fórmulas a partir de una y ésta contiene un
dato que será constante en todas las fórmulas,
entonces es cuando se citará una referencia
absoluta.
Si no desea que cambien las referencias
cuando se copie una fórmula en una celda
diferente, utilice una referencia absoluta.
Para crear una referencia absoluta a la celda
F12, agregue signos de PESOS ($) a la
fórmula como se indica a continuación:
Página 14
 Excel 2010
Fórmulas

=F3/$F$12 queremos pasar a una sola celda, este operador

Ejemplo:
Ejemplo: en las hojas Ventas, Amortiza y
Cálculos de su libro EXCEL 2010 CURSO
ALUMNO, aplique estos tipos de copiados.
Recalculando Fórmulas,
Normalmente, Excel vuelve a calcular las
fórmulas cada vez que se abre o se guarda un
libro, calculando las que hacen referencia a
una celda cada vez que se modifica el valor de
ésta.
El cálculo se realiza en segundo plano y suele
ser instantáneo, a menos que la hoja de cálculo
sea especialmente complicada.
Cuando se desactiva el cálculo automático de
fórmulas es necesario especificar manualmente
cuándo se desea que Excel vuelva a calcular
las fórmulas; para calcular el resultado de
todas las fórmulas del libro presione F9 y para
calcular únicamente las fórmulas de la hoja
actual presione Mayús-F9.
nos va a ayudar a hacerlo.
Cuando se quiere unir alguna constante de
texto o un espacio en blanco, éste se concatena
con el operador de texto y se pone entre
comillas (“ ”) como se muestra en la barra de
fórmulas de la siguiente figura. De hecho,
todos los caracteres de espacio o puntuación
que desee que aparezcan en el argumento debe
especificarlos como un argumento entre
comillas.
Veamos este ejemplo:
Se trata de integrar en la celda E3 los datos de
Calle, Número y Colonia para integrar una
dirección:
Ejemplo 2:
Por ejemplo, si la hoja de cálculo contiene el
nombre de una persona en la celda A2 y el
nombre de otra persona en la celda A3, ambos
valores se pueden combinar en otra celda,
porque se quieren hacer equipos de trabajo de
dos personas, mediante la fórmulas siguiente:
=A2&”y”&A3

Concatenación de Textos
La concatenación de textos es una operación
matemática que consiste en unir datos de
distintas celdas a una sola. Los datos pueden
ser textos, números, referencias de celda o una
combinación de estos elementos.
El operador utilizado para este fin es el signo
“&” conocido como “Y” comercial o
“Ampersand”
Por ejemplo, en un directorio telefónico si la
dirección está dividida en calle, número y
colonia cada una en diferente celda y la

Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC Página 15

 Excel 2010
Fórmulas
Uso de Nombres en Celdas y Rangos
de Celdas
Recuerde que en Excel cada celda tiene un
nombre o referencia original, la cual se forma
por el nombre de la columna, seguida del
número de la fila, ejemplo A1.
El Cuadro de nombres es el lugar en donde
podemos visualizar la
referencia o nombre de
la celda o del rango
seleccionado, en la
parte izquierda de la
barra de fórmulas.
Una celda puede ser seleccionada de dos
formas:
1. Dar un clic sobre la celda.
2. Escribir la referencia de la celda en el
cuadro de nombres y pulsar la tecla Enter.
Ejemplo A1+Enter.
Si se trata de un rango de celdas el
procedimiento es el siguiente:
Dar un clic sobre la primera celda y sin soltar
con el mouse hacer un arrastre hasta la última
celda. También puede ser seleccionando la
primera celda y con la tecla MAYUS
sostenida mover la selección con las flechas
de navegación o dar un clic en la última celda
del rango.
O bien escribir la referencia del rango de
celdas en el cuadro de nombres y dar Enter.
Un rango continuo se escribe de la siguiente
forma:
CeldaInicial:CeldaFinal
Ejemplo de rango
continuo:
A3:C9
Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC
Asignar nombres a Celdas o Rangos.
En Excel se pueden crear nombres para
establecer referencias a una celda, a un grupo
de celdas, a un valor o a una fórmula. Cada
celda o rango puede contener un Nombre que
lo identifique de forma unívoca.
Ventajas de usar nombres:
Se pueden compartir los mismos nombres en
todas las hojas de un libro de trabajo.
Las fórmulas con nombres son más fáciles de
leer y recordar. Por ejemplo, es más fácil leer:
“=Ingresos-Gastos” que “=B6-A6”.
Si se cambia la estructura de la hoja de
cálculo, se puede cambiar la referencia en un
solo lugar y se actualizan automáticamente
todas las fórmulas que utilizan ese nombre.
Para utilizar nombres de celdas o rangos lo
primero que debe hacerse es definirlos.
Nombres válidos:
Para que el nombre de una celda o rango sea
válido debe cumplir las siguientes
condiciones:
Los nombres deben comenzar por una letra,
Pueden contener letras y números
No deben contener espacios en blanco.
Procedimiento para Asignar Nombres
Para dar nombre a una celda o rango de celdas
debe realizar los pasos siguientes:
Seleccione la celda o rango a que se desea
asignar nombre.
Ejemplo Celda B2
En la ficha Fórmulas localice el grupo
Nombres Definidos y elija el comando
Administrador de Nombres.
Página 16
 Excel 2010
Fórmulas
Se muestra el diálogo Administrador de Nombres.
Este diálogo también se puede abrir pulsando
las teclas CTRL + F3
Pulse el botón Nuevo… y se abrirá el diálogo
Nombre nuevo.
En el cuadro Nombre introduzca el Nombre
que desea asignar a la celda o rango de celdas
seleccionado (Teclea FACTOR).
En el cuadro Se refiere a: Aparecerá
desplegado el nombre de la hoja y celda o
rango de celdas seleccionados.
Pulse el botón Aceptar y el nuevo nombre
queda registrado y aparecerá listado en el
Cuadro de Nombres de la siguiente forma.
Opción Cerrar para terminar de definir el
Nombre.
Si desea abrir el diálogo Nombre nuevo de
una forma más directa, en la ficha Fórmulas
localice el grupo Nombres Definidos y elija el
comando Asignar nombre.
Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC
Asignar nombre desde el Cuadro de Nombres
Un procedimiento alternativo para dar nombre
a una celda o rango es el siguiente:
Seleccione la celda o rango al que desea
asignar nombre.
Dentro del Cuadro de Nombres teclee el
nombre que
desea asignar a
la celda o rango
seleccionado.
Termine pulsando la tecla Enter.
El nombre ha quedado registrado en el cuadro
de nombres.
Seleccionar Rangos identificados mediante
Nombres o Referencias de celda
SUGERENCIA. Excel hará un seguimiento de
los cuatro últimos cambios seleccionados
mediante el Cuadro de Nombres o el
comando Ir a. Para regresar a una selección
anterior, abra el diálogo Ir a con un clic en
F5, a continuación haga clic en la referencia
de celda en el cuadro Ir a.
Buscar Nombres
Pulse la tecla de función F5 o pulse el método
abreviado de teclas CTRL + I. El diálogo Ir a
es mostrado.
En el cuadro Ir a seleccione el nombre que
desea localizar. También puede teclear la
referencia o nombre en el cuadro Referencia.
Página 17
 Excel 2010
Fórmulas

finalmente en donde se desea colocar el

resultado de la suma se coloca la función con
la referencia de este rango llamada Gastos,
como se ve en la figura:

Pulse el botón Aceptar.

Eliminar Nombres.
Para eliminar alguno de los nombres listados
en el cuadro de nombres realice estos pasos:
1. En la ficha Fórmulas localice el grupo
Nombres Definidos y elija el comando
Administrador de Nombres. Errores en las Fórmulas
Se mostrará el diálogo Cuando utilizamos fórmulas nos encontramos
Administrador de con una serie de errores que muchas veces no
Nombres en donde entendemos. Cada error se señala de forma
verá la lista de distinta y es importante tener en cuenta los
nombres registrados siguientes puntos en la construcción de la
fórmula:
2. Seleccione el nombre que desea eliminar.
Pulse el botón Eliminar. Aparece un diálogo Cada fórmula debe iniciar con el signo
de confirmación en el que deberá aceptar la igual = de lo contrario la fórmula se tomará
eliminación. como texto y no se ejecutará ningún cálculo.

Fórmulas con Nombres:

Podemos hacer cualquier cálculo con una
celda referenciada con un nombre.
Se deben hacer coincidir todos los
Por ejemplo: La celda A3, hasta la celda A5 se paréntesis de apertura y de cierre, el mismo
multiplicarán por la número de paréntesis que abra se deben cerrar.
misma celda que es la Ejemplo, no puede haber dos paréntesis de
B1, nombrada FACTOR.
apertura y uno para cerrar.
La fórmula quedará
establecida como lo
muestra la figura:
Otro ejemplo
Se desea hacer la suma de un rango de celdas, Escribir todos los argumentos necesarios,
donde están los gastos mensuales de una casa. como comillas, rangos de celdas, criterios, etc.
Se seleccionan y se nombra como “Gastos” el De igual modo, asegurarse de no introducir
rango de celdas que se desea sumar; más argumentos de los que acepta la función.

Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC Página 18


Escribir el tipo correcto de argumentos.
Algunas funciones requieren argumentos
numéricos, otras requieren un valor de texto,
si usa un tipo incorrecto de datos Excel puede
devolver resultados inesperados o mostrar un
error.
Anidar como máximo 64 niveles
funciones.
Escribir los nombres de otras hojas entre
comillas simples (') cuando la fórmula hace
referencia a valores o celdas de otras hojas de
cálculo u otros libros cuyos nombres
contienen un carácter no alfabético.
Colocar un signo de admiración (!) después
de un nombre de hoja de cálculo al hacer
referencia a él en una fórmula. Ejemplo, para
obtener el valor de la celda C5 en una hoja de
cálculo denominada Nómina en el mismo
libro, use esta fórmula: ='Nómina'!C5.
Incluir la ruta de acceso a libros externos.
Una referencia a un libro incluye el nombre
del libro y debe incluirse entre corchetes ([ ]).
La referencia también debe contener el
nombre de la hoja de cálculo del libro.
Ejemplo de referencia a un libro abierto:
para incluir una referencia a las celdas B3 a
B7 de la hoja de cálculo denominada Ingresos
del libro Contabilidad_2010.xlsx, actualmente
abierto en Excel, la fórmula debe tener este
aspecto:
=[Contabilidad_2010.xlsx]Ingresos!B3:B7.
Si el libro al que se desea hacer referencia no
está abierto en Excel, igualmente se puede
crear una referencia a él en una fórmula. En
ella debe proporcionar la ruta de acceso
completa al archivo, como en el siguiente
ejemplo:
='C:\Mis documentos\[Contabilidad_2010.xlsx]Ingresos'!B3:B7
Nota: Si la ruta de acceso completa contiene
caracteres de espacio, como en el ejemplo
anterior, debe escribir la ruta de acceso entre
comillas simples (al principio de la ruta de
Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC
Excel 2010
Fórmulas
acceso y después del nombre de la hoja de
cálculo, antes del signo de exclamación).
Evitar dividir entre cero. Microsoft Excel
muestra el error #¡DIV/0! cuando un número
se divide por cero (0) o por una celda que no
contiene ningún valor o contiene CERO como
de resultado de una fórmula.
Busque si se ha borrado algo fuera de la
fórmula o le ha cambiado el nombre
Eliminar una columna de datos. Si elimina
una columna de un rango de hoja de cálculo o
una tabla de Excel, la fórmula que depende de
esa columna puede generar un error #REF!
Eliminar un nombre definido. Si elimina un
nombre definido, la fórmula que depende de
dicho nombre generará un error #NOMBRE?
Eliminar una hoja de cálculo. Si elimina una
hoja de cálculo, una fórmula que dependa de
ella generará un error #REF! No hay forma de
solucionar el problema, ya que no se puede
recuperar una hoja de cálculo eliminada.
Eliminar un libro. Si elimina un libro, los
valores en las celdas que hacen referencia a
ese libro permanecen intactos hasta que
actualice la fórmula.
Evite usar números con separadores
decimales en argumentos de fórmula. No
escriba números con separadores decimales en
las fórmulas porque los separadores (comas)
se usan como separadores de argumento en las
fórmulas.
Autocorrección de Fórmulas
En ocasiones escribimos fórmulas con errores.
Excel cuenta con una herramienta que ayuda a
corregir los errores más comunes al escribir
una fórmula. Por ejemplo, si escribimos la
fórmula:
=SUMA(C4;C6)
En esta fórmula se utilizó erróneamente el
operador “;” en lugar del operador “:” para
definir el rango.
Página 19
 Excel 2010
Fórmulas
La Autocorrección de fórmulas envía el
siguiente mensaje:
El ayudante de Office propone cambiar el
punto y coma, por dos puntos. Esta corrección
la podemos aceptar o no. Al aceptarla la
fórmula quedará corregida y podremos
continuar.
Resolución de los Mensajes de error habituales
Todos los mensajes de error de Excel
comienzan con el signo de almohadilla (#), en
total puede ver hasta 7 códigos de error
diferentes. Para quitar el mensaje de error y
ver el resultado esperado, tendrá que corregir
el problema modificando la fórmula o
cambiando el contenido de una celda a la que
la fórmula hace referencia.
Si lo comparamos con versiones anteriores,
Excel 2007 y 2010 ofrecen herramientas
mucho mejores para la resolución de los
mensajes de error. Si una celda contiene un
error, aparece en su esquina superior izquierda
un pequeño triángulo verde.
Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC
Al hacer clic en la celda aparecerá una
etiqueta inteligente con un signo de
exclamación amarillo y un indicador del tipo
de error en el contenido de la celda.
Si hace clic en la etiqueta inteligente verá
sugerencias que le ayudarán a determinar la
causa de un mensaje de error y sus posibles
soluciones.
La primera línea del menú de la etiqueta
inteligente muestra el
nombre del error y no
se puede seleccionar.
Las demás opciones
del menú le ayudarán
a encontrar las
posibles causas del error y sus soluciones.
En la tabla siguiente encontrará los siete
códigos de error que puede encontrar si una
fórmula de Excel no funciona correctamente,
así como algunas sugerencias para resolver los
problemas relacionados con estos tipos de
error.
Página 20
 Excel 2010
Fórmulas

Resumen
Con Excel 2010 se pueden crear fórmulas para
realizar un gran número de operaciones. Para
llevar a cabo operaciones más sofisticadas,
Excel 2010 permite añadir cálculos
predefinidos denominados funciones.
Una fórmula puede utilizar valores contenidos
en las celdas para realizar operaciones como la
suma, resta, multiplicación y división.
Una fórmula se define como una ecuación
que calcula un nuevo valor a partir de valores
existentes.
En Microsoft Office Excel usted podrá
obtener el resultado dinámico del cálculo de
valores a través de las Fórmulas, éstas son
expresiones matemáticas que ayudan a obtener
resultados que a la vez economizan mucho el
tiempo.
Como se comentó anteriormente, el poder de
una hoja de cálculo radica en las fórmulas que
en ella se utilizan.
Las fórmulas aumentan la “inteligencia” de
una hoja de cálculo.
Aunque todas las operaciones que se realizan
en una hoja de cálculo se pueden realizar con
una calculadora, se tiene la ventaja de que
todos los elementos ya están escritos y sólo se
indican las acciones a realizar.
Se puede crear fórmulas que realicen
operaciones básicas de suma, resta,
multiplicación, división o potenciación entre
otras, o fórmulas complejas que involucren
funciones y realicen cálculos avanzados.
Le invitamos a seguir aplicando los
conocimientos adquiridos en estas páginas en
la elaboración de fórmulas que resuelvan
problemas que usted enfrenta día a día en su
desempeño laboral.

Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC Página 21

 Excel 2010
Fórmulas

Modelo Holistico de Capacitación IMSS-SNTSS-CNCYC Página 22