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Po-Ccd-Pe-01 Procedimiento de Creación y Control de Documentos
Po-Ccd-Pe-01 Procedimiento de Creación y Control de Documentos
GESTION CCD-PE-GI
VERSIÓN: 01
PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN Y VIGENCIA: 10 de
CONTROL DE DOCUMENTOS marzo 2018
1. OBJETIVO
2. ALCANCE Y RESPONSABLES
3. RESPONSABILIDADES:
ALTA DIRECCION:
Es responsable de suministrar recursos económicos requeridos para el dar
cumplimiento al procedimiento.
Cada dueño de proceso es responsable de verificar el cumplimiento de las
acciones descritas en este documento y aprobar en su contenido técnico todos los
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MARCO NORMATIVO
Ley 594 Julio de 2000. “Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos
y se dictan otras disposiciones”.
Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y vocabulario Norma ISO
9000
Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos Norma ISO 9001
Directrices para la documentación de los Sistemas de Gestión de la Calidad
Norma ISO 10013
Nota. Para las normas técnicas que aparezcan sin fecha de vigencia, se entiende
que aplica la versión vigente.
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PROTECCIÓN: son las condiciones que permiten asegurar el buen estado de los
Registros, su conservación y disponibilidad.
PUNTO DE CONTROL: son las decisiones importantes que deben ser tomadas
en un punto del proceso o procedimiento, donde la calidad del producto o servicio
puede ser afectada adversamente, y por ende el objetivo del proceso o
procedimiento.
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continua utilización y consulta por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
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5. RECURSOS
6. GENERALIDADES
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Cada instrucción de trabajo, así como los planes de gestión integrada serán
emitidos, revisados, aprobados y controlada su disposición por el sistema que
requiera su aplicación. Toda instrucción de trabajo y planes de calidad debe
ceñirse a los formatos establecidos en este documento, cada sistema que genere
estos documentos debe mantener un listado actualizado y su disposición para
cuando sea requerido.
La elaboración de los documentos del SGI deben seguir el formato con la
salvedad que por expresa solicitud del cliente se requiera otro formato y que sea
necesario para validación el sistema, programas de mejoramiento de gestión, se
puede solicitar a la unidad de gestión integrado la adecuación del formato, sin
eliminar contenidos básicos y mínimos señalados para carátula y contenidos.
7. DESCRPCION DE ACTIVIDADES:
Nº Actividad Responsable
Recepciona requerimiento de creación o gestión
1 modificación de procedimientos, por parte de los integrado
administradores del SGI cualquier funcionario -
usuario con acceso a la documentación.
Si corresponde al procedimiento de su
modificación de sistema asignado para su
gestión, la unidad de gestión integrado procede gestión
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a su creación o modificación. En caso que integrado
corresponda a un PR-CD se comunica la
solicitud de cambio, pero si la solicitud de
cambio proviene del mismo sistema que
administra los procedimientos se procede a la
revisión de su adecuación.
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8. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN
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POLITICA Y
OBJETIVOS SIG
PMAPA DE
ROCESOS
CARACTERIZACIONES, PROCEDIMIENTOS,
INSTRUCTIVOS, MANUALES, GUIAS,
FORMATOS, PLANES, PROGRAMAS,
MATRICES, PROTOCOLOS,
REGISTRO
9. DISEÑO DE LA DOCUMENTACION
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Nota:
Solo si existe un requerimiento formal justificado por el líder del proceso ante la
alta dirección de tracto camiones del sur, se autorizará el uso físico de la copia
controlada en sello legible en la parte inferior
.
Los procesos que manejen atención al público y en aras de bridar un mejor
servicio, podrán aumentar el tamaño de la letra, bajo la autorización de la alta
dirección
ENCABEZADO
A continuación, se relacionará el encabezado que ha designado la alta dirección
para utilizar en sus diferentes documentos de la Empresa.
Casilla 4
Casilla 2
Casilla 5
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Casilla 1
Casilla 3 Casilla 6
Casillas Contenido
Casilla Logotipo de TRACTOCAMIONES DEL SUR
1
Casilla Sistemas Integrados de Gestion
2
Casilla Nombre del document
3
Casilla Código del document
4
Casilla Versión del document
5
Casilla Vigencia del document
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MANUALES MN
PROCESOS P
PROCEDIMIENTOS PO
FORMATOS FO
INSTRUCTIVOS IT
GUIAS G
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PLANES PL
REGLAMENTO RG
MATRICES MT
COMITES CM
INSTRUCTIVO IT
1. PROCESOS ESTRATEGICOS:
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2. PROCESOS MISIONALES:
Mantenimiento PM-M
Comercializacion PM-C
3. PROCESO APOYO:
Gestion PA-GA
Administrativa
CODIGO NOMBRE
FORMATOS
OJO..C AMBIAR FORMATO SOLICITUD Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS
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TODO ESO
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Todos los registros del Sistema Integrado de Gestión de Tracto camiones del sur
deben cumplir con las siguientes características:
Para mantener la legibilidad de los registros escritos que genera cada proceso o
subproceso dentro del Sistema Integrado de Gestión se tienen en cuenta los
siguientes aspectos:
Se diligencian con algún método de escritura con tinta negra, y nunca con
lápiz.
Los registros deben permanecer libres de tachones o enmendaduras, pues se
altera su confiabilidad.
Se debe evitar la escritura de palabras, frases o dibujos ajenos al proceso y
propósito del registro.
Se diligencian en su totalidad y si quedan espacios en blanco se les coloca una
línea para evidenciar que no contienen más información (cierre del registro).
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