Contenido

8.- Organización de la planeación en una empresa........................................................................... 1

8.1.- Programas y presupuestos ......................................................................................................... 3
8.2.- Concepto de presupuesto .......................................................................................................... 3
8.3.- Principales elementos del presupuesto. ................................................................................... 4
8.4.- El presupuesto Maestro como se divide ................................................................................... 5
8.5.- Clasificación de los presupuestos .............................................................................................. 6
8.6.- Información a considerar para hacer un presupuesto. ............................................................. 7

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8.- Organización de la planeación en una empresa

Plan para desarrollar en una empresa

 Análisis previo de la situación de la empresa y de su entorno.

 Desarrollo del plan.
 Implementación del plan.
 Seguimiento y control del plan.
Etapas del Proceso de Planificación de la Empresa
Todo proceso de planificación determina ocho etapas
Diagnóstico de la situación: deberemos llevar a cabo un exhaustivo análisis interno de la
empresa y externo de su entorno para diagnosticar la situación actual en la que se
encuentra.
Fijación de objetivos: deberemos determinar tanto los objetivos principales como los
secundarios y cuantificarlos. Los objetivos deben ser coherentes, medibles en el tiempo,
alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno,
jerarquizados y fáciles de comprender.

Establecimiento de premisas: establecer una serie de suposiciones lógicas sobre la situación

de la empresa, tanto a nivel interno como externo. Se trata de hacer una previsión sobre lo
que ocurrirá con aquellas variables no controlables por la empresa y, que de alguna forma,
pueden afectar a la consecución de los objetivos. La finalidad es tener preparadas todas las
alternativas posibles.

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Determinación de líneas de acción: deberemos pensar también en las estrategias.
Determinaremos las vías de actuación principales y alternativas que consideremos óptimas
para alcanzar los objetivos fijados.
Evaluación de las líneas de acción: deberemos analizar las fortalezas y las debilidades de
cada una de las estrategias identificadas para saber con qué contamos y qué debemos tener
en cuenta.
Elección de una línea de acción: deberemos elegir el conjunto de estrategias y alternativas
que nos proporcionen mayores garantías de éxito.
Elaboración de planes derivados: deberemos desarrollar una serie de planes anexos que
sustenten el plan general y que regulen las diferentes acciones por grupos de actividad.
Presupuesto: por último, deberemos cuantificar el plan en unidades monetarias.

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8.1.- Programas y presupuestos
PROGRAMAS
Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán
de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de
sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí mismo, o bien, puede
ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.

Clasificación de los programas

* Tácticos: Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad, su función
consiste en establecer el programa, así como de coordinar y supervisar que se realice de
acuerdo con lo establecido.
* Operativos: Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de
las que consta un área de actividad, siendo más específico que el táctico.

PRESUPUESTOS
Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican
una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos
requeridos para lograr los objetivos.
Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se
proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con
sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de
utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la
organización en términos financieros.

8.2.- Concepto de presupuesto

El concepto de presupuesto hace referencia a los documentos que prevén en un lapso de
tiempo determinado los gatos y ganancias de un determinado organismo, sea el mismo
privado o estatal. Se entiende que los presupuestos oficiales deben cumplir con cuatro
requisitos, por un lado la elaboración, luego debe ser aprobado por el organismo
correspondiente, se ejecuta y por último debe existir un control. Cuando se trata de
presupuestos estatales los mismos son regulados por la ley. Los objetivos centrales de los
presupuestos es realizar controles acerca de las compras, ventas y cuantificar ingreso y los
gastos del dinero. Tienen además como finalidad prevenir y corregir errores y por último
realiza los controles financieros del ente.

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8.3.- Principales elementos del presupuesto.
Para elaborar un buen presupuesto debemos tener en cuenta esto 6 elementos clave:
1). Recogida de información. Su formalización permite la obtención de información clave
para la gestión, tanto general del negocio como particular de cada una de las áreas de la
compañía.

2). Planificación de actividades. Su elaboración debe ser el resultado de una planificación

detallada de actividades en las que se definan los objetivos de cada una de ellas y los
recursos necesarios para su implantación.

3). Intervención de todas las áreas de la compañía. Cada una de ellas debe aportar sus
planes específicos, y colaborar con otras dependencias en aquella información que pudiera
ser relevante para la formulación de las actividades de las mismas.

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4). Determinación de los fines para cada una de las áreas. El presupuesto permite
concretar cuáles son los objetivos para cada una de las mismas y, en consecuencia, facilita
el seguimiento de los mismos para el periodo definido.

5). Herramienta de motivación y seguimiento de los planes. Su formulación posibilita una

planificación adecuada de los planes a realizar y, consecuentemente, establecer incentivos
para cada uno de los responsables involucrados.

6). Control. Uno de los elementos derivados de la gestión del presupuesto es la posibilidad
de establecer el control sobre las actividades claves de la compañía. Por lo tanto, permite
la toma de decisiones en el caso de desviaciones respecto de los objetivos planteados.

8.4.- El presupuesto Maestro como se divide

Un presupuesto maestro es el principal presupuesto de tu empresa, es decir, la culminación
de todo un proceso de planeación y, por lo tanto, comprende todas las áreas de tu negocio,
como son ventas, producción, compras, etc., y, por eso, se llama maestro.
Este presupuesto que comprende todos los gastos está compuesto de otros dos
presupuestos, más pequeños que son el presupuesto de operación y el presupuesto
financiero.
El presupuesto de operación se compone a su vez de otros presupuestos más pequeños. El
primero es el presupuesto de ventas y es donde prevés cuánto esperas vender. Con base
en ello, sabrás cuánto debes producir y cuánto te va a costar hacerlo. Tendrás que ver
entonces qué materia prima necesitas, cuánta mano de obra utilizarás, cuáles serán tus
costos indirectos de producción y, por supuesto, cuánto te va a costar todo eso.
Una vez que sabes cuánta materia prima necesitas, puedes planear y presupuestar tus
compras para que no te veas en apuros de tiempo y puedas conseguir buenos precios.

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Al final, lo que vas a poder definir con tu presupuesto de operación es cuál será tu ganancia.
El presupuesto financiero no es tan complicado. En él se presupuesta el efectivo con que se
va a contar y las inversiones que se pueden realizar a corto plazo, para mover el capital y
hacerlo rentable.

8.5.- Clasificación de los presupuestos

-En relación con el nivel jerárquico:

 Estratégicos o corporativos
Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la
asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo; El presupuesto de resultados.

 Tácticos o departamentales
Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa.
Ejemplo; Presupuesto de ventas.

 Operativos.
Se calculan para secciones de los departamentos. Ejemplo; Presupuesto de la sección de
mantenimiento.
-Por la forma en que se calculan:

 Fijos o rígidos
Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación.

 Flexibles
En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que permite conocer los
resultados en diversas situaciones, sin necesidad de hacer cálculos sobre la marcha.

 Por programas
Se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la
distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios.
-Por su utilización:

 Presupuestos de operación
Que abarcan presupuestos de ventas, compras, producción, mano de obra, gastos diversos,
etc.

 Presupuestos de capital

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Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa, y
de activos fijos tales como maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario, etc.

 Presupuesto financiero
En él se contemplan; balance, estado de resultados, flujo de caja, etc.

8.6.- Información a considerar para hacer un presupuesto.

1. Datos macroeconómicos
Debido a que vivimos en un mundo globalizado donde la competencia es cada vez más
feroz, no debemos olvidar las principales variables macroeconómicas, pues el crecimiento
esperado podría estar directamente relacionado al PIB, a la inflación, a la tasa de interés
promedio de CETES a 28 días, al precio del barril de petróleo crudo, al tipo de cambio
promedio estimado y al porcentaje de deuda pública que puede contraer el país.
2. Definir los objetivos de ventas
Para definir los objetivos de ventas es fundamental organizar reuniones con Dirección
General y con los Directores de Área que sean responsables de generar ingresos para la
compañía, con el propósito único de llegar a una cifra de ventas que genere un crecimiento
adecuado de ingresos para la compañía, que sea un objetivo de ventas alcanzable y que
contemple nuevos proyectos y nuevos productos.
Es también muy importante al momento de hacer el presupuesto de ventas, definir si
haremos algunos ajustes a los precios o los mantendremos como están y esto dependerá si
estamos en un período inflacionario, si las reformas a nivel fiscal afectan el precio del
producto y el bolsillo del consumidor o si hay variaciones en precios a nivel de mercado.
3. Determinar los gastos departamentales
Toda vez que tenemos los ingresos con los que creemos que podrá contar la compañía para
el próximo ejercicio, tenemos que hacer una evaluación de los gastos en los que va a incurrir
cada departamento para obtener la meta de ventas.
Cuando estemos en este punto en muy importante considerar cuáles son los gastos fijos y
cuáles los variables.
4. Debemos considerar los gastos de administración y operación
Dentro de los gastos de administración y operación hay que considerar todos aquellos
gastos que son necesarios para la marcha del negocio, como lo es la renta de la oficina, luz,
agua, mantenimiento, gastos del departamento de contabilidad, seguridad social,
impuestos sobre nóminas, vigilancia, etc.

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5. Obtener la utilidad esperada
Una vez que sabemos cuánto vamos a vender y gastar en el próximo ejercicio, ya podemos
calcular la utilidad o pérdida de la empresa, que en la mayoría de los casos y hablando de
negocios, el objetivo será obtener una utilidad para que el negocio pueda seguir en marcha
sin ningún problema.
6. No olvides hacer comparaciones
Una vez que hemos concluido el presupuesto global de la compañía, es necesario ir
comparando mes con mes los resultados reales que está obteniendo la compañía contra lo
presupuestado y en caso de existir variaciones hacer un análisis de las mismas para efectuar
los ajustes necesarios al presupuesto, pues la ventaja de los presupuestos es que son un
medio de control financiero que no deben ser rígidos, tienen que ser flexibles de tal forma
que se vayan adecuando al entorno financiero en el que se desarrolla la compañía.