MBA con Mención en Gerencia de Proyectos

MGP-213 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Y DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

TAREA N°1 SEMANA 4

Participación y
Comunicación en un
Proyecto

PROFESOR: ALUMNO: Luis

Luis Llaque Lombardo Bertolini
MBA con Mención en Gerencia de Proyectos
MGP-213 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Y DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

Participación y Comunicación en un Proyecto

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar
que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la
disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Los directores del
proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros
interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como
externos a la misma. Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados
involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales,
diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o
resultado del proyecto.

El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información

entre distintos departamentos de una organización para comunicar alguna indicación,
recomendación, instrucción, disposición, etc.

A continuación, se muestra un formato tipo de memorándum, en que se invita a reuniones los

días martes de cada mes, para coordinar y analizar la situación del proyecto en curso; en él, se
señala: lugar, horario, agenda y participantes (tanto de la parte mandante como ejecutora del
proyecto).
 CCPP Kelar - Chile

Memorándum N° KP-001/18
Para: Luis Lombardo – Jefe de Proyecto

De: Xacura Cho – Project Manager

cc: Michael Pérez; Hiro Suzuki; Aldo Fuentes; Sergio Ordenes; Michael Look; Hazen
Ebeid; Ricardo Valdivia; Claudio Vásquez; Rodrigo Jaccard; Sergio Muñoz;
Mauricio Orellana; Miguel Sepúlveda; Carlos Ruiz.

Fecha: 10-04-18

Re: Reunión de Coordinación y Estado del Proyecto.

Las reuniones de Coordinación y Estado del Proyecto, CCPP-Kelar Projecr, se harán bajo el
siguiente esquema:

Lugar: Sala de Reuniones, Oficina Contrato – Kelar Project

Día: Todos los Martes del mes.
Hora: 10:00 – 12:00
Agenda: 1. Reflexión de Seguridad.
2. Seguridad.
3. Relaciones Laborales.
4. Construcción.
5. Programación y Control.
6. Calidad (Qa/Qc)
7. Contratos
8. Otros.

Participantes 1. Project Manager (Sr. Xacura Cho)

Mandante: 2. Gerente de Construcción (Sr.Hiro Suzuki )
3. Gerente de Contrato (Sr. Aldo Fuentes)
4. Jefe Calidad (Sr. Sergio Ordenes)
5. Gerente de Planificación y Control (Sr.Michael Look)
6. Jefe de Ingeniería (Sr. Hazen Ebeid)
7. Jefe de Seguridad (Sr.Ricardo Valdivia)

Participantes 1. Jefe de Proyecto (Sr. Luis Lombardo)

Ejecutor: 2. Jefe de Construcción (Sr. Claudio Vásquez)
3. Administrador (Sr. Rodrigo Jaccard)
4. Jefe de Terreno (Sr. Sergio Muñoz)
5. Jefe Calidad (Sr. Mauricio Orellana)
6. Jefe de Oficina Técnica (Sr. Miguel Sepúlveda)
7. Jefe de Seguridad (Sr. Carlos Ruiz)

Les Saluda Cordialmente,

Xacura Cho – Project Manager

 Recepción Memorándum N° KP-001/18

PARTICIPANTE FIRMA FECHA

Gerente de Construcción (Sr.Hiro Suzuki )
Gerente de Contrato (Sr. Aldo Fuentes)
Jefe Calidad (Sr. Sergio Ordenes)
Gerente de Planific. y Control (Sr.Michael Look)
Jefe de Ingeniería (Sr. Hazen Ebeid)
Jefe de Seguridad (Sr.Ricardo Valdivia)

Jefe de Construcción (Sr. Claudio Vásquez)

Administrador (Sr. Rodrigo Jaccard)
Jefe de Terreno (Sr. Sergio Muñoz)
Jefe Calidad (Sr. Mauricio Orellana)
Jefe de Oficina Técnica (Sr. Miguel Sepúlveda)
Jefe de Seguridad (Sr. Carlos Ruiz)
MBA con Mención en Gerencia de Proyectos
MGP-213 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Y DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

Comentarios al Memorándum N° KP-001/18:

Este formato muestra la siguiente información:

1. Numeración del Memorándum, es importante señalarla, para identificar proyecto (KP),

correlativo (001) y año (18).

2. Se destaca la información, ¿de quién proviene?, ¿para quién va dirigido?, Con copia a
los participantes de la reunión cada martes, Fecha y Asunto.

3. En este caso particular, la invitación a reunión de coordinación y estado del proyecto,

para los días martes de cada mes, entre las 10 y 12 AM, en la Sala de Reuniones,
Oficina Contrato – Kelar Project.

4. Este tipo de comunicaciones son informales.

5. Cabe destacar que los participantes pueden ir cambiando a lo largo del desarrollo del
proyecto.

6. Este memorándum se va a distribuir en forma física a los interesados y cada uno de

ellos, debe firmar un registro adicional de recepción de este o en su defecto, la persona
que designe el interesado (por ejemplo: secretaría), para su recepción.

7. Este memorándum se archiva físicamente y se escanea para archivo digital, acorde a

lo establecido en “Control de la Información Documentada” del proyecto.

Referencias Bibliográficas

1. Lledó, P. (2017). Director de proyectos: Cómo aprobar el examen PMP® sin

morir en el intento. 6ta ed. – USA, 2017

2. Project Management Institute (2017). A guide to the project management

body of knowledge: PMBOK (®) guide 6th Ed. Project Management Institute:
NewtownSquare, PA, USA.

3. Llaque, L (2018). Gestión de Interesados y Comunicaciones, Documento

Base, UNAP Chile

4. https://uacm123.weebly.com/6-gestioacuten-de-las-comunicaciones-del-
proyecto.html