INTRODUCCIÓN

Las pasantías son un complemento ideal para la formación académica. No

solo permite descubrir el trabajo de un profesional sino también incorporar
hábitos, algunas veces difíciles de adquirir, propios del mercado laboral.
Estas fueron desarrolladas en el Instituto Venezolano de los seguros
sociales, oficina administrativa en el municipio Ezequiel Zamora, Punta de
mata.

El Instituto Venezolano de los Seguros Sociales es una institución pública,

cuya razón de ser es brindar protección de la Seguridad Social a todos los
beneficiarios en las contingencias de maternidad, vejez, sobrevivencia,
enfermedad, accidentes, incapacidad, invalidez, nupcias, muerte, retiro y
cesantía o paro forzoso, de manera oportuna y con calidad de excelencia en
el servicio prestado, dentro del marco legal que lo regula.

Las actividades realizadas en las pasantías fueron dirigidas al

departamento de administración del Instituto Venezolano de los Seguro
Sociales, oficina administrativa Punta de Mata. Donde se desarrollaron
diferentes tareas tales como Evaluar el registro y cantidad de órdenes de
compras. Elaborar formatos de órdenes de compras, requision interna y
solicitud de viáticos. Tramitar depósitos bancarios y mantener registros de las
mismas. Además dar apoyo a la parte de atención al cliente.

Los estudiantes son los actores principales, ya que tienen el deber de

cumplir con funciones a nivel general y tener con visión de futuro a su
inserción laboral.

La práctica profesional es importante para que un individuo, normalmente

estudiante, pueda desarrollar sus habilidades y actitudes frente a un trabajo o
puesto de trabajo específico, mostrando todo lo que sabe y aprendiendo un
poco sobre su área.

1
 El presente informe tiene como finalidad desarrollar actividades laborales
que permitan impulsar los conocimientos adquiridos durante el periodo
académico dentro del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, oficina
administrativa, punta de mata. El presente informe está estructurado de la
siguiente manera:
Capítulo I: Contiene, objetivo general, los objetivos específicos, y la
fundamentación la cual enmarca los procesos legales de las pasantías,
cronograma de actividades.
Capítulo II: Descripción de la institución y de la unidad donde se
desarrollo la pasantía. El siguiente capítulo está integrado por la
Identificación de la Empresa, Reseña Histórica, Naturaleza de la institución,
Ubicación y actividad que realiza la empresa, así mismo lo conforman la
Descripción del departamento donde se realizó la pasantía, Estructura
orgánica de la organización y Funciones del departamento.
Capítulo III: Descripción de las actividades ejecutadas. En este
capítulo se desarrollaran las actividades realizadas durante el periodo de
pasantía.
Además en el presente informe se presentan las Conclusiones,
Recomendaciones y Referencias Bibliográficas.

2
 CAPITULO I

OBJETIVOS Y FUNDAMENTACION DE LAS PASANTIAS.

El presente capítulo contiene, objetivo general, los objetivos específicos,

la fundamentación la cual enmarca los procesos legales de las pasantías y el
cronograma de actividades.

OBJETIVO GENERAL

Aplicar los conocimientos, habilidades y destrezas adquiridas en el

desarrollo de las pasantías a las actividades realizadas en el departamento
de administración en el INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS
SOCIALES, Oficina Administrativa, Punta de Mata, Estado Monagas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Evaluar el registro y cantidad de órdenes de compras.

 Elaborar formatos de órdenes de compras.
 Elaborar requision interna .
 Elaborar solicitud de viáticos.
 Tramitar depósitos bancarios y mantener registros de las mismas.
 Realizar el resumen mensual dozavo.
 Revisar libro Banco Y conciliación bancaria.
 Atención al público.

3
 FUNDAMENTACIÓN DE LA PASANTÍA

Las pasantías son manejadas por diversas universidades para ceder a los
estudiantes experiencias sobre las prácticas de trabajo en una organización
o empresa. De igual forma las pasantías también son una iniciativa del
Estado, puesto que tiene raíces legales y sólidas, que permiten que su
desarrollo siga una trayectoria justa, para defender al estudiante de
aquellas instituciones que puedan violar esta práctica y explotar la acción
voluntaria de las pasantías. A continuación se presentara una serie de
artículos de diversas leyes que sustentan la actividad de las pasantías.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

Gaceta Oficial N° 36.860 del día jueves 30 de Diciembre de 1.999

Artículo 3: El estado tiene como fines esenciales la defensa

y el desarrollo de la persona y el respeto a su dignidad, el
ejercicio democrático de la voluntad popular, la
construcción de una sociedad justa y amante de la paz, la
promoción de la prosperidad y bienestar del pueblo y la
garantía del cumplimiento de los principios, derechos y
deberes reconocidos y consagrados en esta constitución.
La educación y el trabajo son los procesos fundamentales
para alcanzar dichos fines.

Ley Orgánica de Educación. Gaceta Oficial N° 5.929E 15/08/2009

Artículo 4: La educación, como medio de mejoramiento de la

comunidad y factor primordial del desarrollo nacional, es un
servicio público prestado por el Estado, o impartido por los
particulares dentro de los principios y normas establecidos
en la ley, bajo la suprema inspección y vigilancia de aquel y
con su estímulo y protección moral y material.

4
 La educación es un deber esencial sobre cada persona, la cual se
enmarca bajo el proceso de formación y en la propagación del derecho
humano, siendo necesario para establecer el desarrollo personal, y
compromiso sociales.

Ley Orgánica del Trabajo para los Trabajadores y Trabajadoras

Decreto N° 8.938

Formación para el trabajo de las pasantías

De las Pasantías

Artículo 306. Se entiende por pasantía la forma de

participación en el proceso social de trabajo que realiza un
o una estudiante como parte de su formación. El o la
pasante efectúa esta actividad para aplicar los
conocimientos adquiridos, comprobarlos y generar nuevos
conocimientos bajo la orientación de un tutor o tutora,
durante un tiempo determinado y un programa de formación
específico. No se Considerará relación de trabajo la
establecida entre el o la pasante y la entidad que lo admite,
lo que no impide el otorgamiento de una beca o aporte
económico para facilitar su formación en el proceso social
de trabajo.

Las pasantías son aquellas donde un estudiante presta servicios

relacionados con su formación profesional, el cual aplica las distintas
nociones alcanzadas, forma nuevas estrategias y conocimientos, bajo la
supervisión de un tutor durante un periodo determinado.

5
 Obligaciones del pasante o la pasante.

Artículo 307. La relación entre el o la pasante y la entidad

que lo admite no es laboral; sin embargo, el o la pasante
debe observar un horario, cumplir con las normas de
disciplina y trabajo, seguir las instrucciones durante su
proceso de enseñanza aprendizaje. Toda pasantía debe
transcurrir en un tiempo determinado, al final del cual él o la
pasante presentarán un informe y recibirá una calificación
del tutor o tutora.

La vinculación que existe entre el pasante y la entidad donde se presta el

servicio no es laboral, sin embargo se establece un horario, al igual que las
reglas organizacionales las cuales las debe regir el pasante bajo un proceso
de enseñanza y aprendizaje. Las pasantías se establecen en un periodo
determinado, al final el pasante debe desarrollar y presentar un informe,
recibiendo una ponderación por el tutor o tutora.

Admisión de pasantes

Artículo 308. Los patronos y las patronas, a propuesta de

las instituciones educativas, admitirán como pasantes en
áreas específicas a estudiantes, a fin de facilitar su
formación integral e incorporación al trabajo productivo,
solidario y liberador.

Los patronos, a través de la oferta de las instituciones educativas, deben

asignar como pasante en ciertos espacios a los estudiantes, con el propósito
de promover la formación general y sus funciones laborales.

6
 La Ley Para El Trabajo Productivo De La Juventud

Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 40.540,de

fecha 13 de noviembre de 2014.

Con motivo de impulsar la revolución bolivariana a través de la juventud, y

otorgarle beneficio a esta parte de la población, dicta lo siguiente sobre las
pasantías.

Incentivos por las pasantías

Artículo 25. Las pasantías de las y los jóvenes estudiantes

como parte de su formación lo hace partícipe en el proceso
social del trabajo, aplicando los conocimientos adquiridos,
comprobándolos y generando nuevos conocimientos, bajo
la orientación de un tutor o tutora durante un tiempo
determinado y un programa de formación específico.
Aunque no se considerará como relación de trabajo, la
patrona o patrono deberán otorgar un aporte económico
mensual, y/o aportes económicos especiales, para facilitar
su formación y en reconocimiento a su desempeño en su
proceso social al trabajo.

La formación de los estudiantes se determina a través del desarrollo en

área social del trabajo, empleando conocimiento, bajo la guía de un tutor o
Tutora durante un período y un programa de formación determinado. La
patrona o patrono deben conceder ciertos aporte económico y especiales,
para proveer su formación y en reconocimiento a su ocupación en su
proceso social laboral.

7
 Cálculo del incentivo

Artículo 26. El Órgano Superior del Trabajo Productivo de la

Juventud, a través de los ministerios con competencia en
trabajo y juventud, desarrollará una tabla referencial que
establecerá de acuerdo a parámetros basados en la justicia
social, igualdad y equidad, los montos del incentivo
económico en proporción a la complejidad del trabajo y
horas trabajadas.

Según el presente artículo el Órgano Superior del Trabajo Productivo de

la Juventud, por medio de los ministerios con competencia en trabajo y
juventud, establecerán de manera referencial una tabla, donde se
manifiesten económicamente los montos del incentivo de acuerdo a las
horas y la labor social prestadas.

8
 INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA INDUSTRIAL
RODOLFO LOERO ARISMENDI
SUBDIRECCION ACADEMICA NACIONAL
EXTENSIÓN: MATURÍN SEDE: AVENIDA. BOLÍVAR

Cuadro nº 1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Nombre y apellido del pasante: N° de cedula de identidad: Carrera:

Cabeza Castillo Carlos Luis V- 25.453.402 Administración Bancaria y Financiera

Fecha de inicio: Nombre de la institución:

06/11/2016 Fecha de culminación: Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.)
30/12/2016 Oficina Administrativa Punta de mata
Departamento o área: Nombre del tutor institucional: Cargo:
ADMINISTRACIÓN Licda. Karina Garcia Jefe de Oficina
Teléfono de oficina: Teléfono celular: Correo electrónico:
0292-4163719 0414-7759324 Karina.garcia@IVSS_gob_Ve
N° DE FECHAS
SEMANA DEPARTAMENTO ACTIVIDADES
Desde Hasta ASIGNADO
Evaluar el registro y cantidad de
órdenes de compras.
07/11/2016 11/11/2016 Administración
1
Elaborar formatos de órdenes de
compras
Tramitar depósitos bancarios y
2 14/05/2016 18/11/2016 Administración mantener registros de las mismas.

Revisar Libro banco y

3 21/11/2016 25/11/2016 Administración
conciliación bancaria.
Elaborar formatos de requision
4 28/11/2016 02/12/2016 Administración interna y solicitud de viáticos.

Evaluar el registro y cantidad de

órdenes de compras.

5 05/12/2016 09/12/2016 Administración Elaborar formatos de órdenes de

compras, requision interna y solicitud
de viáticos

6 12/12/2016 16/12/2016 Administración

Realizar resumen dovazo mensual
Atención al público.
7 19/12/2016 23/12/2016 Administración

Atención al público.
8 26/12/2016 30/12/2016 Administración
Firma tutor (a) institucional Firma tutor (a) académico (a) Firma del Pasante

9
 CAPITULO II

DESCRIPCION DE LA INSTITUCION Y DE LA UNIDAD DONDE SE

DESARROLLO LA PASANTIA.

El siguiente capítulo está integrado por la Identificación de la Empresa,

Reseña Histórica, Naturaleza de la institución, Ubicación y actividad que
realiza la empresa, así mismo lo conforman la Descripción del departamento
donde se realizó la pasantía, Estructura orgánica de la organización y
Funciones del departamento.

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES

RESEÑA HISTÓRICA

El 9 de octubre de 1944, se iniciaron las labores del Seguro Social, con la

puesta en funcionamiento de los servicios para la cobertura de riesgos de
enfermedades, maternidad, accidentes y patologías por accidentes, según lo
establecido en el Reglamento General de la ley del Seguro Social
Obligatorio, del 19 de febrero de 1944. En 1946 se reformula esta Ley, dando
origen a la creación del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales,
organismo con responsabilidad jurídica y patrimonio propio. Con la intención
de adaptar el Instituto a los cambios que se verificaban en esa época, el 5 de
octubre de 1951 se deroga la Ley que creaba el Instituto Central de los

10
Seguros Sociales y se sustituye por el estatuto Orgánico del Seguro Social
Obligatorio. Posteriormente, en 1966 se promulga la nueva Ley del Seguro
Social totalmente reformada el año siguiente es cuando comienza a ser
aplicada efectivamente esta Ley, que fundan los seguros de Enfermedades,
Maternidad, Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales en el
seguro de asistencia médica; se amplían los beneficios además de asistencia
médica integral, se establece las prestaciones a largo plazo (pensiones) por
conceptos de invalidez, incapacidad parcial, vejez y sobrevivientes,
asignaciones por nupcias y funerarias.

Se establece dos regímenes, el parcial que se refiere solo a prestaciones

a largo plazo y el general que además de prestaciones a largo plazo, incluye
asistencia médica y crea el Fondo de Pensiones y el Seguro Facultativo.

En 1989 se pone en funcionamiento el Seguro de Paro Forzoso, mediante

el cual se amplía la cobertura, en lo que respecta a Prestaciones en Dinero,
a los trabajadores y familiares; modificándose posteriormente para ampliar la
cobertura e incrementar el porcentaje del beneficio y la cotización.

En la actualidad el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.),

se encuentra en un proceso de adecuación de su estructura y sistemas a
fines de atender las necesidades por la población trabajadora.

UBICACIÓN

Oficina Administrativa IVSS, Av. Bolívar, Diagonal al Terminal de

Pasajeros, Punta de Mata, Estado Monagas.

Misión

El Instituto Venezolano de los Seguros Sociales es una institución pública,

cuya razón de ser es brindar protección de la Seguridad Social a todos los

11
beneficiarios en las contingencias de maternidad, vejez, sobrevivencia,
enfermedad, accidentes, incapacidad, invalidez, nupcias, muerte, retiro y
cesantía o paro forzoso, de manera oportuna y con calidad de excelencia en
el servicio prestado, dentro del marco legal que lo regula.

Visión

El Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, bajo la inspiración de la

justicia social y de la equidad para toda la población, avanza hacia la
conformación de la nueva estructura de la sociedad, garantizando el
cumplimiento de los principios y normas de la Seguridad Social a todos los
habitantes del país. El compromiso social y el sentido de identificación con la
labor que se realiza, debe ser la premisa fundamental en todos los servicios
prestados.

Valores

Mantener un ambiente de armonía, colaboración y de gran calidad

humana, incrementando así el espíritu de servicio, lealtad y solidaridad en el
Instituto, impulsando los siguientes valores:

 RESPONSABILIDAD en nuestras acciones y trabajos encomendados

para alcanzar los objetivos propuestos. Reflexionar y valorar las
consecuencias de los actos.

 RESPETO a nuestros compañeros de trabajo. Consideración y

tolerancia a las diferencias entre los actores internos y externos de la
organización.

 EXCELENCIA para ser los mejores en todos los aspectos, con una
disposición permanente hacia la mejora.

12
  LEALTAD con la Institución.

 DISCIPLINA para ser más eficientes en las actividades asignadas.

 ÉTICA profesional en el servicio prestado a nuestra Institución.

 INTEGRIDAD en nuestro trabajo. Actuar con rectitud, honestidad,

honradez y transparencia.

13
 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA

Figura nº 1

Fuente: Departamento de Recursos Humanos IVSS.

14
Figura nº 2

Fuente: Departamento de Recursos Humanos IVSS.

15
 OBJETIVOS DEL IVSS

General

 Garantizar a la población económicamente activa (ocupada) y a los

grupos más vulnerables la afiliación al Seguro Social.

 Garantizar a la población afiliada al Seguro Social, el otorgamiento de

las prestaciones dinerarias a corto y largo plazo.

 Garantizar atención médica integral a toda la población; a través de

los Establecimientos de Salud adscritos al Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales, contribuyendo al fortalecimiento del Sistema Público
Nacional de Salud.

Específicos

 Afiliar a Empleadores, Empleadoras, Trabajadores y Trabajadores

Dependientes y No Dependientes al Seguro Social; con la finalidad de
alcanzar la justicia social en los principios y normas de la Seguridad Social a
todos los habitantes del país.

 Verificar el cumplimiento de los deberes formales y materiales por

parte de los Empleadores y Empleadoras; con la finalidad de garantizar el
derecho a la Seguridad Social de los trabajadores dependientes.

 Otorgar a los asegurados y aseguradas las prestaciones dinerarias en

las contingencias de vejez, invalidez, sobreviviente, maternidad, enfermedad,
accidente y por la pérdida involuntaria del empleo; a fin de protegerlos en las
situaciones de vulnerabilidad.

 Promover planes de Asistencia Médica Integral de manera universal,

solidaria y gratuita, orientados a elevarle la calidad de vida a la población.

16
  Aplicar tratamientos a pacientes con enfermedades crónicas y
atención médica especializada a través de Instituciones que mantienen
convenios con el IVSS; a fin de atender a la población demandante.

FUNCIONES PRINCIPALES DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

JEFATURA DE LA OFICINA ADMINISTRATIVA.

 Vigilar la aplicación a nivel regional de los lineamientos trazados por

las autoridades superiores del Instituto, así como las leyes y resoluciones
vigentes.
 Planificar, controlar y supervisar de las unidades que integran la
oficina administrativa.
 Velar por el correcto funcionamiento de los controles y registros de
empleadores(as), asegurados(as), familiares calificados y pensionados (as).
 Canalizar todos los actos y operaciones que sean necesarios para el
cumplimiento y fines que le están atribuidos.
 Mantener actualizado el control de las firmas autorizadas del Instituto
en la región.
 Supervisar y coordinar conjuntamente con el nivel central, las
gestiones locales de cobro de las deudas del sector público y privado.
 Coordinar con la dirección de oficinas administrativas, la revisión y
actualización de los sistemas de afiliación, recaudación y prestaciones en
dinero.
 Otorgar los certificados de solvencias a favor de los empleadores(as).
 Vigilar la actualización de los registros contables y disponibilidad de
los fondos asignados.
 Controlar y resguardar los documentos generados por los trámites
realizados ante la oficina administrativa, de acuerdo a la normativa legal
vigente.

17
 UNIDAD DE ADMINISTRACION

 Supervisar el cumplimiento de las políticas contables en el área de

control de pagos y contabilidad.
 Cumplir con las políticas contables establecidas en el instituto.
 Llevar el registro y control contable de los ingresos, egresos, bienes,
materias y fondos operativos asignados a la oficina administrativa, así como
los pagos efectuados por los diferentes conceptos.
 Llevar y mantener la contabilidad de valores e inventario de los bienes
y materias de la oficina administrativa.
 Registrar los bienes nacionales pertenecientes a la oficina
administrativa.
 Custodiar y controlar los fondos asignados a la oficina administrativa.
 Llevar los libros auxiliares de caja que sean necesarios.
 Revisar los comprobantes pagados por la caja chica y efectuar
oportunamente los trámites necesarios para su reposición.
 Llevar el control de las cuentas bancarias institucionales a nivel
regional y efectuar las respectivas conciliaciones.
 Verificar la disponibilidad para adquisición de los bienes y servicios
solicitados por las dependencias adscritas a la Oficinas Administrativa.
 Analizar las solicitudes de Modificación Presupuestaria y formular las
recomendaciones efectivas referentes a las medidas presupuestarias.
 Preparar cuadros demostrativos que reflejen las estimaciones
preliminares de los ingresos y egresos y efectuar los ajustes de los gastos,
en función de los recursos disponibles.

CONTABILIDAD

 Revisar y codificar todos los comprobantes de pago que se produzcan,

según la cuenta correspondiente.
 Efectuar diariamente las relaciones de egresos y balances de caja.

18
  Custodiar y controlar el fondo fijo de gastos menores.
 Revisar los comprobantes pagados por la caja chica y fondo operativo,
así como efectuar oportunamente los trámites necesarios para su reposición.
 Llevar los libros auxiliares de caja que sean necesarios.
 Mantener el registro contable de los ingresos y egresos de la Oficina
Administrativa.
 Llevar y mantener la contabilidad de valores, bienes y materias de la
oficina Administrativa.
 Elaborar la relación de cheques emitidos y conciliaciones bancarias de
la cuenta correspondiente a la Oficina Administrativa.
 Llevar el control de las cuentas bancarias institucionales y efectuar las
respectivas conciliaciones.
 Elaborar informes sobres las actividades realizadas y presentarlas a la
unidad de Administración.

SUMINISTROS

 Organizar la ubicación del material depositado en el almacén, a fin de

facilitar su localización e inventario.
 Recibir y chequear contra requisición, los materiales que entran al
almacén y verificar sus perfectas condiciones.
 Despachar contra requisiciones, los materiales solicitados y efectuar
las anotaciones en el control de inventarios.
 Controlar el mantenimiento de los niveles mínimos de existencia de
materiales en el almacén.
 Registrar el saldo de materiales que quedan en existencia de
materiales e informar a la unidad de Administración cuando estén llegando a
niveles mínimos.
 Elaborar la requisición de materiales y/o equipos de oficinas
necesarios para el buen funcionamiento de la dependencia, previa

19
conformación de la unidad de Administración y aprobación de la jefatura de
la oficina Administrativa.
 Realizar y coordinar los inventarios periódicos en el almacén.
 Elaborar informes sobre las actividades realizadas y presentadas a la
unidad de Administración.

SERVICIOS GENERALES

 Coordinar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo de

las instalaciones de la Oficina Administrativa.
 Asesorar a la Oficina Administrativa, en la provisión de los materiales
necesarios para las instalaciones.
 Efectuar los pedidos para el mantenimiento y reparación de las
instalaciones.
 Coordinar con las unidades correspondientes, los servicios o
reparaciones que sean requeridos, tales como: ascensores, electricidad,
aires acondicionados, plomería, herrería, tabiquería y pintura.
 Coordinar y controlar al personal encargado de los servicios.
 Vigilar y coordinar el uso de los materiales y equipos, así como el
cumplimiento del horario para las labores de limpieza.
 Implementar los mecanismos necesarios para la protección de los
equipos e instalaciones durante la realización de la limpieza.
 Controlar los servicios de agua potable, electricidad, teléfonos y otros
requerimientos que le competa.
 Elaborar informes sobre las actividades realizadas y presentarlas a la
unidad de Administración.

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

 Cumplir y hacer cumplir con las políticas, normas y procedimientos

que se imparta en materia de personal para el instituto.

20
  Organizar y mantener actualizado el archivo y demás registros del
personal.
 Organizar y cuidar del buen uso del archivo inactivo, constituido por
los expedientes del personal retirado.
 Controlar y tramitar ante la Dirección General de Recursos humanos y
Administración de Personal, tales como: asistencias, ausencias, permisos,
vacaciones, reposos, reintegros, etc.; previo conforme de las autoridades
pertinentes.
 Tramitar y mantener informado a la Dirección de Oficinas
Administrativas de la Dirección General de Afiliación y Prestaciones en dinero
de los movimientos de personal de la oficina Administrativa que generen
incidencia presupuestaria para el respectivo conforme.
 Atender y gestionar la solución de los problemas de tipo social, que
presenten los trabajadores.
 Revisar y conformar las nominas de pago y cualquier otra forma de
liquidación que se realice al personal.
 Realizar los cuadros explicativos necesarios para la liquidación o
cancelación de primas a los trabajadores.
 Mantener comunicación con la Dirección General de Recursos
Humanos y Administración de personal, con el objeto de cumplir con los
lineamientos que en materia de recursos humanos adelante dicha Dirección
General.
 Cumplir con las normas y procedimientos implantados en esta area,
con el objeto de asegura su funcionamiento
 Presentar ante la jefatura de la oficina administrativa, el Plan operativo
anual vinculado al presupuesto de gastos, así como el informe de gestión
mensual de la dependencia.

21
 SECCION DE AFILIACION

 Coordinar y controlar la recepción de solicitudes relacionadas a la

afiliación de empleadores (as), asegurados(as). Y sus familiares calificados
en la región.
 Dirigir y Controlar la aplicación de la política administrativa, que en
materia de afiliación de los empleadores(as), asegurados(as), y sus
familiares calificados desarrolla el instituto e informar periódicamente a la
jefatura de la Oficina Administrativa de los resultados.
 Recibir, calificar y controlar los formularios y anexos relacionados con
la afiliación de asegurados(as) y sus familiares calificados.
 Coordinar y mantener actualizado el registro técnico de la información
relacionada a la afiliación de los empleados(as), asegurados(as), y sus
familiares calificados , así como garantizar su procesamiento.
 Generar y suministrar información relacionada a la afiliación de
empleadores(as), asegurados(as), y sus familiares calificados a las demás
unidades que conforman la estructura de la oficina administrativa.
 Tramitar las solicitudes de reclasificación de riesgo que formulen los
empleadores(as), así como mantener actualizados los riesgos de las
empresas de la respectiva región.
 Establecer controles para que toda solicitud de afiliación de empresas,
anulación de numero patronal, cambio de razón social o aviso de venta,
traspaso o arrendamiento, sea previamente verificada por el personal de la
sección de afiliación, antes de su aprobación.
 Dar estricto cumplimiento a los procedimientos establecidos para
recibir los reportes de novedades de los empleadores en las fechas
señaladas por el calendario o fijadas por la Dirección de Afiliación, de la
Dirección General de Afiliación y Prestaciones en dinero.

22
  Establecer parámetros que permitan evaluar los logros obtenidos de
las actividades realizadas mensualmente, correspondiente a la oficina
administrativa.
 Presentar ante la jefatura de la oficina administrativa , el plan operativo
vinculado al presupuesto de gastos, así como el informe de gestión mensual
de la dependencia.

SECCION FISCALIZACION

 Dirigir y controlar el funcionamiento de los programas de verificación y

fiscalización de las empresas del sector privado y a los organismos, entes y
empresas de la administración pública de su zona de cobertura.
 Coordinar y controlar las fiscalizaciones ordinarias dirigidas o
especiales a empresas de la zona respectiva y revisar diariamente el trabajo
presentado por el personal encargado de realizar las inspecciones.
 Tramitar los expedientes que contenga infracciones comprobadas,
objetos a fiscalización y su posterior recomendación para las sanciones
respectivas.
 Mantener un enlace con las secciones de Afiliación y Recaudación y
Cobranzas a fin de tramitar las respectivas afiliaciones de los
trabajadores(as), y familiares calificados, así como las deudas por concepto
de cotizaciones detectadas en el proceso de verificación del cumplimiento de
la Ley del Seguro Social y su Reglamento.
 Cumplir y hacer cumplir los lineamientos de la Dirección General y
Fiscalización y determinación del cumplimiento de la ley del Seguro Social y
su reglamento.
 Elaborar y revisar los cómputos de las labores del personal de
fiscalización, así como los informes mensuales y trimestrales dirigidos a la
jefatura de la Oficina Administrativa.

23
  Conocer, recibir y tramitar los reclamos y denuncias presentadas por
los trabajadores(as), y/o aseguradas(as) contra sus empleadores(as).
 Promover y programar la inspección de empresas y revisar
diariamente el trabajo realizado por inspectores adscritos a la Oficina
Administrativa.
 Mantener comunicación con la Dirección General de Fiscalización a fin
de conocer los lineamientos y atender las necesidades relacionados con el
proceso de fiscalización a las Empresas del Sector Privado y a los
Organismos, Entes y Empresas de la Administración Pública.
 Dar estricto cumplimiento a los manuales, normas y procedimientos
existentes.
 Presentar ante la jefatura de la Oficina Administrativa, el Plan
Operativo Anual Vinculado al Presupuesto de Gastos, así como el Informe de
gestión Mensual de la dependencia.

SECCION DE RECAUDACION Y COBRANZAS

 Cumplir con las normas y procedimientos implantados por la Dirección

de Recaudación y Cobranzas de la Dirección General de Afiliación y
Prestaciones en Dinero, a objeto de garantizar su funcionamiento.
 Hacer uso de todos los recursos del Instituto, a fin de detectar la
evasión de cotizaciones.
 Mantener un control permanente de aquellas empresas que presenten
morosidad en el pago de facturas.
 Recomendar las citaciones a las empresas que presentan morosidad
en la cancelación de las facturas.
 Orientar y facilitar el establecimiento de convenios administrativos
para el pago de cotizaciones de aquellos empleadores(as) que lo soliciten,
de acuerdo a las normas aprobadas por la Dirección de Recaudación y
Cobranzas.

24
  Velar por la correcta aplicación del cumplimiento del sistema de
convenios de pagos.
 Elaborar los expedientes de las empresas sometidas a convenios de
pagos.
 Verificar y consolidar el monto de lo recaudado por concepto de
convenios de pago.
 Relacionar las empresas que hayan establecido convenios
administrativos y continúen presentado morosidad, a fin d reportar a la
jefatura de la oficina Administrativa para que proceda al trámite
correspondiente.
 Implantar metas de recaudación que permitan medir resultados de
gestión de cobro de cotizaciones.
 Mantener y establecer controles estrictos referentes al material y
documentación correspondientes a notas de créditos, débitos, y
rectificaciones de facturas solicitudes de finiquitos, solvencias y otras
asignaciones referentes a empresas y establecimientos sometidos al régimen
de los seguros sociales.
 Detectar las fallas que presente el sistema de cobranzas y notificarlo a
la jefatura de la Oficina para su corrección.

SECCION DE PRESTACIONES

 Recibir, revisar y liquidar los formularios para el otorgamiento de

indemnizaciones diarias solicitados en los Centros Asistenciales de su zona.
 Establecer controles necesarios, a fin de garantizar el pago de las
prestaciones a corto y a largo plazo.
 Substanciar, estudiar y resolver los expedientes de solicitud de
prórroga de indemnizaciones diarias para asegurados que han agotado el
derecho, remitiéndolos posteriormente a la Dirección General de Afiliación y
Prestaciones en Dinero.

25
  Atender e informar al asegurado(a) sobre cualquier aspecto
relacionado con su solicitud de prestaciones.
 Tramitar las solicitudes de prestaciones por asignaciones únicas de
acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.
 Llevar un registro y control actualizado de las pensiones e
indemnizaciones diarias otorgadas a los beneficiarios (as) a nivel regional.
 Enviar mensualmente a la jefatura de la Oficina Administrativa, un
informe de las actividades ejecutadas.
 Cumplir y hace cumplir las políticas emanadas de la Dirección de
Prestaciones de la Dirección General de Afiliación y Prestaciones en Dinero
en materia de indemnizaciones diarias y pensiones.
 Emitir lineamientos a los cortos asistenciales sobre el proceso de
otorgamiento de indemnizaciones diarias.
 Presentar ante la jefatura de la Oficina Administrativa, el Plan
Operativo Anual Vinculado al Presupuesto de Gastos, así como el informe de
Gestión Mensual de la de

MARCO LEGAL

A continuación se presenta el sustento legal basado en las referencias

empresariales entre ellas están: Código de Comercio, Ley Contra la Estafa
Inmobiliaria, Ley Para La Regularización Y Control De Los Arrendamientos
De Vivienda, Ley de Regulación del Arrendamiento Inmobiliario para el uso
Comercial.

26
 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

Gaceta Oficial N° 36.860 del día jueves 30 de Diciembre de 1.999

Artículo 112. Todas las personas pueden dedicarse libremente a la

actividad económica de su preferencia, sin más limitaciones que las
previstas en esta Constitución y las que establezcan las leyes, por
razones de desarrollo humano, seguridad, sanidad, protección del
ambiente u otras de interés social. El Estado promoverá la iniciativa
privada, garantizando la creación y justa distribución de la riqueza, así
como la producción de bienes y servicios que satisfagan las
necesidades de la población, la libertad de trabajo, empresa, comercio,
industria, sin perjuicio de su facultad para dictar medidas para
planificar, racionalizar y regular la economía e impulsar el desarrollo
integral del país.

Todas las personas pueden efectuar libremente actos comerciales

dependiendo su favoritismo.

Ley Orgánica del Seguro Social.

Personas Sujetas al Seguro Social.

Artículo 1: La presente Ley rige las situaciones y relaciones

jurídicas con ocasión de la protección de la Seguridad
Social a sus beneficiarias y beneficiarios en las
Contingencias de maternidad, vejez, sobrevivencia,
enfermedad, accidentes, Invalidez, muerte, retiro y cesantía
o paro forzoso.

Artículo 2: Se propenderá, bajo la inspiración de la justicia

social y de la equidad, a la progresiva aplicación de los
principios y normas de la Seguridad Social a todos los
habitantes del país. Están protegidos por el Seguro Social
Obligatorio, las trabajadoras y los trabajadores permanentes
bajo la dependencia de una empleadora o empleador, sea
que presten sus servicios en el medio urbano o en el rural y
sea cual fuere el monto de su salario.

27
 Artículo 3:
Las personas que prestan servicios a la Nación, Estados,
Territorio, Distrito Capital, Municipios, Institutos Autónomos
y en general a las personas morales de carácter público,
quedan cubiertas por el régimen del Seguro Social
Obligatorio en los casos de prestaciones en dinero por
invalidez o incapacidad parcial, vejez, sobrevivientes y
nupcias. Se aplicará el seguro de prestaciones de asistencia
médica y prestaciones en dinero por incapacidad temporal,
cuando el Ejecutivo lo considere conveniente. A estos fines
tomará las providencias necesarias para incorporar los
servicios médicos asistenciales de los Ministerios,
Institutos Autónomos y demás entidades públicas al
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. Para los
efectos de esta Ley, las entidades y personas morales
mencionadas se considerarán como empleadores.

Todas las personas tienen el derecho a la protección de la seguridad

social de los venezolanos y venezolanas en todas las contingencias que rige
la ley del seguro social.

Descripción del departamento de administración.

La misión de este Departamento es, implementar los procedimientos

administrativos que permitan gestionar la administración financiera del
Servicio, fundamentalmente en los procesos presupuestarios, de contabilidad
y de administración de fondos, conjuntamente con el soporte logístico y de
infraestructura necesarios para el desarrollo de las actividades dentro del
instituto venezolano de los seguros sociales. Una de las principales objetivos
son: Supervisar el cumplimiento de las políticas contables en el área de
control de pagos y contabilidad. Cumplir con las políticas contables
establecidas en el instituto. Llevar el registro y control contable de los
ingresos, egresos, bienes, materias y fondos operativos asignados a la

28
oficina administrativa, así como los pagos efectuados por los diferentes
conceptos. Llevar y mantener la contabilidad de valores e inventario de los
bienes y materias de la oficina administrativa.

29
 CAPITULO III

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES EJECUTADAS

En este capítulo se desarrollaran las actividades realizadas durante el

periodo de pasantía.

 Evaluar el registro y cantidad de órdenes de compras.

Para la elaboración el registro y control de la orden de compra, dentro del

departamento de administración del Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales. El pasante verifica las carpetas debidamente identificadas con el
dozavo que es cada rendición mensual que se tiene lista en la unidad de
administración adscrita al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.
Luego la asistente de administración realiza un presupuesto estudiando el
capital donde se evalúa la cantidad de material necesario para la ejecución
de la compra, El pasante lleva el presupuesto al proveedor donde este al
mismo tiempo lo certifica y lo aprueban. Después se debe llenar los
formatos con todos los datos de la documentación dichos formatos son
panillas que se debe llenar con todos los datos pertinentes a la compra de
materiales como, nombre de la empresa, datos del proveedor, firma del jefe
de oficina entre otros. Dichos formatos ya están elaborados por la dirección
general de administración, finanzas y presupuesto para cargar toda la
información necesaria. Por último el pasante se procede a imprimir la
documentación asentada en ambos programas (Microsoft Excel. Microsoft
Word), se ordenan y posteriormente se archiva.

Según, J. Pérez 2014 “Una orden de compra o nota de pedido es un

documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas

30
mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el
precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación
comercial.”

Podríamos resumir a continuación que las órdenes de compras son

documentos necesarios para el registro de toda la mercancía solicitada en el
instituto venezolano de los seguros sociales al mismo tiempo llevar el control
total de dichos procedimientos.

 Elaborar formatos de órdenes de compras, requisición interna y

solicitud de viáticos.

Para llenar los formatos de ordenes de compras, requision interna y

solicitud de viáticos. El pasante evalúa parte del presupuesto enviado por la
dirección general de administración, planificación y presupuesto. Una vez
realizado estos procedimientos se elabora la orden de compra. Llenando los
formatos ya predeterminados a través del formato enviado por la dirección
general de administración, finanzas y presupuesto.

Estos documentos se deben elaborar cada vez que se requieran

materiales y/o equipos por parte de los departamentos de la oficina.

Teniendo el documento original y cuatro (4) copias, La distribución de

los mismo se ejecutara de la siguiente manera, la original se la quedara el
proveedor o proveedora, la primera copia en el respectivo almacén, la
segunda copia en la unidad de compras, la tercera se quedara en el
departamento de administración y la ultima copia será anexada control
presupuestario. Por consiguiente el pasante procede a llenar todos los datos
pertinentes a la compra, en el formato antes mencionado. La forma de
elaboración, se efectúa en la computadora, ambos programas (Microsoft
Excel. Microsoft Word), se ordenan y posteriormente se archiva.

31
 Según Julián Pérez Porto y Ana Gardey, Una orden de compra es una
solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio
convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los
artículos y presentar una factura. Cuando el proveedor acepta la orden de
compra se configura un contrato de compra vinculante. (pg. 61).

Dentro de este orden de ideas la orden de compra es una solicitud

escrita de determinados productos a un precio acordado y con ciertas
condiciones de pago y entrega. Se trata de una autorización que el
comprador concede a que le presenten una factura por la compra de las
mercancías.

Es por ello que es de suma importancia estos documentos para el

buen funcionamiento dentro de la oficina administrativa y
respectivamente tener un control de los mismos.

 Elaborar Requisición interna.

De igual manera se procederá a llenar la requisición interna de la

siguiente forma. Se debe permitir el suministro de insumos o artículos
requeridos por las diferentes dependencias que integran en Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales. En todo caso se evalúa parte del
presupuesto enviado por la dirección general de administración, planificación
y presupuesto.

Estos documentos se deben realizar cada vez que se requiera material

para las unidades solicitantes, por lo consiguiente se debe vaciar todos los
datos pertinentes al requisición como el número correspondiente, número de
páginas, fecha, nombre del solicitante, cantidad, unidad de medida, la
descripción de la misma, nombre y apellido del funcionario que la conforma,
nombre y apellido de la persona que lo autoriza con su respectivo sello y

32
firma, al mismo tiempo se debe colocar el nombre y apellido del funcionario
que lo recibe , este de igual manera debe tener el sello y firmar en señal de
recibido. Finalmente estos documentos realizados en los programas
(Microsoft Excel. Microsoft Word), se ordenan y posteriormente se archiva.

Según, Julián Pérez requisición interna es un documento que es

utilizado por una empresa internamente, que autoriza la compra de los
productos y materiales que necesita la empresa. Estos son los documentos
que se utilizan para realizar el seguimiento del movimiento de materiales y el
inventario antes de que se envíe al comprador. Dentro de esta
perspectiva la requisición de compra puede ser emitida por cualquier área
de la empresa ejemplo como el departamento de recursos humanos.

Cabe considerar esta permite la realización de una solicitud de

adquisición de un producto o servicio a nivel interno de una organización.
Esta requisición es generada por un sector de la entidad y enviada al
Departamento de administración, que se encarga de aprobar o rechazar el
pedido dentro de la oficina administrativa del seguro social.

 Elaborar solicitud de viáticos.

Para solicitar la solicitud de viáticos se debe establecer un control para la

solicitud, trámite y pago de asignaciones por concepto de viáticos para el
traslado de funcionarios del IVSS a una misión oficial.

De igual manera su origen debe venir de unidades administrativas y

asistenciales por lo tanto su frecuencia de preparación debe ser cada vez
que se requiera enviar a un funcionario(a) en una misión oficial. De este
modo los documentos se deben distribuir en cualquier medio de
transcripción, en original y tres (3) copias. La Original debe ser dirigida a la
División de Contabilidad., Copia 1: Control Interno Contabilidad. Copia 2:
Unidad Solicitante. Copia 3: Funcionario.

33
En efecto se procede a llenar todos los datos referente al
funcionario que viaja, y la procedencia del mismo , como son las
siguientes instrucciones del llenado según el formato del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales.

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO:

Ciudad: Escriba la denominación geográfica de la ciudad donde se elabora el
formulario.
Fecha de Elaboración: Indique mediante dos (2) dígitos el día, mes y año de
elaboración del formulario.
Nº: Señale el número correlativo correspondiente, en forma ascendente utilizando
cinco (5) dígitos; ejemplo, 00001.
Unidad Solicitante: Señale el nombre de la unidad solicitante que solicita el (los)
viático (s).
Código de Origen: Transcriba el código que identifica a la unidad.
Unidad de Adscripción: Indique la denominación de la dependencia de mayor
jerarquía a la cual está adscrita la unidad solicitante.
Código de Origen: Señale el código que identifica a la unidad de adscripción.
Apellidos y Nombres del Funcionario(a): Escriba los apellidos y nombres del
funcionario(a) designado a la misión oficial.
Cédula de Identidad Nº: Anote el número de cédula de identidad del funcionario(a).
Denominación del Cargo: Señale la denominación del cargo del funcionario(a), tal
cual como aparece en la nómina de pago.
Nº de Cargo: Escriba el número de cargo que desempeña el funcionario(a), como
aparece en la nómina de pago.
Banco: Indique el nombre del banco comercial donde se depositará el viático.
Cuenta Nº: Coloque el número exacto de la cuenta bancaria donde se depositará el
viático.
Tipo de Cuenta: Señale el tipo de cuenta (ahorro o corriente) por donde se
depositará el viático.

Objeto del Viaje: Espacio para describir brevemente el objetivo del viaje.
Destino: Indique la (s) ciudad (es) donde debe concurrir el funcionario(a) en
cumplimiento de la misión encomendada.

34
Viático Diario: Escriba el monto en bolívares que le será cancelado diariamente al
funcionario(a), de acuerdo con la tarifa de viáticos vigente.
Permanencia (Desde-Hasta): Utilice dos (2) dígitos para expresar día, mes y año
de comienzo y terminó en cada localidad, incluyendo el primer y último día de
estancia.
Nº de Días: Anote el número de días que permanecerá el funcionario(a) en cada
destino.
Monto Bolívares: Escriba aquí el resultado obtenido por renglón al multiplicar
viático diario por Nº de días.
Valor Kilómetro: Indique la tarifa estipulada para el cálculo de kilometraje.
Trayecto (Desde-Hasta): Mencione las ciudades desde y hasta donde se
desplazará el funcionario(a) en la misión oficial.
Kilómetros Recorridos: Indique la cantidad de kilómetros de distancia entre las
ciudades de trayecto.
Monto Bolívares: Escriba aquí el resultado obtenido al multiplicar el renglón de
valor kilómetro por el renglón de kilómetros recorridos.
Totales: Espacio para realizar la sumatoria total de los renglones Nº de días y
monto bolívares.
Totales: Espacio para realizar la sumatoria total de los renglones kilómetros
recorridos y monto bolívares.
Monto Total Bs.: Coloque los montos correspondientes en las casillas viáticos y
kilómetros (si corresponde).
Monto Neto a Pagar Bs.: Señale la cantidad resultante de la sumatoria del total
viáticos y total kilómetros.
Beneficiario(a): Espacio para registrar la firma autógrafa del funcionario(a)
designado para la misión oficial.
Jefe(a) de la Unidad Solicitante: El Jefe(a) de la Unidad colocará su firma
autógrafa y sello correspondiente.
Control Presupuestario: Espacio para colocar los códigos presupuestarios y el
monto en bolívares por cada renglón.
Codificador Presupuestario: El funcionario(a) responsable de la codificación,
estampará su firma autógrafa y sello correspondiente.
Jefe(a) de Presupuesto: El funcionario(a) responsable de dar disponibilidad
presupuestaria, estampará su firma autógrafa y sello correspondiente.
Codificador Contabilidad: Espacio para colocar el sello de codificación y se
asentará los registros respectivos.

35
Control Interno Contabilidad: El funcionario(a) responsable de controlar el gasto,
colocará el sello y su firma autógrafa.
Jefe(a) de Contabilidad: Espacio para que el Jefe(a) de Contabilidad estampe su
firma autógrafa y sello de la unidad en señal de conformación.

Según El “los viáticos se utilizaba para referirse a la provisión de alimentos y

de dinero que necesitaba una persona para poder emprender un viaje. No
obstante, durante la Edad Media, se empleó para hacer mención a un
impuesto que se cobraba a toda la persona que quería recorrer un camino
que pertenecía a las tierras de algún señor feudal.

El concepto, por tanto, se emplea para nombrar al dinero o las especies que
se entregan a una persona para su sustento durante un viaje.

 Tramitar depósitos bancarios y mantener registros de las

mismas.

Para tramitar depósitos bancarios y mantener registros de los mismos se

debe realizar los depósitos bancarios pertinentes de cada mes en la redición
en el departamento de administración, dichos depósitos son hechos para
reintegrar el dinero que queda por cada partida presupuestaria enviada por la
dirección general de administración y finanzas del Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales a nivel nacional a cada oficina administrativa.

Por consiguiente se sacan copias de dichos depósitos donde cada copia

se archiva en el mes de cada rendición para que sirvan de soporte a la hora
de una evaluación de estos procedimientos.

Según Economipedia, Podemos definirlo como una operación en la que

una entidad financiera custodia el dinero de un cliente, es decir, guarda su
dinero, para que a cambio remunere según el plazo y cantidad al cliente por
tener inmovilizado su dinero. A cambio de guardar su dinero la entidad
financiera cobra una comisión, aunque muchas lo hacen de forma gratuita e
incluso otorgan una rentabilidad por el dinero que ha depositado el cliente.
Esa rentabilidad puede ser fija o variable y en forma de dinero o en especie.

36
 Visto de esta forma un depósito bancario es un producto que suele
resultar familiar a los clientes que buscan una rentabilidad para sus ahorros.
El funcionamiento es muy sencillo, un cliente, empresa o particular, que
tenga una cantidad de dinero ociosa lo aporta a la entidad bancaria durante
un período de tiempo y bajo unas condiciones estipuladas, para obtener a
cambio un beneficio. Los depósitos bancarios realizados en el INSTITUO
Venezolano de los Seguros Sociales se realizan con la finalidad de
reintegrar el dinero que queda en la oficina administrativa.

 Relación de Cheques suspendidos, Anulados y no cobrados.

Para llevar la relación de cheques del pasante debe registrar y controlar

por tipo de personal (fijo o suplente) los cheques suspendidos, anulados y
no cobrados en los Centros Asistenciales y Oficinas Administrativas del
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.

En primer lugar la unidad de origen en este caso serán:

Centros Asistenciales y Oficinas Administrativas IVSS. Por otra parte la

forma de elaboración será quincenal. Otra tarea prioritaria la distribución y
archivo, donde el documento original se archivara en el Departamento de
Registros contables, igualmente se dejara una copia en las unidades
desconcentras.

De acuerdo a los requerimientos para el llenado se debe tomar en

cuenta los siguientes pasos:

Dependencia: Indique el nombre del Centro Asistencial u Oficina

Administrativa.

Código de Origen: Copie el código de origen de la dependencia.

Personal: Marque con una (X) si el personal es fijo o suplente.

37
 Quincena: coloque una (X) si es la primera o segunda quincena.

Fecha Elaboración: Indique con dos dígitos el día, mes y año de

elaboración del formulario.

Beneficiario(a): Indique el nombre del beneficiario(a) a quien le fue

emitido el cheque.

Cédula de Identidad Nº: Escriba en este espacio el número del

documento que identifica al beneficiario(a).

Fecha del Cheque: Indique la fecha de emisión del cheque.

Nº de Cheque: Escriba el número preimpreso del cheque.

Monto Bs.: Señale la cantidad en bolívares por cuanto fue emitido el

cheque.

Total: Indique en cifras la sumatoria de todos los montos relacionados

en el formato.

Elaborado Por: Espacio para que el funcionario(a) que elabora el

formulario, coloque su apellido y nombre y la fecha.

Conformado Por: Espacio para que el funcionario(a) que conforma la

relación, escriba su apellido y nombre y la fecha.

Según Julián Pérez, un cheque es una orden de pago puesta por escrito
que permite a la persona que lo recibe cobrar una cierta cantidad de dinero
que está estipulada en el documento y que debe estar disponible en la
cuenta bancaria de quien lo expide.

Dentro de este orden de ideas el cheque, por lo tanto, es un título a

través del cual se autoriza a un individuo a realizar una extracción de dinero
de una cuenta, sin necesidad de que este sujeto sea el titular de dicha
cuenta.

38
 Por tal motivo, deben cumplir con distintos requisitos, como la inclusión de
la fecha y el sitio en que se emite, la orden de pagar una cantidad específica
de dinero, el nombre de la organización de crédito y el lugar donde se
desarrollará el pago, entre otros.

 Ejecutar Conciliación Bancaria.

Para llevar el registro de la conciliación bancaria en las unidades

desconcentradas del Instituto venezolano de los seguros sociales, el
pasante debe elaborar mensualmente, este proceso que permite
comparar los valores que la empresa tiene registrados de una cuenta de
ahorros o cuenta corriente con los valores que el banco le suministra por
medio del extracto bancario, que suele recibirse cada mes.

Se confronta el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente

que los débitos del extracto serán los créditos en el libro banco y viceversa.
Esta tarea se hace partida por partida, haciendo una tilde en ambos registros
cuando coinciden.

Identificar las partidas sin tilde, puesto que ellas son el origen de las
diferencias. Luego se determina qué clase de diferencias son (cheques
pendientes, depósitos no acreditados, notas de débito o crédito no
contabilizados, errores u omisiones).
Se realiza la conciliación propiamente dicha a los efectos de dejar
constancia del trabajo realizado. Se debe tener presente que el objetivo es
compensar las diferencias para llegar a saldos iguales. Si el subtotal coincide
con el saldo del resumen bancario, la conciliación ha terminado. Si el subtotal
no coincide aún existen diferencias, y corresponde revisar todo el
procedimiento.

39
 Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección de los
libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado por el
banco y así detectar cuáles son las discrepancias que existen entre los dos
para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o
equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el
documento que avale la elaboración de la conciliación, esto respetando
algunas normas de presentación que se demuestran a continuación:

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO:

Unidad Desconcentrada: Indique la denominación oficial de la unidad

desconcentrada.

Mes: Indique el mes que se está conciliando.

Banco: Escriba el nombre de la entidad financiera donde se encuentra la cuenta

pagadora.

Número de Cuenta: Anote los veinte (20) dígitos correspondientes al número de

cuenta bancaria.

Cuenta Contable: Escriba el código de cuenta correspondiente, de acuerdo al

plan de cuentas del Instituto.

Saldo Según Libros Al: Anote el saldo correspondiente según libros.

Saldo Según Bancos Al: Anote el saldo correspondiente a la cuenta bancaria.

Más  Depósitos y Notas de Créditos No Registradas en Libros / Bancos:

Cantidades provenientes de la vinculación con los anexos.

Menos  Cheques y Notas de Débito No Registradas en Libros / Bancos:

Cantidades provenientes de la vinculación con los anexos.

Saldo Real Según Libros / Bancos: (Sumatorias automáticas).

Diferencia: Cantidad resultante de la resta: saldo real según libros – saldo real
según bancos (Operación Automática).

Aprobación: Coloca el nombre y apellido de los Servidores Públicos adscritos a la

Unidad Desconcentrada responsables de aprobar la conciliación, tales como:

40
Máxima Autoridad de la Unidad Desconcentrada, Sub-Director, Jefe o Coordinador
Administrativo y Contador los cuales estamparán sus firmas autógrafas y sellos
correspondientes.

Recibido: Departamento de Rendición de Cuentas y Registros Contables:

Espacio donde el Servidor Público Autorizado de recibir el formulario coloca el
nombre y apellido, la fecha de recibido, firma y sello correspondiente.

IMPORTANTE: No alterar los campos de información ni el diseño del formulario.

Cualquier requerimiento de modificación, notificarlo a la Dirección General de
Planificación y Presupuesto. Se archivan en la computadora, original y copia.

Distribución y archivo del mismo:

Original: Departamento de Rendición de Cuentas y Registros Contables.

Copia: Unidad Desconcentrada. Finalmente se guardan en su respectivo
formato y se archiva

Según Adrian Castillo, La conciliación bancaria constituye un

mecanismo de control que permite sustentar las razones de las diferencias
entre el saldo que se muestra en el Estado de Cuenta Bancario y el saldo
que resulta según libros contables. Resulta aconsejable que se elabore al
cierre de cada mes. Asimismo, permite verificar que se haya realizado una
adecuada anotación de los cobros y pagos efectuados durante un período,
así como gastos vinculados y que los importes que se consignan en el
extracto bancario como en la contabilidad sean los correctos.

Este proceso es uno de los más importantes dentro del departamento

de administración y que este mecanismo que permite identificar las
diferencias y sus causas para luego realizar sus respectivos ajustes y
correcciones que sirve como herramienta de control interno de efectivo.

41
  Revisar Libro banco

Para Llevar el registro y control de las transacciones bancarias mensuales

en las unidades desconcentradas del Instituto, el pasante debe llenar un
formato donde se deben cumplir los siguientes pasos:
UNIDAD DE ORIGEN:
Unidades Desconcentradas.
FRECUENCIA DE PREPARACIÓN:
Mensual.
FORMA DE ELABORACIÓN:
En computadora, original y copia.
DISTRIBUCIÓN Y ARCHIVO:
Original: Departamento de Rendición de Cuentas y Registros
Contables.
Copia: Unidad Desconcentrada.
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO:
Unidad Desconcentrada: Indique la denominación oficial de la unidad
desconcentrada.
Mes: Indique el mes que se está registrando.
Banco: Escriba el nombre de la entidad financiera donde se encuentra la
cuenta a conciliar.
Número de Cuenta: Anote los veinte (20) dígitos correspondientes al
número de cuenta bancaria.
Cuenta Contable: Escriba el código de cuenta correspondiente, de
acuerdo al plan de cuentas del Instituto.
Fecha: Anote el día, mes y año en que se elabora el documento.
Número de Documento: Indique el número de documento reflejado por el
banco o por contabilidad.
Descripción: Describa brevemente el concepto del gasto.
Debe: Escriba en números el monto del saldo anterior, más el ingreso.
Haber: Escriba en números el monto del gasto causado.
Saldo: Anote el monto arrojado de acuerdo a la siguiente operación: el
SALDO ANTERIOR más el DEBE, menos el HABER.
Total Bs.: Operación automática.

42
Elaborado Por: Espacio donde escribirá el nombre, apellido y estampará
la firma y sello del Servidor Público responsable de elaborar el formulario
(contabilista o quien haga sus veces).
Administración Unidad Desconcentrada: Espacio donde el Sub-Director,
Jefe o Coordinador de Administración de la Unidad Desconcentrada
escribirá el nombre, apellido y estampará la firma y sello en señal de
aprobación.
Recibido: Departamento de Rendición de Cuentas y Registros
Contables: Espacio donde el Servidor Público Autorizado de recibir el
formulario coloca el nombre y apellido, la fecha de recibido, firma y sello
correspondiente.

IMPORTANTE: No alterar los campos de información ni el diseño del

formulario. Cualquier requerimiento de modificación, notificarlo a la Dirección
General de Planificación y Presupuesto.

Según A. Montiel, el libro banco es en donde se debe anotar todas las

operaciones que realiza la empresa con la entidad bancaria. Desde el punto
de vista legal es un libro voluntario y desde el punto de vista técnico-contable
se le considera como un libro auxiliar. El libro banco es aquel libro auxiliar
donde se revisa todos los movimientos que se hacen respectivamente dentro
de la institución pública.

 Atención al público.

Para la atención al público dentro de la oficina administrativa del seguro

social, se realiza diferentes actividades pertinentes a la solicitud o cualquier
procedimiento que requiera los usuarios y usuarias que se acercan al
instituto venezolano de los seguros sociales.

Donde el pasante debe registrar el usuario para llevar un control de

asistencia y dependiendo de qué documento necesite se le asignara un
funcionario para su respectiva atención, sea vejez, afiliación, discapacidad,

43
cobranzas, fiscalización, y atención al trabajador cesante. También el
pasante verifica el ingreso de pensionados en la data de instituto venezolano
de los seguros sociales con la cedula de identidad de cada usuario, entrando
al portal del instituto, que es uno de las actividades más frecuentes.

Según atención al cliente a aquel servicio que prestan las empresas de

servicios o que comercializan productos, entre otras, a sus clientes, en caso
que estos necesiten manifestar reclamos, sugerencias, plantear inquietudes
sobre el producto o servicio en cuestión, solicitar información adicional,
solicitar servicio técnico, entre las principales opciones y alternativas que
ofrece este sector o área de las empresas a sus consumidores.

44
 CONCLUSIONES

Las pasantías realizadas en el Instituto Venezolano de los Seguros

Sociales permitieron un desarrollo de actividades aportando ideas dentro del
campo laboral. Además poniendo en práctica todos los conocimientos
adquiridos durante la carrera de administración bancaria y financiera en el
Instituto Universitario Rodolfo Loero Arismendi.

Dentro de la oficina administrativa de los seguros sociales ubicada en el

departamento de administración se ejecutaron diferentes actividades que
ayudaron de manera eficaz y productiva el aporte de conocimientos en la
práctica laboral del pasante.

Los diferentes procedimientos tienen sus respectivos instructivos y

formatos ya establecidos por la dirección general de los seguros sociales a
nivel nacional esto lo hace de manara fácil y permite un buen manejo para
cumplir exactamente con todos los documentos que se procesan en dicha
oficina.

La oficina administrativa posee equipos tecnológicos y mobiliarios aptos

para realizar un excelente trabajo al mismo tiempo seguir con el buen
funcionamiento de las actividades destinadas de todos los departamento
que lo conforman.

El sistema del Instituto de los Seguros Sociales tiene un gama de

información a través del portal web que son de fácil manejo y pueden
acceder todos los usuarias y usarías cuando deseen verificar sus datos.

45
 RECOMENDACIONES

 Actualización del portal de instituto de los seguros social para que

haya una veracidad y eficacia en las personas que están en espera
de su pensión.
 Llevar un control de las órdenes de compra y verificar que es lo que
se necesita en el momento.
 Suministrarle inducción de todos los departamentos a los
funcionarios que integran el instituto venezolano de los seguros
sociales.
 Sistematizar el departamento de administración en la parte de
elaboración de cheques.
 Crear un sistema que permita tener la información de todos los
departamentos que integran la oficina administrativa.
 Mejorar el control de las usuarios que asisten a la oficina que
vienen a realizar cualquier tipo de trámite.

46
 BIBLIOGRAFIA

Adrian A. Castillo G.

Estudiante del X semestre de Contaduría Pública, y Administración Pública,

Preparador Académico del Subproyecto Contabilidad I y Contabilidad II,
Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel
Zamora UNELEZ-APURE. San Fernando de Apure abril de 2007. Venezuela.
Julián Pérez Porto y María Merino.

Publicado: 2010. Actualizado: 2012.

Definicion.de: Definición de cheque (http://definicion.de/cheque/)

Julián Pérez Porto y Ana Gardey. Publicado: 2011. Actualizado: 2014.

Definicion.de: Definición de orden de compra (http://definicion.de/orden-de-
compra/)

Libro Bancos by Alejandro Montiel on Prezi

http://www.monografias.com/trabajos95/definiciones-importantes/definiciones-
importantes.shtml#ixzz4Ya9IhoeR

http://economipedia.com/definiciones/deposito-bancario.html

47