Introducción

La contabilidad como herramienta administrativa y

financiera, es muy importantes para los distintos usuarios
de la misma forma, ya que proporciona información de
mucha ayuda para la toma de decisiones en los campos
financieros y contables.
Sin embargo aquí en el presente trabajo se va abordar el
tema de la contabilidad por fondos que no es más que un
sistema en el cual se usan los registros por separados para
activos que recibe una sociedad en calidad de donación o
prestamos restringidos a propósitos específicos, así como
también de los pasivos, ingresos y gasto que genera dicha
donación o préstamo.
 Contabilidad por fondos
La contabilidad basada en fondos es un sistema de contabilidad
ampliamente utilizado en entidades no empresariales, tales como
asociaciones sin fines de lucro, agencias gubernamentales, iglesias,
hospitales y colegios y universidades. Difiere de la contabilidad
empresarial tradicional, que hace hincapié en la identificación de cuán
exitosa una entidad ha sido en la creación de activos. Dado que las
asociaciones sin fines de lucro y los gobiernos no persiguen tal fin, un
método alternativo de contabilidad les otorga un enfoque que se ajusta más
al seguimiento e informe de sus finanzas.

En la contabilidad de fondos la entidad gestora, adopta un sistema contable

paralelo al de los fondos, denominado "contabilización por agencia", en la
que el movimiento de los fondos aparece reportado en su contabilidad
como elemento de balance que explica el estado o disposición del encargo,
mas no como de Ingresos y Gastos. Al cierre fiscal la posición de los
intereses de acreedores e inversores sobre los recursos encargados son
transferidas a un estado de cuentas por pagar.

Para poder operacionalizar la contabilidad de los fondos se precisa la

creación de cuentas adicionales al plan de cuentas de la entidad gestora de
los fondos. Ello es normalmente permitido en el trabajo del contador
cuando en su criterio científico requiere dotar espacios a hechos contables
que la contabilidad generalmente aceptada no ha considerado.

Objetivos
La contabilidad administrativa es una herramienta útil para el análisis,
control y base para la toma de decisiones, esta debe perder de vista su
objetivo principal es brindar información a la administración de la entidad,
a cual debe ser clara, razonable y oportuna.
Debido a que las entidades no lucrativas, son entes que generan ingresos
con el objetivo de no ser repartidos posteriormente y que muchas de ellas
buscan sus actividades operativas o de acción de recursos de personas,
empresas, gobiernos etc. Les entregan en calidad de donaciones o fondos
rembolsables deben cuidar que dichos recursos sean registrados
adecuadamente en la contabilidad y que esta sea de fácil fiscalización por
parte de los donantes. Adicionalmente, velar porque los estados financieros
sean claros, que sean comprendidos incluso por personas no expertas en la
contabilidad.

Origen
La contabilidad por fondos tiene su origen en la contabilidad
gubernamental, y surge para atender la necesidad de registrar y controlar
por separado, fondos destinados a usos concretos que por su monto y sus
operaciones generan partidas de activo y pasivo, así como ingresos y
gastos.

Generalidades de la Contabilidad por Fondos

La Contabilidad por Fondos cumple con los principios generalmente

aceptados. Con relación a las normas contables, éstas difieren de la
contabilidad tradicional por la existencia de:

Un registro de las operaciones delos fondos de forma integral, lo cual

exige la formulación de un sistema contable común para todos los
fondos (codificación del plan de cuentas), aun cuando se considera cada
uno de estos como entidad contable independiente.

El manejo de los recursos monetarios (cuentas de banco y caja) como

diferentes cuentas específicas de efectivo para los fondos que lo
requieran.

ESTADOS FINANCIEROS CONTABILIDAD POR FONDOS

Entidad No Lucrativa: Es toda aquella persona jurídica que entre sus
finalidades no tiene la búsqueda u obtención de lucro, por el contrario, sus
objetivos están fundamentados en promover beneficios de orden social,
cultural, económico, político, educativo, sanitario, ambiental, etc. Dirigidos
a ciertos sectores de la población civil, región o país y que no han sido
atendidos por las entidades obligadas a hacerlo, tales como determinados
Ministerios o Instituciones Gubernamentales.

Contabilidad por Fondos

Está diseñada para llevar registro y control de los fondos asignados para
ciertas actividades específicas, y que a cada una de estas actividades se le
crea un fondo con sus propias cuentas de activo, pasivo y balance de dicho
fondo o actividad. Esta contabilidad tiene sus propias cuentas contables,
procedimientos de contabilización y objetivos bien definidos en cuanto a la
información que ésta genera y a quien va dirigida la información.
La contabilidad por Fondos es la manera de organizar y administrar la
contabilidad de acuerdo a los diferentes propósitos en que son clasificados
los recursos recibidos de acuerdo con actividades u objetivos especificados
por los donantes, con regulaciones, restricciones o limitaciones impuestas
por los otorgantes de estos recursos, la Junta Directiva o la Administración
de la entidad.

Objetivos principales de la Contabilidad por Fondos:

 Contabilización de los recursos de acuerdo al destino de los mismos.
 Fácil Fiscalización del uso de os recursos, por parte de los diversos
otorgantes
 Mostrar a los usuarios el Estado de la Situación Financiera de cada
uno de los fondos Registrar e informar razonable y oportunamente a
la administración
Los reportes financieros para las entidades no lucrativas generalmente
deben incluir cuatro estados financieros básicos, los cuales son: -
Balance General –
Estado de Ingresos y Egresos
-Estado de Flujos de Efectivo
-Estado de Cambios en el Balance de Fondos
Como en toda entidad, pueden existir otros estados financieros que
complementan la información descrita en estos cuatro estados financieros,
los cuales deben proveer información de los diferentes fondos y subgrupos
de fondos que la entidad tenga implementados en su contabilidad.

Un fondo es una entidad contable con su propio balance consistente en

activos, pasivos y un balance de fondo.
Los grupos de fondo para una entidad no lucrativa, pueden ser los
siguientes:
- Fondos corrientes no restrictos
- Fondo corrientes restrictos
- Fondo de planta
- Fondo dotales
- Fondos de retiro

- Fondos corrientes no restrictos

En este grupo de fondos, se contabilizan

¿Cómo funciona la contabilidad por fondos?

Elaboración del Catálogo de Cuentas
 Se estructuran las cuentas en dependencia de su contenido y los
requerimientos financieros del proyecto.

 No resulta sólo una simple enumeración de las cuentas de la

contabilidad, sino que el plan debe agruparlas de acuerdo a criterios
determinados e interrelacionarlas sobre la base de la partida doble,
constituyendo la base de la organización.

 Se diseña teniendo en cuenta a qué grupo pertenecen las cuentas y

qué naturaleza tienen (deudoras o acreedoras).
  Por lo tanto el Clasificador o Catálogo de Cuentas es la base del
Sistema de Contabilidad y refleja la estructura de sus proyectos.

 En la Contabilidad por Fondos el Clasificador de Cuentas refleja

además de las cuentas existentes, cuál es la interdependencia entre
ellas.
 Se confeccionará según las características específicas de la
organización, el grupo o proyecto, por lo cual es un instrumento
flexible y variable.

 Su codificación está formada por una serie de caracteres que deben

ser ordenados, de tal forma, que faciliten el uso y aplicación de las
cuentas y permitan la construcción sistemática y explicativa del
vínculo de cuentas.

 Flexibilidad para adicionar o suprimir cuentas sin alterar el sistema.

 Una explicación del carácter de la cuenta por el simple conocimiento

de su nominación y estructura.

Características
 Existen dos opciones de fondo.
 El código de cuentas es común a todos los fondos.
 Los asientos complementarios para las operaciones que involucran
transacciones entre fondos son registrados simultáneamente en cada
fondo afectado.
 La identificación de los fondos es realizada por áreas de interés de la
institución.
 La forma de registro es común para todos los fondos que prevén las
calificaciones correspondientes para la identificación de cada uno

Características del Servicio Opcionales:

Compatible con el sistema de Cheques y pagarés, del cual se pueden
transferir los cheques emitidos del mes hasta Contabilidad por fondos
reflejados como pólizas de egresos.
Alcance de Servicio
Todas las dependencias con ingresos propios y/o que cuenten con
autorización por parte de la Auditoría General.