2 - Estructuración de fases y requerimientos del proyecto

Presentación

Este material de formación está dedicado al estudio de la estructuración de las

fases y los requerimientos del proyecto, con lo cual se establece la segunda etapa
que se llevará a cabo en la formulación de un proyecto, para ello contará con
todos documentos necesarios para realizarlo.

Inicialmente, se plantea en forma de síntesis lo que se quiere obtener una vez

finalizado el estudio de la documentación propuesta en esta actividad de
aprendizaje, se continúa como las características y ordenamiento de las
actividades. Finalmente, se toman las definiciones de: fase, recurso y actividad,
para el establecimiento, estudio de las características y ordenamiento de las
actividades, con los que se dan orientaciones útiles para integrar los
conocimientos adquiridos en la actividad de aprendizaje 2.

Conocimientos de concepto

 Procesos de interpretación, argumentación y proposición.

 Fundamentos de estadística.
 Características del prototipo de producto.

Conocimientos de proceso

 Establecer las actividades, requerimientos y fases del proyecto.

1. Estructuración de las fases y los requerimientos del proyecto

Fuente: Fotolia
La intención de este material de formación además de estructurar los
requerimientos y definir las fases basado en las actividades que se llevarán a cabo
en el proyecto, es articular lo estudiado con los contenidos de la formulación de su
proyecto, así como los requerimientos indispensables en cada una de ellas para
alcanzar el propósito de este.

Nota: las fases o ciclos de un proyecto son tres; la primera corresponde a la

formulación, la segunda a la ejecución y la tercera a la evaluación, no se
pueden confundir con las que se desarrollan en esta actividad de aprendizaje, que
parte del establecimiento de actividades, recursos y costos, para abordarla en dos
fases. Es pertinente precisar que las cuatro actividades de aprendizaje tratadas se
ajustan completamente a la primera fase o ciclo que corresponde a la que se ha
denominado formulación del proyecto. Ahora, tal vez cuando se vaya a gestionar
la ejecución del proyecto sea preciso describir las fases pendientes: ejecución y
evaluación.

Para la determinación de los requerimientos y la estructuración de las fases

teniendo en cuenta las actividades que se podrán en marcha en el proyecto, se
determina la concepción de actividad que abordará y sus características,
enseguida se hará el ordenamiento de las que fueron identificadas y por último, se
da la orientación para la programación.

1.1. Características de cada actividad

Fuente: Fotolia
Una vez establecido el problema, objetivos y justificación se continúa con la
segunda etapa de la formulación del proyecto, en otras palabras con uno de los
componentes que estructura los datos básicos de este, es decir las actividades,
que se determinan para alcanzar el objetivo que se tenga.

Para iniciar es preciso establecer ¿Qué es una actividad? La que se define según
Farlex Inc, (2013) como:

“Conjunto de trabajos o acciones que se hacen con un fin determinado o son

propias de una persona, una profesión o una entidad.”

Actividad será entendida en el contexto de la actividad de aprendizaje 2, como el

conjunto de tareas que se llevan a cabo para cumplir la meta de esta, la cual
requiere de recursos humanos, herramientas, materiales, conocimientos
tecnológicos y científicos, técnicas para su concreción y recursos financieros
asignados a esta, con un costo determinado.

Es conveniente documentar las características de cada una de las actividades

como: descripción de tareas a realizar, recursos requeridos, resultados, inicio,
finalización y tiempo requerido para llevarla a cabo. Esto permite al momento que
se presenten imprevistos durante la realización del proyecto, direccionarlos en
forma correcta y reducir los errores en el proceso.

Para cada actividad, se debe determinar si su realización depende del inicio o la

finalización de otras, lo anterior contribuirá a la identificación y análisis de sus
características para hacer una buena organización, que en gran medida redundará
en una buena planeación. Por lo tanto, es importante tener en cuenta la
concatenación para una correcta ejecución entre las actividades.

¿Cuáles son las actividades de su proyecto?

Estas se clasifican según los recursos que necesita para ponerlas en juego.
También, se deben seleccionar las afines a un proceso, equipo o herramienta que
se utilice y se organizan en un grupo determinado, esto aplica a todas las
actividades planteadas.

Fase se definen como:

“Estado diferenciado en el proceso o desarrollo de algo.” (Farlex Inc, 2013)

A modo de síntesis, las fases se pueden visionar a partir de lo expuesto sobre las
características y serían dos: la primera denominada ordenamiento de actividades y
la segunda es programación, estas se describen a continuación.

1.2. Ordenamiento de las actividades

Fuente: Fotolia

Para el ordenamiento, organización, coordinación en el tiempo y espacio de todas

las actividades que hay que realizar para el logro de los resultados, le será de
ayuda el siguiente ejemplo:

Una empresa desea sacar al mercado una nueva versión de un reloj despertador
digital dirigido a la población juvenil. El ingeniero a cargo hace un sondeo entre
sus compañeros de las posibles actividades por realizar, entre las que encuentra:

1. Encuesta a jóvenes como posibles usuarios del reloj despertador digital.

2. Definición de requerimientos para la nueva versión del reloj despertador.
3. Diseño conceptual de la nueva versión de reloj despertador digital.
4. Definición de materiales, equipos y talento humano necesarios.
5. Diseño preliminar de la nueva versión del reloj.
6. Diseño mecánico, eléctrico y electrónico detallados del reloj.
7. Construcción del prototipo de reloj despertador. (ICFES, s.f.)
A partir del listado de actividades que se detalló anteriormente, se puede notar que
este proporciona una visión de lo que se debe realizar, entonces se pueden
desglosar las actividades, teniendo presente: el personal, las instalaciones, los
materiales, el equipo, las herramientas, entre otros aspectos que se requieran
para realizar las tareas propuestas. ¿Cómo lo va a hacer? Se debe pensar en las
distintas actividades requeridas para alcanzar cada una de las metas.

1.3. Programación

Fuente: Fotolia

Un modelo sencillo de planificación de las actividades en el tiempo que las

contenga puede ser representado mediante una matriz de cuatro columnas; en la
primera columna se designa el número de la actividad, la segunda tiene la
descripción, la tercera el responsable y la cuarta la duración, mientras las filas son
proporcionales a las actividades que se planteen.

Una vez se tienen establecidas las actividades, se procede a precisar los recursos
requeridos para ejecutarlas. Para ello se considera en primer lugar ¿Qué es un
recurso? y este se define como:

“Medio del que se dispone para satisfacer una necesidad, llevar a cabo una tarea
o conseguir algo.” (WordReference.com, 2013)
Entonces un recurso es una persona, una empresa, un instrumento, una máquina,
una herramienta, un material o el dinero necesario para llevar a cabo una
actividad.

Para especificar los recursos que se requieren en el proyecto, se toman los

asignados a cada tarea y enseguida se elabora un listado de todos. Luego se
puede empezar a hacer los diferentes listados como: materiales, recursos
humanos, herramientas, equipos y otros que se requieran.

Por último, se recomienda consultar la información dispuesta en los siguientes

enlaces:

 Formulación y gestión de proyectos: recursos requeridos para el desarrollo del

proyecto.

 Formulación y gestión de proyectos: formulación de actividades.

Dichos enlaces se encuentran disponibles en el botón: Materiales del programa /

Materiales de apoyo / Enlaces externos / Enlaces externos: Actividad de
aprendizaje 2; esta información le permitirá ampliar y determinar con precisión las
actividades, los recursos, el personal y el tiempo para concretar su proyecto.

Es importante hacerse algunas preguntas, puesto que ello facilita llevar a cabo lo
que se ha mencionado, estas son: ¿Qué debe producir el proyecto para crear las
condiciones básicas que permita la concreción del objetivo?, ¿Con qué tareas se
obtienen los resultados esperados? y ¿Qué recursos son requeridos para
obtenerlos y lograr el objetivo?
 Referencias

 Farlex Inc. (2013). Actividad. Consultado el 16 de septiembre de 2013, en

http://es.thefreedictionary.com/actividad

 Farlex Inc. (2013). Fase. Consultado el 16 de septiembre de 2013, en

http://es.thefreedictionary.com/fase

 Fotolia. (2004). Ausweg aus dem Labyrinth. Consultado el 17 de octubre de

2013, en http://co.fotolia.com/id/55717328

 Fotolia. (2004). Group of business people assembling jigsaw puzzle. Consultado

el 17 de octubre de 2013, en http://co.fotolia.com/id/53004851

 Fotolia. (2004). Problem Analyse Lösung. Consultado el 17 de octubre de 2013,

en http://co.fotolia.com/id/56733823

 Fotolia. (2004). Weekly calendar with green and red thumbtack s. Consultado el
17 de octubre de 2013, en http://co.fotolia.com/id/42426786

 ICFES. (s.f.). Módulo formulación de proyectos de ingeniería. Consultado el 20

de septiembre de 2013, en
http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:YF7eroXFy4IJ:www.ic
fes.gov.co/examenes/component/docman/doc_download/251-formulacion-de-
proyectos-de-
ingenieria%3FItemid%3D+&cd=2&hl=es&ct=clnk&gl=co&client=firefox-a

 WordReference.com. (2013). Recurso. Consultado el 16 de septiembre de

2013, en http://www.wordreference.com/definicion/recurso
 Control de documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Centro de Diseño
Hugo García Instructor Tecnológico Industrial Septiembre
Autor
Calderón Grado 20 (CDTI) de 2013
Regional Valle
Paola Andrea Guionista -
Centro Agroindustrial Octubre de
Adaptación Bobadilla Línea de
Regional Quindío 2013
Gutiérrez producción