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Interfaces - Importaciones
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1. Presentación
2. ¿Qué es una Importación de Interfaces?
3. ¿Qué Información se Puede Incluir en SIIGO Windows por Medio de
Interfaces?
4. ¿Cómo se Define una Interface para SIIGO?
5. ¿Qué Formatos Acepta SIIGO Windows para Incorporar una Interface de
Parámetros o Información?
6. ¿Cómo se Crea un Archivo PRN o TXT?
7. ¿Cómo se Puede Crear más Fácil un Archivo Plano?
8. ¿Cómo Convertir Archivos a PRN desde Excel?
9. ¿Cómo Convertir a Formato PRN un Archivo de más de 240 Columnas?
10. ¿Cómo se Verifica que el Archivo Plano este Correctamente Creado?
11. ¿Cuál es la Ruta Para Importar Interfaces?
12. ¿Cómo se Incorpora la Información en SIIGO Windows?
Presentación
El presente documento ofrece una guía que aclara el proceso de incluir parámetros
o información a SIIGO por medio de archivos planos con el fin de agilizar algunos
procesos de acuerdo a las necesidades de cada usuario.
INTERFACES - IMPORTACIONES
Importante:
Si los archivos no se encuentran en los formatos mencionados
anteriormente no se podrá incluir la información en SIIGO
WINDOWS.
1. Contabilidad
1.1 Comprobantes contables
1.2 Paso comprobantes entre empresas
1.3 Catálogo de Terceros
1.4 Facturación en Bloque (Solo para Pyme Plus)
2. Inventarios
2.1 Catálogo de Productos
2.2 Lista de Precios
2.3 Requerimientos de Materia Prima
3. Nomina (Cuando se Tiene el Modulo)
3.1 Catálogo de Empleados
4. Activos Fijos
4.1 Catálogo de Activos Fijos
5. Presupuesto
5.1 Contable
5.2 Inventarios
6. Documentos Extracontables
6.1 Ordenes de Pedido/Órdenes de Compra/Cotizaciones
7. Gestión de Clientes (Solo para Pyme Plus)
7.1 Prospectos y Contactos
8. EDI (Solo para Pyme Plus)
8.1 Órdenes de Compra
8.2 Aviso de Recibo
Importante:
Tener en cuenta que SIIGO Windows debe estar actualizado porque
es posible que en cada versión la estructura definida cambie en
algunos parámetros o posiciones.
Importante:
Si el usuario no emplea algún campo, al momento de diligenciar el
archivo plano estas columnas se deben definir y el usuario los puede
diligenciar con ceros o con espacios en blanco según el tipo de
campo definido (numérico o alfanumérico).
El sistema exige que las posiciones sean exactas, pues en caso contrario puede
subirse a SIIGO información errada o no subir, adicional es necesario tener en
cuenta que los datos que solicita la interface de información ya deben estar
previamente parametrizados en el programa.
Ejemplo:
Importante:
Antes de incorporar una interface se debe validar la configuración
regional de la máquina, donde en la ventana de Numero en la
casilla de símbolo decimal se encuentre un punto (.) y en la casilla
de símbolo de separación de miles se encuentre una coma (,), al
igual que en la ventana de fecha el formato de esta sea año \ mes \
día; esto garantiza que la interface suba con los valores correctos.
Los formatos que acepta SIIGO Windows son con extensión PRN y TXT; se crean
de manera directa por medio del programa Notepad o cualquier editor de texto, sin
embargo debido a la longitud de los archivos lo más fácil es emplear el Excel para
la definición de los archivos planos, pues los campos sean numéricos o
alfanuméricos se puede definir
Importante:
Excel puede ser una herramienta muy útil y de fácil administración
para indicar el ancho de la columna y el tipo de campo (numérico o
alfabético)
Debido a una limitante que tienen Excel los archivos de importación están divididos
en varios planos, pues esta herramienta para archivos que superen 250 caracteres
por línea, al momento de convertirlo a PRN los corta y esto causa que el formato no
pueda incorporarse, para solucionar esto existen dos opciones:
Importante:
Cuando se emplea la opción de archivo 1, no significa que se deba
subir solo ese archivo del documento INTERFAS.DOC, lo que quiere
decir es que ese archivo es una parte de un todo y el archivo
completo es la sumatoria de todos los campos definidos en los dos o
tres archivos planos en que el sistema sugiere realizar la división;
ese es el motivo de las dos columnas de números en el documento
INTERFAS.DOC
Para crear un archivo plano TXT o PRN es necesario emplear un editor de texto, en
el mercado se encuentran muchos, pero entre los más fáciles de usar esta el
NOTEPAD y WORDPAD, además el original de los sistemas operativos es el EDIT del
CMD, con cualquiera de estos tres se puede realizar el plano.
Ejemplo.
Ejemplo,
Importante:
Cada carácter corresponde a un espacio, es decir una coma, un
símbolo o un espacio corresponde a una posición dentro del archivo
plano
Debido a que la elaboración manual del archivo plano es muy delicada, es posible
crear una plantilla en Excel la cual facilita el diligenciamiento de los campos para así
agilizar el proceso de crear la interface.
Importante:
La primera fila donde se digito el nombre del campo debe borrarse
antes de convertir el archivo a PRN o TXT, de lo contrario al subir la
interface se generaran inconsistencias.
1. Antes de convertir archivos a PRN se debe eliminar la fila uno, borrando los
nombres que se recomendó digitar para identificar cada columna y confirmar
los anchos de las columnas y que todo se encuentre en mayúscula para
evitar inconvenientes al momento de subir el archivo plano a SIIGO.
Importante:
No deben existir caracteres como comas (,) puntos (.) comillas
dobles o sencillas (‘)
2. Hacer clic en “archivo / guardar como” y seleccionar guardar como tipo texto
(delimitado por tabulaciones o tab limited)
3. Luego dar clic en el botón guardar.
4. Se debe seleccionar la ruta donde se desea guardar el archivo, sin embargo
para evitar confusiones lo recomendable es guardarlo en el directorio de la
empresa donde se va a incorporar la información
Importante:
a. OFFICE 2003
• Incluir el menú de Visual Basic, para esto se selecciona por el menú View –
Toolbars – Visual Basic o se da clic derecho sobre la parte de los menús y se
selecciona Visual Basic.
b. OFFICE 2007 O 2010
a. OFFICE 2003
• Seleccionar el icono “Visual Basic Editor”, el cual abre la ventana del editor
de Visual Basic
• Copiar el contenido de Macro en Excel para generar Archivos Planos con más
de 240 caracteres el cual es:
Sub ExportText()
delimiter = ""
' Call the WriteFile function passing the delimiter and quotes options.
Returned = WriteFile(delimiter, quotes)
End Sub
Function WriteFile(delimiter As String, quotes As Integer) As String
' Show Save As dialog box with the .TXT file name as the default.
' Test to see what kind of system this macro is being run on.
If Left(Application.OperatingSystem, 3) = "Win" Then
SaveFileName = Application.GetSaveAsFilename(CurFile, "Text Delimited
(*.txt), *.txt", , "Text Delimited Exporter")
Else
SaveFileName = Application.GetSaveAsFilename(CurFile, "Text", , "Text
Delimited Exporter")
End If
' Loop through every cell, from left to right and top to bottom.
For RowNum = 1 To TotalRows
For ColNum = 1 To TotalCols
With Selection.Cells(RowNum, ColNum)
Dim ColWidth As Integer
ColWidth = Application.RoundUp(.ColumnWidth, 0)
' Store the current cells contents to a variable.
Select Case .HorizontalAlignment
Case xlRight
CellText = Space(ColWidth - Len(.Text)) & .Text
Case xlCenter
CellText = Space((ColWidth - Len(.Text)) / 2) & .Text &
Space((ColWidth - Len(.Text)) / 2)
Case Else
CellText = .Text & Space(ColWidth - Len(.Text))
End Select
End With
' Write the contents to the file.
' With or without quotation marks around the cell information.
Select Case quotes
Case vbYes
CellText = CellText & delimiter
Case vbNo
CellText = CellText & delimiter
End Select
Print #FNum, CellText;
Importante:
Ejemplo.