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SIIGO WINDOWS

Interface - Importacin

Cartilla
I

Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Presentacin . 3
Proceso de Importaciones . 4
Qu es una importacin?
Qu es una Interfaz?
Cmo se Define una Interfaz para SIIGO Windows?
Qu formatos acepta SIIGO Windows para incorporar parmetros o
informacin?
7. Cmo se crea un Archivo PRN o TXT?
8. Cul es la ruta para el proceso de importaciones?
9. Cul Informacin se puede incluir en SIIGO Windows por medio de Interfaces?
10. Cmo se puede crear ms fcil un archivo PRN?
11. Cmo convertir archivos a PRN desde Excel?
12. Cmo convertir a formato PRN un archivo de ms de 240 columnas?
13. Cmo se Incorpora la Informacin en SIIGO Windows?
14. Cmo se Verifica que el Archivo Plano este Correctamente Creado?

Presentacin
El presente documento ofrece una gua que aclara el proceso de incluir parmetros o
informacin a SIIGO por medio de archivos planos con el fin de agilizar algunos
procesos y de acuerdo a las necesidades de cada usuario.

PROCESO DE IMPORTACIONES
Qu es una Importacin?
En SIIGO una importacin es una funcionalidad para agilizar algunos procesos de
parametrizacin o incorporacin de informacin contable al software. El sistema provee
la opcin de incorporar informacin por medio de archivos planos los cuales deben
estar en formato PRN o TXT (este es obligatorio) para que sean reconocidos por el
sistema.
Importante:
Si los archivos no se encuentran en los formatos mencionados
anteriormente no se podr incluir la informacin en SIIGO WINDOWS.

Qu es una Interfaz?
Una interfaz es un conjunto de componentes empleados por los usuarios para
comunicarse con las computadoras. El usuario dirige el funcionamiento de la mquina
mediante instrucciones, denominadas genricamente entradas. Las entradas se
introducen mediante diversos dispositivos, por ejemplo un teclado o un archivo plano y
se convierten en seales electrnicas que pueden ser procesadas por la computadora

Cmo se Define una Interfaz para SIIGO Windows?


La definicin de las interfaces depende de un archivo que se llama INTERFAS.DOC y se
encuentra dentro de la carpeta SIIGO WINDOWS de cada mquina donde est
instalado el SIIGO en la ruta:

Si el sistema operativo de la maquina esta en espaol cpielo en:


[Unidad]:\Archivo de Programas\Informtica y Gestin S.A\SIIGO Windows
Si el sistema operativo de la maquina esta en ingles cpielo en:
[Unidad]:\Program Files\Informtica y Gestin S.A\SIIGO Windows

Importante:
Tener en cuenta que debe el programa (es decir SIIGO Windows) debe
estar actualizado porque es posible que en cada versin la estructura
definida cambie en algunos parmetros o posiciones.

En el documento INTERFAS.DOC, se encuentra contenida toda la informacin de la


definicin de cada columna para el archivo plano por cada tipo de parametrizacion o
informacin contable. Estos deben cumplir con una posicin especifica por medio de una

posicin final inicial y tipo de campo

Importante:
Si el usuario no emplea algn campo NO obligatorio puede dejar en
ceros o en espacios segn el tipo de campo.

Las interfaces de importacin manejan 2 tipos de campos que son:

Numricas: Los campos definidos como numricos deben ser completados con
ceros a la izquierda en el caso de que su longitud sea menor o no se utilice, En
el caso de campos numricos con decimales, no es necesario escribir comas ni
puntos para separar enteros, sino que se debe tener en cuenta que los ltimos
dgitos del campo corresponden a los decimales, por ejemplo:
DATO

CORRECTO

285

000000000285

000000000000

1.25

000000000125

INCORRECTO
285

000000001.25

Importante:
El campo cuenta es de 10 caracteres numricos pero este tiene una
connotacin especial pues lo ceros no van a la izquierda sino a la derecha por
esta razn no puede marcarse como especial sino que debe ser general

Alfanumricas: Los campos definidos como alfanumricos deben ser


completados con espacios en blanco a la derecha en el caso de que su longitud
sea menor o no se utilice. NO completar con ceros
DATO
Pago en Efectivo

CORRECTO
Pago en Efectivo

INCORRECTO
Pago en Efectivo
Pago en Efectivo00000

El sistema exige que las posiciones sean exactas, pues en caso contrario puede subir
informacin errada o no subir, adicional es necesario tener en cuenta que los datos que
pida la interfaz de informacin ya deben estar previamente parametrizados en SIIGO.

Ejemplo:
Se va a subir una interfaz de movimiento es necesario ya tener las cuentas contables
creadas, el catalogo de terceros, los centros de costo, las formas de pago entre otras.

Importante:
Antes de incorporar una interfaz valide que la configuracin regional de su
mquina este decimal en punto (.) miles en coma (,) y la fecha en ao \
mes \ da, esto garantiza que la interfaz suba con los valores correctos.

Qu formatos acepta SIIGO


parmetros o informacin?

Windows

para

incorporar

Los formatos que acepta SIIGO Windows son PRN y TXT se crean de manera directa
por medio del programa Notepad o cualquier editor de texto, sin embargo debido a la
longitud de los archivos lo ms fcil es emplear el Excel para la definicin de los
archivos planos, pues los campos sean numricos o alfanumricos se puede definir su
ancho y su tipo, lo cual es muy til y de fcil administracin.
Debido a una limitante de Excel los archivos de importacin estn divididos en varios
planos pues este luego de 250 caracteres en columna al convertir a PRN los corta y
esto causa que el formato no pueda incorporarse, para solucionar esto existen dos
opciones:
1. Emplear una macro la cual convierta el archivo de manera correcta (el empleo
de esta se ver ms adelante)
2. Crear varias partes del archivo segn lo describe el archivo INTERFAS.doc, para
crear los archivos de manera correcta lo cual explica porque el archivo
INTERFAS.DOC tiene dos columnas de numeracin

Importante:
Cuando se emplea la opcin de archivo 1, no significa que se deba
subir solo ese archivo 1 del documento INTERFAS.DOC, lo que quiere
decir es que ese archivo es una parte de un todo y el archivo completo
es la sumatoria de todos los campos en los dos o tres archivos; ese es
el motivo de las dos columnas de nmeros en el documento
INTERFAS.DOC

Para la creacin de archivos unidos, ejemplo el de inventario emplear 2 y no 5 se debe


tener en cuenta que el ARCHIVO No 1: une la informacin de los archivos 1, 2 y 3. Y
ARCHIVO No 2: une la informacin de los archivos 4 y 5.

Cmo se crea un Archivo PRN o TXT?


Para crear un archivo plano TXT o PRN es necesario emplear un editor de texto, en el
mercado tenemos muchos pero entre los ms fciles de usar tenemos el NOTEPAD y
WORDPAD, adems el propio de los sistemas operativos que es el EDIT del CMD, con
cualquiera de estos tres se puede realizar el plano.
Es necesario tener abierto el archivo INTERFAS.DOC para ir digitando la informacin
requerida, los campos en el archivo plano deben ser exactos, es decir, si en el
documento dice 13 posiciones numricas es obligatorio que existan las 13 posiciones,
si el dato no cumple con las posiciones las dems deben ser ceros a la izquierda, lo
mismo sucede con los campos alfabticos los cuales deben llenarse con espacios a la
derecha, debido a que estos estn alineados a la izquierda. En las imgenes inferiores
se puede ver en rojo el caso de los campos numricos y en azul los campos
alfanumricos

Debe hacer lnea a lnea, campo a campo segn el contenido del documento
INTERFAS.DOC, se debe tener en cuenta que los campos numricos no deben tener
comas o puntos de separacin decimal, la forma de determinar los decimales en los
campos numricos est incluida dentro de la definicin de los campos, por ejemplo, el
campo: VALOR DEL MOVIMIENTO: 15 posiciones numricas, 13 enteros, 2 decimales
se debe escribir de la siguiente forma:
VALOR
100.000

CORRECTO
000000010000000

INCORRECTO
00000100,000.00
000000000000.00

Los campos de fechas siempre deben tener el formato AAAAMMDD, si no se emplea la


fecha en cuestin de puede colocar cualquier fecha, lo ms recomendable es dejar la
fecha en la que se sube la informacin, adicional la fecha no debe tener ningn tipo de
separador, la formas de escribir las fechas es:
FECHA
31
DIC
2011

DE

CORRECTO
20111231

INCORRECTO
2011/12/31
2011-12-31

La creacin de archivos planos por este mtodo es de mucho cuidado y debido al


conteo columna a columna se pueden cometer errores de digitacin, por esta razn se
sugiere realizarlo en Excel el cual se puede manejar de manera ms fcil y gil.

Importante:
Recuerde que cada carcter corresponde a un espacio, es decir una coma,
un smbolo o un movimiento con la barra espaciadora corresponde a una
posicin dentro del archivo plano

Cul es la ruta para el proceso de importaciones?


El proceso de importaciones en SIIGO, se realiza por la ruta: Interface Importaciones
y cada uno de los mdulos en los que se pueden subir interfaces con su
correspondiente sub men:

Cul Informacin se puede incluir en SIIGO Windows por medio


de Interfaces?
En SIIGO WINDOWS se puede importar la siguiente informacin:
1. Contabilidad
1.1
Paso comprobantes entre empresas
1.2
Comprobantes contables
1.3
Catalogo de Terceros
2. Gestin de Clientes
2.1
Prospectos y Contactos
3. Inventarios
3.1
Catalogo de Productos
3.2
Listas de Precios
3.3
Requerimientos de Materia Prima
4. Activos Fijos y Presupuesto
4.1
Catalogo de Activos Fijos
4.2
Presupuesto Contable
4.3
Presupuesto Inventario
5. Nomina
5.1
Catalogo de Empleados
6. Documentos Extracontables
6.1
Ordenes de Pedido/Compra/Cotizaciones
7. EDI
7.1
Tipos de Documentos
7.2
rdenes de Compra
7.3
Importacin Orden de Compra

Cmo se puede crear ms fcil un archivo PRN?


Debido a que la elaboracin manual del archivo plano es muy delicada es posible crear
una plantilla en Excel la cual facilite el diligenciamiento de los campos para as agilizar
el proceso de creacin de la interfaz.

Para realizarlo de esta forma se recomienda seguir los siguientes pasos:


1. Configure la pagina de Excel con letra Arial 10 y coloque el nombre de su
eleccin, el motivo de este tamao es que cuando se convierte a PRN o a TXT
los campos definidos no generaran espacios que causen errores al momento de
incorporar la informacin al sistema.

2. Abra el archivo de INTERFAS.DOC.doc y ubique la interfaz que desea


incorporar, para este ejemplo se empleara la de movimiento (DOCUMENTOS
CONTABLES)
3. Observar que en la parte izquierda de la tabla existe una o dos columnas con
nmeros consecutivos, estos indican el ancho de la columna, al lado derecho
encontrara una columna con la definicin de este campo, all encontrara que
tipo de informacin debe ir (numrica y alfanumrica).
ARCHIVO No 1:
001
001
002
004
005
015
016
020
021
033
034
036
037
046
047
059
060
067
068
071

TIPO DE COMPROBANTE: 1 posicin alfanumrica

CDIGO COMPROBANTE: 3 posiciones numricas

NMERO DE DOCUMENTO: 11 posiciones numricas

SECUENCIA: 5 posiciones numricas. Mximo hasta 250

NIT: 13 posiciones numricas

SUCURSAL: 3 posiciones numricas

CUENTA CONTABLE: 10 posiciones numricas

CDIGO DE PRODUCTO: 13 posiciones numricas

FECHA DEL DOCUMENTO: 8 posiciones


(AAAAMMDD)
CENTRO DE COSTO: 4 posiciones numricas

numricas

4. Es recomendable que en la primer fila del Excel se coloque el nombre del


campo; es til luego de parametrizar todas las columnas para as conocer que
va en cada una de ellas.

5. Inicie fila a fila del archivo INTERFAS.DOC vs. Columna a columna del Excel,
seleccione con el Mouse la columna A (recuerde que una columna seleccionada
se resalta en color azul) y haga clic derecho para que muestre la ventana de la
herramienta y haga clic en ancho de columna, all se habilitara una ventana
donde se debe digitar el ancho indicado en el documento.

6. Sobre la misma columna seleccionada haga nuevamente clic derecho y


seleccione la funcin de formato de celdas, esto habilitara una ventana de
funcin, donde dependiendo del tipo de campo se seleccionara:

General o Personalizada: Cuando el campo es alfanumrico y digitar la


cantidad de ceros indicada en el documento INTERFAS.DOC en el campo tipo

dependiendo de lo que indica el campo, como el ejemplo 13 ceros y dar clic en


aceptar

Importante:
El campo cuenta es de 10 caracteres numricos pero este tiene una
connotacin especial pues lo ceros no van a la izquierda sino a la derecha por
esta razn no puede marcarse como especial sino que debe ser general

7. Repita este proceso con todas las columnas


Importante:
Recuerde estar guardando constantemente el archivo de Excel, as evitara
perder el trabajo realizado

8. Luego de definir el plano se debe visualizar como en la siguiente pantalla:

Importante:
La primera fila donde se coloco el nombre del campo debe borrarse antes
de convertir el archivo a PRN o TXT, de lo contrario al subir la interface
genera inconsistencias.

Cmo convertir archivos a PRN desde Excel?


1. Antes de convertir archivos a PRN elimine la fila uno borrando los nombres que
se recomiendo colocar para identificar cada columna y confirme los anchos de
las columnas y que todo se encuentre en mayscula para evitar problemas al
momento de subir el plano a SIIGO Windows.
Importante:
No deben existir caracteres como comas (,) puntos (.) comillas dobles o
sencillas ()

2. Hacer clic en archivo / guardar como y seleccione en guardar como tipo


texto(delimitado por tabulaciones o tab limited)

3. Luego haga clic en el botn guardar.


4. Seleccionar la ruta donde se desea guardar el archivo, sin embargo para evitar
confusiones lo recomendable es guardarlo en la empresa donde se va a
incorporar

Importante:

Luego de tener todos los campos definidos y llenos es necesario


guardar el archivo en formato *.PRN, tenga en cuenta que si el
archivo tiene ms de 240 caracteres por fila, es necesario ejecutar
una macro la cual convertir de manera correcta el archivo.
Para 2007 o 2010 es el mismo tipo y nombre, debido a que el PRN
es el mismo para cualquier tipo de office o sistema operativo

Cmo convertir a formato PRN un archivo de ms de 240


columnas?
1. Abrir un archivo de Excel

a. OFFICE 2003

Incluir el men de Visual Basic, para esto se selecciona por el men View
Toolbars Visual Basic o se da clic derecho sobre la parte de los mens y se
selecciona Visual Basic.

b. OFFICE 2007 O 2010

Ubicar el botn de inicio y dar clic en el botn de opciones de Excel o Excel


options

En la ventana de opciones de Excel ubicar la pestaa de personalizar o


customize

Desplegar la opcin de comandos disponibles o choose commands from:

Seleccionar la barra de developer tab o ficha programador

Se selecciona la opcin de visual Basic

Al dar clic en aceptar en la barra superior de Excel habilita la casilla de visual


Basic para realizar el proceso de creacin de la interfaz de 240 caracteres.

2. En el men de Visual Basic

a. OFFICE 2003

Seleccionar el icono Visual Basic Editor, el cual abre la ventana del editor de
Visual Basic

Copiar el contenido de Macro en Excel para generar Archivos Planos con ms de


240 caracteres el cual es:

Sub ExportText()
Dim delimiter As String
Dim quotes As Integer
Dim Returned As String
delimiter = ""
quotes = MsgBox("Se exportaran unicamente las celdas seleccionadas", vbYesNo)
' Call the WriteFile function passing the delimiter and quotes options.
Returned = WriteFile(delimiter, quotes)
' Print a message box indicating if the process was completed.
Select Case Returned

Case "Canceled"
MsgBox "La Exportacion ha sido cancelada."
Case "Exported"
MsgBox "La Informacion fue exportada."
End Select
End Sub
Function WriteFile(delimiter As String, quotes As Integer) As String
' Dimension variables to be used in this function.
Dim CurFile As String
Dim SaveFileName
Dim CellText As String
Dim RowNum As Integer
Dim ColNum As Integer
Dim FNum As Integer
Dim TotalRows As Double
Dim TotalCols As Double
' Show Save As dialog box with the .TXT file name as the default.
' Test to see what kind of system this macro is being run on.
If Left(Application.OperatingSystem, 3) = "Win" Then
SaveFileName = Application.GetSaveAsFilename(CurFile, "Text Delimited (*.txt),
*.txt", , "Text Delimited Exporter")
Else
SaveFileName = Application.GetSaveAsFilename(CurFile, "Text", , "Text Delimited
Exporter")
End If
' Check to see if Cancel was clicked.
If SaveFileName = False Then
WriteFile = "Canceled"
Exit Function
End If
' Obtain the next free file number.
FNum = FreeFile()
' Open the selected file name for data output.
Open SaveFileName For Output As #FNum
' Store the total number of rows and columns to variables.
TotalRows = Selection.Rows.Count
TotalCols = Selection.Columns.Count
' Loop through every cell, from left to right and top to bottom.
For RowNum = 1 To TotalRows
For ColNum = 1 To TotalCols
With Selection.Cells(RowNum, ColNum)
Dim ColWidth As Integer
ColWidth = Application.RoundUp(.ColumnWidth, 0)
' Store the current cells contents to a variable.
Select Case .HorizontalAlignment

Case xlRight
CellText = Space(ColWidth - Len(.Text)) & .Text
Case xlCenter
CellText = Space((ColWidth - Len(.Text)) / 2) & .Text & Space((ColWidth Len(.Text)) / 2)
Case Else
CellText = .Text & Space(ColWidth - Len(.Text))
End Select
End With
' Write the contents to the file.
' With or without quotation marks around the cell information.
Select Case quotes
Case vbYes
CellText = CellText & delimiter
Case vbNo
CellText = CellText & delimiter
End Select
Print #FNum, CellText;
' Update the status bar with the progress.
Application.StatusBar = Format((((RowNum - 1) * TotalCols) + ColNum) /
(TotalRows * TotalCols), "0%") & " Completed."
' Loop to the next column.
Next ColNum
' Add a linefeed character at the end of each row.
If RowNum <> TotalRows Then Print #FNum, ""
' Loop to the next row.
Next RowNum
' Close the .prn file.
Close #FNum
' Reset the status bar.
Application.StatusBar = False
WriteFile = "Exported"
End Function

El cual debe quedar de la siguiente manera.

Guardar con el nombre que se quiere aplicar a este archivo de Excel, el cual nos
va servir como base para generar nuestros archivos planos

b. OFFICE 2007 O 2010


Es necesario guardarla con un nombre primero y luego llamarla y seleccionar editar
para que deje en la ventana de programacin, esta macro es una de las formas pero
se pueden emplear o disear nuevas macro si se desea.

Importante:
En caso de no tener la macro, solicitarla a Informtica y Gestin o
descargarla de preguntas frecuentes en el portal de clientes.

3. Digitar en el archivo de Excel toda la informacin solicitada de acuerdo al


formato INTERFAS.DOC

4. Cuando se hayan ingresado todos los datos se debe:

Seleccionar las celdas a exportar y se da clic en la opcin Run Macro del men
Visual Basic en 2007 o en la pestana de botn macro;

Se desplegara una ventana mostrando las macros disponibles, utilizamos la que


tiene el nombre del archivo de Excel mas ExportText.

Aparecer un mensaje recordando que nicamente se exportaran las celdas


seleccionadas

Al dar clic en SI a esta pregunta, se abre una ventana preguntando donde


guardar el archivo plano a generar

Despus de ingresar los datos, le damos Save o Guardar. Si no existen


problemas el programa nos muestra una ventana diciendo que la informacin
fue exportada.

Por ltimo revisar el archivo en la ruta que se selecciono al guardarlo y abrirlo


con el editor de texto (si se abre en Excel no ser entendible)

Verificar que el archivo se encuentra en formato *.PRN el cual se requiere para


subirlo a SIIGO Windows.

Importante:

Los archivos no deben contener caracteres especiales pues esto


causa que no se pueda ejecutar de manera correcta el proceso
de conversin
Si al editar el archivo plano se encuentra que entre columnas
hay espacios, saltos repentinos entre lneas entre otros; estos
se deben corregir manualmente desde el archivo de Excel, y
tener en cuenta las indicaciones dadas al inicio del proceso

Cmo se Incorpora la Informacin en SIIGO Windows?


1. Para incluir interfaces se debe ingresar por la ruta anteriormente mencionada y
seleccionar la interfaz que desee incorporar.

En este caso incorporaremos movimiento en un archivo, esto indica que contiene todas
las columnas en un solo archivo plano

Importante:
No es solo el archivo 1 sino todos los campos de dos o ms archivos
acumulados en uno solo.

2. Luego de seleccionar el plano a incorporar el sistema le pregunta el mtodo de


incorporar.

3. Luego de definir el mtodo el sistema salta a la seccin de nombre del archivo,


all se debe colocar la ruta donde se copio, el sistema tiene un limitante de 24
caracteres en este campo, si al digitar esta informacin no alcanza el nombre
completo del archivo, cmbielo de ubicacin o reduzca el nombre sin eliminar la
extensin del mismo y de ENTER para pasar al siguiente campo

4. El sistema pasa a las ventanas de impresin, esto es porque luego de hacer el


proceso muestra en vista preliminar el resultado del mismo, se puede enviar a
vista previa, Excel o directamente a la impresora segn la decisin del usuario

5. Al terminar el proceso el sistema muestra el informe de lo presentado en la


incorporacin de la informacin, siempre debe salir este informe, cuando el
proceso es correcto muestra datos incorporados exitosamente o
comprobante incorporado en el extremo derecho de la pantalla
6. En caso de presentar inconsistencias en el extremo derecho el sistema muestra
cuales parmetros no fue posible incorporar y la causa de esto, normalmente se
presenta porque los campos estn en posiciones incorrectas por mala definicin
del plano o porque los parmetros incluidos en la interfaz no existen

Importante:
Si se incorporan facturas por interfaes y se desean imprimir por previos en forma
correcta, el orden de las cuentas contables por secuencia debe ser el siguiente:
1. Cuenta de Ventas
2. Cuenta por Cobrar
3. Cuenta de Retencin
4. Cuenta de IVA
5. Cuenta de Inventarios
6. Cuenta de costos

Cmo se Verifica que el Archivo Plano este Correctamente


Creado?
Para verificar que un archivo plano este correctamente creado, es necesario verificarlo
cuando ya est en formato PRN o TXT, si se valida desde Excel esta verificacin no
ser vlida pues SIIGO Windows no lee archivos en XLS sino exclusivamente en PRN o
TXT, para ello:
1. Ingrese a la ruta donde usted guardo el archivo plano despus de convertirlo a
PRN
2. Ubquese sobre el archivo y haga clic derecho sobre l y seleccione la opcin de
abrir con o la opcin de editar, las dos abrirn una ventana de bloc de notas o
notepad
3. En este es necesario activar la opcin de VER / BARRA DE ESTADO para que
se vea la barra de posicin en el parte inferior del programa
4. Abra el documento INTERFAS.DOC o tngalo impreso e inicie a desplazarse con
las flechas del teclado a la derecha y confirme que en la lnea una cada posicin
es un dato correcto y consecuente con lo que dice el documento.