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1. FORMULARIOS PDF
Los formularios PDF pueden ser documentos PDF ordinarios con campos de
formulario en blanco, o bien ser interactivos. Los documentos PDF ordinarios son
una forma cómoda de publicar formularios que deben imprimirse, rellenarse a
mano y entregarse físicamente (por correo, por fax, etc.). Un formulario interactivo
puede rellenarse en un ordenador y enviarse por una conexión a Internet. Las
funciones de seguridad integradas pueden proteger la privacidad de los datos
enviados electrónicamente.
Los formularios interactivos simplifican el trabajo que los usuarios deben realizar
para proporcionar la información requerida. Los formularios enviados
electrónicamente también pueden ahorrar trabajo a quien los recibe, ya que es
posible configurar muchos de ellos para que se clasifiquen automáticamente.
Para que un formulario PDF sea accesible debe estar etiquetado y aportar
información sobre los campos y sobre el orden de lectura. Además, el formulario no
será accesible si no es fácil de cumplimentar. Por otro lado, los usuarios trabajaran
mejor si se reduce la posibilidad de cometer errores, para lo que se proveerá de
descripciones de formato, etc.
Con Acrobat, puede abrir formularios PDF etiquetados y sin etiquetar, agregar
campos de formulario que se pueden rellenar, agregar descripciones a los campos,
establecer el orden de tabulación.
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o Las teclas de dirección para seleccionar las opciones de los botones de radio
o enumerar elementos
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Contienen un botón que extrae todos los datos de los campos interactivos del
formulario PDF y los adjunta a un mensaje de correo electrónico, o bien adjunta el
formulario rellenado entero al mensaje.
Contienen un botón que envía todos los datos de los campos interactivos a un
repositorio en línea, como una base de datos. El botón sólo está disponible cuando
Acrobat está abierto dentro de un explorador de Web.
Al rellenar un formulario PDF, puede presionar la tecla Tab para pasar de un campo
al siguiente. Tras pasar a una casilla de verificación o a un botón mediante la tecla
Tab, presione Intro o la barra espaciadora para seleccionarlos (o anular la selección
si ya lo estaban).
3.2. Preferencias
Para abrir las Preferencias, elija Edición > Preferencias, y seleccione Formularios a
la izquierda. Las preferencias de formulario afectan a la forma en que la aplicación
procesa los formularios abiertos mientras usted trabaja. Estas preferencias no se
guardan con los formularios PDF.
General
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Conserva los datos del formulario PDF en el explorador de Internet si usted pasa
brevemente a otra página Web y luego hace clic en el botón Atrás para volver al
formulario.
Muestra un signo más (+) en los campos de texto que superan los límites
especificados al crearse los campos.
Color de resaltado
Abre un selector de colores para seleccionar el color del borde de los campos de
formulario que deben rellenarse. El borde aparece en los campos de formulario
obligatorios sólo después de que se intente enviar el formulario.
Completar automáticamente
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Los formularios interactivos pueden rellenarse con Adobe Reader o con Acrobat.
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Acrobat avisa cada vez que se intenta abrir una dirección URL (vínculo Web) o un
documento adjunto que usa un tipo de archivo no permitido. Las direcciones URL y
los tipos de archivo no permitidos (por ejemplo, EXE) son potencialmente
peligrosos porque pueden transferir o ejecutar programas, macros o virus capaces
de dañar el equipo.
Se puede autorizar a Acrobat para que contacte con sitios Web concretos mediante
la adición de esas direcciones URL a la lista de sitios Web permitidos en las
preferencias del Administrador de confianza. Quite las direcciones URL que no
desee volver a visitar. Para abrir archivos adjuntos en Acrobat, debe responder a
un mensaje e indicar que siempre permite los archivos de ese tipo. El tipo de
archivo adjunto se agrega a una lista almacenada en el registro. Si desea restringir
un tipo de archivo permitido anteriormente, puede restablecer esta lista a su
configuración predeterminada en las preferencias del Administrador de confianza.
Para abrir las preferencias del Administrador de confianza, elija Edición >
Preferencias, y seleccione Administrador de confianza en el lado izquierdo.
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Cuando esta opción está seleccionada, permite que los archivos adjuntos inicien
aplicaciones externas cuando el usuario los abre. Es necesario disponer de las
aplicaciones externas para abrir los archivos.
Quita la configuración guardada elegida para abrir los archivos adjuntos. Por
ejemplo, si eligió abrir siempre archivos adjuntos TMP cuando se le preguntó, TMP
aparece en la lista de tipos de archivos adjuntos permitidos. Al hacer clic en
Restaurar, se quita TMP de la lista.
Cambiar configuración
Para especificar una lista de sitios Web permitidos y bloqueados, escriba cada
dirección URL en el cuadro de texto y haga clic en Permitir o Bloquear. A
continuación, especifique el comportamiento predeterminado de Acrobat para los
sitios Web que no están incluidos en la lista.
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Los derechos se conceden sólo para el PDF actual. Cuando cree otro formulario
PDF, deberá volver a realizar esta tarea si desea permitir que los usuarios de
Reader guarden sus copias rellenadas de ese PDF.
Semejanzas
Puede usar tanto Acrobat como LiveCycle Designer para cualquiera de estas
operaciones:
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Diferencias
Acrobat y LiveCycle Designer se diferencian en lo siguiente:
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Hay muchas estrategias para crear formularios PDF. Si tiene formularios de papel
existentes, puede convertirlos a PDF de distintas formas, dependiendo de su
formato actual. Si tiene formularios PDF no interactivos, puede transformarlos en
formularios PDF interactivos que se podrán rellenar y enviar electrónicamente por
una red o una conexión de Internet.
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Hay que valorar el tiempo que nos a costar reconocer y modificar el formulario
existe para hacerlo accesible y el tiempo que cuesta crearlo desde una página en
blanco. Hay casos en los que es mejor crear el formulario desde una página el
blanco.
o Para ofrecer una sola elección entre varias opciones, use botones de radio,
un cuadro de lista o un cuadro combinado.
Un formulario PDF creado con Acrobat puede contener los siguientes tipos de
elementos:
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Cuadros de lista Muestra una lista de las opciones que el usuario puede
seleccionar. Puede establecer una propiedad de campo de formulario que
permita al usuario seleccionar varios elementos de la lista pulsando Mayús y
haciendo clic, o pulsando Ctrl o Control y haciendo clic.
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Hay varias formas de iniciar el asistente Crear nuevo formulario desde el área
de trabajo de Acrobat: Desde el menú Formularios de Acrobat, el menú Archivo
de Acrobat, o la página Formularios de la ventana Procedimiento iniciales, o
haciendo clic en Examinar la biblioteca de plantillas o en Crear nuevo
formulario.
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Tanto copias como duplicados se crean con el mismo nombre que el campo de
formulario original, pero con un número anexado. Todos los campos de formulario
con el mismo nombre básico comparten los mismos datos de usuario y propiedades
de acción. En consecuencia, cuando un usuario agrega o edita una respuesta a
cualquiera de las copias o duplicados, esa respuesta aparece en todos los campos
con el mismo nombre básico.
o Para seleccionar todos los campos de todos los tipos, seleccione Edición >
Seleccionar todo.
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o Las acciones del ratón pueden activar distintas acciones del botón. Por
ejemplo, Ratón pulsado (un clic), Ratón soltado (soltar después de hacer clic),
Ratón dentro (colocar el puntero sobre el botón) y Ratón fuera (retirar el
puntero del botón) pueden iniciar distintas acciones para el mismo botón.
Los botones constituyen un método sencillo e intuitivo para iniciar una acción en los
documentos PDF de Adobe. Pueden tener una combinación de rótulos e iconos para
guiar a los usuarios por una serie de acciones o eventos, para lo cual cambian su
aspecto con el movimiento del ratón. Por ejemplo, puede crear botones con los
rótulos “Reproducir”, “Pausa” y “Detener” y sus correspondientes iconos. A
continuación, puede definir las acciones para que los botones reproduzcan,
interrumpan o detengan una película. Es posible seleccionar cualquier combinación
de comportamientos del ratón para un botón y especificar distintas combinaciones
de acciones para un comportamiento.
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6. Haga clic en la ficha Acciones y especifique las opciones que determinan las
acciones que se realizan al hacer clic en el botón, por ejemplo, pasar a otra
página o reproducir un clip multimedia.
Los formularios que vayan a devolverse por una conexión de red o de Internet
deben tener un botón Enviar, que los usuarios usarán para enviarle el formulario
cumplimentado.
1. Con la herramienta Botón, cree un botón y defina las opciones en las fichas
General y Opciones.
2. En la ficha Aspecto, elija una opción del menú Formato para el rótulo del
botón, la imagen del icono, o ambos, y a continuación realice una de estas
acciones (o ambas si lo desea):
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4. En el cuadro Indique una URL para este vínculo, realice una de estas
acciones:
Si los datos se devuelven en formato FDF o XFDF, la URL del servidor debe terminar
con el sufijo #FDF; por ejemplo, http://miservidor/cgi-bin/miarchivo#FDF.
o FDF: Devuelve los datos introducidos por el usuario sin incluir el archivo PDF
subyacente. Puede seleccionar opciones para incluir Comentarios y Cambios
incrementales en el PDF.
o PDF: Devuelve el archivo Adobe PDF entero junto con los datos introducidos
por el usuario.
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Un botón Restablecer formulario borra todos los datos que el usuario ha introducido
en éste. Es similar a la función Formularios > Borrar formularios, que puede usar al
crear y editar formularios Acrobat. Si lo desea, puede configurar el botón
Restablecer para que borre sólo determinados campos.
2. Haga doble clic en el botón para abrir el cuadro de diálogo Propiedades del
botón.
Si es necesario, puede abrir otras fichas del cuadro de diálogo Propiedades del
botón y aplicarle otros tipos de propiedades.
Puede crear iconos de botón mediante cualquier formato de archivo compatible con
Acrobat, como PDF, JPEG, GIF y otros formatos de imagen. En cualquiera de los
formatos que elija se utiliza toda la página; por tanto, si sólo desea utilizar parte de
una página como icono, debe recortar la imagen o la página antes de llevar a cabo
este procedimiento. El tamaño mínimo de página PDF permitido es 2,54 x 2,54 cm
(1 x 1 pulgadas). Si desea que el tamaño del icono sea menor que este valor,
redúzcalo hasta que quepa en el cuadro dibujado con la herramienta Botón. La
opción Avanzadas de la ficha Opciones del cuadro de diálogo Propiedades del botón
le permite determinar la forma de ajustar la escala de un icono para que quepa
dentro de un botón.
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o Para editar las propiedades del botón, haga doble clic en él.
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o Al activar: Especifica los aspectos para los estados “No esté pulsado”, “Esté
pulsado” y “Al pasar sobre él” del ratón. Seleccione una opción en Estado y
especifique una opción de rótulo o de icono:
o Al pasar sobre él: Determina el aspecto del botón cuando se sitúa el puntero
sobre el botón.
6. Para que los cuatro lados del icono queden alineados con los bordes del
botón, elija Ajustar a los límites.
7. Para definir la ubicación del icono dentro del botón, utilice las flechas
reguladoras. La colocación del icono se define de acuerdo con el porcentaje de
espacio que queda entre el icono y el borde izquierdo del campo, y entre el
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En algunos casos, es posible ocultar el área del botón hasta que el puntero pasa
sobre él. Si alterna la visualización y la ocultación de un botón, puede crear efectos
especiales interesantes en un documento. Por ejemplo, al pasar el puntero sobre
una ciudad en un mapa, puede aparecer un mapa detallado de la ciudad y
desaparecer después al retirar el cursor.
Si desea que la imagen tenga un tamaño mayor que el área interactiva, o colocarla
en una ubicación diferente de la del botón de imagen que aparece, use la acción
Mostrar u ocultar un campo. En primer lugar, especifique un icono para el botón
que se va a mostrar y ocultar. A continuación, cree otro botón para utilizarlo como
área interactiva al pasar el puntero sobre él. No asigne un icono para el aspecto de
este segundo botón. En su lugar, utilice la ficha Acciones para que se muestre el
primer botón cuando el puntero entra en el segundo botón y se oculte el primer
botón cuando el puntero sale.
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Todos los tipos de campos de formulario tienen una ficha General, una ficha
Aspecto y una ficha Acciones. Las demás fichas sólo aparecen en tipos específicos
de campos de formulario. La ficha Opciones aparece para la mayoría de los tipos de
campo, pero las opciones disponibles cambian según el tipo.
Hay dos elementos disponibles en cada ficha. Si selecciona uno en cualquier ficha,
aparecerá marcado en todas ellas. Los elementos son:
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o Para editar varios campos de formulario, seleccione los campos que desea
editar, haga clic con el botón derecho o pulse Control mientras hace clic en
uno de los campos seleccionados, y elija Propiedades.
2. Realice los cambios necesarios en las propiedades de cada una de las fichas
disponibles.
3. Haga clic en Cerrar para aplicar y guardar las propiedades cambiadas en los
campos de formulario seleccionados.
La ficha General aparece para todos los tipos de campos de formulario, e incluye
estas opciones:
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Cualquier opción de Color de relleno distinta de Sin color bloqueará las imágenes de
la página PDF que se encuentren tras el campo de formulario.
Las opciones disponibles en esta ficha varían según el tipo de campo de formulario
seleccionado. La ficha Opciones aparece para todos los tipos de campo de
formulario excepto las firmas digitales.
Casillas de verificación
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Aunque la mayoría de las propiedades de esta ficha son comunes a ambos tipos de
campo, algunas son exclusivas de uno de ellos.
o Ítem: Acepta el texto que se escribe para las opciones que se desea que
aparezcan en el menú emergente del campo.
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o Selección múltiple: (Sólo cuadros de lista) Permite que los usuarios elijan
más de un elemento de la lista.
Botones de radio
o Estilo del botón Específica la forma del marcador que aparece en el botón
cuando el usuario lo selecciona: Uve, Círculo (el predeterminado), Cruz,
Diamante, Cuadrado o Estrella. Esta propiedad no altera la forma del botón de
radio mismo.
Campos de texto
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Las propiedades de Acciones especifican las acciones que usted desea asociar al
campo de formulario, como saltar a una página específica o reproducir un clip
multimedia. La ficha Acciones aparece para todos los tipos de campos de
formulario, e incluye estas opciones:
La ficha Cálculo aparece en el cuadro de diálogo Propiedades sólo para los cuadros
de texto y los cuadros combinados. Use estas opciones para realizar operaciones
matemáticas en entradas de campos de formulario existentes y mostrar el
resultado.
o El valor es el/la: Seleccione esta opción para poder acceder a más opciones:
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Todos los campos menos éstos Permite introducir cambios sólo en los
campos que seleccione; para elegirlos, haga clic en el botón Escoger y
marque las casillas de verificación de los que desee dejar disponibles para
que el usuario los edite tras la firma.
Sólo estos campos Impide realizar cambios sólo en los campos que
elija.
La ficha Formato aparece en el cuadro de diálogo Propiedades sólo para los campos
de texto o los de cuadro combinado.
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o Especial:
Código postal Para un código postal de EE.UU. (cinco dígitos).
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Para obtener la guía JavaScript for Acrobat API Reference, visite la página
JavaScript support (sólo en inglés) del sitio Web de Adobe.
2. Haga clic con el botón derecho o pulse Control mientras hace clic en el
formulario cuyas propiedades ya ha cambiado, y seleccione Usar las
propiedades actuales como nuevos valores predeterminados.
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Una vez creados los campos de formulario, puede que deba reorganizarlos, cambiar
su tamaño o moverlos para dar un aspecto más limpio y profesional a la página.
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2. Haga clic con el botón derecho o pulse Control mientras hace clic en el
campo que desea usar como modelo de los demás campos seleccionados, elija
Tamaño y, a continuación, seleccione una de estas opciones:
Para mover los campos de formulario basta con arrastrarlos. Para trabajar con
mayor precisión y rapidez, puede usar funciones especiales que los alinean en
grupo, ajustan el espaciado entre ellos y los centran en la página.
Los campos se sitúan en el centro de la página sólo la primera vez que se pegan.
Los siguientes campos pegados se colocan a partir del que se pegó anteriormente.
2. Haga clic con el botón derecho o pulse Control mientras hace clic en el
campo con el que desea alinear los demás, seleccione Alinear y elija uno de
estos comandos:
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Cuando se hace clic con el botón derecho o se pulsa Control mientras se hace clic
en uno de los campos seleccionados, éste se resalta en rojo en lugar de en azul
para indicar que es el campo de anclaje. Los comandos del menú Alinear mueven
los otros campos seleccionados para alinearlos con los bordes del campo de anclaje.
2. Haga clic con el botón derecho o pulse Control mientras hace clic en
cualquiera de los campos de formulario seleccionados, y a continuación realice
una de estas acciones:
o Para distribuir los campos de forma uniforme entre los campos superior e
inferior, seleccione > Distribuir > Verticalmente.
Puede hacer que los formularios sean accesibles a usuarios con problemas de visión
y motricidad agregando etiquetas al PDF y estructurándolo correctamente.
Asimismo, puede usar la propiedad de campo de formulario Consejo de
herramientas para dar instrucciones o información sobre el campo al usuario. Por
ejemplo, puede usar el valor de la propiedad Consejo de herramientas para que el
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lector de pantalla diga “Su nombre”. Sin esta propiedad, el lector de pantalla
simplemente nombra el tipo de campo de formulario.
2. Realice una de las acciones siguientes para abrir la ventana Propiedades del
campo de formulario:
Puede cambiar el orden de tabulación tras crear los campos de dos formas:
estableciendo el orden de tabulación en Propiedades de página, o manualmente.
1. Haga clic en el botón Páginas o elija Ver > Paneles de navegación > Páginas
para abrir el panel Páginas.
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3. Haga clic en cualquier parte del campo que desee convertir en el primero del
orden de tabulación.
4. Haga clic en cada uno de los demás campos en el orden que desee
establecer para la tabulación.
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Cuando abrimos un formulario vemos una Barra de mensajes del documento entre
las barras de Acrobat y el formulario mismo.
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Si un formulario PDF contiene campos interactivos, puede rellenarlo con una de las
herramientas de la barra Seleccionar y Ampliar/Reducir: la herramienta Mano o
la herramienta Seleccionar . Al situar el puntero sobre un campo de formulario
interactivo, el icono del puntero adopta una de estas formas:
o Mano que señala o Mano que señala con signo más . Aparece
cuando el puntero se encuentra sobre un botón, un botón de radio, una
casilla de verificación o un elemento de lista.
Algunos campos de texto son dinámicos, lo que significa que cambian de tamaño
automáticamente para albergar el volumen de datos que se introduzca, y pueden
abarcar varias páginas.
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3. Haga clic en el primer campo que desee rellenar, sea para seleccionar
esa opción o para situar el puntero en forma de I en el campo y empezar a
escribir.
5. Una vez rellenados los campos del formulario, realice una de estas
acciones:
o Elija Archivo > Guardar como y cambie el nombre del archivo para
guardar el formulario con los datos introducidos.
o Imprima el formulario.
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Puede que no borre del todo el formulario si hace clic en el botón Volver a cargar o
Actualizar del explorador, o en sus botones Atrás o Volver, o si sigue un vínculo
dirigido a otra página.
8. DISTRIBUIR UN FORMULARIO
Una vez creado un formulario PDF, se puede distribuir con el asistente Distribuir
formulario.
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A medida que los usuarios devuelven los datos de formulario, se pueden recopilar
en un conjunto de datos.
Los nuevos datos se agregan y el conjunto de datos se abre y permite revisar todas
las respuestas. Para compilar los datos, también puede hacer clic en Formularios,
en la barra de herramientas Tareas, y elegir Compilar formularios devueltos.
Con el PDF del conjunto de datos que desee abierto, realice una de las siguientes
acciones:
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Una vez recopilados los datos de formulario PDF en formato FDF o XML, puede
organizarlos en un archivo de hoja de cálculo delimitado por comas (CSV).
2. Haga clic en Agregar archivos y seleccione los archivos de datos que desee.
3. Haga clic en Exportar, elija una ubicación para el archivo CSV y haga clic en
Guardar.
El texto que va a ser vinculado al documento PDF debe ser lo más representativo
posible, además tiene que mostrar, ya sea en el texto de enlace o en la descripción
del mismo, el tamaño y el formato del documento al que se va a acceder:
• El usuario debe saber el tipo de documento que se abre pinchando sobre ese
enlace, debiendo indicárselo en el title de la etiqueta <a>.
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