Los diferentes tipos de datos de Access son:

1. Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como

dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50
caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se
utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier
número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos
postales.

2. Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o

explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access
recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos
adjuntar el archivo. En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un
campo Memo, pero sólo se tendrán en cuenta para ello los 255 primeros
caracteres.

3. Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro

del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más.
En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar
números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten
decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en
bases réplicas.

4. Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año

9999.

5. Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos

matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del
separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Access
recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los
cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la
izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda
ocupa 8 bytes de espacio en disco.

6. Autonumeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o

número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un
nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeración no se pueden
actualizar.
7. Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores
(Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

8. Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft
Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u
otros datos binarios. Si trabajas con bases de datos creadas con otras
versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirán
funcionando perfectamente. Pero si lo que estás haciendo es crear una
nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos,
porque a partir de la versión 2007 empezó a considerarse obsoleto y a
utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos más adelante.

9. Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como

texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de
hipervínculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en
el campo o control. Dirección:ruta de acceso de un archivo o
página. Subdirección: posición dentro del archivo o página. Sugerencia: el
texto que aparece como información sobre herramientas.

10. Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo,

gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de
datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo
electrónico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que
los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de
manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del
archivo original.

11. Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de

una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos.
Por ejemplo podría ser un campo Total que calcula su valor multiplicando
Precio * Cantidad en una línea de pedido.

Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas... que crea un

campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores
mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta
opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft
Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en
él.
Relación
La ventana Relaciones permite definir la Relación entre los elementos
almacenados en varias tablas de Access. Puede visualizarla haciendo clic
en Herramientas de base de datos > Relaciones.

Relaciones son similares a las reglas que determinan cómo se conectan los datos
en la base de datos. En una base de datos de procesamiento de pedidos bien
normalizado, por ejemplo, probablemente tendrá información del cliente en una
tabla y la información del pedido en otra tabla. ¿Desea asegurarse de que los
clientes no obtener separados de los pedidos, derecha? Y no quiere que un
pedido que se cree que no tiene un cliente válido conectado a ella. La ventana
Relaciones es donde vaya a configurar estas reglas para que se aplican a lo largo
de la base de datos.

En la ventana Relaciones, use los comandos de la pestaña Diseño para agregar

tablas a la vista y arrastre campos entre las tablas para configurar las relaciones.
En este ejemplo, la relación permite conectar varios pedidos a cada cliente, pero
no permite crear un pedido para un cliente que no existe. Cuando estas reglas
estén configuradas en la ventana Relaciones, se aplicarán a toda la base de datos
(por ejemplo, si crea una nueva consulta, las combinaciones se configurarán
automáticamente de acuerdo con las reglas de la relación).
¿Qué se puede hacer con un informe?
Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la
información de la base de datos con alguno de los siguientes propósitos:
Mostrar o distribuir un resumen de los datos.
Archivar instantáneas de los datos.
Aportar detalles sobre un registro concreto.

Crear un informe en Access

Haga lo siguiente para crear informes para la base de datos de escritorio de
Access:

Paso 1: Elegir un origen de registros

El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre
o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y
columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.
Si los datos proceden de una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o
consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.
Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos:
Seguir al Paso 2 y usar la herramienta Informe en blanco,
O bien:
Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. Seleccione la
tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

Paso 2: Elegir una herramienta de informe

Las herramientas de informes se encuentra en la pestaña Crear de la cinta,
concretamente en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describen las
opciones:
Herramienta Descripción
Informe Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los
campos en el origen de registros seleccionado en el panel de
navegación.
Diseño de Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se
informe pueden agregar los campos y controles necesarios.
Informe en Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra
blanco la lista de campos desde la que se pueden agregar campos al
informe.
Asistente para Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar
informes campos, niveles de ordenación y agrupación y opciones de
diseño.
Etiquetas Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de
etiqueta personalizados o estándar, así como los campos que
se van a mostrar y la forma en que se van a almacenar.

Paso 3: Crear el informe

Haga clic en el botón de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente,
siga los pasos y haga clic en Finalizar en la última página.
Access muestra el informe en la vista Presentación.
Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado:
Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los
bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.
Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a
continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.
Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú
contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como
para realizar otras tareas de formato.
Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones
para hacer que el informe sea más atractivo y legible.
¿Qué son las consultas?

Las consultas
son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para
conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta
en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar,
exactamente, la información que deseas.

¿Cómo se utilizan las consultas?

Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar
para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de
múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes
para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver
cuál es el carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta
que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías
averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.
Vistas de consulta
Haz clic en el botón Ver para que puedas acceder a la lista desplegable que te
mostrará las diferentes opciones de vista para las consultas.

Por ejemplo, la vista Hoja de datos, te permitirá ver los resultados de tu consulta
en forma de tabla o la Vista Diseño, te permitirá modificar o configurar la consulta.
Botón ejecutar consulta
Después de diseñar la consulta, haz clic en el botón Ejecutar para que puedas ver
los resultados de tu búsqueda en una tabla.
Panel de relación de objeto
Todas las tablas que decidas incluir en una consulta aparecerán como pequeñas
ventanas en la parte superior de la pantalla, este espacio es conocido con el
nombre de Panel de relación de objeto. Cada ventana contiene una lista con el
nombre de todos los campos disponibles en tabla que seleccionaste.

Pasos para crear una consulta simple de una única tabla

Paso 1:
Selecciona la pestaña Crear que se encuentra en la parte superior de la Cinta de
opciones y haz clic en el comando Diseño de consulta.

Paso 2:
Access abrirá la vista Diseño de consulta. Verás que en la pantalla aparecerá el
cuadro de diálogo Mostrar tabla. Allí, verás una lista con el nombre de cada una de
las tablas de tu base de datos. Selecciona la tabla en la que deseas ejecutar la
consulta y, luego, haz clic en el botón Agregar.

Paso 3:
La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel de
relación de objeto. Allí, verás una lista con los nombres de los campos de la tabla.
Haz doble clic sobre los campos que consideres que van a arrojar los datos que
deseas que aparezcan en los resultados de la consulta. En este ejemplo, vamos a
informar sobre la promoción a personas que viven en Houston. Por ello, vamos a
incluir los campos: Nombres, Apellidos, Mail, Ciudad y Código Zip.
Paso 4:
Establece los criterios de búsqueda. Para ello, haz clic en la
fila Criterios del campoque deseas filtrar. Al escribir los criterios en más de un
campo, los resultados de la consulta serán los datos que cumplen con los criterios
fijados por ti. Debes tener en cuenta que a la hora de escibrir los criterios, estos
deben ir entre comillas como por ejemplo "Houston"

Paso 5:
Después de haber establecido los criterios de tu búsqueda, haz clic en el
botón Ejecutar que se encuentra en la Cinta de opciones.

Paso 6:
Los resultados de la consulta se mostrará en la vista Hoja de datos, que es
parecida a una tabla. Si deseas guardar esta consulta, haz clic en el
comando Guardar que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso
rápido, cámbiale el nombre y haz clic en el botón Aceptar.
 TABLAS
Se aplica a: Access para Office 365 Access 2016 Access 2013 Access
2010 Access 2007
Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es
donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una
empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los
proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. En
este artículo se ofrece información general sobre las tablas de las bases de datos
de Access. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida
cuántas necesita. Si desea ver una introducción sobre cómo planear y diseñar una
base de datos

Información general
Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablas
relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos
sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene
registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de datos,
como texto, números, fechas e hipervínculos.

Un registro: contiene datos específicos, como información acerca de un

determinado empleado o un producto.
Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el
nombre o la dirección de correo electrónico.
Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso,
Ltd. o alguien@ejemplo.com.
Propiedades de tabla y campo
Las características y comportamiento de tablas y campos se definen y se controla
mediante las propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja
de propiedades de la tabla. Por ejemplo, puede establecer la propiedad vista
predeterminada de una tabla para especificar cómo se muestra forma
predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento
del campo. También puede establecer propiedades de campo en la vista Diseño
mediante el panel Propiedades de campo. Cada campo tiene un tipo de datos que
define el tipo de información que almacena. Ejemplos de tipos de datos son varias
líneas de texto o moneda.

Relaciones de tabla
Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto
específico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan
datos sobre asuntos conectados entre sí. Por ejemplo, es posible que una base de
datos contenga:
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.
Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e
imágenes de cada artículo.
Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los
clientes.

Crear una tabla en una nueva base de datos de escritorio

En Archivo, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva
base de datos.

Para guardar la base de datos en otra ubicación, haga clic en el icono de carpeta.
Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos con una nueva tabla denominada Tabla1. Cambie
el nombre de la tabla en función del tipo de datos que almacena.
Crear una tabla en una base de datos existente
Haga clic en Archivo >Abrir, y haga clic en la base de datos si aparece
bajo Reciente. En caso contrario, seleccione una de las opciones de exploración
para localizar la base de datos.
En la pestaña Crear, haga clic en Tabla.
Se añade una nueva tabla y se abre en la vista Hoja de datos.
Principio de página

Datos externos
Se puede establecer un vínculo a distintos tipos de orígenes de datos externos,
como otras bases de datos, archivos de texto y libros de Excel. Al establecer un
vínculo a datos externos, Access puede usar ese vínculo como una tabla. Según
el origen de datos externo y el modo en el que se crea el vínculo, puede modificar
los datos en la tabla vinculada y crear relaciones que involucren a la tabla
vinculada. Sin embargo, no puede usar el vínculo para cambiar el diseño de los
datos externos.