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BASES DE DATOS

Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o con la
abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados
sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse
una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e
indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como
la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital
(electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que
permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las
propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del
ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También
son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información
experimental.

TABLAS

Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los
datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un
programa de Hoja de cálculo.

Las tablas se componen de dos estructuras:

Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de los
mismos tipos que los demás registros. Ejemplo: en una tabla de nombres y direcciones, cada
fila contendrá un nombre y una dirección.

Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos de tipo diferente a
los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo contendrá un tipo de datos único, como
una dirección, o un número de teléfono, un nombre, etc.

A los campos se les puede asignar, además, propiedades especiales que afectan a los registros
insertados. El campo puede ser definido como índice o autoincrementable, lo cual permite que
los datos de ese campo cambien solos o sean el principal indicar a la hora de ordenar los datos
contenidos.
Cada tabla creada debe tener un nombre único en la cada Base de Datos, haciéndola accesible
mediante su nombre o su seudónimo (Alias) (dependiendo del tipo de base de datos elegida).

CAMPOS

En informática, un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En


las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un
campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco,
siendo éste un error del sistema. En las hojas de cálculo los campos son llamados celdas. La
mayoría de los campos tienen atributos asociados a ellos. Por ejemplo, algunos campos son
numéricos mientras otros almacenan texto, también varía el tamaño de estos. Adicionalmente,
cada campo tiene un nombre.

Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que irá en
relación a la información almacenada en él y al uso que se va a hacer de la misma
posteriormente.

Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuación.

 TEXTO: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuación o números que
no vayan a ser utilizados en operaciones matemáticas. Como máximo se podrán
introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una dirección, un
cargo, una familia, un teléfono (no lo vamos a operar).
 MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de información. Se pueden
almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de interés,
el argumento de una película...
 NUMÉRICO: En estos campos se almacenan datos de tipo numérico. Con ellos se podrán
realizar operaciones matemáticas. Ejemplos de éste tipo serían, el número de
empleados de una empresa, el número de hijos, los días de pago, los minutos de
duración de una película en una tabla de películas...
 FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha
de alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada...
 MONEDA: Se utilizan para almacenar datos numéricos de tipo monetario. Admite hasta
cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras...
 AUTONUMERICO: Este campo almacena datos numéricos que serán generados
automáticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro
el valor numérico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se
garantiza la no repetición de valores para toda la tabla. Únicamente puede haber un
campo de estas características en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor
1. Se puede aprovechar esta numeración para codificar elementos de la tabla tales
como códigos de empleado, números de pedido, números de orden...
 SÍ/NO: Este tipo de campos sólo admite valores lógicos como son: Sí (con acento) o
No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecerán como tales sólo
aquellos campos en los cuales únicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso
(Sí/No), casado (Sí/No), pagado (Sí/No)...
 OBJETO OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de cálculo de Excel,
dibujos, imágenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los
empleados, introducir en un campo de éste tipo la foto del empleado. Se asociará al
campo un archivo .jpg únicamente.
 HIPERVÍNCULO: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones
Web, estableciendo hipervínculos con estos objetos. Por ejemplo, la dirección URL que
lleva a la página web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces
con archivos documentales respecto a cada piso.

REGISTROS

Registro: Conjunto de campos relacionados entre sí que contiene datos referidos a un


mismo ente u objeto.

Tipos de registros:

Registros de longitud fija: todos los campos que lo forman son de longitud fija.

Registros de longitud variable: uno o varios de los campos que lo integran tiene longitud
variable aunque tiene una dimensión máxima que no se sobrepasará.

Registros de longitud indefinida: la longitud es imposible de determinar. Incluye marcas de


final de campo y de fin de registro.

QUE ES EL ACCESS Y PARA QUE SIRVE

El Microsoft Access es un software utilizado para el desarrollo de sistemas de Base de


Datos, basado en el argumento de las bases de datos relacionales, en el cual el
usuario/proyectista mantiene informaciones organizadas de forma tabular. No es el
objetivo de esta apostilla, detallar una metodología de análisis de sistemas orientado a la
especificación de soluciones basadas en el argumento relacional. Normalmente este
proceso de análisis y reflexión, previos al de la construcción, constituyen pasos
importantes para la obtención de buenos sistemas automatizados de almacenamiento y
recuperación de informaciones.

El Access también crea un archivo de extensión lbd. Este archivo tiene utilidad en
habientes multiusuario donde una misma Base de datos puede estar siendo accedida
simultáneamente por varios usuarios. Si este no fuera el caso, entonces no es necesario
preocupare con este archivo. Inclusive no es necesario copiar el archivo conjuntamente con
el archivo de extensión mdb, por ejemplo para un disco, pues si se llegara a precisar mas
tarde el Access recreará el archivo ldb si él no estuviera presente.

Access nos sirve simple y sencillamente para realizar tareas de organización de datos, de
cualquier tipo como tareas, gestionar cuentas de bancos, eventos, listas de estudiantes,
reportes de ventas, inventarios, proyectos personales o de marketing, entre otras cosas
que contengan datos medibles; por medio de tablas de control de datos, pudiendo ayudarte
de formulas o gráficas; básicamente es como un Excel más sencillo, y enfoncado a la
gestión. Además cuentas con varias plantillas a partir de las cuales podras comenzar a
trabajar.

TIPOS DE DATOS EN ACCESS

Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son:

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y
caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su
longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como
nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de
teléfono o códigos postales.

Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o


explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para
almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo.

En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero sólo se tendrán
en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.

Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo
número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los
tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los
tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza
para claves autonuméricas en bases réplicas.

Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos


matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro
decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta
4 dígitos a la derecha del mismo.

Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los
cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la
coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en
disco.

Autonumeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número


aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una
tabla. Los campos Autonumeración no se pueden actualizar.

Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.

Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos
insertados como objeto OLE seguirán funcionando perfectamente. Pero si lo que estás
haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de
datos, porque a partir de la versión 2007 empezó a considerarse obsoleto y a utilizar, en
su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos más adelante.

Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y


utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta
tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.

Subdirección: posición dentro del archivo o página.

Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y


otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a
como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de datos
adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el
espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de
bits del archivo original.

Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación


aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podría ser un
campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una línea de pedido.

Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas... que crea un campo que
permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista
o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y
al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los
valores seleccionados en él.

BIBLIOGRAFIA FUENTE DE INFORMACION

http://html.rincondelvago.com/base-de-datos_6.html

http://www.adrformacion.com/curso/access/leccion2/tipos_propiedades_campos.htm

http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess_2002/introduccion.
htm

http://www.gratisprogramas.org/descargar/%C2%BFque-es-access-2010-y-para-que-
sirve/

http://www.aulaclic.es/access-2010/b_3_2_1.htm