PROCEDIMIENTO PARA IMPORTAR REGISTROS DE Excel® A LOS CATÁLOGOS DE Aspel-SAE

Generalmente las empresas al comienzo de un nuevo año requieren depurar cierta información de sus sistemas administrativos con el fin de hacer más eficiente el control y operación de está. Otras empresas, deciden cambiar su sistema a Aspel-SAE pero quieren trasladar parte de esa información a él. Generalmente las empresas extraen su información y la guardan en hojas de Excel®, realizando en ellas la depuración necesaria. Cuando se tiene este caso, sugerimos la siguiente alternativa para poder incorporar dicha información a los catálogos de Aspel-SAE. Para ejemplificar el proceso, se ha elegido el archivo de Inventarios, ya que generalmente es uno de los catálogos más importantes que requieren las empresas incorporar sin tener que volver a capturar. A continuación se indican los pasos a seguir para realizar la importación de la información de una hoja de Excel® a un archivo de inventarios en formato Paradox® que Aspel-SAE pueda reconocer. Pasos a seguir en el sistema Aspel-SAE. • • Se recomienda crear un directorio temporal por ejemplo en C:\Temp En este directorio debe crearse la base de datos desde el menú Utilerías / Control de Archivos / botón Instal-Auto. Como sabemos, siempre que se crea una nueva base en Aspel-SAE 4.0 ésta se crea en tipo Paradox®. Las columnas que no contengan información del archivo fuente (Hoja de Excel® ) pueden quedarse vacías en el archivo destino(INVE01.DB), sin embargo, algunos campos deben contener forzosamente un valor, este se puede consultar dando de alta un producto con solo los datos de Clave y Descripción.

Posteriormente abrir la tabla INVE01.DB con Microsoft Access® y verificar los campos que requieren tener un valor para realizar la importación correcta de Excel® a Aspel-SAE.

Departamento de Soporte Técnico 20/10/2008

Aspel de México, S.A. de C.V. 1

DB CAMPO NUM_REG CLV_ART STATUS DESCR NUM_SERIE UNI_MED UNI_EMP LIN_PROD CTRL_ALM IMPUESTO1 IMPUESTO2 PROVEEDOR1 PROVEEDOR2 TIEM_SURT STOCK_MIN STOCK_MAX TIP_COSTEO TIPO_CAMB PRECIO1 PRECIO2 PRECIO3 PRECIO4 PRECIO5 FCH_ULTCOM COMP_X_REC FCH_ULTVTA PEND_SURT EXIST COSTO_PROM TIPO Numérico Texto Texto Texto Texto Texto Numérico Texto Texto Numérico Numérico Texto Texto Numérico Numérico Numérico Texto Texto Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Fecha/Hora Numérico Fecha/Hora Numérico Numérico Numérico TAMAÑO Entero largo 16 1 40 1 2 Doble 5 10 Doble Doble 5 5 Entero Doble Doble 1 1 Doble Doble Doble Doble Doble dd/mm/aaaa Doble dd/mm/aaaa Doble Doble Doble CAMPO ULT_COSTO VTAS_ANL_C VTAS_ANL_M OBS_INV TIPO_ELE UNI_ALT FAC_CONV APART EXISCONG BLOTE BPEDIMENTO BSECAPTIF NUM_MON DB8INVFIS PESO VOLUMEN CAMPOSTRU1 CAMPOSTRU2 CAMPOSTRU3 CAMPOINTU CAMPODBL4 CAMPODBL8 COMPSANLC COMPSANLM CVEESQIMP PREFIJO TALLA COLOR CLV_ALTER TIPO Numérico Numérico Numérico Numérico Texto Texto Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Texto Numérico Numérico Numérico Texto Texto Texto Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Texto Texto Texto Texto Texto TAMAÑO Doble Doble Doble Entero largo 1 2 Doble Doble Doble Entero Entero Entero 2 Doble Doble Doble 10 15 25 Entero Doble Doble Doble Doble 2 8 8 8 16 Tabla de Catálogo de clientes Tabla : CLIEXX. se anexa el Layout de las tres principales tablas de Aspel-SAE-4. 2 .A.• Se debe considerar que los campos son de diferentes tipos y de cierta longitud.V.0 Tabla de Catálogo de inventarios Tabla : INVEXX. para ello. S. de C.DB CAMPO NUM_REG CCLIE STATUS NOMBRE RFC DIR POB CODIGO TELEFONO TIPO Numérico Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto TAMAÑO Entero Largo 5 1 60 15 40 30 5 25 CAMPO EMAIL CURP CVE_ZONA TELEFONOS ULT_PAGOD ULT_VENTD CAMLIBRE1 CAMLIBRE2 CAMLIBRE3 TIPO Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto TAMAÑO 60 18 6 75 9 7 10 15 25 Departamento de Soporte Técnico 20/10/2008 Aspel de México.

de C. se debe copiar la tabla de Microsoft Access® y pegar en una hoja de Excel®.ATENCION ATEN_COB Texto Texto 20 20 REV_PAG Texto 4 CLASIFIC Texto 5 DIAS_CRE Numérico Entero FCH_ULTCOM Fecha/Hora dd/mm/aaaa VEND Texto 5 DESCUENTO Numérico DOBLE LIM_CRED Numérico DOBLE SALDO Numérico DOBLE VTAS Numérico DOBLE Entero OBSER Numérico Largo COLONIA Texto 20 FAX Texto 25 Fecha/Hora dd/mm/aaaa Texto 1 Entero CAMLIBRE4 Numérico Largo PORCRETEN Numérico DOBLE CAMLIBRE5 Numérico DOBLE ULT_PAGOM Numérico DOBLE ULT_VENTM Numérico DOBLE CAMLIBRE6 Numérico DOBLE ZONA Texto 6 IMPRIR Texto 1 MAIL Texto 1 NIVELSEC ENVIOSILEN EMAILPRED Numérico Texto Texto Entero 1 60 ULTPAGOF RETXFLETE Tabla de Catálogo de Proveedores Tabla : PROVXX. S.V. se deberá comenzar a copiar al portapapeles cada columna del archivo que contiene los registros a Departamento de Soporte Técnico 20/10/2008 Aspel de México.A. En Excel® teniendo los 2 archivos abiertos (información a importar y layout). 3 .DB CAMPO NUM_REG CPROV STATUS NOMBRE RFC DIR POB CODIGO TELEFONO ATENCION ATEN_COB REV_PAG CLASIFIC DIAS_CRE FCH_ULTCOM VEND DESCUENTO LIM_CRED TIPO Numérico Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Numérico Fecha/Hora Texto Numérico Numérico TAMAÑO Entero Largo 5 1 60 15 40 30 5 25 20 20 4 5 Entero dd/mm/aaaa 5 Doble Doble CAMPO EMAIL CURP CVE_ZONA TELEFONOS ULT_PAGOD ULT_VENTD CAMLIBRE1 CAMLIBRE2 CAMLIBRE3 ULTPAGOF RETXFLETE CAMLIBRE4 PORCRETEN CAMLIBRE5 ULT_PAGOM ULT_VENTM CAMLIBRE6 ZONA TIPO Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Fecha/Hora Texto Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Texto TAMAÑO 60 18 6 75 9 7 10 15 25 dd/mm/aaaa 1 Entero Largo DOBLE DOBLE DOBLE DOBLE DOBLE 6 SALDO VTAS OBSER COLONIA FAX Numérico Numérico Numérico Texto Texto Doble Doble Entero Largo 20 25 IMPRIR MAIL NIVELSEC ENVIOSILEN EMAILPRED Texto Texto Numérico Texto Texto 1 1 Entero 1 60 • • Ya con la estructura y registros que se desean importar a Aspel-SAE.

V. Desde la opción Edición \Pegar se podrá traer la información. de C. Departamento de Soporte Técnico 20/10/2008 Aspel de México.A. 4 . S. • Ya ordenados de acuerdo al Layout pegarlos en el la tabla INVE01.importar y pegarse a la columna que le corresponda en el archivo vacío creado en AspelSAE.DB que debe de estar vinculada a Access.

será necesario hacer una revisión del archivo *. de lo contrario.• Una vez pegado los registros se tiene que utilizar otra herramienta que permita modificar archivos de cifras de control. se abre el archivo de control IN0E01. el archivo no tuvo problemas en su estructura.V.DB y en el campo NUM_REGS. • Si al término del proceso no envía algún daño. dejando el mismo número de registros que se deseaba importar.0 Desde el menú de Utilerías / Control de Archivos y verificar la tabla que muestre su cifra de control de forma correcta y darle su mantenimiento de Recuperación y regeneración. de C.xls Acceder a la consulta del catálogo de inventarios y comenzar a operar la información. debe escribirse el número de registros que contiene el archivo INVE01. 5 .DB Últimos pasos en sistema ASPEL-SAE. S. • Departamento de Soporte Técnico 20/10/2008 Aspel de México.A. Access tiene ese limitante que no permite modificar ese tipo de archivos para ellos se ocupa DBD32 (Data Base Desktop) de Borland®. • Acceder a ASPEL-SAE 4.

A.Departamento de Soporte Técnico 20/10/2008 Aspel de México.V. de C. S. 6 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful